發布時間：2022-05-21 05:15:00
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇工程檔案管理論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、輸電工程檔案管理概述
輸電施工、運檢與維護工程是電力企業檔案信息系統的必要部分，輸電工程項目檔案是工程立項、設計、施工和監理等整個工程的原始記錄，是工程進度與質量是否與合同一致、是否達到相關標準及工程運行、改造和維修的法律憑證，是工程建設交付使用的必備資料。輸電施工、運檢與維護工程具有實時性，打破了傳統檔案的特性范疇，不僅反映輸電工程施工質量和水平，還能體現工程管理水平，是企業發展過程的真實記錄與歷史見證，對于輸電企業的決策和管理以及生產的安全性有重要參考價值，特別是對于項目的合法性和隱蔽工程的維護與完善，檔案的作用與地位是十分顯著的。踐行輸電檔案管理，檔案管理制度尚需繼續健全與完善[4]81，檔案管理尚需規范，檔案保管條件與電子化程度有待改善與提高，檔案管理人員的綜合素質與學習能力尚需不間斷地通過各種方式培訓加強[5]19。信息化人才缺乏是輸電工程檔案管理普遍存在的問題，是檔案信息化的障礙。如何利用檔案信息，輔助工程項目的控制和管理，提高工程項目的管理效率，提高預測控制風險的能力，保證工程質量及降低工程成本是時下輸電工程檔案管理更高的標準與目標。
二、輸電工程檔案管理的機遇與挑戰
信息技術為電力檔案管理的規范化、電子化提供技術支持，如何將信息技術應用到電力企業的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計算機技術的運用對工程項目檔案資料的科學利用及步入數字信息化管理起到了重要作用。利用計算機技術、網絡技術、數據庫技術，實現內部數據共享的系統工程，是系統建立數字檔案的契機，是輸電工程檔案管理系統性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統化管理納入檔案管理，擴大檔案管理范圍與功能。電力企業信息化水平和電力企業正努力實施的以信息化帶動管理，以管理促進信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機遇，是保障檔案信息的準確性與真實性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業性，源于輸電工程檔案的構建體系，不同行業、部門、專業建立工程檔案的出發點及標準存在一定的差異，使得接收工作復雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準確性、真實性、完整性不易達到規范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規范化、電子化、數字化是未來發展的必然趨勢[8]27，輸電工程施工企業檔案管理的標準化，給企業與社會帶來諸多便利的同時，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對的挑戰，云計算服務平臺在數據存儲安全方面具有無法比擬的優勢，可有效地解決數據安全存儲等問題[10]76。
三、輸電工程檔案管理的組卷原則
案卷是具有“關聯”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產生的標志。檔案管理原則在實踐中不斷演繹與發展，信息技術的廣泛應用使單一來源原則再次受到沖擊，突破了實體機關與案卷唯一對應的傳統模式，現代機構的頻繁變動也使按照機構來源劃分全宗面臨新的挑戰，新來源觀應運而生，受到業界的關注。自由來源為來源共同性基礎上的事由共同性，對專門檔案整理具有指導意義。來源原則的實質是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯系。廣義來源聯系與狹義事由聯系從本質上來說統一于“有機聯系”[12]84，廣義來源聯系是電子文件時代“新來源觀”的產物。檔案整理的本質是為了保持檔案材料之間的有機聯系，便于更好地保管與利用。有機聯系并不只有來源聯系，最緊密的聯系也并不只是來源聯系，在尊重檔案形成規律的前提下，任何有機聯系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨立的適用范圍，踐行來源聯系進行組卷，割裂了輸電建設項目檔案與其建設過程之間的聯系，應以有機聯系在整個檔案集合中最為明顯的原則為依據。輸電建設項目按照項目來組成一個案卷，是最簡便也是最理想的，當某一項目形成的科技文件超過案卷組合度時，如何將同一項目的檔案材料整理成多個案卷，需要參考建設項目檔案的特點。輸電建設項目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯系，但它不是項目檔案案卷組織的統一模式，最緊密的有機聯系是指導組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結、不拘泥于各種原則的紛爭之中，結合輸電檔案的特點組卷、建檔，充分運用來源聯系和事由聯系，編制多維聯系的實用性、安全性輸電檔案是最科學的。明確了組卷原則，建檔過程要注意區分不同的工程項目及項目階段，工程檔案收集和整理要與建設進程同步，統一歸檔要求，明確歸檔文件材料內容，在工程竣工階段，建設單位要對設計、施工、監理單位移交的文件材料進行鑒定，提出移交的時限和質量要求。在施工過程中，定期檢查施工現場，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。
四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施
面對輸電工程檔案管理的機遇與挑戰，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護檔案的本質特性，保持檔案之間的有機聯系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當代輸電工程檔案管理的優秀前提，建立完善的管理體系，保持各建設單位與運營、維護單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發揮其作用的必要條件，而強化檔案管理的標準化、規范化，強調檔案管理的及時性是加快檔案建設步伐的正確思路，利用現代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數字化，向前看，把握未來每一個輸電工程項目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導思想能更好發揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務的效益理念，向管理要效益；樹立技術為需求服務的科技理念，加強信息軟件系統升級及管理創新，實現工程檔案管理模式與管理思想與時俱進；樹立系統工程的整體理念，把系統工程的整體理念和綜合性技術人才培養貫穿于檔案建設的全過程；夯實輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達。有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設和運行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設步伐？在符合國家相關法規和企業檔案管理要求的前提下，強化檔案管理制度的嚴肅性、權威性及公正性，制定適應輸電工程施工企業特點的具有較強可操作性的規章制度，在規章制度允許的范圍內，不斷完善檔案的規范化管理；加強檔案的收集、整理工作；強化教育和培訓；推進電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設檔案目錄和全文數據庫，適應電子文件歸檔的發展趨勢。電子文件帶來的挑戰要求檔案管理工作進行根本性的質變，我國當前實行的雙套制歸檔策略時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進[13]41。實現從傳統的檔案管理一步到規范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險灘與溝壑，然而跳躍的結果，會使我們的電力企業實現立項、設計、施工、維護、運營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質的突破，成為企業的樞紐、企業的技術與成本信息與控制平臺。有了平臺，有了機遇，輸電工程項目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實踐是真理，適應變革，完善標準，與時俱進是必由之路。綜觀歷史，傳統的檔案管理原理面對專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應變革的環境中得以完善和發展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對“來源聯系”和“事由聯系”的充分運用。文件連續體理論在認識文件運動的線性、階段性、整體性的基礎上，研究了文件運動的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現象，盡管文件運動理論在實踐的指導性方面有一定的局限性，但這些理論的發展對增強我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應對變革，我們正積極行動，多維聯系體系的建立，標準規范的不斷出臺，使我們能夠感知領導的決心與魄力。要克服由于時間跨度造成的信息的缺失及不準確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢在必行，掌握相關的專業知識，同時還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識的同時，還要熟悉國家及行業的法規、標準及規定。與此同時，電網專業的檔案員培訓應常抓不懈，常年實施培訓以適應檔案管理發展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現場施工檢查與指導工作的時效性，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案正確地記錄工程施工過程與結果，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案的全面性與準確性、及時性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項目施工文檔所包含內容，為確保施工材料的齊全和真實性，應堅持時實構成的原則，堅持事前控制、事中控制、事后把關驗收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標文件、項目設計文檔、物資供應文檔、項目施工文檔、項目監理文檔等，由相關機構分別構成與匯聚，施工資料的組卷應嚴格按國家電網公司編制的輸變電工程檔案管理實施細則進行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時，也給那些想方設法竊取技術機密的不法分子帶來可乘之機，稍有疏忽就會給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發利用帶來挑戰，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識及綜合素質是關鍵；當然沒有保密意識不能勝任，只具有保密意識也是不夠的，綜合素質是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎和前提，是實現法制化、規范化管理的必要條件。加強信息化建設中保密安全應對措施，嚴格確保單位內部局域網與外部互聯網實現徹底的物理隔離，嚴禁涉密計算機通過各種形式連接互聯網和其他公共信息網；并應嚴格落實各級人員責任制，定期進行網上信息檢查，做好網絡的動態管理。具備較強的保密意識，不斷更新的專業技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機結合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測評體系的構建與完善，是電力檔案發展和電力工程項目建設與維護的質量保障[14]57。通過合同管理強化項目檔案管理，建立健全檔案管理測評體系，利用云計算實現建設工程檔案的全過程監管，輸電工程檔案管理才會按設計的軌道前行。
五、輸電工程檔案管理的未來
在計算機管理的平臺上，利用數據庫等現代化技術手段，建立數字化、規范化、標準化的檔案體系，使多維的輸電工作產生交集，以工程檔案為樞紐，強化多維管理體系與制度的建立，這是輸電工程檔案管理的正確思路，這個過程需要一段時間，需要分步進行，對那些重要和使用頻率較高的部分檔案優先實施數字化管理是明智之舉。實現檔案管理標準與國際標準接軌，易于實現檔案、圖書、情報的一體化，彰顯檔案管理的監督、指導、關聯作用；有利于發揮檔案管理的功效，有利于實現資源共享，突破傳統檔案管理的屏障，更利于實現各個部門乃至國際合作，規避重復工作，提高效率；彰顯檔案的多功能性，凸顯技術與設計的指導意義，縮短先進技術與設計的應用時間與程序，節約成本、利于運營與維護，提高經濟效益。向檔案管理要效益，是檔案管理數字化的新功能、新方向，標準的國際化是檔案管理的發展方向。數字化檔案管理為企業直接向檔案要效益提供了必要條件，它在類似工程建設與管理中尤為突出，檔案管理數字化建設是輸電工程檔案管理的發展趨勢，是貫徹每一項企業檔案管理制度的根本，利用云計算將是實現項目的信息化，從而實現項目建設精細化管理的有效途徑，是輸電工程檔案管理的未來。
作者:劉效源 單位:國網遼寧省電力有限公司本溪供電公司
摘要：新時期新環境下，我國經濟高速發展，信息產業緊跟時代步伐高速持續發展，這就對通信建設工程檔案管理與使用有了更高、更全面的要求和標準，通信建設工程的市場使用價值也大大提高。通信工程檔案的規范化高效管理使用是確保通訊建設工程順暢施行的強力保障。只有通信建設工程的通暢施行才能適應繁榮發展的社會主義市場經濟，通信建設工程檔案管理與實際施行不但是企業高管層要重點關注的問題，還是我們基層部門不可避免要認真參與對待并切實落實執行的重點工作之一。通信工程檔案簡單解釋就是對通信工程建造施工中，所產生保留存放價值較高的相關文字圖片、影像資料等原始資料文檔載體，能夠真實全面保存與記錄通信建設工程從立項到工程完工的整個過程的綜合文件。落實并使用好通信建設工程檔案的管理、收集整理及運用，并使其系統化、規范制度與通用化相，對于通信工程順利建設有極大助力，也極大方便通信工程建成后的日常維修檢測、擴建及升級工作。作為科技檔案的優秀組成部分，通信建設工程檔案它客觀真實的反應了通信建設工程施工的全部過程。
關鍵詞：淺談;做好;通信建設工程;檔案管理
一、新時期通信建設工程檔案探討
新時期新環境下，社會經濟持續高速發展與進步，創新科學化管理的思維意識也在與時俱進的不斷發展，通信建設工程的運行各行各業中牽涉越來越廣泛與深入，這就要求通信建設工程的質量必須高標準嚴要求化。特別是在新時期新環境下推崇精準管理與質量精細化階段，這就讓通信建設工程必有一套完善系統科學化精準的評估體系。在實施建設通信工程嚴要求高標準建造前提下，加重對通信數據文件資料的精確分析研究，通信工程建設時就會避免盲目依靠感覺與經驗來施工建設，貫徹落實嚴要求與高標準的施工要求，將通信建設工程檔案作為工程優秀基礎，我們除了要注重建設施工方法，還要將質量細化分析運用到通信建設工程檔案中去，使用相關的驗證標準來檢測通信建設工程檔案質量并進行綜合的評估。簡單來說，通信建設工程質量的好與壞是通過通信建設工程檔案來直接體現的，以此只有進行綜合質量評估才能判斷工程如何。一般情況下，通信建設工程質量可以通過通信建設工程檔案的制定直觀明了的體現出來，解讀了解字面意思后，還必須從通信建設工程全面及背后進行研究了解。通信建設工程中很多數據資料，如文字、圖片等等數字化資料屬于隱蔽工程，只有通信建設工程竣工以后這種數字文件資料我們只有通過相關方法才能查閱，這就要求通信建設工程建設中要做到嚴格要求每一步相關工藝切實精準，只有這樣，才能確保通信建設工程檔案完工后正常便捷的使用。通信建設工程檔案質量的好壞，從側面反映了通信建設工程建造時是否按照相關管理規定來建造及相關建造人員素質及技術水平，通信建設工程檔案質量的好壞問題與其他行業也有著緊密的關系。
二、通信建設工程檔案中存在的問題
第一，通信建設工程檔案管理存放不重視。相關建設單位相關負責人員對通信建設工程檔案重視度不夠，多數情況下會將檔案工作直接轉交給建設施工單位，監督性弱甚至直接使監督工作有名無實。個別建設施工單位沒將檔案文件分類歸檔，工程完工以后，致使檔案遺失，無法交還回建設單位，這就會使通信建設工程檔案中前期的文獻數字文件散失，直到通信建設工程完工檢查驗收前期，建設單位要求施工移交工程前期建設相關資料時，施工單位才會將現存的零散文件交還，這就使通信建設工程檔案前期資料不完整。第二，通信建設工程檔案資料不完整。信息產業中通信建設工程檔案關鍵問題是檔案的完整系統化。資料事無巨細的與通信建設工程檔案有關的內容都要及時入檔。但是實際情況與工作中，可以發現通信建設工程檔案中很多資料不齊全，丟失現象嚴重。比如通信建設工程檔案簽訂的相關合同協議及政府相關單位批復的文件回復等等文件都有漏存與遺失情況發生。通信建設工程檔案資料的流失勢必會給工程完工以后帶來各種各樣的麻煩，嚴重時甚至會引發經濟糾紛。第三，通信建設工程檔案管理內容質量空洞。首先，是檔案文件原件歸檔不及時，復印的文件多，求其原因是相關資料文件的監管部門或個人疏忽大意，未能及時追回資料文件原價，對通信建設工程檔案相關設計施工單位合作中馬虎大意，其次，法律文件文書手續準備不充分。很多沒有建設施工，設計及監理等相關部門或負責人簽字和蓋章。最后，雙方簽訂的合同和協議有無簽字及加蓋公章的情況發生，致使通信建設工程檔案完工后，達不到相關要求。第四，通信建設工程檔案管理人員專業技術差。負責整合通信建設工程檔案文件資料的相關人員自身文件資料處理技術一般，為經過專業培訓，導致業務能力不強，收集整合的資料往往缺乏重點內容，僅是單純的流水賬。第五，通信建設工程檔案領導決策層重視度低。個別通信建設工程檔案單位領導決策層重發展，輕視檔案管理建設的老思想根深蒂固，在通信建設工程檔案方面沒有配足足夠的專業技術人員。第六，通信建設工程檔案施工操作單位沒有落實專人負責制度。相關施工人員因為要要忙于施工建設，對檔案資料收集、整合、分類歸檔可能會習慣性忽視，很多時候，施工建設單位領導決策層都會推脫不承擔通信建設工程檔案的擔當。第七，部分通信建設工程檔案相關設計人員是檔案資料的編輯整合者，害怕檔案資料分類歸檔后查找調閱麻煩，就講檔案資料自己存放，沒有分類歸檔，很多時候導致通信建設工程完工后，檔案資料遺失。
三、加強完善通信建設工程檔案資料管理系統化
第一，通信建設工程檔案檔案資料源頭分類歸檔工作。編輯監察通信建設工程檔案資料文件的相關負責人員，應當嚴格按照檔案工作相關管理規定，積極主動的與工程建設施工監管部門或負責人溝通交流，強調并督促建設施工單位工程建設中監察部門對通信建設工程檔案的，說明各相關部門監管責任與職責。建設監管部門和施工單位、編制設計單位，監察單位都要單獨簽訂合作協議及正規合同，并將這些內容整理分類后都收入檔案中，這樣就可以使各方合作單位能夠切實認真的落實執行制定的相關合同與協議，將責任明晰化，各單位承當相關責任的檔案資料，從通信建設工程檔案資料文件源頭抓起。第二，通信建設工程檔案監管人員嚴把文件資料治療關。通信建設工程檔案資料文件都有一定的連續性和相關性，基于此點通信建設工程檔案監管人員要結合自身實際工作經驗，分析整合通信建設工程產生的各種類型資料文件，并對其嚴格認真的進行分類歸檔，解決存在的問題，通信建設工程檔案資料的質量。在通信建設工程施工建設早期，對文件資料檢查要查看是否完整，精確，體系化，重點注意通信建設工程施工建設中產生的重點文件資料是否已分類歸檔及是否完整。對通信建設工程檔案資料文件的嚴格仔細檢查，可以有效提高案文件的質量，養成檔案工作的規范化，使通信建設工程檔案監管人員強化檔案監管意識并熟悉了解檔案監管工作的流程。第三，完善健全通信建設工程檔案工作制度。檔案監管相關部門應當完善健全制定通信建設工程檔案的相關工作規定，使通信建設工程檔案的分類歸檔領域、通信建設工程檔案工作的步驟、通信建設工程檔案資料文件的整合與分類歸檔、通信建設工程檔案的交接等問題都加以解釋明確，方便對通信建設工程檔案的監管各方進行高效管理，確保檔案資料文件，完整、精確與體系化。第四，切實做好通信建設工程檔案的保存和運用工作。當通信建設工程完工以后，相關的監管人員應當按時定期的對上級監管部門或負責人進行檔案文件的檔案交接工作，檔案資料文件監管人員也要切實做好所交接答案文件的整合與保存工作，編制正規的目錄索引，確保檔案文件資料查找準確性及查全性，是通信建設工程檔案作用發揮到最大，為相關的產業企業提供關輔助。第五，監察通信建設工程檔案，嚴格審查，保證通信建設工程檔案資料準確性與系統化。在通信建設工程施工建設過程中，要責任劃分到個人，切實做到專人專項。檔案專業技術人員收集整合檔案資料，項目主管人員負責核查審計及簽名認證，通過管理部門檢查后有工程部門分類歸納。同時嚴格控制好施工建設單位及相關人員使用檔案資料應當及時登記時間及使用者身份或部門。第六，專業技術過硬的通信建設工程檔案監管人員是通信建設工程日常應用及維護的優秀力量。通信建設工程檔案監管工作是第一線的后期輔助工作，是通信建設工程正常運行的關鍵。通信建設工程監管人員的人用，要嚴把所用人的專業技術能力及職業素養，日常工作中要按時定期的開展專業技術人員的專業學習與職業素養培訓，從思想上高度重視通信建設工程監管人員的政治覺悟。
四、未來通信建設工程檔案在各行各業中的發展
政府、企業未來辦公自動化已經是不可避免的趨勢，通信建設工程檔案在未來辦公自動化的發展潮流中是最大的輔助力量。通信建設工程檔案也注定會取代現有政府及企業現有的辦公通信模式。結合本文以上所列通信建設工程檔案中問題進行分析后，可以大體上整理出未來政府及企業等單位辦公通信模式的發展潮流，可以概括為二大方面：第一，通信建設工程檔案標準制度化。政府及企業等單位在現有的通信建設工程檔案基礎之上，會出現一個涵蓋全國區域、可以多方同時橫向與縱向交換信息的通信建設工程檔案總檔案庫，并構建次一級的完整規定一致的子檔案庫借以整合全部的檔案文件資料。以此為基礎的，賦予地方政府及企業單位充足的自由運作權力，根絕實際情況及行業特點，加設個性化功能，保證全國通信建設工程檔案庫能夠全部鏈接，而各地彼此影響通信建設工程檔案的正常使用。第二，通信建設工程檔案移動化。現階段科學技術的飛速迅猛發展，通信保密安全與互聯網之間的摩擦必將得到徹底合理解決，通過相關技術手段保證通信建設工程檔案在接入互聯網絡以后，其通信建設工程檔案的保密性不會受到較大影響，還可單獨與互聯網絡外狀態下隔離單獨使用，通過多種類型的移動存儲設備進行扶著，這樣對防止檔案文件的遺失與非法操作及侵入都起到較好的保護措施。我國通信建設工程檔案與服務企業合作中出現的問題，只有針對性的整合出一些列通信工程檔案與服務企業合作中出現問題的解決方法。
綜上所述，在通信建設工程檔案建設過程中，通信建設工程檔案監管屬于一個優秀組成部分，通信建設工程檔案監管與通信建設工程質量有著密不可分的管理性。如果想要保證通信建設工程的質量就要嚴格落實通信建設工程檔案監管相關規章制度。因此，工程建設施工過程當中，負責通信建設工程檔案監管技術人員要加強自身專業技術學習，提升職業素養的同時還要強化崗位意識，對通信建設工程檔案存在的問題，進行問題分析整合，要及時處理這些問題，確保所監管的通信建設工程檔案無任何質量問題。
作者:趙麗 單位:河南省通信工程局有限責任公司
摘要:公路建設是我國基礎設施建設中的重要內容，其在推進區域經濟發展和相互溝通中起著根本性的作用。隨著公路建設的快速發展，產生了大量的公路工程文字、圖片等材料，如何對這些資料進行檔案建立與保存，是公路工程項目工作中面臨的一大問題。本文以如何做好公路工程建設項目檔案管理工作為主旨進行探究，從制度建設、前期管理、檔案開發及嚴格驗收等4個方面對其進行分析，希望能夠為實踐過程中的公路工程建設項目檔案管理工作提供積極幫助。
關鍵詞:公路工程;項目建設;檔案管理
在公路工程項目建設過程中，無論工程前期規劃立項還是后期項目建設過程中都會產生大量文本、記錄等重要的資料，這些資料包括工程各階段的建設依據、建設過程中的質量安全與資金支付等重要憑證，它是體現工程建設合法性以及工程質量狀況最原始也是最重要的依據。然而現階段，我們在工程建設領域中，還較為普遍的存在著“重建設、輕檔案”的現象，在檔案建立管理中依舊存在許多問題，例如缺乏統一的檔案管理模式、缺少高水平的檔案管理人員、檔案管理督促不到位等等。這些現象使得在公路工程建設中，優秀的項目建設管理經驗未能得到很好的推廣和利用。因此，如何做好工程檔案管理，積極推廣優秀的公路工程建設檔案管理，對推進公路工程建設的管理水平和質量提高都具有一定現實意義的。
1加強檔案管理制度建設
檔案管理制度的建設是公路工程建設項目檔案管理工作的基礎與前提，只有完善了檔案管理的相關制度，才能促進檔案管理工作的實施，提高公路工程項目中檔案管理的效率。根據公路工程建設的相關規定，檔案管理制度的建立要從以下3個方面開展。
2要提高對檔案工作重要性的認識
檔案管理工作量大，內容煩雜，持續時間長，需要有專業的管理人員長期且固定的進行系統管理，才能保證檔案工作質量。并且此項工作相對枯燥，不太容易出成果，只有長期堅持才能獲得良好的回報。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設檔案。因此，我們首先要提高對檔案這項工作的復雜性和重要性的認識，只有了解了其負責程度和工作的重要性，才能重視此項工作。在實際工作中，建議成立多部門聯合管理機構或小組，分工協作，共同促進此項工作。我們在建設杭長高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負責，但成立了由指揮部分管領導組成的檔案管理領導小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負責人。明確各部門涉及的資料由部門負責人及時收集，然后由我統一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責任制度在公路工程建設中，檔案資料相關要求政府管理部門已經明文要求，但如何落實依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質量，因此要針對檔案管理人員建立合理的崗位責任制度。通過這一制度，對檔案管理中的每一個環節包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進行有效規范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責任感。
3完善檔案管理的監督制度
在公路工程建設項目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進行。在公路工程建設項目前期工程的檔案管理工作中要通過以下兩部分進行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設過程中重要的檔案管理方式，總體來說各類資料主要分為3大類:其一是工程建設程序類，以工程預可、工可、施工圖設計、招投標等類別;其二是建設管理類，是建設過程中各參建單位根據檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現場發生的各類施工及監理的第一手資料，包括項目中每一個標段根據單位、分部及分項工程劃分規定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復雜的。根據現行《公路工程質量檢驗評定標準》，一般項目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環保工程、交通安全設施、機電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋為主體的建設項目單位工程按塔及輔助、過渡墩;錨碇;上部構造制作與防護(鋼結構);上部構造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項工程。現將土建工程分部分項工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時，要將上述每一個分項工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項可能有大量的同項內容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個分項，但一個標段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數量較多，見表2。(2)文件同步歸檔在工程項目開始之前，項目管理人員要將文件材料進行合理的歸檔，將項目前期每個環節實施過程中產生的資料及時歸檔。前期資料往往是工程建設的依據，及時歸檔將為建設過程中各級部門的相關檢查及時提供材料。同時，在建設期間也要做到及時收集、及時歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。
4定期督查，嚴格驗收檔案
4.1分階段定期檢查
公路工程項目是一項浩大、長期性、復雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項目的性質決定了公路項目工程的檔案管理也是一項較為浩大的工作，因此，在加強檔案管理的督查過程中，要根據工期及實際情況進行分階段定期的檢查方式，在一定周期內加強對相關資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準確性。
4.2檢查方法多元化
工程建設過程中，往往工程負責人將關注點集中在工程項目實施的工地中，忽略了對后期資料整理的工作，在需要資料時往往出現資料不全、資料不準確、資料找不到等現象，因此，在對檔案管理進行定期檢查的基礎上也要創新檢查方式，通過多元化的檢查方式促進檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點檢查等，通過檢查工作的進行將資料整理、檔案管理工作重視起來。在我參加的江東大橋、杭長高速等幾個大型交通基礎設施過程中，我們一般每季度進行一次專項檔案檢查。檢查基本采用抽調各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對前一階段的工作重點，核查相應的資料歸檔情況。各參建單位通過這樣的工作，能做到相互學習、相互促進，有效提高整個項目的檔案管理質量。
5重視相關檔案開發利用
建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實發揮檔案資料的價值，對本項目建成后的管養及類似項目的建設都有良好的利用和參考價值。這種開發利用可以從以下2個方面進行開展。
5.1開展借閱交流活動
檔案管理工作作為一項為公路工程項目服務的工作，其工作成績與作用體現在利用價值。公路工程作為一項長期性的技術工作，在項目進行的過程中往往會面臨很多困難，因此通過借閱、咨詢、交流等形式，學習類似工程建設管理資料，使每一個項目工作人員吸收相關類似工程的管理經驗，提高自身管理能力，為公路項目的工程實施提供幫助。
5.2加強重點檔案編研
在公路工程項目檔案的管理過程中，重點檔案的編研工作也是對項目檔案進行開發利用的一種形式，通過編研能夠將一些有用的資料歸納整理起來，也能夠加強對原始不完整項目資料的整理。隨著科技不斷發展，全電子檔案的建設是一種趨勢。這將更好的為后期的公路項目提高有效幫助。
6結語
總而言之，做好公路工程建設項目中檔案管理的工作對公路工程的開展、使用、管理等活動都起著極為重要的作用，面對我國現階段公路工程建設項目檔案管理中出現的問題，通過檔案管理制度的完善健全，在科學化、規范化的基礎上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設項目檔案真正對公路工程各階段的工作起到積極的推動作用。
作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局
摘要：建筑工程相關文件對于建筑工程來說是重要的工程記錄，在信息化高速發展的大環境下，可以利用網絡技術建立完備的建筑工程電子文檔，從而實現對于建筑信息的有效傳遞。加強建筑工程電子文件檔案管理工作可以使建筑工程信息更加規范化，這對于后續的建筑工程的管理檢驗及維修都有著重要的意義。本文著重分析了建筑工程電子文件檔案管理。
關鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理
隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現管理混亂、信息不全等不良現象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我國建筑工程電子文件的檔案管理現狀
我國建筑工程電子文檔與發達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現有建筑工程電子文件檔案管理的現狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區的文件管理人員專業技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內容可讀性很差。這些情況都使現有的建筑工程電子文件所提供的內容可用性不強。1.4對傳統紙質文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統的紙質文檔，紙質文檔在實際保管中十分容易出現丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質的文件檔案進行替換。對紙質文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業性不足，很多紙質文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。
2實現建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。2.1對建筑工程電子文件實行統一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業性，增強電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內容。基于這樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性。可以聘用專業的鑒定人員，對電子文件的內容進行查詢，確保電子文件沒有相關內容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內容需要進行核實，另一方面，對于已經歸檔的文件要合理的保存，防止網絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發展空間。
作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心
一、現階段企業科技檔案管理存在的問題分析
1.管理模式沒有得到及時的更新。當前，有很多企業在檔案管理方面，管理模式都還比較滯后，我國建筑企業的檔案管理也不例外。建筑企業檔案部門在科技檔案管理方面僅僅注重在科技檔案實體方面的收集、整理以及保管等工作，很少能涉及到關于檔案數字化與網絡化方面的管理，同時，管理人員也沒能真正的認識到科技檔案管理信息化的重要性，導致了企業科技檔案管理一直很難向著科技化的方面發展起來。
2.企業的服務手段不發達。當前，盡管很多工程施工企業的檔案管理都已經應用了先進的計算機，網絡以及掃面儀等，但是，很多時候卻沒有被充分的而利用起來，尤其在我國建筑企業檔案管理方面，很多時候管理人員僅僅編制一些科技檔案案卷目錄以及專題目錄，無法有效的應用現代化的網絡技術等，對建筑企業檔案進行科技成果轉讓與信息的交流，給企業科技檔案信息資源的開發與利用帶來了嚴重的消極的影響。
3.企業科技檔案管理服務方式缺少主動因素。很多時候，在工程施工企業中，企業的檔案部門服務都嚴重的缺少主動因素，往往都是被動的、按照規定進行服務，服務內容與范圍等都比較狹窄，并且這種不夠主動的服務方式也比較單一，不夠多樣化，同時，服務的對象也會存有一定的局限性。更多的時候是為企業內部提供一些借閱以及復制等方面的服務，很少都會與外界溝通與交流，這對企業管理而言是很大的缺失。
4.企業科技檔案管理人員短缺。當前，由于企業的競爭力都不斷的增加，為了能夠更好的發展，企業都開始步入內部改革的路程，但是，在改革的過程中，企業檔案管理部門通常夠會受到很大的沖擊，很多企業內部的檔案管理人員隨著改革會越來越少，甚至有的企業在企業檔案管理上僅僅有一名工作人員，一身多職，為此，該員工只能在日常工作當中主要收集資料與整理資料等，其他工作根本沒有辦法顧及，那么對于科技檔案信息管理就很難再次進行加工管理。
5.企業科技檔案交檔不及時、不齊全。目前，建筑承包企業施工項目多，分散廣泛，項目人員歸檔責任意識不強，項目完工后遲遲不交資料，經多次督促，交來的資料大多不齊全、不規范。
二、工程施工企業科技檔案管理創新分析
在新的形勢之下，企業檔案管理必須要進行創新管理，改變以往的思想觀念，創新服務方式與手段等，只有在這樣，企業科技檔案管理才能夠更加的有效。工程施工企業之所以要建立有效的科技檔案管理制度，其目的在于，能夠為施工企業生產經營以及后期發展中所存在的缺陷等實施修復服務。
1.創新檔案管理的思想觀念。要創新管理，首先就要在檔案管理方面給予高度的重視，為此，企業的領導人員必須要支持企業科技檔案發展，用科技手段管理檔案信息，并且要將制定好的檔案科技管理規劃納入企業總體規劃當中，并且要把檔案工作與其他工作同規劃、同部署、同落實、做到全面覆蓋。同時，企業檔案部門要從思想上解放，轉變檔案管理的觀念，確保做到有組織、有計劃以及有安排的進行。
2.創新企業檔案管理組織機構。企業在檔案機構的建設上，要設置專門的綜合檔案室，確保檔案的規放有序性與安全性。同時，在檔案室內，還要配備一些具備專業知識的人員進行管理，建立企業檔案規章制度、各類檔案實施細則及各類檔案分類方案，確保能夠將企業科技檔案管理作為企業管理工作中的一項重要任務，確保管理內容的合理性與科學性。除此之外，企業在檔案管理人員隊伍建設上要加大管理力度，引進大量的相關專業管理人才，尤其是要接收檔案專業畢業的大學生來充實企業所屬單位的檔案管理創新能力，與時俱進；加強對企業內部科技檔案管理人員的教育工作，開展計算機工作培訓，確保每一名檔案管理人員都具備操作計算機的基本能力，提高檔案管理人員的自身素質與業務水平能力，確保企業科技檔案管理能夠真正的實現信息化、技術化。
3.創新企業檔案管理模式。在企業管理制度上，要落實好總經理負責、總工程師分管以及檔案部門等多個部門管理制度。在企業檔案管理方式上，要確保其規范化、表轉化以及科學化的管理，加強科技檔案信息化的建設，充分的利用現代計算機網絡技術，處理檔案管理中的信息資源以及實施更好的檔案管理服務，實現企業科技檔案管理模式由傳統的檔案管理實體保管轉變為現代化的檔案實體數字化、信息化等管理，以保證各企業檔案管理更加的科學合理。制訂完善實用的企業科技檔案管理辦法，與所屬各項目簽訂交檔承諾書及需交檔案資料明白紙，項目經理、總工程師及兼職檔案員必須全部簽字，并將項目交檔情況納入項目考核范疇。除此之外，要加大開發力度，要“放活”檔案。在建筑企業當中，有很多的檔案存儲都只重視保密以及儲藏等，忽視了檔案的利用，也存在著偶爾被動使用的現象。如果要保證建筑企業檔案能夠發揮其價值，就需要將“死檔案”變成“活資源”，把“檔案庫”變成“科技庫”，充分的將其利用起來。
4.創新檔案科技管理方法。在如今企業科檔案管理當中，盡管已經應用信息手段進行管理，但是，由于建筑企業檔案管理方面應用信息手段管理的時間較短，在管理中還存在著很多的缺陷，為此，需要不斷的完善與發展。首先就要選用與建筑企業相適應的檔案管理軟件，并在體系結構、系統功能以及適用網絡結構等方面要與當前的檔案建設信息管理要求相符和。其次，要做好科技檔案案卷收集、文件級目錄數據庫及文檔的錄入工作等，有效的實現企業檔案管理科學化、規范化以及信息化。
5.創新企業檔案管理服務。要創新企業檔案管理服務，首先就要通過局域網為本單位的各個部門提供科技檔案查詢服務等。那么需要在企業內部信息網上設置“企業檔案信息網”為主頁，然后由組織機構、檔案法規以及業務建設等構成欄目的設置，確保企業科技檔案服務多樣化，合理化。
三、結語
近年來，隨著社會的發展，我國市場上各大企業不斷的建立，長期以來，工程施工企業在市場上一直都占據著主導地位。可是，工程施工單位在科技檔案管理方面還存在著很多問題，這些問題給企業更好的發展帶來了一定的想消極的影響，為此，企業必須要采取有效的措施進行改革，改進企業科技檔案管理方式，確保企業能夠在擁有合理檔案管理制度的前提之下，更好的發展。
作者:劉雪蘭 閆愛玲 單位:中鐵二十三局集團第一工程有限公司
一、電力企業建設工程檔案管理的相關流程
進行檔案管理，一個標準化的流程是十分必要的。一套科學、可操作性強、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業檔案管理的難度，增強檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領導、職責分工、獎懲機制、崗位培訓等等方面做出系統化、標準化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。
2對于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。
2.1建立學習考核制度
有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎的電力工程建設知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規劃，請專業的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內容的規劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。
2.2提高電力企業建設工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設施的運行，改建，設備升級，企業自身經濟效益有著至關重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業經濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權益、做到賬目透明、如何記錄企業真實的精神面貌、工作作風等，電力建設工程檔案提供了有效憑據。從電力設施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設工程檔案提供了有效依據。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業的負責人有效重視。必須在全企業樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設備廠商，每一個材料供應商。在電力建設工程開始，就要統籌各方，建立統一的檔案管理網絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。
2.3如何應對電力施工過程中的不同步
在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設工期較長，施工單位眾多，工期不能統一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環節，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。
3結語
信息化時代和工業化的發展要求我們做好電力企業建設工程的管理工作，要做好這一工作，我們要從思想意識，管理流程，監督考核，工程實施等方方面面入手，這是電力工程不斷發展新要求，也是對國家負責的具體表現。
作者:許麗 單位:內蒙古電力（集團）有限責任公司薛家灣供電局
1當前煤礦建設工程項目檔案管理中存在的突出問題
1.1對檔案管理工作重視程度不夠
煤礦建設項目是一個繁雜的系統工程，很多項目在建設過程中都存在對檔案管理工作重視程度不夠的現象。一方面對項目檔案管理工作的重要性認識不足，另一方面對建設項目檔案管理工作約束和要求不嚴，加之煤礦建設項目條件艱苦、人員流動性大、選人困難，造成檔案管理人員專業素質不夠。而煤礦建設各項工程門類繁多，各參與建設單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過程中存在諸多障礙。如果單位對檔案管理人員的職責監督檢查不到位，就會使檔案管理工作出現漏洞，甚至造成銜接脫節，嚴重的會使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統的檔案管理方法進行龐大的煤礦建設項目檔案資料時，相關檔案管理的規章制度不完善，檔案管理的規范性不夠，操作流程不標準，項目參建單位之間協調溝通不夠，都會給項目檔案資料的完整歸檔帶來困難。
1.2未能構建完整的檔案管理體系
項目的檔案管理機構應當在項目機構建立初期就同步形成，很多煤礦建設工程項目由于地處偏遠地區，在建設初期條件艱苦，設施簡陋，檔案管理機構不能及時建立或者辦公設施都沒有基本保障，也無法保證檔案資料的質量和安全，更與項目建設的信息化技術要求不相適應，無法滿足當前現代化礦井建設的需要。近幾年，我國飛速發展的采礦技術已經與世界先進水平接軌，因此構建完整的信息化檔案管理體系是現代化煤礦建設的基礎。
1.3檔案資料基礎工作薄弱
項目建設與檔案管理工作的專業性都很強，在職責不明確和管理松散的項目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現象普遍存在；工程技術人員和檔案管理人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力，煤礦建設項目檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設不能協調開展，造成了煤礦建設項目檔案工作滯后，影響了工程各方面對項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料有時存在分散、損壞、丟失等各種現象，這樣就制約了工程項目的正常施工和檔案管理工作的規范管理。
2做好煤礦建設工程項目檔案管理的四點建議
2.1充分重視煤礦建設工程項目檔案管理工作
在企業投資建設項目中，煤礦建設項目屬于政府核準類別。盡管近兩年國家對煤礦等能源類建設項目的核準審批在逐漸放寬，但按照國家相關核準項目的審批制度和要求，從項目前期論證，到項目支撐性的文件設計審批，均有嚴格規范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設項目實施的過程中，煤礦監管部門對工程施工的過程及竣工投入使用，都有全過程的監管和監督。作為特殊工程項目的煤礦建設工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項目全面管理的基礎，也是項目順利實施和產生效益的根本保障，因此，煤礦建設項目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項目檔案的管理工作。對具體的煤礦建設工程項目而言，要求各級領導要高度重視煤礦建設項目檔案工作，工程項目從實施初期，項目負責人就應當指定專人負責圖紙、文件、聲像記錄以及計算數據等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任制及考核獎懲辦法。項目負責人在抓好工程質量和安全生產的同時，要有注重檔案管理的思想意識，把工程項目的檔案管理工作納入日常工作的管理當中，調配業務素質好、責任心強的人員負責檔案管理工作，同時要在設施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經濟保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓，為檔案工作的開展創造良好的條件，為企業發展和建設做出應有貢獻。
2.2加強煤礦建設工程項目檔案管理工作的組織領導
煤礦建設項目管理要做到各系統和各單位步調一致、協調統一，項目業主即建設單位是整個過程項目的統領者，因此對項目的檔案管理也要統一歸口在建設單位的檔案管理部門。建設單位的檔案管理人員有責任和義務對參與建設的各部門和各單位的檔案管理工作進行指導和監督，做到上下協調，并與過程施工建設同步。建設單位的檔案管理部門還應當定期組織參建單位有關人員進行檔案業務培訓，統一安排部署檔案整理組卷的規范和標準，對有關人員普及檔案管理的知識，同時檔案管理人員也能通過溝通和交流獲得工程建設方面的信息和專業知識。建設單位應當建立檔案管理人員的信息系統，明確各自的工作職責，加強監督和考核，建立和健全各項規章制度。
2.3加強煤礦建設工程項目檔案資料的收集和整理
收集歸檔是檔案工作最基礎、最薄弱的環節。切實加強對項目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據標準和規范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時將檔案移交給建設單位；建設單位在項目竣工驗收前，應當組織并申請檔案部門進行項目檔案專項驗收，待項目檔案通過專項驗收后，建設單位方可組織項目的竣工總驗收；建設單位的檔案管理部門必須全過程參與項目的各單項竣工驗收和項目竣工總驗收。其職責就是在參加驗收的過程中嚴格把關，并審查各項檔案資料是否合格。在監督檢查各項竣工檔案資料時，要重點檢查各項歸檔材料中圖紙和實物的相符性以及簽字手續的完備和真實性。對查出的問題要記錄在案，并及時跟蹤到底，確保問題最終解決，為項目檔案的質量負責。
2.4規范檔案管理制度建設
由于國家產業政策不斷調整，煤礦建設工程的規模和技術也得到了迅猛發展。近年來煤礦建設工程項目多以系統繁雜和技術裝備先進而成為當地經濟發展過程中引人注目的投資項目，做好項目檔案的管理工作是保障項目建設順利實施的根本保證。建設項目檔案管理相關制度的建立和落實，是科學有序的檔案管理工作的保障。在項目實施過程中簽訂的各項合同，應當把檔案管理的有關職責約定明確，要在合同中提出檔案歸檔的要求和標準，明確竣工移交檔案資料的數量、時間和質量要求，并將其與工程款支付相掛鉤，形成嚴格的約束機制，從而確保工程施工檔案歸檔工作有序規范地進行。檔案管理人員應愛崗敬業、認真踏實，做好建設項目檔案管理工作，在項目建設期間，大力提升自己的業務素質和專業技能，對檔案管理工作認真負責，讓檔案在項目中發揮重要作用，同時適應檔案信息化建設和項目建設的需求，推動項目檔案管理提高到新的水平。
作者:韋曉黎單位:新疆神新發展有限責任公司
一、電力工程建設檔案管理概述
1.電力工程建設檔案管理的特殊性。從表面上來看，電力工程建設檔案管理與其他工程檔案管理并無不同，但實際上，電力工程檔案管理存在其特殊性。首先，電力工程建設檔案管理是對電力工程全過程檔案的管理，而電力工程施工建設卻包括了設計、施工、檢修等多個方面，有些工程在竣工十幾年后還需要進行線路保養，那么，電力工程建設檔案就必須是針對單個項目的、跟蹤性的，這給檔案管理提高了難度；其次，電力工程建設檔案管理的服務性質與其他工程檔案管理不同，電力工程建設檔案管理服務的對象不僅包括電力企業內部的員工及工程師，還包括了電網的使用者。
2.探討電力工程建設檔案管理的意義。從企業發展角度來看，電力企業工程建設檔案管理不僅關系著電力企業技術革新和施工建設質量，還對企業處理工程建設過程中以及電網使用中的糾紛有幫助；從社會基礎設施發展角度來看，電力企業工程建設檔案管理是保證我國電網建設和電力行業發展的基礎，因此，探討電力工程建設檔案管理具有十分重要的意義。
二、電力工程建設檔案管理中存在的問題及原因
1.檔案管理工作效率不高、檔案管理工作效率指的是檔案管理工作中所動用的人力物力和檔案管理實際效用的比率。電力工程建設檔案因為其特殊性，經常需要檔案管理工作人員進行異地奔波以及長時間的檔案歸檔工作，但實際上，檔案管理的效用卻沒有被完全地展示出來，因此，檔案管理工作的效率也不高。例如，對電力工程建設的設計方面進行建檔，要對參與工程設計的設計師進行資料搜集，還需要對工程設計的科學原理以及實際應用的預測等資料進行搜集，這些資料的搜集需要檔案管理工作人員耗費很多時間，但目前的檔案管理工作卻缺乏一個成熟的程序以使這個步驟簡化，與此同時，搜集來的資料和檔案的利用率卻很低。
2.檔案管理方法落后。檔案管理方法是指在檔案管理過程中的檔案資料形成方法以及檔案儲存和調用的方法。目前大多數電力工程建設檔案管理還處于傳統管理的狀態，檔案管理資料多是紙質的，這些資料規整起來十分耗費時間，查找起來也十分麻煩。另外，在工程建設的施工過程中，有很多能夠為以后工程建設提供借鑒的工作細節，往往因為無法快速形成紙質檔案而被忽視，這直接降低了檔案的質量。
3.檔案管理人員素質有待提高。檔案管理工作效率的高低，有很大一部分是由檔案管理人員的素質決定的。檔案管理工作人員熱愛檔案工作，掌握多種檔案管理技術，將會使檔案管理的效率大大提升；工作人員能夠擺正檔案管理工作的服務性質，檔案的應用性也會得以提高。但是，目前的電力工程建設檔案管理往往由企業中的老員工負責，這些員工的檔案管理思想還停留在對工程建設的文書管理方面，對檔案管理工作的意義理解不多，因此導致整個檔案管理工作的效果遲遲得不到提高。
三、提高電力工程建設檔案管理的方法
1.采用科學規范的管理制度提高檔案工作效率。檔案管理工作服務性低的另一個原因與檔案管理工作的規范性差有關系，工作規則和標準對任何一項工作來說都是必不可少的，因此，有必要對檔案管理工作標準化規范化水平進行調整。建立檔案管理工作規范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責任感，另一方面對檔案管理工作的發展也有著積極的促進作用。而且，標準化和規范化應該體現在檔案管理工作的每一個環節中，在檔案管理過程中尤其應該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉程序等，都要進行統一規定，避免出現由于不統一標準所帶來的工作時間和精力的浪費。
2.采用信息化的檔案管理方式。電力建設工程檔案管理方式落是導致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實現對項目工程檔案的統一的、有結構的管理，能夠使紙質檔案資料和電子音像檔案資料結合。要實現全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備；其次，應該制定檔案管理信息化的戰略，并真正實施，設立專門的監督部門對信息化過程進行全程掌控。
3.提高檔案管理工作人員的職業能力。如果檔案工作人員的檔案管理工作水平不高，對檔案管理工作認識不足，在工作中提不起“管理資料”的興趣、在工作中不夠認真、不能及時處理問題，則檔案管理就面臨著巨大的風險，因此，提高檔案管理工作人員職業能力是十分必要的。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。
四、結語
綜上所述，電力工程建設檔案是電力企業施工和企業發展的基礎，對我國基礎設施建設也具有一定的輔助作用。電力工程建設檔案因其特殊性，較之其他建設行業的檔案管理工作難度更高。為了提高檔案管理工作的效率，電力企業需要對工程建設檔案管理制定科學的管理制度、采用先進的管理方法并且提高檔案管理工作人員自身的職業素質，只有這樣，電力工程建設檔案管理工作才能真正發揮作用。
作者：楊綺梅單位：清遠市電創電力工程安裝有限公司
“檔案是人類活動的記錄,是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案,能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面,是一項崇高的事業”。基本建設數字化檔案是在工程的規劃、設計、施工和使用、維護過程中形成的，是指在建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的設計和施工活動中形成的科技檔案。建設單位的建筑規劃、建設、管理；舊房改造、功能變化；新區開發、基礎設施的改建都與基本建設檔案緊密相連。1987年國家頒布了《中華人民共和國檔案法》，1988年國家檔案局和計委聯合頒發了《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》,1989年國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，1997年建設部頒發了《城建檔案管理規定》,這一系列的法規對基本建設檔案的管理、歸檔范圍都作了明確的規定,是指導基本建設項目檔案管理的重要依據。
在以“信息時代”和“知識經濟”為特征的21世紀到來之際,人們越來越多地依靠INTERNET來獲取知識、信息,可以預見,人們到檔案館的次數和時間會越來越少,總有一天,人們再也不用親自跑到檔案館去了。面臨著如此巨大的挑戰,人們提出了數字化檔案館的設想,數字化檔案館是一個標準的電子信息基礎設施,是在標準化、規范化基礎上現代高新技術所支持的數字檔案信息系統,是一種檔案信息組織模式,是超大規模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。它采用分布數據存儲,用戶可以通過各種鏈接和操作在一個較大的地域范圍內搜索和檢索出自己所需的信息。也就是說,計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態,它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲,以網絡化的方式互相連接,從而實現資源共享。數字化檔案館是傳統檔案館在信息時代的發展,它不但包含了傳統檔案館的功能,還提供綜合的信息訪問服務,它的出現給現有的檔案工作帶來新的挑戰和機遇,人們希望數字化檔案館將成為未來的信息中心和樞紐。因此建設數字化檔案館,是檔案工作發展的必由之路,也是今后發展的目標。在當今建設數字化檔案需要從以下三個方面入手:首先,要大力宣傳建設數字化檔案的必要性,做好檔案員的業務培訓工作,提高認識,形成共識,激發熱情,萬眾一心,協調發展,形成良好氛圍,為建設數字化檔案工作提高堅強的組織保證。其次,加速現存檔案的數字化建設。主要是將館藏檔案進行全面的數字化處理,即將檔案館的所有檔案數據通過掃描等形式,將檔案信息由各種物理載體形式,全部以數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中,完成現有檔案館的館藏檔案信息向數字化轉化的過程,這是數字化資源建設的重要基礎工作,是傳統檔案館向數字化檔案館過渡較為穩妥的辦法之一。再次,從現有的檔案工作體系逐步向數字化工作體系轉化,逐步建立健全一套完善的數字化檔案工作體系。主要內容包括:數字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環節以及各項新規章制度的制定。
一、數字化檔案的收集它不同于以往的紙質檔案收集,對于數字化文件,如果簡單照般以往的管理方式,出現了問題可能是無法挽回的。數字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數字化文件的內容、背景等信息的完整性,使它不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環境等信息被丟失或破壞掉。數字化文件和檔案的一體化管理是數字化檔案歸檔管理的根本方式。數字化檔案的收集手段主要通過計算機網絡管理來完成。只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過網絡再轉發一份到檔案館即可。
二、數字化檔案的保管由于數字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器以及光、磁盤存儲,極小空間可存放大量的數字文件。它主要包括數字檔案設備安全和信息安全兩方面。設備安全應當在設備制造、系統安裝和應用軟件配置時考慮,主要是抵御自然災害、突發事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數字檔案的可讀性和可利用性,對設備更新情況進行跟蹤,在出現不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數字文件轉換到新載體上。同時,防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網絡環境中,更應注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題。降低數字檔案對設備的依賴性。由于技術發展太快及設備的依賴性過強,所以應以一種超脫于各種設備的方式存儲數字檔案,以統一而且簡單的格式存儲,使數字檔案不再依賴于原來的數據庫,降低設備和軟件頻繁更新帶來的不利影響,這樣才能有利于長久保管。
三、數字化檔案的利用檔案資源數據格式的統一是資源網絡化的保障條件。統一的數據格式和標準是檔案信息網上歸檔和用戶調閱的基礎,也是實現網上檔案資源高度共享的基礎。檔案信息利用必須規范化、標準化,搞好標準化,才有現代化,這是經過實踐取得的重要經驗。要統一著錄的原則、項目的格式,規范檔案信息各站點的管理模式、工作程序、數據格式和網絡規則,實現檔案信息網絡的標準化運行。在標準化的基礎上大力推進計算機應用的社會服務,這是檔案部門獲得高質量技術支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網絡化必須有一個完善的軟硬件技術環境,在硬件方面:計算機、傳真機、電話、終端服務器、交換器、調制解調器、縮微機和光盤、光纖傳輸系統、微波網、衛星線路等上網運行的各種設備,這些硬件設備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數據庫、數據保密體系和組織管理體系以及應用軟件等,這需要有一支技術過硬,具備軟件開發、程序操作和檔案管理專業人員的有機結合,才有可能實現。網絡安全是影響計算機檔案管理的主要問題。網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。構成對計算機網絡系統的安全威脅主要有:黑客入侵、計算機病毒的侵入、保密信息泄露和修改網絡的關鍵數據等。針對以上問題,我們必須運用科技手段,提高檔案信息網絡的安全性，主要措施如下：
（一）、建立有紙化和無紙化結合的信息庫。解決受病毒感染或網絡本身問題可能造成的信息毀滅。開發網絡電子文件的歸檔管理程序,使上網信息及時、完整、安全地保存下來,防止相關信息丟失。
（二）、訪問控制,保證計算機網絡系統運行安全。對利用者權限的充分限制是檔案信息入網的先決條件,對網上能查閱的檔案首先要分公開的、內部的。這樣,讓查詢者在任何地點、任何一臺聯網的計算機上,都能查到權限范圍內的檔案信息。
（三）、做好數據庫備份工作,保證信息安全。應對系統數據做到定期進行備份。對比較大的數據庫采用雙機備份,多介質多份備份。重要的備份要有備忘記錄。
（四）、預防病毒,防止網絡系統遭受侵害。采取一定的防計算機病毒措施是非常必要的。我們要在計算機系統上安裝防毒軟件并經常升級,另外,不允許隨便使用外來磁盤、光盤等,必須使用時應嚴格進行病毒檢測,在確認無病毒后方可使用。
（五）、制定計算機系統安全保護制度,確保網絡系統安全運行。除嚴格遵守《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》和有關的法規外,還可根據實際工作需要,制定《計算機房安全規定》等相關規章制度。要建立檔案信息系統,實現檔案信息與社會信息的聯結。這個系統包括六個基本模塊:登記——編目——檢索——利用——統計——輔助。其中:登記環節解決對上網信息的分類登記和修改補充問題;編目環節解決上網信息的目錄表格和卡片的打印制作問題;檢索環節解決按不同需要和要求對上網信息進行顯示和調用方面的問題;在利用模塊中,對上網信息的利用進行登記、歸還和利用情況的匯總;統計模塊則用于上網信息按時間、分類和載體進行統計;輔助模塊用于上網信息的數據備份、維護、修改和充實。陸續將建成的系統在檔案信息網上設立站點或網頁,實現檔案信息網絡的互聯。
最后,要全面提高檔案工作者的素質,這是數字化檔案館建設中關鍵的一個環節。由于檔案信息數字化的發展,檔案信息呈爆炸式地增長,檔案利用的驟增,使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。檔案分析一方面要對文件進行準確分類,尤其對一些專業性強的檔案要做到精確把握;另一方面根據利用者要求,提供大量的數據庫內所需的檔案信息。沒有高素質、高技能的現代化信息管理人才,就不可能實現檔案信息網絡化管理和服務。檔案工作者不僅要掌握傳統檔案管理知識,更要努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能。
今后,隨著計算機網絡進一步的發展,信息高速公路進一步拓寬,到那時實體的檔案館也許不復存在,激光光盤技術已可以把一個檔案館幾十年、甚至幾百年的全部館藏信息,通過數字化的存儲技術,儲存在幾張小小的光盤里,任何個人和機構只要通過計算機網絡均可以擁有和使用,數字化檔案館、虛擬檔案館將會隨之而產生。在未來的數字檔案館中,檔案員如何充分發揮其信息專家的作用,是我們每個檔案館員應考慮的重要問題。為此,檔案管理員應該不斷地學習新技術、新方法,搞好信息服務工作,爭取成為真正的信息專家。
摘要：隨著市場經濟的發展，基建工程項目建設也愈來愈得到深入發展，如何加強基建工程檔案資料管理是提高基建工程質量的一項重要的工作。基建檔案是企業檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，宣鋼焦化廠在2007年3月開始實施5#、6#焦爐改造工程建設，結合近年來工程建設經驗，對工程建設檔案資料的管理實行項目組負責制，理順了工作程序，對企業做好后續生產組織、設備及工藝優化起著重要的作用。
關鍵詞：重點工程檔案管理項目組負責制
0引言
宣鋼5#、6#焦爐及配套設施改造工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設過程管理和工程竣工投產后的正常生產組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設的同時，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要工作來抓，切實加強企業重點工程檔案管理工作。在工程管理實行全新的項目組負責制的基礎上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發，認真做好工程建設資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設進程同步的基礎上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保5#、6#焦爐技改工程項目檔案完整、準確、系統。
1建立重點工程項目檔案負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系
宣鋼5#、6#焦爐技改工程是宣鋼為實施鐵鋼材各600萬噸規劃目標的重點配套項目，也是為張家口市城市居民提供優質煤氣氣源的一項重點工程。焦化廠繼續采用“項目組負責制”的工程管理模式對整個工程進行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項目指揮部，下設四個項目組，由廠長、承擔工程任務的生產車間主管領導、科室的技術人員組成，在不改變現有編制的情況下，充分利用現有的人力資源，而每個人原來所承擔的廠內業務不變，同時規定了各項目組的職責和任務，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。
宣鋼5#、6#焦爐技改工程竣工資料收集的齊全完整準確，對焦化廠今后的生產管理、技術改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強對檔案工作的集中統一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統—領導、統一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設立專職檔案員，在各項目組指定專業技術人員擔任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網絡。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關技術文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作，由各工程項目組組長負責檔案管理，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發、轉、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目組負責本工程范圍內的技術方案、設計審查、施工組織、網絡，這樣從組織機構上形成了一個專、兼職檔案員、各項目組、各施工單位相結合的工程資料收集網絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。
2圍繞工程建設，理順工作程序，形成全面的重點工程檔案收集渠道
近年來隨著技術進步和宣鋼發展的要求，焦化廠技術改造任務加大，生產與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，使應當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設單位的工程技術人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。
在健全組織機構、明確工作程序的基礎上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案室與各項目組密切聯系，首先對中冶焦耐工程技術有限公司、宣鋼設計院等完成的有關工程項目的各種設計圖紙、資料、設計變更等材料，經過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經過系統的整理后向檔案室移交。各項目組在資料管理上對檔案室負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。
為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經常深入現場進行指導，一方面向工程技術人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術人員的聯系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。
3強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力
重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》的有關規定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統一領導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產、運行、維修、改擴建服務。
首先，要樹立質量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關規定來提高重點項目建設工程檔案的編制質量。在與施工單位簽訂施工合同和協議時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設項目（工程）檔案管理規定》下發給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關，并列入廠經濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。
其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網絡。檔案室負責集中統一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設過程的各個階段及各部門、設計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監督和指導。讓網絡覆蓋整個工程項目，使之適應現代社會需要，為項目建設單位提供更好的服務。
4注重實效，健全完善的保證措施
重點工程項目建設是一個動態的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在重點工程項目建設中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。
4.1在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。
4.2在工程竣工驗收環節上進行約束。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。
4.3在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。
5開發利用檔案信息，促進檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。工程技術人員和施工人員對重點工程項目的管理、設計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。近幾年來實施檔案數字化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為工程技術人員提供服務，檔案管理人員注重用活檔案，讓檔案從工程建設中來，再服務于工程建設中去。每當工程技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。
綜上所述，要搞好企業重點工程檔案管理，必須扎實抓好檔案的基礎工作。沒有優質的檔案基礎工作不僅難以保障優質服務和開展利用工作，而且檔案管理升級工作也就無從談起。為了全面規范企業檔案工作，提高現代管理水平，企業檔案部門必須要立足于檔案的基礎建設，按照業務規范標準的要求，扎扎實實地做好基礎工作，抓好各類檔案資料的形成、積累、立卷、歸檔、管理和開發利用，促使企業檔案管理水平盡快提高。
[論文關鍵詞]建筑工程勘察檔案管理
[論文摘要]近年來城市建設的飛速發展，建筑項目眾多，工程勘察檔案的管理任務也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點，并結合工作實踐探討在當前時期如何做好勘察工程檔案管理。
地質勘察是建筑工程的基礎工作，其勘察檔案記錄了現場地質勘察數據、土工試驗數據統計、技術人員的數據分析圖表和結論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識這些特點，對加強工程勘察檔案管理工作并充分發揮其作用十分重要。
一、工程勘察檔案的特點
（一）組成的成套性
勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。
（二）形成的階段性
根據勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個勘察階段各個專業的勘察活動分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定勘察技術資料形成的階段性。
（三）內容的專業性
一項工程勘察是由多種專業技術人員按不同專業分別開展具體勘察作業，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術資料其形成過程是多學科、多專業的協同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術資料專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程勘察之間的隸屬關系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術活動中形成圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現在的自動檢索及光盤技術現代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術資源，對內可參考借鑒，對外可供技術交流。在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發揮經濟效益。
（六）使用價值的時效性
工程勘察檔案用于工程項目第一次實現使用價值以后，還會多次利用并發揮作用。按照技術文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規律，在近期內的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據保管、利用和庫房、設備的狀況，經常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發揮工程勘察檔案的作用。二、當前的勘察工程檔案管理
當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。
（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎
當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監督管理人員對各設計、施工單位進行監督管理提供資料，提高工程建設的質量和效率。
（二）收集檔案的內容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經常去施工現場，了解工程概況，配合勘察技術人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數，同時根據資料的形成規律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現場技術人員核對是否同施工現場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。
（三）圖紙、資料的標準化歸檔
當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：
一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統。工程勘察檔案管理單位必須開發完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現有檔案認真進行整理、完善。要結合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關資料。
三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內容。要結合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調的勘察工程檔案生動化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制
一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負責檔案的集中統一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負責編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。
總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質，熟練掌握業務知識，提高業務技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。
一、公路工程檔案管理面臨的問題
1．對工程檔案認識不到位。施工單位不少管理者，對于工程檔案工作的認識還很不到位。因為工程建設只要以質量為中心，按照施工的要求完成了各階段的工作任務，達到了相應的質量標準，工程就可以順利完工。因此，他們并沒有把工程檔案管理工作，當作重點工作來抓。有的單位雖然安排了人員，但他們對工程檔案缺乏正確的認識，不精通檔案專業知識。有的基層單位由于管理人員相對較少，單位領導讓單位辦公室人員兼職這份工作。雖然辦公室對于文件及資料比較熟悉，但是，工程檔案管理工作，畢竟不是簡單的文件收集、保管和利用，而他們整理出的檔案也和崗位要求相差比較遠。
2．工程檔案管理制度不完善。當前，許多單位沒有制定比較完整統一的公路工程檔案管理辦法和規章制度。管理工作無章可循。部分工作人員工作被動，工作相互推諉、敷衍塞責，造成許多文件資料原始記錄無法找到，影響了檔案工作的開展。有的單位雖制定了工作制度，但缺乏有效的監督機制。規章制度寫在了紙上，掛在嘴上，形成檔案管理工作形式化，走過場現象。突出表現在于檔案工作交接時比較混亂，給日后檔案管理工作，造成了很大困難。
3．工程檔案管理人員素質不高。近年來，檔案管理人員比較少，大部分由工程管理人員兼職檔案工作，由于缺乏專業的知識，在面對具體工作時，素質不高，能力欠缺，敬業精神、奉獻精神、吃苦耐勞精神、業務素質和文化水平等方面都比較差。再加上該項工作具有一定的強度和難度，造成人員不安心工作，影響了檔案工作持續有序開展。
二、做好公路工程檔案管理工作的對策
1．加強管理，提高對檔案工作的認識。各單位領導要高度重視工程檔案管理工作，把工程檔案管理工作納入工程公路工程檔案管理工作的難點與對策文/索學艷管理工作的重要日程。各項目建設單位，應在公路工程建設項目開工前，成立檔案工作管理機構或部門，抽調具有較高素質和較強責任心的人員，負責收集、整理工作項目建設檔案。并將收集起來的檔案材料，及時整理匯總。定期向上級主管部門匯報檔案變化情況，使檔案人員進一步了解掌握工程開工竣工情況的進展，為逐步實現檔案管理工作規范化、科學化，打下良好基礎。
2．完善制度，規范檔案工作管理。健全完善的制度，是確保各項工作取得成功的關鍵。各項目建設單位，要結合實際制定科學的管理制度。一是要制定工程檔案管理辦法，具體明確歸檔的范圍及保管期限，規定工程檔案管理工作標準，使公路行業的工程檔案管理穩步有序發展。二是建立溝通聯系機制。爭取工程建設相關部門支持和配合，形成分工協作、齊抓共管的良好局面。三是加強監督和指導。做到工程即時完工，檔案及時歸檔，然后驗收入庫。四是要把項目檔案工作與項目建設同步規劃。做到同部署、同安排、同檢查、同驗收。
3．增強服務意識，提高檔案服務能力和水平。檔案管理人員要增強服務意識、參與意識和效益意識。努力為工程建設提供良好服務，為公路建設事業發展提供可靠依據和有力憑證。要經常深入施工現場，調查了解工程建設，并結合歸檔的工程檔案資料，有針對性的提供工程檔案服務。同時，要加大工程檔案資源的開發力度，深入研究工程檔案，積極開展工程檔案編纂工作，為工程建設發展提供多層次全方位的信息服務。
4．加強教育培訓，提高檔案管理人員的素質。公路建設的迅速發展，對檔案管理工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要面對新形勢、新任務，強化自身建設，不斷提高業務知識和專業水平。一方面，要加強檔案管理專業知識、崗位技能的教育培訓，使檔案工作者在檔案的收集、整理、分類、編目、編研等方面的業務知識，更加精深；另一方面，要用現代化的知識和管理手段，武裝檔案工作者，尤其是要加強檔案計算機的管理，電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的培養，提高檔案管理效率，使檔案管理更加科學合理。
作者：索學艷單位：白山市城區公路管理段
一、工程技術檔案與工程項目管理
（一）交通施工企業工程技術檔案管理的現狀
交通工程行業的內業資料，最直接地反映工程質量控制過程，是工程項目竣工驗收、投入通車運營的重要依據。然而在實際的工程項目管理中，很多工程建設單位的內業工作通常被人們忽視，被認為是簡單的資料整理工作，工程資料收集工作相當不規范，以至于資料無法真實反映工程的施工情況，在工程交付使用后出現質量問題而無法追溯。在執行檔案管理規范方面，也是問題眾多，標準化程度較低。對于一項工程而言，不僅它的使用功能必須安全可靠，它的技術資料也應真實完整、可追溯。內業資料工作規范化程度較低的原因主要是項目部愿意從事該項工作的人很少，一些項目部管理層對資料員的重視程度遠不如施工現場的技術人員。并且在施工過程中如果沒有檢查，資料員的工作更容易被遺忘，各類文件資料胡亂堆積，檢查組到來前項目部才慌亂起來，加班加點疲于應付。如果檢查不合格，內業資料員往往會被推到“風口浪尖”追究責任，在這種情況下很多人都把內業資料工作當成燙手山芋。有些單位雖然重視資料工作，但功夫沒有花在平時，突擊造假瞎胡編情況嚴重，給人一種任何人都可以“編”好資料的錯覺。這樣一來，很多專業技術人員都更不愿意從事內業資料員工作，資料的內在質量與真實性可想而知。
（二）工程技術檔案管理與工程項目管理的關系
工程技術檔案具有指導、記錄和追溯“外業”的作用，它直接反映著工程項目管理能力與水平。因而，科學規范的工程技術檔案，不僅決定著交通工程項目可以順利進行竣工驗收，更是作為一個“窗口”體現了一個施工單位在一段時期內工程的質量控制與項目管理水平。工程技術檔案的特點：一是體現工程實體質量狀況、項目過程管理與控制情況；二是監督項目對建設工程法律、法規、標準、規范，特別是強制性標準的執行情況；三是對建設工程進行檢查、維修、管理、改擴建的重要依據；四是提供并積累了建設工程全過程重要的信息資源；五是對劃分質量責任，提供直接、真實、確鑿的法律依據；六是通過對資料或數據的統計、分析、計算等，及時發現、解決并處理問題。
（三）工程技術檔案是工程項目管理的“明鑒”
1.作為質量通病的重要突破口與著眼點從工程技術檔案中，可以追溯到工程項目從材料試驗、施工檢測等每一個施工過程控制的重要環節與關鍵點，是對工程進行改建和擴建，實施檢查、維護、管理、投入使用的可靠依據。在大容量的基礎信息庫中，通過分析、比對極易發現質量通病的蛛絲馬跡，癥結與部位查清楚了，“對癥下藥”就不是難事，更重要的是可以總結經驗在同類工程項目施工中引以為鑒。
2.作為獲取經驗、實施創新的重要渠道與捷徑工程技術檔案是工程建設單位寶貴的無形資產，科技檔案庫房里蘊藏著大量的原始施工數據，就像是一部翔實、豐富的教科書，生動地記載著工程項目竣工驗收和質量保證的每一篇章，是從事工程項目管理和工程專業技術人員特別是新從事交通工程行業的人員快速進入角色、體驗工程項目施工全過程控制的最佳渠道，可以為專業技術人員提供想了解和必須了解、與項目有關的最直接、最真實的信息。
二、發揮工程技術檔案對工程項目管理
促進作用的具體作法交通工程單位應“內”修品質、“外”強效果，充分發揮工程技術檔案對工程項目管理的促進作用，負責任地把質量過硬的工程項目投入到社會使用中。
（一）強化崗位責任，增強交通施工單位全員的檔案意識與“使命感”
在工程項目部，必須明確內業資料人員的職能分工，具體包括：檔案收集、工程驗收、統計管理、管理工作等。其中，檔案收集的內容是：一負責工程項目施工圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔和管理；二收集整理施工過程中形成的所有工程技術變更、洽商記錄、重要會議紀要等資料。參加分部分項工程驗收，具體內容為：一負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送和歸檔。二確保施工資料編制和整理齊全完整，與工程進度同步。三指導工程技術人員對設備進場開箱的隨機材料，施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等技術資料分類保管，并按規定向本單位檔案部門移交。四工程竣工驗收合格后，負責將文件資料、經過規范化整理及驗收的工程竣工資料移交公司檔案部門，填寫“歸檔文件材料交接表”，建立移交目錄并簽字確認。五按照規定向工程項目業主單位、當地城建檔案館或流域機構等部門移交檔案。
（二）提升資料員的“身份”認同感、自覺增強
做好內業資料的意識與能力在建筑安裝單位，內業資料人員似乎游離于工程建設行業“五大員”之外，待遇和受重視感遠不如施工員、質檢員、安全員、材料員。“存在感”和“價值感”的嚴重缺失，造成了交通施工項目管理人員中內業資料員后備乏力且素質不高。近年來，在國家建筑行業的制度約束下，內業人員的尷尬“地位”有所改觀，如：工程施工單位在進行QEHC（國際質量、環境、職業健康安全）體系認證過程中，內審員的培訓就是專門針對內業資料（質量記錄）的收集與整理工作；在建筑行業的權威考試——國家一級、二級建造師執業資格考試教材中，關于檔案管理都有專門章節進行論述；在建筑施工行業廣泛開展的創建省級“文明工地”、“平安工地”，建“綠色工程”等工作必須“內外”兼修，工程實體與檔案資料一樣都不能含糊。因而，在規范化管理要求越來越高的工程施工行業，能力強、負責任的內業資料人員越來越受到項目管理者的青睞，并成為項目部重點培養的專業技術后備力量。作為內業資料員，應注重調整自身的職業和價值定位，主動提升自身知識水平與能力結構，善于從“內業資料”這一無聲資源、無形寶藏中汲取養分，增長知識與經驗，其收獲可能遠比其他“四大員”直接取得的“經濟效益”要大得多、長遠得多。
（三）提前“取經”、強化收集，確保建設資料
全掌握在工程項目開工前，在掌握國家交通部、住建部對工程技術檔案的相關要求的基礎上，認真研讀業主“投標須知”、《建設工程施工合同》等“個性化”文件，提前做到心中有數。有明文規定的做到“規定動作”不走樣，如內業表格一般參照交通部《公路工程質量檢驗評定標準》執行等。
（四）加強監督指導，確保“內業資料”向“工程檔案”華麗轉身
交通施工單位的檔案部門要強化業務監督與指導，經常對新進“內業”資料員進行檔案培訓，加強業務指導與監督。在收集齊全后，按照一定的原則分類，在裝訂時要嚴格執行檔案管理規范，突出檔案管理的“符號”特征：建立備考表、科技檔案卷內目錄，使用由省檔案局統一監制的科技檔案無酸卷皮等，在封面及目錄等填寫過程中嚴格遵守科技檔案歸檔的填寫格式、裝訂要求等。工程技術檔案的歸檔份數也應符合要求，紀要避免重復勞動、更要減少浪費。工程技術檔案的鑒定、移交、銷毀等工作都要嚴格按照國家《檔案法》和有關檔案管理的規章制度來執行。
作者：洪燕
一、水利工程檔案管理的特點
（一）完整性和真實性
水利工程檔案的完整和真實的記錄，對于水利工程項目的建設至關重要。而水利工程單位的檔案完善程度，取決于以各個部門單位工作活動運作體系的技術資料和相關部門工作活動的運作經驗的積累。對于水利工程檔案管理來說，水利檔案反映了水庫系統運行情況，并為防洪、灌溉與城市供水等方面提供重要參考標準資料與憑證。只有水利工程檔案真實和完整了，才能保證參考資料的準確，方便水利工程部門作出正確的決策。
（二）系統性
檔案管理工作本身與企業的其他管理工作不同，水利工程建設本身就是一項巨大的工程，自然檔案管理就復雜。當前水利工程建設階段性方案研究的檔案保管時間大概為1-2年時間，之后就要交由相關部門的檔案管理室進行管理。為了保證歸檔工作的順利，就需要做好檔案內容、移交時間、參考借閱手續、過期檔案銷毀等的程序處理過程工作，通過這樣一系列的工作，保證檔案管理流程相對更為系統，檔案的參考價值也會提升。
二、水利工程檔案管理工作中存在問題
(一)水利工程檔案管理制度不健全
由于水利工程項目形成周期長、參建單位多和涉及領域廣，需要水利工程建立健全的檔案管理制度。但是，當前有的單位沒有健全或完善檔案管理規章制度，或者是建立了制度卻形同虛設，造成了水利工程檔案管理業務指導缺乏有效監督力度。另一方面，水利工程檔案管理制度的不健全也會引起施工單位施工過程中不注重檔案歸檔，監理單位不及時移交原始資料，阻礙了檔案順利歸檔，甚至造成檔案的流失和遺漏，影響了檔案資料的完整性。
（二）水利工程缺乏檔案管理意識
由于水利工程檔案管理工作的復雜性，對樹立工程建設過程中的方方面面均要及時詳細記錄、完整歸檔，這樣才能保證水利工程檔案內容的完整性。但是，在現代水利工程建設過程中，檔案管理的相關部門缺乏檔案管理意識，存在嚴重的重建設、輕檔案的思想，忽視檔案管理工作的重要性，造成了檔案內容不能及時有效地收集，影響了水利工程檔案管理工作。
三、水利工程檔案管理工作的完善措施
（一）健全水利檔案制度，明確管理職責
為了確保水利工程檔案管理工作的順利進行，各級水利建設管理部門、單位應建立健全相關水利檔案管理制度，并且對于檔案管理制度和法規進行學習，從而不斷完善現有檔案制度。健全水利檔案制度的同時，還要明確水利工程各級建設管理部門、監理單位和項目業主和勘測等的職責，明確管理職責，落實分工，保證水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作的順利進行。進一步保證水利檔案內容的完整、工作的規范。
（二）提升管理人員的業務技能與素質
水利工程檔案管理工作是一個系統性與規范性的管理工作，為了確保管理工作的順利進行，需要專業的管理人員。只有管理人員具備專業的技能、綜合素質和腳踏實地、科學嚴謹的工作作風，才能在當前形勢不斷變化的前提下履行自己的崗位職責。并對當代信息產業設備、技術進行快速學習，不斷創新水利工程的檔案管理工作，從而提高水利檔案管理的實際工作能力。
作者：夏宇 陳璠 單位：寧夏防汛抗旱指揮部辦公室 寧夏水利工程建設管理局
一、園林綠化工程檔案的特性
第一，園林綠化工程檔案的復雜性與多樣性。園林綠化工程是通過人工構筑手段加以組合的具有樹木、山水、建筑結構和多樣功能的空間藝術實體。多涉及到給排水工程、水景工程、輔裝工程、假山工程、綠化工程、建筑物工程等，需要多部門、多行業的共同協作。其形成的檔案部門多、種類多；工程施工交叉復雜；各自材料既有重疊、又各自一體，最終形成龐大復雜的資料。第二，園林綠化工程檔案的多變性。園林綠化工程隨意性強、可塑性大。園林綠化工程為做到自然、新奇與協調，突出園林景觀藝術的觀賞性，留給建筑者發揮的空間很大。建筑者常常即興發揮，形成了園林綠化工程組合的千變萬化。園林綠化工程檔案常適應園林綠化工程需要，多以修改補充原有園林綠化規劃設計方案圖紙，工程的多變性，決定了檔案的多變性。檔案只有準確完整，才能避免造成建設和維修的失誤和損失。第三，園林綠化工程檔案的社會性與開放性。園林綠化工程是一項公共事業，是提高人們生活質量、造福于人民的公共事業。園林綠化工程隨著經濟的發展和社會需求的不斷提高，顯現出大規模地高速增長態勢。以XX為例：近年來，就興建了動物園、植物園、民心河等一系列山水園工程，投資多達60億。園林綠化工程檔案真實記錄了城市環境的巨大變遷，它與社會發展、經濟發達、思想開放等內容息息相關。園林綠化工程檔案被深深打上歷史的烙印，唯有準確收集、整理、歸檔，以保存歷史的真實記錄，才能得到永久的開放和保存。
二、園林綠化工程檔案現狀
園林綠化工程檔案由于其形成來源涉及部門多、專業多、環節多，其檔案收集具有復雜性、多變性和社會性，現實中尚存在許多問題，制約檔案的收集、歸檔、整理，影響檔案的發揮利用。第一，園林綠化工程檔案工作起步晚，管理體制尚待理順。以XX為例，園林綠化工程檔案由市園林局負責集中統一管理。它與建設工程檔案、市政工程檔案等專業檔案的管理相比，有許多不足之處。簽訂責任書制度、指導檢查制度、竣工驗收制度等尚未得到全面貫徹執行，導致園林局自身保存的或城建檔案館接收的工程檔案歷史遺留問題多，不成套檔案多，集中統一管理特別薄弱。現工程檔案散存于植物園、公園、動物園等各個部門，保存條件差、利用率低、工程檔案質量較差，缺乏有效規章制度制約。市城建檔案館園林綠化工程檔案僅占館藏量的1.5%左右。第二，對園林綠化工程檔案工作重視程度不夠。許多參加園林綠化建設項目的建設單位，對工程檔案缺乏應有的重視，特別是在施工階段，由于項目多、交叉施工多，許多工程趕進度、求速度，協調解決的力度僅放在實體施工上，對檔案工作投入資金不多，投入人力不夠，檔案管理人員或僅懂園林綠化，或僅懂檔案，缺乏多面手，沒有按照城建檔案行業管理標準管理，使檔案與工程脫節，造成檔案底數不清，資料丟失，數據不真等一系列現象，直接影響到檔案的真實有效性。第三，法制意識淡薄。建設單位沒有依法繳納園林綠化工程檔案。園林工程主管部門又疏于對園林綠化工程檔案依法收集和集中統一管理。城建檔案主管部門又疏于指導、管理和檢查，導致園林綠化工程成為城建檔案工作中的極為薄弱的一節。
三、加強園林綠化工程檔案的管理與控制
綜合分析園林綠化工程檔案的特點及現存問題，可以從適時跟蹤、分工協作、加強法制三個方面，加強園林綠化工程檔案的管理與控制。第一，適時跟蹤。園林綠化工程開工之前，園林綠化工程主管部門要與建設單位簽訂工程檔案責任書，各建設單位要指派專人負責檔案工作。工程施工的每一步都涉及到檔案工作，都需要引起高度重視。開工前，園林綠化工程檔案要記錄現場踏勘測量，核對核實有可能產生的設計變更，收錄施工許可證和開工報告。施工中，園林綠化工程檔案要對土方登記單，標高復核記錄，苗木出圃單，隱蔽工程驗收單等一系列情況記錄。對施工圖分布、技術交底、施工組織設計、操作記錄等都要隨時收集。這些記錄既描述工程進度，又是對工程質量的監管。竣工后，園林綠化工程檔案要記錄竣工報告、工程決算、竣工圖以及竣工驗收所產生的會議記錄等，變更文件所提出的修改內容要全部準確的反映在施工圖上。尤其還要包括影像資料，反映開工前的地形地貌，施工中的隱蔽工作，竣工現狀等。園林綠化工程檔案人員要善于溝通、多赴現場、不恥下問，多方收集有關資料，爭取在第一時間保證園林綠化工程檔案的完整準確。第二，分工協作。園林綠化工程的主管部門和城建檔案管理部門要密切合作，各司其責，形成合力。園林綠化工程的主管部門負責對園林綠化工程檔案的收集、整理等，要制定出明確的工作程序，要及時將工程檔案移交給城建檔案管理部門。城建檔案管理部門要加強工作的主動性，積極與園林部門溝通協調，深入工程現場指導檢查；舉辦培訓班，幫助建設單位建立檔案的工作流程，健全內部管理制度，為他們提供各項服務。而園林綠化工程檔案人員要勤于思考，加強學習，增加知識儲備，增加才干。只有三者通力合作，才能使園林綠化工程檔案徹底改變其被動、薄弱的局面，迅速成長壯大起來。第三，依法管理。園林綠化工程的驗收也要實施園林綠化工程檔案驗收備案制。由園林綠化主管部門和城建檔案負責部門共同實施。建設單位在對園林綠化工程進行預驗收前，要提請有關部門為工程檔案進行預驗收，預驗收合格后，取得兩部門核發的工程檔案預驗收認可文件，方可組織工程驗收。城建檔案部門要加大行政執法力度，不定期對園林綠化工程檔案工作進行檢查指導，增強建設單位的城建檔案意識，依法對沒有繳納園林綠化工程檔案的建設單位進行處理，使園林綠化工程檔案得以順利進館。
當前測繪工程檔案管理實現了信息化。在此基礎上，測繪工程檔案工作會根據測繪工程的不同特征作出相應的改變，不斷完善檔案管理制定和工作程序，加強測繪工程檔案信息化管理，可以全面提高檔案信息管理的有效性控制。隨著信息技術產業的不斷發展，測繪行業在檔案管理上也在逐步實現信息化管理，發展目標就是為了測繪工作實現自動化，對測繪成果進行數字化管理，完成測繪工程信息網絡化建設，這些關系到測繪行業的可持續性發展。檔案信息化管理是運用現代化的電子技術與電子工具，對測繪信息進行管理和維護，并能更加快捷方便地服務社會。建立測繪信息數據庫，是社會發展的需要。測繪工程檔案信息化管理主要體現在由人工的經驗管理，逐步向科學的電子信息化管理轉變。檔案管理信息化從建立數據庫到信息錄入，再到組卷和查詢，直至最后的網絡檢索，都實現了信息化管理，這種高效的信息管理系統，能更好地服務社會。
一、當前測繪工程檔案管理的弊端
1. 信息化程度低。測繪工程早期的檔案大部分采用的是紙質材料，檔案資料往往是孤本。這種材質的檔案資料對管理要求很高，如果保存不當，容易出現紙張破損、字跡模糊、圖像失真等現象，并且在借閱過程中，極其容易丟失或破損，影響了檔案材料的使用周期，同時影響了測繪工程資料的再利用。
2.管理手段效率低。初期的測繪工程檔案管理主要是采用的手工管理模式，檔案管理手段采用的是臺賬式操作；檔案資料的查詢體系以人工查詢為主。這種管理模式，制約了對檔案資料的查詢頻率，使得檔案資料的再利用率非常低，信息資料保存的價值得不到充分發揮。
3.數據管理混亂。早期的測繪工程檔案的數據管理不規范，數據檔案在進行歸檔過程中，沒有一套完善的歸檔制度，沒有嚴格的歸檔流程規范可以依循。這種條件下的檔案管理對檔案材質、數據翔實情況、備份種類、保存環境等都沒有具體的要求，致使在管理過程中出現很多難以應對的問題。
二、測繪工程檔案信息化管理的必然性
測繪工程檔案管理是為了更好地實現信息再利用的功能，其價值在于更好地為以后的測繪工程提供可以借鑒的工程信息，從而提高測繪工作質量。因此，做好測繪工程檔案管理十分重要。
1.測繪工程信息資源共享的需要。信息化管理是實現資源共享的基礎，測繪檔案管理同樣要實現信息化管理。信息化管理具有簡單、快捷的優點，能夠利用計算機快速找到需要的測繪資料，所以測繪檔案信息化管理是信息資源共享的需要。
2.計算機應用推動了測繪工程檔案信息化發展。計算機的普及和推廣，對測繪工程檔案信息化發展起到了推動作用。由于測繪工程工作對測繪工程檔案的需求趨向于精細化，計算機能夠滿足檔案管理的需求，因此，計算機作為輔助工具，被應用到測繪工程檔案管理中。隨著計算機能夠對檔案信息進行精細化管理程度的提高，檔案管理信息化逐步形成。
3.電子介質資料保存的需求。測繪工程資料的材質已經不僅僅限于紙介質，很多測繪工程資料已以電子文件形式存在，對這些電子文件進行歸檔保存時，就要有一套完善的信息化管理體系。測繪工程檔案信息化網絡的建設，能夠對電子介質的資料進行有效保存，對資料的保持和使用帶來方便。
三、測繪工程檔案信息化管理有效性措施
1.建立和完善檔案信息化管理系統。第一步，數字化建設。測繪工程信息化建設的第一步最重要，主要針對檔案資料進行掃描、數據采集等工作，完成數字化儲存，再建立信息化平臺，實現網絡化共享。第二步，標準化管理。隨著檔案管理的發展，其領域已經不再局限于對現有資料的簡單存儲，而是涉及資料的形成環節。測繪工程資料具有明顯的技術性特征，對標準性要求嚴格。信息化管理要求檔案管理者要及時根據用戶的不同要求，進行數據庫資料的補充，然后提供符合標準的電子資料。第三步，網絡化建設。實現網絡化檔案管理指的是測繪工程資料的構成、歸納、管理、審定等全過程系統化的網絡管理，整個流程的信息資料整理都要進行信息化管理。
2.加強系統功能作用的發揮。系統功能結合供應類別，從子系統功能框架中可以得到很多資料信息，其中包括查找圖形類別、資料供應情況以及測繪工程結果的查詢，每一個子框架下面又包含更小級別的信息查詢系統。這種框架構成，可以為查詢者提供更加翔實、直觀的資料顯示方式。
3.優化數據存儲體系，實現合理布局。為了使數據存儲更加合理，就要完善數字檔案的存儲體系。測繪工程檔案信息化管理數字儲存可以分成三大類：第一類是磁帶庫，它的特點是可以進行大量的數據存儲，并且傳輸速度較快，但是缺點是花費較高，并且對保持條件要求較高，容易損壞，需要人工定期檢查進行倒帶整理工作；第二類是光盤，它的特點是可以對離線的數據進行管理，優點是能夠在社會上進行傳播，用戶使用方便，并且具有可靠的性能，缺點是存儲信息量小；第三類是磁盤陣列，它的特點是最高效的數據儲存方式，優點是存儲量最大，并且具有高速的傳輸性能，缺點是費用較高。這三種存儲方式可以根據具體情況進行選擇，可以實現互補關系。
隨著信息化技術的不斷應用，測繪工程檔案中對電子文件的管理顯得尤為重要。在檔案信息化管理中，不斷提高檔案管理工作的有效性，才能為測繪工程工作提供有效的資料查詢，才能為社會提供詳細快捷的信息服務。
作者：陳曉燕 單位：吉林省航測遙感院
