時間：2023-05-29 18:21:40
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案的管理要點，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
在信息化的社會里，合理有效地利用信息資源給檔案的從業者提了一個很高的要求，需要相關從業人員具有一定的信息處理技能，并具有一定的信息管理能力。沒有一定水平和素質的現代化信息管理人才，是沒法在這個行業立足的。而在我國，我們的檔案部門保管型人才過多，創新性人才較少；傳統型人才較多，具有與時俱進思想的人才較少；管理人員多，而具有一定的信息處理能力的人才少。因此，必須改變檔案行業從業人員結構單一、素質較低的狀況，建立一支人才結構合理、具有較高素質的檔案人才隊伍。
二、硬件和軟件的升級要跟上時代的步伐
在科技進步的同時，信息技術的更新升級的速度很快。在電腦的硬件方面，集成電路的集成度不斷提高，硬盤的儲存量不斷加大。在這種情況下，檔案管理的硬件也面臨著升級換代的形勢。在軟件方面，不同的編碼方案不斷涌現，新的編碼方案不斷地在取代著舊的編碼方案。在這種情況下，文件格式加速老化，舊的文件很難在新的編碼方案下讀取。因為一定的數字技術取決于技術平臺的硬件和軟件，這就需要我們適時更新硬件系統和軟件系統，并將已存在的信息不斷地升級,來應對信息技術更新升級的問題。
三、信息的準確性、時效性和網絡的容量問題
時代在發展，電腦走進了千家萬戶，人們可以通過網絡了解這個大千世界。隨著人們素質的逐漸提高，人們對檔案信息的質量、數量等要求也越來越高。同時，網絡的點擊量也開始加大。這些都給網絡檔案管理工作提出了新的要求。為此，網絡檔案管理人員必須具有較高的素質，注重檔案信息的時效性；同時，掌握好網絡的容量，以滿足相關人員的需求。
四、信息的采集重視度不夠
在我國，國內互聯網有關信息采集工作具有很大不足。對于大多數網絡檔案管理者而言，網絡硬件建設是擺在他們面前最重要的工作，想不到開發信息資源，并把能公開的檔案信息發到網上。檔案部門要想做好服務工作，就要開發出大量的檔案信息資源，然后再通過互聯網，服務于社會。互聯網為檔案的公開創造了良好的條件，因此，我們必須利用好互聯網這個工具。
五、轉變檔案工作重心
隨著互聯網的發展，使得檔案工作的性質有了變化。以前，檔案部門管理紙質檔案，信息很難流通。而現在，可在網上檔案信息，檔案部門成了一個信息采集與供應部門。所以，作為檔案管理人員要做好工作重心的轉變，將原來的實體檔案管理向信息采集、開發，為大眾服務轉變，為了提高檔案的質量，要努力提高自身素質，提高信息采集、開發、維護等方面的能力。
六、保密問題
在網絡檔案的管理工作中，保密工作是其中的重中之重。檔案信息不是公開的，不是人人都可以看到的。檔案的安全管理與檔案的開放利用是一個矛盾的有機整體，因此，可以制定相關的政策和法律規程，把檔案的秘密程度劃分為幾個等級，以確認檔案是否能夠進行嚴格保密以及有限的共享。例如：與國家安全和利益有關的檔案，要受到相關法律法規的制約，有的可以在一定的年限后公開，有的屬于永久保密。再如，可以設定一個這樣的規章：嚴格保密的檔案不能上網，一般保密的檔案上局域網，不需要保密的檔案可以上互聯網。從業人員在日常的工作中，要對現存的檔案進行鑒別、歸類。根據相關的規定，靈活處理好檔案的公開問題。該公開的一定公開，不能公開的要嚴格保密。總之，在開放工作中既要積極開發提供檔案信息為社會服務,又要堅持保密原則。
七、防止網絡攻擊——病毒、黑客
當代社會發展迅速，信息技術的發展也日新月異，社會各階層也越來越意識到信息技術對工作和生活方面的各種積極作用，醫院方面對于檔案信息化管理也更是初窺門徑。緊跟社會的形式發展走向，提高了醫院信息科學化管理的重視，摒棄陳舊檔案管理制度，積極完善醫院的工作方式，逐步健全管理制度。
一、醫院信息科學化管理的積極作用
1.方便初始資料的保存
初始資料對醫院來說是至關重要的。在醫院傳統管理模式中，這些資料都是以最古老的方式被保存著[1]。時間流逝，這些紙質的資料難免會面對越來越多的問題。比如需要存放的空間越來越大，溫度濕度氣候的改變以及其它的物理環境對紙張的影響越來越大，所以需要投入的更多資金進行維護和保養，造成檔案管理工作難度大、可用率低、易損易壞。信息化管理的檔案制度就不會存在這些問題。初始資料經過信息技術處理后，通過簡單的操作即可查閱，既省去了繁瑣的翻找過程，又不用擔心如反復查找紙質資料對紙張產生的損壞，也省去了大量紙張的存放產生的空間，增加了醫院對空間的利用率。信息資料經過備份處理后，不用再擔心資料的丟失或者破壞。
2.完善檔案的處理方法
對不同類別的檔案進行分類處理是醫院的重要工作之一。傳統檔案處理方式需要投入大量的人力物力時間及空間[2]。信息化管理的檔案制度則可以完美的解決這些問題，可大大提高檔案管理工作人員的工作效率。檔案的信息化管理與人工歸檔方式相比有明顯的優勢，比如即時存檔，即時查取，即時修改，即時轉換，能夠有效完善檔案管理制度。
3.方便醫院各部門之間對資料的交流和溝通
傳統的檔案處理模式不利于醫院各部門之間對資料的分享及溝通。不同類別的資料分門別類存放于醫院各部門科室。查閱其他科室的資料對工作人員來說繁瑣困難。信息化管理后的檔案存放于醫院的局域網中，即查即閱，效率極高。經過加密處理的資料也可提高安全度。
二、完善信息化管理檔案制度的方法和意見
1.提高檔案信息化專業管理工作對醫院的積極作用
檔案信息化管理對醫院的長遠發展起到積極、深遠的作用，所以上至領導階層、下至普通員工都要充分意識到檔案管理信息化的勢在必行[3]。醫院通過管理思想的不斷轉變，有效的摒棄了傳統思維模式的束縛，促進檔案管理工作人員學習全新的工作方式方法，不斷完善細致化檔案管理模式，通過多層次、多方面的檔案管理工作內容不斷推進醫院檔案管理信息化工作建設，促進醫院檔案管理事業健康發展。
2.完善檔案信息化管理工作制度
檔案信息化管理制度的完善可保證檔案管理工作的健康發展。
2.1崗位工作細分化
要詳細規劃工作職責，崗位工作落實到個人，并未將職責也落實到個人，通過崗位工作內容細化，能夠有效找到工作責任人，促進員工的責任心培養。
2.2制定規范化醫療檔案信息管理制度
醫院要在國家相關檔案信息管理法規指導下制定完整、健全、科學的檔案信息化管理制度，通過現代化檔案管理軟件的配置，要適應多種類格式文檔的存儲和瀏覽工作，配備系統的互聯網功能，為醫院系統化管理服務，保證醫院業務需要，保證醫院與員工之間、醫院與衛生系統之間對檔案方面工作的交流與溝通[4]。
2.3建立完善的軟件維護保養制度
醫院要建立完善的軟件維護保養制度，保障醫院檔案信息管理系統的正常運行，防治因為檔案管理軟件維護和保養不當，造成的檔案丟失情況發生。
2.4制定科學的用戶查閱管理權限
醫院通過制定科學、嚴謹的用戶查閱和管理權限，有效保障了醫院檔案信息的安全性，并且通過管理權限的嚴格規定能夠促進醫院檔案管理的正規化進程。
2.5建立公平的獎罰政策
醫院通過建立公平、公正的獎罰政策，積極促進員工的工作積極性和責任感，培養了員工的主人翁意識，有效提高醫院檔案信息管理工作的效率。
3.信息化檔案管理技術的使用有效提高了檔案管理工作人員認知水平
醫院通過現代化檔案管理技術的使用有效實現了檔案的信息化管理流程，?τ謐ㄒ檔牡蛋傅蛋腹芾砉ぷ魅嗽斃棖罅吭嚼叢醬蟆H綰翁岣叩蛋腹芾砉ぷ韉淖ㄒ敵允且皆汗芾砉ぷ魅嗽鋇氖滓?問題，可以通過直接引進熟練掌握互聯網技術以及檔案管理專業的技術性專業人才進行醫院檔案管理工作人員的人才儲備，提高整體檔案管理工作隊伍的綜合素質；也可以通過對員工進行現代化信息檔案管理工作內容進行專業化培訓，并積極制定教學目標，并實行公平、嚴格的末位淘汰制度，促進醫院擔綱管理工作的有效進行。
4.完善的現代化檔案管理工作設備
醫院通過自身綜合實力的分析，理智的擴大檔案信息管理建設工作的投入力度，并且有效促進辦公設施的綜合配備，更換現代化檔案管理設備也是檔案管理工作的重要環節之一。檔案信息化管理需要相應的工作設備，醫院也要根據自身經濟綜合情況進行經濟方面的投入[5]。專業的現代化管理軟件、高科技檔案管理系統硬件、存儲設備等綜合設備的配備能夠有效提高醫院檔案管理工作質量與效率。專門配備必須的計算機、打印機等一切基礎設施的工作室也是必須條件之一。
1 辦公自動化環境下的文檔管理優勢
在實踐研究中發現我國目前實施的辦公自動化文檔管理的優勢主要在三個方面，這三個方面對于促使文檔管理的順利實施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現在社會上實施的辦公自動化條件下的文檔管理進行全面研究，保證其在我國社會發展中有更加廣泛的應用，在這里筆者就針對于辦公自動化環境下的文檔管理中存在的三方面優勢進行詳細的論述。
第一，目前在我國社會上各個企業中實行的文檔管理大多數是使用計算機進行的，在這個過程中主要是利用計算機自身靈活性進行實施的。在目前使用計算機進行文檔管理和傳統的紙質檔案管理進行比較，發現在檔案管理過程中使用的計算機自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計算機進行檔案管理能夠有效減少在進行檔案管理中投入的時間和人力，減少處理檔案的復雜性，從而達到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進行檔案查找的過程中還能夠有效利用計算機自身具備的檢索功能，有效減少在進行檔案查找過程中投入的時間。在這個過程中能夠減少人們對檔案的查找時間，主要是因為計算機在接收相應檔案的過程中，在第一時間就對相應檔案進行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進行有效過濾。另外在企業中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業在實施檔案管理上的工作效率。
第二，在對現在企業內部使用的計算機檔案管理進行深入研究，了解到我國各個企業內部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環境下，相應的檔案管理人員可以將企業自身涉及的檔案儲存在硬盤、內存卡和光盤等高科技存儲介質中，這種儲存方式并不受環境的影響，也就是說在任何環節下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質進行全面分析中，發現這些存儲介質自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時間也長于傳統的紙質檔案存儲方式。另外在研究中發現采取這種存儲方式還能夠地檔案進行密保處理，有效降低不法分子竊取企業內部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。
第三，在企業發展過程中各個科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導致采取傳統的紙質檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點就可以采用現在社會上使用的計算機檔案管理技術，實現各個部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個企業得到更好的發展起到非常重要的作用。除此之外在進行計算機文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業在實施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計算機信息技術進步性檔案管理的時候，在相應人員進行檔案查詢的時候，還能夠有效減少相應人員查詢檔案時需要的時間，并且在寫檔案還能夠通過網絡技術進行直接傳送，對實現我國企業內部檔案的全面化和規范化都起到不可忽視的作用。
2 辦公自動化環境下文檔管理的問題
2.1 網絡辦公環境存在安全風險
在辦公自動化環境下，文書檔案的傳輸與共享以網絡為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風險性。為此，如何有針對性的加強電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩定是自動化辦公的關鍵問題。首先，檔案管理者應定期進行辦公設備的軟件、硬件維護、升級與維修，對存檔的文件進行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩定性；此外，檔案管理者應當充分發揮用戶身份驗證、網絡防火墻等加密手段的強大優勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。
2.2 電子檔案處理易造成操作失誤
辦公自動化環境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風險性，因此，檔案管理者應當建立規范的管理操作規程與嚴格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應當針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環節制定科學有效的操作規范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應當充分利用現代信息加密技術的強大優勢，更要建立嚴格的身份驗證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補檔案加密技術的疏漏與不足。
3 辦公自動化環境下文檔管理的有效手段
3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提
計算機網絡技術的迅猛發展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網絡病毒等不穩定因素威脅著檔案管理的穩定與安全。對此，企事業單位的檔案管理者應當不斷學習并應用最先進的信息安全技術與加密手段。管理者應當設置嚴格的權限，設定可以登錄數據庫或服務器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。
3.2 以培養高素質的檔案管理人員為基礎
只有培養一支專業的、高素質的檔案管理隊伍，才能使現代化的辦公設備得到最大限度的利用。辦公自動化環境下的檔案管理要求管理人員不僅應當掌握文檔處理方面的基礎知識，還需熟練操作計算機等電子設備，靈活運用辦公自動化系統來實現信息數據的編輯、儲存、分類、檢索、傳輸、共享等環節。為此，企事業單位應當定期組織培訓與講座，有效的提高檔案管理者的業務素養和管理水平。
1 辦公室文書檔案管理工作的特征研究
1.1 文書檔案管理活動組織的重要性
所謂辦公室文書檔案管理活動，實際上就是針對各類業務性信息進行整合、認證、檢索、應用、維護的行為流程，這部分工序流程彼此之間存在著縝密關聯，占據主導地位的便是應用，至于其余環節則主要是針對信息應用服務而設置的。處理好辦公室文書檔案管理事務，進一步為相關機構提供富有針對性的發展建議，這是辦公室人員的重要性職責之一，主要是因為文書檔案能夠為企業各類工作方案推廣執行提供參謀作用，既可以作為宣傳教育的素材、歷史的憑證，又可以被認證是科研研究活動中的基礎條件，其應用的重要性，自然無法被輕易地忽視。
1.2 文書檔案載體形式和涉獵內容的多元性
正如上文所?U述的一般，文書檔案是辦公室工作體系中的必要性結構單元，主要是由于能夠針對各個部門工作狀況加以真實化地記錄，并為日后各類合理化改革方案制定實施，奠定基礎。不過需要注意的是，這部分檔案的載體形式和涉獵內容往往極為多元化。
首先，在檔案載體形式方面，將包括機構之間簽訂的合作協議、電子檔案、責任書等多重表現形式。
其次，檔案本身涉及到的內容方面，主要透過科技、會計、行政等不同類型檔案之中予以逐步深層次地舒展。
1.3 文書檔案管理工作流程的一體化
顧名思義，文書檔案主要是在文件工作環境之中沿用，同時也主要在文件工作過程中衍生。透過實際調查認證，文書檔案整理工序可以被認定是文件工作布置交接的最終結果，主要是在文件收集、運行、催辦、承辦等基礎條件下延展的，而在此期間，有關文書檔案和文件工作兩者之間的關系，往往是相輔相成的，換句話說，即文書檔案源自于文件工作，而文書檔案日后的收集和歸檔應用的可靠性，也將直接決定整個檔案工作的運行質量。
2 新時期下辦公室文書檔案收集和歸檔工作的科學化處理要點解析
2.1 文書檔案收集工序中需要全面關注的操作要點
在不同企業之中，為了確保相關檔案資料收集地更為健全完善，有關工作人員則有必要在文件衍生階段中便細致化觀察認證其完整性效果基礎上，組織文件管理全過程的監督活動。一旦說其間發現任何弊端跡象，則需要在第一時間內向有關機構領導報告，進一步搭建起完善化的組織控制體制，并且確保輔助內部文書、承包機構，以及有關職員，完成辦公室檔案文書在衍生、傳輸、處理、歸檔等環節中遺留缺陷的整改任務。畢竟唯獨這部分文件齊全了，有關機構文書檔案的收集和應用工作的實效性，才會得到合理的保障條件。
相比之下，辦公書文書檔案收集工作組織的核心要點，將主要鎖定在檔案室對本機構需要歸檔檔案的接收層面上。在組織該類接收活動期間，作為現代專業化的辦公室檔案工作人員，必須全面貫徹后續諸多規范要求，即實時性優化改造既有的檔案內容、全面強化對檔案室外工作環境的調查和認證力度、長期維持入室檔案內容和形式的標準化特征，再就是歸檔檔案務必要同步彰顯出齊全、完整特性。事實證明，唯獨確保將這幾類處理要點予以按部就班地執行之后，才能充分滿足現代辦公室檔案收集工作的數量充分、結構和質量優良、工作實時、特色彰顯等諸多規范要求，避免上級領導在今后各類發展類決策活動中產生思維模糊的現象。
2.2 文書檔案歸檔環節中應該謹慎對待的處理要點
歸結來講，文書檔案歸檔工作務必要秉承三類基礎性規范守則，即維持文件之間的歷史關聯特性，包括文件來源途徑、歸檔時間、涉及內容等都要維持緊密的關聯效果；確保準備工作處理完畢之后延展出全新樣式的整理工序內容，就是要求相關工作人員合理沿用前人整理的工作基礎和相關檔案資料，開發出全新的文件體系；方便實時性地加以保存和沿用，就是要求工作人員在整理檔案的同時，想方設法維持檔案自身的可查找性和利用性特征。至于這部分文書檔案歸檔過程中需要遵守的操作要點則表現為：
第一，科學化分類。辦公室工作人員在組織合理規模的檔案整理工作前期，有必要依照特定標準針對既有的檔案內容進行分類處理。如今經常使用的分類方式包括年度、機構、保管期限等分類模式，它們在工作環節中通常會進行組合式沿用，借此維持檔案類別的清晰性效果。
第二，高效率裝訂。就是要求辦公室工作人員針對各類檔案進行合理程度地拆頂和修裱調試，尤其是在一些破損檔案維修期間，需要注意盡量維持這部分文件的原始面貌。
第三，有序化排列組織。強調工作人員在處理好檔案裝訂任務之后，在分類方案之中的最低一級類目之中，結合特定模式進行歸檔文件的先后排列次序確認。目前經常沿用的排列形式主要就是時間順序法，此類模式不管是針對相同事務的衍生變化順序，或是進行不同事務發生順序認證過程中，都能夠保留較強的操作特性。
第四，細致化地編號。要求工作人員將各類歸檔文件在全宗中的位置進行特殊形式的符號標識，并且保證憑借歸檔章的模式在最終的歸檔文件之中予以注明，這類工序的核心存在意義，就是為后續諸多繁瑣的編目工作交接，奠定基礎。
第五，清晰化編目。歸根結底，就是針對歸檔文件進行目錄編輯。在實際處理期間，編目理當以件為單位布置拓展，其間更應該注意在文件目錄之中一件只可體現一類條目，一旦說來文和復文作為一件時，在歸檔文件目錄之中，便只可以針對復文進行編目處理。
第六，妥善化裝盒。要求工作人員依照件號的有關順序，將檔案分別裝入檔案盒之中，并且注意要維持檔案盒順序和歸檔文件目錄之中對應條目順序的一致性，這樣就能夠方便日后進行高效率地檢索和應用。
關鍵詞：機關單位；環境保護；科技檔案管理；要點
所謂環境保護科技檔案，是指國家及其下屬的環保部門記錄的環境保護檔案，對國家和社會的環境保護工作有一定的價值和意義。機關單位的環境保護科技檔案管理內容主要包括對科技檔案的載體進行保護和對內容進行填充。對環境保護科技檔案的管理是我國機關單位的重要內容之一，見證了我國地方對環境保護工作所付出的努力，也是維護社會穩定發展的關鍵之一。
一、環境保護科技檔案管理中存在的問題
1.過分重視文件收集，不注重文件歸檔
在環境保護檔案管理工作中，很多人都非常重視檔案的收集工作，比較重視檔案本身的真實性，在收集過程中要求對原件進行驗證，防止檔案存在不真實的現象。在滿足了檔案工作真實性的同時，他們卻沒有按照一定的規范和標準來進行歸檔，甚至過分要求原件，使得一些重要的科技檔案無法收入其中，降低了檔案管理的參考價值。
2.沒有認識到資源建設的重要性
環境保護科技檔案是一種信息資源，具有非常重要的應用價值，但如果檔案管理人員沒有對其進行正確開發和建設，就很容易使科技檔案信息不完善，影響科技檔案的權威性。由于檔案管理人員缺乏相關專業知識，在歸檔工作中無法切實反應其中的技術完整性，使得環境保護工作的連續性、專業性沒有得到全面反映。
二、機關單位環境保護科技檔案管理工作要點
1.加強歸檔管理
環境保護科技檔案的歸檔管理就是資料的交接工作，為了使歸檔管理更加科學，要制定符合機關單位實際情況的歸檔管理制度，使所有部門的人員嚴格按照歸檔制度履行自身職責，從而使歸檔工作順利進行。因此，在環境保護工作開展前，應由部門負責人對項目中的內容、范圍、進度等進行密切關注和記錄，并按照國家規定的歸檔范圍、期限和密級劃分表，對文件材料進行系統整理和歸檔。在歸檔過程中，要注重對原始資料的審查，使其符合歸檔的基本眼球，并對同一項目的相關材料都統一管理，防止丟失，以便于日后查詢。對于一些不符合歸檔要求的材料，要將材料退回到原本部門，待整理合格之后才能再度接收。
2.科學對環境保護科技檔案進行分類
科技檔案分類就是指根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍內的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案庫藏系統，包括農業科技檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、醫藥衛生檔案和自然現象觀測檔案等。科技檔案的分類有很多種方式，具體應根據機關單位的性質和專業特征來劃分。環境保護涉及到大氣、地理、生態、植物和群落等多個專業，這就需要檔案管理人員對這些專業的性質和特征非常熟悉，根據環境保護專業的特點，并結合科技檔案的劃分規范，來對環境保護科技檔案進行分類。
3.加強對環境保護科技檔案的儲存
當科技檔案歸檔、收集之后，就應對其進行細致統計和儲存。對機關單位來說，檔案的儲存和統計是科技檔案管理的重要內容之一。在對檔案進行保管的過程中，應根據機關單位的實際情況，建立并優化檔案管理制度，設立專門的環境保護科技檔案儲存場所，按照環境保護科技檔案的數量進行存放，并選擇質量好、防潮的地點，以使科學技術檔案得到妥善保存。檔案管理人員應根據檔案的具體情況，將其進行整理，并錄入檔案管理系統中，方便其他部門的人查閱和使用。
4.在科技檔案管理中加入信息化手段
隨著科技檔案數量不斷增加和電子文獻不斷發展，在當前的科技檔案管理中，應積極采用創新技術，實現對科技檔案全方位、多層次、現代化的管理，使科技檔案在計算機與網絡技術的支持下，轉變儲存方式，打破時間和空間的限制，實現各種文件、信息、資源的遠程傳遞。例如，傳統的紙質文件可以制作成為word、excel等格式，也可以掃描成為圖片格式，儲存在計算機、光盤或網絡資源庫中，實現快速查閱、傳遞和檢索，從而使科技檔案在此基礎上獲得延續發展。電子文獻具有載體穩定性、多樣性，信息可控制性、易變性、占有體積小等特性，因此，我們應根據電子文獻的特點，改變傳統的文獻保存和管理方法，建立電子信息管理系統，將與科技檔案有關的各種資料進行整合、分類，儲存在網絡數據庫中。
三、結語
環境保護科技檔案是對國家級地區環境保護工作成果的展示，作為機關單位的工作人員，我們應認識到環境保護的重要性，并在工作中落實環境保護檔案管理工作，從而使我國整體環境保護檔案管理水平得到提升，進一步完善環境保護科技檔案管理體系，促進我國環境保護事業的良性發展。
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文件材料的歸檔范圍，是檔案人員在工作中遇到的首要問題。在確定歸檔范圍后，還要確定文書檔案的保管期限。如何確定，確定的依據是什么？目前，各單位確定文書檔案保管期限的依據是2007年國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》），然而，再周詳的保管期限表也不能囊括所有檔案文件材料，那么，基層單位如何正確界定文件材料歸檔范圍以及準確劃分檔案保管期限，現就我的個人工作經驗，談一些體會。
1.制定文件材料歸檔范圍應體現本單位的主體地位
不同類型的單位，職能是不一樣的，形成的文件材料也就有著千差萬別。《規定》中設定的歸檔范圍也不可能對應每一個單位、每一種文件材料。所以基層單位在制定文件材料歸檔范圍時，要注意突出本單位的主體地位，以反映本單位職能活動形成的文件材料為主，因此類材料記載了本單位各項活動，反映了本單位的基本面貌。若這些文件少收或者漏收了，以后很可能就無處尋覓，無法彌補，以致無從考辨單位職能與組織結構的變化。第二，要注意與單位內部各部門共同研究，廣泛聽取內部意見，分門別類，分清哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔。第三，《規定》中的歸檔范圍只是對一些共性的文件材料作出規定，如行政管理、黨群工作、人事任免等等，而對各單位業務文件的歸檔范圍的規定比較籠統。因此，在制定本單位文件材料的歸檔范圍時，切不可照搬國家的規定，應注意結合單位的工作實際情況，如單位屬建設主管部門，在制定時，應補充有關質量監督、安全監督、建設工程管理、建設市場管理等方面的文件材料，這樣才能確保在界定歸檔范圍時有章可依，歸檔的文件材料完整、準確。
2.確定文書檔案保管期限要抓要點
在劃分歸檔文件材料的保管期限要抓要點。第1個分析要點是歸檔文件的責任者。在內容相同、文種相同的情況下，本單位責任者形成的本行業文件材料比外單位責任者形成的本行業文件材料保管期限要長一個檔次，一般外單位形成的屬本單位主管業務的文件材料，應在本單位歸檔，但保管期限短。同時要注意分析歸檔文件責任者的級別：歸檔文件分為本級責任者、上級責任者、下級責任者。本級責任者形成的文件材料，其保管期限相對較長；上級形成的文件材料比下級形成的文件材料的保管期限要長。同時還要考慮發文機關的級別是本系統還是外系統，是黨政領導機關還是其他機關等情況。再是要分析歸檔文件的責任者是多個還是單個，只要有本單位責任者其保管期限相對較長。如果是多個責任者還要區分本單位是主辦單位還是協辦單位。如本單位是主辦單位，則視為本單位單獨發文來劃分保管期限；如本單位是協辦單位，則比本單位單獨發文的保管洗錢要短。
第2個分析要點是歸檔文件的內容。確定檔案保管期限最重要的是分析歸檔文件的內容。歸檔內容為“重要的”，其保管期限宜長。所謂“重要的”應該從以下3個方面進行分析：1）分析歸檔文件的內容是否本單位的主要職能，是否反映本單位的主要工作活動，是否具有代表性；2）分析歸檔文件的內容是否反映了本單位的工作基本面貌；3）分析歸檔文件是否反映本單位的經濟關系，如產權、債權等，一般根據時間的長短來分析。四是分析歸檔文件是否涉及到個人利益：按照歸檔文件涉及個人利益要從長的原則，歸檔文件涉及到本單位人員較重要的個人利益，如學歷、入黨等，領導職務的任免、機構成立等，一般應作永久保管。
第3個分析要點是歸檔文件的形式。歸檔文件保管期限的劃分還應該要注意分析文件的權威性、規范性和珍貴性。1）分析歸檔文件的文種，一般具有權威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀要、報告等，指定由本單位執行的，則比日常事務的通知、簡報、來往函件等保管期限長，但通知、函等文種還是要根據文件的內容來進一步分析其保管期限。2）分析歸檔文件的稿本，一般正本比副本、草稿、草案的保管期限長，但是要注意的是，如果一些重要文件經過反復修改，其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿都很重要，一般要附在正本的后面。3）分析歸檔文件的珍貴性。有重要領導、著名人士的題詞、簽字等歸檔文件，具有權威性跟紀念價值的，可做永久保存。
3.歸檔范圍跟期限表的制定應該明確和細化
在歸檔的實際過程中，作為界定文件材料是否歸檔和保管期限的長短的指導性文件，文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應該明確、具體。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，雖然不是越細越好，也不可能做到面面俱到，但也應該要適當的細化，明確每一類別的范圍與期限。條款明確，與單位形成的檔案相對應，可操作性較強，能提高歸檔鑒定與保管期限劃分的工作效率。二是方便檔案的及時處理，有利于檔案保管流程的暢通。該歸檔的歸檔，該短則短，該長則長，該銷毀的銷毀，不會造成積存。要注意的是進行檔案銷毀時，除跟從檔案保管期限表，也應遵從檔案銷毀的制度，避免過早銷毀或錯誤銷毀。
一、檔案管理人員績效考評的意義
（一）有助于實現組織目標，使全體員工受益
眾所周知，組織管理的核心是人的管理，而人力資源管理的核心是績效管理。績效考核是檔案管理體系的重中之重，目的在于增強組織的運行效率、提高員工的職業技能、推動組織的良性發展，激發其工作熱情，確保工作的高效運行，最終使組織和員工共同受益。
（二）績效考評是檔案工作發展的助推器
目前，檔案部門對檔案人員的聘任考評還是以往干部聘任的管理模式，制約了檔案工作全面發展的需要，應建立和完善科學隊伍建設的管理制度，如評聘制、考核制、責任制、晉升制、獎懲制、人員管理制等。績效考評是組織戰略管理行為和各種管理制度實施的基礎，是檔案人員管理進一步制度化、規范化的體現，能夠形成、培育和發展組織價值觀，為制定檔案部門與人員工作目標提供依據，為工作計劃和人力資源規劃提供信息參考，為保證檔案工作健康發展提供客觀標準。績效考評必將成為檔案工作發展的推進劑，刺激檔案人員加強責任心，保證工作質量，實現檔案事業可持續發展。
（三）績效考評有助于加強檔案人才隊伍建設
1.績效考評是選拔檔案管理人才的基礎。科學合理的績效考評，能夠堅持正確的選人用人標準，增強檔案人員甄選標準的有效性，完善科學的引才機制，合理配置檔案人員，使檔案人員崗位設置和檔案隊伍建設規劃更符合檔案工作規范化、科學化要求。
2.績效考評能完善科學的育才機制。實施績效考評，明確檔案人員崗位職能，對檔案人員關鍵績效指標進行有效的量化，有計劃、與適時地運用檔案人員，能使其高效行使管理職能，提高工作績效，完成檔案管理目標任務。
3.績效考評能營造濃厚的重才愛才環境。只有給檔案人員創造提升新知識與新技能的良好環境，才能發揮其自身價值并創造價值。隨著時間推移，檔案人員知識、技能、體力等方面會不適應要求，出現價值減損。績效考評既能發現和解決檔案工作存在的問題，幫助檔案人員發現不足，科學地制定職業生涯規劃；又能有效地進行薪酬激勵和人員更新，增強檔案人員的凝聚力與創造力，吸引留住優秀人才。
二、檔案管理人員績效考評的設計要點
（一）績效考核的目標要與檔案管理的目標一致
績效考核是與檔案管理的目標相連的，它的有效實施將有利于把員工的行為統一到檔案管理的目標上來。整個績效考核體系的有效性還對組織整合人力資源、協調控制員工關系具有重要意義。
（二）選擇適用的考評方法進行考評設計
運用績效評估不是趕時髦，而是要運用科學的方法來檢查和評定企業員工對職位所規定職責的履行程度，以確定其工作成績，從而促進企業的人力資源管理，提高企業競爭力。沒有最好的績效評價工具，只有最適合你企業的工具。簡單實用或復雜科學，嚴厲或寬松，非正式的考核方式或系統性的考核方式，不同規模、不同文化、不同階段的公司要選用不同的方式。因此，因地制宜，順勢而為，選擇適合企業自己的績效評估方法，方為明智之舉。
（三）進行科學的績效考評標準設計
一是考核標準要全面。要保證重要的評價指標沒有遺漏，企業制定的各種考核標準要相互補充，揚長避短，共同構成一個完整的考核體系。二是標準之間要協調。各種不同標準之間在相關質的規定性方面要銜接一致，不能相互沖突。三是關鍵標準要連貫。特別是關鍵績效指標KPI應有一定的連貫性，否則不僅不利于考評工作的開展，而且可能導致員工奮斗目標的困惑。四是標準應盡可能量化，不能量化的要細化。只有科學合理的量度方法，才能讓員工相信績效評估的公正性和可行性。倘若績效量度的內容過于籠統，量度的方法不明確，員工完全有理由認為考核結果是由考核者主觀臆斷而做出的判定，無任何客觀標準和實際意義，只不過是形式上“走過場”，從而產生不滿和抵抗情緒。五是根據團隊目標制定標準。根據團體工作目標而非個人來制定考核標準，同時針對不同層次員工和不同年齡員工的特點來制定考核標準，使標準具有針對性。
三、GRS在檔案管理人員績效考評中的應用
績效考評的方法有多種，GRS是最簡單和運用最普遍的工作績效評價技術之一。
（一）GRS簡述
GRS（graphic rating scale）也稱為圖解式考評法、圖表評估尺度法、尺度評價法、圖尺度評價法、業績評定法，由美國斯科特公司設計，曾經在美國工商企業中廣泛使用。本方法首先是將崗位工作的性質和特點，選擇績效有關的若干評價要素。其次，以這些評價因素為基礎，確定出具體的考評項目（指標），每個項目分成5～9個等級，用數字或者文字表示，如最優、良好、一般、較差、極差或1、2、3、4、5，并對各個等級尺度的含義作出具體說明。最后，制成專用的考評量表。在應用的過程中，考評者根據對下屬工作的觀察和了解，只需要在量表的每個項目等級評估的尺度上作出記號，待全部項目考評完成后，將各個項目所得的相加，即可得到考評的總結果。
（二）績效評價指標體系設計
1.確定績效評價要素。績效評價要素的確定為績效評價指標的設計設定了范圍，是指標設計的基礎。將績效評價要素分為個體、行為、結果三個方面的要素。個體方面的因素，如判斷能力、適應性、積極性等；結果因素與工作成果有關的因素，如工作質量、數量等；與行為有關的因素，如合作程度、工作態度等。
2.確定考評項目。評價要素往往比較籠統，意義并不是十分明確，應按照SMART[具體的（Specific） 、可以衡量的（Measurable）、可以達到的（Attainable）、可以證明和觀察（Realistic）、具有明確的截止期限（Time-based）]的方法將績效考評項目（指標）確立下來。
3.項目等級及考評說明。評價指標通常會顯得比較概括和抽象，因此對于一些不太熟悉課堂教學評價的人而言，還具有一定的模糊程度，所以需要制定一個專門的、針對評價指標的操作說明來具體規定相應的指標在評價時的操作要點。將項目的考評根據同評價要點的符合程度分為五個等級，即完全吻合、非常吻合、較為吻合、基本吻合、不吻合，分別賦予10、8.5、7、6、5分。
4.應注意的問題。由于本方法所采用的項目涉及范圍較大，可以涵蓋員工個人特征、行為表現和工作結果，使其具有廣泛的適應性；同時該方法具有簡單易行、使用方便、設計簡單、匯總快捷等。但考評的信度和效度，取決于考評因素及項目的完整性和代表性，以及考評人評分的準確性和正確性，在考評要素選擇確定以及考評人存在問題的情況下，本方法極容易產生暈輪效應或者集中趨勢等偏誤。
四、結束語
隨著我國經濟的高速發展。我國的人們對社會的要求也是越來越高，這也使得人們對關于自己的身心健康的東西是越來也在乎，其中首當其沖的就是對我國的旅游行業的發展水平要求也是不斷的提高。而隨著我國醫社會文明的不斷提高和科學信息技術的不斷發展，我國的全民旅游的思維已經逐漸得到人們的認可，這也使得我國的旅游行業檔案的管理在旅游行業健康發展中占據的地位越是越來越大。近年來，隨著我國的旅游行業政策的全面實施，以及人們物質生活的逐漸提高，使的我國的旅游行業范圍擴大同時，旅游行業的參與人數劇增，這就勢必導致我國旅游行業檔案大量產生。不僅如此，由于我旅游行業檔案管理對象具有廣泛性和我國的旅游行業人員具有流動性等特點，這為旅游行業檔案工作帶來更大的難度，必須對旅游行業檔案加以規范化管理，這也是我國旅游行業發展的需要。
一、我國的旅游行業檔案管理的現狀和問題
（一）我國旅游行業檔案管理的現狀
我國的旅游行業檔案的管理從目前來看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進展的不同步。由于地域經濟的發展問題，我國在各地的旅游行業進程不統一，同時由于經濟地域的問題我國各地區的旅游行業人員的旅游行業檔案管理的素養不高，以致于在旅游行業檔案管理的工作進展是沒有達到同步平衡的。其二就是旅游行業檔案缺乏規范統一的管理。由于對旅游行業檔案的認識不高，導致有些地區仍把旅游行業的檔案管理當做旅游中的附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對旅游行業的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對旅游行業檔案的管理工作不重視不規范，這也就是的對旅游行業的管理手段和條件也比較落后。
（二）我國的旅游行業檔案規范化管理存在的問題
從目前我國的旅游行業檔案檔案的管理要進行規范化，那還是存在者不少問題的。首先那就是對我國的旅游行業檔案規范化管理建設的艱巨性和復雜性認識不夠。我國由于幅員遼闊，旅游資源眾多，使得旅游行業檔案的管理的規范化首要的就是任務繁多，涉及面廣，這需要多個部門的共同參與和建設而且這也關乎各個部門的利益。其次那就是我國的旅游行業政策制度的制定和實施過多依賴于信息化管理系統，信息化的管理是一件好事，但是過多的依賴這就使得需要先進安全的計算機系統來支撐，這對于規范化的管理還是有影響的。最后那就是從業旅游行業檔案的人員素質不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來支撐，所以這方面對旅游行業檔案的規范化管理有重大的影響。
二、我國的旅游行業檔案管理的規范化的四個方面
我國的旅游行業檔案管理從上文之中便可以看出問題還是挺大的，而要真正的旅游行業檔案規范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個方面來對我國的旅游行業檔案規范化管理作一個簡單分析和闡述：
第一，對旅游行業檔案進行信息化管理。對我國的旅游行業檔案信息化那就是要利用計算機的數據庫技術、數據壓縮技術以及高速掃描技術等現代的技術手段，將我國的紙質的傳統介質的旅游行業檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進行管理，這樣在能形成系統組織成具有有序結構的電子檔案信息庫同時也能做到不依賴于計算機信息庫，這樣又能做到旅游行業檔案的現代化管理模式，而做到旅游行業檔案管理的規范化。
第二，明確旅游行業檔案職責任務，強化旅游行業檔案管理業務建設。要建立我國的全民旅游行業檔案這是一件極其復雜的工作，而且這項工作的質量水平的也關系著我國的旅游行業檔案價值作用。因此，我國的政府以及旅游行業的相關單位必須運用科學的原則和方法，強化對相關單位對我國的的旅游行業檔案工作的監管，而能夠為我國的旅游行業檔案工作服務以及為我國的和諧社會建設提供業務保障。這也就是說在旅游行業檔案管理上，首先那就要明確我國的旅游行業檔案的職責的任務，其次就是強化我國的旅游行業檔案管理業務的建設，去做到旅游行業檔案管理的規范化。
第三，堅持面向“三個服務”，做好旅游行業檔案的管理和利用。所謂的三個堅持服務那就是第一要堅持為旅行社和旅客服務。這是作為旅游行業檔案規范管理的核心，做到這個才是檔案管理的意義。第二堅持那就是為決策服務。這是旅游行業檔案的重要作用之一，這也是檔案規范管的重要點。第三那就是堅持為旅游行業的穩健運行服務。這個是旅游行業檔案管理的根本任務，所以，要堅持這三個服務，做好我國的旅游行業檔案管理和利用，也只有做到這個才能算是真正的做到了旅游行業檔案的規范化。
第四，加強設備的建設，提高從業人員的素質。旅游行業檔案的管理歸根結底還是由人和設備兩個重要點構成。為此，首先我國的旅游行業中檔案的管理部門在旅游行業檔案的設施配置要完備的建設，這也是我國的旅游行業檔案管理現代化的重要基礎。其次，那就是由于我國的旅游行業檔案工作其專業性強而且對旅游行業的業務要求高特點，所以，在我國的旅游行業工作方面，那么就應該要加強我國的旅游行業檔案人員隊伍的素質的培養，也就是要注意搞好我國旅游行業從業人員培訓，增強旅游行業檔案管理道德干部隊伍的整體素質，以適應我國日漸昌盛的旅游行業檔案管理的新的要求。
三、結術語
【關鍵詞】檔案管理；數據處理；規范化
前言
為了更好的完成檔案管理工作，實現現代化檔案管理建設，我們首先應從基礎工作抓起，奠定良好的工作基礎，才能為我國檔案管理工作的長期可持續發展奠定扎實的工作基礎。本文主要從檔案管理的基礎工作進行深入的分析，并根據其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質量和效率。
1、檔案管理的基礎工作中的具體問題分析
就當前我國檔案管理現狀而言，我國檔案館以內容龐雜、數量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費時間長、時間跨度較大。由于長期處于封閉式檔案管理狀態，所以一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個時期檔案整理規格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎較差、計算機管理適應能力較差的現象。其中存在主要問題總結如下：
第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經常出現一卷多冊的現象。
第二，未制定規范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內容，并且很多案卷沒有標題的現象也是極為普遍的。
第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。
第四，案卷中未標示頁碼的現象也極為普遍，若是使用中發生掉頁和缺頁也不易被發現。
第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現象，有時按照職能部門的管轄權限組卷、有時按照時間或文種等組卷。
第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發嚴重。根據上述問題分析我國的綜合性檔案館可發現，我國尚不具備建設計算機檔案管理的條件，我們應逐漸加快檔案基礎工作的科學管理水平，逐一解決上述問題。
2、采用規范化和標準化的檔案工作方法、程序，提升檔案
管理的基礎水平
根據多年工作檢驗和科學的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規范化、標準化來逐步提高我國的檔案管理水平，我們今后也應嚴格遵循科學方法和規范的程序執行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環節檔案管理工作。
2.1實行案卷的全面普查，精益求精
進行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規范化和標準化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長期未進行檔案全面清查、移交單位對保管期限劃分不準，因此常會有無查考價值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計算機管理低效率和重復現象的出現，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質量和效率。
2.2案卷的重新組合、及其規范化
對于內容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進行檔案整理、組卷。盡可量的堅持將那些存在相互聯系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應堅持的原則。并且對于那些無案卷目錄、頁碼、標題不清或無標題的案卷進行重新整理、填寫，使卷宗更加規范。優化館藏、實現對檔案的科學化保管、進一步提升檔案計算機管理利用效率。
2.3將著錄工作與本館實際相結合
為了實現現代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時著錄工作也是計算機管理中的一項重要基礎工作，它將會直接影響到計算機信息和數據輸入的準確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國1986年所頒布的《檔案著錄規則》就是使著錄工作規范的根本依據。在條件各不相同的檔案館自身條件的限制下、且技術要求不斷提高的情況下，檔案館應按照相關《規則》來規范自身檔案管理，并將其與自身實際情況和計算機技術管理要求相結合，制定出適宜本館的著錄細則。
2.4保障檔案檢索查全率、統一分類號
建立計算機檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實行計算機檔案管理的優勢。為了確保完整性的檔案檢索，我們應當根據我國的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實施細則。加強檔案分類過程中的校審力度，及時校驗糾正檔案分類人員錯誤。統一檔案人員工作標準和認識，實現檔案的規范化、標準化管理。
2.5提高檢索查準率、規范題名
只有完善檔案分類號才能使檢索查全率得到保證，進一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠遠不夠的，同時還應保證檢索查準率。所以必須在著錄時進行檔案的統一規范題名。而規范題名必須要抓住題名的要點和原則，也就是要避免出現文不對題、內容混淆以及計算機識別不清等情況的發生。例如將要題名的文種、事由和責任者等填寫完整。若無完整的題名要素，就應將其補齊，而對于題名冗長的就應刪除多余贅詞。同時也應將影響檢索準確率的文種統一文種。并利用計算機的獨特功能將關鍵詞項中的時間、地點和人名實行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎。
3、加快現代化檔案管理建設進程，做好數據準備
計算機的數據準備工作是檔案基礎工作中一項重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復雜。因此必要要建立一套完整、科學且規范的工作方法及程序，避免因數據準備不足而造成的現代化檔案管理工作進程緩慢、計算機數據無法錄入的現象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點。
3.1明確工作重心
為了充分發揮檔案對社會作用，使其為社會所用，這就是實施檔案管理的目的之一，而利用計算機進行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進計算機管理則應按照卷宗內容價值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對于那些社會利用率較高、核心檔案實施優先整理。從而促進現代化檔案管理工作的社會利用率和計算機化進程。
3.2實施分級次著錄整理
按照三個層次實施檔案著錄整理，對于一些查考價值不高或反映問題單一的檔案實行著錄整理，對組合級文件等實施分級著錄。以準確完整的揭示檔案特征和主題內容，節省檔案管理工作人力、財力和時間。
3.3對檔案進行分門別類，利用原基礎檔案
檔案基礎好的案卷，只要在此基礎上對案卷實施分門別類的管理、著錄，并利用計算機程序進行案卷目錄的直接錄入、給予其統一分類號，從而減少檔案著錄的速度。
結束語
良好的檔案管理基礎，是建設現代化檔案管理的基礎。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎性工作，才有建設現代化檔案管理的必要，才能更好的實現檔案管理，充分發揮檔案作用，為社會提供更好的服務。
一、信息化技術的發展與檔案管理信息化趨勢
電腦、網絡與通訊等信息電子技術的日新月異蓬勃發展，使得相關產品成本下降效能提升，再加上友好型的人機介面設計，使得電腦與網絡日益普及到檔案管理生活當中，不僅僅只是工作環境，甚至休閑育樂乃至于生活基本需求，都可以發現與他們相關的運作模式與機制。從整個演變趨勢來看，全球人類社會逐步發展為數字與網絡的高度信息化社會是必然的趨勢中，相信不久的將來電腦與網絡將有如現在幾乎每個家庭都有電冰箱、電視機等家電用品一般，家家有電腦處處均可上網，更有甚者或許會演變成沒有他們就有如現在缺水或缺電般的令人非常不自在，乃至于造成部分工作停擺的現象。然而，在此高度信息化的社會中最根本的元件就是計算平臺，它可能是一般的個人電腦或是個人數字助理器、手機甚至具有計算和上網功能的家電用品[1]。
在信息技術發展的背景下，檔案管理也進行了信息化作業改革。這是指在國家檔案管理機構的統一組織與指導之下，將各種較為先進的信息化技術融入各組織的檔案管理工作中，從而將檔案的信息資源進行有效的歸置、編排等，從而強化管理工作效度，提升檔案服務水平。就目前內容而言，檔案管理的信息化主要涉及到如下一些方面內容，也即檔案管理的信息化資源構建、信息化標準的制定、信息化平臺搭建等方面。
二、電子文檔為檔本文由收集整理案管理工作帶來的改變
在電子文檔發展的浪潮中，為達到提升效率的目的，檔案管理活動也對網絡進行了充分運用，并建立起龐大的數據庫以做為決策和評估時的參考依據。我國企事業組織推動信息化檔案管理已經取得了不少使用經驗，不少組織都已順利完成檔案管理網絡基礎建設與網絡應用推廣等配合電子文檔使用的計劃，對于提升檔案管理效率及質量上幫助頗多，也受到了市場、社會的注意與肯定。
電子文檔的出現促使組織以電腦來協助處理檔案管理工作，這最有利的一點就是資料處理上的速度。由于所有資料輸入的格式都已經標準化，電腦可以在短時間內，處理大量的資料，完成工作。這是人工處理檔案資料所無法實現的，也是發明與利用電腦處理檔案資料的主要目的之一。檔案管理人員唯一要做的事就是將資料正確無誤的輸入電腦。除此之外，電腦計算的能力可以在短時間內將資料轉化為有用、復雜的信息。許多數字化的檔案資料可以通過統計或數學公式的運算整理，形成有意義的信息。例如，通過運算，管理人員可以了解組織檔案管理狀況，從而找出潛在的風險，以了解整個檔案管理流程的成本變化的情形。同時，我們也可以通過電腦在短時間內所整理出的資料表格，從較為繁雜的檔案資料中找到最有價值的信息。
由于電子文檔能在短時間內正確無誤的提供大量的檔案資料，同時能協助檔案管理人員有效率的進行工作。所以電子檔案可以提升檔案管理作業的生產力。在講求速度與效率的當今社會，電腦的虛擬優勢是組織強化檔案管理能力的重要條件之一。在外部環境漸趨“市場導向”的壓力下，勢必要在檔案管理模式上做若干的轉型，否則很難適應信息化環境所提出的要求，更無法實現快速處理電子文檔。因此，為了應對電子文檔的出現，檔案管理工作除了會順應環境改變模式之外，還會盡速融入信息時代的潮流中，加緊腳步進行電腦化的變革，最終保障組織及早進入電腦的場域，這對于組織總體管理工作而言，也具有十分重要的作用。總體而言，若要提升檔案管理的有效性，電子文檔處理勢必將是一項不可或缺的必要條件，并從如下三個方面為管理帶來巨大的促進作用：一是節省資源；二是整合資源；三是暢通管理工作網絡，實現組織使命。
三、提升電子文檔處理水平的策略
第一，推動“檔案信息系統”計劃。檔案管理部門應健全檔案管理信息化作業，制訂“檔案信息系統”中程計劃，推動檔案管理信息化，使現行檔案、回溯檔案均能建置完整性的電子目錄，匯整公布檔案目錄，同時開放檔案目錄查詢單一窗口；另將已征集的各類檔案予以數字化及建立虛擬檔案館，運用虛擬實境及信息技術，真實呈現實體建構，還原檔案發生的時間與場景，建立檔案信息系統，提供線上申請應用，結合e-post及電子付費平臺，建立電子檔案儲存安全防偽認證體系，確保信息化作業安全。
摘 要 青銅峽水電站技改工程項目檔案是青銅峽水電站科技檔案的重要組成部分，是全面鑒定工程質量，對設備進行運行和維護的重要依據。本文從技改檔案存在的共性問題，建檔控制措施、竣工檔案資料編制中需注意的問題進行了闡述。
關鍵詞 銅峽水電站 工程 檔案管理
青銅峽水電站是一座以灌溉、發電為主，兼有防洪、防凌功能的綜合性水利樞紐工程。青銅峽水電站技術改造工程于2010年全面啟動。改造后，電站灌溉、防汛防凌、設備自動化水平等都將大大提高。目前我公司已經順利完成了伍臺機組的全面技術改造工作。本公司形成的技術資料已全部組卷完畢。現對工作中存在的問題進行簡要闡述。
一、技術改造檔案管理存在的共性問題
1.建設單位往往強調抓工程建設而忽視資料的整理工作，在技改過程中，由于工程建筑物是實體，屬于硬件，因此參與技改各方都積極關心工程建筑物的質量，進度等，不論是領導，員工目光都聚焦到實體工程上！而工程資料是一個軟件，往往被忽視，往往都是到了最后竣工驗收的時候再加班突擊各項資料，補充各種文件等，因此，分公司以及有關部門領導，技術管理人員等，對竣工資料的整編的態度和重視程度是能否做好資料的關鍵。
2.日常的資料管理不規范，在施工過程中，對于平常的資料管理單位一般也花費了一定的人力、物力和財力，也做了相當一部分的工作，但這些工作都是側重于滿足日常工作需要，由于資料管理的深度不夠，依據規范程度較低，在最終整理資料歸檔時，很多資料都需要重做，還要找當事人辦理簽字，再一次造成了時間，人力和財力的浪費。
3.檔案管理制度不健全，目前，寧電分公司雖然建立一些關于檔案管理方面的制度，但是，一般都不系統不健全，阻礙了資料整編工作的有效開展，給后續歸檔工作造成了很大困難。
二、技術改造檔案資料整編和歸檔工作對策
1.建立檔案管理網絡，配備專、兼職檔案工作人員，落實項目檔案工作的組織保證體系；配備保證項目檔案工作正常開展的設備、設施，以及實現現代化管理的必要條件。施工階段是檔案資料形成、積累和歸檔的關鍵時期，作為建設單位首先要主動與上級檔案管理部門取得聯系，在檔案業務上及時請上級檔案管理部門的人員進行現場指導和工作協調，同時在上級檔案管理部門的支持與配合下，對監理施工、安裝等單位的專兼職檔案員及相關技術人員進行檔案短期崗位培訓。
2.堅持檔案工作于技改工程建設同步進行。堅持同步管理就是要求技改文件的收集整理歸檔和技改檔案的驗收，要與技改項目的立項準備、勘察設計、建設施工和竣工驗收同步進行。特別要做好技改文件的收集工作，它是技改檔案工作的基礎，必須從源頭開始就抓好。在工程建設各階段中，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上；技改工程項目竣工驗收前，一定要首先進行技改檔案資料的專項驗收；工程竣工驗收時，提交合格的竣工檔案要與竣工驗收同步進行。
3.技改項目施工及安裝文件的管理。為保證工程施工和安裝資料在工程竣工時順利移交，應狠抓平時資料積累工作。項目建設單位檔案管理人員要做好監督、檢查、指導工作，積極協助指導施工單位實行文件包制度，加強施工記錄、資料的及時收集。并且定時組織施工、監理單位工程質量管理及資料管理主要負責人進行文件包制度執行情況的檢查。發現問題，及時向施工單位下發整改通知。并監督整改落實情況，從而可以確保施工過程資料及檢驗文件齊全、完整。
三、對施工單位歸檔工作的建議
1.建立完善的資料管理制度，施工單位的資料整編應當從工程施工開始就設置專門人員在施工的整個過程負責收集、整編和移交所有相關資料，同時，按照國家和相關部門的有關規范和標準制定相應的管理制度，不但設置專人負責還要把責任落實到人，資料的形成，日常管理，收集整編一直到移交保管應當是一套完整的制度，在整個施工過程中，由于情況不斷發生變化，資料的整編工作還應當根據工程的具體情況及時的補充或調整資料管理制度。
2.加強人員學習培訓，為了切實提高資料人員和管理人員綜合水平，在施工過程中，施工單位應當對工程技術人員和行政管理人員進行重視資料管理和整編方面的培訓和學習，通過對檔案知識、歸檔范圍進行系統培訓，使他們變成即懂技術又懂檔案管理的復合型人才，只有懂得檔案方面的相關技術和要求，才能在平常的工作中高標準的做好基礎資料。
3.嚴格過程管理，定期開展檔案專項檢查，定期率相關處室到各監理施工單位，對其檔案資料整理情r進行檢查，聽取檔案資料整理過程中的問題和建議，尤其在單項工程能夠竣工驗收進入高峰時，要每月到各單位現場檢查指導，通過檢查，一是提高各單位對檔案整理工作的認識，督促各單位落實檔案整編人員，二是掌握各單位檔案整理情況，規范了檔案整編要求，加快了整理進度，三是檢查各施工單位檔案資料編制規范性，及時制止弄虛作假現象，催促整改不符合要求的地方。
四、結語
通過幾年來對水電站技改工程資料整編的具體實踐，深刻體會到工程項目竣工檔案必須從工程項目開工之初抓起，實行“三同步”；建立相應的竣工檔案管理制度是做好工程檔案工作的基礎；加強檔案意識宣傳教育工作，把工程項目竣工檔案工作列入施工的全過程。只有這樣才能完整、準確、系統地收集和編制電站技改工程竣工檔案資料.
參考文獻：
[1] 劉翠霞，李連生.淺談小型水電站技術改造要點及施工管理[J].工程技術：全文版，2016（8）.
緊緊圍繞學校工作的總體要求，以“運轉有序、協調有力、督促有效、服務到位”為目標，抓調研，抓協調，抓督查，抓學習與作風建設。在主管校長的領導下，認真貫徹黨的教育方針、政策，遵照上級部門的指示、決定，以為學校、為教師、為學生服務為己任，加強學習，注重細節、提高效率、落實到位。在廣大教職工的支持和配合下有目的、有條理、高效率地開展工作，充分發揮辦公室的職能，在校領導的統一領導下，腳踏實地，勤奮工作，默默奉獻，為學校發展作出應有的貢獻！
二、主要任務與目標
（一）、增強責任意識，協調各職能部門積極做好學校重點工作。
1、協助學校搞好活動的組織安排工作,確保學校工作政令暢通，做到“及時，全面，準確，高效”。協助校長做好學校有關創建工作的文字撰寫和資料收集整理工作。
2、整理各分管校長工作要點和各處室工作，提前做好學校一周工作安排，在學校網站上開辟“一周工作”專欄，將每周工作及時到學校網站“一周工作”欄，使全體教師明確個人與學校近期的工作和任務。
（二）、加強辦公室建設，做好協調與服務。
1、爭取主動、積極配合、充分協調是學校辦公室的主要工作目標。新學期開始，建立辦公室定期例會制度，完善內部管理，確定每個崗位、每項工作的標準和責任，堅持從高、從嚴、從全、從細要求。同時，營造健康的工作環境，自覺維護辦公室的整體形象。做好辦公室與各科室、年級組、工會等各部門的協調，牢固樹立全局觀念，強化服務意識。
2、根據學校的實際情況，做好《實驗小學制度匯編》，進一步完善《教師年度考核辦法》、《校名師評選方案》等管理制度，以管理考核為手段，旨在提高教師的素質，加強我校的教師隊伍建設，使優秀的教師通過評比的平臺露出頭角，滿足人才的需求。
3、根據學校整體工作要求，具體協調安排好各種會議、工作，做好會議記錄。認真完成校領導交辦的工作，注重調查研究，為領導決策提供科學、具體、全面的第一手資料，在求實、務實、落實上下功夫。
4、組織起草學校發展規劃、工作要點、工作總結、經驗材料及學校領導報告、講話。提前做好學期結束前的工作安排，根據學校部署及時起草學校工作計劃。
5、繼續抓好值周值日、教職工考勤工作和文明辦公室的建設。
6、創建學習型處室，創設良好的學習氛圍，加強辦公室工作人員的政治業務學習，提高自身素質，為更好的開展工作打好堅實的理論基礎。
（三）、高質量地完成辦公室常規工作。
1、在校領導指導和幫助下，明確任務，各負其責，做好文件的接受、傳送、催辦及文件管理工作，信息采集、上報的管理工作。對來文的閱批、領導批示的督辦、重要文件的核稿、接聽電話、打印文件等日常工作，做到嚴謹有序，不出差錯。各項文件材料，力求及時、準確、優質、高效。
2、繼續做好宣傳工作，以及各種迎檢及接待工作。
我校宣傳工作包括校外新聞媒體宣傳和校內的廣播站、板報、櫥窗等板塊的內容，辦公室要繼續做好向大眾新聞媒體撰寫宣傳學校教育教學活動和建設發展成就的稿件。充分發揮好各科室信息員的作用，圍繞學校重點工作，以信息為載體，反映學校實力，展示亮點，營造氛圍，提升學校的知名度和美譽度。
隨著學校的發展，上級檢查事宜越來越多，辦公室要切實做到三到位，一是接待前到位，根據任務大小，周全考慮，統一部署，細致安排各項接待工作。二是接待中到位，做到態度要和藹，語言要標準，舉止要優雅，接待要得體。三是接待后到位，接待后要及時清理現場，使之恢復清潔，為下一次接待做好準備。
3、繼續做好精神文明創建工作，鞏固文明創建成果。
省級文明單位為目標，繼續堅持不懈地抓好文明創建工作，不斷創新精神文明創建的途徑，不斷豐富精神文明建設的內涵，把精神文明建設與學校教育教學工作緊密結合起來，以精神文明建設促進學校發展。
4、做好檔案管理工作。
做好學校文函檔案管理工作和保密工作，根據檔案管理的要求，完善檔案管理制度，規范檔案管理工作，注意收集整理體現學校辦學水平的教學教研材料并歸檔，使檔案管理更科學、規范。符合保密要求，做好檔案利用工作，更好地為教育教學及各項工作服務。新晨
5、做好單位考勤工作，按月及時公布。
6、管理好單位印章，實事求是地開具各類證明、介紹，慎重使用學校印章，做好印章使用登記。
