時間：2022-04-11 08:34:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公自動化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
實習目的和主要任務
通過辦公自動化系列內容的實習，更加深入地提高我們專科生的信息素養以及我們在辦公事務中的技能、應用能力。并以此來適應社會的需求,此次實習要求我們能夠熟悉辦公化方面的有關知識，掌握相關的辦公自動化軟件設備操作，從而提高應用現代管理工具的基本技能。
實習的主要內容
包括辦公自動化軟件OFFICE中Word、Excel、Powerpoint等應用軟件的常用功能和各種現代辦公自動化設備操作的正確操作和一般故障的排除。訓練其個人操作熟練程度，如綜合運用word和excel做一份個人簡歷，實際操作辦公自動化設備及解決操作中的一些故障的解決。通過此次實習，使我們熟練掌握OFFICE、辦公自動化設備操作的相關知識，從而進一步提升了我們的實踐能力。其主要內容也可以分為以下幾點：
1、熟練掌握辦公自動化軟件Word 、Excel 和Powerpoint等應用軟件的常用功能，具有實現辦公自動化的能力。
2、了解如何提高辦公電腦的病毒防護能力。
3、掌握各現代辦公自動化設備的正確操作。
4、了解各現代辦公自動化設備操作過程中出現的一些故障的排除方法。
一、實習的基本情況
實習課程：辦公自動化實訓
實習地點：商貿實訓樓機房、所住地的民營企業
實習對象：文秘專業學生
1月18日開始，我們班級的同學便開始按時到規定的地點組織進行技能培訓，培訓時間為這一周每天上午8：30—11：30，下午1：30—4：30。上課其間我們有專門的輔導老師來對我們進行專業的輔導，對于我們同學在上課或實訓其間如有什么問題，老師會為我們解答，這樣的學習方式有利于我們更好的了解辦公自動化操作，也使這次實訓不在枯燥乏味。
二、實訓的收獲和體會
通過這次技能培訓使得我們得到了很多專業知識，對各種辦公自動化設備的操作及操作中一般故障的排除有了一定的認知。如：
打印機
操作：
①連接打印機及硒鼓安裝 ②安裝驅動程序 ③裝紙 ④打印
常見故障出現的原因：
①不送紙：紙張放于送紙器外面
②卡紙：紙張受潮；紙張斜放；紙張擺放不平整；定影膜不正常
③在軟件中選擇“打印”命令后，打印機不響應：開關沒開；數據線沒有連接到電腦；連接不正常；打印機或傳真不正常
④錯誤指示燈一直亮：噴墨打印機沒有墨；卡紙；沒紙或硒鼓的蓋子沒有蓋好
⑤打印機經常吃進多張紙：紙張受潮；卡紙；定影膜不正常；使用全新的紙張，紙張比較密集
掃描儀
操作：①連接掃描儀 ②安裝驅動程序及掃描軟件 ③放置原稿 ④打開掃描軟件進行文稿掃描
常見故障出現的原因：
①計算機不能發現掃描儀：電源線、USB沒有連接好；掃描軟件或驅動器沒有安裝好；掃描儀與計算機軟件沒有連接好
②掃描圖像出現網文或辨識后錯誤較多：文檔沒有放于玻璃面板正中位置；蓋板沒有蓋好或紙張有傾斜度，進光亮大；分辨率過低
復印機
操作：①開機預熱 ②原稿放置③復印機倍率的調整 ④復印機濃度的選擇 ⑤紙張規格的選擇 ⑥復印份數的設定
⑦復印（暫定）
在Internet應用方面，政府部門已陸續建立了自己的Web服務器和網站，有的還實現了一些簡單的網上業務。但由于各相關單位在信息化建設中的技術差異和經驗欠缺，電子政務并未在真正意義上得以實現，相反，不少政府站點在規劃建設、管理維護以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應用開發，安全性保證，與后臺應用系統（如OA和業務系統）集成的以及客戶支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術平臺。
電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關，又在應用側重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。
一、實施原則
實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節約性原則。
二、實施步驟
首先，在組織內部構建通信平臺（如電子郵件系統、電子論壇等），工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。
第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務和具體業務等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時，基本實現電子政務。
在以上過程中，網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。
第一部分內部辦公自動化系統的建設
三、功能需求
一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。
（一）提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求
在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。
（二）處理大量的復合文檔型的數據信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。
一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。
辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。
（三）包含大量的工作流應用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請、會議管理等等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破部門單位界限的，發生于機關與機關的相關單位之間。
在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術的角度出發，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發揮了不同技術的優點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。
（四）支持協同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。
（五）應有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
（六）能集成其他業務應用系統和Internet
關鍵詞：辦公自動化；辦公室管理；應用
一、辦公自動化在辦公室中的概念
將現代化的辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，稱為辦公自動化。在現代的辦公室工作中，辦公室的作用一方面是領導作出決策的場所，但是除了領導機關在此做出決策，指示以及進行文檔上的來往之外，另一方面，辦公室更深層更實際的工作是信息的收集、存儲、檢索、處理和分析，然后做出決定，將決定作為信息傳達給下級部門或者合作單位，或者是業務關聯單位。在辦公自動化中，人和機器缺一不可。在企事業單位的日常工作中，是一定會運用到辦公自動化的，辦公自動化在這些單位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同時，辦公自動化也是可以不斷進行調整和根據自身實際需要進行定制的。一方面，在辦公室內，辦公自動化可以實現人機互相連接，操作信息采集、查詢和統計等方面的工作，便于領導進行管理和做出決策。另一方面，企事業單位在與外界進行溝通的時候，運用辦公自動化將事半功倍，員工可以通過辦公自動化，通過網絡獲得需要的資料和信息，也可以與外界進行互動，甚至能夠實現遠程辦公。辦公自動化的運用，提高了辦公室工作的辦公效率和行政管理的有效性，應用辦公自動化將更有利于進行辦公室管理工作。
二、辦公自動化在辦公室管理中的發展
在辦公室管理的應用中，辦公自動化的發展經歷了好幾個階段。第一個階段是起步階段，人們在日常辦公中，運用的是電子信息技術，辦公自動化知識用于資料的整理和管理，但是卻缺乏溝通、協同和互動等綜合處理，因此，這個時候還沒有達到真正意義上的辦公自動化。到了第二個應用階段，內部網路、互聯網、局域網等網路進入到辦公室管理工作中，將網路引入辦公自動化中，徹底避免了以往辦公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人們的工作，提高了工作效率，并且達到了規范管理和組織模式的目的。在辦公自動化的發展階段中，各種應用軟件的發展逐步成熟，從以前的行政辦公信息服務，現逐步將使用功能發展到組織內部管理活動的各個環節中。此外，在與外界進行溝通中，隨著外界環境的不斷變化，辦公軟件的功能也隨之越來越能夠滿足客戶各方面的需求，辦公自動化不斷擴大和提高自身軟件的應用范圍和應用技術，為辦公室管理工作提供越來越多的便利，使得辦公自動化在辦公室管理中應用更加廣泛。雖然實現數字化辦公還需要一定的時間，但是在現代化的辦公室管理中，數字化辦公是發展的必然趨勢。
三、辦公自動化在辦公室管理中應用的實現條件
在實現辦公自動化的過程中，除了需要人、機兩大條件，還需要一些其他的必備條件才能在辦公室中運用辦公自動化。第一，通信平臺。通信平臺作為內部的郵件系統，通過網站和信息共享軟件等為信息和通信的實現提供了便捷、安全和暢通。第二，信息平臺。人們在辦公中如需對電子公告或者電子文件等類似文檔進行，可以借助信息的平臺進行，從而使其在單位內部得到傳播，使得各個職工能夠對單位的工作動態進行及時了解。第三，工作流程自動化。工作流程自動化可以將類似公文處理、收發文件、審批和報告請示等普遍的工作進行實時的監控和跟蹤，從而使得各個崗位和部門之間達到協同工作，對規范辦公制度提高辦公效率非常有效。第四，文檔管理自動化。在手工辦公的時代，文檔的管理和檢索是一個比較耗時耗力的工作，難度也相對較大，特別是日積月累的文檔尤其不容易找到也容易丟失，自從辦公自動化出現后，人們可以使用文檔管理自動化，通過word、excel等形式對文件進行保管和分類，便于保存和儲存。
四、辦公自動化在企業辦公室管理中的應用
在企業辦公室中，實現辦公自動化可以實現辦公高效率、低成本，在節省大量人力和實踐的同時，最大限度地發揮儲存信息的作用，提高了整個辦公室的工作效率和工作質量，能夠使各個部門和各個員工都達到信息共享、教學資源共享。雖然目前企業在運用辦公自動化的過程中，出現了一些問題，比如一些部門的辦公室中的辦公自動化意識還不夠強，人員的素質參差不齊，造成資源浪費，還有一些應用軟件不是很完善，不能完全符合辦公應用的需求等等，我們仍然要堅持不懈地在現代化的企業辦公室中推行辦公自動化，面對上述問題我們需要提出解決措施應對。首先，企業要樹立“以人為本”的現代化管理理念，企業辦公室管理人員是企業辦公管理工作的主要依靠力量，加強人才在辦公自動化上的培養，不僅能夠加強辦公室管理工作，同時也是提高辦公效率和質量的關鍵。
企業要為辦公室管理人員提供機會，創造條件，不斷鼓勵和支持他們參加各種培訓和自學，提高管理水平和業務水平。其次，企業的領導需要加強對辦公自動化的重視程度，企業的辦公室管理要充分利用計算機技術和網絡技術等現代化技術對企業的管理、研發和生活服務有關的信息資源進行全面的數字化管理，實現辦公室管理的自動化。此外，對于各種設備和軟件要做到及時更新換代。在運用辦公自動化的同時，需要加強企業辦公自動化系統的檢查和監督，確保系統能夠在一個安全、穩定、高效的環境下運行。辦公室管理工作是一項復雜而瑣碎的工作，需要辦公人員具備相關的專業能力，包括科學地進行辦公室統計工作和有效地對各類資料進行歸類存檔等。此外，辦公室管理人員還需要具備良好的協調和處理能力面對復雜多變的人際關系。通過辦公自動化的應用，不僅給企業員工帶來了工作上的便利，提高了他們的工作效率，同時更能夠借助其構建起來的網路，減少和化解分歧，實現辦公室管理中更加便捷的交流溝通和協作。這是在辦公室管理中應用辦公自動化的體現。
參考文獻：
[1]劉菲菲.淺談辦公自動化及其在辦公室管理中的應用[J].科技創新與生產力，2011（08）.
現我校已接入縣教育城域網平臺，覆蓋全校的高速度、高性能的校園網將全面開通，全校將進入全方位的網絡環境，這是現代化遠程教育工程的重要保障。為加快學校辦公自動化建設的深入開展，各部門要充分運用高科技手段，為教學、科研、行政及后勤管理服務，提高辦公效率，優化辦公質量。現對我校辦公自動化管理作如下規定（試行）：
一、總則
辦公自動化是以電腦為核心的復雜的“人與機”信息處理系統，它集管理、控制、服務等功能于一體，是一門受時代科技支持的綜合性的應用技術學科，加強和加快辦公自動化建設，是促進辦公業務迅速向前發展的物質基礎。加大辦公自動化建設的力度，擴大其應用的覆蓋面和應用能力，是提高辦公效率，優化服務質量的有效措施。
加快全校辦公自動化建設是當前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快辦公自動化建設，首先要進行管理思想的變革，特別是行政干部更要轉變觀念，力求達到管理的科學性和有效性。
各部門要高度重視，加強領導，將此項工作列入工作日程，立足于現代化遠程教育，從自身做起，從身邊做起，發揮校園網功能，實現辦公自動化、標準化管理。
各部門主要領導負總責，針對辦公自動化管理人員技能、素質欠缺的實際，配合學校采取多種形式，加強對辦公自動化管理人才的培養、提高，使他們掌握辦公自動化的基本知識和技能，成為本部門辦公自動化建設的技術骨干，并帶動全部門人員掌握辦公自動化技術，努力促進全校辦公自動化人才培養的現代化，使辦公自動化系統應有的效率得到高效發揮。
二、辦公自動化范圍
㈠日常辦公
1、能迅速處理各種文書、資料，包括輸入、翻譯、編輯、排板、修改、打印、儲存等功能的文字信息處理；
2、能收集、生成報表統計、賬目計算、日常事務管理的數據信息處理；
3、能高效率、大容量地登記、分類、儲存、檢索各種信息資料的信息查詢；
4、能在網上下載資料、信息、傳遞文件，運用電子信箱進行網絡通信等處理。實現公文、檔案、秘書、信息宣傳、辦公等日常工作全程網絡化、無紙化。
㈡教學、科研
1、制作多媒體（CAI）課件及數據庫的開發與利用；
2、合理使用校園網作為寬帶高速的網絡平臺，開發和利用具有辦公自動化功能的應用軟件，將辦公自動化系統引入學校領導及有關教學、科研、管理部門的辦公桌面；
3、充分利用信息技術和發揮校園網的作用，實現全校的資源共享，為全校計算輔助教學和辦公自動化系統服務；
4、通過Tnterent實現校園網與各個學校、上級主管部門的互連，實現工作站教學和科研資源共享。
三、安全保密要求
安全是辦公自動化正常運行的基本要求，它既是一個技術目標，又是管理目標。保密是電訊、文字儲存、傳輸系統必須保證的工作前提，作為辦公自動化主體技術的計算機技術本身包含著不安全因素，這些不安全既有系統自身的，也有人為地，因此全校在辦公自動化建設過程中，必須做到：
1、堅持安全保密原則，建立辦公自動化系統安全保密原則，建立辦公自動化系統安全保密工作的科學管理體系；
2、學校成立計算機安全保密工作領導小組，加強對計算機、磁盤秘密載體的規范管理，杜絕設備技術故障，消除環境不安全因素；
關鍵詞：辦公自動化；應用；管理
中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）08-2005-03
計算機技術的快速發展與廣泛應用，推動了以計算機網絡技術和數據庫技術為基礎的辦公自動化系統的發展和普及。辦公自動化（Office Automation）是通過計算機技術在現代化辦公流程中的應用，達到提高企業內的信息溝通效率、增強協同辦公能力的目的。
1 辦公自動化軟件系統
1.1 OA系統概述
狹義的辦公自動化即OA，是在企業中采用網絡技術，以計算機為中心，結合現代化辦公流程，通過快捷信息共享、高效協同辦公，從而提高整個企業的辦公效率。
關于OA系統的基礎構架，可以分為三個邏輯層面。最上層為表示層，主要是向OA的使用者展示界面，通過辦公流程和接口完成指令，表示層包含能夠顯示數據的系統，比如，HTML表單、JPS、java Applet等。中間層為應用層，是OA的使用者通過表示層獲取數據需要調用的代碼，包括安全系統、應用系統、技術平臺等多個部分，可以根據其邏輯的獨立性采取靈活的應用設計方案。在技術上主要利用Java語言、Servlet和Beans等，以組件包的形式將抽象功能、邏輯等分別打包，并統一規范為核心API，為表示層的訪問提供確切的接口。底層為數據層，主要用于實現統一的數據管理和數據交換。
一直以來，OA技術都在不斷發展之中。最初的net+關系型數據庫（RDB）技術，其辦公平臺以簡單靈活為主要特點。SUN的JAVA+RDB技術以其平臺的開放性幫助OA系統的應用門類迅速擴大。Lotus于 1989年推出的IBM Lotus Domino技術實現了協同辦公應用。基于SOA設計理念，以J2EE+Domino搭建的OA平臺，在門戶型的應用框架中支持實時協同辦公，幫助用戶實現了一體化決策，極大地提高了工作效率。
1.2 廣義辦公自動化系統模式
廣義的辦公自動化系統模式包括辦公自動化系統OA、管理信息系統MIS、決策支持系統DSS。在實際運行中，這三個系統是相互滲透、相互支撐的關系。其中，辦公自動化系統OA主要偏重于事務性的工作任務；管理信息系統MIS強調以信息為加工對象的人機協調管理；決策支持系統DSS是MIS向更高級應用發展的產物，通過調用信息資源和分析工具，為決策者提供具有智能作用的人機系統。
1.3 工作流技術
工作流是針對日常辦公流程中具有固定操作程序的業務提出的概念。工作流管理聯盟給出的工作流定義是：工作流是一類能夠完全或者部分在計算機的支持下自動和半自動執行的業務過程網。隨著工作流技術在辦公自動化系統中的繁榮，更多的計算機技術被集成到工作流管理系統之中，比如，數據庫技術、網絡服務技術、云技術等。從而形成了四種主要的系統模式。一是以文件為基礎、以共享文件為主要方式的工作流系統。二是以消息為基礎的工作流系統，主要通過電子郵件傳遞文檔信息。三是以WEB為基礎的工作流系統，通過WEB服務實現寫作辦公。四是將上述三種系統通過整合、嵌套，而形成的一個新的完整的應用開發環境。
2 企業辦公自動化系統應用
對于廣大企業而言，引入辦公自動化系統有助于改變傳統的紙介質辦公模式，提高企業整體的工作效率。企業中辦公自動化系統的應用主要在于以下幾個方面。
2.1 信息共享
企業可以通過建立信息中心來提高信息傳遞與溝通的質量，減少因企業內部信息溝通問題對企業發展造成的不利影響。信息中心可以包括內部論壇、下載中心、公告管理三大部分功能。
內部論壇可以為企業內部員工提供討論交流的平臺和新的溝通路徑。內部論壇的欄目設置可以靈活多樣，以提高內部溝通效率為目的。下載中心包含日常辦公中所需要的模板、軟件、報表、格式等，有助于快速準確獲得標準化的辦公信息。公告管理主要用于企業內部的通知和查詢。
2.2 文檔管理
辦公自動化中的文檔管理并不是簡單的針對工作結果的管理，而是包括工作計劃、工作過程和工作報告三大部分。尤其要強調對工作過程的規范管理，從而增強企業內部的團隊協作能力、強化對工作過程的控制和監督。
其中，工作計劃要求辦公自動化系統支持對計劃進行進一步再分解的操作，以便于整個團隊中任務與責任由總到分的安排與管理。工作過程要求辦公自動化系統支持對工作進度的跟蹤，以及對工作問題的反饋和查詢，從而實現企業內部精準的監控管理。工作報告要求辦公自動化系統支持實時提交和反饋，并同時存檔，作為對將來工作考評的依據。
2.3 人力資源管理
辦公自動化系統支持的人力資源管理主要包含人事管理、考勤管理和培訓管理三部分功能。通過借助辦公自動化系統，實現企業內部人力資源的優化配置。
人事管理要求辦公自動化系統支持對企業員工的檔案、崗位變動信息、入職離職信息的查詢統計功能，以及對于特定事項的提示功能。考勤管理要求辦公自動化系統支持對各類考勤信息的查詢，同時有靈活的接口可以實現與其他考勤系統，比如打卡式考勤機的對接。
關于培訓管理的辦公自動化系統又可以進一步分為培訓計劃、培訓過程和培訓結果。培訓計劃方面需要辦公自動化系統支持內部員工的計劃提交和計劃申請。培訓過程重在對培訓的日程安排以及監督。培訓結果則要求辦公自動化系統支持對培訓結果的反饋，以及對新的培訓計劃的修正。
2.4 財務管理
企業利用辦公自動化系統進行財務管理，主要包括對資產的管理和對費用的管理兩個方面。對資產的管理，從辦公自動化的角度，重在對各類資產建立檔案，根據不同資產的使用特點，分不同的模塊建立資產使用情況登記，并支持統計功能、查詢功能和預警功能，使各類資產的使用情況公開化、透明化，從而有效杜絕浪費和資產流失的情況。
對于費用的管理，旨在使企業的各種用款規范化、高效化。因此，需要辦公自動化系統支持在線提交申請、審批、用款登記的管理功能。同時提供與計劃任務模塊的接口，并支持統計、查詢功能，對于費用的使用情況、是否超支便可一目了然。同時，也可以幫助降低財務部門在費用報銷、用款申請方面的工作強度。
2.5 決策管理
利用辦公自動化系統支持企業的決策管理，需要具備數據分析、情境模擬，以及決策過程記錄的功能。
在數據分析，以及情境模擬方面，強調企業內各相關部門的協同辦公，匯集多方面的數據、設計多因素的情境模擬。在制定決策的過程中嵌入節點設計，便于過程記錄，以及后期跟蹤。
2.6 秘書領域應用
辦公自動化系統在秘書領域的應用主要體現在收發文處理、整理歸檔、會議組織三個方面。
在收發文方面，主要是利用網絡傳輸，避免傳統紙介質辦公流程中可能出現的問題，并同時達到節約成本、提高效率的目的。在整理歸檔方面，除了前文所述的相關功能之外，還需要添加檢索、編研的功能。在保存原件的前提下，提升資料調用的速度。在會議組織方面，可以借助辦公自動化系統，把人工速記與電子速錄相結合，以達到更好的會議記錄效果。同時，可以通過網絡技術，規避掉傳統會議受時間空間限制的缺陷，從而節約會議成本。
3 企業辦公自動化系統管理
在企業的日常辦公流程中應用辦公自動化系統，在為企業增強協同辦公能力、提高整體工作效率的同時，也需要針對辦公自動化系統的應用加強管理。
3.1 創造良好的應用環境
為企業的辦公自動化應用創造良好的環境，首先要在企業培養適宜于辦公自動化應用的企業文化。即鼓勵企業內部信息共享，改造傳統的紙介質辦公流程下的企業信息管理模式，建立有利于知識共享的新型企業文化。這也是企業能夠在知識經濟時代不斷發展的關鍵。具體而言，就是要建立學習型的組織，不僅僅是信息共享或員工培訓的形式，而是要強調在辦公自動化系統支持的各個領域的日常工作中注重過程學習和團隊學習。
其次，是要建立相應的管理基礎。引入辦公自動化系統之后，企業的辦公流程就不再是簡單的文檔處理或者行政事務，而是要通過信息共享和知識的再利用提高整個企業的協同運作效率。因此，知識管理就顯得尤為重要。企業的知識管理意味著企業借助辦公自動化系統平臺，通過建立知識庫、促進員工知識交流、把知識作為資產進行管理。在知識管理框架中，辦公自動化系統可以充分發揮其優勢，幫助企業提高知識創造和知識轉換的能力。
最后，要注重企業的信息積累。信息積累是辦公自動化的一個重要基礎。通過辦公自動化系統的應用，提高企業的決策效能尤為重要。而辦公自動化系統處理的對象就是各種信息，因此，要從企業文化和管理基礎兩方面入手，注重企業的信息積累。除了基礎信息、原始信息的積累、歸檔、統計，還應重視信息分析方法的完善。
3.2 妥善應對系統安全問題
企業在日常辦公流程中應用辦公自動化系統之后，可能存在的安全問題主要有互聯網病毒入侵與傳播、黑客信息技術的傳播，以及內部信息被竊取。一旦系統出現安全問題，不僅僅會對企業的辦公自動化系統造成破壞，更會對企業的運作、甚至經營決策造成風險隱患。
針對這些可能出現的安全問題，首先要對企業員工加強系統安全教育，培養員工注重信息安全的操作習慣，盡量杜絕無意的操作引發的安全風險。提高員工的計算機病毒防治意識，配合硬性的操作規范和有效的監管力度，保證辦公自動化系統正常運行。考慮到互聯網背景下計算機病毒的快速傳播，需要為辦公自動化系統安裝適用于內部局域網環境的病毒查殺軟件。
其次，要在技術上防止非法訪問和數據丟失。根據安全級別的不同，對辦公自動化系統的表示層、應用層和數據層分級實行安全保護。為此，可以在系統設計時，采取授權控制、數據加密、地址轉換等技術，禁止可疑用戶訪問、在通信節點配備防火墻網關、將可疑的Internet地址屏蔽。在日常的系統管理維護中，要及時為系統打補丁，關閉平時很少用但容易被病毒和黑客利用的服務或端口。同時，要加強數據的恢復功能。在自動化辦公系統遭到破壞之后，其數據的恢復程度依賴于之前對于數據的備份。因此，企業的自動化辦公系統本身應該制定更為穩妥的數據備份方案，主要包括場點內高速度、大容量自動數據存儲、背負與恢復；場點外的數據存儲、備份與恢復；對系統設備的備份。
3.3 順應辦公自動化系統發展趨勢
隨著應用向縱深化發展，辦公自動化系統未來的發展趨勢將由終端的實際應用來決定。就企業而言，其大的發展趨勢是進一步提高企業內部管理效率。具體來說，就是向著便攜化、平臺化、智能化的方向發展。所謂便攜化，就是實現移動辦公，在智能手機終端飛速發展的背景下，移動商務已經成為LBS的一大趨勢，這與辦公自動化系統的未來發展存在緊密的契合點。所謂平臺化，即企業內的辦公自動化系統會逐漸取消部門間的障礙，最終形成界面統一、賬戶統一的協同辦公平臺，使其提高辦公效率的特點更為突出。所謂智能化，就是辦公自動化系統除了支持傳統的信息溝通和信息共享功能外，還支持對信息進行分析、歸納、比較、判斷，進而做出相應決策的功能。將管理中“人”的因素融入到辦公自動化系統之中。
針對企業中辦公自動化系統未來的發展趨勢，需要企業在多個方面采取順應其發展趨勢的策略。比如，在辦公自動化系統的設計方面，由原來的面相業務的設計思想轉變為面向用戶的設計思想，使其功能更為人性化。在技術選擇方面，選擇與世界發展潮流相吻合的技術，以確保系統的負載輕、開放性好、維護升級更為方便。在管理理念方面，要摒棄傳統的人際辦公的計算機化概念，將知識管理融入辦公自動化之中。
4 結束語
辦公自動化系統的應用，對于提高企業協同辦公的工作效率、實現一體化決策有著基礎性的作用，是企業管理信息化的重要組成部分。
在了解了企業辦公自動化系統的技術特點以及應用領域之后，加深對辦公自動化系統本質作用的理解，進而有針對性的在管理方面進行調整。使企業的管理理念與辦公自動化系統的應用環境、應用的安全性，以及未來發展趨勢方面相適應。既有助于提升企業管理質量，又可以避免辦公自動化系統后期成本居高不下。
參考文獻：
[1] 白南石.淺談辦公自動化的現狀及發展趨勢[J].科技創新，2010（10）.
關鍵詞：工作流；辦公自動；Lotus Domino/Notes體系結構；系統設計
中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 03-0000-02
Design of Modern Office Automation System
Deng Na1,Ding Xun2,Tan Xu2
(1.Hunan Vocational and Technical Institute of Modern Educational Technology Center,Changsha410004,China;2.Hunan People's Broadcasting Station,Changsha410007,China)
Abstract:With the demand of nowadays office automation system,completely analysis each key link of the work flow,and chose Lotus the Domino/Notes architecture to be the platform who had the sole construction documents database and the electronic mail system,automated and the standard Web service,the application and development environment.Take some university hypothesized work system as the example,has made the system design and the network topology plan,and finish the office automation system design finally.
Keywords:Work flow;Office automation;Lotus Domino/Notes architecture;System design
一、前言
如今辦公自動化系統已經逐漸在各大企業、高校里面普及了，它是整個辦公系統信息流通一個重要樞紐[1]，隨著社會需求的發展辦公自動化系統也在一代一代的更新，目前辦公自動化系統已經從最原始的純的數據處理走向信息處理[2]，信息處理的好處就在于內容包含更豐富，信息量大，而其新的軟件平臺也提供能很多實時性的操作，所以現在的辦公自動化的研究是信息處理向知識處理的飛躍[3]。
在工作流的基礎上，并且借鑒許多企業辦公的程序，如今各大企業部門信息化發展的速度驚人，一個高效合理的辦公系統是一個良好企業的經濟保障，一個完備的工作流系統應該具備諸如日歷、公文、公文歸類、群討論的功能，Lotus Domino/Notes為平臺能勝任開發出一整套適合日常行政辦公部門，設計一套虛擬的大學辦公自動化系統。
二、辦公自動化的概念及其定義
從1993年開始，隨著辦公自動化的需求和當時的軟件開發環境的支持，國際工作流管理聯盟同時也成立了，這標志的辦公自動化的技術已經開始步入較為成熟的階段。為了規范工作流產品，國際工作流聯盟實施了一個統一的規范，將辦公自動化系統相關的術語、體系和結構對應的編程方面的內容制定了一套標準。工作流管理聯盟對辦公自動化系統的定義是：工作流是一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，它根據一系列過程規則、文檔、信息或者任務能夠在不同的執行者之間進行傳遞與執行。圖1顯示了與辦公自動化相關的基本概念及其聯。
三、Louts Domino/Notes群件系統介紹
現在的軟件開發辦公自動化平臺的軟件主要是Domino/Notes平臺，因為它包含了下列幾項核心技術：
1.非結構化數據庫技術
2.自帶開發工具，提供高效開發環境技術
3.完備的電子郵件技術
4.知識管理技術
作為一種先進的獨特架構的Lotus Domino/Notes具備文檔數據及Email系統，而其為辦公自動化提供了標準的Web服務和想對應的應用程序和開發平臺，為實現企業級的知識儲備管理和信息集成環境提供了基礎，Lotus Notes特點就是支持群組工作及群件，同時也能勝任一群人在不同的地區協同操作，被稱為開放式的信息共享平臺。他的組成包括一系列的基于適應通信基礎設施的文檔數據庫，另外他還同時兼有分布式儲存和通信的特點。
四、虛擬系統設計
現在根據我們單位的情況，結合現在辦公自動化的需求針對本校建立了一套虛擬的工作流系統，本校的辦公設置主要包括二級學院、教育管理、人事、財務和后勤部門，辦公自動化系統的目的就是完成部門間的上傳下達、公文傳遞和信息交流溝通，提高整體的辦事效率。
本校辦公系統的組織結構如圖2所示
現在主要從整個系統的可靠性、易擴展性、易管理性和高安全性這些方面制定系統的設計規劃，下面是一個初步的方案。
現在設計的整個辦公自動化系統都是建立在NT平臺之上，結合性能穩定的Windows NT 4.0做網絡操作系統，基于TCP/IP協議，系統中的各個節點的IP地址和發送站的IP地址在不同的一網段中的時候，可以經網關路由器激活，將信息包傳送到其他的段的地址進行查找。
五、小結
通過對本校各部門的需求收集，采用Lotus Domino/Notes作為整個系統的應用開發平臺。Domino本身就是具備集成通訊、群組協同工作及Web相關開發應用服務器的平臺；而Lotus Notes提供的是一種非常先進的設計架構，集成了文檔數據庫，使得處理公文、郵件、文檔等這一類的非結構化信息，使得處理公文、郵件、文檔等這一類的非結構化信息非常方便；Notes的復制功能是兩個服務器之間保持同步；另外，其集成化的開發環境、強大的電子郵件系統也是促使我們選擇LotusDomino/Notes作為應用平臺的原因。
參考文獻：
[1]李長樹.辦公自動化系統的設計方法與實施策略.計算機應用研究,2000,7:47-50
關鍵詞：辦公自動化；計算機技術；應用
社會主義經濟發展的穩定發展，為促進計算機技術的進一步發展提供了動力支持。網絡信息管理不僅拓展了辦公技術的信息應用結構，而且可以提高辦公效率，節約辦公時間，保障辦公質量。對計算機在辦公自動化中的探究，將推進我國社會整體辦公效率的提高。
一、計算機技術的發展與創新
在20世紀至今的不斷變革發展中，計算機技術已經逐步形成了相對完善的技術發展體系[1]。計算機技術一方面建立獨立的運行系統，能夠進行數據、文字、圖片的管理，實現信息資源的綜合性處理；另一方面，計算機技術通過以太網建立網絡空間，實現不同領域之間的資源共享，提升了信息資源的應用效率，是推進社會交流與發展的動力之一。實現計算機技術在辦公自動化中的應用，可以實現辦公領域數據存儲結構性、系統化管理，是推進我國社會整體模式智能化發展的有效途徑。
二、計算機技術在辦公自動化中的應用
（一）數據管理系統化
計算機技術在辦公自動化中的應用，是新科技手段在社會發展中綜合應用的重要體現。實施計算機技術在我國辦公領域中的應用，可以推進我國整體辦公數據處理系統化發展，計算機信息技術處理采用程序系統進行數據處理，當計算機程序接收到處理信息的“命令”，系統就會從數據中直接進行信息搜索，大大提高了辦公數據處理與應用的實際效率。此外，計算機系統化處理，對進行辦公處理的相關信息進行暫時性保存和長期保存處理，辦公各個部分的交流與處理主要依靠計算機內部程序完成，信息結構的存儲與應用的綜合性增強，為推進我國辦公效率一體化發展提供技術保障，是現代技術提高工作效率的直接體現。
（二）信息資源廣泛化
計算機技術在辦公自動化中的應用，可以實現計算機信息資源廣泛化發展。計算機通過網絡系統，建立虛擬信息處理空間，并將網絡中相關數據進行處理，完善傳統辦公自動化控制，解決辦公數據應用資源相對狹隘的應用情況[2]，計算機網絡結構的拓展，可以實現我國整體經濟運行模式的綜合性發展，實現了現代辦公資源信息結構的自動化更新。此外，推進了現代辦公自動化處理的參考資源進一步豐富與拓展，辦公管理理念也隨著計算機自動化的應用得到拓展。例如：層次化管理理念，績效管理等理念的綜合性應用，為社會辦公自動化的深入性提供正確的發展理念的引導。
（三）辦公途徑多樣化
計算機技術在辦公自動化中的應用，體現在辦公途徑多樣化發展。傳統辦公水平的應用管理，是人工管理為主的辦公管理模式，辦公數據處理的準精確性低，辦公的地域性特征明顯，這種辦公處理模式，是社會辦公發展中形成的初級階段。隨著社會生產效率的提高，傳統的辦公模式已經無法滿足人們的需求，實施計算機技術在辦公領域中的應用，可以將辦公模式逐步實現模式多樣化發展。網絡絡虛擬空間辦公等多種形式的辦公手段綜合性應用，例如：實現計算機技術在自動化辦公中的應用，實施辦公形式地域性辦公與網絡辦公相結合，不僅大大提高了辦公的效率，同時也為現代辦公結構自動化管理提供了新的探索發展空間，提高辦公的整體效率，為企業的經營與發展提供更加廣闊的經濟效益空間。此外，計算機技術在辦公自動化中的應用，實現了無紙化辦公，降低企業運行的經濟成本，也符合現代綠色辦公，流程化、高效化辦公的發展新理念，是現代辦公整體轉型發展的新趨勢。
（四）辦公管理科學化
實施計算機技術在自動化辦公領域中的應用，實現了現代辦公科學化管理，計算機網絡結構龐大，在自動化辦公中的應用，更是拓展了技術應用發展空間。一方面，計算機技術的應用，實現了辦公流程控制與管理的結構性提高，辦公內容的科學性發展，提高辦公效率，達到計算機技術在自動化應用的作用；另一方面，計算機技術的應用，完善現代辦公的制度管理，包括員工日常考勤部分，績效管理部分都可以在計算機程序中得到完成，推進我國社會辦公管理系統自動化控制，大大提高了現代辦公的整體協調性。例如：某企業實施辦公自動化中應用計算機技術，采用計算機自動管理日常考勤，績效考核、企業人才培養等領域的管理系統化管理，大大提高了該企業的日常管理的科學性，實現企業辦公整體協調性增強的目的[4]。
三、結論
計算機技術在辦公自動化中的應用，符合社會整體逐步實現自動化的發展新趨勢。結合計算機基本特征，對計算機技術在辦公自動化中的應用進行簡單分析，優化計算機技術在辦公自動化中的應用水平，推進新科技的創新應用。
作者:陸一鳴 單位:石家莊市第二中學
參考文獻：
[1]常學洲,朱之紅.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究[J].軟件,2014,02:93-94.
[2]李芹娥.計算機技術在辦公自動化中的應用研究[J].電子技術與軟件工程,2014,11:193.
在網絡化和自動化時代中，辦公自動化系統的應用為政府部門提高辦事工作效率和質量提供了極大地幫助。所以做好政府辦公自動化系統的設計和應用工作研究，是政府辦公工作的質量和效率進一步提高就成為了我們研究的重要課題。
【關鍵詞】政府部門 辦公 自動化系統 設計 應用
隨著數字化和自動化技術的不斷進步，各類自動化辦公系統的使用為企業、各類單位、院校等辦公工作水平和質量的提高提供極大地技術支持。特別是在政府工作范圍內，自動化系統的采用為政府機關辦事效率和水平的發展提供了極大的幫助。所以做好這項工作的設計研究工作，使系統可以更好的在辦公工作中得到很好的應用，發揮出更大的效果，就成為了我們的重要研究課題。所以我們必須做好這一課題的研究工作。
1 系統的設計工作要求
在系統的研究工作中，設計研究工作是研究的首要問題。以為好的根據實際工作設計出的系統才能保證工作的順利完成。只有充分的了解了辦公系統的設計目的才可以真正的做好辦公系統的設計工作。在現在而言系統的設計主要包括了以下的幾點設計工作。
1.1 子系統設計要求
在進行設計研究工作時，首先要進行的是對于辦工子系統的設計工作。在這項設計工作中，針對政府辦公的特殊要求，在設計工作中除了一般辦公自動化系統所具有的設計要求外，系統在子系統設計上還應以下的設計要求。首先是在公文辦理的收文子系統的設計工作。因為政府辦公工作所需要的公文在實際工作中具有特殊的文件性質。所以在政府系統的收文工作中必須針對公文的不同種類和上行文、下行文、平行文不同行文方向的文件進行自動的分類和處理工作，自動完成文件的收取工作。其次是發文子系統的設計工作。在發文子系統的設計中，要求對于公文從文件根據公文的特殊格式進行成文工作，到文件的會簽、登記、簽發，最終到文件的印刷、分發等環節的自動化完成。最后是在檔案子系統設計中。由于政府辦公工作對于檔案的特殊要求，所以對于政府系統中的檔案子系統的設計要求具體更高的設計要求。
1.2 辦公自動化系統的安全設計
在政府辦公工作中對于保密性的安全要求是很高的，這是政府部門的工作特點決定的。正是因為這一點，在政府自動化辦公系統的設計工作中，對于系統安全的設計要求就顯得極為重要了。在系統的安全設計中主要包括了網絡防護、電腦防護和保密防護三個重要內容。網絡安全防護設計指的是來自于網絡的木馬、病毒等安全問題的防護設計工作。電腦安全防護設計指的是針對電腦內部的軟件、硬件系統的安全問題的防護設計工作。保密安全防護設計指的是針對系統內具有保密性質的文件在防泄密工作中的防護設計工作。只有做好這三項安全的設計工作才能保證自動化辦公系統不出現安全問題。而做好這三項安全防護技術就要求安全設計人員必須結合新型的信息安全技術和政府部門的實際情況進行設計。
1.3 辦公自動化系統的開發平臺和運行環境設計
政府部門在系統要求上應該使用最高級的開發平臺和運行環境。現在的政府系統一般都采用的是一個集工作流、通訊、和安全等多種計算機開發技術合與一體的群件系統，是辦公自動化解決方案的首選。同時在自動化辦公系統運行環境設計時，Lotus服務器端支持AIX，NT等，客戶端支持Windows7及更高級的系統 。
2 政府辦公自動化系統的應用
在政府辦公工作中，對于自動化系統的實際應用工作從1998年前后就開始了試運行工作。在十多年的應用工作中，政府辦公自動化系統的管理人員對于系統的應用工作進行了認真而詳細的研究。在實際工作中對于辦公系統的應用應做好以下的幾點工作。
2.1 加強對自動化系統技術的研究和保障工作
在政府系統的技術更新工作中，利用新型技術更好提高政府的自動化能力是做好自動化技術的應用工作的重要內容。所以在政府系統的技術更新工作中，及時的采用新型技術整體的技術發展提供幫助就成為了自動化系統應用工作的重要內容。同時在政府系統的運行過程中，系統運行的技術保障工作也很重要。所以在技術保障工作中，加大政府部門的工作力度，確保自動化系統的正常日常運行就變得很重要了。
2.2 做好資源的投入工作
在政府辦公自動化系統的應用工作中，需要政府投入極大的建設資源。這些資源包括了以下的三點內容。一是大量的財力資源。在辦公自動化系統的應用工作中，從設計工作開始到建設、使用，維護等一系列的工作都需要政府部門投入大量的財力資源。對于部分政府部門而言，這些財力資源的投入是很大的經濟負擔。二是優秀的人力資源。在政府辦公自動化建設運行工作中，需要優秀的人力資源加入到系統的維護和保障工作中。這些人力資源的投入對于政府部門而言也是極大的一種負擔。三是配套資源的建設。除了以上的兩項資源投入外，對于與辦公自動化系統應用相關的配套工作相關的資源投入工作也是很重要的資源投入工作。如政府部門的局域網絡建設、與辦公自動化系統配套的新型辦公辦公軟件的開發和引進工作、政府計算機硬件系統的升級工作、配套的制度建設工作等工作的資源投入也是很重要的。
2.3 做好系統管理使用人員的培訓工作
在政府辦公自動化系統的應用工作中，除了需要優秀的系統維護和管理人員外，對于系統的日常使用者即政府日常工作人員的要求也有所提高。在這種情況下，要做好辦公自動化系統的應用工作就必須加強對于系統管理使用人員的培訓工作。這種培訓工作包括了工作人員的入職培訓、在崗的職業技術培訓、技術更新后的技術培訓等培訓工作。培訓的內容包括了計算機技術的使用、系統的使用和需要注意的內容、自動化辦公技術的理論等內容的培訓。只有很好的完成以上的培訓工作，才能很好地保證系統的使用和管理人員真正的使用系統，發揮出系統的工作技術優勢。
3 結束語
利用辦公自動化系統的設計和應用工作，在政府部門內積極地推廣辦公自動化系統的使用，提高政府部門的工作質量和效率是一件具有實際工作意義的重要工作。所以做好這項工作的理論和實踐研究工作，使之真正的發揮出應有的作用，就成為了政府管理工作者和辦公自動化研究工作者的重要研究工作。
作者簡介
衛旭（1979-），女 ，錫林浩特市人。現供職于錫盟節能監察檢測中心，主要從事計算機應用工作。
1 計算機技術發展的歷史和現狀
1.1 計算機技術發展的歷史
1946年世界上的第一臺通用電子數字計算機是由美國研制出來的，到了20世紀的60至80年代，政府和科研機構以及一些企業才開始在日常的事務管理中應用計算機技術，因特爾處理器的發明進一步促進了計算機的普及，直到1982年世界上首臺個人計算機最終誕生，而且相對于以前成本降低了好多，隨后計算機則開始普及到一些小公司或者是一般家庭中。到目前為止，計算機的發展逐漸的滲透到社會生活的各個方面，豐富和發展了人們的社會生活的同時也促進了社會文明的進步。
1.2 計算機技術發展的現狀
隨著經濟的發展和科研技術的進步，計算機技術取得了令人矚目的成果。計算機的操作系統發展經歷了機器語言、程序語言、簡單操作系統和Windows操作系統，運行的速度得到了極大的提升。未來的計算機性能逐漸的向著微型化、網絡化、智能化和多元化的方向發展，而光計算機、量子計算機、化學計算機和生物計算機目前正處于研制的初級階段，但是相信有著極高的可期待性。隨著科學技術的進一步發展，計算機將向著專門化和綜合化、突破性和深入性以及多領域性方向發展，這種新型的計算機技術將會在計算機領域內引起一場新的革命。
2 辦公自動化概述
辦公自動化是實現辦公中的自動化和智能化的重要手段，是建立在計算機信息技術之上的運用現代通訊技術的一種辦公手段。辦公自動化需要人與計算機信息系統的配合，才能綜合的提高辦公的效率，節省辦公的時間。辦公自動化屬于一種新型的辦公體系，主要包括信息傳輸、圖像、文字處理以及數據的處理和分析等內容，需要人機的有效配合，從而得到一種高效率的狀態。
3 計算機應用于辦公自動化的意義
辦公自動化系統充分的李永樂現代信息技術帶來的優勢和便利，不斷的取得進步和發展，而計算機在辦公自動化中的基礎作用也隨著辦公水平的提高而逐漸顯現出來。將計算機應用于辦公自動化，更好的實現了人機信息的有效處理和有效的結合，極大的提高了辦公效益。計算機應用于辦公自動化的意義具體體現在下面幾方面：
3.1 優化了現代辦公的環境
傳統的辦公環境受到很多的條件限制，其中空間對辦公環境的限制尤為明顯，而且空間限制容易造成辦公室內的工作壓力大，氣氛緊張。但是計算機應用于辦公中就很好的改善了辦公的環境，在辦公空間上擴展了很多，優化了辦公環境，辦公人員不再像原先那樣需要埋首于大量的數據報表中，也不需要將一封郵件從這個辦公室送到另一個辦公室。辦公人員可以直接通過計算機網絡分配工作，在計算機上對數據和報表進行分析和整理。計算機在辦公人員之間搭建了一個便利的交流平臺，緩解辦公中的緊張氣氛，提高辦公效率。
3.2 降低了人力資本
傳統的辦公模式中對辦公人員有著極高的工作要求，一方面體現在工作量上，另一方面體現在工作能力上。但是隨著經濟的發展，現代辦公的范圍在不斷地擴大，辦公的信息量也在不斷的增加，如果仍然采用傳統的辦公模式，企事業單位為此就需要聘用更多的勞動力成本來滿足工作的需要。但是計算機應用于辦公自動化，就會提高企業的辦公效率，減少企業的成本投資。
3.3 激發辦公人員的創造力
計算機應用于辦公自動化能夠為辦公人員提供一個更為開放和自由的辦公環境，企業的辦公變得流程化、規范化和標準化。傳統的辦公模式會造成辦公人員工作壓力大，長期會覺得繁雜、刻板和單一乏味。但是計算機應用于辦公自動化，減少了辦公人員的工作量，辦公人員由更多的時間和精力去完善工作方法，從而提高創新的能力。計算機應用于現代辦公自動化中，解放了辦公人員的思維，從而激發其工作熱情和積極性。
4 辦公自動化中的計算機技術應用
辦公自動化中的計算機技術應用主要體現在辦公自動化中的文字和數據處理技術的應用，比如Word、WPS等計算機編輯排版工具主要用于文字的排版處理、版式設計和復制打印之類的辦公活動；而辦公自動化中有關數據的處理技術的應用工具主要有Excel，工作人員可以在計算機上直接完成對表格的制作、處理和設計等操作，從而實現了辦公自動化中的表格處理環節的自動化；多媒體技術在辦公自動化中的應用，主要體現為圖像處理、語音傳真、綜合業務數字網等辦公業務；計算機網絡技術在辦公自動化中的應用，比如視頻會議，可以通過多媒體網絡進行面對面的交談進行辦公，然后通過計算機進行匯總和打印最終決議的可行性報告，這種方式可以允許一人參與許多不同的會議，那么就會節省很多的費用和時間；綜合上面的辦公自動化中的計算機應用的情況，都能夠極大的提高工作效率。
5 辦公自動化進程中計算機技術應用的應對
辦公自動化進程中計算機技術應用的應對主要體現在以下幾方面：
（1）隨著計算機應用領域的不斷擴展，各行業為了適應時展的要求，對從業人員的操作計算機水平的要求勢必要提高，那么計算機應用的等級就相應的需要提高。在實際工作中要結合社會的需要，將理論與實踐相結合，并重進行培訓，一方面提高了辦公從業人員的素質和工作質量，另一方面也滿足了社會進步和發展的需要，促進了整個社會的進步和發展。
（2）由于目前的許多企事業單位的領導和決策者對計算機的應用缺乏足夠的認識，加上財力的限制，直接導致了應用計算機軟件所產生的效益的滯后性，說明我國目前國內的辦公自動化的計算機軟件應用方面還存在著不足之處，比如計算機的購買和硬件的投資以及辦公人員的培訓等都無法滿足當前社會發展的需要。
（3）國外的一些商品化的計算機辦公軟件雖然在開發和實踐應用中有著較為先進的優勢，但是購買費用昂貴以及其應用環境的差異，進入國內并不能充分的發揮其應有的功能。所以在選擇計算機軟件時要充分考慮其適用的條件和應用環境以及具體行業的系統性能要求，從而建設完善適用的辦公室自動化管理體制。
（4）目前由于現有的計算機人員的素質層次不齊，對于使用計算機軟件所需要的計算機理論和操作知識以及外語基礎的掌握程度不同，嚴重影響了計算機技術辦公自動化在實踐中的應用和推廣。為此應該對辦公人員進行專門化的培訓，使其具備一套先進的適用技術手段，保證辦公活動中的業務需求。
（一）連接
通過OA軟件將分散在局域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網絡而存在的虛擬集中式辦公場所。
（二）溝通
及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協同工作的基礎。
（三）協同
以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯系統，將各類管理數據進行抽取、轉換，參與流轉。
（四）監控
工作過程的監督與控制、工作流程狀態、處理時限等都是監控的內容之一。
二、辦公自動化軟件的管理價值
增強管理執行力是辦公自動化軟件的管理價值體現。從管理學的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規范流程、加強溝通以增強管理執行力。在實際應用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現在以下四個方面。
（一）建立內部通訊平臺
平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。
（二）建立信息平臺
公告、調查、討論的讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。
（三）實現工作流轉的自動化
協同流程的建立根據不同的工作對象靈活使用。
（四）實現文件管理的自動化
通過OA辦公平臺進行電子公文的，在協同工作中設置專門的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現了知識的共享。
三、辦公自動化軟件在公司的應用
（一）連接
就廠區而言，公司下屬廠、機關處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網的各個分廠和機關處室的電腦連接起來，在廠區形成了一個依托網絡而存在的虛擬辦公場所。
（二）溝通
通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協同、有新的公告均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎。
（三）協同
協同是網絡辦公的有力體現。協同工作的要素:流程、事件名稱、事件內容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統會自動顯示修改痕跡(如修改的內容、時間、修改者的姓名)。
（四）監控
監控是協同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉的，協同的發起人可以通過查看流程的節點流轉情況來監控事件的處理過程。在協同事件建立時可以進行事項跟蹤的設置。
四、辦公自動化軟件的應用體會
首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺使無效會議減少。
其次，協作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創始人首先倡導的專業化分工的產業模式是一個偉大的創新。但在專業化效率日漸提高的今天，部門和部門、環節和環節之間協作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業建設無邊界組織，消除企業的信息死角，成為企業上下左右溝通劑，而且提高了企業部門間的協作能力，增強了團隊精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業務、每個職員的進度和狀態，了解哪些地方、哪個環節有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。
第四，規范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規則、公司制度進行。同時，杜絕了越權操作，防范了經營風險，增加了監督性。
最重要的一點是實現了知識管理。文檔管理自動化可以使優秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。
五、結束語
第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標準。科技的進步使得企業可以借助計算機技術提升效益。ERP實現企業的資源效率，則務軟件實現企業的資金效率，辦公自動化軟件則提升企業的信急效率、協作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。
在現在教育的發展過程中，計算機技術貫穿整個辦公室自動化的眾多環節，為相關校園內的發展起到重要重要推動作用，但就目前我國辦公自動化的發展現狀而言，仍存在不足之處。本文就辦公自動化環境下計算機信息技術應用存在的不足予以闡述，進而提出相應的辦公室計算機應用的幾點策略。旨在推動我國教育方面辦公自動化的不斷發展，實現教學效率最大化。
【關鍵詞】
辦公自動化；計算機信息技術；存在問題；應用策略
前言：
隨著我國信息社會的不斷發展，計算機技術被各校園內廣泛應用，進而實現辦公自動化的全面發展。辦公自動化主要是指在辦公室中構建完善的自動化信息處理系統，并由教職員工完成對其進行維護、更新、收集等工作，從而對辦公室的各項工作環節予以有效連接，這對有效提高校園內工作效率、促進校園內全面發展有著重要意義。
一、辦公自動化環境下計算機信息技術應用存在的不足
1.1教職員工素質較低
目前，我國的校園大部分為中小型校園，由于中小型學校園內普遍存在規模較小，資金有限等現象，在其招聘職工的過程中，為節約學校財政支出，對應聘者的綜合素質要求較低。因此，大部分教職員工對計算機操作不熟練，這樣的情況不但導致計算機功能發揮受限，也使實際工作量增大，校園內辦公自動化難以全面實施。同時，有些教職員工的道德素養也有所欠缺，致使校園內部文件流失，對校園內的發展產生嚴重不良影響[1]。
1.2辦公室缺乏科學管理制度
在校園內實現辦公自動化的過程中，不僅要求充分應用計算機信息技術，也要求校園內實施科學的管理制度為其做保障。但我國大部分校園內對辦公自動化重視度不夠，校園內對計算機的運用和管理基本流于形式化，這不僅對制約了校園內對計算機應用的發展，也直接影響了校園內效益的提高[2]。
1.3辦公室工作環境差
辦公自動化對于工作環境有一定要求，良好的工作環境能保證計算機技術的功能得以充分運用，但就大部分學校而言，其對計算機技術認識不足，導致辦公自動化應用的環境較差，校園內工作效率也隨之下降[3]。
二、辦公自動化環境下計算機信息技術的應用策略
2.1提高教職員工素養
在計算機技術的不斷發展過程中，辦公自動化也得到了高速的發展。計算機技術在辦公自動化應用中，教職員工良好的工作素質是很有必要的，同時也是計算機技術在辦公自動化中的核心。提高教職員工的的整體素質，校園內可以采取定期培訓的形式，加強教職員工對計算機辦公技術的掌握，對辦公軟件和系統全面且細致的掌握。另外，校園內還可以高薪聘請專業的計算機教職員工，這些專業人員可以帶領其他的教職員工中一起努力，為校園內的發展起到了重要的意義，在一定程度上也提升了校園內效益[4]。
2.2強化辦公室管理制度
在計算機技術運用到辦公自動化的過程中，教職員工應當對計算機技術進行行之有效的選擇，并根據實際情況制定完整的辦公自動化管理制度，讓計算機技術在辦公自動化的應用運行中有據可依。校園內要根據計算機的應用形式，從不同的角度充分考慮辦公自動化的構建制度，將計算機技術的優勢和功能得以最大化的發揮。另外，校園內還可以結合一下國外的先進技術、工作經驗和管理制度，以為更好地強化辦公室的管理制度[5]。
2.3改善辦公室運行環境
想要高效地發展校園內的經濟效益，就要先構建良好的辦公自動化運行條件。校園內應當結合自身的發展特點和情況，在辦公自動化的系統中，適當的安裝防火墻和殺毒軟件，這樣可以對辦公自動化在運行的過程中進行全面的管理和檢查，為計算機技術的使用創造了良好的運行環境。
三、結論
綜上所述，本文對辦公自動化環境下的計算機信息技術進行了分析和探討，根據校園內的時機情況提出了一下建議性的意見。隨著我國現代化的不斷發展，我國教育事業的發展也出現了新的方向和機遇，因此，在這樣的發展狀態下，校園內應當重視計算機信息技術的全面利用，將計算機信息技術的功能充分發揮出來，利用多元化的形式，不斷提高教職員工的綜合素質，構建完善的辦公自動化體系，在有效提高校園內發展的同時也更進一步的促進了我國社會經濟的發展。
作者：賈寧 單位：日照市衛生學校
參考文獻
[1]鐘玲.辦公自動化中的計算機技術應用[J].信息與電腦(理論版)，2016，(04):64+66.
[2]張洪.基于應用型創新人才培養的實踐教學改革探究[J].現代教育技術，2015，(10):119-125.
[3]張永春.計算機信息處理技術在辦公自動化上應用策略探討[J].數字技術與應用，2015，(07):205.
【關鍵詞】辦公自動化 信息化處理技術 應用分析
在現代化辦公需求下，如何更好地提升各類數據信息處理能力，這已經成為了現代化辦公所面臨的一個重要需求。在系統化、復雜化的形式和要求下，計算機辦公自動化的出現和應用，有效地滿足了相應需求，并且對傳統信息處理手段進行了改進，在提升效率和效果的同時，也大幅度降低了時間成本、人力成本以及物力成本，是現代化辦公體系構建的核心。
1 計算機辦公自動化技術的分析
作為當前新的辦公方式，計算機辦公自動化技術的出現和應用逐漸受到了更多的認可和關注。計算機辦公自動化技術的應用，通過構建一套以計算機技術和網絡技術為核心的現代化辦公體系，實現了對各類信息的存儲、傳輸、操作等多方面的需求。在當前技術不斷發展的過程中，計算機辦公自動化技術在應用上展現了更多的優勢，同時伴隨著更多新技術的發展和完善，也實現了更多的功能。通過計算機辦公自動化技術的應用，讓辦公活動的開展更加明朗、清晰、簡潔和效率，同時對傳統的辦公體系和模式進行了優化和調整。
2 計算機辦公自動化技g應用
2.1 信息
通過對計算機技術的應用，企業可以依靠一個信息化的平臺，結合網絡技術來實現對信息的和內部信息的交流。在現代化企業內部辦公工作開展的過程中，如何確保信息的流暢、快速、高效、及時流通這是非常關鍵的。在信息的過程中，計算機辦公自動化技術的應用，實現了對相關需求的及時響應。例如，在辦公內部的OA系統當中，員工可以在其中自身工作中的一些意見建議，進行技術交流。通過OA系統，企業的管理者也可以對于相關的公告進行。員工也可以通過OA系統來對于企業內部的具體經營情況和動態進行掌握了解。內部信息和交流是辦公自動化發展中的重要一部分內容，同時也是計算機辦公自動化技術應用的重點。通過對內部信息溝通渠道的構建，可以在企業內部打造一個更加高效的信息交互流程，這樣整個內部管理行為就會更加高效、準確，同時對于市場的控制效果也可以得到更好地提升。
2.2 數據的處理
對于辦公自動化來說，新技術的應用也從多個角度，對于數據的處理需求進行了實現和滿足。例如，在對于數據進行分析的過程中，我們可以利用數據庫軟件，對于辦公中相關數據進行調用、分析、刪除、修改、查找等操作，同時也可以結合需求對數據進行輸出處理，這樣數據既可以實現獨立分析，同時也可以滿足多方面的應用需求，對于提升辦公效率也是非常有幫助的。對于文字處理的需求上，通過計算機系統的相應文字處理軟件，可以更加規范快速地進行文字信息內容的編輯、存儲、刪除以及修改，同時也可以進行打印和發送等操作。相關軟件在應用中對辦公過程進行了更好地簡化，同時操作上也十分便捷，具有良好的工作效率。在對于表格文件的處理上，相應的軟件系統個也可以提供支持，同時對于數據采取各種不同更多函數運算，提升了對表格數據的處理能力。
2.3 多媒體處理
計算機信息技術在應用的中，對于視頻文件、語音文件、圖像文件等進處理上也有著明顯的有事。例如，利用圖片處理軟件，可以對辦公中需要的各類圖片內容進行處理，利用打印機和掃描儀進行輸出輸入，實現對紙質文件數字化的轉變。
2.4 遠程會議
遠程會議是計算機辦公自動化技術應用的另一個重點和體現，可以對傳統的會議方式和內部溝通交流方式進行改變。通過遠程會議，可以利用網絡來對于不同空間的人進行連接。通過一個遠程的網絡化平臺，不同人員可以在同一時間進行溝通和參與會議。這種技術的應用，突破了時間和空間方面的限制，同時也對于會議成本進行了降低，提升了會議效率。每一個成員都可以利用網絡來對自身的意見和簡潔進行表達，這樣對提升整體辦公效率也是非常關鍵的。
2.5 文件處理
在計算機辦公自動化技術應用的過程中，通過對文檢工作站進行構建，可以讓辦公中所需要的各類文件得到更加高效、可靠的管理，對提升辦公自動化開展效果也是非常有效的。通過計算機信息化系統，構建一個文件處理平臺，再利用網絡對工作站進行連接，每個工作人員都可以連接到工作站當中。例如，員工A可以在工作站中對于一份合同材料進行編輯，員工B可以直接在工作站中進行修改和審查，員工C則在確認A和B完成自身編輯修改操作之后，提交進行下一步的審核。這種文件處理方式，也可以讓內部工作流程更加透明，同時也減少了個人人為因素對于文件資料的影響，提升了文件資料的安全性。
2.6 協同工作
計算機辦公自動化技術應用中，可以構建一個更加高效的協同系統。內部的審核工作、郵件、通知等都可以通過協同流程來進行完成，同時不同權限的人員在不同層級進行處理。辦公自動化系統該應用上，也可以讓系統的功能得到不斷地眼神和擴展，可以適應企業不同業務流程的實際需求。另外，對于流程執行的過程中，也可以實現實時追蹤，對緊急事件審核過程可以更好地進行督促，這對于優化內部辦公效率，提升協同水平都是非常關鍵的。雖然每個企業內部的流程都存在著不同的差異，但是通過對計算機辦公自動化技術的合理應用，可以更好地滿足不同業務流程的需求，讓內部協作更加順利、可靠。
3 結束語
總之，對于現代辦公需求不斷提升和發展來說，計算機辦公自動化的應用已經成為了重要的發展趨勢。通過構建信息化的辦公環境，可以更加高效、快捷、準確、低成本地完成各類問題的處理，同時也保障了信息的安全性和可靠性。對現代企業發展來說，計算機辦公自動化技術的應用，也大幅度降低了內部的經營管理成本，保證了辦公效率。
參考文獻
[1]王啟迅.政府辦公自動化現存問題及發展趨勢研究[J].辦公室業務，2016（22）.
[2]萬玲麗.綜述現代辦公自動化中計算機的應用[J].電腦迷，2016（07）.
[3]李倩，李娟，秦芳.淺論高校實現辦公自動化的意義[J].電腦迷，2016（07）.
[4]王雁.辦公自動化中的計算機技術應用[J].電子技術與軟件工程，2016（21）.
作者簡介
崔健（1979-），男，天津市人。大學本科學歷。現為天津三星電子有限公司公司助理工程師。研究方向為電子企業辦公自動化。
