時間：2022-06-25 17:52:59
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案專業技術總結，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：高校 專業技術人員 檔案管理 問題 對策
一、引言
在日常教學管理以及教學活動過程中所累積的原始資料，構成了專業技術人員的檔案。專業技術人員檔案詳細的描繪了教學各項工作的主要內容，常被看做是高校進行教學管理以及教學研究過程中的重要參考。專業技術人員檔案是權衡高等學校是否踐行可持續發展的教育事業的參照，也是檢驗高等學校教學管理水平和教學質量規范性的試金石。專業技術人員檔案不僅在一定程度上促進著教育教學改革的穩步向前，更是連接教學改革、教學研究以及教學活動的紐帶，承擔著牢記過去、展望未來的歷史責任。
由于兼具專業性、多樣性、周期性和分散性等眾多特點，專業技術人員常常能夠客觀反映教學活動的成效并能夠進行很好的總結。如今，由于時代對綜合性素質人才的需求，教學領域內容呈現不斷擴寬的趨勢，新的學科、新的領域、新的思維層出不窮，隨之而來的是專業技術人員的檔案內容越來越多。有鑒于此，當前形勢下，注重專業技術人員檔案的管理工作以及提升管理的水平，無疑對幫助教育事業發展有著積極的推動作用。
二、高校專業技術人員檔案管理的內涵及現狀
高校專業技術人員檔案指的是記錄高校專業技術人員在教學以及科研活動中所涉及的資料，以及能夠反映高校專業技術人員的教學科研情況的材料。這些材料組成的高校專業技術人員檔案不僅能夠客觀地反映高校專業技術人才在教學和科研兩端的活動，還能夠有利于全面評價高校專業技術人員的精神狀況、教學水平和科研能力，為高校客觀地評價專業技術人員提供了可觀的參考依據。
通常說來，高校專業技術人員檔案一般包括以下四個方面：
1.教學檔案專業技術人員檔案。這部分一般包括教學計劃書、教育改革、教學計劃、課程設置、課程相關教案以及學生的聽課記錄等內容，教學檔案是衡量高校專業技術人員教學活動的效率的重要參考依據。
2.科研檔案。科研檔案是進行科學技術、實際生產以及建設管理工作的重要組成部分。科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環節，科學技術處和綜合檔案室應把科研檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合。每一個高校專業技術人員都必須按照相關要求做好各種科技文件材料的積累、整理和歸檔工作。通常包括高校專業技術人員正在進行或者曾經主持或參與的各個課題，檔案中應該注明科研課題情況，具體涉及項目名稱、課題的類別、項目負責人、批準部門、資助方式及其經費使用情況等內容，如果必要，還需注明課題所取得科研成果，諸如學術論文或者專利著作等，存留相關的數據資料。
3.獎懲檔案。獎懲檔案是檢驗高效專業技術人員在從事教學科研活動中所獲得獎勵以及受到的處分的重要資料。具體包括高校專業技術人員在從事教學和科研的活動中所得的各項獎勵證明材料和各種榮譽稱號等，同時，也包括高校專業技術人員接受的書面處分等懲罰。
4.培訓檔案。培訓檔案是衡量高校專業技術人員有沒有接受過系統全面的培訓的重要指標。完善的培訓檔案應該包括培訓需求調查資料、年度培訓計劃、培訓教材以及培訓考核評估資料等四個方面，此外，還應該對高校專業技術人員進行培訓考核，以此來檢驗培訓的成效。
三、當前高校專業技術人員檔案管理的問題
1.專業技術人員檔案管理制度尚未完善。當前，我國實施的《普通高等學校檔案管理辦法》以及《高等學校檔案實體分類法》都沒有對專業技術人員的檔案管理進行比較科學明確的規定。所以，當前高校專業技術人員的檔案都是按照各個部門的管理需要而建立起來的。正因此如此，如今，由于缺乏必要的管理制度約束，我國的高等學校中專業技術人員的檔案管理存在如下兩個方面的問題：
（1）專業技術人員檔案材料不齊全，這種檔案不齊全的現象主要表現在由于檔案資料的收集以及管理的過程中出現失誤而造成的資料不全。另一方面是由于高等學校的校領導沒有充分認識建立高校專業技術人員檔案的重要性，因此，沒有對專業技術人員的檔案資料進行及時更新，不能了解專業技術人員的最新動態，也無法對其工作能力和教學成效進行客觀的評價。
（2）多方面綜合管理專業技術人員檔案。如今，許多高校的專業技術人員檔案都零星的分布在各個高校的教學部門、科研院所以及教務部門等地方，所以加大了專業技術人員檔案資料收集的難度，專業技術人員個人檔案材料應該在每項活動以及每一特定的時間段結束后，隨時進行歸檔。通常來說，高校專業技術人員的基本人事檔案材料、從事科研技術的成果材料和證明資料、參加社會各種學術團體及學術或社會兼職的證明材料，此外，還應該包括榮譽證書等材料由個人主動、及時地將原件或復印件送交檔案室，由檔案人員經過核實并登記后收集歸檔。
2.存在重收集輕使用的情況。高校專業技術人員檔案呈現重收集、輕使用的模式。通常而言，高校專業技術人員的檔案資料是由專門的人事檔案部門集中起來統一管理，但是并不意味著所有的檔案收集工作都由檔案室負責。當然，我們必須得看清，僅靠檔案部門一己之力，難免存在瑕疵，高校專業技術人員應該從根本上重視個人檔案資料的收集情況和使用，專業技術人員檔案資料的完整性直接關系到個人的綜合考評、晉升以及績效考核。高校專業技術人員要善于將科研工作和建檔工作進行規范化的管理，下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要盡可能同步。在進行檢查項目計劃進度和檢查科研涉及的文件材料時，要形成情況同步。在進行成果驗收和成果鑒定時，要使鑒定科研檔案材料同步。
3.管理手段和方法有待提高。如今高校從事專業技術人員檔案管理的專業人員數量相對偏少，復合型的檔案管理人才更是嚴重缺乏，在很大程度上阻礙了高校專業技術人員檔案資料的收集以及相關信息的匯總和編訂工作。如今，不僅要采取一定的措施來替代原始的檔案管理方法，即人工操作，以紙張和案卷為主要工具的管理方式，逐步向現代化數字媒體為主的信息化管理方式邁進。另一方面，要致力于提高提高高校專業技術人員檔案管理人員素質，具體從以下幾個方面著手。一、幫助高校專業技術人員檔案管理人員轉變觀念，不斷追求管理方式上的創新。二、努力練就過硬的管理能力，不僅要具備扎扎實實的業務能力，還應該具備比較強的管理能力和服務意識。三、要適應形勢，敢于向傳統的管理模式提出挑戰。四、具備一定的語言知識，具備較高的語言基礎知識、寫作知識、書法知識和歷史知識。
四、提升高校專業技術人員檔案管理的途徑
鑒于當前高校專業技術人員檔案在為高校員工的業績考核以及職位提拔上提供了客觀的參考依據，因此，提升高校專業技術人員檔案管理的效率勢在必行。通過分析當前眾多高校在進行專業技術人員檔案管理上出現的問題，筆者認為可以從以下幾個方面著手，逐步開展工作。
1.建立健全檔案管理制度。高校領導要從根本上重視專業技術人員檔案對個人發展的重要性，高校專業技術人員的檔案管理，不同于一般的文件材料，應該依照專業技術人員的各種檔案材料的自然形成先后順序進行排列，可以按照每人一個盒子作為保存單位，編訂一個流水序列號，對盒上標明姓名，在盒子外填寫卷內目錄，對盒內材料進行頁碼編訂。需要指出的是，如果這些檔案材料規格不齊，應采取更加靈活的方式來對檔案進行整理。除此之外，建立起一套行之有效的高校專業技術人員檔案管理制度也是十分有必要的。建立起較為科學的、完善的管理制度專業技術人員檔案，才能幫助高校進行專業技術人員考核和選拔的工作，踏上規范化的道路。可以采取以專業技術人員檔案管理部門牽頭，各個教學部門和檔案管理人員協助的方式，進行“三位一體”的管理，提高檔案管理的水平和效率。
2.重視專業技術人員檔案的開發使用。高校專業技術人員檔案管理的重要性不言而喻，這與其的使用價值的重要性是分不開的。換句話說，如果專業技術人員檔案沒有實際用處的話，那么其檔案管理工作就無須花費如此多的時間和精力。通過研究專業技術人員檔案，可以幫助高校相關部門進行分析和評定，掌握實時的訊息，反應不同專業的專業技術人員在從事教學、科研、社會活動中所取得的成績，反映出不同專業人才之間的優劣，為專業技術人員的人事的調動提供可觀的依據。
3.信息化管理手段的利用。現代化的檔案管理的發展趨勢越來越侵向于利用電子化的檔案管理模式代替傳統的紙質版管理方式，不僅可以節約大量的紙張，利于環保，還節省了人力物力，此外，這樣也有利于實現專業技術人員資料在一定范圍內的資源互享。
五、小結
專業技術人員檔案管理工作越來越重要，逐漸發展成為當前衡量高校發展的重要因素，我們要通過不斷總結經驗，完善并健全檔案管理的體制和制度，更好的為高校教學和科研服務。
參考文獻：
[1]王安琪.淺談高校教學管理檔案的建設與發展對策[J].高等教育研究，2012年03期
[2]梁娥.新建本科院校教學檔案管理工作的探討[J].檔案時空，2012年08期
一、確定歸檔范圍
專業技術人員個人業務檔案的內容主要包括以下幾方面：
（一）專業技術人員的基礎材料：主要包括專業技術人員的履歷表，學歷、學位畢業證書復印件（包括學歷變動）、繼續教育學分證書、計算機模塊成績單、職稱外語成績單、結業證書的復印件等；各種專業技能考試、考核合格證書、資格證書等，反映專業技術人員個人資歷和業務技能水平的各種材料。
（二）專業技術人員任職資格評聘材料：主要指專業技術人員職稱晉升中形成的文件材料。包括歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書以及聘任證書。
（三）專業技術人員從事科研技術的成果材料：主要包括反映專業技術人員業績的專業工作總結、技術報告、發表的學術論文、主持或參與的科研項目完成者證書和獲獎證書等；
（四）專業技術人員的考核材料：主要是每年度對專業技術人員考核的考核登記表。內容有：本人述職、培訓、進修學習情況；學術論文及重要技術報告情況；完成主要專業技術工作情況；工作獎懲情況；部門領導評定意見、考核小組審核意見；主管部門領導意見及被考核人意見等。
（五）專業技術人員的其他材料：這類材料指專業人員參加社會各種學術團體及其他兼職的證明材料，社會兼職的聘書以及榮譽證書。
二、建立材料的收集制度
專業技術人員個人業務材料的收集采取隨時收集和年終收集的方式。
（一）專業技術人員個人業務材料在每項活動結束后，隨時歸檔。一般情況下，專業技術人員的基礎材料、從事科研技術成果材料、參加社會各種學術團體及其他兼職的證明材料、社會兼職的聘書以及榮譽證書等材料由個人主動、及時地將原件或復印件送交檔案室，由檔案管理人員經過核實并登記后收集歸檔。
（二）專業技術人員任職資格評聘材料、年度考核材料、獎懲材料等由單位政工人事人員收集，年終移交檔案室，并辦理移交手續后歸檔。個人送交、部門移交的歸檔材料必須真實、準確、完整，能全面反映個人業務活動的過程及結果。為了保證歸檔材料的真實性，復印件的歸檔在原則上應核實原件或加蓋公章后再進行歸檔，以示歸檔材料的真實性和嚴肅性。
三、嚴格業務檔案的整理與保管
（一）整理。專業技術人員個人業務材料的立卷，其方法不同于一般文件材料。應按照業務材料的自然形成先后順序進行排列，以每人一盒為保存單位，編一個流水號，盒內材料進行編頁、填寫卷內目錄，盒上標明姓名。需要指出的是：由于這些業務材料規格不齊，應采取靈活組卷的方式，如厚書，只要給予一個標識，有檢索代號就行了，因為實質上它已具備了案卷的特征。
（二）保管。專業技術人員個人業務檔案由綜合檔案室集中保管，工作人員調動工作時，其業務檔案隨人員調出轉往新單位。個人一般不能相互借閱，如特殊原因需要，應征得檔案室和被借用人的同意。凡申報評定專業技術職務的人員，必須由檔案室提供相關材料，作為評審依據。
四、提高專業技術人員業務檔案管理技術
計算機在檔案管理工作中的普遍應用，客觀上提出了依托計算機和網絡技術，實現專業技術業務檔案管理的電子化、網絡化要求，專業技術人員業務檔案的管理，要改變傳統人工操作、手工管理的落后局面，必須實行網絡化管理，要建立統一、系統、完整、操作性強的專業技術人員業務檔案信息管理系統，電子檔案相對紙質檔案來說具有儲存容量大、節省空間等優點，把現代化信息技術應用于專業技術人員業務檔案管理中，實現專業技術人員業務檔案檢索信息反饋、統計、匯編等管理程序的自動化。專業技術人員可以依據權限在單位內網上登錄系統、校對資料、補齊信息、網上提報；各單位（科室）把平時專業技術人員工作中形成的有價值的業務資料通過局域網絡上傳至專業技術人員主管部門。檔案管理員在收集紙質材料的同時，收集、拷貝與紙質文件相對應的電子文件一并歸檔，可以在網上對上傳資料進行審核，去偽存真，詳細地篩選、整理、下載、錄入、編輯、立卷、歸檔，以保證專業技術人員業務檔案的齊全、完整，不僅能大大提高工作速度，而且能減少調閱檔案的次數，避免不必要的重復勞動，還能實現檔案之間的內容互補，發揮業務檔案資料的效用。
五、重視業務檔案人員的培養
人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以學校領導對人事檔案工作的重要性仍然認識不足,“重藏輕用”現象比較普遍。
1.人事檔案管理制度相對落后
隨著人事制度不斷改革發展，人才流動，單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。前幾年，筆者學院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名同志因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。他們的原始檔案至今沒有轉到學院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位的人事審核、工資審批工作帶來不便。
2.人事檔案管理方式和手段相對落后
人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。如學院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，但多年來檔案室一直是庫房，比較狹小。由于單位人事管理人員不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
二、 高校人事檔案管理的設想
隨著高校規模的不斷擴大，人事制度改革和人員模式改變，給高校帶來了管理多元化的特點，這也對人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的高校人力資源管理系統就體現了高校人事管理(含檔案)的整體管理水平。
1.加強和完善人事檔案管理制度
實行人事檔案的社會化管理制度，制定《人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、教學部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以只有加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效地利用人才資源。
（1）建立專業技術人員業務檔案。建立專業技術人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。專業技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況，學歷、學位證明，繼續教育及專業技術進修證明、證書，專業技術工作總結等工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格呈報表、申請表、考核表和審批表，專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③專業技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，優質課件、研究立項等。專業技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為高校管理提供了準確及時的信息。
（2）實行人事，促進人事檔案的社會化開放式管理。人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下誕生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制改革的深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。
3.提高檔案管理人員的素質
在新形勢下，要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養“創造、復合、協作”等多類型人才。
4.強化人事檔案管理現代化手段
增加資金投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保高校在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為高校的可持續發展奠定堅實的基礎。
一、高等學校檔案管理人員繼續教育現狀分析
1.學科建設發展緩慢，繼續教育體系不健全。缺乏統籌規劃，由于高等學校檔案部門在規劃、協調專兼職檔案管理人員繼續教育方面尚有欠缺，教育對象專業性原則沒有得到完全落實，加之檔案管理專業繼續教育機構管理體制分散，缺乏良好的協作機制，沒有形成有效的檔案專業的繼續教育體系，培訓對象、內容、教育經費及教育時間得不到保障，尚存在著一定的不規范性。
2.高等學校檔案管理人員對終身學習體系認識不足的問題：其一，對再教育重視不足，管理人員的使用、考核不能與繼續教育有效地掛鉤，對受教育者起不到激勵作用。其二，與教學人員比較，競爭壓力相對偏小，缺少自我提高、自我學習意識。
3.學科建設相對滯后，近年來檔案管理專業學科建設雖取得長足的進步，但教學主體仍是按傳統的檔案專業課本授課；教學內容、教學方法相對滯后，檔案管理人員應具備的政治素養、職業道德、先進的檔案專業管理技術并沒有及時充實到教學內容之中，致使檔案管理人員欠缺社會與法律諸方面的知識，對現代科學技術在檔案管理中的應用知識技能的了解也不夠深入。
二、加強高等學校檔案管理人員繼續教育的對策
高等學校檔案管理人員進行專業技術能力的繼續教育，應以“求實、務實、扎實”的態度為思想與專業訴求，內容上順應時代的發展，以開放的視野在不同的學科背景中吸收創新性、普及性知識，修正傳統檔案管理工作中暴露的問題，改進工作作風，建設新時期下的檔案管理工作。因此，加強高等學校檔案管理人員繼續教育是新時期適應檔案事業可持續發展的必要組成部分。
1.建立健全檔案管理體系。其一，依據高等學校檔案管理所呈現出的特點、任務，檔案部門應參照自身設定的各時期發展目標，科學規劃，指導檔案管理人員進行專業繼續教育，倡導理論學習與實踐相結合。其二，制定和完善檔案管理專業繼續教育規章制度，包括教育、培訓管理制度以及考核目標、質量標準；具體規定繼續教育的人員范圍、專業學習目標，使之形成制度、規范與技能標準，逐步將檔案專業繼續教育形成有組織的管理體系。
2.建立激勵機制，倡導專業技術競爭。其一，從高等學校檔案管理事業人才梯隊建設的需要出發，結合資格證書建立檔案管理與繼續教育事業的可持續發展，加強教育培訓人員的資格認定，使繼續教育證書成為專業技術及管理人員考核、評聘的重要依據，調動檔案人員從事專業技術學習的主觀能動性，有效促進檔案管理學科建設。
3.加強專業學科建設及師資隊伍建設。目前，檔案專業學科建設相對滯后，教師隊伍匱乏，進而繼續教育的建設無法得到穩固的發展。專業教師隊伍的培養，是滿足當下高等學校檔案管理人員繼續教育工作發展的基石。繼而建立健全專業教師培訓、考核機制就顯得尤為重要。應舉辦專業師資培訓，加強專業教師自身的繼續教育，使其樹立適應時代要求的教育教學思想，為學科及專業技術發展補充知識、研究方法、創造人才培養結構提供有利條件；鼓勵專業教師勤于探索，深入基層調查研究、總結經驗、獲取時展信息，建立完善檔案專業教材體系，促進繼續教育教學工作。
總之，隨著國家教育教學體制的不斷完善，高等學校檔案管理日益成為全面提高教育教學質量、提高教育決策的科學性的需要。加強高等學校檔案管理人員繼續教育，是做好高等學校檔案管理工作的必要保證，對建設培養高素質的檔案管理隊伍以及檔案事業可持續性發展均具有重要現實意義。
作者：柳青單位：泰山醫學院副研究館員
凡符合規定，在我省企、事業單位，國有、民營、個體及三資企業在職在崗專業技術人員（包括港、澳、臺同胞和外籍人士，以及離、退休、離崗退養專業技術人員），符合資格申報條件，均可向所在單位提出申請，經同意后，由主管部門按規定上報有關評審材料。
二、評審專業范圍
1、電子類（無線電技術、電子工程、電磁場與微波技術、光電子技術、計算機技術、自動控制、信息工程、計算機應用）；2、通信類；3、信息與電子科學類（電子學與信息系統、無線電物理學、電子學、信息科學、無線電波傳播）；4、計算機科學技術類。
三、送評材料的填寫和報送要求
(一)申報人必須對照通信工程專業技術資格條件的要求提交下列材料：
1、提交申報專業技術資格前公示情況表
2、評審材料目錄1份(貼于檔案袋封面)。
3、《廣東省普通專業技術資格評審信息錄入表》1份。內容要求填寫準確，無空白格，并提交電子版。
4、《廣東省專業技術資格評審表》1份。
5、《高級專業技術資格申報人基本情況及評審登記表》一式25份，全部加蓋公章，不附件，不裝訂。
6、《專業技術人員任職期滿考核登記表》每年/1份。
7、身份證、學歷(學位)證書、與現任技術職務相應的專業技術資格證書、聘書，由申報人所在單位人事部門驗證后在復印件上注明“與原件相符”并加蓋公章。(以下簡稱“經驗證蓋章”)
8、提供參加全國職稱外語等級考試的合格證書原件、復印件或符合免試條件的提供證明，裝訂好。
9、任現職以來的主要專業工作成果、業績證明材料、鑒定證書、獎勵證書，或其它證明材料等復印件各1份(經驗證蓋章)，裝訂好。
10、提交符合數量要求的論文(第一作者)、著作以及專項技術分析(論證)報告，或專項技術分析(論證)報告的原件、復印件各1份。
11、任職期間的專業技術工作總結（1500字以上字），一式5份。
12、《貼資格證相片頁》：貼大一寸近期免冠正面相片。
(二)送評材料的報送要求
1、申報人應按要求認真填寫有關表格，文字表述要清楚，提交的評審材料必須真實可靠。
2、所在單位對申請人任職以來的職業道德，思想政治表現，專業技術工作業績成果、工作表現及填報的真實可靠性出具準確客觀的評價意見(不少于150字)，填入《廣東省專業技術資格評審表》和《專業技術資格申報人基本情況及評審登記表》。材料審核鑒別時必須將不符合資格條件及有爭議尚未核實的材料剔除。
3、兩個或兩人以上共同完成的發明創造、學術技術成果、專業技術項目，申報材料必須如實注明本人在其中所做的工作內容，所起的作用及排名順序。
4、對發明創造、學術技術成果以及完成的項目等的獎勵、表彰，申報材料要注明授予的部門和等級(單位應對所提交業績、成果材料、證明證書材料、論文、著作等材料認真審核，審核人簽名，蓋公章)。
5、送評材料要裝在不易破損的檔案袋內，檔案袋和資格評審表左上角要填寫清楚主管單位的名稱。
6、材料不完整、不齊全的，不予受理。
1.1管檔意識淡薄：
目前，在醫院中普遍存在重視醫療業務的發展，卻輕視人事檔案管理的現象，對人事檔案信息進一步開發利用的重要性認識不足，認為人事檔案沒有多大作用，大部分職工檔案管理意識淡薄，不了解檔案的作用，甚至認為只要不調離醫院，檔案可有可無。
1.2管理方法滯后：
在調研中我們發現，當前許多醫院尚未見適應本單位的人事檔案管理制度。且在醫院目標管理考核中，也未將干部人事檔案管理工作納入考核中；許多醫院人事檔案管理仍停留在手工管理檔案的階段，沒有配備計算機進行信息錄入并建立數據庫進行數據檢索、分析利用。
1.3內容不規范：
在調研中我們發現，許多醫院的人事檔案的內容存在不規范的現象，如缺少履歷表、入黨登記表等，有些檔案填寫隨意，并且存在信息不真實的現象，使檔案材料缺乏可靠性;有些檔案材料因歸檔不及時造成殘缺不全，直接影響了人事檔案的規范性、系統性。
1.4缺乏高素質的人事檔案管理人員：
醫療機構人事檔案工作崗位上的管理人員大多是中途轉行或兼職管理檔案的非專業人士，知識結構不平衡，學歷、職稱較低，缺乏必要的人力資源管理專業知識，對行政管理、醫院工作不熟悉，一般只能應對簡單的收集和裝訂工作，難以勝任新時期的檔案管理工作。
2如何做好醫院人事檔案管理
2.1加強人事檔案收集與豐富檔案內容
醫療服務機制改革加快了醫院現代化建設，使得醫院內部管理工作面臨著全新的調整，這些促進了人力資源管理工作的優化配置。醫院作為社會醫療服務中心，能夠為廣大患者提供多方面的醫療保障，加快了新時期醫院服務管理水平的提升。人力資源作為醫院改革的重要內容，其應當受到廣大醫院的高度重視，并且采取對應的人事檔案工作機制。為了適應可持續發展戰略的需求，醫院要重新整頓內部人事檔案管理機制，改變早期守舊的操作流程，從檔案信息收集開始提供可靠的保障機制。一般情況下，只要患者入院救治就應該對其進行資料跟蹤收集，并且建立數字化檔案作為信息資源庫，方便日后對患者治療情況的檢查。考慮到醫院每天患者的流動性較大，人事檔案材料收集工作也會面臨很多的難度，這就要求醫院注重各項科學技術的靈活應用，尤其是計算機辦公自動化要融入檔案資料處理工作，這些都依賴于人事檔案管理的創新改革。比如，檔案工作人員要定期檢查所收集資料的真實性，并且對產生新資料進行有效的補充，進而改善醫院檔案工作的合理化整編。
2.2切實維護人事檔案的真實性和準確性
長期以來醫院注重內部醫療工作的改革調整，對人事檔案資料工作沒有給予足夠的關注，導致人事管理工作處于落后水平，一些重要的人事資料未能得到充分利用。人事科是醫院日常辦公的主要部門之一，關系著醫院內部人力資源調配與控制工作的執行情況，若人事管理不當則會影響到人事工作的有序開展。醫院人事檔案管理應考慮信息資料的真實性及可靠性，嚴格禁止虛假信息的收錄與使用，避免對醫院工作造成不利的影響。比如，對剛剛建立的人事檔案資料，應堅持對原始信息的審核與考察，保證數據資料的有效利用率。若檢查要人事信息與實際情況不符，應重新審查且調整信息。
2.3加強人事檔案的動態管理
人事檔案管理是醫院常規化經營的重要內容，注重認識管理有助于提升內部人力資源的有效利用率，加快新一輪醫療服務機制的優化改革。基于先進理念指導下，醫院內部管理模式有了更多的轉變空間，尤其是在內控管理體系日趨成熟的背景下，人事檔案管理也有了新的轉變，這些都依賴于動態管理思想的融入。所謂動態管理是相對于靜態管理而言，早前醫院堅持靜態管理而處于被動狀態，人事檔案管理工作一直保持原有的工作模式，這大大影響了整個醫院人事信息的處理效率。為了改變舊管理模式的作業成效，以動態管理思想為指導理念，強化人事檔案的管理策略，對醫院內部調控具有多項指導意義。首先，醫院要從觀念上認可動態管理的應用價值，對醫院辦事工作流程執行動態化管理方案，解決早期內部管理工作存在的缺陷，建立更加多元化的人事檔案管理對策；其次，人事部門要盡快適應動態管理作業的要求，提供切實可行的辦事管理機制，加快動態管理模型的創建與實施，解決醫院內部辦公作業存在的種種弊端。例如，人事部門要積極調整原有的資料管理方案，人事信息收集、處理、考評、存儲等方面優化，保證每一項數據信息資源都能得到充分的利用。
2.4加強人事檔案信息化管理
科學技術是推動人事檔案工作改革的技術保障，以信息科技為辦公中心件禮品現代化管理模式，這是檔案信息化管理的必然趨勢。醫院要定期引入計算機設備作為調控中心，對數據資源實施可靠的調配制度，進而強化人事檔案管理工作的總體效率，維持了各項人事信息的自動化配置，實現了人事檔案管理的創新改革。現在我們通過計算機實現信息管理自動化和網絡化，使人事信息由傳統的手工處理方式轉變成計算機處理方式，逐步實現個人基本信息的微機檢索，不斷擴大人事檔案信息的內涵，以確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息可以對部門和個人開放，并開展網上服務業務，如查詢、搜索和評價等功能。這樣不僅能增加人事檔案管理工作的透明度，而且還能開發和利用人事檔案信息資源，為醫院發現人才、培養人才和使用人才提供重要信息。
2.5加強衛生技術人員專業檔案管理
1人事檔案管理的現狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發展，人才流動，醫療衛生單位選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫院人事檔案管理的設想
隨著醫院規模的不斷擴大，分院和經濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫院
人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛生技術人員業務檔案建立衛生技術
人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續教育及專業技術進修證明、證書;專業技術工作總結;參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。②專業技術資格任職材料:專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料;參加專業學術會議的證書、證明;優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀;專業技術失誤差錯材料。衛生技術人員業務檔案的建立，為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經濟體制建立過程中出現的新事物，是在社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化。隨著知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才的流動數量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業，人事檔案社會化開發式管理模式將成為一種通用的管理模式。
自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規范化、社會化、現代化和網絡化管理。2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理
系統建立有效的人力資源信息系統是實施醫院信息化管理系統的基礎，是實現醫院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，醫療保健系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。超級秘書網
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為企業發展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納人醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2.5加強人事檔案管理的現代化手段圖增加資金
投人，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規劃和戰略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業績。
總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫院的戰略規劃，認識到自身工作對醫院戰略及整體業績的作用，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。
【參考文獻】
一、認真抓好項目的申報和實施管理
今年以來，通過各項努力，我科申報和實施了農業科技入戶工程、新型農民科技培訓、農業人才知識更新培訓痰認钅浚爭取項目資金?0萬元。
1、農業科技入戶工程在13個街鎮鄉實施，落實示范戶1000戶，示范面積5000畝，以Q優6號、合優3號為主推品種，以水稻旱育秧技術、水稻半旱式規范化栽培技術、雜中稻間栽糯稻技術、再生稻高產栽培技術、水稻平衡施肥，推廣專用肥技術、雜交中稻穗粒肥技術、水稻病蟲草害綜合防治技術、稻田保護性耕作技術、水稻強化栽培技術為主推技術，確保示范戶的水稻產量比前三年平均水平增長10%以上。目前，該項目正在順利實施當中。
2、組織實施農業人才知識更新培訓項目。已組織二批街鎮鄉農技人員參加市級片區農業人才知識更新培訓，通過培訓，提高了農技隊伍的技術水平和業務能力；下半年，將組織100名街鎮鄉農技人員參加糧油、水產專業人才知識更新培訓。
3、已做好新型農民培訓的準備工作，確保全年培訓XX名技術骨干農民的目標任務的實現。
二、科技教育與宣傳
結合科技宣傳月活動、科技活動周和《農業科技下鄉百鎮千村示范活動》，組織相關農業科技人員開展了技術培訓、指導和咨詢活動，印發各種農業技術資料2萬余份，及時把農業實用技術送到農民手中。
三、認真搞好專業技術人員的職稱評聘工作
1、及時組織了專業技術人員填寫專業技術考核登記表。
2、組織需要晉升專業技術職稱人員參加各種資格考試。
3、完成了2名高級農藝師的評聘工作和4名中級職稱的評審工作。因中級職務崗位缺名額，目前正積極申請增設中級職務崗位，盡早做好4名中級職稱人員的聘用工作。
4、認真準確統計了我局專業技術人員設置情況和人員花名冊，并及時上報我局專業技術職務設置申報表。
5、及時上報了我局新一屆中級職稱評審委員的推薦材料。
四、完成了局領導交辦的其他工作任務。
XX年下半年打算
一、繼續抓好項目的實施、監督、協助工作，及時總結經驗、查找問題加以完善，堅決完成各項目標任務。
二、搞好專業技術人員的職稱評聘工作，完善相關專業技術人員的續聘工作。
一、建立健全教育培訓工作規范性文件
2002年，根據《國家檔案局關于加強檔案業務人員培訓工作的意見》，北京市檔案局對1996年制定的《北京市檔案人員上崗培訓管理暫行規定》進行了修訂，制定了《北京市檔案工作人員崗位資格培訓管理辦法》。該《辦法》除了堅持原有的“統一管理、分級培訓”的原則外，還特別提出了檔案工作人員經培訓、考核合格后取得崗位資格證書作為其評審檔案專業技術職務的條件之一。同時，檔案工作人員參加培訓的情況也作為對區縣檔案局和市直單位檔案工作執法檢查和評先考核的內容之一。2001年制定了《北京市檔案人員繼續教育管理辦法》（簡稱《辦法》），規定全市檔案人員繼續教育培訓，實行統一管理、分級培訓相結合的原則，檔案專業技術人員每年須參加72學時的繼續教育培訓，其中檔案專業知識占32學時。檔案專業人員的繼續教育與專業技術職務晉升相掛鉤，其學習情況和考核結果將作為晉升專業技術職務的必要條件之一。
二、加強對培訓班的日常管理，不斷提高培訓質量
（一）從管理程序來講，做到嚴格審批、嚴格考核。各區縣檔案局在舉辦崗位資格培訓班或繼續教育培訓班之前，需向市檔案局報送辦班計劃，包括：培訓的時間、地點、授課人和授課內容等。我局在審核過程中，主要看其培訓時間是否達到了規定的學時，授課人是否持證任教，其所授課程內容是否是其申報的課程名稱等，符合要求的則準許辦班。對于沒有師資條件的區縣檔案局，我們還負責協調師資，幫助其聘請專業教師。加強管理就必須嚴格考核，崗位資格培訓班是由市檔案局統一出題、統一閱卷和制作證書，考試采取閉卷、開卷和實際操作三種形式，注重了對學員實際能力的考核，使其經培訓后能較快地從事專業工作。繼續教育培訓班則要求學員在學習之后，要交一份結業作業，方能發給結業證書。
（二）從授課內容來講，注重理論與實踐相結合，學以致用。我們認真分析學員需求，開闊思路，更新觀念，精心設計符合北京市檔案工作現實情況的崗位資格培訓、繼續教育高研培訓、基建工程檔案管理、會計檔案管理、人事檔案管理、計算機培訓等多種專題培訓班，使學員們通過學習和實地參觀、研討，較深入地了解當前檔案學科和實際工作的前沿新知，獲得大量的科學知識和專業信息。特別是崗位資格培訓班，針對參加培訓的學員大多未從事過檔案工作實踐的這種情況，我們安排了16課時的實際操作課程，使學員通過培訓能勝任其崗位工作，避免出現培訓之后還要依賴于業務指導人員前去進行業務指導，真正達到學以致用。
（三）加強培訓效果評估與信息反饋，發現問題及時解決。大多數培訓班在培訓結束時，通過下發調查表，以了解學員對教師的講課水平和辦班管理情況的評價，注意聽取他們的意見和要求。市檔案局適時召開學員和區縣檔案局辦班管理者會議，聽取各區縣檔案局的意見，以便及時總結經驗，解決問題。
（四）以現代化的技術手段，推動多媒體教學，創新培訓形式。傳統的教育培訓形式是以課堂面授為主，教學方法較為死板。而采取多媒體教學，教學形式生動，內容也更加豐富，同時有利于教師與學員之間的交流與互動。目前，市檔案局培訓中心以及海淀、懷柔、西城等區縣檔案局均采用了多媒體教學。
三、加強教材建設和師資隊伍建設
教材是教學活動的基本依據和實現培養目標的主要載體，它是培養專業人才的關鍵環節。我們一方面選購了一批最新的檔案專業及相關專業書籍，作為學員繼續教育培訓及專題培訓的教材，另一方面則再版崗位資格培訓教材，擴充、更新培訓內容。2002年4月，組織業務骨干編寫的《檔案人員崗位培訓教程》，由中國檔案出版社出版。這本教材突出一個“新”字，不僅增加了電子檔案管理、外國檔案管理、公共關系與應用寫作等新的內容，而且書中所采用的統計數據、業務規范、所述的工作思路、技能方法，都源于近一個時期檔案工作的實踐與理論，體現了我市檔案干部教育培訓工作與時俱進，以適應檔案事業發展的客觀需求。此外，教材還具有繼承與創新相結合、理論與實際相結合、授業與育人相結合、面授與自學相結合的特點，對于新上崗的檔案工作人員獲取專業知識、提高業務素質、培養職業道德具有重要的意義。該教材出版后，已再版一次，目前共發行12550冊。
關鍵詞：醫院 人事檔案 利用功能
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2012）10-278-02
醫院人事檔案管理是為醫院人力資源管理和利用提供相關人事數據和信息支持的重要職能，在決策參考及人才培養選拔方面有著重要的作用和無可替代的利用價值。因此，增強檔案利用意識，更新人事檔案管理的服務理念，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。盡可能地將個人人事信息客觀、真實、系統、全面地提供給組織人事管理部門，積極對人事檔案進行開發、挖掘和利用，使其發揮最大化的利用效力，將是人事檔案工作者的重要任務，也是今后醫院人事檔案改革的主導方向。
一、強化醫院人事檔案信息的利用意識
1.管理觀念的更新。提高醫院檔案管理人員對人事檔案信息的利用意識，積極主動地為醫院現代化建設服務，是當前人事檔案管理工作發展的方向。長期以來，由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導及人事檔案工作人員只滿足于人事檔案資料的收集和保存，停留在一般的查閱服務狀態，觀念守舊，業務單一。在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多不適應之處。新形勢賦予了人事檔案新的價值和功能，開始扮演新的角色。就必須強化檔案管理人員檔案利用意識。要深刻認識到，檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發和利用。管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎和前提，醫院檔案室應對現有的檔案管理方式作出相應的創新和改進。
2.管理職能的創新。在管理觀念更新的同時，人事檔案室的職責定位也必須轉移到信息資源的利用上來。從設備的配備、查閱速度的提升、信息的豐富性、管理的條理性等等，一切需圍繞利用服務，為利用創造良好的條件。不僅為領導利用提供方便，還要為各部門的共享提供方便，為學術科研提供方便。要記載利用次數，跟蹤利用效果，并將其列入檔案人員的考核范圍。
3.服務態度的改善。人事檔案管理人員要改被動服務為主動服務，隨時了解工作動向，及時掌握有關需求的信息。一是使檔案工作由被動存放、保管變為主動提供利用，不斷提高服務質量，提高工作效率，使檔案的利用率得到提高。二是主動進行信息資源的開發和利用，醫院檔案工作人員可以對現有檔案進行歸檔加工整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。
二、為醫院提供人才資源信息的有效利用
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理調配、人力的合理利用以及行政、醫療部門人才結構調配方面都將發揮重要作用，以確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。
1.基本信息資料的綜合利用。在長期檔案管理工作中，醫院儲存積累了專業技術及管理人員大量的檔案材料，形成詳盡的人事信息。一是個人基本的原始信息。包括學歷、學位、學績、培訓、工作經歷、專業技術情況等個人履歷資料; 二是加入黨、團、派及干部任免的政治性資料;三是工資待遇晉升晉級的相關切身利益性資料；四是考核獎懲、獎勵記過、違紀國法的功過性資料等等。為方便檢索利用，應通過管理軟件統一建立檔案材料目錄數據庫，編制代碼，實現檔案信息的數據化。
2.工作表現業績資料的全面分析。有效的人事檔案管理對分析醫院內人力資源狀況是否適應醫院的改革與發展的要求有積極的作用。不僅可以及時給醫院領導決策提供準確、全面的人事信息，為醫院的崗位設置、人員編制、工資套改、職稱評定、年度考核等提供準確的依據和信息參考，還可以為醫院的人員調整、人員開發、人員使用、人員培訓、人才的中長期規劃等諸多方面提供可靠、詳細的資料。醫院檔案工作人員不但要提供基本的個人信息資料，還應將查閱檔案材料與實際考察的業務水平、個人素質、思想言行、歷史情況等原始材料有機結合起來。考察其“德、能、勤、績”等情況，準確地了解個人的情況，提供完整的綜合評價分析資料，為人力資源的正確選拔和使用起到了參考作用，避免決策的偏頗與失誤。
3.實現信息資料的網絡化共享。隨著信息化時代的到來,一方面我們必須及時更新人事檔案管理的內容、范圍和方法,迎接新挑戰；另一方面加快人事檔案信息化建設,維護更新人事檔案信息庫,保證人事檔案的時效性、真實性和準確性,并逐步向規范化、科學化方向發展,使人事檔案工作逐步進入一個嶄新的檔案管理模式。電子文檔的發展為信息資料的網絡化共享創造了條件，然而，醫院電子文檔涉及的問題比較廣泛，僅靠主管科室很難完成，必須贏得其它部門的支持配合。可以采取主管科室、管理科室、業務科室相結合的辦法，共同協作來解決電子材料歸檔問題，特別是一些員工的業績考核和業務培訓資料要做到及時歸檔。各部門相關的職能要相互滲透，取長補短，發揮各自的優勢，在電子文檔歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔，實現資源的網絡化共享。以員工工資套改為例, 有完整準確的人事檔案信息作為基準和依據,即可以參閱每個員工的學歷、工齡、職稱、崗位以及日常業績考核等歷史性信息材料，對照相關政策,認真核對,使這一涉及大家切身利益的大事順利進行，圓滿完成。
三、為醫院臨床、教學和科研工作服務
隨著經濟建設的快速發展，醫院的競爭越發激烈。醫院要生存，要發展，人才是發展的焦點。形勢要求作為人力信息資源的人事檔案必須服務于經濟建設，充分發揮其在醫院臨床、教學和科研方面的作用。
1.加強向效益轉換的意識。醫院的人事檔案資料是廣大醫務、科研和管理人員長期從事實踐活動的縮影。但從目前看來，醫院對檔案資料的應用價值還沒有引起足夠的重視，對檔案信息資料如何為醫療、科研、管理服務還心中無底。人事檔案資料利用范圍還不夠廣泛，多數檔案只停留在保存價值階段，檔案信息資源不能有效地為醫院的醫、教、研、管服務，也不能服務于社會，以實現經濟價值的轉換。人事檔案管理人員應該以充分開發和利用人力資源信息為宗旨，加強效益轉換意識，使信息資源轉化為醫院的經濟效益。
2.專家技術業務信息的經濟轉換。醫院要實現人事檔案信息資源向經濟效益的轉換，必須注重專業技術人員檔案的建立。醫療技術水平及專家是醫院生存與發展的根本，這些信息應該走出檔案室，走出醫院，走向社會。醫療專家技術人員的檔案應包括基礎材料：學歷、學位證明等個人基本情況；繼續教育及專業技術進修證明、證書；專業技術工作總結；專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同；著作專題研究報告，學術論文(分級)，參加專業學術會議的證書、專業技術成果鑒定書等衛生技術成果材料；典型病歷、成功病案、手術分析等科研資料；醫德醫風評價材料、優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀等。這些專家及其技術人員技術業務檔案的建立，在為醫院管理提供準確信息的同時，還為醫院技術優勢的對外宣傳提供了方便。醫院應該注重這類信息的開發利用，使之為醫院的經濟創收與發展服務。
3.通過軟件等深層次的開發實現經濟轉換。檔案使用價值的提高，有待于通過人才信息軟件等深層次的開發等手段，實現人事信息的共享，進而為醫院的經濟發展提供必要的服務。一方面，檔案管理人員要強化服務意識，變封閉式管理為開放式服務，主動開發人力資源信息，使人事檔案信息資源向臨床、教學和科研工作等多領域的服務延伸。另一方面,可以積極探索醫療人事檔案的查詢服務，對于一些重要且可予以公開的涉及公共利益的醫療人事檔案，可以通過開展網上服務業務，如網上查詢、搜索和評價等公開查詢的方式,向社會公眾提供一些醫療資源的查詢服務。
參考文獻：
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2.王萍，李詠梅.醫院人事檔案管理的現狀.中國新技術新產品，2009（7）
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4.吳哈麗.醫院人事檔案管理的設想.民營科技，2011（6）
【關鍵詞】高校檔案管理員 業務素質 培養途徑
一、高校檔案管理人員業務素質現狀
改革開放二十多年來， 各高校在檔案管理工作上， 學校的檔案意識在增強， 各部門對檔案工作的重視程度有了一定提高；不但專業檔案人員隊伍在逐年壯大， 而且檔案人員的素質也在不斷提高。如今各高校的檔案人員中， 大專以上文化程度的人數已達一定比例， 本科以上學歷的人數也在逐年增加， 這無疑為高校檔案事業的發展注入了生機。但從整體上看， 目前高校檔案管理人員隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期檔案工作的需要， 特別是進入21 世紀以后， 熟悉檔案內容， 能進行檔案信息深層次研究和開發的人才仍顯得十分匱乏， 跨世紀人才嚴重短缺， 集中表現在：
（1）專業技術人員偏少。專職檔案員中具有專業技術職務的人數占總人數的比例還是偏低， 社會的發展對檔案工作的專業化程度提出了更高的要求， 專業技術人員占有極其微弱的比例， 是目前檔案工作急需解決的問題。
（2）檔案專業人員貧乏。幾年來， 檔案專業人員隊伍和文化水平雖普遍有所增加和提高， 但檔案專業人員卻極其貧乏， 畢業于檔案專業學校的更是少見。
（3）復合型的檔案管理人才嚴重缺乏， 極大地影響了高校檔案的信息開發和編研工作。事實表明， 如果不加強人才的培養， 提高檔案干部隊伍的素質， 高校檔案的功能將受到極大制約。
二、高校檔案管理員業務素質培養途徑
檔案工作是一門管理科學， 要實行檔案的科學化、標準化、規范化管理， 檔案人員除了具備良好的政治、道德素養外， 還應有精明強干的業務素質和能力素質， 只有這樣， 才能在技術上做到精益求精， 不斷提高檔案管理工作的服務質量。針對當前高校檔案人員的實際， 筆者認為， 提高檔案管理人員業務素質培養應抓好以下幾個方面：
（一）轉變觀念， 不斷創新
高校檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作被動局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天， 隨著各部門工作人員的減少， 工作量的增加， 檔案工作將面臨更大的壓力。因此，高校檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位， 要改變“守攤看點”的倉庫保管員形象， 在埋頭苦干、默默奉獻的同時， 應當多一些敏捷和睿智， 多一些膽識與果斷，從根本上轉變觀念， 摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”等舊觀念， 主動找婆家、找市場， 使檔案工作產生一定的經濟效益， 提高檔案工作的自身價值。
社會主義市場經濟體制的確立已為檔案工作開辟了廣闊的前景。這在客觀上決定著我們的檔案工作必須主動與市場經濟接軌， 以直接或間接的方式參與到市場經濟活動中去并努力為其服務。因此我們必須樹立起強烈的市場意識。市場經濟體制是一種競爭機制，檔案人員使檔案信息進入市場首先要有質量意識、效益意識，要根據信息市場的需求優化服務措施， 提高服務質量開發含“金”量高的檔案信息， 并及時把能產生極大社會效益和經濟效益的檔案信息推向信息市場， 使檔案信息在市場環境的作用下找準位置發揮其作用。
（二）努力練就過硬的業務技能
檔案工作既是一項業務性工作， 又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員， 既要有扎扎實實的業務功底， 又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊， 以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式， 給專職檔案人員提出了更高的要求。
要適應新形勢， 敢于向傳統觀念挑戰， 善于提出新辦法、新思路， 解決新問題， 勇于打破傳統的條條框框和管理模式， 在檔案業務上有所創新， 有所突破。專職檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟， 而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法， 在務實基礎上促進創新， 努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法， 一專多能的檔案工作人才。比如檔案的分類整理， 那是以檔案的內容形式特征為依據的， 如果看不懂檔案的內容就無法準確分類組卷；檔案保管價值的鑒定說到底它所記述的科學技術知識價值， 只有掌握相關門類的科學技術知識才有可能開展檔案的鑒定工作。
（三）拓寬視野、豐富知識
二十一世紀學科技術的發展， 大大加快了檔案工作的現代化管理， 如今各高校已普遍利用計算機等通信設備以及現代化的辦公設備進行檔案管理， 從而更加迅速準確地完成檔案信息的收集、加工、傳送處理、檢查貯存和管理等過程， 實現檔案管理現代化、自動化。這不但把檔案工作人員從繁重、重復的手工勞動中解放出來， 大大提高信息的開發與利用效率， 同時還需要實現了檔案信息資源共享， 擴大檔案信息的利用范圍。而所有這些都要求檔案管理人員要必須熟悉和掌握復制、縮微以及電子計算機等現代化技術知識， 否則根本無法適應現代高校檔案管理的要求。因此， 檔案人員必須注重專業知識的學習與更新。要把學習作為生活中的第一需要， 把終身教育作為一種必然選擇， 努力學習， 不斷“充電”， 拓寬視野， 了解所涉及工作領域的現狀及發展動態， 運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作， 實現由單一專業型向多樣復合型轉變。
三、總結
當然， 在各級檔案管理人員主動努力學習， 提高自身業務素質的同時， 高校也要為檔案人員積極創造一個可提供施展才華的環境， 使每個人都力有所用、才有所展。在這一點上， 最有效的方法， 筆者認為當首推競爭機制的引進和推行， 通過建立健全考核制度， 把工作實際同工資晉升、職稱評聘、評選先進等結合起來， 使人的積極性得到充分發揮， 從而激發檔案人員提高自身素質的自覺性。
參考文獻：
[1]李志福.對高校檔案管理工作若干問題的探究[J].職業時空，2009，（05）.
高校的教學工作和科研工作是兼具廣泛性和重要性的實踐活動，在此基礎上產生了高校檔案的重要基礎——教師業務檔案。教師業務檔案對于體現教師個人業務與學術水平具備一定直觀性，便于高校領導者在任免人員時知人善任、人盡其才，為高校人事方面的安排提供輔助決策信息。具體來說，教師檔案包含自然情況、教育教學工作及考核情況、學術科研情況、榮譽情況等幾個方面。
1.自然情況。自然情況是指教師的“三歷一職”。所謂“三歷”就是教師的個人簡歷、個人學歷和個人履歷等基本信息；所謂“一職”指教師的職稱變化情況，主要包括專業技術職稱任職資格情況、專業技術職務考核材料、聘任專業技術職務的審批情況、晉升專業技術職務（職稱）審批情況等。這些材料可以比較全面、系統地體現出高校教師在一定階段內其專業技術水平的程度。
2.教育教學工作及考核情況。教學工作包括教師每學年的班級任職、執教、課程反饋信息、課后輔導等，學校通過考核機制來考核此類項目。通過教師自行設定教學計劃、對教學大綱的把控、日常教學教案準備以及相關任務書、學期末對教育教學的總結、業務能力方面考查審核、個人日常的工作量來進行等級考評。這樣能比較清晰地展示出教師在執教期間的教學計劃、教學風格、工作強度及評估反饋等情況。
3.學術科研情況。學術科研是涵蓋其國家承認的學術科研成果、學術團隊的組建和相關活動、教學教改方面的科研經驗、總結以及一些具體案例解析。高校教師在國內外正規的報刊雜志上發表的學術論文、參加學術交流會情況和參加各種論文競賽所獲的經過權威部門認可的榮譽都應歸檔。這部分材料主要反映教師在學術研究方面所取得的成果，它們是衡量教師教研、科研成果最有分量的見證。
4.榮譽情況。榮譽情況主要反映高校教師在教育教學以及科研實踐中所獲成果。這些高校教師的工作成果，是客觀評價教師工作成果、激勵教師整體工作積極性和創造性的重要依據。榮譽情況的歸檔具體來講包含兩部分，一是指高校教師在教育教學以及科研實踐過程中所獲得表彰、獎懲的文字記錄；二是發表的論文、研究的課題和所著專著獲得的獎項證書以及指導學生競賽所獲榮譽。
二、高校教師業務檔案管理中存在的主要問題
目前，很多高校僅重視人事檔案的建設，并沒真正認識到教師業務檔案建設的重要性，對整個檔案工作不夠重視，從而直接導致教師業務檔案無論是管理環節還是利用環節都存在很多問題。
1.管理人員不專業，管理責任心不足。對于大部分高校來說，高校教師的業務檔案管理沒有得到應有的重視，因而沒有設置專門的管理機構，教師業務檔案管理工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業人員。在檔案的管理中，沒有固定責任人，相關責任人頻繁更換，檔案管理工作大多由院系辦公室主任、教學秘書等人員兼管。這種狀況直接造成了管理人員構成不穩定，管理職責權限不明晰。同時，檔案管理人員缺乏從事管理工作所需要的專業性知識與技能，對相關業務檔案的管理重視程度不夠，檔案管理業務不精、工作責任心不足，這些問題都直接影響了檔案管理的成效，從而對教師業務檔案的建設以及管理水平產生嚴重影響。
2.管理方式有待改善，管理手段陳舊落后。教師業務檔案不僅內容廣泛，而且涉及面非常大、信息量大，這就要求管理工作保證質量的同時也要保證效率。但現實狀況是，大部分高校教師業務檔案的管理尚處在全手工或半手工的操作狀態，完全不具備高效、優質、便捷的現代化管理特點。從而使教師業務檔案信息的搜集和整理、存檔及分類的這些工作滯后嚴重，進而更直接地影響了教師業務檔案的整體規劃、編輯、利用和研發。甚至會存在一些教師檔案內容大量重復、利用低效無序的狀況，使一些管理工作都處于重復做無用功的尷尬境地，一定程度上影響了教師教學、科研工作的質量。
3.管理工作政出多門，缺乏系統性。目前，高校業務檔案管理缺乏統籌安排，造成了人力、物力、財力等方面的浪費，違背系統管理的原則。大多高校沒有明確規定教師業務檔案的分類、管理和歸檔部門，導致高校教師業務檔案的管理中的出現一系列問題。況且，教師業務檔案管理目前相對分散，學校的某些教師業務檔案由人事部門、教務部門或其他相關師資部門全權管理，某些高校則是由幾個部門分工合作管理。而且高校教師檔案內容的質量相對較低，大同小異，缺乏管理的創新，難以全面且客觀、準確地反映高校教師的工作實際情況。另外，管理上的各自為政造成管理缺乏系統性，檔案資料收集不全或散失嚴重等狀況，這些都不利于檔案完整長久地被保存，也為更好地綜合利用并最大化其價值增加了難度。
三、加強高校教師業務檔案管理的對策探析
教師業務檔案能夠真實反映教師在校各種情況，將其作為評估依據能夠對每一位高校教師作出客觀而準確的評價，是評價高校教師業務水平、學識水平和科研水平的重要參考條件，更是評價高校整體教育、教學水平的一項重要指標。因而，對高校教師業務檔案管理工作的改善與提高十分必要。
1.完善檔案管理制度，明確責任機構。首先，教師業務檔案應當建立起一個健全完善的管理制度，將檔案管理工作的不同環節制度化；其次，需要師業務檔案管理標準，檔案的歸檔要使用同一標準，推進檔案管理規范化進程；最后，教師業務檔案應由一個管理部門統一管理，同時在各個分院按需設立協管員，形成層級負責、循環管理體制。
2.采用先進管理手段，實施科學規范管理。在高校檔案業務管理中，要合理利用網絡資源，并要盡快建立校內檔案管理網絡化數據庫。作為學校檔案管理的主管部門，為適應和滿足現代教育事業的發展需要，有必要、有責任積極利用日益更新的網絡技術來提高信息采集核對工作的效率，進而實現管理方式的現代化、高效化。舉例來說，高校可以建立電子檔案，配合紙質檔案合理利用，使檔案的利用更加便捷，逐步構建檔案利用平臺，從而實現高校教師檔案管理現代化、數字化的目的。
