時(shí)間：2022-06-07 11:28:05
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇館藏檔案數(shù)字化，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【 正 文】
近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，一些檔案館開(kāi)始實(shí)施數(shù)字檔案館計(jì)劃，或開(kāi)始對(duì)部分館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便為今后實(shí)現(xiàn)檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)化查閱作準(zhǔn)備，但館藏?cái)?shù)量較大的單位很快都遇到了一個(gè)棘手問(wèn)題：挑選什么檔案進(jìn)行數(shù)字化？在確定將某一全宗檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，又面臨是否將所有檔案部進(jìn)行數(shù)字化的難題？在對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，面對(duì)著龐雜紛繁甚至“魚(yú)龍混雜”的檔案，大家不約而同地感覺(jué)到面臨一個(gè)新的課題：檔案在進(jìn)行數(shù)字化前的鑒定。當(dāng)今之際，檔案數(shù)字化，雖同高科技、高投入相伴隨，但一旦形成共識(shí)，擺上日程，其經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等問(wèn)題似不難解決，然數(shù)字化鑒定，卻不那么容易，它政策性強(qiáng)，又是勞動(dòng)和知識(shí)密集型工作，至今尚缺乏明確的指導(dǎo)理念，弄得不好即成為數(shù)字化的“瓶頸”，拖了檔案數(shù)字化進(jìn)程的后腿。因此，從某種意義上來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化鑒定能否順利開(kāi)展，關(guān)系到檔案數(shù)字化的進(jìn)程，并最終影響檔案信息社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)筆者根據(jù)近來(lái)對(duì)此問(wèn)題的研究和思考。提出一些管見(jiàn)，與檔案界同行探討。
一、數(shù)字化鑒定的目的
館藏檔案數(shù)字化，是近年來(lái)隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案界為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館而提出，主要在館藏檔案數(shù)量具有一定規(guī)模，其檔案利用具有較大發(fā)展空間，物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件又較好的省、市一級(jí)國(guó)家綜合檔案館，以及一些發(fā)達(dá)地區(qū)區(qū)、縣一級(jí)檔案館進(jìn)行。這是一部分國(guó)家綜合性檔案館順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，在實(shí)行檔案資源信息化過(guò)程中采取的一項(xiàng)有力措施，其意義十分深遠(yuǎn)，它不僅能使通過(guò)計(jì)算機(jī)終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實(shí)，也將使檔案館在不久的將來(lái)通過(guò)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向不同層次的和利用者提供遠(yuǎn)程檔案信息查閱服務(wù)成為可能，由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會(huì)所用開(kāi)辟一個(gè)十分廣闊的空間。由于數(shù)字化檔案從實(shí)體檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理到能夠以數(shù)字方式提供利用，特別是遠(yuǎn)程利用，其中包含較高的制作和運(yùn)營(yíng)成本，因此要求提供利用的數(shù)字化檔案具有相當(dāng)?shù)摹百|(zhì)量”，也就是說(shuō)被提供的數(shù)字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數(shù)字化檔案的“質(zhì)量”問(wèn)題，檔案在進(jìn)行數(shù)字化之前需要進(jìn)行鑒定的問(wèn)題很自然地被提上議事日程。與此同時(shí)，公開(kāi)和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程提供利用的數(shù)字化檔案，要求其內(nèi)容必須是適合向社會(huì)公開(kāi)的，因此在檔案進(jìn)行數(shù)字化前進(jìn)行劃控鑒定也是必然之題（已經(jīng)經(jīng)過(guò)開(kāi)放鑒定的例外）。一般來(lái)說(shuō)，國(guó)家綜合檔案館館藏檔案的基礎(chǔ)狀況，包括每個(gè)全宗內(nèi)檔案構(gòu)成的合理程度，每個(gè)案卷的組合質(zhì)量，參差不齊，有一部分檔案組卷質(zhì)量很高，十分精練簡(jiǎn)潔，卷內(nèi)每份文件都具有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，很說(shuō)明問(wèn)題，如果從中剔除任何一份文件，都會(huì)感到整個(gè)案卷會(huì)產(chǎn)生缺陷，對(duì)于具有這樣質(zhì)量的檔案，除了是否適合向社會(huì)開(kāi)放的因素需要考慮外，顯然對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化是無(wú)需再進(jìn)行鑒定的，但實(shí)際上在館藏檔案中能夠達(dá)到這種標(biāo)準(zhǔn)的檔案很少，特別是上個(gè)世紀(jì)70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎(chǔ)狀況多數(shù)很不理想，常常是“魚(yú)龍混雜”，有價(jià)值的文件和毫無(wú)價(jià)值的文件夾雜在一起，對(duì)于這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須在事前進(jìn)行鑒定，通過(guò)鑒定，剔除那些無(wú)關(guān)緊要或毫無(wú)價(jià)值的文件，留下反映歷史過(guò)程本質(zhì)的材料，從而使數(shù)字化的檔案是“貨真價(jià)實(shí)”，真正具有參考和研究?jī)r(jià)值，能夠派用處的檔案，
從數(shù)字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā)，檔案在數(shù)字化之前進(jìn)行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開(kāi)放而進(jìn)行的開(kāi)放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對(duì)開(kāi)放鑒定做拾遺補(bǔ)缺的工作，更承擔(dān)著“去粗取精”、存真留實(shí)的責(zé)任，其目的就是通過(guò)鑒定，提供組合精練、內(nèi)容充實(shí)、沒(méi)有“水分”的原始檔案進(jìn)行數(shù)字化，從而保證了對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的高投入能夠得到高效率的應(yīng)用。轉(zhuǎn)貼于
二、數(shù)字化鑒定的原則
為了確保能夠?qū)⑷萘棵芗⒒A(chǔ)狀況良好、組合科學(xué)的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須對(duì)館藏原始檔案進(jìn)行鑒定，在此基礎(chǔ)上篩選出可以和應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化的檔案，根據(jù)目前已經(jīng)開(kāi)展的數(shù)字化鑒定的實(shí)踐，一般而言，在具體進(jìn)行檔案數(shù)字化鑒定時(shí)應(yīng)該遵循以下幾個(gè)原則：
1.精煉原則 數(shù)字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠(yuǎn)程提供查閱的數(shù)碼狀態(tài)，期間要經(jīng)過(guò)數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)整理和相應(yīng)檢索關(guān)系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術(shù)支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價(jià)值和體現(xiàn)效益，要求提供數(shù)字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標(biāo)出發(fā)，要求鑒定人員在進(jìn)行鑒定時(shí)貫徹精煉思想，剔除重復(fù)件和無(wú)價(jià)值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對(duì)于那些原來(lái)臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無(wú)關(guān)緊要和可有可無(wú)的文件，使經(jīng)過(guò)鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動(dòng)的真貌。從擠掉案卷的水分來(lái)說(shuō)，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當(dāng)然如果從深層次的專題研究需要出發(fā)，某些利用者會(huì)認(rèn)為一個(gè)文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內(nèi)容相同，但在細(xì)節(jié)上存在差異，因而都具有重要的價(jià)值，因?yàn)樗鼈儚牟煌膫?cè)面記錄和反映了某份文件的最后形成過(guò)程。我們并不完全否認(rèn)這樣的看法，但是認(rèn)為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數(shù)，如果都按照這樣的要求來(lái)進(jìn)行數(shù)字化，則數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)容量將因此擴(kuò)大幾倍，其制作和運(yùn)營(yíng)成本也相應(yīng)提高，而在大多數(shù)情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因?yàn)槲募恼痉从沉俗罨咀钪饕臍v史狀況。從進(jìn)行數(shù)字化投入產(chǎn)出的策略考慮，我們顯然不能為了個(gè)別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實(shí)體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門查閱原始實(shí)體檔案，以解決其特殊的問(wèn)題。由此可見(jiàn)，精煉原則主要是從減少數(shù)字化成本出發(fā)，同時(shí)也是從絕大多數(shù)利用者的利用需求出發(fā)，并不包括滿足個(gè)別利用者的特殊需求，
2.存史原則 提出和要求貫徹精煉原則，其目的是為了使經(jīng)過(guò)數(shù)字化的檔案消除臃腫，去除水分，構(gòu)成精煉，而并非為了單純地達(dá)到精煉而將一些有價(jià)值的文件也拋棄，為此提出存史原則。這一原則的含義，可以理解為剔除文件時(shí)應(yīng)以是否違背存史作衡量，也就是說(shuō)，當(dāng)如果剔除某份文件，是在剔除某種重要的歷史記錄，從而使某一重要?dú)v史情況或細(xì)節(jié)由此消失，那么對(duì)這種剔除必須作慎重考慮。我們?cè)跀?shù)字化鑒定的實(shí)踐中遇到過(guò)這樣的情況：在鑒定某一市級(jí)機(jī)關(guān)檔案時(shí)，有人將區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的區(qū)情甚至基層情況的文件認(rèn)為是“水分”，主張將其剔除，其理由一是此類文件在相應(yīng)的區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)的檔案中會(huì)有保存，二是區(qū)情乃至基層情況不屬于市級(jí)機(jī)關(guān)檔案應(yīng)反映的重點(diǎn)。但是按照存史原則，上述文件恰恰十分真實(shí)地記錄和反映了當(dāng)時(shí)特定背景下基層所發(fā)生的一段生動(dòng)的歷史，對(duì)于利用者直接了解這一歷史時(shí)期的相關(guān)歷史是很重要的材料，盡管此類文件在區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)的檔案里很可能也保存著。存史原則要求在進(jìn)行數(shù)字化鑒定時(shí)不能一味地為精煉而精煉，還必須謹(jǐn)慎考慮不能將那些記錄和反映生動(dòng)的歷史過(guò)程和歷史真實(shí)的文件作為“水分”擠掉，從某種意義上說(shuō)，存史原則也是對(duì)精煉原則的制約，貫徹存史原則能夠防止因貫徹精煉原則的過(guò)頭而把那些確實(shí)反映歷史真實(shí)的文件也精煉掉。
3.利用優(yōu)先原則 這一原則在很大程度上適用于數(shù)字化鑒定的組織實(shí)
一、檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化就是將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化。它利用掃描、照相及其他數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、將紙質(zhì)及其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息(模擬形式)轉(zhuǎn)換成可以被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字形式的過(guò)程。數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)，徹底改變檔案的利用方式，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、信息管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。
二、檔案數(shù)字化面臨的問(wèn)題
近些年來(lái)，為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案的管理與利用服務(wù)，檔案界對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行了理論研究，同時(shí)全國(guó)各地的一些檔案館也開(kāi)展了積極的嘗試，但是在檔案數(shù)字化過(guò)程中也面臨著一些問(wèn)題。
1.標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題
數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是數(shù)字化建設(shè)規(guī)范和高效的保障，是穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。但目前檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還處在簡(jiǎn)單、孤立、單個(gè)的狀態(tài)，還沒(méi)有形成完整的體系。全國(guó)檔案數(shù)字化無(wú)相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過(guò)大量的元數(shù)據(jù)來(lái)克服這樣不一致的問(wèn)題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下檔案信息的高效率共享。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的缺位與滯后，已成為制約檔案數(shù)字化建設(shè)的瓶頸;檔案管理軟件低水平與數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象，已成為阻礙檔案數(shù)字化發(fā)展的阻力②。
2.優(yōu)選問(wèn)題
長(zhǎng)期以來(lái)，受歷史檔案“片紙只字不得銷毀”思想影響，在民國(guó)檔案接收進(jìn)館過(guò)程中，采取“有文必收，有檔定管”的態(tài)度，永久保管。這樣，不免將內(nèi)容極具一般的事務(wù)性文件、零散性文件、重復(fù)性文件與體現(xiàn)民國(guó)時(shí)期機(jī)關(guān)主要職能的業(yè)務(wù)性文件交織在一起，這種“魚(yú)龍混雜，玉石不分”的館藏現(xiàn)象，造成了“館藏的虛腫，內(nèi)容的龐雜”，影響著館藏檔案的優(yōu)化管理。在當(dāng)前檔案數(shù)字化工作中哪些內(nèi)容優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗暫緩數(shù)字化等，這些問(wèn)題都很難明確。極端的做法是盡其所能通過(guò)鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備等將其內(nèi)容全部數(shù)字化③。目前，二史館共收藏有940多個(gè)全宗，計(jì)180多萬(wàn)卷檔案，排架長(zhǎng)度達(dá)5萬(wàn)余米，繞南京城墻1.5周④，如果將這些檔案全部數(shù)字化，需耗時(shí)20年。
3.檢索問(wèn)題
檔案信息檢索是館藏檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作的重中之重。數(shù)字化的館藏檔案，不僅應(yīng)該是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化整理的，而且是建立了能與全文數(shù)字化信息鉤鏈檢索的案卷級(jí)或文件級(jí)機(jī)讀目錄。因此，必須處理好館藏檔案實(shí)體整理中的遺留問(wèn)題，完善案卷級(jí)目錄的主題揭示和加強(qiáng)文件級(jí)目錄的編制以及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
三、檔案數(shù)字化對(duì)象的界定
民國(guó)檔案數(shù)量浩繁，而資金和人力資源相對(duì)有限，檔案數(shù)字化不可能一步到位。因此，我們應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，采取優(yōu)先原則進(jìn)行檔案數(shù)字化⑤。
一是館藏珍貴檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。各檔案館都有其最為珍貴的“鎮(zhèn)館之寶”，從保護(hù)人類歷史遺產(chǎn)和搶救的角度出發(fā)，這些特藏應(yīng)該成為數(shù)字化的首選對(duì)象。
二是瀕危、經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)具有重要保存和使用價(jià)值的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。此舉有利于加快搶救與妥善保存這些反映民國(guó)時(shí)期歷史進(jìn)程、社會(huì)變遷等重大歷史事件的瀕危檔案信息。
三是具有館藏特色的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。選擇本館獨(dú)有、特有的資源進(jìn)行檔案數(shù)字化，可以突出自己的特色，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和共享。
四是利用率高、需求大、開(kāi)放的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅可以發(fā)揮館藏檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，而且有利于對(duì)檔案原件的保護(hù)。
二史館在長(zhǎng)期的館藏建設(shè)中形成了自己的核心館藏，它們形成時(shí)間早、影響范圍廣、使用價(jià)值大、利用頻率高。早在上世紀(jì)六十年代，老一代檔案工作者為適應(yīng)當(dāng)時(shí)形勢(shì)的需要，從實(shí)體館藏150萬(wàn)卷，700多個(gè)全宗的基礎(chǔ)上，精心選出74000多卷重要檔案。雖然這些檔案不能代表館藏中極具重要價(jià)值檔案的全部，卻是二史館館藏最為核心檔案的一部分，成為館藏檔案中利用最頻繁和最有亮點(diǎn)的檔案。我們應(yīng)該在尊重前人勞動(dòng)成果基礎(chǔ)上，將這些檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化運(yùn)作。
四、檔案數(shù)字化建設(shè)
1.檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)
由于館藏檔案歷史跨度大，數(shù)量多，早期檔案整理編目工作較粗，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量不高。例如案卷過(guò)大過(guò)厚，目錄籠統(tǒng)不準(zhǔn)確，不能反映卷內(nèi)內(nèi)容或只反映部分內(nèi)容等，造成大量有價(jià)值的信息沒(méi)有被揭示出來(lái)，降低了檔案利用的效益。2009年4月我館正式啟動(dòng)館藏檔案數(shù)字化掃描工作，先期將教育部全宗和內(nèi)政部全宗進(jìn)行整理編目，共計(jì)36931條目錄，比原來(lái)增加了6000多條，解決了部分案卷過(guò)厚、標(biāo)題不準(zhǔn)確、檔案著錄項(xiàng)缺失(如形成時(shí)間、責(zé)任者不詳、事由不清)等問(wèn)題，使整理后案卷標(biāo)題規(guī)范，主題清晰，能夠全面反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。然后將這些優(yōu)質(zhì)目錄和規(guī)范數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，形成的新案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量大為提高。同時(shí)，也為今后數(shù)字化全文掃描準(zhǔn)確掛接，為檔案利用者快速和準(zhǔn)確查詢提供了重要保證。
2.紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化
通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)對(duì)檔案原文進(jìn)行光學(xué)掃描，以圖片格式或光學(xué)字符進(jìn)入計(jì)算機(jī)，形成圖像文件。之后可用OCR識(shí)別軟件，將掃描后的圖像文件轉(zhuǎn)換成文本文件。
掃描系統(tǒng)參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。
根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同，采用不同的分辨率。否則，有的幅面清晰度好;有的幅面則清晰度差。對(duì)大幅面的表冊(cè)和地圖等檔案資料進(jìn)行分塊掃描，形成的多幅圖像，要即時(shí)合并為一個(gè)完整的圖像，避免遺忘，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的整體性。
3.多媒體檔案數(shù)字化
(1)照片檔案數(shù)字化。可采用以下兩種方法進(jìn)行輸入，一種是利用光電掃描儀將照片存貯到計(jì)算機(jī)中的磁盤上，然后將照片采用壓縮文件格式進(jìn)行縮小，解決因掃描圖象占用磁盤空間較大的問(wèn)題。另一種方法是采用數(shù)碼相機(jī)對(duì)照片進(jìn)行拍攝，圖像存貯在相機(jī)的磁盤上，再將圖像下載到計(jì)算機(jī)的硬盤或光盤上。對(duì)照片檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，照片檔案掃描采用圖形格式，一般格式為JPG、TIFF，并且采用較高的分辨率，便于日后沖洗和印刷利用。
(2)聲像檔案數(shù)字化。主要是對(duì)錄音帶、錄像帶進(jìn)行數(shù)字化處理。聲像檔案采用視頻采集卡和軟件進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換，音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式存儲(chǔ)，視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、MOV等格式存儲(chǔ)。
(3)對(duì)數(shù)碼照相機(jī)和攝像機(jī)產(chǎn)生的已經(jīng)是數(shù)字化格式的多媒體檔案，則可直接進(jìn)入對(duì)應(yīng)的多媒體檔案管理系統(tǒng)。
(4)檔案縮微品的數(shù)字轉(zhuǎn)換。使用縮微膠片掃描儀進(jìn)行掃描，直接將縮微膠片轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，避免再對(duì)紙質(zhì)原件進(jìn)行重復(fù)掃描。
4.實(shí)現(xiàn)掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的掛接
通過(guò)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和掃描文件的快速掛接，系統(tǒng)就可初步實(shí)現(xiàn)對(duì)目標(biāo)檔案的全文檢索。然而，真正意義上的全文檢索，不僅應(yīng)該構(gòu)建功能完備的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，而且能夠集成數(shù)據(jù)庫(kù)檢索技術(shù)、全文檢索技術(shù)、圖像內(nèi)容檢索技術(shù)以及數(shù)字化音頻和視頻信息的檢索技術(shù)等。由于數(shù)字化檔案要求必須與檔案原件完全一致，然而目前的數(shù)字轉(zhuǎn)換、識(shí)別技術(shù)又不能完全滿足這一要求，因此，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案全文檢索，還有待技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。
5.開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)
檔案數(shù)字化的目的就是要組織數(shù)字信息上網(wǎng)，面向應(yīng)用，建立“活性”，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為用戶提供更好的服務(wù)。
五、結(jié)束語(yǔ)
檔案數(shù)字化是對(duì)檔案部門的挑戰(zhàn)，也給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)。面對(duì)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，我們要勇于擔(dān)負(fù)起社會(huì)使命，以優(yōu)化理論為指導(dǎo)，以用戶需求為導(dǎo)向，以檔案利用為目的，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)“資源共享、保護(hù)檔案、傳承歷史”的愿景目標(biāo)。
注釋:
①熊飛，熊艷.城建檔案數(shù)字化建設(shè)[J].城建檔案，2009(2):12-13.
②趙寧燕等.檔案數(shù)字化建設(shè)危機(jī)[J].蘭臺(tái)世界，2008(10):6-7.
③王素立.檔案信息數(shù)字化邊界問(wèn)題的研究[J].檔案學(xué)通訊，2008(4):65-67.
④王俊明.九州圖籍歸天府——中國(guó)第二歷史檔案館解放初期接收政權(quán)檔案紀(jì)實(shí)[J].中國(guó)檔案，2009(9):37-39.
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；檔案工作；管理
檔案工作包括管理檔案實(shí)體、開(kāi)發(fā)檔案信息資源以及為企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)等一系列工作。隨著信息技術(shù)和信息高速公路的發(fā)展，信息經(jīng)濟(jì)和信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源，檔案管理部門作為這種強(qiáng)大信息資源的管理者，如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，如何正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，構(gòu)建數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效利用和共享，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，成為檔案管理部門急待解決的問(wèn)題。
1.利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將館藏?cái)?shù)字化
所謂“將館藏?cái)?shù)字化”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過(guò)文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過(guò)各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。將檔案館藏?cái)?shù)字化的優(yōu)點(diǎn)：一是信息管理數(shù)字化；二是資源管理虛擬化；三是信息資源管理智能化；四是用戶使用方便化。
首先，應(yīng)該引起重視的是檔案館的館藏正以迅速的速度增加，而大多數(shù)是文書(shū)檔案。這主要是因?yàn)闄n案部門對(duì)于移交檔案的接受標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于寬泛、檔案人員觀念的保守等原因造成的。因此，在開(kāi)展館藏?cái)?shù)字化工作之前，應(yīng)該要做好檔案的優(yōu)化工作。限制檔案移交部門，控制歸檔范圍，開(kāi)展鑒定工作。
其次，對(duì)館藏檔案的數(shù)字化應(yīng)有選擇有計(jì)劃的進(jìn)行。不同的檔案部門可以根據(jù)自身的情況選擇不同的標(biāo)準(zhǔn)。如對(duì)優(yōu)化后的館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化；對(duì)館藏體系進(jìn)行研究，確定本館特色檔案，并將其進(jìn)行全文數(shù)字化；根據(jù)館藏基礎(chǔ)，確定核心檔案進(jìn)行全文數(shù)字化；選擇利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化；針對(duì)服務(wù)對(duì)象的需求進(jìn)行數(shù)字化。在確定目標(biāo)后，運(yùn)用多媒體技術(shù)，對(duì)多種載體形式與記錄方式的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化。
2.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案著錄、標(biāo)引等工作
技術(shù)的進(jìn)步使得檔案著錄可以通過(guò)檔案管理軟件而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、時(shí)間、載體形態(tài)、檔號(hào)、分類號(hào)、主題詞以及內(nèi)容摘要等方面。檔案標(biāo)引是依據(jù)檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標(biāo)識(shí)的過(guò)程，這兩項(xiàng)內(nèi)容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統(tǒng)的著錄是在卡片上進(jìn)行的，而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行著錄和標(biāo)引，使得查找檔案十分便捷。
在檔案的編目方面，應(yīng)建立區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄網(wǎng)絡(luò)中心，積極促進(jìn)企業(yè)單位間檔案目錄的聯(lián)網(wǎng)和交流。這項(xiàng)工作是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的有效措施。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以建立一個(gè)互有聯(lián)系、互為補(bǔ)充，能夠多層次、多角度揭示檔案信息，并滿足利用者需求的計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)，使檔案檢索向自動(dòng)化方向發(fā)展。檔案的日常統(tǒng)計(jì)工作十分繁重，利用計(jì)算機(jī)代替人工工作，不僅準(zhǔn)確且效率高。
3.利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件進(jìn)行管理
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給傳統(tǒng)的檔案工作帶來(lái)的最大改革應(yīng)該算電子文件的產(chǎn)生。電子文件是計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的產(chǎn)物，從形式上看，它是數(shù)字化的，但由于它是通過(guò)代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過(guò)設(shè)備來(lái)利用，人們?cè)跈z索和閱讀電子文件時(shí)要借助特定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件進(jìn)行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準(zhǔn)確的文件信息。所以它對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應(yīng)針對(duì)單位移交產(chǎn)生的電子文件開(kāi)展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。
紙質(zhì)文件產(chǎn)生的時(shí)候，文件的內(nèi)容以及重要的簽署意見(jiàn)和印章都會(huì)集中反映在紙質(zhì)文件的實(shí)體上。在執(zhí)行同一項(xiàng)職能活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生的彼此具有聯(lián)系的文件可以通過(guò)文件的實(shí)體管理加以體現(xiàn)，但是，電子文件產(chǎn)生的自由性和隨意性，可能會(huì)產(chǎn)生這樣的情況，辦公室人員應(yīng)用文字處理軟件生成了文件的主體，然后，通過(guò)E-MAIL獲得了領(lǐng)導(dǎo)的批示，而文件的附件中又用到了機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)。這樣一份文件的全部?jī)?nèi)容信息，必須在文件產(chǎn)生的時(shí)候完整的保存下來(lái)。
4.利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)利用
網(wǎng)絡(luò)最根本的價(jià)值就在于其本身就能提供越來(lái)越完善的信息服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)信息資源存在著數(shù)量大、類型多、范圍廣、無(wú)序化等特點(diǎn)，一般利用者很難準(zhǔn)確地找到所需信息，更不用說(shuō)深層次開(kāi)發(fā)與利用。因此檔案部門應(yīng)做好兩方面的工作：一是對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導(dǎo)讀者快速查找到所需信息；二是根據(jù)需求，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采集數(shù)字信息，然后按照不同專題進(jìn)行分類、整合，形成可以提供利用的二次數(shù)字信息資源。網(wǎng)絡(luò)信息資源同樣存在著采、編、流、藏幾個(gè)環(huán)節(jié)的問(wèn)題，但工作的難度卻遠(yuǎn)大于紙質(zhì)載體的檔案信息。這也給檔案信息服務(wù)人員提出了更高的要求。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中。例如，在檔案部門通過(guò)企業(yè)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，企業(yè)各檔案系統(tǒng)間網(wǎng)絡(luò)資源共享。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中逐漸使用和快速發(fā)展及新技術(shù)的革命，對(duì)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)檔案利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立起區(qū)域性、行業(yè)性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實(shí)體中分離出來(lái)的檔案信息驚人地增加，用戶更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實(shí)體將會(huì)從直接利用中脫身。這樣以來(lái)，檔案管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作。
[1]趙治剛.數(shù)字化檔案管理之我見(jiàn)[J].城建檔案，2010.03
為了充分發(fā)揮地質(zhì)資料檔案的作用，提高地質(zhì)資料檔案的現(xiàn)代化管理水平，經(jīng)過(guò)多年的試驗(yàn)研究，全國(guó)地質(zhì)資料館從1999年開(kāi)始，以項(xiàng)目形式正式開(kāi)展館藏重要地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作。到目前為止，已經(jīng)經(jīng)歷了十個(gè)春秋，取得了可喜的成果，收獲了許多有益的經(jīng)驗(yàn)。目前，館藏重要地質(zhì)資料檔案數(shù)字化總量已達(dá)4.5萬(wàn)種、數(shù)據(jù)量達(dá)7TB，這批成果得到利用者的廣泛青睞，服務(wù)量成倍增長(zhǎng)。為更好地開(kāi)展剩余地質(zhì)資料檔案的數(shù)字化，保障數(shù)字化成果的安全，更加深入、高效的利用數(shù)字化成果，有必要對(duì)十年來(lái)的數(shù)字化工作進(jìn)行回顧和總結(jié)。
一、數(shù)字化工作歷程
1986年，原中國(guó)地質(zhì)礦產(chǎn)信息研究院(全國(guó)地質(zhì)資料館)根據(jù)原地礦部領(lǐng)導(dǎo)指示，對(duì)館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化問(wèn)題開(kāi)展了研究。首先對(duì)縮微技術(shù)和數(shù)字化光盤存貯技術(shù)進(jìn)行了對(duì)比研究，提出：通過(guò)掃描對(duì)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化后，進(jìn)行光盤存貯是解決圖文地質(zhì)資料檔案存儲(chǔ)、管理和服務(wù)的最佳選擇。與國(guó)內(nèi)相關(guān)行業(yè)相比，這時(shí)的全國(guó)地質(zhì)資料館在數(shù)字化方面的研究起步較早。
1987-1992年，原地礦部將該研究項(xiàng)目列入部“八?五”計(jì)算機(jī)應(yīng)用優(yōu)選項(xiàng)目，但由于經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，項(xiàng)目遲遲未能正式開(kāi)展。1993年在國(guó)家計(jì)委國(guó)土司的大力支持下，開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究。1995年，原地礦部正式立項(xiàng)，并成為部重點(diǎn)科研項(xiàng)目。1996年年底，項(xiàng)目組解決了在地質(zhì)資料檔案數(shù)字化過(guò)程中的一系列技術(shù)問(wèn)題，如大型地質(zhì)圖件輸入精度、圖件拼接技術(shù)、舊藍(lán)曬圖的消藍(lán)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、資料檔案在光盤存儲(chǔ)后的組織以及圖像文件快速瀏覽等。與此同時(shí)，開(kāi)發(fā)出了適用于地質(zhì)資料檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的地質(zhì)資料檔案圖文瀏覽系統(tǒng)。隨后，建立了整個(gè)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化的生產(chǎn)流程，制定了一套與之相適應(yīng)的工作規(guī)范，即《圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范》。
由于我國(guó)地質(zhì)資料檔案管理是國(guó)家和省兩級(jí)管理體制，為了更好地推進(jìn)我國(guó)地質(zhì)資料檔案行業(yè)的整體管理水平，1997年12月，全國(guó)地質(zhì)資料館向全國(guó)31個(gè)省(區(qū)、市)地質(zhì)資料檔案部門推廣和培訓(xùn)了數(shù)字化技術(shù)，培養(yǎng)了一批技術(shù)骨干；并為每個(gè)省配備了大幅面黑白掃描儀、計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)等基本設(shè)備，為在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作打下了基礎(chǔ)。之后，各省地質(zhì)資料檔案部門陸續(xù)進(jìn)行了試生產(chǎn)。
1999年5月，國(guó)土資源部科技司組織了項(xiàng)目成果鑒定，專家組對(duì)項(xiàng)目研究成果給予了充分肯定和高度評(píng)價(jià)。同年10月，經(jīng)過(guò)專家論證，國(guó)土資源部信息中心在數(shù)字國(guó)土工程中設(shè)立了“圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫(kù)”項(xiàng)目，總目標(biāo)是：將凡具備歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值的館藏資料檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，完成圖文地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。自此，全國(guó)地質(zhì)資料館正式展開(kāi)了館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作。
在開(kāi)展館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作過(guò)程中，全國(guó)地質(zhì)資料館陸續(xù)完成了《圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范》(數(shù)字國(guó)土工程工作標(biāo)準(zhǔn))的編制，數(shù)字化成果的查詢服務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、瀏覽數(shù)字化成果的專用電子閱覽室的建設(shè)等工作。本著“邊建設(shè)、邊服務(wù)”的原則，將數(shù)字化成果及時(shí)對(duì)外提供服務(wù)，取得了很好的社會(huì)效益。
1999年以來(lái)的十年中，全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作一直得到主管部門的關(guān)心和支持，國(guó)土資源部多次以部發(fā)文的形式對(duì)全國(guó)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作進(jìn)行布置，提出要求，為工作開(kāi)展提供了政策保障。國(guó)土資源部信息中心和中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心在不同時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)和管理了全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作。
2000年，國(guó)土資源部發(fā)文首次對(duì)全國(guó)的地質(zhì)資料檔案數(shù)字化工作做出了初步部署，要求有關(guān)單位充分認(rèn)識(shí)此項(xiàng)工作的重要性，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將其列入工作日程，制定好本單位的工作方案，并在人、財(cái)、物等方面給予必要的支持。文件下達(dá)后，部信息中心給予了較大力度的經(jīng)費(fèi)支持，使全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作進(jìn)入了第一個(gè)高峰。
2001-2005年，受機(jī)構(gòu)改革影響，全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作經(jīng)費(fèi)驟然減少，使數(shù)字化工作進(jìn)入低谷。2006-2009年，中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到該工作的重要性后加大了經(jīng)費(fèi)投入，使全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作走出低谷進(jìn)入一個(gè)新的高峰。
二、取得的成果和經(jīng)驗(yàn)
回顧十年來(lái)的數(shù)字化工作，我們不僅取得了4.5萬(wàn)種館藏資料檔案的數(shù)字化成果，更可喜的是積累了許多有益的工作經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)了地質(zhì)資料檔案行業(yè)管理與服務(wù)的信息化水平。取得的主要成果和經(jīng)驗(yàn)如下：
1 政策支持，經(jīng)費(fèi)保障，團(tuán)結(jié)協(xié)作是取得工作成效的關(guān)鍵
全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作一直得到國(guó)土資源部?jī)?chǔ)量司的關(guān)心和支持，以部發(fā)文的形式向全國(guó)進(jìn)行了布置。國(guó)土資源部信息中心直接領(lǐng)導(dǎo)和管理了項(xiàng)目的立項(xiàng)論證、1999-2001年度的項(xiàng)目實(shí)施。2002年以后，該工作由中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心負(fù)責(zé)組織實(shí)施。各省地質(zhì)資料檔案部門密切合作，為完成全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化任務(wù)做出了重大貢獻(xiàn)。在整個(gè)工作開(kāi)展過(guò)程中，全國(guó)地質(zhì)資料館的項(xiàng)目工作人員和大量外聘的數(shù)字化工作人員加班加點(diǎn)對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和驗(yàn)收，付出了艱辛的努力。全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作能取得良好的成效正是因?yàn)閾碛辛诉@些天時(shí)、地利、人和。
2 實(shí)施工作分階段、有重點(diǎn)，使重要館藏資料檔案得到及時(shí)、有效的保護(hù)
由于館藏地質(zhì)資料檔案數(shù)量巨大，經(jīng)費(fèi)又不足以保障在短時(shí)期內(nèi)全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，因此我們采用有重點(diǎn)、分階段的方式，按利用程度及保存價(jià)值逐步加以解決，優(yōu)先對(duì)利用程度和保存價(jià)值高的地質(zhì)資料檔案數(shù)字化，并及時(shí)將這些資料檔案的數(shù)字化成果提供利用，使這類紙質(zhì)資料檔案得到了及時(shí)和有效的保護(hù)。
3 合作方式重保密、顧大局，全面推動(dòng)地質(zhì)資料檔案行業(yè)的發(fā)展
經(jīng)過(guò)細(xì)致考慮，全國(guó)地質(zhì)資料館采取了與各省地質(zhì)資料檔案館外協(xié)合作的方式進(jìn)行數(shù)字化生產(chǎn)，即由全國(guó)地質(zhì)資料館根據(jù)自己的館藏，整理出與省館共有的資料檔案清單，將其作為數(shù)字化任務(wù)分配給相應(yīng)的省館，同時(shí)為該省補(bǔ)助相應(yīng)的工作經(jīng)費(fèi)，提供相應(yīng)的技術(shù)支持。
采用這種合作方式不僅加快了數(shù)字化步伐，而且有利于地質(zhì)資料檔案的安全保密，維系和鞏固了全國(guó)地質(zhì)資料館與
省級(jí)地質(zhì)資料檔案館的業(yè)務(wù)關(guān)系，在整個(gè)資料檔案行業(yè)形成了統(tǒng)一的數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，為行業(yè)內(nèi)部的信息交流奠定了基礎(chǔ)。
這種方式得到各省地質(zhì)資料檔案館的大力支持。他們抓住與全國(guó)地質(zhì)資料館合作的機(jī)會(huì)進(jìn)一步爭(zhēng)取各省廳領(lǐng)導(dǎo)的政策和經(jīng)費(fèi)支持，在完成與全國(guó)地質(zhì)資料館合作的數(shù)字化任務(wù)的同時(shí)，按全國(guó)地質(zhì)資料館編制的規(guī)范，分別開(kāi)展了各自館藏全部地質(zhì)資料檔案的數(shù)字化工作。
通過(guò)十年密切合作，不僅明顯促進(jìn)了我國(guó)省級(jí)以上地質(zhì)資料檔案館的整體信息化工作水平，而且在全國(guó)地質(zhì)資料館與各省地質(zhì)資料檔案館之間形成了良好的合作關(guān)系，為今后地質(zhì)資料檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展打下了良好基礎(chǔ)。
4 重質(zhì)量保安全，統(tǒng)一規(guī)范
數(shù)字化工作是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)之一，其成果將是建設(shè)地質(zhì)資料數(shù)據(jù)中心或數(shù)字地質(zhì)資料檔案館的重要基礎(chǔ)數(shù)字資源之一。其數(shù)據(jù)形式和文件格式的統(tǒng)一，對(duì)地質(zhì)資料檔案信息的現(xiàn)代化管理、交流和利用，都具有非常重要的意義。
全國(guó)地質(zhì)資料館非常重視地質(zhì)資料檔案數(shù)字化過(guò)程中各項(xiàng)技術(shù)規(guī)程的科學(xué)性、合理性和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，積極組織力量編制和完善相關(guān)技術(shù)規(guī)程，形成了《圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范》(SZl99900l 2000)，該規(guī)范對(duì)地質(zhì)資-料檔案數(shù)字化的原件處理、掃描、整飾、目錄制作、柵格文件(電子文件)命名、組織等各數(shù)字化工作環(huán)節(jié)提出了明確的要求和詳細(xì)的解說(shuō)。與此同時(shí)，全國(guó)地質(zhì)資料館還建立了一套科學(xué)實(shí)用的工作流程，研究開(kāi)發(fā)了相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，為規(guī)模化開(kāi)展地質(zhì)資料檔案數(shù)字化生產(chǎn)奠定基礎(chǔ)。為進(jìn)一步確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，全國(guó)地質(zhì)資料館還建立了嚴(yán)格的自檢、互檢、抽查、復(fù)查等相關(guān)制度，對(duì)數(shù)字化成果100％進(jìn)行逐頁(yè)檢查驗(yàn)收，以保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。
目前數(shù)字化成果電子數(shù)據(jù)量已達(dá)7TB，為了最大限度地確保這些數(shù)據(jù)的安全，規(guī)范存儲(chǔ)工作，全國(guó)地質(zhì)資料館制定了穩(wěn)妥的存儲(chǔ)方案，采用光盤、磁帶、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)成果數(shù)據(jù)進(jìn)行安全有效的多套備份，同時(shí)采取了離線存儲(chǔ)介質(zhì)500公里以外異地保存的方法防止因意外災(zāi)難造成的數(shù)據(jù)損失。此外，全國(guó)地質(zhì)資料館還購(gòu)置了大容量的磁盤陣列開(kāi)展了成果數(shù)據(jù)的本地保存、提取和加工服務(wù)，形成了館內(nèi)的存儲(chǔ)局域網(wǎng)。
5 邊建設(shè)邊服務(wù)，成果顯著
全國(guó)地質(zhì)資料館的數(shù)字化工作從一開(kāi)始就遵循“邊建設(shè)、邊服務(wù)”的原則，建立了電子閱覽室，為來(lái)館閱者提供數(shù)字化成果的電子閱覽服務(wù)和復(fù)制服務(wù)。現(xiàn)有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，館內(nèi)服務(wù)量逐年攀升。
按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，地質(zhì)資料檔案數(shù)字化成果中多數(shù)資料檔案屬范疇，為了社會(huì)公眾能及時(shí)、方便的使用本成果，全國(guó)地質(zhì)資料館組織了大量人力對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行了解密處理。
從2006年開(kāi)始，每年都在已有的數(shù)字化成果中挑選出2000～3000余種數(shù)字化成果，經(jīng)過(guò)保密處理后在全國(guó)地質(zhì)資料館門戶網(wǎng)站(省略)為廣大社會(huì)公眾提供下載服務(wù)。
2006年11月，2000余種經(jīng)過(guò)保密處理的數(shù)字化成果首次通過(guò)Internet國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)為社會(huì)公眾提供瀏覽下載服務(wù)。以后每年都有3000種左右的圖文數(shù)據(jù)上網(wǎng)提供服務(wù)。2009年年底，累計(jì)有1萬(wàn)余種經(jīng)過(guò)保密處理的數(shù)字化成果上網(wǎng)提供服務(wù)，上網(wǎng)瀏覽下載圖文數(shù)據(jù)的人次已接近5萬(wàn)人次。
以上結(jié)果表明，社會(huì)各界人士對(duì)地質(zhì)資料檔案數(shù)字化成果的認(rèn)可度在不斷提高，對(duì)數(shù)字化成果的需求在快速增長(zhǎng)，數(shù)字化成果的服務(wù)在地質(zhì)資料檔案服務(wù)中已占據(jù)重要地位。“檔案信息化建設(shè)與檔案學(xué)研究生教學(xué)實(shí)習(xí)基地”簽約揭牌
2010年4月28日，上海交通大學(xué)檔案館與上海中信信息發(fā)展股份有限公司共建“檔案信息化建設(shè)與檔案學(xué)研究生教學(xué)實(shí)習(xí)基地”的簽約揭牌儀式在上海交大徐匯校區(qū)董浩云航運(yùn)博物館隆重舉行。上海市檔案局局長(zhǎng)吳辰、上海交大黨委常委兼檔案館館長(zhǎng)李建強(qiáng)、上海中信信息發(fā)展股份有限公司總裁華等出席了簽約揭牌儀式。
一、檔案信息管理的意義
（一）檔案信息管理背景
要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的合理妥善管理，就要明確其位置，這不僅是開(kāi)展工作的第一步，也是合理開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源工作的基礎(chǔ)。簡(jiǎn)單的理解檔案工作，它主要有大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文本等憑證，是作為傳統(tǒng)也是最真實(shí)的記錄資料。檔案數(shù)量巨大，所涉及的方面也很多，上至國(guó)家、政府，下至企業(yè)、社區(qū)，小到家庭、個(gè)人，它是國(guó)家的基礎(chǔ)資源，也是信息資源的重要組成部分，社會(huì)價(jià)值是巨大的。合理利用檔案資源，使其的價(jià)值發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值;不然，再細(xì)致的管理也無(wú)濟(jì)于事，對(duì)經(jīng)濟(jì)和國(guó)家都沒(méi)有任何幫助。
（二）檔案信息管理現(xiàn)狀
將檔案資源合理開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)行正確妥善的管理，不僅可以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)國(guó)家職能的轉(zhuǎn)變，以此滿足人民的物質(zhì)文化需求。但是當(dāng)前很多地區(qū)并沒(méi)有意識(shí)到檔案資源的重要性，很多相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案的處理依然的是一頭霧水;致使各部門地方檔案部門雖然收藏了大量的歷史文化信息檔案，但是，但卻處于“只緣身在此山中”的狀態(tài)。
1.主、客觀因素制約
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，使大部分地區(qū)都在重視對(duì)文化建設(shè)，而我國(guó)檔案信息資源雖然豐富多樣，但是能夠認(rèn)識(shí)到它價(jià)值的人卻很，這些主、客觀因素的限制使得檔案的利用率普遍很低。而最主要問(wèn)題就是現(xiàn)代化管理的欠缺，表現(xiàn)形式就是自身的宣傳力度不夠。與檔案管理人員的基礎(chǔ)管理工作有很大關(guān)系，檔案人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)雖然都做到了相應(yīng)的工作，但是在利用這一問(wèn)題上卻缺少重視，大部分的檔案高高掛起，而隨著漸行漸遠(yuǎn)的也就是它們應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏管理途徑，如今的管理工作是沒(méi)有充分利用網(wǎng)絡(luò)這一載體，因而不能方便、快捷地利用檔案信息。
二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的途徑和措施
對(duì)于目前檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、使用程度低的想象，要從提高檔案工作者的素質(zhì)和優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)途徑上進(jìn)行合理改善，以此扭轉(zhuǎn)檔案信息資源的老舊局面。
（一）提高檔案管理者的素質(zhì)
為適應(yīng)現(xiàn)階段檔案信息數(shù)字化的發(fā)展過(guò)程，就要致力培養(yǎng)與現(xiàn)代化發(fā)展一致的綜合人才，不僅要具備專業(yè)水平技術(shù)，還要對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)爛熟于心。縱觀目前的檔案管理單位，這樣的人才寥寥無(wú)幾，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，有的還存在低級(jí)文化現(xiàn)象。很多長(zhǎng)期從事在紙質(zhì)檔案管理工作的人員雖然專業(yè)水平極高，但是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上卻缺少經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)。因此，要加大力度提高檔案管理者的管理理念，并選擇合適的培訓(xùn)方式，對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。要求從事檔案信息管理的人員具備屬于自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建新型管理理念，以此來(lái)更好地適應(yīng)時(shí)展要求。
（二）更新檔案管理者的理念
隨著對(duì)信息化的時(shí)代要求，檔案管理者要滿足時(shí)代要求的同時(shí)，轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾硭季S。檔案管理者要要在以往實(shí)質(zhì)性檔案管理的服務(wù)上做到保護(hù)檔案物質(zhì)安全，提高安全責(zé)任意識(shí)，以極高的工作效率為檔案管理者提供信息服務(wù)，將實(shí)現(xiàn)和滿足檔案需要者作為工作的動(dòng)力，并且時(shí)刻為自己注入新鮮思維和不竭動(dòng)力。將檔案利用率作為衡量自身成績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)檔案管理者的管理理念加以深化就是使其能夠理解工作的多種方式，通過(guò)與其他相關(guān)部門的合作來(lái)推動(dòng)檔案信息化的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)深入結(jié)合。
（三）優(yōu)化檔案工作者的結(jié)構(gòu)
針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作者對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的陌生，檔案部門應(yīng)引進(jìn)部分高科技人員，通過(guò)他們所帶來(lái)的計(jì)算機(jī)前沿知識(shí)和檔案后臺(tái)管理技能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程。此外，新引進(jìn)的人員在管理檔案的開(kāi)放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。其次，必須加強(qiáng)對(duì)在職檔案工作人員的觀念和技能培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)、技能的運(yùn)用，壯大適應(yīng)信息時(shí)代要求的檔案管理隊(duì)伍。
三、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏利用效率
（一）豐富和充實(shí)館藏內(nèi)容
豐富和充實(shí)館藏檔案是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)。長(zhǎng)期來(lái)，檔案工作者所做的努力，無(wú)論是檔案的收集、整理、鑒定，還是保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等環(huán)節(jié)，都為檔案信息開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。豐富的館藏是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的前提，也是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的前提。在充實(shí)館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統(tǒng)性，連貫性。在征集范圍上應(yīng)改變以往注重黨政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的單一性，應(yīng)擴(kuò)大到社會(huì)各個(gè)方面，注意征集反映當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究等方面的檔案以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。
（二）穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案信息資源的數(shù)字化
傳統(tǒng)的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質(zhì)的檔案信息資源即使再充實(shí)，但未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，它們還將淹沒(méi)在歷史的灰塵之下，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就可突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案信息資源的數(shù)字化分為兩個(gè)方面進(jìn)行：
1.對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化
對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入。這兩項(xiàng)工程都需耗費(fèi)大量的精力，由于人力、物力、財(cái)力的限制，一般情況下應(yīng)優(yōu)先考慮具有較高價(jià)值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時(shí)兼顧檔案原件的字跡質(zhì)量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件。“在具體實(shí)施數(shù)字化時(shí)，要制定電子文件標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件格式，充分考慮與現(xiàn)行電子文件的統(tǒng)一，及數(shù)據(jù)的共享，避免因重復(fù)建設(shè)而造成的資源浪費(fèi)”。
2.加強(qiáng)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔管理
“電子文件只在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐步成為機(jī)關(guān)公文處理的平臺(tái)時(shí)，電子文件是各級(jí)機(jī)關(guān)和單位職能活動(dòng)的歷史記錄。現(xiàn)行電子文件的收集歸檔是檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容。針對(duì)當(dāng)前各檔案部門所使用的硬、軟件系統(tǒng)不同及檔案所建的數(shù)據(jù)庫(kù)種類繁多而造成的電子文件格式不一，相互間不兼容的現(xiàn)象，檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的電子文件歸檔制度。“明確電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤。”
（三）推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展
1.升級(jí)檔案優(yōu)化配置
“館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化就是將已經(jīng)完成的數(shù)字化檔案資源通過(guò)某種方式放在網(wǎng)絡(luò)上，使得利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，利用這些檔案信息資源。”檔案的網(wǎng)絡(luò)化借助網(wǎng)絡(luò)的方便性、快捷性和連續(xù)性，突破了傳統(tǒng)檔案管理的限制。但檔案網(wǎng)絡(luò)化是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程。首先要對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索編輯，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，體現(xiàn)檔案目錄系統(tǒng)的完整性。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，應(yīng)考慮到用戶需求、開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)濟(jì)效益及技術(shù)問(wèn)題，功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。
2.發(fā)揮部門優(yōu)勢(shì)
建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，其次，對(duì)檔案進(jìn)行分化與有序化，即開(kāi)展編研工作。“檔案編研工作是指以庫(kù)藏檔案為主要研究對(duì)象，以社會(huì)需求為目的，通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的編輯、歸檔，形成系統(tǒng)的檔案信息加工品，主動(dòng)、直接為社會(huì)各方面工作服務(wù)的一項(xiàng)工作”。這方面上海檔案館走在全國(guó)前列，該館不僅連續(xù)多年出版發(fā)行《檔案春秋》、《上海檔案》雜志，還利用豐富的館藏檔案召開(kāi)有關(guān)學(xué)術(shù)研討會(huì)，近年還組織成立檔案史料研究中心，出版檔案史料叢書(shū)。
3.擴(kuò)大社會(huì)效益
這種方式不僅有效擴(kuò)大了社會(huì)影響，而且為社會(huì)各界提供服務(wù)，特別是推進(jìn)國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)“上海學(xué)”的研究做出了很大貢獻(xiàn)，受到有關(guān)部門和社會(huì)各界的好評(píng)。編研工作中應(yīng)突出“館藏特色”、“館藏珍品”、“文化功能”和“教育功能”。同時(shí)將采用多媒體技術(shù)對(duì)文字型、圖形型、聲音型等進(jìn)行綜合處理，形成圖文并茂的電子版書(shū)籍。電子版書(shū)籍融入信息市場(chǎng)進(jìn)行交流，形成信息市場(chǎng)模式;或利用網(wǎng)絡(luò)向人們提供各種檔案信息，形成網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)模式。
關(guān)鍵詞: 信息化 高校檔案管理 存在問(wèn)題 思考
檔案工作是一項(xiàng)社會(huì)性的信息服務(wù)工作,它不是為了管理檔案,而是為了開(kāi)發(fā)利用檔案并使其在社會(huì)生活中實(shí)現(xiàn)價(jià)值,這是檔案工作的根本目的,也是推動(dòng)檔案工作發(fā)展進(jìn)步的內(nèi)在動(dòng)力。當(dāng)今世界的高等教育發(fā)展已進(jìn)入一個(gè)以信息技術(shù)應(yīng)用為核心的嶄新階段,在這樣的信息化大背景下,高校的檔案管理必須主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要,積極提高高校檔案的信息化管理水體,從而保證高校的各項(xiàng)管理能夠健康快速地運(yùn)行。
一、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題
1.思想觀念落后。
高校檔案工作是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要的組成部分,因此,高校檔案工作的內(nèi)容與形式需要不斷創(chuàng)新,不斷發(fā)展。但有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的必要性和重要性認(rèn)識(shí)不夠到位,還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案在推進(jìn)整個(gè)學(xué)校發(fā)展中的重要作用,認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶工作,做好做壞無(wú)關(guān)緊要,對(duì)學(xué)校的影響不大,因而在行動(dòng)上表現(xiàn)出對(duì)檔案工作的重視不夠,沒(méi)有對(duì)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃和總結(jié),對(duì)檔案工作的支持力度不夠,沒(méi)有養(yǎng)成利用檔案開(kāi)展各項(xiàng)工作的習(xí)慣。另外,受傳統(tǒng)思想和體制的影響,檔案部門只重視對(duì)檔案的整理、編目、接待查閱等基礎(chǔ)的檔案管理工作,對(duì)如何優(yōu)化館藏、提升服務(wù)功能等方面沒(méi)有具體的目標(biāo)和措施。再者,檔案人員素質(zhì)較低,一些學(xué)校把檔案管理崗位視作“照顧”崗位,安排“老、弱、病、殘”及“關(guān)系”人員到檔案管理崗位上從事“輕便”工作,而且不重視對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育、知識(shí)更新。
2.工作量大,效率低下。
檔案管理是十分繁重和瑣碎的工作。由于大多數(shù)的檔案都是紙質(zhì)的檔案,無(wú)論是分類還是校對(duì),都要耗費(fèi)大量的人力資源和時(shí)間,效率很低,而且容易遺漏、出差錯(cuò)。
3.基礎(chǔ)設(shè)施條件差,裝備現(xiàn)代化程度低。
由于資金不足,缺乏相應(yīng)的信息化設(shè)備,造成我國(guó)許多高校檔案管理工作仍處于手工操作的階段,大大制約了檔案工作的發(fā)展。還有一些高校雖然配備計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案,但仍然完全或大部分使用人工進(jìn)行檔案管理,現(xiàn)代化的設(shè)備只是個(gè)擺設(shè)。再者,有的高校和有關(guān)軟件公司雖已開(kāi)發(fā)出了若干檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件,但由于開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的人員有些是專門從事計(jì)算機(jī)工作的,對(duì)檔案管理和分類標(biāo)準(zhǔn)不熟悉,開(kāi)發(fā)出來(lái)的軟件檔案管理涵蓋面不全,實(shí)用性比較差。
4.資源共享問(wèn)題。
學(xué)校的人事檔案、學(xué)生檔案等分別處于不同的職能部門,往往由于分別統(tǒng)計(jì)和校對(duì)各自的信息,缺乏應(yīng)有的信息共享,存在信息反復(fù)收集的問(wèn)題。
5.高校合并帶來(lái)的問(wèn)題。
近年,國(guó)內(nèi)許多高校經(jīng)歷過(guò)幾所學(xué)校的合并,由此帶來(lái)檔案管理的一系列問(wèn)題。主要有:原學(xué)校的檔案流失;原有的整理標(biāo)準(zhǔn)不一致,導(dǎo)致重新整理歸類困難;原來(lái)學(xué)校的檔案管理人員轉(zhuǎn)崗導(dǎo)致檔案的交接困難等。
二、信息化背景下實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考
1.高校檔案管理模式的優(yōu)化。
高校檔案的管理模式,分為納入管理模式與非納入管理模式兩種。納入管理模式就是將高校各部門的檔案劃歸給本校檔案館,由本校檔案部門實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理。非納入管理模式的表現(xiàn)復(fù)雜多樣,類別不同的各部門檔案在高校中的管理模式也是有著不同差別的。例如:高校的人事檔案由單位組織部門或人事部門進(jìn)行管理,學(xué)生檔案由學(xué)生處或教務(wù)處管理等。非納入模式可分進(jìn)行相對(duì)集中管理和按歸口部門分散管理模式。
高校檔案納入管理模式和非納入管理模式相比,其優(yōu)點(diǎn)在于精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和人員,充分利用檔案部門現(xiàn)有的保管場(chǎng)所和管理設(shè)備,較容易實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息和其它檔案信息資源共享。而采用檔案納入管理后,對(duì)于收集材料中存在的某些缺點(diǎn)和難點(diǎn),則可以從其他相關(guān)等大類檔案中查找補(bǔ)充,直接而又方便。檔案部門工作人員在進(jìn)行編研時(shí),可以使編研的成果在縱向和橫向上得到強(qiáng)化。但這需要在檔案庫(kù)房有統(tǒng)籌的安排,檔案人員要有合理分工等條件作為保障。這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的真正增值,方便檔案信息資源的互補(bǔ)和共享,有利于各類檔案的保管和利用。
2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。
檔案信息的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的一項(xiàng)重要途徑,檔案的特點(diǎn)和利用特點(diǎn)要求我們更新思維,采用科學(xué)的方法,促進(jìn)檔案信息數(shù)字化,從而更好地為高校發(fā)展服務(wù)。
由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力,因此,要考慮對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定,沒(méi)必要也不可能對(duì)全部館藏檔案都進(jìn)行數(shù)字化處理,因?yàn)轲^藏檔案中真正具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值、且利用率很高的檔案的數(shù)量是有限的。因此,檔案部門要組織力量加大對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度,對(duì)館藏檔案中保管期限為長(zhǎng)期或永久的、并且利用率較高的、利用能產(chǎn)生廣泛的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,而對(duì)那些利用價(jià)值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時(shí)不予考慮,從而保證數(shù)字化檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的效益。
另外,在檔案信息的數(shù)字化的過(guò)程中要根據(jù)高校的實(shí)際和檔案利用的需要,循序漸進(jìn)地進(jìn)行檔案信息數(shù)字化:(1)在對(duì)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化上,可以分兩步走,第一步先實(shí)現(xiàn)館藏目錄數(shù)字化,編制電子目錄檢索工具,實(shí)現(xiàn)目錄級(jí)數(shù)字化管理與檢索利用。第二步,有條件的檔案館可以有步驟地實(shí)現(xiàn)檔案全文信息數(shù)字化。(2)要考慮館藏檔案的利用率,將利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。(3)要考慮館藏特色。(4)要考慮本校的需求。(5)對(duì)電子文件的接收要權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值。
檔案信息的數(shù)字化工作面廣量大,耗時(shí)耗財(cái),必須十分講究數(shù)字化工作的效益。應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案,這包括選擇最優(yōu)的工作流程、最合理的技術(shù)手段和最適宜的數(shù)字化加工設(shè)施等。因此,在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中,一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度,通過(guò)對(duì)數(shù)字化處理的成本、所需費(fèi)用與檔案開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值、效益進(jìn)行權(quán)衡,避免不必要的浪費(fèi),減少日后的管理成本。如果不進(jìn)行成本、效益分析,檔案數(shù)字化建設(shè)所產(chǎn)生的價(jià)值就等于或小于建設(shè)所需費(fèi)用,檔案數(shù)字化建設(shè)就沒(méi)有任何意義,甚至是一種浪費(fèi)。因此,在檔案數(shù)字化建設(shè)中,要講究成本觀念和效益觀念。
3.高校檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。
所謂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè),是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范就如在信息化的高速公路上要時(shí)刻遵守的“交通規(guī)則”,這些規(guī)則對(duì)于能夠保障計(jì)算機(jī)管理的檔案信息內(nèi)容和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全暢通,具有非常重要的意義和作用。要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,首先要統(tǒng)一輸入格式、統(tǒng)一項(xiàng)目、統(tǒng)一代碼符號(hào)、統(tǒng)一代碼轉(zhuǎn)換規(guī)則。檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一就是進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,是信息化建設(shè)中的必要條件。因此,在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,制定與推行相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范尤為重要。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理分三部分內(nèi)容:(1)管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,包括計(jì)算機(jī)使用中的安全規(guī)定制度及其標(biāo)準(zhǔn),數(shù)字檔案信息其資源是否具有合法性等。(2)業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,這是對(duì)電子文件、檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范,包含電子文件、檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范,還包括與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)。(3)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,包括電子文件、檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。
4.提高高校檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)。
實(shí)現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵是加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè),建設(shè)一支高素質(zhì)的信息化管理隊(duì)伍。我國(guó)高校檔案信息化管理不僅需要懂檔案業(yè)務(wù)的檔案專業(yè)人才,而且需要熟悉信息技術(shù)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,以及融合兩者的復(fù)合型人才。高校檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)要求應(yīng)包括以下幾個(gè)方面:
(1)具有良好的政策水平和思想政治素質(zhì),這是檔案管理者做好檔案工作的重要保證。檔案工作既具體又細(xì)致,檔案要求完整、真實(shí)、系統(tǒng)、安全,因此,檔案管理人員要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。檔案工作是一項(xiàng)很具體、瑣碎、平凡的工作,只有那些具有高度敬業(yè)和無(wú)私奉獻(xiàn)精神的人,才能踏踏實(shí)實(shí)地做好檔案管理的基礎(chǔ)工作,默默無(wú)聞、無(wú)怨無(wú)悔地在紙山字海里穿梭,因此,人事檔案管理人員要有正確的榮辱觀和苦樂(lè)觀,思想上以勤奮工作為榮,工作上以高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求、高目標(biāo)要求自己,堅(jiān)定信念,自覺(jué)主動(dòng)地用職業(yè)行為和道德行為規(guī)范約束自己,有高度的事業(yè)心和責(zé)任感,在工作中發(fā)展自我,完善自我。
(2)培養(yǎng)信息化管理理念和團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神,這是做好高校檔案管理的關(guān)鍵。首先,檔案人員要與時(shí)俱進(jìn),樹(shù)立檔案管理的信息服務(wù)觀念。“看攤守?cái)偂钡儒e(cuò)誤思想極大地影響了檔案管理工作的發(fā)展和改革。高校檔案管理者要不斷強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí),改變傳統(tǒng)老化觀念,牢固樹(shù)立起檔案信息服務(wù)思想和觀念,形成“信息檔案、信息服務(wù)”的管理理念。其次,檔案管理人員要加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作,互相配合,相互彌補(bǔ)技術(shù)技能上的不足,齊心協(xié)力做好檔案管理工作。
(3)掌握現(xiàn)代管理技術(shù)和方法,這是高校檔案管理工作進(jìn)一步完善的保障。高等學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性和學(xué)術(shù)性都較強(qiáng)的智力勞動(dòng),其運(yùn)作的技術(shù)、方法有其自身的特點(diǎn)。要求管理工作人員不僅要熟悉業(yè)務(wù),而且要不斷學(xué)習(xí)提高,緊跟形勢(shì)的變化。
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關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；數(shù)字化檔案；數(shù)字檔案；概念；辨析
1 涉及檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念文獻(xiàn)數(shù)量情況
檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案，是近些年來(lái)檔案界使用頻率很高的三個(gè)概念。在許多文章中更是同時(shí)出現(xiàn)。筆者對(duì)中國(guó)知網(wǎng)的文獻(xiàn)進(jìn)行了檢索（以下文獻(xiàn)數(shù)據(jù)也均來(lái)自知網(wǎng)），表1是1997年至2012年涉及這三個(gè)概念的文獻(xiàn)數(shù)量檢索統(tǒng)計(jì)。由表1可見(jiàn)，近15年來(lái)，期刊文獻(xiàn)中涉及這三個(gè)概念（不論是單獨(dú)使用，還是組合使用）的文獻(xiàn)數(shù)量均呈不斷上升趨勢(shì)。值得關(guān)注的是這三個(gè)概念在同一文獻(xiàn)中同時(shí)或兩兩同時(shí)出現(xiàn)的頻率也在上升，這其中難免會(huì)出現(xiàn)將三者混淆使用或概念混淆的情況。因此，有必要對(duì)其進(jìn)行辨析。
2 檔案數(shù)字化的概念
國(guó)內(nèi)最早提及“檔案數(shù)字化”的文獻(xiàn)是1993年賈惠波在《檔案學(xué)研究》上發(fā)表的《光盤在檔案存貯管理應(yīng)用中的可靠性和壽命問(wèn)題》一文。截至2012年10月共有11115篇文獻(xiàn)涉及“檔案數(shù)字化”概念。
國(guó)內(nèi)最早對(duì)“檔案數(shù)字化”下定義的是李筱春。2002年，他將“檔案數(shù)字化”定義為：“檔案數(shù)字化是指計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)在檔案信息領(lǐng)域的應(yīng)用。檔案數(shù)字化包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一個(gè)是把傳統(tǒng)的檔案信息，如文字、數(shù)值、（單色的和彩色的）圖形、（靜止的和活動(dòng)的）圖像、聲音等的檔案信息數(shù)字化，另一個(gè)是把數(shù)字化的檔案信息還原成文字、數(shù)值、圖形、圖像、聲音等傳統(tǒng)的檔案信息。前者是為了將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，后者是將數(shù)字化的檔案信息由計(jì)算機(jī)輸出給用戶。”[1]
之后有122篇文獻(xiàn)對(duì)“檔案數(shù)字化”下過(guò)定義。其中有代表性的如屠躍明、翟瑤認(rèn)為：“檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段將經(jīng)過(guò)鑒選、原本存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并加以存儲(chǔ)、保護(hù)、檢索利用的系統(tǒng)工程。”[2]
對(duì)檔案數(shù)字化的定義有兩點(diǎn)共性：一是與計(jì)算機(jī)技術(shù)有關(guān)；二是將其他載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。不同之處：一是數(shù)字化過(guò)程是否可逆；二是單一轉(zhuǎn)換與綜合利用的區(qū)別。
3 數(shù)字化檔案的概念
國(guó)內(nèi)最早提及“數(shù)字化檔案”的文獻(xiàn)是1986年洛克里奇、張春艷在《國(guó)際地震動(dòng)態(tài)》上發(fā)表的《美國(guó)全國(guó)地球物理資料中心的自然災(zāi)害活動(dòng)》一文。截至2012年10月共有5228篇文獻(xiàn)涉及“數(shù)字化檔案”概念。與檔案數(shù)字化不同的是，在這5228篇文獻(xiàn)中，只有4篇對(duì)“數(shù)字化檔案”下過(guò)定義。
國(guó)內(nèi)最早對(duì)“數(shù)字化檔案”下定義的是鄒悅，2005年，他在《數(shù)字檔案資源建設(shè)中的著作權(quán)問(wèn)題研究》一文中認(rèn)為：“數(shù)字化檔案指的是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案。”[3]鄭重認(rèn)為：“數(shù)字化檔案是指由辦公自動(dòng)化形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案。”并指出：“它從形成開(kāi)始，就是數(shù)字形式。”[4]李殿環(huán)認(rèn)為：“數(shù)字化檔案來(lái)源包括兩個(gè)部分，一部分是隨著政府信息化的進(jìn)程，網(wǎng)絡(luò)化辦公與無(wú)紙化辦公的出現(xiàn)，各機(jī)構(gòu)生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲(chǔ)在檔案館。另一部分就是館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息。”[5]
對(duì)于數(shù)字化檔案的定義差別比較大，有認(rèn)為是“電子文件歸檔”后的產(chǎn)物；有認(rèn)為是“傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案”；還有認(rèn)為前兩者都是的。
4 數(shù)字檔案的概念
國(guó)內(nèi)最早提及“數(shù)字檔案”的文獻(xiàn)是1979年李志豪在《經(jīng)濟(jì)管理》上發(fā)表的《談?wù)勆虡I(yè)一級(jí)站會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)結(jié)合的實(shí)踐》一文。截至2012年10月共有7558篇文獻(xiàn)涉及“數(shù)字檔案”概念。而對(duì)“數(shù)字檔案”下過(guò)定義的只有13篇。
國(guó)內(nèi)最早對(duì)“數(shù)字檔案”下定義的是宋巖。2005年，他首次將“數(shù)字檔案”定義為：“數(shù)字檔案是指用計(jì)算機(jī)等工具對(duì)歷史記錄進(jìn)行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案是用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來(lái)記錄的。……從載體來(lái)說(shuō)，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。”[6]
何貞健將“數(shù)字檔案”定義為：在“工作中形成的歸檔電子文件以及與其相關(guān)的元數(shù)據(jù)、背景信息”。[7]趙麗榮認(rèn)為：“數(shù)字檔案是指館藏檔案的數(shù)字化信息與移交進(jìn)館的電子文件信息的總稱。”[8]
對(duì)于數(shù)字檔案的定義同樣差別比較大，有認(rèn)為是“歸檔電子文件”的；有認(rèn)為是“館藏檔案的數(shù)字化信息”的；還有認(rèn)為前兩者都是的。這同對(duì)數(shù)字化檔案的定義一樣，也就是說(shuō)數(shù)字化檔案與數(shù)字檔案成了同一概念。
5 對(duì)檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念的思考
5.1 檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案。檔案數(shù)字化概念有廣義和狹義之分。狹義的檔案數(shù)字化，是指將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入、轉(zhuǎn)化、處理等形式，把文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)化為0和1組成的數(shù)碼序列，然后存貯到磁盤、光盤等物理載體上的過(guò)程。簡(jiǎn)單地說(shuō)，檔案數(shù)字化是將非數(shù)字形式檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的過(guò)程。這里有三個(gè)要點(diǎn)：一是檔案數(shù)字化的對(duì)象是檔案；二是檔案數(shù)字化的對(duì)象是非數(shù)字形式檔案；三是檔案數(shù)字化是一個(gè)從非數(shù)字形式檔案向數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的過(guò)程。廣義的檔案數(shù)字化包括兩個(gè)方面：一是檔案目錄的數(shù)字化，就是將手工檢索的紙質(zhì)檔案目錄錄入計(jì)算機(jī)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；二是將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案全部數(shù)字化，主要是紙質(zhì)檔案的全文內(nèi)容數(shù)字化。檔案全文數(shù)字化采用掃描錄入方式，將檔案全文內(nèi)容按原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是將文字形式的檔案經(jīng)光學(xué)字符技術(shù)識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)兩種不同方式。
所謂數(shù)字化檔案，就是將不同載體形態(tài)和記錄方式的檔案，利用計(jì)算機(jī)、掃描、圖形圖像處理、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，把文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)化為0和1組成的數(shù)碼序列的檔案復(fù)制品。也就是非數(shù)字形式檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字形式的檔案，是非數(shù)字形式檔案數(shù)字化后的結(jié)果。簡(jiǎn)單地說(shuō)，數(shù)字化檔案就是非數(shù)字形式檔案的數(shù)字形式復(fù)制品。數(shù)字化檔案僅指狹義檔案數(shù)字化后的結(jié)果，廣義檔案數(shù)字化的檔案目錄數(shù)字化結(jié)果不包括在內(nèi)，檔案目錄數(shù)字化的結(jié)果不是數(shù)字化檔案，而是管理、利用檔案的輔助品。
檔案數(shù)字化是以保護(hù)數(shù)字化檔案母體存在和利用為目的一種檔案保護(hù)和利用手段。檔案數(shù)字化過(guò)程是通過(guò)數(shù)字化的技術(shù)手段，應(yīng)用相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備，采取規(guī)范的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生數(shù)字化檔案的過(guò)程。
檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案有著密切的聯(lián)系，檔案數(shù)字化是形成數(shù)字化檔案的過(guò)程，數(shù)字化檔案是檔案數(shù)字化的結(jié)果，沒(méi)有檔案數(shù)字化就沒(méi)有數(shù)字化檔案。
檔案數(shù)字化的目的與產(chǎn)生數(shù)字化檔案的目的一樣，是為了使檔案利用工作適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源日益擴(kuò)大的需求，提供遠(yuǎn)程和便捷的檔案利用服務(wù)，提高檔案信息檢索速度，減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損，保護(hù)檔案原件，從而充分發(fā)揮館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)館藏檔案的開(kāi)發(fā)與利用。
5.2 數(shù)字檔案與數(shù)字化檔案。所謂數(shù)字檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備直接形成以數(shù)字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。
數(shù)字檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)條件下產(chǎn)生的新型的檔案，它是辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，它是檔案的一種新的形式，并將成為檔案的主要形式。數(shù)字檔案包含著一切檔案的要素，它產(chǎn)生于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人的社會(huì)活動(dòng)中，并且是直接形成的數(shù)字歷史記錄。盡管數(shù)字檔案存在著信息的非人工識(shí)讀性，而只有經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，通過(guò)輸出設(shè)備使它還原再現(xiàn)，才能人工識(shí)讀；存在著對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，數(shù)字檔案從產(chǎn)生到歸檔管理再到利用都要借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)；存在著信息的易變性，數(shù)字檔案在其生成、處理和管理等過(guò)程中，其信息內(nèi)容極易被修改，等等局限，但這些并不影響數(shù)字檔案成為檔案家族中的一員。雖然數(shù)字檔案存在著原始記錄性和法律效力的認(rèn)可問(wèn)題，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展和管理措施的到位，采取各種形式的技術(shù)手段來(lái)保證數(shù)字檔案的原始記錄性和法律效力，相信這些問(wèn)題會(huì)得到滿意的解決。但這既不影響它的檔案特征，也改變不了它的檔案本質(zhì)屬性。數(shù)字檔案是實(shí)實(shí)在在地地道道的檔案。
而數(shù)字化檔案，正如上文所述，數(shù)字化檔案只是檔案數(shù)字化過(guò)程中的產(chǎn)物，數(shù)字化檔案是非數(shù)字形式檔案的數(shù)字形式復(fù)制品。數(shù)字化檔案不是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，它不具備檔案的特征和本質(zhì)屬性。檔案的數(shù)字形式復(fù)制品也并不能等于被復(fù)制的檔案本身，因此，數(shù)字化檔案不是檔案。
對(duì)于數(shù)字化檔案不是檔案的認(rèn)識(shí)，我們也可以從對(duì)檔案縮微復(fù)制品的認(rèn)識(shí)中找到相似的答案。攝影技術(shù)的發(fā)明，為人類社會(huì)增添了新的記錄形式，也為檔案的存儲(chǔ)增加了新的形式。在攝影技術(shù)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的縮微技術(shù)就是這種新的存儲(chǔ)形式在檔案存儲(chǔ)方面的具體運(yùn)用。攝影技術(shù)為檔案增添了新的成員——照片檔案，也為減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損增添了新復(fù)制存儲(chǔ)形式——檔案縮微復(fù)制品。運(yùn)用攝影技術(shù)在人類社會(huì)活動(dòng)中直接形成的記錄，就形成了照片檔案。照片檔案包含檔案的一切要素，具備了檔案的特征和本質(zhì)屬性，是實(shí)實(shí)在在地地道道的檔案。而運(yùn)用縮微技術(shù)對(duì)檔案原件進(jìn)行處理就產(chǎn)生了檔案縮微復(fù)制品，檔案縮微復(fù)制品是檔案的復(fù)制件，而不是檔案，它并不具備檔案的特征和本質(zhì)屬性。對(duì)于檔案縮微復(fù)制品，雖有不少人稱其為“縮微檔案”，但是，“縮微檔案”并不是檔案，而且“縮微檔案”的說(shuō)法，只是一種簡(jiǎn)化不規(guī)范的說(shuō)法，不能望文生義地就認(rèn)為“縮微檔案”是檔案。雖然“縮微檔案”是不是檔案，也曾有過(guò)爭(zhēng)議，但基本上否定了“縮微檔案”是檔案的看法。在吳寶康主編的《檔案學(xué)詞典》中，就沒(méi)有“縮微檔案”一詞，而只有“檔案縮微復(fù)制品”一詞。對(duì)“檔案縮微復(fù)制品”的解釋是：“將檔案按一定比例縮拍在感光材料上制成的縮微品。”“一般可以作為檔案原件的代用品，有利于保護(hù)檔案原件。”[9]《中國(guó)大百科全書(shū)·圖書(shū)館學(xué) 情報(bào)學(xué) 檔案學(xué)》中收錄的是“縮微品檔案”一詞，解釋為：“利用縮微攝影方法制成的檔案原件縮微品”，“縮微品檔案是檔案原件的副本”。[10]兩者強(qiáng)調(diào)的都是檔案的復(fù)制品。數(shù)字化檔案也同縮微檔案一樣，不是檔案，只是在新的技術(shù)條件下，又增添了一種新的檔案復(fù)制手段，增加了一種新的檔案存儲(chǔ)形式，添加一種新的檔案復(fù)制品。數(shù)字化檔案確切的稱謂應(yīng)該是“檔案數(shù)字復(fù)制品”或者“檔案數(shù)字形式復(fù)制品”。
那種將數(shù)字化檔案定義為：既包括電子文件歸檔后作為電子檔案存儲(chǔ)在檔案館的，也包括館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息的；以及那種將數(shù)字檔案定義為：數(shù)字檔案是指館藏檔案的數(shù)字化信息與移交進(jìn)館的電子文件信息的總稱等的認(rèn)識(shí)，都是將檔案與檔案復(fù)制品混為一談，這不僅不利于認(rèn)識(shí)什么是數(shù)字檔案，也不利于檔案學(xué)術(shù)研究。為避免概念混亂，建議放棄“數(shù)字化檔案”的說(shuō)法，改稱為“檔案數(shù)字復(fù)制品”或者“檔案數(shù)字形式復(fù)制品”。并給“數(shù)字檔案”正名，將所謂的“數(shù)字化檔案”——“檔案數(shù)字復(fù)制品”排除在“數(shù)字檔案”之外。
5.3 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案與數(shù)字檔案。檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案這兩個(gè)概念，雖然看起來(lái)都有“數(shù)字”和“檔案”，但是它們與“數(shù)字檔案”一點(diǎn)關(guān)系都沒(méi)有。數(shù)字化檔案就是檔案數(shù)字化過(guò)程中的結(jié)果產(chǎn)物，檔案數(shù)字化過(guò)程是由檔案管理部門主動(dòng)對(duì)所藏檔案進(jìn)行的數(shù)字化加工，而在這個(gè)由檔案管理部門主動(dòng)做的檔案數(shù)字化過(guò)程中并不產(chǎn)生新的檔案（數(shù)字檔案），數(shù)字化檔案的產(chǎn)生完全由檔案管理部門掌控，數(shù)字化檔案僅表示是檔案數(shù)字形式的復(fù)制品。而且，檔案數(shù)字化不是簡(jiǎn)單把檔案掃描成圖片，數(shù)字化檔案也并非是電子圖片，檔案數(shù)字化和檔案信息化等問(wèn)題還需要進(jìn)一步探討。
數(shù)字檔案的產(chǎn)生則完全是另外一個(gè)過(guò)程，它是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，是真正檔案的形成過(guò)程，而不是由檔案管理部門加工形成的。厘清它們的關(guān)系對(duì)于認(rèn)識(shí)什么是數(shù)字檔案有著積極的意義。
注：本文為2012年度河南省檔案局科技項(xiàng)目《基于網(wǎng)站集群的公共檔案信息資源共享平臺(tái)管理研究》的階段性成果，項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)為：2012-X-68。
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2002年，《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的頒布使我國(guó)的檔案管理工作以一個(gè)全新的姿態(tài)在全國(guó)轟轟烈烈的開(kāi)展起來(lái)，現(xiàn)代信息化技術(shù)也為高校在檔案管理工作過(guò)程中提供了一個(gè)全新理念和全新的管理模式，為了更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，高校檔案信息化管理開(kāi)始步入一個(gè)以信息技術(shù)為核心的嶄新領(lǐng)域，從而更好的實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，為師生和社會(huì)服務(wù)。
一、高校檔案進(jìn)行信息化管理的意義
首先，檔案管理信息化可以為知識(shí)普及科學(xué)研究等方面提供智能化的服務(wù)。它縮短了在二次文獻(xiàn)中的編著信息時(shí)間，提高了檔案信息的時(shí)效性；通過(guò)遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)現(xiàn)資源共享，即一次投入，多次產(chǎn)出；其次，可以避免“時(shí)空黑洞”現(xiàn)象的出現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子政務(wù)、電子教程等新型的信息化管理日益普及，檔案人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)提前進(jìn)入到對(duì)電子文件和信息管理當(dāng)中，提出相關(guān)的應(yīng)用文件信息，在使用中發(fā)揮信息的最大效能；第三，豐富的檔案信息和快速的綜合分析對(duì)管理工作可以做出及時(shí)地決策；第四，檔案管理的信息化使檔案管理從封閉走向開(kāi)放，管理職能從只對(duì)檔案的保管和使用向信息管理、信息采集和信息服務(wù)功能轉(zhuǎn)變，使檔案信息資源得到更好的科學(xué)管理和合理配置，為學(xué)校和師生提供了更加高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀
高校檔案信息化管理為高校在檔案管理工作上展現(xiàn)了前所未有的發(fā)展前景。我國(guó)高校的檔案信息化建設(shè)由于起步晚，很多高校對(duì)信息化管理還未有足夠的重視，對(duì)管理工作也未投入更多的資金和技術(shù)支持，在信息化建設(shè)的過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，目前，我國(guó)的高校檔案管理信息化表現(xiàn)出以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1.我國(guó)對(duì)高校檔案信息化管理首先普遍采用的是管理業(yè)務(wù)進(jìn)行試點(diǎn)的建設(shè)策略，這使得高校在檔案信息管理系統(tǒng)與學(xué)校其他工作部門的管理系統(tǒng)沒(méi)有密切的鏈接，都是分開(kāi)獨(dú)立使用，造成檔案信息的“孤島”局面。
2.在很多高校檔案信息的建設(shè)狀況中，信息化使用不明確，有的檔案已通過(guò)信息化技術(shù)做了新的檔案信息并進(jìn)行了存檔和管理，而有的檔案如一些陳舊的歷史檔案還沒(méi)有完成數(shù)字化，檔案之間不能有效利用信息化技術(shù)完成鏈接和統(tǒng)一，也使檔案管理工作不能順利進(jìn)行。
3.高校檔案管理信息化在地區(qū)和院校之間存在著不平衡性，有的大城市的高校檔案管理發(fā)展較快，信息化運(yùn)用范圍廣，而在一些中小城市的高校檔案管理由于學(xué)校發(fā)展條件有限，檔案信息化管理過(guò)慢，還不完善和成熟。同時(shí)，重點(diǎn)院校和非重點(diǎn)院校的管理進(jìn)度也不一致，信息化運(yùn)用有很大差距。
4.很多高校在檔案信息化管理中，過(guò)度重視基礎(chǔ)管理，而忽略了對(duì)檔案的編制研究，使得檔案的利用率沒(méi)有得到實(shí)質(zhì)性的提高，反而降低了檔案地管理效率。
雖然很多高校已完成檔案管理信息化的流程步驟，并積極對(duì)管理平臺(tái)進(jìn)行組建，但由于傳統(tǒng)的信息技術(shù)已不能適應(yīng)當(dāng)下快速發(fā)展的信息需求，高校必須及時(shí)統(tǒng)一信息化標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建一些新的檔案管理信息系統(tǒng)，以適應(yīng)發(fā)展需要。
三、高校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的措施
實(shí)現(xiàn)高校館藏信息資源的數(shù)字化管理是高校檔案信息化管理建設(shè)的最終目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化管理，就要從檔案管理信息技術(shù)的科學(xué)性、安全性、可行性和用戶至上的原則進(jìn)行分析和探索，從而為更好的實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理提供理論和技術(shù)支持。
1.加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集和歸檔管理
電子文件是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞和共享的數(shù)字化應(yīng)用文件。但很多電子文件是以代碼作為載體進(jìn)行記錄，使用時(shí)也要通過(guò)特定的設(shè)備；同時(shí)，現(xiàn)在很多電子文件都是通過(guò)紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化轉(zhuǎn)化而成的，在歸檔時(shí)，就要避免與紙質(zhì)檔案的重復(fù)，而且電子文件在信息資源和資金上也存在浪費(fèi)現(xiàn)象，這些問(wèn)題對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理造成很大不便，因此，要擴(kuò)大對(duì)電子文件的歸檔范圍和館藏比例。
2.檔案的數(shù)字化管理核心是信息資源管理
信息資源主要有電子文獻(xiàn)、網(wǎng)絡(luò)信息資源和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)組成。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理在針對(duì)這些信息資源建設(shè)時(shí)就要從館藏資源的現(xiàn)代化、特色化、精品化和社會(huì)性方面考慮進(jìn)行管理工作。比如在信息資源的特色化建設(shè)中，注重對(duì)館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化組織，突出館藏的特點(diǎn)，要形成館藏信息資源的“核心收藏”和“重點(diǎn)訪問(wèn)”體系，在信息資源選擇時(shí)，要以特色內(nèi)容和特色形式作為選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)館藏資源加強(qiáng)信息互補(bǔ)和共享；在信息資源的現(xiàn)代化建設(shè)中，針對(duì)當(dāng)前高校校園網(wǎng)全面覆蓋的環(huán)境條件下，檔案管理系統(tǒng)作為校園信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要組成部分，要集中力量做好校園網(wǎng)提供的網(wǎng)上服務(wù)，如參考咨詢、聯(lián)機(jī)檢索和館藏介紹等；建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的資源信息進(jìn)行管理、采集，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅在一定程度上緩解了檔案館庫(kù)房的壓力，也加快了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)效率，有利于館藏實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化應(yīng)用和信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
3.不能忽視對(duì)紙質(zhì)檔案的管理
雖然目前檔案管理的信息化應(yīng)用是高校檔案管理的主要手段，但紙質(zhì)檔案作為檔案館信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)，仍是館藏的主體。很多珍貴的信息資源都是保存在紙質(zhì)檔案中，它有自己的獨(dú)特性，是網(wǎng)絡(luò)信息資源無(wú)法代替的，對(duì)于紙質(zhì)檔案帶給庫(kù)房的壓力也可以通過(guò)加強(qiáng)鑒定然后進(jìn)行銷毀的方式來(lái)解決，而信息化管理只作為補(bǔ)充和完善。因此，在未來(lái)較長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)檔案將仍是人們獲得信息的主要方式。
[關(guān)鍵詞]檔案信息化 檔案信息化建設(shè)
一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和 化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的 檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。
二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)遵循的原則
1.規(guī)范性原則。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過(guò)館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),如:字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2.安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此,我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問(wèn)控制策略(如入網(wǎng)訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制等);信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3.效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ),分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合,把重要的,利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化,把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大 效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化,可以帶來(lái)巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化,否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化,提供獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說(shuō),特色就是優(yōu)勢(shì),特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí),要以用戶的需求為導(dǎo)向,做到按“需”數(shù)字化。
檔案信息化建設(shè)需要遵循以下原則。
1.文檔一體化,是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中,與辦公自動(dòng)化融為一體,同步進(jìn)行。同時(shí),也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。
2.歸檔雙軌制,是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì),在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
三、檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路,是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求
1.前瞻性。檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館,將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過(guò)信息系統(tǒng)加工和 機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開(kāi)發(fā)利用,最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行,是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開(kāi)發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入,都需要高昂的費(fèi)用。因此,在信息化實(shí)施過(guò)程中,作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財(cái)力前提下,一定要審時(shí)度勢(shì),深入調(diào)查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性,將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求,還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì),盡可能避免資源的浪費(fèi)。
2.協(xié)作性。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的建設(shè),在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對(duì)于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來(lái)說(shuō),獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度,這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此,只有堅(jiān)持協(xié)作的原則,加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合,主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
關(guān)鍵詞：文檔一體化；檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)；測(cè)繪檔案信息化建設(shè)；
1引言
測(cè)繪成果檔案是廣大測(cè)繪工作者勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是國(guó)家科技檔案的重要組成部分，保證測(cè)繪科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效地利用，使館藏測(cè)繪科技檔案充分發(fā)揮其在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，是我們檔案工作者的職責(zé)。為盡快使我區(qū)測(cè)繪檔案成果管理工作適應(yīng)國(guó)家要求，實(shí)現(xiàn)館藏測(cè)繪科技檔案的現(xiàn)代化、信息化管理，是我們檔案工作者當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)。
2檔案信息化特征及發(fā)展趨勢(shì)
2.1檔案信息化特征
伴隨著時(shí)代及科技發(fā)展，測(cè)繪檔案館的發(fā)展形式為：文件資料室、傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館、虛擬檔案館。數(shù)字檔案館是未來(lái)檔案館發(fā)展的高級(jí)形式，虛擬檔案館最終將發(fā)展成為國(guó)家綜合信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)。
檔案現(xiàn)代化與信息化特征是將時(shí)代科技發(fā)展成果，全面地運(yùn)用于檔案工作的各要素。具體內(nèi)容體現(xiàn)在：
（1）硬件建設(shè)：基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)設(shè)備現(xiàn)代化、信息資源數(shù)字化。
（2）軟件建設(shè)：載體管理規(guī)范化、檔案管理自動(dòng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案服務(wù)社會(huì)化。
2.2檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)
檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)反映在以下幾個(gè)方面：
2.2.1檔案與相關(guān)信息管理一體化趨勢(shì)，工作者一般都以“歸檔”環(huán)節(jié)作為檔案形成工作和檔案管理工作的界限。歸檔工作的質(zhì)量好壞，決定著檔案工作的質(zhì)量。隨著信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作一體化，已成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展一個(gè)必然趨勢(shì)。
2.2.2檔案、圖書(shū)、情報(bào)在管理的基本方法上有許多相似之處，將其綜合管理并聯(lián)合開(kāi)發(fā)，可以發(fā)揮三者在特性與功能上的互補(bǔ)，并實(shí)現(xiàn)信息資源共享的目的。
2.2.3檔案工作的智能化趨勢(shì)
（1）檔案管理智能化：檔案工作由簡(jiǎn)單管理到復(fù)雜管理的發(fā)展變化，導(dǎo)致了檔案工作由經(jīng)驗(yàn)管理發(fā)展為科學(xué)管理。運(yùn)用信息資源管理方式管理檔案；建立檔案法規(guī)體系，運(yùn)用法規(guī)手段管理檔案；建立健全檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。
（2）檔案技術(shù)設(shè)備的智能化：以計(jì)算機(jī)為中心的先進(jìn)技術(shù)手段，表現(xiàn)為運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，檔案縮微與檔案保護(hù)水平的提高；運(yùn)用現(xiàn)代通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件及檔案信息資源的數(shù)字化及檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。
（3）檔案機(jī)構(gòu)的智能化
檔案機(jī)構(gòu)的智能化是檔案工作的智能化發(fā)展重要趨勢(shì)之一。突出的表現(xiàn)形式是數(shù)字檔案館及虛擬檔案館。
“數(shù)字檔案館”就是運(yùn)用當(dāng)代信息技術(shù)，數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，以網(wǎng)絡(luò)化方式相互連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。
“虛擬檔案館”通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和特定軟件，將時(shí)空上分散的檔案館、室連接為一體，使之成為一個(gè)有機(jī)的信息系統(tǒng)。
數(shù)字檔案館與虛擬檔案館的區(qū)別：從在線的數(shù)字化檔案信息資源和用戶的角度講，兩種方式?jīng)]有本質(zhì)區(qū)別。從館信息資源結(jié)構(gòu)上看，虛擬檔案館的信息資源主要來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)上，而數(shù)字檔案館的信息資源還有儲(chǔ)存于本館的信息資源。從技術(shù)發(fā)展角度看，數(shù)字化先于虛擬化，檔案館只有解決了數(shù)字化，才能進(jìn)一步發(fā)展到虛擬化。
2.2.4 檔案信息資源數(shù)字化趨勢(shì)
未來(lái)歸檔的信息資源表現(xiàn)形式會(huì)由紙質(zhì)為主轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)或多媒體為主。原有資源將被轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源形式。檔案信息資源數(shù)字化給檔案工作帶來(lái)的變化有：
（1）使檔案館能夠擺脫庫(kù)房式管理方式，檔案排列完全虛擬化。
（2）妥善解決珍貴檔案文獻(xiàn)的保護(hù)和利用問(wèn)題，提高檔案信息內(nèi)容的使用效率。
（3）有助于信息資源的整理加工和有序組織、及時(shí)獲取和有效利用。
2.2.5檔案信息服務(wù)的社會(huì)化趨勢(shì)
檔案信息服務(wù)的社會(huì)化是指檔案部門在保證國(guó)家和公民個(gè)人的根本利益不受損壞的前提下，最大限度、最大范圍地向社會(huì)各方面提供檔案信息。
隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們認(rèn)識(shí)上的深化，社會(huì)對(duì)信息資源共享的要求越來(lái)越強(qiáng)烈。許多國(guó)家已明確規(guī)定檔案館是科學(xué)研究和文化事業(yè)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，允許更多的利用者走進(jìn)檔案館，使之與社會(huì)各方面建立起廣泛密切的聯(lián)系。
檔案信息服務(wù)的社會(huì)化主要表現(xiàn)在：
（1）有明確的面向社會(huì)的工作宗旨。
（2）有便于社會(huì)的檔案政策。
（3）有完善的服務(wù)手段和較高的服務(wù)水平。
3測(cè)繪檔案信息化建設(shè)
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。加速管理現(xiàn)代化，加強(qiáng)信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。
3.1 測(cè)繪檔案的特點(diǎn)
測(cè)繪檔案資料按一級(jí)分類有：TD1 綜合類、TD2 大地測(cè)量類、TD3 攝影測(cè)量，遙感測(cè)繪和其它方法地形測(cè)量、TD41 地圖制圖與地圖印刷類等共14大類的檔案資料。
測(cè)繪檔案的載體介質(zhì)種類多、形態(tài)多、館藏量大。從清代到現(xiàn)代各歷史時(shí)期的測(cè)繪成果檔案、圖紙、圖冊(cè)。豐富的館藏檔案資料是國(guó)家的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)測(cè)繪檔案資料管理，充分挖掘和發(fā)揮測(cè)繪檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用是今后一段期間的一項(xiàng)重要任務(wù)。科學(xué)有效地掄救并長(zhǎng)遠(yuǎn)保存地圖檔案資料，方便快捷地提供使用已成為檔案資料管理的燃眉之急。
3.2測(cè)繪檔案信息化建設(shè)策略
3.2.1 加強(qiáng)內(nèi)部檔案的整理工作
加強(qiáng)內(nèi)部檔案的整理工作，是實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案現(xiàn)代化、信息化的前期工作，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面徹底清理，做到帳清物符。使之有規(guī)可循，有目可查。
3.2.2大力開(kāi)展測(cè)繪檔案基礎(chǔ)性建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理
積極開(kāi)展測(cè)繪檔案基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，對(duì)館藏的測(cè)繪檔案資料進(jìn)行鑒定工作，有些隨著時(shí)間的推移失去了保存價(jià)值檔案資料，經(jīng)過(guò)一定的審查和批準(zhǔn)手續(xù)可進(jìn)行剔除銷毀，為減輕庫(kù)房負(fù)擔(dān)，降低檔案管理成本，方便有價(jià)值檔案的管理和檢索。
改善庫(kù)房和設(shè)備的基本條件，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，防止意外事故的發(fā)生。
測(cè)繪檔案數(shù)量多且復(fù)雜，按標(biāo)準(zhǔn)重新組卷，重新建立分類目錄。對(duì)檔案的有關(guān)狀況進(jìn)行數(shù)量的登記、統(tǒng)計(jì)和分析研究。并對(duì)案卷目錄和文件目錄進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入,建立檔案的案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄，建立檔案檢索體系，初步實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
3.2.3測(cè)繪檔案信息化建設(shè)步驟
完成測(cè)繪檔案資料的數(shù)字化；測(cè)繪檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；測(cè)繪檔案資料信息綜合管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放式的檔案管理業(yè)務(wù)信息化；建設(shè)測(cè)繪成果數(shù)據(jù)庫(kù)異地備份庫(kù)”。是當(dāng)前測(cè)繪檔案工作的主要任務(wù)，其建設(shè)應(yīng)從以下方面開(kāi)展工作。
3.2.3.1數(shù)字檔案資源建設(shè)
（1）檔案數(shù)字化工作。館藏測(cè)繪檔案資料的數(shù)字化，是檔案信息化工作的重中之重，根據(jù)檔案載體介質(zhì)的不同情況，采用不同的掃描儀進(jìn)行掃描數(shù)字化。同時(shí)本著“利用優(yōu)先、分步實(shí)施”的原則，對(duì)館藏測(cè)繪檔案資料按類型、按項(xiàng)目進(jìn)行掃描（或數(shù)字?jǐn)z影、復(fù)照）數(shù)字化。形成數(shù)字柵格文件。為珍貴歷史地圖檔案資料長(zhǎng)期保存和提供利用、數(shù)據(jù)庫(kù)建庫(kù)、自動(dòng)化管理奠定基礎(chǔ)。
（2）加強(qiáng)檔案資料的接收、收集整理工作，對(duì)新接收資料及時(shí)組卷、歸檔。并做好檔案資料的備份工作，歸入數(shù)據(jù)庫(kù)管理。利用磁盤陣列建立實(shí)時(shí)在線庫(kù)，通過(guò)相應(yīng)的管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的調(diào)用和管理。
3.2.3.2 檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)
（1） 測(cè)繪檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施主要部分是局域網(wǎng)，局域網(wǎng)的硬件一般由服務(wù)器、用戶工作站、網(wǎng)卡、傳輸介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備等組成，局域網(wǎng)的軟件一般包括服務(wù)器操作系統(tǒng)和工作者操作系統(tǒng)。測(cè)繪檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)分為檔案日常業(yè)務(wù)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
（2）測(cè)繪檔案技術(shù)設(shè)備建設(shè)；
測(cè)繪檔案技術(shù)設(shè)備建設(shè)包括：軟件系統(tǒng)、 硬件設(shè)備。
軟件系統(tǒng)。檔案信息化管理需要通過(guò)檔案管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案管理需求的增加，檔案管理軟件應(yīng)具備有數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢等功能。要從測(cè)繪檔案信息化建設(shè)的整體角度出發(fā)，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，以確保檔案數(shù)據(jù)的傳輸和使用。
硬件設(shè)備。隨著數(shù)字檔案信息量的不斷增加，海量存儲(chǔ)技術(shù)和設(shè)備成為檔案信息化建設(shè)的一個(gè)突出問(wèn)題。對(duì)這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織、管理、共享和利用，構(gòu)建一個(gè)合理的存儲(chǔ)體系來(lái)適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的信息數(shù)據(jù)量。
通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化處理，不斷形成內(nèi)容豐富和完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要過(guò)程。同時(shí)，滿足數(shù)量要求和配置要求的設(shè)備，是能否開(kāi)展并實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)。如:PC臺(tái)式計(jì)算機(jī)，高速光盤刻錄機(jī)，磁帶機(jī)，大型數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備（磁盤陣列，磁帶庫(kù)），各種類型服務(wù)器，條碼打印，識(shí)別設(shè)備，專業(yè)地圖輕印刷系統(tǒng)等。
4實(shí)現(xiàn)檔案信息化的保障措施
一是全體測(cè)繪檔案工作人員增強(qiáng)憂患意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)專業(yè)測(cè)繪檔案工作落后和滯后于國(guó)家空間基礎(chǔ)地理信息系統(tǒng)建設(shè)的狀況。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)重視，國(guó)家相關(guān)部門應(yīng)加大測(cè)繪檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督、管理、指導(dǎo)的力度。
二是機(jī)制保障。檔案信息化工作需要有一套完整、健全和長(zhǎng)效的機(jī)制予以保障。
三是制度保障。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要從實(shí)際需要出發(fā)建立相應(yīng)的管理制度。包括：館藏檔案數(shù)據(jù)錄入責(zé)任制度、接收外部數(shù)據(jù)責(zé)任制度、檔案數(shù)據(jù)安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全制度、計(jì)算機(jī)主機(jī)房管理制度等等。
四是人員保障。要優(yōu)化檔案館人員專業(yè)結(jié)構(gòu)，不斷更新現(xiàn)有人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要從建設(shè)的實(shí)際需要出發(fā)，培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)人員，建立和完善復(fù)合型、多層次的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)工作的需要。
五是測(cè)繪檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與檔案和測(cè)繪兩個(gè)專業(yè)的行政和業(yè)務(wù)主管部門聯(lián)系，積極爭(zhēng)取他們的支持和業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。積極開(kāi)展系統(tǒng)內(nèi)和行業(yè)間業(yè)務(wù)聯(lián)系與資源交流，推動(dòng)檔案信息資源的共享，為今后建立局域和廣域虛擬檔案館創(chuàng)造條件。
【摘要】本文探討了在數(shù)字化時(shí)代數(shù)字檔案館的信息服務(wù)能力應(yīng)該如何提升，以期為檔案館的創(chuàng)新發(fā)展提供建議。
關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案館；信息服務(wù)；研究
數(shù)字檔案館信息服務(wù)主要是以互聯(lián)網(wǎng)為載體，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)收集、處理、儲(chǔ)存、使用檔案信息，從而給用戶提供需要的數(shù)字檔案信息產(chǎn)品服務(wù)，為檔案用戶的檔案信息使用需求提供便利。數(shù)字檔案館建設(shè)響應(yīng)了我國(guó)信息化建設(shè)號(hào)召，也符合我國(guó)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展要求。由于互聯(lián)網(wǎng)的深入發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越關(guān)注數(shù)字檔案館建設(shè)，由此引發(fā)的信息服務(wù)能力提升問(wèn)題也成為了數(shù)字檔案館信息化建設(shè)亟需重點(diǎn)解決的問(wèn)題。
一、構(gòu)建館藏檔案信息資源服務(wù)機(jī)制
當(dāng)前，數(shù)字檔案館的館藏檔案信息資源奇缺，這成為了制約其發(fā)展的關(guān)鍵問(wèn)題。形式多元化、結(jié)構(gòu)合理、滿足用戶個(gè)性化服務(wù)是館藏?cái)?shù)字化檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容。基于此，為了提升數(shù)字檔案館信息服務(wù)能力，應(yīng)該不斷深化檔案信息資源的收集方式，做好數(shù)字檔案信息資源建設(shè)。改進(jìn)檔案編研工作，讓檔案服務(wù)方式的層次更豐富，以完善館藏?cái)?shù)字化信息資源。同時(shí)，也不能忽視檔案信息資源的數(shù)字化處理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。需要根據(jù)國(guó)內(nèi)外通行的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議、檔案文獻(xiàn)分類標(biāo)引等，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提高數(shù)字檔案館的信息服務(wù)能力。在加工處理館藏?cái)?shù)字檔案信息時(shí)，應(yīng)該具體項(xiàng)目化相關(guān)信息建設(shè)，通過(guò)制定處理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行有效的控制。還有就是，要以數(shù)字檔案館信息資源區(qū)域共享體系建設(shè)來(lái)提高自身的服務(wù)能力。合理選擇信息技術(shù)，以區(qū)域聯(lián)系共享檔案信息資源，科學(xué)利用各種檔案資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)。通過(guò)信息化管理機(jī)制的建設(shè)把區(qū)域共享信息服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行深入挖掘，通過(guò)技術(shù)性研發(fā)來(lái)規(guī)避區(qū)域網(wǎng)絡(luò)共享中的各類問(wèn)題，切實(shí)解決相關(guān)技術(shù)缺陷。數(shù)字檔案館應(yīng)該通過(guò)安全保障措施的制定為區(qū)域服務(wù)平臺(tái)建設(shè)保駕護(hù)航，根據(jù)用戶需求打造服務(wù)平臺(tái)，給跨館、跨區(qū)域的用戶提供多樣性的共享服務(wù)機(jī)制。
二、建設(shè)檔案用戶個(gè)體系
所謂檔案用戶個(gè)性化服務(wù)就是檔案用戶根據(jù)自身的要求來(lái)表現(xiàn)對(duì)于檔案館的使用訴求，以信息技術(shù)及相關(guān)系統(tǒng)功能，根據(jù)用戶需要的信息表現(xiàn)方式、來(lái)源途徑和特殊服務(wù)功能進(jìn)行一對(duì)一的服務(wù)。以檔案用戶為主，滿足各類檔案用戶需求；改變服務(wù)界面通用單一化缺陷；開(kāi)發(fā)更多檔案用戶，拓展其市場(chǎng)；增強(qiáng)數(shù)字檔案館信息服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)能力是數(shù)字檔案館信息定制服務(wù)的主要好處。所以，數(shù)字檔案館必須要重視信息定制服務(wù)，這樣才能提高自身的服務(wù)能力。隨著檔案用戶類型的多元化發(fā)展，檔案信息也越來(lái)越多，用戶很容易陷入“信息迷航”的誤區(qū)。故而數(shù)字檔案館需要從檔案用戶類型出發(fā)，以個(gè)性化定制服務(wù)給用戶提供更加有用的信息，而這也符合數(shù)字檔案館信息服務(wù)發(fā)展要求。與此同時(shí)，要加快數(shù)字檔案館信息咨詢服務(wù)建設(shè)。通過(guò)改進(jìn)服務(wù)形式，擴(kuò)寬咨詢內(nèi)容來(lái)滿足不同用戶的需求。比如，在網(wǎng)站上提供咨詢服務(wù)內(nèi)容，以主頁(yè)鏈接的方式尋找“在線咨詢”“查檔指南”等欄目。這是對(duì)過(guò)去的館藏檔案內(nèi)容咨詢方式的一種有效發(fā)展，有助于增強(qiáng)咨詢的知識(shí)性，方便用戶進(jìn)行專題檢索。還需要重視的就是實(shí)時(shí)咨詢服務(wù)的開(kāi)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代數(shù)字檔案館信息服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，特別是在同步咨詢技術(shù)越來(lái)越成熟的當(dāng)前，數(shù)字檔案館應(yīng)該充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)交流軟件，讓用戶和咨詢專家可以同步交流。數(shù)字檔案館應(yīng)該充分運(yùn)用網(wǎng)站、手機(jī)客戶端以及軟件來(lái)形成多用戶語(yǔ)音講座，對(duì)視頻、文字、圖片、網(wǎng)頁(yè)鏈接等內(nèi)容進(jìn)行有效的、及時(shí)的傳遞，從而以同步即時(shí)交流來(lái)提高檔案信息咨詢服務(wù)能力。
三、優(yōu)化用戶反饋網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)
在網(wǎng)絡(luò)中，檔案使用者的信息資源服務(wù)被接受之后，可以根據(jù)某種方式反饋信息檔案服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于數(shù)字檔案館來(lái)說(shuō)，需要和檔案用戶進(jìn)行互動(dòng)交流，認(rèn)真聽(tīng)取用戶對(duì)檔案信息服務(wù)的相關(guān)建議，并據(jù)此有針對(duì)性地改進(jìn)服務(wù)工作。數(shù)字檔案館可以利用不同的方法來(lái)完善用戶反饋機(jī)制。例如，將用戶反饋窗口設(shè)置在網(wǎng)站醒目位置，以服務(wù)評(píng)價(jià)和建議的填寫來(lái)改進(jìn)自身工作；以電話回訪或者實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)回訪了解用戶的意見(jiàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)用戶在數(shù)字檔案利用中的服務(wù)感受。在優(yōu)化用戶反饋網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的過(guò)程中，也要認(rèn)真將檔案信息定制、推送、咨詢等服務(wù)進(jìn)行個(gè)性化處理，讓用戶有一個(gè)很好的反饋平臺(tái)。這不僅是對(duì)數(shù)字檔案用戶的負(fù)責(zé)，更是讓他們?cè)诮邮苄畔⒎?wù)以后會(huì)有一個(gè)良好的效果反饋平臺(tái)，有助于數(shù)字檔案館不斷有效地完善自身的工作。另外，也反映出數(shù)字檔案館用心打造高質(zhì)量信息服務(wù)的職業(yè)態(tài)度，體現(xiàn)了以用戶為主的服務(wù)思想。
四、結(jié)語(yǔ)
總的來(lái)說(shuō)，在數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展中，檔案信息服務(wù)的重要性日益突出。未來(lái)，信息服務(wù)將成為數(shù)字化檔案館必須重點(diǎn)做好的工作。數(shù)字檔案館要從用戶的角度出發(fā)，不斷更新自身的服務(wù)理念，改進(jìn)服務(wù)方式，提升服務(wù)質(zhì)量，最終才能在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化時(shí)代實(shí)現(xiàn)服務(wù)的多元化發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；數(shù)字檔案館；建設(shè)；分析
人類社會(huì)已經(jīng)邁入新的世紀(jì)，我們檔案界所處的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和科技環(huán)境正在發(fā)生著巨大而迅速的變化，也給傳統(tǒng)的檔案工作以不小的沖擊，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的浪潮席卷而來(lái)，“數(shù)字地球”、“數(shù)字城市”的呼聲不斷高漲，“數(shù)字圖書(shū)館”的發(fā)展方興未艾。面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的現(xiàn)實(shí)社會(huì)，檔案界如何才能抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，盡快建立“數(shù)字檔案館”，是我們檔案工作者面臨的重大課題，這也是社會(huì)發(fā)展的要求，時(shí)代前進(jìn)的趨勢(shì)。
1.建設(shè)數(shù)字檔案館的意義
21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的信息社會(huì)，信息資源是繼物資、能源之后，最重要、最關(guān)鍵的資源。檔案信息是信息的一種，是信息體系的重要組成部分。檔案信息以其特有的原始性而作為唯一的原生信息資源，是其他信息資源無(wú)法替代的，是國(guó)家和社會(huì)的寶貴財(cái)富，其價(jià)值將越來(lái)越重要。檔案工作與社會(huì)的發(fā)展和政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化密切相關(guān)，了解社會(huì)的變化、把握時(shí)代的脈搏，是檔案工作者的責(zé)任和義務(wù)。社會(huì)需要檔案信息資源的深層次開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源共享；網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等高新技術(shù)的應(yīng)用為我們提供了先進(jìn)的管理手段，建設(shè)數(shù)字化檔案館將成為社會(huì)信息化的必然要求，是21世紀(jì)檔案館發(fā)展的方向。因此，建設(shè)數(shù)字檔案館是實(shí)現(xiàn)檔案信息由傳統(tǒng)的封閉管理模式向現(xiàn)代化開(kāi)放管理模式轉(zhuǎn)變，這是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，也是信息時(shí)代賦予檔案工作者的歷史使命。
2.數(shù)字檔案館的描述
關(guān)于數(shù)字檔案館的概念，目前還沒(méi)有一個(gè)完整明確的定義。一般來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案館是采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息的組織模式，是大規(guī)模的、便于使用的、沒(méi)有時(shí)空限制的信息中心。這是一個(gè)數(shù)字化信息的系統(tǒng)工程，它把檔案信息以數(shù)字化的形式貯存，以網(wǎng)絡(luò)化的方式管理。與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館具有其獨(dú)有的特征和功能。主要表現(xiàn)在下列三個(gè)方面：一是信息資源數(shù)字化，無(wú)論是何種載體的傳統(tǒng)介質(zhì)資源，如紙張、膠片、錄像帶等等，都將被轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，以數(shù)字格式為信息載體。二是信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，由于各種形式、各種載體的檔案信息資源都進(jìn)行了數(shù)字化，這種數(shù)字化的信息資源就可以在互聯(lián)網(wǎng)上傳遞、交流，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的開(kāi)放性和跨越時(shí)空性。三是信息利用共享化。隨著檔案信息資源數(shù)字化及其傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字檔案館的信息開(kāi)發(fā)利用就將體現(xiàn)出跨地域的共享特點(diǎn)。用戶可在任何地方通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)利用數(shù)字檔案館提供的信息資源和相關(guān)服務(wù)。
3.數(shù)字檔案館的系統(tǒng)構(gòu)成
數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代高科技基礎(chǔ)之上，由電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息處理技術(shù)共同構(gòu)成。
3.1數(shù)字化信息系統(tǒng)
數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)展起來(lái)的，需要對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)地加工整理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理，以數(shù)字形式貯存信息資源。通過(guò)文本錄入、圖像掃描、聲像采集等手段，將檔案資料全部以數(shù)字記錄形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器中，完成館藏實(shí)體檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要基礎(chǔ)工作，也是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館過(guò)渡較為穩(wěn)妥的方法之一。
3.2自動(dòng)化管理系統(tǒng)
建立自動(dòng)化管理系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)代替手工完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，改變業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的自動(dòng)編目、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)檢索。并要注重?cái)?shù)字檔案館的系統(tǒng)安全和信息安全，尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，更應(yīng)該注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲(chǔ)管理等問(wèn)題，以防止信息丟失、被非法篡改等，實(shí)現(xiàn)檔案保護(hù)現(xiàn)代化。
3.3網(wǎng)絡(luò)化傳輸系統(tǒng)
網(wǎng)絡(luò)化通信手段是數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐，也是數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)高度開(kāi)放和資源共享的基本條件。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化，能夠變“死檔案”為“活信息”，以充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，高速寬帶網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將為數(shù)字檔案館提供更加廣闊的發(fā)展空間。
4.建設(shè)數(shù)字檔案館的思考
隨著科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展，檔案、圖書(shū)和情報(bào)信息一體化是新世紀(jì)信息資源管理的大趨勢(shì)。數(shù)字圖書(shū)館已經(jīng)進(jìn)入了實(shí)施階段，數(shù)字檔案館也應(yīng)加快實(shí)施步伐，這既是社會(huì)的客觀要求，也是檔案館生存、發(fā)展的需要。
4.1更新思想觀念，轉(zhuǎn)變工作方式
在數(shù)字檔案館建設(shè)中，也要注意一些誤區(qū)。不要認(rèn)為把館藏檔案數(shù)字化，就是數(shù)字檔案館了。簡(jiǎn)單地把館藏檔案電子化、放到網(wǎng)上，不是真正意義上的數(shù)字檔案館。我們應(yīng)當(dāng)深刻理解和體會(huì)數(shù)字化的目的及其實(shí)質(zhì)含義，以提供利用為中心，以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的，才是建設(shè)數(shù)字檔案館的最終目的。因此，一定要避免“重硬輕軟”、“重建輕用”的做法，有的地方耗巨資建設(shè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)因缺少有價(jià)值的信息而成為事實(shí)上的“裸機(jī)”、“裸網(wǎng)”，搞花架子，看起來(lái)信息化建設(shè)得不錯(cuò)，辦公也實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，但實(shí)際效益卻大打折扣。不久前，我上網(wǎng)瀏覽深圳的一個(gè)檔案館網(wǎng)站，看到一個(gè)帖子：“人氣不旺！”這一個(gè)值得檔案人思考的問(wèn)題。
4.2重視基礎(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)資源共享
數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)工作包括兩方面的內(nèi)容，即加強(qiáng)數(shù)字檔案館的軟、硬件環(huán)境建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)。環(huán)境建設(shè)主要指網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站的建設(shè)等，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和資源共享，必須解決檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，包括對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、硬件數(shù)據(jù)指標(biāo)、文檔格式等實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在工作中要不斷創(chuàng)新，積極采用新技術(shù)，比如應(yīng)用元數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、全息數(shù)字化技術(shù)、信息推送技術(shù)等等，以提供服務(wù)質(zhì)量和水平。為信息綜合開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
