時間：2023-06-05 10:16:14
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理人員培訓，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
在醫院的檔案管理工作中，管理人員的責任意識是保證檔案管理合理有序的關鍵。我們很多醫院的管理人員意識淡薄，想法陳舊，還依然存在只保管不利用的想法，不能有效地利用檔案資源。（四）檔案管理人員素質不高在我國，有很多醫院根本不注重檔案管理人員的培養，只把心思簡單地放在醫療技術人員的培養上。對檔案管理工作，不能引起重視，導致檔案管理人員大多學歷偏低、檔案管理水平不高。另外由于不能積極地安排檔案管理人員培訓，造成檔案管理人員大多管理水平滯后。
二、新時期醫院檔案管理的發展思路
（一）建立健全的檔案管理制度
在醫院的檔案管理工作中，建立健全的檔案管理制度是必要的，科學的管理體制是促進檔案管理發展的關鍵。健全的管理制度，可以保證檔案管理的科學性，避免檔案管理中隨意性的出現。每個醫院都要結合實際，根據自身的發展狀況，確定適合自己的完整、系統地管理制度。
（二）建立科學的計算機網絡管理系統
在醫院檔案的管理上，完善的科技力量是推動檔案發展的主要推動力。現在比較完善的管理體系是依靠網絡管理系統，建立由院領導主管，檔案部門領導負責和各檔案員直管的三級管理模式，這樣就能形成統一領導、統一保管、統一制度的統一管理模式，有助于貫徹執行各部門工作職能，更好地保證檔案的完整、避免流失。
（三）加強檔案人員培訓
檔案管理人員的專業水平是影響檔案管理好壞的一個關鍵因素，首先在檔案管理人員的選擇上，要盡量選擇專業水平高、思想積極、工作能力強的人員。盡量保證人員的穩定性，避免經常流動，同時還要對檔案管理人員定期組織培訓學習，以適應不斷變化的社會環境，避免管理思想滯后。
（四）加強檔案管理工作的創新意識
在現代化高速發展的今天，檔案工作人員除了要具有必備的專業技能和思想認知外，還要有勇于創新的精神，這樣才能推動檔案管理工作不停地下前發展。必須要打破原有固守、陳舊的觀念，用多角度的思維方式去不斷地創新實踐，保留原有優點，不斷改進缺點，才會促進檔案管理工作的可持續性發展。其中最主要的還是要增強管理人員新時期的現代化意識，增加危機感，時刻保持最大的工作熱忱。
（五）加大投入，盡快實現現代化管理
引進現代化的管理技術，是醫院檔案管理未來的發展方向。首先要配置好現代化的基礎設施，引進計算機等先進設施。其次要有專門的檔案儲存室，并做好防火、防潮、防蟲工作。現代化的管理模式，不僅可以大量節省人力、物力，并且方便查詢、調閱，提高檔案的利用率。計算機管理系統保存的信息更加完整，保密度高，儲存量更是原有的人力管理無法比擬的，建立現代化、自動化的檔案管理體系是醫院檔案管理的必然發展方向。
三、總結
1鄉鎮檔案管理需要的設備及對檔案室的要求
一是要有性能優良的電腦一臺，要求內存足夠大，CPU速度夠快，硬盤存量在一個TB以上，而且要有獨立顯卡；同時要配置激光打印機、速印機、復印機；二是要有專用的獨立檔案室，嚴禁不相關的人員出入，檔案室做到防火防盜防蟲防潮濕，要求嚴禁煙火，如果檔案室在平房，要求裝上防盜門防盜窗戶，如果是樓房的，一樓二樓也要求裝上防盜門防盜窗戶。檔案廚要求全為鋁合金制作，因為如果是木頭制作的容易產生蟲害，對檔案造成傷害。同時，要求檔案室通風干燥，這樣不會形成潮濕的室內環境。要求室內電路設置合理，為符合國際標準的銅線，插頭插座也要選用安全性強的品牌，有漏電保護裝置，防止因為電路引起火災。
2鄉鎮檔案管理對人員素質的要求
不一定必須是檔案管理專業的大學畢業的人才，因為檔案管理這個專業非常冷門，全國檔案管理專業的人才也是少之又少。對此不必要求太嚴格，一般中專畢業生就可以。但要求身體健康，責任心強，工作細致耐心，而且工作時間在3年以上的工作人員，性別不加以限制。其實如果是女性更好一點，因為女性耐心、細致，不會粗心大意，最適合做檔案管理工作；同時，做檔案管理工作要求實習期為一年，在這期間不能出現大的失誤，否則將不能通過實習考核。
3鄉鎮檔案管理人員培訓及經驗交流
鄉鎮檔案管理人員要定期進行培訓，培訓的費用由縣財政拔付，并及時報銷差旅費用及學習費用。檔案管理人員培訓要有主管領導帶隊參加，以保證組織有力，從制度上保證檔案管理業務的順利開展。同時，用于培訓的費用要專款專用，任何單位和組織不得占用檔案管理培訓費用，各級審計部門要對檔案培訓的專項資金進行嚴格審計，以保證檔案管理培訓的正常進行，同時非檔案管理人員不得以檔案培訓名義占用檔案培訓經費。除了組織人員進行管理人員的培訓，還要經常組織各兄弟單位之間進行檔案培訓經驗的交流，各兄弟單位之間選出檔案管理的行家能手，進行比武交流，比武交流的內容有檔案管理技能、檔案管理安全常識、檔案管理電腦操作等等，對于在檔案管理方面有優秀表現的人，要進行一定意義上的物質獎勵，同時上報縣里進行備案；對于前三名的優秀檔案管理專家，要報縣里以縣政府名義進行嘉獎，同時可以讓第一名進行全縣巡回檔案管理培訓，與各鄉鎮檔案管理單位進行技能交流，以促進各鄉鎮檔案管理的發展。
4及時進行鄉鎮檔案管理檢查
及時進行鄉鎮檔案管理檢查很重要，檢查包括檔案檢查、電腦檢查、檔案管理設備檢查、檔案管理室安全檢查以及各種上級相關部門的檢查等等，這些檢查有利于檔案管理工作的促進與提高，還能及時發現問題，以便查漏補缺。其中，檔案檢查包括檔案是否完整，檔案是否干凈整潔，是否有缺失等等；電腦檢查包括電腦是否專門用于檔案管理，不能用來玩游戲及用做其他方面的用途；檔案管理設備檢查包括檔案廚是否有破損；檔案管理室安全檢查包括電路檢查、防水設備檢查、消防栓是否管用，以及是否有水。迎接上級檢查包括縣級檢查、市級檢查、省級檢查以及國家級檢查，迎接檢查和應付檢查不是最終的目的，最終的目的是把檔案管理工作做好，把鄉鎮檔案保存好。
5鄉鎮檔案管理的及時清理
1、目的和范圍
1目的
規范電梯維修保養的行為，及電梯維修保養過程中的作業人員應遵守的工作要求。
2范圍
2、1適用于在用電梯的維修保養。不適用于對電梯的大修與改造工作。
2、2電梯的“大修”是指需要通過拆卸或者更新主要受力結構部件才能完成的修理業務，也包括對機構（傳動系統）或者控制系統進行整體修理的業務，但大修后特種設備的性能參數與技術指標不應變更。
2、3電梯的“改造”是指改變設備受力結構、機構（傳動系統）或控制系統，致使特種設備的性能參數與技術指標發生變更的業務。
2、電梯維護保養制度
2、1電梯進行維護保養必須遵守電梯維護保養安全操作規程。
2、2電梯的維護保養分為：日常性的維護保養和專業性的維護保養。
2、3日常性的維護保養工作由具有質量技術監督部門認可的，具有相應資格證的人員承擔，專業的維護保養應有與電梯維護保養資格的專業保養單位簽訂維護保養合同。
2、4電梯每次進行維護保養都必須有相應的記錄，電梯安全管理人員必須向電梯專業維護保養單位索要當次維護保養的記錄，并進行存檔保管，作為電梯檔案的內容。
2、5日常性維護保養記錄有本單位電梯作業人員填寫，每月底將記錄內容報送電梯安全管理人保管、存檔。
2、6電梯日常性的維護保養內容應按照電梯產品隨機文件中維護保養說明書的要求進行，專業性維護保養按照簽訂合同的內容、周期進行。
2、7電梯重大項目的修理應有經資格認可的維修單位承擔，并按規定向質量技術部門的特種設備安全監察機構備案后方可實施。
2、8電梯安全管理人員對在電梯日常檢查和維護中發現的事故隱患應及時組織有關人員或外委有關單位進行處理，存在事故隱患的電梯嚴禁投入使用。
電梯定期報檢制度
1、目的和范圍
1目的
為使電梯保護正常的、安全的工作狀態，防止由電梯而造成的人身傷亡事故和重大設備事故的發生。
2范圍
2、1適合于電梯按國家規定的要求向國家規定的電梯安全主管部門申請電梯安全定期檢驗。
2、2也適合于按單位內部設備管理制度的規定要求進行的定期檢查的報檢工作。
2、職責
電梯安全管理人員負責向有關部門報告電梯定期檢驗工作。
3、定期報檢制度
3、1電梯安全管理人員在電梯安全檢驗合格標志有效期滿前一個月向質量技術監督部門的特種設備安全檢驗機構申請定期檢驗。
3、2電梯停用一年后重新啟用，或發生重大的設備事故和人員傷亡事故，或經受了可能影響其安全技術性能的自然災害（如火災、水淹、地震、雷擊、大風等）
后也應由電梯安全管理人員向特種設備安全監督檢驗機構申請檢驗。
3、3電梯經較長時間停用，但尚未超過一年時間的，電梯安全管理人員可向單位設備管理部門申請內部安全檢驗，認為有必要的可向特種設備安全監督檢驗機構申請安全檢驗。
3、4申請電梯安全技術檢驗應以書面的形式，一份報送執行檢驗的部門，另一份由電梯安全管理人員負責保管，作為電梯管理檔案保存。
電梯作業人員培訓考核制度
1、目的和范圍
1目的
提高電梯作業的人員安全意識和技術水平，了解國家有關電梯安全管理的法規、政策，自覺地履行電梯作業人員的各項職責。
2范圍
規定電梯作業人員進行培訓的內容、方式，組織電梯作業人員的方法，對培訓取得的成果進行考核。
2、職責
電梯安全管理人員負責組織對電梯作業人員培訓工作。單位負責職工教育管理部門負責組織對培訓情況進行考核。
3、電梯作業人員培訓考核制度
3、1電梯作業人員必須持質量技術部門的特種設備操作人員的操作證方可獨立從事相應的工種。
3、2電梯作業人員的培訓包括：外委培訓（質量技術監督部門組織）和單位內部培訓兩種。
3、3電梯安全管理人員應建立該類人員的培訓、教育檔案，及時通知有關人員參加電梯作業人員的換證考試，保持操作證的有效性。
3、4電梯安全管理人員每年應編制當年度電梯作業人員的培訓計劃，報告單位領導批準后實施。
3、5單位內部培訓由電梯安全管理人員負責組織實施，每季度至少組織一次，培訓的內容主要包括：國家有關電梯的法律、法規、規章的學習；電梯事故的案例的分析；電梯有關技術知識的學習。必要時可組織人員進行筆試。每次培訓必須作好相應有記錄。
3、6參加外委培訓（質量技術監督部門組織）的人員必須經單位領導同意，培訓合格的予以報銷相應的費用。
3、7電梯作業人員未按規定參加培訓，或培訓考核不合格的按有關制度予以處分或扣獎。
3、8電梯安全管理人員培訓工作考核按質量技術部門的規定要求進行。
意外事件和事故的緊急救援措施及緊急救援演習制度
1、目的和范圍
為使電梯發生設備事故和人員傷亡事故或未遂事故后，迅速消除事故源，及時搶救傷員，搶修受損設備，盡量減少事故帶來負面影響，減小事故的損失。
范圍
針對事故或事件可能產生的情況，確定搶救及救助方案并使其始終保護有效狀態。
2、職責
電梯安全管理人員負責組織意外事件和事故的緊急救援措施及緊急救援演習的實施。
3、意外事件和事故的緊急救援措施及緊急救援演習制度
3、1電梯發生意外事件或事故應按國家規定，及告有關人員或部門，發生一般事故（指無人員傷亡，設備損壞不能正常運行，且直接經濟損失50萬元以下的設備事故）和嚴重事故（指造成死亡1～2人，或者受傷19人（含19人）以下，或者直接經濟損失50萬元（含50萬元）以上100萬元以下，以及無人員傷亡的設備爆炸事故）后，應當立即向質量技術監督部門報告。查明事故發生的原因，提出相關的預防措施。
3、2電梯安全管理人員應確定意外事件和事故的緊急救援小組成員，并報單位領導批準，成員人員必須包括一名單位的行政領導，電梯安全管理人員和電梯日常維護保養人員。
3、3每年至少要進行一次應急演習，成員人員都必須參加。
3、4演習內容、時間、排險方法、急救預案由電梯安全管理人員擬定，行政領導批準后實施。
3、5演習結束后，電梯安全管理人員應將該次演習的情況作書面記錄，并進行總結，對存在的問題在下次演習中進行調整、修改。
技術檔案管理制度
1、目的和范圍
1目的
為便于電梯的維護保養，分析電梯故障原因，及時消除電梯事故隱患，了解電梯日常管理的進展情況。
2范圍
規定對電梯所涉有關資料存檔、保管、借用等方面的要求。
2、職責
電梯安全管理人員負責電梯檔案的收集、管理工作，單位檔案室負責電梯檔案的存檔、保管工作。
3、技術檔案管理制度
3、1電梯技術檔案的種類：
A、電梯隨機出廠文件（包括產品出廠合格證、安裝使用維護保養說明書、電梯主要部件型式試驗報告書、裝箱單、機房井道布置圖、電氣原理圖接線圖、電梯功能表、主要部件安裝示意圖、易損件目錄）；
B、電梯開工申報單；
C、電梯安裝施工記錄；
D、竣工驗收報告；
E、質量技術部門特種設備監督檢驗機構電梯驗收報告和定期檢驗報告；
F、日常檢查、維護保養記錄，大修、改造記錄及檢驗報告；
G、運行情況記錄和交接班記錄；
H、事故及故障記錄；
I、電梯作業人員培訓記錄；
J、同意注冊的登記表。
3、2電梯日常安全管理人員及檔案管理人員應認真貫徹國家檔案工作的方針、政策，做好檔案、資料的接收、登記、整理、保管、借閱等事宜，為電梯的安全運行提供準確的信息資料。
3、3電梯日常管理人員應監督電梯作業人員作好各種記錄，及時將各種記錄移送檔案部門保管。
3、4電梯日常管理人員每月應將各種記錄送交檔案管理部門保管。
3、5有關人員部門需借用電梯資料的應經電梯日常管理人員同意簽署意見后向檔案管理部門借閱，并按規定作好借閱登記手續，按時歸還借閱資料。
關鍵詞：服務；規范化；基層；檔案管理
信息化時代在為檔案管理工作提供了充分便利的同時，也為基層檔案管理工作提出了更高的要求。因為，“檔案管理的基礎工作主要包括建檔管理、案卷組織和技術整理，保管單位的登記、編號及館藏組織以及檔案的登記、編號及館藏組織以及檔案的著錄和標引等。這些基礎性工作直接影響到檔案現代化管理的進程。”[1]可以說，基層檔案管理工作是檔案現代化管理的基礎。
一、增強意識培養，樹立服務理念
基層檔案管理工作是基礎性的、重復性的，很容易讓人產生枯燥感，因為基層檔案管理工作的基礎性，檔案管理人員很難在既定框架下進行工作突破和工作創新，也同時導致了很難做出顯而易見的突出的工作業績，使檔案管理人員獲得源自于工作的成績感，這就導致檔案管理人員難有工作的積極性和創造性。而在另一方面，基層檔案管理工作又是重要的、細致的，因為基層檔案管理工作是檔案現代化管理的第一步，其在工作中對檔案整理的科學化、細致化、全面性、系統性水平將直接影響到檔案資料的完整性和系統性，基層檔案整理過程中的規范性和專業性，將直接影響日后檔案查找的精準、快捷程度，基層檔案管理并不是一個簡單的下載、打包、裝訂過程。
在基層實際工作中，因為工作的基礎性和枯燥性，基層檔案管理工作人員的流動性大、不穩定性強，往往是剛剛學會并熟悉了業務就進行了工作調整，從而影響了工作的延續性。然而，“檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。”[2]即使是長期從事基層檔案管理工作的人員，也容易因工作的重復性而出現厭煩情緒，影響了工作效率和檔案管理工作的精確度，為日后的檔案查找等工作帶來不必要的困難。因而，如何增強基層檔案管理人員的工作積極性就是一個非常重要而嚴肅的問題。
實際上，將基層檔案管理工作在意識和態度上定位為服務性工作，而不是行政性工作是轉變這種尷尬的可能路徑。基層檔案管理工作在某種意義上說也是一種服務工作，為其他單位和個人查找有價值的信息，進行信息的有效搜集和匯總服務，比如，在醫學領域，建立患者個人檔案就具有十分重大的意義，一方面是對患者治療的意義，另一方面也在醫學研究上具有重要的參考作用。服務，其目的是為了實現服務對象的價值目標，當在確定治療方案和重要醫學突破中應用到了檔案信息的時候，也就是基層檔案管理工作人員間接的為此做出了重要的貢獻，也就實現了自身價值的最大化。以此為基礎，基層檔案工作人員也會在這個過程中知道工作的意義，實現自身的價值，從而能夠提高工作的積極性。因此，要使基層檔案工作人員在思想意識上樹立起服務而非管理的理念，是現代基層檔案管理工作的一大核心內容。
二、加強人員培訓，實現管理規范化
基層檔案管理工作看似簡單，實則復雜，對檔案管理人員的個人素質和業務水平都有很高的要求。為提高現代檔案管理的規范化要求，基層檔案管理人員需要對檔案資料的內容、內涵有深刻的了解，對檔案分類條目和檔案類別有系統的把握，能夠理性而準備的辨別檔案的重要性及留存價值。“提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個基礎工作都要按照統一的程序和科學的方法進行。”[1]因而，在基層檔案管理工作過程中，只有在每一個操作過程中都符合標準化、規范化的要求，才可能最終實現快速、精準的檔案查找和檢索，才能實現檔案在存檔管理和編碼上的唯一性。可以說，遵循規范化要求是現代檔案管理工作中的重中之重。
基層檔案管理規范化其實涉及到方方面面的內容，拿案卷材料質量舉例來說，檔案的價值的高低一方面由案卷本身的內容來決定，另一方面以案卷是否完整，存檔是否科學來決定，在這方面，案卷材料質量對于檔案價值具有決定性影響。在基層檔案管理工作中，能夠影響案卷材料質量的因素，從本質上來講就是是否進行了科學的分類，是否進行了科學的關鍵詞提取，從而方便檢索，“必須要注意解決好文件的鑒別和立卷方法問題，以便于檔案在規范標準化管理中的分類和檢索，從而充分發揮檔案的價值作用。”[3]
應該說，檔案管理是一門具有科學性和研究性的學科，檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管每一項都有嚴格的規范化要求，都需要首先進行學習和培訓，充分了解、長期實踐，才能在工作中游刃有余，因而，加強對基層檔案管理人員的培訓，“積極推行人館（室）檔案的標準化齊全，保證檔案歸檔和進館檔案的完整，并積極維護全宗和全宗群的完善性。”[4]只有積極做好培訓工作，并使基層檔案管理工作人員將在培訓中學到的理論應用在工作實踐當中，不斷摸索、不斷提高，才能實現遵循檔案管理規范化和標準化的要求，從而做好檔案管理工作。
【參考文獻】
[1]王巖.基礎檔案工作與現代化管理[J].煙臺教育學院學報，2004（03）：92-93.
[2]張小玲.機關檔案管理基礎工作存在的問題及對策[J].山西檔案，2011（S1）：31-32.
【關鍵詞】信息時代 檔案管理 人員素質
當今社會信息化的飛速發展已經對檔案管理工作產生了很大的影響，一方面檔案的信息化能夠加速資源的使用和分享，另一方面也對檔案管理工作帶來了更大的挑戰。因此，本文針對信息時代下的基層檔案管理進行一些探討分析。
一、信息時代下基層檔案管理中存在的問題
（一）基層檔案人員管理思想存在的問題
檔案利用程度較低。目前基層的檔案管理中仍偏重于對檔案的保管和分類整理，而不注重檔案的利用和交流，檔案管理人員的思想相對封閉，沒有強烈的市場意識，把室藏檔案作為一種資本或者實力對外展示，卻沒有確立檔案的效益觀念、競爭意識和信息最大化利用的意識。基層檔案管理人員的相對保守的觀念使得本應服務于社會工作的檔案，僅僅成為一種躺在檔案室的資料。
檔案收藏注重數量，輕視檔案質量。在日常的基層檔案管理中常會出現一味追求室藏檔案的數量，追求使用檔案的人次、卷次和檔案的種類數和文字數，對于檔案信息的質量則相對不太注重，對于提高檔案使用效果也不重視。
檔案管理人員缺乏改革和創新意識。在日常的檔案管理中，對于檔案工作缺乏足夠的工作熱情和動力，整個工作環境相對沉悶、缺乏活力，常常是有需要查閱檔案才進行查找，不能夠進行主動的檔案服務工作，相關部門有檔案處理工作時才進行檔案管理。長期以往，整個檔案管理團隊缺乏工作激情，整日生活在相對閉塞的環境中，滿足現狀，缺乏上進心。
（二）基層檔案管理人才存在的問題
檔案管理人員整體素質不高。檔案管理人員因為種種原因，在體制中長時間的浸潤下，逐漸沾染一些不良的工作作風，工作時缺乏工作壓力和上進心，往往由于沒有管理人員監督管理導致檔案管理人員工作能力低下、工作態度也常會出現問題甚至會出現消極怠工、服務態度惡劣的情況發生。
檔案管理人員的知識結構較落后。在我國的數十萬的基層檔案管理人員中，檔案管理人員普遍存在著文化水平相對較低、檔案服務水平較低、相關高級職稱人員比例較低和專職檔案管理人員及比例較低的問題。由于檔案管理人員知識結構的制約，在面對日新月異的社會新形勢下的不同行業的檔案會顯得捉襟見肘，使得檔案管理工作的準確性和工作效率較低。此外，由于缺乏必要的市場化運作機制，使得檔案工作面對外界的變化時，缺乏臨時應變的能力。目前檔案管理人員知識結構的落后已經嚴重制約著檔案工作的發展和改革。
（三）信息化技術應用后檔案管理工作仍亟待完善
一方面由于傳統的文字檔案存在數量和規模巨大，進行數字化轉化的任務比較艱巨；另一方面基層檔案電子化處理之后缺乏系統的整理和分類，使得數字化后的檔案在進行查閱使用時，查找較為費時，浪費了大量的時間精力。
二、信息時代下基層檔案管理中的對策
（一）轉變檔案管理工作思想觀念
針對檔案使用率較低，重檔案的數量，輕檔案的質量，最重要的是需要從轉變檔案管理工作人員的思想觀念，樹立檔案管理工作的重要性和危機感，意識到檔案管理工作市場化的需要。另外需要使用合理的檔案開發技術，使得檔案的數量和質量能夠同步提高。在面對信息時代下檔案工作需要主動學習，積極進行檔案工作的改革和調整，適應新時代的要求。
（二）提高檔案管理人才隊伍的素質
進行檔案工作人員的篩選優化。對于檔案管理人員存在的素質不高的問題，首先需要對現有的檔案工作人員進行甄選，剔除檔案管理工作中缺乏工作熱情，工作態度消極，工作技能嚴重不過關和的人員，保證整體檔案管理隊伍的先進性和積極性。
進行科學的檔案工作人員學習管理。檔案室管理人員需要從自身出發，認識到檔案管理人員工作中存在的問題，需要根據檔案室的實際情況，進行細致嚴格的檔案管理人員的工作管理，制定出合理的檔案管理工作的規章制度，明確各部門工作人員的工作內容和職責。同時需要進行定期檔案管理人員的工作技能培訓，對于新行業新領域的進行足夠的培訓學習，同時要求工作人員不斷完善自身的知識結構，即使不能做到所有行業的檔案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常見的行業和部分新興行業上做到檔案管理工作技能達標。
（三）完善檔案的信息化處理工作
對于龐大的檔案信息化處理工作，需要根據檔案實際情況進行合理安排選擇，有計劃有步驟的漸進式的完成信息化處理。一般來說，對于館藏中使用頻率較高、影響范圍較大、具有代表性的、數字化價值較大的部分檔案優先進行信息化處理。之后在根據檔案進行信息化處理的難度由易到難進行選擇進行處理。通常來說，檔案紙面平整、紙張厚度適宜、紙張彈性適宜、易于進行高速掃描的優先進行。同時需要進行檔案分類和統計等數據庫處理，選擇合適的數據庫種類，方便數字化后的檔案便于使用、查閱等。
三、結語
信息時代下的基層檔案管理應該首先轉變檔案管理工作人員的思想觀念，樹立積極主動的工作服務態度，主動迎接和面對新形勢下的工作內容和方式的轉變；需要加強檔案管理工作人員的人才隊伍的建設和優化，對于工作態度消極、工作技能嚴重匱乏的人員進行優化，為滿足信息化的檔案管理工作需要定期進行人員培訓和學習，尤其是一些新興行業的檔案管理工作的學習培訓；在進行檔案的信息化工作時需要按照檔案的社會效益等標準優先進行處理，按照由易到難的順序有計劃的進行信息化處理工作。
參考文獻：
[1]栗旭.信息時代基層檔案事業面對的挑戰及對策[J].南陽師范學院學報，2008.
[關鍵詞]基層檔案；管理制度；嚴防秘密；加強培訓
中圖分類號：G273.5 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）15-0333-01
今年以來，基層的檔案工作在檔案局的領導和支持下，以科學發展觀為指導，緊緊圍繞“檔案為經濟發展服務”的目標，較好地完成了年度工作任務。
一、基層檔案工作概況
基層檔案工作緊緊圍繞“五有”工作部署，即有分管領導、有檔案工作員、有檔案裝具、有各門類檔案、有檔案管理制度。按照基層要求的“四個心”，即做到熱心、恒心、耐心和細心，不斷完善檔案制度，加強檔案業務建設，不斷探索創新，使檔案工作邁上了新的臺階。
1、完善管理制度。制訂檔案工作的領導與檔案人員崗位責任制，制定和完善了檔案工作管理目標制度，狠抓了薄弱環節，基層檔案工作已經逐步納入了制度化。
2、各個基層都相繼進行了建檔，并且已經步入了規范化。
3、重點指導、培育了三個“檔案管理”示范點，使之成為標準化。
工作的實踐使我體會到，作為一名檔案工作者，要想做好檔案工作，首先就要愛崗敬業，從心底里熱愛檔案工作，同時還要有一定的社會責任感和腳踏實地的奉獻精神，認真學習和掌握一些相關的專業知識，掌握檔案工作的內在規律，這樣工作就會游刃有余，處于主動地位，忙而不亂，有條不紊。
二、檔案管理工作方法主要做法
1、高度重視，加強領導工作
基層高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。一是把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標考核，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。二是在檔案設施上加大投入，專門辦公房設立檔案室，撥出經費，購置檔案柜，為檔案室配置計算機等專用設備，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
2、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作
為使基層檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化。基層結合實際情況，建立健全和完善了檔案管理的制度。制定了檔案保密、檔案查閱等制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。在實際工作中，嚴格執行檔案工作的各項制度，保證了基層檔案工作的有序開展。（見圖1）
3、抓好落實，嚴防泄密
一是切實加強對文件材料收集和鑒定工作的監督、檢查和管理，使基層的檔案管理更趨合理化、規范化、科學化；二是加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統一集中管理，任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認真做好傳閱和保存工作；三是努力提高檔案管理人員的業務素質，積極組織相關人員進行檔案專業技術和業務知識培訓；四是做好檔案的統計，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發利用，保證為各項工作提供優良的服務；五是嚴格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。主動接受上級主管部門的業務指導和監督檢查，積極完成檔案相關工作。（見圖2）
4、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。
將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案全員意識，力爭基層的檔案工作跨上一個新臺階。
5、加大資金投入，強化檔案現代化管理。
隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。將進一步加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項基礎工作，加強檔案的規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用，為推進基層文化事業繁榮發展做出積極的貢獻。
6、加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業務素質。
要邀檔案局專業人員，適時舉辦基層檔案管理人員培訓班，加大培訓工作力度，提高檔案管理專業人員的素質，以帶動基層檔案管理水平的提高。
三、結束語
檔案工作的最終目的是為了提供利用，將繼續遵循檔案工作為基層發展服務的宗旨，遵守檔案資料查（借）閱制度，主動為外界提供服務，積極開發檔案信息資源，為領導決策提供依據，為現實工作提供好參考、借鑒和憑證作用。檔案工作是整體工作不可缺少的重要部門，因而與展望未來經濟發展水平相適應，檔案工作要站在新的起點和高度、不斷加強檔案意識，完善檔案制度建設，把檔案的資源充分利用起來，確定檔案服務重點方向，創造更多的服務方式，開拓收集范圍，不斷提高檔案利用率，積極主動地為各行各業服務，努力實現檔案工作新發展，為檔案事業貢獻智慧和力量。
參考文獻
[1] 劉芙蓉.檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施[J].科技創新導報.2015（13）
關鍵詞：醫院檔案；管理
中圖分類號：F27
文獻標識碼：A
文章編號：1672-3198（2013）14-0093-01
醫院檔案管理工作是一項艱辛、繁雜的工程，也是醫院管理工作的重要組成部分，只有加強檔案管理，建立一個科學的檔案管理體系，使檔案管理的規范化，制度化，以便有效地促進檔案管理水平發展，為患者提供更優質的服務。完美的、有序的檔案管理系統，能促進和規范管理檔案工作的提高。
1 醫院檔案管理現狀
隨著社會的發展方面，目前醫院檔案工作已經具有了一定的規模。但是醫院的檔案工作還存在著諸多的問題，檔案收集歸檔過程緩慢，檔案的利用和開發率低，檔案管理現代化差距較大。醫院雖然設立了檔案管理，但它的運行效果目前不是很理想，不少檔案管理人員保密意識較淡薄，甚至個別人員為了方便，將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，導致檔案材料的丟失或損壞。加上平時也很少組織管理人員學習相關的檔案法規、規章制度以及有關檔案業務知識。檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使管理人員乃至全院職工充分認識到檔案是不可再生資源，是一種特殊的，有價值的信息，也是社會的財富。管理和保護這一資源，是每個檔案管理人員和醫務人員的義務和職責。
2 檔案管理工作的改進
針對醫院檔案工作中存在的疏忽和漏洞，我們要完善檔案收集、管理等制度，加強檔案管理工作，進一步改進醫院檔案管理體系和檔案管理網絡體系。
2.1 加強醫院檔案的收集工作
從醫院的整體方向來說，小到醫院的領導、工作人員和衛生技術人員，大到醫院的臨床、醫技科室，行政職能部門，多少都會遇到資料分散，不足，歸檔困難等問題，這就給檔案的收集工作帶來阻礙。因此需要醫院加強檔案的收集管理。全院工作人員應提高檔案管理意識，積極配合檔案管理人員對檔案進行檔案收集和歸檔，同時醫院還應該建立系統的檔案查找制度，如果發現檔案遺漏或者丟失，可以通過系統進行再收集和查找，保證檔案的完整性。此舉的維護醫務人員和患者的利益，不僅為患者提供了醫療服務，也保護了患者的隱私。
2.2 完善檔案管理制度
在醫院管理中，一般都是按照衛生行政部門的要求，以開發適用于醫院的強大的管理制度和人員崗位職責，而文件管理方面的制度和責任是寥寥可數的。如果醫院檔案資料收集不全，檔案破損、殘缺、模糊，檔案存放無序、混亂等會給檔案管理工作帶來許多麻煩。因此必須建立健全檔案管理制度，完善檔案管理體系。醫院中患者的檔案，記載了患者們的病案史，對患者就醫起到了很大的作用，對醫學研究也提供了重要的數據，但是有些科室往往因為疏忽，丟失患者的病歷檔案，使患者造成很大的損失。造成這些工作的疏忽，就是因為醫院的制度要求不嚴格，工作人員的意識不夠強，近年來，醫院因為這些地方的疏忽，導致因病歷的丟失的訴訟案件逐漸增多。因此，應該提高檔案管理制度，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用和保管制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規定。這些規章制度是醫院的工作職責和考核辦法之一，以使醫院增強檔案管理的意識，加強檔案管理。
2.3 加強對醫院檔案管理人員的培訓
醫院檔案管理人員的素質決定了醫院檔案管理的專業性和保密性。因此對醫院檔案管理人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要懂得紙質文件的收集、歸檔，同時還要會操作電腦檔案管理系統，所以在今后的培訓計劃中，醫院要重視檔案管理人員的電子文件管理規范、計算機基礎知識及實際操作能力的培訓，使檔案管理人員成為一個具有專業性強的高素質的團隊。同時，還要提高全院工作人員的檔案意識和法制觀念，使他們全面了解醫院檔案管理現代化的具體內容，對全院職工定期進行檔案管理和相關法律法規的培訓。讓每個人知道檔案對醫院的重要性，能夠自覺維護患者的個人信息和病歷檔案。
2.4 實現醫院檔案的電子化管理
使用計算機管理檔案信息的采集，傳輸和利用是最重要和最基本的手段，現代化的管理，按電子文件檔案具有紙質文件、檔案無法比擬的優勢，將其分文別類的保存到電子管理系統中，通過建立完善的電子文件管理系統，快捷，方便，有效地獲取相關信息，使原來的檔案材料從原來工作費力的檢查，變成現在幾分鐘甚至幾秒鐘內就可以解決的問題。加強醫院管理和電子檔案的推廣，可以使電子文件管理系統中的文件信息能更為快速，準確，易于復制被人們利用，這樣的文件信息處理，傳輸進入到了前所未有的積極作用，因此要充分發揮電子計算機在文件管理器中的作用。
為了使醫院更好的發展，首先做好檔案工作是一項必要的任務。作為一名醫院檔案管理人員，既要為醫院的發展做貢獻，又要維護患者的利益，因此要做好醫院檔案管理的工作，不僅需要建立一個科學的檔案管理體系，更要樹立人人有責的保密意識，這樣才能使檔案管理工作順利進行。
參考文獻
關鍵詞：公路部門；檔案管理；管理制度；管理手段；人員培訓
當前，我國公路建設工作不斷深入開展，檔案管理工作在公路建設中的重要性也日益凸顯，為此，公路部門需要認清檔案管理工作的重要意義，并且不斷開拓創新，擴展思路，做好檔案管理工作。
1 公路部門檔案管理的重要意義
公路部門的檔案管理工作并非可有可無，而是公路工程質量的評價依據，是各級公路管理狀況的客觀反映，是公路建設存在問題的客觀反映，因此其對于公路建設來說具有十分重要的意義。
1.1 檔案是公路工程質量的評價依據
公路建設過程中，每一項施工的文件與技術資料都會入檔，這些檔案資料是公路的工程質量評價依據，對于工程的開展與后期的維護、擴建等環節都具有重要的作用。
1.2 檔案是各級公路管理狀況的客觀反映
在公路建設過程中，相關施工與管理部門的勘測與設計、施工與建設、養護等活動都需要記入檔案，很多工程資料、圖表、圖紙甚至照片等相關材料都需要詳細地記錄在檔案中，從而反應各級公路的管理狀況，真實記錄和客觀反映工程的施工進程。
1.3 檔案是公路建設存在問題的客觀反映
在公路建設過程中，無論是在管理層面，還是在施工層面，都有可能存在著一些客觀的問題，這些問題需要經過檔案的詳細、客觀地記錄和反映，以便尋求解決策略，提供借鑒與參考。
當然，檔案管理對于公路部門并非僅有以上幾點意義，還存在著很多方面的意義，在此不再贅述。
2 公路部門檔案管理的創新思路
要創新思路，就需要從當前檔案管理的短板入手，就必須在管理制度方面、管理手段方面和人員培訓方面不斷開拓創新，以形成比較完整、立體、系統的創新思路。
2.1 管理制度方面的創新
檔案管理，制度先行。由于時展，信息技術不斷普及，公路部門的檔案管理制度也應該相應地進行創新。一方面，應該遵循我國《檔案法》等法律法規和有關公路檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。另一方面，要不斷引進新的、先進的檔案管理軟件，為電子檔案的管理制定標準，并且據此制定一套更符合工作實際的檔案管理制度，逐漸完善檔案管理機制，使公路建設檔案管理呈現新的氣象。
2.2 管理手段方面的創新
隨著時代的發展變化，公路檔案管理的手段已經跟不上現有的形勢，需要加以創新和改變。
首先，必須做到清晰界定崗位責任。具體而言，公路部門應當制定出臺檔案管理細則，確定檔案工作分管領導，清晰劃定權責，堅持把檔案管理工作與各項業務工作、綜合工作同安排、同部署、同檢查、同考核。創設規范化的檔案管理系統，遴選契合檔案管理工作實際的工作人員。
其次，必須清晰界定檔案管理工作業務流程。具體而言，公路部門內部每個部門的兼職檔案管理人員應當注重對需要歸檔的相關資料的及時收集，其后應當及時向檔案管理部門進行檔案移交，從而確保檔案及時歸檔。
再次，必須依托現代信息技術實現檔案資源的高效管理。具體而言，公路部門應當依托現代化信息技術，改變傳統歸檔、建檔工作模式，妥善做好電子文件歸檔保存工作，嚴格執行紙質文檔和電子文檔“雙軌制”管理規定，實施同步管理。切實發揮檔案信息資源的利用價值，使檔案信息資源能夠為路政工作提供足夠的信息支持，進而確保路政工作邁上新的
臺階。
最后，必須注重檔案管理工作的常規檢查。具體而言，公路部門應當依托常規檢查機制的建立，使單位的檔案管理工作保持良性發展態勢，切實敦促檔案管理人員提升自身服務意識，增強崗位職責。對保密文件和重要文件資料及時歸檔，一般性文件分時段整理歸檔，所有文件年底統一清理歸檔，確保檔案資料收集齊全、分類有序。
此外，必須注重提升檔案管理部門的工作效率。先前的檔案資源利用多借助人工檢索模式完成，此種方式無疑會大幅度降低檔案信息資源的利用效度。有鑒于此，通過檔案管理系統和OA辦公系統的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分利用檔案信息化的優勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。公路部門藉此能夠實現對現有檔案信息資源的最大程度利用，同時確保了單位各部門能夠借助現代化的辦公軟件實現對檔案信息資源的高效利用，進而全面提升工作效率。
通過辦公軟件的使用，使得相關部門基于工作需要而進行檔案信息資源利用時，檔案管理工作人員能夠借助現代化辦公軟件對相關檔案信息資源進行高速查找并發送給相關部門供其利用。同時OA辦公系統會及時對查閱者身份、查閱時間、查閱文件進行記錄，建立檔案管理的數據庫。通過前述方式，有效地避免了以往紙質檔案在利用過程中出現人為損毀現象的
發生。
3.人員培訓方面的創新
現今，公路檔案管理工作對于檔案管理工作人員提出了新的要求，比如一些檔案的業務知識方面有了很多的更新，信息化也為檔案管理帶來了眾多改變，尤其是計算機技術和網絡技術更是越來越普及，此外檔案管理人員的服務意R也要有所增強。為此，公路部門需要加強人員的培訓，建立高素質人才隊伍。具體來說，需要做到以下幾點：
一是注重專業學習，提高業務素質。公路部門應當為檔案管理人員組織專題培訓，以便切實提升檔案管理工作人員的理論知識水平，幫助檔案管理工作人員掌握最新的檔案管理工作理念，具備全新的檔案管理服務技能；定期組織部門負責人、站專職檔案員、部門兼職檔案員進行學習培訓，提高其管理檔案的能力；組織檔案管理人員系統地學習檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和綜合素質；務必使檔案管理工作人員注重在實踐中不斷提升自身業務能力，勤勉盡職。
二是應當培養檔案管理工作人員的服務意識。在檔案利用工作中，檔案人員應樹立吃苦耐勞、任勞任怨的服務意識，自覺地將枯燥的工作貫穿于服務單位乃至服務社會的大目標中。
除此之外，公路部門在檔案管理過程中，還應該做許多工作，歸結起來無外乎開拓創新，在每一個環節都搞好創新，搞活檔案管理工作，只有如此才能真正促進公路部門的建設發展。
3 結語
以上，我們對公路部門檔案管理工作的重要意義展開了論述，并就其檔案管理創新思路展開了研究。公路部門的檔案管理工作任重道遠，管理人員和相關部門應該認清形勢，開拓創新，使檔案管理工作更上一層樓。
參考文獻
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醫院人事檔案是記錄個人學習、工作、科研等相關經歷的重要文件，是醫院人才引進、學科建設、科研立項的重要參考依據。新時期，進一步加快醫院人事檔案信息化管理水平，不僅有利于提高醫院的管理水平，而且可以充分發揮檔案價值。所以，現階段正視醫院人事檔案信息化管理過程中存在的問題，并提出切實可行的解決策略，促進醫院持續健康快速發展十分必要。
【關鍵詞】
醫院人事檔案；信息化管理；策略
一、加強醫院人事檔案信息化管理的重要意義
（一）有利于提高醫院管理水平。
醫院人事檔案管理是醫院管理的重要組成部分，加強醫院檔案管理，提高醫院檔案管理的信息化水平，可以方便醫院領導在短時間內了解醫院、科室發展歷史，對資料進行對比分析，從而做出科學決策，推動醫院快速發展。
（二）有利于醫院人才選拔聘用。
醫院人事檔案是記錄醫院工作人員學習、工作、進修、考核、科研等各方面的重要資料，是醫院干部提拔、任免的重要依據。傳統的紙質檔案在調閱資料、橫向對比資料、資料更新等方面存在短板。所以，現階段提高醫院人事檔案管理的信息化水平，可以及時更新檔案資料、快速查詢，還可以運用現代技術對于人員資料進行全方位數據分析，以獲取更準確的數據，為醫院人事干部的任免提供科學依據。
（三）有利于提高檔案管理人員的工作效率。
醫院檔案涉及內容廣泛，導致檔案管理人員工作量大且內容瑣碎，加快實現醫院人事檔案管理的信息化，可以方便檔案管理人員及時對檔案資料進行補充完善，快速調閱相關檔案資料，在提高工作效率的同時，更加充分地發揮檔案資料在科研、管理決策、人才選拔等方面的價值。
二、醫院人事檔案信息化管理瓶頸
部分醫院已經認識到人事檔案信息化管理的重要性，更新了人事檔案管理的硬件設施，已經初步實現醫院人事檔案管理的信息化，但整體水平不高，仍有一些問題亟待解決。如下：
（一）醫院領導重視程度不夠。
醫療水平的高低是醫院在新一輪競爭中取勝的關鍵，所以醫院領導往往將更多的資金投入到醫療設施更新、醫護人員的進修培養上，對于醫院人事檔案管理往往關注較少，導致檔案管理工作人員積極性不高，更談不上主動更新知識、工作方法創新了。而且醫院尚未制定科學合理的檔案管理制度，導致人事檔案資料混亂，丟失、斷檔、失真檔案資料時有出現，給人事檔案信息化管理帶來很多難題。
（二）檔案管理軟硬件有待升級。
醫院人事檔案管理的信息化并不是簡單地將紙質檔案資料電子化，而是要在實現檔案資料電子化的基礎上，完善檔案管理快速查詢、對比分析、信息更新等功能，并且實現人事檔案資料聯網，最大限度地發揮其價值。但是現階段，由于醫院領導重視不夠、資金不足等問題，導致醫院人事檔案管理的計算機設備比較陳舊，在軟件上依然采用通用的人事檔案軟件，并未開發應用適合醫院人事檔案管理的專門軟件，導致醫院人事檔案資料無法全部實現電子化，尤其是一些凸顯行業特色的專業資料，如醫生診療記錄、醫院重大技術突破等，在現有的人事檔案管理軟件中并沒有相應的分類，導致無法電子化。
（三）檔案管理人員業務水平不高。
信息化時代的到來，對于醫院檔案管理人員的素質提出了更高的要求，由于醫院前期在檔案管理人員招聘中，對于其學歷、學科專業沒有硬性要求，導致現有檔案管理人員專業知識不足、計算機應用能力較差，不能跟上醫院人事檔案管理變革的步伐。而且由于人事檔案管理工作枯燥，工資待遇不高等多方面原因，導致檔案管理人員工作積極性不高，檔案管理隊伍不夠穩定。
三、創新醫院人事檔案信息化管理的有效策略
為幫助醫院人事檔案盡快實現信息化管理，現提出如下解決對策。
（一）給予政策、資金等方面的支持，加強對檔案管理的重視。
加強醫院人事檔案管理，提高醫院領導對人事檔案管理重要性的認識，需要做到，第一，制定科學合理的檔案管理制度，規范檔案管理流程，加強檔案審核，避免人檔分離、檔案不全、檔案失真現象出現，保證檔案的科學性、完整性。第二，給予政策上的支持，適當提高醫院檔案管理人員的工作待遇，為其提供參加檔案信息化管理學術會議機會，以提高其工作積極性。第三，加大檔案管理資金投入，改善醫院檔案管理的設施設備，如建立恒溫檔案管理室、更新軟硬件設施等，以全面提高醫院檔案信息化管理水平。
（二）更新檔案管理軟硬件，提高檔案管理信息化水平。
檔案信息化管理水平的提高，有待于檔案管理軟硬件的進一步更新。首先，需要依據醫院人事檔案管理的特點，設計專門的檔案管理軟件，方便原始檔案資料的信息化，并加強檔案信息化管理的保密分級設置，實現醫院人事檔案資料的部分共享，方便相關人員查詢與使用。其次，通過定期殺毒、升級檔案管理軟件、硬盤存檔等方式，加強檔案管理軟件的安全設置。最后，使用掃描機或相應的計算機技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變為數據資料，加快醫院檔案資料信息化建設。
（三）引進人才與人員培訓并舉，提高檔案管理人員業務水平。
提高醫院檔案管理人員的業務水平，首先需要增強檔案管理人員的職業自豪感，通過提高工資待遇、暢通評職渠道等方式，增強其工作積極性。其次，檔案管理人員專業知識儲備不夠，可以通過培訓、進修等方式，進一步提高檔案管理人員的業務水平。最后，引進高素質的檔案管理人才，創新檔案管理方式，加快提高檔案管理的信息化水平。
作者：付靈運 單位：秦皇島市第一醫院
【參考文獻】
高校檔案管理人員職業素質存在的問題
首先，檔案管理人員的檔案管理意識不強。由于人們對檔案管理意識的淡薄，很多人包括一些領導也認為檔案部門收集、整理檔案是輕而易舉的事，誰都能干，無需多少學問；或者認為檔案工作好壞對本單位的發展影響不大，不予過多考慮，從而在思想上未引起足夠的認識和重視。
其次，檔案管理人員知識結構比較單一。作為一個合格的檔案管理人員，應具備一定的理論水平和政治素養，懂得國家檔案管理的政策和法規，懂得檔案工作的基本理論和方法。面對校園網的建設和信息化建設的高速發展，高校檔案隊伍中既懂檔案管理又懂現代信息化管理技術的人才更是奇缺。由于檔案管理人員素質不高，直接導致了檔案管理的新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，在解決工作中遇到新情況和新問題時，常常感到力不從心。
再次，檔案管理人員學歷層次偏低，專業人員偏少，這些都嚴重影響著高校檔案館隊伍整體素質的提高，而且，人員變動頻繁、業務素質低，也造成了高校檔案工作質量不高，極大地妨礙了高校檔案事業的持續發展。
高校檔案人員職業素質的內涵
1.思想政治素質。檔案人員的政治素質包括：具有正確的職業理想和堅定的工作信念，高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律性；具有愛崗敬業、淡泊名利、無私奉獻的精神和紀律法制觀念等。高校檔案人員應做到：①熱愛檔案工作，忠于職守；②刻苦鉆研業務技術，不斷提高自身綜合素質，敬業愛崗、無私奉獻，為學校在培養人才、搞好管理，促進科研與教學提供力所能及的服務；③要具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，正確處理好利用與保密的關系，凡是有損于黨和國家及學校利益的事就堅決不做；④要有嚴謹的科學態度和求真、務實的工作作風。同時，全心全意為檔案利用者服務是檔案人員職業道德的靈魂，在接待利用者時，要十分注意工作態度和工作作風，努力做到工作上積極主動、態度上誠懇熱情、言談舉止文明禮貌，想利用者所想，急利用者所急。
2.專業知識素質。檔案人員要有寬廣、扎實的專業知識。檔案人員堅實的基礎知識包括：人文社會科學知識、自然科學知識和現代技術在檔案中的應用知識。為適應形勢發展的需要，高校檔案工作者要不斷學習新理論、新知識、新技術。檔案人員要在完成本職工作的基礎上，系統地學習和掌握檔案學知識，學習相關的科學文化知識，不斷拓寬知識領域，充分利用互聯網和多媒體技術拓展檔案工作空間，以有效開發與利用檔案信息資源，增強運用現代科學技術進行檔案管理的能力；注重電子計算機與自然科學知識的學習，提高外語水平，全面提高個人綜合素質，以便更好地適應高校檔案管理工作的需要。
3.信息管理素質。近幾年，由于現代信息技術在高校檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為檔案管理工作非常重要的工具。檔案管理人員的信息管理能力包括：①獲取網絡信息的能力。檔案管理人員要具備及時獲取、更新網絡信息的能力以及多學科多領域先進技術信息的敏感性；②處理各方面信息的能力。高素質處理信息的能力要求檔案管理人員能從門類眾多、數量繁雜的信息海洋中提取有用的東西，使所收集到的多種檔案信息，通過科學地歸納、分類、鑒別、篩選、分析，能有效地歸檔與利用，將檔案信息處理為學校所需的信息。③信息協作的能力。信息時代中，高校的檔案管理工作離不開資源互享，沒有信息協調，檔案建設就會是不科學、不完整的。因此，檔案管理人員必須具有在工作中開展信息協調的工作能力。
4.創新素質。檔案工作要跟上時代前進的步伐，高校檔案工作者必須具有創新精神創新素質。①思想創新。高校檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在信息化社會，檔案人員要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏銳和睿智，多一些魄力與果斷，主動發揮檔案在高校教育、教學上的作用，提高檔案工作的自身價值。②技術創新。隨著網絡技術的發展、虛擬檔案的實現，對高校檔案人員在信息技術方面提出了更高的要求，高校檔案人員應該由原來的收集、保管、提供現場檢索和查閱的保管型工作者，變成文檔標準規范制定、軟件設計編制以及使用培訓指導監督的專家型工作者。③服務創新。高校檔案人員要變被動服務為主動服務，應改變以往“坐等上門”、“你用我查”的被動服務方式，圍繞學校中心工作以及社會需求，積極主動、不失時機地挖掘和捕獲潛在的檔案需求，使各種合理的檔案需求能及時得到滿足。可以利用檔案展覽、檔案館網站、制作檔案宣傳冊等方式宣傳檔案。人們只有了解檔案，才能有效利用檔案，高校檔案才能獲得最大的社會效益。
提高高校檔案管理人員職業素質的途徑
首先，實行檔案管理人員準入制度。目前，高校檔案工作普遍存在投入資源較少的問題，特別是在人員使用方面，檔案（室）館成了解決家屬問題和學校冗員工作問題的部門。檔案管理人員整體素質不高，直接導致檔案部門的信息服務能力較弱，檔案工作的作用得不到強有力的體現，使之進入邊緣化的惡性循環。為了優化檔案隊伍，必須建立完善的檔案業務人員工作能力的評估體系，執行資格準入制度，引進優秀人才。
[關鍵詞]檔案工作人員；素質；培養
一、提高檔案工作人員的信息觀念
檔案管理工作是一項系統的信息工程，隨著社會的進步發展，信息社會的到來，網絡化、數字化的運用與增加，原有的檔案管理單一保管模式已經遠遠跟不上社會進步的要求。在信息技術發達的今天，檔案員的角色是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當信息中介。因此，新時期的檔案管理人員應該加快建立檔案信息網絡，加強檔案主體意識和獲取意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。還要不斷發展信息技術，并能熟練地將有關技術應用到檔案工作中去，提高工作效率和服務水平，不斷更新知識結構，為適應正在發展的檔案事業做出自己的努力。
二、檔案工作人員應具備的基本素質
（一）檔案工作人員應具備較高的思想政治素質
檔案工作是一項政治性工作，在社會經濟發展的背景下，檔案人員必須有堅定正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，具有較高的政治素質、進取心和敬業心，具有較高的政治鑒別力，必須堅持貫徹黨和國家有關檔案工作的方針、政策，恪守檔案工作紀律，貫徹執行《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等檔案法律法規文件。具備一定的理論政策水平和分析處理問題的能力，這是作為檔案人員應具備的首要素質。
（二）檔案工作人員應具備良好的職業道德
做好檔案管理工作，愛崗敬業，培養良好的職業道德是前提。檔案管理是一門專業性很強的工作，它要求檔案管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德修養、認真的工作態度。檔案工作也是一項重要的基礎性的工作，作為一名檔案人員，應該認識檔案工作的重要地位。因此，檔案工作者要有熱愛本職工作、忠于職守、樂于奉獻的工作精神。檔案事業的發展要求檔案工作人員各方面素質的全面提高，而職業道德素質的提高應放在首要位置。如果沒有良好的職業道德素質，再好的業務能力也不能很好地發揮作用。檔案工作人員必須認真嚴格遵守《檔案法》，做到嚴格執法，依法治檔。檔案工作者的職責是維護檔案的完整和安全，便于提供利用，檔案工作必須嚴格執行保密紀律和檔案借閱規定，保證檔案的安全。
（三）檔案工作人員應具備較高的業務素質
檔案工作是一門管理學科，要實行檔案的科學化、規范化、標準化管理，檔案管理人員除了具備良好的政治、職業道德素質外，還應具有較強的業務素質。只有這樣，才能面臨新形勢下嚴峻的考驗，才能使檔案工作適應未來社會的需要。檔案管理人員要熟練掌握從收集、整理、鑒定、保管、統計到最后提供利用工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，掌握計算機相關知識，能促進檔案管理人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。特別是要學習掌握計算機和互聯網技術，以使自己有能力對高科技條件下產生的信息進行搜集、提練、加工和整理。目前，許多單位都憑借檔案管理軟件系統開展檔案信息化建設、現代化管理和網絡化服務工作。這就要求檔案人員對檔案管理軟件各種功能要全面熟悉。檔案工作要不斷地學習相關領域的科學知識，開闊視野，掌握檔案管理工作的基本技能，提高自身水平。
（四）提高檔案工作人員的創新意識和服務意識
創新是一個民族的靈魂，是各項事業的發展的動力。檔案工作人員更新觀念，既要尊重借鑒前人的經驗和成果，又要敢于創新思維模式和管理模式。檔案工作者要勇于探索、敢于創新，善于在工作中發現問題，分析問題，能推陳出新、解決問題，并培養銳意進取的精神，以提高工作效率和質量。做好檔案工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的。檔案工作是一項服務性強的輔工作，它必須通過為其他工作的服務，才能體現出自身價值，從而體現檔案人員的價值。因（此，檔案管理人員要樹立“工作就是服務的觀念”。要明確服務方向，端正服務態度。使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。
三、加強業務學習，強化繼續教育
做好檔案管理工作，加強業務學習，提高自身文化素質是保證工作質量的需要。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，檔案管理人員應該提高認識水平，強化繼續教育，加強制度建設，建立相關運行機制。每一個檔案管理人員應該充分認識到這一點，不能滿足于自己現有的知識和工作現狀，要有時代感和競爭意識，要善于學習，不斷提高自己的科學文化和專業理論水平，完善服務手段，提高檔案利用工作的質量。堅持學用結合、按需施教、重視實效的方針，切實遵守學以致用的原則。信息時代的檔案工作人員，不管學歷高低、資歷長短，都應不斷學習，努力增長新知識、新技能，不斷提高自身的綜合素質，才能跟上時代步伐。繼續教育應給檔案人員提供系統全面學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。給檔案專業人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。每年應定期派專職檔案員及兼職檔案員參加檔案專業人員培訓班的學習。使培訓人員將所學的理論知識更好地運用到實踐中，支持檔案管理人員在干中學、在學中干，根據自己的知識結構和工作需要有針對性的學習。同時，對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓教育，不斷更新他們的知識結構。使檔案管理人員的業務水平得到進一步的提高，保證了檔案工作質量。為適應正在發展的檔案事業做出自己的努力。
參考文獻：
關鍵詞： 專業人員 技術檔案 管理
中圖分類號：R915 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7484（2012）04-0302-02
專業人員在長期的工作中，形成并積累了大量的技術資料, 這些資料真實地反映專業人員個人業務能力和專業技術水平的連續發展過程［1］。通過專業人員技術檔案，一方面可證實個人的學歷、專業技術資格、培訓、成果業績、專業技術年度考核等情況。另一方面則反映單位的業務工作的全貌和整體水平。
1專業人員技術檔案的收集
1.1建檔對象：各類專業人員是個人技術檔案形成的主體。以我中心為例，凡在專業技術崗位工作，具備初級專業技術以上職稱的人員均納入建檔對象。
1.2收集的內容
1.2.1專業技術證書：包括學歷證明、專業資格證書、聘書及上崗證。
1.2.2培訓證書：培訓、進修等取得的鑒定及證明材料。
1.2.3考核：各種考試、考核成績及年度考核。
1.2.4主要專業技術業績、成果、論文、著作等。
1.3收集的渠道主要分為實時收集和集中收集兩種方式。
1.3.1實時收集：個人日常取得的有關專業技術證明和業績成果材料，如學歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓教育形成的材料等，及時收集。
1.3.2集中收集：集中在年終考核后一次性收集。
2專業人員技術檔案的管理
2.1根據中心質量管理體系文件《人員培訓及考核管理程序》的管理要求，每位專業技術人員必須建立《人員檔案卡》，記錄人員的基本信息。學歷、職稱、專業資格、工作及培訓經歷、儀器設備使用上崗證等需經中心主任對其確認或授權后才入冊建檔，確保每位專業人員均符合任職崗位要求，使技術檔案完整、準確和規范。
2.2按照專業人員業務材料的自然形成先后順序進行排列，以每人一卷為單位進行編號，標明姓名，職稱及所屬科室等，錄入專業人員技術檔案目錄。
2.3由于專業人員技術檔案材料的種類較多，按照專業人員的業務材料進行分類，一般分為五類：第一類：人員檔案材料(人員檔案卡)；第二類：證書材料；第三類：成果獎勵材料；第四類：考核、培訓材料；第五類：專業總結、實例論文材料。通過分類,把種類較多的材料理順清晰, 技術檔案就不會顯得雜亂無章。
2.4建立專業人員個人電子檔案，以便于查閱、借閱、歸檔和統計等日常工作。
2.5做好保密工作，專業技術人員檔案一般不能借閱，如因特殊情況需調閱，應征得檔案室負責人批準。
3 檔案管理工作存在的問題
3.1專業技術人員對技術檔案認識不足。專業人員技術檔案是一個不斷變化的有機體,它伴隨著專業人員的職稱晉升、培訓教育、、業績成果、考核等個人工作能力和業務水平過程，不斷產生的技術材料，在這些證明材料逐步提交過程中，內容是多方面,多層次的。長期以來, 部分專業人員對技術檔案認識不足，檔案意識普遍比較薄弱，往往將個人的技術材料自己保留，不按時提交集中歸檔，經常需多次催促, 致使檔案收集歸檔遇到了較大困難，部分材料因未及時收集或補充，使檔案欠缺完整性。
3.2檔案管理知識薄弱。檔案管理工作是一項專業性和技術性很強的工作，但經過檔案專業正規教育和培訓的人員很少，專業知識薄弱，檔案管理經驗不足，且多是兼職，很難專心鉆研檔案管理的相關知識，簡單認為檔案工作主要任務就是保管材料，有人員職稱晉升、評優等查查資料了事，只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規范的弊端。
4解決問題的對策與方法
4.1領導重視和人員配合。領導對檔案管理工作應高度重視，把專業人員技術檔案管理工作納入工作計劃和目標管理考核，將檔案的收集工作納入的職責范圍，并落實到科室和個人，制定出各類檔案的歸檔范圍、保管期限，并經常檢查檔案工作和定期進行考核, 將檔案歸檔情況的好壞作為考核科室及個人指標之一，凡沒有按要求而出現少歸、漏歸的將扣除科室或個人的考核分數，通過這種目標責任制的實施，使科室積極支持檔案部門的工作。只要領導重視和專業人員的積極配合，檔案人員認真負責，才能更加科學地規范檔案的工作程序和管理要求，保證了檔案資料的順利歸檔。
4.2加強宣傳，增強意識。 檔案部門要加強檔案宣傳工作，通過考試、宣傳欄多種形式宣傳檔案法規、檔案知識，使全體專業人員充分認識檔案工作的重要性，切實增強檔案意識。只要加深專業人員對建檔的認識和理解，使他們認識到自己在科研、職稱晉升、論著論文、培訓教育等方面取得證明材料，是個人工作能力和業務水平的技術財富，應該把它歸檔視為自己的職責，只有他們的檔案意識提高了，才能與檔案員密切配合，按質按量完成歸檔工作，從而保證收集材料的完整、準確、系統，為技術檔案在建立和管理中創造良好的條件與環境。
4.3加強檔案管理人員培訓，提高人員素質。檔案管理人員的素質高低，在很大程度上決定著一個單位檔案管理水平的高低，因此,檔案人員首先要具有強烈的事業心和責任感，熱愛檔案工作，對工作認真負責，這是一個檔案人員應具備的基本素質，也是做好收集工作的重要保證。其次，檔案人員業務能力要強,為提高檔案人員的專業水平，定期安排檔案人員參加檔案管理專業培訓班，通過有計劃的專業培訓，使檔案管理人員專業水平和整體素質有較大提高。
總之,做好專業人員技術檔案的收集和管理,為中心全面了解專業人員的業務情況和技術水平, 提供專業人員信息的資源，對促進疾病控制、衛生監測、健康教育和科研工作的開展具有十分重要的意義。
參考文獻
[1] 莫若琦.健全疾病控制機構專業人員技術檔案的對策與作用[J] . 醫學動物防制，2008，24（8）：864.
