時間：2022-04-11 08:34:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公自動化，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
實習(xí)目的和主要任務(wù)
通過辦公自動化系列內(nèi)容的實習(xí)，更加深入地提高我們專科生的信息素養(yǎng)以及我們在辦公事務(wù)中的技能、應(yīng)用能力。并以此來適應(yīng)社會的需求,此次實習(xí)要求我們能夠熟悉辦公化方面的有關(guān)知識，掌握相關(guān)的辦公自動化軟件設(shè)備操作，從而提高應(yīng)用現(xiàn)代管理工具的基本技能。
實習(xí)的主要內(nèi)容
包括辦公自動化軟件OFFICE中Word、Excel、Powerpoint等應(yīng)用軟件的常用功能和各種現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備操作的正確操作和一般故障的排除。訓(xùn)練其個人操作熟練程度，如綜合運用word和excel做一份個人簡歷，實際操作辦公自動化設(shè)備及解決操作中的一些故障的解決。通過此次實習(xí)，使我們熟練掌握OFFICE、辦公自動化設(shè)備操作的相關(guān)知識，從而進一步提升了我們的實踐能力。其主要內(nèi)容也可以分為以下幾點：
1、熟練掌握辦公自動化軟件Word 、Excel 和Powerpoint等應(yīng)用軟件的常用功能，具有實現(xiàn)辦公自動化的能力。
2、了解如何提高辦公電腦的病毒防護能力。
3、掌握各現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備的正確操作。
4、了解各現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備操作過程中出現(xiàn)的一些故障的排除方法。
一、實習(xí)的基本情況
實習(xí)課程：辦公自動化實訓(xùn)
實習(xí)地點：商貿(mào)實訓(xùn)樓機房、所住地的民營企業(yè)
實習(xí)對象：文秘專業(yè)學(xué)生
1月18日開始，我們班級的同學(xué)便開始按時到規(guī)定的地點組織進行技能培訓(xùn)，培訓(xùn)時間為這一周每天上午8：30—11：30，下午1：30—4：30。上課其間我們有專門的輔導(dǎo)老師來對我們進行專業(yè)的輔導(dǎo)，對于我們同學(xué)在上課或?qū)嵱?xùn)其間如有什么問題，老師會為我們解答，這樣的學(xué)習(xí)方式有利于我們更好的了解辦公自動化操作，也使這次實訓(xùn)不在枯燥乏味。
二、實訓(xùn)的收獲和體會
通過這次技能培訓(xùn)使得我們得到了很多專業(yè)知識，對各種辦公自動化設(shè)備的操作及操作中一般故障的排除有了一定的認知。如：
打印機
操作：
①連接打印機及硒鼓安裝 ②安裝驅(qū)動程序 ③裝紙 ④打印
常見故障出現(xiàn)的原因：
①不送紙：紙張放于送紙器外面
②卡紙：紙張受潮；紙張斜放；紙張擺放不平整；定影膜不正常
③在軟件中選擇“打印”命令后，打印機不響應(yīng)：開關(guān)沒開；數(shù)據(jù)線沒有連接到電腦；連接不正常；打印機或傳真不正常
④錯誤指示燈一直亮：噴墨打印機沒有墨；卡紙；沒紙或硒鼓的蓋子沒有蓋好
⑤打印機經(jīng)常吃進多張紙：紙張受潮；卡紙；定影膜不正常；使用全新的紙張，紙張比較密集
掃描儀
操作：①連接掃描儀 ②安裝驅(qū)動程序及掃描軟件 ③放置原稿 ④打開掃描軟件進行文稿掃描
常見故障出現(xiàn)的原因：
①計算機不能發(fā)現(xiàn)掃描儀：電源線、USB沒有連接好；掃描軟件或驅(qū)動器沒有安裝好；掃描儀與計算機軟件沒有連接好
②掃描圖像出現(xiàn)網(wǎng)文或辨識后錯誤較多：文檔沒有放于玻璃面板正中位置；蓋板沒有蓋好或紙張有傾斜度，進光亮大；分辨率過低
復(fù)印機
操作：①開機預(yù)熱 ②原稿放置③復(fù)印機倍率的調(diào)整 ④復(fù)印機濃度的選擇 ⑤紙張規(guī)格的選擇 ⑥復(fù)印份數(shù)的設(shè)定
⑦復(fù)印（暫定）
在Internet應(yīng)用方面，政府部門已陸續(xù)建立了自己的Web服務(wù)器和網(wǎng)站，有的還實現(xiàn)了一些簡單的網(wǎng)上業(yè)務(wù)。但由于各相關(guān)單位在信息化建設(shè)中的技術(shù)差異和經(jīng)驗欠缺，電子政務(wù)并未在真正意義上得以實現(xiàn)，相反，不少政府站點在規(guī)劃建設(shè)、管理維護以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應(yīng)用開發(fā)，安全性保證，與后臺應(yīng)用系統(tǒng)（如OA和業(yè)務(wù)系統(tǒng)）集成的以及客戶支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術(shù)平臺。
電子政務(wù)應(yīng)用與一般的辦公自動化系統(tǒng)既緊密相關(guān)，又在應(yīng)用側(cè)重點、用戶群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務(wù)是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。
一、實施原則
實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標(biāo)準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節(jié)約性原則。
二、實施步驟
首先，在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺（如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等），工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作。
第二，在組織內(nèi)部人員的計算機應(yīng)用水平得以普遍提高，基本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后，考慮在辦公網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業(yè)務(wù)和具體業(yè)務(wù)等。在這一階段，基本實現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網(wǎng)站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業(yè)、跨部委。此時，基本實現(xiàn)電子政務(wù)。
在以上過程中，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網(wǎng)絡(luò)信息安全防范系統(tǒng)，在某種程度上決定著政府部門信息化建設(shè)的成敗。
第一部分內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)
三、功能需求
一般來說，政府部門辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和機關(guān)事務(wù)管理（尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能，因此，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、督查管理、政務(wù)信息采集與、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與Internet留有平滑的接口。
（一）提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求
在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。
（二）處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。
一般認為，關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型（結(jié)構(gòu)化信息）的表示和存儲，但是對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對新出現(xiàn)的需求，高效率地表達和存儲管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。
辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。
（三）包含大量的工作流應(yīng)用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請、會議管理等等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破部門單位界限的，發(fā)生于機關(guān)與機關(guān)的相關(guān)單位之間。
在相當(dāng)程度上工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。
（四）支持協(xié)同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。
（五）應(yīng)有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。機關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
（六）能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet
關(guān)鍵詞：辦公自動化；辦公室管理；應(yīng)用
一、辦公自動化在辦公室中的概念
將現(xiàn)代化的辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，稱為辦公自動化。在現(xiàn)代的辦公室工作中，辦公室的作用一方面是領(lǐng)導(dǎo)作出決策的場所，但是除了領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在此做出決策，指示以及進行文檔上的來往之外，另一方面，辦公室更深層更實際的工作是信息的收集、存儲、檢索、處理和分析，然后做出決定，將決定作為信息傳達給下級部門或者合作單位，或者是業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。在辦公自動化中，人和機器缺一不可。在企事業(yè)單位的日常工作中，是一定會運用到辦公自動化的，辦公自動化在這些單位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同時，辦公自動化也是可以不斷進行調(diào)整和根據(jù)自身實際需要進行定制的。一方面，在辦公室內(nèi)，辦公自動化可以實現(xiàn)人機互相連接，操作信息采集、查詢和統(tǒng)計等方面的工作，便于領(lǐng)導(dǎo)進行管理和做出決策。另一方面，企事業(yè)單位在與外界進行溝通的時候，運用辦公自動化將事半功倍，員工可以通過辦公自動化，通過網(wǎng)絡(luò)獲得需要的資料和信息，也可以與外界進行互動，甚至能夠?qū)崿F(xiàn)遠程辦公。辦公自動化的運用，提高了辦公室工作的辦公效率和行政管理的有效性，應(yīng)用辦公自動化將更有利于進行辦公室管理工作。
二、辦公自動化在辦公室管理中的發(fā)展
在辦公室管理的應(yīng)用中，辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了好幾個階段。第一個階段是起步階段，人們在日常辦公中，運用的是電子信息技術(shù)，辦公自動化知識用于資料的整理和管理，但是卻缺乏溝通、協(xié)同和互動等綜合處理，因此，這個時候還沒有達到真正意義上的辦公自動化。到了第二個應(yīng)用階段，內(nèi)部網(wǎng)路、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等網(wǎng)路進入到辦公室管理工作中，將網(wǎng)路引入辦公自動化中，徹底避免了以往辦公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人們的工作，提高了工作效率，并且達到了規(guī)范管理和組織模式的目的。在辦公自動化的發(fā)展階段中，各種應(yīng)用軟件的發(fā)展逐步成熟，從以前的行政辦公信息服務(wù)，現(xiàn)逐步將使用功能發(fā)展到組織內(nèi)部管理活動的各個環(huán)節(jié)中。此外，在與外界進行溝通中，隨著外界環(huán)境的不斷變化，辦公軟件的功能也隨之越來越能夠滿足客戶各方面的需求，辦公自動化不斷擴大和提高自身軟件的應(yīng)用范圍和應(yīng)用技術(shù)，為辦公室管理工作提供越來越多的便利，使得辦公自動化在辦公室管理中應(yīng)用更加廣泛。雖然實現(xiàn)數(shù)字化辦公還需要一定的時間，但是在現(xiàn)代化的辦公室管理中，數(shù)字化辦公是發(fā)展的必然趨勢。
三、辦公自動化在辦公室管理中應(yīng)用的實現(xiàn)條件
在實現(xiàn)辦公自動化的過程中，除了需要人、機兩大條件，還需要一些其他的必備條件才能在辦公室中運用辦公自動化。第一，通信平臺。通信平臺作為內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，通過網(wǎng)站和信息共享軟件等為信息和通信的實現(xiàn)提供了便捷、安全和暢通。第二，信息平臺。人們在辦公中如需對電子公告或者電子文件等類似文檔進行，可以借助信息的平臺進行，從而使其在單位內(nèi)部得到傳播，使得各個職工能夠?qū)挝坏墓ぷ鲃討B(tài)進行及時了解。第三，工作流程自動化。工作流程自動化可以將類似公文處理、收發(fā)文件、審批和報告請示等普遍的工作進行實時的監(jiān)控和跟蹤，從而使得各個崗位和部門之間達到協(xié)同工作，對規(guī)范辦公制度提高辦公效率非常有效。第四，文檔管理自動化。在手工辦公的時代，文檔的管理和檢索是一個比較耗時耗力的工作，難度也相對較大，特別是日積月累的文檔尤其不容易找到也容易丟失，自從辦公自動化出現(xiàn)后，人們可以使用文檔管理自動化，通過word、excel等形式對文件進行保管和分類，便于保存和儲存。
四、辦公自動化在企業(yè)辦公室管理中的應(yīng)用
在企業(yè)辦公室中，實現(xiàn)辦公自動化可以實現(xiàn)辦公高效率、低成本，在節(jié)省大量人力和實踐的同時，最大限度地發(fā)揮儲存信息的作用，提高了整個辦公室的工作效率和工作質(zhì)量，能夠使各個部門和各個員工都達到信息共享、教學(xué)資源共享。雖然目前企業(yè)在運用辦公自動化的過程中，出現(xiàn)了一些問題，比如一些部門的辦公室中的辦公自動化意識還不夠強，人員的素質(zhì)參差不齊，造成資源浪費，還有一些應(yīng)用軟件不是很完善，不能完全符合辦公應(yīng)用的需求等等，我們?nèi)匀灰獔猿植恍傅卦诂F(xiàn)代化的企業(yè)辦公室中推行辦公自動化，面對上述問題我們需要提出解決措施應(yīng)對。首先，企業(yè)要樹立“以人為本”的現(xiàn)代化管理理念，企業(yè)辦公室管理人員是企業(yè)辦公管理工作的主要依靠力量，加強人才在辦公自動化上的培養(yǎng)，不僅能夠加強辦公室管理工作，同時也是提高辦公效率和質(zhì)量的關(guān)鍵。
企業(yè)要為辦公室管理人員提供機會，創(chuàng)造條件，不斷鼓勵和支持他們參加各種培訓(xùn)和自學(xué)，提高管理水平和業(yè)務(wù)水平。其次，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要加強對辦公自動化的重視程度，企業(yè)的辦公室管理要充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)對企業(yè)的管理、研發(fā)和生活服務(wù)有關(guān)的信息資源進行全面的數(shù)字化管理，實現(xiàn)辦公室管理的自動化。此外，對于各種設(shè)備和軟件要做到及時更新?lián)Q代。在運用辦公自動化的同時，需要加強企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的檢查和監(jiān)督，確保系統(tǒng)能夠在一個安全、穩(wěn)定、高效的環(huán)境下運行。辦公室管理工作是一項復(fù)雜而瑣碎的工作，需要辦公人員具備相關(guān)的專業(yè)能力，包括科學(xué)地進行辦公室統(tǒng)計工作和有效地對各類資料進行歸類存檔等。此外，辦公室管理人員還需要具備良好的協(xié)調(diào)和處理能力面對復(fù)雜多變的人際關(guān)系。通過辦公自動化的應(yīng)用，不僅給企業(yè)員工帶來了工作上的便利，提高了他們的工作效率，同時更能夠借助其構(gòu)建起來的網(wǎng)路，減少和化解分歧，實現(xiàn)辦公室管理中更加便捷的交流溝通和協(xié)作。這是在辦公室管理中應(yīng)用辦公自動化的體現(xiàn)。
參考文獻：
[1]劉菲菲.淺談辦公自動化及其在辦公室管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2011（08）.
現(xiàn)我校已接入縣教育城域網(wǎng)平臺，覆蓋全校的高速度、高性能的校園網(wǎng)將全面開通，全校將進入全方位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這是現(xiàn)代化遠程教育工程的重要保障。為加快學(xué)校辦公自動化建設(shè)的深入開展，各部門要充分運用高科技手段，為教學(xué)、科研、行政及后勤管理服務(wù)，提高辦公效率，優(yōu)化辦公質(zhì)量。現(xiàn)對我校辦公自動化管理作如下規(guī)定（試行）：
一、總則
辦公自動化是以電腦為核心的復(fù)雜的“人與機”信息處理系統(tǒng)，它集管理、控制、服務(wù)等功能于一體，是一門受時代科技支持的綜合性的應(yīng)用技術(shù)學(xué)科，加強和加快辦公自動化建設(shè)，是促進辦公業(yè)務(wù)迅速向前發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。加大辦公自動化建設(shè)的力度，擴大其應(yīng)用的覆蓋面和應(yīng)用能力，是提高辦公效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的有效措施。
加快全校辦公自動化建設(shè)是當(dāng)前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快辦公自動化建設(shè)，首先要進行管理思想的變革，特別是行政干部更要轉(zhuǎn)變觀念，力求達到管理的科學(xué)性和有效性。
各部門要高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)，將此項工作列入工作日程，立足于現(xiàn)代化遠程教育，從自身做起，從身邊做起，發(fā)揮校園網(wǎng)功能，實現(xiàn)辦公自動化、標(biāo)準化管理。
各部門主要領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)，針對辦公自動化管理人員技能、素質(zhì)欠缺的實際，配合學(xué)校采取多種形式，加強對辦公自動化管理人才的培養(yǎng)、提高，使他們掌握辦公自動化的基本知識和技能，成為本部門辦公自動化建設(shè)的技術(shù)骨干，并帶動全部門人員掌握辦公自動化技術(shù)，努力促進全校辦公自動化人才培養(yǎng)的現(xiàn)代化，使辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)有的效率得到高效發(fā)揮。
二、辦公自動化范圍
㈠日常辦公
1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、翻譯、編輯、排板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理；
2、能收集、生成報表統(tǒng)計、賬目計算、日常事務(wù)管理的數(shù)據(jù)信息處理；
3、能高效率、大容量地登記、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢；
4、能在網(wǎng)上下載資料、信息、傳遞文件，運用電子信箱進行網(wǎng)絡(luò)通信等處理。實現(xiàn)公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網(wǎng)絡(luò)化、無紙化。
㈡教學(xué)、科研
1、制作多媒體（CAI）課件及數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與利用；
2、合理使用校園網(wǎng)作為寬帶高速的網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)和利用具有辦公自動化功能的應(yīng)用軟件，將辦公自動化系統(tǒng)引入學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)教學(xué)、科研、管理部門的辦公桌面；
3、充分利用信息技術(shù)和發(fā)揮校園網(wǎng)的作用，實現(xiàn)全校的資源共享，為全校計算輔助教學(xué)和辦公自動化系統(tǒng)服務(wù)；
4、通過Tnterent實現(xiàn)校園網(wǎng)與各個學(xué)校、上級主管部門的互連，實現(xiàn)工作站教學(xué)和科研資源共享。
三、安全保密要求
安全是辦公自動化正常運行的基本要求，它既是一個技術(shù)目標(biāo)，又是管理目標(biāo)。保密是電訊、文字儲存、傳輸系統(tǒng)必須保證的工作前提，作為辦公自動化主體技術(shù)的計算機技術(shù)本身包含著不安全因素，這些不安全既有系統(tǒng)自身的，也有人為地，因此全校在辦公自動化建設(shè)過程中，必須做到：
1、堅持安全保密原則，建立辦公自動化系統(tǒng)安全保密原則，建立辦公自動化系統(tǒng)安全保密工作的科學(xué)管理體系；
2、學(xué)校成立計算機安全保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對計算機、磁盤秘密載體的規(guī)范管理，杜絕設(shè)備技術(shù)故障，消除環(huán)境不安全因素；
關(guān)鍵詞：辦公自動化；應(yīng)用；管理
中圖分類號：TP393 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）08-2005-03
計算機技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，推動了以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展和普及。辦公自動化（Office Automation）是通過計算機技術(shù)在現(xiàn)代化辦公流程中的應(yīng)用，達到提高企業(yè)內(nèi)的信息溝通效率、增強協(xié)同辦公能力的目的。
1 辦公自動化軟件系統(tǒng)
1.1 OA系統(tǒng)概述
狹義的辦公自動化即OA，是在企業(yè)中采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計算機為中心，結(jié)合現(xiàn)代化辦公流程，通過快捷信息共享、高效協(xié)同辦公，從而提高整個企業(yè)的辦公效率。
關(guān)于OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)構(gòu)架，可以分為三個邏輯層面。最上層為表示層，主要是向OA的使用者展示界面，通過辦公流程和接口完成指令，表示層包含能夠顯示數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，比如，HTML表單、JPS、java Applet等。中間層為應(yīng)用層，是OA的使用者通過表示層獲取數(shù)據(jù)需要調(diào)用的代碼，包括安全系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)、技術(shù)平臺等多個部分，可以根據(jù)其邏輯的獨立性采取靈活的應(yīng)用設(shè)計方案。在技術(shù)上主要利用Java語言、Servlet和Beans等，以組件包的形式將抽象功能、邏輯等分別打包，并統(tǒng)一規(guī)范為核心API，為表示層的訪問提供確切的接口。底層為數(shù)據(jù)層，主要用于實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)交換。
一直以來，OA技術(shù)都在不斷發(fā)展之中。最初的net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（RDB）技術(shù)，其辦公平臺以簡單靈活為主要特點。SUN的JAVA+RDB技術(shù)以其平臺的開放性幫助OA系統(tǒng)的應(yīng)用門類迅速擴大。Lotus于 1989年推出的IBM Lotus Domino技術(shù)實現(xiàn)了協(xié)同辦公應(yīng)用。基于SOA設(shè)計理念，以J2EE+Domino搭建的OA平臺，在門戶型的應(yīng)用框架中支持實時協(xié)同辦公，幫助用戶實現(xiàn)了一體化決策，極大地提高了工作效率。
1.2 廣義辦公自動化系統(tǒng)模式
廣義的辦公自動化系統(tǒng)模式包括辦公自動化系統(tǒng)OA、管理信息系統(tǒng)MIS、決策支持系統(tǒng)DSS。在實際運行中，這三個系統(tǒng)是相互滲透、相互支撐的關(guān)系。其中，辦公自動化系統(tǒng)OA主要偏重于事務(wù)性的工作任務(wù)；管理信息系統(tǒng)MIS強調(diào)以信息為加工對象的人機協(xié)調(diào)管理；決策支持系統(tǒng)DSS是MIS向更高級應(yīng)用發(fā)展的產(chǎn)物，通過調(diào)用信息資源和分析工具，為決策者提供具有智能作用的人機系統(tǒng)。
1.3 工作流技術(shù)
工作流是針對日常辦公流程中具有固定操作程序的業(yè)務(wù)提出的概念。工作流管理聯(lián)盟給出的工作流定義是：工作流是一類能夠完全或者部分在計算機的支持下自動和半自動執(zhí)行的業(yè)務(wù)過程網(wǎng)。隨著工作流技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的繁榮，更多的計算機技術(shù)被集成到工作流管理系統(tǒng)之中，比如，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)技術(shù)、云技術(shù)等。從而形成了四種主要的系統(tǒng)模式。一是以文件為基礎(chǔ)、以共享文件為主要方式的工作流系統(tǒng)。二是以消息為基礎(chǔ)的工作流系統(tǒng)，主要通過電子郵件傳遞文檔信息。三是以WEB為基礎(chǔ)的工作流系統(tǒng)，通過WEB服務(wù)實現(xiàn)寫作辦公。四是將上述三種系統(tǒng)通過整合、嵌套，而形成的一個新的完整的應(yīng)用開發(fā)環(huán)境。
2 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用
對于廣大企業(yè)而言，引入辦公自動化系統(tǒng)有助于改變傳統(tǒng)的紙介質(zhì)辦公模式，提高企業(yè)整體的工作效率。企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用主要在于以下幾個方面。
2.1 信息共享
企業(yè)可以通過建立信息中心來提高信息傳遞與溝通的質(zhì)量，減少因企業(yè)內(nèi)部信息溝通問題對企業(yè)發(fā)展造成的不利影響。信息中心可以包括內(nèi)部論壇、下載中心、公告管理三大部分功能。
內(nèi)部論壇可以為企業(yè)內(nèi)部員工提供討論交流的平臺和新的溝通路徑。內(nèi)部論壇的欄目設(shè)置可以靈活多樣，以提高內(nèi)部溝通效率為目的。下載中心包含日常辦公中所需要的模板、軟件、報表、格式等，有助于快速準確獲得標(biāo)準化的辦公信息。公告管理主要用于企業(yè)內(nèi)部的通知和查詢。
2.2 文檔管理
辦公自動化中的文檔管理并不是簡單的針對工作結(jié)果的管理，而是包括工作計劃、工作過程和工作報告三大部分。尤其要強調(diào)對工作過程的規(guī)范管理，從而增強企業(yè)內(nèi)部的團隊協(xié)作能力、強化對工作過程的控制和監(jiān)督。
其中，工作計劃要求辦公自動化系統(tǒng)支持對計劃進行進一步再分解的操作，以便于整個團隊中任務(wù)與責(zé)任由總到分的安排與管理。工作過程要求辦公自動化系統(tǒng)支持對工作進度的跟蹤，以及對工作問題的反饋和查詢，從而實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部精準的監(jiān)控管理。工作報告要求辦公自動化系統(tǒng)支持實時提交和反饋，并同時存檔，作為對將來工作考評的依據(jù)。
2.3 人力資源管理
辦公自動化系統(tǒng)支持的人力資源管理主要包含人事管理、考勤管理和培訓(xùn)管理三部分功能。通過借助辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人力資源的優(yōu)化配置。
人事管理要求辦公自動化系統(tǒng)支持對企業(yè)員工的檔案、崗位變動信息、入職離職信息的查詢統(tǒng)計功能，以及對于特定事項的提示功能。考勤管理要求辦公自動化系統(tǒng)支持對各類考勤信息的查詢，同時有靈活的接口可以實現(xiàn)與其他考勤系統(tǒng)，比如打卡式考勤機的對接。
關(guān)于培訓(xùn)管理的辦公自動化系統(tǒng)又可以進一步分為培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)過程和培訓(xùn)結(jié)果。培訓(xùn)計劃方面需要辦公自動化系統(tǒng)支持內(nèi)部員工的計劃提交和計劃申請。培訓(xùn)過程重在對培訓(xùn)的日程安排以及監(jiān)督。培訓(xùn)結(jié)果則要求辦公自動化系統(tǒng)支持對培訓(xùn)結(jié)果的反饋，以及對新的培訓(xùn)計劃的修正。
2.4 財務(wù)管理
企業(yè)利用辦公自動化系統(tǒng)進行財務(wù)管理，主要包括對資產(chǎn)的管理和對費用的管理兩個方面。對資產(chǎn)的管理，從辦公自動化的角度，重在對各類資產(chǎn)建立檔案，根據(jù)不同資產(chǎn)的使用特點，分不同的模塊建立資產(chǎn)使用情況登記，并支持統(tǒng)計功能、查詢功能和預(yù)警功能，使各類資產(chǎn)的使用情況公開化、透明化，從而有效杜絕浪費和資產(chǎn)流失的情況。
對于費用的管理，旨在使企業(yè)的各種用款規(guī)范化、高效化。因此，需要辦公自動化系統(tǒng)支持在線提交申請、審批、用款登記的管理功能。同時提供與計劃任務(wù)模塊的接口，并支持統(tǒng)計、查詢功能，對于費用的使用情況、是否超支便可一目了然。同時，也可以幫助降低財務(wù)部門在費用報銷、用款申請方面的工作強度。
2.5 決策管理
利用辦公自動化系統(tǒng)支持企業(yè)的決策管理，需要具備數(shù)據(jù)分析、情境模擬，以及決策過程記錄的功能。
在數(shù)據(jù)分析，以及情境模擬方面，強調(diào)企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門的協(xié)同辦公，匯集多方面的數(shù)據(jù)、設(shè)計多因素的情境模擬。在制定決策的過程中嵌入節(jié)點設(shè)計，便于過程記錄，以及后期跟蹤。
2.6 秘書領(lǐng)域應(yīng)用
辦公自動化系統(tǒng)在秘書領(lǐng)域的應(yīng)用主要體現(xiàn)在收發(fā)文處理、整理歸檔、會議組織三個方面。
在收發(fā)文方面，主要是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，避免傳統(tǒng)紙介質(zhì)辦公流程中可能出現(xiàn)的問題，并同時達到節(jié)約成本、提高效率的目的。在整理歸檔方面，除了前文所述的相關(guān)功能之外，還需要添加檢索、編研的功能。在保存原件的前提下，提升資料調(diào)用的速度。在會議組織方面，可以借助辦公自動化系統(tǒng)，把人工速記與電子速錄相結(jié)合，以達到更好的會議記錄效果。同時，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，規(guī)避掉傳統(tǒng)會議受時間空間限制的缺陷，從而節(jié)約會議成本。
3 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)管理
在企業(yè)的日常辦公流程中應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，在為企業(yè)增強協(xié)同辦公能力、提高整體工作效率的同時，也需要針對辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用加強管理。
3.1 創(chuàng)造良好的應(yīng)用環(huán)境
為企業(yè)的辦公自動化應(yīng)用創(chuàng)造良好的環(huán)境，首先要在企業(yè)培養(yǎng)適宜于辦公自動化應(yīng)用的企業(yè)文化。即鼓勵企業(yè)內(nèi)部信息共享，改造傳統(tǒng)的紙介質(zhì)辦公流程下的企業(yè)信息管理模式，建立有利于知識共享的新型企業(yè)文化。這也是企業(yè)能夠在知識經(jīng)濟時代不斷發(fā)展的關(guān)鍵。具體而言，就是要建立學(xué)習(xí)型的組織，不僅僅是信息共享或員工培訓(xùn)的形式，而是要強調(diào)在辦公自動化系統(tǒng)支持的各個領(lǐng)域的日常工作中注重過程學(xué)習(xí)和團隊學(xué)習(xí)。
其次，是要建立相應(yīng)的管理基礎(chǔ)。引入辦公自動化系統(tǒng)之后，企業(yè)的辦公流程就不再是簡單的文檔處理或者行政事務(wù)，而是要通過信息共享和知識的再利用提高整個企業(yè)的協(xié)同運作效率。因此，知識管理就顯得尤為重要。企業(yè)的知識管理意味著企業(yè)借助辦公自動化系統(tǒng)平臺，通過建立知識庫、促進員工知識交流、把知識作為資產(chǎn)進行管理。在知識管理框架中，辦公自動化系統(tǒng)可以充分發(fā)揮其優(yōu)勢，幫助企業(yè)提高知識創(chuàng)造和知識轉(zhuǎn)換的能力。
最后，要注重企業(yè)的信息積累。信息積累是辦公自動化的一個重要基礎(chǔ)。通過辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，提高企業(yè)的決策效能尤為重要。而辦公自動化系統(tǒng)處理的對象就是各種信息，因此，要從企業(yè)文化和管理基礎(chǔ)兩方面入手，注重企業(yè)的信息積累。除了基礎(chǔ)信息、原始信息的積累、歸檔、統(tǒng)計，還應(yīng)重視信息分析方法的完善。
3.2 妥善應(yīng)對系統(tǒng)安全問題
企業(yè)在日常辦公流程中應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)之后，可能存在的安全問題主要有互聯(lián)網(wǎng)病毒入侵與傳播、黑客信息技術(shù)的傳播，以及內(nèi)部信息被竊取。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)安全問題，不僅僅會對企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)造成破壞，更會對企業(yè)的運作、甚至經(jīng)營決策造成風(fēng)險隱患。
針對這些可能出現(xiàn)的安全問題，首先要對企業(yè)員工加強系統(tǒng)安全教育，培養(yǎng)員工注重信息安全的操作習(xí)慣，盡量杜絕無意的操作引發(fā)的安全風(fēng)險。提高員工的計算機病毒防治意識，配合硬性的操作規(guī)范和有效的監(jiān)管力度，保證辦公自動化系統(tǒng)正常運行。考慮到互聯(lián)網(wǎng)背景下計算機病毒的快速傳播，需要為辦公自動化系統(tǒng)安裝適用于內(nèi)部局域網(wǎng)環(huán)境的病毒查殺軟件。
其次，要在技術(shù)上防止非法訪問和數(shù)據(jù)丟失。根據(jù)安全級別的不同，對辦公自動化系統(tǒng)的表示層、應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層分級實行安全保護。為此，可以在系統(tǒng)設(shè)計時，采取授權(quán)控制、數(shù)據(jù)加密、地址轉(zhuǎn)換等技術(shù)，禁止可疑用戶訪問、在通信節(jié)點配備防火墻網(wǎng)關(guān)、將可疑的Internet地址屏蔽。在日常的系統(tǒng)管理維護中，要及時為系統(tǒng)打補丁，關(guān)閉平時很少用但容易被病毒和黑客利用的服務(wù)或端口。同時，要加強數(shù)據(jù)的恢復(fù)功能。在自動化辦公系統(tǒng)遭到破壞之后，其數(shù)據(jù)的恢復(fù)程度依賴于之前對于數(shù)據(jù)的備份。因此，企業(yè)的自動化辦公系統(tǒng)本身應(yīng)該制定更為穩(wěn)妥的數(shù)據(jù)備份方案，主要包括場點內(nèi)高速度、大容量自動數(shù)據(jù)存儲、背負與恢復(fù)；場點外的數(shù)據(jù)存儲、備份與恢復(fù)；對系統(tǒng)設(shè)備的備份。
3.3 順應(yīng)辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展趨勢
隨著應(yīng)用向縱深化發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)未來的發(fā)展趨勢將由終端的實際應(yīng)用來決定。就企業(yè)而言，其大的發(fā)展趨勢是進一步提高企業(yè)內(nèi)部管理效率。具體來說，就是向著便攜化、平臺化、智能化的方向發(fā)展。所謂便攜化，就是實現(xiàn)移動辦公，在智能手機終端飛速發(fā)展的背景下，移動商務(wù)已經(jīng)成為LBS的一大趨勢，這與辦公自動化系統(tǒng)的未來發(fā)展存在緊密的契合點。所謂平臺化，即企業(yè)內(nèi)的辦公自動化系統(tǒng)會逐漸取消部門間的障礙，最終形成界面統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺，使其提高辦公效率的特點更為突出。所謂智能化，就是辦公自動化系統(tǒng)除了支持傳統(tǒng)的信息溝通和信息共享功能外，還支持對信息進行分析、歸納、比較、判斷，進而做出相應(yīng)決策的功能。將管理中“人”的因素融入到辦公自動化系統(tǒng)之中。
針對企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)未來的發(fā)展趨勢，需要企業(yè)在多個方面采取順應(yīng)其發(fā)展趨勢的策略。比如，在辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計方面，由原來的面相業(yè)務(wù)的設(shè)計思想轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛴脩舻脑O(shè)計思想，使其功能更為人性化。在技術(shù)選擇方面，選擇與世界發(fā)展潮流相吻合的技術(shù)，以確保系統(tǒng)的負載輕、開放性好、維護升級更為方便。在管理理念方面，要摒棄傳統(tǒng)的人際辦公的計算機化概念，將知識管理融入辦公自動化之中。
4 結(jié)束語
辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，對于提高企業(yè)協(xié)同辦公的工作效率、實現(xiàn)一體化決策有著基礎(chǔ)性的作用，是企業(yè)管理信息化的重要組成部分。
在了解了企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)特點以及應(yīng)用領(lǐng)域之后，加深對辦公自動化系統(tǒng)本質(zhì)作用的理解，進而有針對性的在管理方面進行調(diào)整。使企業(yè)的管理理念與辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境、應(yīng)用的安全性，以及未來發(fā)展趨勢方面相適應(yīng)。既有助于提升企業(yè)管理質(zhì)量，又可以避免辦公自動化系統(tǒng)后期成本居高不下。
參考文獻：
[1] 白南石.淺談辦公自動化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].科技創(chuàng)新，2010（10）.
關(guān)鍵詞：工作流；辦公自動；Lotus Domino/Notes體系結(jié)構(gòu)；系統(tǒng)設(shè)計
中圖分類號：TP311文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 03-0000-02
Design of Modern Office Automation System
Deng Na1,Ding Xun2,Tan Xu2
(1.Hunan Vocational and Technical Institute of Modern Educational Technology Center,Changsha410004,China;2.Hunan People's Broadcasting Station,Changsha410007,China)
Abstract:With the demand of nowadays office automation system,completely analysis each key link of the work flow,and chose Lotus the Domino/Notes architecture to be the platform who had the sole construction documents database and the electronic mail system,automated and the standard Web service,the application and development environment.Take some university hypothesized work system as the example,has made the system design and the network topology plan,and finish the office automation system design finally.
Keywords:Work flow;Office automation;Lotus Domino/Notes architecture;System design
一、前言
如今辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)逐漸在各大企業(yè)、高校里面普及了，它是整個辦公系統(tǒng)信息流通一個重要樞紐[1]，隨著社會需求的發(fā)展辦公自動化系統(tǒng)也在一代一代的更新，目前辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)從最原始的純的數(shù)據(jù)處理走向信息處理[2]，信息處理的好處就在于內(nèi)容包含更豐富，信息量大，而其新的軟件平臺也提供能很多實時性的操作，所以現(xiàn)在的辦公自動化的研究是信息處理向知識處理的飛躍[3]。
在工作流的基礎(chǔ)上，并且借鑒許多企業(yè)辦公的程序，如今各大企業(yè)部門信息化發(fā)展的速度驚人，一個高效合理的辦公系統(tǒng)是一個良好企業(yè)的經(jīng)濟保障，一個完備的工作流系統(tǒng)應(yīng)該具備諸如日歷、公文、公文歸類、群討論的功能，Lotus Domino/Notes為平臺能勝任開發(fā)出一整套適合日常行政辦公部門，設(shè)計一套虛擬的大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)。
二、辦公自動化的概念及其定義
從1993年開始，隨著辦公自動化的需求和當(dāng)時的軟件開發(fā)環(huán)境的支持，國際工作流管理聯(lián)盟同時也成立了，這標(biāo)志的辦公自動化的技術(shù)已經(jīng)開始步入較為成熟的階段。為了規(guī)范工作流產(chǎn)品，國際工作流聯(lián)盟實施了一個統(tǒng)一的規(guī)范，將辦公自動化系統(tǒng)相關(guān)的術(shù)語、體系和結(jié)構(gòu)對應(yīng)的編程方面的內(nèi)容制定了一套標(biāo)準。工作流管理聯(lián)盟對辦公自動化系統(tǒng)的定義是：工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或者任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進行傳遞與執(zhí)行。圖1顯示了與辦公自動化相關(guān)的基本概念及其聯(lián)。
三、Louts Domino/Notes群件系統(tǒng)介紹
現(xiàn)在的軟件開發(fā)辦公自動化平臺的軟件主要是Domino/Notes平臺，因為它包含了下列幾項核心技術(shù)：
1.非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫技術(shù)
2.自帶開發(fā)工具，提供高效開發(fā)環(huán)境技術(shù)
3.完備的電子郵件技術(shù)
4.知識管理技術(shù)
作為一種先進的獨特架構(gòu)的Lotus Domino/Notes具備文檔數(shù)據(jù)及Email系統(tǒng)，而其為辦公自動化提供了標(biāo)準的Web服務(wù)和想對應(yīng)的應(yīng)用程序和開發(fā)平臺，為實現(xiàn)企業(yè)級的知識儲備管理和信息集成環(huán)境提供了基礎(chǔ)，Lotus Notes特點就是支持群組工作及群件，同時也能勝任一群人在不同的地區(qū)協(xié)同操作，被稱為開放式的信息共享平臺。他的組成包括一系列的基于適應(yīng)通信基礎(chǔ)設(shè)施的文檔數(shù)據(jù)庫，另外他還同時兼有分布式儲存和通信的特點。
四、虛擬系統(tǒng)設(shè)計
現(xiàn)在根據(jù)我們單位的情況，結(jié)合現(xiàn)在辦公自動化的需求針對本校建立了一套虛擬的工作流系統(tǒng)，本校的辦公設(shè)置主要包括二級學(xué)院、教育管理、人事、財務(wù)和后勤部門，辦公自動化系統(tǒng)的目的就是完成部門間的上傳下達、公文傳遞和信息交流溝通，提高整體的辦事效率。
本校辦公系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)如圖2所示
現(xiàn)在主要從整個系統(tǒng)的可靠性、易擴展性、易管理性和高安全性這些方面制定系統(tǒng)的設(shè)計規(guī)劃，下面是一個初步的方案。
現(xiàn)在設(shè)計的整個辦公自動化系統(tǒng)都是建立在NT平臺之上，結(jié)合性能穩(wěn)定的Windows NT 4.0做網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，基于TCP/IP協(xié)議，系統(tǒng)中的各個節(jié)點的IP地址和發(fā)送站的IP地址在不同的一網(wǎng)段中的時候，可以經(jīng)網(wǎng)關(guān)路由器激活，將信息包傳送到其他的段的地址進行查找。
五、小結(jié)
通過對本校各部門的需求收集，采用Lotus Domino/Notes作為整個系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)平臺。Domino本身就是具備集成通訊、群組協(xié)同工作及Web相關(guān)開發(fā)應(yīng)用服務(wù)器的平臺；而Lotus Notes提供的是一種非常先進的設(shè)計架構(gòu)，集成了文檔數(shù)據(jù)庫，使得處理公文、郵件、文檔等這一類的非結(jié)構(gòu)化信息，使得處理公文、郵件、文檔等這一類的非結(jié)構(gòu)化信息非常方便；Notes的復(fù)制功能是兩個服務(wù)器之間保持同步；另外，其集成化的開發(fā)環(huán)境、強大的電子郵件系統(tǒng)也是促使我們選擇LotusDomino/Notes作為應(yīng)用平臺的原因。
參考文獻：
[1]李長樹.辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計方法與實施策略.計算機應(yīng)用研究,2000,7:47-50
關(guān)鍵詞：辦公自動化；計算機技術(shù)；應(yīng)用
社會主義經(jīng)濟發(fā)展的穩(wěn)定發(fā)展，為促進計算機技術(shù)的進一步發(fā)展提供了動力支持。網(wǎng)絡(luò)信息管理不僅拓展了辦公技術(shù)的信息應(yīng)用結(jié)構(gòu)，而且可以提高辦公效率，節(jié)約辦公時間，保障辦公質(zhì)量。對計算機在辦公自動化中的探究，將推進我國社會整體辦公效率的提高。
一、計算機技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新
在20世紀至今的不斷變革發(fā)展中，計算機技術(shù)已經(jīng)逐步形成了相對完善的技術(shù)發(fā)展體系[1]。計算機技術(shù)一方面建立獨立的運行系統(tǒng)，能夠進行數(shù)據(jù)、文字、圖片的管理，實現(xiàn)信息資源的綜合性處理；另一方面，計算機技術(shù)通過以太網(wǎng)建立網(wǎng)絡(luò)空間，實現(xiàn)不同領(lǐng)域之間的資源共享，提升了信息資源的應(yīng)用效率，是推進社會交流與發(fā)展的動力之一。實現(xiàn)計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，可以實現(xiàn)辦公領(lǐng)域數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)性、系統(tǒng)化管理，是推進我國社會整體模式智能化發(fā)展的有效途徑。
二、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用
（一）數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)化
計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，是新科技手段在社會發(fā)展中綜合應(yīng)用的重要體現(xiàn)。實施計算機技術(shù)在我國辦公領(lǐng)域中的應(yīng)用，可以推進我國整體辦公數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)化發(fā)展，計算機信息技術(shù)處理采用程序系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理，當(dāng)計算機程序接收到處理信息的“命令”，系統(tǒng)就會從數(shù)據(jù)中直接進行信息搜索，大大提高了辦公數(shù)據(jù)處理與應(yīng)用的實際效率。此外，計算機系統(tǒng)化處理，對進行辦公處理的相關(guān)信息進行暫時性保存和長期保存處理，辦公各個部分的交流與處理主要依靠計算機內(nèi)部程序完成，信息結(jié)構(gòu)的存儲與應(yīng)用的綜合性增強，為推進我國辦公效率一體化發(fā)展提供技術(shù)保障，是現(xiàn)代技術(shù)提高工作效率的直接體現(xiàn)。
（二）信息資源廣泛化
計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，可以實現(xiàn)計算機信息資源廣泛化發(fā)展。計算機通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立虛擬信息處理空間，并將網(wǎng)絡(luò)中相關(guān)數(shù)據(jù)進行處理，完善傳統(tǒng)辦公自動化控制，解決辦公數(shù)據(jù)應(yīng)用資源相對狹隘的應(yīng)用情況[2]，計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的拓展，可以實現(xiàn)我國整體經(jīng)濟運行模式的綜合性發(fā)展，實現(xiàn)了現(xiàn)代辦公資源信息結(jié)構(gòu)的自動化更新。此外，推進了現(xiàn)代辦公自動化處理的參考資源進一步豐富與拓展，辦公管理理念也隨著計算機自動化的應(yīng)用得到拓展。例如：層次化管理理念，績效管理等理念的綜合性應(yīng)用，為社會辦公自動化的深入性提供正確的發(fā)展理念的引導(dǎo)。
（三）辦公途徑多樣化
計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，體現(xiàn)在辦公途徑多樣化發(fā)展。傳統(tǒng)辦公水平的應(yīng)用管理，是人工管理為主的辦公管理模式，辦公數(shù)據(jù)處理的準精確性低，辦公的地域性特征明顯，這種辦公處理模式，是社會辦公發(fā)展中形成的初級階段。隨著社會生產(chǎn)效率的提高，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)無法滿足人們的需求，實施計算機技術(shù)在辦公領(lǐng)域中的應(yīng)用，可以將辦公模式逐步實現(xiàn)模式多樣化發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)絡(luò)虛擬空間辦公等多種形式的辦公手段綜合性應(yīng)用，例如：實現(xiàn)計算機技術(shù)在自動化辦公中的應(yīng)用，實施辦公形式地域性辦公與網(wǎng)絡(luò)辦公相結(jié)合，不僅大大提高了辦公的效率，同時也為現(xiàn)代辦公結(jié)構(gòu)自動化管理提供了新的探索發(fā)展空間，提高辦公的整體效率，為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展提供更加廣闊的經(jīng)濟效益空間。此外，計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，實現(xiàn)了無紙化辦公，降低企業(yè)運行的經(jīng)濟成本，也符合現(xiàn)代綠色辦公，流程化、高效化辦公的發(fā)展新理念，是現(xiàn)代辦公整體轉(zhuǎn)型發(fā)展的新趨勢。
（四）辦公管理科學(xué)化
實施計算機技術(shù)在自動化辦公領(lǐng)域中的應(yīng)用，實現(xiàn)了現(xiàn)代辦公科學(xué)化管理，計算機網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)龐大，在自動化辦公中的應(yīng)用，更是拓展了技術(shù)應(yīng)用發(fā)展空間。一方面，計算機技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了辦公流程控制與管理的結(jié)構(gòu)性提高，辦公內(nèi)容的科學(xué)性發(fā)展，提高辦公效率，達到計算機技術(shù)在自動化應(yīng)用的作用；另一方面，計算機技術(shù)的應(yīng)用，完善現(xiàn)代辦公的制度管理，包括員工日常考勤部分，績效管理部分都可以在計算機程序中得到完成，推進我國社會辦公管理系統(tǒng)自動化控制，大大提高了現(xiàn)代辦公的整體協(xié)調(diào)性。例如：某企業(yè)實施辦公自動化中應(yīng)用計算機技術(shù)，采用計算機自動管理日常考勤，績效考核、企業(yè)人才培養(yǎng)等領(lǐng)域的管理系統(tǒng)化管理，大大提高了該企業(yè)的日常管理的科學(xué)性，實現(xiàn)企業(yè)辦公整體協(xié)調(diào)性增強的目的[4]。
三、結(jié)論
計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，符合社會整體逐步實現(xiàn)自動化的發(fā)展新趨勢。結(jié)合計算機基本特征，對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進行簡單分析，優(yōu)化計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用水平，推進新科技的創(chuàng)新應(yīng)用。
作者:陸一鳴 單位:石家莊市第二中學(xué)
參考文獻：
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[2]李芹娥.計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用研究[J].電子技術(shù)與軟件工程,2014,11:193.
在網(wǎng)絡(luò)化和自動化時代中，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用為政府部門提高辦事工作效率和質(zhì)量提供了極大地幫助。所以做好政府辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計和應(yīng)用工作研究，是政府辦公工作的質(zhì)量和效率進一步提高就成為了我們研究的重要課題。
【關(guān)鍵詞】政府部門 辦公 自動化系統(tǒng) 設(shè)計 應(yīng)用
隨著數(shù)字化和自動化技術(shù)的不斷進步，各類自動化辦公系統(tǒng)的使用為企業(yè)、各類單位、院校等辦公工作水平和質(zhì)量的提高提供極大地技術(shù)支持。特別是在政府工作范圍內(nèi)，自動化系統(tǒng)的采用為政府機關(guān)辦事效率和水平的發(fā)展提供了極大的幫助。所以做好這項工作的設(shè)計研究工作，使系統(tǒng)可以更好的在辦公工作中得到很好的應(yīng)用，發(fā)揮出更大的效果，就成為了我們的重要研究課題。所以我們必須做好這一課題的研究工作。
1 系統(tǒng)的設(shè)計工作要求
在系統(tǒng)的研究工作中，設(shè)計研究工作是研究的首要問題。以為好的根據(jù)實際工作設(shè)計出的系統(tǒng)才能保證工作的順利完成。只有充分的了解了辦公系統(tǒng)的設(shè)計目的才可以真正的做好辦公系統(tǒng)的設(shè)計工作。在現(xiàn)在而言系統(tǒng)的設(shè)計主要包括了以下的幾點設(shè)計工作。
1.1 子系統(tǒng)設(shè)計要求
在進行設(shè)計研究工作時，首先要進行的是對于辦工子系統(tǒng)的設(shè)計工作。在這項設(shè)計工作中，針對政府辦公的特殊要求，在設(shè)計工作中除了一般辦公自動化系統(tǒng)所具有的設(shè)計要求外，系統(tǒng)在子系統(tǒng)設(shè)計上還應(yīng)以下的設(shè)計要求。首先是在公文辦理的收文子系統(tǒng)的設(shè)計工作。因為政府辦公工作所需要的公文在實際工作中具有特殊的文件性質(zhì)。所以在政府系統(tǒng)的收文工作中必須針對公文的不同種類和上行文、下行文、平行文不同行文方向的文件進行自動的分類和處理工作，自動完成文件的收取工作。其次是發(fā)文子系統(tǒng)的設(shè)計工作。在發(fā)文子系統(tǒng)的設(shè)計中，要求對于公文從文件根據(jù)公文的特殊格式進行成文工作，到文件的會簽、登記、簽發(fā)，最終到文件的印刷、分發(fā)等環(huán)節(jié)的自動化完成。最后是在檔案子系統(tǒng)設(shè)計中。由于政府辦公工作對于檔案的特殊要求，所以對于政府系統(tǒng)中的檔案子系統(tǒng)的設(shè)計要求具體更高的設(shè)計要求。
1.2 辦公自動化系統(tǒng)的安全設(shè)計
在政府辦公工作中對于保密性的安全要求是很高的，這是政府部門的工作特點決定的。正是因為這一點，在政府自動化辦公系統(tǒng)的設(shè)計工作中，對于系統(tǒng)安全的設(shè)計要求就顯得極為重要了。在系統(tǒng)的安全設(shè)計中主要包括了網(wǎng)絡(luò)防護、電腦防護和保密防護三個重要內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)安全防護設(shè)計指的是來自于網(wǎng)絡(luò)的木馬、病毒等安全問題的防護設(shè)計工作。電腦安全防護設(shè)計指的是針對電腦內(nèi)部的軟件、硬件系統(tǒng)的安全問題的防護設(shè)計工作。保密安全防護設(shè)計指的是針對系統(tǒng)內(nèi)具有保密性質(zhì)的文件在防泄密工作中的防護設(shè)計工作。只有做好這三項安全的設(shè)計工作才能保證自動化辦公系統(tǒng)不出現(xiàn)安全問題。而做好這三項安全防護技術(shù)就要求安全設(shè)計人員必須結(jié)合新型的信息安全技術(shù)和政府部門的實際情況進行設(shè)計。
1.3 辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)平臺和運行環(huán)境設(shè)計
政府部門在系統(tǒng)要求上應(yīng)該使用最高級的開發(fā)平臺和運行環(huán)境。現(xiàn)在的政府系統(tǒng)一般都采用的是一個集工作流、通訊、和安全等多種計算機開發(fā)技術(shù)合與一體的群件系統(tǒng)，是辦公自動化解決方案的首選。同時在自動化辦公系統(tǒng)運行環(huán)境設(shè)計時，Lotus服務(wù)器端支持AIX，NT等，客戶端支持Windows7及更高級的系統(tǒng) 。
2 政府辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用
在政府辦公工作中，對于自動化系統(tǒng)的實際應(yīng)用工作從1998年前后就開始了試運行工作。在十多年的應(yīng)用工作中，政府辦公自動化系統(tǒng)的管理人員對于系統(tǒng)的應(yīng)用工作進行了認真而詳細的研究。在實際工作中對于辦公系統(tǒng)的應(yīng)用應(yīng)做好以下的幾點工作。
2.1 加強對自動化系統(tǒng)技術(shù)的研究和保障工作
在政府系統(tǒng)的技術(shù)更新工作中，利用新型技術(shù)更好提高政府的自動化能力是做好自動化技術(shù)的應(yīng)用工作的重要內(nèi)容。所以在政府系統(tǒng)的技術(shù)更新工作中，及時的采用新型技術(shù)整體的技術(shù)發(fā)展提供幫助就成為了自動化系統(tǒng)應(yīng)用工作的重要內(nèi)容。同時在政府系統(tǒng)的運行過程中，系統(tǒng)運行的技術(shù)保障工作也很重要。所以在技術(shù)保障工作中，加大政府部門的工作力度，確保自動化系統(tǒng)的正常日常運行就變得很重要了。
2.2 做好資源的投入工作
在政府辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用工作中，需要政府投入極大的建設(shè)資源。這些資源包括了以下的三點內(nèi)容。一是大量的財力資源。在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用工作中，從設(shè)計工作開始到建設(shè)、使用，維護等一系列的工作都需要政府部門投入大量的財力資源。對于部分政府部門而言，這些財力資源的投入是很大的經(jīng)濟負擔(dān)。二是優(yōu)秀的人力資源。在政府辦公自動化建設(shè)運行工作中，需要優(yōu)秀的人力資源加入到系統(tǒng)的維護和保障工作中。這些人力資源的投入對于政府部門而言也是極大的一種負擔(dān)。三是配套資源的建設(shè)。除了以上的兩項資源投入外，對于與辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用相關(guān)的配套工作相關(guān)的資源投入工作也是很重要的資源投入工作。如政府部門的局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、與辦公自動化系統(tǒng)配套的新型辦公辦公軟件的開發(fā)和引進工作、政府計算機硬件系統(tǒng)的升級工作、配套的制度建設(shè)工作等工作的資源投入也是很重要的。
2.3 做好系統(tǒng)管理使用人員的培訓(xùn)工作
在政府辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用工作中，除了需要優(yōu)秀的系統(tǒng)維護和管理人員外，對于系統(tǒng)的日常使用者即政府日常工作人員的要求也有所提高。在這種情況下，要做好辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用工作就必須加強對于系統(tǒng)管理使用人員的培訓(xùn)工作。這種培訓(xùn)工作包括了工作人員的入職培訓(xùn)、在崗的職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)更新后的技術(shù)培訓(xùn)等培訓(xùn)工作。培訓(xùn)的內(nèi)容包括了計算機技術(shù)的使用、系統(tǒng)的使用和需要注意的內(nèi)容、自動化辦公技術(shù)的理論等內(nèi)容的培訓(xùn)。只有很好的完成以上的培訓(xùn)工作，才能很好地保證系統(tǒng)的使用和管理人員真正的使用系統(tǒng)，發(fā)揮出系統(tǒng)的工作技術(shù)優(yōu)勢。
3 結(jié)束語
利用辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計和應(yīng)用工作，在政府部門內(nèi)積極地推廣辦公自動化系統(tǒng)的使用，提高政府部門的工作質(zhì)量和效率是一件具有實際工作意義的重要工作。所以做好這項工作的理論和實踐研究工作，使之真正的發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就成為了政府管理工作者和辦公自動化研究工作者的重要研究工作。
作者簡介
衛(wèi)旭（1979-），女 ，錫林浩特市人。現(xiàn)供職于錫盟節(jié)能監(jiān)察檢測中心，主要從事計算機應(yīng)用工作。
1 計算機技術(shù)發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀
1.1 計算機技術(shù)發(fā)展的歷史
1946年世界上的第一臺通用電子數(shù)字計算機是由美國研制出來的，到了20世紀的60至80年代，政府和科研機構(gòu)以及一些企業(yè)才開始在日常的事務(wù)管理中應(yīng)用計算機技術(shù)，因特爾處理器的發(fā)明進一步促進了計算機的普及，直到1982年世界上首臺個人計算機最終誕生，而且相對于以前成本降低了好多，隨后計算機則開始普及到一些小公司或者是一般家庭中。到目前為止，計算機的發(fā)展逐漸的滲透到社會生活的各個方面，豐富和發(fā)展了人們的社會生活的同時也促進了社會文明的進步。
1.2 計算機技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科研技術(shù)的進步，計算機技術(shù)取得了令人矚目的成果。計算機的操作系統(tǒng)發(fā)展經(jīng)歷了機器語言、程序語言、簡單操作系統(tǒng)和Windows操作系統(tǒng)，運行的速度得到了極大的提升。未來的計算機性能逐漸的向著微型化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和多元化的方向發(fā)展，而光計算機、量子計算機、化學(xué)計算機和生物計算機目前正處于研制的初級階段，但是相信有著極高的可期待性。隨著科學(xué)技術(shù)的進一步發(fā)展，計算機將向著專門化和綜合化、突破性和深入性以及多領(lǐng)域性方向發(fā)展，這種新型的計算機技術(shù)將會在計算機領(lǐng)域內(nèi)引起一場新的革命。
2 辦公自動化概述
辦公自動化是實現(xiàn)辦公中的自動化和智能化的重要手段，是建立在計算機信息技術(shù)之上的運用現(xiàn)代通訊技術(shù)的一種辦公手段。辦公自動化需要人與計算機信息系統(tǒng)的配合，才能綜合的提高辦公的效率，節(jié)省辦公的時間。辦公自動化屬于一種新型的辦公體系，主要包括信息傳輸、圖像、文字處理以及數(shù)據(jù)的處理和分析等內(nèi)容，需要人機的有效配合，從而得到一種高效率的狀態(tài)。
3 計算機應(yīng)用于辦公自動化的意義
辦公自動化系統(tǒng)充分的李永樂現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢和便利，不斷的取得進步和發(fā)展，而計算機在辦公自動化中的基礎(chǔ)作用也隨著辦公水平的提高而逐漸顯現(xiàn)出來。將計算機應(yīng)用于辦公自動化，更好的實現(xiàn)了人機信息的有效處理和有效的結(jié)合，極大的提高了辦公效益。計算機應(yīng)用于辦公自動化的意義具體體現(xiàn)在下面幾方面：
3.1 優(yōu)化了現(xiàn)代辦公的環(huán)境
傳統(tǒng)的辦公環(huán)境受到很多的條件限制，其中空間對辦公環(huán)境的限制尤為明顯，而且空間限制容易造成辦公室內(nèi)的工作壓力大，氣氛緊張。但是計算機應(yīng)用于辦公中就很好的改善了辦公的環(huán)境，在辦公空間上擴展了很多，優(yōu)化了辦公環(huán)境，辦公人員不再像原先那樣需要埋首于大量的數(shù)據(jù)報表中，也不需要將一封郵件從這個辦公室送到另一個辦公室。辦公人員可以直接通過計算機網(wǎng)絡(luò)分配工作，在計算機上對數(shù)據(jù)和報表進行分析和整理。計算機在辦公人員之間搭建了一個便利的交流平臺，緩解辦公中的緊張氣氛，提高辦公效率。
3.2 降低了人力資本
傳統(tǒng)的辦公模式中對辦公人員有著極高的工作要求，一方面體現(xiàn)在工作量上，另一方面體現(xiàn)在工作能力上。但是隨著經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)代辦公的范圍在不斷地擴大，辦公的信息量也在不斷的增加，如果仍然采用傳統(tǒng)的辦公模式，企事業(yè)單位為此就需要聘用更多的勞動力成本來滿足工作的需要。但是計算機應(yīng)用于辦公自動化，就會提高企業(yè)的辦公效率，減少企業(yè)的成本投資。
3.3 激發(fā)辦公人員的創(chuàng)造力
計算機應(yīng)用于辦公自動化能夠為辦公人員提供一個更為開放和自由的辦公環(huán)境，企業(yè)的辦公變得流程化、規(guī)范化和標(biāo)準化。傳統(tǒng)的辦公模式會造成辦公人員工作壓力大，長期會覺得繁雜、刻板和單一乏味。但是計算機應(yīng)用于辦公自動化，減少了辦公人員的工作量，辦公人員由更多的時間和精力去完善工作方法，從而提高創(chuàng)新的能力。計算機應(yīng)用于現(xiàn)代辦公自動化中，解放了辦公人員的思維，從而激發(fā)其工作熱情和積極性。
4 辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用
辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用主要體現(xiàn)在辦公自動化中的文字和數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用，比如Word、WPS等計算機編輯排版工具主要用于文字的排版處理、版式設(shè)計和復(fù)制打印之類的辦公活動；而辦公自動化中有關(guān)數(shù)據(jù)的處理技術(shù)的應(yīng)用工具主要有Excel，工作人員可以在計算機上直接完成對表格的制作、處理和設(shè)計等操作，從而實現(xiàn)了辦公自動化中的表格處理環(huán)節(jié)的自動化；多媒體技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)為圖像處理、語音傳真、綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)等辦公業(yè)務(wù)；計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，比如視頻會議，可以通過多媒體網(wǎng)絡(luò)進行面對面的交談進行辦公，然后通過計算機進行匯總和打印最終決議的可行性報告，這種方式可以允許一人參與許多不同的會議，那么就會節(jié)省很多的費用和時間；綜合上面的辦公自動化中的計算機應(yīng)用的情況，都能夠極大的提高工作效率。
5 辦公自動化進程中計算機技術(shù)應(yīng)用的應(yīng)對
辦公自動化進程中計算機技術(shù)應(yīng)用的應(yīng)對主要體現(xiàn)在以下幾方面：
（1）隨著計算機應(yīng)用領(lǐng)域的不斷擴展，各行業(yè)為了適應(yīng)時展的要求，對從業(yè)人員的操作計算機水平的要求勢必要提高，那么計算機應(yīng)用的等級就相應(yīng)的需要提高。在實際工作中要結(jié)合社會的需要，將理論與實踐相結(jié)合，并重進行培訓(xùn)，一方面提高了辦公從業(yè)人員的素質(zhì)和工作質(zhì)量，另一方面也滿足了社會進步和發(fā)展的需要，促進了整個社會的進步和發(fā)展。
（2）由于目前的許多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和決策者對計算機的應(yīng)用缺乏足夠的認識，加上財力的限制，直接導(dǎo)致了應(yīng)用計算機軟件所產(chǎn)生的效益的滯后性，說明我國目前國內(nèi)的辦公自動化的計算機軟件應(yīng)用方面還存在著不足之處，比如計算機的購買和硬件的投資以及辦公人員的培訓(xùn)等都無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要。
（3）國外的一些商品化的計算機辦公軟件雖然在開發(fā)和實踐應(yīng)用中有著較為先進的優(yōu)勢，但是購買費用昂貴以及其應(yīng)用環(huán)境的差異，進入國內(nèi)并不能充分的發(fā)揮其應(yīng)有的功能。所以在選擇計算機軟件時要充分考慮其適用的條件和應(yīng)用環(huán)境以及具體行業(yè)的系統(tǒng)性能要求，從而建設(shè)完善適用的辦公室自動化管理體制。
（4）目前由于現(xiàn)有的計算機人員的素質(zhì)層次不齊，對于使用計算機軟件所需要的計算機理論和操作知識以及外語基礎(chǔ)的掌握程度不同，嚴重影響了計算機技術(shù)辦公自動化在實踐中的應(yīng)用和推廣。為此應(yīng)該對辦公人員進行專門化的培訓(xùn)，使其具備一套先進的適用技術(shù)手段，保證辦公活動中的業(yè)務(wù)需求。
（一）連接
通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。
（二）溝通
及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。
（三）協(xié)同
以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。
（四）監(jiān)控
工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。
二、辦公自動化軟件的管理價值
增強管理執(zhí)行力是辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規(guī)范流程、加強溝通以增強管理執(zhí)行力。在實際應(yīng)用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)在以下四個方面。
（一）建立內(nèi)部通訊平臺
平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。
（二）建立信息平臺
公告、調(diào)查、討論的讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。
（三）實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動化
協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對象靈活使用。
（四）實現(xiàn)文件管理的自動化
通過OA辦公平臺進行電子公文的，在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管理中建立相應(yīng)的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現(xiàn)了知識的共享。
三、辦公自動化軟件在公司的應(yīng)用
（一）連接
就廠區(qū)而言，公司下屬廠、機關(guān)處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個分廠和機關(guān)處室的電腦連接起來，在廠區(qū)形成了一個依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場所。
（二）溝通
通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎(chǔ)。
（三）協(xié)同
協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統(tǒng)會自動顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時間、修改者的姓名)。
（四）監(jiān)控
監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點流轉(zhuǎn)情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時可以進行事項跟蹤的設(shè)置。
四、辦公自動化軟件的應(yīng)用體會
首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺使無效會議減少。
其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強了團隊精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業(yè)務(wù)、每個職員的進度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。
第四，規(guī)范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進行。同時，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營風(fēng)險，增加了監(jiān)督性。
最重要的一點是實現(xiàn)了知識管理。文檔管理自動化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。
五、結(jié)束語
第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標(biāo)準。科技的進步使得企業(yè)可以借助計算機技術(shù)提升效益。ERP實現(xiàn)企業(yè)的資源效率，則務(wù)軟件實現(xiàn)企業(yè)的資金效率，辦公自動化軟件則提升企業(yè)的信急效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。
在現(xiàn)在教育的發(fā)展過程中，計算機技術(shù)貫穿整個辦公室自動化的眾多環(huán)節(jié)，為相關(guān)校園內(nèi)的發(fā)展起到重要重要推動作用，但就目前我國辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀而言，仍存在不足之處。本文就辦公自動化環(huán)境下計算機信息技術(shù)應(yīng)用存在的不足予以闡述，進而提出相應(yīng)的辦公室計算機應(yīng)用的幾點策略。旨在推動我國教育方面辦公自動化的不斷發(fā)展，實現(xiàn)教學(xué)效率最大化。
【關(guān)鍵詞】
辦公自動化；計算機信息技術(shù)；存在問題；應(yīng)用策略
前言：
隨著我國信息社會的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)被各校園內(nèi)廣泛應(yīng)用，進而實現(xiàn)辦公自動化的全面發(fā)展。辦公自動化主要是指在辦公室中構(gòu)建完善的自動化信息處理系統(tǒng)，并由教職員工完成對其進行維護、更新、收集等工作，從而對辦公室的各項工作環(huán)節(jié)予以有效連接，這對有效提高校園內(nèi)工作效率、促進校園內(nèi)全面發(fā)展有著重要意義。
一、辦公自動化環(huán)境下計算機信息技術(shù)應(yīng)用存在的不足
1.1教職員工素質(zhì)較低
目前，我國的校園大部分為中小型校園，由于中小型學(xué)校園內(nèi)普遍存在規(guī)模較小，資金有限等現(xiàn)象，在其招聘職工的過程中，為節(jié)約學(xué)校財政支出，對應(yīng)聘者的綜合素質(zhì)要求較低。因此，大部分教職員工對計算機操作不熟練，這樣的情況不但導(dǎo)致計算機功能發(fā)揮受限，也使實際工作量增大，校園內(nèi)辦公自動化難以全面實施。同時，有些教職員工的道德素養(yǎng)也有所欠缺，致使校園內(nèi)部文件流失，對校園內(nèi)的發(fā)展產(chǎn)生嚴重不良影響[1]。
1.2辦公室缺乏科學(xué)管理制度
在校園內(nèi)實現(xiàn)辦公自動化的過程中，不僅要求充分應(yīng)用計算機信息技術(shù)，也要求校園內(nèi)實施科學(xué)的管理制度為其做保障。但我國大部分校園內(nèi)對辦公自動化重視度不夠，校園內(nèi)對計算機的運用和管理基本流于形式化，這不僅對制約了校園內(nèi)對計算機應(yīng)用的發(fā)展，也直接影響了校園內(nèi)效益的提高[2]。
1.3辦公室工作環(huán)境差
辦公自動化對于工作環(huán)境有一定要求，良好的工作環(huán)境能保證計算機技術(shù)的功能得以充分運用，但就大部分學(xué)校而言，其對計算機技術(shù)認識不足，導(dǎo)致辦公自動化應(yīng)用的環(huán)境較差，校園內(nèi)工作效率也隨之下降[3]。
二、辦公自動化環(huán)境下計算機信息技術(shù)的應(yīng)用策略
2.1提高教職員工素養(yǎng)
在計算機技術(shù)的不斷發(fā)展過程中，辦公自動化也得到了高速的發(fā)展。計算機技術(shù)在辦公自動化應(yīng)用中，教職員工良好的工作素質(zhì)是很有必要的，同時也是計算機技術(shù)在辦公自動化中的核心。提高教職員工的的整體素質(zhì)，校園內(nèi)可以采取定期培訓(xùn)的形式，加強教職員工對計算機辦公技術(shù)的掌握，對辦公軟件和系統(tǒng)全面且細致的掌握。另外，校園內(nèi)還可以高薪聘請專業(yè)的計算機教職員工，這些專業(yè)人員可以帶領(lǐng)其他的教職員工中一起努力，為校園內(nèi)的發(fā)展起到了重要的意義，在一定程度上也提升了校園內(nèi)效益[4]。
2.2強化辦公室管理制度
在計算機技術(shù)運用到辦公自動化的過程中，教職員工應(yīng)當(dāng)對計算機技術(shù)進行行之有效的選擇，并根據(jù)實際情況制定完整的辦公自動化管理制度，讓計算機技術(shù)在辦公自動化的應(yīng)用運行中有據(jù)可依。校園內(nèi)要根據(jù)計算機的應(yīng)用形式，從不同的角度充分考慮辦公自動化的構(gòu)建制度，將計算機技術(shù)的優(yōu)勢和功能得以最大化的發(fā)揮。另外，校園內(nèi)還可以結(jié)合一下國外的先進技術(shù)、工作經(jīng)驗和管理制度，以為更好地強化辦公室的管理制度[5]。
2.3改善辦公室運行環(huán)境
想要高效地發(fā)展校園內(nèi)的經(jīng)濟效益，就要先構(gòu)建良好的辦公自動化運行條件。校園內(nèi)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的發(fā)展特點和情況，在辦公自動化的系統(tǒng)中，適當(dāng)?shù)陌惭b防火墻和殺毒軟件，這樣可以對辦公自動化在運行的過程中進行全面的管理和檢查，為計算機技術(shù)的使用創(chuàng)造了良好的運行環(huán)境。
三、結(jié)論
綜上所述，本文對辦公自動化環(huán)境下的計算機信息技術(shù)進行了分析和探討，根據(jù)校園內(nèi)的時機情況提出了一下建議性的意見。隨著我國現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，我國教育事業(yè)的發(fā)展也出現(xiàn)了新的方向和機遇，因此，在這樣的發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，校園內(nèi)應(yīng)當(dāng)重視計算機信息技術(shù)的全面利用，將計算機信息技術(shù)的功能充分發(fā)揮出來，利用多元化的形式，不斷提高教職員工的綜合素質(zhì)，構(gòu)建完善的辦公自動化體系，在有效提高校園內(nèi)發(fā)展的同時也更進一步的促進了我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。
作者：賈寧 單位：日照市衛(wèi)生學(xué)校
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】辦公自動化 信息化處理技術(shù) 應(yīng)用分析
在現(xiàn)代化辦公需求下，如何更好地提升各類數(shù)據(jù)信息處理能力，這已經(jīng)成為了現(xiàn)代化辦公所面臨的一個重要需求。在系統(tǒng)化、復(fù)雜化的形式和要求下，計算機辦公自動化的出現(xiàn)和應(yīng)用，有效地滿足了相應(yīng)需求，并且對傳統(tǒng)信息處理手段進行了改進，在提升效率和效果的同時，也大幅度降低了時間成本、人力成本以及物力成本，是現(xiàn)代化辦公體系構(gòu)建的核心。
1 計算機辦公自動化技術(shù)的分析
作為當(dāng)前新的辦公方式，計算機辦公自動化技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用逐漸受到了更多的認可和關(guān)注。計算機辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，通過構(gòu)建一套以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代化辦公體系，實現(xiàn)了對各類信息的存儲、傳輸、操作等多方面的需求。在當(dāng)前技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，計算機辦公自動化技術(shù)在應(yīng)用上展現(xiàn)了更多的優(yōu)勢，同時伴隨著更多新技術(shù)的發(fā)展和完善，也實現(xiàn)了更多的功能。通過計算機辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，讓辦公活動的開展更加明朗、清晰、簡潔和效率，同時對傳統(tǒng)的辦公體系和模式進行了優(yōu)化和調(diào)整。
2 計算機辦公自動化技g應(yīng)用
2.1 信息
通過對計算機技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)可以依靠一個信息化的平臺，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)對信息的和內(nèi)部信息的交流。在現(xiàn)代化企業(yè)內(nèi)部辦公工作開展的過程中，如何確保信息的流暢、快速、高效、及時流通這是非常關(guān)鍵的。在信息的過程中，計算機辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了對相關(guān)需求的及時響應(yīng)。例如，在辦公內(nèi)部的OA系統(tǒng)當(dāng)中，員工可以在其中自身工作中的一些意見建議，進行技術(shù)交流。通過OA系統(tǒng)，企業(yè)的管理者也可以對于相關(guān)的公告進行。員工也可以通過OA系統(tǒng)來對于企業(yè)內(nèi)部的具體經(jīng)營情況和動態(tài)進行掌握了解。內(nèi)部信息和交流是辦公自動化發(fā)展中的重要一部分內(nèi)容，同時也是計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的重點。通過對內(nèi)部信息溝通渠道的構(gòu)建，可以在企業(yè)內(nèi)部打造一個更加高效的信息交互流程，這樣整個內(nèi)部管理行為就會更加高效、準確，同時對于市場的控制效果也可以得到更好地提升。
2.2 數(shù)據(jù)的處理
對于辦公自動化來說，新技術(shù)的應(yīng)用也從多個角度，對于數(shù)據(jù)的處理需求進行了實現(xiàn)和滿足。例如，在對于數(shù)據(jù)進行分析的過程中，我們可以利用數(shù)據(jù)庫軟件，對于辦公中相關(guān)數(shù)據(jù)進行調(diào)用、分析、刪除、修改、查找等操作，同時也可以結(jié)合需求對數(shù)據(jù)進行輸出處理，這樣數(shù)據(jù)既可以實現(xiàn)獨立分析，同時也可以滿足多方面的應(yīng)用需求，對于提升辦公效率也是非常有幫助的。對于文字處理的需求上，通過計算機系統(tǒng)的相應(yīng)文字處理軟件，可以更加規(guī)范快速地進行文字信息內(nèi)容的編輯、存儲、刪除以及修改，同時也可以進行打印和發(fā)送等操作。相關(guān)軟件在應(yīng)用中對辦公過程進行了更好地簡化，同時操作上也十分便捷，具有良好的工作效率。在對于表格文件的處理上，相應(yīng)的軟件系統(tǒng)個也可以提供支持，同時對于數(shù)據(jù)采取各種不同更多函數(shù)運算，提升了對表格數(shù)據(jù)的處理能力。
2.3 多媒體處理
計算機信息技術(shù)在應(yīng)用的中，對于視頻文件、語音文件、圖像文件等進處理上也有著明顯的有事。例如，利用圖片處理軟件，可以對辦公中需要的各類圖片內(nèi)容進行處理，利用打印機和掃描儀進行輸出輸入，實現(xiàn)對紙質(zhì)文件數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。
2.4 遠程會議
遠程會議是計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的另一個重點和體現(xiàn)，可以對傳統(tǒng)的會議方式和內(nèi)部溝通交流方式進行改變。通過遠程會議，可以利用網(wǎng)絡(luò)來對于不同空間的人進行連接。通過一個遠程的網(wǎng)絡(luò)化平臺，不同人員可以在同一時間進行溝通和參與會議。這種技術(shù)的應(yīng)用，突破了時間和空間方面的限制，同時也對于會議成本進行了降低，提升了會議效率。每一個成員都可以利用網(wǎng)絡(luò)來對自身的意見和簡潔進行表達，這樣對提升整體辦公效率也是非常關(guān)鍵的。
2.5 文件處理
在計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用的過程中，通過對文檢工作站進行構(gòu)建，可以讓辦公中所需要的各類文件得到更加高效、可靠的管理，對提升辦公自動化開展效果也是非常有效的。通過計算機信息化系統(tǒng)，構(gòu)建一個文件處理平臺，再利用網(wǎng)絡(luò)對工作站進行連接，每個工作人員都可以連接到工作站當(dāng)中。例如，員工A可以在工作站中對于一份合同材料進行編輯，員工B可以直接在工作站中進行修改和審查，員工C則在確認A和B完成自身編輯修改操作之后，提交進行下一步的審核。這種文件處理方式，也可以讓內(nèi)部工作流程更加透明，同時也減少了個人人為因素對于文件資料的影響，提升了文件資料的安全性。
2.6 協(xié)同工作
計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用中，可以構(gòu)建一個更加高效的協(xié)同系統(tǒng)。內(nèi)部的審核工作、郵件、通知等都可以通過協(xié)同流程來進行完成，同時不同權(quán)限的人員在不同層級進行處理。辦公自動化系統(tǒng)該應(yīng)用上，也可以讓系統(tǒng)的功能得到不斷地眼神和擴展，可以適應(yīng)企業(yè)不同業(yè)務(wù)流程的實際需求。另外，對于流程執(zhí)行的過程中，也可以實現(xiàn)實時追蹤，對緊急事件審核過程可以更好地進行督促，這對于優(yōu)化內(nèi)部辦公效率，提升協(xié)同水平都是非常關(guān)鍵的。雖然每個企業(yè)內(nèi)部的流程都存在著不同的差異，但是通過對計算機辦公自動化技術(shù)的合理應(yīng)用，可以更好地滿足不同業(yè)務(wù)流程的需求，讓內(nèi)部協(xié)作更加順利、可靠。
3 結(jié)束語
總之，對于現(xiàn)代辦公需求不斷提升和發(fā)展來說，計算機辦公自動化的應(yīng)用已經(jīng)成為了重要的發(fā)展趨勢。通過構(gòu)建信息化的辦公環(huán)境，可以更加高效、快捷、準確、低成本地完成各類問題的處理，同時也保障了信息的安全性和可靠性。對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展來說，計算機辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，也大幅度降低了內(nèi)部的經(jīng)營管理成本，保證了辦公效率。
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作者簡介
崔健（1979-），男，天津市人。大學(xué)本科學(xué)歷。現(xiàn)為天津三星電子有限公司公司助理工程師。研究方向為電子企業(yè)辦公自動化。
