時間：2023-04-27 08:27:08
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇紙質檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。
隨著現代科學技術的不斷發展，以及電子檔案的不斷增多，其帶給檔案管理工作更極大的挑戰。在新的時代背景下，檔案管理工作者已經逐步認識到紙質與電子檔案管理之間的互補性，意識到只有實現兩者的共同進步才能應對時展帶來的挑戰，并有效提高檔案管理工作的有效性。
基于此，本文在此淺談網絡環境下的紙質與電子檔案管理，以期能夠為相關人士提供有益參考與借鑒，推動檔案管理工作的進一步發展與建設。
二、網絡環境下紙質與電子檔案管理存在的問題
（一）電子存檔的滯后
雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因為法律憑證效用的限制，導致紙質檔案仍舊存在其必要性。這種現狀已經決定了在檔案存檔工作中，紙質管理始終是電子檔案存在的基礎。
但從實踐調查的結果顯示，在部分行業中，因為檔案數量過多以及員工工作量巨大等原因，導致電子存檔的工作相對滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質檔案中進行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發揮電子檔案的優勢。
電子存檔的滯后還容易造成紙質檔案的遺失，進一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。
（二）兩種檔案的內容不相符
在網絡環境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。
在這種背景下，部分檔案管理工作者經常在檔案管理工作中失誤，造成紙質檔案與電子檔案的內容不相符。具體的說，在檔案內容修訂時，部分工作者僅僅是在電子檔案中進行了修改，卻因為其他事情遺忘了對紙質檔案的修改。這就導致兩份檔案的內容不一致，導致在最終的對證中需要花費更多時間和精力。
三、如何在網絡環境下實現紙質檔案和電子檔案管理的互補
（一）及時做好歸檔整理工作
眾多檔案管理者要在網絡環境下提高工作的效率，并且實現紙質檔案與電子檔案的互補，其首要的任務是轉變自身的意識，必須要明確兩者具有的特殊性。
首先，紙質檔案是電子檔案的基礎，只有紙質檔案才具有法律的真實效力，只有確保紙質檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對電子檔案進行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對紙質檔案的磨損，保證檔案的真實有效。
明確這一認識，檔案管理工作者才會督促自己正確對待兩種不同的檔案，才能在紙質檔案建立以后進行及時的歸檔和整理工作，才能及時將紙質檔案轉變為電子檔案，并對紙質檔案進行科學的保存。
（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質
與此同時，只有不斷提高檔案管理工作者的素質與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質的提升，其才會在檔案修訂時及時找出和修訂紙質檔案，并以此為基礎對電子檔案進行更新。
此外，在網絡環境下，紙質檔案與電子檔案將會在未來很長一段時間內共存。這就要求檔案管理者對兩種不同類型的檔案進行單獨的管理工作，不可將其混合管理，從而導致兩種檔案的管理質量下降。
這就對檔案管理工作者的要求進一步提高，只有不斷提高其能力與素質，檔案管理者才能夠根據紙質檔案與電子檔案的特性優化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。
這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓，針對其業務能力以及基本的素質進行有效的培訓，使其能夠應對網絡環境下紙質檔案與電子檔案共存的管理工作，同時建設優秀的管理隊伍。
（三）加強監督與核查工作
最后，管理者要確保紙質檔案與電子檔案管理工作的有效性就應該進一步加強監督與核查工作。
一方面，管理者應該安排人員對日常的檔案管理工作進行有效監督。首先要監督紙質檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發生單方面的變換，監督者必須要追溯其根源，確保檔案內容的真實性。
另一方面，管理者需要加強對電子檔案管理的核查工作。這就需要技術能力較強的員工擔當此工作，要根據軟件和系統的痕跡對電子檔案進行定時的核查，確保電子檔案與紙質檔案相一致，提高檔案管理工作的質量和效率。
關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；整合利用；并存發展
1 引言
檔案是記載“歷史”的原始文獻，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統的檔案以紙質檔案為代表，其與電子檔案的區別如表1所示。
根據表1，電子檔案與紙質檔案各有優缺點，而通過整合利用，可實現勢互補。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質檔案并存發展的局面會長期存在，這就要求檔案管理人員主動認清這一新形勢，并制定全面、科學的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質檔案的整合利用，再進一步探究其并存發展。
2 電子檔案與紙質檔案的整合利用
目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術的網絡辦公平臺，以期實現對現代檔案的高效管理。但傳統檔案管理的對象是紙質檔案，而現代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質檔案。據此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質檔案進行整合利用：
2.1 同步歸檔
無論紙質檔案或電子檔案，在收集、檢驗和審核以后，都應按歸檔要求進行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應先存入特定的計算機硬盤中，再標上歸檔標記。
2.2 同步整理
電子檔案與紙質檔案的檔案號一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質檔案，如此可在同一時間完成電子檔案與紙質檔案的整理歸檔。
2.3 同步利用
針對電子檔案與紙質檔案的同步利用，具體表現如下：在檔案查閱時，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質與電子形式；在檔案利用時，可重點選取電子檔案，而若要求選用紙質檔案，則可按同一檔案來獲取紙質檔案。如此一來，既可實現高效利用檔案，又可長期保存紙質檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質檔案的整理利用強調的是在傳統檔案生命周期理論的指導下，實現檔案的分階段電子化管理。
3 電子檔案與紙質檔案的并存發展
電子檔案與紙質檔案的并存發展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現在如下方面：一是電子檔案與紙質檔案的優勢都能為現代社會所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質檔案不可取代，究其原因是紙質檔案的使用時間相當長，且在法律體系范圍內，紙質檔案的權威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預見的時間內取代紙質檔案。針對電子檔案與紙質檔案的并存發展，筆者提出如下建議：
3.1 完善電子檔案管理體系
為了提高電子檔案與紙質檔案的管理成效，創新管理思路、手段和模式是必經之路。對此，筆者建議做到如下幾點：一是強化檔案管理意識，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發等上有所創新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內容及提高其質量；四是完善電子檔案標準及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質文件改為電子文件的組合形式，并進一步完善紙質檔案的管理程序與其信息化的轉換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進一步完善電子檔案的管理，以實現交叉管理電子檔案與紙質檔案。
3.2 建設檔案保管設施
無論是紙質檔案或電子檔案，其都需在一定的物質條件下進行有效保管，即要求保管條件安全及保管設施完備。對此，企事業單位應重視對檔案保管設施的建設，即：統籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應遠離危險場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區穿過；三是購置與國家標準相符的檔案保險柜、密集架等保險設施；四是配備一定數量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機、去濕機及復印機等，以保證檔案保管設施與檔案管理規范相符。
3.3 深入學習檔案管理理論
電子檔案是社會發展的產物，其對檔案管理理論與實踐的影響尤其深遠。對此，檔案管理部門應組織檔案管理人員開展如下學習活動：一是深入學習電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點、概念及地位等進行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認清現狀的基礎上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導對電子檔案的管理；三是在實踐中積累電子檔案的管理經驗，并在分析表1的基礎上，整合利用電子檔案與紙質檔案，從而實現兩者的相互牽制、相互補充和良性發展。
3.4 健全檔案管理制度
在信息技術發展的推動下，出現了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質檔案的成功對接、轉化和管理。對此，首先，檔案部門應以電子檔案的特征為依據制定電子數據格式標準、電子檔案著錄與標引規則等；其次，應實現電子數據標準的統一，并明確規定電子檔案的信息載體、轉換與存儲格式及硬件設備標準等；第三，檔案部門應根據紙質檔案管理經驗，完善紙質檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質檔案并存發展服務的管理制度；第四，加強紙質檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內部推定“雙套制”，即同時提交、保存和歸檔電子檔案與紙質檔案。
4 結語
21世紀是信息化的時代，要求整合利用電子檔案與紙質檔案，并促進其并存發展。其中，針對電子檔案與紙質檔案的并存發展，應從制度建設、理論學習及基建投入等上做出努力，同時還應注重對人力資源的培養，即：組織檔案管理人員學習社會主義核心價值觀，以提高其使用感與責任感；培養高尚的職業道德，使其認清檔案管理對保密性的要求；學習專業知識，使其成為為電子檔案與紙質檔案并存發展服務的專業管理人才。
參考文獻
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1 電子檔案與紙質檔案整合管理的觀點
不論是電子檔案還是紙質檔案，從本質上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質檔案均是以人的基本實踐為依據，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網絡技術為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數比較低。紙質檔案的載體是紙質文件，安全系數相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發揮各自的優勢，更好的為使用者服務，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。
要想達到電子檔案和紙質檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應新形勢的變化，積極創新，制定科學合理的檔案管理方案。首先，要順應時代的變化，積極地應對檔案電子化的轉變，從管理方法、管理制度等技術層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責工作。當前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質檔案，又發揮了電子檔案的優勢，檢索快，利用效率高等優勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。
無論是紙質檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數據錄入，運用人錄入的方式進行紙質檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質檔案進行數字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統中，還要將兩種檔案進行統一的組合，維護檔案之間的相關聯系，便于使用。
2 電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求
現如今，數字化信息技術不斷發展，檔案管理系統也要利用電子技術建立一個網絡的信息辦公平臺。現代化檔案管理和傳統檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質檔案管理。當然，在現代化檔案管理中也要對紙質檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現現代化檔案管理系統，對電子檔案和紙質檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。
2.1 同步歸檔工作
在對所收集到的紙質文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質檔案進行歸檔處理。而利用網絡所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標記上已歸檔的標記。
2.2 同步整理工作
要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現對電力檔案和紙質檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。
2.3 同步鑒定工作
對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。
2.4 同步利用
在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。
3 加快檔案管理工作人員的知識結構變革
加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才是共存期檔案工作最根本的對策。由于電子檔案的來源廣泛，檔案人員要對電子檔案生成的全程監控，就必須具備良好的計算機知識。現在不少單位的計算機技術人員不了解檔案，檔案管理人員不懂計算機技術，這就要求檔案工作者加強學習，更新知識，提高電子檔案的管理能力，盡快掌握電子檔案管理方面的基本知識和技能，對電子檔案管理涉及到的設備和技術，做到會操作、會管理、會使用，切實擔負起電子檔案管理的工作職責，做好開放教育電子檔案的管理工作。
人事檔案管理是人力資源管理中的重要部分，對于企業選人用人、崗位配置、職級核定有著不可替代的作用。人事檔案詳細記錄了職工本人學歷教育、家庭組成、工作履歷、業務能力、性格愛好、獎勵處分、信用評級等重要信息，為職工的提拔任用、職級升遷提供了第一手的真實資料。
一、鐵路人事檔案管理現狀
（一）檔案管理基礎薄弱。檔案管理是企業基礎管理的重要組成部分。檔案因其歷史性、確定性和原始記錄性，使其具有極強的法律依據作用。但因檔案本身無法產生直接經濟效益，在效益最大化的經營理念下，部分企業管理者不重視檔案管理工作，從而導致檔案日常管理松懈，基礎薄弱。因此，在大多數企業認知中：人事檔案只是一份人員的履歷，保存即可，無須再進行后期管理。其實不然，“以銅為鑒,可以正衣冠；以人為鑒,可以明得失；以史為鑒,可以知興替”，要想充分發揮職工的能力，最大化地提高企業人員勞動效率，就必須建立完善的人事檔案管理機制，準確掌握每一名職工的詳盡資料，人盡其才，避免張冠李戴，影響工作質量與效率。（二）人事檔案管理方式老舊。隨著科學技術的發展，大數據、云技術已經廣泛應用到社會生產、生活的各個方面，但是鐵路人事檔案管理方式卻沒有得到有效改進，仍采用傳統的紙質載體管理存放，縱然應用了一些信息化的手段，也只是簡單地對人事檔案進行了編目，沒有開展人事檔案的信息化、智能化管理。（三）檔案管理人員業務水平參差不齊。在大多數人眼中，檔案管理工作就是簡單地對資料進行收集、整理、保管，這是對檔案管理工作的片面理解。實際上，檔案管理是業務性強、專業知識要求高的工作。人事檔案管理人員，除了具備人力資源管理相關業務知識、檔案管理業務技能及一定的文字功底外，鐵路人事檔案管理人員還要熟知鐵路運輸生產組織、各系統的基本業務范圍及相關法律法規。因此，要從事人事檔案管理工作，必須具備較強的專業技術知識。但因為重視程度不足、日常業務知識培訓學習不到位，造成了檔案管理人員業務能力水平參差不齊，工作開展停滯不前。
二、傳統紙質檔案管理模式的優缺點
（一）傳統紙質檔案管理模式的優點。1.原始記錄性、安全性。紙質檔案因其材質特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實性與原始性，對于檔案信息的保護更加安全，具有第一手材料的價值。2.憑證性。質檔案作為現今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認可，但電子檔案是以計算機為載體保存的，而計算機容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對其憑證作用依然持謹慎態度。（二）傳統紙質檔案管理模式的缺點。1.紙質檔案保管成本偏大。紙質檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，同時還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫房的建設成本較之一般建筑偏高。同時紙質檔案在進入檔案庫房前，還需要經過去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進行防蟲、防潮處理，人工及設備成本較高。2.紙質檔案易損壞，不易傳播。紙質檔案因材質原因，受溫度、濕度、光照、時間等因素影響，容易出現紙張老化變脆、發霉等現象，且紙質檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。3.查閱檢索耗時長。雖然我們在紙質檔案整理時，已經對其進行編目有序存放，但在查詢的過程中還是比較費時費力，如果要多次查閱則更為不方便。
三、鐵路人事檔案管理的改革方向
（一）加強對人事檔案管理的力度。無論是單位還是個人，對人事檔案的重視程度，是決定人事檔案管理水平的先決條件，專業的管理人員和必要的經費投入是做好人事檔案管理的重要條件。檔案管理人員應加強對人事檔案的研究和利用，為企業選人用人、發揮人才優勢提供第一手資料，使領導充分認識到人事檔案管理在企業發展中的作用，自覺加強對人事檔案管理的力度。（二）完善人事檔案管理配套設施。人事檔案管理工作在鐵路運輸部門尤為重要，它對鐵路運輸部門優化人才資源配置發揮著不可替代的重要作用。在交通強國、鐵路先行的大形勢下，鐵路運輸部門應當加大對人事檔案管理的投資力度，確保人事檔案管理工作得到長足發展。隨著鐵路建設的飛速發展，紙質檔案逐年增加，因此科學的管理系統、完備的配套設施，是提高人事檔案管理水平、確保人事檔案管理安全的必要手段。（三）健全電子人事檔案安保措施。信息技術、數字技術的不斷發展，給人事檔案管理的改進帶來了新的契機。電子鐵路人事檔案創新管理模式之探析文/翟華敏本文以當前鐵路人事檔案管理現狀為依據，通過對紙質檔案優缺點的分析對比，結合信息技術給人事檔案管理帶來的變化，從當前鐵路運輸企業對人才的實際需求，就做好鐵路人事檔案管理工作提出了切實可行的改革建議人事檔案的建立，為我們方便、快捷地利用人事檔案提供了條件，但健全電子人事檔案安保措施非常重要。為確保電子檔案安全、完整，我們可以通過制度約束、技術卡控等措施來排除檔案內容人為修改的可能。同時，還可以采取人事檔案異地備份、信息設備實時監控、木馬病毒定時查殺等措施來避免電子檔案遺失、損壞。（四）實現電子人事檔案與紙質人事檔案的有機結合。紙質人事檔案與電子人事檔案因其自身的優缺點，要實現二者的有機結合，就必須揚長避短，既要發揮紙質檔案的原始性和安全性，又要凸顯電子檔案的便捷性。建立完善的人事檔案綜合管理系統，是改進鐵路人事檔案管理模式，提高管理質量與使用效率的有效途徑。（五）人事檔案管理向大數據發展隨著云技術的發展、人力資源管理的變革，人事檔案管理也不能固步自封。要充分應用新技術發展的紅利，將大數據應用到人事檔案管理中去，對人員學歷、職稱、性格、征信等數據進行匯總梳理，利用大數據進行分析，為企業發展輸送適合的人才資源，做到人盡其才。
總而言之，隨著鐵路建設的不斷加強，鐵路人事檔案管理模式的改革與創新也勢在必行。我們要高度重視人事檔案管理工作，加大人力、物力的投入，及時解決好人事檔案管理工作中遇到的問題，努力提高人事檔案管理水平，為鐵路事業的發展發揮好人事檔案的作用。
作者:翟華敏單位:陜西省鐵路投資（集團）有限公司
一、普通高中學籍檔案雙套制管理的簡要概述
我國普通高中對于檔案管理所采用的傳統方法是在專門的環境中對檔案采取保管措施和手段，來加強對于檔案的監督管理工作。而隨著社會不斷發展，社會經濟水平不斷提高，科技飛速發展，互聯網的普及為我國傳統紙質檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學技術的推動之下，我國檔案從紙質朝著電子化和數字化的方向發展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時還能減少檔案在收集和整理過程中所浪費的大量時間以及做的許多無用功，這對于整個檔案管理和發展來說起著十分積極的作用。它不僅對于保存場地要求少，更是對于整個環境的干凈與否要求低，但是卻強調整個環境之中對于電磁的要求卻極高，因為電磁能夠影響整個計算機的具體網絡環境，容易產生波動。
即便是電子檔案呈現出極高的優越性，但在一段時間內電子檔案無法完全取代我國傳統紙質檔案。因此以紙質檔案與電子檔案的特點為基礎出發，要求我們要采取專門的手段和措施來做好傳統紙質檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現了“雙套制”的檔案管理方式。
所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統紙質檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態度，將紙質檔案所具有的優勢和電子檔案所具有的優勢結合起來，即可以在管理過程中使用高效的專用搜索系統，又可以發揮紙質檔案作為憑證的一種價值。這在整個檔案文件的管理過程中，介質變化蘇采取的一種主要管理方式。
二、普通高中學籍檔案雙套制管理方式的具體使用
現階段我國許多省市自治區已經開始建立了普通中小學學生學習檔案電子信息化管理的專用系統，并且出臺了多種規定，表明電子檔案成為學生升學和就業等具體工作的主要依據，并且改變了傳統紙質檔案的遞交方式，逐步的實現傳統紙質檔案退出歷史舞臺。正是這些標準，使得學校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來滿足各方面的具體要求。學生在入學期間，建立紙質檔案，并且要建立兩份，一份學校留底，一份要學生在學習畢業之后帶走，無論是去參加工作還是到大學中去學習。而面對這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現階段的社會要求，才能更好地展開檔案管理的具體工作。
學校在使用雙套制的檔案管理方式時，需要做好這樣幾個方面的工作：
（一）提高學籍內容的完整性
根據筆者的走訪發現，有些學校根據具體社會經濟發展情況以及學籍檔案實際要求，不斷的補充完善整個學籍檔案內容的完整性。許多學校充分發揮班主任和任課教師的主觀能動性，不定期地請他們結合實際對完善學籍檔案的保管內容提出合理化建議。
以前的學校紙質學籍檔案內容包括學籍卡、思想品德考核表、；高中畢業證書存根；高考成績單等。隨著時間的推移增加了畢業生鑒定表和綜合素質評價基本信息表。而又根據社會發展的具體要求，將學籍檔案內容調整為學籍卡、畢業生鑒定表、綜合素質評價基本信息表、高中畢業證書存根、考生報名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時，電子學籍檔案的保存內容也根據上級有關部門的規定不斷調整與完善。
（二）明確工作流程，提升工作質量
紙質材料由原先定時歸檔轉變為結合電子文件即時歸檔。學校檔案室同步整理紙質檔案與電子檔案，賦予同一內容的兩套檔案統一的檔號，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質檔案實現有機對應。慈溪中學教務處學籍管理人員把同樣內容的紙質檔案和電子檔案按時匯總上交學校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質學籍檔案匯入學校文書檔案中，把電子學籍檔案匯入學校多媒體檔案中，這一做法可以充分發揮紙質檔案與電子檔案的各自優勢，有利于檔案查閱利用。
（三）提升檔案管理人員專業素質，確保工作成效
較之于傳統的檔案管理工作，普高學籍檔案雙套制管理的專業性更強，提升普高檔案管理人員專業素質十分重要。首先，檔案管理人員應積極轉變檔案管理理念，打破傳統的工作思維定勢，充分發揮主觀能動性，積極適應學籍檔案雙套制管理的需要。其次，檔案管理人員應努力改善自身知識結構，主動學習與信息自動化管理相關的基本知識，著重掌握電子學籍檔案管理系統的計算機操作與維護等技能。再次，檔案管理人員應充分了解電子檔案管理的特點及風險隱患，認真貫徹落實國家、省、市及本校應對電子檔案管理風險的各項規章制度，確保檔案安全。
電子檔案逐漸走向網絡化、電子化的發展方向，這也可以說是劃時代的變化，這項檔案管理系統，對于管理人員來說，也算是一種挑戰，能更有效的提高管理人員的管理水平。
（一）電子檔案呈現計算機的數字化信息形態
電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質檔案關系文件轉變成為一個小小的光盤、磁盤等幾億字的數據，可見這般變化可謂驚人。
（二）電子檔案管理信息是獨立的
紙質的檔案載體和內容是不可分離的一個整體但是，伴隨著電子檔案的出現，使得檔案管理的信息已經呈現更大的獨立性。并且其內存的位置還不是固定的，可以從一個儲存載體轉換到另一個載體，并且，其中的內容信息不會發生改變，卻可以通過計算機網絡進行轉換。
二、電子檔案管理
（一）現在，很大部分的檔案室都會將電子文件的檔案轉換成紙質文件進行保存
主要是因為電子文件檔案的管理制度、管理設備、證據性、管理技術與方法、通訊設備等各個方面還依舊存在問題。當然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統中，如果沒有技術過硬的員工，優越的科學管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據這樣的方式就可以實現雙套歸檔的局面形成。可說在相當長的一段時間里，電子文件檔案和紙質文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續存在。隨著社會的不斷進步，檔案管理技術的成熟以及各個方面的條件一應俱全時，將會有越來越多的電子文件逐漸轉換成為電子檔案。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統要建立起準確的標識關系。如：在電子檔案管理中的每個內容都要詳細的標注相互對應的紙質檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細信息；同樣，在紙質檔案中也要同樣詳細標注相互對應的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應，內容相互一致。
（二）可靠性的原則
電子檔案管理是必須準確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質檔案管理有著很多的優勢，紙質檔案管理在修改內容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點卻在于此，在電子檔案管理中要進行修改或者文件簽署上都是直接在計算機網絡中進行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數據的可靠性和證據性確是電子檔案管理的生命，這也是人們為什么會在電子檔案管理的可靠性和證據性有著過多的疑慮。這個問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴格的規范工作人員嚴格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴格檢查把關，確保歸檔的電子文件的數據要有著真實性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調閱、復制、鑒定、整理等各個環節都要保證依照正規的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴守遵循的。
（三）效率原則
一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建
1.利用會計電子檔案管理系統整合會計檔案信息
以會計電子檔案管理系統為基礎平臺，整合SAP系統、共享報賬服務平臺、銀企直聯系統、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調閱其它業務財務管理系統數據的能力，全方位提供會計檔案電子信息。
2.利用會計電子檔案管理系統管理全生命周期紙質會計檔案
通過電子檔案管理系統和影像子系統管理紙質檔案制作、接收、流轉、出入庫、調閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質會計檔案對應，使電子檔案管理系統成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。
3.形成統一的電子會計檔案信息管理平臺
形成1個門戶、2個子系統、3個應用層面構成的統一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統與影像子系統統一按門戶、集中存儲、統一管理、統一安全規則，影像子系統數據在紙質檔案歸檔完成后轉移至電子檔案管理系統統一管理。
二、形成基礎會計檔案影像化整體方案
1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化
通過掃描前置到報賬發起環節直接對報賬類原始憑證影像化，為后續管理和業務審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環節發生的勞動耗費。
2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化
直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉固和預轉固、資產、省代、稅費、收入等業務及相應業務管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數據的直接生成。
3.通過現有業務管理流程改造引入影像化
對基于紙質檔案流轉的業務管理模式進行改造，在業務管理流程初期引入影像化操作，使業務管理模式由基于紙質流轉的處理模式轉變為基于紙質檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。
三、尋求銀行電子回單解決方案
1.尋求對直聯銀行回單進行電子化對接
取得工行、招行、農行、建行等主要直聯銀行配合，推進銀行回單電子化對接，通過銀企直聯系統取得經過稽核確認的完整銀行電子回單支付數據，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯，支持后續電子會計檔案信息利用。
2.建立資金業務稽核機制，保證資金支付安全性
考慮到銀行業目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單，電子回單數據完整性無法直接核對確認，需依靠保證電子支付業務安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數據完整性。
3.與第三方支付公司合作實現非直聯銀行回單電子化
除主要直聯銀行外，剩余非直聯銀行全部采用直聯方式進行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉移到第三方支付公司、交易最終結果直接進入主要直聯銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。
四、會計檔案“去紙質”整理方案
1.形成記賬憑證電子化應用模式
提出基于紙質原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎上實現取消打印保管紙質記賬憑證，僅保管紙質原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統保管記賬憑證完整的電子信息。
實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統及紙質檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關系表管理卷內紙質原始憑證。
2.推動賬簿及銀行回單電子化應用工作
在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎上取消紙質的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統中保管對應電子信息；利用電子會計檔案管理系統的電子數據合成相關檔案信息滿足各項調閱需求。
五、開展業務協作，簡化會計檔案相關操作流程
1.完善流程
通過與法律、檔案管理部門協作，將現有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環節，形成合同閉環管理。在此基礎上將報賬過程直接應用電子合同，節省合同報賬過程中反復提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。
2.引入影像化模式
與采購、工程等部門合作，在業務管理流程中引入影像化模式，通過業務環節掃描提升業務管理流程審批效率，通過自動獲取業務管理系統數據生成影像化原始憑證，減少基于紙質收集和流轉的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質原始憑證流轉和保管打好基礎。
六、精心打造立體式會計檔案信息質量管控模式
對電子會計檔案信息產生和處理過程的責任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質量予以控制，并通過相關制度體系予以落實。
1.依托報賬流程建立多元化信息質量責任體系
明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務共享服務中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責任關系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責，形成三位一體的信息質量責任體系。
2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性
建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風險、健全內部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質的長效機制。
3.形成各業務管理系統數據交換與校驗機制
統一電子會計檔案管理系統與各業務管理系統數據界面，建立標準化的系統間數據交換模式，設置系統間數據交換后的校驗復核機制，保證檔案數據獲取過程的一致性、完整性和安全性。
關鍵詞 檔案數字化 建設 問題 探討
檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢。隨著電腦網絡技術的發展、信息時代的到來，各行各業都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節約了時間、成本，而且減少了工作人員的勞動量。數字化檔案將紙質版檔案輸入電腦進行管理，與網絡技術相融合，不但實現了檔案的信息化、遠程化管理，而且實現了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關部門的工作。雖然數字化檔案有很多優勢，但是要完全做好檔案數字化建設仍然存在著很多問題。檔案管理人員對檔案數字化管理沒有進行專業的知識培訓與學習，使得檔案數字化建設難以進行和提高。
一、檔案數字化建設存在的幾個問題
（一）紙質版檔案的完善程度影響檔案數字化建設
雖然紙質版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進行檔案數字化建設，首先必須借助紙質版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進行存儲。因此，紙質版檔案成了數字化檔案輸入的依據；其正確性和完整性將影響數字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質版檔案，才有高質量的數字化檔案，而紙質版檔案的完善程度將影響檔案數字化建設。特別是對于一些對檔案管理知識不熟、業務不專業的管理者來說，做好紙質版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。
（二）沒有形成統一的數字化檔案管理軟件
現在各行各業的檔案管理，雖然是用電腦進行管理，但僅僅是建立文件夾進行管理，并沒有正式的軟件管理系統。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯網識別，也就失去了數字化建設的意義；進而也就無法實現檔案數字化信息共享和遠程操控。此外，有些行業和部門雖然使用了檔案數字化管理軟件，但是由于是出于本行業、本部門的需要而進行的軟件開發。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內容和格式單一，通常只適合本行業、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業的計算機相匹配，一旦離開本行業的計算機，則其他計算機無法打開或者查閱，嚴重限制了管理軟件的作用。
（三）計算機病毒始終是檔案數字化建設中的困擾
計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設置防火墻和安裝殺毒軟件進行預防。事實上，計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但會使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數據和信息丟失；檔案數字化建設將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經濟損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的[私權被破壞，不僅會給單位造成嚴重的損失，而且會給個人造成不可估量的傷害。因此，計算機的安全問題是進行檔案數字化建設必須要解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業務知識單一
要進行檔案數字化建設，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業知識和計算機知識；只有融合兩者，才能勝任數字化檔案管理工作。事實上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對以上兩門知識的把握，其大多是由單位委任的。單位領導直接派遣與檔案管理工作性質相近的職工，或者計算機專業的職工進行檔案管理，這樣既不利于檔案數字化建設，也不利于單位的檔案管理。嚴格來說，具備兩門知識的人才甚少，現任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數字化檔案的建設越發困難。
二、針對檔案數字化建設問題的幾點思考
（一）做好紙質版檔案
雖然紙質版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質版的檔案建設。對此，一是要做好紙質版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個人信息、文件內容、數字標點等。只有確保紙質版檔案的內容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會正確，具有數字化建設的意義。否則錯誤的數字化檔案不僅會給他人造成損失，還會誤導管理者一錯再錯。二是要做好紙質版檔案的完整性和延續性。個人檔案或者單位檔案，因職工調動或者單位搬遷建設等容易導致紙質版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質版檔案的完整性，從而保護單位和個人的資料信息，使數字化檔案查詢紙質版信息有據可依。三是要保障紙質版檔案的安全。檔案信息關系到個人和單位的隱私，關乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質版檔案的安全，不僅要防止其發生損毀和丟失，更要防止發生篡改檔案的行為。
（二）加強數據庫建設和管理
數字化信息技術的發展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數據庫。檔案數字化建設的關鍵問題就是數據庫的建設和管理。有關部門應該應用當前快速發展的信息技術，不斷建設和完善數據庫；數據庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數據庫建設和管理，有關領導就必須要求單位上下統一認識，充分認識數據庫建設的重要性；堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設數據庫的過程中要突出重點，打破傳統思想的束縛，實現由單一的數據庫向系統的數據庫發展；在數據庫的管理過程中，要能夠重點面向應用、建立活庫，應用數據庫的使用頻率和效率來考核數據庫的活性等。
（三）提高管理人員的技術水平
鑒于數字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊伍進行管理。為此，檔案管理人員應做好以下幾點：一是要強化自身的計算機網絡知識，提高計算機應用水平，充分發揮數字化檔案建設的優越性。管理者不僅要熟練地操作計算機，還必須懂得如何利用數字化檔案管理軟件，加密隱私和設置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，安全清除計算機病毒，保證檔案數字化建設的安全性。二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應用到計算機管理中；能用檔案數字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數字的邏輯性，使檔案數字化建設質量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業道德素質。不管是對紙質版檔案還是數字化檔案來說，管理者的業務素質和道德素質都至關重要。其管理水平和責任態度決定了檔案管理的質量以及檔案數字化建設的質量。因此，有關部門必須加強管理者的道德修養，嚴格做好對檔案管理者的管理。
（四）要引進和應用先進的檔案管理軟件
管理軟件作為檔案數字化建設的管理系統，必須與計算機與網絡升級同步，即必須讓管理軟件進行相應的升級更新。否則隨著計算機系統的發展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網絡升級使得管理軟件在互聯網中無法識別，從而影響檔案的數字化建設。此外，要引進和應用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數字化建設的更新升級，促使數字化檔案管理能夠更加順暢，應用更加方便，從而真正達到數字化檔案管理的目的。
三、結語
要做好檔案數字化建設，必須從根本上抓起。如引進和應用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識的培訓，使其能夠熟練地操作先進的管理軟件；充分應用好計算機知識，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數字化檔案建設才有意義，才能順應數字化檔案信息管理的發展趨勢。
（作者單位為國土資源信息院）
參考文獻
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關鍵詞：數字化時代；檔案
數字化時代，基層檔案工作從傳統的、專人檔案規整、分類、編碼等逐漸轉變為以電子信息技術主導的開放化、共享化，智能化、網絡化。
一、數字化時代基層檔案工作的時代新要求
1.信息化社會大背景下，基層檔案工作要開放化、共享化。
在信息大爆炸的時代，信息交換成為社會交往主要形態，基層檔案工作越來越突現出其信息屬性，人們對于其關注也日漸加強。信息開放化、共享化狀態存在就為基層檔案工作信息提出了杜絕“重藏輕用”的要求。基層檔案工作就要改變過去封閉、僵化的工作模式，實現真正的共享，要求基層檔案信息更好的與社會相融合，要盡可能優化與豐富檔案庫藏，以實現基層檔案物質基礎的充分積累。同時，檔案信息的查閱形式應多樣化，通過完善體制實現電話、傳真及信函查詢等。
2.順應時展，實現基層檔案工作網絡化、自動化 。如今，知識經濟多依靠高新技術為主要發展形態，而網絡技術無疑為當前核心領導技術，對于信息處理的便捷性不可小覷。當前基層檔案工作要做的就是以信息技術為基礎，結合計算機技術、互聯網技術，將檔案管理模式轉變為大容量、低勞動強度、高效率性。在@一過程中，計算機技術是實現自動化管理的基礎，在信息存儲、處理方面能力巨大，尤其是在建設紙質檔案數字化模式、大容量、高精確度信息數據庫方面。另外，現代通信技術能夠實現檔案收、發的便捷化，在互聯網日漸普及的大趨勢下，基層檔案信息網絡化成為必然。
二、數字化時代基層檔案工作開展新思路
1.在整體發展規劃中充分納入檔案工作
基層檔案工作的順利開展，首先要實現對于檔案工作的充分優化，制定科學、合理的檔案策劃方案，然后再將目標細化為若干小任務，并逐步落實，有效整合，從而實現基層檔案工作的終極目標。從檔案工作規范化角度來看，計劃的制定非常關鍵，他能保證與基層發展步調一致，通過各個部門的密切配合和全體相關人員的有效參與，能夠有效保障檔案資源的全面收集與科學規整，是基層穩步、長遠發展的重要保障。
2.有條不紊的落實對于基層檔案目標的管理
在最近幾年，很多基層都開始實施“檔案工作的目標管理”，即將檔案工作具體任務分解，并安排到各相關部門。在這一過程中，檔案工作領導機制的構建十分必要，它建立在檔案館基礎上。其次，通過教育、宣傳及培訓，發展壯大檔案工作責任隊伍，強化相關部門中檔案管理者專業化乃至綜合素質。另外，健全檔案管理制度也是必要項，這一點主要是針對諸如歸檔規范性、統計準確、全面性而言。最后，要采取措施充分調動廣達參與者的工作積極性，例如在進行基層基建項目竣工驗收的檔案工作中，可以將群眾力量充分調動起來，使工作整體質量有效改善。
3.積極推薦基層檔案檔案雙套制管理體系
讓電子檔案與紙質檔案從根本上融合在一起，從而認真做好檔案雙套制管理的銜接工作。
（1）充分運用數字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當前檔案管理過程中實施雙套制管理模式，紙質檔案和電子檔案在應用過程中都受到傳統檔案管理基本知識影響。在當前檔案信息自動化的管理過程中，檔案管理的信息內容更加準確可靠。一般情況下，檔案管理強調電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當前檔案管理過程中，我們應該緊跟時展的步伐，不斷創新管理理念，根據實際情況采用檔案雙套制管理模式，有條不紊的開展基層檔案工作。
（2）結合基層檔案資料管理內容，初步限定雙套制模式管理范圍。為了有效提高基層檔案管理的水平，檔案管理部門負責人應該根據實際情況明確規定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個基層可以根據自身檔案資料的實際情況，探究多種載體保管形式，并提出具有較高應用價值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應該合理的將電子檔案和紙質檔案有效結合起來，構建完善的管理模式。同時，基層檔案管理部門應該定期整理檔案資料，進行分類處理，對于一些具有較高應用價值的檔案資料采取掃描措施，實行雙套制保管方式。
（3）對基層檔案“雙套制”模式管理的內容進行合理安排。在檔案管理過程中，實施雙套制管理模式其主要是針對檔案管理資料的內容而定。根據檔案資料的合理情況，對檔案雙套制模式管理的內容進行合理安排，有利于提高檔案資料的應用水平。在現代化檔案管理過程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，需要檔案管理工作者切實轉變工作思路，將檔案資料管理的重點放在檔案資料的利用中。在實行檔案雙套制管理模式的過程中采取循序漸進的模式，制定明確的檔案管理目標以及檔案管理計劃。根據不同檔案資料內容的利用程度，從實際情況出發最大限度提高檔案資料的利用價值。
數字化時代，基層檔案工作新模式還要有很長的路要走。在當前基層檔案管理的過程中，積極大膽采用電子檔案與紙質檔案雙套制管理模式是推動檔案事業發展最為有效的改進措施。
參考文獻：
所謂民政社會救助中心檔案，指得是社會救助工作中的待遇申請、復審、停止審批以及日常管理當中產生的具備保存價值的電子數據、聲像、圖表以及文字等資料。隨著信息技術在各行各業的不斷普及，電子檔案已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢，民政社會救助中心檔案管理工作自然也不例外。相較于傳統的紙質檔案，電子檔案在創建、儲存以及管理方面都存在較大的差異性，再加上民政社會救助中心檔案資源的復雜性，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作仍然存在許多問題，如何解決這些問題，從而有效推動民政社會救助中心檔案信息化發展成為當前急需解決的重要課題。
一、民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題
（一）電子檔案歸檔存在缺失。由于民政社會救助中心在以往的工作中保留的紙質檔案資料庫極為龐大，再加上紙質檔案裝訂、整理的過程中也沒有進行科學分類，導致民政社會救助中心在全面實施電子檔案管理以后，許多紙質檔案都沒有得到及時、合理地利用。將紙質版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復雜、繁瑣的工作，因為電子檔案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優勢沒有得到充分的發揮，檔案管理的效率相對較為低下。
（二）電子檔案缺乏資金保障。因為民政社會救助中心檔案管理信息化建設缺乏有效的資金保障，導致其在硬件設施方面的投入明顯不足，全國各個地區的民政社會救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對較為過時的計算機，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會救助中心檔案管理工作如果要實現高效率的信息化管理，先進的硬件設施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機以及復印機等等。
（三）檔案管理人員信息素養有待提升。現階段，民政社會救助中心檔案管理隊伍的年齡結構不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應能力相對較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關工作，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。
二、優化措施與建議
（一）完善電子檔案管理體系。一套科學、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開展的先決條件。這就需要民政社會救助中心嚴格按照電子檔案管理的相關規范，充分結合民政社會救助中心的實際情況，制定一套具有科學性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責任等相關流程更為規范化、合理化，切實保障各項工作的開展實現有章可循、有矩可循。針對審查完成的電子文件實施統一的收集管理，要產生對應的紙質文件，并且要針對紙質文件實施集中核查，從而有效保障紙質檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會救助中心應當逐漸規范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺，從而有效保障電子檔案管理工作的穩定性與便捷性。
（二）加大財務檔案管理信息化發展力度。民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發展，就必須要進一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動打印機、掃描儀、復印機、照相機以及計算機等，切實滿足現代化電子檔案管理工作的相關要求，實現檔案存儲介質的多元化發展。此外，民政社會救助中心還應當逐步實現電子檔案自動化管理的目標，必須要改變傳統管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會救助中心檔案的“利用”性質，比如：構建社會救助工作的信息管理系統，使得民政社會救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內容更為準確，從而有效促進民政社會救助中心電子檔案規范化、科學化的發展，真正實現民政社會救助中心電子檔案的價值。
（三）提升檔案管理人員專業能力。隨著信息技術與科學技術日新月異的變化，電子檔案已經成為檔案管理工作未來的必然發展趨勢。所以，民政社會救助中心應當依照檔案管理的實際需求，針對檔案管理隊伍進行優化，切實保障檔案管理隊伍年齡結構的合理性。進一步加強培訓教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，根據當前檔案管理隊伍的實際情況，組織多形式、多渠道的培訓教育方式，進一步完善檔案管理人員的知識體系與信息素養，全面提升檔案管理隊伍的電子信息知識，力爭打造一支綜合素質過硬、專業結構合理、專業技術強的檔案管理隊伍。
三、結語
處在當前這個信息技術高速發展的社會，民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發展，就必須要正視當前存在的問題，針對這些問題制定相應的優化方案，并且要不斷加大電子檔案的管理力度。如此，才能保障民政社會救助中心各項工作的有序開展。
一、社保業務紙質檔案數字化管理的優點
（一）標準統一，要求規范
將社會保險業務紙質檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在社會保險檔案電子管理系統中，不按規定流程整理便無法歸檔，從而使社會保險業務紙質檔案化管理標準統一，要求規范。解決了目前紙質檔案管理中的標準不統一、內容不齊全，整理的規格不統一、質量不高等問題。
（二）即時采集，隨時歸檔
實行電子檔案管理可以在參保對象業務辦結后立即將紙質資料掃描錄入微機，不僅避免了手工錄入造成的差錯，提高了工作效率，而且解決了有些單位平時不注意紙質資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了紙質資料的歸檔率和完整率。
（三）易于管理，查閱方便
電子檔案是以電子數據的形式存儲紙質檔案資料，幾百甚至幾千本紙質資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設施，節約了人力和財力，管理起來十分方便。聯機后凡是在經過授權的微機上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類社會保險檔案資料，提升了社會保險經辦機構基礎管理水平，解決了多年來傳統檔案管理一直處于封閉式的局面，提高了資料檔案利用價值。
（四）監控前移，方便考核
由于采用高清晰度掃描，參保人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細節你都看得清清楚楚，在微機中審核社會保險業務資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認真，哪些登記表填寫或資料不全等，將監控工作前移到受理錄入環節，有效地提高了各項基礎工作的質量。同時為內部考評提供了新的途徑和依據，想查書面資料情況直接在計算機上就可實現，無需再到業務員或檔案室調取資料檢查。
二、實現社保業務紙質檔案數字化管理的可行性
（一）取材容易，采集便捷
對于社會保險業務紙質檔案數字化管理來說，需要的是將紙質資料轉換成電子數據。紙質資料可通過掃描儀掃描進入微機，只需要設計出實用的社會保險業務資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當的查詢應用系統便可順利運行。
（二）投資不大，技術不難
社會保險業務紙質檔案數字化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結合本身社會保險業務檔案工作的要求，借助外部技術人員的力量，可以成功地解決這一難題。同時，高速掃描儀的價格不高。
（三）容易普及，實用性強
軟件的前臺應用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質檔案掃描進計算機保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網絡版的社會保險業務檔案管理軟件，通過授權可以實現系統內網中的任何一臺計算機都可以方便地檢索和查閱社會保險業務檔案資料，實現真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。
三、實行社保業務紙質檔案數字化管理應注意的幾個問題
（一）加強紙質資料審核
資料整理是檔案數字化工作中的一個基礎環節，準備不充分會造成數據錄入內容與名稱不對應或資料殘缺不全等現象。這要求在檔案掃描前，必須加強審核，對裝訂物影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物，拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害，不允許裁切檔案紙張。破損嚴重無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復；折皺不平影響掃描質量的原件應先進行處理（壓平或熨平）后再進行掃描。
（二）加強數據質量控制與管理
對于掃描好的數據信息，由質量檢查人員把關，檢查掃描數據質量是否符合最終存儲歸檔標準。對在高速掃描過程中出現的不合格數據，做人工處理。如果發現漏頁、重張等問題，要求及時補掃或在系統中刪除重張那頁。對于掃描數據不清晰的，在數據信息問題記錄單上記錄并重新掃描。當發現不符合規則的數據，利用系統提供的功能，對掃描好的數據進行修改或更正。
數據檔案信息雖然不怕蟲蛀、霉爛，但也有其缺點，一旦發生中毒、計算機硬盤損壞等情況，將會造成數據的丟失。因此要加強對已錄入的數據的保存，在加強對計算機安全管理的同時，可定期對數據進行備份，確保數據不丟失；還要加強數據的保密處理，防止人為破壞。
（三）加大相關人員的培訓
隨著信息技術的高速發展，檔案管理由過去的勞動密集型轉變為以現代化辦公設備為依托的知識密集型的工作模式，檔案數字化建設的過程與新知識、新技術的普及和應用密不可分，所以，人才隊伍是關系到檔案數字化建設成敗的關鍵因素。因此，應加大有關人員的崗位培訓力度，重點學習與信息化相關的系統開發與維護、數據化加工與管理、數據庫運行管理等，以適應檔案信息化建設的需要。
