時間：2023-05-30 10:57:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案分類管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
本科教學工作水平評估根據一定的指標體系，通過系統地收集高校的主要信息和材料，在進行科學分析的基礎上對高校辦學條件和教育教學質量等方面進行客觀評價。高等學校教學檔案是在教學活動中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價值的原始記錄，它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，揭示教學單位的教學質量和管理水平，是教學評估的基礎和依據。雖然教學檔案在評估指標體系中沒有單獨設立項目，但是評估指標體系中的大多數指標和觀測點都是以教學檔案為依據的，如教學計劃、教學大綱、試卷、成績、畢業論文等都是評估材料的重要依據。實踐證明，教學評估與教學檔案建設相輔相成、相互促進，教學檔案是教學評估的基礎和依據，同時教學評估又能促進教學檔案建設，提升教學檔案的價值和地位，教學評估工作為提升教學檔案建設水平帶來了新的契機。然而教學檔案材料具有內容豐富、類別復雜、涉及面廣的特點，這就使得教學檔案的詳細分類十分困難。如何根據教育教學規律建立行之有效的教學檔案分類標準是教學管理人員面臨的一個重要問題。
一、本科教學評估方案與高校教學檔案。
(一)本科教學評估方案與高校教學檔案的關系。
在高校教學水平評估方案中，一級指標有七項，其中與教學檔案明顯相關的指標占了三項，分別是：
1 專業建設與教學改革。包括專業、課程與實踐教學三個方面。這部分內容廣泛，是評估材料中的重點和難點。它主要反映專業的總體布局與結構是否合理。專業的設置是否適應社會的需要；改革教學方法與手段的效果：實踐教學內容的科學性和取得的效果等。
2 教學管理。包括管理隊伍與質量監控兩個二級指標。管理隊伍的情況可以從人事檔案中收集。質量監控部分主要就是觀測教學規章制度的建設與執行、各主要教學環節的質量標準和教學質量的監控。
3 教學效果。包括基本理論、技能、畢業論文、思想道德修養、體育、社會聲譽、就業七個二級指標。主要觀測學生基本理論與技能的實際水平、學生創新精神與實踐能力、論文質量、學生體質健康標準、畢業生就業率等。這部分內容比較復雜，涉及多個檔案體系，教學檔案是其中主要一個材料來源。
(二)本科教學評估體系下教學檔案的細化。
對照本科教學評估指標體系中關于教學檔案的指標，筆者根據實際工作情況，將院系教學檔案細化為如下四個方面。
1 基本教學文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和專業建設與教學改革的部分指標。對應的教學檔案具體包括教學計劃、教學大綱、教學進程安排、教師授課計劃書、教學任務書、教學日志及考勤表、課表等。
2 日常工作文件：涵蓋教學評估方案中的教學管理指標和教學效果指標。對應的教學檔案具體包括學籍管理、調課管理、學期各類教學總結、各類考試管理和其他日常文件。
3 主要教學環節文件：涵蓋教學評估方案中專業建設與家偶爾改革的部分指標和教學效果兩個指標。對應的教學檔案包括理論課程排課管理、教學改革、教材管理、實踐教學管理、畢業論文管理。
4 教學質量管理文件：涵蓋教學評估方案中專教學效果及教學管理兩個指標。對應的教學檔案包括包括教師教學質量監控管理、各類成績管理。
二、本科教學評估下的“高校院系教學檔案分類管理”運行機制研究
(一)教學檔案分類管理的原則。
1 真實性原則。教學檔案是歷史的原始記錄，必須真實、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規律進行分類，科學選擇分類方法，合理設置分類項目，從而使教學檔案能夠系統的反映出教學活動的本來面目。這是教學檔案分類管理的首要原則。
2 系統性原則。由于教學檔案是在處理教與學的各種活動中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關系錯綜復雜，因此，在進行教學檔案分類的時候必須遵循一定的邏輯規則，尤其要注意分類標準的一致性和縱橫關系的明確性。如我們在對教學檔案進行分類時縱向可以根據學年進行分類，橫向可以按照檔案職能進行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標準進行，而不能第一次以學年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學年橫向分類。這是教學檔案分類管理的根本性原則。
3 實用性原則。也是教學檔案分類管理的終極目標。教學檔案是為教育教學、科研和管理服務，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發揮檔案的查考和憑證作用，所以在對教學檔案進行分類時就必須考慮其實用性。如根據學年進行教學檔案分類時，我們不能忽視檔案本身的職能特點而生搬硬套進行分類，而要注意檔案的可用性。
(二)教學檔案分類管理的一般方法。
在教學檔案分類管理的原則指引下，筆者認為可以采用如下方法對教學檔案進行分類。
1 按教學檔案的職能進行分類。教學檔案是一個復雜的整體，各種教學檔案的內容、性質、成分、形式各不相同，各有特點。據此，筆者根據本科教學評估方案，具體分析教學檔案的構成，針對不同檔案的特點，提出了按照教學檔案的職能進行分類的方法。按照教學檔案職能進行分類就是在本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面。
2 按學年――學期進行分類。在高校實行學年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀大學的初建階段，就實行學年制的分科教學制度。我國高校經歷了學分制―學年制一學年學分制這樣一個過程。目前高校多數實行學年學分制這樣一種教學管理制度。它保留了學年制的整齊劃一等特點，為教學檔案按照年度進行分類提供了依據。按學年分類即意味著按學期分類，按學期分類其實是按學年分類的細化。現在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個學年都要分為兩個學期，相應的教學檔案就可以在學年之下再根據不同的學期進行分類。
(三)本科教學評估下的“院系教學檔案分類管理體系”的具體措施。
在理清了本科教學評估與教學檔案的關系后，秉著教學檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學檔案分類管理體系”。
首先，根據筆者提出的職能分工的要求，將本科教學評估方案體系下教學檔案細化的四個方面作為分類體系第一級別，分別予以編號，為1(基本教學文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學環節文件)、4(教學質量管理文件)。
其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級別，分別予以編號，為1-1(教學計劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業論文管理)；4--1(教師教學質量監控管理)，4-2(各類成績管理)。
稅收征管是稅務機關依據國家稅法規定,為保證納稅人正確履行納稅義務,在征納過程中所進行的組織、服務、監督、檢查等一系列工作的總稱,是整個稅務管理活動的核心部分。實踐證明，嚴密科學的稅收征管體系,對于實現稅收的分配、監督和調節職能，對于維護稅法的嚴肅性具有重要的意義。但當前在我國的稅收征管方面還存在問題，亟需完善。本文將根據我國稅收征管方面存在的問題，提出加強稅收征管的建議。
一、當前我國稅收征管存在的主要問題
為確保國家稅收，發揮稅收的職能作用，國家在稅收征管方面制定了相應的法規制度，取得了一定的成效。但目前，在稅收征管方面，仍然存在以下幾個方面的問題：
第一,管理監督不到位。取消稅務專管員后，由于把實行專管員管戶向管事制度轉變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環節的空位和斷層,使稅務機關失去了對納稅人的管理和監控；二是注重了集中征收,優化服務,片面強調以查代管,形成了管不細、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協調不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導致稅收征管全過程運轉不正常。
第二,管理手段應用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監控作用不明顯,主要表現為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數微機操作人員責任心不強,不能按規定及時、完整、準確地錄入有關信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業務規程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責明確不到位。由于對新的征管模式認識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責任,在一定程度上造成了底數不清,稅源不明,監控不力,漏征漏管。造成征管質量不高的原因,一是少數單位在認識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的abc管理；二是各單位沒有結合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責不明確,管理程序、方法不規范,管理效果不好；三是大多數單位職責雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內在聯系理順工作思路,使該四項工作不能環環相扣順利開展,而這些原因造成征管質量不高,主要體現在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準,這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規程對非常戶進行處理的問題。三是申報準確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產、經營和財務狀況,不能對其納稅的準確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠,造成稅款流失。在對大中型企業和一般納稅人的征管中,同樣存在監控不力,稅款流失現象。四是在緩交稅款審核上存在調查核實不嚴的情況,客觀上讓一些企業感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執法難的問題,一些稅務機關正常的稅收保全措施難以實行,或是相關部門不配合,或是存在來自各方的干預。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當前加強我國稅收征管的建議
第一,抓好分類管理的落實。隨著市場經濟的不斷發展和社會主義公有制為主體,多種所有制經濟共同發展的基本經濟制度的建立,納稅人的經濟類型、經營方式、組織方式日趨復雜,能否有效地對納稅戶和稅源變化情況進行監控是稅收征管的基礎,只有打牢這個基礎,才能真正提高征管質量和效率。分類管理就是針對納稅人方方面面的復雜性和納稅申報方式多樣化的實際設立的一種能使稅收征管建立在及時掌握納稅人經營情況、經營方式、核算方式和稅源變化基礎的一種管理形式和管理方法。由于分類管理是從管好源頭開始,所以應從各個方面加強管理,包括將所有納稅戶納入稅務登記的范圍內,對納稅戶納稅申報表、財務會計報表、發票領用存表等相關資料進行案頭審計,并有針對性的開展各種日常檢查和稅源調查工作,切實掌握納稅戶的稅務登記增減變化情況、發票使用情況、產經營情況、納稅情況、減免緩退情況、違章處罰等全部納稅事宜的全過程,并能通過管理及時而準確地收集整理、傳遞各種涉稅信息、資料,建立健全納稅戶檔案,真正做到底數清,稅源明,所以應該把抓好分類管理的落實作為加強征管的突破口。落實分類管理應做到:(1)統一思想,提高認識。各級領導和廣大稅務干部要把推行分類管理看作是加強征管的基礎和關鍵,是創收的保證。要正確認識分類管理的含義及其內容。(2)結合實際,因地制宜進行分類管理,以簽訂責任書的形式,把職責明確到人,落實到戶。(3)把分類管理、征管質量(十率)考核,征管軟件的運用、征管檔案的管理四項工作有機結合進行,分類管理中包含了后三項工作的大部分,分類管理搞好了,其他三項基本就能水到渠成了。
第二,完善稅收征管的考核。分類管理實行后,其征管質量和效率能否得到提高,還要通過考核才能證明。建立和完善考核機制,實行獎懲分明是推動分類管理,提高征管質量和效率的最大動力。因此,各單位應根據《稅收征收分類管理辦法》和《稅收征收分類管理質量考核辦法》,結合本單位實際,建立相應的監督制約機制,即建立監督和考核機構,制定切實可行的管理考核辦法、制度、施及量化標準,保證管理落到實處,保證征管質量和效率真正得到提高。
第三,提高征管人員的業務素質。實行分類管理要求管理人員必須具備較高的業務能力,職責分解到人,落實到戶后業務能力就是質量和效率的保證。因此,必須加強征管業務的培訓,努力提高稅務人員自身業務素質,才能規范征管行為,提高征管質量和效率。
檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數量、形式還是內容方面都有了較大的變化，現代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經無法滿足現代檔案管理的需要了，也不利于開發檔案的信息資源。為此，人們必須創新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。
1 學校檔案分類中存在的問題
在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現代化以及信息化發展，也影響了檔案庫的建設。
2 增強學校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變為主動服務的觀念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。
2.3 增強檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內容上可能會有所關聯，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強學校檔案管理的方法
3.1 應用計算機信息檔案管理技術
計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩定有序。簡化套裝檔案的數量，并建立一個統一的系統參考編號，并通過檢索系統，將歸檔的同一主題的檔案聯系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進行實體檔案管理
學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規律的。由于近些年各個學校規模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。
關鍵詞：電大；教學檔案；建設；管理
電大的中心工作是教學工作，教學檔案建設工作是實施教學的重要基礎性工作。在教學活動中形成的教學檔案，是記述和反映學校教學管理及其活動的具有保存價值的載體材料，是衡量教學管理水平和教學質量的重要標志，是學校檔案工作的重要組成部分。近年來，陽江電大結合總結性評估，開展了教學檔案建設工作，取得了初步成績，基本建成了規范的教學檔案體系，對教學工作起到了規范和促進作用。
一、明確教學檔案建設的作用和范圍
（一）電大教學檔案建設的作用
1.教學檔案是規范教學管理的必要形式。教學檔案在教學管理中起著最基礎、最直接的作用，它能夠完整、準確、客觀地反映教學管理的全過程。教學檔案既是學校前一階段教學過程的終點，也是后一階段教學工作的起點。學校的核心工作是教學，以往的教學工作只能是以教學檔案的形式展現出來，如果一個學校沒有規范的教學檔案，這個學校就沒有了自己的歷史，就無法體現出這個學校的發展軌跡。所以，教學檔案管理工作也就成為學校積累教學管理經驗，實行正確有效的教學管理的重要手段。
2.教學檔案是實施教學的重要依據。電大依托社會資源辦學，尤其是師資力量的不足決定著電大必須聘任大量的兼職教師，對兼職教師教學工作的指導，最權威的莫過于完整的課程教學檔案。通過課程教學檔案，教師（特別是新教師和兼職教師）可以了解該課程的教學要求及各種教學資源使用要求，從而有針對性的備課、授課。
3.教學檔案是對教師辛勤工作的真實記載。教師的教學成果應以教學檔案的形式予以記錄和保存，教師的教學檔案是教師成長的軌跡，是教師辛勤工作的記錄，同時也是教師在職稱晉升、提拔等方面的原始材料。
4.教學檔案為教學評估提供了真實的憑據。在電大系統的中期評估、總結性評估中，學校要向評估專家組提供相關的背景材料。實際上，相關的背景材料主要來源于教學檔案。教學檔案是在教學工作過程中產生的，是學校教學工作自然、真實的反映。專家組通過對教學檔案的查閱，迅速地對學校的教學計劃及完成情況、課程設置、科研成果以及學生成績等內容進行定量分析和準確判斷，依據教學評估體系對學校的各項工作給予客觀評價。因此，教學檔案的完整性、系統性和準確性對于教學評估結果的作用往往是直接而重要的，是教學評估工作的重要依據。
（二）電大教學檔案的范圍
教學檔案是指學校在教學管理和教學實踐中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖表、聲像、計算機和軟件等不同載體的文件材料的總和。作為由中央到地方的系統辦學單位，電大的教學檔案種類多而分散。地方電大所界定的教學檔案材料包括：（1）綜合性教學文件材料；（2）專業和課程教學文件材料；（3）實踐環節教學方面的材料；（4）課堂教學材料；（5）課程考試材料；（6）教研活動和教學檢查材料。
二、多措并舉開展教學檔案建設
（一）加強宣傳教育，提高認識
學校的教學檔案建設是一項重要的教學管理的基礎性工作，教學檔案管理水平也直接反映出學校教學質量及教學過程管理的水平。所以，學校的教學檔案建設必須常抓不懈，不斷學習、不斷加強、不斷完善。學校領導不僅要對此有高度的認識，學校的教學管理人員和全體教師也要對此有充分的認識，只有這樣，才能上下一心，才能把教學檔案建設工作變成自己自覺和日常的行為，才能從思想上保證教學檔案建設工作的落實。
（二）建章立制，規范過程
陽江電大相繼出臺了多個文件，指導教學檔案建設工作的開展。如：以《陽江市廣播電視大學教學檔案建檔規定（試行）》，指導本校開展教學檔案建設工作；以《陽江市教學檔案管理細則》，對教學檔案的管理提出了具體的要求。同時，實行多措并舉：（1）明確相關部門工作職責；（2）加強建檔工作的領導和管理；（3）落實各種教學材料的歸檔工作；（4）統一立卷歸檔，實行統一管理；（5）強化系統管理功能。
（三）分類管理、充實內涵
電大教學檔案的范圍大、涉及面廣，實施分類管理方能起到綱舉目張的作用。陽江點大在教學檔案材料的分類管理上進行了探索，目前已經實施分類建立、分類管理的教學檔案主要有以下幾類：（1）綜合性教學文件類；（2）教學計劃及課程資源類；（3）實踐環節教學類；（4）教學過程運行及監控類；（5）教學管理工作類；（6）教研活動和培訓進修類。
三、開展教學檔案建設的作用
（一）強化過程管理意識，開創地方電大教學檔案工作新局面
作為提高教學管理質量的重要一環，陽江電大在全校范圍內提出規范教學檔案建設的要求，受到重視。全校各科室通過互相學習、交流，提出意見，積極開展工作。由分管校長帶隊，組織有各科室人員和專業責任教師參加的學習考察小組，專門到省電大和兄弟院校學習交流教學檔案的建設工作。返校后，對本校的教學檔案建設做出了具體安排，有計劃、有步驟地開展建檔工作。
（二）促進了教學檔案管理體系的建設
結合課程教學檔案建設工作，學校對現有課程教學資源檔案進行查漏補缺，陽江電大為全部試點課程建立了較為規范的教學檔案。通過規范建檔，明確了教學檔案體系的內容，有針對性、條理性地整理和編排了學校和相關部門的教學檔案，使檔案得到合理利用，并從中提煉出優秀的教學經驗、管理辦法，指導教學工作，提高檔案的管理質量和檔案的利用率。例如：在綜合文件類、教學計劃及課程資源類、教學過程運行及監控類等材料的建檔工作上，結合電大的教學特點，在建檔內容的確定、增補材料的要求等方面進行了有效的實踐。
（三）提高了教學過程管理的質量
開展教學檔案的建設，可以隨時補充、查閱相關的文件、材料，發現和監控教學過程工作中的情況和問題，及時研究、制定和實施解決對策。如對全部專業集中實踐環節材料的建檔，及時對比、分析各專業的集中實踐環節開展情況，介紹好的做法和經驗，對存在問題提出整改意見。
四、存在的問題及思考
（一）實現對教學檔案工作的制度化、規范化管理，是做好教學檔案管理的保證
目前教學檔案材料收集難、不齊全的主要原因是相關人員的檔案意識不強，對教學檔案重要性的認識不足，在教學活動中注意形成和積累檔案材料的自覺性還有待加強。對此，除加強對相關人員的檔案宣傳、檔案法制教育外，應進一步建立健全學校檔案工作的各項規章制度，用制度管人，以制度理事，來避免和減少許多復雜因素的干擾，提高教學檔案材料收集、立卷歸檔的質量和效率。
（二）加強教學檔案的檢查、總結、驗收、評比工作
檔案建設是一項長期工作，需要持之以恒。電大的教學管理信息復雜多樣，教學檔案建設需要教師、教學教務管理人員的積極參與和支持，提供素材。其業務素質水平和工作責任心的強弱，直接體現在教學檔案建設的完整性和科學性上。因此，如何規范和評價工作的質量，是廣東電大正在思考并謀求解決的一個問題。學校計劃制定相關制度，如開展課程教學資源配置建檔工作的檢查和評比、優秀教案的評比等，進一步加強教學檔案的檢查、總結、驗收、評比工作。
（三）建立一個可操作、有可比性的教學檔案分類體系
陽江電大開展的教學檔案建設，對建檔材料的內容范圍作了界定，但如何進行分類管理還沒有一致的標準，在一定程度上影響了這項工作的橫向和縱向的對比。電大的教學工作又有別于普通高校，因此，如何在地方電大系統建立一個可操作、有可比性的教學檔案分類體系，是我們今后工作要繼續探索和解決的一個問題。
（四）加強教學檔案的動態管理，提高教學檔案管理信息化水平
關鍵詞：財務檔案；質量標準化管理；管理措施
雖然現階段社會上的數據信息都已從傳統的紙質信息轉變成了數字信息，但是本身紙質載體的信息依然具有十分重要的作用，尤其是對于財務檔案，紙質案卷的管理是極為重要的，需要企事業單位的相關工作人員給予其足夠的重視。所有財務信息都是從財務檔案案卷當中查閱而來的，因此在搜集財務信息時，應保障信息的質量，使所形成的財務檔案案卷十分準確可靠，能夠為日后相關財務信息的查閱奠定良好的基礎。
1 財務檔案案卷質量標準化管理的意義
財務檔案能夠記錄企事業單位在運營過程中的每筆收入與支出，反映出企事業單位的運營情況。財務檔案管理還能夠保障企事業單位活動的正常開展，在企事業單位中發揮著重要的作用，其具體表現如下。
（一）為企事業單位提供參考數據
企事業單位在開展任何活動時，都會產生各種財務數據，從而形成財務檔案。企事業單位中的相關管理人員需要對這些財務數據進行搜集和整理，并對其進行研究和分析，從而便于為企事業單位的日后運營提供參考[1]。現階段，所有企事業單位都向財務檔案質量標準化管理模式發展，提高了企事業單位的財務檔案管理水平。在這個發展過程中，財務檔案信息將會能夠為企事業單位提供真實的參考依據。企事業單位在做一些決策時，需要完全依靠財務檔案信息，使其能夠一直朝著有利的方向發展。
（二）作為事件發生的事實依據
很多財務檔案都是企事業單位財務支出的憑證，有利于企事業單位的管理和運行。財務檔案管理工作與其他工作存在很大區別，其給企事業單位所帶來的效益是不能夠具化，但是在企事業單位運行過程中的很多地方都會起到至關重要的目的。財務檔案管理還能夠反應企事業單位以往在財務方面的具體事實，其檔案文件資料能夠作為證明這些事實的憑證[2]。
2 財務檔案案卷質量標準化管理存在的問題
（一）對財務檔案案卷的管理缺乏重視
財務檔案管理對于企事業的運營和發展具有重要的影響，但是很多身處檔案管理職位的工作人員由于對其本身工作的不重視，導致對財務檔案的管理也缺乏一定的重視。并且，很多人由于受到傳統觀念影響，將財務信息視為機密，將財務檔案資料封存起來，不對其進行管理。此外，還存在一些管理人員所采取的管理方式還十分落后，只對其進行整體管理，將其放置在固定的地方，沒有對其進行詳細的分類[3]。即使有一些企事業單位已經對財務檔案案卷進行了分類管理，但是其分類較為混亂，達不到理想的效果。上述情況的出現，究其根本原因還是源于管理人員對財務檔案案卷管理的不重視，從而給財務檔案管理帶來了很多問題。
（二）缺乏完善的財務檔案案卷管理制度
我國在檔案管理上已經出臺了相關法律，但是其具體實施來看，企事業單位的工作人員對這些法律的遵守意識較差，導致檔案管理法律成為了一紙空談，沒有實際意義。很多企事業單位高層管理人員甚至認為財務工作只是簡單的記賬、結算等，沒有意識到財務檔案案卷對財務工作的重要性，因此沒有按照國際的規定進行財務檔案管理工作，這在一定程度上嚴重阻礙了財務檔案管理的發展。隨著社會的進一步發展，很多企事業單位意識到了財務檔案管理的重要性，也按照我國相關法律規定進行財務檔案管理。但是，由于缺乏較為完善和統一的相關管理標準，導致企事業單位的財務檔案管理難以順利完成。
（三）財務檔案的安全問題
財務檔案中記錄了一個企業和單位從建立之初到今的所有財務數據，這些數據信息對于企業和單位來說具有重要的意義，所以應嚴格保密財務數據信息，避免出現財務信息外泄的情況[4]。很多企事業單位雖然設置對財務檔案的查閱權限，避免所有人都能夠查閱財務檔案。但是，由于人情、金錢等方面的誘惑，使檔案管理人員難以嚴格堅守相關規定，使企事業單位中的很多工作人員都能夠查閱財務信息，這將會給企事業單位帶來很嚴重的財務信息安全問題。
3 財務檔案案卷質量標準化管理措施
（一）保證財務檔案案卷質量
控制財務數據信息質量應該從以下幾個方面進行：首先，應該在財務檔案數據信息的搜集上保障數據信息的質量，既要將所有具有價值的財務信息搜集在檔案當中，還要剔除沒有任何價值的財務信息。從另一個角度而言，既要保障財務檔案信息的合理性，還要保障財務檔案的可用性，并劃分不同財務檔案的管理期限，便于區分保管。其次，對于財務檔案信息還應做好超前控制，這主要是財務檔案的質量會在其生命周期范圍內受到各種因素的影響。如果想要提高財務檔案質量，需要對所有財務檔案形成過程進行監控，確保所有具有價值的財務信息能夠完整、正確的放入財務檔案當中，也為財務檔案的日后管理工作打下良好的基礎。
（二）財務檔案案卷分類管理
財務檔案的分類管理是使規范檔案的基本措施，雖然現階段財務檔案管理已經進行了分類管理，但是隨著檔案數據的不斷增多，項目數的增加，應該對其進行更為細致的劃分，使其變得更為標準化。一個完美的分類方案，需要其在項目的設置上具有一定的科學性[5]。所以，財務檔案的分類應該遵守以下幾點原則：首先，應該保持分類項目的穩定性。企事業單位需要根據其自身的實際情況，設置項目的類別，一旦項目設定完成，便不能夠輕易對其進行更改；其次，分類項目應該十分簡潔明了，不能夠太過復雜。這點原則也主要取決于企事業單位的具體情況，設置不同的級數；再次，在財務檔案的分類避免重復和交叉，使其具較強的整體性，便于工作人員的后續查找。
（三）財務檔案案卷編目明確
檔案管理人員搜集到的財務檔案案卷，不管其是否進行裝訂，都必須要在其表面標上案卷的詳細信息，如案卷的編號、名稱、時間等。對于裝訂的財務案卷，需要在封面填寫案卷的總頁數，而沒有裝訂的財務案卷則需要在封面標明其總件數。當案卷所有信息全部完成以后，應該由相關工作人員進行簽字，以便當案卷出現質量問題時，能夠找到相應的責任人。如此一來，能夠切實保障財務檔案案卷的質量，使財務檔案案卷管理變得更加標準。
4 總結
雖然案卷質量標準化管理在很大程度上取決于相關工作人員對這項工作的重視程度，但也還需要事業單位中所有相關部門的配合。因此，財務檔案案卷的形成和整理，涉及的范圍較廣，人員較多，只有通過企事業單位所有人員的共同配合才能夠更好的完成財務檔案案卷質量的標準化管理工作。總之，只有提高企事業單位對財務檔案管理的重視，才能夠更好的完成財務檔案管理工作；只有通過企事業單位內部所有人員的共同努力才能夠保障財務檔案案卷質量，使檔案管理人員能夠對其進行標準化管理。
參考文獻
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[5]崔P.淺論如何搞好財務檔案管理[J].全國商情（理論研究），2013，01（01）：67-68.
隨著社會保險制度改革的深入，社會保險覆蓋范圍逐漸擴大，參保人數不斷上升，由此產生的大量檔案信息資料，是勞動者依法享受社會保險待遇的原始依據。鶴崗市社會保險事業管理局主管全市近10萬企業職工的養老保險工作，每年收繳養老保險費1.5億元，發放養老保險金1.4億元，每年新增參保職工6000人，新增退休人員3000人，由于養老保險的綜合性，工作的全面性、收繳情況的復雜性等，決定了社會保險檔案的規模大，種類多，內容繁，全市社保檔案形成6大門類，總數達40余萬份。因此，用科學、規范的方法加強社會保險檔案管理勢在必行。檔案行政管理部門在檔案服務民生工作中不斷更新理念、創新思維、創造條件、加大對社保檔案的工作力度，有針對性地提供指導服務。
一、突出重點，強化社保檔案業務指導
一是鶴崗市檔案局主動與市社會保險事業管理局協調，多次召開座談會，研究社保檔案工作中出現的問題和面臨的形勢，提出具體的解決方案和辦法，并與市勞動和社會保障局聯合下發了《關于做好社保檔案工作的通知》，去年就這一文件的貫徹落實情況，聯合對市區進行了檢查。工作中，注意典型引路先后抓了鶴崗市社會保險事業管理局和鶴崗市地稅局這兩個典型，在全市樹立了典型，使新社保檔案人員學有榜樣，趕有目標，在系統中營造了一種良好的工作局面。二是整章建制，形成規范的社保檔案管理制度。依據《檔案法》、《黑龍江省檔案管理條例》和有關業務規范標準要求，積極指導各社會保險經辦單位建立健全本單位各種檔案的管理辦法，保管期限表以及檔案登記、借閱、保管、保密鑒定銷毀等各項管理制度，狠抓規章制度的落實，對于沒有照章辦事或者制度落實不力的單位進行批評甚至通報。幫助指導鶴崗市社保局制定了《文件材料整理及歸檔辦法》、《各類檔案分類方案》、《文件材料歸檔范圍及保管期限表》以及保管、借閱、利用、鑒定等10余項制度，進行了有效的指導和嚴格審核，形成了一整套監督制約機制，指導社保局將社保檔案工作納入了各科室的崗位責任制和年度目標考核，責任到人，有效地保障了社會保險檔案工作的正常開展。
二、加大對社保檔案管理的資金投入，同時提升管理人員的綜合素質
大力宣傳社保檔案工作的重要性，積極引導社保系統加大資金投入，加強社保檔案的保管條件，取得了明顯成效。市社保局克服了辦公條件緊張，資金短缺等困難。想方設法為社保檔案工作開展提供了硬件基礎和必要保障，按著檔案管理基礎設施建設的有關要求。一是調整了檔案庫房，改變了過去庫房狹小，條件簡陋的狀況。二是為各檔案管理機構配備了計算機、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、空調機、除濕機等現代化設備。三是安裝了一套10組的密集架。四是加強培訓，不斷提高社保檔案管理人員綜合素質。抓基礎，要求凡有檔案管理的部門，都要配備一名專職檔案人員，確保檔案管理人員素質，必須兼職人員不可兼職過多，應以檔案管理為主，保證檔案管理的工作時間。抓培訓，通過舉辦各種不同類型的檔案管理人員培訓班，來不斷地更新觀念，更新知識提高業務水平，同時鼓勵檔案管理人員不斷地學習檔案管理工作的積極性和主動性。
三、指導社保局提高社保檔案現代化管理水平
一是調入兩名計算機專業人員充實到社保檔案數據庫建設工作當中，利用網絡信息技術和數據庫技術，對利用頻率很高的社保檔案優先進行數字化加工和數據資源整合，建立社保檔案專題目錄和全文數據庫，為當事人提供快捷方便服務。二是電子檔案的管理由局信息科負責，統一將收集到的大量基礎信息，錄入計算機形成電子檔案，由信息科授權，各業務科室使用，并建立新產電子檔案，這一作法，顯示出了電子檔案使用迅速快捷的特點，大幅度提高了工作效率。其次檔案錯誤的修改，由檔案管理委員會主要領導掌握，這樣作的目的是保證信息的準確性，杜絕了不良檔案信息的產生。同時根據工作需要建立了一整套的工作流程，使電子檔案的建立健全、使用都在一條良性的軌道上發展。三是文字檔案的管理采取當年文字檔案由各使用科室分類管理，方便了檔案使用，保證了文字檔案的完整。四是接收人事檔案由個體科分管，由專管人員按接收日期將并軌轉制人員檔案編號入柜，同時使用計算機建立檔案索引目錄，并將檔案索引信息，自動由計算機生成保管接收單據發給檔案所有人，這樣在保證檔案安全下，最大限度的縮短了檔案查詢時間，統籌安排，分類管理這一作法，目的是電子檔案保證最快速的使用這些檔案的基礎信息，提高工作效率，文字檔案保證了信息的歷史性和連續性，接收檔案方便了使用者的查詢。
一、加強檔案管理對食品藥品監管的重要性
1、提高管理效率。在日常的管理工作中，由于食品藥品的安全性對人民大眾的健康有著十分緊密的聯系，涉及到的信息面較廣，所以這就要求在相應的檔案管理工作中做好有序、優質的分類，當實現了對檔案的精細化管理后，對食品藥品的信息進行統一的管理，各種類別、項目之間都有著明確的劃分，不會出現模糊、混淆的現象，從而便于管理人員對其進行調入管理等，有效地提升了管理的質量和效率。
2、保證信息的真實性。隨著計算機的普及和計算機技術的提高，在檔案管理工作中，對各類信息進行分類管理，基本上都使用了計算機技術進行輔助管理，將所有的視頻和藥品信息整理輸入相應的數據庫中，當需要對某項或某部分信息進行調用時，可直接在系統中輸入名稱，數據庫可直接調取并顯示相應的信息；簡單快捷的操作方式，減少了繁雜的搜索步驟，同時保證了信息的真實性。
3、提升管理的有效性。基于計算機技術開發的管理系統，對藥品食品相關信息進行管理的工作量減少了需要，不管是人力還是物力方面，減少了許多的投入，同時效率也有明顯的提升；管理系統自身所具備的一些功能，可以實現對信息的自動化管理[2]。在進行歸檔文件的收集時，及時性極強，在同一時間實現資料信息的歸檔整理等，為各科室調取信息提供了極大的便利。
二、加強檔案管理的有效措施
1、建立完善的檔案管理制度。首先建立起一系列完善的檔案管理制度，便于對檔案的歸集、整理、鑒定等，同時保證其他相關工作的正常進行，工作人員也能在第一時間對檔案信息內容有一定的了解。對管理人員要做到崗位職業的明確規范，從多方面入手，在歸集階段要注重檔案的有序性和實用性，對重要信息進行特別標識，方便查看和特殊管理。在整理階段，歸檔前一定要對信息資料進行嚴密的審核查看，因為收集的信息有時候會與原始信息之間存在差異，所以一定要進行核對，保證其有效性和準確性。將制定好的制度文件下發至各部門，要求貫徹落實，更好地完成管理工作。
2、提升管理人員的綜合能力。管理人員的專業素養和工作能力，對檔案管理工作有著很直接的影響，所以在實際的管理工作中，對管理人員的綜合能力有著一定的要求。因為有部分管理工作人員對工作的具體內容缺乏全面的認識，所以在工作中存在一系列問題，從而對食品藥品監管事業的發展有很大的影響，所以要提升管理人員的綜合能力，合理的對其進行培訓，引導其加強對檔案管理重要性的認識。另一方面，管理人員除了參與團隊的培訓，在日常的工作中也要注意自學，達到熟練掌握檔案管理的相關信息，為更好地提升藥品監管質量奠定良好的基礎。
3、優化檔案管理的工作環境。由于食品藥品監管單位對檔案管理的重視度較低，使得現有的檔案管理工作環境不夠理想；需要加強資金投入，升級現有的辦公設備，其次對信息資料的流失性要有一定的前瞻性，設置資料為自動保存或永久保存；另外信息備份也是很有必要的，即電子檔案和紙質檔案同時保存，更好地實現信息的保存。
4、擴大檔案信息的管理職能。檔案的管理價值主要體現在檔案的利用上，在實際的管理工作中，管理人員一定要將檔案和檔案用戶的概念，逐漸擴大檔案管理的職能。在檔案信息的利用中，有信息查詢這一項，快速且有效的查詢效果，使得檔案信息具有更高的可利用性。另外，對檔案信息的真實性要有較強的監管力度，因為失真的信息會直接影響到檔案的利用，所以需要進行定期的核對，根據實際情況度信息進行修檢，保證信息的真實性，進而保證管理西戎的科學化和規范化。
關鍵詞：機關事業單位；專門檔案；管理；經驗
1 什么是專門檔案
專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機關、團體、企事業單位及其他社會組織，在從事某些專業性較強的活動中，為了實現相關職能目標而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態的歷史記錄。
專門檔案是一個群體概念，不是說某一個檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學籍檔案、藝術檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應用于檔案分類當中，由于專門檔案的特定形成規律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對具有獨立性。
2 專門檔案分類的優勢
專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強烈，更便于查找和借閱。類似我國古代史書中的“紀傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀傳體，以某一類人、某一類事作為統一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來說，專門檔案在技術機關事業單位在某些專業方面的工作情況比文書檔案更有優勢。
同時，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨分類、單獨存儲，同時其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統紙質分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現象。
3 如何更好地建設專門檔案的管理工作
3.1 要掌握靈活性
管理專門檔案要根據專門檔案的靈活性靈活調整。比如我們保存出版刊物時，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們在存儲這類專門檔案的時候可以選擇按照出版時間加以分類，也可以選擇按照出版地點加以分類，還可以按照面向人群進行分類，類似1999年1月1日的《新華日報》可以和同時間的《人民日報》一同歸檔，也可以按照地域和同一時間的《揚子晚報》一同歸檔。檔案管理人員應當按照現實要求，分情況分類進行歸檔。
另外需要特別說明的是，對于非紙介檔案的專門歸檔，要根據每種檔案的不同特質靈活對待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨放置，避免消磁。同時因為聲像檔案的瞬時性和階段性，此類檔案還應該及時歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應當留存備份。對于感光材料和磁材料的借閱問題上，應該嚴格控制原件借閱。
3.2 要重視完整性
專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機關立案偵查、檢察機關提訟到審判機關審查宣判，全部記錄，缺一不可。無論時間再長，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規劃、勘察、施工、建立、設備、財會、驗收等方方面面，其參與部門之多、時間之長、工程之復雜等都非常考驗機關單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點，在后期的核查及糾錯將會出現重大干擾。機關事業單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。
對于非紙介檔案，除了應留存備份之外，在記中還應當對檔案生產的時間、地點、人物、工作內容和活動等一一注明。明確一線責任人的責任，加強系統監督。
3.3 要強調時效性
不同的專門檔案有不同的管理方式。現實社會中，信息量冗雜且繁復，很難對全部的檔案管理做到全面、準確，紙質材料的存檔更是如此，往往紙質檔案隨著時間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來了諸多不便。這就要求檔案管理人員對歸檔整理要有時效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說訴訟檔案中若存檔超過一定時限，在法律意義上講已經喪失了利用的價值，這時我們可以將超時的這類訴訟檔案再逐一進行專門管理；教學工作的學籍檔案根據學生是否在校，分類管理，按照在籍學生、未畢業保留學籍者、畢業未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對獨立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應的支持。
對待非紙介檔案，不僅要考慮傳統檔案的時效性，還要從其本身的材質出發，視情況整理。磁介質的檔案需要隔一段時間檢查檔案質量，光材料檔案要選用遮光避光場所，同時也要注意保質期限。
如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業的檔案材料，不需要檔案管理部門的協助即可，方便又快捷。
關鍵詞：電力工程；財務管理；問題
中圖分類號：F407 文獻標識碼： A
前言
電力工程財務管理中存在的諸多問題，主要表現在以下幾個方面：文件收集不全，不符合成套性的要求、文件內容存在失真現象、工程文件歸檔范圍混亂、保管條件不符合要求、工程檔案信息資源的開發利用有待于進一步加強、財務工程竣工決算工作被動延時，間接影響竣工決算報表編制質量和效率等等。下文就這些問題進行分析。
一、建立電力工程財務檔案管理信息系統，實現財務竣工決算編制規范化
1.總體規劃。針對竣工決算相關資料進行規范化的統籌管理，以電力工程財務檔案管理信息化建設目標為依據，充分考慮建設環境，以全面支撐工程財務檔案管理系統深化應用為核心，充實完善工程財務檔案管理需求，統一規范工程財務檔案管理標準，從工程財務資料檔案的收集、管理與查詢三個方面提高對工程財務檔案數據的管理效益，兼顧一定的監督與提醒機制，促進集成工程財務檔案外延業務系統，著力打造信息共享、業務協同、運行高效的電力工程財務檔案信息系統，實現電力工程財務竣工決算編制的規范性和及時性，從而提高電力工程財務管理集約化、標準化和規范化水平。
2.管理目標。電力工程財務檔案管理信息化，是在建立和完善電力工程文件、檔案管理與項目管理相結合的管理模式，不斷完善電力工程財務檔案管理組織體系和制度體系的基礎上，利用信息化手段，統一制定電力工程財務檔案管理工作規范，建立流程、統一系統基礎信息，在線實現電力工程財務檔案全過程管理，包括對工程文件、檔案的實體管理，管理流程主要有收集、整理、保管、鑒定、統計工作、在線實現對工程文件、檔案內容信息的挖掘、分析和利用，實現以工程文件、檔案等知識資產為載體的高質量和高服務，全面提升電力工程竣工決算編制的及時性和規范性，確保電力工程項目管理沿著高質量、高效益的良性方向發展。
3.具體做法
1）創新完善工程財務檔案管理模式，提升信息化水平。電力工程財務檔案管理組織體系和健全的工程財務檔案管理制度體系具有根本性、全局性、穩定性和長期性的特性，是財務管理工作的根基，也是工程財務檔案管理信息化建設的依據和基礎。結合管理提升活動和信息化建設要求，重點加強現有工程財務檔案管理制度的修編完善，進一步建章立制、查漏補缺，規范工程檔案管理工作流程，創新完善工程財務檔案管理模式，提升工程財務檔案管理信息化建設和應用水平。
2）制定工程財務檔案信息標準，提高精益化管理水平。根據制定的工程財務檔案信息標準，將相關信息標準植入信息系統，設定檔案編碼、分類規則，自動建立檔案資料索引并結合靈活的自定義組合查詢功能，首先需要制定工程財務檔案信息編碼和分級管理標準。工程項目建設過程中，財務審核基建相關部門提交的工程財務相關資料無誤后，處理日常的付款業務，并將相關資料進行分類管理，便于審計與查閱。該流程環節中，工程財務檔案管理系統通過外部導入、在線OCR分析掃描原始憑證等手段對日常業務中產生的資料按工程項目進行統籌管理，并按照工程竣工結算資料、決算資料兩大基類，建立多級分類的集中存儲與管理。系統對從項目立項到竣工驗收各階段的財務檔案資料進行分類管理，同時根據每個分類制定編碼規則，提高歸檔管理以及查詢效率。分類遵循立項、勘察、設計、施工、監理、監測、竣工驗收等階段進行分類歸檔。
3）固化工程財務檔案管理流程標準，明確工作職責。通過工程財務檔案工作流功能，能有效地保證檔案資料的準確性、及時性、完整性，明確檔案資料提供方與接受方之間的責任；理順工程財務檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的關系，明確職責。規定兼職檔案員負責材料的收集、整理、組卷，定期移交檔案室；專職檔案員負責各部門、單位的業務指導和質量把關，負責檔案管理、資料編研、提供利用、項目負責人負責對檔案文件材料內容的審核。電網建設工程尤其是大中型基建時間跨度大，要想提高工程財務檔案管理水平就必須實行規范化管理，強化責任意識，即要求工程財務檔案管理的收集、整理、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行，做到工程財務檔案管理與工程建設同步進行，實現全過程管理。工程竣工決算階段，財務資產部以“竣工決算編制與審核資料清單”為依據，審核基建相關部門提交結算資料的完整性與有效性，在保證所提交的結算資料無誤的情況下，以其為依據按工程項目進行竣工決算編制，并將相關結算資料進行分類管理，便于日后的審計與查閱。
4）制定待辦處理提醒機制，提高工作流審批效率。建立健全工程財務檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關材料的程序，并將其列入工作質量的考核，使工程財務檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程財務檔案工作有章可循，有法可依，達到規范化管理的目標要求。通過靈活的消息提醒機制保證工程財務檔案資料收集的時效性，從而提高工程項目管理流程中財務處理環節的效率。
5）實現數據多維查閱功能，提高工程財務檔案管理工作效率。確保數據的重復使用，有利于發揮和提升工程財務檔案參閱價值。通過工程財務檔案資料的借閱、移交功能，記錄檔案資料在傳閱、移交過程中的詳細信息，為工程財務檔案資料的安全管理提供有效的管理手段。在工程財務管理工作中往往會需要或產生大量的業務相關的多媒體資料、電子附件等非結構化數據，如合同、工程結算資料、紙質賬單、發票等，工程財務檔案管理系統通過多維度的非結構化數據存儲與管理，實現了工程財務檔案資料從摘要、標題、內容等各種信息內容中進行全文檢索的功能，并通過工程財務檔案查詢功能，實現按工程項目、資料類型（結算或決算）或其他口徑查詢與審閱相關文檔信息及電子文件內容的應用，如：按工程項目與文件名稱組合查詢出多個工程項目下的“物資結算報告”，某個時間段收集的資料列表及歸屬工程等，大大提高了工程財務檔案的利用效率。
6）設計固化工程財務檔案編研方案，提高工程財務檔案分析利用價值。將適當的文件在適當時機提供給適當的業務活動。利用工程項目文件、工程財務檔案過程進行跟蹤服務，及時挖掘客戶利用需求，設計并在系統中固化編研方案、完善反饋制度，建立健全評估體系，加強對工程財務檔案信息使用人員、檔案工作人員反饋信息的收集分析，提高工程財務檔案分析利用價值。
二、電力工程財務檔案管理信息系統的應用成效
通過電力工程財務檔案管理信息系統，改變了電力工程資料零散、分部門存儲的管理機制，實現了所需工程材料及數據的共享，所有工程材料都信息化分類存儲到系統中，可供直接調閱、打印等日常需要，避免了跨部門借閱材料帶來的不便，而且保證了所有原始憑證的安全性。依托電力工程財務檔案管理信息系統從工程項目發生財務支出開始，將工程管理相關批復文件、合同全部收集錄入工程財務檔案管理信息系統，科學管理工程財務資料，實現按時提醒、及時收集、規范管理、高效查詢等功能，滿足了財務部門及時準確編制財務竣工決算工作需要，工程竣工決算編制周期縮短一半以上。
結語
在信息化廣泛應用的今天，工程財務檔案資源對各個單位工程財務管理的作用會越來越重要，貢獻越來越突出。電力工程財務檔案管理系統基于項目管理的工程財務檔案管理模式，探索提供一種工程財務檔案管理與工程項目管理同步進行、互相支持、互相促進的新的管理理念。通過建立工程財務檔案管理信息系統，實現工程財務竣工決算報告編制的規范性和及時性，全面提升了工程財務管理水平。
參考文獻：
【關鍵詞】高校；數字化校園；人事檔案管理；模式
一、構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統
（一）嚴格執行信息化標準要求。數字化校園建設投入較大，影響較為廣泛，信息化標準要求較高。因此，構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統，必須符合和遵守國家、教育部頒發的各類標準以及高等學校制定的信息化標準要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統計要求，以便規范地進行業務數據的采集、存儲、傳輸、應用。須嚴格參照教育行業數據標準進行規范設計，如《教育管理信息高等學校管理信息》等。采用純B/S模式實現目前主流的技術與開發語言，基于WEB的多層體系結構進行開發，流程化界面和向導式操作應具有良好的可擴展性，依照安全要求設計合理的安全架構。（二）滿足接入高校三大平臺的相關要求。人事檔案管理系統接入數字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數據平臺集成、統一身份認證集成等功能。需要為門戶開發對應的集成表現界面，并提供由該頁面鏈接進入人事檔案管理系統相應框架的功能。可根據高校需要，從系統數據庫中抽取出需要共享的數據到公共數據中心，完成數據層的集成。須為信息門戶單點登錄開發相應的接口程序，支持現有的高校統一身份認證系統。
二、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的應用
（一）人事檔案管理部門應用基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行信息化管理。1.全面、準確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統，人事檔案管理部門原有的人事檔案數據信息可以導入系統之中，后續可單獨及批量追加信息，如教職工的專業技術職務、行政職務等的晉升、變更；并根據需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統，上傳人事檔案相關材料，如各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎證書圖片等數字檔案，經人事部門審核后存入管理系統。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進了人事檔案信息更全面、準確的收集。2.根據人員類別進行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進行分類管理，基于高校數字化校園的人事檔案管理系統可根據教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進行變動，如在職變更為退休，在職變更為調動等，從而實現一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準確、有序規范。3.合同檔案管理。在基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統中，可導入所需的合同內容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續簽、終止和解除等工作；系統可上傳保存合同數字圖片；篩選符合相應條件的人員，批量打印合同、續簽合同、解除合同通知書等等。可在系統中靈活設置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統進行合同基數統計核算，使合同管理高效、完善、及時、準確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數字化校園的人事管理系統與人事檔案管理系統對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數據匯總工作。5.進修培訓檔案管理。教職工培訓信息檔案可批量導入系統，也可單個錄入，可自定義參加培訓人員姓名、編號、培訓內容、培訓單位、培訓起止時間等，教職工可登錄系統上傳培訓結業鑒定表等相關數字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統按年度、項目匯總進修培訓檔案信息，進行統計分析。6.自動生成各類人事檔案相關表格。錄入到系統中的人事檔案數據形成檔案目錄，職務職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉入、轉出，可制作生成名冊表、轉遞通知單等。7.統計分析。可對系統中教職工的相關檔案信息進行統計，如學歷、學位、職稱、年齡、工齡等各種信息結構、變動情況的統計數據、圖表，生成相關報表等。（二）其他教職員工對基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行相關應用。根據不同人員類別，在系統中設置不同的應用權限，設定不同的操作及查閱范圍。1.校領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準確地掌握相關信息，為學校工作決策提供參考。2.部門領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎等數字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關。3.教職工。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、年度考核結果等檔案情況；上傳更新圖文數字檔案材料，如學歷、學位、職稱、進修培訓等。
三、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的維護管理
制定基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的相關維護管理制度，以確保系統安全、高效運行。（一）維護計算機及網絡等硬件設備，保證系統正常運行。定期檢查維護計算機及網絡硬件設備，及時發現、維修處理硬件設備問題。做好設備故障處理預案并有效落實。（二）維護系統數據信息。對基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的運行狀況進行嚴格的管理監控。按不同的人員管理類別，合理設置不同的應用權限。及時更新數據信息，及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料，嚴格把關，確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。（三）維護系統安全。加強防火墻保護屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機病毒、木馬等。根據人員類別的變動情況，及時變更系統中的類別管理，確保按人員類別進行使用權限的實時更新。
【參考文獻】
[1]沈錫臣,陳懷楚.高校信息化建設標準規范[J].清華大學學報(自然科學版),2003(4):529-531,556.
1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批準證明方可查閱。
4、檔案的保護：
(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復制，必須由總經理簽字的批準申請方可抄錄或復制。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(復印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批準，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款200元-XX元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。
5、公司購買設備時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、設備資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，并承擔公司一切損失。
按照年初的工作安排，近期將對鄉鎮黨建工作進行拉練互檢。其目的是，通過聽、看、議，讓大家互相學習、互相探索、互相交流，達到取長補短，共同提高的目的，從而使全縣農村黨的基層組織建設邁上一個新臺階，更好地服務于新農村建設和經濟社會的全面、協調、持續、快速發展。具體事宜通知如下：
一、互檢時間：**年9月（具體時間另行通知）
二、參與人員：組織部領導、各鄉鎮黨委副書記、組織委員和組織部組織室成員。
三、互檢形式：
（一）聽取鄉鎮黨委關于黨建工作的匯報（準備文字材料，匯報材料要從以下11個方面精練介紹，時間為15分鐘）。
主要內容包括：
1、先進性教育活動長效機制的建立及落實情況。
2、黨員分類管理工作開展情況。
3、村級辦公活動場所建設情況。
4、互助組織、專業協會及協會＋支部的組建情況。
5、三級組織服務鏈推進情況（服務大廳建設、村級代辦點建設）
6、村級集體經濟發展狀況及打算。
7、流動黨員管理及外埠支部建設工作。
8、遠程在線收看情況（重組織和效果）。
9、常任制工作。
10、特色創新工作。
11、黨建工作服務于經濟社會發展情況。
（二）每個鄉鎮走訪四個典型村（活動場所建設、協會＋支部建設、黨員分類管理、遠程在線收看情況四個方面每個方面一個村）。
1、聽取行政村黨建工作情況匯報（突出側重點并準備文字材料，時間為5分鐘）。
2、查看其它檔案。（按年初黨建工作布置查看檔案）
（三）召開座談會、評比打分。（時間：互檢結束后召開）
四、互檢行程
到每個鄉鎮檢查的時間為半天，為了節省時間各鄉鎮安排本在本鄉鎮的活動路線時要注意搞好銜接。比如林西鎮到新城子鎮，林西鎮要保證最后去的行政村要最靠近新城子鎮，新城子鎮最先去的行政村要最靠近林西鎮。
互檢時間及路線：
五、綜合測評
與會人員在聽、看、議的基礎上，給每個鄉鎮分工作逐項打綜合測評票（測評票附后）。
六、注意事項
