時間：2023-01-14 23:47:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇紙質檔案論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
紙張的耐久性取決于纖維素的性質，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質檔案的壽命達到上百年甚至上千年。
電子文件的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。
2環境條件影響的差異
2.1溫濕度影響的差異
不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解－氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散、洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是不同的。
2.2灰塵影響的差異
灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發生粘結而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。
2.3外來磁場和機械震動影響的差異
磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。
2.4光線和有害氣體影響的差異
光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線，特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
3技術壽命的差異
紙質文件一旦形成，其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，使由單個廠家生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統的互連標準，使不同系統和不同軟件的數據可以進行互換。這種方法不失為解決技術過時的新途徑。
4信息保護的差異
關鍵詞：紙質圖書，除酸處理
1紙質圖書的酸化危機
自古以來，圖書的材質歷經了甲骨、金石、竹木簡、縑帛、紙張等各類基材，特別是珍貴的古籍文獻大都是以紙質為傳播媒體。論文參考。為了能夠使其長久流傳，以提供鑒古知今的功能，保存、維護紙質文獻則是圖書館工作者責無旁貸且刻不容緩的工作。
紙質文獻屬于有機類材質，而自然界的有機物，皆會隨時間之延長而呈現各種的劣化現象；在圖書館紙質文獻的劣化現象中，“酸性紙”特別需要引起我們的重視與解決。紙張是植物纖維均勻分散于水中，經過抄紙網濾水作用得到平面薄片構造，在除水干燥處理之后，纖維間相互結合交織而成者。由于紙中之纖維呈現毛細管現象（一般印刷用紙之孔隙率約40～65％），且制紙用纖維為親水性物質，故在以墨水書寫或用印墨印刷時，墨水溶液會因為毛細管現象而滲入紙層中。
早期，歐洲多采用上膠方式以防止墨水暈散、滲透。自1807年德國發明了以松香－明礬為原料的上膠法后，十九世紀之后所制造的紙張皆采用此法處理，即松香－明礬抄紙。但這種紙張存在著一個問題，即其紙層的纖維呈酸性狀態，在空氣污染物的作用下，容量引起紙張變質而無法完好地保存。1964年美國維吉尼亞州立圖書館圖書修補專家的研究報告證實了酸性紙是紙張劣化的主要原因，他曾收集1425年至1900年歐洲及美國的文化用紙，測定其耐折強度、破裂強度及紙張的酸堿值，而由其測定的結果顯示，1700年至1900年所制紙張的酸堿值平均為4.0～4.9，紙張的耐折強度隨著酸度增加而呈直線下降，只不過經過100年，紙張之耐折強度已下降到零；15世紀到17世紀的紙張強度則相對的較高，劣化程度較低，由此可見酸性紙自然劣化一直在進行著。這就是所謂的“酸性紙”危機。
2紙張的酸化過程
經調查，導致紙張酸化的主要原因有兩種：
首先，是因為采用了酸性上膠法。由于紙中含有硫酸鋁（明礬）的酸性，使纖維素引發酸加水分解所致。論文參考。在造紙過程中所添加的上膠劑：松香－硫酸鋁，因鋁易與其他化合物作用，而使硫酸根殘留在紙層中，此種離子性硫酸不易揮發，因此會隨著紙的干燥而濃縮，引起強脫水作用而引發紙中有機成分的變質。
其次，是經過自然劣化的氧化作用。例如與空氣污染物的硫化物、氧化物或酸化物發生作用，甚至是微生物新陳代謝作用引起，這些均會導致紙質文獻的酸化劣解而破壞。
3紙張的除酸處理法
酸性狀態下制造的紙張，經長時間后或與大氣中的污染物接觸，將使紙張的酸度提高。在此狀態下，一些酸會攻擊纖維壁的碳水化合物組織，且增加酸性成分的大量沉積，時間過久則纖維素受酸水解作用而降解。因此，對于逐漸酸化的圖書、文獻之保存方法，是將酸性紙中殘存的硫酸根予以固定或是進行除酸處理。論文參考。此類圖書的除酸、中和處理法多采用各種中和藥劑如：氫氧化鋇、氫氧化鈣、碳酸鈣、碳酸鎂、醋酸鎂等。在此，筆者特介紹三類紙張除酸處理方法，以供同行參考。
3．1水溶液除酸法（Aqueous Deacidification）：為濕式處理法，主要為水溶液的應用。常用者為水、氫氧化鈣、重碳酸鈣、碳酸鈣、碳酸鎂、重碳酸鎂等。
3．2非水溶液除酸法（Nonaqueous Deacidification）：為干式處理法，主要采用有機溶劑替代水溶液。常用者有醋酸鎂、氫氧化鋇、甲醇鎂及甲基碳酸鎂等藥劑。
3．3氣體除酸法（Vapor Phase Deacidification）：用氣體蒸發方式的去酸法。常用者為氨、碳酸環己胺、嗎啉、二乙基鋅等。
4小結
酸性抄紙法是造成目前紙張文獻酸化最主要因素之一，為挽救世界各地因酸化問題而陷于腐朽、潰散狀態的古籍文獻，除了除酸處理之外，其根本之道，便是無酸紙張（Acid－free paper）的發展與使用，用以保存珍貴的紙質類文獻。
隨著造紙趨勢的中性化，相信紙張文獻的劣化會較以前減輕。但問題在于十九世紀末起，迄近年來以酸性紙制印刷的圖書、文獻，其已劣化的紙質應如何處理呢，這是我們目前急于解決的問題。而對于尚未劣化的圖書數據，其保存與維護更是重要。為防患紙質文獻的酸化于未然，應立即針對尚未發生酸化的酸性紙張進行中性化的除酸處理，以延緩紙張酸性劣化的發生。
我們不但要用除酸處理法治標，還要用生產中性紙取代酸性造紙治本，希望雙管齊下，盡快解決紙張酸化的問題，這樣才能減緩紙質文獻的劣化速率，而達于延長珍貴文獻的目的。
參考文獻：
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1學校檔案與文獻管理的特點
1.1學生信息檔案數量巨大
學校的檔案大多數都是以紙質形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質為準。規模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學校每三年就畢業一批學生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數千人的在校生規模。因此，學校需要保存的學生檔案的數量巨大。綜合類的高校以及較大規模的高中等學校，基礎教育與專業教育對教育資源的需求量也十分巨大。
1.2檔案及文獻的重要程度高
規模較大的學校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學歷檔案與科研資料。當前雖然教育部也有電子數據可以查詢學歷信息，但是一旦學歷學位證書遺失，最終回到學校補辦時，還是要以學校存底的檔案信息為依據。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文獻資料使用頻繁易破損
學校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規模往往很大，老牌院校還保存著一部分數十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當前中學以下的學校圖書館基本是完全開架，學生們能夠隨意借閱，不過多數都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權限分級的方式。不過，紙質的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。
1.4檔案與文獻查閱不便
由于檔案與文獻的數量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質檔案與文獻，當歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。
2檔案與文獻信息化管理系統概述
國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內容：
2.1檔案及檔案信息數字化
將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質檔案進行數字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業學生的學歷、學位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎教育書籍、專業書籍、科研資料、科研成果、論文等。數字化的形式有多種，常利用掃描技術、計算機圖形文字處理技術等將紙質檔案轉化為電子檔案存儲。檔案資料進行數字化后，還必須將檔案資料的信息進行數字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。
2.2檔案文獻管理的自動化
主要的方式是建立檔案數據庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲。現在已經建立較完善信息化檔案管理系統的學校，一般是利用數字圖書館與檔案數據庫的形式進行自動化管理實現查詢、借閱的自助化。數字圖書館一般只在校內可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術，實現快速查詢，利用VPN通道等實現安全下載與上傳，配置專門的服務器進行數據的存儲。
3當前學校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策
3.1管理制度落后
當前，有不少學校，即使已經引入了信息化管理系統，仍然采用陳舊的管理系統，多數情況下還采取傳統模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質登記與電子記錄并存，常常發生兩者不符的現象。因此，應該在管理制度上，將能夠信息化的手續實現信息化的管理。
3.2管理人員計算機技術水平較低
利用信息化系統進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數據庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統維護方面的專業技能。同時，他們還應該具有較高的職業操守，對待檔案管理的工作能夠認真細致、耐心謹慎。不過，當前多數學校數字化圖書館與檔案數據庫依舊是原來管理傳統檔案的人員進行管理，計算機數據庫技能上普遍偏低，難以發揮信息化系統管理上的優勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。
3.3缺少通用性較強的數據庫系統軟件
論文摘 要:高校繼續教育培訓工作的快速發展，使得各類公文、檔案數量激增。且由于教育培訓的特殊性質，需要很頻繁快速地調用各類文檔，這增加了管理的難度。而引入電子文檔有效地解決了這一問題。由于種種原因，電子文檔在高校并沒有統一規范。隨著信息技術、網絡技術的深入發展和教育培訓工作的需求，相信必然會一步步實現完全的電子化、信息化。
近年來，高校繼續教育培訓進入了一個快速發展期，隨著其規模的不斷擴大，在其內部產生了大量的公文和檔案。由于教育培訓領域自身所獨有的特點，使得管理者對公文、檔案的存取、調用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時地使用這些檔案，是目前高校教育培訓工作中面臨的一個重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術、網絡技術的發展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統文件無法比擬的優勢。在電子文檔大量產生的同時，如何保障電子文檔的有效利用，已經成為人們所關注的重要問題。
一、概念及特性
文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動化系統生成，電子公文流轉結束后就進入了歸檔環節，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運作中創建、流轉和最終生成的能為計算機識別和處理，并可在網絡上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯網技術可以在極短的時間里從任意地點進行查閱、調用，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設備依存度較高，而且易于修改、復制、傳播。
二、教育培訓文檔電子化的意義
(一)高校教育培訓公文電子化的意義
高校教育培訓的公文包括請示、資產請示、收文、報文、大型活動審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時效性強，需要準確、快速地完成。如果使用傳統的手工方式完成，則費時費力，且易出差錯。依靠網絡信息技術對文檔進行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉速度，提高了辦公效率和資源利用率，實現了跨平臺的數據信息交換和信息共享，使各個層面的工作有機地聯系起來。
1．辦公效率大幅提高
電子公文與紙質公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓工作的日常內部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發、分發、催辦、歸檔等，上級來文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來依靠傳統的流轉程序時，就擬稿、審稿、定稿程序就會反復幾次修改，若是碰到領導出差的情況，只能等到領導出差回來才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報到下一位領導時，可能又因為別的原因而延誤了批閱。這些嚴重地影響了公文流轉的進程和速度，制約了教育培訓工作的開展。而電子公文相比紙質公文來說方便、快捷、智能，依靠計算機強大的信息處理能力以及網絡，不受時間和地點的限制，只要有互聯網，隨時隨地就可簽批。即使領導在大洋彼岸出差，也可以使用互聯網絡及時登錄辦公自動化系統簽批公文。而且辦公自動化系統具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。
2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性
傳統的公文流轉方式在向上報文或向下級部門發送紙質公文時，中間要經過很多人工操作環節，才能到達相關部門。因受時間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時有發生。而電子公文通過辦公自動化平臺，利用計算機網絡技術功能，無論是在制發上傳文件還是向下級信息，都會在短時間內以點帶面的形式信息，減少了中間環節，大大縮短了公文流轉的時間，及時地傳遞了信息，其時效性能高的優勢是紙質公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。
3．響應低碳、環保、節約的號召
采用無紙化辦公的方式進行電子公文的流轉，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費用。這無疑是對倡導低碳環保生活的響應，為建設環保型、節約型社會貢獻了一份力量。
(二)高校教育培訓檔案電子化的意義
1．提高檔案管理工作的質量和水平
傳統型檔案以手工管理為主，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異。而電子公文轉化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規范的要求進行編制開發的專用數據庫，任何人進行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質量和水平。
2．文件信息得到充分交流與共享
多年來，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫房中進行，無法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時，由于傳統意識的影響，國人對檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓的檔案管理有其獨特的特點，即查詢調用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級可以深入到文件級甚至內容級，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動化平臺，根據用戶的不同職責設置不同的權限，分級共享信息。而且足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率
在查閱紙質公文時要根據時間和空間順序在公文檔案中進行查找，如果年代久遠則十分麻煩和費力。而高校教育培訓檔案電子化后，通過計算機網絡技術功能，鍵入相關內容的關鍵字、詞或類目、時間、地域等進行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內搜索到相關檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準率。
三、存在的問題及當前應對方法
電子文檔的普及為我們的工作帶來了極大的方便，為高校的持續發展做出了貢獻，但是在應用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學繼續教育學院為例，在向上級報文時，還是只能使用傳統的手工流轉程序，整個高校在整體上并沒有實行電子公文，也沒有統一規范，二級院系只是各自為戰，電子公文僅僅在院系內部使用，出了院系的文件流轉還是只能依靠傳統的紙質公文流轉方式完成。在財務方面，報銷憑證還是需要紙質文檔且需領導簽字才可生效完成報銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。
鑒于以上原因，文檔實行“兩套制”是有必要的，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。對于只能是紙質文件流轉的工作，事后再利用掃描儀等設備轉化為電子文件進行存儲。這也是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。從歷史和現實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
四、結語
總之，文檔電子化是信息時展的必由之路，是高校教育培訓發展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質量的重要手段。它革命性地改變了延續幾千年的傳統公文傳遞方式，其應用亦必然會越來越深入和普及，必能大力促進高校教育培訓工作信息化的快速發展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展和實現。
參考文獻
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一、計算機業務檔案實行計算機管理的必要性
教師業務檔案，是學校教師在教育、教學過程中取得具有價值的材料。它真實反映出教師的教學水平和自身的素養，以及教學管理部門和學生對教師的教學水平的評估、評價等。隨著社會不斷發展，對每位教師教學水平、教研成果、評審考核業績越來越嚴格，評估項目越來越細致。導致檔案的收集、整理等歸檔工作越來越重要、越繁瑣。為使教師業務檔案管理更有效率，不可再用以往只有紙質的工作方式，而應采用結合紙質檔案和計算機管理的教師業務檔案系統軟件。以手工為主的檔案管理不僅消耗人力、物力，而且查找率低。實行計算機管理，大大地提高檔案加工、存貯、傳遞的速度和質量，對于檢索更為方便、快捷，很大程度上提高了檔案的查找率。如，一旦上級部門要提取符合某一條件的所有教師的信息，我們可以通過教師業務檔案系統，非常方便地查詢出符合相關條件的教師資料，使得工作效率提高很多，而且不易出錯。只有用先進的計算機科學管理思想，用現代技術裝備檔案工作，才能使學校教師檔案管理適應現在的社會需求。
二、教師業務檔案的基本內容
教師業務檔案是教師教學水平的真實記錄，是衡量教師能力的重要依據。檔案的內容必須經過嚴格的審查，并留復印件做為紙質文檔。結合我校開發的教師業務檔案系統，談談教師業務檔案的基本內容。
1.基本信息
真實地反映教師最基本的個人信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、工作時間、簡歷、畢業院校、所學專業、最高學歷、最高學位、學術專長、職稱、職稱評定時間、學歷、專業技術職務任職資格證書、教師資格證書、年度考核、家庭成員等內容。從基本信息中可以看出一名教師的從教歷程，充分了解教師最根本的信息，讓使用者一目了然。
2.教學情況
每學期所帶班級期中期末考試成績情況、學生的評價、學期評價。更為細致地反映教師教學成績及態度。
3.培訓情況
教師是終身學習制的，因此繼續教育是教師學習的主要途徑，是教師業務水平的參考資料。
4.教學論文
凡是在報刊、雜志上發表，參加各種論文競賽獲獎的都應歸檔。它們是衡量教師教研非常有份量的見證。
5.科研成果
除論文外的科研，如，課題研究、獲獎作品等，經有關部門認可后，也都應入檔。它們是教師科研最有份量的憑證。
6.獎勵與榮譽
教師在教學過程中、在社會活動中所獲得的獎勵及榮譽，是對教師在教學過程和社會活動中的肯定，得到大家的認可。
7.教學檢查情況
不定時地對教師的教案、聽課本、作業批改的檢查。可以有效地反應教師的工作態度，更好地促使教師全身心地投入工作。
8.評優課情況
公開課是教師每學期都要開展的活動，它是評價教師教學水平、提高教法及經驗的重要措施，具有觀摩和參考作用，因此公開課的情況應系統的收集。
三、教師業務檔案的價值
1.教師業務檔案為教師職稱評審提供了有用的資料
教師的職稱評審是一種專業技術評審制度，是對教師在一段時間內所取得成績及表現的總體評價。教師所取得的以上內容的成績及表現，都會由專人來記錄到教師業務檔案系統，電腦資料可以及時、快速得到更新。它真實地反映了教師的教學情況、培訓情況、教學論文、科研成果、獎勵與榮譽、教學檢查情況及評優課情況等相關信息。因為每次職稱評審的名額有限，我校每年教師申報職稱之時，都會先通過學校內部的評審，而教師業務檔案可為之提供至關重要的相關資料，作為他們業績的憑證，客觀反映教師的相關情況。由此可見，教師業務檔案是很重要的，是一個教師業績體現的基礎，也為教師提供了一個公平競爭的平臺。
2.教師業務檔案是學校學術水平的體現，同時為學校教科研提供必要的資料
教師業務檔案中客觀記錄了在職及退休教師所取得的教科研成果情況，是學校學術水平的總體體現，不僅為學校積累和保存了歷史文化財富，也是學校軟實力的象征。通過教師業務檔案系統軟件，可以快速反映出學校整體的軟實力。學校教師業務檔案系統是網絡版的，故而只要有網絡，可以隨地隨用。每次上級部門來檢查，學校必將教師業務檔案系統呈現出來，這樣可以非常方便，非常快速地體現出學校的學術水平，以及統計相關的資料，如，統計獲得省級以上獎勵的教師情況等。
3.教師業務檔案提高了教師的積極性及教師之間的競爭意識
教師業務檔案系統可以全面地反映學校教師所取得的各類成績及教科研情況，而教師們都可以通過上網，來查詢和統計自己和別人所取的成績。可以清晰地看到自身一路發展的歷程，從中提取經驗，促使自己更加進步。一旦落后于別人，無形之中產生了一種壓力，這樣才會不斷地去提升自己，充實自身的實力。特別是這個激烈的競爭時代，教師實行了聘任制，如果落后就會被淘汰。而教師業務檔案系統，就像一塊明鏡，時刻提醒自己，衡量著自己的能力和成績。
四、結束語
教師業務檔案是學校檔案的不可缺少的一部分，同時也是學校軟實力的有力表現，是學校一筆重要的財富，也是教師本身的財富。對于現在的信息時代，把計算機技術應用于教師業務檔案中，是社會發展的需要，是一種趨勢。通過信息技術，形成教師業務檔案系統，可以將教師業務檔案最有效率地發揮出最大的作用。
參考文獻
關鍵詞：電子檔案，問題，對策
信息技術的飛速發展和廣泛應用使人類生活的各個方面發生了巨大的變化。計算機應用與辦公自動化和自動化工程設計，已產生了大量的CAD或公文性電子文件。由此引起的對電子文件和電子檔案的管理，是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。計算機的普遍應用，電子文件的大量產生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務，實現信息共享，無疑將會帶來極大的方便，同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。
1.與傳統相比較，現代的檔案工作發生如下的主要變化
1.1檔案載體的轉變
在管理活動中，電子文件以其快捷的進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需要產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。免費論文。
1.2企業檔案的分類變化
舊有的關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。
1.3檔案接收和保管上也有所改變
在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分其至接收不到檔案。
無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行駛檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。
2.電子檔案工作面臨的問題
2.1電子檔案原件的真實性問題
電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。免費論文。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行刪改，也難以發現和確定。
2.2電子檔案內容的保密性問題
用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
2.3電子檔案保管的長久性問題
隨著辦公自動化的不斷深入，好多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
2.4檔案管理軟件的統一性問題
計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要，檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。
3.建議采取的對策
3.1盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才
培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖計算機管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業，不僅會操作而且會設計程序，能夠開發軟件。
3.2建立健全維護電子文件真實和安全的法規
在電子文件的形成、處理、歸檔、電子檔的保管、利用等各個各環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完美的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規定下來，使人們能夠自覺的遵守這些規定。免費論文。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
3.3制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范
隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范的管理。這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。
3.4研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件
建議由國家檔案局牽頭，研制開發適應檔案管理現代化軟件，并在全國檔案系統統一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。
辦公自動化的廣泛實現，信息高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形式，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰。
關鍵詞：檔案管理；高校檔案；歸檔；利用
一、問題提出
檔案是最早產生的文獻之一，是現代社會信息的重要門類。高校檔案是學校發展的重要組成部分，是學校發展的一部分，又要與學校發展共進，同時在學校發展中發揮獨特的作用。它由具有保存價值的各種文字，圖表，聲像等構成，因此作好檔案管理工作，是檔案利用的前提。檔案實體管理分為收集、整理、保管、統計等工作環節，隨著檔案的信息化發展，很多傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案替代。檔案機構在收集檔案之后，須對檔案進行詳細的整理， 對檔案信息進行有效的整合， 并采取多元化的利用方式，為社會提供良好的實踐服務，因此檔案的收集及立卷就成了一項非常重要的工作。
二、高校檔案分類具體工作
檔案工作由校長領導，納入高校整體規劃，建立健全的檔案機構、檔案庫房，由高校各部門選出兼職檔案員，每年由兼職檔案員整理移交給檔案機構的檔案工作者，并立卷入庫。
高校檔案主要分為五大類：學生成績、論文、名冊等為教學類；學校行政、黨群部門產生的文件、會議紀要歸為黨政類；財會檔案、學校申請的科研項目及基建部門的相關資料；學校派遣相關人員出席的國際會議，考察、講學，聘請的境外專家、中外合作辦學，港澳臺專家、學生等材料歸為外事類；其次為出版及聲像類。下面，分別對各類檔案的歸檔進行詳細探討。
（一）教學檔案
教學工作是學校工作的重心，它擔任著重要角色，教學檔案是反映教師和學生教學的情況及對學術成果的肯定，具有一定的保存價值。由于過去學校對檔案的不重視，使得學生成績混亂、缺失等不規范化的歸檔，給檔案的利用帶來了極為不便，也給學校及學生造成了負面影響。隨著檔案知識的普及，高校各部門對檔案工作逐漸重視，通過檔案管理工作者對各學院的指導及協助，教學檔案形成了一套規范化的歸檔流程。各學院每年對學生成績按班歸至檔案館，學位論文以學院為單位進行歸檔，最后由檔案工作者對成績進行編目、裝盒、輸機；學位論文則實行一人一盒制。在利用教學檔案時，直接在檔案管理系統里輸入相應的信息，查詢到檔號，取出檔案，從而提高了檔案利用的效率。
（二）黨政檔案
黨群行政檔案包括學校各行政單位每年產生的文件，是評價黨群、行政工作和檔案工作的依據。黨政檔案包括人事處的聘用合同，審計處審計資料，黨政機關形成的文件，會議材料，政府部門頒發的文件、法律法規以及一些有參考價值的文件。具有永久和長期保存價值的文件材料必須準確、簽章手續完整，發現問題及時補救。
黨政檔案的文件資料為原始件，按時間順序排列。批復在前，請示在后；正文在前，附件在后；結論在前，依據在后的歸檔原則。
（三）基建、科研、財會檔案
基建檔案是高校校園中各種建筑物，地上、地下管線等基本建設工程的規劃、施工等活動的記錄，是評估基建工作和檔案工作的依據，是反映項目建設的全過程。包括基建文件、施工技術文件，施工合同、設計圖紙、投標文件等。基建檔案按項目組卷，剔除重份，圖紙采用“手風琴”式折疊。
科研檔案是反映高校科研成果的依據，包括科研管理、科研準備、申報獎勵等文件。與國內外合作的研究課題，經學校批準申報所獲得的各項成果，均應由兼職檔案員整理移交給檔案工作者。
財會檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等材料，是記錄學校經濟業務的史料。由專人按照財會檔案移交清冊所列的內容逐項交接，并簽名蓋章，任何人都不得私自拆封或抽換。最后檔案工作者對財會檔案的保管期限定期對舊的財會檔案進行專業銷毀，銷毀單位出具銷毀憑證。
（四）外事檔案
外事檔案是學校對外合作的橋梁，它由出國、出境資料，專家聘用合同，學術交流涉外教育等材料組成。高校外事檔案能真實反映學校對外合作與交流的全過程，是支撐本科教學水平提高的依據。在歸檔過程中需去粗取精，概括整理出高層次的檔案信息，分類整理、裝盒，對同一性質的檔案進行文摘匯編，以便于不同的利用。外事檔案的查閱須由單位開介紹信，持本人身份證，登記后方可允許閱看。
（五）出版、聲像檔案
由學校自行編輯出版的學報、學術刊物以及出版的樣書、審稿單交由檔案工作者統一編制目錄，對于出版合同、原稿則由部門建立出版社檔案分室，高校檔案館指導協助。
聲像檔案是指被計算機識別，按一定格式存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，如照片、視頻等。電子檔案能節約能源，節約檔案占用空間，易于管理，不易丟失，可以提高工作效率。隨著檔案信息的網絡服務，電子檔案已成為高校檔案歸檔的趨勢。因此聲像檔案應選擇聲音、圖像清晰、完整，體現主題內容等因素的材料，按載體類別、年度、保管實體順序編號，打印或粘貼實體說明標簽、檔案目錄、保管期限、制作單位及時間。
三、結語
高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構，因此做好檔案的歸檔是檔案利用的支柱。檔案開發利用已經成為了不可缺失的信息資源，加強檔案的開發利用，實現資源共享。檔案工作者需指導各部門形成一個規范的歸檔流程，在立卷中，編制好目錄、檔號、備考表等，這將有利于檔案的高效利用。同時，應加強檔案的數字化建設，將重要的紙質檔案制作成電子檔案，方便查詢，為紙質檔案的不確定因素提供了備份。在人才資源開發上，成立熟悉檔案業務及計算機操作的復合型人才，加強檔案工作的指導、監督工作。各級領導對檔案工作的重視，使高校得以穩定、健康的發展。
參考文獻：
一、電子文件定義及其特點綜述
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
3對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
3使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。
關鍵詞：醫療機構 電子文件 檔案信息化管理
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0745（2013）05-0338-01
一、醫療機構實行檔案信息化建設的優點
一個典型的事務型辦公自動化系統包括文字報表處理系統、公文處理系統、檔案管理系統、會議管理系統、輕型印刷系統、行政事務管理系統、系統維護等幾個主要模塊。而文書檔案管理系統做為其一部分，在醫療機構領導決策、醫療機構管理和業務處理等方面發揮著日益強大的功能：
1.檢索快捷，提高了工作效率。現代網絡系統提供了方便快捷的管理手段和檢索工具，在文件歸檔、信息檢索利用、檔案立卷等方面極大地減輕了文書檔案管理人員的勞動強度，增加了歸檔質量，提高了檢索速度和準確度。在手工操作中存在的文檔積存現象，立卷缺漏問題，可以得到即時修改。與傳統紙質文件相比，電子文件具有信息與載體的相分離性，信息流包含著更廣泛、更快速的邏輯關系在四通八達、緊密聯結的網絡載體上高速運行。
2.實現信息共享，提供高效服務。在原始的手工操作管理中，往往存在大量信息閑置在文件柜中，文件和信息查找費時費力。隨著計算機網絡技術的發展，檔案的管理提升到文件級，管理更加體系化，文件的內容屬性和目錄屬性可以合并存在，調閱文件保證了較高的查全率和查準率。
3.電子文檔較紙質文件的優越性。隨著大容量移動硬盤的開發，電子文件的無紙化儲存成為現實，新的文件載體存取方便快捷，具有可復制性，傳輸速度快，傳輸距離不受限制。儲存時間長，對溫度、濕度、氧化等外部條件要求相對降低，易于保存。與傳統的紙質文件存檔相比，儲藏占地也極大壓縮。
4.成本節約。醫療機構文書檔案擔負著各級領導公文分類、轉遞、歸檔以及醫療機構重大事件、重要活動原始資料記載收集等工作，是醫療機構管理歷程的見證和有效憑據。傳統的紙質文件的傳閱方式、手工操作費工費時，儲藏、保養均要占用較多建筑、電力和人力；遠程傳輸、傳閱成本較高，且在傳閱過程中易將公文損壞或遺失；還要相應地建設大規模的檔案館并配備恒溫恒濕設備以及防護措施。網絡電子收發文、微機建檔立卷則大大提高了辦公效率，由傳統的紙質文件的“串行”傳閱變為以網絡為基礎的“并行”甚至是“放射狀”模式，節約了時間，減少了人力、紙張等成本支出，極大地方便各部門之間公文的傳送與信息共享，醫療機構各部門的聯系更加簡便快捷，高效低耗。
二、目前醫療機構檔案信息化建設面臨的問題
1.電子文件保密性能弱化。在形式上，電子文件對儲存軟件有較大依賴性，在不同載體相應有不固定的的形式；在內容上，反復復制、粘貼、存盤的過程中很容易造成誤操作，而且人為修改電子文件不但簡便，而且修改過程沒有任何記錄。在技術上，為每一份電子文件加蓋公章或簽發領導的親自簽名也難以操作，判斷電子文檔是否原件也就無法完成。在網絡中傳輸的電子文件也會受到計算機病毒、黑客入侵等干擾，保密性無法達到紙質文檔的水平。
2.醫療機構網絡平臺的維護不足。醫療機構檔案具有較大復雜性，目前的網絡平臺在兼容性上難免顧此失彼。加之缺乏高水平的網絡管理員，或者檔案管理者的水平還不能適應日新月異的計算機網絡發展水平。在微機終端、網絡傳輸、服務器存儲等過程中，計算機黑客的入侵、網絡病毒、網絡事故都對檔案信息安全構成嚴重的威脅。
3.電子公文、電子簽名等法律問題。公文電子簽名、電子簽章、電子指紋認證等在技術上已經日趨發展成熟，但其法律效力的規范化、標準化還遠遠沒有達成共識。導致目前電子公文權威性、公信度受到影響，尤其是在將其作為法律、法規、政策依據提供使用時效力更難以認定。在醫療機構管理的實際工作中，雖然文件的網絡傳輸、歸檔、立卷逐漸成為現實，但仍無法擺脫對紙質文件的依賴。
三、醫療機構文書檔案信息化建設的問題解決方案
1.規范體制，統一標準。標準是信息共享的前提，它關系到檔案工作能否良性、持續地發展。沒有標準的檔案管理系統是難以與其它管理信息系統相銜接并共享信息。因此，要做好醫療機構檔案的信息化管理工作，首先必須規范文檔管理體制；電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協助和支持。目前我院檔案如文書檔案、人事檔案、財務檔案、設備檔案、科技檔案等前期管理屬于不同的管理部門，檔案室對文件的前期控制往往難以開展。我院傳統的檔案接收方式是逐年接收，很多合同、協議在形成文件的部門分散保管時往往容易遺忘丟失。而在辦公自動化的文檔管理系統，電子文件向檔案部門移交以邏輯歸檔形式，在網絡上實時進行，有效地保證了電子文件的及時歸檔。其次要制定業務流程標準。建立健全電子檔案管理制度，明確文件處理、歸檔管理流程和著錄要求，統一電子文件格式，確保電子文件的有效性和完整性。三是統一技術操作標準。在進行系統設計時，應使用兼容性強、應用性能好的軟件系統，并對相關技術參數、技術標準進行規范。
2.加強系統維護和安全措施執行。主要按以下環節展開：（1）估計威脅。（2）明確需要保護的資源。（3）信息安全要達到的目標，解決保險性、完整性、可用性、可控性等諸問題。（4）選擇安全原則。（5）估算為安全受到損害所付出的代價。
3.提高醫療機構檔案人員的綜合素質，培養適合信息時展的復合型人才。檔案管理人員應熟悉本機關地位、職能、聯系范圍、部門設置和工作分工，了解各部門業務活動和有關業務知識，真正做到根據實際工作發揮檔案服務效能。
綜上所述，醫療機構檔案是醫療機構歷史全貌的真實記錄，醫療機構檔案管理與醫療機構的基礎管理密不可分。充分利用檔案信息資源，將為制定醫療機構工作質量評價、醫療、護理、教學、科研、論文撰寫等打下堅實基礎，并配合重點專科、學科帶頭人選拔、科研課題確立等工作順利完成。作為檔案信息人員，應提高業務素質，拓寬知識面、優化知識結構，既要具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握計算機軟硬件技術、數字通信技術等，變過去被動接收檔案為主動干預和控制醫療機構內部信息的形成和傳遞，使公文與檔案互相滲透、融合，最終趨于統一，直接為醫療機構的醫教研工作服務。
參考文獻：
[1]葉曉風，《辦公自動化》，河海大學出版社，2005，6.
關鍵詞：文秘工作 檔案管理 組合
引言：文秘工作多是為企業領導機關服務的，是一項具有輔、事務性和參謀性的工作，主要包括企業的會議、行政事務以及文件處理等方面的工作。文秘工作不是領導工作，也不是業務工作，有其自身獨特的規范性。文秘工作和檔案管理有著互相依存、互相促進的關系，良好的文秘工作能夠促進檔案管理的科學性和規范性。將兩者有機組合，能夠進一步提升辦公效率。
1、文秘工作和檔案管理中存在的問題
在計算機技術的推動下，檔案管理正朝著“一體化”的方向發展，逐步實現了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從文秘工作和檔案管理的角度出發，公文從生成、制發到歸檔管理的過程中，通過運用計算機管理系統，實現文檔的生成一體化、利用一體化、規范一體化以及管理一體化，實現文秘工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，文秘工作和檔案管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了文秘工作與檔案管理的難度。
1.1公文原稿不夠齊全，沒有規范編號
對公文進行處理的過程中，進行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環節。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規范，但是在進行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經過領導批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進行復印，就對其進行存檔，在短期時間內字跡容易變模糊，進而給公文的質量造成影響。
1.2版記設計的不夠全面，附件不夠規范
版記有利于促進“文檔一體化”，實現文秘工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，文秘工作人員往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內容，卻沒有表明抄送和抄發單位；由于主題詞自擬自編、選用不準確，給文件的歸檔管理、寫案卷標題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。我國的相關規范標準對于公文的附件也做出了相應的規定，但是在目前的公文制發過程中，還存在著部分單位企業沒有對其進行正確處理的現象，例如，部分公文的附件字樣標識不恰當，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。
1.3紙質沒有達到標準，裝訂不夠規范
我國相關的規范標準對公文的規定為：公文所運用的紙張定量在60g/～80g/范圍內的膠版狀態的印刷紙或者復印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙；在裝訂時，要求從左側裝訂，不能出現漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關注克度的要求，進而容易造成紙具有質量差、耐折度低的特點，最終導致公文的紙張保存時間不長，就出現發黃的現象。除此之外，公文在進行印刷和裝訂的過程中，還容易出現掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現象，進而導致公文不具有美觀性和嚴肅性、檔案信息不具有完整性。
1.4缺乏熟悉的計算機技術
目前，大部分公文資料還是采用紙張書寫的形式，為提高保存質量，公文用紙在材質、大小以及裝訂方面都有專業要求，實際文秘工作或檔案管理工作中，很容易出現此類問題，如紙張質量不合格，易折易破等。隨著計算機技術的發展，檔案管理或文秘工作開始向計算機化過度，降低管理難度的同時，提高了工作效率。文秘或檔案管理人員由于缺乏必要的計算機操作技術，影響了工作質量。
2、如何實現文秘工作和檔案管理的有效組合
2.1強化文秘的檔案意識
文秘是檔案管理的前提，加強文秘對檔案管理的重視，有利于提升檔案管理質量。文秘和檔案管理有機結合，是指應該意識到兩者在工作程序上的緊密銜接，而不是將兩者具體地合二為一。具體工作中，兩者還是要各司其職。若兩者沒有默契的合作意識，都將會受到影響，加大了檔案管理的難度，同時文秘工作缺乏規范性，質量也難以提升。
2.2制定嚴格的公文辦理程序
通過建立嚴格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據嚴格的標準規范來對公文進行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡捷以及操作性強的特點。為了有效的執行公文的行文規則，要對審核簽發制度進行嚴格規范，例如公文在印制前所辦理的審核手續是否規范、附件和格式是否齊全、規范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規范以及裝訂要求等方面進行嚴格的把握。
2.3完善組織機構，制定規范標準
實現公文的全過程管理，要通過合理的管理體制，健全的組織機構以及建設優秀的隊伍等方法來加強管理。文秘工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業性和技術性高的特點，進而組成一個優秀的工作隊伍。此外，在我國的相關法律規范中，例如《檔案法》、《辦法》等規范，對于我國的機關公文進行處理時，需要遵循相關規范所制定的公文格式、原則、收發程序、行文規則以及公文管理的要求和歸檔工作等內容。要求文秘工作人員要認真的學習，并熟練掌握。
2.4運用先進的設備技術
目前我國已經進入了信息化時代，先進的科學技術的到了越來越廣泛的應用。以往的公文文件設備和檔案管理工具已經不能適應現代社會的發展潮流。因此，通過充分利用先進的計算機技術，使檔案管理實現電子化，并配置相應的先進設備工具，對文秘工作人員進行定期的培訓，使其能夠熟練、規范的操作設備。
3、結束語
總而言之，無論文秘，還是檔案管理人員，都應認識到文秘和檔案管理的重要性，將二者銜接好，同時提升自身素質，做好本職工作，以提高工作效率，從而促進檔案管理朝科學性和規范性的方向發展。
參考文獻：
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研究生學位檔案主要是指高校或科研機構在培養研究生的過程中產生的有價值的材料和歷史記錄。它包含的內容很多，大致有：研究生學籍卡片（或叫作研究生學籍總表）、研究生科研計劃書、研究生中期進度及考核表、研究生課程學習記錄、研究生社會實踐和科研實踐書、研究生學位論文開題報告、發表高水平科研成果目錄、達到授予相應學位的外語水平等級證書、學位論文、學位申請書、答辯情況表、評閱意見表（含匿名評審意見）、答辯決議等。研究生學籍卡片記錄了研究生的個人綜合信息和學緣結構，是研究生整體信息的“晴雨表”。它記錄了在學習期間的各類必修課及選修課的成績和學分完成情況，是研究生學習過程的直觀反映。研究生科研計劃書是研究生攻讀碩士或博士學位的基本目標和研究方向，是學位論文的標桿和前奏，一般有導師和研究生的共同參與，是研究生在校期間學習和科研的重要指導思想。研究生中期進度及考核表是對研究生完成必修環節的客觀考核，包含對思想政治狀況和科研進度的綜合考察。研究生課程學習記錄是對研究生學習成績的記載。研究生社會實踐和科研實踐是對研究生實踐能力的考察。研究生論文開題報告、學位論文、評閱意見和答辯決議都是研究生學位水平的直接反映，也是研究生能否獲得相應學位的綜合反映。
從館藏研究生學位檔案的內容看，學位檔案內容存在“多樣性”和“學術性”的特點。所謂多樣性是指研究生學位檔案所包含的內容涉及教和學兩方面的記載，涉及研究生指導教師、研究生指導小組、匿名評審專家、校院兩級學位評定機構等，學位檔案的參考價值大，能夠客觀地反映出研究生綜合能力和學術水平。所謂學術性是指研究生學位檔案基本上都是圍繞研究生學術論文的學術價值而產生的，無論是開題報告還是中期篩選，都是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學位論文正是研究生對所研究課題的創新性思考和實踐，無論是基礎理論的推進還是現實命題的發掘，都是科研成果的重要資源，都是科學研究的重要積淀和學術積累，是推動科技創新的重要信息來源，具有重要的借鑒作用。
二、館藏研究生學位檔案管理中面臨的困境
1.周期性存儲的限制。館藏研究生學位檔案一般都是在研究生完成整個培養過程后才能逐漸形成，目前研究生培養年限最低需要兩年的時間，一般都需要三年甚至四年的時間，研究生學位檔案的形成是逐漸形成的，如學籍卡片是對研究生整個培養過程的記錄，只有在順利通過答辯后才能形成，而科研計劃書則往往在研究生培養之初就完成了，兩者相隔的時間很長。有的檔案材料是不斷完善并逐漸形成的結果，如學位論文的撰寫和定稿。而學位檔案材料之間是互相銜接的，缺少任何一個環節，都會對學位檔案的真實性產生不良的影響。一份完整的學位檔案材料需要完成研究生培養的整個過程才會形成，因此，研究生學位檔案形成的周期較長，很多原始的檔案材料很容易因保管不善出現丟失現象。在館藏研究生學位檔案的實踐中，經常會出現因為丟失而不斷補充材料的情況，造成數據的真實性缺失。
2.存儲方式單一。研究生學位檔案的存儲一般都是以紙質版的形式存儲，受存儲時間和空間的限制較大。現狀是：一方面隨著研究生教育規模的擴張，研究生人數不斷增多，由此造成了大量的學位檔案的產生。另一方面研究生學位檔案包含內容繁多、門類復雜、材料眾多，需要大量的人力物力長時間地分類整理才能存儲妥當，而手工管理的傳統方式也約束了學位檔案的有效利用，館藏方式單一給相關檔案管理部門造成很大的壓力，有很多高校和科研機構因為受到時間、空間的約束，放棄存放學位論文，只存放部分清單，缺失了學位檔案本身的嚴密性和真實性。
3.開發利用不足。長期以來，受到傳統觀念的影響，研究生學位檔案的管理存在重收集輕利用的現象。很多檔案管理部門對研究生學位檔案的管理存在誤區，認為是學術研究的重要內容，主觀地加入了保密的籌碼，只允許查看，不允許借用，甚至不允許復印和傳播。研究生學位檔案是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學位論文正是研究生對所研究課題的創新性思考和實踐，無論是基礎理論的推進還是現實命題的發掘，都是科研成果的重要資源，都是科學研究的重要積淀和學術積累，是推動科技創新的重要信息來源，具有重要的理論價值和實際借鑒作用。因此，對研究生學位檔案的有效利用非常重要，這項工作在高校完成研究生培養過程后幾乎無人問津，只是停留在對相關數據的簡單統計中，沒有通過內部的加工處理和信息化建設，造成了大量學位檔案的資源浪費。
三、館藏研究生學位檔案管理創新的建議
1.加強管理，提高檔案意識。對研究生學位檔案的重視必須從全方位多角度進行宣傳和教育入手，既要提高檔案管理人員的責任意識，更要面向研究生和指導教師進行檔案管理的專題教育，使他們將對檔案的認識和重視提高到科學研究的水平，重視研究生培養過程中檔案材料的積累和整理，保證研究生學位檔案材料的真實性和完整性。對專門從事學位檔案管理的人員定期進行培訓，實行“雙崗考核”和“持證上崗”，加強管理水平和有效利用先進手段進行檔案管理的能力，強化服務意識和責任意識，不斷提高檔案管理的科學化和規范化。加大監督檢查，成立院校兩級檔案管理督查小組，對檔案的管理工作進行有效監督，通過制定詳盡的考評機制，提高檔案管理的綜合水平。
2.創新管理，逐步實現數字化建設。隨著信息技術的不斷普及，計算機及網絡技術已經廣泛地運用于研究生培養的全過程，目前，全國各大高校的研究生培養部門都使用了研究生教育信息系統，這一教育信息平臺有效地促進了研究生培養過程的科學化和規范化水平。研究生教育信息系統包含了研究生培養過程中產生的所有信息，科學的整理和有效的儲存，可輕松地建立研究生學位檔案電子信息庫，研究生檔案管理部門可在此基礎上，設計更優化的流程，編制更有效的檔案管理軟件，設計有效利用檔案信息的程序，除一些必要的環節如論文結題、答辯決議要保留紙質原始檔案信息外，其他信息可逐漸做到數字化存儲，不斷推進并實現研究生學位檔案信息的數字化。
3.深化管理，不斷開發研究生學位檔案資源。研究生學位檔案內容豐富，具有很高的利用、開發和傳播價值。高校研究生學位檔案管理部門應充分利用這一資源，創新現有的管理體制，建立可供分享的資源平臺，實現學位檔案資源共享和有效利用。一方面，在圖書館或者閱覽室開辟研究生學位檔案專柜，對優秀研究生學位檔案進行宣傳報道，鼓勵研究生在有效利用學位檔案中提高學位論文的學術水平和科研實力。另一方面，要充分利用校園網、無線網絡等新媒體手段，在教師和研究生教學和科研過程中，提高閱覽、訪問和使用的效果。在學校主頁上開辟學位論文數據庫，實現學位論文電子存檔及開放查詢。另外，應該加強與兄弟院校學位檔案開發和利用的合作，在保證知識產權和開放共贏的基礎上，實現檔案網絡的共享和使用。還需要進一步加強研究生學位檔案信息的開發和傳播，通過評聘專業的技術人員和高級開發人員，對有效資源進行深入的加工和編研，將龐雜的研究生學位檔案信息系統化、有序化處理，提高產、學、研的效果，不斷促進科技和經濟的深度融合，提高科技生產力的轉化。
關鍵詞：無紙化辦公，檔案管理，方法
進入20世紀以后，隨著以電子計算機為核心的數字化辦公技術的普及和運用，電子文檔及部分音像制品進入了檔案領域，盡管沒有能夠動搖傳統紙質檔案的地位。但是，我們可以看到，數字化檔案已經越來越多地代替了傳統的紙質檔案，辦公逐步實現了無紙化。美國未來學家托夫勒在《在第三次浪潮》里預言：“后工業社會將必然進入無紙化辦公的時代”。這是現代科學技術在辦公領域的一次革命，帶來了人們觀念、制度、乃至生活和工作方式上的巨大變化，無紙化辦公已然成為現代化辦公的一種標志。現有的傳統紙質檔案工作的管理體制及其收集、整理、鑒定、保管和提供利用等工作模式，已經很難適應新技術下檔案管理工作的新要求。本文結合齊齊哈爾職業學院無紙化辦公與檔案管理工作實際情況探討如何在無紙化辦公條件下開展檔案管理工作。
一、實現無紙化檔案管理的好處
（一）無紙化辦公與檔案管理實現無縫連接，能夠減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率。
（二）檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便，使得檔案資料實現高密度永久保存。
（三）檔案資料的目錄和索引生成快捷，在查詢和利用方面也是傳統檔案管理所不能比擬的。。
（四）能夠實現檔案資料更加安全的加密保護。
（五）可以實現基礎數據的快速統計和分析。
二、齊齊哈爾職業學院檔案管理現狀分析及實現無紙化條件下檔案管理的途徑
（一）檔案管理現狀分析
今天數字技術的高度發展，電腦日趨普及，互聯網全面開通，人們在逐漸習慣電腦上辦公，政府機構、社會團體、企業單位都已逐步建立起自己的電子政務系統、網絡協同辦公系統和門戶網站，數字化電子文件在現代化辦公中大量出現，辦公越來越多的實現了無紙化，人們可以在互聯網上非常便捷地查詢和閱讀所需要的文件檔案。現代科學技術開創了電子文件生成和閱讀的多元化以及文檔合一的全新管理方式，為適應這一發展方向，齊齊哈爾職業學院在2008年下發了《關于實行無紙化辦公的通知》，文件要求根據學院辦公特點，推進辦公現代化和辦公自動化水平，提高工作效率，節約辦公成本，決定從2008年3月1日起所有部門的各類文件材料，通過辦公平臺，實行無紙化辦公，根據工作實際情況盡量采用電子存檔、網上傳送、網上交換等形式，一般不得再印制紙質文件進行流轉。在此種情況之下，勢必會對檔案管理工作產生很大的影響，各部門產生的檔案的形式會變的更加復雜。在工作程序、工作方法、管理制度上都是對傳統檔案工作的挑戰，隨然現在顯現的還不是很明顯，但隨著辦公現代化程度逐漸深入，由此產生的矛盾和工作瓶頸會逐步加劇。。
傳統的檔案管理方式難以適應現代化辦公方式，做到檔案收集、檔案管理、檔案利用等方面能夠適應新形式，那么只是探索一套新的檔案管理模式，如管理制度、工作程序、工作方法、利用手段等，為齊齊哈爾職業學院教育教學工作提供更加優質的服務。。
（二）實現途徑
1.必須擁有一支適應時展的檔案管理人才隊伍。我們傳統的檔案工作以紙質載體為主的檔案管理工作，按照檔案管理相關工作制度和工作方法開展工作，通過多年的工作已經建立了一套完善的檔案管理制度，積累了豐富的工作經驗。而在現代化辦公條件和方法下，檔案管理工作也已逐步向著現代化和數字化方向發展，面對檔案管理工作中產生的新問題，那么能夠擁有一支適應時展的檔案管理隊伍是更好地完成檔案管理工作的關鍵。因此，當前檔案管理工作需要培養一批年輕化、專業化隊伍。一是要做好專門人才的引進、吸納；二是對原有檔案管理人員進行定期專業培訓，學習掌握新知識，盡快適應現代化檔案管理工作；三是合理的組織形式。
2.修訂完善檔案管理制度是保證檔案管理工作有序開展的基礎。現在齊齊哈爾職業學院檔案管理各項制度共十四個，主要包括《檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱管理制度》、《檔案室工作制度》等，這些工作制度都是建立在紙質載體為主的形式之下，已經不能適應現代化檔案管理工作。需要我們根據檔案管理工作現狀，充分進行調研和分析，建立和完善一套適合檔案管理工作現狀制度體系，保證在學院推進無紙化辦公條件下檔案管理工作順利開展。主要面向電子文檔、聲像、圖片等數字信息，要從形成、收集、鑒定、管理、利用等環節入手，依據國家相關規定和已成熟的經驗，自上而下逐步展開。規范制度不能自搞一套，要建立科學化、規范化和兼容性強的工作制度來指導檔案管理工作實際。
3.檔案載體的變化給檔案工作方法和程序帶來了新問題。自從紙張的誕生檔案載體就從原始的石頭、行簡、青銅等逐步轉向為紙質載體，并形成了現在的關于紙質檔案的一套完整的管理體制與工作程序。過去我們一直著重檔案的實體性，因其作為歷史的見證，它具有原始性、唯一性,可以說“原件”就是傳統檔案的靈魂。但隨著科學技術的發展，無紙化辦公以高工作效率、低成本逐步推廣開來，以至于在日常工作中大量的產生電子文檔等以磁盤和光盤等介質保存的文件，這些以虛擬形式存在的文件，在編輯、修改、傳遞、復制等方面相當方便和快捷。
四、具體工作方法
一、以人為本，注重人才引進和培養。并將電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用納入文字處理人員崗位職責之中。按照電子文件處理的要求保證歸檔電子文件的真實性。
二、檔案管理應是實行紙質檔案與電子檔案并存管理。紙質檔案具有直觀性和法律效力的原始憑據。而電子檔案具有不確定性，但其形成、傳遞和數據共享相對于紙質檔案更加便捷，能夠大大提高我們的工作效率。作為現代化辦公發展的方向，我們應該加強對紙質檔案的管理，同時要更好的開發電子檔案的價值。
三、電子檔案的形成應有一套規范的制度和程序。在電子檔案形成時就應確定其是否在歸檔范圍，在歸檔時將電子檔案制成光盤或其它數字承載形式，上交檔案室進行歸檔，上交時要上交二份，一份進行永久保存，一份備查利用。
四、檔案室在接收時要認真檢查。檢查電子檔案的完整性、有效性和原始性，保證接收電子檔案是否有信息破損或是被非正常改動。
五、電子檔案保管應符合國家相關規定和標準。配備電子檔案保管設施和設備，達到防寫處理，豎立存放，避免擠壓，遠離磁場和強熱源，并與有害氣體隔離，環境溫度和相對濕度達到國家標準，確保電子檔案的安全與完整。
參考文獻：
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