高校學生學籍檔案管理探索

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇高校學生學籍檔案管理探索，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。

教學管理和高素質人才的培育是高校學生學籍檔案管理的主要任務。為了提高民眾的受教育水平，20世紀末，我國實行了高校擴招政策，近幾年，每年高校的招生規模均達到700萬以上，在校的全日制專科生、本科生以及研究生的規模合計已超過3000萬人，這使得高校學生學籍檔案管理面臨的巨大的挑戰。但為了學生的科學化發展、克服困難而繁重的工作以便高校學生學籍檔案管理工作的正常開展，以及為利用者提供更有查閱價值的學籍檔案，高校學生學籍檔案管理工作的水準與效率必須急不可待地提升到更高層次。

一、高校學生學籍檔案管理的含義與特點

（一）學籍檔案管理的含義

雖然在之前的學籍管理的過程中。我國的教育學術界，并沒有對高校學生的學籍管理進行理論上的分析與研究，在學籍管理的理論研究方面，暫時確實處于空白階段。但是，教育部門及各大高校在實踐中，也摸索出了一條適合我國當下高校學籍管理的模式，教育主管部門更在1994年以文件的形式頒布了《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》。在該規范中，將學生的所有檔案，粗淺的分為靜態學籍檔案和動態學籍檔案。其中靜態學籍檔案，主要包括學生的一些正常的信息，比如說入學登記、入學體檢報告、學生成績單等等不變的，相對穩定的學生信息。而動態的學籍管理則有所不同，它主要指的是學生的一些可變的情況，比如說，在學期間收到了獎勵、因為某些原因得到的處分，或者說因為某種不可抗因素所產生的休學、退學等情況。以上這些，就是當下我國對于高校學籍的一種最為簡單和最為常見的分類，用于高校學生的科學管理。

（二）學籍檔案管理的特點

我國高校當下的學籍管理，主要有以下三方面的特點：互動性、效率性以及表率性。第一，互動性。學籍管理不是簡單的管理，而是通過管理來服務學生，讓教育與就業等實現有效地銜接，這就導致了學籍管理并不是單方面的，而是一個互動的過程。第二，效率性。學籍管理設立的初衷，是為了加強高校學生的管理，面對數量眾多的在校生，千差萬別的學籍差異，如果沒有有效地管理流程，將導致我國的高校學籍一片混亂，難以起到良好的效果。為此，提倡簡單、實用、高效的學籍檔案管理便應運而生。第三，表率性。學校是一個人成長的第一階段，在這個過程中，我們每個人不僅僅學到書本知識，對一個人的為人處世之道和人格的塑造有著深遠的影響。所以，在對學生學籍檔案的管理中，讓學生學習嚴謹踏實的工作風格具有十分重要的意義。

二、高校學籍檔案管理對于學生發展的指導意義

學籍檔案的各項數據可以如實反映學生在高校中的各種情況，在學生參加工作以及未來的晉升過程中，通過一份詳細的學籍檔案，可以客觀真實的反映某個人在學校期間的真實狀況，對高校學生的科學發展的意義更大。

（一）學業開始之初，設定人才培養計劃

凡事預則立，不立則廢。為了讓學生在大學期間有一個科學的發展路徑，我們通常在學生入學之初，就為學生有針對性的設立了人才培養規劃。宏觀地從學校及學生科學發展等角度制定學生培養計劃。高校教學教育部門可以在學生檔案中結合具體專業及學生特點并以圖表、計劃書等方式幫助高校學生了解高校教學教育部門所設計的具有優良發展潛力的項目。對于學生不明確、不踐行在校期間所應當完成的任務的情況，輔導員可以在開展新生入學教育課時對學生進行引導，使學生能夠結合學校高素質人才培養的大體框架和個人意愿制定整個大學中學習和完善自身技能的個人發展計劃，增強學生的方向感，使學生的四年大學生活得到更好地安排、學生可以更好地努力、更快地發展。這個階段中里，高校學生要能夠盡早切實地實現所制定的生活上和學習上的目標，必須認真學習了解必須修習的學分、專業、各項技能等學校所規定的各項要求，更要積極來搜集大量資料及準備課程,使自己的學籍檔案得到充實。

（二）教學過程中引導學生的成長

大學四年中，第二和第三個學年是學生學習知識的關鍵時期，而學生學籍檔案也成為了在這一階段重要的自我檢視工具和輔助工具。學生可以隨時利用學生學籍檔案調整自己的個人發展計劃和安排短期目標。為使學生學籍檔案更好地發揮指導學生發展的作用，高校也應當及時根據執行管理的過程中所得到的反饋信息，結合現實情況完善在學生學籍檔案管理辦法上的漏洞，不斷修訂細則，使其規范化、合理化。與此同時，學生資料和信息必須真實、準確、健全和完善，做好登載檢查學生平時表現的工作，做到客觀真實，不僅僅要將學生獲獎獲優情況進行記載，也要將學生受到的處分進行登記，還要詳細準確地對學生道德品質給出評價，力求做到公平公正。此外，學校教學教育管理部門也要能夠做到及時調整人才培養發展計劃，靈活運用統計知識和統計分析的方法，對高校學生的各項心理健康，社會實踐能力、道德品行情況作出分析，以便得出相關教育活動開展的必要性等。正因為如此，奠定高校學生的終生發展應該結合學籍檔案管理工作，在第二、三學年這個重要階段對學生的教育工作進行必要的調整。

（三）學業結束前幫助學生彌補不足

學生在校的最后階段是第四學年,學籍檔案在此時期彰顯得極為重要。學生在這一高度利用學籍檔案的階段確定是否有某項或者幾項技能的需要還未獲得時,可以自查學籍檔案，用于在畢業前的最后時間里進行補修。或者畢業后的擇業、應聘可以參照整理匯總的學籍檔案資料。學校教育教學管理部門也應重視畢業生實習檔案管理工作，實習是大學的最后一個階段，也是學生從學校走向社會的第一站，實習期間的表現，可以良好的反映一個學生的職業態度，是企事業單位錄用人才的重要依據。而學生的姓名、性別、年齡、籍貫、學號、成績記載、轉專業、升留級、休學、轉學、退學、試讀、舞弊等異動情況的登記和處理都是學籍檔案的主要內容。另外，學校可以依據這些有效數據提高工作效率、質量,各個學校在發展的過程中，都會出現自己獨有的問題，而這些數據，則為學校的改進提供了最為客觀的憑證。

（四）畢業后信息資源的有效利用

近年來,我國對社會信用越來越重視，學生的學籍檔案，是學生在校期間的唯一的記載。學生在校期間的學籍檔案經常被用來作為對學生的一項考核依據，比如說考取公務員、考取研究生以及出國留學等等。這使得高校學生學籍檔案利用率不斷提升，因此，學籍檔案管理服務的熱度不斷增加,檔案工作也受到了多方面的深切關注。

三、高校學生學籍檔案管理現狀與面臨的問題

（一）對學籍檔案管理認知缺失

高校的擴招使得學生人數和師資隊伍也相應不斷增長、壯大。然而，龐大的師生隊伍對學籍檔案管理的認知卻仍然停留不前，困難而繁重的工作給高校學生學籍檔案管理帶來了巨大的挑戰。絕大多數學生作為被動的管理對象，學籍管理過程中存在的問題只有畢業將近時才會被自己發現，此認知的缺失對求職造成了嚴重影響。而部分教師一樣沒有一個對學籍檔案管理的正確、充分的認識，職責的相互推讓，對于學籍檔案管理工作的馬馬虎虎、粗制濫造以及不上報、不處理學生違紀行為的部分情況，導致了執行相關管理制度時的粗心大意、偷工減料。另外，學籍檔案管理人員水平對相關管理工作的運轉有直接影響，現階段，缺乏專職人員的問題依然存在于學籍檔案管理隊伍中，專職人員基本由教師兼任，缺少管理認知。有的院校由于片面注重師資力量建設，或者本身學籍檔案管理人員文化程度低，難以形成檔案管理專職人員的體系和機制。部分專業管理人員業務素質的參差不齊，也導致了整體教學質量的低下和教學秩序混亂。學生個人畢業后，對自己學籍檔案的不重視、和學校缺乏聯系等情況，也會導致發生檔案丟失損壞等現象。

（二）學籍檔案管理制度有待健全

我國高校學生管理缺乏指導性文件，依賴相關部門制定的《普通高等學校學生管理規定》等規范性文件對學生進行管理，各高校制定的相應管理細則管理內容不全面。模糊的學生學籍管理目標、任務和范圍規定造成了管理缺乏規范化建設、信息資料無法真實而全面地反映學生狀況的問題。

（三）學籍檔案利用率不高

目前階段，大多數高等院校在教務管理數據系統的開發上投入大量資金和人力，使信息量得到了大幅擴展，達到了之前所未有的管理工作效益。但是很大部分教務管理系統只錄入了基本信息和學生學籍管理的初級資料，這些初級信息資料無法對學生在校期間的真實表現和學習、生活情況進行反映，而在學生畢業論文、設計、社會實踐等教學形式的評價中往往以結論性評價代替了對過程的真實客觀的科學性評價，這反映出學籍檔案管理網絡化水平的仍然需要提升。另外，高校收、管、用的原始基礎模式，決定了高校在學籍檔案管理工作中無法充分得當地利用當前現有的學籍檔案信息資源，高校學籍檔案在學校建設發展中和學校的教學工作中也就不能很好地在體現服務價值和指導的實際作用。大多數學術評估機構、國內外各高校、畢業生用人單位等機構學籍檔案的利用中，高校學籍檔案也并不能真正發揮其應有的價值，而只是用于簡單核查學生的畢業證、學位證以及在校期間的獎懲情況。

四、針對高校學生學籍檔案管理問題的策略

（一）學校領導應當對學生學籍檔案管理工作有一個高度認識

對于學校的考核，我們通常只是對其教學效果進行考評，對于學生的就業質量進行考評，但是對于學籍檔案管理通常置于較為偏遠的位置，所以學校的領導干部，要轉變工作作風，扭轉思想認識，在狠抓學生學習和生活的同時，加快學生學籍檔案管理工作的規范化建設，使學籍檔案管理工作的服務性質得到充分體現，確保其在培育高素質人才等方面發揮出重要作用。

（二）各責任主體擔負落實職責

對于擔負檔案主管的部門，比如說學校的檔案室，工作人員要從思想上認識到這項工作的重要性。學籍檔案管理，不僅僅是學校加強對學生管理的有利抓手，同時也是學生未來求職、升學以及出國留學的重要考量。在學生學籍管理的過程中，要做到落實責任，責任到人的原則，真正讓學生學籍檔案管理產生應有的效用。工作過程中，時刻要以大局為重，注重宏觀意識，舍小家為大家，以集體利益為重，堅定做好學籍檔案管理工作的思想基礎，不能僅僅依靠外在的物質條件來作為做好工作的保證。

（三）完善高校學籍檔案管理的信息化體系

高校的學籍管理，是學校加強學生管理的信息基礎，是學校了解學生成長的重要載體。對于高校的學籍檔案管理學校要高度的重視，從人員配備著手，招聘具有檔案管理專業素質的優秀人才，并且定期對學籍檔案管理的人員進行培訓，增強員工的業務能力。學校領導還要加強學籍檔案管理的基礎設施配備，按照國家的統一要求，為其配置掃描儀等專業的硬軟件，定期對設備進行升級，保證該項工作的順利開展。在學校的目標責任考核中，還要將學生的學籍管理作為一項重要的考核標準，從根源上促進高校學籍管理工作的順利開展。

五、總結

綜上，高校學生學籍檔案管理作為為國家經濟社會發展保持活力提供高素質人才的保障環節之一，在培養人才的過程中起到了舉足輕重的作用。因此，高校學生學籍管理工作的規范化建設、綜合保障體系的建立等對于學生的科學發展、學校自身管理工作的提高，乃至對國家的持續繁榮昌盛都具有重要意義。學校應當對管理工作提高認知，優化學籍管理專職隊伍，努力做好學籍檔案管理工作，使檔案館應有的價值能夠充分發揮，為時代和社會的進步作出一份貢獻。

【作者簡介】郭婷（1982-），女，蒙古族，本科，助理館員，研究方向為檔案管理。

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