時間：2023-06-06 09:32:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案與合同管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、已簽訂合同檔案的管理
1.做好企業合同檔案收集工作是關鍵。企業合同檔案收集工作是合同管理工作中最基礎，也是最重要的環節。每一份有效合同的辦理從起草、審核、審批簽署需要許多不同職能部門的參與，因此無論是企業合同管理人員還是企業其他相關人員都要從不同角度關心和支持合同檔案收集工作，這樣才能使收集工作順利、有序的開展。對一個企業而言，較為科學有效的方式是建立微機數據庫系統，本公司至從建立OA辦公系統以來，基本沒有出現過遺失合同的現象。因為OA系統記錄了一個完整的合同審批流程，歸檔部門可以即時掌控合同審批狀態，以便督促經辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續。
2.企業合同檔案的整理工作是企業合同管理的重要內容。合同檔案在企業中屬于比較重要又比較復雜的檔案群體，應該把合同檔案的整理工作當作企業檔案管理的一個重要內容來抓。企業合同檔案的整理工作不僅為今后合同的有效保管和利用打下良好基礎，同時通過檔案的整理又可以進一步了解和檢查合同檔案收集工作的質量，保證合同檔案的完整與安全。合同檔案的整理立卷可根據實際情況，可按項目組卷，保證其與整個項目的檔案材料的有機聯系，同時結合合同辦理的過程和階段，又要重視合同檔案的時間聯系。合同在形成檔案之前，應該是按合同性質進行分類的，有買賣合同，價款合同，擔保合同，建設工程合同等，每一份合同都有其相應的合同編號，本公司目前有柳洪和坪頭兩個電廠在運行發電，所以有柳洪生產（合同編號MLHSC）、坪頭生產（合同編號MPTSC）。有成都辦公樓的建設（合同編號MGHCB）。有電量銷售（合同編號MGHCB）等。一般一個較大的項目并且幾年之內可以完工的，按項目進行合同檔案的整理，如成都辦公樓建設合同及支付文件。如果是零散的合同文件、材料，可按年度進行集中立卷。例如進入發電期的柳洪、坪頭水電站。
二、正在履行及將要簽訂的合同管理
由于前期開發建設期沒有引進OA自動化辦公系統，而現目前先進的OA辦公系統的建立，使正在履行及將要簽訂的合同管理，變得越加簡單易行。目前美姑河公司對合同的管理主要依據《四川美姑河水電開發有限公司合同管理實施細則》執行。合同簽署人對合同全面負責，組織合同的訂立，確定合同條件、訂立方式及合作單位。正在履行和將要簽訂的合同管理主要通過OA系統登記，合同和合同支付在OA系統中由計劃合同部統一登記和說明審批流程。合同變更由合同執行部門登記和說明審批流程。信息化合同管理的投入使合同管理動態化、智能化。四川美姑河水電開發有限公司在成都、美姑兩地辦公，原來的紙質會簽使合同運轉周期長，而現在正在履行和將要簽訂的合同，使用信息化OA管理系統可及時完成，節省人力、財力資源。
三、結語
企業合同管理作為企業管理的重要內容之一，是一個公司經營成敗的一個重要因素。我們作為合同管理人員只有嚴格依法實施規范的合同管理，才能避免對企業造成不必要的經濟損失。
作者：胡瀟月單位：四川美姑河水電開發有限公司
1.根據公司實際情況，建立合理的組織架構，系統化管理合同。
筆者所在的公司實施總法律顧問制度，由公司一位高管擔任總法律顧問，下設法律事務管理部門，配備專業的企業法律顧問。法律事務管理部門在公司逐步實行綜合歸口與分級、分類相結合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業務的部門，設立了兼職合同管理人員，分類專項管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進行全方位、全過程的系統化網絡管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓等多個方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優化流程，強化合同管理職責分工。
法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實施中的效果、存在的問題進行了分析和評估。在此基礎上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權限和職責審查、合同履行與評估等方面進行明確和規范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內部控制的完善，旨在達成《內部控制指引》的目標要求，即規范和加強合同管理，確保合同談判、簽訂、執行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規范，防止未經授權的經濟行為，降低運營風險，保護公司合法權益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業節約大量的管理成本，而且有助于企業全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項目責任部門、歸口管理部門、財務部、法律部等各個專業部門各司其職對合同進行把關，有效地將合同訂立納入公司的各項管理之中，有效地實現風險的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴格審查，重大項目則在項目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關。合同示范文本有利于規范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環節進行法律風險的防控。法律顧問堅持開展了相關合同示范文本的推行工作，根據公司合同種類合同業務量特點，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設備維修合同》及《技術開發合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進行歸類整理；然后提煉總結完成合同示范文本草案，再與相關部門進行了交流討論，最終修改定稿。以技術合同為例，示范文本不僅明確合同內容，還從法律專業的角度對簽訂和履行環節、技術項目進度、履行期限和方式、雙方權利義務、驗收標準和方式、價款支付以及在知識產權歸屬等重要內容上做出相應說明，包括合同簽訂內容表述指引和法律風險說明及提示。從管理的角度上，實現在合同內控管理流程與管理、研發的具體結合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細化合同專用章管理，嚴格公司合同檔案管理。
法律顧問的嚴謹與細致等優點，還應發揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環節之上。應明確合同專用章的用印審批相關要求，以及外帶合同專用章的原則、申請程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權利義務，在一定時期內具有重要的保存價值，生效的合同文本應納入經營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對于審結用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺帳，及時記錄合同編號、承辦部門、合同名稱及對方當事人等信息，并要求各業務部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關資料。形成便于查找的電子信息和紙質合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態。事實證明，完整合同檔案的建立，也便于總結合同履行情況，吸取經驗和教訓。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風險，公司法律事務部門形成了對各一級建制單位合同管理情況進行年度現場檢查的貫例。檢查內容主要涉及各單位內部的合同管理職責分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺帳管理、合同評估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關負責人和兼職合同管理員進行座談交流。檢查會形成《年度合同管理現場檢查情況通報》，逐一分析各單位在執行公司合同管理制度中尚存在的問題，評價相關部門合同管理工作，提出改進意見；重點是促進各業務單位對合同履行和合同評估、部門合同管理方面工作的開展和規范。對于不認真執行公司合同管理制度和審查程序的單位和個人，給予績效考核負評價。合同考核和現場檢查工作，能督促各單位執行公司合同管理制度，在合同履行中誠實守信和全面履行。合同經辦部門逐步重視對合同執行中的質量、安全、進度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權、同時履行抗辯權和不安抗辯權等合同履行原則，依法保障自身權益。
6.注重法律知識普及，加強合同管理人員培訓。
公司合同管理的每個環節涉及到不同部門的人員，人員的素質保證是合同管理的重點。筆者所在的公司在各單位設有兼職合同管理員30多人，法律顧問對合同兼職管理員和經辦人員建立了培訓機制，每年組織一次集中培訓。培訓圍繞“合同法律風險防范”的主題，結合實務、配合案例宣講基礎法律知識，剖析合同從簽訂到終結的全過程，針對各環節進行風險防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動畫片在公司內部宣傳媒介上播放，以強化學習效果，增強了法律意識。法律顧問對合同管理人員培訓的加強和重視，一方面促使公司合規文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內控體系。
二、結語
關鍵詞：高速公路；建設工程；合同管理；參建單位
近年來，隨著建筑行業的不斷發展，我國的高速公路發展也與日俱增，其建設管理過程受到了廣泛重視，高速公路建設因涉及多方參與，因此，完善的合同管理對于實現項目全方位把控有著重要意義，能夠保障高速公路建設順利進行。但就目前而言，我國高速公路建設中，合同管理水平還有待提高，所以，加強合同管理顯得非常重要。
1、高速公路施工工程合同管理內容
1.1、動員預付款。動員預付款作為一種沒有利息的貸款，是物業主應該付給承包人的工程費用。國際標準規定的動員預付款的開工費用范圍是合同費用的0～20%之間。但是在我國，受相關條件的限制，個別省份動員預付款的款項采用合同價值的10%。監理人員要對承包人已經簽訂的合同進行確認，在確認無誤后，再結合銀行的擔保協議向物業主提供合同金額的證明。物業主對其內容經過確認之后需要支付預付款的70%，等招標文件裁明了施工所需的入場設備之后物業主就應該付清余款。1.2、變更費用。合同在簽訂之后會因為施工過程中存在的具體問題而出現合同變更的情況，造成這種現象的原因有很多種，根據條件不同，費用變更的支付方式也就會有所不同。費用變更的款項受個人意見影響，也會存在一定程度的爭議，如果雙方為費用變更而僵持不下，受費用變更相關規定，就需要暫停對費用的支付。因此，很多工程在費用變更時會延長審查時間，并且制定了嚴格的費用變更制度。
2、高速公路建設中合同管理的具體方法
2.1、把握好合同管理的內容與權限。合同管理與承包人、施工單位以及業主的切身利益息息相關，因此，需要建立合理有效的管理方式來規范各參建單位的行為。所以，對施工合同進行管控，能夠有效強化高速公路建設。而對于高速公路建設中施工合同的管理工作主要可以從以下幾個方面入手：（1）在開工時業主需要支付承包方合同金額的10%作為動員預付款。（2）因高速公路建設的特殊性，在建設過程中，經常會出現一些影響建設的不可控因素，導致工程建設需要根據具體情況來做出調整，因此，原本合同中所規定的內容就需要做相應的調整。比如，受市場經濟變動影響，材料價格產生波動，因此，就需要對合同中所涉及的材料費用做相應的變更。如果要在保證管理效果的前提下解決合同費用變更的問題，就必須暫時停止費用支付，在通過分析審批之后再進行支付費用，從而確保費用變更的合理有效。2.2、在合同簽訂時需要確保各項程序要求落到實處。要想保障合同管理中的每一部分內容都能夠很好的得以實現，就需要從根本入手，在簽訂合同時，要注意以下幾個方面：（1）審查合同內容，確定其真實有效。因合同中所涉及的項目比較廣泛，就需要對合同的構架、范圍以及界限進行周密的檢查分析。（2）簽訂合同后，為了保障合同能夠正常履行，就需要項目經理執行合同的交底工作，以此來保障合同的合法權益。2.3、在管理過程中應當對于一些細節部分加強注意。合同管理中，需要對每一部分的細節做到認真對待。（1）項目中標后，承包人應該嚴格執行合同所規定的內容，如遇需要更換施工人員的情況，應取得業主與監理部門的同意。（2）項目經理需要實時掌控整個項目的進度以及項目質量情況，對項目中可能出現或者已經出現的問題及時制止或者予以解決，同時，項目工程師需要駐場監管整個項目的實施。
3、高速公路合同管理存在的問題
3.1、法律法規不夠完善，執行不夠嚴格。高速公路合同管理體制欠缺，不同部門的合同管理缺乏協調性和統一性。在具體施工中，執法力度不夠，項目各參建方對合同執行不到位，存在執法不嚴，有法不依的現象，同時，監理單位針對此情況也沒能起到很好的監管作用。從而出現應工程原料等質量問題引發的安全隱患。3.2、雙方法律意識淡薄，增加了管理難度。合同對項目各參建方的利益起到了法律保障作用，但是，很多施工單位對法律的認識不到位，在項目建設過程中出現違法行為，甚至于有的企業為了牟取私利，不按正常規定流程簽訂施工合同，從而導致建設單位的合同管理工作難以順利開展。3.3、“陰陽合同”充斥市場，嚴重擾亂了建設工程市場秩序。有些建設單位，在簽訂施工合同時為了應付項目部門的檢查，出于各種原因，他們便依據招標文件簽訂“陽合同”，同時還會在私下簽訂一份符合雙方利益需求的“陰合同”，這兩份合同在內容上嚴重不符，違反了相關法律規定，為后期合同執行埋下了隱患，對工程目標的實現造成嚴重影響，從而使得建設單位蒙受巨大損失。3.4、合同模式單一化，示范文本不全面。在高速公路建設中，合同模式單一化的現象不利于項目建設的發展，對于合同本身來說，單一化使得合同內容缺乏全面性，僅僅能滿足一般公路工程的需求。一旦高速公路的建設管理出現多元化發展勢態，就會導致合同簽訂無章可循，這樣一來，很容易使承包人與建設單位之間產生糾紛。
4、加強高速公路建設工程合同管理的建議
4.1、完善法律法規，嚴格落實與執行。在市場經濟不斷發展變化的當下，要想更好地體現出項目合同管理的價值，就要完善建筑市場的相關法律法規，從而使得建設單位合同管理工作有據可依，以此來保障高速公路建設的順利開展。與此同時，還需要對項目各參建方做好監督管理工作，合理運用法律武器，使得項目工程的合同管理能夠依附于法律的軌道而有效開展。4.2、科學分析合同的特點特征。要運用科學合理的方法來分析合同的特點，項目在建設過程中，合同管理環節貫穿于整個施工過程，但因合同涉及范圍廣、條款多以及合同量大的特點，做好合同管理工作需要涉及到多個部門，這就需要對各個部門都要進行全面細致的管理。同時，合同的順利執行還需要其他輔助合同的支持，從而來協調施工的進度。尤其是采購合同，其中的工料環節，因涉及到業主、承包人、供應單位以及運輸方等多方關系，這就需要在執行合同管理工作時開展跟蹤管理，嚴格把控施工過程，從而保障工程質量。4.3、完善示范文本，采用多元化合同模式。在執行合同管理工作中，應該依據行業內合同管理的效益、特點，以及高速公路管理的特點，再結合項目管理的方式、工程項目類型以及施工方的需求，不斷完善合同的示范文本。對合同示范文本要求要做到內容全面且格式規范，明確工作職責以及操作流程，推動合同示范文本廣泛使用，從而提高高速公路合同管理的規范性和統一性。4.4、制定相關檔案管理辦法。在項目建設開始時，相關建設單位就應該依據《公路工程竣工驗收辦法》來制定符合該項目要求的檔案管理辦法，明確各參建方檔案的內容及質量，同時要對各單位所負責的檔案收集、整理、編制、裝訂以及保管等工作的內容加以明確，從而對檔案的分類整理工作做到規范有序。以此來滿足工程交工與竣工驗收的需求。 4.5、加強資料檢查與監督力度。項目建設方不僅要制定出關于該項目檔案的管理辦法，同時還需要對設計方、監理方以及施工方等參建單位的檔案管理工作進行有效的指導，從而確保檔案工作與項目建設同步。檔案管理人員應該積極主動了解整個項目情況，對于項目的具體環節以及隱蔽工程做到有效把控，并且在相關監理人員和工程人員的協助下對施工現場各分項工程的資料進行同步指導，一旦發現項目材料與工程實際情況不符，應該及時修正。將檔案從收集到歸檔的整個過程作為對項目的考核，對每個階段的工程開展做到檔案資料的嚴格把控，遵循“獎先罰后”的原則，從而強化各參建單位對檔案資料的重視程度。
綜上所述，在高速公路合同管理工作中，合同管理是整個項目順利開展的核心依據，合同管理的有效開展能夠合理控制造價、保障工程建設安全可靠。此外，合同執行雙方需要對合同內容進行確認，確保合同內容公平有效，嚴格履行合同中的要求，從而使得合同發揮其真正價值。
作者:符俊凡 單位:海南省交通工程建設局
參考文獻：
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關鍵詞：合同管理；法律風險；企業經營；風險管控
一、合同各階段的風險管控
合同管理是企業法律風險管控的重要內容，也是企業管理制度的重要組成部分。企業基于對于安全運營的需求，對這項工作非常重視，企業由單純重視訴訟管理，轉為重視日常合同管理。合同管理各階段的法律風險，需要切實有效的管控。
（一）合同簽訂階段的法律風險控制
1．合同簽訂階段的法律風險：合同相對人是各種經濟體制、所有制形式以及不同國家的民事主體，企業經營過程中存在大量的“風險交易”。應當警惕從簽訂階段就存在的法律風險，從內部看：合同簽訂出現問題將嚴肅處理責任人；從外部看，我國刑法規定了簽訂、履行合同失職被騙罪等罪名，觸犯刑律將依法承擔刑事責任。簽約過程中構成締約過失責任或簽約后出現違約行為，還要承擔民事責任。合同簽訂應當授權專業法律人員管理，全程進行法律風險管控，重視相關法律規范與司法解釋。
2．部門聯合會簽制度：企業內部的聯合會簽，是法律風險管控的核心制度，各部門依照管理職能緊密銜接、相互制約、獨立決策，共同參與合同審批流程。聯合會簽制度應當科學高效、公開透明，防止出現商業賄賂或謀取非法利益等內部法律風險。結合實踐，較為科學的聯合會簽流程一般涉及：（1）采購或銷售部門發起簽約申請，提交合同草本、會簽單、審核上報相對人資信材料；（2）考核部門審閱價格、進行成本和利潤分析，制作經營報表；（3）會簽部門依次審批、分管經理批示，例如：技術研發、質量監督、倉庫、交接車間等涉及履行部門；（4）財務部門核實應收賬款，管理收放款業務，負責資產放行證件；（5）合同管理部門負責全程法律風險管控，辦理用印并、負責合同檔案管理。
（二）合同履行中的風險管控
1．財務風險監控：合同履行階段的財務風險監控，包括對資金問題主動調查活動，不是出現經濟損失后的消極反應。合同管理部門對財務部進行賬目監控，經營業務中的賒銷賬款等資金使用進行例行核查。發現存在履行瑕疵及時處理，避免履行中出現抗辯權事由而導致法律風險。發現不能按期回款情況，行使抗辯權并及時溝通解決。發現相對人出現嚴重的資產或商業信譽問題，行使不安抗辯權。按照法律事務管理辦法對責任人督辦問責，規避企業法律風險，登記履行情況對客戶進行信譽評級，依照信用等級分別評議賒銷額度和賒銷時限。
2．資金動態核查：合同管理按照資金輸出和資金輸入兩個環節核查動態賬目。對合同履行發生的資金動態進行賬目核查，當天核算、當天公布并記錄在案，避免出現隨意更改賬目現象。由合同管理部門監督制度實施，代表公司實施資金動態監控，發現可疑往來賬目尤其是極端賬目，及時采取必要的法律措施維護企業利益。監管工作前移至履行階段而不是在合同爭議階段，履行過程中的資金變化情況，直接反映出履行中的法律風險狀況。企業應當立足于資金動態監控，建設合安全、順暢和高效的風險管控模式。
（三）合同爭議的解決
1．合同管理善意原則：維護企業利益是企業風險管控的核心目的，出現合同爭議優先采用低成本糾紛解決辦法。企業之間依照善意原則處理問題，主動溝通解決，不能直接追究責任或者依照合同法主張維權，使得原本可以協商解決的爭議走向極端方式。企業出現經濟損失，直接責任人和分管領導因此承擔管理責任，應當避免出現損失，遵循善意原則把爭議解決在履行過程中或者協商階段，如果爭議出現在責任追究或訴訟階段將增加企業法律風險。解決爭議以考慮經濟利益為關鍵因素，同時考慮社會影響和企業長遠利益。
2．避免出現訴訟案件：合同爭議的解決應當避免出現訴訟案件，這體現出日常合同管理的重要性，只有實行科學嚴謹的日常管理，才能有效實現企業法律風險管控。企業參與訴訟活動可能產生經濟損失或不良社會影響，尤其國有企業參與訴訟，出現政治影響后企業負責人可能因此失去晉升機會、承擔連帶責任。即使私營企業也應當考慮企業社會形象，不能濫訴、纏訴。合同管理部門依照合法合理性原則開展法律風險管控工作，滿足相對人合理要求靈活處理爭議，維護締約雙方長遠合作關系。爭取用緩和方式解決爭議，出現合同沖突，當事人可能采取不合作態度，導致問題陷入尷尬局面。確實無法達成一致的合同爭議，先發送律師函通知表示善意提醒。最終決定以訴訟方式處理的爭議，委托專業律師提訟主張合法權利。
二、合同管理制度與企業風險管控
合同管理立足于企業法律風險管控，有效的保障了企業發展的穩定環境，保障了企業的經營安全和長遠發展。面對復雜多變的市場環境，企業之間依賴合同形式保障各方權利義務，合同管理制度在企業法律風險管控中占據核心地位。提高企業的合同法律風險管理能力會提高企業整體競爭力，為企業帶來高利潤的回報。
（一）合同管理的法律風險管控體系
1．合同管理制度建設：企業應當先簽訂合同后辦理業務，例外情況依照公司章程的規定辦理業務，良好的合同管理能夠在法律范圍內保護企業合法權益,以免受到不必要的經濟損失。企業應當制定適合本單位實際情況的《合同管理辦法》、《合同管理流程》、《授權委托管理辦法》、《印章管理辦法》等制度，進行體系化的法律風險管控。合同管理不是經營業務的附屬程序，堅決杜絕事后補辦合同行為，業務辦理完畢又補辦合同手續讓整個合同管理制度形同虛設。雖然無紙質合同的實際履行，如符合《合同法》規定也是有效法律行為，但這種情況使企業承受巨大法律風險：對于合同中標的物數量、質量最終認定方式，以及履行時間、地點、方法等方面的約定容易出現爭議，沒有紙質合同作為認定和主張的依據，這些爭議無從確認和查證。
2．資信調查與建立信用檔案：合同申辦部門負責收集和提交合同相對人資信材料，包括合同履行應當具備的資質證件、營業執照、質量證件或法律文書、專利證書等文件。確認對方的民事行為能力和民事責任能力有重要法律意義，這些因素直接影響出現爭議后的法律請求效果。對簽約人的授權委托授權書和身份進行嚴格審核，避免因無權產生法律風險。一些企業沒有謹慎考察相對方主體資格，導致合同歸于無效或效力待定，或者與無履約能力當事人簽訂合同導致合同陷入履約障礙。合同簽訂后全程登記履行情況，建立客戶資信檔案并進行信用評級。
3．合同條款審核：企業經營合同大多是常見類型，依照《合同法》我國承認各種符合成立和生效要件的無名合同，締約各方應當誠信履行、善意履行、依照合同目的促成履行。經營過程中使用的格式條款合同，制定十幾條主要關鍵條款反復使用，格式條款不能避免法律風險。條款最終由經辦人填寫，其中空白項和附則（其他約定）的填寫中存在巨大法律空間，經辦人在填寫時，與簽署普通合同有同等法律風險。因此，簽署格式條款同樣需要嚴格審核，無論何種類型合同，應當由專業法律工作人員或律師逐一審查合同條款。
4．合同的印章管理：合同印章的使用和管理是簽署合同的關鍵，依照《合同法》規定：約定加蓋印章生效的合同，自加蓋印章并符合生效要件時生效。企業經營合同一般約定加蓋行政章或合同專用章，除非特別約定，財務專用章或部門印章不能用于簽訂合同。合同印章由專門部門保管和使用，未經會簽手續并經分管經理同意，業務員不得隨意使用公司印章。需要攜帶外出的使用的，應當由經理批準按流程使用并及時歸還。
（二）聯網審批流程的法律風險管控
1．聯網審批的監管優勢：現代企業采用合同聯網審批流程具有監管優勢，重視和利用現代科技手段是法律風險管控的發展趨勢。在網絡系統中上傳的合同電子數據長期保留在數據庫，系統能立即發現和記載違規行為。這種監控模式提高了企業法律風險管控效率：法務部門網上管理人員可以全程監督合同業務，聯合會簽部門的辦理情況直接在電腦系統顯示，避免了各部門相互推諉；在網上可以隨時核對合同條款、查閱審批信息，有效減少了工作失誤；由于流程的公開性和互動性，經辦人對于提交材料更加謹慎。聯網審批通過的合同，由經辦人確認后上報合同管理部門加蓋印章，大幅度提高監管效率。
2．紙質資料的網上流程銜接：紙質合同的簽署和監管，是企業法律檔案管理工作的一部分，合同檔案是司法過程中的重要書面證據，這項工作從形式審查到實質審查都直接關系企業利益。實行合同管理聯網管理平臺的企業，申報的各項數據應當與紙質合同檔案完全一致，簽署過程中合同文本在內部網絡上傳遞和儲存，經聯合審批并上報經理批準后，依照審批情況簽署紙質合同，這種公開審批的模式使得決策者更加審慎。各部門有獨立的賬戶和密碼，對合同管理全程有效的管控，各部門相互之間配合、相互監督，紙質材料與電子文件相互印證一致。
（三）合同檔案在法律風險管控中的利用
1．合同檔案的整理利用：紙質同檔案屬于法律風險管控的重要文件，監管部門審查合同履行全程并立卷存檔，合同回收采取統一的編號和歸檔方法，按照“資本輸出類”和“資本輸入類”對合同檔案進行科學分類。建立合同目錄包括（1）合同文本原件，包括補充協議、備忘錄等資料；（2）資信檔案，包括各類與合同有關的證件、質量文件、專利文件等資料；（3）部門聯合會簽單，包括經理批示、各部門會簽、履行情況備注等文件；（4）財務單據，包括借款單據、賒銷單據、銀行單據等資料；（5）法律文書，包括授權委托書、履行情況備注等其他法律文件。
2．合同業務的全程督辦：依照合同檔案進行全程督辦，發現違規行為依照合同管理辦法問責。對合同履行情況進行監控，順利履行完畢的合同登記后存入檔案；沒有合適履行的合同注明原因并及時督辦；出現爭議的合同，將合同檔案上報法律事務部門處理，避免出現超過訴訟時效的情況；進入訴訟程序的合同糾紛，委托法律專業人員或者律師進行維權，建立法律風險檔案。通過系統化、全程化的合同管理制度，有效對企業法律風險進行管控。
三、結語
隨著我國依法治國工作的全面推進，企業更加重視法律風險管控工作。雖然現階段有很多工作要進行完善，但令人欣慰的是，我國的合同管理水平正在大幅度提高，企業的法律風險管控工作逐步走向科學化和精細化。市場經濟法制化體是社會的巨大進步，也是法律事業蓬勃發展的重要信號。在全體法律人的探索和努力下，基于對于合同管理制度與企業法律風險管控的不斷研究和實踐，將形成更加規范、誠信、安全、文明的市場環境，促進我國經濟繁榮發展。
作者:范曉偉 單位:西北政法大學
參考文獻：
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西方有句諺語，財富的一半是合同，合同在經濟活動中扮演著重要角色。大數據時代下的經濟活動具有種類繁多、數據量大等特點，這需要企業的管理者具備更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力，合同管理貫穿經濟活動的整個流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優化能力的重要體現。合同管理具有兩個方面的作用。一是作為商務活動的集合，包括前期考察、調研、談判、擬定文本、簽訂等環節；二是對經濟活動的監督與控制，是企業風險控制的重要環節，包括對合同履行風險的控制，以及合同各環節的參與者的監督。利用標準化的管理方法進行企業合同管理，可以更為有效地避免簽訂對企業不利的合同、提高合同管理工作效率。
二、當前合同管理存在的主要問題
1．企業管理者對合同管理的重視程度不夠。多數企業管理者重生產、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業沒有相關的合同管理制度，有的企業沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業法律顧問，有些企業設立了法務部門，但企業法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規定不夠明確，不能充分或有效地發揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規性審核不夠嚴格、合同履行監督不到位等問題，將會給企業經營帶來潛在風險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環節無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監督及反饋程序，對企業的生產經營活動產生消極影響。
4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監督的合同管理制度和統一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據；沒有按照一定的程序對履行合同條款的能力進行評審，對于企業常用業務合同進行文本格式化和通用條款優化等標準化工作沒有開展。
三、合同管理標準化的必要性
合同管理也是一門科學，要尊重其內在的發展規律，在大數據時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業合同管理標準實用可行。
1．推行合同管理標準化是經濟和時展的客觀要求。各種經濟合同客觀地反映著生產和流通的現實經濟情況，它作為聯系原材料采購、生產加工、流通消費各環節的紐帶與橋梁，在保障生產生活、經濟發展順利進行，提升企業經營管理水平，促進經濟發展方面，發揮了非常重要的作用。隨著經濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數據引領經濟發展新時代的到來，企業改革和發展活力不斷增強，各經濟體之間的聯系愈加活躍，經濟合同的數量也隨之增加，構成了大數據時代經濟活動的重要組成元素，社會經濟和時代的發展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。
2．合同管理的現狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經濟合同的審核、履行、監督等環節帶來很大困難與不便。要做到提升經濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內容條款規范化，以及合同文本格式統一化。
3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業務活動內容、業務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標準體系的模式
企業合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規定。
2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業結合自身業務特點，一般在積累總結經濟活動實踐經驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標準化的具體措施
1．合同管理制度的動態化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執行，最后要看現有的制度是否適應目前的企業合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經濟性質分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。
4．合同檔案管理的日常化。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數據的歸集、整理的過程，在大數據時代，合同數據更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規定主動收集合同相關數據，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經濟效果評價、合同總結等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態化管理，做到合同管理數據隨產生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數據時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現代化信息手段加強合同管理工作，開發適用企業自身的合同管理軟件系統，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
六、結束語
關鍵詞：依法經營；經濟合同；經濟合同管理；合同管理制度
一、加強企業經濟合同管理的必要性
（一）加強企業經濟合同管理是推動社會主義市場經濟健康發展的需要
隨著社會的發展，作為市場主體之間交流橋梁和紐帶的經濟合同，已經成為各企業在追求經濟利益以及實現社會價值過程中的重要手段和方法。因此，企業必須加強對經濟合同依法訂立、全面履行的管理，增強企業競爭力，避免和減少經濟合同糾紛，推動整個社會經濟的健康有序發展。
（二）加強企業經濟合同管理是提高企業經濟效益的需要
經濟合同，其實質是信息的獲取和利用，使企業簽訂的每一個經濟合同都能獲得最大的利益。依法訂立和及時發現、解決合同簽訂中的問題，促進資金技術資源高效運作，使企業不斷提升知名度和美譽度，從而更好地獲取經濟利益和履行社會責任。
（三）加強經濟合同管理是企業依法經營的需要
隨著我國市場經濟化和法制化進程的加快，國家對經濟的調整手段也更加傾向于法律手段和經濟手段。企業要適應這一變化，必須加強經濟合同的管理工作，做到依法簽訂、履行經濟合同，依法解決合同糾紛，維護自己的合法權益。只有將企業的各項經濟活動納入依法經營軌道，提高企業依法經營的能力和水平，企業才能持續興旺發達。
二、企業經濟合同管理中常見的問題
加強經濟合同的管理工作，已經成為作為市場經濟主體的企業為適應經濟發展，提高經濟利益而達成的一項共識。但是鑒于我國的歷史以及文化原因，個別企業的經濟合同管理還存在一些問題，主要存在于合同的簽訂、履行、合同內容、合同檔案的保管等方面，現將經濟合同管理中常見的主要問題歸納如下，以便我們在訂立合同時予以借鑒和避免。
（一）在經濟合同管理中關于合同方面存在的問題
1.經濟合同簽訂的雙方有一方不具備主體資格，或者超出授權范圍簽訂合同．或者其本身就不具備簽訂合同所需要的資質，在這樣的情況下簽訂合同，則會對企業帶來不利的后果。
2.在簽訂經濟合同時，對經濟合同的認知度不夠，缺乏對對方的合理調查了解，不按照法律規定的期限格式辦理，草率簽訂，有的經濟合同無書面依據，造成經濟損失無法索賠，甚至還要向對方承擔責任。
3.簽訂的經濟合同內容不明確，條款不全，沒有明確規定雙方權利義務，對于履行的細節沒有規定或者規定模糊，對違約責任規定不合理致使一方利益得不到保護等情況時有發生。
4.在經濟合同的履行過程中不能嚴格按照合同條款履行，造成不完全履行或者瑕疵履行的狀態，進而承擔因違約造成的損失。
5.在發生糾紛時．法律意識不強，不能及時取得和保存有利的證據．使自己處于不利的狀況。給動機不良利用合同詐騙者有機可乘。
（二）經濟合同管理中有關管理方面存在的問題
1.經濟合同管理制度流于形式，機構、人員不能落實到位，應付檢查，沒有把經濟合同管理工作落到實處，也沒有把經濟合同管理作為一項重要的企業管理工作來抓，致使經濟合同管理工作無法滲透到企業生產、銷售、服務全過程中去。
2.出于種種原因，人情關系、面子問題、怕麻煩等，經濟合同的簽訂效率不高，往往是成為口頭協議，基于對對方的信任而無書面協議。
3.經濟合同簽訂把關不嚴．簽約比較隨便．沒有經過經濟合同管理部門的有效制約或雖然有合同會簽流程，但對合同內容審查不夠規范。變更或解除的經濟合同，不能按照規范的程序、期限和形式辦理，經濟合同糾紛的隱患很大。
（三）在經濟合同的檔案管理方面存在的問題經濟合同歸檔制度的缺乏使得很多企業簽訂的經濟合同在履行完畢之后便無檔可查，一旦日后發生合同糾紛，則使得企業處于被動的局面，對于在簽訂履行經濟合同過程中所積累的經驗教訓也不能得到有效的發揮，同時也不利于企業整體規劃的實施。
三、加強經濟合同管理的對策
（一）建立健全經濟合同管理體系
企業建立健全經濟合同管理體系，是企業加強經濟合同管理，運用法律手段管理企業的必要工作。企業應當指定專門部門和人員負責合同管理工作，在合同管理體制上，可以采取歸口管理和分工管理相結合的方式，即由經濟合同管理機構全面負責企業合同管理的各項工作，對本企業的合同實行統一管理，同時在企業各分部門，視需要設專職、兼職合同管理人員，分類專項管理相關合同。此外，還應當設置監察、審計部門，審查監督經濟合同的履行情況，加強內部監控。
（二）明確經濟合同管理機構和人員的職責
1.作為一個合格健全的經濟合同管理機構應做到：（1）制定完善的經濟合同管理制度。（2）進行直接有效的管理工作。（3）對企業內部的員工進行專業和法律常識的普及。（4）監督企業經濟合同的簽訂，對已簽訂的經濟合同做到應盡的審查義務，并向本部門的負責人匯報。（5）在企業發生經濟合同糾紛的時候能有效的解決糾紛并使企業的利益得到最大程度的維護。（6）代表企業參加有關經濟合同的仲裁和訴訟活動。
2.經濟合同管理人員的職責是：（1）在職責范圍內，協助合同的簽訂人員進行合同的談判，協商。（2）從法律的角度審查合同．防止合同中出現違法以及危害企業利益的內容。（3）對合同簽訂后的履行階段進行監督．確保合同得到及時有效的履行，并對此過程中產生的糾紛以合理的方式解決。（4）負責建立合同的保存檔案，總結合同簽訂履行過程中的經驗教訓。（5）制止非法的合同行為，同時在合理的范圍內規避合同風險。適膿法參加對合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟。
（三）建立健全企業各項經濟合同管理制度
企業經濟合同管理機構應實事求是，結合本企業的實際情況，在符合法律法規要求的情況下建立完善的經濟合同管理制度。
1.經濟合同綜合管理制度由企業合同管理機構對企業合同實行統一管理。確定合同管理機構及其職責，規定合同管理原則和基木內容，規定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求，規定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格要求，及對合同管理人員與合同承辦人員的職責和工作進行考核獎懲等。
2.經濟合同分類專項管理制度由企業合同管理機構應根據本企業合同的種類和特點，在合同綜合管理制度的基礎上，制定各類合同的分類專項管理制度。包括確定專項管理機構和管理人員及其職責，規定對管理人員的考核、獎懲等內容。
3.經濟合同授權委托制度。作為市場經濟主體的企業在對外簽訂經濟合同的過程中，必須有企業法定代表人簽訂或者法定代表人合法授權的人簽訂。被授權人簽訂合同，必須有企業法定代表人的書面委托書。在企業內部來說，人必須經過專業培訓，擁有所需的資質并具有一定的政治素養才能被授權，同時也保障了企業的利益。人所持的授權書必須嚴格按照格式書寫，應明確包括人姓名，單位名稱、授權范圍、期限，以及企業法定代表人的簽名并加蓋公章。人的授權范圍應結合該業務人員的業務范圍由合同管理部門提出意見并報企業負責人批準，授權委托書的印制應由合同管理機構統一管理。人外出簽訂合同應攜帶授權委托書，無授權或者授權不明時合同管理部門工作人員可拒絕協助其工作。
4.經濟合同的審查制度。鑒于經濟合同簽訂關系到企業諸方面的利益，且其簽訂的專業性以及法律性都很強，所以經濟合同的審查制度至關重要，尤其是對一些關乎企業重大事項的經濟合同，更需要經過嚴格的審查。因此就要求經濟合同管理部門建立完善的經濟審查制度，一個完善的經濟合同審查制度包括企業各有關部門在合同審查中的職責、審查程序、審查內容、審查標準、審查時限等。
5.經濟合同的公證制度。我國公證制度日益完善，作為市場經濟主題的企業應充分利用公證制度，在簽汀一些重要的經濟合同的時候進行公證，會使得合同的履行得到有效的保證，且一旦合同條款發生爭議或者糾紛，則可以有確切的維權依據。因此，企業經濟合同管理機構應制定相應的管理制度，加強對合同公證工作的管理。
6.經濟合同專用章管理制度及經濟合同統計報表制度。經濟合同專用章作為企業對外簽訂經濟合同時的重要依據，應由專人保管、使用，建立經濟合同專用章的使用檔案，并定期整理向主管領導回報，對濫用合同專用章的行為進行處罰。
建立合同統計報表，對合同的各項條款進行詳細登記，以便在合同的履行階段可以隨時掌握履行進度，及時把握合同對方的動向。主要有合同執行情況進度表、合同簽訂情況進度表。
7.經濟合同歸檔制度。要制定嚴格的歸檔制度，妥善保管經濟合同。合同依法簽訂后，合同承辦人員應將合同正本交單位合同管理人員保管，合同副本留承辦人員備用，必要時抄送、抄報有關部門。合同管理人員對已生效的合同要編號登記，逐個建立檔案，與合同有關的文件也要附在合同卷內歸檔。履行完畢的合同，按檔案保管期限保管。
（四）加強經濟合同管理的監督檢查
自我監督和控制是國有企業的一個強大優勢，我們要充分利用紀檢監察和審計、法律顧問等手段加強內部監控，使經濟合同始終符合企業發展的要求，始終符合法律法規的要求。
1.加強自我監督。專業部門和人員應關注國家經濟合同方面立法的最新進展，及時把握政策的動向，審視企業內部經濟合同的實施狀況，并定期進行考核，對管理過程中出現的新情況、新問題作及時的處理，保障企業的權益。
2.加強紀檢監察監督。企業內部紀檢監察部門應當加強經濟合同全過程的監督，特別是從黨風廉政建設和廉潔從業的視角，建立物資供應商、施工隊伍和相關人員廉潔檔案制度，對不正當競爭、商業受賄等不良行為設立黑名單制度，確保經濟合同合法合規，推進企業誠信體系建設，通過黨紀、政紀、法律、法規、制度的準確把握和運用保持對合同主體和相關責任人的強力威懾。
3.加強審計監督。審計監督主要包括內部審計和外部審計。事前通過項目可行性研究報告、初步設計等有關文件，審查設計、監理、施工、物資供應等承建單位的資質等級、資信能力、技術服務是否符合建設項目的要求，財務狀況是否良好，審查建設資金的籌措與保障，保證資金籌措方式科學、來源合法、運作經濟。事中對建設合同、項目變更、物質采購、資金使用等情況進行審計，保證資金落實，按規定使用，沒有被轉移、侵占、挪用、損失浪費等問題。事后按照"先審計、后決算、再轉資"的審計原則，對項目的真實性、效益性、合法性、合規性進行跟蹤審計，檢驗經濟合同實施的效果。
4.加強法律顧問監督。企業作為市場經濟的基本單元和行為主體，在整個社會信用體系中居于基礎的、主體的地位，加強全社會的信用管理，必須首先加強企業的信用管理。法律顧問要幫助企業把脈法律事務，提供決策參考法律意見，進而預防、控制和避免法律風險。讓法律顧問從應訴、合同審查的幕后工作中走出來，參與到企業的日常經營管理中去，讓法律顧問憑借其企業法律知識與經驗，為企業完善各項制度、防范各類風險，使企業在市場經濟法律環境中一路走好。
關鍵詞：行政事業單位;合同管理;內部控制;建議
所謂合同主要是指在平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系方面的協議，又稱為協議、契約。合同作為一種民事法律行為，是當事人雙方根據某一事項進行協商后的必然產物。一般而言，依法成立的合同從成立之日起生效，具有較強的法律約束力。行政事業單位的合同管理主要是為了合理實現本單位合同目標、充分維護單位合法權益、有效降低合同風險的發生、不斷提升行政事業單位公共服務效率、同時防止出現合同舞弊、預防腐敗問題發生的一項綜合性管理活動。
一、行政事業單位訂立的合同種類
行政事業單位訂立的合同種類有很多，根據合同內容主要分為：買賣合同、供水供電供氣合同、借款合同、贈與合同、租賃合同、融資租賃合同、建設工程合同、運輸合同、技術合同、委托合同等多種類型。其中買賣合同主要指單位采購辦公用品與設備、專用設備、無形資產、存貨等簽訂的合同;租賃合同主要是指出租人將資產交付給承租人使用或經營，承租人支付租金，雙方簽訂的合同;技術合同主要是指單位就技術開發、技術轉讓、技術服務與咨詢等確立的合同。
二、行政事業單位合同管理內部控制中存在問題分析
行政事業單位為了保障機構運轉，履行各項職能，并更好地為社會提供公共服務，參與了眾多經濟活動，與不同的單位簽訂不同類型的合同，但在經濟合同管理過程中，也存在一些問題，主要包括以下方面：
（一）沒有統一歸口管理
1.未明確經濟合同歸口管理部門。《行政事業單位內部控制規范》第五十四條規定“單位應當對合同實施歸口管理…”。由于經濟合同涉及面廣、內容復雜、專業性較強，行政事業單位對合同管理往往較為分散，由業務部門、財務部門、政府采購部門、法務部門等分頭負責，對合同管理中的一些重要事項，如建立評審專家庫、組織專業的談判小組對重大合同進行商務談判、部門間的溝通等，缺乏相應的部門統一協調，整體管理水平難以提高。
2.合同檔案未歸口管理。一是有的單位沒有對合同檔案進行歸口管理，檔案分散在各個業務處室，導致難以掌握合同簽訂、履行的整體情況;二是單位各部門合同檔案管理水平參差不齊，甚至遺失合同資料。合同檔案包括合同審批流轉手續、合同正本、合同前期調研、招標、認價等材料，全面反映了整個經濟活動的詳細情況，檔案管理不規范，對合同簽訂監督以及合同執行的跟蹤管理都十分不利。
（二）對合同事前審視不夠
1.采購需求審查不到位。根據《采購法實施條例》（國務院令第658號）要求，采購前采購人應制定明確的采購需求，并且加以論證，專業性較強的還需請專家論證。有的行政事業單位在采購前開展的工作尚未達到此要求，對事項的認定往往比較粗放，對如何制定、論證、提交和審查采購需求未做明確要求，也沒有相關責任規定，源頭管理不嚴，弱化了后續監督，可能導致合同效益不高。
2.缺少必要的前期審查。這主要是由于缺乏必要的市場調研，同時對簽訂合同的主體缺乏專門的資格審查等造成的。合同簽訂前，對合同另一方的誠信度、履約能力、資質等情況未做詳實調查了解，給合同履行埋下了隱患，增大了單位可能承擔損失的風險。
（三）合同書面簽訂不規范、不完整
1.合同條款不嚴謹。存在合同條款有漏洞，關鍵事項約定不明的現象。有的合同到財務付款審查時才發現分期付款金額加總與合同總金額不相符，合同支付方式、票據提供等難以實現。
2.雙方簽名及簽訂時間不明確。在合同具體簽訂時，存在雙方簽名、簽訂日期欄空白的情況，易產生誤解，給合同執行帶來隱患，如發生違約將對維權產生不利影響。
（四）合同管理與財務管理相分離
合同簽訂、履行等信息往往只有具體執行部門了解，財務部門未能及時跟進，如合同簽訂后，往往是等到結算時，才會向財務部門提交合同副本和相關單據申請付款，有的合同事項并未列入年初預算，導致合同履行時需申請調整預算，既不利于工作開展，耽誤工作進程，也加大了預算執行難度。在行政事業的財務管理體系中，合同管理是非常重要的環節，如果財務部門不能及時對合同的簽訂、履約、收付款情況等進行監督，將增大單位承擔經濟損失的風險。
三、建議
針對上述行政事業單位在合同管理內部控制中存在的問題，提出以下建議。
（一）理順管理機制，明確職責分工
1.明確合同歸口管理部門。根據《行政事業單位內部控制規范》（財會〔2012〕21號）第五十四條規定“單位應當對合同實施歸口管理…”的要求，結合單位管理體制，明確部門（如法務部門）負責牽頭組織梳理、完善管理制度，保管合同檔案，組織重大經濟合同談判、管理合同專用章等，實現合同歸口管理，
2.明確各方職責，建立溝通機制。明確業務部門、合同歸口管理部門，以及財務部門等相關部門在合同管理中的職責，同時建立溝通機制，部門之間定期核對合同簽訂、履行與支付情況。
3.完善管理制度并貫徹執行。結合現行法律法規要求，出臺或修訂制度明確合同管理各方的職能職責、簽訂經濟合同的范圍與條件，合同審批權限等，并對經濟活動關鍵環節設計具體流程，明確要求，規范實施。
4.加強合同檔案管理。合同歸口管理部門應定期整理更新、報告合同簽訂與履行情況，同時各部門均應建立職責范圍內的合同臺賬。
（二）強化源頭管理，加強對合同的事前調研
1.強化采購需求審查。采購活動實施前應制訂采購需求，進行立項審查，對采購目標、服務要求等進行前期論證，對于涉及較高專業技術、法律關系復雜的合同，必須組織相關技術專家、法律專家、財會專家等進行論證，力求使采購需求切合實際，避免出現重復建設、資源浪費，并充分了解市場信息進行合理估價，根據金額大小及重要程度，分級進行立項審批。
2.加強合同簽訂前期審查。雖然行政事業單位實行政府采購，但是為了降低風險，合同簽訂前應對簽訂合同的對方當事人的誠信狀況、資質情況、履約情況、獨立承擔民事責任的能力等進行充分調查，并對其資金情況、專業技術能力、產品質量保障、合同簽訂價格等多方面進行分析、比較、論證、調研。
（三）加強合同審查，強化監督
1.加強合同審查。合同簽訂過程中，嚴格按流程進行審批;嚴格審查合同文本，明確約定事項;規范、完整簽署合同，避免出現漏洞，留下隱患。
2.強化合同執行評價及監督。根據不同的合同類型制定相應的評價標準，對合同進度、完成情況、預期效果等按期進行評估，強化對合同履行情況的管理與控制，及時發現在合同履行過程中出現的問題并予以糾正。另外，通過審計等手段規范合同簽訂行為、提高合同管理水平。
（四）認真編制政府采購預算
隨著新《預算法》的頒布，以及各項政府采購規章制度的出臺，預算管理、政府采購管理、合同管理有機結合起來，政府采購預算是行政事業單位部門預算的重要組成內容，是簽訂經濟合同的依據，預算編制時一定要遵循精細化、實事求是、科學有據的原則，為預算執行打下堅實基礎，為合同簽訂提供有力支撐。
（五）加大合同成果利用
加大合同后續跟蹤管理，保障合同成果有效利用，充分發揮財政資金效益。
參考文獻：
[1]楊軍，陳春俠.科研事業單位實行政府采購存在等問題及對策探討[J].交通財會，2012（03）.
[關鍵詞] 合同管理；經濟管理；重要性
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 056
[中圖分類號] F715.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0115- 03
1 引 言
合同是買賣雙方通過一系列的洽談磋商，在意見達成一致后雙方共同簽訂的一種契約，使得雙方在合作過程中按照約定的條款進行經濟活動，在企業的生產經營活動中合同是必不可少的，所以做好合同管理是也是企業的一項重要工作。合同管理是指企業在合同洽談、合同條款擬定、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同變更解除、糾紛處理、合同檔案管理等環節中進行管控的行為總稱。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。良好的合同管理能夠為企業獲取利潤，而不良的合同管理將為企業帶來經濟糾紛，甚至造成無可挽回的經濟損失。所以合同管理是企業經濟管理過程中的一項重要的管理過程，是實現企業戰略目標的基石。
2 合同管理在企業經濟管理中的重要性
2.1 合同管理是企業經濟管理的重要組成部分
合同大致可分為以下幾類：轉移標的物所有權的合同（買賣合同、供用電水氣熱力合同、贈與合同）；轉移標的物用益權的合同（租賃合同、融資租賃合同、完成工作的合同、承攬合同、建設工程合同）；給予信用的合同（借款合同）；提供服務的合同（運輸合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀合同、居間合同）；轉移智慧成果的合同（技術合同）；企業與員工簽訂的勞動合同、保密合同等義務類合同。由此可見，合同涵蓋了企業外部所有經濟往來事項，也涉及了企業內部所有人員。而各項經濟往來是企業是否獲取利潤，是否能夠存續的主要依據；企業內所有人員是完成企業各項生產的根本元素，因為沒有哪個企業可以“無人駕駛”。所以任何一家企業都離不開合同，企業若想正常運轉也離不開良好的合同管理體制。
2.2 合同管理在企業經濟活動中的影響
首先，一份合同代表了一項經濟活動，合同從洽談、擬定到落實執行的過程即是企業實現經濟利益的過程，而在這一過程當中企業雙方圍繞合同產生一系列的競爭博弈，在達成一致后并肩合作，所以合同落實的過程也體現了一個企業的能力，規范的合同管理制度體現了一個企業的內控能力，能夠樹立良好的企業形象；L公司從事合同管理工作的實踐中，在公司系統建立了合同管理制度，始終貫徹、堅持了依法簽約和依法履行的原則。不僅取得了較高的經濟效益，而且樹立了良好的企業形象。目前公司已連續十三年榮獲S市重合同、守信用單位和守信企業稱號。其次，在合同使用日益廣泛的環境下，能夠誠實守信的履行各項合同條款不光能夠維護本企業的各項經濟利益，還能促進雙方的合作關系，使合作能夠長遠、共贏。而穩定的合作關系也是企業減少開支，節約成本的一項有力保障；最后，嚴格落實合同條款，能夠防范企業經營風險，任何的違約行為都有可能造成不可估量的賠償損失，在企業失去信譽的同時也失去了利益。
3 企業合同管理中存在的問題
3.1 簽訂合同的前期準備不夠
由于企業領導的不重視，合同簽訂責任人的不專業等原因，導致在合同簽訂之前所作準備工作不足，比如對對方的資格審查、信譽度調查、企業運轉情況、企業內控能力以及資金能力等了解不足，在這種情況下草率簽訂合同會使本企業面臨很大的風險，甚至使企業蒙受經濟損失，嚴重時還會影響企業的正常運轉。
3.2 簽訂合同的嚴謹性不足
由于責任人的責任心不足、經驗能力不足等原因，導致合同條款審查不嚴謹，合同簽訂雙方都希望本企業利益得到最大化，有些企業甚至使用“暗度陳倉”的方法，打起文字戰，比如使用一些模棱兩可的詞匯，或者故意將合同文本寫得很長，或者采用數字陷阱等方法，在這種情況下，如果不是對合同文本咬文嚼字、反復研究就會很容易落入到對方的陷阱之中，合同一旦簽訂，木已成舟，若不遵守合同條款就要承擔違約責任，若遵守了合同條款，就將使本企業的利益蒙受損失，就使企業處于了兩難的境地。
3.3 檔案、合同章管理不到位
M公司不久前接到了法院的傳票，內容是未履行與Z公司購銷合同，Z公司一紙訴狀將M公司告上法庭，而蓋有M公司合同章的購銷合同是Z公司的主要依據，更諷刺的是在M公司并未找到已經生效的購銷合同！無論是M公司合同章被盜用還是合同原件遺失，這都是又低級又致命的錯誤，而這種錯誤在廣大企業中存在的幾率相當大，由此可見，無論合同談判如何成功，合同文本如何字斟句酌，若是在合同章和檔案管理上出現了問題，所有的功夫都將白費，還會給企業帶來不可估量的損失。
3.4 法律意識薄弱
許多企業出于情面等原因，熱衷于“君子協定”，認為在合同上過于糾結難免有失大氣且傷害了彼此的感情，于是就出現了口頭協議、未蓋章的書面協議、蓋了章但不規范的合同等無用的“合同”，一旦發生糾紛，雙方各執一詞，所謂的合同并不具備任何法律效力，本來是想實現共贏，結果導致了“共輸”的局面。合同本身是用來保障雙方利益的，而企業的第一要務就是獲得利益，所以在合同簽訂的過程中萬萬不可草率行事或受人情限制。企業應當嚴格按照法律規范來簽訂合同，比如何處應有蓋章，何處該有簽名，何處該劃線，明確的合同時間，明確的責權利等。如果沒有做到這些，合同也不過是廢紙一張，待企業蒙受損失之時再來追究已是悔之晚矣。
4 企業加強合同管理對策
4.1 提高重視程度，加強員工培訓
現今企業普遍對合同管理的重視程度不夠，歸根結底是企業管理層的合同管理意識不強，企業領導者應就合同管理組織專門會議，并在日常工作中反復強調合同管理的重要性，再結合獎懲制度，上行下效，以保證合同管理的重要性深植于各級員工心中，以此來杜絕意識上的不重視或者懈怠。再者，光有管理層的耳提面命是遠遠不夠的，在提高重視意識的同時，應當教會員工做好合同管理的方法，這就需要不斷的對員工進行合同管理的培訓。既有主觀上的重視，又掌握了合同管理的方法，這樣才能切實落實合同管理。
4.2 建立健全合同管理體制
一份合同從開始到結束可分為以下幾個階段：雙方談判合同條款擬定審查批準合同簽訂合同履行變更解除糾紛處理，而合同的檔案管理貫穿始終，所以企業在建立合同管理體制時應從以上幾個階段著手，各階段同等重要，制度必須完善。在雙方談判階段應要求責任人提前了解對方情況，制定談判計劃，做好談判記錄等；在合同條款擬定階段要求責任人態度嚴謹、字斟句酌；在審查批準階段在提交管理層逐級審查之后應再交給企業法律顧問做法律評估；在合同簽訂階段應保證合同簽訂過程公開透明、規范嚴謹；在合同履行階段應充分溝通，有理有據；合同檔案應交由專人管理等等。
4.3 增強法律意識
由于中國長期受計劃經濟影響，國內企業中的合同管理和索賠尚未引起足夠的重視，這也是企業法律意識薄弱的體現，針對這項問題，企業的首要任務是提高法律意識，并配備專業的律師團隊且有效利用，企業并不需要完全懂得合同管理中的各項法律，但必須具備使合同在法律下執行的意識，并且在利益受到損害時能夠有效的利用法律手段來解決。其次，企業應具備基本的合同常識，比如合同格式、行文要求、簽章要求、簽訂方法、簽訂份數、有效時間、權利義務等。并且要在合同正式簽訂生效之前，將合同文本交予企業法律顧問做最終審核，使得企業權利得到有效保障。
關鍵詞：項目建設 合同 管理
1 引言
合同管理目標的實現，直接體現了項目的管理目標的實現，從而體現企業的戰略發展目標。合同把技術、經濟、法律三者科學的結合在一起，是訂立合同當事人在工程建設中的最高行為準則，是明確各方權利和義務、協調工作關系，以及解決合同糾紛的依據。
項目建設管理的過程，就是一個完整的合同履行過程，它包括了質量、工期、資源、費用、安全的管理，而這些管理正是建設項目管理的目標。這些管理均是以合同管理為前提條件，離開了合同管理，施工項目管理無法進行。所以說，項目建設所有施工項目的對外經濟業務，都要以經濟合同為紐帶建立集約關系，以明確雙方的權利和義務。
2 項目建設中合同管理容易存在的薄弱環節
2.1經營管理人員往往對合同管理比較重視，而工程管理人員未能將合同管理提升到與設計和施工管理同等的重要地位。
2.2施工過程中對合同變更不夠重視。
2.3合同全面履行管理需進一步加強。合同履行過程中沒有嚴格監督控制，合同履行后沒有全面評估和總結。
3 加強項目建設管理中的合同管理
3.1完善項目合同簽訂前的管理
(1)重視合同洽談
合同洽談是合同管理的重要組成部分，在合同訂立過程中起著舉足輕重的作用，通過洽談不僅規定了合同的主要內容，目的，制約訂立雙方的職責范圍。合同洽談應遵循平等、合法、互惠互利，彼此合作，客觀實用，充分運用法律的原則，要使合同的技術條款滿足國家規程、規范要求，質量等級達到國頒或部頒標準，工期滿足年度投資計劃，滿足工程控制造價的需要。
(2)嚴格文本審查，堵塞法律漏洞
施工合同是雙方為明確權利和義務以達到各自的經濟目的而訂立的協議文書，具有很強的法律依據，因此承發包雙方都要嚴格合同合同文本的起草和訂立管理。要結合項目建設實際情況組織相關專業人員從技術、質量、安全、保密和技術專利歸屬等約束性條款進行嚴格把關，盡量避免和消除可能出現的糾紛隱患。
3.2嚴格控制合同變更
目前在建設項目中由于工作量發生變化或因外部原因等因素發生工期變更等，這就需要對合同內容進行變更。雙方對合同變更的處理，也成為項目管理工作中最主要的內容之一。
合同變更的原則一是把合同變更限制到最低程度的原則；二是協商一致原則；三是重要變更提前采取措施的原則。
3.3擇優選擇施工單位
資質較高，信譽較好的施工單位合同履約能力也強，更能保證合同的簽訂和履行符合法律規范，降低合同糾紛，保證工程質量與施工安全。進而提高工程施工現場管理水平。建議從調查施工單位的資信情況開始，即了解其的商業信用、經營情況、資本結構和償債能力等，對施工單位的資信進行調查是事前預防的一項重要工作。將重要施工單位的各種資料，認真地歸檔保存，建立客戶檔案管理。
3.4加強合同履行后的評估
管理合同后評估是合同管理的總結階段，往往不為人所重視，其實合同后評估工作是件很重要工作，它是對合同好壞、管理得失的評估，它可為下一工程項目造價控制提供可借鑒的經驗。
合同后評估工作主要是總結合同執行情況，對合同管理好的經驗加以總結推廣，對過時、不符合現行法律法規，以及不嚴謹、容易被對方索賠的條款要加以改正。影響工程造價的不確定因素可分為：可預見和不可預見因素，可預見不確定因素應作為普遍性問題，不可預見不確定因素作為可追溯事件加以標識，通過合同后評估加以鑒別，并在以后玉程合同中加以明示或制定相應的預防措施。
3.5建立健全規章制度，夯實管理基礎，實施合同全過程管理
(1)建立健全完善的規章制度是加強項目建設合同管理的保證為此，項目組建設實際情況組織相關專業組室，進行制度修改、調整，對考核與獎罰等作出了詳細的規定，這些制度對合同管理機構與職責、委托與簽約責任人、合同訂立與履行，為實施合同全過程管理打下了堅實的基礎。
(2)建立合同臺賬，為合同全過程管理提供最原始、最真實的記錄在強化合同管理過程中，建立了合同合帳，如實記錄了合同管理過程。這些合帳不僅規范記載了合同管理的每個環節，也為合同管理提供了依據。同時按照規范管理，分級負責的原則，合同文本按照檔案要求，于次年3月前把上年合同交檔案室存檔，保存齊全。
(3)實行合同審核會簽制度，有效地為合同管理把好關，嚴格執行合同審核會簽制度，各相關部門從各自職責出發，對合同進行認真會簽，層層把關，最后由主管領導簽字審查，凡是沒有經過會簽、審查的合同一律不予上報。
(4)合同審查合同管理部門要對合同進行認真審查，審查內容有：
審查合同對方的信譽和履約能力等資信情況，防止合同欺詐：
驗證對方“三證”、“一書”，即營業執照、生產經營許可證、資質證和授權委托書，做到證明不全不予簽訂；
審查合同的質量、數量、規格、防止錯訂；
審查合同標的物的價格及其它收費是否合理；
審查合同文本使用是否符合規范，合同條款是否齊全，用語是否準確，違約責任是否符合法律規定；
審查合同定金，預付款是否合法等。
審查對方法人資格是否有效、人的資格是否合格，防止出現無效。
(5)合同辦理、簽收、借閱均要登記等。
2012年以來，我部門按照**關于合同審查和管理工作的整體要求和工作部署，認真學習、貫徹、執行《**合同管理辦法》、《**合同管理實施細則》，進一步規范和細化合同審查、管理、監督工作，維護了企業的正常經濟秩序和企業利益，促進了企業成本效益年活動的全面、深入開展。
一、今年以來的主要工作
(一)加強學習宣傳，提高合同管理人員的整體素質
為適應合同審查、管理、監督工作的高標準、嚴要求的工作性質，更好地為企業生產經營服務，6月份以來，我公司組織合同管理人員全面、系統地學習了《**合同管理辦法》、《**合同管理實施細則》及相關法律法規，強化合同管理人員職業素質教育和職業道德教育，嚴格規范合同審查工作人員行為，明確合同審查工作程序，依法履行合同審查工作職責，提升了合同管理戰線的整體素質，為維護企業的正常經濟秩序和企業利益奠定了基矗
(二)細化合同管理，保證了成本效益年活動的全面、 深入開展
按照《公司合同管理辦法》、《公司合同管理實施細則》的要求，積極協助合同簽訂單位依法簽訂合同，參加重大合同的起草與簽訂，嚴格審查合同，所有合同條款、簽訂手續和形式均由本部門管理，各類合同簽訂時均經過審查，程序合法，杜絕了不完善和不合法的合同的出現，依法檢查合同履行情況，協助合同承辦人員處理合同中出現的問題和糾紛，會同合同承辦人員辦理有關合同文書，建立合同檔案，有效制止了不符合法律、行政法規規定的合同行為，并依法監督合同承辦人員的工作職責履行情況，依法執行合同審查制度，切實維護了企業的合法權益。
總的來看，今年我公司合同管理工作以依法治企為方針，基本達到了集團公司法律事務處的要求。但客觀地講，也存在一些問題。一是合同管理人員的素質和工作水平相對來說還有待提高。二是組織機構還有待完善。三是合同管理還需進一步細化。這些問題需要在來年的工作中加以解決。
（三）組織起草了多份公司急需的規章制度
我處今年陸續起草了包括：《運輸合同模板》、《鍋爐安裝工程分包管理細則》、《**鍋爐輔機設備、大宗材料采購管理細則》、《鍋爐、部件委托生產管理細則》等多項公司急需的規章制度，發揮了本部門的作用。
二、明年的工作設想
(一)加強學習，全面提高合同管理人員的素質
按照集團公司法律事務處的會議精神和工作部署的要求，進一步加強和改進學習。重點學習“三個代表”重要思想和合同管理辦法、實施細則與相應的法律法規，提高合同管理人員的政治素養和業務素質，強化合同管理人員的職業道德教育和遵紀守法意識，最大限度地保護企業利益不受損失，維護企業改革發展穩定的大局。
(二)完善組織機構，依法履行職責
完善我公司合同管理二級負責制，明確合同審查員和合同承辦人員的工作職責，對其職責范圍內工作定期檢查，發現不符合法律行政法規規定的合同行為，及時制止，并嚴厲追究其承辦人員責任。對造成企業經濟損失的違法合同，實行責任追究制度，對涉案人員移交司法機關進行法律制裁，督促合同管理人員依法履行職責。
【關鍵詞】油田企業 合同管理 管理制度
合同是企業經濟往來的主要表現形式，合同管理是企業經營管理的重要工作之一。
一、合同管理的基本含義
合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等系列行為的總稱。合同管理是實現現代企業在市場中的平衡制約和權利的橋梁，使當事人活躍在一個公平的環境中。合同管理必須是全過程的，由洽談、起草、簽訂、生效開始，以合同失效為終止點。合同管理必須是系統性的，對與合同條款內容有關系的部門要做到統一管理。合同管理是動態性的，要及時關注履行合約過程中的變化情況，發現不利情況時要及時修改、變更、補充、解除和終止合同。
二、建立完善合同管理制度
實現優化合同管理環節必須要完善合同管理制度，現階段合同管理制度的建設已經得到了我國油田企業的高度重視，正處于建立和完善科學的合同管理制度的過程中，主要通過完善合同的過程控制，整理清楚合同簽訂、實行、結項的全過程，從而達到適應企業的合同管理制度的建設和完善的目的，使企業合同管理工作更加規律、規范，進一步實現企業的科學化管理。合同管理制度包含的內容較廣泛，包括：合同簽訂的審查審批，合同管理的模式，明確相關部門職責，合同結算的審查審批，合同的訂立、履行、變更、解除，合同管理人員培訓等。為了提高企業合同管理水平，有效控制合同風險是前提。在企業中派專業的工作人員肩負合同管理職責，負責企管法規科、計劃科、財務資產科、工程科等相關合同工作，聘用律師加強對合同的審查，從而規范企業的合同管理。合同管理制度是否切實可行取決于很多方面，包括：合同審批、簽訂、審查、記錄、保存；合同的檔案管理；合同履行情況的變動記錄，合同專用章管理等。要做到管理層次分明、程序規范、職責清楚，使合同的各項問題都在有效的控制范圍內，就要制定一套科學化、規范化的合同管理制度。在未經審查和批準的合同上，不允許辦公室蓋章，不允許財務部結算付款，必須按規定進行合同的訂立、審查、結算等環節。建立合同管理臺賬，對合同進行分類、分期管理；建立合同動態統計分析制度，可以定期分析合同履行的變化情況，對發現合同管理的問題以及企業經營管理中存在的問題有很大的幫助，從而研究出解決的方法。
三、在合同管理過程中實施科學的控制方法
在簽約前嚴格審查資質，防止經濟風險和法律糾紛現象的產生，合同當事人應該具有法律規定的資格。對企業法人有兩個方面的資格審查，其一，企業法人或法人分支機構是否按國家的規定審批程序依法成立，是否持有營業執照，并且按時進行了年檢。其二，對參與簽訂合同的相關人員進行審查，確保是企業法定代表人或授權委托人，兩者簽約范圍不同，前者必須在企業的經營范圍內訂立合同，后者則必須在授權范圍內訂立合同，否則不具有法律效力、企業也不能享有權利。在簽訂合同前，通過合同相對人或工商行政管理部門了解本單位的資信情況。另外，在簽約前還應審查當事人是否有履行合同的能力。其三，要用標準的合同文體，防止因為合同內容引起的爭議。油田企業發展迅速，在經濟往來中簽訂的合同種類也越來越多，合同類別較多，在簽訂合同時，若每個合同都制定一個獨立文本，會大大增加業務人員的工作量，而且很容易出錯，例如合同條款不全，約定不嚴密等。為避免這些情況，可以推行合同文本規范化管理。合同承辦人在起草合同時，只需對合同標準文本中的主要條款進行改動，得到合同主管部門同意就可以；對于其他無合同標準文本的，由業務主管部門、合同承辦部門和合同主管部門一起草擬。如果需要采用合同相對人合同文本，應取得本單位合同主管部門的同意。其四，提高監督驗收及履約的力度，使合同管理動態化。履行合同的過程是一個動態的過程，包括：簽訂、交貨、驗收、結算等項目。合同管理中最重要的環節就是合同的履行，所以在履行合同的過程中，承辦單位應對合同文本和合同相關文件做好保管工作，在合同結算、解決爭議時作為依據。在合同履行過程中，各單位應監督合同相對人履行合同的情況。
四、明確合同管理機構的職責
站在油田企業的角度來看，合同管理機構的幾大職責有：第一，制定本單位的合同管理制度要有針對性；比方說測井、固井、鉆井、油氣測試等要匹配專業技術方面的合同管理。第二，企業簽訂、變更、解除合同要在授權范圍內，對重大合同的談判、起草合同也要在授權范圍內，對相關部門簽訂的合同要做好檢查、監督工作，避免不合法、不完善的合同產生。第三，適時開展與法律、法規和專業知識相關的講座，向員工宣傳成功的合同管理工作經驗。第四，依法參與本企業合同糾紛的協商、調解、仲裁等活動。第五，在合同履行的過程中進行監督、監察，發現問題和糾紛要及時處理，對于違反法律、法規的合同行為要堅決制止。第六，要建立合同檔案，保管好合同以及與合同相關的文件。
五、加強合同管理人員的培訓
管理的主體是員工，人才是企業優化管理的保證。所以，企業合同管理的水平與合同管理人員的綜合素質息息相關。要定期對員工進行專業化崗位培訓、外派學習等業務交流，提高管理人員的法律知識和業務素質。實行理論培訓與專業知識培訓、中長期培訓與短期培訓、課堂教學與考察觀摩相結合的學習方式。有針對性的制定學習方案，尤其是在職學習。定期組織法律講座，將最新的《擔保法》、《合同法》、《招投標法》等法律法規介紹給業務人員。在新的法律法規頒布前，及時舉辦最新的法律學習班。
企業經營管理過程中的一項重要工作就是合同管理，它的內容不僅僅是簡單的要約、承諾、簽約等，它是一種科學的、全方位的管理模式。油田企業應充分運用科學的管理方法來進行合同管理，要做好事前的防范，事中的管理，事后的妥善彌補，防止對企業帶來損失。
參考文獻
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一、人為因素
招標文件一般是由招標機構編制的，而工程合同主要由發包人編制，編制人員的專業結構不同也會造成招標文件中的合同條款和工程合同管理上的脫節。在承包合同實施過程中，一方面由于監理工程師未提前參與到工程招標工作中，故不熟悉工程招標文件和工程合同，在執行合同的初期不能很快地進入監理角色，只能邊上崗邊學習；另一方面，由于編制工程招標文件的招標機構人員不參與后期的合同管理，只負責工程招標文件的編制，因為專業不同，有些人員未必有豐富的工程施工經驗，那么必然使工程招標文件的編制水平受限，如果工程合同不準確、不全面，拘泥于書面形式，必然會給監理工程師進行合同管理造成很多困難。工程合同是施工管理的依據，工程合同不完善，執行起來隨意性大，或者較理論化，都會給工程合同變更和工程索賠帶來很大的隱患。許多工程在完工之后，工程實際合同已經與原來招標文件合同大相徑庭，違背了招標人在招標時的初衷，也損害了招標人的利益。
二、應對常見問題的一些建議
1.完善配套法律法規。目前我國在招投標方面有《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國招標投標法實施條例》等，在合同方面有《中華人民共和國合同法》，這些法律法規相對來說已經比較完善，但由于合同種類繁多，一部法律根本不可能做到面面俱到，所以相關管理部門應該在現有法規的基礎上，結合地方特點和招投標市場現狀，制定出因地制宜的地方管理規章，就工程合同本身量體裁衣，將其每一個細節都盡可能地納入到量化管理中。在具體的工程合同履約階段，由合同管理部門會同工程管理等部門，根據施工進展或單位工程、節點工期，定期或不定期地對項目進行評審，及時發現和糾正存在的問題，保證全面履行工程合同。同時，引入監督制度，保證管理細則的實施力度和有效性。最后，也要提倡職業道德的建設，加強承包人與發包人的職業操守，建立誠信檔案，對“優”獎、對“劣”懲，推動誠信市場地健康發展。
2.加強招標過程管理。
2.1招標過程中管理。首先，要求先行確定監理單位，這樣在擬定工程招標文件時，可以由監理單位和發包單位的工程管理人員配合前期招標人員共同審查建設工程施工招標文件，在施工管理等方面的條款上嚴格把關，將后續施工中會引起糾紛、含糊不清的地方一次待清楚。其次，重視工程現場踏勘工作。充分了解工地現場情況，全面掌握招投標中的第一手資料，將更有利于工程合同的編制，減少工程施工階段的變更，使工程合同更具有真實性和可靠性。
2.2招標后期管理。招標后期管理主要是建立合同履約檢查和考核制度。提高合同履約率是建設工程招標投標后期跟蹤管理工作的主要內容，也是提高招標投標工作水平、鞏固招標投標成果的要求。合同履約是否順利，在很大程度上也映射出了招標投標工作的成功與否。定期或不定期的合同履約檢查或抽查，既是對建設工程招投標活動的一種評估，也為下次招投標活動提供了必要的借鑒依據。通過對施工合同履約的檢查和監督，建立工程招標投標后期的跟蹤管理檔案，將每次檢查情況填表，整理、評價、分級并分析，作為今后招標投標中評標的參考資料，以此對投標單位引人市場競爭機制，使其樹立以履約率高低求信譽，以信譽高低求發展的意識，使信譽高的施工企業多中標、中好標，最終推動工程招投標工作的良性發展，逐步提高工程招投標工作水平。
3.培養合同管理專業人才。工程合同管理是一項專業性很強的工作，建設工程合同涉及內容多，專業性強，要求工程合同管理人員具有一定的工程專業技術知識、相關法律知識和工程造價管理知識，對工程合同管理人員的職業素養要求高。工程合同管理人才的水平將直接影響工程合同的簽訂和順利履約，因此，合同管理人員應加強工程合同管理方面的法律法規和相關專業知識的學習，強化法律意識，參與施工招標的合同條款設置，使工程合同管理與招投標工作緊密結合。
三、結語
綜上所述，工程招投標管理與工程合同管理有著極為密切的關系，兩者相互作用，相互制約，加強工程招投標與合同管理之間的聯系對建立公開、公平、公正的建筑市場具有十分重要的現實意義。
作者：石慧李雪梅單位：杭州市建設工程招標投標管理辦公室
