時(shí)間：2023-06-02 09:19:54
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公室工作精細(xì)化管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵
精細(xì)化管理是以組織戰(zhàn)略清晰化、內(nèi)部管理規(guī)范化、資源效益最大化為前提的,與辦公室參謀、抓協(xié)調(diào)、督落實(shí)、辦實(shí)事的工作職能和圍繞中心、多點(diǎn)多面的工作特點(diǎn)相一致。實(shí)施精細(xì)化管理,有利于提升辦公室服務(wù)水平,提升工作成效,提升隊(duì)伍素質(zhì)。精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國家的全新管理理念,它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求,是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上,并將常規(guī)管理引向深入的管理模式,其主要目標(biāo)是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術(shù),精細(xì)化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化,運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段,使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果,講究專注地做好每一件事,在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭最佳。
二、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作整體水平的全面提升
辦公室工作千頭萬緒,紛繁復(fù)雜。細(xì)節(jié)決定成敗,細(xì)節(jié)決定結(jié)果,辦公室精細(xì)化管理有利于充分發(fā)揮辦公室職能,推動(dòng)辦公室管理創(chuàng)新,促進(jìn)辦公室工作整體水平的全面提升。
(一)強(qiáng)化精細(xì)管理意識(shí),提升專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)
思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí),是精細(xì)化管理中不可缺少的一部分,能促使工作人員在工作中采用縝密思維,提高工作效率,確保工作成效。精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān)系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事,每位辦公室成員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng),把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度,從小事做起,把小事做好,從細(xì)微之處見精神、見水平。在辦公室工作中,要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié),把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上。要堅(jiān)持從基礎(chǔ)抓起,從“細(xì)”上著眼,在“精”上下工夫,在“實(shí)”上做文章,真正使每位員工懂得并看到精細(xì)化管理所帶來的良好效果,確確實(shí)實(shí)樹立起精益求精、嚴(yán)密細(xì)致的工作態(tài)度,將精細(xì)化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細(xì)化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質(zhì)提升的方式實(shí)現(xiàn),提升辦公室專業(yè)隊(duì)伍綜合素質(zhì)是精細(xì)化管理得到順利實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高,同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神。
(二)狠抓規(guī)章制度建設(shè),完善考核評議機(jī)制
推行辦公室精細(xì)化管理,要求辦公室工作走專業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化之路。要按照精確、細(xì)致、深入的要求,明確崗位職責(zé),優(yōu)化工作流程,完善崗責(zé)體系,加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié),有針對性地采取措施,抓緊、抓細(xì)、抓實(shí),不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設(shè),努力營造高效有序的工作氛圍,減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實(shí),建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度和工作程序,堅(jiān)持按制度辦事,規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為。要根據(jù)崗責(zé)體系的要求,積極推進(jìn)辦公室績效考核,完善考核評議機(jī)制。借鑒企業(yè)績效管理的方法,科學(xué)設(shè)定績效考核指標(biāo)體系,堅(jiān)持定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核和分類考核相結(jié)合、內(nèi)部考核與外部評議相結(jié)合的形式,以增強(qiáng)考核的科學(xué)性、公正性和可操作性。堅(jiān)持將考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評先、職務(wù)晉升等有機(jī)結(jié)合起來,完善考核評議機(jī)制,推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平的提高。
(三)培育精細(xì)管理文化,不斷提升辦公室軟實(shí)力
辦公室要努力將精細(xì)化管理上升為一種文化,使之成為打造和提升辦公室軟實(shí)力的重要途徑。美國管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實(shí)驗(yàn)”表明,工人不僅僅是由金錢驅(qū)使的“經(jīng)濟(jì)人”,而且是“社會(huì)人”,精神的力量、社會(huì)關(guān)系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細(xì)化管理,同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育,積極營造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍,形成每個(gè)辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。辦公室人員要自覺實(shí)踐服務(wù)育人、樂于奉獻(xiàn)的核心價(jià)值觀,努力做到圍繞中心、服務(wù)大局,愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn),雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把精細(xì)化管理當(dāng)做一種工作要求：一種精神境界和一種文化素養(yǎng),真正融入工作、生活當(dāng)中,陶冶情操,提高能力,投身辦公室工作實(shí)踐,創(chuàng)造一流工作業(yè)績。
總之,精細(xì)化管理是精在事前,細(xì)在過程,意在結(jié)果的管理理念。精心是態(tài)度,精細(xì)是過程,精品是成績。精細(xì)化也是一種意識(shí)、一種觀念、一種認(rèn)真的態(tài)度、一種精益求精的文化。推行精細(xì)化管理是一個(gè)長期的過程,要有目標(biāo)、有組織、有步驟,踏踏實(shí)實(shí)地向前推進(jìn)。辦公室要建立適合自身工作需要的精細(xì)化管理長效機(jī)制,把準(zhǔn)行精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃結(jié)合起來,切實(shí)提高辦公室工作管理水平。
參考文獻(xiàn)
[1]秦懷茂,從行政管理角度談做好辦公室工作的認(rèn)識(shí)[J],新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào),1999,(4).
關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理 辦公室 接待工作 應(yīng)用
精細(xì)化管理對于辦公室接待工作的工作效率與企事業(yè)單位的運(yùn)行管理具有舉足輕重的作用。所謂辦公室精細(xì)化管理，即使在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，實(shí)施“細(xì)致化”管理。因此在辦公室接待工作中應(yīng)用精細(xì)化管理，不僅能夠節(jié)省處理業(yè)務(wù)的時(shí)間，緩解工作人員的壓力，提升企事業(yè)單位工作的效率與質(zhì)量，還可改善工作效率，提升競爭力，從而在競爭激烈的市場中站穩(wěn)腳跟。
一、精細(xì)化管理在辦公室接待工作中應(yīng)用的必要性
現(xiàn)階段，在辦公室接待工作中應(yīng)用精細(xì)化管理，是辦公室接待工作的具體要求，也是將來辦公室發(fā)展的必然趨勢。具體表現(xiàn)為：辦公室是單位辦事的重要機(jī)構(gòu)，它具有綜合考核、工作事務(wù)以及文秘機(jī)制等功能，辦公室在單位可持續(xù)發(fā)展中起到承上啟下和協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用，辦公室接待工作直接關(guān)系到整體形象和對外名譽(yù)；辦公室接待工作側(cè)重每個(gè)工作細(xì)節(jié)的完善、細(xì)致和具體，辦公室接待工作的性質(zhì)特點(diǎn)決定了自身需要現(xiàn)代精細(xì)化管理。辦公室接待工作的精細(xì)化管理，要求必須將“細(xì)致”落實(shí)到每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中，結(jié)合辦公室具體需求，將管理理念轉(zhuǎn)化為有效的管理制度，不斷探索新的管理模式，提升工作人員的規(guī)范化和精細(xì)化意識(shí)，體現(xiàn)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，以此提升辦公室的接待效率，為單位樹立良好形象。
二、精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的具體應(yīng)用
（一）明確工作職權(quán)，加強(qiáng)溝通
任何單位如果沒有明確各個(gè)部門的崗位職責(zé)，工作就會(huì)出現(xiàn)混亂的情況，辦公室接待工作也不例外。辦公室接待工作實(shí)際上就是事務(wù)性工作，不能出現(xiàn)混亂。一旦出現(xiàn)任何紕漏，工作人員之間就會(huì)相互推諉，從而降低辦公室接待工作的效率與質(zhì)量，影響到發(fā)展的可持續(xù)性。因此相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)明確工作職權(quán)，將接待工作落實(shí)到部門、個(gè)人的手中，確保辦公室接待工作有序進(jìn)行。除此之外，辦公室工作人員之間還應(yīng)相互溝通交流，人員之間相互理解，嚴(yán)格按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)進(jìn)行，把握方向。而上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人要將詳規(guī)劃的接待方案與信息收集落實(shí)到位，適時(shí)監(jiān)督工作人員接待工作的細(xì)節(jié)，一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)做好溝通工作，要求及時(shí)改正，為辦公室接待工作奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。
（二）完善日常接待工作的精細(xì)化流程
辦公室接待工作與其他管理部門的工作相比，是一個(gè)沒有固定模式和隨時(shí)隨地變換服務(wù)方式的工作，要想充分發(fā)揮辦公室精細(xì)化接待工作的作用，必須完善日常接待工作的精細(xì)化流程。同時(shí)接待工作人員應(yīng)按照接待的具體情況，做到隨機(jī)應(yīng)變，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，促進(jìn)辦公室接待工作深層次的精細(xì)化。具體表現(xiàn)在以下幾方面：會(huì)議管理。針對會(huì)議管理的問題，辦公室接待工作人員應(yīng)詳細(xì)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求來擺放會(huì)議室需要的小物件，并詳細(xì)檢查會(huì)議室的桌椅、電腦、燈光和導(dǎo)線連接是否牢固，以免出現(xiàn)差錯(cuò)。特別是會(huì)議室的衛(wèi)生環(huán)境，應(yīng)定期開窗通氣，確保會(huì)議室空氣流通，為受接待者提供一個(gè)舒適、輕松的會(huì)議空間；日常工作。在日常工作時(shí)間，接待工作人員理應(yīng)做好每次常規(guī)會(huì)議參會(huì)人員、主辦單位、物品準(zhǔn)備和座次等備案工作，方便相關(guān)工作人員查閱，一次提升會(huì)議準(zhǔn)備工作的效率；接待管理。接待人員可按照實(shí)際情況，制定《接待服務(wù)手冊》，將收接待者的住宿房間、賓館指南、天氣預(yù)報(bào)、就餐時(shí)間、地點(diǎn)與日程安排詳細(xì)記錄在冊 ，方便及時(shí)了解收接待者需要的最新消息與議程安排，從細(xì)節(jié)入手，將整個(gè)接待工作的精細(xì)化服務(wù)品質(zhì)彰顯出來。例如在接待客人時(shí)，為了讓客人體會(huì)到賓至如歸的住宿感覺，接待工作人員應(yīng)詢問客人日常生活興趣、愛好，并將其詳細(xì)記錄在工作手冊中，做好備案，避免出現(xiàn)紕漏。同時(shí)在接待過程中盡量熱情、禮貌，并通過為客人提供餐后牛奶、點(diǎn)心、標(biāo)有單位標(biāo)識(shí)的相關(guān)用品與精美提示卡，來獲得客人的好感與信任，加深客人對優(yōu)質(zhì)服務(wù)的影響，以此提升單位的聲譽(yù)，為進(jìn)一步工作的工作洽談奠定基礎(chǔ)。
（三）建立完善精細(xì)化管理機(jī)制
為了防止辦公室接待部門在實(shí)際進(jìn)行工作過程中，發(fā)生錯(cuò)誤率，除了需要完善日常接待工作的精細(xì)化流程和明確工作職權(quán)，加強(qiáng)溝通外，建立完善精細(xì)化管理機(jī)制對辦公室接待工作尤為重要，關(guān)乎到穩(wěn)定發(fā)展。因此相關(guān)負(fù)責(zé)人理應(yīng)建立完善精細(xì)化管理機(jī)制，制定員工激勵(lì)制約規(guī)劃，通過績效考核方式，將接待工作細(xì)致化、數(shù)字化和具體化，從而激發(fā)工作人員的工作熱情，讓他們抱有負(fù)責(zé)任態(tài)度，積極投入到自身事業(yè)中。
三、結(jié)束語
綜上所述，在辦公室接待工作中應(yīng)用精細(xì)化管理，要想提升辦公室精細(xì)化管理的質(zhì)量，必須明確工作職權(quán)，加強(qiáng)溝通，完善日常接待工作的精細(xì)化流程，建立完善精細(xì)化管理機(jī)制，盡可能降低接待工作的失誤率，充分發(fā)揮接待工作的作用，為單位發(fā)展的可持續(xù)性做出更大貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化
精細(xì)化管理工作方式是現(xiàn)當(dāng)代管理學(xué)中的重要理論方法，該理論在日本運(yùn)用的較為廣泛。隨著世界經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，全球化的大融合局面，對企業(yè)的各方面管理都提出了嚴(yán)格的要求。而國有企業(yè)在行政管理工作方面更應(yīng)該廣泛應(yīng)用精細(xì)化管理工作方式，進(jìn)而不斷提高工作效率，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作做好支撐。
一、國有企業(yè)辦公室行政管理問題分析
（一）企業(yè)的創(chuàng)新能力不夠
隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室工作也需要跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展。傳統(tǒng)的辦公室管理理念以及模式無法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，而日常的辦公室工作也不能只限于完成基本的工作任務(wù)，對于新形勢缺乏有效地分析。
（二）相關(guān)辦公室行政事務(wù)管理制度未健全
相關(guān)制度未健全影響了辦公室行政事務(wù)管理在供電企業(yè)中有效發(fā)揮其重要作用，導(dǎo)致供電企業(yè)工作質(zhì)量得不到顯著提升，對供電企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。
（三）企業(yè)的綜合能力不強(qiáng)
因?yàn)槠髽I(yè)辦公室行政管理人員的素質(zhì)不一樣，有一部分員工習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的工作方法，但是工作效率極低，在一定程度上很難適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公節(jié)奏以及現(xiàn)代化的技術(shù)，其個(gè)人素質(zhì)與精益化管理的要求還存在很大的差距。
二、辦公室行政管理工作精細(xì)化管理的要求
（一）思想認(rèn)識(shí)的精細(xì)化
在未來辦公室行政管理工作精細(xì)化轉(zhuǎn)變中，為了更好出成果，必然需要首先從思想層面予以統(tǒng)一，讓精細(xì)化管理理念深入人心，進(jìn)而發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性，有效指導(dǎo)后續(xù)各項(xiàng)工作的優(yōu)化轉(zhuǎn)變。基于此，辦公室行政管理工作相關(guān)人員需要首先意識(shí)到精細(xì)化管理模式的重要性，可以從自身以及企業(yè)兩個(gè)角度入手予以分析明確，充分意識(shí)到精細(xì)化管理不僅僅可以更好服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，同樣也能夠提升自身工作效率鍛煉自身能力，如此也就可以增加其對于精細(xì)化管理模式的接受程度，避免產(chǎn)生較高抵觸情緒。為了達(dá)到這一目的，往往需要企業(yè)做好宣傳引導(dǎo)工作，借助于必要的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，向行政管理人員闡述什么是精細(xì)化管理，指出精細(xì)化管理的重要意義，進(jìn)而再從具體措施和辦法入手，要求其進(jìn)行轉(zhuǎn)變。企業(yè)的員工也應(yīng)不斷的提升自身的精益化意識(shí)，在思想方面給予高度的重視。為此，首先需要明確精益化管理的真正意義，與此同時(shí)，還包括了精益化管理對于企業(yè)資源利用方面的重大意義。其次，需要意識(shí)到精細(xì)化行政管理與每個(gè)人都息息相關(guān)，企業(yè)的員工需要建立大局觀。企業(yè)辦公室精益化管理工作，可以在一定程度上節(jié)約企業(yè)的辦公耗材。所節(jié)省約成本都是集體的，可以為企業(yè)節(jié)省財(cái)富以及創(chuàng)造財(cái)富。
（二）建立健全相關(guān)管理制度
以監(jiān)管制度的制定與落實(shí)為例進(jìn)行說明，為加強(qiáng)對辦公室行政事務(wù)管理工作的監(jiān)督，供電企業(yè)相關(guān)部門可設(shè)置獎(jiǎng)懲結(jié)合的監(jiān)督制度，對辦公室行政事務(wù)處理部門的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)察，保證其對供電企業(yè)近期發(fā)展目標(biāo)與各項(xiàng)工作完成狀況有一定了解，并要求根據(jù)供電企業(yè)經(jīng)營狀況與市場經(jīng)濟(jì)局面制訂年度計(jì)劃，并加快落實(shí)。辦公室行政事務(wù)管理部門要加強(qiáng)各部門之間的交流聯(lián)系，上級領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)派設(shè)人員成立專門小組，針對辦公室行政事務(wù)管理工作中的服務(wù)工作完成度進(jìn)行審核，當(dāng)行政工作得到高質(zhì)量的完成效果時(shí)，適當(dāng)給予相關(guān)工作人員福利獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)其工作積極性，當(dāng)行政工作進(jìn)度緩慢、各部門之間工作配合質(zhì)量差時(shí)，要嚴(yán)加懲治，督促供電企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理部門加強(qiáng)新時(shí)期下行政事務(wù)管理模式的開發(fā)與研究，保證供電企業(yè)有力運(yùn)轉(zhuǎn)。
（三）實(shí)行企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化與流程化結(jié)合發(fā)展
企業(yè)辦公室的行政管理工作會(huì)牽涉到企業(yè)的很多部門，復(fù)雜的工作環(huán)境對于行政管理工作的影響非常大，要想做好行政管理工作，就需要對辦公室的日常管理工作進(jìn)行合理的規(guī)劃，制定科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)來權(quán)衡行政管理工作，精益化行政管理工資高的前提條件就是合理的工作規(guī)劃。
（四）評價(jià)體系的精細(xì)化
未來辦公室行政管理工作的精細(xì)化還需要關(guān)注于評價(jià)體系，促使評價(jià)體系具備較強(qiáng)精細(xì)化特點(diǎn)，如此也就可以形成綜合系統(tǒng)的評估優(yōu)化效果，促使行政管理人員明確自身工作狀況，發(fā)揮優(yōu)勢，彌補(bǔ)缺陷，更好提升精細(xì)化管理踐行效果。在評價(jià)體系的精細(xì)化轉(zhuǎn)變中，應(yīng)該首先考慮到如何進(jìn)行量化，只有可量化的評價(jià)指標(biāo)才能夠具備較強(qiáng)參考價(jià)值。當(dāng)然，對于一些實(shí)在無法量化的評價(jià)指標(biāo)，同樣也需要予以定性評價(jià)，要求評價(jià)主體盡量做出詳細(xì)表述。另外，評價(jià)體系的精細(xì)化往往還需要重點(diǎn)關(guān)注評價(jià)主體的轉(zhuǎn)變，避免在針對行政管理人員進(jìn)行評價(jià)時(shí)僅僅參考評價(jià)對象主管的意見，往往需要從多個(gè)角度進(jìn)行精細(xì)化分析，著眼于行政管理人員的工作任務(wù)，尋求工作相關(guān)聯(lián)所有人員的參與，如此也就可以形成較為全面詳細(xì)的評價(jià)效果，這一評價(jià)結(jié)果同樣也更為可靠可信。
三、結(jié)語
綜上可知，在全新時(shí)期下，切實(shí)做好國有企業(yè)辦公室行政管理工作，對于國有企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展具有非常重要的意義。當(dāng)前國有企業(yè)辦公室行政管理工作仍存在一定不足和問題，影響了工作效率和質(zhì)量的進(jìn)一步提升。國有企業(yè)應(yīng)高度重視辦公室行政管理工作，立足企業(yè)實(shí)際情況，建立完善辦公室制度體系和崗位體系，推廣應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，進(jìn)一步提高服務(wù)理念和意識(shí)，構(gòu)建和諧穩(wěn)定、開放多元的企業(yè)文化，促進(jìn)國有企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化管理；思路與對策
作為一種企業(yè)管理的理念和模式，辦公室精細(xì)化管理是社會(huì)進(jìn)步下的產(chǎn)物，其不僅可以規(guī)范辦公室工作章程，履行辦公室工作義務(wù)，協(xié)調(diào)辦公室人員矛盾，更是對企業(yè)規(guī)范管理的一種可行性管理模式。其可以最大限度地減少企業(yè)占地資源、降低企業(yè)管理成本、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、深化企業(yè)基本思想、完善企業(yè)整體結(jié)構(gòu)、弘揚(yáng)企業(yè)內(nèi)部文化，并把企業(yè)管理制度向著科學(xué)化、精細(xì)化方向發(fā)展，把企業(yè)文化深入人心，促進(jìn)辦公室工作人員能力的提高。
1實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的背景
1．1沒有重視精細(xì)化管理的重要作用
企業(yè)的管理者是一個(gè)企業(yè)生存的根本。管理者能力的高低決定了企業(yè)發(fā)展的好壞。企業(yè)精細(xì)化管理可以幫助管理者管理企業(yè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)化管理。管理者必須具備一定的管理意識(shí)，管理者本身的管理意識(shí)能力強(qiáng)，才能實(shí)施企業(yè)的精細(xì)化管理。然而，當(dāng)前我國的企業(yè)管理者大多缺乏精細(xì)化管理意識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，不能對企業(yè)內(nèi)部存在的問題及時(shí)作出合理的解決和調(diào)整，導(dǎo)致企業(yè)管理混亂，企業(yè)的管理水平降低。
1．2傳統(tǒng)管理思想導(dǎo)致項(xiàng)目管理滯后
企業(yè)需要不斷的創(chuàng)新，注入新思想、新觀念，不斷更新管理方法，才能跟上時(shí)代的腳步，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。而現(xiàn)在的企業(yè)管理者大多因循守舊，墨守成規(guī)，企業(yè)內(nèi)部管理內(nèi)容更新慢，滿足不了現(xiàn)有企業(yè)發(fā)展的需求。管理者的思想嚴(yán)重滯后，新開發(fā)項(xiàng)目不能及時(shí)得到細(xì)化和分工，考慮問題也不夠全面，常常以偏概全，嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。所以管理者必須要不斷地更新管理思想，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理模式，把辦公室行政管理工作精細(xì)化，明確管理目標(biāo)，才能把企業(yè)的行政管理也業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。
1．3管理制度難以滿足現(xiàn)代管理發(fā)展
每個(gè)公司都有相關(guān)的管理制度。管理制度是企業(yè)給員工制定的標(biāo)準(zhǔn)，制約企業(yè)員工的行為，規(guī)范企業(yè)員工的準(zhǔn)則。在我國，很多企業(yè)在管理制度上還不完善。導(dǎo)致很多情況下工作人員的重負(fù)作業(yè)，人員管理制度不健全，獎(jiǎng)懲制度也只是擺設(shè)，并沒有真正意義上的管理制度，只是空設(shè)。時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，企業(yè)管理制度也需要不斷地更新，才能滿足人們?nèi)找嬖鲩L的物質(zhì)文化和精神文化和企業(yè)文化需求。因此，制定管理制度要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新，落到實(shí)處，不能紙上談兵。這樣才能使企業(yè)更加有條不紊、井然有序地朝著新方向前進(jìn)。
2實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路分析
2．1實(shí)現(xiàn)辦公室管理科目的細(xì)化
傳統(tǒng)的管理模式采用的是“人治”的管理思想，管理者一人獨(dú)大，統(tǒng)治整個(gè)企業(yè)。這種管理模式存在著很多弊端。管理者的盲目自大，做出的錯(cuò)會(huì)指令會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目發(fā)生變化，從而使企業(yè)面臨窘迫的境地。通過細(xì)化和量化分工，多人參與企業(yè)管理，集思廣益，使企業(yè)的每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人把關(guān)，不但可以節(jié)約時(shí)間，節(jié)省開支，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最優(yōu)化。
2．2融入流程化和規(guī)范化的理念
要想把辦公室行政管理工作精細(xì)化，可以通過工作的流程化和標(biāo)準(zhǔn)化來實(shí)現(xiàn)。每個(gè)企業(yè)也都有自己的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，只有遵守企業(yè)的規(guī)章制度，按照標(biāo)準(zhǔn)來要求員工，賞罰分明，讓員工在思想和行動(dòng)上都嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度，企業(yè)才能穩(wěn)固發(fā)展。把工作落實(shí)化、流程化，按部就班，企業(yè)將會(huì)按照設(shè)定的目標(biāo)有序開展，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。
2．3重點(diǎn)優(yōu)化協(xié)同與經(jīng)濟(jì)化意識(shí)
辦公室的工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，包含方方面面，每一個(gè)部門都有自己的工作職能，協(xié)調(diào)好每一項(xiàng)工作，保障辦公室工作正常有序進(jìn)行。辦公室的行政管理工作，需要大家的共同努力，企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)也需要大家齊心協(xié)力。互相溝通，合作交流才能有效地完成一項(xiàng)工作。所以，簽訂合同也是企業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。合同的簽訂既保護(hù)了員工的合法權(quán)益，同時(shí)也給管理者提供保障。達(dá)到雙贏的目的。辦公室精細(xì)化的實(shí)施，很大程度上優(yōu)化了辦公室人員結(jié)構(gòu)，提高員工的經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)行政管理工作的有效進(jìn)行。辦公室行政管理工作離不開人與人之間的交流，良好的溝通方式可以使一個(gè)企業(yè)凝聚力和向心力不斷提升，改善人際關(guān)系，整體上提高企業(yè)行政管理機(jī)制，推動(dòng)企業(yè)向科學(xué)化、精細(xì)化、完善化發(fā)展。
2．4強(qiáng)化信息技術(shù)手段應(yīng)用水平
隨著當(dāng)今社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中也占據(jù)著非常重要的地位。這也就要求管理者具備一定的信息技術(shù)水平，利用先進(jìn)的信息技術(shù)管理企業(yè)，使企業(yè)管理越來越先進(jìn)，工作的流程越來越標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化，工作分工越來越明確化、信息化，不斷的推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，朝著越來越精細(xì)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。信息技術(shù)作為現(xiàn)代化的科技手段，已經(jīng)廣泛的使用于我們的工作和生活之中，只有完善的信息技術(shù)才能支撐企業(yè)文化的發(fā)展。
3促進(jìn)辦公室行政管理精細(xì)化的對策建議
3．1結(jié)合辦公室文化提升管理精細(xì)化主動(dòng)性
企業(yè)的辦公室文化在企業(yè)文化中占據(jù)著重要地位。如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)的辦公室精細(xì)化，首先要從員工著手，提高員工的思想意識(shí)。工作不是一蹴而就，要遵循一定的原則，有始有終，循序漸進(jìn)，日積月累，員工的思想意識(shí)久而久之就會(huì)形成了精細(xì)化的管理意識(shí)。企業(yè)可以制定科學(xué)化的管理計(jì)劃，制定年計(jì)劃、月計(jì)劃，甚至把工作細(xì)化到周、日，逐一開展工作，讓員工在日復(fù)一日的工作中明白精細(xì)化管理工作的精髓，不斷的改進(jìn)和完善精細(xì)化管理，形成鮮明的企業(yè)文化，通過管理意識(shí)的提升，最后達(dá)到執(zhí)行力的提升。
3．2融入標(biāo)準(zhǔn)化與制度化增強(qiáng)精細(xì)化規(guī)范性
企業(yè)管理離不開管理者，管理者之間的思想意識(shí)要保持高度的一致才能保證企業(yè)工作的有序開展，這必然需要辦公室行政管理制度的精細(xì)化。沒有規(guī)矩不成方圓，只有制定健全的企業(yè)管理制度，才能規(guī)范和約束企業(yè)員工，形成企業(yè)管理制度體系，改善企業(yè)管理中的破舊觀念，形成管理制度精細(xì)化。如何實(shí)現(xiàn)管理制度的精細(xì)化，就需要企業(yè)管理規(guī)章制度的規(guī)范，指引管理者健全企業(yè)規(guī)章制度，協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，避免出現(xiàn)漏管、空管的現(xiàn)象。管理者要時(shí)刻保持高度的清醒，總領(lǐng)全局，有全局意識(shí)，宏觀調(diào)控辦公室行政管理。很多企業(yè)的行政管理工作人員在思想和意識(shí)上都沒有達(dá)到一定的高度，缺乏理論知識(shí)，沒有嚴(yán)格的管理制度，制定的目標(biāo)空洞、不明確，沒有嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，制定的目標(biāo)往往都是空設(shè)，沒有實(shí)質(zhì)性的意義。所以，企業(yè)管理人員要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理，還需要制定行之有效、符合實(shí)際的管理制度，明確目標(biāo)，減少失誤，最終才能真正實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，提高工作效率，完善管理制度。
3．3從根本上提高員工專業(yè)能力與職業(yè)素質(zhì)
企業(yè)管理離不開管理者，更離不開員工。管理者制定科學(xué)合理的管理制度，需要員工的配合和遵守。通過把辦公室行政管理精細(xì)化，不僅能提升管理者的管理水平，同時(shí)也能幫助員工把工作細(xì)化、易化，落實(shí)到每一個(gè)人的頭上，便于管理者采用科學(xué)的方法考核員工。避免員工重復(fù)作業(yè)。同時(shí)，適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度也可以調(diào)動(dòng)員工的積極性，激勵(lì)上進(jìn)的員工，鼓勵(lì)良性競爭，讓員工全身心地投入工作當(dāng)中去。通過這些手段實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，提高行政管理水平。信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)中的使用率特別高。運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)可以提高行政管理水平，提高工作效率。作為企業(yè)的行政管理人員，要在工作中不斷地學(xué)習(xí)，分析和思考工作中的細(xì)節(jié)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，查缺補(bǔ)漏，不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，在企業(yè)中做出表率，用自己的實(shí)際行動(dòng)做出榜樣，激勵(lì)身邊的員工，提高自身工作水平，帶動(dòng)企業(yè)穩(wěn)步向前發(fā)展。
3．4精細(xì)化進(jìn)行定崗定責(zé)實(shí)現(xiàn)崗位的精細(xì)化
依據(jù)辦公室行政管理精細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)要求，制定健全的工作責(zé)任體系，制定崗位責(zé)任劃分標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)合理的安排工作崗位，明確每一個(gè)工作崗位的職責(zé)和功能，確定工作目標(biāo)，按時(shí)按點(diǎn)，分工明確，團(tuán)結(jié)協(xié)作，和平發(fā)展。使整個(gè)辦公室管理制度越來越人性化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范工作崗位職能，健全辦公室管理機(jī)制。統(tǒng)籌規(guī)劃，責(zé)任分工，精細(xì)化的崗位分工，規(guī)范化的工作崗位。辦公室行政管理的精細(xì)化、科學(xué)化，需要信息技術(shù)的支持。信息化時(shí)代下的企業(yè)管理制度變得透明化、崗位精細(xì)化、目標(biāo)科學(xué)化、管理人性化。企業(yè)管理在這些技術(shù)支持下會(huì)變得越來越成熟，越來越完善。
【關(guān)鍵詞】辦公室行政管理;思路;對策;精細(xì)化
1、當(dāng)前行政精細(xì)化管理出現(xiàn)的問題
1．1管理方式混亂。傳統(tǒng)的行政管理方法比較老舊，不能滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求。就這些工作而言，仍然存在不少的管理盲區(qū)，按照傳統(tǒng)方法努力開展工作，依然不會(huì)收到特別理想的情況。為了解決這個(gè)問題，必須實(shí)行精細(xì)化管理，這樣便能促進(jìn)量化管理，增添管理新方法。將精細(xì)化管理引入辦公行政管理工作，很難從多種角度考慮到各方面的因素。為了推進(jìn)行政辦公管理流程，可以將行政和業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，區(qū)別劃分作風(fēng)、考勤、監(jiān)督等多種方法，弄清出具體的工作內(nèi)容。1．2管理觀念老舊、管理意識(shí)薄弱。為了實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化管理，需要強(qiáng)化精細(xì)化管理意識(shí)。當(dāng)管理者具備了這種思想意識(shí)，便能客觀、準(zhǔn)確地制定各項(xiàng)規(guī)章制度，及時(shí)改進(jìn)處理存在的各種問題。制定出更加公平合理的制度出來。就現(xiàn)階段而言，部分辦公室缺乏精細(xì)化責(zé)任意識(shí)，也不夠重視相關(guān)方面的工作，因此現(xiàn)階段行政精細(xì)化管理出現(xiàn)了不少問題，直接制約著辦公行政的管理水平。1．3管理制度落后。為了順應(yīng)辦公行政工作的基本要求，必須完善合適的管理制度，便于辦公工作的順利進(jìn)行，現(xiàn)階段，我國企業(yè)辦公行政工作制度出現(xiàn)了不少問題。部分公司沒有將辦公行政工作隔離開來，存在著責(zé)任不清、職責(zé)不明的現(xiàn)象，這便很難激發(fā)工作人員的工作熱情，各種職能部門劃分不明確，不同的部分也可能存在相同或類似的工作，一時(shí)之間不知道派給誰做比較合理。這肯定會(huì)影響行政辦公的效果，影響其效率。管理制度因?yàn)椴粔蚓?xì)、全面，沒有考慮到公司的具體要求，可以根據(jù)公司的實(shí)際情況，針對各部門制定出不同的管理措施。就管理模式而言，整個(gè)管理制度無序混亂，績效考核制度不夠全面，沒有完全按照能者多勞的原則實(shí)行，為了使工作權(quán)責(zé)分明、合理有序地開展，可以實(shí)現(xiàn)行政精細(xì)化管理制度
2、辦公行政精細(xì)化管理的主要思路
2．1加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部宣傳溝通，提高工作效率。企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營離不開眾多部門的共同努力，要想促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)度，各部門應(yīng)該及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，一旦出現(xiàn)了各種問題，坐下來協(xié)商解決共同商量對策。要實(shí)現(xiàn)辦公行政部門的精細(xì)化管理，不能僅僅依靠行政部門的努力，應(yīng)該積極發(fā)揮各部門的作用出來。不遺留任何一個(gè)環(huán)節(jié)，將每步工作落實(shí)到位。例如:關(guān)于如何處理相關(guān)文件資料，一般來說文件的派發(fā)、整理保存各種文件資料、辦理各種手續(xù)，僅靠一個(gè)辦公行政部門是無法完成，這也需要多個(gè)部門的積極合作。對于辦公行政管理工作，一定要仔細(xì)規(guī)劃各項(xiàng)流程，做好所需資源的規(guī)劃處理，將成本控制在一定范圍內(nèi)，不斷提高工作效益，節(jié)省各項(xiàng)不必要的開支。2．2具體細(xì)化各項(xiàng)考核指標(biāo)?，F(xiàn)代企業(yè)要想發(fā)展發(fā)展，辦公行政需要堅(jiān)持精細(xì)化原則，具體來說，需要細(xì)化各項(xiàng)考核指標(biāo)。傳統(tǒng)辦公管理理念落后，方法手段落后陳舊，操作流程繁復(fù)復(fù)雜，完全跟不上現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化管理必須以細(xì)化和量化為準(zhǔn)則。在很長一段時(shí)間，我國的辦公室行政工作淪為打雜，處理各種瑣碎的事情，完全是為業(yè)務(wù)部門服務(wù)的。從事辦公行政工作員工數(shù)量不多，但是其工作壓力卻很大，沒有明確責(zé)任制管理，這極大地影響了行政辦公的工作效率，給企業(yè)運(yùn)行遺留了不少隱患。基于此種大環(huán)境背景，有必要實(shí)行企業(yè)辦公行政的精細(xì)化管理，方便解決此種問題。積極整理出各項(xiàng)辦公工作，進(jìn)行邏輯化拆分，這樣方便控制具體工作的每個(gè)步驟，嚴(yán)格把控每一環(huán)節(jié)，防范各種風(fēng)險(xiǎn)和錯(cuò)誤的產(chǎn)生。最好站在大局的角度好好規(guī)劃一番。實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理可以合理規(guī)劃各項(xiàng)事務(wù)，將責(zé)任落實(shí)到人頭，有效防范了工作的混亂無章，而且有助于提高工作效率，避免浪費(fèi)掉不必要的人力物力資源，為了推動(dòng)整個(gè)工作的順利進(jìn)行，需要加強(qiáng)對員工的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高其行政工作能力。便于合理控制整個(gè)工作進(jìn)度，量化考核每一項(xiàng)工作的完成情況，根據(jù)實(shí)際需求參照實(shí)際工作的完成情況，及時(shí)調(diào)整工作內(nèi)容和工作目標(biāo)，不斷提高工作效率。2．3完善辦公室行政精細(xì)化管理的相關(guān)制度。要想加快辦公室行政精細(xì)化管理進(jìn)程，需要完善相關(guān)管理制度，在制定管理制度的過程中，要考慮到本公司的實(shí)際經(jīng)營情況和員工各個(gè)人行為特點(diǎn)，制定出規(guī)范化的制度。嚴(yán)格按照制度來會(huì)規(guī)范辦公人員的行為，加強(qiáng)對辦公人員的日常監(jiān)督管理。在具體執(zhí)行流程化管理的過程中，仔細(xì)分析手上各項(xiàng)具體的工作內(nèi)容，嚴(yán)格落實(shí)每項(xiàng)工作任務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行責(zé)任制管理制度，仔細(xì)制定出每項(xiàng)工作的具體標(biāo)準(zhǔn)，包括工作時(shí)間、質(zhì)量要求等等。選擇一個(gè)最合適的方法來實(shí)現(xiàn)辦公室行政的規(guī)范化管理，要安排專人及時(shí)檢查工作進(jìn)度、工作完成的質(zhì)量，建立賞罰分明的獎(jiǎng)懲制度。相關(guān)責(zé)任人必須明確自己的權(quán)利和義務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度來完成。
3、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的解決措施
3．1強(qiáng)化現(xiàn)代精細(xì)化管理制度。企業(yè)進(jìn)行辦公室行政工作的精細(xì)化管理是有必要的，為了方便管理工作的順利進(jìn)行，一定要根據(jù)企業(yè)自身的運(yùn)營情況建立合適的精細(xì)化管理制度。這樣便能順利開展行政工作，保證企業(yè)精細(xì)化管理的具體效果。對于傳統(tǒng)企業(yè)辦公室行政工作而言，管理制度比較混亂，處于一種比較混亂的狀態(tài)，制度制定也不夠合理。任何決定多是由領(lǐng)導(dǎo)直接決定，也沒有征求員工的意見，坐下來討論針對這個(gè)問題應(yīng)該怎樣解決，拿出最合適的方法出來。管理模式比較集權(quán)，這不利于企業(yè)的發(fā)展壯大。要想實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化，必須建立健全完善的管理制度，細(xì)化每一步工作流程，嚴(yán)格核實(shí)完成進(jìn)度，一定要保證工作質(zhì)量。表揚(yáng)那些工作努力的員工，批評那些工作消極的員工，根據(jù)實(shí)際情況給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或罰款懲罰。嚴(yán)格遵守企業(yè)的精細(xì)化管理流程，優(yōu)化公司運(yùn)營情況。3．2強(qiáng)化員工思想意識(shí)，提高具體執(zhí)行力度。實(shí)現(xiàn)辦公室行政的精細(xì)化管理，需要所有員工的共同努力，必須不斷強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。明確自己的責(zé)任義務(wù)?，F(xiàn)階段，企業(yè)員工工作熱情有待提高，存在著偷懶懈怠等行為，針對這種現(xiàn)象，企業(yè)更應(yīng)該引導(dǎo)員工樹立責(zé)任意識(shí)，不斷提高自身綜合實(shí)力，引導(dǎo)員工嚴(yán)格遵守企業(yè)精細(xì)化管理的各項(xiàng)規(guī)定，滿足企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營。在實(shí)施精細(xì)化管理的過程中，要讓每一位員工明確自身工作任務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)也應(yīng)該及時(shí)觀察員工的工作情況，及時(shí)關(guān)心員工需求，這樣員工便會(huì)嚴(yán)格約束自己行為，努力學(xué)習(xí)各種專業(yè)知識(shí)。員工只有思想認(rèn)知跟上來了，其便于全面推進(jìn)辦公室行政工作。3．3提高相關(guān)人員的個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)水平。為了細(xì)分辦公室行政精細(xì)化管理步驟，必須將責(zé)任落實(shí)到人頭。因此需要提高員工的個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)水平，將各種復(fù)雜的工作簡單化，這需要工作人員強(qiáng)化業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的專業(yè)技能，這樣才能跟上整個(gè)工作的進(jìn)度。對于企業(yè)而言，要重視人才尊重人才，因此可以聘請一部分管理人才，專門強(qiáng)化管理水平。及時(shí)鼓勵(lì)那些業(yè)務(wù)能力較差的運(yùn)功，強(qiáng)化他們的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，根據(jù)具體職能部門的工作內(nèi)容，采取各種不同的培訓(xùn)方法，提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)。作為員工也應(yīng)該定期思考總結(jié)自身存在的問題，努力轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高精細(xì)化管理水平。
4、總結(jié)
當(dāng)前，企業(yè)發(fā)展面臨著新的機(jī)遇，也面臨著各種不同的挑戰(zhàn)。辦公室行政工作作為一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容，為了提高企業(yè)工作效率，可以實(shí)行精細(xì)化管理方法，作為員工，應(yīng)該嚴(yán)格遵守各種規(guī)章制度，努力充實(shí)自己，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的精細(xì)化管理。
【參考文獻(xiàn)】
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［2］呂銳．辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策［J］．企業(yè)改革與管理，2018(13)
一、辦公室行政管理的現(xiàn)實(shí)意義
在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)中，辦公室行政管理是所有管理工作中比較重要的組成部分，行政管理工作的特點(diǎn)是工作量大、內(nèi)容復(fù)雜和與企業(yè)內(nèi)部職工之間有著直接的聯(lián)系?？茖W(xué)、合理和高效的辦公室行政管理工作，能夠提高企業(yè)在市場競爭中的競爭實(shí)力，對于企業(yè)的健康和穩(wěn)定發(fā)展，以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提升具有重要作用。伴隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的改革和發(fā)展，企業(yè)的辦公室行政管理部門必須對行政管理工作進(jìn)行一定的改革和完善，使之向著精細(xì)化方向發(fā)展，提高企業(yè)整體的辦事效率，從而使行政管理工作滿足企業(yè)發(fā)展的需要。
二、辦公室行政管理存在的問題
（一）管理制度的問題
1、管理制度不夠精細(xì)。辦公室在制定管理制度的過程中并沒有結(jié)合各辦公室自身的特點(diǎn)，不同管理部門之間在管理內(nèi)容上的相似度較高，導(dǎo)致管理制度在落實(shí)過程中存在一定的困難。2、分工不夠明確。很多企業(yè)在行政管理過程中對辦公室的工作分工沒有進(jìn)行明確，導(dǎo)致辦公室行政管理工作不能得到有效的落實(shí)，辦公室員工的工作積極性也就不高。3、獎(jiǎng)懲制度得不到落實(shí)。很多辦公室行政管理工作在績效考核制度的貫徹和落實(shí)過程中存在一些問題，導(dǎo)致績效考核制度形同虛設(shè)，并不能達(dá)到獎(jiǎng)勵(lì)和處罰的效果。
（二）管理目標(biāo)不明確
企業(yè)行政管理目標(biāo)是保障企業(yè)管理水平獲得提升的基礎(chǔ)和重要保障。就目前我國企業(yè)管理目標(biāo)制定的整體情況來看，大多數(shù)企業(yè)依然沿用以前的管理模式，沒有制定符合企業(yè)發(fā)展需要的管理目標(biāo)，導(dǎo)致行政管理缺乏一定的計(jì)劃性和組織性，整體管理效果不理想。
（三）員工職業(yè)素養(yǎng)不高
我國企業(yè)職工的整體素養(yǎng)不高，職工自身的技術(shù)水平和理論知識(shí)沒能獲得有效的提升。他們在實(shí)際的工作中沒能樹立精細(xì)化的工作意識(shí)，創(chuàng)新意識(shí)和團(tuán)結(jié)意識(shí)也比較欠缺，導(dǎo)致在工作中缺乏積極性、主動(dòng)性和能動(dòng)性。
三、辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策
（一）實(shí)行制度化的管理模式
企業(yè)行政的精細(xì)化管理需要符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要的管理制度做依托。行政管理需要制定具有針對性的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制，并樹立以人為本的管理理念，合理的落實(shí)企業(yè)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，并在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上制定合理的科學(xué)性、合理性的規(guī)章制度，從而使得企業(yè)的每一位員工在實(shí)際的工作中，能夠切實(shí)的按照規(guī)章制度執(zhí)行。而行政管理人員通過實(shí)行制度化的管理模式，將精細(xì)化行政管理切實(shí)與制度相結(jié)合，從而有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
（二）明確管理目標(biāo)，對工作流程進(jìn)行細(xì)化以及量化
行政管理工作中，明確的管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的重要保障，因此，在制定管理目標(biāo)的過程中需要注意以下幾個(gè)方面：一是，保證權(quán)責(zé)制衡，定崗、定制。工作崗位的設(shè)置要根據(jù)辦公室的主要職能和工作流程來進(jìn)行，并明確各崗位之間的職責(zé)；二是，確保正常運(yùn)作，優(yōu)化工作流程。簡約科學(xué)的工作流程對實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理具有重大的促進(jìn)作用。應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)自身的邏輯性，把其分成若干個(gè)部分，這樣便于企業(yè)高層管理者更加直觀的對這些工作任務(wù)進(jìn)行審視和考慮，了解每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中存在的不足，并及時(shí)作出反饋和調(diào)整。同時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，及時(shí)全面收集信息，從上至下、從外到內(nèi)對工作管理機(jī)制進(jìn)行協(xié)調(diào)，防止出現(xiàn)管理空白，確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間實(shí)現(xiàn)無縫銜接；三是，制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)與要求。對程序性以及易量化的辦公室工作，在對量化指標(biāo)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)確保其科學(xué)性，對主觀性較強(qiáng)以及非程序性工作應(yīng)對其指標(biāo)評價(jià)進(jìn)行定性設(shè)計(jì)，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予積極獎(jiǎng)勵(lì)，帶給其滿足感和自豪感，對工作松散、違紀(jì)員工給予批評教育和警告處分。
（三）提高人員職業(yè)素養(yǎng)，樹立服務(wù)意識(shí)
辦公室行政管理工作自身的特點(diǎn)導(dǎo)致其在實(shí)際的工作開展過程中具有一定的復(fù)雜性，因此，必須對辦公室行政管理工作進(jìn)行精細(xì)化管理，通過對部門工作的明確分工，可以有效的保障辦公室工作的順利開展。為了提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，必須定期或不定期開展思想素質(zhì)教育和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，真正提高辦公室人員的工作執(zhí)行能力。與此同時(shí)，辦公室工作每天與各種人員接觸，其行政管理工作從本?|上來說是一種服務(wù)性工作，要提高工作人員的服務(wù)熱情，必要的還要設(shè)置激勵(lì)機(jī)制和晉升機(jī)制，在搞好各項(xiàng)辦公室工作的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了辦公室人員的個(gè)人價(jià)值，是辦公室精細(xì)化管理的一種人性化體現(xiàn)。
【關(guān)鍵詞】精細(xì)化 二級學(xué)院辦公室 探索性研究
隨著高校辦學(xué)自向二級學(xué)院的進(jìn)一步延伸，由原來的系、部辦公室升格而成的二級學(xué)院辦公室正逐漸承擔(dān)起更多的管理職能，管理事務(wù)涉及面廣、綜合性強(qiáng)，處于承上接下、左右互聯(lián)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)位置，可謂是高校事務(wù)基層運(yùn)轉(zhuǎn)的重要中樞。對于二級學(xué)院自身來說，它又是本部門的核心辦事機(jī)構(gòu)，履行教學(xué)、科研和后勤保障等各類管理職能，綜合協(xié)調(diào)本部門日常運(yùn)轉(zhuǎn)和事務(wù)處理，輔助本部門領(lǐng)導(dǎo)決策執(zhí)行，為本部門師生提供各類服務(wù)。在高校事業(yè)快速發(fā)展的今天，二級學(xué)院辦公室面臨著提高管理效率、提升管理品質(zhì)的壓力和挑戰(zhàn)。在不斷創(chuàng)新以適應(yīng)環(huán)境快速變化的管理改進(jìn)過程中，“精細(xì)化”是管理改進(jìn)的基礎(chǔ)性條件，不斷促進(jìn)精細(xì)化方案的實(shí)施，可以大大提升管理水平。
一、精細(xì)化：從微觀層面尋找規(guī)律
精細(xì)化首先是一種態(tài)度，即人們常說的“精益求精”。作為一種企業(yè)管理理念，精細(xì)化的努力體現(xiàn)著對卓越品質(zhì)的追求，是針對傳統(tǒng)的粗放管理而提出的企業(yè)文化，在這種文化氛圍中，對細(xì)節(jié)的放大和持續(xù)改進(jìn)是反復(fù)進(jìn)行的。例如，日本豐田的生產(chǎn)方式就著眼于杜絕浪費(fèi)、消除不能給產(chǎn)品和服務(wù)的最終用戶帶來好處的所有活動(dòng)，不斷尋找改進(jìn)的方法。這就培育了一種精益文化，使得日本一直以來把經(jīng)濟(jì)增長建立在質(zhì)量提升的基礎(chǔ)上，最終成為世界經(jīng)濟(jì)強(qiáng)國。
精細(xì)化還必須是一種方法，在本質(zhì)上是以把握管理的客體規(guī)律為基礎(chǔ)的積極調(diào)控措施。這就意味著精細(xì)化的理念必須依托于一定的手段和方法乃至規(guī)則、程序和量化標(biāo)準(zhǔn)，才能切實(shí)改變粗放式的管理模式。即，將管理系統(tǒng)進(jìn)行分解和細(xì)節(jié)放大、尋求細(xì)節(jié)特征的內(nèi)在聯(lián)系，從而找到有針對性地、最經(jīng)濟(jì)合理的改進(jìn)方法。如同在顯微鏡下觀察生物組織體細(xì)胞一樣，通過對細(xì)胞內(nèi)部細(xì)節(jié)的放大觀察，科學(xué)家就大致掌握了細(xì)胞核、細(xì)胞壁、細(xì)胞質(zhì)等的活動(dòng)特性，并對其性狀進(jìn)行描述，在把握細(xì)胞活性規(guī)律的基礎(chǔ)上尋求科學(xué)利用的可能性。現(xiàn)代工業(yè)進(jìn)行石油提煉就是一個(gè)典型的精細(xì)化過程，這取決于其生產(chǎn)機(jī)理，即利用原油混合物中不同成分具有不同沸點(diǎn)的原理，通過調(diào)控不同的沸點(diǎn)將石油解析出多種產(chǎn)品，生產(chǎn)過程運(yùn)用計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)控，在控制系統(tǒng)中充盈著控制規(guī)則、數(shù)據(jù)信息和精確的標(biāo)準(zhǔn)，可以說是對精細(xì)化管理頗有意味的物理式映照。
不難理解，精細(xì)化思想的內(nèi)涵在于對所關(guān)照系統(tǒng)的微觀規(guī)律進(jìn)行探析和把握，并力求在微觀層面上進(jìn)行調(diào)節(jié)控制、進(jìn)而獲得整體的最佳效能。強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)化、精確性，不斷改進(jìn)和完善管理流程是其主要特征。可以說，精細(xì)化思想從本質(zhì)上具有科學(xué)屬性，并與西方現(xiàn)代工業(yè)生產(chǎn)的現(xiàn)代性相聯(lián)系。
二、二級學(xué)院辦公室管理的精細(xì)化探索
當(dāng)前我國現(xiàn)代化建設(shè)從一定意義上說就是現(xiàn)代性的豐富與完善過程，管理必須走向現(xiàn)代化，而承載現(xiàn)代性、科學(xué)性的精細(xì)化思想與管理的結(jié)合是有較普遍意義的。將精細(xì)化管理思想引入高校二級學(xué)院辦公室管理，是改進(jìn)其管理的必然舉措。從實(shí)施的角度來看，二級學(xué)院辦公室管理的精細(xì)化過程可以從如下幾方面進(jìn)行改進(jìn)和完善。
1、管理活動(dòng)在時(shí)空分布上的程序化和合理化
二級學(xué)院辦公室管理的事務(wù)林林總總，大體可劃分為教學(xué)與科研管理、師資與后勤管理、輔助領(lǐng)導(dǎo)管理等若干方面。各種事務(wù)往往在空間上相互交叉、在時(shí)間上相互糾結(jié)在一起，必須對管理活動(dòng)進(jìn)行精細(xì)劃分，縷出處理不同事務(wù)的特定脈絡(luò)，即在時(shí)間和空間上把握事務(wù)的全貌以及內(nèi)在穩(wěn)定性。高校教育活動(dòng)有著較強(qiáng)的周期性：一個(gè)學(xué)年分為兩個(gè)學(xué)期，每個(gè)學(xué)期又分解為二十個(gè)教學(xué)周，每學(xué)期之前都要安排教學(xué)計(jì)劃、制定課表、預(yù)定教材，定期修訂教學(xué)培養(yǎng)方案，每年定期進(jìn)行大學(xué)英語考試以及各類競賽等，這些活動(dòng)在時(shí)空分布以及管理主客體關(guān)系上具有高度重復(fù)性。運(yùn)用和滲透精細(xì)化思想的方式是將這些教學(xué)管理工作的每一項(xiàng)都進(jìn)行深入的步驟歸納研究，分析其中存在的效率損失和原因，并加以改進(jìn)形成新的合理方案。例如，根據(jù)日常處理事務(wù)的實(shí)際情況，在計(jì)算機(jī)中建立分類管理的文件集合，建立穩(wěn)定而又能適應(yīng)更新的數(shù)據(jù)庫――學(xué)生信息庫、教師信息庫、教務(wù)處指導(dǎo)性管理信息集合、科研信息記錄、課表歷史記錄、辦公行文表格庫等。類似的，辦公室大量的行政事務(wù)以及學(xué)院規(guī)章制度、也要加以分類整理，如此，經(jīng)過精細(xì)化信息整理的計(jì)算機(jī)關(guān)聯(lián)外部設(shè)備，并且處于校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，形成一個(gè)信息處理系統(tǒng)。如果在信息管理上粗疏怠慢，缺乏精細(xì)的條理性，勢必導(dǎo)致管理活動(dòng)的效率損失。
管理活動(dòng)的精細(xì)化其實(shí)也是信息管理的完善化，只有在對信息實(shí)現(xiàn)了合理有序的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和實(shí)現(xiàn)合理操作流程的前提下，才能使管理活動(dòng)在時(shí)間和空間分布上合理化。以學(xué)院辦公室和教務(wù)處的書面行文為例，一些學(xué)生事項(xiàng)需要二級學(xué)院和教務(wù)處進(jìn)行兩級審批蓋章，審批表上注明“此表一式三份，…”、“本表須在一周內(nèi)辦理完畢”等字樣，并且在行文傳遞中按照規(guī)定的時(shí)間將該事項(xiàng)處理完畢，未辦完的應(yīng)專檔留存以備后用，體現(xiàn)出精細(xì)意識(shí)和對管理漏洞的程序性控制和防范意識(shí)。這里的一個(gè)重要取向是管理活動(dòng)應(yīng)從依賴管理人員的記憶力轉(zhuǎn)變?yōu)閺?qiáng)調(diào)全面、全程的微觀層面的精細(xì)構(gòu)建。
2、管理部門職能定位、人員分工與協(xié)作的科學(xué)化
實(shí)行學(xué)院制后，學(xué)校的管理重心下移，學(xué)院成為了擁有相應(yīng)權(quán)責(zé)的管上理實(shí)體，作為學(xué)院中心樞紐及綜合管理部門的學(xué)院辦公室面臨著許多新的挑戰(zhàn)，學(xué)校各職能部門的工作，如全日制本科生、研究生的教學(xué)管理、科研管理、行政管理、后勤保障、人事管理、綜合治理、計(jì)劃生育、校友聯(lián)絡(luò)、財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)等工作，學(xué)院都相應(yīng)地承擔(dān)，職能的擴(kuò)大要求人員配備應(yīng)科學(xué)合理。學(xué)院辦公室在人員配備上，應(yīng)堅(jiān)持精簡、統(tǒng)一、高效的原則，科學(xué)設(shè)崗，既要精簡人員、避免冗員，也要克服不重視管理的思想，必要的崗位不能缺員。一般的，二級學(xué)院辦設(shè)主任一名，其他人員則根據(jù)工作職能設(shè)若干秘書崗位，如教學(xué)秘書、行政秘書、科研秘書等。在冗員的情況下，往往出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，而在管理人員編制不足的情況下，由于辦公室事務(wù)頭緒多、工作隨機(jī)性強(qiáng)，工作常常處于疲于應(yīng)付的狀態(tài)，管理人員長時(shí)間難能對改進(jìn)工作進(jìn)行有效的精細(xì)思考，這反過來又強(qiáng)化了低水平、低效率的模式，難以提升管理水平。精細(xì)思考需要作出系統(tǒng)周密的規(guī)劃安排，要明確職責(zé)，細(xì)化流程，要落墨于紙面、落實(shí)于規(guī)章建制和改進(jìn)性的行動(dòng)上。
影響二級學(xué)院辦公室事務(wù)量的因素還有：（1）管理人員自身的經(jīng)驗(yàn)程度，一個(gè)經(jīng)驗(yàn)老練的管理人員顯然能避免許多低級錯(cuò)誤和無效率的行為。（2）環(huán)境因素，如遠(yuǎn)離市區(qū)的校區(qū)日常管理，多有因空間距離造成的不便和額外管理成本，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和線路老化、二級學(xué)院辦公室自身電腦等設(shè)備的陳舊老化等，都會(huì)在很多方面降低辦公效率，增加許多維修、等待的成本。（3）與其他垂直管理部門和平行部門在管理關(guān)系、職能分工和辦事程序上的不協(xié)調(diào)、因規(guī)章制度模糊不清而在執(zhí)行過程中的相互推諉和扯皮以及不嚴(yán)格執(zhí)行既定程序的行為，都會(huì)使管理關(guān)系中的各方，包括相關(guān)教師、學(xué)生和管理人員付出額外的時(shí)間、金錢、精力的成本，這些明顯都是效率損失。（4）往更大范圍看，學(xué)院所處的社會(huì)環(huán)境因素也制約著管理的效率。以上各例說明，管理效率的損失是經(jīng)常性的，既有物理?xiàng)l件的因素，也有人的因素，其中更重要的是人的觀念亟待轉(zhuǎn)變。對此，需要加大物質(zhì)條件投入力度、合理而細(xì)致地對各部門進(jìn)行職能定位、人員分工。對于管理人員來說，需要更為細(xì)致地明確自身崗位責(zé)任和相互間分工協(xié)作關(guān)系，并力求使之科學(xué)化、合理化，以精細(xì)化的意識(shí)將管理的事務(wù)分門別類，明確詳略主次、職責(zé)邊界，努力做到不缺位、不越界。
3、日常辦公室環(huán)境和資源的精細(xì)化配置
學(xué)院辦公室管理的精細(xì)化改進(jìn)離不開日常辦公環(huán)境的精細(xì)設(shè)置。辦公人員整日忙于應(yīng)付，往往會(huì)疏于辦公室環(huán)境的精細(xì)設(shè)置。其實(shí)，辦公室日常環(huán)境有許多細(xì)節(jié)可以進(jìn)行細(xì)心設(shè)置從而提高效率。首先，辦公室內(nèi)設(shè)施用具的整體布局考慮要精細(xì)安排。辦公桌椅沙發(fā)、文件柜、記事板、儲(chǔ)物柜、電器設(shè)施、衛(wèi)生潔具等的擺放要適合日常使用規(guī)律，在布局上區(qū)分或體現(xiàn)出辦公桌面區(qū)、公共等候休息區(qū)、文件檔案區(qū)、儲(chǔ)物區(qū)、輔助處理區(qū)等功能模塊，使之具有人本理念，在空間上使得功能區(qū)之間轉(zhuǎn)換最合理、最經(jīng)濟(jì)，功能區(qū)之間相互支撐而非相互障礙。一般來說，辦公區(qū)和文件檔案區(qū)應(yīng)居于辦公室里部和臨窗口光線充足的空間且二者應(yīng)聯(lián)系緊密，休息等候區(qū)應(yīng)靠外并配備長沙發(fā)等設(shè)施，儲(chǔ)物柜和潔具等應(yīng)居于室內(nèi)角落空間。此外，要將常用指示工具如課表、通訊表、校歷、日歷、教室位置顯示表等布置于空間上的顯著位置，貼于墻面、置于桌面固定一角，分配好桌面的辦公物品布局，物品的空間放置要合理并有穩(wěn)定性。
第二，室內(nèi)光線、溫度、干濕度、空氣新鮮度、噪音的調(diào)節(jié)及地面衛(wèi)生。光線狀況受日光燈具質(zhì)量影響最大，氣溫、干濕度通常在高校一般都實(shí)現(xiàn)了空調(diào)器調(diào)節(jié)，保持空氣清新，需要定時(shí)定期打開門窗；噪音來自辦公電腦、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，合理使用并維護(hù)好機(jī)器運(yùn)行可以有效抑制噪音；地面衛(wèi)生要通過定期清潔實(shí)現(xiàn)。這些細(xì)節(jié)都很小，但能否綜合運(yùn)用好各種資源、并將一些良好措施潛移默化為辦公室人員的長期習(xí)慣，決定了辦公室物理環(huán)境質(zhì)量的好壞，影響著人的心理環(huán)境和行為效率。
第三，室內(nèi)信息流和物流的精細(xì)化管理。在管理信息的流動(dòng)中，精細(xì)化思維的一個(gè)特殊運(yùn)用點(diǎn)在于管理人員溝通或信息傳遞的精細(xì)化。管理任務(wù)從產(chǎn)生到完成離不開管理信息鏈的有效形成，信息流從信息鏈上單向或雙向流動(dòng)，信息鏈必須可靠，所有相關(guān)人員都被鏈接到這條鏈路上，成為其中的節(jié)點(diǎn)，任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)的信息損耗和失真都會(huì)導(dǎo)致整個(gè)信息鏈上的信息扭曲。人員間的信息傳遞與溝通大多是通過語言、文本等載體，使用包括網(wǎng)絡(luò)在內(nèi)的現(xiàn)代通信設(shè)備進(jìn)行。一項(xiàng)任務(wù)的語言和文本信息中包含時(shí)間、地點(diǎn)、人員、事項(xiàng)、限制性條件等要素。管理人員在信息傳遞中應(yīng)養(yǎng)成精細(xì)縝密的思維習(xí)慣，辦事力戒毛躁，加強(qiáng)周密性的同時(shí)要增強(qiáng)預(yù)見性，杜絕粗疏大意，從而減少不應(yīng)有的損耗。由于信息管理活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生紙張、筆、墨、裝訂器材等信息載體和輔助物料的流動(dòng)和消耗，辦公人員還須注意對信息的接收、加工、生成、存儲(chǔ)、檢索、傳遞等各環(huán)節(jié)的精細(xì)作業(yè)，增強(qiáng)資源利用的有效性。
三、結(jié)語
綜上所述，高校二級學(xué)院辦公室是高?；鶎尤粘Ｊ聞?wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞單元，是與師生關(guān)系最為密切的管理部門，其日常工作效率的高低和提供服務(wù)的質(zhì)量好壞，直接關(guān)系到廣大師生的切身利益。這一層次也是高校各項(xiàng)政策措施的終端執(zhí)行層和傳感層，承擔(dān)了信息流、物質(zhì)流上下傳遞的管道作用，任務(wù)重、事務(wù)雜、涉及面廣、隨機(jī)性強(qiáng)。二級學(xué)院辦公室的工作只有不斷強(qiáng)化精細(xì)意識(shí)、不斷反思，化被動(dòng)為主動(dòng)、導(dǎo)無序向有序，走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化的道路，為提高效率、增進(jìn)品質(zhì)奠定基礎(chǔ)性條件，才能適應(yīng)面臨的挑戰(zhàn)。
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Abstract： Elaboration is a kind of attitude， seeking increasing perfection for details. Function as wheel axle of dealing with college affairs， college offices face the pressure from outside and the challenge of increasing the efficiency and improvement of quality. Elaboration， both as one kind of idea and method， serves for the basic conditions of the management improvement. College office staff can make their best on Elaboration in three aspects： collocation for space-time； function setting and division of labor； office articles arrangement.
Key words：Elaboration ，College office， Exploratory research
Title：Elaboration and Exploratory Research on the Management of College Office
【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理工作；精細(xì)化；創(chuàng)新舉措
眾所周知，細(xì)節(jié)決定成敗。這句話恰如其分地指出了精細(xì)化管理對于企業(yè)發(fā)展的重大意義和深遠(yuǎn)影響。隨著改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟(jì)高度繁榮的背后，不可避免地因?yàn)榻?jīng)濟(jì)成分的多元化和多層次表現(xiàn)而具有復(fù)雜性，這促使現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)企業(yè)去積極扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)粗放型的發(fā)展模式和競爭觀，并應(yīng)該日趨意識(shí)到細(xì)節(jié)競爭的重要性。所謂的細(xì)節(jié)競爭，就是廣義上的精細(xì)化管理，如何在辦公室行政管理工作中實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，這主要體現(xiàn)在思想層面、制度層面和文化層面。
一、企業(yè)行政管理工作精細(xì)化的概念
如何實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，首先需要明確認(rèn)識(shí)何為精細(xì)化。精細(xì)化，顧名思義，就是以精確組織方式、細(xì)致的服務(wù)手段、深入的管理模式和規(guī)范科學(xué)的評價(jià)體系為主要構(gòu)成部分的一種新型企業(yè)管理形式。深入淺出地說，精細(xì)化管理，就是意在強(qiáng)調(diào)細(xì)致的計(jì)劃、規(guī)范的組織、深入的領(lǐng)導(dǎo)和精確的控制力，這是實(shí)現(xiàn)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展內(nèi)涵的必經(jīng)之路。
二、辦公室行政管理部門精細(xì)化的必要性
黨的十系列講話精神，已經(jīng)明確指出堅(jiān)持以人為本、樹立全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的科學(xué)發(fā)展觀的緊迫性、必需性和創(chuàng)新性。而作為實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀的核心內(nèi)容，如何在最短時(shí)間內(nèi)改變我國傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展“計(jì)劃”的沉珂頑疾，加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)增長方式顯得尤為重要。這就要求企業(yè)走低投入、低消耗、低排放、高效益的“三低一高”的發(fā)展道路。而現(xiàn)代企業(yè)之中，專業(yè)崗位的層層疊加和細(xì)致分類，以及復(fù)合型人才數(shù)量與日俱增，迫切要求實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理，從而高度整合社會(huì)有效資源，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)最優(yōu)化，并實(shí)現(xiàn)最大化執(zhí)行效率。（一）個(gè)人發(fā)展的需要。實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，同樣有助于提升員工的自身修養(yǎng)和品格發(fā)展，時(shí)代在發(fā)展，而優(yōu)勝劣汰的生存規(guī)則適用于職場競爭，員工只有不斷為企業(yè)帶來可觀的效益，才會(huì)為企業(yè)所需和時(shí)代所需。（二）企業(yè)發(fā)展需要。企業(yè)行政管理是企業(yè)發(fā)展的根基，這類似于上層建筑和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)之間的關(guān)系，是一種依存度較高的唇齒關(guān)系。而企業(yè)行政管理所具有的繁瑣性、參謀性、服務(wù)性、綜合性、突發(fā)性意味著其需要做大量的基礎(chǔ)性工作來為領(lǐng)導(dǎo)的決策做必要鋪墊。因而，提升企業(yè)行政管理工作的精細(xì)度有助于幫助企業(yè)真正做到有的放矢和急緩有序。（三）社會(huì)發(fā)展需要?；诋?dāng)前國內(nèi)企業(yè)的發(fā)展勢頭來看，其主要呈現(xiàn)的是一種較為消極的抱團(tuán)趨勢，以抵抗市場所帶來的不定性風(fēng)險(xiǎn)，所以，各種潛在的管理問題也得到暴露并日益凸顯，經(jīng)濟(jì)全球化的大背景和大趨勢之下，長期滯后薄弱的管理基礎(chǔ)已經(jīng)疲于應(yīng)付，粗放型發(fā)展的企業(yè)管理模式也因?yàn)楹?ldquo;精益求精”時(shí)代要求背道而馳而陷入畫地為牢的尷尬窘境之中，因此，企業(yè)應(yīng)該逐漸向國際大企業(yè)看齊和靠攏，取人之長，補(bǔ)己之短，逐步實(shí)現(xiàn)向集中化和精細(xì)化企業(yè)管理模式的平穩(wěn)過渡。
三、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的系列舉措
如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，不能僅僅只是一味地紙上談兵，而是應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)和固有的工作模式和工作理念。為此，企業(yè)只有不斷地創(chuàng)新工作制度、企業(yè)規(guī)范和重視企業(yè)文化建設(shè)，才能在提高管理人員的自身素質(zhì)和管理水平之余，最大程度上實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化。（一）完善企業(yè)員工的思想認(rèn)識(shí)。管理要出成果，思想必須統(tǒng)一。必須貫徹這樣的理念：精細(xì)化管理是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的智慧結(jié)晶，必須樹立這樣的觀念：精細(xì)化管理不會(huì)一蹴而就，它是一個(gè)過程管理理念，在大家的共同努力下，它會(huì)持續(xù)改進(jìn)、完善以及長期發(fā)展。精細(xì)化管理理念只有得到從領(lǐng)導(dǎo)到員工的各級層面上的理解和認(rèn)同，才能最大限度地發(fā)揮作用，提高員工的積極性和創(chuàng)造性，也只有這樣，精細(xì)化管理的理念、目標(biāo)和制度才能得到真正的貫徹落實(shí)。因此，統(tǒng)一企業(yè)人員思想認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的第一任務(wù)。1.樹立良好的工作態(tài)度。管理者和員工分別是企業(yè)行政管理工作的主要施體和受體。所以，作為常常處于企業(yè)管理工作之中被動(dòng)位置的企業(yè)員工，應(yīng)該樹立良好的工作態(tài)度，以提升其自身的理解力和行動(dòng)力，從而更加貼合企業(yè)精細(xì)化管理的要求。在企業(yè)行政管理工作的精細(xì)化過程中，應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的一言堂模式和家長制的行為作風(fēng)，這樣才能為員工的人性化發(fā)展和發(fā)揮員工的潛能留有一定的空間，充分給予他們一定的話語權(quán)和適當(dāng)?shù)陌l(fā)聲機(jī)會(huì)。企業(yè)只有不斷發(fā)掘、吸收并培養(yǎng)高素質(zhì)的行政管理人才，才能維護(hù)自身的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。2.培養(yǎng)員工高效意識(shí)。員工在工作之際，更多的是重視工作結(jié)果，而忽視對于工作過程的享受和創(chuàng)新，因此，他們普遍不講求更為高效的工作方法。但是，這一思想誤區(qū)，會(huì)嚴(yán)重妨礙員工的想象力和創(chuàng)造力的流出。因而，培養(yǎng)員工的效率意識(shí)也是較為重要的。3.培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣。精細(xì)化管理為的是創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)管理者可以從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，有針對性地進(jìn)行一些人才引入和人才輸出交流，為的是培養(yǎng)員工更為良好的工作習(xí)慣。因?yàn)?，?xì)節(jié)決定成敗，而習(xí)慣造就未來。（二）完善企業(yè)行政管理制度建設(shè)。如果說思想層面的高度統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作精細(xì)化的必要和首要前提，那么制度建設(shè)則是必經(jīng)之路。切實(shí)落實(shí)精細(xì)化管理，需要依賴于相應(yīng)配套的制度，如企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)需要細(xì)化，目標(biāo)市場需要細(xì)分，這樣才能促使崗位職能標(biāo)準(zhǔn)化，降低企業(yè)不必要的經(jīng)營成本，提升企業(yè)收益。而為了更好更快地完善行政管理制度的建設(shè)，需要以節(jié)點(diǎn)控制和流程控制為抓手，這樣才能使得企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售、物流管理、客戶管理、人力資源、財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)銜接得更為自然巧妙、環(huán)環(huán)相扣，才能制定標(biāo)準(zhǔn)工作程序。在一些特殊情況之下，企業(yè)也可以依托既有的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和強(qiáng)大的信息技術(shù)，輔之以必要的企業(yè)資源管理軟件進(jìn)行管理，既可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)崗位權(quán)責(zé)分明和接口清晰，相互配合又相互制約，又可以節(jié)省人力、時(shí)間、物力和財(cái)力的支出，真正有效地保證精細(xì)化管理落到實(shí)處。（三）完善行政管理的評價(jià)體系建設(shè)。企業(yè)行政管理工作內(nèi)容主要分為上情下達(dá)和下情上達(dá)。因此，在這一過程之中，效果的反饋才是關(guān)鍵。為了避免甚至是杜絕精細(xì)化行政管理工作的計(jì)劃情況和實(shí)際情況有較大的出入，需要依靠明晰的、成系統(tǒng)性的管理考核機(jī)制去保障，如采用周期考核的方式，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)優(yōu)罰劣制度等，以此在最大程度上調(diào)動(dòng)企業(yè)員工工作的積極性和主動(dòng)性，最終提升企業(yè)整體的權(quán)威形象和市場競爭力。與此同時(shí)，需要注意的是，精細(xì)化管理工作需要常抓不懈，才能使得管理落實(shí)有成效。因此，也可以因地制宜和因時(shí)制宜地實(shí)行培訓(xùn)提升機(jī)制，以考核結(jié)果帶動(dòng)人員升降，以考促管，從而讓企業(yè)更多的優(yōu)秀人才在更大的平臺(tái)上發(fā)展。
四、結(jié)語
1.績效管理的涵義?？冃Ч芾?，主要是指管理者以及員工為了達(dá)到共同的組織目標(biāo)而參與績效管理的過程?？傮w說來，績效是一個(gè)系統(tǒng)，包括績效計(jì)劃的制定、績效輔導(dǎo)的溝通、績效考核的評估、績效結(jié)果的應(yīng)用等等。
2.績效管理的影響因素。影響績效管理的因素有很多，如企業(yè)環(huán)境、員工能力、激勵(lì)機(jī)制等等。
首先，企業(yè)環(huán)境的好壞能夠直接或間接地影響到員工的工作實(shí)效，從而影響到企業(yè)的整體績效，因此，我們企業(yè)不僅為員工提供了愉悅、和諧的工作環(huán)境，而且配備了良好的就餐環(huán)境以及舒適的宿舍環(huán)境，這有利于企業(yè)績效管理水平的提升；其次，企業(yè)員工的能力、素質(zhì)是影響績效水平的關(guān)鍵因素，能力強(qiáng)、素質(zhì)高的員工會(huì)提高績效管理水平，能力弱、素質(zhì)低的員工則會(huì)影響績效管理水平的成效；再次，績效考核之后，我們績效管理辦公室都會(huì)對績效水平和績效質(zhì)量高的員工給予一定的績效獎(jiǎng)勵(lì)，有利于發(fā)揮良好的榜樣帶動(dòng)作用，從而在企業(yè)內(nèi)部形成你追我趕的良好風(fēng)尚，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)績效再次提升。
二、做好績效管理工作對企業(yè)的意義
1.做好績效管理工作有利于提高員工工作績效?？冃Ч芾磙k公室的設(shè)置就是為了通過績效管理對員工進(jìn)行甄選，突出那些績效水平高、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀人才，同時(shí)改善乃至淘汰那些績效水平低、難以勝任現(xiàn)有工作的員工。做好績效管理工作，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)缺點(diǎn)，尤其是激勵(lì)員工進(jìn)一步提高工作績效。
2.做好績效管理工作有利于優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu)?？冃Ч芾磙k公室的績效管理工作主要分為兩大部分：對人的績效管理和對事的績效管理。其一，對企業(yè)員工進(jìn)行績效激勵(lì)和管理，能夠起到優(yōu)勝劣汰的作用，從而進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)員工結(jié)構(gòu)；其二，在績效管理中，每一項(xiàng)績效管理措施都是為了提高企業(yè)效率和工作質(zhì)量，這就促進(jìn)了企業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化升級。
3.做好績效管理工作有利于提高企業(yè)競爭力。一方面，企業(yè)績效管理有利于提高員工的工作效率，縮減產(chǎn)品成本，從而提高對外競爭力；另一方面，企業(yè)績效管理有利于提高員工的工作質(zhì)量，提升產(chǎn)品質(zhì)量，提高企業(yè)競爭實(shí)力。比如，在制定2014年年度績效考核辦法時(shí)，我績效考核辦公室將礦山單位由按作業(yè)量考核改為按產(chǎn)品量考核，并按照市場原則確定考核價(jià)格，對實(shí)際結(jié)算價(jià)格與考核價(jià)格差額形成的損益，由礦山單位全額承擔(dān)或享有。這一績效考核措施大大激發(fā)了礦山員工的工作積極性，從而大大提升了礦山企業(yè)的整體競爭實(shí)力。
三、做好企業(yè)績效管理工作構(gòu)建精細(xì)化績效管理體系
完整的績效管理體系的構(gòu)建離不開四個(gè)部分：績效計(jì)劃、績效監(jiān)控、績效考核以及績效溝通。因此，做好企業(yè)績效管理工作，構(gòu)建精細(xì)化績效管理體系就要從以下方面著手：
1.制定績效計(jì)劃，明確績效目標(biāo)。要想構(gòu)建精細(xì)化績效管理體系，首先要制定合理的績效計(jì)劃，明確績效目標(biāo)。制定好績效計(jì)劃，可以幫助員工和各級領(lǐng)導(dǎo)找準(zhǔn)路線、認(rèn)清目標(biāo)，提高工作成效。
2.密切績效監(jiān)控，注重績效過程。績效監(jiān)控，就是管理者采用恰當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，積極指導(dǎo)下屬工作，以使在整個(gè)周期計(jì)劃內(nèi)更好地完成績效工作。在此過程中，管理者應(yīng)把握好兩點(diǎn)：一是密切關(guān)注員工的工作狀態(tài)，及時(shí)鼓勵(lì)或糾正工作任務(wù)與績效目標(biāo)之間的偏差，二是隨時(shí)記錄好重大績效數(shù)據(jù)，為績效評價(jià)提供依據(jù)。
一般情況下，績效監(jiān)控的工作應(yīng)由各個(gè)組織的管理者完成，績效管理辦公室起到督促作用。但是，績效監(jiān)控是構(gòu)建精細(xì)化績效管理體系必不可少的步驟，它對于順利完成績效管理目標(biāo)具有十分積極的作用。
3.嚴(yán)格績效考核，完善績效評價(jià)?？冃Э己耸强冃Ч芾淼闹攸c(diǎn)，績效考核的優(yōu)劣是績效評價(jià)的依據(jù)。在2014年年度績效考核辦法中，績效考核辦公室將管理指標(biāo)劃分為定性指標(biāo)和定量指標(biāo)兩大類，對定性指標(biāo)按照聯(lián)合檢查和戰(zhàn)線抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行考核。
4.有效績效溝通，加強(qiáng)績效輔導(dǎo)?？冃Э己伺c評價(jià)的最終目的是提高績效管理水平，實(shí)現(xiàn)高效績效溝通。績效管理辦公室有責(zé)任對績效不佳的員工或部門進(jìn)行績效溝通，幫忙找出原因，并制定切實(shí)可行的績效輔導(dǎo)措施，以提高企業(yè)整體績效水平。
1、班組是企業(yè)的細(xì)胞、生產(chǎn)的前沿，班組文化是企業(yè)文化的重要組成部分。目前，黔江分廠共有77個(gè)班組，其中制絲車間3個(gè)班組；卷包車間58個(gè)班組；動(dòng)力車間16個(gè)班組，面對數(shù)量如此龐大的基層班組，如何充分、有效地管理好班組里面每一個(gè)成員使其發(fā)揮最大的“能量”也就成為了不容忽視的課題。
2、分廠黨政主要領(lǐng)導(dǎo)高度重視班組工作。初，廠長的工作報(bào)告中指出了兩點(diǎn)，一是強(qiáng)化班組機(jī)構(gòu)建設(shè)，促進(jìn)其成為運(yùn)行主體，二是加強(qiáng)班組綜合管理，促進(jìn)其成為創(chuàng)造實(shí)體。這充分說明分廠領(lǐng)導(dǎo)班子把基層班組建設(shè)等工作上升到了一定高度來抓，為班組精細(xì)化管理體系得以順利推行營造了良好的氛圍，也為培育一批綜合協(xié)調(diào)能力強(qiáng)、技能水平高超、業(yè)務(wù)精湛嫻熟的班組群體搭建了一個(gè)優(yōu)質(zhì)的平臺(tái)。
3、上級部門把班組建設(shè)相關(guān)工作納入議事日程。重慶煙草工業(yè)公司黨群工作部先后召開多次專題會(huì)，就創(chuàng)建班組精細(xì)化建設(shè)工作進(jìn)行準(zhǔn)備和研究并利用多種形式、在各種場合尤其是在分工會(huì)、各班組管理人員中廣泛宣傳，把公司開展活動(dòng)的基本思想預(yù)先告知，為此項(xiàng)工作的順利開展打下了較好的基礎(chǔ)。
因此，分廠工會(huì)辦公室決定建立和實(shí)施班組精細(xì)化建設(shè)，不斷提高基層班組長的綜合素質(zhì)，大力提升班組長待遇與禮遇并進(jìn)一步深化解決班組長工作標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)、管理交叉、覆蓋不全、方法不實(shí)等方面的問題，以適應(yīng)分廠創(chuàng)建“示范工廠”的要求。
二、對精細(xì)化管理的調(diào)研與分析
分廠傳統(tǒng)的班組建設(shè)采取的是“條款制”，每月由工會(huì)辦公室組織相關(guān)考核人員按照死條硬款逐條核對、打分并進(jìn)行推優(yōu)評先?，F(xiàn)經(jīng)科室多次專題討論和意見征集，認(rèn)為傳統(tǒng)班組考核體制存在以下局限性：
1、基層班組長獨(dú)包獨(dú)攬班組建設(shè)工作。通過長期的考核發(fā)現(xiàn)不少班組成員對班組建設(shè)存在著“一片空白”的現(xiàn)象，這足以說明基層班組建設(shè)所涉及到的資料及基礎(chǔ)工作在班組長層面存在著嚴(yán)重的“貪污”現(xiàn)象，無法形成“千斤重?fù)?dān)人人挑，人人身上有指標(biāo)”的良好氛圍，嚴(yán)重的制約了分廠班組建設(shè)的發(fā)展。
2、缺乏競爭機(jī)制。傳統(tǒng)的班組考核制度，主要是對班組基礎(chǔ)資料完整程度的檢查，無任何競爭機(jī)制的引入從而導(dǎo)致應(yīng)付檢查的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)，考核結(jié)果也存在著“輪流坐莊”的弊端，進(jìn)而使班組長工作熱情受挫，班組成員自主學(xué)習(xí)積極性不高、競爭意識(shí)不強(qiáng)、工作中得過且過，在車間無法形成“比、學(xué)、趕、幫”的良好氛圍，嚴(yán)重制約著職工隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升。
3、與構(gòu)建和諧企業(yè)的要求不相適應(yīng)。傳統(tǒng)班組建設(shè)模式由于采用車間指定推優(yōu)評先手段，在選拔上體現(xiàn)不出公平、公正的競爭原則，往往得不到車間職工的充分理解和普遍認(rèn)同，極易在部分職工當(dāng)中產(chǎn)生誤解和非議，導(dǎo)致一些消積不和諧因素產(chǎn)生。給基層班組建設(shè)工作帶來一定負(fù)面影響。
三、精細(xì)化管理的建立與實(shí)施
在3月份開始建立實(shí)施，經(jīng)過近一年時(shí)間的實(shí)踐運(yùn)用，已逐步規(guī)范完善、日趨成熟。特別是《重慶煙草工業(yè)公司班組精細(xì)化評價(jià)體系》的制定出臺(tái)，對車間班組建設(shè)實(shí)行了制度化、規(guī)范化、人性化管理，徹底摒棄了行政指定的推優(yōu)評先機(jī)制，在廠工會(huì)向上級單位推薦先進(jìn)班組時(shí)完全依托《班組精細(xì)化評價(jià)體系》的最終評價(jià)結(jié)果進(jìn)行上報(bào)，有效的削弱了車間管理人員的行政干預(yù)，在車間班組中營造了“個(gè)人靠團(tuán)隊(duì)、榮譽(yù)靠競爭’’的良好氛圍。
1、《班組精細(xì)化評價(jià)體系》的建立
在分廠年終召開的一次班組長座談交流會(huì)上，大部分班組長對分廠每年推優(yōu)評先推薦形式提出了異議，紛紛要求得到合理公平的競爭機(jī)會(huì)。分廠班組建設(shè)考核小組管理層在掌握這一信息后，通過對傳統(tǒng)行政指定、推薦用推優(yōu)評先機(jī)制存在的弊端進(jìn)行深入分析后，決定適時(shí)引入車間班組競爭機(jī)制并上報(bào)公司層面。按公司黨群部指示，分廠班組建設(shè)考核小組領(lǐng)導(dǎo)層反復(fù)醞釀酌商，決定分三步搭建車間班組精細(xì)化評價(jià)體系的基本框架。
第一步：可行性論證。分廠班組建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組管理層決定引入車間班組縱、橫競爭機(jī)制后，就開始著手進(jìn)行可行性論證，主要方式為召集車間管理人員、職工代表、基層班組長進(jìn)行討論論證，著重圍繞班組間可比性、可操作性、采取何種方式推行等問題進(jìn)行酌商。
第二步：主要思路確定。通過廣泛的討論和意見征詢后，分廠工會(huì)確定了以公司精細(xì)化建設(shè)為依托的主要思路：一是對分廠三個(gè)車間班組實(shí)行“同崗位同評價(jià)”方式代替了原先的“一條線”考核方式，二是把以班組精細(xì)化評價(jià)小組現(xiàn)場評價(jià)為最終結(jié)果取消了車間內(nèi)部考核機(jī)制從而削弱車間管理人員的行政干預(yù)力；三是班組精細(xì)化評價(jià)體系堅(jiān)持“公平、公正、公開、擇優(yōu)選用”原則，全過程接受全廠職工監(jiān)督；四是重慶煙草工業(yè)公司黨群部牽頭，分廠執(zhí)筆形成了《重慶煙草工業(yè)公司班組精細(xì)化評價(jià)體系》使其更加制度化、規(guī)范化和程序化。
2、《班組精細(xì)化評價(jià)體系》的實(shí)施
（一）資格審查。3月，分廠工會(huì)辦公室組成立以部門負(fù)
責(zé)人為組長的班組精細(xì)化評價(jià)領(lǐng)導(dǎo)小組，對車間對上報(bào)班組個(gè)數(shù)及各班組所屬成員資格條件進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)，并通過oa系統(tǒng)進(jìn)行公示。
（二）下發(fā)《班組精細(xì)化評價(jià)體系》文件，并確定評價(jià)內(nèi)容。4月，分廠班組精細(xì)化評價(jià)領(lǐng)導(dǎo)小組利用oa系統(tǒng)向各資格審查合格的基層班組下發(fā)《班組精細(xì)化評價(jià)體系》文件，其內(nèi)容主要涉及班組基礎(chǔ)建設(shè)、員工隊(duì)伍建設(shè)、班組生產(chǎn)建設(shè)、班組專題活動(dòng)、班組創(chuàng)新能力建設(shè)、班組精細(xì)化管理辦法六個(gè)方面。
（三）以季度現(xiàn)場評價(jià)為載體，實(shí)行年終累計(jì)得分制。
廠工會(huì)班組精細(xì)化評價(jià)領(lǐng)導(dǎo)小組以每季度為單位，采取“不定時(shí)、不預(yù)約、不定人”三不政策深入車間一線進(jìn)行現(xiàn)場評價(jià)，重點(diǎn)對《班組精細(xì)化評價(jià)體系》所涉及到的六個(gè)方面內(nèi)容進(jìn)行評價(jià)打分，并將評價(jià)結(jié)果當(dāng)場累加并公示。
四、精細(xì)化管理的后續(xù)發(fā)展方向
關(guān)鍵詞：安全； 后勤； 精細(xì)； 管理
“轉(zhuǎn)型發(fā)展、精細(xì)管理，我該怎么辦”，海運(yùn)技工學(xué)校辦公室結(jié)合辦公室的實(shí)際情況，把日常工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，按照精細(xì)管理的理念，重點(diǎn)是關(guān)注細(xì)節(jié)、步驟，在消防管理、膳食管理和校舍維修等都建立工作程序，明確了各項(xiàng)工作什么時(shí)候做，誰做，如何做等工作步驟，明確了每項(xiàng)工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，全面實(shí)施精細(xì)化管理，取得較好成績。現(xiàn)把相關(guān)的工作程序介紹如下：
一、消防精細(xì)從嚴(yán)，校園安全穩(wěn)定
1.校辦主任主任是學(xué)校安全管理員。
每年1月制定年度消防工作計(jì)劃，年初組織各部門與校長簽訂安全責(zé)任書，把每個(gè)部門和每個(gè)區(qū)域的消防安全工作落實(shí)到人，實(shí)行消防安全三級管理，層層分解。堅(jiān)持“誰主管，誰負(fù)責(zé)”形成責(zé)任鏈，一環(huán)套一環(huán)，一級向一級負(fù)責(zé)，增強(qiáng)了教職員工自覺防范動(dòng)態(tài)安全隱患的責(zé)任意識(shí)。
每月校辦主任組織學(xué)校消防安全大檢查；組織對本單位消防設(shè)施、滅火器材和消防安全標(biāo)志的維護(hù)保養(yǎng)；組織對消防工作缺陷進(jìn)行整改。確保消防設(shè)施完好有效，確保疏散通道和安全出口暢通。
“安全月”、“119消防日”和新生入學(xué)時(shí)，組織師生開展消防知識(shí)宣傳教育和技能訓(xùn)練，開展滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練。
每年底組織對安全體系進(jìn)行評估，健全消防安全組織，完善消防管理程序和規(guī)章制度、操作規(guī)程。
2.安?？倓?wù)干事是學(xué)校安全員，每月至少2次進(jìn)行消防設(shè)備設(shè)施檢查，每天進(jìn)行防火巡查。
安?？倓?wù)干事督促值班員、宿舍管理員和物業(yè)管理人員每天對校園的消防安全按規(guī)定巡查路線、范圍和內(nèi)容進(jìn)行巡查，各不少于2次。物業(yè)管理人員每月至少1次進(jìn)行消防設(shè)備設(shè)施養(yǎng)護(hù)，按照消防設(shè)備的規(guī)定的檢測時(shí)間進(jìn)行檢查和測試。檢測養(yǎng)護(hù)后，在該器材的登記卡上簽字確認(rèn)，并登記好養(yǎng)護(hù)和檢測記錄。
消防管理精細(xì)化使每個(gè)細(xì)節(jié)都處于正常的控制之中，實(shí)現(xiàn)了管理從粗放走向精細(xì)。近幾年，學(xué)校的消防安全工作平穩(wěn)，得到了中海國際和中海集團(tuán)安全檢查組的高度評價(jià)，給師生創(chuàng)造了一個(gè)安全、文明、和諧的校園，在中海廣州地區(qū)2011年消防技能競賽中榮獲二等獎(jiǎng)。
二、校舍維修有章有規(guī)，學(xué)校秩序有條不紊
辦公室根據(jù)校舍設(shè)施功用的輕重緩急，損壞情度，結(jié)合學(xué)校的維修費(fèi)用，與物業(yè)制定年度的檢修維護(hù)計(jì)劃，月度養(yǎng)護(hù)檢修計(jì)劃，做到有計(jì)劃、有步驟進(jìn)行養(yǎng)護(hù)維修，一方面及時(shí)的養(yǎng)護(hù)能延長校舍設(shè)施的使用期限；另一方面把使用中出現(xiàn)的故障減少到最低，維持正常的教學(xué)生活秩序。如：學(xué)生用的洗澡電熱水器每年10月要進(jìn)行檢查養(yǎng)護(hù)，漏電檢查試驗(yàn)，確保在天冷時(shí)，學(xué)生能安全使用。空調(diào)每年5月安排檢查維修，5月和8月進(jìn)行清潔養(yǎng)護(hù)，確保夏季空調(diào)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。每年3月安排防雷設(shè)施，天面排水管和室外設(shè)施設(shè)備檢查養(yǎng)護(hù)，在雷雨天、汛期到來之前確保防雷防汛的設(shè)施設(shè)備良好。
在控制學(xué)生用水用電工作中，我們根據(jù)省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳對學(xué)生用電用水的相關(guān)要求，制定了《學(xué)生水電管理辦法》，規(guī)定宿舍每月每人限量5噸水、8度電，宿舍、教室安裝電表、水表，實(shí)行定量供電、供水，超出部分由學(xué)生支付。校辦人員每月定期抄水電表，統(tǒng)計(jì)用電用水量，超出部分由班主任負(fù)責(zé)收費(fèi)交財(cái)務(wù)。沒有定量前，學(xué)生的用電量人均都超過7噸水、10度電以上。實(shí)行定量控制后，學(xué)生的用電量人均都低于5噸、8度電。從而使學(xué)生養(yǎng)成良好的節(jié)能習(xí)慣，提高了節(jié)能意識(shí)。
關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；醫(yī)院辦公；行政效能
隨著醫(yī)療市場上競爭的日益激烈，各個(gè)醫(yī)院面臨了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為了爭取更多的患者資源，為了適應(yīng)社會(huì)的需求，醫(yī)院必須努力提高自身的業(yè)務(wù)能力，因而醫(yī)療衛(wèi)生體制也開展了相應(yīng)的創(chuàng)新性改革，使醫(yī)院的行政能力和服務(wù)能力均得到了大幅提升，只有這樣才能讓醫(yī)院在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地。
一、教研室的職能特點(diǎn)
教研室是醫(yī)院臨床科室的行政管理部門，也是綜合辦事機(jī)構(gòu)，起著承上啟下和左右協(xié)調(diào)的作用，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.1 輔助決策。教研室是領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助參謀機(jī)構(gòu)，可向上層提供建議和選擇方案， 具有全局性和戰(zhàn)略性的工作意義，在制訂決策和重大活動(dòng)中可充分發(fā)揮行政能力，加強(qiáng)調(diào)查研究，將結(jié)果實(shí)事求是進(jìn)行反饋，從實(shí)際情況出發(fā)，為領(lǐng)導(dǎo)層提供了及時(shí)準(zhǔn)確的第一手材料，對于決策的制訂具有重要意義。
1.2 落實(shí)管理。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)決策要通過教研室進(jìn)行傳達(dá)給臨床科室的每一位職工，因而協(xié)調(diào)管理和及時(shí)傳達(dá)是教研室的重要工作內(nèi)容。 對于醫(yī)院開展的各項(xiàng)活動(dòng)，涉及到醫(yī)療、教學(xué)、護(hù)理、科研、后勤等各個(gè)部門時(shí)，要由教研室進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)與配合。 在政策與活動(dòng)開展進(jìn)行中，教研室要及時(shí)回饋各種信息，如遇到問題，要及時(shí)進(jìn)行反饋，通過領(lǐng)導(dǎo)層制訂相關(guān)方案，解決問題。作為運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐要充分發(fā)揮指揮協(xié)調(diào)作用，為基層辦實(shí)事，將真實(shí)結(jié)果及時(shí)反饋，消除各種不利因素，提高自身的工作能力，保證任務(wù)的順利完成。
1.3 檢查督辦。教研室作為醫(yī)院名項(xiàng)工作開展的“心臟”，如何提高工作能力與效率成為了亟待解決的問題。 可將教研室的服務(wù)作為衡量其工作效果的評價(jià)指標(biāo)，使其從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，從事后服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橼吳胺?wù)， 從常規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)新，在做好服務(wù)的同時(shí)還要注意對工作的監(jiān)督，要保證工作開展的真實(shí)有效性，要確保每項(xiàng)工作都切實(shí)落到實(shí)處，要做到有為有位，提前部署，可提高部門的工作效率，推動(dòng)醫(yī)院的更高更快發(fā)展，具有重要意義。
二、教研室面臨的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)
作為醫(yī)院臨床科室的教研室，代表著醫(yī)院和科室的整體形象， 對于教研室各項(xiàng)工作的開展發(fā)揮著重要作用。隨著醫(yī)療市場競爭的不斷加劇， 醫(yī)療體制改革悄然而至，傳統(tǒng)的管理模式和運(yùn)營機(jī)制已不再適應(yīng)歷史的潮流，對教研室的職能提出了新挑戰(zhàn)， 逐漸體現(xiàn)出了服務(wù)多元化、參謀深層化、工作現(xiàn)代化、管理科學(xué)化的新動(dòng)向，具體如下：
2.1 服務(wù)多元化。教研室面臨的對象較多，新形勢下服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容均發(fā)生了改變， 呈現(xiàn)出了服務(wù)多元化的發(fā)展態(tài)勢。教研室不僅要服務(wù)于院領(lǐng)導(dǎo)層及各行政部門，還要服務(wù)于科室每一位職工，更要服務(wù)于患者和群眾。 服務(wù)的內(nèi)容也不僅僅是傳達(dá)，而是直接參加和深入到政策和活動(dòng)中去，并將信息及時(shí)進(jìn)行反饋，體現(xiàn)了更好層次的參謀作用。 服務(wù)形式也在發(fā)生改變，通過提供參考、直接傳達(dá)、參加活動(dòng)、反饋信息等多種形式，提高了教研室的工作效率。
2.2 工作現(xiàn)代化。隨著科技知識(shí)的不斷提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等通訊設(shè)備逐漸應(yīng)用到醫(yī)院中，使傳統(tǒng)的紙化辦公逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化辦公， 這對教研室人員的工作能力提出了更高的要求。醫(yī)院對于改善辦公的工作條件給予了大量的經(jīng)費(fèi)投入與建設(shè)力度，在改善工作條件與勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)，可顯著提高其工作效率與服務(wù)質(zhì)量。 傳統(tǒng)的教研室人員多為臨床一線選調(diào)，例如高年資護(hù)理人員、技術(shù)員、業(yè)務(wù)骨干等，而目前對教研室人員的基本要求已經(jīng)大幅提升，不經(jīng)要有較強(qiáng)的專業(yè)性，還要有一定的現(xiàn)代化、科學(xué)化的工作能力，可以熟練掌握各種辦公設(shè)備。
2.3管理科學(xué)化。通過學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的管理理念和管理模式，順應(yīng)時(shí)代改革潮流和社會(huì)要求，逐步改進(jìn)管理模式，在相應(yīng)的工作崗位設(shè)定對應(yīng)的專門人員，制訂良好的管理制度，詳細(xì)明確各個(gè)崗位人員的工作職責(zé)，制訂良好的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制盡可能調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，同時(shí)制訂有針對性的年終考核制度，對每個(gè)崗位和職位開展定量考評，可充分體現(xiàn)教研室管理制度的科學(xué)性。
三、精細(xì)化管理的實(shí)施
精細(xì)化管理是醫(yī)院新型的管理模式，在傳統(tǒng)管理模式基礎(chǔ)上，對醫(yī)教研室提出了更高層次的要求，盡可能減少各種資源的浪費(fèi)，降低運(yùn)行成本，提高工作效率，具體如下：
3.1 完善規(guī)章制度和明確崗位職責(zé)。對于教研室的每個(gè)人員要進(jìn)行定崗，明確的崗位職責(zé)，具體職責(zé)的劃分要詳細(xì)到教研室主任、支部書記、醫(yī)療副主任、醫(yī)療老總、專科護(hù)士長、病區(qū)護(hù)士長教研室秘書等，將崗位職責(zé)作為考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲制度的評定依據(jù)，將其納入到年終績效考核評定中。 如果出現(xiàn)責(zé)任交叉時(shí)，要根據(jù)具體情況，分清責(zé)任中的主要責(zé)任人和次要責(zé)任人， 通過完善各種規(guī)章制度，實(shí)施有效的獎(jiǎng)懲制度，可充分調(diào)動(dòng)人員的工作積極性和主動(dòng)性，有效提高教研室的工作效率。
3.2 提高辦公室人員的基本素質(zhì)。對教研室人員提出新的崗位要求，不僅要對該科室情況了解，知道一定的醫(yī)療流程，還要懂得與其他部門的協(xié)調(diào)配合，做事要提前部署，事后要善于總結(jié)。 要發(fā)揮吃苦耐勞、敢于負(fù)責(zé)、善于解難的精神，提高基本素質(zhì)，使其做好調(diào)研員、協(xié)調(diào)員、服務(wù)員的角色，盡量做到領(lǐng)導(dǎo)滿意、干部滿意、職工滿意、群眾滿意。 要意識(shí)到對待事業(yè)要忠誠，對待日常工作要勤懇，處理事務(wù)要機(jī)敏果斷。
3.3落實(shí)會(huì)議制度。教研室會(huì)定期開會(huì)，會(huì)后由教研室秘書將會(huì)上的各種議題與議案進(jìn)行整理、歸納、總結(jié)，制作成文件后下發(fā)各人員并將意見及時(shí)反饋。
四、總結(jié)
醫(yī)院各臨床科室的教研室是連接醫(yī)院各行政職能部門與臨床科室的重要樞紐，起著重要作用。 隨著醫(yī)院改革創(chuàng)新的不斷開展和醫(yī)療服務(wù)理念的不斷提高，教研室的行政效能面臨了新的挑戰(zhàn)。 通過實(shí)施精細(xì)化管理，有效結(jié)合醫(yī)院的工作特點(diǎn)，充分發(fā)揮教研室的崗位職責(zé)，起到輔助決策、落實(shí)管理、檢查督辦的作用，更好的發(fā)揮教研室的中心樞紐功能，充分調(diào)動(dòng)辦公室人員的工作積極性，大幅提高行政效能，利于工作的有序開展。
參考文獻(xiàn)：
