時(shí)間：2023-06-01 08:52:53
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高級(jí)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)高級(jí)語(yǔ)言；檔案管理系統(tǒng)
中圖分類(lèi)號(hào)： G623.58文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
檔案管理工作，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人事工作的重要組成部分，是做好人事工作的基礎(chǔ)。近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的不斷深入，檔案管理在人事工作和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。然而，當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低、查詢難度大等一系列弊病也越來(lái)越突顯，已不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需求。計(jì)算機(jī)高級(jí)語(yǔ)言作為“第三代”計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，以其良好的交互性、獨(dú)立性、通用性和可移植性，廣泛應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，其開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)正成為提高現(xiàn)代檔案管理水平新的應(yīng)用工具。
一、高級(jí)語(yǔ)言開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)主要特點(diǎn)
高級(jí)語(yǔ)言開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，是指匯集成功企業(yè)先進(jìn)的人力資源管理理念、人力資源管理實(shí)踐、人力資源信息化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，以信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)人力資源信息的高度集成化管理，為使用的人力資源管理解決方案。核心價(jià)值在于將人力資源工作者從繁重的日常瑣碎事務(wù)中解放出來(lái)，將更多地精力用于人力資源職能管理和管理決策，保持人事檔案工作的持續(xù)高效運(yùn)營(yíng)。
（一）網(wǎng)絡(luò)化
因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)涉及到的數(shù)據(jù)包括電子文件、多媒體數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的管理相對(duì)于一般的數(shù)據(jù)管理要復(fù)雜的多。涉及到這些數(shù)據(jù)的壓縮、保存、顯示，同時(shí)這些功能必須在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)。普遍具有在線升級(jí)功能，可以隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，保證用戶隨時(shí)使用最新版本。同時(shí)，能夠進(jìn)行在線錯(cuò)誤信息提交，系統(tǒng)的狀態(tài)可以隨時(shí)提交給軟件技術(shù)人員，并且對(duì)用戶提供特殊的、細(xì)致入微的服務(wù)。
（二）模擬化
當(dāng)前，絕大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)還受傳統(tǒng)管理模式限制，普遍是手工管理和計(jì)算機(jī)管理相結(jié)合的方式，而這種方式會(huì)長(zhǎng)期存在，無(wú)法改變的。比如檔案組卷，它的難點(diǎn)在于手工組卷可以看作是二維甚至是三維空間的操作過(guò)程，而計(jì)算機(jī)中的組卷一直是一維的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄列表方式操作，與手工組卷完全不一樣，計(jì)算機(jī)與手工的結(jié)合就會(huì)比較困難。但高級(jí)語(yǔ)言開(kāi)發(fā)的虛擬現(xiàn)實(shí)的組卷功能，能夠使用戶使用計(jì)算機(jī)模擬手工組卷過(guò)程，并且利用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)分類(lèi)及排序的特點(diǎn)，這樣就大幅提高了檔案管理效率。
（三）簡(jiǎn)易化
檔案管理系統(tǒng)具有多種功能，操作簡(jiǎn)單，檔案管理人員容易上手。當(dāng)前流行的檔案管理系統(tǒng)界面簡(jiǎn)潔，采用單窗口方式，避免用戶糾纏在多窗口；管理權(quán)限控制可以精確到每個(gè)記錄，直至每個(gè)字段，適合不同人員管理需求；按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行年報(bào)統(tǒng)計(jì)，并且可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，不需手工填寫(xiě)；具有檔案數(shù)字加工能力，并且可以制作光盤(pán)，光盤(pán)可以獨(dú)立瀏覽；具有電子文件管理能力，支持任意格式文件，包括視頻音像文件；具有檔案借閱、銷(xiāo)毀、移交、統(tǒng)計(jì)、鑒定等全部檔案專(zhuān)業(yè)功能。
二、高級(jí)語(yǔ)言開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)的基本框架
（一）系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
檔案管理系統(tǒng)從工作要求上要求具有人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理、人員信息管理、組織機(jī)構(gòu)管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢管理等功能。人事檔案管理系統(tǒng)必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類(lèi)功能能夠比較直觀的反映和標(biāo)示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少培訓(xùn)費(fèi)用。在信息維護(hù)過(guò)程中，盡量使用代碼維護(hù)，增加智能化操作，減少信息錄入條數(shù)，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問(wèn)題，提高數(shù)據(jù)維護(hù)速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務(wù)只需點(diǎn)一下鼠標(biāo)即可完成，降低錯(cuò)誤率，同時(shí)提高工作效率。人事檔案在系統(tǒng)內(nèi)部轉(zhuǎn)遞時(shí)，通過(guò)秘鑰文件，只有系統(tǒng)能夠自動(dòng)解密，可以將人員信息直接加到轉(zhuǎn)入單位，避免了信息的重復(fù)錄入，達(dá)到資源的共享。同時(shí)也可以為雙方交接留下了電子依據(jù)。人事檔案管理系統(tǒng)的建立，使人事檔案開(kāi)始走向電子化管理，工作效率大大提高。
（二）基本模塊構(gòu)建
1、用戶登錄模塊
此登錄模塊主要用于用戶的身份驗(yàn)證，用戶需要輸入用戶名和密碼，只有合法權(quán)限才能登錄，否則不能登錄。檔案部門(mén)主管享有最高權(quán)限，可以對(duì)檔案打信息進(jìn)行錄入，修改和添加，并可以使用系統(tǒng)中所有的功能。檔案管理人員享有業(yè)務(wù)權(quán)限，可以對(duì)檔案進(jìn)行查詢的功能，但是不可以對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入，修改和添加。
2、檔案類(lèi)別管理模塊
主要是對(duì)檔案的類(lèi)別信息，如檔案的序號(hào)，類(lèi)別名稱(chēng)，建檔人員等進(jìn)行搜索，錄入和修改。
3、檔案柜資料管理模塊
這個(gè)模塊主要實(shí)現(xiàn)的功能是對(duì)存放檔案的檔案柜的資料信息，如檔案柜的名稱(chēng)，檔案柜序號(hào)等進(jìn)行檢索，錄入和修改。
4、檔案信息管理模塊
主要是對(duì)檔案的基本及相關(guān)的信息如檔案編號(hào)，名稱(chēng)，內(nèi)容，狀態(tài)等進(jìn)行搜索，錄入和修改。
5、檔案借用管理模塊
主要是對(duì)檔案的借用信息如借用編號(hào)，檔案編號(hào)，借用人員等等進(jìn)行檢索，錄入和修改。
6、檔案歸還管理模塊
主要是對(duì)檔案的歸還信息如歸還編號(hào)，檔案編號(hào)，歸還人員，歸還日期等進(jìn)行檢索，錄入和修改。
7、檔案查詢管理模塊
主要是根據(jù)不同的查詢條件，對(duì)檔案的基本信息及相關(guān)的信息，借閱信息，歸還信息等進(jìn)行查詢。
模塊構(gòu)建示意圖：
（三）語(yǔ)言編寫(xiě)與調(diào)試運(yùn)行
高級(jí)語(yǔ)言根據(jù)功能模塊編寫(xiě)是檔案管理系統(tǒng)真正發(fā)揮作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。下面以access為例，簡(jiǎn)單介紹檔案管理系統(tǒng)的編寫(xiě)與運(yùn)行。
個(gè)人檔案信息部分源碼：
Option Compare Database
Private Sub Form_Load()
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
End Sub
Private Sub frame1_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
'根據(jù)選定值判定顯示的對(duì)象
If Me.frame1.Value = 1 Then '選項(xiàng)組的第一個(gè)選項(xiàng)
Me.職員家庭成員.Visible = False
Me.教育狀況.Visible = False
Me.工作經(jīng)歷.Visible = True
ElseIf Me.frame1.Value = 2 Then
Me.工作經(jīng)歷.Visible = False
Me.職員家庭成員.Visible = False
Me.教育狀況.Visible = True
Else
Me.工作經(jīng)歷.Visible = False
Me.教育狀況.Visible = False
Me.職員家庭成員.Visible = True
End If
End Sub
Private Sub 命令51_Click()
On Error GoTo Err_命令51_Click
DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
Exit_命令51_Click:
Exit Sub
Err_命令51_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_命令51_Click
End Sub
Private Sub 命令53_Click()
On Error GoTo Err_命令53_Click
DoCmd.GoToRecord , , acPrevious
Exit_命令53_Click:
Exit Sub
Err_命令53_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_命令53_Click
End Sub
Private Sub 命令54_Click()
On Error GoTo Err_命令54_Click
DoCmd.GoToRecord , , acNext
Exit_命令54_Click:
Exit Sub
Err_命令54_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_命令54_Click
End Sub
運(yùn)行效果例圖：
編寫(xiě)完畢后，需要反復(fù)調(diào)試運(yùn)行，直到到達(dá)相關(guān)要求為止。
三、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用中應(yīng)把握的幾個(gè)問(wèn)題
（一）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化水平需要提高
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求也在不斷提高。但是現(xiàn)在檔案管理部門(mén)并不具備專(zhuān)業(yè)的管理人員，存在一人多崗的現(xiàn)象，或者一些管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)并不了解，并不能完成網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理工作。針對(duì)這一現(xiàn)象，首先可以組織員工培訓(xùn)，保證其具備一定的邏輯和數(shù)字思維能力，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)真正應(yīng)用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語(yǔ)言文字功底，能夠完成檔案主體標(biāo)引的原則和和方法學(xué)習(xí)。能夠利用檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確選擇主題標(biāo)識(shí)，準(zhǔn)確分析主題內(nèi)容，學(xué)會(huì)如何將主題詞進(jìn)行合理的組配，并且學(xué)會(huì)對(duì)特殊狀況的處理方式等。通過(guò)對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，來(lái)勝任檔案管理工作。
（二）安全保密措施要更為嚴(yán)明
檔案管理的安全不僅包括了檔案管理系統(tǒng)軟、硬件自身的安全，還包括人事檔案信息傳播過(guò)程中信息的安全。前一種問(wèn)題主要需要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，后一種安全問(wèn)題不僅要靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度，現(xiàn)在的防火墻等安全防護(hù)技術(shù)對(duì)專(zhuān)業(yè)技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實(shí)性等特點(diǎn)，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進(jìn)行修復(fù)，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。針對(duì)檔案安全管理問(wèn)題，我國(guó)檔案部門(mén)已經(jīng)相應(yīng)的在標(biāo)準(zhǔn)化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理標(biāo)準(zhǔn)和安全防護(hù)技術(shù)措施來(lái)應(yīng)對(duì)安全威脅，比如可以選擇用網(wǎng)絡(luò)限制和密碼驗(yàn)證等方式來(lái)保障檔案信息管理安全。
關(guān)鍵詞檔案管理；現(xiàn)代化；檔案工作；研究
Abstract the archives management modernization is an inevitable trend of the development and progress of the related work, but, in the modern management of archives, there are still some problems need to be solved and improved. This paper will discuss in this part, a detailed analysis of the modern management of archives meaning as well as the main existing problems, and reasonable suggestions on the development of related work is presented, in order to better promote the progress and development of this cause.
Keywords file management; modernization of archives work; study;
中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編碼
引言
檔案的現(xiàn)代化管理，主要是通過(guò)系統(tǒng)的理論以及現(xiàn)代化的科學(xué)管理方式，來(lái)對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行指導(dǎo)，并且采用先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，充分的發(fā)揮相關(guān)人員的積極性以及主動(dòng)性、創(chuàng)造性等，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行革新，力求加快實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化以及定量化的管理。但是，在實(shí)際工作的進(jìn)展過(guò)程當(dāng)中，還存在有一些方面的問(wèn)題需要進(jìn)行解決，例如缺乏高級(jí)的管理專(zhuān)業(yè)人員、檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度不能夠符合實(shí)際的需求等，這些存在的問(wèn)題都是阻礙相關(guān)工作進(jìn)一步前進(jìn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以，在實(shí)踐當(dāng)中還需要提出具體可行的措施方案，來(lái)對(duì)相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的加強(qiáng)和提升。
檔案管理現(xiàn)代化的含義
在檔案的現(xiàn)代化管理當(dāng)中，主要是運(yùn)用現(xiàn)代化的手段、技術(shù)以及相關(guān)的設(shè)備等，充分的發(fā)揮其技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)的檔案管理工作變得更加的智能化、信息化以及定量化，進(jìn)而對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行加強(qiáng)，提升工作的效率和工作的質(zhì)量。例如，利用相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案進(jìn)行輸入和輸出等，同時(shí)，還可以針對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行刪除、修改、打印、統(tǒng)計(jì)、查詢以及插入等，針對(duì)檔案的鑒定工作，也可以利用新型的技術(shù)和手段等，來(lái)實(shí)現(xiàn)。在檔案的現(xiàn)代化管理當(dāng)中，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其具有速度快、應(yīng)用能力較強(qiáng)、存儲(chǔ)的信息量大并且占用的空間極小等優(yōu)勢(shì)，大大的提升了檔案信息的工作效率以及工作的質(zhì)量，同時(shí)，也是相關(guān)工作的發(fā)展必然趨勢(shì)。
檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題
在檔案的現(xiàn)代化管理工作的進(jìn)展當(dāng)中，存在有一些問(wèn)題，常見(jiàn)的即是檔案的標(biāo)準(zhǔn)程度較低、缺乏專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)的管理人員等。
（1）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作，其相關(guān)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，是一個(gè)必要的條件，同時(shí)，也是開(kāi)展相關(guān)工作的基本要素之一。我國(guó)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作是從上個(gè)世紀(jì)八十年代末開(kāi)始實(shí)行的，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化的文件的制定，形成了一套標(biāo)準(zhǔn)化的體系。但是，由于檔案的復(fù)雜性較高，所以，我國(guó)的檔案主要特點(diǎn)是分散式的管理，由于一些歷史性的原因，檔案的管理走的是一條各自為政的路線，各個(gè)單位根據(jù)自身的實(shí)際狀況來(lái)選擇相應(yīng)的技術(shù)以及設(shè)備等，水平自然也是參差不齊，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。就目前而言，許多相關(guān)的檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，沒(méi)有按照國(guó)際的慣例標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)計(jì)，并且在功能至上比較單一、標(biāo)準(zhǔn)化的程度比較低，同時(shí)針對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)等方面也不是非常的完整，缺乏較強(qiáng)的共享性。按照目前的這種狀況繼續(xù)發(fā)展的話，必將會(huì)對(duì)相關(guān)的檔案管理工作造成極大的困難，無(wú)法很好的推動(dòng)和促進(jìn)其發(fā)展和進(jìn)步。
（2）缺少高級(jí)的專(zhuān)業(yè)管理人員。現(xiàn)代化的檔案管理工作，其中的操作人員主要是分為管理輔助人員、檔案管理的專(zhuān)業(yè)性人員以及高級(jí)的檔案管理人員等。高級(jí)的檔案管理人員具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及實(shí)踐操作的能力，同時(shí)，還能夠根據(jù)實(shí)際的情況來(lái)制定出科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，并且兼具極強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力和決策的能力。但是，在目前的工作當(dāng)中，此類(lèi)人員較為缺乏，再加上相關(guān)工作對(duì)于檔案管理的高級(jí)人才要求不斷的提升、需求量越來(lái)越大，就更進(jìn)一步的加劇了相關(guān)人才的缺乏狀況，所以，全面的提升相關(guān)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的職業(yè)素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)的技能，是相關(guān)工作當(dāng)中的重點(diǎn)和要點(diǎn)。
改進(jìn)的方案措施
根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)目前檔案管理的現(xiàn)代化工作的進(jìn)展過(guò)程之中主要的問(wèn)題有著詳細(xì)的了解和掌握，接下來(lái)，將針對(duì)上述的問(wèn)題和不足之處，提出切實(shí)可行的改進(jìn)方案和措施，力求為相關(guān)工作的進(jìn)展提供參考的依據(jù)，同時(shí)也力求為檔案管理工作的進(jìn)步做出積極的貢獻(xiàn)。
（1）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。加強(qiáng)和改進(jìn)相關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是此項(xiàng)工作當(dāng)中的重要環(huán)節(jié)。檔案的現(xiàn)代化管理，是建立在現(xiàn)今的技術(shù)以及嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)之上，而在信息時(shí)代當(dāng)中，更加需要使用一種統(tǒng)一式的管理模式以及標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)相關(guān)的工作進(jìn)行加強(qiáng)，進(jìn)而達(dá)到協(xié)調(diào)管理的目的和效果。針對(duì)各種類(lèi)型的檔案，制定出具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)，并且形成一套標(biāo)準(zhǔn)化的體系嗎，這樣才能夠突出不同檔案之間的聯(lián)系和區(qū)別，突出特點(diǎn)和性質(zhì)，進(jìn)而推進(jìn)工作的進(jìn)步，加強(qiáng)管理。
（2）加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)。除了相關(guān)的制度和體系的建設(shè)，對(duì)于檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，也是相關(guān)工作的重點(diǎn)和要點(diǎn)。現(xiàn)代化的檔案管理，不僅需要工作人員具有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能，還需要有著豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)，同時(shí)兼具寫(xiě)作、信息技術(shù)以及經(jīng)濟(jì)方案的技能。將復(fù)合類(lèi)型的人才培養(yǎng)作為檔案現(xiàn)代化工作的核心內(nèi)容來(lái)進(jìn)行，加強(qiáng)和改進(jìn)存在的不足，更新相關(guān)的知識(shí)結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)人才的技能和專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，力求促進(jìn)此項(xiàng)事業(yè)健康的發(fā)展和進(jìn)步。
（3）強(qiáng)化管理的意識(shí)。針對(duì)相關(guān)設(shè)備的資金投入，需要大力的加強(qiáng)，同時(shí)，針對(duì)相關(guān)的檔案管理工作，還需要加強(qiáng)其中工作的協(xié)調(diào)性以及合作交流，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)和長(zhǎng)處。各級(jí)部門(mén)和單位，需要按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行建設(shè)，規(guī)范相關(guān)的綜合檔案室，購(gòu)置必要的檔案柜以及器材等，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)還要定期的對(duì)管理工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)實(shí)際的工作狀況進(jìn)行了解，做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并且解決問(wèn)題。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，根據(jù)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的詳細(xì)分析和闡述，論述了相關(guān)工作當(dāng)中存在的不足之處，并且提出了合理化的建議，力求更好的推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
王平.淺議檔案管理工作【M】.現(xiàn)代化建設(shè)，2010.8
關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、檔案管理現(xiàn)代化的含義
檔案管理現(xiàn)代化是以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo), 運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和手段, 采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備, 充分發(fā)揮檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性,對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革, 加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等, 同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能, 可進(jìn)行檔案的鑒定工作, 利用縮微照相技術(shù)和對(duì)紙質(zhì)載體的重要檔案進(jìn)行縮微復(fù)制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、速度快等特點(diǎn), 能及時(shí)、大量地提供檔案信息, 提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域, 將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。
檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果, 是社會(huì)發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然, 自從1946 年美國(guó)制成第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)以來(lái), 經(jīng)歷了電子管、晶體管、集成電路、大規(guī)模集成電路等, 時(shí)至21 世紀(jì), 電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)全面走向檔案管理事業(yè), 相關(guān)系統(tǒng)軟件數(shù)量和品種眾多, 都使利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理成為可能。檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理, 已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和手段, 具有速度快、系統(tǒng)性強(qiáng)、效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、資源共享、便于檢索和利用等優(yōu)越性。檔案現(xiàn)代化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念, 是變化發(fā)展的, 與動(dòng)態(tài)的管理需求相適應(yīng)、相統(tǒng)一。
二、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的不足點(diǎn)
(1) 檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低
進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理, 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一, 是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要組成部分。我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是從20 世紀(jì)80 年代開(kāi)始的, 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局組織擬定和制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件, 使我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化逐步形成一個(gè)體系。由于檔案自身的復(fù)雜性, 我國(guó)檔案管理體系亦比較復(fù)雜, 分散管理是其突出特點(diǎn)。由于歷史的原因, 檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備, 機(jī)型五花八門(mén), 水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn), 功能單
一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整, 致使大多數(shù)檔案無(wú)主題標(biāo)引, 共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn), 檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。標(biāo)準(zhǔn)化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程, 造成大量低水平的重復(fù)建設(shè), 令計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無(wú)法繼續(xù)向前發(fā)展。
(2) 缺乏高級(jí)管理專(zhuān)業(yè)人員
現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專(zhuān)業(yè)人員和高級(jí)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員三個(gè)等級(jí)層次。高級(jí)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)具有較高的政治理論和政策水平, 較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù), 精通檔案業(yè)務(wù), 能科學(xué)地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃, 有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和決策能力, 在學(xué)術(shù)理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求越來(lái)越高。而檔案管理人員群體中學(xué)歷層次偏低, 缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才, 特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù), 又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質(zhì)不高, 直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣, 無(wú)法解決在工作中遇到的新情況和新問(wèn)題。檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)不合理配置, 檔案管理人員個(gè)體素質(zhì)偏低, 檔案群體結(jié)構(gòu)失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要因素, 而且也在一定程度上影響了單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。
(3) 檔案管理投入不足
經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙,而經(jīng)費(fèi)投入取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。由于檔案意識(shí)普遍較低, 導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足, 無(wú)力購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代化的設(shè)備, 尤其是基層單位, 存在著檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋, 基礎(chǔ)條件差, 安全措施沒(méi)落實(shí), 大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。檔案室自動(dòng)化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更成為奢求, 投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。
三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議
(1) 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代, 檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴(lài)于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范, 如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等, 都需要通過(guò)制定和建立各類(lèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn), 形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系, 只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn), 遵循標(biāo)準(zhǔn), 推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過(guò)分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性, 管理方式不可更改的情況。這種實(shí)質(zhì)上無(wú)視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力, 不但涉及數(shù)據(jù)格式, 還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素,本身就包含不止一項(xiàng)的復(fù)雜課題, 更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo), 集中力量, 鍥而不舍, 不斷推進(jìn)。
(2) 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí), 管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒(méi)有這種管理現(xiàn)代化的意識(shí), 就會(huì)大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中, 檔案管理工作人員要樹(shù)立科學(xué)實(shí)踐觀, 依靠先進(jìn)的科技手段, 前沿的管理方法, 切實(shí)改變輕利用、等客上門(mén)、封閉保守等觀念, 實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法, 使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。
(3) 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化, 不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí), 還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫(xiě)作等綜合方面的知識(shí)。要始終提高檔案工作人員的素質(zhì), 大力加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè), 從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點(diǎn), 把具有復(fù)合知識(shí)型人才充實(shí)到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn), 采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn), 優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu), 培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中, 檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì), 還應(yīng)具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。逐步開(kāi)展多層次、復(fù)合型、一專(zhuān)多能、一專(zhuān)多才的教育培訓(xùn), 加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐,促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。
(4) 強(qiáng)化管理意識(shí), 加大投入力度
①關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作, 投入大量資金和精力配置設(shè)備, 培養(yǎng)人才, 把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃, 作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。②各級(jí)領(lǐng)導(dǎo), 尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo), 應(yīng)定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào), 了解檔案工作現(xiàn)狀, 幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題, 從而指導(dǎo)檔案部門(mén)更好地開(kāi)展下一步的工作。③領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作, 發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì), 彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異,從而提高檔案的現(xiàn)代化管工作。④檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排, 特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障,要有專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算。⑤各單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室, 購(gòu)置必備的檔案柜, 搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施, 有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備, 進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平, 確保檔案利用安全, 保證檔案資料不丟失、不損壞, 又保證檔案信息不失密、不泄密。
[參考文獻(xiàn)]
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[2] 劉淑華. 檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策[ J] . 甘肅廣播大學(xué)學(xué)報(bào), 2002 .
關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；人員素質(zhì)；解決措施
一、檔案管理新形式分析
在世界經(jīng)濟(jì)信息化的大潮中，檔案信息化也成為我國(guó)檔案信息事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先戰(zhàn)略選擇。這也是歷史賦予我們檔案事業(yè)的要求，因此作為我們檔案管理人員要抓住這個(gè)契機(jī)，適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的要求，敢于創(chuàng)新，科學(xué)謀劃，把檔案信息資源這個(gè)關(guān)系到國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)夯實(shí)，使我國(guó)的檔案事業(yè)通過(guò)信息化建設(shè)大跨步向前邁進(jìn)。檔案信息化建設(shè)也是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使社會(huì)信息量不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致檔案信息數(shù)量的劇增，同時(shí)新時(shí)期的檔案信息形式呈現(xiàn)出多樣性、分散性和交叉性，采用傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求，隨著我國(guó)政府電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)的普遍應(yīng)用，大大拓寬了檔案信息的服務(wù)空間，對(duì)檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式提出了更新更高的要求，這就促使目前的檔案管理人員改變舊的傳統(tǒng)觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)新時(shí)期檔案信息化方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，利用現(xiàn)有的條件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息技術(shù)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新為人民服務(wù)的新方式，適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)的發(fā)展，滿足我國(guó)家信息化建設(shè)的需要。
二、目前我國(guó)檔案管理人員在素質(zhì)方面存在的問(wèn)題
我國(guó)的檔案信息化的發(fā)展是從20世紀(jì)90年代開(kāi)始起步的，因此起步比較晚，發(fā)展比較快，投資比較少，目前我國(guó)檔案管理人員具體存在以下問(wèn)題。
1.新老人員交替的問(wèn)題。由于我國(guó)的檔案信息化發(fā)展起步比較晚，發(fā)展比較快，目前國(guó)內(nèi)在崗的檔案管理人員多數(shù)都是70后，少部分80后，大多數(shù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的掌握不是很深，仍然沿著傳統(tǒng)的檔案管理方法，因此接觸新事物的能力比較欠缺，與當(dāng)前檔案信息化建設(shè)要求還存在一定的距離，由于編制的問(wèn)題，對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)比較專(zhuān)業(yè)的80后和90后無(wú)法進(jìn)入到相應(yīng)的崗位上，因此造成當(dāng)前的檔案管理人員青黃不接的局面。
2.檔案管理人才短缺的問(wèn)題。事業(yè)要發(fā)展，人才是關(guān)鍵，在日常的檔案信息管理過(guò)程中，需要管理人才能夠?qū)n案信息科學(xué)管理、維護(hù)，如局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，也需要這些管理人才能夠推動(dòng)應(yīng)用好系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。但一些地方政府在檔案信息化管理方面資金投入少，一些檔案專(zhuān)業(yè)的大學(xué)生由于工資低、待遇差、發(fā)展空間小，不喜歡去檔案部門(mén)工作，因此使檔案管理部門(mén)的人才十分短缺。由于工資、待遇低，一些高級(jí)專(zhuān)業(yè)人才更不愿意從事檔案管理工作。
3.檔案管理投入資金少的問(wèn)題。由于在檔案管理方面投入的資金少，一些軟件開(kāi)發(fā)商不情愿投入更多的資金去開(kāi)發(fā)與檔案管理相關(guān)的軟件，使得在檔案信息化軟件開(kāi)發(fā)方面的人才技術(shù)水平得不到應(yīng)有的提高。檔案信息化在軟件開(kāi)發(fā)方面，如應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，還有大量的館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都需要一定資金投入，特別是系統(tǒng)化、工程化的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)需要一定資金的支持。沒(méi)有資金投入軟件開(kāi)發(fā)商不情愿投入更多的資金進(jìn)行開(kāi)發(fā)，使得在這方面的人才十分短缺。但目前國(guó)家與地方財(cái)政在檔案信息化方面的資金投入非常有限，因此不能系統(tǒng)地、由計(jì)劃地、進(jìn)行大規(guī)模的檔案信息資源基礎(chǔ)建設(shè)，因此嚴(yán)重地影響了檔案信息化的發(fā)展，有些地方政府沒(méi)有制定財(cái)政專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，造成檔案數(shù)字化等工作的不可持續(xù)性，不僅影響了檔案信息資源的建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用，同時(shí)也影響了檔案信息化軟件開(kāi)發(fā)人才的素質(zhì)提高。
三、論新形勢(shì)下檔案管理人員素質(zhì)提升對(duì)策
1.采取各種方法提高當(dāng)前檔案管理人員的素質(zhì)，做好新老交替工作。（1）對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，提高他們?cè)跈n案信息化建設(shè)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，培訓(xùn)后要采取考試的方法對(duì)他們?cè)趯?zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)方面進(jìn)行篩選，對(duì)不合格的管理人員進(jìn)行合理分流，安排具有一定專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人員和檔案管理專(zhuān)業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生進(jìn)入到檔案管理部門(mén)中，做好新老交替工作。（2）采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去的方式對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。請(qǐng)進(jìn)來(lái)是聘請(qǐng)具有高級(jí)職業(yè)等級(jí)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員為現(xiàn)有的檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的、專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，使他們盡快的適應(yīng)新時(shí)期檔案信息化的發(fā)展。走出去是更多與其它地區(qū)優(yōu)秀的檔案室（館）的管理人員進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，使他們開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)知識(shí)，學(xué)習(xí)兄弟單位先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，更好的武裝自己。
2.加大人才資金投入，為檔案信息化人才戰(zhàn)略打下良好的基礎(chǔ)。要提高檔案管理人員的錄用門(mén)檻，錄用的門(mén)檻高了，技術(shù)級(jí)別就高了，工資、待遇就都相應(yīng)的提高了，這樣可以吸引更多的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才加入檔案管理人員的隊(duì)伍，使檔案管理方面人才短缺的問(wèn)題迎刃而解。
3.加大軟件開(kāi)發(fā)方面和基礎(chǔ)設(shè)施方面的資金投入，為檔案信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。檔案信息化發(fā)展是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不是一朝一夕就能完成的工程，地方政府要根據(jù)現(xiàn)有的條件，制定財(cái)政資金投入計(jì)劃，逐步提高，做到可持續(xù)性發(fā)展。在軟件開(kāi)發(fā)方面，可以采用與開(kāi)發(fā)商技術(shù)合作的方式，逐步帶動(dòng)檔案信息軟件開(kāi)發(fā)人才的素質(zhì)提高，吸引更多人才加入軟件開(kāi)發(fā)的隊(duì)伍，為檔案信息化建設(shè)積累人才。
四、結(jié)束語(yǔ)
作為新時(shí)期檔案管理工作者有機(jī)遇，也有挑戰(zhàn)，任重而道遠(yuǎn)，但一定要牢記歷史賦予我們的使命，以積極的心態(tài)迎接各種挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
作者:關(guān)丹 單位:大慶市讓胡路區(qū)創(chuàng)業(yè)二社區(qū)工作站
參考文獻(xiàn)：
【摘要】現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案的研究和建立，是我院目前檔案管理工作的重要研究?jī)?nèi)容之一，也是我院醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案管理和工作的迫切需要。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案信息化的研究，結(jié)合實(shí)際，希望能取得一定的效果。
【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化；醫(yī)院繼續(xù)教育檔案；管理；研究
現(xiàn)代化醫(yī)院的繼續(xù)教育檔案信息化工作是我院繼續(xù)教育管理工作的一項(xiàng)重要研究?jī)?nèi)容，也是目前我院檔案管理中正致力于開(kāi)展的工作。繼續(xù)教育檔案管理和信息化建設(shè)是醫(yī)院的檔案管理工作，以醫(yī)院繼續(xù)教育為研究對(duì)象，利用先進(jìn)的信息技術(shù)為依托，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)手段為幫助，以及合理的檔案管理，繼續(xù)教育管理學(xué)，醫(yī)學(xué)和信息管理學(xué)等理論知識(shí)來(lái)指導(dǎo)管理工作。對(duì)各類(lèi)在醫(yī)院在日常工作及繼續(xù)教育中的文件原材料，包括所有相關(guān)文件；醫(yī)務(wù)人員援外、援疆、進(jìn)修外出學(xué)習(xí)等證明；碩士研究，博士研究期間在讀證明及文憑；繼續(xù)教育學(xué)分證書(shū)等，進(jìn)行一個(gè)完整收集，整理合理，規(guī)范保管，有效研究和開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程。為了使醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理規(guī)范化，接收、存儲(chǔ)和使用信息技術(shù)的融合便利和信息，從而更好地提高了醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理工作，現(xiàn)在，對(duì)我院繼續(xù)教育檔案管理工作進(jìn)行實(shí)際分析。
一、醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義
醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)不斷發(fā)展。泉州市第一醫(yī)院是一所融醫(yī)療，科研，教學(xué)，康復(fù)和預(yù)防保健為一體的大型公立三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，承擔(dān)了泉州大部分突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急救援關(guān)鍵任務(wù)，服務(wù)范圍覆蓋泉州及周邊地區(qū)。2015年門(mén)診量153萬(wàn)人次，出院病人78000人次，手術(shù)病人35000例次，開(kāi)放2106張床位，其中1069張?jiān)跂|街院區(qū)，1037張?jiān)诔菛|院區(qū)。在編制員工2752人，其中高級(jí)職稱(chēng)336人，中級(jí)職稱(chēng)603人；擁有博士，碩士318人；擁有國(guó)家級(jí)學(xué)術(shù)團(tuán)體常委、委員15人，省級(jí)學(xué)術(shù)團(tuán)體主委、副主委、常委59人。為適應(yīng)醫(yī)院和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，也應(yīng)該給予醫(yī)院繼續(xù)教育檔案有效的關(guān)注。醫(yī)院的繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)，及時(shí)和有效的提供信息，及時(shí)滿足醫(yī)院繼續(xù)教育的需要。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)瞬息萬(wàn)變，搭建一個(gè)單位的科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展平臺(tái)和信息化建設(shè)，已成為部門(mén)發(fā)展現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。醫(yī)院繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)，已成為繼續(xù)教育提高工作效率，創(chuàng)新的重要途徑。特別是醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案是醫(yī)院醫(yī)護(hù)教育工作的可貴財(cái)富、原始材料，為今后繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的工作發(fā)展提供更有意義的參考價(jià)值，可供未來(lái)查閱和借鑒。醫(yī)院檔案繼續(xù)教育信息化建設(shè)，推進(jìn)繼續(xù)教育工作，同時(shí)也有效地塑造繼續(xù)教育管理部門(mén)的新形象。醫(yī)院繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)可以滿足工作自身發(fā)展的需要，我院2013年全院醫(yī)、技、藥初級(jí)職稱(chēng)436人，中、高級(jí)職稱(chēng)369人，繼續(xù)教育學(xué)分檔案805份，經(jīng)泉州市衛(wèi)計(jì)委、市人社局驗(yàn)證，學(xué)分達(dá)標(biāo)率100%；2014年全院醫(yī)、技、藥初級(jí)職稱(chēng)333人，中、高級(jí)職稱(chēng)385人，繼續(xù)教育學(xué)分檔案718份，經(jīng)泉州市衛(wèi)計(jì)委、市人社局驗(yàn)證，學(xué)分達(dá)標(biāo)率100%。但目前我院在學(xué)分登記、驗(yàn)證過(guò)程中主要采用的是手工登記和整理，所以一般要耗費(fèi)2~3個(gè)月的時(shí)間，工作效率比較低下。為了從根本上解決問(wèn)題，只有采取提高繼續(xù)教育學(xué)分登記和驗(yàn)證效率的辦法，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化管理水平。通過(guò)實(shí)現(xiàn)繼續(xù)教育學(xué)分檔案的信息化管理工作，才能從人手上、物資上和經(jīng)濟(jì)上以及空間上和工具上解放出來(lái)，才能有效利用和節(jié)約。平時(shí)在醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案管理中，單純?nèi)斯げ僮鞣浅┈崱Ｃ磕赆t(yī)、技、藥人員晉升、晉級(jí)都要來(lái)借走繼續(xù)教育學(xué)分檔案；在進(jìn)行繼續(xù)教育檔案驗(yàn)證中，要進(jìn)行檔案的運(yùn)送、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作，只有有效地對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案采用信息化管理，才能快速提高工作效率，為醫(yī)、技、藥人員提供更好的服務(wù)，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案的開(kāi)發(fā)和利用。
二、醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的舉措
（一）組織和管理。我院成立了以院長(zhǎng)為組長(zhǎng)的繼續(xù)教育領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了專(zhuān)門(mén)職能科室科研教學(xué)科，由此形成了完整的管理體系。此外。根據(jù)上級(jí)要求，結(jié)合我院繼續(xù)教育檔案管理的實(shí)際情況，不斷完善、及時(shí)更新制定了一系列規(guī)章制度，具體包括：繼續(xù)教育學(xué)分檔案管理辦法、繼續(xù)教育學(xué)分登記獎(jiǎng)懲辦法等，并以此為依據(jù)來(lái)指導(dǎo)和落實(shí)各項(xiàng)醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案管理工作。（二）增加資金投入。我院聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的軟件工程師來(lái)研發(fā)醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育信息化管理的系統(tǒng)，并加強(qiáng)繼續(xù)教育檔案管理人員的培訓(xùn)。我院讓繼續(xù)教育檔案管理人員去省市參加專(zhuān)門(mén)的檔案培訓(xùn)和信息化管理培訓(xùn)，每年每人不少于90學(xué)時(shí)。通過(guò)努力，管理水平和檔案專(zhuān)業(yè)水平明顯提高。（三）落實(shí)管理制度和評(píng)價(jià)客觀化。根據(jù)上級(jí)文件的要求，結(jié)合我院平時(shí)的實(shí)際工作，制定建設(shè)了一系列的相關(guān)繼續(xù)教育檔案管理信息化的管理制度和措施；配備了專(zhuān)職部門(mén)與專(zhuān)職管理人員，在抓制度建設(shè)的同時(shí)，著重抓落實(shí)。1.繼續(xù)教育學(xué)分檔案信息化管理，OA辦公工作處理的自動(dòng)化，可提高工作的效率，工作流程可追溯，節(jié)省后勤的運(yùn)送成本，規(guī)范醫(yī)院的管理，促進(jìn)醫(yī)院的信息化，增強(qiáng)管理層的監(jiān)控能力。2.OA系統(tǒng)的下一步工作計(jì)劃：（1）完成各科室繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作流程的搭建。計(jì)劃用一個(gè)月的時(shí)間通過(guò)各職能科室的配合，完成醫(yī)院基礎(chǔ)檔案工作流程單的設(shè)計(jì)以及工作流程的建立。目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的是信息科、人事科、院辦的部分工作流程的設(shè)計(jì)，下一步計(jì)劃完成科研教學(xué)科、總務(wù)科和設(shè)備科等職能科室的檔案工作流程的搭建工作；（2）收集科室意見(jiàn)，修改系統(tǒng)功能。完成工作委托，對(duì)工作進(jìn)行委托，完成短信組件功能，推進(jìn)工作短信通知，完成OA界面的修改，推進(jìn)OA的使用；（3）計(jì)劃對(duì)全院職工進(jìn)行培訓(xùn)，讓全院職工進(jìn)一步了解繼續(xù)醫(yī)學(xué)檔案信息化管理的好處，以便讓他們能夠在實(shí)際工作中能夠積極配合；（4）OA二期以及三期的組件，繼續(xù)教育檔案管理，數(shù)據(jù)分析與決策平臺(tái)，綜合信息平臺(tái)等，全院重視醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案信息化建立。
三、存在的差距與不足
我院的信息系統(tǒng)在三級(jí)甲等醫(yī)院里面是很差的。我們的HQMS、臨床路徑、抗菌藥物軟件、醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)和其他醫(yī)院相比都是有很大的差距的。我們要充分和及時(shí)認(rèn)識(shí)到自身的差距，這主要和醫(yī)院的管理、大家的共識(shí)有關(guān)，認(rèn)識(shí)到醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院管理中的必要性，認(rèn)識(shí)到醫(yī)院建設(shè)的四大支柱：擁有優(yōu)秀技術(shù)的人才；具有現(xiàn)代化的醫(yī)療設(shè)備；適宜的醫(yī)院文化以及先進(jìn)的信息系統(tǒng)認(rèn)識(shí)到及早介入和盡早使用信息化管理，我們要改變觀念，重視信息化管理的建設(shè)。臨床、醫(yī)技、職能等有關(guān)科室都要盡早介入和使用信息化管理。同時(shí)，醫(yī)學(xué)檔案信息化管理中還存在一些問(wèn)題。（一）信息科和科研教學(xué)科內(nèi)人員配備不足。特別是具有開(kāi)發(fā)軟件能力的工程師非常缺乏，具有專(zhuān)職檔案管理的工作人員也不夠?！按箦侊垺敝贫葘?dǎo)致部分工作人員積極性不高，并且全院醫(yī)護(hù)人員的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理使用的應(yīng)用系統(tǒng)多而雜。（二）服務(wù)器的問(wèn)題和改進(jìn)。我院的各服務(wù)器已經(jīng)運(yùn)行了多年，對(duì)日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)量和業(yè)務(wù)量已經(jīng)不堪重負(fù)，系統(tǒng)反應(yīng)慢，造成低效率的現(xiàn)象；有很大一部分應(yīng)用服務(wù)器是單擊運(yùn)行，根本達(dá)不到規(guī)定的安全、穩(wěn)定和有保障的運(yùn)行。為了改變現(xiàn)狀，打算做出以下的改進(jìn)措施：信息系統(tǒng)的整合，建設(shè)以HLT和IHE為基礎(chǔ)的交換平臺(tái)，梳理所有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，基本實(shí)現(xiàn)全閉環(huán)的信息管理；OA系統(tǒng)的拓張，在已經(jīng)建立的OA平臺(tái)上，繼續(xù)拓展辦公管理平臺(tái)；院內(nèi)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的架設(shè)；開(kāi)展東街院區(qū)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的改造；信息化安全等級(jí)的保護(hù)；嘗試更大范圍開(kāi)展院企合作開(kāi)發(fā)模式；網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方便醫(yī)學(xué)教育管理服務(wù)等等。信息化建設(shè)，我院長(zhǎng)期滯后，從各級(jí)評(píng)審工作就可以看出來(lái)。因此，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的研究，規(guī)范工作流程和開(kāi)發(fā)相關(guān)軟件，加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，節(jié)約消耗，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理辦公。
作者：黃艷 單位：泉州市第一醫(yī)院
檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。那怎樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化呢？
1必須加快檔案管理基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)
檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是檔案信息資源建設(shè)的保障，是成功建設(shè)各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設(shè)的平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。首先，我們要加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡(luò)的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)。其次，要加強(qiáng)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，使其較好地應(yīng)用于檔案網(wǎng)絡(luò)之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。再者，要對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專(zhuān)業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，需要建立各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息服務(wù)的整體水平。
2檔案管理信息化與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展
檔案信息資源是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對(duì)歷史的一種真實(shí)的、有效的記錄，是國(guó)家的一種原始的、惟一的、無(wú)可取代的信息資源，是建設(shè)電子政務(wù)過(guò)程中不可缺少的重要信息資源。我們應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)融入于國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務(wù)公開(kāi)的大局中去思考，合理建設(shè)，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設(shè)作為檔案部門(mén)目前和以后的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)做，而且同時(shí)也要把檔案信息化建設(shè)工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。
3提高檔案管理現(xiàn)代化水平
在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會(huì)，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運(yùn)行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門(mén)能否順利進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作，在實(shí)踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會(huì)中先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來(lái)，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)化和自動(dòng)化。
4加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)人才的培養(yǎng)
在信息化社會(huì)中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時(shí)又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，檔案部門(mén)首先要重視對(duì)這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技人才為骨干的檔案管理隊(duì)伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專(zhuān)業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。
5統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范
關(guān)鍵詞：油田消防 檔案管理 思考
一、拓寬思維視野，確立新的檔案觀
檔案管理工作者，首先必須以新的思維和視野，充分認(rèn)識(shí)到檔案作為重要的信息資源，是信息集合的重要組成部分，在領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程和社會(huì)實(shí)踐中，起著不可缺少、無(wú)以替代的參考作用；檔案作為重要的文化資源，在企業(yè)消防的政治文化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用；檔案作為重要的謀略資源，對(duì)指導(dǎo)當(dāng)前油田企業(yè)消防隊(duì)伍建設(shè)和抓好火災(zāi)預(yù)防及滅火工作有著重要的借鑒參考作用，做好油田企業(yè)消防檔案工作即是對(duì)歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，也是油田企業(yè)消防現(xiàn)實(shí)工作的客觀需要。其次要自覺(jué)地把檔案工作作為一項(xiàng)關(guān)聯(lián)中心、服務(wù)主線、不可缺少的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性工程，在時(shí)代的巨變中，牢牢把握檔案事業(yè)發(fā)展先機(jī)，為油田企業(yè)消防檔案建設(shè)贏得戰(zhàn)略主動(dòng)。
二、緊扣關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確立新的發(fā)展觀
為適應(yīng)發(fā)展，油田消防檔案管理工作者必須與時(shí)俱進(jìn)，努力實(shí)現(xiàn)油田消防檔案管理及檔案室建設(shè)的跨越式發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展。首先要利用后發(fā)優(yōu)勢(shì)，走跨越式發(fā)展的道路，廣泛借鑒兄弟行業(yè)和單位的有益經(jīng)驗(yàn)，打破傳統(tǒng)思維定式謀發(fā)展，摒棄循規(guī)蹈矩做法促發(fā)展，緊扣主要矛盾，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，集中有限的人力物力打攻堅(jiān)戰(zhàn)，力爭(zhēng)油田消防檔案管理和檔案室建設(shè)步入一個(gè)新的發(fā)展平臺(tái)。其次要充分利用油田企業(yè)消防管理信息化、自動(dòng)化建設(shè)這一重要契機(jī)，緊緊抓住消防檔案信息化建設(shè)這個(gè)“龍頭”，以檔案信息化建設(shè)促活其它建設(shè)、帶動(dòng)整體躍升。此外要加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，走可持續(xù)發(fā)展的道路。扎扎實(shí)實(shí)地抓好信息資源、科學(xué)保護(hù)、開(kāi)發(fā)利用和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等基礎(chǔ)性建設(shè)，一步一個(gè)腳印地推進(jìn)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
三、緊貼中心任務(wù)，確立新的服務(wù)觀
開(kāi)發(fā)油田消防檔案信息資源，切實(shí)轉(zhuǎn)變和變革檔案信息服務(wù)方式，積極主動(dòng)、卓有成效地開(kāi)展消防檔案服務(wù)利用工作，使之更好地為企業(yè)工作服務(wù)，已成為油田消防檔案部門(mén)的重要任務(wù)。在油田改革重組發(fā)展中，加快推進(jìn)油田消防管理現(xiàn)代化，給消防檔案利用服務(wù)提供了廣闊的發(fā)展空間，因此油田各級(jí)消防檔案管理人員要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新，爭(zhēng)做“學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、服務(wù)型油田消防檔案干部”，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)空間，提高服務(wù)質(zhì)量，大力推進(jìn)以消防檔案為中心的工作服務(wù)。具體是念好三字經(jīng)：一是努力“靠”，要增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，力爭(zhēng)做到消防檔案為企業(yè)中心工作服務(wù)，具體到油田消防的各部門(mén)、各崗位、各項(xiàng)工作，做到油田工作哪里需要，檔案服務(wù)就提供到哪里，油田中心任務(wù)準(zhǔn)備展開(kāi)在哪里，檔案服務(wù)就延伸到哪里。二要積極“沉”，努力增強(qiáng)服務(wù)的針對(duì)性，檔案管理人員要積極參與到本企業(yè)、本單位的重大活動(dòng)、重大事件中去，加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)、本單位的重大活動(dòng)、重大工程的專(zhuān)題文件資料的匯編工作，最大限度地開(kāi)發(fā)、挖掘庫(kù)存檔案資源，進(jìn)一步加大編研的深度和廣度，不斷提高為消防預(yù)防、綜合治理和企業(yè)中心工作服務(wù)的水平。三要充分“活”，努力增強(qiáng)服務(wù)的實(shí)效性，要運(yùn)用聲像、電子、網(wǎng)絡(luò)等多種先進(jìn)技術(shù)手段和專(zhuān)刊、報(bào)告、史志等多種有效服務(wù)形式，使油田消防檔案工作貼近中心、貼近現(xiàn)實(shí)、貼近職工群眾，及時(shí)為企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及基層油田消防管理人員提供方便快捷、豐富多彩的檔案信息保障。
四、優(yōu)化工作機(jī)制，確立新的管理觀
不斷提高油田消防檔案管理的質(zhì)量和效益，加大油田消防檔案的科技含量。要認(rèn)真貫徹科技是第一發(fā)展力的重要思想，進(jìn)一步加大管理工作的力度，實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變：一是由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變。深入探索高科技條件下檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、科學(xué)化。二是由以手工管理為主向以自動(dòng)化管理為主轉(zhuǎn)變。要著眼于信息化的飛速發(fā)展，積極采用現(xiàn)代化的管理手段，實(shí)現(xiàn)由手工開(kāi)發(fā)、手工操作向電子信息化管理的轉(zhuǎn)變，全面推進(jìn)油田消防檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程；要雙管齊下，從行為習(xí)慣和技術(shù)手段兩方面入手，加強(qiáng)管理自動(dòng)化建設(shè)。三是由部分管理向系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)對(duì)人員、技術(shù)設(shè)備、工作流程，以及時(shí)間和空間的全息管理，強(qiáng)化集成意識(shí)、一體意識(shí)，優(yōu)化人力、物力、財(cái)力資源配置，理順關(guān)系，健全機(jī)制，營(yíng)造氛圍，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
五、采取綜合措施，確立新的人才觀
油田消防檔案的發(fā)展、利用，人才是最關(guān)鍵。人才是“第一資源”，也是興企興檔案管理之本，因此要抓緊培養(yǎng)和造就一大批高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才。我們既要有了解油田消防檔案卷藏、精于管理的“專(zhuān)門(mén)人才”，又要有了解檔案業(yè)務(wù)、精于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的“技術(shù)精英”；既要有了解檔案發(fā)展、精于理論研究的“理論人才”，又要有了解油田消防資料歷史、精于謀略運(yùn)籌的“決策精英”，以更大的勇氣、花更多的精力，毫不懈怠地抓好檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。一要合理培訓(xùn)人才，應(yīng)從本部門(mén)、本單位的實(shí)際情況與條件出發(fā)，有計(jì)劃地培訓(xùn)、選拔人才，既要重視高級(jí)人才的培養(yǎng)，也要重視中、低層次人才的培養(yǎng)，不能有所偏愛(ài)，也不能浪費(fèi)人力、物力、資金，搞一窩蜂式的進(jìn)修、培訓(xùn)，要重視應(yīng)用型、復(fù)合式人才的培養(yǎng)；二要用好現(xiàn)有人才，既注意用人所長(zhǎng)、人盡其才，又注意有計(jì)劃地?fù)Q崗交流，通過(guò)實(shí)際工作摔打，盤(pán)活現(xiàn)有人才資源，提高人才使用效率；三要引進(jìn)急需人才，要制訂優(yōu)惠的政策，吸引經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、法學(xué)、心理學(xué)等領(lǐng)域的高級(jí)人才，尤其是復(fù)合型人才和較強(qiáng)管理能里的人才，不斷優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，帶動(dòng)整體素質(zhì)提高；四要穩(wěn)定優(yōu)秀人才，要努力改革原有的管理體制，建立以人為本的思想，引入科學(xué)的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，建立專(zhuān)業(yè)等級(jí)評(píng)定機(jī)制，不斷改進(jìn)工作、學(xué)習(xí)和生活條件，積極營(yíng)造吸引人才、凝聚人才、激勵(lì)人才的良好氛圍，使人才進(jìn)得來(lái)留得住用得上，充分展現(xiàn)他們的知識(shí)和才華，為全面開(kāi)創(chuàng)油田消防檔案建設(shè)新局面奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。參考文獻(xiàn)：
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摘 要：政府信息公開(kāi)離不開(kāi)檔案服務(wù)。檔案在線服務(wù)是檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)參與政府信息公開(kāi)的重要途徑。云計(jì)算、微博客、Web2
>> 農(nóng)村氣象服務(wù)中的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用 淺析現(xiàn)代電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用 現(xiàn)代化信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用探析 現(xiàn)代信息技術(shù)在幼兒園檔案管理中的應(yīng)用分析 現(xiàn)代信息技術(shù)在普通高級(jí)中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用 散打教學(xué)中現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用探究 信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用 現(xiàn)代信息技術(shù)在農(nóng)村氣象服務(wù)中的應(yīng)用 現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書(shū)情報(bào)服務(wù)中的應(yīng)用 現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用以及檔案信息管理面臨的挑戰(zhàn) 現(xiàn)代信息技術(shù)在中職會(huì)計(jì)教學(xué)中的應(yīng)用探究 現(xiàn)代信息技術(shù)在初中英語(yǔ)教學(xué)中的應(yīng)用探究 現(xiàn)代信息技術(shù)在景觀設(shè)計(jì)中的應(yīng)用探究 淺析現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用 現(xiàn)代信息技術(shù)在歷史教學(xué)中的應(yīng)用 現(xiàn)代信息技術(shù)在散打運(yùn)動(dòng)中的應(yīng)用 現(xiàn)代信息技術(shù)在化學(xué)教學(xué)中的應(yīng)用 現(xiàn)代信息技術(shù)在音樂(lè)教學(xué)中的應(yīng)用 現(xiàn)代信息技術(shù)在體育教學(xué)中的應(yīng)用 現(xiàn)代信息技術(shù)在小學(xué)數(shù)學(xué)中的應(yīng)用 常見(jiàn)問(wèn)題解答 當(dāng)前所在位置：.
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作者簡(jiǎn)介：周彩英（1963-），女，浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院副研究館員。
一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題
首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案事業(yè)的內(nèi)涵和外延將進(jìn)一步擴(kuò)大。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類(lèi)知識(shí)與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內(nèi)在生命力。所以，信息屬性已成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代反映檔案本質(zhì)的重要特征，檔案的信息含量已成為評(píng)估檔案駕馭的主要參數(shù)。所以采用檔案信息內(nèi)用屬性劃分檔案的外延，將不會(huì)使檔案種類(lèi)混雜，分類(lèi)關(guān)系不清，這樣建立起來(lái)的檔案分類(lèi)體系將日趨完善、科學(xué)、合理。
第二，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)智能化、信息化、高級(jí)化的結(jié)果。先進(jìn)和技術(shù)設(shè)備是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)手段。沒(méi)有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，任何思想和技術(shù)方法都無(wú)法落于實(shí)處。當(dāng)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理、統(tǒng)計(jì)和檢索；微縮技術(shù)在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)、微縮復(fù)制技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使之進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列。
第三，知識(shí)經(jīng)濟(jì)將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不僅意味著知識(shí)的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，它更代表著先進(jìn)的、科學(xué)的管理思想和管理方法。在管理方法上知識(shí)經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開(kāi)放檔案意識(shí)，樹(shù)立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學(xué)術(shù)自由精神。更需要引進(jìn)圖書(shū)館學(xué)，情報(bào)學(xué)的相關(guān)理論，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系，加強(qiáng)定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門(mén)的職能與改善檔案管理相結(jié)合。
第四，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)將提出更高的要求。選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀侵R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的核心內(nèi)容。實(shí)質(zhì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案人員要具備較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)和相關(guān)應(yīng)用知識(shí)。
二、加快檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎(chǔ)。
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。
加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。
5、要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。以為對(duì)于雜亂無(wú)章沒(méi)有系統(tǒng)整理的檔案，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會(huì)因運(yùn)算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
及對(duì)策建議思考
隨著社會(huì)的進(jìn)步，諸如經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的各種發(fā)展。在這種情況下，公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展也有更高的要求，需要進(jìn)行改革以面對(duì)特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務(wù)之一。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務(wù)還沒(méi)有趕上時(shí)代的發(fā)展，因此，應(yīng)進(jìn)行相關(guān)工作，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理工作。我們需要改革和創(chuàng)新，要與時(shí)俱進(jìn)。
事業(yè)單位的文件管理是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中的重要系統(tǒng)，它包括事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程和相關(guān)功能的演進(jìn)，是最可靠的記錄。它對(duì)機(jī)構(gòu)是不可見(jiàn)的。信息時(shí)代的到來(lái)反映了公共機(jī)構(gòu)管理的缺陷。沒(méi)有管理利益，我們就無(wú)法很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進(jìn)行必要的改革和創(chuàng)新。只有這樣，機(jī)構(gòu)單位才能在未來(lái)發(fā)展。
一、存在的問(wèn)題
（一）事業(yè)單位檔案管理工作屬于被動(dòng)狀態(tài)
長(zhǎng)期以來(lái)，公共機(jī)構(gòu)的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動(dòng)管理的狀態(tài)。這種情況使工作人員始終不知道特別是數(shù)據(jù)收集的重要性。在相關(guān)的文件管理機(jī)制不完整的情況下，許多有價(jià)值的信息將無(wú)法正確處理和存儲(chǔ)。對(duì)數(shù)據(jù)收集工作的跟蹤不足會(huì)導(dǎo)致直接分發(fā)已歸檔的文件數(shù)據(jù)，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。
（二）檔案管理技術(shù)不足
由于信息時(shí)代的影響，許多公共機(jī)構(gòu)都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統(tǒng)的文件管理方法仍然存在。這是因?yàn)楣芾韱T不接受電子文件管理的新事物并且沒(méi)有接受專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，并且似乎推遲了實(shí)際使用，并且無(wú)法展示電子文件管理的優(yōu)點(diǎn)。管理技術(shù)水平仍然較低。
（三）檔案管理缺乏專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人
公共機(jī)構(gòu)中的文件管理是一項(xiàng)分散的任務(wù)，并且由于沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或負(fù)責(zé)人，因此通常是另一部門(mén)的兼職工作，這是兼職情況，對(duì)管理文件系統(tǒng)沒(méi)有用處。主要原因是一方面缺乏員工專(zhuān)業(yè)知識(shí)，另一方面缺乏專(zhuān)業(yè)的文件管理技能，這直接導(dǎo)致效率低下的文件管理任務(wù)，從而影響整體文件管理的質(zhì)量。
（四）對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足
實(shí)際上，科學(xué)的檔案管理可以大大提高公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展速度和工作效率，但是由于其固有的知識(shí)，公共機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期以來(lái)一直能夠?qū)⑵渌泄ぷ骷性跇I(yè)務(wù)服務(wù)上。它是他們沒(méi)有從事相關(guān)工作所需的知識(shí)，也不了解文件管理的重要性?；趯?duì)文件管理工作的理解，大多數(shù)公共機(jī)構(gòu)的工作人員都認(rèn)為文件管理不能給部門(mén)帶來(lái)直接的好處。因此，這種獨(dú)特的概念和誤解導(dǎo)致了公共部門(mén)在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒(méi)有監(jiān)督和執(zhí)行的情況下，文件管理器實(shí)際上并沒(méi)有按照文件管理的相關(guān)規(guī)則來(lái)收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財(cái)產(chǎn)、材料等缺乏可靠的保護(hù)，這限制了檔案管理的發(fā)展。
（五）管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高
文件管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)而系統(tǒng)的管理任務(wù)，需要具備文件管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但基本素質(zhì)是謹(jǐn)慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機(jī)構(gòu)中的檔案管理員推遲了工作，或者是因?yàn)樗麄兓旧嫌卸鄠€(gè)工作，或者是因?yàn)樗麄兊男剿艿停谶@種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經(jīng)驗(yàn)和其他人教的基本工作方法，而沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的文件管理知識(shí)，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過(guò)程。
（六）檔案管理手段不科學(xué)
在信息技術(shù)不斷發(fā)展下，基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的文件管理系統(tǒng)開(kāi)始在公共機(jī)構(gòu)中得到廣泛使用。但是，在加速使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的同時(shí)，各種公共機(jī)構(gòu)不允許同步發(fā)展電子文件管理來(lái)容納電子文件管理專(zhuān)業(yè)人員，計(jì)算機(jī)，軟件和文件管理任務(wù)。硬件設(shè)備不足，無(wú)法運(yùn)行。該系統(tǒng)缺乏實(shí)際文件管理的科學(xué)性質(zhì)，因?yàn)樽鳂I(yè)的文件管理器不知道如何應(yīng)用它，并且許多高級(jí)系統(tǒng)沒(méi)有得到充分有效的使用。
二、改革內(nèi)容
公共機(jī)構(gòu)的檔案管理必須遵循某些系統(tǒng)建設(shè)原則。換句話說(shuō)，您需要明確職責(zé)，增強(qiáng)靈活和標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)，并專(zhuān)注于動(dòng)態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面。
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)
當(dāng)前，典型的數(shù)字技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，掃描技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)，通過(guò)數(shù)字技術(shù)將文件信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件信息可以有效地更新信息數(shù)據(jù)。作為公共機(jī)構(gòu)的重要無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效地創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)單位的社會(huì)效益。
（二）體系化檔案管理模式的建設(shè)
公共部門(mén)中檔案管理的信息化是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，這與傳統(tǒng)的檔案管理模型不同，傳統(tǒng)的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門(mén)集成和集成以及內(nèi)部流程集成。基于數(shù)據(jù)集成技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)制，數(shù)據(jù)融合技術(shù)等，我們有效地增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的多功能性和兼容性。
（三）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)
在傳統(tǒng)的檔案管理中，每個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一條信息，并且缺乏交互性。該機(jī)構(gòu)的檔案管理信息管理系統(tǒng)增強(qiáng)了信息的交互性，對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量和優(yōu)化系統(tǒng)具有積極的作用。
三、改革創(chuàng)新的措施
在新情況下，公共部門(mén)檔案管理實(shí)踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴(yán)重影響了公共部門(mén)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展以及公共部門(mén)機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期發(fā)展。它也會(huì)產(chǎn)生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機(jī)構(gòu)文件。根據(jù)行政工作的要求，進(jìn)行相應(yīng)的改革，運(yùn)用新技術(shù)，新觀念，完善事業(yè)單位檔案管理制度，使事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮作用。
（一）提高對(duì)檔案管理的重視程度
檔案業(yè)務(wù)是機(jī)構(gòu)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)。為了使機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期運(yùn)作，有可能顯著提高整體運(yùn)作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動(dòng)的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監(jiān)視單位負(fù)責(zé)人，員工以及各種工作流程，以進(jìn)行后續(xù)工作評(píng)估，決策和補(bǔ)救。實(shí)施提供了重要依據(jù)。該機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，根據(jù)檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機(jī)構(gòu)高級(jí)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)。我們需要不斷增強(qiáng)我們的責(zé)任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善自己的工作，引導(dǎo)檔案管理工作向規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。
（二）利用信息管理手段來(lái)擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容
信息時(shí)代的到來(lái)為公共機(jī)構(gòu)的管理帶來(lái)了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機(jī)構(gòu)必須順應(yīng)時(shí)展的要求，充分利用信息管理方法，對(duì)檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新?；谛畔⒌臋n案管理需要由信息技術(shù)管理的完整的基于信息的管理。這可以通過(guò)幾種方式來(lái)完成。用于文件管理任務(wù)的服務(wù)模式，為每個(gè)實(shí)施鏈接制定詳細(xì)的計(jì)劃，在總體方向上制定實(shí)施計(jì)劃，并確保根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行文件管理服務(wù)任務(wù)。設(shè)立專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站該網(wǎng)站旨在使公共機(jī)構(gòu)的文件管理能夠?yàn)槿藗兲峁┓奖憧旖莸姆?wù)。確切地說(shuō)，公共機(jī)構(gòu)通過(guò)本網(wǎng)站向公眾提供相關(guān)服務(wù)。特別是，查詢相關(guān)檔案和材料更加方便快捷，通過(guò)有效提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作效率，我們提供了支持社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。建立電子文件管理系統(tǒng)，以數(shù)字方式收集和整理文件。這不僅可以及時(shí)收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時(shí)地運(yùn)行，從而提供適當(dāng)?shù)奈募?shù)據(jù)存儲(chǔ)和共享。
（三）重視檔案管理人才的培養(yǎng)
商應(yīng)注意檔案管理?？梢哉f(shuō)，檔案管理是機(jī)構(gòu)發(fā)展的最基本部分。應(yīng)注意檔案管理的水平，因?yàn)樗鼤?huì)影響整個(gè)機(jī)構(gòu)的工作效率和工作質(zhì)量。商只有充分了解文件管理對(duì)各種任務(wù)的影響，才能更好地管理文件管理。這里設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的文件管理部門(mén)，以組織和存檔整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)生成的所有數(shù)據(jù)。公共授權(quán)文件管理任務(wù)必須由專(zhuān)業(yè)人員執(zhí)行。也就是說(shuō)，您必須退出其他部門(mén)人員的兼職文件管理模式。準(zhǔn)確地說(shuō)，該機(jī)構(gòu)應(yīng)注意檔案管理員的相關(guān)培訓(xùn)，因?yàn)闄n案管理員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量。機(jī)構(gòu)在選擇檔案管理人員時(shí)要注意工作態(tài)度，有意識(shí)地引導(dǎo)他們規(guī)范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對(duì)應(yīng)的崗位管理制度，確保在科學(xué)指導(dǎo)下完成所有檔案管理工作。該機(jī)構(gòu)將為檔案館工作人員提供盡可能多的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，實(shí)際上將提高專(zhuān)業(yè)水平，并使用各種信息技術(shù)使該機(jī)構(gòu)的檔案館管理更加規(guī)范和科學(xué)。肯定是有效地促進(jìn)了在公共機(jī)構(gòu)中使用文件管理服務(wù)的過(guò)程。
（四）完善檔案管理方法
公共事業(yè)單位檔案管理改革的目的不僅在于實(shí)施，還在于改變管理方式，特別是各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要起領(lǐng)導(dǎo)作用，遵守嚴(yán)格的規(guī)章制度，實(shí)行檔案管理。應(yīng)該加強(qiáng)。管理員管理嚴(yán)格地處理文件管理任務(wù)。在檔案管理部門(mén)，員工具有服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，積極執(zhí)行檔案管理，為需要檔案服務(wù)的人員提供熱情周到的服務(wù)，并結(jié)合了最新的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。信息化應(yīng)該集成到日常文件管理中。相關(guān)工作人員需要具有計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和文件管理知識(shí)，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進(jìn)技術(shù)。
（五）提高檔案信息利用率
公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)各種制度的完善和支持。每個(gè)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)都是基于科學(xué)發(fā)展觀的。需要傳統(tǒng)的檔案管理模型來(lái)提高檔案信息的利用率。做出改變并創(chuàng)新。完善的文件管理機(jī)制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應(yīng)公共部門(mén)的長(zhǎng)期發(fā)展，并確保所有公共部門(mén)信息的完整性。改善文件管理系統(tǒng)并非一朝一夕的事。要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)和事業(yè)單位的發(fā)展，將改革與完善結(jié)合起來(lái)。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩(wěn)運(yùn)行緊密相關(guān)。公共機(jī)構(gòu)文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應(yīng)被完全忽略，這不僅是為了保護(hù)文件存儲(chǔ)，而且是為了保護(hù)文件服務(wù)。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關(guān)步驟為社會(huì)提供檔案資源服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化水平；檔案室
1引言
所謂的檔案信息化是指技術(shù)工作者運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將其運(yùn)用到檔案資源管理，用科學(xué)手段處理檔案管理工作，提高效率，保證質(zhì)量。此外，檔案信息化技術(shù)也可以在實(shí)際中整理收集相關(guān)信息。[1]在網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)環(huán)境下建立檔案管理和服務(wù)框架結(jié)構(gòu)，重新認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化檔案管理的初心，把檔案管理運(yùn)用進(jìn)社會(huì)化服務(wù)，建立良好信息化基礎(chǔ)，推動(dòng)人類(lèi)信息化進(jìn)程。
2互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理信息化特點(diǎn)
在這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)使得檔案管理的效率得以提高，跟以前的紙質(zhì)檔案相比來(lái)看的話，人工工作量也得以減少，因此互聯(lián)網(wǎng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式有極大的影響。檔案管理工作的特點(diǎn)主要從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)：
2.1技術(shù)手段豐富
互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)讓檔案管理更加多樣化，同時(shí)在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案管理比較費(fèi)時(shí)，且容易受到外界環(huán)境的影響，丟失和缺損是主要問(wèn)題。在紙質(zhì)檔案管理中，資源消耗較大，管理工作者的任務(wù)量大，從記錄到整理到備檔等，均需要通過(guò)人工來(lái)完成，這樣就是的其準(zhǔn)確度下降，容易出現(xiàn)失誤?；ヂ?lián)網(wǎng)則是信息存儲(chǔ)變得十分方便，將檔案以電子的方式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，方便使用者隨時(shí)調(diào)取和查看，且檔案可以以多種形式進(jìn)行存儲(chǔ)，便于檔案的分類(lèi)管理，降低了管理成本和工作強(qiáng)度，管理手段越來(lái)越豐富。
2.2拓展服務(wù)空間
互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大信息量狀態(tài)是檔案管理的普遍問(wèn)題。與以往比較來(lái)看，紙質(zhì)檔案顯然無(wú)法跟上信息增長(zhǎng)的節(jié)奏。并且占用空間遠(yuǎn)超過(guò)電子檔案管理。而在空間成本逐年增加的基礎(chǔ)上，信息的增長(zhǎng)無(wú)疑是提高了成本。在這一背景下，互聯(lián)網(wǎng)以虛擬空間的形式出現(xiàn)，極大的降低了檔案占有空間。并且計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間與現(xiàn)實(shí)意義上的空間在概念上存在不同，檔案的實(shí)際占有面積降低了，其管理成本也自然的降低。位于計(jì)算機(jī)中的檔案信息可以隨時(shí)供企業(yè)人力資源等部門(mén)查閱，使企業(yè)員工信息更加清晰，便于員工的調(diào)度及安排，突破了空間的限制，顯示出檔案管理專(zhuān)業(yè)化。
2.3提高檔案時(shí)效
如今，檔案管理模式開(kāi)始變成互聯(lián)網(wǎng)下的管理模式，其有效性的研究也就是管理中不可缺少的任務(wù)。如在檔案管理過(guò)程中，很明顯是針對(duì)當(dāng)前的信息的，如不能根據(jù)當(dāng)下信息的變化而改變，則檔案無(wú)實(shí)際意義。此外，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方面，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，采取分級(jí)管理的方法來(lái)閱讀和使用檔案。[2]互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理則通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作，不改變?cè)瓩n案就能夠更改信息。這樣既方便檔案信息更新，又提高了其存儲(chǔ)性，實(shí)際作用大大增強(qiáng)，企業(yè)人力資源也得以發(fā)展。結(jié)合云處理技術(shù)，信息檔案的工作強(qiáng)度下降，工作實(shí)效性提高。
3檔案管理信息化水準(zhǔn)提升方法
3.1從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，運(yùn)用科學(xué)的檔案管理信息化思維，正確引導(dǎo)廣大人民對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理進(jìn)行全新的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理信息化技術(shù)，營(yíng)造優(yōu)秀的內(nèi)外環(huán)境來(lái)適應(yīng)信息化技術(shù)，培養(yǎng)我們新的檔案管理技能。檔案管理信息化是新世紀(jì)的一項(xiàng)工程，它成功了對(duì)我們子孫后代來(lái)說(shuō)都流芳百世。[3]
3.2增強(qiáng)對(duì)從業(yè)工作者的技術(shù)指導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)綜合性技能。檔案管理信息化的發(fā)展需要高技能的團(tuán)隊(duì)，樹(shù)立“人才第一”的觀念，加大力度培養(yǎng)一大批既擅長(zhǎng)檔案管理又精通信息化技術(shù)的團(tuán)隊(duì)，是有力保障檔案管理信息化的基石。
3.2加強(qiáng)財(cái)政資金投入，保證基礎(chǔ)建設(shè)實(shí)施。盡快推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變，促進(jìn)國(guó)家檔案管理健康、快速、可持續(xù)的發(fā)展。近些年來(lái)，我國(guó)檔案管理信息化的運(yùn)用，雖然付出了很大的努力，付出了相當(dāng)?shù)娜宋镓?cái)務(wù)精力，卻始終還處于初級(jí)階段。許多人都沒(méi)有意識(shí)到“數(shù)據(jù)環(huán)境”在檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用中對(duì)模塊功能的重要性，造成開(kāi)發(fā)出來(lái)的應(yīng)用程序功能單一、水平低下。檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)是數(shù)據(jù)集成，而其信息化建設(shè)以數(shù)據(jù)庫(kù)和文件入手，提高主題數(shù)據(jù)庫(kù)的等級(jí)，優(yōu)化高級(jí)檢索系統(tǒng)。
3.4規(guī)范檔案管理信息化工作，既能解決當(dāng)下許多問(wèn)題，又有利于檔案管理信息化事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。能正確快捷的切入傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代化計(jì)施算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用長(zhǎng)期面臨的困擾，更加迅速更加完美的創(chuàng)造一個(gè)數(shù)據(jù)環(huán)境為計(jì)算機(jī)提供服務(wù)。從高層領(lǐng)導(dǎo)到基層從業(yè)人員，檔案管理信息化工作的規(guī)范化都必須嚴(yán)格執(zhí)行。具有較大范圍紡一協(xié)調(diào)權(quán)限的高層領(lǐng)導(dǎo)，把握住整個(gè)系統(tǒng)的方向和原則?；鶎庸ぷ鞯某绦蛐蜷_(kāi)發(fā)代碼編寫(xiě)人員，用行業(yè)規(guī)范來(lái)要求平常的編程工作，同時(shí)監(jiān)督其他相關(guān)人員規(guī)范化的工作，讓檔案管理信息化工作達(dá)到行業(yè)要求。
4結(jié)語(yǔ)
隨著信息技術(shù)的融入，人類(lèi)社會(huì)發(fā)展對(duì)信息資源的需求越來(lái)越迫切，己經(jīng)成了不可多得的戰(zhàn)略性資源，檔案管理信息化建設(shè)還有很多方面需要改進(jìn)，它內(nèi)容廣泛、體系龐大，我們可從多方面著手，找出問(wèn)題，認(rèn)真對(duì)待，制定對(duì)策，積極參予，為祖國(guó)的檔案管理信化建設(shè)不斷努力。
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉麗茹.探討檔案管理信息化的含義與發(fā)展趨勢(shì)[J].赤子(上中旬)，2014(17):159.
第二條會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理實(shí)行政府部門(mén)監(jiān)管與社會(huì)公眾監(jiān)督相結(jié)合、日常檢查與不定期抽查相結(jié)合，體現(xiàn)客觀公正、實(shí)事求是、注重實(shí)效的原則。
第三條區(qū)財(cái)政局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)從業(yè)資格管理。授權(quán)區(qū)財(cái)政局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心具體負(fù)責(zé)本區(qū)會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理。對(duì)在本區(qū)國(guó)家機(jī)關(guān)以及在本區(qū)辦理稅務(wù)登記的社會(huì)團(tuán)體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱(chēng)單位）從事會(huì)計(jì)工作、持有會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書(shū)的人員，實(shí)施會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理制度。
第四條區(qū)財(cái)政局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心應(yīng)按《上海市會(huì)計(jì)從業(yè)資格管理實(shí)施辦法》第五章有關(guān)規(guī)定，如實(shí)及時(shí)記載、更新持證人員職業(yè)道德的相關(guān)信息，包括持有會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書(shū)的人員（以下統(tǒng)稱(chēng)持證人員）在會(huì)計(jì)從業(yè)方面受到表彰獎(jiǎng)勵(lì)和處罰、處分的情況等。
第五條會(huì)計(jì)從業(yè)人員職業(yè)道德檔案中的信息來(lái)源：
（一）在區(qū)財(cái)政管理部門(mén)財(cái)政窗口持證人員登記的相關(guān)基礎(chǔ)信息和注冊(cè)、變更、調(diào)轉(zhuǎn)以及接受繼續(xù)教育情況；
（二）持證人員受到區(qū)級(jí)以上行政主管部門(mén)表彰獎(jiǎng)勵(lì)情況；
（三）持證人員因違反會(huì)計(jì)法律、法規(guī)、規(guī)章和會(huì)計(jì)職業(yè)道德被區(qū)級(jí)以上行政執(zhí)法部門(mén)處罰、處分的情況。
（四）其他獎(jiǎng)勵(lì)與處罰情況由區(qū)各部委辦、各鎮(zhèn)、街道、莘莊工業(yè)區(qū)財(cái)政部門(mén)在年度終了后的一季度內(nèi)報(bào)區(qū)財(cái)政局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心。
第六條職業(yè)道德檔案內(nèi)容的記載：
（一）根據(jù)持證人員提供的區(qū)級(jí)以上行政主管部門(mén)出具的有關(guān)表彰獎(jiǎng)勵(lì)證明，或區(qū)級(jí)以上行政執(zhí)法部門(mén)對(duì)持證人員處罰的書(shū)面材料，由局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心負(fù)責(zé)受理并予以核查，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，作出職業(yè)道德檔案記錄決定，并告知當(dāng)事人。
（二）財(cái)政窗口根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心的決定，將信息情況在《上海市會(huì)計(jì)人員信息庫(kù)》中予以記載。
（三）區(qū)財(cái)政局財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理中心應(yīng)及時(shí)將記載情況匯總后報(bào)區(qū)財(cái)政局會(huì)計(jì)科備案。
第七條職業(yè)道德檔案記錄結(jié)果的使用：
（一）職業(yè)道德檔案中有獎(jiǎng)勵(lì)記錄的，將優(yōu)先推薦高一級(jí)會(huì)計(jì)人才的培訓(xùn)；將作為上報(bào)高級(jí)會(huì)計(jì)師評(píng)審委員會(huì)申報(bào)高級(jí)會(huì)計(jì)師的業(yè)績(jī)推薦；將作為評(píng)選區(qū)級(jí)以上會(huì)計(jì)先進(jìn)工作者的重要條件。
（二）職業(yè)道德檔案中有行政處罰或行政處分記錄的，區(qū)財(cái)政部門(mén)應(yīng)按照會(huì)計(jì)法律、法規(guī)、規(guī)章和會(huì)計(jì)職業(yè)道德的有關(guān)條款規(guī)定，予以處理并向社會(huì)公告。
（三）以上記錄在使用中，如同時(shí)有獎(jiǎng)勵(lì)和處罰、處分的，按末次記錄為準(zhǔn)。
