時(shí)間：2023-05-26 17:33:24
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；電子檔案；風(fēng)險(xiǎn)控制
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)越來(lái)越成為人們工作和生活中不可或缺的工具，繪圖、計(jì)算、文檔、購(gòu)物、娛樂(lè)……它滲透了人們生活和工作的方方面面，二十一世紀(jì)就是一個(gè)電子時(shí)代，計(jì)算機(jī)使辦公變得更加方便快捷，大大縮短了辦結(jié)時(shí)間，提高了工作效率。電子計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存了大量資料，形成電子檔案，方便隨時(shí)調(diào)取，節(jié)約了檔案管理方面的物力、財(cái)力和人力，對(duì)于加強(qiáng)檔案管理方面的應(yīng)用技術(shù)革新有著突出作用。不過(guò)，在具體的應(yīng)用當(dāng)中來(lái)看，電子信息檔案也存在著缺點(diǎn)和問(wèn)題，例如電子檔案與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，在保管方面有著很大的風(fēng)險(xiǎn)。在防范風(fēng)險(xiǎn)方面，如果沒(méi)有做好防范措施和預(yù)案，那就會(huì)出現(xiàn)資料損壞、資料被盜的風(fēng)險(xiǎn)，保密信息外泄，網(wǎng)絡(luò)受到黑客攻擊，給國(guó)家或單位造成重大損失。因此，在用電子信息檔案保存重要資料的時(shí)候，需要加強(qiáng)檔案信息的安全，要應(yīng)用一些必要的防范措施，讓信息的安全性得到更加安全的保障。
一、避免信息檔案出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的措施
預(yù)防是做好一切工作的前提，在可預(yù)見(jiàn)或不可預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，就需要進(jìn)行提前的遏制處理，這是當(dāng)前我們桂波風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法，也是最為有效的辦法，更是最經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的辦法。主要措施有：
1、使用先進(jìn)技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)可以使電子信息檔案更加安全可靠。使用殺毒軟件，經(jīng)常查殺，定期設(shè)置更改密碼。
2、實(shí)施保密制度。為確保信息檔案的安全，檔案的管理單位需要制定嚴(yán)格的保密制度，并嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，并且實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，規(guī)定只有相關(guān)的檔案管理人員才能操作，其他人員不得擅自操作。
3、及時(shí)進(jìn)行防護(hù)。為了解決電子信息檔案潛在的危險(xiǎn)因素，設(shè)立專網(wǎng)管理，做到內(nèi)外網(wǎng)分開(kāi)工作，做好網(wǎng)絡(luò)的防護(hù)，既能避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞和竊取，又能使得檔案信息的安全。同時(shí)，還要對(duì)于一些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，例如外界的U盤(pán)未經(jīng)嚴(yán)格殺毒后，不準(zhǔn)插入存儲(chǔ)檔案信息的電腦或設(shè)備里，以確保存儲(chǔ)設(shè)備不被感染病毒，避免造成信息外泄。
二、緩解信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
對(duì)于電子信息檔案遭受到的來(lái)自外界的一些干擾，當(dāng)務(wù)之急是要降低風(fēng)險(xiǎn)損害，將損失降低到最小，這樣就離不開(kāi)檔案管理人員的緊急處置，需要將電子信息檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)修補(bǔ)，讓風(fēng)險(xiǎn)在可控范圍內(nèi)，達(dá)到緩解和降低風(fēng)險(xiǎn)的目的。
對(duì)于緩解電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)說(shuō)，主要是采取制定必要的實(shí)施應(yīng)變制度、災(zāi)難恢復(fù)制度、電子信息檔案資產(chǎn)重置等措施，降低和防范電子信息檔案及資產(chǎn)存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。我們經(jīng)常采用的風(fēng)險(xiǎn)緩解措施主要有：事前防范、事中終止、事后補(bǔ)救等三個(gè)流程。事前防范，主要是在預(yù)見(jiàn)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)前，為減少相關(guān)的損失而采取的一些制度、管控的辦法；事中終止，主要是在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控中看到了有可能造成信息檔案的泄漏的危險(xiǎn)，及時(shí)采取電子信息檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)、升級(jí)工作；事后補(bǔ)救，主要是在危險(xiǎn)業(yè)已發(fā)生的情況之后，為了減少損失不再發(fā)生類似問(wèn)題而及時(shí)采取的處理解決辦法。當(dāng)然，對(duì)于電子信息檔案的管理來(lái)說(shuō)，不管是發(fā)生哪類的危險(xiǎn)，都要及時(shí)進(jìn)行處理，確保信息檔案的安全。
三、分散信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案的管理流程中，我們經(jīng)常采取的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)方法是轉(zhuǎn)移策略，它在實(shí)質(zhì)上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的一種分散，就是將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)換到別的地方去，以此來(lái)把業(yè)已存在或正在發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)降低到最低點(diǎn)，將損失降的越少越好。一般來(lái)說(shuō)，我們可以采取多方面的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，如：通過(guò)購(gòu)買保險(xiǎn)、外包或簽署服務(wù)合同等做法。通過(guò)這樣的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移處理后，就可以將復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題變得簡(jiǎn)單易行起來(lái)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是把危險(xiǎn)進(jìn)行分?jǐn)偅瑢訉釉O(shè)防，把住危險(xiǎn)入口，確保電子信息檔案的安全。
四、評(píng)估信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
【摘要】電子檔案在發(fā)展的同時(shí)也面臨風(fēng)險(xiǎn)。本文主要從風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)三個(gè)方面分析了電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理。
關(guān)鍵詞 電子檔案管理； 風(fēng)險(xiǎn)管理； 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估； 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)
電子檔案管理在現(xiàn)在的發(fā)展階段還存在許多問(wèn)題，如檔案信息泄漏、完整性被破壞、非授權(quán)訪問(wèn)以及病毒、黑客的攻擊等。所以，對(duì)電子檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理研究，具有重要意義。
一、電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)
Cooper D．F 和Chapman C．B 對(duì)風(fēng)險(xiǎn)給出了較權(quán)威的定義：“風(fēng)險(xiǎn)是由于從事某項(xiàng)特定活動(dòng)過(guò)程中存在的不確定性而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)或財(cái)務(wù)的損失，自然破壞或損傷的可能性”。電子檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)主要是指電子檔案文件在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中很容易被網(wǎng)絡(luò)服務(wù)影響，出現(xiàn)偽造、泄密、竊聽(tīng)以及篡改等問(wèn)題。此外，電子檔案的信息接收與歸檔過(guò)程中還可能面臨計(jì)算機(jī)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客等多方面的威脅，所以電子檔案管理中風(fēng)險(xiǎn)重重，電子檔案的安全難以得到有效保障。
二、風(fēng)險(xiǎn)管理
通過(guò)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制等相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，筆者認(rèn)為，電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的程序設(shè)計(jì)主要包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)三個(gè)部分。
（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)和前提，主要指“尋找”和“分類” 風(fēng)險(xiǎn)因素這兩項(xiàng)內(nèi)容。我們希望通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別對(duì)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)源、分布、原因、關(guān)聯(lián)、后果有一個(gè)理性認(rèn)知，如果把可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)列出在清單上，就能達(dá)到較好的識(shí)別效果。電子檔案風(fēng)險(xiǎn)從性質(zhì)上劃分，主要有：1. 電子檔案真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的真實(shí)性是指檔案所包含的信息在傳輸、被訪問(wèn)等處理后保持不變，狀態(tài)與最初形成時(shí)的一致。電子檔案的真實(shí)性是其行政有效性以及法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子檔案反映歷史情況，構(gòu)成社會(huì)價(jià)值，能夠作為社會(huì)記憶長(zhǎng)期保存的前提。然而由于電子檔案的信息在形成和使用中很容易不留痕跡地被更改，而且在軟硬件平臺(tái)升級(jí)時(shí)遷移電子檔案也可能導(dǎo)致檔案中的某些信息發(fā)生變化或丟失，因此電子檔案面臨真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)。2. 電子檔案完整性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的完整性風(fēng)險(xiǎn)主要是指應(yīng)該歸檔保存的電子檔案數(shù)量不全以及單份電子檔案的構(gòu)成要素不全，這就使利用電子檔案出現(xiàn)了障礙，也影響了電子檔案本應(yīng)該有的價(jià)值。3. 電子檔案可讀性風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案可讀性風(fēng)險(xiǎn)簡(jiǎn)單地說(shuō)就是指電子檔案不可讀，即文件經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、轉(zhuǎn)存載體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后打不開(kāi)，或者打開(kāi)之后是亂碼或部分信息顯示不出來(lái)等。
（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的前提，主要包括區(qū)分電子檔案管理過(guò)程中各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率、發(fā)生后的危害程度，從而找到合理的控制防范方法。Kaplan 和Garrick 提出了三元組完備集風(fēng)險(xiǎn)理論，即。其中，表示風(fēng)險(xiǎn)，表示第個(gè)不利事件，表示發(fā)生的概率，表示的結(jié)果，是一種損失指標(biāo)；角標(biāo)是指是一個(gè)完備集。集合中的元素只是風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)答案，而整個(gè)集合才是全部風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)這一理論，電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可以按照這些步驟進(jìn)行：首先，構(gòu)建電子檔案風(fēng)險(xiǎn)要素表，即把風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)因素列出表格清單。然后，確定所列出的各種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率值。第三，評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)程度，定量分析電子檔案管理過(guò)程中可能遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)，確定對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)后果值集。最后，進(jìn)行綜合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，劃分出幾個(gè)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。
（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)包括“防范”與“控制”兩方面內(nèi)容，它直接體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避通常有三種方法：通過(guò)應(yīng)用制度來(lái)規(guī)避（允許電子檔案管理人員制定某些特定的制度），通過(guò)培訓(xùn)和教育來(lái)規(guī)避（使電子檔案管理人員了解管理制度），以及通過(guò)應(yīng)用技術(shù)來(lái)規(guī)避（如設(shè)置密碼）。風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移可以通過(guò)重新考慮如何提供服務(wù)，修改配置模式，外包給其他機(jī)構(gòu)、購(gòu)買保險(xiǎn)，或者與提供商簽署服務(wù)合同來(lái)實(shí)現(xiàn)。這使檔案管理部門(mén)可以將那些與復(fù)雜系統(tǒng)管理相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到處理這些風(fēng)險(xiǎn)比較有經(jīng)驗(yàn)的另一個(gè)機(jī)構(gòu)中。風(fēng)險(xiǎn)緩解的措施總體上可以分成兩類：一類是事前措施，即在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生前為降低損失程度所采取的措施，它有時(shí)同時(shí)也會(huì)降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性；一類是事后措施，即在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后為減少損失所采取的措施，主要是指處理緊急情況，從而阻止損失程度加重。
事實(shí)上，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移并不能從根本上規(guī)避電子檔案風(fēng)險(xiǎn)。在電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該從風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的源頭上就避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，或者在風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨時(shí)，采取相應(yīng)的措施緩解風(fēng)險(xiǎn)造成的損失，具體可做到如下幾點(diǎn)：1. 以人為本，培養(yǎng)檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提升業(yè)務(wù)能力，更新管理知識(shí)，升華管理思想，使電子檔案管理人員在工作中增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，減少失誤，提高遵守制度的意識(shí)，避免在管理過(guò)程中發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。2. 建立一套合理而健全的管理制度。俗話說(shuō)，“三分技術(shù)，七分管理”，組織內(nèi)電子檔案管理制度的建立，往往比購(gòu)買設(shè)備、提高技術(shù)還能起作用、還重要。國(guó)內(nèi)外電子檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，大多數(shù)的威脅來(lái)自組織內(nèi)部，對(duì)內(nèi)部威脅的防范比對(duì)外部威脅的防范更困難。而防范內(nèi)部的威脅，建立行政和法律方面的管理制度就很有必要。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】電子信息檔案；風(fēng)險(xiǎn)控制；方法
目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時(shí)也面臨著風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一定要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低。基于此，本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。
企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點(diǎn)，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購(gòu)買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制，這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺(jué)，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參考文獻(xiàn)：
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一、住房公積金貸款檔案的作用
1.貸款檔案是化解防范住房公積金貸款風(fēng)險(xiǎn)的憑證。住房公積金貸款檔案是住房公積金管理機(jī)構(gòu)在貸款工作中形成的文件材料,它保留了當(dāng)事人的歷史真跡,具有原始性,具備法律效用。在當(dāng)事人違約、不能履行貸款權(quán)利與義務(wù),致使住房公積金貸款存在還貸風(fēng)險(xiǎn)時(shí),當(dāng)事各方均可以貸款檔案為憑據(jù),采取相應(yīng)的行為,使風(fēng)險(xiǎn)降到最低限度。同時(shí),住房公積金貸款檔案的完整程度直接決定著對(duì)逾期還款的催收力度。
2.貸款檔案是住房公積金規(guī)范化管理的需要。住房公積金涉及千千萬(wàn)萬(wàn)繳存者的切身利益,因此,住房公積金規(guī)范化管理就成了各項(xiàng)工作的重中之重。住房公積金規(guī)范管理包括歸集、支取、計(jì)息、貸款等相關(guān)業(yè)務(wù)。做好因貸款業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種材料而形成的貸款檔案的管理,是住房公積金貸款工作主要組成部分,是住房公積金各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。貸款檔案管理規(guī)范與否直接決定了住房公積金管理的規(guī)范程度。
3.貸款檔案是加強(qiáng)貸款后跟蹤管理的依據(jù)。由于個(gè)人住房公積金貸款跨越的時(shí)間長(zhǎng),經(jīng)辦人員時(shí)常變動(dòng)等因素,對(duì)貸款的管理就必須始終以原始檔案為依據(jù)。否則,住房公積金貸后跟蹤管理就無(wú)從著手。為強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),目前大多管理機(jī)構(gòu)普遍推行貸款責(zé)任終身制,而貸款檔案則是實(shí)現(xiàn)終身制的載體。
4.貸款檔案是社會(huì)誠(chéng)信體系的一部分。貸款檔案真實(shí)地反映貸款各方,尤其是借款人履行合同的真實(shí)記錄。是借款人誠(chéng)信度的具體體現(xiàn)。當(dāng)前全國(guó)各行各業(yè)都在努力營(yíng)造一個(gè)良好的誠(chéng)信氛圍,有關(guān)部門(mén)也正在著手建設(shè)資源共享的誠(chéng)信體系。住房公積金繳存和使用(包括借款),其實(shí)就是個(gè)人信用履行過(guò)程,住房公積金管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分利用貸款檔案這一有力形式,努力建立健全這一體系。
二、住房公積金貸款檔案的特點(diǎn)
1.貸款檔案形成的動(dòng)態(tài)性。按一般理解,檔案是在某項(xiàng)工作辦理活動(dòng)結(jié)束后形成的,而對(duì)貸款檔案來(lái)說(shuō)卻并不如此。住房公積金貸款工作由貸前、貸中、貸后三個(gè)階段組成。每宗個(gè)人住房貸款工作的完成,最長(zhǎng)需要30年的時(shí)間 (個(gè)人住房公積金貸款最長(zhǎng)時(shí)限為30年),假如等貸款的所有工作都結(jié)束后,再來(lái)整理該檔案,非常不現(xiàn)實(shí)。因此,貸款檔案應(yīng)該是在借款人提出貸款申請(qǐng)到獲得借款后形成的。當(dāng)然,貸款檔案形成后并不意味著此項(xiàng)貸款工作全部完成,它還需要不斷給該宗貸款檔案增添內(nèi)容,如還款情況,擔(dān)保情況(包括抵押物、質(zhì)押物狀況、保證變更等)及違約涉及訴訟等直到借款人全部履行完還款義務(wù)為止。之后,貸款檔案才可以納入一般檔案管理范疇。住房公積金貸款工作長(zhǎng)期性的特點(diǎn)決定了貸款檔案形成的動(dòng)態(tài)性。
2.貸款檔案材料的特殊性。貸款檔案材料的特殊性,在于一宗個(gè)人住房貸款的完成,都需要履行較多的程序,涉及較多的部門(mén),所形成的文件材料不統(tǒng)一。以一宗住房抵押貸款為例,在借款人提出書(shū)面借款申請(qǐng)后,至少需要經(jīng)歷貸前調(diào)查、房地產(chǎn)評(píng)估、抵押登記等過(guò)程,有的還要辦理房屋保險(xiǎn)、公證等。這些程序均要有書(shū)面材料。此外,貸款人還要查驗(yàn)首付款憑據(jù)、銀行出具票據(jù)等。這些材料都沒(méi)有統(tǒng)一的格式、紙質(zhì)、紙型及書(shū)寫(xiě)工具各不相同,增加了貸款檔案的整理難度和保管難度,也決定了對(duì)住房公積金貸款檔案保護(hù)的高要求。
3.貸款檔案使用的頻率高。因?yàn)橘J款工作的長(zhǎng)期性,使該類檔案調(diào)用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他如文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技類檔案。。
4.貸款檔案類別的差異大。因?yàn)閾?dān)保方式不同,使個(gè)人住房貸款需要的資料不同。目前,住房公積金個(gè)人住房貸款有抵押、質(zhì)押、保證三種方式,擔(dān)保形式的不同所需的資料自然不一樣,在整理、保管時(shí)要區(qū)別對(duì)待。
5.貸款檔案保管的責(zé)任大。住房公積金貸款涉及的金額大,牽涉到借款人、貸款人的切身利益,也直接牽涉到眾多住房公積金繳存人的利益,貸款風(fēng)險(xiǎn)防范顯得十分重要。而作為防范風(fēng)險(xiǎn)重要手段之一的貸款檔案管理就承擔(dān)著較大責(zé)任。另外,由于住房公積金貸款檔案形成材料復(fù)雜,保管時(shí)間長(zhǎng),要求高,使貸款檔案保管的責(zé)任亦加大。
三、貸款檔案歸集和管理
住房公積金貸款檔案形成的階段性和長(zhǎng)期性的特點(diǎn),決定一份個(gè)人住房貸款合同的完全履行往往需要多個(gè)部門(mén)和經(jīng)辦人共同來(lái)完成,從相互銜接,工作的連續(xù)性出發(fā),要求對(duì)貸款檔案進(jìn)行規(guī)范化、制度化的管理。在檔案歸集、管理方面應(yīng)遵循以下原則。
1.一宗一卷。一宗貸款歸集成一卷檔案是最基本的。不能因一些貸款材料少而將幾宗貸款資料匯成一卷,這不利于檔案的保管利用。當(dāng)然在裝盒時(shí),可將若干卷檔案集中在一個(gè)檔案盒,在檔案盒上做好記錄。
2.即時(shí)歸集。貸款工作的性質(zhì),使得信貸員在開(kāi)展信貸工作時(shí),往往要同時(shí)辦理幾宗貸款,易使貸款資料相互混淆,時(shí)間一長(zhǎng),一些貸款材料會(huì)丟失。要求信貸員要及時(shí)、即時(shí)收集貸款過(guò)程中形成的各種材料。需要針對(duì)各種擔(dān)保形式的貸款制定檔案收集目錄(如抵押擔(dān)保貸款、質(zhì)押貸款、保證貸款等檔案歸集目錄),按目錄收集。在整理時(shí)此目錄可作為該貸款卷內(nèi)目錄。
需要補(bǔ)充一點(diǎn),因信貸員是貸款資料的第一審閱者和把關(guān)者,負(fù)有將資料收集齊全的責(zé)任,應(yīng)是住房公積金貸款檔案歸集的第一責(zé)任人。
3.統(tǒng)一格式。貸款材料五花八門(mén),給貸款檔案整理帶來(lái)難度。整理檔案時(shí),應(yīng)遵循統(tǒng)一格式的原則。在制定合同格式時(shí)要統(tǒng)一按A4紙大小。裝訂時(shí)將其他的收款收據(jù)、銀行憑證、保險(xiǎn)單等不規(guī)則的材料統(tǒng)一粘貼在A4紙上,對(duì)以后還需要返還的材料如他項(xiàng)權(quán)利證等,要留下復(fù)印件備日后查詢,為減少檔案卷的拆開(kāi)次數(shù),在裝訂時(shí),可附加空白的還款情況登記表或其他需要的附表,待日后需要時(shí)填寫(xiě)。
目前階段的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在人們生活和工作當(dāng)中的作用越來(lái)越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計(jì)算機(jī)的應(yīng)用層面越來(lái)越廣泛，這一點(diǎn)為人們的生活與工作帶來(lái)了極大的變革，使得企業(yè)很好的節(jié)約了成本，并且辦公的質(zhì)量、辦公的效率得以大大的增長(zhǎng)。就目前的信息化時(shí)代而言，最為先進(jìn)的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術(shù)在傳輸和存儲(chǔ)的過(guò)程當(dāng)中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。
1. 預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施研究
深入并且細(xì)致的對(duì)預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施方案進(jìn)行研究和分析，是開(kāi)展一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)重要的工作步驟。防患于未然，是避免風(fēng)險(xiǎn)的最為有效的措施方案，而提前性的對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，則可以使得風(fēng)險(xiǎn)的代價(jià)降至最低。首先，需要建立起嚴(yán)格的限制權(quán)限，各個(gè)級(jí)別的工作人員需要在權(quán)限的范圍之內(nèi)進(jìn)行工作，并且使用檔案。同時(shí)，還需要進(jìn)行逐級(jí)別的審批，保證審批工作的嚴(yán)格與可靠，進(jìn)行工作權(quán)限的認(rèn)定，注意針對(duì)信息進(jìn)行管理和保存。最后，則是需要針對(duì)使用的規(guī)范，對(duì)使用的權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)備份的文件進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復(fù)制備份。在檔案信息使用的過(guò)程當(dāng)中，也需要對(duì)其安全性進(jìn)行研究與探討，避免錯(cuò)誤的操作、避免外界的干擾對(duì)操作造成不利的影響。對(duì)于整個(gè)檔案信息的使用過(guò)程，進(jìn)行監(jiān)督和控制，做好相應(yīng)的記錄。
2. 避免風(fēng)險(xiǎn)的措施研究
針對(duì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)避免，需要從以下幾個(gè)方面做起：
（1）加強(qiáng)最新技術(shù)的獲取，同時(shí)全面的保證安全的可靠性。在計(jì)算機(jī)時(shí)代當(dāng)中，信息的發(fā)展和安全技術(shù)不斷的發(fā)展，相關(guān)的技術(shù)手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最為有效的方式，就是針對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，只有通過(guò)這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關(guān)的安全保護(hù)。首先，需要對(duì)加密的技術(shù)進(jìn)行提升，分級(jí)別、分層次的對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，同時(shí)保證密碼不會(huì)在一定的時(shí)間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的防范。其次，還需要對(duì)適合的檔案軟件進(jìn)行制定，選擇最佳的軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級(jí)別以及訪問(wèn)的授權(quán)、密碼的設(shè)置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。
（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識(shí)。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識(shí)，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中的多樣性，相關(guān)的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)避免檔案的管理工作變得更加復(fù)雜。所以，必須要在實(shí)踐的工作當(dāng)中加強(qiáng)工作人員的安全管理意識(shí)以及檔案管理的能力，這一點(diǎn)對(duì)于當(dāng)前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。
（3）風(fēng)險(xiǎn)的防范必須要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對(duì)于電子信息檔案的使用過(guò)程之中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，也需要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理，針對(duì)在計(jì)算機(jī)維修時(shí)期之內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)，有關(guān)的企業(yè)還需要重點(diǎn)的注重對(duì)于可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，采取一系列主動(dòng)的措施方案進(jìn)行應(yīng)對(duì)。尤其是對(duì)于當(dāng)前階段安全信息異常敏感的時(shí)代而言，還需要采取必要的、有針對(duì)性的并且切實(shí)可行的防范措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的控制和管理。
3. 分散風(fēng)險(xiǎn)的措施研究
根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)現(xiàn)階段檔案信息管理過(guò)程當(dāng)中預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施技術(shù)以及避免風(fēng)險(xiǎn)的措施方案有著全面的了解和細(xì)致的掌握。接下來(lái)，將針對(duì)分散風(fēng)險(xiǎn)以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施進(jìn)行深層次的研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開(kāi)展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。
將檔案信息管理的風(fēng)險(xiǎn)降至最低，最為常用的是轉(zhuǎn)移的策略，其實(shí)質(zhì)，是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分散，并且將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至其他的地方，達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對(duì)配置的基本模式進(jìn)行修改，并且購(gòu)買相關(guān)的保險(xiǎn)、外包至其他的機(jī)構(gòu)等等，都可以達(dá)到分散風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果，并且這一手段方式也是未來(lái)對(duì)于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過(guò)這樣的方式，可以使得檔案的風(fēng)險(xiǎn)變得更加簡(jiǎn)單化，對(duì)于原來(lái)的電子信息進(jìn)行必要的改進(jìn)，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進(jìn)，保證檔案信息的安全和可靠。
4. 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施研究
針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，是非常有效的降低風(fēng)險(xiǎn)的方式和技術(shù)，一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并且如何將風(fēng)險(xiǎn)所導(dǎo)致的損失降至最低，同時(shí)找到最佳的處理技術(shù)方案，是一項(xiàng)重點(diǎn)性的工作。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估的基本目的，是全面的保證風(fēng)險(xiǎn)的控制計(jì)劃更加的合理、更加的科學(xué)與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實(shí)施的基礎(chǔ)之上，全面的針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的影響進(jìn)行分析和研究，并且對(duì)其后果進(jìn)行探討，是非常有必要的。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的成本的損失進(jìn)行探析，同時(shí)對(duì)檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當(dāng)中，部分檔案的管理者認(rèn)為電子信息檔案的操作是無(wú)危險(xiǎn)性和風(fēng)險(xiǎn)的，所以，這樣的觀點(diǎn)就為風(fēng)險(xiǎn)管理工作帶來(lái)巨大的阻礙。相關(guān)的工作人員，需要時(shí)刻的提醒自己，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和防范，并且采取切實(shí)可行的措施手段，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個(gè)細(xì)小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴(yán)格的監(jiān)督控制。最后，在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的工作過(guò)程當(dāng)中，還需要對(duì)安全意識(shí)進(jìn)行提升，對(duì)于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時(shí)的進(jìn)行處理，保證在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之時(shí)，將其所帶來(lái)的危害降至最低。
5. 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，根據(jù)對(duì)電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制進(jìn)行全面的分析和研究，從實(shí)際的角度出發(fā)，深入并且細(xì)致的對(duì)具體的風(fēng)險(xiǎn)控制和防范的措施方案，進(jìn)行了深層次的論述，同時(shí)，對(duì)于分散風(fēng)險(xiǎn)的方式、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的方式技術(shù)等，都進(jìn)行了研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開(kāi)展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。
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關(guān)鍵詞:房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)管理
房地產(chǎn)檔案是城市房屋管理部門(mén)在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。它為解決長(zhǎng)期以來(lái)城鎮(zhèn)房屋產(chǎn)權(quán)不明、產(chǎn)籍不清的問(wèn)題提供了法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案也在利用過(guò)程中彰顯了它的作用和地位。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，推動(dòng)了房地產(chǎn)檔案管理水平的大幅度提高，同時(shí)對(duì)房地產(chǎn)檔案的管理也提出了更高的要求。然而，房地產(chǎn)檔案在管理和使用的過(guò)程中，也存在許多被人們忽視的風(fēng)險(xiǎn)，缺乏對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理認(rèn)識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)管理措施。加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，可使許多寶貴的檔案得到及時(shí)、合理的開(kāi)發(fā)、利用和保護(hù)，同時(shí)滿足廣大檔案用戶對(duì)檔案信息資源的利用需求，對(duì)于發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的作用和服務(wù)社會(huì)具有重要的意義。研究房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)和對(duì)策，增強(qiáng)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，對(duì)于提高房地產(chǎn)檔案的管理水平具有迫切的現(xiàn)實(shí)意義。
1 房地產(chǎn)檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)
1.1 突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)
房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力比較低。由于受到經(jīng)濟(jì)水平的制約和觀念的影響，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)低。雖然在檔案管理過(guò)程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭(zhēng)等不可抗力因素時(shí)，房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的問(wèn)題就暴露無(wú)疑。去年的汶川大地震其巨大的破壞作用，使很多地方被夷為平地，造成了巨大的財(cái)產(chǎn)損失和人員傷亡，很多房地產(chǎn)所屬物化為烏有，有些房地產(chǎn)檔案也毀于一旦，給諸如財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)的理賠工作帶來(lái)了很大的難度。
1.2 房地產(chǎn)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)
科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，給房地產(chǎn)檔案的管理帶來(lái)了新的技術(shù)手段，給房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)和管理提供了可靠的保證。網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，同時(shí)也是信息安全風(fēng)險(xiǎn)存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術(shù)落后、制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時(shí)是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風(fēng)險(xiǎn)和主觀漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。
在信息化的管理過(guò)程中，大量數(shù)字信息都儲(chǔ)存在硬件設(shè)備中，設(shè)備的安全性會(huì)給信息安全和完整性帶來(lái)威脅。如電腦、硬盤(pán)、光盤(pán)設(shè)備如果保管不當(dāng)，就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的損壞，造成損失。存儲(chǔ)設(shè)備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時(shí)，也可能造成損失。
信息化的操作要求技術(shù)性比較強(qiáng)，一旦操作失誤就有可能帶來(lái)?yè)p失，比如設(shè)備的損壞、錯(cuò)誤的格式化、刪除操作、錯(cuò)誤運(yùn)行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。當(dāng)電子化的檔案信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或內(nèi)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸?shù)臅r(shí)候，就會(huì)遇到傳輸風(fēng)險(xiǎn)，如網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和攻擊、計(jì)算機(jī)感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等，如果沒(méi)能很好地防范，就有可能造成嚴(yán)重?fù)p失。
1.3 投資風(fēng)險(xiǎn)
為了應(yīng)對(duì)突發(fā)的事故，進(jìn)行異地檔案?jìng)浞荩枰度氪罅康娜肆臀锪Γ顿Y與回報(bào)如何達(dá)到平衡，投資控制在什么樣的幅度值得探討。同時(shí)，信息化管理不同于傳統(tǒng)的手工操作管理，它是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上的現(xiàn)代化管理，進(jìn)行信息化建設(shè)，特別是初期建設(shè)需要投入大量資金用于購(gòu)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，購(gòu)買應(yīng)用軟件、咨詢技術(shù)專家、培訓(xùn)員工及日常管理等，都要花費(fèi)不少資金。為應(yīng)對(duì)突發(fā)的事故和信息化建設(shè)，大量資金的投入無(wú)疑存在投資風(fēng)險(xiǎn)。
1.4 知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)
檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息在網(wǎng)絡(luò)中達(dá)到資源共享，這個(gè)共享引發(fā)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于我國(guó)關(guān)于網(wǎng)絡(luò)信息方面的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度并不完善，也使得檔案數(shù)字信息在充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過(guò)程中存在很大風(fēng)險(xiǎn)。如在現(xiàn)實(shí)中，科技成果都擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，具有專有性，而網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)受到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的信息則是公開(kāi)的、公用的，而產(chǎn)權(quán)人往往要求信息非公開(kāi)化，這就造成一個(gè)矛盾，也給檔案部門(mén)在公開(kāi)信息的時(shí)候帶來(lái)知識(shí)產(chǎn)權(quán)上的風(fēng)險(xiǎn)。
1.5 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
房地產(chǎn)檔案部門(mén)在引進(jìn)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)兩個(gè)方面都存在風(fēng)險(xiǎn)。一方面，引進(jìn)的技術(shù)不一定能對(duì)房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生積極效果，或者很難完全轉(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用的技術(shù)。另一方面，由于信息技術(shù)比較復(fù)雜，在應(yīng)用技術(shù)的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，許多房地產(chǎn)檔案工作人員會(huì)因?yàn)樽陨砑夹g(shù)水平的限制而操作不當(dāng)，進(jìn)而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實(shí)性。
1.6 人才風(fēng)險(xiǎn)
檔案信息化的建設(shè)和實(shí)施，需要既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，因?yàn)闊o(wú)論是系統(tǒng)軟件的選購(gòu)、研發(fā)，還是信息化的具體實(shí)施、維護(hù)，都需要這些人才的支撐。國(guó)家信息化測(cè)評(píng)中心的統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示:我國(guó)信息化指數(shù)為38.46時(shí)，我國(guó)信息化人才資源指數(shù)僅為13.43。信息化人才匾乏是導(dǎo)致檔案信息化項(xiàng)目實(shí)施失敗的主要原因之一，尤其是專業(yè)性復(fù)合型人才的缺乏，致使房地產(chǎn)檔案部門(mén)很難真正開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。如何挖掘和培養(yǎng)信息技術(shù)人才，留住復(fù)合型人才并充分發(fā)揮出他們的潛力，也是房地產(chǎn)檔案信息化實(shí)施過(guò)程中面臨的重要風(fēng)險(xiǎn)。
2 房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)策
2.1 樹(shù)立房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
當(dāng)前，房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題尚沒(méi)有得到足夠的重視。主要表現(xiàn)在檔案部門(mén)管理領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，缺乏應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理措施。要應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)檔案的各類風(fēng)險(xiǎn)，就必須樹(shù)立正確的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。信息化管理作為一種全新的管理方式，正處在初步實(shí)踐的階段，必然會(huì)存在各種風(fēng)險(xiǎn)，為此，我們既要有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，積極宣傳教育，又要有防范意識(shí)，采取有效措施，積極應(yīng)對(duì)。房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)對(duì)不可抗力風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)非常差，目前需要大力宣傳。
風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的淡薄會(huì)在很大程度上導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理上的盲目，只顧當(dāng)前效益，缺乏前瞻性，給房地檔案建設(shè)帶來(lái)隱患。當(dāng)突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)，由于對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠，缺乏應(yīng)對(duì)突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的管理措施，帶來(lái)的后果可能是災(zāi)難性的，損失將無(wú)法挽回。汶川地震表明，房地產(chǎn)檔案的破壞，給財(cái)產(chǎn)損失的評(píng)估和理賠帶來(lái)很大的困難，加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力已經(jīng)刻不容緩。
2.2 加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)教育
由于認(rèn)識(shí)的偏見(jiàn)和房地產(chǎn)檔案管理崗位對(duì)人才的吸引力不夠，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)相對(duì)其他部門(mén)而言，存在不小的差距。檔案管理人員普遍對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)，對(duì)規(guī)避房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)有良好的效果。教育培訓(xùn)能夠提高檔案建設(shè)參建人員和管理人員對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，確保房地產(chǎn)檔案建設(shè)的安全開(kāi)展和順利進(jìn)行。
2.3 增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的前提。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是對(duì)房地產(chǎn)檔案在使用和管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，給定某一風(fēng)險(xiǎn)的概率。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是風(fēng)險(xiǎn)量化，通過(guò)比較風(fēng)險(xiǎn)的大小，來(lái)決定是否需要采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。具體的風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估可以結(jié)合實(shí)際情況，聘請(qǐng)相關(guān)的評(píng)估專家來(lái)進(jìn)行。
2.4 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理
從政府層面來(lái)說(shuō)，必須充分研究房地產(chǎn)檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，做好房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范。國(guó)家應(yīng)該制定相關(guān)的法律和政策，對(duì)房地產(chǎn)檔案的資金風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。房地產(chǎn)檔案管理要求的復(fù)合型技術(shù)人才，崗位對(duì)人才的吸引力不夠，檔案管理的人才風(fēng)險(xiǎn)也就時(shí)刻存在。需要從政策和薪酬等方面給予檔案管理優(yōu)惠。
不同地域，不同的單位房地產(chǎn)檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)也不一樣。避免房地產(chǎn)檔案管理的重復(fù)投資，保證資金的合理利用，預(yù)留風(fēng)險(xiǎn)保證金，制訂建設(shè)規(guī)劃，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。一定要結(jié)合本單位實(shí)際情況，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，采取提前進(jìn)行規(guī)劃，避免檔案建設(shè)重復(fù)投資，采用逐步更新、持續(xù)改進(jìn)的技術(shù)措施，規(guī)避技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，引入信息監(jiān)理方，緩解管理、人才方面的風(fēng)險(xiǎn)等等，靈活運(yùn)用各類應(yīng)對(duì)策略及時(shí)有效降低風(fēng)險(xiǎn)。
2.5 提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力
提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，需要不斷提高認(rèn)識(shí)。這種抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)需要提高到國(guó)家戰(zhàn)略層面上來(lái)。比如國(guó)家對(duì)金融和股市風(fēng)險(xiǎn)的控制采取了很多切實(shí)可行的方法，也取得了很好的成效。在房地產(chǎn)檔案的管理上也可以進(jìn)行借鑒和創(chuàng)新。比如在股市中，客戶交易的資料采取了異地備份的方法以應(yīng)對(duì)不可抗力帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。房地產(chǎn)檔案如何實(shí)現(xiàn)異地備份呢?隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲(chǔ)提供了可能。一方面要對(duì)庫(kù)存檔案電子化，另一方面新入庫(kù)檔案資料需要進(jìn)行電子化工作，辦理完畢的房地產(chǎn)檔案在進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，要進(jìn)行電子文件歸檔，將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。
關(guān)鍵詞：房產(chǎn)；檔案；風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)策
中圖分類號(hào)：F29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2851（2011）03-0184-02
房產(chǎn)檔案是城市建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，它是確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)。房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)信息量大、變動(dòng)關(guān)系復(fù)雜、事務(wù)性很強(qiáng)的行政管理工作。房產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料, 由于受到經(jīng)濟(jì)水平的制約和觀念的影響，房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力比較低。房產(chǎn)檔案存在以下風(fēng)險(xiǎn)：
1.不可抗力的風(fēng)險(xiǎn)
在平常檔案管理過(guò)程中，我們基本采取了防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等處理措施，一旦遇到山洪、地震、海嘯、泥石流、戰(zhàn)爭(zhēng)等不可抗力因素時(shí)，房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的問(wèn)題就暴露無(wú)疑。汶川大地震其巨大的破壞作用，使很多房屋被夷為平地，造成了巨大的財(cái)產(chǎn)損失和人員傷亡，很多房地產(chǎn)所屬物化為烏有，不少房產(chǎn)檔案也毀于一旦，毀損了大量寶貴歷史資料。事實(shí)上，不只是地震，其他如洪澇災(zāi)害、特大臺(tái)風(fēng)、雪災(zāi)、冰雹、等自然災(zāi)害，以及火災(zāi)、戰(zhàn)爭(zhēng)等突發(fā)事件，都有可能威脅到檔案的安全和利用。
2.房地產(chǎn)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)
在信息化的管理過(guò)程中，大量數(shù)字信息都儲(chǔ)存在硬件設(shè)備中,設(shè)備的安全性會(huì)給信息安全和完整性帶來(lái)威脅。如電腦、硬盤(pán)、光盤(pán)等設(shè)備，如果保管不當(dāng)，就有可能發(fā)生損壞以及老化等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的損壞、損失。存儲(chǔ)設(shè)備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新。如果更新不及時(shí)，也可能造成損失。
信息化的操作要求技術(shù)性比較強(qiáng)，一旦操作失誤就有可能帶來(lái)?yè)p失，比如設(shè)備的損壞、錯(cuò)誤的格式化、刪除操作、錯(cuò)誤運(yùn)行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。如果和銀行、稅務(wù)等部門(mén)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或內(nèi)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子化的檔案信息傳輸?shù)臅r(shí)候，就會(huì)遇到傳輸風(fēng)險(xiǎn)。如網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和攻擊、計(jì)算機(jī)感染病毒、遭遇非法竊取檔案信息等，如果沒(méi)能很好地防范，就有可能造成嚴(yán)重?fù)p失。
網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，同時(shí)也是信息安全風(fēng)險(xiǎn)存在的地方。黑客攻擊、信息竊取、病毒蔓延、技術(shù)落后、措施不到位、制度不健全、管理不規(guī)范、治理不及時(shí)是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風(fēng)險(xiǎn)和主觀漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。
3.人才風(fēng)險(xiǎn)
檔案信息化的建設(shè)和實(shí)施，需要既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人，因?yàn)闊o(wú)論是系統(tǒng)軟件的選購(gòu)、研發(fā)，還是信息化的具體實(shí)施、維護(hù)，都需要這些人才的支撐。國(guó)家信息化測(cè)評(píng)中心的統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示：我國(guó)信息化指數(shù)表明，信息化人才匾乏是導(dǎo)致檔案信息化項(xiàng)目實(shí)施失敗的主要原因之一，尤其是專業(yè)性復(fù)合型人才的缺乏，致使房產(chǎn)檔案部門(mén)很難真正開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。由于信息技術(shù)比較復(fù)雜，在應(yīng)用技術(shù)的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn),許多房產(chǎn)檔案工作人員會(huì)因?yàn)樽陨砑夹g(shù)水平的限制而造成操作不當(dāng)，進(jìn)而影響房產(chǎn)檔案信息的真實(shí)性、安全性和完整性。如何挖掘和培養(yǎng)信息專業(yè)技術(shù)人才，留住復(fù)合型人才并充分發(fā)揮出他們的潛力，也是房產(chǎn)檔案信息化實(shí)施過(guò)程中面臨的重要風(fēng)險(xiǎn)。
房產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策。
目前，房產(chǎn)檔案管理應(yīng)對(duì)不可抗力風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)非常差，房產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題尚沒(méi)有得到足夠的重視。主要表現(xiàn)在房產(chǎn)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)房產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，缺乏應(yīng)對(duì)房產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理措施。要應(yīng)對(duì)房產(chǎn)檔案的各類風(fēng)險(xiǎn)，就必須樹(shù)立正確的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。
1.加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)教育
由于認(rèn)識(shí)上的偏見(jiàn)，房產(chǎn)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理崗位需要吸引人才不夠，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)相對(duì)較低，檔案管理人員普遍對(duì)房產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠。應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高他們對(duì)房產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)，對(duì)規(guī)避房產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)有良好的效果。房產(chǎn)檔案管理要求的復(fù)合型技術(shù)人才，檔案崗位對(duì)人才的吸引力不夠。檔案管理的人才風(fēng)險(xiǎn)也就時(shí)刻存，需要從政策和待遇等方面給檔案管理人員以優(yōu)惠，通過(guò)教育培訓(xùn)能夠提高檔案管理人員對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，確保房產(chǎn)檔案建設(shè)的安全開(kāi)展和順利進(jìn)行。
2.增強(qiáng)房產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
提高房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，需要不斷提高認(rèn)識(shí)，這種抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)需要提高到國(guó)家戰(zhàn)略層面上來(lái)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是對(duì)房產(chǎn)檔案在使用和管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè), 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的前提給定某一風(fēng)險(xiǎn)的概率。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是風(fēng)險(xiǎn)量化，通過(guò)比較風(fēng)險(xiǎn)的大小，來(lái)決定是否需要采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。具體的風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估可以結(jié)合實(shí)際情況，聘請(qǐng)相關(guān)的評(píng)估專家來(lái)進(jìn)行。
3.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理
不同地域，不同的單位房產(chǎn)檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)也不一樣。國(guó)家應(yīng)該制定相關(guān)的法律和政策，對(duì)房產(chǎn)檔案的資金風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。必須充分研究房產(chǎn)檔案存在的風(fēng)險(xiǎn),做好統(tǒng)籌規(guī)劃，做好房產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范。避免房產(chǎn)檔案管理的重復(fù)投資，保證資金的合理利用，預(yù)留風(fēng)險(xiǎn)保證金，制訂建設(shè)規(guī)劃，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。一定要結(jié)合本單位實(shí)際情況，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，采取提前進(jìn)行規(guī)劃，避免檔案建設(shè)重復(fù)投資，采用逐步更新、持續(xù)改進(jìn)的技術(shù)措施，規(guī)避技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，緩解管理、人才方面的風(fēng)險(xiǎn)等，靈活運(yùn)用各類應(yīng)對(duì)策略及時(shí)有效降低風(fēng)險(xiǎn)。
4.增強(qiáng)房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力
科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,給房產(chǎn)檔案的管理帶來(lái)了新的技術(shù)手段, 只有投入大量的人力和物力，才能使房產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)提供了可靠的保證。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲(chǔ)提供了可能。一方面要對(duì)庫(kù)存檔案整理掃描，另一方面新入庫(kù)檔案資料需要進(jìn)行整理掃描，辦理完畢的房產(chǎn)檔案在進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要進(jìn)行電子文件歸檔，將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保，一套供查閱使用，一套異地保管。只有不斷增強(qiáng)房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，才能更好地發(fā)揮房產(chǎn)檔案作用。
5.建立房產(chǎn)檔案異地備份
針對(duì)汶川地震造成當(dāng)?shù)貦n案資料嚴(yán)重?fù)p失的情況，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部2009年曾發(fā)出通知，要求各地建設(shè)主管部門(mén)開(kāi)展本地重要檔案的電子化、數(shù)字化載體在異地備份的相關(guān)工作，以確保檔案的安全和應(yīng)急利用。
隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，電子檔案管理已成為越來(lái)越多的部門(mén)采取的檔案管理方式。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，不過(guò)實(shí)際的情況說(shuō)明，電子檔案也不是都是完美的，由于其對(duì)電子設(shè)備和電子系統(tǒng)依賴性強(qiáng)、數(shù)據(jù)可變性大，相對(duì)于紙張檔案來(lái)說(shuō)，其風(fēng)險(xiǎn)更大，如不加以措施進(jìn)行防范，O易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、被盜、篡改，因此，必須加強(qiáng)電子檔案的管理，減少或杜絕風(fēng)險(xiǎn)因素，這樣才能確保信息的安全。
一、影響電子檔案安全的因素
信息技術(shù)就是一柄雙刃劍，在給用戶帶來(lái)方便的同時(shí)，也給電子檔案的安全帶來(lái)更多的威脅。結(jié)合目前電子檔案的安全管理現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，影響電子案信息安全的因素主要包括環(huán)境因素、人為因素和技術(shù)因素。
二、傳統(tǒng)電子檔案管理方式的弊端
就目前我國(guó)電子檔案?jìng)鹘y(tǒng)安全管理的實(shí)際工作情況而言，電子檔案安全管理主要還是依據(jù)傳統(tǒng)載體檔案的保護(hù)方法，“以防為主，防治結(jié)合”，其主要的關(guān)注對(duì)象是電子檔案載體本身的安全，對(duì)其周圍環(huán)境及管理方面的影響涉獵較少，更接近于傳統(tǒng)保管措施針對(duì)數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢(shì)的一種延伸和改造，目前尚未建立一個(gè)完善的體系。具體情況分析，主要是存在著以下問(wèn)題：一是管理效率低下，對(duì)于電子檔案的保護(hù)成本過(guò)高，對(duì)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范并不能取得相應(yīng)的效果，兩者不能形成一種正比關(guān)系，從而造成人力、物力、財(cái)力上的巨大浪費(fèi)。二是風(fēng)險(xiǎn)處置被動(dòng)。對(duì)于可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，囿于技術(shù)人員和檔案人員出現(xiàn)信息鴻溝，使電子檔案在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前往往不能采取有效的措施加以預(yù)防，只待風(fēng)險(xiǎn)成為現(xiàn)實(shí)之后，才采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救，出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，最終還是不能避免電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。三是措施制度不完善。一方面電子檔案的安全管理在實(shí)施過(guò)程中缺乏完善的制度和標(biāo)準(zhǔn)的保障，存在很大的操作隨意性。另一方面國(guó)家對(duì)于電子檔案安全管理缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范。
三、電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的管理和控制方向
電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，應(yīng)實(shí)現(xiàn)在風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有出現(xiàn)時(shí)，通過(guò)各種風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別技術(shù)，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率或轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)；當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)，通過(guò)各種有效措施或解決方法快速做出反應(yīng)，緩解或減小風(fēng)險(xiǎn)造成的損失；在風(fēng)險(xiǎn)過(guò)后，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)管理。從具體看，建立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理體系，應(yīng)至少實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的前段控制、全程管理，完善險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制以及實(shí)行動(dòng)靜結(jié)合管理。
一是要進(jìn)行前端控制。前段控制是指從電子文件形成之時(shí)甚至形成之前就對(duì)文件從形成一直到歸檔整個(gè)過(guò)程給予通盤(pán)規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并對(duì)文件形成和維護(hù)進(jìn)行監(jiān)督。其實(shí)質(zhì)就是在電子文件形成時(shí)就采取保障措施，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)提前防范。由于電子檔案和電子文件的同源性，對(duì)于電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范應(yīng)該在電子文件產(chǎn)生時(shí)就進(jìn)行，防止電子檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤、控制差錯(cuò)的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤和差錯(cuò)的環(huán)節(jié)之間。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該本著更科學(xué)、更合理、更有效的原則對(duì)以往的文件、檔案管理進(jìn)行“業(yè)務(wù)流程重構(gòu)”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏，從而達(dá)到功能合理，效率最高。
二是實(shí)行全程管理。全程管理就是指整個(gè)電子文件的形成、積累和管理機(jī)制檔案化并且在管理的前端，即從文件生成開(kāi)始就對(duì)電子檔案的整個(gè)生命周期進(jìn)行控制，實(shí)施全程檔案化管理，整個(gè)過(guò)程不允許隨意割斷。為確保形成的電子檔案能有效地推動(dòng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的開(kāi)展以及電子檔案成為電子檔案后能發(fā)揮應(yīng)有的證據(jù)價(jià)值，在電子檔案正式形成后的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程的任何一個(gè)階段和環(huán)節(jié)中，必須確保電子檔案信息內(nèi)容不允許有任何改變，保證電子檔案正式形成后在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程中始終擁有相同的信息內(nèi)容，這也要求必須對(duì)電子檔案及歸檔進(jìn)行全程管理。全程管理對(duì)電子檔案生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有的管理活動(dòng)和管理要素統(tǒng)籌兼顧，能在一定程序上避開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)或發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患。
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指從大量的數(shù)據(jù)中通過(guò)算法搜索隱藏于其中信息的過(guò)程，它是通過(guò)統(tǒng)計(jì)、在線分析處理、情報(bào)檢索、機(jī)器學(xué)習(xí)、專家系統(tǒng)和模式識(shí)別等諸多方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。
一、數(shù)據(jù)挖掘的功能
數(shù)據(jù)挖掘通過(guò)預(yù)測(cè)未來(lái)趨勢(shì)及行為，做出預(yù)測(cè)性的、基于知識(shí)的決策。數(shù)據(jù)挖掘的目標(biāo)是從數(shù)據(jù)庫(kù)中發(fā)現(xiàn)隱含的、有意義的知識(shí)，按其功能可分為以下幾類。
1、關(guān)聯(lián)分析
關(guān)聯(lián)分析能尋找到數(shù)據(jù)庫(kù)中大量數(shù)據(jù)的相關(guān)聯(lián)系，常用的一種技術(shù)為關(guān)聯(lián)規(guī)則和序列模式。關(guān)聯(lián)規(guī)則是發(fā)現(xiàn)一個(gè)事物與其他事物間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。
2、聚類
輸入的數(shù)據(jù)并無(wú)任何類型標(biāo)記，聚類就是按一定的規(guī)則將數(shù)據(jù)劃分為合理的集合，即將對(duì)象分組為多個(gè)類或簇，使得在同一個(gè)簇中的對(duì)象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對(duì)象差別很大。聚類技術(shù)主要包括傳統(tǒng)的模式識(shí)別方法和數(shù)學(xué)分類學(xué)。
3、自動(dòng)預(yù)測(cè)趨勢(shì)和行為
數(shù)據(jù)挖掘自動(dòng)在大型數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行分類和預(yù)測(cè)，尋找預(yù)測(cè)性信息，自動(dòng)地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型或預(yù)測(cè)未來(lái)的數(shù)據(jù)趨勢(shì)，這樣以往需要進(jìn)行大量手工分析的問(wèn)題如今可以迅速直接由數(shù)據(jù)本身得出結(jié)論。
4、概念描述
對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中龐雜的數(shù)據(jù)，人們期望以簡(jiǎn)潔的描述形式來(lái)描述匯集的數(shù)據(jù)集。概念描述就是對(duì)某類對(duì)象的內(nèi)涵進(jìn)行描述并概括出這類對(duì)象的有關(guān)特征。概念描述分為特征性描述和區(qū)別性描述，前者描述某類對(duì)象的共同特征，后者描述不同類對(duì)象之間的區(qū)別。生成一個(gè)類的特征性只涉及該類對(duì)象中所有對(duì)象的共性。生成區(qū)別性描述的方法很多，如決策樹(shù)方法、遺傳算法等。
5、偏差檢測(cè)
數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)常有一些異常記錄，從數(shù)據(jù)庫(kù)中檢測(cè)這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識(shí)，如分類中的反常實(shí)例、不滿足規(guī)則的特例、觀測(cè)結(jié)果與模型預(yù)測(cè)值的偏差、量值隨時(shí)間的變化等。偏差檢測(cè)的基本方法是尋找觀測(cè)結(jié)果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業(yè)中檢測(cè)欺詐行為，或市場(chǎng)分析中分析特殊消費(fèi)者的消費(fèi)習(xí)慣。
二、數(shù)據(jù)挖掘在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用
1、資源類數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類電子檔案、電子文件中心中存儲(chǔ)的各類電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網(wǎng)建設(shè)和維護(hù)信息。我們從企業(yè)檔案用戶的信息需求出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)槠髽I(yè)檔案館全面掌握和準(zhǔn)確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。
（1） 利用Web訪問(wèn)信息挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)模式、序列模式和Web訪問(wèn)趨勢(shì)等，構(gòu)建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務(wù)受歡迎的程度，發(fā)現(xiàn)用戶訪問(wèn)模式和用戶需求的趨勢(shì)，從不同側(cè)面來(lái)研究用戶的信息需求，為優(yōu)化檔案館的檔案信息資源建設(shè)提供了科學(xué)依據(jù)。
（2） 收集企業(yè)檔案網(wǎng)web服務(wù)器保留的用戶注冊(cè)信息、訪問(wèn)記錄，以及有關(guān)用戶與系統(tǒng)交互的信息等原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)清洗、濃縮和轉(zhuǎn)換形成便于統(tǒng)計(jì)分析的用戶查閱數(shù)據(jù)庫(kù)、日志數(shù)據(jù)庫(kù)、用戶定制信息庫(kù)、用戶反饋信息等各種數(shù)據(jù)集合。
2、從建設(shè)企業(yè)檔案館館藏信息資源出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)槠髽I(yè)檔案館提供了選擇一條科學(xué)發(fā)展道路的重要依據(jù)。
（1） 利用檔案網(wǎng)和檔案管理軟件訪問(wèn)信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統(tǒng)載體檔案優(yōu)先數(shù)字化。例如：通過(guò)對(duì)檔案信息的訪問(wèn)記錄、檢索請(qǐng)求中用戶請(qǐng)求失敗的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，按類統(tǒng)計(jì)檔案拒用集和頻繁利用集，結(jié)合聚集算法發(fā)現(xiàn)館藏資源的缺漏，有針對(duì)性地補(bǔ)充和豐富檔案信息資源。
（2） 在企業(yè)檔案管理過(guò)程中利用文本挖掘，運(yùn)用關(guān)聯(lián)、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關(guān)專題進(jìn)行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構(gòu)建特色檔案信息庫(kù)及各類專題檔案信息庫(kù)等。
3、從做好企業(yè)檔案館信息管理工作的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)閮?yōu)化館藏信息和對(duì)未來(lái)工作的預(yù)測(cè)發(fā)揮重要作用。
（1） 在提供利用環(huán)節(jié)中，對(duì)用戶每次借閱的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)各類檔案信息之間的關(guān)聯(lián)規(guī)則或比例關(guān)系，這樣可以進(jìn)一步優(yōu)化館藏信息。
（2） 開(kāi)展企業(yè)檔案館館藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集縮減和模型評(píng)價(jià)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量文檔集合的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)、分類、聚類、關(guān)聯(lián)分析、分布分析，通過(guò)歸納與總結(jié)，發(fā)現(xiàn)的知識(shí)可以為未來(lái)檔案工作的趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)。
三、企業(yè)檔案管理信息數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)控制
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用在工作過(guò)程中存在很多風(fēng)險(xiǎn)，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)可以使電子信息檔案更加安全可靠。
2.規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量。一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實(shí)行各種門(mén)類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了及時(shí)消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。要組織檔案管理人員定期或不定期地深入企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)通報(bào)，督促整改，力促規(guī)范。
5.分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
一、重視檔案管理體制改革的必然性
檔案管理者必須正視檔案管理體制創(chuàng)新的必然性，針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題采取有效措施來(lái)加以改進(jìn)。1.提高管理認(rèn)識(shí)。強(qiáng)化檔案管理工作和其他各個(gè)部門(mén)的積極配合，加大檔案管理工作的宣傳力度，強(qiáng)化信息資源意識(shí)，規(guī)范檔案工作中的具體行為，加強(qiáng)對(duì)工作專業(yè)性質(zhì)的認(rèn)識(shí)，提高自身水平，對(duì)其進(jìn)行不同類型的宣傳，提高效果，可是試著采用多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集、分析以及利用。檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新宣傳形式，運(yùn)用現(xiàn)代高科技制作以不同的載體形式和傳播媒介向公眾展示展覽檔案資源，突出專題和典型宣傳。2.掌握相關(guān)檔案管理知識(shí)。檔案工作者應(yīng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)，必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，不斷適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。檔案管理工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性、條件性很強(qiáng)的工作，它不能通過(guò)服務(wù)對(duì)象直接產(chǎn)生效益而取得經(jīng)濟(jì)效益。
二、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略
檔案的原始性和文化傳承性決定了檔案信息安全管理的特殊性，要保障檔案內(nèi)容的長(zhǎng)期性和持續(xù)性，就要充分認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)，采取安全防范體系，增強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的抵抗能力。1.技術(shù)方面的風(fēng)險(xiǎn)管理，，需要從網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)、信息傳輸、操作系統(tǒng)及其應(yīng)用軟件系統(tǒng)等各個(gè)方面加固網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制，避免內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)的流失，采用入侵檢測(cè)技術(shù)動(dòng)態(tài)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，防治數(shù)據(jù)加密技術(shù)信息泄露，利用查殺技術(shù)防止系統(tǒng)文件遭破壞，防治規(guī)避設(shè)備故障風(fēng)險(xiǎn)等。2.管理方面的風(fēng)險(xiǎn)管理。建立治理措施，制定安全操作規(guī)程，推行各類檔案信息的組織、保存和管理策略，按照使用要求采取分級(jí)存儲(chǔ)策略進(jìn)行管理，采取制作紙質(zhì)拷貝的方式實(shí)施格式轉(zhuǎn)換以及版本跟蹤管理，定期輪換崗位和降低單人集中管理之安全風(fēng)險(xiǎn)。3.技術(shù)和管理的動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理。按照檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不斷修訂、改進(jìn)和完善管理制度，在充分了解技術(shù)防護(hù)產(chǎn)品和使用方法的基礎(chǔ)上，實(shí)施安全管理手段加以實(shí)施落實(shí)。建立監(jiān)督執(zhí)行體系。化過(guò)程跟蹤與控制，確保檔案管理措施的落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)信息化工作的總體要求,，通過(guò)過(guò)程跟蹤、分析和管理，確保各項(xiàng)措施標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的完善與升級(jí)擴(kuò)展。
三、檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化
1.建立檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制。信息自動(dòng)化是檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)，要把高度集中管理和方便使用相結(jié)合。重點(diǎn)解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范硬軟件的選用，把各個(gè)層次檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不避免自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)，組建一個(gè)規(guī)范化的“檔案信息系統(tǒng)”，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)。2.資源的有效化利用。檔案信息化管理就是為了提高檔案資源的有效利用率，擴(kuò)展利用空間。因此在檔案管理上要密切注意優(yōu)化使用程序，提高資源的使用率，對(duì)于檔案資源的掃描以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，資源信息化系統(tǒng)建設(shè)之前要固定人員，在信息的錄入過(guò)程中監(jiān)督人員應(yīng)履行相應(yīng)的職責(zé)，同時(shí)仍需要大量人力物力的投入，對(duì)于檔案的更新也應(yīng)得到一定的技術(shù)支持，同時(shí)還應(yīng)配備相關(guān)的專門(mén)的部門(mén)開(kāi)展檔案的更新工作3.建立檔案管理信息化的管理系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代多媒體技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，充分利用現(xiàn)代信息的手段，推進(jìn)信息化進(jìn)程，不斷順應(yīng)信息時(shí)展的客觀要求。確立一個(gè)總體規(guī)劃，然后逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理在信息搜索。
四、檔案管理要實(shí)現(xiàn)高利用率
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作已經(jīng)是大勢(shì)所趨。不但可以提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性嗎，還可以增強(qiáng)檔案管理的適用性和兼容性，實(shí)現(xiàn)了完成檔案的自動(dòng)化、電子化。1.充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大檔案輻射層面。調(diào)動(dòng)職能部門(mén)、社會(huì)團(tuán)體形成自覺(jué)支持檔案管理工作的風(fēng)氣。提高對(duì)檔案功能的認(rèn)識(shí)。以多元化的活動(dòng)積淀下來(lái)的歷史印記，有效促進(jìn)檔案文化傳播、發(fā)展以及創(chuàng)新的發(fā)展，滿足社會(huì)文化建設(shè)日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。2.加快檔案數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)現(xiàn)代化管理。檔案信息數(shù)字化是推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，檔案管理技術(shù)要與社會(huì)先進(jìn)水平同步。進(jìn)行檔案信息的現(xiàn)代化管理，不斷提升服務(wù)能力。利用網(wǎng)絡(luò)的可共享資源，可供人們?cè)谂c局域網(wǎng)聯(lián)通的計(jì)算機(jī)檢索查閱，如果基本具備檔案信息數(shù)字化的客觀物質(zhì)條件，不需另行大的投入，只需檔案信息的數(shù)字化加工。可以大量存儲(chǔ)、管理、利用數(shù)字化檔案資源，提高檔案服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢(shì)共享。
五、加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)
建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員整體素質(zhì)和能力水平，創(chuàng)建有理想、有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的綜合型人才以及專業(yè)人才的檔案管理團(tuán)隊(duì)，有效地提高管理工作的效率，建設(shè)好兼職檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握文史知識(shí)，了解檔案的作用，熟悉檔案信息資源。尊重檔案尊重歷史，不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，要實(shí)事求是原則，尊重歷史忠于職守；建立健全人才競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，培養(yǎng)成具有全面專業(yè)知識(shí)及技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)，成為加快檔案數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)現(xiàn)代化管理工作的人才保障。
作者：崔勇工作單位：富裕縣民政局低保中心
【關(guān)鍵詞】電子文件檔案；優(yōu)越性；風(fēng)險(xiǎn)性；管理舉措
說(shuō)到電子文件檔案，其發(fā)展勢(shì)頭是十分迅猛的，隨著自動(dòng)化的發(fā)展，電子技術(shù)應(yīng)用在檔案的管理過(guò)程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發(fā)展不僅體現(xiàn)在載體的變化上，如紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)移，同時(shí)也體現(xiàn)在相應(yīng)技術(shù)手段的創(chuàng)新上，并且與檔案相關(guān)的軟件也隨之出現(xiàn)，為這項(xiàng)工作的進(jìn)一步發(fā)展起到了積極的意義。但是電子檔案的發(fā)展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應(yīng)的劣勢(shì)更應(yīng)該引起人們的關(guān)注，讓檔案朝著更好的方向發(fā)展。
1.電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有的優(yōu)越性
相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案是具有一定優(yōu)越性的，其集中體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，讓工作效率得到進(jìn)一步的提升，在當(dāng)前的科學(xué)發(fā)展環(huán)境下，科技手段的創(chuàng)新進(jìn)一步簡(jiǎn)化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環(huán)節(jié)上也降低了難度，對(duì)于檔案文件，可以實(shí)現(xiàn)更長(zhǎng)時(shí)間的保存。
其次是對(duì)檔案進(jìn)行整理以及檢閱的過(guò)程中，可以讓檔案中的文字更加準(zhǔn)確，語(yǔ)句也相對(duì)流暢，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的進(jìn)一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運(yùn)用計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)對(duì)問(wèn)題查缺補(bǔ)漏，起到了高效便捷的效果，同時(shí)也可以避免檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。
第三是在保密性方面更勝一籌。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，經(jīng)常會(huì)容易讓他人窺見(jiàn)其中的秘密，而在現(xiàn)代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個(gè)檔案都是單獨(dú)存放的，并不會(huì)出現(xiàn)檔案外泄的現(xiàn)象，這樣也就進(jìn)一步提高了檔案文件的保密性。
最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進(jìn)行閱讀以及查閱。在進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理過(guò)程中，主要是采用人工的方式對(duì)檔案進(jìn)行編輯以及進(jìn)一步整理的，而在立卷的過(guò)程中，通常都是建立起個(gè)人的意志基礎(chǔ)上，所以主觀意愿比較強(qiáng)烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關(guān)的檔案信息，就會(huì)具有一定的難度，因?yàn)椴煌娜嗽谥饔^意識(shí)方面是不同的，他們對(duì)于事物的理解也會(huì)存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，另外一方面，也可以將更多的精力放在對(duì)檔案進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)的工作上，進(jìn)一步提高了檔案管理的工作效率以及相應(yīng)的利用率，將檔案自身所具有的價(jià)值真正的發(fā)揮出來(lái)。
2.電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)
雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來(lái)了極大的便利，但是在實(shí)際的工作中，還是存在一定風(fēng)險(xiǎn)的。這些不安全的因素嚴(yán)重威脅了電子檔案的進(jìn)一步發(fā)展，造成電子檔案存在不真實(shí)的隱患，無(wú)法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進(jìn)一步對(duì)電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行研究，并且加以有效的預(yù)防。
2.1 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在著不安全因素
由于網(wǎng)絡(luò)是開(kāi)放的，任何人都能通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動(dòng)、刪除、復(fù)制等，并且改后往往不留有任何痕跡。
2.2 制度管理方面的不安全因素
電子檔案的編寫(xiě)、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護(hù)、更新等都需要通過(guò)檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫(xiě)和修改當(dāng)中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務(wù)水準(zhǔn)參差不齊，因此經(jīng)常會(huì)有一些管理上的漏洞，導(dǎo)致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。
2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定
電子檔案存儲(chǔ)的磁性材料從保存時(shí)限上說(shuō)最長(zhǎng)也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強(qiáng)磁場(chǎng)或技術(shù)升級(jí)等問(wèn)題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說(shuō)是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無(wú)法服務(wù)的，甚至可以說(shuō)，一旦失去了電力供應(yīng)，那么電子檔案將不復(fù)存在。
3.風(fēng)險(xiǎn)防控措施
3.1 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理
首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核，根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定。其次，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理，系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依，從而保證電子文檔的原始性和真實(shí)性。
3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制
首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實(shí)性進(jìn)行鑒定。
3.3 應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍
檔案部門(mén)應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。
4.結(jié)束語(yǔ)
電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無(wú)法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風(fēng)險(xiǎn)性，我們不僅要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會(huì)大眾服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊，2005（3）.
檔案信息安全不僅關(guān)系到相關(guān)的人員利益，而且對(duì)整個(gè)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展都具有非常重要的作用，當(dāng)前檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了新的階段，在這一體系中不斷建立高效合理的現(xiàn)代意義上的檔案風(fēng)險(xiǎn)控制體系是社會(huì)發(fā)展的必然性趨勢(shì)。
一、檔案信息安全管理的重要性
與一般意義上的資源利用形式不同的是，檔案作為一種特殊的現(xiàn)代資源，其利用狀況直接關(guān)系到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的整體穩(wěn)定運(yùn)行，相應(yīng)的檔案信息管理也要在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展中才能夠發(fā)揮其內(nèi)在的作用和價(jià)值。在當(dāng)前社會(huì)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的進(jìn)程中，信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)行業(yè)中，在這種背景下，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，借助高科技手段進(jìn)行檔案信息化建設(shè)能夠形成高效合理的管理利用模式。
實(shí)踐發(fā)展已經(jīng)充分證明在多樣化的現(xiàn)代市場(chǎng)體系條件下，檔案信息化建設(shè)有其內(nèi)在的作用和發(fā)展?jié)摿Γ瑐鹘y(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)很難適應(yīng)目前的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求，相應(yīng)的優(yōu)化創(chuàng)新是必然趨勢(shì)，借助現(xiàn)代高新技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)節(jié)省檔案管理儲(chǔ)存空間的同時(shí)，還能夠有效提升檔案信息管理質(zhì)量，例如在檔案信息安全管理中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸與共享機(jī)制，更快更廣泛地為公眾所用，最大限度地實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，轉(zhuǎn)變檔案人員的角色扮演，檔案人員不再是單純的保管者，檔案工作由邊緣走向中心，這種建設(shè)已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，相應(yīng)的市場(chǎng)供應(yīng)模式也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。檔案信息化建設(shè)在我國(guó)取得了一些顯著成果，全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息建設(shè)已經(jīng)全面開(kāi)展，各級(jí)政府以及企業(yè)積極參與到檔案信息安全建設(shè)工作中去，從而形成了高質(zhì)量的現(xiàn)代檔案管理方式，例如通過(guò)網(wǎng)站一些檔案信息，有效地發(fā)展檔案部門(mén)的工作檔案信息安全管理已經(jīng)成為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必要性手段之一，但是從社會(huì)整體運(yùn)行的角度來(lái)看，也存在著一些風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題，需要在發(fā)展中進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)和優(yōu)化。
二、檔案信息安全體系構(gòu)建
檔案信息安全體系構(gòu)建是要重點(diǎn)解決的問(wèn)題，在風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制下對(duì)國(guó)內(nèi)檔案信息安全管理體系進(jìn)行構(gòu)建和完善是一種必然性要求，風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題的存在影響了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量與進(jìn)程，其中安全問(wèn)題不容忽視，極大地阻礙與影響了信息檔案的保管與利用，對(duì)檔案信息安全進(jìn)行完善是時(shí)展的要求。
（一）確保檔案信息完整。檔案管理中存在的一個(gè)潛在性風(fēng)險(xiǎn)就是信息保存的不完整，這是很難在實(shí)際中有效完全避免的，但是從社會(huì)發(fā)展的角度來(lái)看，風(fēng)險(xiǎn)性控制是非常必要的，這就需要重視檔案信息采集的完整性。從眾多的檔案管理中可以看出，由于缺少標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，原生電子文件元數(shù)據(jù)采集不完整的問(wèn)題相當(dāng)普遍，對(duì)于文件生命周期內(nèi)的背景信息、流轉(zhuǎn)過(guò)程等關(guān)鍵性元數(shù)據(jù)采集不足，不能切實(shí)保證電子文件的真實(shí)性、完整性及有效性。完整的檔案信息管理可以在實(shí)際中發(fā)揮巨大的作用，是規(guī)范檔案信息管理的必要手段這一，在不規(guī)范、不完整的檔案信息利用中很難發(fā)揮其內(nèi)在的作用和價(jià)值，對(duì)社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)的影響也是難以估量的，借助風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系可以對(duì)現(xiàn)階段的檔案信息安全體系進(jìn)行完善，在風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的控制下可以全面高效地進(jìn)行現(xiàn)代化構(gòu)建，形成高效合理的現(xiàn)代檔案信息風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)和控制能力。
（二）明確檔案信息可控性。風(fēng)險(xiǎn)控制理念下，檔案信息的建立和完善要在靈活多樣化的環(huán)境中才能夠發(fā)揮其內(nèi)在的作用，在這個(gè)過(guò)程中要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息管理的可控性，可控性主要是指在檔案信息控制過(guò)程中相應(yīng)的信息是處于受控制狀態(tài)的，對(duì)各個(gè)構(gòu)成環(huán)節(jié)進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂疲源_保訪問(wèn)檔案信息的主體、內(nèi)容、方式和過(guò)程的合理性。現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，各種類型的信息控制都是在復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)的，各項(xiàng)檔案信息管理也要從社會(huì)整體運(yùn)行的角度才能發(fā)揮其內(nèi)在的作用和外在價(jià)值，例如系統(tǒng)需要能夠控制誰(shuí)能夠訪問(wèn)系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)，以及如何訪問(wèn)，即是否可以修改數(shù)據(jù)還是只能讀取數(shù)據(jù)，系統(tǒng)性的信息控制對(duì)降低外來(lái)風(fēng)險(xiǎn)干擾是非常有利的。
（三）建立風(fēng)險(xiǎn)控制制度。檔案信息的重要性決定了在社會(huì)發(fā)展中要采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)措施，以此來(lái)規(guī)范檔案信息安全管理的作用和目的，檔案信息系統(tǒng)的復(fù)雜性、開(kāi)放性及其面臨威脅的多面性等多方面因素決定了在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案管理的系統(tǒng)性和整體性，在此基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的安全管理制度，從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的每個(gè)元素出發(fā)，全面、認(rèn)真、細(xì)致地考察安全問(wèn)題，提出系統(tǒng)化的解決方法，同時(shí)建立相關(guān)的人員控制管理制度和運(yùn)行模式，充分預(yù)估可能存在的潛在性風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，這也是提升國(guó)內(nèi)檔案信息安全管理質(zhì)量的有效方式之一。
三、結(jié)語(yǔ)
本文從風(fēng)險(xiǎn)控制的角度提出了相應(yīng)的安全管理制度規(guī)范建設(shè)，希望利用這種方式能夠?qū)Ξ?dāng)前的國(guó)內(nèi)檔案信息安全管理建設(shè)起到一定的推動(dòng)和優(yōu)化作用，形成高效合理的現(xiàn)代檔案管理運(yùn)行機(jī)制。
