時間：2023-05-30 09:14:55
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理規定，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
第二條基建檔案是指各單位在項目規劃、建設、管理工作中所形成應歸檔保存的有關土建和設備的資料，包括各種圖紙、圖表、文字資料、模型、樣品、照片、錄相、錄音等各種技術文件材料。作為歷史的原始真實記錄，是醫療衛生機構建設和管理的重要依據和信息資源。
第三條基建檔案工作是醫療衛生機構建設的重要組成部分。各單位均應依照本實施細則，重視和搞好基建檔案的管理工作。
第四條衛生系統基建檔案管理工作，包括基礎設施建設及有關裝備的管理，為此將實行統一領導、統一制度、同一標準、分級管理的原則。
第五條市衛生局計財處作為本系統基建檔案工作的主管部門，在市檔案管理部門的協助下，對本系統基建檔案實施統一、宏觀的協調和督辦管理。其主要職責是：
(一)負責統一管理和指導本系統的基建檔案工作；在市檔案管理部門的協助下，起草、制定、修改基建檔案工作法規性文件、標準、規范，并組織業務培訓；組織本系統的檢查評比考核；協調基建檔案工作與其它工作之間的關系。
(二)參加本系統基建項目工程竣工和裝備安裝調試的驗收工作，審查需長期、永久保存的基建和裝備檔案，監督各單位做好建檔工作。
第六條各單位應設置基建檔案管理機構，根據本單位的情況，或成立基建檔案室，或納入綜合檔案室，建立和健全基建檔案管理的各項規章制度，配置專職或兼職管理人員（名單報市衛生局計財處備案），配備用房和必要的裝備。其主要職責是：
(一)負責收集本單位的基建和裝備檔案資料，督促基建管理部門和裝備購置管理部門及時、準確地報送有關資料，審核后，進行系統整理、編目、科學排列，為本單位的建設和發展及管理提供服務。
(二)匯編整理資料，按時向市城建檔案管理部門移交檔案。
(三)配合有關部門認真參與本單位基建工程竣工和裝備安裝調試的驗收工作，接受市衛生局及市檔案管理部門的檢查和業務指導，參與其組織的各項活動。
第七條根據*市城建檔案分級管理規定，市城建檔案館為一級管理單位，各單位基建檔案管理機構為二級管理單位。市衛生局作為衛生系統行政主管部門，在兩者之間起到協調管理和督辦的作用。
第八條本系統各建設單位基建檔案管理機構，負責基建工程和相關裝備的檔案管理，并做好資料的上報工作。
(一)基建工程檔案
1、工程項目立項或開工報建至竣工驗收的所有原始文字資料。
2、項目設計相關的紅線圖、方案設計、初步設計、施工圖設計和地質勘察等原始圖紙、照片、模型和錄像資料。
3、工程項目概、預、決（結）算資料，招投標文件，工程合同和其它合同協議等原始資料。
(二)裝備檔案
1、裝備考察論證報告、申請購置報告及有關批復文件、裝備購置計劃和資金預算文件。
2、裝備購置招投標文件，投標商背景資料，裝備型號、配置、報價和定標價資料，合同及有關商貿文件，裝備商檢、安裝調試驗收材料（包括設計、安裝、施工圖紙和照片）。
第九條工程竣工檔案由各建設單位按下列要求匯總，并做好上報和移交工作；裝備檔案應及時匯總，與土建有關的裝備檔案統歸于基建檔案，其它以報表形式報送市衛生局計財處（市屬單位）和區衛生局（區屬單位）：
(一)各單位所有建設工程項目的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起三至六個月內移交完畢。裝備檔案從驗收之日起一個月內歸檔上報完畢。
(二)所有建設工程項目的竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設（或主管部門）和使用單位。所有裝備檔案（與土建有關的除外），要求做到一式二套，一套上報市（區）衛生局，一套使用單位存檔。
(三)歸檔的基建檔案應齊全、完整、準確、系統；各種簽證手續完備，字跡清晰；原件嚴禁用復印、復寫及易褪色的墨水編寫和書寫。
(四)竣工圖原則上由施工單位負責編制，對變更大的竣工圖由責任單位負責編制。竣工圖應是與實物相符的新藍圖，并經工程技術負責人簽字、加蓋“竣工圖”章。
(五)檔案的組卷，原則上按所屬類別和專業進行，對照歸檔范圍細則的順序號對號入座進行排列，每卷厚度不超過二公分，同一內容的檔案材料應緊接排列，防止內容脫節。
(六)整理好的工程竣工檔案，移交報告及有關資料經市衛生局審核后，由建設單位向市城建檔案管理部門移交。移交書應填寫真實，各種簽字蓋章完備，原件由各單位存檔，移交書及移交報告的復印件交市（區）衛生局。
第一條為了加強電影藝術檔案的收集和管理，有效地保護和利用電影藝術檔案，更好地為電影創作、生產、教學和研究服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
第二條本規定所稱電影藝術檔案，是指我國在電影創作、生產過程中形成的，具有保存價值的文字、圖片、影片素材和標準拷貝。
第三條本規定適用于我國境內的電影制片單位、電影進口發行單位和國家電影檔案館，以及與電影檔案有關的一切單位和個人。
各級電影主管部門要加強對電影藝術檔案工作的領導，以適應電影事業發展的需求。
第四條電影藝術檔案是國家檔案的重要組成部分。國家設立電影檔案館，負責電影藝術檔案的收集與管理。
第五條電影藝術檔案工作實行在國家檔案行政管理部門統籌規劃、組織協調、統一制度下，由國家電影主管部門領導，同時接受中央和地方各級檔案行政管理部門的監督和指導。
各電影制片單位應建立藝術檔案機構或者指定專人負責藝術檔案工作o
第六條電影藝術檔案從業人員的職務，按照國家檔案系列專業技術人員的有關規定評定與聘任。
第二章藝術檔案的構成
第七條電影藝術檔案由影片類和文字、圖片類組成。
第八條影片類檔案包括：
（一）國產影片的全新原底標準拷貝，畫原底，片頭、片尾、唱詞等各類字幕原底，片頭、片尾、襯影原底，十格小底片，光號卡，混合光學聲底；
（二）在內地公映的我國臺灣、香港、澳門地區的影片的全新標準拷貝；
（三）譯制發行的外國影片的全新標準拷貝；
（四）與我國臺灣、香港、澳門地區及外國合作攝制的影片的畫原底或者畫翻正，光學混合聲底，全新標準拷貝。
第九條文字、圖片類檔案包括：
（一）文學劇本、分鏡頭劇本、譯制片臺本；
（二）完成臺本；
（三）對國外發行的國產影片各語種和國內各民族語言的翻譯本；
（四）導演闡述；
（五）影片修改方案及通知書；
（六）影片海報、宣傳畫、工作照、劇照、說明書、特刊；
（七）國產影片在國內外獲獎的證件的復印件及有關照片；
（八）劇本內容的有關依據和歷史考證材料，以及取材或改編前的原作；
（九）主創人員的創作設想及音樂總譜、歌詞；
（十）場景氣氛圖、服裝、化妝、道具設計圖，演員定妝照；
（十一）生產命令和有關攝制決定；
（十二）分場分景表；
（十三）攝制工作日志；
（十四）字幕表；
（十五）攝制工作總結；
（十六）主創人員藝術創作總結；
（十七）各部門對影片的審查意見和決定。
第十條本規定第八條、第九條的內容為故事影片藝術檔案構成。其他片種可視工藝和工作程序不同有所調整。
第十一條攝制組要負責藝術檔案的形成、積累，指定一名副導演負責本片藝術材料的收集工作，并在攝制任務完成后將屬于藝術檔案的內容及時送繳制片單位檔案機構歸檔。
第三章藝術檔案的歸檔與管理
第十二條影片類檔案分別由電影制片單位和電影進口發行單位送繳國家電影檔案館，其中標準拷貝應在取得公映許可證后三個月內送繳；影片素材在二至三年內送繳。未獲國家電影主管部門通過的影片素材及雙片在半年內送繳。
電影制片單位除保存一套完整的文字、圖片類檔案外，還應按第九條第(一)項至第（七）項規定的內容在影片攝制完成后半年內，將文字、圖片類檔案（復印或者原件）送繳國家電影檔案館保存。
第十三條電影制片單位撤銷或者合并時，應將其所保存的電影藝術檔案分別移交國家電影檔案館或者新組建的電影制片單位妥善保存。
第十四條任何單位和個人均可向國家電影檔案館捐贈或者寄存其所擁有的影片。國家電影檔案館可以按照影片的保存價值，作出是否接受捐贈或者寄存的決定。
第十五條國家電影檔案館應積極收集散失在海外的中華人民共和國建立前拍攝的國產影片及文字、圖片資料。
第十六條電影制片單位制作的電影錄像帶、影片錄像帶的檔案，由其自行管理。
第十七條電影藝術檔案的保存與管理，要逐步實現科學化、標準化。庫房溫度、濕度、通風要符合國家規定標準。要加強防盜、防火等安全保衛工作。
國家電影檔案館和電影制片單位應定期檢查檔案保存狀況，對破損或者變質的電影藝術檔案要及時修補、復制或者進行其他技術處理。
第十八條國家電影檔案館要確保易燃片基檔案影片的安全，及時發現并消除隱患，有計劃地轉換復制成安全片基。并及時銷毀易燃片基原件。
第十九條國家電影主管部門鼓勵有關檔案影片保管、復制、修復方面的科學研究和實踐活動。
第二十條國家電影檔案館和電影制片單位要有計劃地做好藝術檔案編目和研究工作，并逐步實現檔案的現代化管理。
第四章藝術檔案的利用
第二十一條國家電影檔案館保存的藝術檔案，按分類向社會提供使用。任何單位和個人均不得將電影藝術檔案作商業性使用或者直接用于公眾的文化娛樂活動。
第二十二條向國家電影檔案館捐贈、寄存的藝術檔案的單位和個人，對其檔案有優先使用權，并可對捐贈和寄存的檔案提出限制使用的意見，國家電影檔案館應當維護其合法權益。
第二十三條國家電影檔案館依照《中華人民共和國著作權法》，維護電影藝術檔案中各類作品的作者和制片者的合法權益。
第二十四條使用國家電影檔案館的館藏檔案，要按規定辦理手續，繳納有關費用。
第五章獎勵與處罰
第二十五條有下列事跡之一的單位和個人，各級電影主管部門應給予獎勵:
（一）為發展電影藝術檔案事業做出重要貢獻的；
（二）收集、整理、保存、修復檔案有顯著成績的；
（三）提供檔案獲得顯著效益的；
（四）將重要或者珍貴檔案捐贈給國家的。
第二十六條有下列行為之一的，經國家電影主管部門批準，并授權國家電影檔案館或由國家電影主管部門提請有關機關根據情節輕重，給予有關單位負責人和直接責任人以行政處分，沒收非法所得，可以并處五百元以上十萬元以下罰款口造成經濟損失的，責令賠償損失。構成犯罪的，由司法機關追究刑事責任。
（一）保管和使用影片檔案發生超額損傷的；
（二）損毀、丟失和擅自銷毀電影藝術檔案的；
（三）未經批準擅自觀摩、轉錄、復制電影藝術檔案的；
（四）盜用電影藝術檔案牟利的；
（五）利用電影藝術檔案泄露國家秘密的；
（六）非法攜帶電影藝術檔案出境的。
第二十七條依照本規定，應送繳國家電影檔案館和應歸入各電影制片單位檔案機構保存的電影藝術檔案，逾期未如數送繳歸檔或者借用未能如期歸還的，由電影主管部門責令其如數送繳或者歸還，并追究責任單位和當事人的責任。標準拷貝逾期未繳的，由國家電影檔案館提請國家電影主管部門決定，對責任單位處以該部影片一套制作工本費一至二倍的罰款，并給予相應的行政處罰。
關鍵詞：檔案；檔案管理；科研課題；科研課題檔案；編號
1 科研課題檔案的管理
1.1 科研課題的概念
科研課題是指針對未來型號研制基礎技術和關鍵技術的預先研究課題。一般分基礎研究、應用研究和先期技術驗證三個階段。基礎研究是為解決裝備研制的技術問題而進行探索的新思想、新概念和新原理而進行的研究活動。應用研究是應用基礎研究或其他科學研究成果，探索新思想、新概念和新原理應用于裝備的可行性和實用性，確定其主要參數的研究活動。先期技術驗證是應用基礎研究、應用研究的成果和實際經驗，通過部件和分系統原型的研制、試驗、測試或計算機仿真，驗證其可行性和實用性的技術開發活動。在筆者單位，按照經費來源分兩類，一是由上級主管部門下達的研究課題（包括橫向簽訂合同的科研課題）；二是由研究院自行立項的研究課題。
1.2 科研課題檔案的概念
科研檔案是指在航空工業科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式、載體的文件材料。依據《航空工業科學技術研究檔案管理辦法》，我院對科研課題檔案的定義是：科研課題檔案是指在科研活動中，直接形成的具有保存價值，并按一定要求歸檔的科研課題文件材料。科研課題文件材料是記錄和反映科研活動的文字圖表等科研文件的總稱。
1.3 科研課題檔案的管理
《航空工業科學技術研究檔案管理辦法》規定，科研檔案是航空工業檔案資源的重要組成部分，是國家的寶貴財富，集中統一管理，確保其完整、準確、系統、安全和有效利用。同時明確，科研檔案管理是科研工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節。在進行科研課題（項目）方案論證、進度考核、鑒定驗收、成果評審和推廣應用等活動時，應有檔案部門人員參加。
1.4 研究院科研課題檔案的管理
1.4.1 注重制度建設，不斷完善科研課題檔案管理規定
1997年按照《航空工業科學技術研究檔案管理辦法》結合研究院實際情況制訂了《科研課題檔案管理規定》納入院管理標準，于2003年6月進行第一次修訂，2011年又按照2008年新頒布的《航空工業科學技術研究檔案管理辦法》進行第二次修訂并頒布實施。
1.4.2 注重科研課題檔案歸檔計劃制定，嚴格執行歸檔要求
從“十五”開始，每年初科研課題計劃隨院里的科研計劃由科技部一同下達，在科研課題計劃中對科研課題項目文件材料的歸檔提出要求；在檢查計劃進度時，檢查科研課題文件材料的歸檔情況；在驗收鑒定科研成果時，驗收鑒定科研課題文件材料完整性、準確性。
1.4.3 注重科研課題檔案歸檔檢查，確保文件材料的完整、準確、齊全
科研課題在研究過程中各階段形成的主要文檔由任務書、論證報告、計算文件、試驗文件、設計文件、說明書、技術總結、科研報告、研究工作總結、試驗結論性的文件、分析與仿真報告、圖紙等。在實施過程中產生的科研課題檔案在結題前應全部歸檔，紙質文件應為原件，文件的審核、校對、批準、標檢簽署齊全，字跡工整、圖樣清晰。檔案主管在接收歸檔檢查時要認真檢查，確保文件材料的完整、準確齊全。
2 科研課題檔案管理中存在的問題
2.1 科研課題檔案形成過程問題
按照《科研課題檔案管理規定》，在課題研究過程中各階段形成的資料在結題時應全部歸檔。要求各單位或課題組從接受任務開始，就明確科研課題文件材料的收集、歸檔責任人，由歸檔責任人負責收集、積累該課題所形成的全部科研課題文件材料。在實際工作中，有些科研課題沒有分階段審核歸檔，往往是在結題審核后集中歸檔的，這樣就造成后期資料過多堆積，既是檔案管理人員抓緊時間整理，更新《蘭臺檔案管理系統》中的信息，也要一定時間，會影響科研技術人員的借閱查看，不利于科研課題檔案資料的利用。
2.2 科研課題檔案滯留問題
按照《科研課題檔案管理規定》要求，科技管理部門在下達科研課題計劃時，提出科研課題文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度時，檢查科研課題文件材料的歸檔情況；驗收鑒定科研成果時，驗收檢定科研課題文件材料；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，都需檔案室檔案主管簽字。在五年規劃結束時，各單位應將各科研課題的資料向檔案部門歸檔，并由檔案主管簽字，方可完成驗收。但事實并非如此，有相當部分資料存留在個人手中，往往是在申報科技成果時候才歸檔，而此時這些課題已經結題，這反映了這些課題在結題驗收的支撐材料中有未經過檔案主管審核簽字的課題檔案，相關人員在結題驗收審查時把關不嚴格造成的。
2.3 科研課題檔案資料文件編號問題
科技管理部門下達科研課題計劃，每個課題都有唯一的課題編號，但在研制過程中形成的科研課題資料的文件編號由各單位自行編制，并沒有統一的依據可循。因此造成一個課題中形成的檔案資料的文件編號不一致，給歸檔分類、整理帶來難度。由于科研課題檔案管理沒有制定詳細的要求。新檔案人員對工作內容的了解，基本靠老檔案員與新檔案員的工作交接，并在此后的工作中逐步摸索、熟悉，對未經過正規編號的檔案資料的歸屬類別很難進行確認，造成檔案資料滯留，為后續工作造成不便。另外，隨著時間延長，有些檔案資料封面簽墨跡褪色，辨認不清，致使檔案資料的歸屬類別難以確認，給檔案庫房人員的工作增加難度。
3 科研課題檔案管理問題解決對策
3.1 加強職能管理，嚴格執行科研課題檔案分階段審核驗收的規定
科技管理部門要加強職能管理，督促檢查科研課題計劃的執行，按階段進行科研課題的審核驗收，檔案主管部門加強職能管理，檔案主管人員督促科研課題文件資料形成歸檔，嚴格執行文件資料歸檔簽字的規定，確保文件資料有順序的歸檔，及時進行文件資料的整理，隨時錄入《蘭臺檔案管理系統》，為科研人員查閱提供方便。
3.2 加強相關部門協調，切實落實驗收規定
在五年規劃結束時，科技管理部門組織協調，各單位、科研課題組負責人督促課題資料的歸檔，檔案管理人員按歸檔要求嚴格驗收，并履行簽字手續。
3.3 加強科研課題文件資料的編號管理，顯現文件資料特性
標準化作為研究院標準的職能部門應該負責科研課題的標準化管理，建議標準化對科研課題文件資料進行標準化審查，其中包括文件編號審查，科研課題負責人在審查文件資料時審查編號，保證文件資料的完整性和統一性。
3.4 制定編號規則，規范無課題號文件資料的管理
一般歸檔人員不需要知道資料歸屬類別，歸檔資料類別本身應由檔案人員裁決，裁決的依據也是檔案的文件編號，所以無編碼的資料或者單位自行編號的資料應取締，應按照時間、程序、內容的順序排列文件材料，對文件資料進行編號。檔案管理部門與標準化協商，共同制定編號規則，以院標的形式頒布執行。
4 結束語
科研課題檔案作為一種可儲備的重要信息資源，成為知識創新、科技創新以及成果轉化得以持續發展的基礎和依據。科學規范的管好科研課題檔案，最大限度的發揮科研課題檔案的作用。
參考文獻
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關鍵詞:中國人民銀行;會計檔案現狀;管理中存在的問題改進管理意見建議
近年來,隨著基層人民銀行會計工作整體水平的不斷提高,會計檔案管理工作得到了明顯加強,檔案的查證、依據和史料作用發揮更加突出。但是,當前基層人民銀行會計檔案管理工作仍存在著資源消耗大、查詢調閱不規范、管理難度大,磁介質、光介質檔案因系統升級而失效等問題,應加以關注和不斷改進完善。
一、當前人民銀行基層行會計檔案管理的現狀
目前,基層人民銀行會計檔案的管理涉及會計、事后監督和檔案管理等部門,基本職責分工如下:一是會計部門按照會計制度的要求裝訂會計檔案,由會計檔案專管員保管;辦理會計檔案的調閱、銷毀工作;將達到一定時限的會計檔案移交檔案管理部門。二是檔案管理部門接收會計部門移交的會計檔案并按規定予以管理。三是按會計基本制度的規定,由分管行領導審批,會計部門組織銷毀會計檔案的事宜。
目前,會計檔案的保存有紙介質、磁介質、光介質三種物理形式,保存的主要形式和管理重點仍然是紙介質檔案,磁介質及光介質會計檔案的保管期限與相應的紙介質會計檔案相同;無明確期限規定的磁介質、光介質會計檔案,比照類似會計檔案進行管理,比如同城電子支付系統備份數據,基層行比照會計核算系統日終備份數據要求保存30天。基層人民銀行會計檔案的日常管理規定和流程主要有以下幾個方面:
1.會計檔案的保管。各種物理形式的會計檔案均由會計部門檔案專管員負責保管,采用紙介質以外形式保存的會計檔案,仍同時保存一份紙介質的會計檔案。
對紙介質會計檔案的保管要求為:需配置專用檔案鐵皮柜,所有會計檔案入柜保管,能夠做到防火、防潮、防蟲蛀鼠咬。目前基層人民銀行在紙介質會計檔案保管分工中的做法各異,部分行所有的會計檔案一直由會計部門管理;部分行將會計檔案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行檔案室;也有的行雖然將會計檔案移交行檔案室,但仍由會計部門負責管理。
對磁介質會計檔案的保管要求:堅持雙備份、異地防磁存放。目前,各行在磁介質會計檔案管理的實際操作中普遍存在一些問題。比如,個別行核算系統數據未做到雙備份,個別行備份磁介質、光介質數據未進行異地存放等。目前,筆者所在的鷹潭市中心支行已將自2007年運行全國支票影像交換系統以來的會計核算系統備份數據刻錄到光盤中,做到數據雙備份。
2.會計檔案的查閱。目前,基層人民銀行均能夠嚴格按照會計檔案管理的規定辦理會計檔案的查閱工作。嚴格建立并執行會計檔案查閱的審批、登記制度。會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據,以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外,均為紙介質會計檔案。
3.會計檔案的復制。目前,個別行對紙介質會計檔案的復制只存在一種情況,即為了能夠在規定的期限內有效保存會計檔案,對目前由郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存。磁介質會計檔案的復制由于各行會計部門應用系統的操作環境不同,復制所有磁介質檔案的工作量及成本都較大,部分行未按照要求做到6個月復制1次。
4.會計檔案的銷毀。會計檔案的銷毀工作目前僅限于紙介質會計檔案,有的行存在部分已超過保存期的磁介質會計檔案(如會計核算系統月終備份數據),但未進行過銷毀。各行銷毀紙介質會計檔案系按照《中國人民銀行會計基本制度》的規定,報上級行批準后自行銷毀,即縣支行報地市中心支行批準后自行銷毀,地市中心支行報省會城市中心支行批準后銷毀。
二、基層人民銀行會計檔案管理工作中存在的問題
1.現行的會計檔案管理制度滯后,不能適應形勢發展需要。目前人民銀行會計檔案管理執行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國人民銀行會計基本制度》,該制度與1987年頒發的《中國人民銀行會計制度(試行本)》的管理規定相比,內容相差無幾,并未在其中對會計檔案有專門的指導條款。但隨著人民銀行會計管理制度改革和會計電算化的迅猛發展,人民銀行會計資料的內容、形式也發生了較大的變化,使部分會計檔案歸類入檔十分困難,迫切需要新的法律規章予以規范指導。
2.會計檔案管理部門分散,統一管理流于形式。據調查,目前基層人民銀行會計檔案雖然大部分已由事后監督部門集中保管,但具體管理部門還是事后監督部門,沒有實行檔案管理部門統一管理,在調閱資料時也是由事后監督部門管理,以致會計檔案與全行檔案的統一管理流于形式。在這種管理現狀下,容易造成會計檔案入檔不及時、歸類不正確、登記不完整,內部人員調閱檔案不履行審批程序,隨意性大,存在會計檔案遺失的風險;容易造成組柜管理或個人管理,使一部分會計檔案出現漏檔現象。同時,會計檔案由各部門分散管理,不可避免地在管理條件上受到了限制,不具備檔案管理的安全措施,難以達到檔案管理“四防”、“四無”的基本標準。
3.會計檔案管理未與核算系統升級同步,磁介質檔案調閱難度大。大部分磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的,調閱磁介質會計檔案需要在特定的、舊的運行環境中進行。但是,隨著應用系統版本的升級、換代、更新,部分磁介質會計檔案已無法調閱,失去了檔案管理與有效使用的真正意義。
4.內部保密管理制度與司法執行存在矛盾,會計檔案密級管理難度大。為了防止會計檔案丟失和泄密,中國人民銀行頒布的《銀行會計檔案管理辦法》規定,各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經本單位負責人批準,可以提供查閱或復制,并辦理登記手續。此規定在實際操作中的執行難度較大。如司法部門在執行公務時,強制將會計憑證調出,如果不同意將按妨礙執行公務處理,給檔案管理帶來困難。
5.會計檔案監督檢查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。會計檔案是會計工作檢查的一項內容,但在部分基層人民銀行在實際會計工作檢查過程中,普遍只查看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對于檔案的歸類是否正確,入檔是否及時,壘面、簿宴核對是否相符,是否具備安全措施等檢查得較少,造成監督管理的漏洞。
三、改進基層人民銀行會計檔案管理工作的意見建議
1.出臺專門的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,進一步完善會計檔案管理制度。一是依據會計檔案管理工作的變化和新形勢的需求,制定統一的《中國人民銀行會計檔案管理實施辦法》,及時對相關管理規定予以修訂和完善,有效解決現有的會計檔案管理規定多分散在多個會計制度及業務管理辦法中而不便于查閱的問題,切實加強人民銀行系統的會計檔案管理。二是明確會計檔案管理的對象和范圍。現有會計檔案管理存在多處空白點,比如在會計檔案保存的物理形式上對光介質會計檔案的管理是一個空白點,同時需要對磁介質、光介質的有效性進行界定,并明確銷毀方式,切實防止管理漏洞。三是明確管理職責。要求無論是紙介質會計檔案,還是磁介質、光介質會計檔案,都要嚴格按照會計檔案管理的有關規定入檔、歸類、調閱和銷毀,切實保證會計檔案的安全,達到“四防”、“四無”標準。
2.不斷改進現行的會計檔案管理的手段和方式,不斷提高央行檔案管理效率和水平。應明確基層人民銀行紙介質會計檔案應由本單位檔案管理部門統一管理。不斷改進磁介質、光介質的備份、調閱、管理方式,使磁介質、光介質會計檔案的調閱盡可能不受特定應用環境的限制,實行雙備份,堅持異地保管,定期復制,防止磁化及老化。三是要進一步完善全國支票影像交換系統(IAS)中相關檔案管理的功能。在目前尚未建立完善的會計檔案電子化管理系統的現實情況下,可采取過渡形式,對IAS系統的查詢和歸檔功能進行完善,實現IAS系統多條件查詢、歷史查詢、模糊查詢、查詢統計、查詢結果集中顯示、保存查詢結果等功能,為建立獨立的會計檔案電子化管理系統積累經驗。
3.切實加大會計檔案的檢查力度,有效堵塞日常管理的薄弱環節。對會計檔案管理工作的檢查,要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查,從檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔的及時全面性,以及簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查,確保會計檔案保管妥善、存放有序、查閱方便,嚴防毀損、散失和泄密。
4.完善司法部門調閱會計檔案審批制度,進一步加強基層人民銀行會計檔案的保密管理。首先,要加強檔案管理人員的保密安全教育,提高管理人員的保密安全意識,確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全;其次,要完善司法部門調閱登記制度,強化查閱登記審批和復印、復制的過程監督,明確使用期限和要求,有效防止會計信息不泄密;再就是要加強與司法部門的溝通聯系,進一步規范司法執行中的人民銀行會計信息管理,確保中央銀行的信息安全。
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[2]劉文華; 張紀;人民銀行會計檔案管理存在的問題[J]. 金融理論與實踐2002,(02)
醫院檔案管理工作總結
2007年，我院檔案工作在***的領導下，在縣檔案管理部門的指導下，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》、《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》及《音像檔案管理規定》等規定進行檔案管理，沒有出現不安全隱患因素，基本上達到了規范化、正規化管理的要求。現將一年來的工作總結如下：
一、明確專人管理。為了搞好檔案管理工作，我院明確了分管領導及專職檔案人員，將檔案工作作為一項重要工作來抓。
二、完善借閱制度。根據上級關于檔案管理的有關規定，我院成立了“檔案管理領導小組”，制定了《檔案員崗位責任制》、《檔案工作職責》、《檔案借閱制度》及《檔案室保密制度》，并嚴格執行，至今沒有出現檔案丟失及泄密現象。
三、加強汛期管理。根據相關文件通知，我院從今年進入汛期開始，院黨組便將院檔案管理工作作為一項重要工作來抓，按照上級院的要求，對全院檔案進行了一次全面、細致、深入的安全檢查。通過檢查，我院的檔案室樓頂及門窗沒有漏水、進水，檔案沒有受潮、發霉、腐爛等損壞現象。檔案室不存在檔案安全事故隱患等不安全因素。
四、存在的問題。鑒于上級院沒有統一規定和配備檔案管理軟件，我院至今沒有應用檔案管理軟件進行檔案管理。
總之，在2007年的檔案管理工作中，不管是本院各科室還是其他單位，都嚴格按照檔案管理借閱制度進行檔案查詢及借閱，未發生檔案丟失及泄密現象，特別在汛期加強了檔案管理，檔案未發生霉變、腐爛、蟲蛀等安全隱患，檔案隊伍穩定，準確、及時報送檔案統計報表及總結，為單位工作的順利開展作出了應有的貢獻。
中圖分類號：TE09 文獻標識碼：A
我國的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國的能源結構極不平衡，因此發展煤制油和煤化工項目是我國能源儲備戰略的核心內容之一。神華集團公司踐行的具有自主知識產權的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領先的核心技術和規模最大的工業化示范裝置，逐步在全國范圍內推廣。
由于煤化工建設項目具有投資大、工期緊、項目復雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業、多專業的特點，每個項目產生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設的順利建設，嚴格監控文件流轉，實現項目檔案的順利歸檔移交，神華集團探索了符合新型煤化工行業的項目檔案業務手冊和項目檔案分類標準，并在項目建設中加以應用，有效地支撐了神華煤化工項目建設、生產管理與運營、科技創新、技術升級和改造工作，也為探索和創新整個行業項目檔案管理體系，保證煤化工行業檔案管理的科學化、標準化、規范化有重要的指導作用，并填補了國內本行業的檔案管理空白。
一、項目檔案創新管理的總體特點
根據國家檔案局《國家重大建設工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規定，神華集團在多項現代煤化工工程建設中，探索和總結出的項目檔案創新管理科研成果，總體有以下特點：
（一）分類標準填補行業空白
按照“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”分類原則，在國內率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標準”，填補了國內新型煤化工行業基建檔案的分類標準的空白。
（二）流程化的管理方式
在國內率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”、“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號對應。
（五）實時同步歸檔
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
（六）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集――歸檔”一體化。
（七）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（八）檔案量化考核
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
二、項目檔案創新管理的主要做法
（一）煤制油、煤化工行業檔案分類標準體系的建立
從2002年煤制油、煤化工項目研發、建設開始，神華集團在充分借鑒《工業企業檔案分類試行規則》（國檔發〔1991〕20號）《國有企業文件材料歸檔辦法》（國檔發〔2004〕40號）中石化《石油化工工程建設交工技術文件規定》（SH3503/T-2001）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）等標準規范的基礎上，開展了一系列行之有效的檔案分類標準的研究工作。
建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項目前期和工程設計基礎資料管理規定》《工程技術文件出版管理規定》《商務文件控制及管理辦法》《采購文件管理規定》《工程設計文件管理規定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個文件控制性規定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對項目建設、企業管理進行了多輪修改，目前已至第三版，以適應項目建設、公司檔案管理的發展需要。
建立了檔案管理制度體系。2009年根據項目建設的具體特點和經驗總結，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項目檔案管理規定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規定》《財務與審計檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。
建立新型的煤制油、煤化工行業檔案分類規則。在分類方法的選定方面，為保持檔號編制的一致性，在除了基本建設類和設備儀器類之外，對于其他大類的二級類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時間――問題/機構-――保管期限”制定的，強調了歸檔文件的時效性，以便于歸檔管理和利用。
基本建設類和設備儀器類按照：“項目階段――文件內容/裝置/分裝置――文件內容/專業”的方式分類。其中，專業性不強的前期、綜合管理類按照是以“文件內容和性質”逐級細分；對于專業性強的技術類文件則以“裝置（或單位工程）和專業”綜合考慮進行劃分。
上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對于最為復雜的基建、設備檔案，在充分研究分析、權衡后，將其分為四級類目進行劃定；其他大類全部按照三級類目進行劃定。這樣，既滿足了實踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩定性。在分類表的編制方面：
第一，各級類目基本按照“問題兼顧機構”原則進行分類編制，避免類目交叉的情況出現。
第二，由于分類表不可能列舉所有文件內容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號確定了文件卷內的基本順序。如果出現表中非列入內容，則可以將文件序號順延即可，見圖1。
第三，為了立卷和利用方便，并結合分類的一致性，將“基本建設類”中的“科研項目類”文件劃入科學研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。
第四，為了便于使用，結合分類統一性，將類目編碼設定為2位數字（項目代碼為字母，案卷號為3位數字）；在各大類中的三級類目、四級類目中，每類開始都設置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實物類檔案。
第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經對文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。
第六，設定案卷在庫房中的排列方式。原則上，基本建設和科研項目類采用“項目――裝置――文件大類（二級類目）――案卷序號”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號”排列存放。
第七，對基建檔案類目增加項目代號。考慮到基建、設備儀器類檔案中，文件類型往往復雜且數量龐大，結合實際工作經驗，增加基建檔案類目的項目代號，以便于利用。同時，為減少檔號層次，將項目代碼作為建設期的臨時性符號處理，不作為檔號的一個正式類目級來考慮定義，加以括號，見圖2 。
（二）流程化的實時歸檔方式
在國內率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節點說明，實現項目各主體“傻瓜式”“標準化”的操作，填補了國內新型煤化工行業文件流程化控制的空白。
通過“項目文件控制管理臺賬”，利用“文件報審節點追蹤”的方法，實現項目文件的同步實時控制與歸檔。通過記錄每個文件“形成――流轉――審定――簽批――傳送――發放――接收”的時間節點，保證了流轉文件同步進行預歸檔。
對較復雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：
第一，施工管理部負責制定施工文件成冊表，并各項記錄的格式文本；各項目組負責審查施工文件所使用記錄表格的規范性、內容的真實性以及簽署是否完備，并根據施工節點，及時組織進行質量驗收，并履行相關的簽署手續，確保施工文件的及時歸檔。
第二，各項目組要審查承包商、監理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監理文件）的形成要按照公司的統一格式，按照施工文件成冊表進行組卷，其內容包括施工記錄，質量驗收記錄，檢測、試驗報告，消防報驗、材料報驗、監理文件等。
第三，承包商、施工單位要有專人負責進行文件的統一編號，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍、紅色等）。
第四，施工文件的收集、積累要對文件數量、原件、簽署等有效性進行檢查、核對，在施工記錄文件進行報驗時，要加蓋“原件”章，在報驗返回時收集原件。經檢查合格后，進行接收并做好登記臺賬。
第五，監理單位、項目組要及時做好相應的報驗簽證工作，以確保施工記錄文件流轉及時、真實、有效。
第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項或冬季施工撤場前）并辦理報驗簽證后，移交存放在項目檔案室一份原件，如因各項檢查需查閱施工文件時，一律在項目檔案室進行查閱；在完成分部工程質量驗收并辦理報驗簽證后，承包商、施工單位要及時進行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項目檔案室；在裝置中交一個月內，完成綜合卷、消防報驗、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺賬，見圖3、表1。
（三）統一文本格式
編制了“煤制油、煤化工項目文件歸檔總目錄”，將項目涉及的《國家標準》《地方標準》《行業標準》諸多文本、表格格式全面進行梳理，將所有文件全部整合到10個《標準》文號中，把項目建設形成的3500多個（種）歸檔文件統一對應到這1000多種標準格式中，做到了歸檔文件的模板化和標準化，見表2。
（四）規范文件編碼
構建了新型煤化工“項目文件編碼標準體系”，實行文件“獨立雙編碼”體系，即本項目各施工單位必須執行本項目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標準體系的編碼，實現了文件編號和檔號的對應。
例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業（S1）第101份工程聯絡單（L）。
施工記錄冊代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業的施工記錄冊（專業代碼同上綜合冊）。
文件類別：工程聯絡單為L；記錄（非報審）為J；設計變更為B；（設計變更由設計院編號；如果設計院沒有編碼的，執行此編碼）。
承包商代碼：不限于三位。
單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。
子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據實際情況，用數字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。
（五）電子一體化管理
定制開發“項目管理系統（PIP）” 中的“項目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統（EDM）”的接口，實現電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。
（六）明確管理界面
理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項目檔案室、工廠檔案室、項目承包商、項目分包商、項目施工單位等之間9種管理界面關系和業務流程。
（七）量化考核檔案工作
制定“項目文控檔案考核辦法”，以“項目部+項目組+承包商”的模式，對文件控制質量、歸檔進度等幾十項考核內容進行分值量化打分考核，按權重比例納入項目整體考核體系中，在進度付款中予以考核兌現，保證了項目文件歸檔進度和質量。
例如：對承包商監理單位的考核打分表格，見表3。
三、項目檔案創新創新管理的實施效果
神華集團的煤制油、煤化工檔案分類標準已在神華直接液化項目、神華包頭煤制烯烴項目、神華829（間接液化項目）項目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術）項目、神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，為項目建設、企業日常管理工作提供了強有力的支撐作用，為企業提供了便捷、高效的信息管理平臺。其主要應用效果如下：
第一，依靠煤制油煤化工原創性的檔案管理新模式，保證了投資達300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個國家級重點建設項目的檔案專項分別于2009年和2012年順利通過國家檔案局的驗收，并列為檔案管理推廣項目。
第二，2010年，神華煤直接液化項目的檔案管理成果獲得煤炭協會管理創新二等獎。
第三，2011年，神華829間接液化項目、天然氣制氫項目通過檔案專項驗收。
第四，投資500億元的神華寧煤MTP項目都得到了充分的應用，國家檔案局正式驗收并予以肯定。
第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質封存技術開發及示范CCS”項目檔案通過驗收。
第六，2013年《百萬噸級直接液化項目關鍵技術示范項目》通過科技部鑒定。
第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請的132項專利、在13個國家申請“神華一種煤直接液化技術”專利金獎和煤炭工業協會科學技術特等獎，成功提供了檔案利用服務。
第八，中煤集團公司的煤制油煤化工項目也大力應用本《手冊》進行檔案管理工作。
第九，該項目的應用，為本行業本公司節省了100多萬的培訓費用，為項目建設提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項目順利建設和生產正常運行提供強大的保障。
第十，為國家對項目的審計提供了有力的憑證作用。
文書檔案記載著一個單位發生事件過程的記載和一個單位的發展史，一般以紙質為主。一般單位文書檔案包括：重要手稿、人事檔案、行政檔案、活動方案及記錄、簽訂的各種協議、上級簽發的文件、各種重要時刻的照片等各種形式的檔案記載。檔案以紙張形式居多，還有影像、錄音、照片、電子檔案等多種形式的檔案記載。文書檔案的管理需要有專業的人員去管理。文書檔案管理人員需要專業的職業道德和職業素養，現今的文書檔案管理工作還需要不斷的改進。
1.1檔案管理制度及管理人員相對落后
隨著科技的不斷發展，對于文書檔案的管理工作也越來越被人關注，其中有一些問題也隨之而來。例如，檔案管理制度。如今有一些單位由于資金缺乏、上級領導的不重視所以并沒有建立單獨的檔案室、配備相應的設配、專業的管理人員和相應的管理制度。這些問題雖然小，但是卻有可能導致文書檔案資料的缺失、損害、借閱人員未定時歸還等問題。
還有沒有專業的人員，會導致文件遺漏、管理不足和裝訂錯誤等問題。而且現在的管理人員已經成為了“保管”人員，管理人員的年齡偏大、專業素質偏低、與現代化記錄方法相悖，對統計、記錄檔案會造成遺漏、存錯檔、借閱記錄有誤等問題。檔案管理人員對于文書檔案管理是很重要的，原因如下：第一、專業的保管人員經過上崗培訓。而現今的保管人員只是對文書檔案進行看管和外借等表面知識了解，對于專業的上崗知識并不了解。第二、專業管理人員會合理利用文書檔案的價值。專業的管理人員可以跟上時代的腳步，用現代化的方法進行工作，并合理運用文書檔案的潛在價值。
1.2檔案管理工作不夠科學化、現代化
現今科技的飛速發展，使各行各業的工作都更加的方便快捷。而文書管理工作也可以采用科學化、數字化的方式進行管理。文書檔案管理中可以引入一些現代化的運用，提高工作效率、減輕管理人員的工作壓力。一般文件的檔案材料都以紙質為主，時間過長紙張就不易保管，容易字體模糊、紙張變脆等。若是在檔案管理工作中采用數字化管理，運用一些管理軟件做成電子檔案，存儲空間小、易于整理、分類整理方便快捷而有直觀、節省時間，還可以避免圖書館管理人員把檔案資料存錯檔、漏存檔等問題。運用管理軟件進行文書檔案管理工作會使一個單位的管理工作更加的現代化、信息化、數字化。
1.3文書與檔案工作銜接有待改進
文書工作與檔案管理工作有著密不可分的關系又有著一定的區別。但是，在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作需要相互合作。在實際中，文書工作者對檔案意識薄弱而檔案工作人員通常情況下又不會考慮文書工作，這是文書工作與檔案工作當中的銜接問題。這樣的問題會導致文書工作者對檔案資料格式的不了解、書寫不規范等問題。
二、改進文書檔案管理的方式
文書檔案管理在一個單位中是很有必要的，檔案資料中有很多的“紅頭文件”、合同協議、珍貴的照片等，這些檔案都有著重要意義和潛在的價值。對文書檔案管理要打破傳統模式，增強管理制度、加強領導對文書檔案管理的重視、運用科學的方法進行管理。
2.1引起領導重視，加強制度管理
想要完善文書管理工作就必須引起領導對文書檔案管理的重視，只有這樣文書檔案管理工作才可以順利開展。首先，要設立一個單獨的文書檔案管理室存儲各類檔案資料；其次，要進行一次大規模的檢查、分類、統計、調查、從整，把檔案資料從新整理、分類，從新記錄；然后要招聘一些專業管理人員進行管理，要求管理人員專業素質和管理技術過硬、受過專業的上崗培訓；最后，要制定一套完善的管理規定，規范每一位管理人員的工作流程和工作態度。從而，建立一套完整的文書管理工作體系。
2.2制定相應的管理規定，完善管理工作
文書管理工作有著專業性和服務性，工作中需要有相應的條令規范管理人員。單位可以依據《中華人民共和國檔案法》制定一些關于工作時間及要求、保管規定、保密規定、借調規定等規定。這要的規定可以讓工作人員有跡可循，從而讓管理人員更加信服、工作更加規范，還可以跟好的開展文案管理工作。
2.3加強部門合作，做好銜接工作
文書檔案管理需要各個部門共同合作才能更好的開展。文件是檔案的基礎，這就需要文書工作者加強檔案意識，使用正確的紙張、格式書寫文書，及時記錄并查找文件是否有誤保證文件的準確性，規范文書的質量。要求文書管理人員積極主動了解各個部門的工作、活動，獲得一手信息。在工作中嚴格按照規定流程，對文件進行核實、檢查整理、記錄在案，完善好文書工作與檔案管理工作的銜接，從而達到文書工作于管理工作一體化。
2002年7月，國家檔案局、國家經貿委、國家計委聯合了《企業檔案管理規定》，對企業檔案管理工作中的一些原則問題做出了重要規定。在此基礎上今年1月20日，國家檔案局和國務院國有資產監督管理委員會又了《國有企業文件材料歸檔辦法》。這是企業檔案工作發展中的一個重要的規定，標志著我國企業檔案工作的法制化進程又向前推出了重要的一步。這個規定的頒布和實施，必將進一步地促進全國企業檔案工作的發展。
企業檔案工作是企業管理的基礎，而企業文件材料的歸檔則是這個“基礎”的基礎。沒有了歸檔也就沒有了檔案材料，沒有了檔案材料，企業檔案工作也就成了無源之水。長期以來，企業檔案工作的重心放在檔案的規范化管理和檔案信息的開發利用上，并在這個方面取得了不小的成績，但忽略了作為企業檔案工作基礎的文件材料的歸檔工作。實際工作中有檔不歸、歸檔不全、圖物不符等現象屢有發生，給企業帶來不可彌補的損失。
《國有企業文件材料歸檔辦法》就是針對上述現象，為了加強企業檔案信息資源建設，推動企業檔案管理工作的進一步發展而制訂的。該《辦法》規定了國有及國有控股企業文件材料歸檔工作的任務及工作職責，特別提出要建立文件材料歸檔責任追究制度，明確了不同時期不同來源不同載體形式的文件材料具有保存價值的都應歸檔，提出了不同類型、形式的文件材料的歸檔時間，確定了一個國有企業文件材料歸檔范圍主要框架，并對文件材料的形成質量、文件材料的歸檔和整理過程提出了要求。按照該《辦法》提出來的原則和要求做好企業檔案材料的歸檔工作，必將使全國企業檔案信息建設提高到一個新水平。
因此，當前檔案部門的一個重要工作就是要做好《國有企業文件材料歸檔辦法》的學習、宣傳和貫徹工作。要通過各種形式的學習、宣傳和貫徹的活動，提高企業員工的歸檔意識，提高廣大員工貫徹該《辦法》的自覺性，提高廣大檔案工作者貫徹該《辦法》的準確性。同時檔案管理部門要嚴格執行該《辦法》，把該《辦法》規定的原則和精神真正貫徹到企業檔案工作中去，做到有章可依，違章必糾。
《國有企業文件材料歸檔辦法》要求國有企業要將文件材料的歸檔工作納入企業各項工作計劃、領導工作議程和有關人員的崗位責任制中去，真正做到將文件材料的歸檔作為企業管理工作的一個環節，并把文件材料歸檔是否齊全、完整作為衡量一項工作是否完成的一個重要標準。
《國有企業文件材料歸檔辦法》要求歸檔的文件材料應為原件，歸檔后不得更改，從而達到通過檔案加強對國有資產進行監管的目的。社會主義市場經濟體制要求政府不直接管理企業，但不是對國家投資不管不問。歷史的記錄是不可抹殺的，只要有完整、準確的檔案存在，任何人都不能夸大成績或者低估資產，更不能憑空編造。國有企業文件材料歸檔齊全、完整，可以使國有企業在接受國有資產監督管理部門監管時，也能用原始、真實、有效的檔案信證明自己的業績。
《國有企業文件材料歸檔辦法》雖然是針對國有及國有控股企業而制訂的，但是其中對企業文件材料歸檔所提出來的許多原則和規定對于其他所有制形式的企業也是有很強的參考價值的。非國有企業也完全可以參照此辦法，確定本企業的歸檔范圍，完善本企業的歸檔制度，推動本企業檔案工作的進一步發展。
2004年，國家檔案行政管理部門將把貫徹、落實《企業檔案管理規定》和《國有企業文件材料歸檔辦法》作為全年工作的一個重要任務，并著手起草《企業檔案管理業務規范》，進一步完善企業檔案管理規章、標準體系建設。與此同時，還將就企業檔案工作面臨的一些問題，如在企業信息化建設中如何加強企業檔案信息化建設，在駐外機構、境外企業迅速增加的情況下如何加強駐外機構、境外企業檔案工作，在一些地方的民營企業檔案工作已經有了很大發展的情況下如何以民營企業檔案工作的好經驗來引導民營企業檔案工作健康、穩定地發展等，進行調研，并提出具體意見，以此推動全國企業檔案工作的進一步的發展。
關鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號:F407.474 文獻標識碼：A
引言
隨著社會經濟的不斷發展和科學技術的迅猛進步，我們社會已經金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設以成為各行各業的必然要求。船舶檔案能夠較為準確的反映航道及水運的發展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設對航道的維護、建設等具有更加重要的作用。
一、創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環節都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準確性，進而達到節省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統手工式的檔案大多僅有一份，復制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現船舶信息資源的共享。而實現了船舶管理的信息化后，對計算機、網絡、大型數據庫等技術的應用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩定性保存
傳統的紙質檔案在保存方面的穩定性不夠高，尤其是紙質的信息特別容易受到外界環境如火災、水災、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴重影響。即使不受外界環境的影響，經過較長時間后紙質檔案必然會出現各種自然損耗現象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現異質分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統的郵政系統手段，一方面傳送時間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網絡技術進行管理，則可以直接通過網絡進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、創新檔案管理理念，實現船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對船舶檔案管理的認識，加強組織領導
要想創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化，首先應當深化相關工作人員對船舶檔案管理的認識。這就要求各局、分局及船間的各級領導尤其是主管領導必須加強檔案管理的責任意識，充分認識到船舶檔案管理在航道事業發展過程中的重要意義。其次，應加大船舶檔案管理的硬件設施建設的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復印機等現代化辦公設備。
（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制
除深化對檔案管理的認識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創新檔案管理理念、實現船舶檔案管理信息化的關鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責，實現管理的制度化、規范化。其一，明確檔案管理督導員職責，即制訂相關管理規定及規章制度，負責各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養方案、計劃，督促員工按操作規程行駛船艇和按規定對船舶進行保養、維修；制訂各種應急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結果及時歸檔；加強對船舶動態監控，及時對駛入非運營水域附近的船舶、違反安全管理規定的船舶發出警告并及時采取有效措施；發生水上交通事故立即向船務部主管領導報告并接受海事部門的調查處理等。其三明確船舶崗位人員職責，即協助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業，并及時記錄相關信息；協助健全各種管理制度等。
（三）進一步推進船舶檔案管理的現代化進程
隨著社會經濟的發展和科學技術的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學的管理思想，并不斷創新管理方式。尤其是面對信息網絡時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術檔案管理的收集、傳遞、開發和利用，充分發揮計算機技術在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術將各個船只的機械設備進行編碼，然后統一錄入計算機數據庫。這樣就可以利用數據庫管理技術對各個船只的使用情況、維修保養情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質量及效果。
（四）加大對船舶信息的開發力度
加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術檔案的利用率及對信息的開發力度，也可以加快檔案管理的信息化建設。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務的宗旨，針對航道生產及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務的內容及領域，并提高檔案服務額質量和水平。
（五）引進并培養檔案信息化管理的人才
提高船舶設備檔案管理人員素質也是實現船舶技術檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質培養，可定期組織開展一些檔案管理的學術交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學習。其次，提高檔案管理人員的政治素質，使檔案管理工作人員要有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律， 避免失密和泄密現象的發生。再者，應提高檔案管理人員的綜合業務素質。尤其是深造計算機應用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩定。
結語
綜上所述，創新檔案管理李奶奶，實現船舶檔案管理的信息化建設對船舶行業的進一步發展具有重要意義。因此，我們必須從深化認識，引進和培養信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻
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現代計算機網絡技術在醫院也得到了廣泛深入的應用，醫院病歷檔案管理信息也進入了管理自動化、資源數字化、信息傳遞網絡化的新階段。在網絡環境下，醫院病歷檔案室應如何充分利用計算機網絡技術，搞好病歷檔案信息管理與服務，滿足不同利用者的需求，推動醫院病歷檔案事業的發展。
1傳統的病歷檔案管理與服務
1.管理方面傳統的病歷檔案是以紙質為載體書寫和儲存，數量多、體質大。從檔案資料的收集整理、編碼索引、歸檔入庫等需要耗費很多的人力、時間，工作效率低，常因患者出院后一些檢查檢驗報告不全，而不能按時歸檔。紙質病歷檔案不僅怕水、怕火、怕蟲、怕霉，而且怕散、怕亂、怕損、怕丟，儲存保管工作要求很高，醫院的病歷檔案一般都沒有恒溫防潮設備，儲存保管工作難度大、安全性差。
2.傳統的病歷檔案信息的服務，一般僅是在醫療機構的病案室向需求者提供資料檢索統計、借閱紙質病歷檔案資料、復印或摘抄規定允許的病歷內容，這種方式下病歷檔案信息資源利用的時間和地域空間受到很大的限制，病歷檔案信息利用社會成本高、利用效能低。
2病歷檔案信息服務對象，按服務范圍可分為醫療機構內部服務和對外社會服務
1.對內服務主要是為醫療管理、教學科研活動、醫療護理質量控制、開展臨床合理用藥研討、藥品和醫療服務物價檢查等提供服務。近年，隨著醫院醫療改革的深入，醫療法規的健全，醫院管理走向規范化，教學科研能力的提升，加強質量管理防范醫療風險意識的提高，醫院內部對病歷檔案信息的各種需求日趨增多。
2.對外服務一般是為社會和商業保險機構的保險理賠給付、司法機構的刑事民事案件取證、醫學鑒定機構進行醫學、患者異地診療、居民辦理與健康和疾病有關的事項等提供服務。近年，隨著社會經濟的發展，醫療改革的深入，社會醫療保險向城鎮和農村廣大居民覆蓋及對大病、特種病保險病種范圍擴大，人們經濟生活水平提高對預防保健需要增多，公民法律和維權意識不斷增強，社會群體及個人對病歷檔案信息的需求就越廣越深。
3網絡環境下病歷檔案信息管理與服務措施
1.病歷檔案技術創新網絡環境下病歷檔案信息管理與服務，其前提必須是病歷檔案信息電子化、傳輸網絡化，即需要建立基于互聯網環境下的電子病歷檔案系統。
2.建立網絡管理與服務制度網絡環境下的電子病歷檔案及信息服務，對病歷檔案管理與服務，既是技術上的變革，又是管理上的挑戰。為推廣網絡環境下電子病歷檔案的應用和病歷檔案信息服務網絡化，必須建立與之相適應的制度，使管理、服務規范化、標準化、程序化。我國至今還沒有確定電子病歷檔案法律效力的有關法律，在目前醫院采取紙質病歷檔案和電子病歷檔案并存的雙軌制應用的情況下，必須建立電子病歷書寫、電子病歷檔案歸檔保管和利用制度，保證病歷檔案與電子病歷檔案內容的一致性，確保電子病歷檔案按照《病歷書寫基本規范》、《醫療機構病歷管理規定》、《電子文件歸檔與管理規范》的規定要求進行書寫、歸檔、保管、查閱、復制。
3.建立網絡服務平臺它是基于互聯網環境下的電子病歷檔案系統中開設面對病歷檔案利用需求者開放的服務平臺，讓需求者在網絡平臺上進行具體需求申請，病歷檔案管理人員在網絡平臺對申請進行受理服務，主要包括以下方面：
一、城建檔案法制體系還不完善
隨著《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉規劃法》《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規、規章制度的出臺，和地方性檔案工作法規相繼實施，使城建檔案事業有了法律依據和保障，推進了城市建設檔案工作規范化、科學化。但是也出現一些依法治檔的問題。一是城建檔案法規建設不能適應快速發展的現代化城市建設的需要。目前城建檔案工作已經發展成具有全國規模的事業，管理這個事業體系需要一個健全、完善的法律規章來規范和調整其中各個環節和活動，但城建檔案立法工作進展緩慢，滯后于實際工作的發展需要。要使城建檔案事務都能有法可依，有明確的行為準則，任務還很艱巨。二是部分省市出臺了城建檔案地方性法規，但是沒有全國統一的法規，而且有很多地方對城建檔案事業重視不夠，還沒有將其列入國民經濟和社會發展的計劃中，所以影響和制約著城建檔案工作的開展。
二、城建檔案法律意識薄弱
因為城建檔案的社會價值和經濟價值體現的周期比較長，所以人們對于城建檔案知之甚少，對其地位和作用并沒有真正的理解，認為城建檔案沒什么大作用，可有可無，以至于違法行為頻繁發生。具體體現為一是不建檔。許多建設單位、施工單位、監理單位在工程建設過程中沒有專門的資料員，也沒有進行檔案收集和編制工作，工程竣工后也未進行竣工驗收。二是應付檔案。有的單位以復印件代替原件；不按規定加蓋圖章；不按規定標注數據和設計變更；為節省費用，不按規定進行器材實驗，不報、虛報實驗材料；胡亂編制以應付材料缺失情況。三是不歸檔。在工程建設中雖然產生了檔案，但是不向城建檔案館報送，認為檔案放在本單位歸檔也一樣是歸檔，而且查閱起來方便，或者是因為編制嚴重不合格也不改正，干脆就不交。
三、城建檔案行政執法人員的業務水平有待提高
城建檔案執法管理面向工程建設各參建單位及城建系統相關職能部門，其涉及領域廣，面對的情況復雜，這就要求執法人員不但要具有檔案學、建筑學等其它專業技術知識，還要有相關法律知識，如行政處罰法、保密法、文物保護法、著作權法等方面知識。此外，行政執法工作還要求工作人員具有很好的溝通、協調和處理應變事務的能力，在完成宣傳、教育和依法治檔工作的同時，要得到相對人的理解和配合。隨著計算機及網絡技術的發展，城建檔案館的信息化水平急需提高，引進先進的技術和科學的管理模式成為當下面臨的一項新課題。所以，城建檔案的所有工作人員都必須提高應用計算機的能力，推進城建檔案管理向現代化、電子化管理邁進。有些同志思想保守，認為檔案部門社會地位不高，依法治檔難以開展，工作有為難情緒，導致了依法治檔的力度不大。
以上都是制約城建檔案行政執法的原因，為了更好的加強城建檔案執法工作，依法查處違法行為，妥善解決城建檔案執法中存在的問題，現提出以下建議：
一是完善城建檔案法制體系。目前全國范圍內的城建檔案法律體系中，《檔案法》、《中華人民共和國城鄉規劃法》、《中華人民共和國建筑法》是城建檔案工作最基礎的法律依據，是《建設工程質量管理條例》的上位法，而對城建檔案的管理工作做出具體規定的只有建設部的《城市建設檔案管理規定》。《城市建設檔案管理規定》作為國務院部門規章必須具有通用性和普遍的指導作用，因而不可能涵括各個方面的內容，符合各地的實際情況。另外，建設部的《城市建設檔案管理規定》的法律效力低于行政法規，各地在出臺地方性法規是不能將其作為法律依據，這也使得地方的立法工作難度很大。
城建檔案管理工作不僅僅涉及城建單位，它還與市政公用、規劃、交通運輸等多個部門都有聯系，光靠某一行政部門的努力顯然力度不夠，只有依靠完善的法律制度明確各部門職責，才能協調好各部門的關系，提高城建檔案工作水平。
因此，完善城建檔案法律體系，應該國家和地方上下聯動，由國務院適時出臺行政法規為全國的城建檔案工作提供指導方針，地方行政主管部門應該及時將各地的具體情況向上級部門逐級反饋，使得上級的立法符合具體工作的需要。在國家沒有出臺全國性城建檔案管理法規前，地方城建檔案管理部門也符合上位法規定的范圍內探索出臺符合本地實際工作情況的地方性法規、規章，使科學、合理的工作程序上升到法律層面，進而也為國家的立法工作提供基礎數據和實踐經驗。
二是加大城建檔案法律法規的宣傳服務，提高全社會對城建檔案的認識。建設工程是百年大計，在建筑物使用期間，會遇到對建筑物的改建（包括裝修）擴建或拆除活動，以及在其周邊進行建設活動，評估對該建筑物可能的不利影響，發生突發事件時查閱相關的圖紙資料等，都要參考原始的勘察、設計、施工等資料。因此，要加強對建設工程項目檔案的收集、整理、歸檔情況的業務指導和監督管理，同時由建設行政管理部門牽頭，爭取法制、檔案、安全監察等部門的配合，加大普法力度。通過各種宣傳工具和宣傳形式，向全社會廣泛宣傳城建檔案的法律、法規，宣傳城建檔案在城市建設和管理中的重要作用，增強全民城建檔案意識，讓全社會都認識、關注、重視城建檔案，通過典型案例，使他們體會到把齊全的工程檔案移交城建館存檔有利于其日后的查詢利用，進而達到合作共贏的良好局面，從而自覺地向城建檔案館報送工程檔案。
關鍵詞：高校檔案；信息化；矛盾問題；措施辦法
現階段，隨著計算機技術和信息技術不斷發展，高校檔案信息化建設也在深入推進，檔案信息“四化”（即存儲數字化、傳輸網絡化、管理自動化、服務遠程化）已經成為高校檔案管理工作的必然發展趨勢。信息化條件下，如何運用新思路新辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，更好地為國家高等教育服務，成為當前各高校檔案工作面臨的新課題。
1 存在的矛盾問題
1.1 檔案管理人員的業務能力偏弱，編配不合理
一是相關管理人員重視程度不高。沒有充分認識到工作的必要性及其對整個學校發展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個附帶性質的工作，認為此類工作對學校的管理工作無關緊要。不少檔案管理人員抱怨：檔案工作不是中心工作，業務上屬于小崗位、冷專業，排不上隊，擺不上位，不受關注，沒有前途。因此，在實際的工作中，思想意識上忽視檔案管理的作用，實際行動上對檔案管理的支持不夠，檔案事業發展缺乏規劃與總結。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎性管理工作比如整理、編目及查閱等，對于檔案社會服務功能等方面的工作建設卻無實質性的操作措施。二是管理人員業務水平不高。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強的專業性質，如果工作人員沒有具體的專業知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。目前，高校檔案管理中，相關管理人員專業素質不高的問題比較突出。高校檔案隊伍相對于一般企事業單位的檔案隊伍文化水平偏高，但真正科班出身、從事專職檔案管理人員比較少。很多兼職檔案管理人員未接受全面檔案管理專業培訓，業務能力和專業知識技能較差。懂計算機、網絡技術等現代管理手段的檔案管理人員數量更少。三是檔案管理體制建設不健全。目前我國高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標，配備了檔案管理的領導機構與工作人員，但在人員的配置、檔案管理的具體制度等方面投入力量不足，致使檔案管理工作效率低下，甚至出現了一些高校檔案資料歸檔整理不及時，造成檔案資料不齊全，查詢使用困難的不利局面，嚴重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應有的功能。
1.2 檔案管理工作效率低，缺乏相關基礎性設施
高校檔案管理工作一項較為復雜的工程，目前高校中大多數檔案為紙質檔案，在進行檔案分類、校訂中通常需要大量人員協同合作才能完成，而且工作的質量無法得到可靠保障，嚴重耗費人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因為相關投入資金的缺失，導致檔案管理部門無法配齊信息化設備，基礎設施的滯后造成了我國現階段大多數高校的檔案管理仍處于一個高度依賴人力操作的階段，這種現象使得高校檔案管理的發展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設上配備了大量的計算機，但實際的管理工作還依靠人工，大量的信息設備成了擺設。另外由于相關檔案管理計算機軟件在編制過程中，計算機編程人員對檔案管理工作缺乏認識，導致開放出的管理軟件實用性不強，無法勝任高校檔案管理工作。
1.3 資源共享存在弊端，檔案資源利用率較低
一是信息收集與統計過程中存在信息重復收集。目前高校的檔案管理分工較細，人事檔案管理及學生檔案管理隸屬不同管理部門，導致在對信息收集與統計過程中存在信息重復收集，資源無法實現共享，浪費人力物力。此外今年來隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學校經過合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰，一些新問題也隨之出現。比如學校檔案流失、檔案整理歸類困難及檔案交接困難等。二是一些高校檔案館藏單一.不能滿足檔案需求。檔案編研工作是一種高層次的檔案服務形勢，將零散的各類檔案系統化、條理化，能夠為學校的各項工作提供準確的、系統的檔案史料。這些檔案史料從不同側面反映學校的情況，對于總結經驗、指導工作、業務查考具有現實作用，是系統的、高效的參考資料。。學校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻范疇，共同構成社會的信息服務體系，彼此之間應該建立聯合目錄，實行資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力.能夠實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，更好地滿足社會多方面的需要。
2 對策措施
2.1 強化責任意識，優化高校檔案管理模式
檔案管理工作較為繁瑣，需要管理人員具備足夠強的責任心，良好的職業素養及思想政治素質有利于管理人員提升事業的榮譽感，在工作中實現自我價值。有句話“檔案工作是個良心活，好漢不愿干，懶漢干不了”。責任意識不強，干事敷衍拖拉，體現到業務工作中就會造成檔案材料歸檔不及時、收集不全、信息“老化”，檔案服務質量必然打折扣。只有增強責任意識，才能做到對組織負責、對歷史負責、對本人負責。檔案工作者要刻苦鉆研業務知識，熟練把握各項指標要求，吃透各項制度規定，嚴格落實日常管理制度，只有這樣才能保證檔案的及時、有效利用。要創新服務觀念，拓展檔案利用的價值空間。檔案工作必須始終堅持把服務放在首位，變傳統的“守攤式”服務為“應用式”主動服務，使檔案工作更高層次、更大范圍發揮服務保障效能。信息化管理理念及團隊合作的精神是實現高校檔案信息化的關鍵所在，要通過樹立信息服務理念，加強管理隊伍間的相互協作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運用先進的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應信息化檔案的管理建設，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。
2.2 搞好頂層設計，增強制度規定的生機活力
制度規定要著眼實際與時俱進，一要適應歷史發展實際，適當調整檔案材料有關規定。可考慮刪除家庭出身、家庭經濟狀況等參考價值不大的表格項目，增加性格特點、愛好特長、指紋信息等能反映個性特征的欄目；可適當增加個人年度總結、考核材料、民主測評結果、述職（述學）報告、專業技術成果、參加重大活動等反映現實表現的材料。可考慮建立合理的監督機制，改革檔案不能與個人見面的規定，實現雙向互動的檔案材料信息常更新常維護。二要緊貼工作實際，形成更加細化、具體化的操作機制。在規范檔案日常管理方面，根據有關要求，結合實際，制訂細化完善《人才信息中心崗位職責》、《檔案庫房管理規定》、《機房管理規定》、《信息查詢規定》、《檔案借查閱規定》、《安全保密規定》等制度規定。其次，還要建立完善各項登記，如檔案接收、轉遞、借查和銷毀檔案材料，以及入網審批、系統備份、信息收集查詢、數據庫維護等。同時，進一步明確各級機關、各類人員的崗位職責，做到統一規范、各司其職、辦事有據。三要形成督促檢查機制。為了及時發現、解決問題，要不定期的對所屬單位檔案室進行實地檢查，通過勤幫多促，不斷推動檔案質量建設。對管檔人員，要定期考核政策水平，業務知識和實際操作技能，搞好資格認證。凡因工作失職、管理不當，導致檔案缺件、假件，造成不良后果的，堅決追究管檔人員及有關領導責任。
2.3 立足長遠發展，加快高校檔案信息化管理建設
為適應日益發展的信息時代的要求，高校應把檔案室建成各類數字信息資源庫，并逐步使其內容擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣闊的領域，從而使檔案信息資源庫通過計算機通信網絡連接成為關系國計民生的超大規模的戰略知識庫，使檔案真正為學校的各項工作服務。檔案工作人員須不斷加強業務知識學習，積極探索檔案工作在實踐中的發展規律，運用科學的管理方法來指導現行的高校檔案工作。要加大現代化設備投入，制定統一的標準來配置現代化辦公用具和自動化設備，加快檔案信息化建設，努力推進檔案數字化、紙質材料電子化建設，建立電子檔案查閱網站，豐富網上信息資源，為檔案工作提供快捷、高效、多功能服務奠定堅實的物質基礎。同時要轉變觀念，規范簡化網上查閱程序，拓展服務范圍，增強服務的有效性和主動性，以服務手段的創新來促進檔案服務效能提高，最終為高校發展提供更好的服務。
