高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理探索

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理探索，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

教學(xué)管理和高素質(zhì)人才的培育是高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主要任務(wù)。為了提高民眾的受教育水平，20世紀(jì)末，我國實(shí)行了高校擴(kuò)招政策，近幾年，每年高校的招生規(guī)模均達(dá)到700萬以上，在校的全日制專科生、本科生以及研究生的規(guī)模合計(jì)已超過3000萬人，這使得高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理面臨的巨大的挑戰(zhàn)。但為了學(xué)生的科學(xué)化發(fā)展、克服困難而繁重的工作以便高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的正常開展，以及為利用者提供更有查閱價(jià)值的學(xué)籍檔案，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的水準(zhǔn)與效率必須急不可待地提升到更高層次。

一、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的含義與特點(diǎn)

（一）學(xué)籍檔案管理的含義

雖然在之前的學(xué)籍管理的過程中。我國的教育學(xué)術(shù)界，并沒有對(duì)高校學(xué)生的學(xué)籍管理進(jìn)行理論上的分析與研究，在學(xué)籍管理的理論研究方面，暫時(shí)確實(shí)處于空白階段。但是，教育部門及各大高校在實(shí)踐中，也摸索出了一條適合我國當(dāng)下高校學(xué)籍管理的模式，教育主管部門更在1994年以文件的形式頒布了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》。在該規(guī)范中，將學(xué)生的所有檔案，粗淺的分為靜態(tài)學(xué)籍檔案和動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案。其中靜態(tài)學(xué)籍檔案，主要包括學(xué)生的一些正常的信息，比如說入學(xué)登記、入學(xué)體檢報(bào)告、學(xué)生成績單等等不變的，相對(duì)穩(wěn)定的學(xué)生信息。而動(dòng)態(tài)的學(xué)籍管理則有所不同，它主要指的是學(xué)生的一些可變的情況，比如說，在學(xué)期間收到了獎(jiǎng)勵(lì)、因?yàn)槟承┰虻玫降奶幏?，或者說因?yàn)槟撤N不可抗因素所產(chǎn)生的休學(xué)、退學(xué)等情況。以上這些，就是當(dāng)下我國對(duì)于高校學(xué)籍的一種最為簡單和最為常見的分類，用于高校學(xué)生的科學(xué)管理。

（二）學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

我國高校當(dāng)下的學(xué)籍管理，主要有以下三方面的特點(diǎn)：互動(dòng)性、效率性以及表率性。第一，互動(dòng)性。學(xué)籍管理不是簡單的管理，而是通過管理來服務(wù)學(xué)生，讓教育與就業(yè)等實(shí)現(xiàn)有效地銜接，這就導(dǎo)致了學(xué)籍管理并不是單方面的，而是一個(gè)互動(dòng)的過程。第二，效率性。學(xué)籍管理設(shè)立的初衷，是為了加強(qiáng)高校學(xué)生的管理，面對(duì)數(shù)量眾多的在校生，千差萬別的學(xué)籍差異，如果沒有有效地管理流程，將導(dǎo)致我國的高校學(xué)籍一片混亂，難以起到良好的效果。為此，提倡簡單、實(shí)用、高效的學(xué)籍檔案管理便應(yīng)運(yùn)而生。第三，表率性。學(xué)校是一個(gè)人成長的第一階段，在這個(gè)過程中，我們每個(gè)人不僅僅學(xué)到書本知識(shí)，對(duì)一個(gè)人的為人處世之道和人格的塑造有著深遠(yuǎn)的影響。所以，在對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理中，讓學(xué)生學(xué)習(xí)嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作風(fēng)格具有十分重要的意義。

二、高校學(xué)籍檔案管理對(duì)于學(xué)生發(fā)展的指導(dǎo)意義

學(xué)籍檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)可以如實(shí)反映學(xué)生在高校中的各種情況，在學(xué)生參加工作以及未來的晉升過程中，通過一份詳細(xì)的學(xué)籍檔案，可以客觀真實(shí)的反映某個(gè)人在學(xué)校期間的真實(shí)狀況，對(duì)高校學(xué)生的科學(xué)發(fā)展的意義更大。

（一）學(xué)業(yè)開始之初，設(shè)定人才培養(yǎng)計(jì)劃

凡事預(yù)則立，不立則廢。為了讓學(xué)生在大學(xué)期間有一個(gè)科學(xué)的發(fā)展路徑，我們通常在學(xué)生入學(xué)之初，就為學(xué)生有針對(duì)性的設(shè)立了人才培養(yǎng)規(guī)劃。宏觀地從學(xué)校及學(xué)生科學(xué)發(fā)展等角度制定學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃。高校教學(xué)教育部門可以在學(xué)生檔案中結(jié)合具體專業(yè)及學(xué)生特點(diǎn)并以圖表、計(jì)劃書等方式幫助高校學(xué)生了解高校教學(xué)教育部門所設(shè)計(jì)的具有優(yōu)良發(fā)展?jié)摿Φ捻?xiàng)目。對(duì)于學(xué)生不明確、不踐行在校期間所應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)的情況，輔導(dǎo)員可以在開展新生入學(xué)教育課時(shí)對(duì)學(xué)生進(jìn)行引導(dǎo)，使學(xué)生能夠結(jié)合學(xué)校高素質(zhì)人才培養(yǎng)的大體框架和個(gè)人意愿制定整個(gè)大學(xué)中學(xué)習(xí)和完善自身技能的個(gè)人發(fā)展計(jì)劃，增強(qiáng)學(xué)生的方向感，使學(xué)生的四年大學(xué)生活得到更好地安排、學(xué)生可以更好地努力、更快地發(fā)展。這個(gè)階段中里，高校學(xué)生要能夠盡早切實(shí)地實(shí)現(xiàn)所制定的生活上和學(xué)習(xí)上的目標(biāo)，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)了解必須修習(xí)的學(xué)分、專業(yè)、各項(xiàng)技能等學(xué)校所規(guī)定的各項(xiàng)要求，更要積極來搜集大量資料及準(zhǔn)備課程,使自己的學(xué)籍檔案得到充實(shí)。

（二）教學(xué)過程中引導(dǎo)學(xué)生的成長

大學(xué)四年中，第二和第三個(gè)學(xué)年是學(xué)生學(xué)習(xí)知識(shí)的關(guān)鍵時(shí)期，而學(xué)生學(xué)籍檔案也成為了在這一階段重要的自我檢視工具和輔助工具。學(xué)生可以隨時(shí)利用學(xué)生學(xué)籍檔案調(diào)整自己的個(gè)人發(fā)展計(jì)劃和安排短期目標(biāo)。為使學(xué)生學(xué)籍檔案更好地發(fā)揮指導(dǎo)學(xué)生發(fā)展的作用，高校也應(yīng)當(dāng)及時(shí)根據(jù)執(zhí)行管理的過程中所得到的反饋信息，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況完善在學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法上的漏洞，不斷修訂細(xì)則，使其規(guī)范化、合理化。與此同時(shí)，學(xué)生資料和信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、健全和完善，做好登載檢查學(xué)生平時(shí)表現(xiàn)的工作，做到客觀真實(shí)，不僅僅要將學(xué)生獲獎(jiǎng)獲優(yōu)情況進(jìn)行記載，也要將學(xué)生受到的處分進(jìn)行登記，還要詳細(xì)準(zhǔn)確地對(duì)學(xué)生道德品質(zhì)給出評(píng)價(jià)，力求做到公平公正。此外，學(xué)校教學(xué)教育管理部門也要能夠做到及時(shí)調(diào)整人才培養(yǎng)發(fā)展計(jì)劃，靈活運(yùn)用統(tǒng)計(jì)知識(shí)和統(tǒng)計(jì)分析的方法，對(duì)高校學(xué)生的各項(xiàng)心理健康，社會(huì)實(shí)踐能力、道德品行情況作出分析，以便得出相關(guān)教育活動(dòng)開展的必要性等。正因?yàn)槿绱?，奠定高校學(xué)生的終生發(fā)展應(yīng)該結(jié)合學(xué)籍檔案管理工作，在第二、三學(xué)年這個(gè)重要階段對(duì)學(xué)生的教育工作進(jìn)行必要的調(diào)整。

（三）學(xué)業(yè)結(jié)束前幫助學(xué)生彌補(bǔ)不足

學(xué)生在校的最后階段是第四學(xué)年,學(xué)籍檔案在此時(shí)期彰顯得極為重要。學(xué)生在這一高度利用學(xué)籍檔案的階段確定是否有某項(xiàng)或者幾項(xiàng)技能的需要還未獲得時(shí),可以自查學(xué)籍檔案，用于在畢業(yè)前的最后時(shí)間里進(jìn)行補(bǔ)修?；蛘弋厴I(yè)后的擇業(yè)、應(yīng)聘可以參照整理匯總的學(xué)籍檔案資料。學(xué)校教育教學(xué)管理部門也應(yīng)重視畢業(yè)生實(shí)習(xí)檔案管理工作，實(shí)習(xí)是大學(xué)的最后一個(gè)階段，也是學(xué)生從學(xué)校走向社會(huì)的第一站，實(shí)習(xí)期間的表現(xiàn)，可以良好的反映一個(gè)學(xué)生的職業(yè)態(tài)度，是企事業(yè)單位錄用人才的重要依據(jù)。而學(xué)生的姓名、性別、年齡、籍貫、學(xué)號(hào)、成績記載、轉(zhuǎn)專業(yè)、升留級(jí)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、試讀、舞弊等異動(dòng)情況的登記和處理都是學(xué)籍檔案的主要內(nèi)容。另外，學(xué)校可以依據(jù)這些有效數(shù)據(jù)提高工作效率、質(zhì)量,各個(gè)學(xué)校在發(fā)展的過程中，都會(huì)出現(xiàn)自己獨(dú)有的問題，而這些數(shù)據(jù)，則為學(xué)校的改進(jìn)提供了最為客觀的憑證。

（四）畢業(yè)后信息資源的有效利用

近年來,我國對(duì)社會(huì)信用越來越重視，學(xué)生的學(xué)籍檔案，是學(xué)生在校期間的唯一的記載。學(xué)生在校期間的學(xué)籍檔案經(jīng)常被用來作為對(duì)學(xué)生的一項(xiàng)考核依據(jù)，比如說考取公務(wù)員、考取研究生以及出國留學(xué)等等。這使得高校學(xué)生學(xué)籍檔案利用率不斷提升，因此，學(xué)籍檔案管理服務(wù)的熱度不斷增加,檔案工作也受到了多方面的深切關(guān)注。

三、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀與面臨的問題

（一）對(duì)學(xué)籍檔案管理認(rèn)知缺失

高校的擴(kuò)招使得學(xué)生人數(shù)和師資隊(duì)伍也相應(yīng)不斷增長、壯大。然而，龐大的師生隊(duì)伍對(duì)學(xué)籍檔案管理的認(rèn)知卻仍然停留不前，困難而繁重的工作給高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。絕大多數(shù)學(xué)生作為被動(dòng)的管理對(duì)象，學(xué)籍管理過程中存在的問題只有畢業(yè)將近時(shí)才會(huì)被自己發(fā)現(xiàn)，此認(rèn)知的缺失對(duì)求職造成了嚴(yán)重影響。而部分教師一樣沒有一個(gè)對(duì)學(xué)籍檔案管理的正確、充分的認(rèn)識(shí)，職責(zé)的相互推讓，對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作的馬馬虎虎、粗制濫造以及不上報(bào)、不處理學(xué)生違紀(jì)行為的部分情況，導(dǎo)致了執(zhí)行相關(guān)管理制度時(shí)的粗心大意、偷工減料。另外，學(xué)籍檔案管理人員水平對(duì)相關(guān)管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)有直接影響，現(xiàn)階段，缺乏專職人員的問題依然存在于學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍中，專職人員基本由教師兼任，缺少管理認(rèn)知。有的院校由于片面注重師資力量建設(shè)，或者本身學(xué)籍檔案管理人員文化程度低，難以形成檔案管理專職人員的體系和機(jī)制。部分專業(yè)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的參差不齊，也導(dǎo)致了整體教學(xué)質(zhì)量的低下和教學(xué)秩序混亂。學(xué)生個(gè)人畢業(yè)后，對(duì)自己學(xué)籍檔案的不重視、和學(xué)校缺乏聯(lián)系等情況，也會(huì)導(dǎo)致發(fā)生檔案丟失損壞等現(xiàn)象。

（二）學(xué)籍檔案管理制度有待健全

我國高校學(xué)生管理缺乏指導(dǎo)性文件，依賴相關(guān)部門制定的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》等規(guī)范性文件對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理，各高校制定的相應(yīng)管理細(xì)則管理內(nèi)容不全面。模糊的學(xué)生學(xué)籍管理目標(biāo)、任務(wù)和范圍規(guī)定造成了管理缺乏規(guī)范化建設(shè)、信息資料無法真實(shí)而全面地反映學(xué)生狀況的問題。

（三）學(xué)籍檔案利用率不高

目前階段，大多數(shù)高等院校在教務(wù)管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的開發(fā)上投入大量資金和人力，使信息量得到了大幅擴(kuò)展，達(dá)到了之前所未有的管理工作效益。但是很大部分教務(wù)管理系統(tǒng)只錄入了基本信息和學(xué)生學(xué)籍管理的初級(jí)資料，這些初級(jí)信息資料無法對(duì)學(xué)生在校期間的真實(shí)表現(xiàn)和學(xué)習(xí)、生活情況進(jìn)行反映，而在學(xué)生畢業(yè)論文、設(shè)計(jì)、社會(huì)實(shí)踐等教學(xué)形式的評(píng)價(jià)中往往以結(jié)論性評(píng)價(jià)代替了對(duì)過程的真實(shí)客觀的科學(xué)性評(píng)價(jià)，這反映出學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)化水平的仍然需要提升。另外，高校收、管、用的原始基礎(chǔ)模式，決定了高校在學(xué)籍檔案管理工作中無法充分得當(dāng)?shù)乩卯?dāng)前現(xiàn)有的學(xué)籍檔案信息資源，高校學(xué)籍檔案在學(xué)校建設(shè)發(fā)展中和學(xué)校的教學(xué)工作中也就不能很好地在體現(xiàn)服務(wù)價(jià)值和指導(dǎo)的實(shí)際作用。大多數(shù)學(xué)術(shù)評(píng)估機(jī)構(gòu)、國內(nèi)外各高校、畢業(yè)生用人單位等機(jī)構(gòu)學(xué)籍檔案的利用中，高校學(xué)籍檔案也并不能真正發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，而只是用于簡單核查學(xué)生的畢業(yè)證、學(xué)位證以及在校期間的獎(jiǎng)懲情況。

四、針對(duì)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理問題的策略

（一）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作有一個(gè)高度認(rèn)識(shí)

對(duì)于學(xué)校的考核，我們通常只是對(duì)其教學(xué)效果進(jìn)行考評(píng)，對(duì)于學(xué)生的就業(yè)質(zhì)量進(jìn)行考評(píng)，但是對(duì)于學(xué)籍檔案管理通常置于較為偏遠(yuǎn)的位置，所以學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)干部，要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，扭轉(zhuǎn)思想認(rèn)識(shí)，在狠抓學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的同時(shí)，加快學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，使學(xué)籍檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)得到充分體現(xiàn)，確保其在培育高素質(zhì)人才等方面發(fā)揮出重要作用。

（二）各責(zé)任主體擔(dān)負(fù)落實(shí)職責(zé)

對(duì)于擔(dān)負(fù)檔案主管的部門，比如說學(xué)校的檔案室，工作人員要從思想上認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。學(xué)籍檔案管理，不僅僅是學(xué)校加強(qiáng)對(duì)學(xué)生管理的有利抓手，同時(shí)也是學(xué)生未來求職、升學(xué)以及出國留學(xué)的重要考量。在學(xué)生學(xué)籍管理的過程中，要做到落實(shí)責(zé)任，責(zé)任到人的原則，真正讓學(xué)生學(xué)籍檔案管理產(chǎn)生應(yīng)有的效用。工作過程中，時(shí)刻要以大局為重，注重宏觀意識(shí)，舍小家為大家，以集體利益為重，堅(jiān)定做好學(xué)籍檔案管理工作的思想基礎(chǔ)，不能僅僅依靠外在的物質(zhì)條件來作為做好工作的保證。

（三）完善高校學(xué)籍檔案管理的信息化體系

高校的學(xué)籍管理，是學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生管理的信息基礎(chǔ)，是學(xué)校了解學(xué)生成長的重要載體。對(duì)于高校的學(xué)籍檔案管理學(xué)校要高度的重視，從人員配備著手，招聘具有檔案管理專業(yè)素質(zhì)的優(yōu)秀人才，并且定期對(duì)學(xué)籍檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的業(yè)務(wù)能力。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施配備，按照國家的統(tǒng)一要求，為其配置掃描儀等專業(yè)的硬軟件，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)，保證該項(xiàng)工作的順利開展。在學(xué)校的目標(biāo)責(zé)任考核中，還要將學(xué)生的學(xué)籍管理作為一項(xiàng)重要的考核標(biāo)準(zhǔn)，從根源上促進(jìn)高校學(xué)籍管理工作的順利開展。

五、總結(jié)

綜上，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理作為為國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展保持活力提供高素質(zhì)人才的保障環(huán)節(jié)之一，在培養(yǎng)人才的過程中起到了舉足輕重的作用。因此，高校學(xué)生學(xué)籍管理工作的規(guī)范化建設(shè)、綜合保障體系的建立等對(duì)于學(xué)生的科學(xué)發(fā)展、學(xué)校自身管理工作的提高，乃至對(duì)國家的持續(xù)繁榮昌盛都具有重要意義。學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)管理工作提高認(rèn)知，優(yōu)化學(xué)籍管理專職隊(duì)伍，努力做好學(xué)籍檔案管理工作，使檔案館應(yīng)有的價(jià)值能夠充分發(fā)揮，為時(shí)代和社會(huì)的進(jìn)步作出一份貢獻(xiàn)。

【作者簡介】郭婷（1982-），女，蒙古族，本科，助理館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

【參考文獻(xiàn)】

[1]范天吉.高等院校學(xué)籍學(xué)歷規(guī)范化管理實(shí)用手冊(cè)[M].吉林:吉林電子出版社,2014.

[2]莫負(fù)春.讀《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》[J].教育發(fā)展研究,2015,7(13):26.

[3]孫榮平,劉樹生.淺析高校學(xué)籍檔案管理與完善[J].黑龍江教育,2015(3):24.

[4]傅銀燕.高等院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案,2014(2):88.