醫院檔案管理工作思考

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇醫院檔案管理工作思考，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。

醫院檔案管理工作思考篇1

1醫院廉政檔案建設存在的問題

筆者橫向調研了18家省級醫院，發現各醫院對廉政檔案理解和重視程度不一，在人員落實、管理形式、建檔對象、管理內容方面存在差異，管理方式普遍比較傳統，對檔案的利用意識淡薄。筆者認為，醫院目前廉政檔案建設與當下形勢的變化與發展存在一定差距[1]，缺乏行業統一的規范管理制度和標準。

1.1醫院層面重視不夠

《關于加強公立醫院黨的建設工作的意見》出臺后，各醫院加強了紀檢監察力量，但重業務、輕管理的意識仍然存在，千余名員工的醫院基本僅配置2—3名紀檢監察人員，有的僅1名，配比普遍不足。以浙江省腫瘤醫院為例，醫院作為擁有2500余名員工的三甲專科醫院，數年來監察部門僅2名人員，他們忙于日常工作，很難開展動態性、系統性、長期性的廉政檔案管理工作。

1.2管理層面認識不足

紀檢監察人員組成上，多為醫院其他職能或業務部門抽調或轉崗來的，沒有接受專門培訓，缺乏檔案管理經驗，素養、水平高低不一；對廉政檔案重要性及規范化管理缺乏認識，主動系統收集和整理信息偏少，管理停留在按上級要求填寫表格、完成任務的被動存檔上，存在真實性隱患甚至徇私枉法的風險。此外，一些干部對建立廉潔檔案不理解，抱有抵觸心理，存在隱瞞個人部分財產信息的風險；還有個別黨員干部在重要事項填報上避重就輕，有的黨員干部還會出現無心之失，等等[2]。

1.3系統性管理和應用不到位

廉政檔案資源具有教育、警示、監督、考核依憑等功能。目前醫院黨員干部的廉政檔案與普通的人事檔案不同，不能做到“檔隨人走”。大部分醫院不同程度存在有建檔缺完善、有建檔缺應用等情況。在檔案利用上存在“兩張皮”現象，干部廉潔鑒定結果與干部選拔任用、評先選優上掛鉤不夠。醫院領導干部廉政檔案的建立和管理多采用分塊管理，但是在實際運行過程中，這一形式逐漸趨于僵化，使得這一廉政檔案的建立制度與醫院內部的實際運行的制度產生交叉沖突[3]，路徑不清晰，功能得不到有效發揮。

2醫院廉政檔案規范化建設的實踐路徑

針對工作現狀和存在問題，醫院檔案工作人員要定期參與培訓，認識廉政檔案的重要性，實事求是、與時俱進保證廉政檔案的可信度。浙江省腫瘤醫院在實踐中強化廉政檔案規范化建設的要素結構，落實好專職專人對接、專門管理廉政檔案，加強規范化建設。目前已增加了1名管理專業的碩士工作人員，從事廉政檔案的日常管理工作。

2.1準確把握廉政檔案建檔對象

廉政建檔用于防范廉潔風險，主體是與權力運行相關的崗位人員。根據風險等級，可劃分為院級領導干部、中層干部、重點部門重要崗位人員、處方醫師及一般工作人員五大類。按照監察體制改革將監督覆蓋到所有公權力人員的要求，抓關鍵少數，浙江省腫瘤醫院以“確權、確責、確崗”為導向，按權力清單、風險清單和責任清單，明晰建檔的重點對象為：院級領導、中層干部、重點部門重要崗位人員。監察室協助上級主管部門負責院級領導的建檔，同時具體負責醫院中層干部、重點部門重要崗位人員的建檔管理。

2.2清晰界定廉政檔案內容框架

干部廉政檔案管理工作主要包括的內容有整理廉政檔案相關信息、收集醫院領導干部廉政信息資源、記錄領導干部的相關事跡等[4]。浙江省腫瘤醫院廉政檔案圍繞“廉”的信息，突出黨風廉政建設和反腐敗功能，嚴格區分日常醫院人事檔案，在建檔對象確定3類人員基礎上，加上全體在院黨員，明確落實廉政檔案的基本內容框架。中層干部廉政檔案內容包括個人基本情況、護照和出境、獎懲以及配偶、子女及其配偶從業情況等方面。院級領導在此基礎上，增加六方面內容：子女婚姻和配偶、子女境外工作、生活情況，本人、配偶、共同生活的子女投資及國（境）外財產有關情況，配偶、子女及其配偶違法情況，個人收入情況，操辦婚喪喜慶事宜情況，領導干部親屬從業及從事經營活動報告情況等。

2.3與時俱進，不斷完善廉政建檔范圍

按照清廉醫院建設要求，結合醫院各領域經濟運行環節運行實際，“要緊盯健康扶貧、醫療保險、藥械購銷、建設項目等重點領域，嚴肅查處收受回扣、‘紅包’等腐敗問題”[5]。浙江省腫瘤醫院擴大了環節運行的建檔范圍，推動領導管理層人員及其他相關責任人進行廉政檔案的建立工作，規定藥械購銷、建設項目實施前必須簽訂廉潔協議并歸檔；完善《九項準則》人手承諾制度；健全檔案內容，做好檔案正確分類入庫等管理工作。

2.4嚴格執行廉政檔案的管理制度

醫院制訂了《廉政檔案管理規定》規范要求。一是客觀真實建檔。強化檔案收集整理的內容真實、記錄客觀、憑證有效；強調對調查取證監督，核實重大事項，確保內容真實；在釘釘操作系統設置了修改留痕環節，啟用重要信息變動自動告知功能，便于再次核對，并按要求抽查5%信息進行核查。近期開展了出國（境）護照和通行證專項核對等工作。二是依法依規管檔。醫院實行了廉政檔案專人管理、借閱審批、簽訂保密協議等，遵照法理依據保護建檔對象的隱私權，不公開或公示檔案內容。三是加強動態管理。醫院針對廉政檔案動態性變化特性更新制度，如婚姻、護照等發生變化，要求30日內報告更新，確保檔案的及時準確性。四是落實紅線嚴肅懲處制度。對不真實或少報、漏報、隨意填報等情況，查實后實行通報懲處，切實震懾防范。

2.5加強廉政文化資料的建設

強化廉政檔案建設，要求對標對表建設“新時代全面展示中國特色社會主義制度優越性的重要窗口”新目標新定位，引領廉潔文化建設。這一點各家醫院沒有引起普遍重視。浙江省腫瘤醫院在廉潔檔案管理過程中，注重中華優秀傳統廉潔文化歷史資料、醫療行業中正面典型和反面教訓案例的收集，納入廉潔檔案資料庫、數據庫集中管理。如，把清廉建設的先進事例、省級媒體報道過的106篇文字和視頻資料進行匯編，豐富教育和警示資源，推動創造性轉化、創新性發展。

3醫院廉政檔案應用的路徑探索

新修訂《檔案法》強調要重視對檔案的開發和利用，只有精準開發、系統開發、深度開發，才有可能讓檔案更好發揮價值作用。目前的檔案工作還存在可提升的空間，未來需要加大檔案開發力度，讓檔案全部“活”起來[6]。浙江省腫瘤醫院在廉潔檔案管理上努力變末端管理為清廉醫院的源頭治理，加強廉政檔案的開發、利用和分類管理，為黨風廉政建設專項治理和監督檢查提供既往監督情況，落實全面管理。

3.1動態管理、及時介入

強化在廉政檔案動態調整中發現廉潔風險點，避免利益沖突。醫院目前實踐應用在四個方面：個人兼職取酬是否存在取酬單位與醫院有利益往來的情況；個人因私出國、長期往來于港澳及臺灣是否存在應批未批、超頻次情況；個人年收入與工資及投資所得是否一致、可否存在廉潔風險；配偶、子女從業及經商辦企、投資是否存在職務回避和履職回避等情況。在實際應用中醫院發現了4起涉及利益沖突問題，及時進行整改。

3.2實行開具證明必先查閱廉政檔案核實制度

變“死檔案”為“活材料”，核定職工廉潔從業“精準畫像”，把廉政作為干部選拔、年度考核、業績評定和在評優評先、表彰獎勵方面的否決性條款和“綠色通行”依據。浙江省腫瘤醫院監察室每年為干部選拔、評優評先、人員調動出具廉政報告和證明近400人次，應用廣泛，有效避免了選人不準、用人失誤和查用脫節現象，實現“建”的目的、“用”的價值。同時，為中層干部換屆任前提醒談話、廉政談話和黨紀政紀處理誡勉談話、責任追究、案件查處等四種形態運用提供了方向。

3.3強化廉潔檔案的教育作用

在廉政檔案建設利用過程中，醫院加強廉政文化資料的數字化載體建設，運用多媒體形式，多方位展示宣傳廉政文化資料；利用院史館的數字化建設，實現廉政檔案文化長期展示，擴大廉政教育宣傳；在節假日和重要節點，結合廉政檔案文化資料積累，利用微信、釘釘做好警示提醒，長效推進廉潔文化潤心廉心。

4醫院廉政檔案的數字化發展方向

信息時代，利用互聯網信息技術建立醫院干部廉政檔案信息數據庫，不僅可以大大提高干部廉政檔案的利用率，還可以促使醫院正確對待廉政檔案管理工作[7]，全方位做到清廉醫院建設工作的與時俱進。

4.1建設基礎信息查詢平臺，建立智慧廉政檔案

浙江省腫瘤醫院重視加快建設基礎信息查詢平臺，通過數據抓取、信息比對、綜合分析等手段，對重點監控藥品、高值耗材使用可能出現的風險問題及時報警提醒，使檔案管理更加具有及時性、信息性和預判性，提升清廉醫院智治水平。通過檔案相關數據的及時更新，有效防止建檔對象掉檔情況的發生，確保單位精準用人和廉正清潔作風建設的推進，方便上級主管部門對公立醫院廉政檔案管理工作進行實時監督。

4.2運用互聯網思維，提升廉政檔案科技反腐功能

重視在科技反腐能力建設上下功夫，目前醫院監察部門及時升級了防統方軟件，加強藥品、耗材使用數據專門管理和使用制度化的流程審核。清廉醫院建設涉及面較廣，建議政府層面能加強頂層設計，結合公立醫院實際出臺統一的規范，健全行業特色的廉政檔案管理制度，突破當前醫院各自為政的局面，實現廉政檔案數據類信息的共建共享。專題落實各公立醫院間廉政檔案信息平臺、組織人事信息平臺、工程信息建設平臺、招標管理信息平臺、醫藥購銷領域平臺等各特定信息之間的互聯，給廉政檔案裝上“電子眼”，豐富廉政檔案數據庫，讓廉政檔案數據省域性共享活起來，為各公立醫院紀檢監察部門在各類別的采購、招標上的監督提供更為詳盡和科學的參考依據，提高工作效能，助推全省清廉醫院建設。

作者:朱真偉 徐娟娟 李鴿伶 單位:浙江省腫瘤醫院

醫院檔案管理工作思考篇2

醫院是提供公共醫療服務的重要場所，而在醫療診治過程中需要對病人的情況進行有效的診斷和記錄，因此，個人檔案管理也成為檔案管理工作中非常重要的一部分內容，但是傳統的紙質檔案管理辦法難度相對較大，并且過程復雜，容易出現信息遺漏或遺失等現象，對于醫院的現代化建設管理來說是非常不利的，而通過醫院檔案網絡化管理建設則可以在很大程度上改善這一問題，真正地推動醫院現代化的建設與發展。而且傳統的檔案在應用過程中查閱困難程度相對較高，且其保存需要占據很大的空間。而信息化網絡技術在檔案管理工作中的有效應用可以改變此類問題。但是要真正地使醫院檔案的網絡化管理達到比較理想的水準，就要對醫院檔案管理的網絡化模式構建進行有效的探討和優化。接下來我們就來具體探討了解一下。

一、醫院檔案網絡化管理的必要性

隨著當前科學技術的不斷進步與發展，互聯網信息技術在我們日常生活生產中的應用逐步增多，對當前的社會發展也產生很大的影響，而其中互聯網信息技術在醫院檔案管理工作中的應用，使得醫院檔案管理的工作效率和工作質量有很大程度提升，因為在傳統的醫院檔案管理工作中，紙質檔案的管理會占據一定的存儲空間，而且需要耗費大量的人力和物力來進行有效的管理，對于醫院的成本控制來說是非常不利的，而通過醫院檔案網絡化管理建設，則可以擺脫紙質化檔案所帶來的一系列問題。但是與此同時，醫院的檔案網絡化管理也對網絡基礎設施和網絡平臺提出更高的要求，因此，需要加大網絡基礎設施的投入以及對于網絡平臺的維護和相關檔案信息化管理人才的培養，真正地使醫院的檔案網絡化管理能夠得到有效的發展。

二、醫院檔案網絡化管理中存在的問題

醫院檔案網絡化管理已經成為當前醫院現代化建設發展的必然趨勢，但是在當前的醫院檔案網絡化管理實現的過程中仍然存在著很多問題，基礎設施建設投入不足、網絡平臺的安全維護有待完善、檔案信息化管理人才匱乏等在很大程度上影響醫院現代化建設的進程，接下來我們具體探討了解一下。

1.基礎設備設施投入不足

醫院檔案網絡化管理過程中對于基礎設備設施依賴性是相對較高的，因為網絡化管理需要借助相應的系統網絡以及電腦設備等，如果這些條件都不具備，那么醫院檔案網絡管理是很難真正實現更好地提升醫院檔案管理工作的效率和質量的。但在當前醫院的管理工作中不重視檔案的網絡化管理，因此，對于檔案網絡化管理所投入的資金也是比較有限的，無法為網絡化檔案管理提供相應的局部網絡以及電子設備設施等，這使得檔案網絡化管理的進程舉步維艱。更多的資金投入仍然主要在醫療領域，很多醫療器械的資金投入占了很大比例。

2.網絡平臺的安全維護有待完善

醫院檔案網絡化管理實現的過程中對于網絡平臺也有較高的要求，只有網絡平臺能夠長期維持穩定并有效地避免病毒侵染，才能真正地使其持續穩定地運行，更好地服務于醫院的正常醫療診治工作。而一旦網絡平臺的安全出現問題，那么病人的診療記錄和相關信息都可能會遭到泄露，這對于維護病人的合法權益以及醫院的正常工作開展來說是非常不利的。但是網絡平臺的安全維護也需要專業的人員和頂級的設備設施來進行，而當前醫院檔案網絡化管理工作開展過程中，人才匱乏以及資金支持投入有限，因此，日常的安全維護工作也沒有引起廣泛重視。

3.檔案信息化管理人才匱乏

檔案信息化管理過程中，需要專業的人員對系統平臺進行設計應用以及日常的維修，才能更好地保證醫院檔案網絡化管理工作的有效實現，但是，當前醫院內部的大多數人才都屬于醫學專業的，缺乏計算機專業的相關人才來更好地從事醫院的檔案網絡化管理工作，使得網絡化管理無法有效地得到人力資源的支撐來更好地保證其持續穩定的進行。而檔案管理工作開展過程中需要相應的懂醫學、管理學和信息技術的人才等。

三、醫院檔案網絡化管理的構建思路

醫院檔案網絡化管理的實現對于當前醫院檔案管理工作效率和工作質量的提升有很大的推動作用。但是，每個醫院的具體情況存在很大的差異性，因此，在醫院檔案網絡化管理的構建過程中也要注重構建思路，充分地考慮到醫院的實際情況以醫院的相應需求來更好地設計檔案網絡管理模式。

1.根據醫院的實際情況制定合理的檔案網絡化管理策略

醫院在信息化建設過程中，必須要充分考慮到醫院的實際運行情況進行調整，才能更好地推動醫院的現代化建設與發展，所以在當前醫院的檔案網絡化管理模式的構建過程中，根據醫院具體情況來進行網絡化管理設計，當然也不能完全拋棄傳統手工管理模式，因為一旦網絡系統出現故障，整個醫院診療工作也會陷入癱瘓，這對于醫療工作的正常開展是非常不利的，因此要盡可能地實現網絡管理模式與手工管理模式的結合，特殊時期就可以利用手工管理模式來代替網絡管理模式，更好地開展檔案信息整理以及數據的傳輸。

2.明確醫院的檔案管理網絡化需求

以醫院檔案網絡化管理建設的需求為導向更好地構建醫院檔案文化管理模式是當前醫院現代化科學建設的一種重要方式，因為需求表明了醫院的發展方向以及在檔案網絡管理構建過程中的實際用途。從現實性的需求來說，醫院檔案網絡化管理要更好地提升相應的信息處理效率和質量，因此要對檔案信息進行有效整理，這樣在信息查閱的時候，就可以減少很多麻煩。比如，在醫院的檔案管理網絡化模式構建過程中，優化相應的搜索引擎就可以在很大程度上更快地提升調閱檔案的速度，節省時間。但是醫院的檔案管理工作開展不僅僅服務于人民群眾，很多時候也要為醫院內部的科研工作開展提供有效的支撐，因此，患者病歷信息也要通過檔案管理網絡來進行處理分析，從而更好地獲取實際案例數據來輔助科研工作的有效開展。所以，在當前醫院的檔案管理網絡化模式的構建過程中，要充分地了解醫院的檔案管理網絡化需求，來更好地優化相應的建設，從而提升檔案網絡化管理的建設質量，使其能夠真正地服務于醫院的相關診療和科研工作。

四、醫院檔案管理網絡化的優化途徑

醫院檔案網絡化模式的構建已經成為醫院當前改革創新發展過程中的一部分重要內容，但是，要真正地使醫院檔案管理網絡化建設質量得到有效保證，也要不斷地尋求優化途徑來更好地從多方面推動醫院檔案管理網絡化的建設。下面我們就來具體探討一下。

1.加大基礎設施投入比例

在傳統醫院檔案管理工作開展過程中，通常是借助人力來進行的，因此，相應的資金投入更多是用于人力資源。也有部分資金會用于檔案存儲和管理工作，但是，相較而言，投入是較少的。而醫院檔案管理網絡化實現之后，很多檔案信息都要通過網絡來上傳下載或打印復印，因此，對于基礎設施要求是相對較高的。首先，用于醫院檔案網絡化管理的電子設備設施必須大容量和系統的安全穩定性需要得到有效保障。其次，在醫院檔案網絡化管理過程中需要實時地對信息進行穩定傳輸，所以，也要有相對穩定的局部網絡更好地為信息傳輸提供保障。而相對優質的局部網絡，電子設備的資金投入是相對較大的，因此，考慮到醫院檔案管理網絡化建設過程中的發展需求，要根據實際情況來加大基礎設備設施投入比例，基礎設備設施質量得到有效保證，能更好地服務于醫院檔案管理工作。而且，隨著當前科學技術的不斷進步與發展，越來越多先進化的電子設備設施應用在醫院檔案管理工作過程中，來替換相對比較落后的設備設施，這都需要一定的資金投入，因此，要考慮到這一情況。如果因為省錢而使用落后的設備設施，那么未來醫院的檔案網絡化管理工作會面臨各式各樣的問題，可能會得不償失。但是，這并不意味著需要配置最高水平的設備設施，要充分考慮到醫院的實際情況以及就診人數等多種因素，選擇性價比合適的設備設施。

2.加強對網絡平臺的日常安全維護

隨著醫院檔案管理工作的信息化建設逐步得到有效推廣，越來越多的病人就診信息通過相應的網絡平臺系統來進行信息的傳送和分析管理。雖然網絡平臺的容載量是相對較大的，但是長期的使用過程中，如果不能做好日常安全維護，可能會使網絡平臺遭受病毒等的入侵。因此，在醫院檔案管理網絡化構建過程中，要加強對于網絡平臺的日常安全維護，避免因為日常的操作不規范等行為給網絡平臺的安全帶來隱患，致使其遭受病毒而導致病人信息泄露以及系統癱瘓。但是系統平臺的癱瘓隨時可能發生，因此，也要做好萬全的準備，有效地結合手工管理模式來更好地使醫院能夠在系統癱瘓等特殊情況下，能夠正常運轉來完成病人的診療，真正地使醫院的建設發展能夠更加適應當前社會。此外，網絡環境也會對系統的正常運行產生影響，長期瀏覽不安全網站可能會使系統遭受病毒的感染，進而出現癱瘓的情況，因此，也要盡可能地加強醫院內部的網絡建設，通過良好網絡環境的營造為醫院檔案網絡化建設提供優質環境，避免出現系統癱瘓等情況。當然，也要盡可能地避免電磁干擾，真正地做好醫院檔案信息化系統的日常保護。

3.加強對于檔案信息化管理人才的培養

在醫院檔案網絡化管理的建設完成過程中，對于的人才要求是較高的，其不僅僅需要有效地掌握相應的信息技術來更好地完善系統平臺及其安全維護工作。還需要對醫院的檔案管理工作有所了解，甚至需要具備一定的醫學知識，才能更好地對相應的檔案進行有效的劃分，使檔案網絡化管理工作能夠更加規范化、標準化。但是，當前醫院內部的綜合型人才是相對較少的，這在很大程度上影響醫院檔案網絡化管理建設。因此，在檔案信息化管理工作開展過程中，要加強對于人才的培養，而醫院內部很多醫生和護士都需要接觸相應的網絡平臺來更好地進行信息的上傳、下載或者數據處理分析，因此，在醫院內部要廣泛地開展相應的檔案網絡化技術應用教學，使基層的醫生和護士都能夠掌握相應的技術來更好地利用網絡平臺完成信息的錄入和分析處理。然而，當前很多醫院內部的醫護人員是相對緊張的，很難為檔案網絡化管理建設提供相應的人才支持，這時候就可以通過人才引進或招聘來更好地吸收優質人才，使企業更好地服務于當前醫院檔案網絡化管理工作。但是，要想吸引更多的優秀人才，需要不斷地改善醫護人員的社會保障體系，真正地使醫護人員乃至醫院所有的職工都能夠更加積極主動地參與到日常的相關工作中來，提升醫院的核心凝聚力，使醫院現代化建設發展能夠真正實現。此外，也可以通過先進帶動后進的方式來更好地使檔案網絡化管理技術得到普遍應用，使員工都具備一定的信息素養來更好地完成檔案整理工作。

五、小結

新時代背景下，醫院檔案信息網絡化管理已經成為必然的發展趨勢，但要真正使檔案管理工作能夠在網絡信息的支撐下得到優化升級，要充分考慮到醫院的自身情況。文中我們已經針對當前醫院檔案信息網絡化工作進行了深入探究，了解到當前其中存在的問題，首先是因為對于檔案信息網絡化管理認識不足，導致其投資比例相對較少，無法保障相應的基礎建設，其次是人力資源相對比較匱乏，缺乏檔案網絡化的專業人才。因此我們也針對性地提出應對策略和方法，通過增加資金投入以及人力資源支持，一定能夠更好地為醫院檔案網絡化建設工作的開展提供有力支撐，但在具體的檔案網絡化模式構建過程中，也要充分考慮醫生、醫院的實際情況，以醫院的實際需求為導向更好地進行優化設計，真正地使檔案網絡化能夠服務于醫院當前的日常就診和科研工作，推動醫院不斷實現工作質量的提升，使病患能夠提升對醫院的滿意度，改善醫患關系，推動社會和諧發展。

作者:鐘鋮

醫院檔案管理工作思考篇3

隨著我國醫療水平的提升，醫院檔案管理工作也愈加繁復[1]。但在醫院檔案管理上，原有的常規管理措施存在不少問題。例如，因管理模式的落后，導致檔案資料遺失；因管理效率低下，導致資料提取率不高，珍貴資源不能很好地被利用；因人員分工不明，出現責任推諉的現象，導致各個部門對檔案管理工作的評價偏低[2]。從醫院長遠發展出發，為提升醫院的管理水平和工作效率，引進精細化管理模式很有必要。精細化管理模式源于中大型企業，通俗來說，精細化管理就是通過對管理內容進行細分，將每一個事項都落實在責任人身上，從而達到事無巨細均有管理的目的[3]。在很長的一段時間內，醫院檔案管理都是簡單地圍繞整理、存放、借閱、歸還的步驟進行管理。從檔案保存的視角來看，粗糙的管理模式容易造成資料丟失、損傷，簡陋的檔案室容易引起紙質檔案受潮、發霉，工作人員不合理的分類將為后期資料查找埋下隱患；從檔案管理人員的視角來看，因缺少完善的管理體系，需要花大量的時間去整理資料、尋找資料、監督資料歸還，工作量非常大，但管理效果差；從借閱者的視角來看，借閱檔案資料需要經過多個人員的審批，從發起申請到收到資料，需要數天甚至10多天的時間，大大降低了工作效率，同時也降低了通過調取檔案研究專業知識的積極性；從醫院管理團隊的視角來看，煩瑣的審批流程、檔案管理層出不窮的問題將占據他們大量的精力。因此，對醫院檔案進行精細化管理，對每一位醫療行業工作者而言，都是有利無弊的。目前，僅有少數的醫院在嘗試精細化管理模式，相關研究也很少。本文通過對精細化管理模式與常規管理措施的對比研究，以期為醫療行業采用精細化管理模式提供實踐依據。

1資料和方法

1.1一般資料

從某醫院2020年2月至2021年1月的檔案中隨機選取100份采用常規管理措施進行管理，從2021年2月至2022年1月的檔案中隨機選取100份采用精細化管理模式進行管理，并將它們分別命名為對照組和觀察組。兩組檔案中均隨機包含了人事檔案、技術檔案、病歷檔案、行政檔案、會計檔案等，兩組檔案的類型無明顯差異，具有可比性。2020年2月至2021年1月，該醫院檔案管理人員共計44名，平均年齡為35.5歲，其中男性24名，女性20名；2021年2月至2022年1月，該醫院檔案管理人員共計43名，平均年齡為36.3歲，其中男性23名，女性20名。所有參與研究的檔案管理人員均符合以下條件：①從事檔案管理工作的時間超過3年；②在2020年2月至2022年1月兩年間均正常在職工作，無超過5天以上的病假或產假。

1.2方法

對照組資料采用常規檔案管理措施：檔案管理人員根據自身的主觀意識，將檔案進行簡單、粗糙的分類，然后將檔案搬移至檔案架上存放，當有人需要尋找檔案時，再安排人員查找。觀察組資料采用精細化管理模式，從完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養、推動檔案管理數字化轉型、明確檔案管理崗位的人員職責、建立安全保護網等維度著力，制定契合精細化管理的方案。（1）創建并優化數據庫。隨著醫院規模的不斷擴大和新員工的不斷增加，醫院管理的文件數量也在不斷增加。早期常用的粗放式管理模式與現階段醫院的發展模式并不完全一致。因此，醫院應全面優化和調整檔案信息管理，建立完整的電子數據庫，實現精細化管理的目標。通過不斷調整和優化數據庫，歸檔內容更加統一，建立過程中必須考慮3個方面。第一，數據庫的機密性。該文件包括從中學到工作階段的所有個人書面信息，在建立、使用數據庫以及數據存儲時，要特別注意保護個人隱私。第二，數據庫的準確性。文件除了記錄個人基本信息外，還可以反映干部的科研水平和專業能力，是崗位競爭和職稱晉升的重要依據。第三，數據庫的效率。數據庫具有模糊搜索功能，員工可以根據自己的實際需要查詢相應的內容，提高查詢效率。（2）完善檔案管理制度。在新的醫療環境下，為了更好地滿足醫院發展需求，一定要構建具有高效率、長遠性的檔案管理制度。通過建立一套科學高效的管理制度，長期指導檔案管理工作，將檔案管理工作細致到每一個步驟，對各個部門、各個崗位的工作起到引導、約束的作用，促進管理者在工作中有理可依、有據可循，并通過不定期的考核，對工作人員進行監督。（3）提高檔案管理人員的工作素養。醫院檔案具有種類多、來源雜、數量多等特點，對于管理人員來說，這既是體力活也是腦力活。精細化管理模式的落地，關鍵在于人，因此，工作人員素質的提高至關重要。對人員素養的提升，既有專業水平的提升，又有思想理念的提升。首先，要讓檔案管理工作人員意識到檔案管理工作的重要性（這不只是一份簡單的整理分類工作，而是醫院長遠發展的堅定基石），通過優秀案例分享，激發他們不斷學習，提升檔案管理的能力。其次，要開展各種提高專業技能的培訓活動，包括分析以往工作中存在的問題、學習檔案信息管理技術、建立工作獎懲制度、組織優秀工作人員外出參觀學習、邀請檔案管理專家現場指導等，增強檔案管理人員的精細化管理認知。（4）推動檔案管理數字化轉型。隨著時代的進步，紙質檔案管理模式已經不能滿足現代機構的檔案管理需求。精細化管理模式加強信息化建設力度，推動檔案管理向數字化轉型，運用成熟的大數據信息技術，實現檔案自動分類和批量化處理。在平臺搭建前期，管理者將建立起共享數據，并給予院內工作人員不同層級的管理/查閱權限，方便查找檔案資源及內部信息傳遞，在降低檔案管理人員工作量的同時，提升檔案提取的便捷性。數字化管理還可避免檔案丟失、損壞等情況，各個部門、各個崗位的工作人員在查閱檔案時，整個過程都被記錄，進一步加強了檔案的精細化管理。（5）明確檔案管理崗位的人員職責。作為一個擁有40余名檔案管理人員的醫院，難免會因為某個工作人員的失誤/不負責導致檔案管理出現紕漏，明確每位檔案管理人員的工作內容和工作責任很有必要。通過制定崗位職責表，明確每一個崗位的工作標準，每一項工作都落實到具體責任人身上，每一個細節都有評判依據。（6）建立安全保護網。醫院檔案牽涉醫院、醫生、患者等多個方面，在檔案管理向數字化轉型之后，檔案信息的儲存和共享的安全性需要得到保證。在精細化模式下，需要由專人來負責檔案信息的安全。例如，在前期設置安全模式，并對安全設備進行定期的維護；在系統內設置檔案借閱到期預警裝置，提醒借閱者如期歸還，如仍未如期歸還，可通過電話通知、共享平臺權限回收等方式提醒借閱者；還可以與信息工程企業合作，對重要檔案使用加密技術、設置防火墻等，最大化保障檔案的安全，充分實現檔案的價值。

1.3觀察指標

使用自制的檔案管理表，記錄兩組檔案的整理、存放、借閱、歸還等情況，最后計算出兩組檔案管理的齊全率、丟失率、提取率、滿意度。齊全率與提取率總數值為100%，數值越高表示管理效果越好。滿意度總分為100分，超過90分表示滿意，80～90分表示一般，低于80分表示不滿意。滿意度通過80分以上的人數之和除以總人數再乘以100%得到。

1.4統計分析

采用SPSS23.0統計軟件對得到的數據進行分析處理，計數資料為n（檔案數量每組分別為100份，評分人數每組分別為20人），采取χ2進行檢驗；計量資料用（x±s）表示，使用t檢驗，P＜0.05證明差異具有統計學意義。

2結果

（1）觀察組的齊全率、提取率均高于對照組，觀察組的丟失率低于對照組（表1）。（2）醫院各個部門（包含基層部門與管理部門）對檔案管理的滿意度評分，觀察組高于對照組（表2）。

3結語

在中國醫療體制不斷改革的今天，提升內部管理水平和醫療服務水平同等重要，這也是參與醫院間良性競爭、促進行業積極進步的重要環節[4]。本文對總計200份檔案分兩組進行研究，從優秀企業檔案管理中提煉管理方法，結合該醫院的基本情況和長遠需求，將精細化管理模式通過觀察組實踐與使用常規管理措施的對照組進行對比，經過長達兩年的觀察、統計、計算、總結，發現使用了精細化管理模式的觀察組，檔案齊全率為100%，檔案丟失率為0，檔案提取率為99%，各部門對檔案管理工作滿意度為95%，遠優于對照組（檔案齊全率為92%，檔案丟失率為8%，檔案提取率為81%，各部門對檔案管理工作滿意度為65%），由此可以說明，精細化管理模式通過完善檔案管理制度、提高檔案管理人員工作素養、推動檔案管理數字化轉型、明確檔案管理崗位的人員職責、建立安全保護網等方法，能夠有效避免檔案丟失、損傷；減少因儲存不當造成的檔案受潮、發霉現象；在降低檔案管理工作人員工作強度的同時，提升各部門人員借閱檔案的便捷性和對檔案管理工作的滿意度。通過運用精細化管理模式，該醫院的檔案管理水平有了質的提升。從該醫院發展來看，精細化管理模式在該醫院檔案管理中的運用，將大大提升該醫院在城市中的競爭力；從醫療行業發展來看，隨著精細化管理模式被各個醫院引入，我國醫療行業將向前邁進一大步。綜上所述，通過為期兩年的研究對比，將精細化管理模式引入醫院檔案管理，效果明顯，值得在各個醫院落地使用。在不遠的未來，大多數醫院將通過應用精細化管理模式來提升檔案管理工作效率，強化檔案管理質量，減輕檔案管理工作負擔，推動醫療行業長遠健康發展。

作者:崔文昕 單位:曲阜市人民醫院

醫院檔案管理工作思考篇4

一、選題的背景與意義

1.選題背景

醫院檔案內容豐富，構成種類多樣，真實記錄了醫院的歷史沿革和醫療實踐過程，是醫院管理和發展的第一手資料，對醫療工作、醫學科研、教學研究的發展具有重要價值，對外則具有展示醫院形象、宣傳醫療保健常識、為醫院及公眾提供維權證據等重要作用。自2009年起，國務院對醫療機構提出了一系列醫療改革的要求，從推動公立醫院改革、改善醫保政策、降低藥品收入比例、加強綜合監管政策、建設優質高效的醫療服務體系以及建設健康環境等多方面改善大眾就醫環境。在此背景下，醫院檔案工作更應順應時代要求，積極挖掘、拓展醫院檔案的價值，為新時代的醫院發展打下良好的根基。

2.選題意義

本課題研究具有理論與實踐雙重價值。（1）理論意義。在持續深化的新醫改政策背景下，醫院領導層面愈發重視將醫院的持續發展與深化公立醫院改革的要求相結合。醫院檔案工作是醫院工作中最為基礎的一部分，所以醫院檔案工作質量的提升及檔案信息資源價值的多元化挖掘將成為醫院可持續發展的助推劑。本文通過對新時期檔案管理工作的深入解讀，考察新時期背景下醫院檔案工作管理實踐的發展變化，重新審視醫院檔案工作的地位及其價值，提出醫院檔案工作的改進建議，豐富新形勢下關于醫院檔案工作的理論研究。（2）實踐意義。本文以新醫改政策為切入點，分析總結新醫改的實施對醫院檔案工作產生的影響，以及改革后為醫院檔案工作帶來的新變化，探索了新醫改形勢下的發展舉措。從微觀來看，對本醫院的調研有利于醫院檔案工作的改進和檔案服務效能的提升，有助于推動醫院檔案工作更好適應新時期的社會發展形勢。從宏觀角度來看，本課題的研究成果是基于對某一具體醫院檔案工作實踐的考察，因而對其他地域同類型醫院也具有適用性，可以為當前醫院檔案工作提供指向性、可操作性較強的措施和建議，促使醫院檔案工作事業得到一定發展。對醫院檔案工作具有一定的推動作用。因此，本文將具有一定的現實發展價值和理論價值。

二、研究現狀

我國從2009年提出新醫改政策后，新醫改下醫院檔案工作便成為受關注的話題，關于新醫改下檔案工作發展問題的研究最早發表于2009年年底。在2013年有一個小幅度上升，呈現較為緩慢、逐漸上升的趨勢，原因在于兩方面：一是由政策的頒布到解讀再到形成較好的實施方案需要一定的時間過程，在整體醫療環境沒有較大變化的情況下，作為醫院日常工作的檔案工作，無法得到進一步的改變與發展。二是2013年國務院又利用醫改政策對醫療機構提出新要求，其中《關于鞏固完善基本藥物制度和基層運行新機制的意見》指出，要落實財政對基層醫療衛生機構的專項補助經費，要明確基層醫療衛生機構基本功能，診療科目、床位數量、科室設置、人員配備、基礎設置建設和設備配置要與其功能相適應，此建議針對醫院財務檔案、人事檔案、設備檔案等提出了更高的要求。此后，學者們開始逐步重視醫院檔案工作如何配合好新醫改政策的研究領域。從2014年直至2018年，國內關于新醫改下醫院檔案發展問題的研究逐步達到了一個高峰，2018年達到一個研究峰值。據筆者分析，其主要存在兩方面原因：一是由于2009年至今，學者們對檔案工作發展的探究已經積累了一定數量的研究成果；二是因為在2017年1月9日，國務院不僅又一次對醫療改革更新了要求，并頒布了《“十三五”深化醫藥衛生體制改革規劃》，且僅在2017年，國家各個部門就頒布了39項有關醫療方面的意見、規劃、方案等。這段時間的研究主要集中在對改善醫院檔案管理模式、大數據對檔案管理的沖擊及信息化對檔案管理的變革等問題上。學術研究成果的中心逐步偏向實踐研究，學者們對此問題的分析角度逐步向如何更好地適應大數據環境，開展醫院檔案信息化建設，以及提高醫院檔案管理能力方面發展。

三、研究的主要內容及研究方法

1.研究內容

關于新醫改背景下醫院檔案管理現狀的研究，以及關于新醫改背景下醫院檔案改進方法的研究、關于大數據對醫院檔案管理影響的研究。

2.研究方法

實地調研法、文獻研究法、案例分析法。

四、研究的重點難點及創新點

1.重點

通過調研較為具有代表性的本醫院檔案工作情況，增強科室實際工作與檔案管理理論的聯系，加強對醫院檔案工作實踐的分析，發現醫院檔案工作中存在的實際問題，提出有效推動醫院檔案工作發展的改進策略。

2.難點

新醫改政策涉及面較廣，但目前專門針對醫院檔案工作的條目并不多，在符合國家醫改政策對醫院管理運營和構建社會健康體系的期望下，如何將醫院檔案工作對其輔助效果發揮到最大，不僅是理論層面的難題，也是實踐層面的難題。

3.創新點

第一，研究視角上，以新醫改作為背景，綜合歷年的醫改政策進行探究，從而發掘政府及社會對醫院檔案工作的新訴求，同時重新審視并客觀評價醫院檔案工作的地位，探討如何為醫院的可持續發展提供堅實基礎，使其發揮更廣泛的作用。第二，研究內容上，針對檔案基礎工作提出對策建議，同時結合新醫改中提出的“全民健康”與醫院公益性等新政策要求，立足于檔案資源開發與利用，提出將提升居民健康意識融入檔案服務意識中，使醫院檔案資源在提升居民健康素養、營造健康社會、健康環境，發揮其對社會公眾價值的改進建議。

五、醫院檔案工作概述

1.醫院檔案工作的特點

（1）管理內容復雜多樣、工作量大醫院檔案來自各項醫院活動的記錄，涉及方面十分廣泛，包括病案、文書檔案、科研教學檔案、財務檔案、設備檔案、藥劑處方、基建檔案、人事檔案、會議記錄等十多個種類。從載體角度則包括紙質檔案、聲像檔案、電子檔案、膠片檔案、實物檔案等多種載體。門類繁雜，載體多，檔案產生速度快導致了醫院檔案管理內容多樣，工作復雜。例如，患者的病例、病案又是醫院檔案重要的組成部分。患者又進一步分為門診患者、住院患者等，且大型綜合醫院日門診量極高。住院患者其病案持續的時間長，內容多，每次化驗、拍片結果，每日所用藥物、生命體征記錄，每次醫生所下醫囑都會形成大量的病案存在醫院的系統中。（2）專業性強醫院檔案種類繁多，每一類檔案又都有各自的要求與規定，即各類檔案專門的管理辦法。就病案的建檔到管理而言，不同專業的科室所遵循的規章制度不同，術語也不盡相同。致使在病歷（案）書寫方面，不同專業的科室之間也無法相互替代。近幾年更新的《病歷書寫基本規范》對病歷內容的客觀、真實、完整性有了更加全面的書寫要求，如病案首頁的各項內容的填寫位置都進行了標準的制定，而病歷（案）管理更是要求必須符合《醫療機構病歷管理規定》等有關法律法規。

2.醫院檔案工作的意義

記錄醫院發展歷程，為醫院管理提供依據，提高醫院醫療水平，解決醫療糾紛，維護患者權益。

3.新時代檔案管理體制改革內容

持續深化公立醫院改革，推進衛生系統信息化建設，進一步促進用藥結構合理化，以及深入實施改善醫療服務行動計劃，進一步完善基本衛生公共服務項目，推行健康文明的生活方式。

六、醫院檔案工作存在的問題

1.檔案管理工作人員的專業能力較低

由于醫院檔案管理工作人員的業務水平比較低，未能全面了解檔案管理的相關知識，有的在工作態度方面還不夠端正。在實際工作中缺乏培訓機會，現有的管理水平未能跟上醫院發展的腳步。醫院在檔案管理硬件設備方面未能及時更新，對檔案管理工作造成了阻礙。

2.醫院檔案管理模式比較單一

醫院要想把檔案管理工作落實到位，有效提升檔案信息的價值，就要采用多元化的檔案管理模式，并且管理模式還要緊跟時代發展的腳步。目前，部分醫院在檔案管理模式上比較單一，或者缺乏完善的檔案管理制度，未能根據醫院發展的實際情況進行檔案管理工作，由于檔案管理工作缺乏科學性和合理性，缺乏統一的規范和管理，使檔案資料出現了重復管理、無人管理、管理質量不高等多種情況。

3.檔案管理存在安全隱患

隨著信息技術的發展，醫院對傳統醫療體系的人事檔案、科研檔案、業務檔案進行了電子化處理，提高了檔案管理質量，但大部分醫院并未制定完善的電子檔案安全管理措施，缺乏必要的防護手段，容易出現電子檔案泄密、丟失和惡意篡改等問題。檔案為醫院日常運營和管理工作的開展提供了權威依據，具有保密性，一旦檔案泄露將會給患者和醫院帶來嚴重損失。

七、新時代醫院檔案管理的創新舉措

1.完善網絡基礎設施建設

在大數據時代，網絡的建設情況決定了醫院檔案管理的發展情況。醫院只有對網絡基礎設施不斷完善，才可以更好地對檔案信息進行管理。在醫院搭建網絡平臺時，還需要不斷加大人力資源的投資，完善內部的網絡設施，應用先進軟件與系統替換掉老舊的設備設施，用現代化的方法對檔案信息進行管理。在此基礎上，為了更好地促進醫院檔案信息化建設發展，還需要重視利用大數據對醫院各種資料進行檔案規整，有效節約存儲時間和空間，便于查找，提高工作效率。

2.加強人才隊伍建設

第一，醫院可以直接從高校選拔具有較好專業素養的人才，這不僅能滿足檔案管理的專業要求，也能夠吸引具有創新精神且技能和知識兼備的復合型人才，高質量人才能夠為醫院檔案管理添磚加瓦。第二，醫院還需要多加重視對管理人員的培訓工作，從而不斷提升他們的業務水平和綜合素質，在現有管理人員的基礎上，還需要不斷通過進修等方式，有效提高他們的專業技能，并讓醫院檔案管理工作者更新已有的知識系統，更好地適應數字化檔案管理方式。第三，要加強檔案管理工作者的思想道德水平建設，培養敢于擔當的責任心和愛崗敬業的職業精神，不斷探索總結檔案管理的實踐方法，并創新醫院檔案管理工作的新路徑。

3.以患者為中心主動提供服務

對于醫院各個部門和科室來說，準確度高、時效性強的檔案資料都是極具價值的信息資源，對于提升醫療效益和工作效率具有重要意義。這對檔案管理的工作人員提出了更高要求，要對各科室各部門的情況進行具體了解，將檔案管理的服務范圍延伸至醫院各個角落，為每個部門快速、便捷地提供全面的檔案信息資源利用。檔案管理工作人員要以患者為中心，深入各部門了解其檔案使用需求，征求具體意見并作出相應調整。積極搜集整理醫院的各種文檔資料，搶救快要散失的檔案，積極展開檔案編寫、整理等活動，做好醫院院史、科研成果、人物榮譽等資料檔案的編研、整理工作，全方位、多層次夯實醫院檔案信息的基礎。

八、結論

在現代醫學管理體系中，檔案管理顯得越來越重要，需要緊隨大數據時代的步伐，利用新的科學技術對醫療檔案管理進行改革，以滿足患者的需要和更好地適應醫院的發展。檔案管理工作者需要在具體實踐中直面互聯網時代的挑戰和機遇，利用好信息技術與網絡平臺，充分發揮檔案管理的優勢與作用，有效規避網絡風險，促進醫院長遠發展。總之，醫院要想得到長遠穩定的發展，就要做好檔案信息管理工作，因為高效的檔案信息管理工作，可以有效推動醫院各項工作的進行，醫院管理層相關人員可以將檔案作為調整醫院經營決策的重要依據，因此醫院檔案信息管理人員要結合自身實際情況，引進先進的檔案管理技術及檔案管理設備，從多方面加強對醫院檔案信息規范化的管理，進一步提高醫院檔案信息資源的利用率。

作者:孫廣欣