時間：2022-10-21 20:46:07
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息化論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1建設任務繁重,人員專業(yè)化程度不高
在檔案信息化建設過程中,首先要對現(xiàn)存檔案進行數(shù)據(jù)化處理,通過縮微、掃描等手段,將照片、音像、文書、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。然后根據(jù)檔案管理規(guī)范,便于檢索利用,對其歸類,并根據(jù)電子信息技術的進步,更新軟件,設置防火墻,進行數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等防范措施。信息化時代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力,檔案管理員需熟練使用計算機同時又精通檔案業(yè)務知識。但在目前高校重視教學、科研的情況下,學校很少會把檔案管理視為重點,去培育優(yōu)秀的檔案管理人員,人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設的瓶頸。
2對策及措施
2.1加快信息化建設規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設的任務和重點,指導高校檔案管理規(guī)范的建設、運行、管理及維護工作,使高校檔案信息化建設有規(guī)可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規(guī)章制度隨著工作實踐不斷完善,以保證檔案規(guī)章制度的權威性。
2.2增加資金投入,加強軟硬件基礎設施高校檔案業(yè)務要正常運行需要配置計算機、網(wǎng)絡軟硬件、復印機及掃描儀等設備,這是一項投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領導重視和支持,加大資金投入力度,是實現(xiàn)、加速檔案信息化建設的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設備。最后,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅持爭取財政支持與積極自籌相結合,使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應有的作用。
2.3加強檔案信息源建設,完善檔案管理應用系統(tǒng)充分利用檔案信息化管理軟件,在檔案管理應用系統(tǒng)中給與各部門權限,使全校各部門可根據(jù)自己的權限范圍在應用系統(tǒng)中分類傳閱相關文件,并注明處理意見,只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單,從而減少了檔案館數(shù)據(jù)錄入工作?；蛘邫n案管理部門組織大量人力,以人工輸入的方式錄入檔案數(shù)據(jù),有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化,保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網(wǎng)工作,把檔案數(shù)據(jù)庫作為學校重要信息資源,構建全校檔案文獻數(shù)據(jù)庫。同時充分利用并發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案部門網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案業(yè)務的服務窗口。
2.4加強人才培養(yǎng),提高隊伍素質(zhì)檔案管理部門要堅持以人為本,一方面充分調(diào)動管理人員學習的積極性,既要熟練掌握檔案方面的專業(yè)知識,還要熟練操作計算機技術,包括檔案數(shù)據(jù)的錄入、校內(nèi)外網(wǎng)絡的連接、圖像處理、數(shù)據(jù)庫使用、網(wǎng)頁制作等。另一方面,引進既具備檔案業(yè)務能力又能熟練操作計算機的復合型人才,同時選送檔案管理人員定期進行檔案業(yè)務培訓,通過繼續(xù)教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識,使其不斷更新、擴展檔案業(yè)務知識,提高管理人員檔案業(yè)務能力和水平。
作者：薛斌馬歡薛文單位：西安工程大學檔案館西安理工大學
一、城建檔案信息化工作人員素質(zhì)有待提高
城建檔案信息化建設的關鍵在人。因此要推動信息化建設，工作人員首先要具備現(xiàn)代化網(wǎng)絡知識和專業(yè)知識，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，缺乏相應的技術人才，尤其是城建檔案信息處理復合型人才。因此，盡管有的檔案館引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時，隨著城市建設的飛速發(fā)展，每年城建檔案館接收入館的檔案數(shù)量激增，由于目前的相應的工作人員數(shù)量有限，在檔案業(yè)務指導、查詢、利用等工作量已經(jīng)飽和，根本沒有時間和精力去顧及檔案的信息化工作。
二、加強城建檔案信息化建設的對策
（一）積極開發(fā)城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據(jù)實際情況的需要積極開發(fā)適用于城建檔案信息化建設的軟件技術，建立安全穩(wěn)定的信息軟件系統(tǒng)。在進行信息化處理過程中，要把安全、穩(wěn)定和保密放在第一位，確保歸檔的數(shù)據(jù)和信息不被破壞和損毀。對于檔案，要采取嚴格的安全保護措施，一律不得與網(wǎng)絡連接；對于非文件，即使在網(wǎng)上查詢，也要采取身份確認、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計算機病毒侵入造成數(shù)據(jù)破壞，確保軟件系統(tǒng)和和數(shù)據(jù)的安全。
（二）實現(xiàn)城建檔案信息管理規(guī)范化。在城建檔案信息管理實踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規(guī)范體系，建立管理、業(yè)務、技術三個層面的操作標準與規(guī)范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規(guī)范》、《城建檔案信息化技術保障細則》等規(guī)章制度，為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。其次，要適應時代和社會發(fā)展的需要，積極探索網(wǎng)絡環(huán)境下的保護知識產(chǎn)權與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設評估體系，以評促建、以評促改，通過對城建檔案信息化建設與管理的評估來推動城建檔案信息管理規(guī)范化的落實。
（三）加大城建檔案信息化建設的資金支持。各地城建檔案館和主管部門要在設備投入方面給予大力支持，積極改善城建檔案工作的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，在工作人員待遇、經(jīng)費使用等方面，有關部門應該重視和解決工作中現(xiàn)實存在的問題，以便于為工作的開展創(chuàng)造良好的條件。
（四）提高城建檔案工作人員的素質(zhì)。實現(xiàn)管理的高效化、規(guī)范化要靠人才，實現(xiàn)技術的創(chuàng)新也要靠人才。推動城建檔案信息化建設，根本在于提高城建檔案工作人員的素質(zhì)。首先，提高檔案人員的計算機操作水平，使他們在能力、意識上都能跟上時代的步伐。其次，加強對檔案工作人員的培訓力度，尤其要對在職人員加強專業(yè)知識的培訓，使他們不僅要具備現(xiàn)代信息技術知識，還要具備過硬的專業(yè)知識，把他們塑造成為復合型應用人才，要在工作過程中鍛煉人、發(fā)現(xiàn)人、培養(yǎng)人、提拔人。再次，改善人才結構和知識結構，引進一些計算機技術、信息網(wǎng)絡技術、軟件開發(fā)與維護等計算機學方面的專業(yè)人才，改善目前城建檔案工作人員的專業(yè)知識結構，建立一支由檔案分析、市場調(diào)研、檔案采編等不同人才組合起來的城建檔案信息人才隊伍。
作者：楊濤單位：寧安市城鎮(zhèn)建設管理處
[論文摘要]本文首先對當前檔案管理信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展進行了初步的分析，然后針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合筆者的工作經(jīng)驗，探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。
隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。
一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀
社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
1、社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2、檔案管理基礎工作標準化規(guī)范化仍需改進。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。
4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、加強檔案管理信息化建設
1、建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)。
在系統(tǒng)內(nèi)建設數(shù)字化綜合應用平臺。建立健全內(nèi)部服務網(wǎng)和公眾服務網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設，根據(jù)系統(tǒng)建設需求，采購必要的硬件設備，為系統(tǒng)提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
2、加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵
2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復制，以防止信息損失。
三、檔案管理信息化建設應采取的措施
1、加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。
進入21世紀以來，由于現(xiàn)代信息化技術得到突飛猛進的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，詳細內(nèi)容請看下文淺談科技檔案管理信息化建設。
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。
科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。科技檔案對于企業(yè)建設與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價值。
對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。
當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產(chǎn)，應用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。
（一）基礎設施不斷改善信息系統(tǒng)由硬件和軟件組成。我國城建檔案館大多數(shù)是上世紀80年代初建立，當初計算機非常昂貴，使用計算機進行管理的門檻很高。隨著計算機性能大幅上升而價格卻大幅下降，硬件對城建檔案信息化的限制在減少，越來越多的地區(qū)引入計算機進行信息化管理。當前，各地硬件設施基本齊備，能夠滿足城建檔案信息化的基本要求。相比硬件，信息系統(tǒng)的軟件更為關鍵。當前，絕大多數(shù)的大中城市和部分縣級市已開發(fā)或引進城建檔案管理系統(tǒng)，一些條件較好的地區(qū)采用地理信息系統(tǒng)軟件（GIS），將城市地上建筑、地下管線、地下設施等信息進行整合，最大限度地實現(xiàn)了對城建檔案信息的充分利用，生成了對城市規(guī)劃、建設的決策起到重要決策意義的數(shù)據(jù)。
（二）信息資源日漸豐富信息資源的一個直接來源是傳統(tǒng)檔案。現(xiàn)在，各地正逐步將傳統(tǒng)檔案資源轉(zhuǎn)換為可被計算機識別、處理的數(shù)字化信息資源。武漢市城建檔案館是全部館藏數(shù)字化的第一家，其他如天津、上海、杭州等地的城建檔案數(shù)字化工作也已達到相當?shù)囊?guī)模。一些地方受制于實際情況，暫時不能將全部檔案數(shù)字化，但也有計劃有步驟的將重點檔案、珍貴檔案、高使用率檔案等進行先期處理。建設單位在工程建設過程中產(chǎn)生的大量電子文件是信息資源的另一個重要來源。當前，少數(shù)城建檔案館進行的電子文檔歸檔實踐。當前的電子文檔歸檔工作僅局限于建設工程領域，今后還有可能擴展到建設系統(tǒng)業(yè)務管理電子文件等領域。
（三）制度建設不斷深入進入新世紀以來，政策方面，中辦、國辦、國家檔案局、住房城鄉(xiāng)建設部至少出臺《電子文件管理暫行辦法》等4項相關政策；標準方面，住房城鄉(xiāng)建設部了設計電子文件管理的1個國家標準、3個行業(yè)標準。國家檔案局也了涉及電子文件管理的5個國家標準、7個行業(yè)標準。一系列的文件大大規(guī)范和推進了城建檔案信息化建設進程。
二、城建檔案信息化建設存在的不足
（一）總體戰(zhàn)略定位模糊一是信息化建設在城建檔案事業(yè)的發(fā)展進程中到底處于什么地位、擺在什么位置？二是通過信息化建設，我們要實現(xiàn)什么目標、發(fā)揮什么作用、達到什么目的？三是如果不開展信息化建設，又將產(chǎn)生什么影響、出現(xiàn)什么后果？對這些問題的回答直接影響到我們對信息化城建檔案和傳統(tǒng)城建檔案的認識，進而影響城建檔案信息化建設的方向。
（二）標準化建設滯后城建檔案信息化工作缺乏系統(tǒng)設計，尤其是標準化建設滯后，導致城建檔案在信息共享和信息搜集方面出現(xiàn)困難。當前，城建檔案信息化工作雖然有“統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導；統(tǒng)一標準，聯(lián)合建設；互聯(lián)互通，資源共享”的指導方針，但在實踐中往往各自為政。各地城建檔案館低水平、重復開發(fā)的管理系統(tǒng)，在工作中很難互聯(lián)互通，各地城建檔案館信息資源之間孤立。
（三）復合型人才不足人才是城建檔案信息化建設的重要保障。傳統(tǒng)城建檔案管理主要靠人力對檔案實體進行精細整理，工作人員需要具有相當?shù)呢熑涡?，但對其技術素養(yǎng)要求不是很高。而城建檔案信息化建設是一項跨學科的、專業(yè)性強的工作，亟需懂信息技術、懂檔案管理、懂城市建設的復合人才。在多年的城建檔案信息化建設中，城建檔案館逐漸培養(yǎng)了一批人才，但數(shù)量和質(zhì)量上還不能滿足當前的要求。
（四）主動服務意識不強城建檔案中存在大量信息。傳統(tǒng)城建檔案只是將這些信息簡單堆在一起，并僅將其作為必須要保存的信息加以處理，而其日常工作也往往處于一種等客上門，你來我調(diào)，有就提供。在這種情況下，城建檔案維護和管理人員容易形成慣性思維，對于如何為領導決策提供參考，如何為社會大眾服務考慮不多，缺乏主動服務的意識。
三、城建檔案信息化建設的策略
（一）結合時代背景進行戰(zhàn)略設計城建檔案包含有大量的信息，傳統(tǒng)時代，城建檔案館沒有手段管理檔案信息，只能管理檔案載體。信息時代，信息是資源，是生產(chǎn)力，城建檔案的管理工作要從管理檔案向管理信息轉(zhuǎn)變。當前，各個行業(yè)都在搶占信息制高點，城建檔案信息化工作也處于重要的戰(zhàn)略機遇期。隨著《政府信息公開條例》的頒布和現(xiàn)行文件服務中心紛紛建立，城建檔案的利用環(huán)境也不斷發(fā)生變化。面對社會和技術的發(fā)展，有關部門應及早做出戰(zhàn)略規(guī)劃，從而順應社會發(fā)展趨勢。
（二）繼續(xù)完善行業(yè)標準當前，城建檔案信息化標準建設亟待加強。盡管在2004年《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》（以下簡稱《綱要》）中，提出過類似目標，但《綱要》只是一個規(guī)劃，沒有形成標準。同時《綱要》建議各地城建檔案部門結合自己情況制定目標，這雖然能促進各地快速開展工作，但也導致了一些地方在準備不足，尚無統(tǒng)一標準的情況下匆忙上馬，盲目信息化，數(shù)據(jù)質(zhì)量不高且不同地區(qū)間無法交流，形成信息孤島。繼續(xù)完善行業(yè)標準就是要打破上述信息孤島，提高信息質(zhì)量。通過不斷完善行業(yè)標準，一方面可以推動各地數(shù)據(jù)兼容，另一方面將城市檔案信息化融入到數(shù)字城市、電子政務等更大框架下進行系統(tǒng)設計，使得信息化的城建檔案發(fā)揮更大的效益，體現(xiàn)更多的價值。
（三）依托高校資源開展復合人才的培養(yǎng)城建檔案信息化的關鍵在于高素質(zhì)人才。城建檔案信息化需要工作人員除具有檔案學知識以及城市建設知識外，還必須有較高的信息素養(yǎng)，而這樣的復合型人才非常稀缺。高校是培養(yǎng)人才的主陣地，相關部門可以依托高校資源開展短期培訓和長期培養(yǎng)。
1引言
隨著現(xiàn)代信息技術的高速發(fā)展，特別是近年來新媒體的大量涌現(xiàn)，信息化建設在全世界全面鋪開。作為世界經(jīng)濟大國、經(jīng)濟強國的中華人民共和國，各個領域的信息化建設也走在世界的前列，無論是在工業(yè)、國防、教育、交通、行政管理，還是在我國不發(fā)達的農(nóng)業(yè)領域內(nèi)，均都實現(xiàn)了不同程度的信息化，部分領域內(nèi)還走在了世界前列。毫不例外，高職高專院校在肩挑培養(yǎng)祖國棟梁重任的同時，沒有忘記人才培養(yǎng)的宗旨：培養(yǎng)合格的、適應社會發(fā)展的社會主義接班人。為此，全國各個高校都在努力加快本校的信息化建設，以便適應與外界的信息溝通和銜接。而作為高職高專院校管理的檔案室，加快學校各類檔案，支撐學校全面戰(zhàn)略人才培養(yǎng)目標實現(xiàn)，建設技術型職業(yè)院校，顯得尤為重要。本文以南陽醫(yī)學高等?？茖W校為例，探討新媒體環(huán)境下高職高專院校檔案信息化建設。
2南陽醫(yī)學高等?？茖W校及檔案室基本情況
南陽醫(yī)學高等專科學校位于河南南陽臥龍崗上，是我國醫(yī)圣張仲景的故里，也是我國三國時期著名軍事家諸葛事家諸葛亮的躬耕地。于2004年經(jīng)國家教育部批準升格為南陽醫(yī)學高等?？茖W校，是一所培養(yǎng)醫(yī)療、衛(wèi)生、保健、醫(yī)藥制造及醫(yī)技的技術型的高職高專院校，主要面向農(nóng)村、縣級醫(yī)院及各個藥品制造企業(yè)培養(yǎng)合格使用人才。學校檔案室負責收集整理學校各類文書和各類有價值的資料，包括學校上級來文來稿和各處室及附屬部門的上報材料及原始資料。
3重視不夠，資金投入不足
高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門，在南陽醫(yī)學高等?？茖W校管理中，連學校二級處室也算不上，隸屬于學校二級部門校黨委辦的下轄科室。長期以來得不到相應的重視，更談不上現(xiàn)代化建設。甚至連對檔案室的工作職責、工作內(nèi)容、工作方法、工作性質(zhì)等最基本知識都不了解，更談不上檔案室對學校的發(fā)展作用的認識有多深。學校領導重視不夠，資金投入不足是上述困境的主要原因，在此情況下，檔案室信息化建設舉步維艱：截至目前，南陽醫(yī)學高等?？茖W校檔案室各類檔案集中在一個屋子里，無論是分門別類還是通風防潮等各方面均不合格；管理上還停留在上世紀八十年代手工登錄，雖然才建設自動化管理，僅僅是單機自建電子表格形式管理，連一個自動化管理軟件也沒有，特別是在上級來檢查財務工作時，財務檔案中的憑證查找真如大海撈針，費時費工，嚴重影響工作效率。這些都嚴重影響了高職高專院校檔案信息化建設進程。不切實際，信息化建設不科學科學性是高職高專院校培養(yǎng)人才的最基本要求，所以科學性應貫穿于學校的各項工作中，就是高職高專院校的檔案室建設也應遵循科學性，保證檔案室建設的科學、合理、遠見等要求，保證檔案室建設50年不落后。南陽醫(yī)學高等?？茖W校檔案室建設之處沒有征詢學校各部門，特別是校兩辦的意見，沒有根據(jù)實際工作需要進行可行性報告，最終導致目前檔案室位置偏僻、空間狹小、管理落后、信息不暢等困境。館藏內(nèi)容匱乏，信息化資源結構殘缺作為高職高專院校歷史資料的收藏家，檔案室理應在科學的管理體系下，按照規(guī)范、科學的架構體系下，對高職高專院校發(fā)生的各項業(yè)務和開展的各項工作進行全面、完整、系統(tǒng)、規(guī)則地記錄和保存，從而保證對高職高專院校歷史的還原。南陽醫(yī)學高等?？茖W校檔案室由于種種原因，致使檔案管理體制和管理機制不科學，檔案信息收集不全，各年度還有零散于部門間，特別是一些教學寶貴資料流落于各系，隨著各系領導班子的更替，個別教學檔案資料丟失時有發(fā)生。目前南陽醫(yī)學高等專科學校檔案室紅頭文件較多，財務檔案資料齊全，教學文件、學生管理文件、重點建設檔案、科學研究資料等專門檔案較少；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多，現(xiàn)代電子檔案少；原始檔案多，加工整理的檔案少，這些嚴重影響了檔案信息化建設步伐。
4加大宣傳，尋求領導支持，確保資金到位
高職高專院校檔案信息化建設之所以存在以上諸多困境，歸根結底在于領導不重視。所以要確立“建設宣傳要到位，要宣傳到校領導崗位上”的思想。作為高職高專院校檔案管理人員，如何能夠做到宣傳到位，作者認為需從以下幾方面著手：第一，制定出科學合理的學校檔案信息化建設方案；第二，按照方案實施第一步在全校范圍內(nèi)展開全面的問卷調(diào)查，問卷調(diào)查設計一定要做到全面、客觀、覆蓋面廣，包括教師、在校學生、畢業(yè)生等；第三，把收集上來的問卷調(diào)查進行匯總、統(tǒng)計、分析，依據(jù)有關統(tǒng)計學原理形成科學的統(tǒng)計結果，進而形成有理有據(jù)的學校檔案信息化建設可行性報告。有了檔案信息化建設可行性報告，依據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)參照市場價格，匯總出建設經(jīng)費預算。在第一手資料面前，校領導看到科學、翔實可行性報告、經(jīng)費預算，無不說檔案管理工作扎實，為了學校的長遠發(fā)展，加大資金投入。按照專業(yè)化標準，配備專業(yè)化技術人才檔案室是高職高專院校歷史檔案信息的唯一集中地，檔案工作專業(yè)性極強，沒有專業(yè)人員去管理，是管不好的。為此，要想搞好高職高專院校檔案信息化建設，就必須采用引進和培養(yǎng)等多種方式建立專業(yè)性管理梯隊，把哪些責任心強、專業(yè)水平高的科班出身的專業(yè)技術人員安排到檔案管理具體崗位上，特別是在近年升本之際，為了提高各類歷史資料，尤其是專業(yè)設備、圖書、辦公設施、房屋、土地等硬性指標的歷史檔案，有必要盡快向檔案室安排計算機專業(yè)、信息管理專業(yè)、財務管理專業(yè)、資產(chǎn)評估專業(yè)等專業(yè)性技術人才，以確保檔案工作按照專業(yè)技術標準科學布局，正常發(fā)展，為學校升本資料收集和整理提供智力支撐?？茖W規(guī)范，建章立制，保證檔案信息收集到位隨著信息技術水平的提高，要想做好高職高專院校檔案信息化建設，就必須首先從機制和制度上著手，制定出符合當前和今后較長時間不落后的管理機制和管理規(guī)定。首先是在高職高專院校建立由學校領導掛帥、院系、處室、管轄單位為基本管理細胞的網(wǎng)絡管理體系，要做到全覆蓋，不留死角，在各院系、處室、管轄單位中指定專人負責本部門的檔案員，負責本單位檔案資料的收集、整理和上報等工作；其次是建立獎罰分明的獎懲體系，以便調(diào)動所有檔案管理員的工作積極性，使其由從前的“不想管、不愿管”，到如今的“我管、我要管，我想管”，充分發(fā)揮各個檔案管理員的主觀能動性，最大限度地為檔案工作作出個人應有的貢獻。
作者:郭峰單位:南陽醫(yī)學高等?？茖W校
1.1檔案管理信息化可以確保農(nóng)業(yè)決策方向的正確性
只有加強對農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化管理，才能在農(nóng)業(yè)科技發(fā)展的過程中提供準確、可靠的信息，使相關人員準確把握農(nóng)業(yè)發(fā)展情況，制定出切實可行的經(jīng)營方案，提高農(nóng)業(yè)發(fā)展效益。
1.2檔案管理信息化有利于農(nóng)業(yè)科技部門及時解決發(fā)展中出現(xiàn)的問題
農(nóng)業(yè)科技發(fā)展朝著復雜化的方向發(fā)展，尤其是我國加入世界貿(mào)易組織以來，農(nóng)業(yè)不僅要面對國內(nèi)市場的競爭，也要在世界之林立足，如果在經(jīng)營的過程中沒有收集詳細的檔案材料，不了解自身的發(fā)展情況，就很難制定出規(guī)避風險的策略，也不能有效解決農(nóng)業(yè)發(fā)展中存在的問題。檔案管理信息化能維護農(nóng)業(yè)經(jīng)營者的合法權益，例如，在雇傭關系中，一旦發(fā)生賠償情況，員工和農(nóng)業(yè)決策者可根據(jù)檔案資料進行合理索賠。
2農(nóng)業(yè)科技檔案管理中出現(xiàn)的問題
2.1檔案管理體系存在漏洞
農(nóng)業(yè)科技檔案的管理沒有采取有效措施進行檔案的分級化管理，農(nóng)業(yè)科技檔案管理體系不完善，很多管理規(guī)章沒有在審查的基礎上落實，沒有建立有效的農(nóng)業(yè)科技檔案管理評價機制，檔案的管理和控制具有不徹底性。
2.2沒有樹立現(xiàn)代化的農(nóng)業(yè)科技檔案管理意識
沒有采取有效手段進行檔案管理，沒有根據(jù)農(nóng)業(yè)發(fā)展的實際情況對檔案進行跟蹤，在管理檔案時信息化的管理理念不強烈。農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員法律意識淡薄，沒有制定相關的信息化制度約束農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的行為。
2.3農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員沒有更新自身的思想觀念
在檔案管理過程中，管理人員沒有及時更新農(nóng)業(yè)科技檔案管理的知識儲備，沒有根據(jù)社會的發(fā)展提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理的思想覺悟。
2.4農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的素質(zhì)有待提高
農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的知識面窄，對農(nóng)業(yè)科技檔案管理知識僅僅略知一二，在進行農(nóng)業(yè)科技檔案管理時，也沒有聯(lián)系其他學科的知識，農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的知識結構有待于完善，沒有及時更新知識，對信息技術的應用跟不上時展步伐。
3促進農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化的有效措施
3.1農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員要更新自身的思想觀念
在檔案信息化管理過程中，管理人員要充分認識到檔案信息化管理的重要性，在提高思想覺悟的基礎上，更新自身觀念，摒棄那些與信息化建設不相符的觀念，樹立依靠科學技術進行檔案管理的新觀念，樹立與經(jīng)濟發(fā)展相協(xié)調(diào)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理觀念，將檔案的被動化管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃踊芾?，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作順應時展，提高部門經(jīng)濟水平。
3.2提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理者的綜合素質(zhì)
提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理者的綜合素質(zhì)是實現(xiàn)檔案信息化管理的必然要求，檔案管理要綜合運用各學科的專業(yè)知識，覆蓋的知識面非常廣。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員要有豐富的知識儲備，不僅要研究檔案學知識，也要不斷學習其他學科的知識。要提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的知識水平，完善并不斷更新農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的知識結構，使其掌握一定的信息技術。根據(jù)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的年齡、性格等特征進行分級管理，定期培訓，提高其職業(yè)技能和道德素質(zhì)，以實現(xiàn)檔案管理信息化。
4結語
［關鍵詞］食品檢驗；檔案信息化管理；人才培養(yǎng)
疾病預防控制中心的主要職責是保障人民群眾的身體健康，維護社會穩(wěn)定，可是近年來發(fā)生的“地溝油”“瘦肉精”“毒生姜”等食品安全事件已對人民群眾的健康造成了嚴重的威脅。因此，作為疾控中心的工作人員我們有責任和使命對食品生產(chǎn)經(jīng)營行業(yè)進行嚴格監(jiān)管，在強調(diào)食品生產(chǎn)經(jīng)營者必須保證食品安全、承擔社會責任的同時，要了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的重要性，因為它是食品監(jiān)管工作不可缺失的組成部分和重要的輔助工具，對食品生產(chǎn)經(jīng)營行業(yè)監(jiān)管過程中形成的各種記錄資料進行規(guī)范化管理，能為食品安全監(jiān)管工作的正常、有效運行提供有力的保障。
1食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化管理的作用
食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作，是指過去和現(xiàn)在的食品安全監(jiān)管部門在從事食品安全監(jiān)督檢查、監(jiān)測、許可等活動中直接形成的對監(jiān)督機關和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化管理的作用包括以下三個方面。
1．1了解食品生產(chǎn)經(jīng)營狀況
完整、規(guī)范的食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作包含了食品生產(chǎn)經(jīng)營者的單位名稱、地址、負責人、經(jīng)營項目、聯(lián)系方式、許可辦理情況、從業(yè)人員健康檢查情況以及抽樣檢測情況、日常監(jiān)督情況、投訴舉報情況、行政處罰情況等內(nèi)容。利用這些檔案資料有利于監(jiān)管者了解食品生產(chǎn)經(jīng)營者的經(jīng)營狀況，以便及時、準確食品安全相關信息，引導社會公眾進行安全、健康的飲食消費。
1．2掌握食品安全監(jiān)管概況
食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作詳細記載了日常監(jiān)管工作中的各種信息，是日常監(jiān)管工作的真實記錄。通過研究食品安全監(jiān)管工作檔案，可以獲知區(qū)域食品安全監(jiān)督覆蓋率、監(jiān)督頻率、食品相關產(chǎn)品的抽檢合格率等指標，有利于掌握區(qū)域食品安全監(jiān)管情況，從而指導食品安全監(jiān)督機構高效開展食品安全監(jiān)督。
1．3提供食品安全措施實施依據(jù)
隨著社會的發(fā)展，科學管理和有效利用檔案已成為食品安全監(jiān)管工作的重要環(huán)節(jié)。通過分析食品安全監(jiān)管工作檔案，監(jiān)管部門能對一些食品安全風險進行預測，從而有目的地開展食品污染以及食品中有害因素的監(jiān)測，由此制定預警工作計劃，采取有效的食品安全防控措施。
2食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化建設存在的問題和困難
2．1制度不健全
食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作制度建設不健全，沒有針對食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的規(guī)范制度，使得食品安全監(jiān)管檔案工作無法做到標準化、規(guī)范化，其工作開展也得不到有力保證。
2．2歸檔意識不強
一些同志對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作的檔案重要性認識不深，忽視食品安全監(jiān)管工作檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作，導致食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作歸檔材料內(nèi)容不全，歸檔形式多樣，而且檔案遺失、損壞等現(xiàn)象時有發(fā)生。
2．3管理水平不高
目前，監(jiān)督員隊伍的專業(yè)素質(zhì)和工作能力參差不齊，部分人員專業(yè)知識老化，對新知識學習能力不強，計算機操作水平跟不上時展的需要；加之近年來由于機構改革、人員輪崗等原因，致使食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的管理水平不高，食品安全監(jiān)管工作檔案的延續(xù)性受到了嚴重影響。許多評先評優(yōu)、提檔升級、行政處罰等重要檔案材料未能及時歸檔，使食品生產(chǎn)經(jīng)營單位的食品安全信息不能全面、準確地顯示出來。
2．4信息化建設不夠
當前，人民群眾對自我保健高度重視，對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作也提出了更高的要求。如果還停滯在保持紙質(zhì)檔案的收集階段，面對不斷增多的電子檔案、聲像檔案的收集認識不上去，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術手段，想迅速準確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。因此，只有逐步改變原來落后單一的手工操作方式，代之以現(xiàn)代科學的管理方法和先進的科學技術，開發(fā)食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的管理軟件數(shù)據(jù)庫，利用計算機和計算機網(wǎng)絡進行食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案的整理、立卷、編號、制作檢索工具、存儲、查找調(diào)閱，才能迅速、準確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用。
2．5資金投入力度不夠
加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化、信息化建設，需要資金的保證。檔案室、檔案柜、檔案盒，還需要計算機、路由器、掃描儀、打印機、復印機等設備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進行信息安全防護等等，這些建設都需要大量的資金投入。而當前大部分區(qū)級疾控中心沒有投入資金和人員開發(fā)相應的管理軟件，還是停留在原有的手工管理基礎上，這樣就使得食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的信息資源不能充分利用，發(fā)揮其應有的價值。
3食品安全監(jiān)管工作檔案規(guī)范化管理應采取的對策
3．1完善制度，加強管理
健全的食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作管理制度是檔案規(guī)范化管理的重要保障。因此，應建立食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作的檔案管理與收集、整理、保護和利用等方面的制度，加強對工作檔案轉(zhuǎn)遞、歸檔、存檔、保管等各項工作的規(guī)范管理，加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案現(xiàn)代化的步伐。
3．2提高認識，加強領導
至今仍有不少食品監(jiān)督員，對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案管理意識還較淡薄。認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在防病治病中的重要性和必要性。針對上述情況，我中心把檔案管理工作納入重要議事日程，與防病業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。讓全體職工都能充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，同時，將檔案管理工作納入目標管理，從而促進全員檔案意識格局的形成。使中心的檔案為衛(wèi)生防病工作充分發(fā)揮其社會效益。
3．3更新知識，加強培訓
要加強對食品監(jiān)督員檔案管理相關知識的培訓，使其了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案是由哪些類型的文件材料組成的，日常監(jiān)管中哪些資料屬于有保存價值的材料，以及如何進行整理、歸檔等等。同時，食品安全監(jiān)管工作人員要加強對計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫等基礎知識的學習，不斷更新知識結構，以適應信息化社會的需要。
3．4加強檔案信息化人才的培養(yǎng)
檔案信息化管理以計算機技術為載體，需要有檔案管理軟件、網(wǎng)絡技術等方面的人才。檔案信息化工作非一般打字員就能勝任，如果檔案管理人員沒有現(xiàn)代化意識，縱使有一流的管理設施，也不能算檔案管理現(xiàn)代化。因此，要培養(yǎng)復合型的人才，既要通曉檔案專業(yè)知識，又應會計算機操作技能，更要懂得科學的管理方法。所以，要加強培養(yǎng)檔案人員駕馭現(xiàn)代化設備的能力，定期組織檔案人員去參加培訓，學習計算機知識、檔案專業(yè)知識，提高檔案人員的業(yè)務能力；學習探索檔案管理新模式；檔案工作人員更要增強工作責任感，要深刻認識到加強自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性，面對信息技術帶來的挑戰(zhàn)，努力學習掌握和提高應用計算機、網(wǎng)絡技術的能力和水平，對骨干人才進行重點培訓和繼續(xù)教育。同時，推廣食品安全監(jiān)管及食品檢驗管理系統(tǒng)的運用，推進食品安全監(jiān)管工作檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫的建設，實現(xiàn)日常監(jiān)管工作信息的電子檢索，只有這樣才能很好地應用管理軟件管理好本單位的食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案，為廣大人民群眾的身體健康提供有力的保障。
4結語
總之，我們食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作人員要肩負起保障人民群眾身體健康、維護社會穩(wěn)定的重任，不斷提高自身素質(zhì)，深入開發(fā)完善食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案管理信息系統(tǒng)，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，這是保證食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作正常、有效運行的根本對策。
作者:姚春華 單位:長春市南關區(qū)疾病預防控制中心
參考文獻
我校作為一所完全中學，初中教師首先實施績效工資，而高中為非義務教育階段，應與其他事業(yè)單位同步。詳細內(nèi)容請看下文淺談人事檔案管理信息化。
同一所學校實行兩種不同的工資制度，不同的崗位實行不同的工資級別，學校就要實行完善的考核制度，根據(jù)教師、管理等技能崗位的不同特點，在分配中堅持多勞多得、優(yōu)績優(yōu)酬的政策，重點向一線教師、骨干教師和做出突出成績的其他工作人員傾斜，隨之而來的問題便是人事檔案管理的同步勢在必行。
檔案管理信息庫的重要性。人事檔案來源于人事、人力資源管理活動，又反過來為人事、人力資源管理服務，它是國家機構、社會組織在人事、人力資源管理活動中形成的記錄和反映教師學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會活動、個人信用等內(nèi)容，以教師個人為單位保存?zhèn)洳榈脑加涗?。人事檔案又是使用干部的重要依據(jù)，也是人事部門為各類人才提供服務的主要依據(jù)。隨著新的形勢下工資制度的出臺，健全每一個人的人事檔案中的工資數(shù)據(jù)至關重要，每一年的崗位變動、崗變薪變，生動地體現(xiàn)出了每一個教職工的成長軌跡圖，也從中體現(xiàn)出人生的全部價值。
健全檔案管理信息庫數(shù)據(jù)量。人事檔案最大的特點是信息量大，信息結構復雜。人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄教職工的信息數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有的信息庫只單純具有教職工基本信息，不能與崗位績效工資的實施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動，作出有效分析，針對每一個人每一組信息數(shù)據(jù)，進行合同時效分析、培訓分析、獎懲分析等。
發(fā)揮檔案管理信息庫功效。隨著實施崗位績效政策的深入，學校根據(jù)每人的崗位制定出了新的績效方案，就每個崗位分出相應等級，中學高級為五、六、七檔，中學一級為八、九、十檔，中學二級為十一、十二檔。所定等級不是一成不變的，將由崗位實施績效領導小組一年一次對每一位老師進行競聘后上崗，這時強大的信息庫就可以通過存貯資料進行分析，將每一項得分相加，得分高者享有最高級別，充分發(fā)揮了檔案信息庫功效。
加強檔案人員政治修養(yǎng)與素質(zhì)。熟悉與通透國家政策，與時俱進，開拓創(chuàng)新，增強思想意識，這是作為一名人事檔案工作者應當具備的業(yè)務素質(zhì)，要掌握管理理論與各項業(yè)務工作相結合的原則，運用信息處理技術深入開發(fā)檔案資源的本領，滿足各層次信息需求，同時維護檔案的真實性、可靠性、權威性與原始性。
（一）血站檔案信息化管理人員缺乏
當前，我國大部分地區(qū)血站檔案信息化基礎條件相對薄弱，相關部門的工作人員對血站檔案信息化建設認識不足，缺乏重視。除此之外，造成血站信息化建設程度較低的另一個原因就是相關人員素質(zhì)較低。血站檔案信息化管理人才缺乏，即便加大資金投入進行信息化建設，也不能保證正常的運行。
（二）缺乏統(tǒng)一檔案信息管理系統(tǒng)
血站管理是一個生僻的行業(yè)，信息化管理也是一種新型管理模式，其技術和軟件方面均未成熟，因而部分檔案管理部門未將檔案管理信息化納入議事日程。此外，目前我國血站檔案管理缺乏統(tǒng)一專業(yè)的信息管理軟件，由于地域性差異，各地軟件運用在一致性上還存在很大問題。
（三）血站檔案信息管理與其他管理
缺乏有效銜接“文檔一體化”是血站檔案信息網(wǎng)絡化管理的必然趨勢，其可有效連接檔案管理工作與生產(chǎn)活動、文書處理，進而提高信息處理能力，實現(xiàn)檔案信息的無縫連接和有效管理。目前，我國血站檔案信息化程度較低，管理機制上存在很多障礙，因而檔案工作很難與各生產(chǎn)、管理環(huán)節(jié)之間實現(xiàn)有效對接，因而，“文檔一體化”實現(xiàn)較為困難。
二、加強檔案信息化管理的主要措施
（一）加強軟件和硬件的配套管理
加強檔案信息化建設的過程中，首先應加強軟件和硬件的配套，建立穩(wěn)定的管理體系，加大資金投入，保障檔案信息化建設軟、硬件設施俱全。在檔案信息化建設的同時，確保同步建設血站的網(wǎng)絡化，將所有信息建立在同一管理平臺上，在任何一臺計算機上都可以查看有關資料，實現(xiàn)檔案信息資源共享，確保檔案信息化建設的各項工作科學化、規(guī)范化。
（二）加強對檔案管理人員進行業(yè)務培訓
對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，組織檔案人員一邊學習一邊實踐，不斷提高工作人員的檔案信息化管理水平。檔案管理人員應掌握計算機理論知識和應用技能，可熟練使用各種現(xiàn)代化信息工具，以便更好地開發(fā)檔案信息。此外，檔案管理人員應該通過各種渠道了解對檔案信息的需求，從而做到有目標的對檔案進行開發(fā)和管理，增強檔案管理的實效性。檔案管理者應熟練業(yè)務，收集檔案的過程中應做到真實、全面，認真整理所收集資料，仔細分類、鑒別，篩選與工作緊密相關的資料，分類整理。整理好編號，嚴格區(qū)分保存期限，將其輸入檢索程序，使之易于查找、方便使用。除此之外，檔案管理者還應保證檔案信息的質(zhì)量，隨機檢查，定期移交，確保檔案信息書寫規(guī)范，由本人簽字。
（三）制定并完善血站檔案信息化標準規(guī)范
制定血站檔案信息化標準規(guī)范，加強檔案信息資源建設。著力解決需要構建和遵循的檔案信息化建設的標準規(guī)范，其中包括電子檔案管理、電子文件歸檔及檔案信息標識、描述、存儲、查詢和使用等方面，形成檔案信息化標準管理體系。
（四）提高檔案信息的安全性與保密性
檔案管理者應堅守崗位，忠于職責，確保桉案的完整性、安全性、保密性。首先應配備防盜、防火設施，在檔案室內(nèi)放置溫度計，作好避光、隔熱處理，以防發(fā)生火災；其次應做好防潮、防蛀工作，定期施藥通風，以防檔案受損、受潮發(fā)生霉變；此外，檔案管理人員應細心檢查利用過的檔案，做好檔案保密工作，不得隨意借閱、翻閱，以防檔案被抽拆或篡改，確保檔案的完整性和真實性，體檢、化驗、血源管理等直接接觸供血者檔案的人員，不得泄露獻血者檔案信息，對獻血者隱私保密。
三、新經(jīng)濟形勢下加強血站檔案信息化管理的必要性
隨著國家和社會各界對于民生檔案的關注度越來越高以及人民自身對檔案信息的重視程度越來越明顯，民生檔案的管理方式得到了很大的優(yōu)化和改善，檔案的保存環(huán)境也得到了很大的改良和提高，部分機關部門通過加大檔案的管理費用、豐富檔案的內(nèi)容和領域以及強化對檔案管理和投入力度等方法提高民生檔案的社會地位以及群眾關注度。眾所周知，民生檔案是人民活動、工作和學習的最基本的信息，它管理情況和存儲情況的優(yōu)劣以及其所具備的合理性對社會的安穩(wěn)以及人們的生活有著極為重要的影響，所以，我們必須要在徹底了解民生檔案實質(zhì)的前提下改善和加強民生檔案的保存條件和環(huán)境。
二、民生檔案信息化管理的新思路
（一）服務手段創(chuàng)新是民生檔案工作創(chuàng)新的關鍵
要想使民生檔案為人民提供更加高效、快速的服務就必須在傳統(tǒng)的檔案管理體系的基礎上完善過去管理方式和操作手法，依靠檔案的現(xiàn)代化管理平臺創(chuàng)建新型的信息數(shù)據(jù)庫。針對群眾對檔案的需求，從最基本和最需要解決處理的地方入手，幫助群眾解決諸多社會難點和熱點，優(yōu)先創(chuàng)建與群眾生活緊密相連的如醫(yī)療檔案、保險檔案、產(chǎn)權檔案、戶籍檔案、低保檔案、養(yǎng)老金檔案等等信息化數(shù)據(jù)庫，為人民創(chuàng)建一個最方便、快捷的查詢民生檔案的網(wǎng)絡化和信息化數(shù)據(jù)服務信息平臺，確保實現(xiàn)民生檔案的信息數(shù)據(jù)共享，維護群眾的根本利益和社會權益。除此之外，還要創(chuàng)建電子民生檔案備份體系，構建政府信息和開放檔案的公共服務平臺，進一步擴大民生檔案在信息查閱方面的范圍并使其內(nèi)容有所突破，堅持豐富，民生檔案的信息內(nèi)容和來源，建立特色性較強的民生檔案。通過創(chuàng)建民生檔案信息數(shù)據(jù)庫可以很大程度上緩解檔案管理人員的不足以及服務質(zhì)量不高等，并且更好的達到服務群眾的目標，為群眾提供最優(yōu)質(zhì)、最精準最迅捷的服務，解決諸多與群眾直接利益相關的問題，維護群眾自身的社會權益，為穩(wěn)定社會帶來不可估量的貢獻。
（二）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，以適應民生檔案快速發(fā)展的需要
高素質(zhì)人才的培養(yǎng)是確保民生檔案管理創(chuàng)新的重要條件。因為民生檔案所涉及的范圍非常廣闊，所以包含的種類十分繁多，這就進一步要求民生檔案的管理人員不但要掌握大量的歷史文化知識、精通檔案管理理論和方式、熟悉檔案整理和分配流程、及時更新檔案管理的信息化技能和理論，還要求其具備高度的責任感和服務理念，能夠?qū)n案的管理方式運用自如。由此看來，有關民生檔案管理的機構應當加大檔案管理技術方面人才的培養(yǎng)，為他們提供創(chuàng)新的機會，有組織、有重點的組織相關人員進行培訓，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)和應用技能，以便更好的滿足民生檔案信息管理的飛速發(fā)展需求。
（三）更改觀念、關注民生檔案的資源價值
民生檔案具有體察民情、解決民憂、維護民權等特點，具有極高的權威性和應用性。我們應當根據(jù)民生檔案所記錄的信息更好的為群眾服務，尤其是就目前的社會形勢而言，法律條令是管理和限制人民行為的主要方式，而民生檔案則是最為其權力行使的重要依據(jù)，不但是惠民的基礎，更是一種合法的信息來源。
三、總結
關鍵詞：人防；檔案信息化建設；措施
加強人防檔案信息化建設有利于有利地推動著檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，為人防事業(yè)發(fā)展提供充足的信息和素材資源，在較為和平的年代大力發(fā)展人防檔案工程建設能夠促進科研生產(chǎn)需求和管理需求得到滿足。同時，人防檔案作為人防工作的重要組成部分，在信息化時代能夠保證人防工作科學化管理和信息化建設。當前階段檔案信息沒有足夠統(tǒng)一的標準和規(guī)劃，因此在加強人防檔案信息化的建設過程中，需要對當前的國際形勢進行充分的認知，對現(xiàn)階段的人防檔案建設任務進行了解，在人民防空的檔案信息化過程中，應該完善發(fā)展思路，把握人防檔案信息的內(nèi)容和特征，堅持信息化建設的基本原則。
1人防檔案信息化的基本概況
1.1人防檔案信息化的基本概念
當前的信息化是指信息資源和信息技術應用到社會發(fā)展的程度，數(shù)字化、自動化和職能化是信息化的主要特征，現(xiàn)階段，信息化主要運用到工農(nóng)業(yè)發(fā)展、科學技術發(fā)展和國防與社會建設上來。人防信息化主要著眼于人防檔案信息技術的發(fā)展方向，在國家人民防空組織的領導和協(xié)調(diào)下，將信息網(wǎng)絡作為基礎，一體化和智能化的核心體系能夠使各種檔案信息資源得到合理有效的開發(fā)、整合和利用。人防檔案信息的實質(zhì)是對現(xiàn)有的人民防空檔案系統(tǒng)的信息化變革，全面系統(tǒng)的信息化人防為提高人民防空建設提供必要和堅實的重要基礎，在人防的檔案管理中，實現(xiàn)信息系統(tǒng)建設和信息人才的引進十分有利于全面改造人防檔案信息的體系。在充分地開發(fā)和反饋信息的基礎上，實現(xiàn)人防檔案信息的知識化和高效化與數(shù)字化。
1.2人防檔案信息化的基本特點
在我國人防檔案建設的過程中，總結出人防檔案的信息化主要有以下特點：第一，檔案信息資源利用具有共享性，作為信息化的重要指標，資源的共享程度決定著人防檔案信息管理水平的高低。人防檔案的信息化建設需要信息的安全高效的傳輸與共通，實時性的信息傳遞和任意環(huán)境的資源共享才能保證人防檔案的高度信息化。第二，人防檔案信息化建設具有廣泛的應用范圍，其對象的廣泛性是指人防的信息化不僅涉及了指揮和調(diào)控環(huán)節(jié)，而且還包括信息的接受與處理，辦公與訓練的方面仍然具有可行性，整體的人防檔案信息化水平是與開展全局的推進工作密切相關的。第三，在人防檔案的信息化建設中，技術應用具有一定的滲透性，高水平的科技滲透和高質(zhì)量的管理模式在很大的程度上增強了人防檔案信息化的建設。
1.3人防檔案信息化建設中遇到的主要問題
在信息化社會中，要想提升檔案信息的管理水平，一定要將信息技術與人防檔案材料相結合，推動信息化的大環(huán)境下我國的綜合防護能力和競爭能力的大大提升。但是在目前的階段，我國的人防檔案信息化建設中仍然存在諸多的需要解決的問題。一方面，在人防檔案信息化建設中，保密工作存在一定的缺陷，檔案資料容易泄露，檔案資料的分配與存儲不夠詳細，相應的保險柜和防盜器等設施并不完善，尤其絕密的檔案并沒有得到相應的重視，而且人防檔案的管理人員的綜合素質(zhì)和責任心不夠高，缺乏較強的事業(yè)心和高度的保密工作意識。另一方面，人防檔案工作的日常管理缺乏必要的制度建設，國家的法律法規(guī)和單位的相關制度不能夠為檔案的管理提供一定的制度基礎，人防檔案的保管期限和保密期限沒有詳細的規(guī)定與區(qū)分，對人防檔案內(nèi)容的鑒別具有一定的困難，不利于全面和統(tǒng)一地確定檔案的保存價值，對國家的公共利益和安全利益造成一定程度上的威脅。
2人防加強檔案信息化建設的對策方法
2.1建立健全人防檔案信息管理機制
堅持對人防檔案信息化管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，頂層設計的建設需要總體方案的制定，既不能盲目冒進，又不能遲疑不決，坐失良機。根據(jù)當前人防檔案管理的信息化建設存在的問題建立相關的管理機制，使得檔案信息資源得到有效的開發(fā)與利用，就當前的人防檔案管理信息的現(xiàn)狀來說，處理混亂閑雜的檔案管理問題，需要從封閉的各部門相互合作，避免檔案信息管理工作人員的閑置與消極怠工和重復建設的問題出現(xiàn)。信息貯存和處理的整合有利于整體效用的發(fā)揮。建立相關的管理制度使各單位的人防檔案信息得到有序的傳送?？梢哉f建立健全人防檔案信息管理與運行機制是充分發(fā)揮人防檔案信息化建設的關鍵步驟。
2.2促進人防檔案信息資源的觀念轉(zhuǎn)變
作為國防的重要組成部分，人防決定著其檔案信息的重要作用，相關的管理人員應該注重轉(zhuǎn)變思想觀念，嚴守人防檔案信息，其信息化建設同樣需要堅持保密的原則和維護黨和國家的利益和準則。在人防檔案的信息化管理中，應該反對因循守舊的觀念，避免出現(xiàn)全面封閉的情況，注意檔案信息的開放程度，使得人防檔案發(fā)揮其應有的社會價值，促進人防檔案信息的管理思維的轉(zhuǎn)變，加大信息資源的整體聯(lián)系，注重發(fā)揮各個系統(tǒng)和單位的整體效能，積極發(fā)掘檔案信息的資源存在的潛在能力，提高服務增值的同時，拓寬檔案信息的范圍與渠道，全方位的信息收集需要注意檔案信息的科學分析。在此加工的檔案信息同樣具有一定的生產(chǎn)力價值，主動地將資源信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)效益是具有重要意義的。
2.3加大人防檔案信息化管理的完善力度
完善人防檔案信息化的管理需要確保各個基礎工作的相關環(huán)節(jié)均得到過程控制，自覺遵循檔案管理的規(guī)章制度，嚴抓檔案管理人員的隊伍建設，實施較為標準化的工作程序，結構合理和系統(tǒng)有序的具體環(huán)節(jié)需要人防檔案工作人員科學管理和業(yè)務能力水平的提升。在完善人防檔案管理的過程中，需要將其與國際社會相互融合，特有的服務功能與檔案信息的管理水平能夠使得社會各界對人防檔案進行較為充分的理解，提高檔案信息化的水平和利用率。
3結論
事實上，人防檔案信息化建設是離不開加大對觀念的開放程度的，在人防檔案不斷進行信息化建設的過程中，服務職能發(fā)生了轉(zhuǎn)變，行政化向社會化方式的轉(zhuǎn)變表現(xiàn)出了人防檔案管理的理念的更新，合理約束與開放人防檔案信息的利用是人防檔案信息資源管理的重要工作之一，對于人防檔案信息的管理水平的提升，需要相關的研究工作人員的共同努力。
作者:何青 單位:哈爾濱市人防辦應急指揮站
參考文獻
