時(shí)間：2022-08-20 08:28:29
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理學(xué)論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1.本科啟發(fā)式教學(xué)手段與方式尚待完善。面對(duì)“注入式”教學(xué)方式帶來的種種弊端，我國(guó)許多高校教師也針對(duì)自己的學(xué)科性質(zhì)采用多種教學(xué)手段與方式進(jìn)行教學(xué)改革。如理科教學(xué)在講授學(xué)科理論知識(shí)的同時(shí)，大量采用實(shí)驗(yàn)室教學(xué)的方式提高學(xué)生的實(shí)踐技能。文科教學(xué)中也采用了隨機(jī)提問、課堂討論、師生互動(dòng)、撰寫論文和實(shí)地調(diào)研等方式豐富教學(xué)手段。這些教學(xué)手段推動(dòng)了我國(guó)本科教學(xué)改革的發(fā)展，但教學(xué)方式的設(shè)計(jì)與應(yīng)用仍然缺乏專門的教學(xué)理論進(jìn)行指導(dǎo)。
2.高校素質(zhì)教育改革仍然處于探索階段。目前，我國(guó)高校對(duì)“啟發(fā)式”教學(xué)理論與方式進(jìn)行了大量研究，也從國(guó)外引進(jìn)了許多教學(xué)思想，如熊梅1998年出版《啟發(fā)式教學(xué)研究》，周興國(guó)的《“啟發(fā)式”教學(xué)的“中外”與“古今”》，辛儒的《蘇格拉底啟發(fā)式教學(xué)法及其啟示》等。這對(duì)我國(guó)本科教學(xué)改革產(chǎn)生了積極的推動(dòng)作用。總體而言，我國(guó)高校啟發(fā)式教學(xué)與素質(zhì)教育仍然處于探索階段，尚需形成更多成熟實(shí)用的教育理論進(jìn)行指導(dǎo)，以更好地在本科教學(xué)中實(shí)施啟發(fā)式教學(xué)，全面提高學(xué)生的綜合素質(zhì)。模塊教學(xué)理論就是在這一背景下，經(jīng)過長(zhǎng)期的教學(xué)實(shí)踐與理論總結(jié)而提出的。模塊教學(xué)理論的核心是以素質(zhì)教育為目標(biāo)，將本科課程的教學(xué)內(nèi)容按素質(zhì)培養(yǎng)目標(biāo)的不同而劃分為不同的教學(xué)模塊，每個(gè)教學(xué)模塊采用系統(tǒng)的教學(xué)手段進(jìn)行針對(duì)性教學(xué)，達(dá)到在高等院校本科課程教學(xué)活動(dòng)中培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)的重要目的。模塊教學(xué)理論的提出基于兩個(gè)方面的思考：一是素質(zhì)教育是現(xiàn)今高校本科教學(xué)改革的重點(diǎn)，素質(zhì)教育應(yīng)落實(shí)在具體課程的教學(xué)之中，也就是在各門本科課程的具體教學(xué)活動(dòng)中實(shí)施素質(zhì)教育；二是學(xué)生素質(zhì)的構(gòu)成是多方面的，因此，本科素質(zhì)教育也應(yīng)該由多個(gè)教學(xué)模塊構(gòu)成。
二、模塊教學(xué)理論構(gòu)建的創(chuàng)新性
模塊教學(xué)理論的核心是以素質(zhì)教育為目標(biāo)，將本科課程的教學(xué)內(nèi)容按素質(zhì)培養(yǎng)目標(biāo)的不同而劃分為不同的教學(xué)模塊，每個(gè)教學(xué)模塊采用系統(tǒng)的教學(xué)手段進(jìn)行針對(duì)性教學(xué)。其創(chuàng)新性表現(xiàn)如下。
1.將素質(zhì)教育的理念與方法寓于本科課程教學(xué)之中。模塊教學(xué)理論的核心思想是全面培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)，將學(xué)生綜合素質(zhì)的培養(yǎng)落實(shí)到本科課程的教學(xué)之中，可取到事半功倍的顯著效果。大學(xué)本科學(xué)生綜合素質(zhì)的構(gòu)成十分豐富，有專業(yè)理論素質(zhì)、實(shí)踐技能素質(zhì)、科學(xué)研究素質(zhì)、口頭表述素質(zhì)、禮儀素質(zhì)和文體素質(zhì)等諸多方面，培養(yǎng)方法也多種多樣。培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)的主體是教師，教師面對(duì)學(xué)生最多的時(shí)間是教學(xué)。本科學(xué)生在四年的學(xué)習(xí)中必須完成62學(xué)分的學(xué)習(xí)，以1學(xué)分18課時(shí)計(jì)，本科學(xué)生在四年中面對(duì)教師的學(xué)習(xí)就有1116節(jié)課（或課時(shí)）。如此可見，將學(xué)生綜合素質(zhì)的培養(yǎng)落實(shí)到本科課程的教學(xué)之中，結(jié)合各個(gè)學(xué)科專業(yè)本科課程教學(xué)的特點(diǎn)，劃分教學(xué)模塊，采用針對(duì)性的教學(xué)方法，全面培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)，可取到事半功倍的顯著效果。
2.模塊教學(xué)理論的運(yùn)用徹底改變了傳統(tǒng)“注入式”的教學(xué)模式。在科技檔案管理學(xué)的教學(xué)中，我們將課程教學(xué)內(nèi)容劃分為科技檔案管理理論教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、科研教學(xué)和表述教學(xué)等教學(xué)模塊之后，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)教學(xué)方法，采取一種學(xué)生“參與式”的教學(xué)模式進(jìn)行教學(xué)。如針對(duì)科技檔案科研素質(zhì)教學(xué)內(nèi)容，采用了“培養(yǎng)學(xué)生問題式選題思維”“；專業(yè)論文撰寫范式學(xué)習(xí)”和“指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行科研項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、申報(bào)與研究”等方式進(jìn)行教學(xué)。將學(xué)生劃分為不同的科研團(tuán)隊(duì)，各個(gè)團(tuán)隊(duì)先合作提出論文選題、構(gòu)建論文大綱、完成論文初稿。在3個(gè)主要環(huán)節(jié)中，各個(gè)團(tuán)隊(duì)相互討論、點(diǎn)評(píng)和修改不同團(tuán)隊(duì)的論文題目、大綱結(jié)構(gòu)和論文內(nèi)容，教師最后進(jìn)行總體點(diǎn)評(píng)。這樣，學(xué)生完全參與到教學(xué)之中，極大地發(fā)揮了學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，學(xué)習(xí)效果顯著提高，從而徹底改變傳統(tǒng)“注入式”的教學(xué)模式。
3.模塊教學(xué)理論的教學(xué)實(shí)踐為實(shí)施啟發(fā)式教學(xué)開拓了廣闊的空間。模塊教學(xué)理論在教學(xué)中的運(yùn)用打破了傳統(tǒng)的“注入式”教學(xué)模式，為啟發(fā)式教學(xué)的實(shí)施拓展了新的思路與空間。主要方法有二：一是撰寫高水平的教材。如在以往的教學(xué)活動(dòng)中，很多教師的講稿實(shí)際上扮演了教材的角色，大部分學(xué)科理論知識(shí)都以講授的方式進(jìn)行教學(xué)。在云南省省級(jí)精品課程《科技檔案管理學(xué)》的教學(xué)活動(dòng)中，我們依據(jù)教師的講稿，結(jié)合科技檔案管理最新的學(xué)科理論與實(shí)踐方法，將講稿撰寫成高水平的《科技檔案管理學(xué)》教材。二是徹底改變學(xué)生的學(xué)習(xí)理念與模式。采用或撰寫新教材后，首先就要培養(yǎng)學(xué)生教材即筆記的理念；其次，在教學(xué)方法上使同學(xué)從過去“記教材”的學(xué)習(xí)模式轉(zhuǎn)化到“學(xué)習(xí)—理解—掌握”教材的有效方式；第三，學(xué)習(xí)模式的轉(zhuǎn)變并不意味著學(xué)生放棄筆記，學(xué)生的筆記主要記錄的是更新的新理論和新方法，所不同的是學(xué)生的筆記量減少了80%，從而為“啟發(fā)式”教學(xué)活動(dòng)拓展了廣闊的時(shí)間與空間。
三、模塊教學(xué)理論在《科技檔案管理學(xué)》教學(xué)中的實(shí)踐運(yùn)用問題
1.模塊教學(xué)的劃分與教學(xué)方法的組合問題。在科技檔案管理學(xué)課程的教學(xué)中，我們將教學(xué)劃分為理論、實(shí)踐、科研和表述教學(xué)等模塊，在各個(gè)教學(xué)模塊中采用相應(yīng)的教學(xué)方法進(jìn)行教學(xué)。如在理論教學(xué)模塊中，采用學(xué)科體系展示法、宏觀到微觀層次學(xué)習(xí)法、概念分解組合法、主題詞擴(kuò)散記憶法、預(yù)習(xí)與復(fù)習(xí)法等；在實(shí)踐教學(xué)模塊中，采用管理流程演示法、計(jì)算機(jī)模擬管理法、實(shí)驗(yàn)室模擬管理法、實(shí)習(xí)基地管理實(shí)證法等；在表述教學(xué)模塊中，采用主持復(fù)習(xí)與講課法、角色互換課堂講授法、專題討論法、模擬辯論法和主題演講法等；在科研教學(xué)模塊中，采用學(xué)科體系框架選題法、問題式思維培養(yǎng)法、學(xué)術(shù)規(guī)范性訓(xùn)練法和團(tuán)隊(duì)科研法等教學(xué)方法。由于學(xué)科不同，課程教學(xué)模塊與教學(xué)方法則要根據(jù)各個(gè)學(xué)科課程特點(diǎn)進(jìn)行劃分與設(shè)定，以進(jìn)行針對(duì)性教學(xué)。
2.參與式教學(xué)方法的實(shí)踐問題。科技檔案管理學(xué)采用的是一種參與式的教學(xué)方法，就是學(xué)生參與到各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)之中，變被動(dòng)學(xué)習(xí)為主動(dòng)學(xué)習(xí)，徹底改變以往注入式的學(xué)習(xí)模式。參與式的教學(xué)方法有二：一是思維方式的參與，也就是角色換位思考的問題。讓全班同學(xué)轉(zhuǎn)換角色，思考“如果我是教師，我怎樣進(jìn)行課程教學(xué)”的問題。思考方式由宏觀到微觀，具體而言，由整個(gè)課程的教學(xué)思考到各個(gè)章節(jié)的教學(xué)安排。其后，在討論的基礎(chǔ)上，將學(xué)生對(duì)整個(gè)課程的教學(xué)思考引導(dǎo)制作出一個(gè)完整的學(xué)科體系展示圖，以作為該課程學(xué)習(xí)的綱要與指南。二是教學(xué)活動(dòng)的參與，如全班同學(xué)按順序擔(dān)任復(fù)習(xí)主持人，在每次上課之前，抽查復(fù)習(xí)學(xué)習(xí)過的教學(xué)內(nèi)容。每次上課安排兩位同學(xué)講授新的教學(xué)內(nèi)容，每人講授10分鐘。同時(shí)，由同學(xué)輪流擔(dān)任講課主持人，主持講課并進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。在此基礎(chǔ)上，教師再進(jìn)行點(diǎn)評(píng)、指正和教學(xué)內(nèi)容的拓展。參與式的教學(xué)方法很多，各個(gè)學(xué)科可根據(jù)其課程特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)定。
3.學(xué)習(xí)小組團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)方法的運(yùn)用問題。學(xué)習(xí)小組是進(jìn)行參與式教學(xué)的重要基礎(chǔ)，具體運(yùn)作方法就是以5—6個(gè)同學(xué)為單位，將全班同學(xué)劃分為多個(gè)學(xué)習(xí)小組，以學(xué)習(xí)小組為基本單位進(jìn)行教學(xué)。如在復(fù)習(xí)教學(xué)中，復(fù)習(xí)主持人可就每個(gè)學(xué)習(xí)小組提出一個(gè)問題，回答出問題的全組同學(xué)加平時(shí)成績(jī)分。在科研教學(xué)模塊的學(xué)習(xí)中，由學(xué)習(xí)小組共同提出論文題目，設(shè)計(jì)論文提綱，分工完成論文的撰寫。各個(gè)學(xué)習(xí)小組相互修改論文，指出論文中的不足，討論提出修改意見。在實(shí)踐教學(xué)模塊中，各個(gè)學(xué)習(xí)小組共同商量提出科技檔案的分類方案，設(shè)定整理流程圖，共同完成科技檔案分類、組卷、案卷排列、案卷編目和上架的整理工作。總之，學(xué)習(xí)小組是進(jìn)行參與式教學(xué)的基礎(chǔ)，也是培養(yǎng)學(xué)生團(tuán)隊(duì)精神的重要方式。
關(guān)鍵詞：就業(yè)需求;技術(shù)需求;檔案專業(yè);課程體系
自2010年檔案專業(yè)達(dá)到簽約頂峰到現(xiàn)在，檔案專業(yè)的就業(yè)率有所下降，除了檔案崗位需求量少且比較穩(wěn)定之外，檔案專業(yè)以理論為主的課程體系依然是阻礙就業(yè)的主要因素。檔案數(shù)字從技術(shù)所需的信息技術(shù)變革與發(fā)展，也對(duì)專業(yè)課程體系提出了更高挑戰(zhàn)。
1 檔案專業(yè)就業(yè)現(xiàn)狀與原因剖析
鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案專業(yè)成立較早，是河南省僅有的兩個(gè)檔案專業(yè)之一，年招生四百人左右，（含建筑工程檔案管理方向和專升本），其就業(yè)數(shù)據(jù)具有代表性。
通過調(diào)研該專業(yè)從2008年到2015年的就業(yè)情況發(fā)現(xiàn)，其主要的就業(yè)方向?yàn)閱挝晦k公室8.25%，企業(yè)檔案管理部門12.875%，各航空集團(tuán)、研究所等事業(yè)單位的檔案管理部門18.875%，考取研究生12.625%，檔案服務(wù)的各公司15.5%，考取公務(wù)員2.25%，其他非檔案管理崗位29.625%。
根據(jù)上述數(shù)據(jù)，分析就業(yè)去向變化的主要原因有如下方面。
1.1 就業(yè)政策拓寬就業(yè)領(lǐng)域。檔案專業(yè)的學(xué)生，2010年左右，就業(yè)集中于事業(yè)單位、國(guó)企的檔案部門，大約2010年以后的就業(yè)方向比較分散，表明市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律同樣適應(yīng)于專業(yè)針對(duì)性較強(qiáng)的檔案專業(yè)，專業(yè)對(duì)口觀念有所淡化，多向就業(yè)，多向選擇的就業(yè)政策，拓寬了檔案專業(yè)學(xué)生的就業(yè)領(lǐng)域。
1.2 檔案崗位特點(diǎn)與擴(kuò)招加大了對(duì)口就業(yè)難度。與其他行業(yè)相比，檔案崗位具有穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性等特點(diǎn)，不管是事業(yè)單位還是企業(yè)，與檔案管理相關(guān)的崗位較少，如鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院，專職管理全校檔案的檔案科只有兩人，專職負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的教師1人，兼職管理教師檔案的1人。職工工作最短的16年，最長(zhǎng)的30多年，自作者進(jìn)入該單位工作到現(xiàn)在沒有新職工增加。但是，檔案招生人數(shù)每年卻在增加，比如鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院的檔案專業(yè)，以往一屆學(xué)生只有檔案專業(yè)2個(gè)班級(jí)80人和專升本1個(gè)班30人左右，但2015屆檔案相關(guān)畢業(yè)生達(dá)到300余人，人數(shù)增加了三倍。
1.3 企業(yè)檔案管理工作專業(yè)意識(shí)不強(qiáng)。據(jù)調(diào)查，目前只有中大型的國(guó)企和事業(yè)單位，在招聘檔案管理人員時(shí)，才有限地考慮檔案專業(yè)的學(xué)生，比例非常低。而且，近幾年來，招聘的檔案專業(yè)的學(xué)生，不但要負(fù)責(zé)檔案管理工作，還要從事文員、行政管理、圖書室（館）的管理工作。
1.4 提高學(xué)歷、改變專業(yè)方向成為緩解就業(yè)壓力的新途徑。在對(duì)該校此專業(yè)大三學(xué)生的調(diào)研中，發(fā)現(xiàn)有接近二分之一的學(xué)生在準(zhǔn)備考研，了解其考研動(dòng)機(jī)和方向，居然有不少學(xué)生認(rèn)為目前所學(xué)知識(shí)不夠，希望通過提高學(xué)歷來提高就業(yè)能力，希望通過改變學(xué)習(xí)方向，來改變知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而能更好地就業(yè)，說明提高學(xué)歷、改變專業(yè)方向的目的主要是緩解就業(yè)壓力。
2 各就業(yè)方向的技術(shù)需求
通過查閱各就業(yè)崗位的招聘要求、已就業(yè)學(xué)生的跟蹤調(diào)研和了解各單位的人力資源部門的崗位需求，獲得各就業(yè)方向的技術(shù)需求如下：
2.1 單位辦公室。檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)生，應(yīng)聘到各單位，從事辦公室管理工作，其實(shí)主要是辦公室文員的崗位，因?yàn)槠髽I(yè)認(rèn)為檔案學(xué)的同學(xué)，具備了辦公室工作的基本素養(yǎng)和技能需求，且不少企業(yè)并沒有為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)配備秘書，因此，辦公室文員也經(jīng)常需要寫一些公文。該崗位與檔案相關(guān)的工作職責(zé)和技能需求包括四個(gè)方面：文件的起草撰寫、文件收發(fā)、資料整理、文檔的歸類、印章的使用和保管等行政工作;添購(gòu)辦公設(shè)備、辦公用品的計(jì)劃編制和申購(gòu)手續(xù)工作，辦公設(shè)備、辦公用品的發(fā)放使用的管理;企業(yè)員工的入職、請(qǐng)假、調(diào)動(dòng)、辭職手續(xù)，全面負(fù)責(zé)員工考勤工作;企業(yè)員工人事檔案材料的建立、完善。
2.2 企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理工作。此方面的工作技能需求，符合學(xué)校的培養(yǎng)方案，尤其是鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院此專業(yè)學(xué)生的培養(yǎng)方向主要為科技檔案管理，這也是雖然就業(yè)比例降低，但依然是主要的就業(yè)方向的原因。在此方向，除了傳統(tǒng)文件材料的收集、整理、歸檔工作和檔案的收集、整理、鑒定、登記、統(tǒng)計(jì)、檢索等基礎(chǔ)工作之外，現(xiàn)在還要求具備檔案安全的保障能力、檔案數(shù)字化與信息化工作等新的業(yè)務(wù)技能。
2.3 公務(wù)員和事業(yè)單位。近幾年來，各級(jí)政府、事業(yè)單位招收檔案專業(yè)的公務(wù)員和職工的比例略有下降，但檔案專業(yè)的學(xué)生，可以考取與專業(yè)相關(guān)的其他崗位，準(zhǔn)備公務(wù)員和事業(yè)單位考試的學(xué)生比例，僅次于考取研究生的同學(xué)。檔案專業(yè)的學(xué)生，除了考取各級(jí)政府和政府職能單位、檔案局館的檔案管理人員之外，還可以考取上述單位文職人員。這些學(xué)生，需要掌握《憲法》、《檔案法》、《保密法》、《信息法》等涉及自身工作的法律條文，甚至包括公務(wù)禮儀、國(guó)際政治、軍事、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)等課程。考取事業(yè)單位的學(xué)生，還要熟知文書學(xué)、秘書學(xué)等相關(guān)課程。
2.4 檔案服務(wù)公司。檔案服務(wù)公司是這幾年新興的從事各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案整理業(yè)務(wù)的公司，具體工作主要包括8個(gè)方面：文件與檔案管理技術(shù)咨詢、交流;文秘與檔案人員實(shí)用技術(shù)傳授服務(wù);檔案館、室信息化、智能化建設(shè);工程文件編制與檔案整理;檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo);各種文件與檔案數(shù)字化技術(shù)服務(wù);文檔管理軟件開發(fā)與技術(shù)支持;文檔用品與設(shè)備銷售等。這些企業(yè)招聘的學(xué)生，除了檔案相關(guān)技術(shù)外，還注重學(xué)生的打字速度，要求工作仔細(xì)認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)周到，但因?yàn)榇蠖鄶?shù)工作主要是檔案數(shù)字化，所以待遇不高，且需要經(jīng)常長(zhǎng)期出差，因此人員流動(dòng)性比較大。
考取研究生和從事非檔案崗位的學(xué)生，則根據(jù)學(xué)位方向和崗位的具體技術(shù)要求，有不同的自我學(xué)習(xí)和培訓(xùn)內(nèi)容。但經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在這些非檔案崗位中，只有極少部分學(xué)生從事有技術(shù)含量的工作，其他人員主要集中在人事專員、銷售代表、客服專員、各級(jí)助理等方面。
3 檔案專業(yè)培養(yǎng)課程方向剖析
3.1 檔案就業(yè)市場(chǎng)逐漸廣闊需要全面人才。近幾年來，國(guó)家和各單位對(duì)檔案的重視程度越來越高，不但要求高級(jí)別大規(guī)模的企業(yè)應(yīng)該擁有更加完善的檔案館、室，而且要求政府部門也加強(qiáng)檔案力量，發(fā)揮檔案作用。除了傳統(tǒng)的編史修志之類的工作外，認(rèn)為在民生政事決策、科學(xué)發(fā)展觀建設(shè)等方面，也可以發(fā)揮其重要的憑證和參考作用。
3.2 檔案管理技術(shù)日新月異需要新技能。檔案信息化和數(shù)字化的普及，不僅僅包括傳統(tǒng)檔案的二次加工，還包括檔案建立伊始的數(shù)字化;數(shù)字檔案整個(gè)生命周期的管理和安全要求，需要具備信息管理、安全管理知識(shí)的檔案人員，甚至還需要具備硬件技術(shù)、軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù);從檔案的多媒體展示到新媒體展示到全媒體展示，又需要檔案人員具備較強(qiáng)的數(shù)字檔案使用技術(shù)。
3.3 檔案服務(wù)功能提高需要貼近民生。現(xiàn)如今，檔案除了傳統(tǒng)的參考和憑證作用之外，在服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生方面，也開始發(fā)揮積極的作用。有價(jià)值檔案的整理;民生檔案的有償或免費(fèi)提供;社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案、城鄉(xiāng)居民最低生活保障檔案、農(nóng)村五保戶供養(yǎng)檔案、民事訴訟檔案、農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)登記檔案、集體林權(quán)制度改革檔案等群眾關(guān)切的檔案服務(wù)等工作，內(nèi)容多且雜亂;檔案主動(dòng)服務(wù)、上門服務(wù)、全面服務(wù)等理念的提出，等等。
4 就業(yè)與技術(shù)雙驅(qū)動(dòng)的檔案專業(yè)課程體系建設(shè)方案
4.1 設(shè)置符合就業(yè)需求的課程。除了傳統(tǒng)的檔案學(xué)相關(guān)課程之外，應(yīng)該建設(shè)少部分符合就業(yè)需求的課程，直接面向就業(yè)單位，減少就業(yè)單位在招聘之后的繼續(xù)培訓(xùn)時(shí)間，提高畢業(yè)生的實(shí)際“上手”能力。根據(jù)往年就業(yè)方向和就業(yè)前景與趨勢(shì)分析，應(yīng)該設(shè)置三個(gè)新的課程模塊：辦公自動(dòng)化模塊、電子商務(wù)模塊和社交能力培養(yǎng)模塊。
4.2 設(shè)置符合技術(shù)發(fā)展需求的課程。檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的主流工作，在現(xiàn)代檔案管理的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、維護(hù)和使用的所有階段，都充分需要技術(shù)支撐。這需要增加三個(gè)方面的課程模塊：數(shù)字檔案加工課程、數(shù)字檔案安全管理課程和數(shù)字檔案使用技術(shù)。
4.3 提供網(wǎng)絡(luò)自學(xué)和考核模塊與資源庫(kù)。針對(duì)檔案專業(yè)的學(xué)生，開發(fā)專門的自學(xué)和考核平臺(tái)，除了提供檔案基本知識(shí)之外，主要培訓(xùn)針對(duì)就業(yè)需求和技術(shù)發(fā)展需求的課程，這樣既提高了檔案專業(yè)學(xué)生的綜合能力，又不占用課堂時(shí)間，而且通過學(xué)號(hào)登錄，記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，在線完成考核，也可以納入到學(xué)生的畢業(yè)審核中去，提高學(xué)習(xí)動(dòng)力。另外，將一些檔案資源建立成網(wǎng)絡(luò)資源庫(kù)，也允許已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，在不違反單位保密原則和不損失單位利益的情況下，將工作資源上傳，有利于學(xué)生參考學(xué)習(xí)。
4.4 增加實(shí)踐教學(xué)模塊。在檔案專業(yè)的本科教育過程中，主要還是采取理論教學(xué)為主，雖然在教學(xué)大綱中，制定了認(rèn)識(shí)實(shí)習(xí)、專業(yè)實(shí)習(xí)和就業(yè)實(shí)習(xí)等模塊，但基本上還是以“聽”、“看”為主。在專業(yè)實(shí)習(xí)中，有的學(xué)生參加檔案服務(wù)公司提供的實(shí)踐學(xué)習(xí)，但主要內(nèi)容也是檔案數(shù)字化中的錄入和掃描，而就業(yè)實(shí)習(xí)則主要由學(xué)生根據(jù)未來的就業(yè)情況選擇，那些被事業(yè)單位錄取的學(xué)生，因?yàn)閱挝恍再|(zhì)，也不可能提前去單位進(jìn)行實(shí)習(xí)。因此，除了傳統(tǒng)的實(shí)習(xí)模塊之外，應(yīng)該增加更多的實(shí)踐教學(xué)模塊，真正發(fā)揮實(shí)習(xí)基地的作用，而不是“合同”基地。
根據(jù)鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)的就業(yè)情況和就業(yè)需求，該專業(yè)的所在院系，一直積極調(diào)整課程體系，切實(shí)增加學(xué)生的辦公自動(dòng)化處理能力、信息管理能力和處理能力，開設(shè)了《多媒體信息處理與檢索技術(shù)》、《信息導(dǎo)航與網(wǎng)站設(shè)計(jì)》、《信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)》和《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)》。經(jīng)就業(yè)跟蹤調(diào)研，這些課程有效地提高了學(xué)生的就業(yè)能力，拓寬了就業(yè)渠道，符合專業(yè)培養(yǎng)體系。
摘要：教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有價(jià)值的材料。本文從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對(duì)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；規(guī)范化；教學(xué)檔案管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。
一、系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
（一）綜合類:主要有上級(jí)教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件；學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料；學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件；教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告；教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料；每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
（二）教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
（三）教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評(píng)審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
（四）教學(xué)研究類:各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀;獲院級(jí)以上的教學(xué)成果類的申報(bào)材料及獎(jiǎng)狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
二、教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):
（一）內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
（二）材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級(jí)主管部門和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng),即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
（三）歸檔時(shí)間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
（四）高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行。
三、教學(xué)檔案管理中存在的問題
（一）材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔(dān)心材料會(huì)遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
（二）系一級(jí)的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
（三）資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
（四）人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
四、加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
（一）從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級(jí)檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對(duì)系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對(duì)系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對(duì)系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
（二）檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉(cāng)促解決。
（三）完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
（四）歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對(duì)統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊(cè),以利長(zhǎng)期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長(zhǎng)期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談?dòng)涗洝⒙犝n記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對(duì)本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁(yè)號(hào)、卷號(hào)(盒號(hào)),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對(duì)所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
（五）收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。
（六）利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長(zhǎng)期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,縮短勞動(dòng)時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。
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【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生檔案;管理;對(duì)策
檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，是最原始、最權(quán)威的信息，在國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有不可替代的作用。高校學(xué)生檔案是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，這項(xiàng)工作直接關(guān)系到廣大高校畢業(yè)生的切身利益和用人單位檔案體系建設(shè)的質(zhì)量和效率，關(guān)系到我國(guó)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。而以計(jì)算機(jī)技術(shù)為典型代表的現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學(xué)習(xí)都離不開計(jì)算機(jī)軟件的實(shí)際應(yīng)用。目前各類高校的教學(xué)與管理都發(fā)生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現(xiàn)有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學(xué)生檔案管理尤其是畢業(yè)生檔案管理的信息化建設(shè)在傳統(tǒng)的手工操作方式存在大量不可預(yù)知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，它是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的任務(wù)。本文以山西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)入手，綜合分析高校學(xué)生檔案管理過程中存在的顯著問題，進(jìn)而對(duì)高校學(xué)生檔案管理提出合理化建議，為高校學(xué)生檔案管理體系建設(shè)提供規(guī)范化建議和參考。
一、高校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)
高校學(xué)生數(shù)量大，檔案變動(dòng)、更新、維護(hù)都對(duì)高校檔案管理工作提出巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，對(duì)高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對(duì)高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，充分體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規(guī)范和發(fā)展提供了制度保障。新《管理辦法》規(guī)定高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
具體來看，高校學(xué)生檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：
1.工作量大
隨著每年學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)，檔案數(shù)據(jù)都會(huì)發(fā)生變動(dòng)，錄入、遷出、就業(yè)、繼續(xù)深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現(xiàn)數(shù)量大、跨界調(diào)度等特點(diǎn)，加上檔案的維護(hù)、保存都需消耗大量人力物力。
2.檔案變動(dòng)頻繁
學(xué)生檔案變動(dòng)頻繁是高校學(xué)生檔案管理的有一個(gè)顯著特點(diǎn)。每年校內(nèi)學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)、專業(yè)變更，校際間學(xué)生的升學(xué)，校企間學(xué)生的就業(yè)都會(huì)伴隨檔案的遷移發(fā)送，這些工作的具體實(shí)施過程中，容不得一絲疏忽。
3.涉及部門及檔案種類繁多
高校教學(xué)檔案種類繁多，來自高校內(nèi)部各教學(xué)管理部門的文件材料，教師教學(xué)材料、學(xué)術(shù)論文，學(xué)生考試材料、畢業(yè)設(shè)計(jì)或論文等許多方面。檔案內(nèi)容具有多學(xué)科性，且學(xué)科與學(xué)科之間也存在著交叉;檔案管理層級(jí)較多，各層級(jí)下又分屬不同的管理部門，導(dǎo)致教學(xué)檔案整體上又呈現(xiàn)出很強(qiáng)的復(fù)雜性。以我校為例，除了紙張等傳統(tǒng)檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導(dǎo)致教學(xué)檔案的數(shù)量和類型不斷擴(kuò)張，加大了高校教學(xué)檔案的管理難度。
4.檔案管理的信息化
當(dāng)前，高校檔案管理中最顯著的特點(diǎn)就是管理的信息化。我校從2009年就對(duì)學(xué)生檔案相關(guān)資料進(jìn)行了信息化處理，自行開發(fā)并應(yīng)用了學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)中的一些先進(jìn)技術(shù)比如城市云等都可以運(yùn)用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。
二、高校學(xué)生檔案管理存在的問題
1.檔案管理技術(shù)落后
面對(duì)高校每年上千萬的注冊(cè)新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時(shí)人員調(diào)動(dòng)，檔案的管理技術(shù)水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號(hào)、索引、查詢。尤其是對(duì)于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對(duì)檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時(shí)大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險(xiǎn)，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個(gè)人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對(duì)電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系。高校的電子檔案管理除了應(yīng)該有安全軟件防護(hù)，還應(yīng)該建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，預(yù)知檔案管理中將會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，減少安全漏洞，并且做出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的多個(gè)應(yīng)急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體制，無形中增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。
3.硬件設(shè)施不足
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)校檔案管理中也得到廣泛的應(yīng)用，但是大多數(shù)學(xué)校還是運(yùn)用落后的方式來管理學(xué)校檔案，如手工收集，卻很少有學(xué)校運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理學(xué)校檔案。同時(shí)，檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學(xué)校檔案管理人員的工作效率也會(huì)大幅度降低。
學(xué)校檔案真實(shí)地記錄一個(gè)學(xué)校的各方面的發(fā)展足跡，但是現(xiàn)在許多學(xué)校沒有按照標(biāo)準(zhǔn)去建造檔案室，各種檔案設(shè)施陳舊老化，檔案室的管理?xiàng)l件比較差，對(duì)檔案的保管使用效果造成嚴(yán)重影響。部分檔案存放室由于不通風(fēng)、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時(shí)保管檔案的設(shè)備參差不齊，難以滿足新時(shí)期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。
三、高校學(xué)生檔案管理工作建議
針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作存在的一些缺失，國(guó)家應(yīng)當(dāng)硬性通知并通過財(cái)政補(bǔ)貼要求各高校建立專門的大學(xué)生檔案管理中心，專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的存儲(chǔ)、查詢、接收和調(diào)離工作。并且通過競(jìng)聘等形式錄取具有數(shù)字化圖書管理經(jīng)驗(yàn)的人員將大學(xué)生檔案管理工作數(shù)字化。建立學(xué)生電子檔案，記錄學(xué)生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進(jìn)新的大學(xué)生檔案存放制度，例如采用數(shù)字化方法，將大學(xué)生檔案全部寄回原籍，采用數(shù)字化方法記錄檔案的全部?jī)?nèi)容，相關(guān)單位需要用到大學(xué)生檔案時(shí)采用電子傳送的方式取代傳統(tǒng)的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調(diào)取查閱的效率。
1.改變檔案管理模式，適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要
在當(dāng)前科技迅猛發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設(shè)出現(xiàn)新局面，原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠(yuǎn)不能滿足教育發(fā)展的需要。隨高校教育改革和發(fā)展形勢(shì)的需要，檔案工作重點(diǎn)應(yīng)從以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主，提高檔案的利用，擴(kuò)大服務(wù)功能，高校學(xué)生檔案工作是學(xué)生教育的信息資源，只有重視開發(fā)利用，不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域，才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢(shì)。
2.加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
若要實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案的科學(xué)化管理，關(guān)鍵是要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使其熱愛檔案管理工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任心和良好的職業(yè)修為。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷為其提供接受繼續(xù)教育和提升職稱的機(jī)會(huì)，更新專業(yè)知識(shí)，通過系統(tǒng)學(xué)習(xí)，使其在專業(yè)的深度和廣度上有較大提高，在管理實(shí)踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發(fā)展和評(píng)估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢(shì)下高校教育發(fā)展和改革創(chuàng)新工作的需要。
3.加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性
加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性，首先保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備維護(hù);定期對(duì)存儲(chǔ)文件更新備份;通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升檔案的安全保護(hù)水平。
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【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有價(jià)值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對(duì)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級(jí)教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評(píng)審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類:各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請(qǐng)書、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎(jiǎng)的申報(bào)材料和獎(jiǎng)狀;獲院級(jí)以上的教學(xué)成果類的申報(bào)材料及獎(jiǎng)狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級(jí)主管部門和學(xué)校兩級(jí)教務(wù)教學(xué)活動(dòng),即有上級(jí)和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時(shí)間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔(dān)心材料會(huì)遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對(duì)上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級(jí)的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會(huì)造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對(duì)檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級(jí)檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對(duì)系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對(duì)系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對(duì)系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對(duì)性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉(cāng)促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對(duì)統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊(cè),以利長(zhǎng)期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長(zhǎng)期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談?dòng)涗洝⒙犝n記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對(duì)本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁(yè)號(hào)、卷號(hào)(盒號(hào)),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級(jí)和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對(duì)所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長(zhǎng)期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度,縮短勞動(dòng)時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。
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論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分，反映了一所高校具備的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力，但是新建本科院校由于自身發(fā)展過程中的諸多問題，使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院校科研檔案管理存在的問題的基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)新建本科院校科研檔案管理的有效對(duì)策，以期能提高科研檔案的管理水平。
高校科研檔案是高校在科研管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料，是高校科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，在科研工作中發(fā)揮著知識(shí)儲(chǔ)備的作用。隨著高校科研事業(yè)的不斷深入和發(fā)展，科研檔案在高校發(fā)展和建設(shè)中的作用地位越來越突出。但對(duì)于20世紀(jì)末后建立或升格起來的普通本科院校來說，由于本科辦學(xué)歷史不長(zhǎng)，科研能力和學(xué)術(shù)水平較低，對(duì)科研檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，使得科研檔案管理水平滯后，無法保證科研檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，研究分析科研檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對(duì)于提高新建本科院校科研檔案整體管理水平，發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益，更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進(jìn)高校科研工作的發(fā)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，信息與知識(shí)成了發(fā)展的最重要的因素。無論哪個(gè)行業(yè)，能否持續(xù)發(fā)展，在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識(shí)，只要擁有足夠的知識(shí)，就能夠更快地獲取知識(shí)，就會(huì)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代獲得成功。高校是創(chuàng)造知識(shí)和傳播知識(shí)的場(chǎng)所，是教學(xué)科研中心，而高校科研檔案又是教學(xué)、科研知識(shí)資源的存儲(chǔ)載體，詳細(xì)記載了高校科研活動(dòng)的全過程和具體成果，是學(xué)校教育改革與科技知識(shí)資源的重要組成部分。它匯集了學(xué)校教育、科研的最新成果，為學(xué)校科研人員開展科研提供了背景資料和所研究領(lǐng)域的最新成果。從這個(gè)意義上說，完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科研檔案對(duì)科學(xué)研究是必不可少的。
2.有利于促進(jìn)高校科研管理的決策。科研檔案具有依據(jù)憑證的功能，它直接反映了高校科研活動(dòng)的原貌與進(jìn)步，真實(shí)反映了學(xué)校的科研水平及辦學(xué)實(shí)力，是高校提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科研檔案，可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)科研管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，促進(jìn)高校科研工作的持續(xù)發(fā)展。
3.有利于促進(jìn)科研成果的利用和推廣。科研檔案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔后的再利用，以實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。有效地管理好科研檔案，既可以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄科研活動(dòng)的全過程，更為重要的是也為進(jìn)一步的項(xiàng)目研發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源，從而實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強(qiáng)、載體多樣、內(nèi)容多、范圍廣等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)對(duì)科研檔案的管理提出了很高的要求。但是，由于新建本科院校基礎(chǔ)弱、管理意識(shí)不到位等原因，雖然科研工作得到了快速發(fā)展，但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端，影響了科研檔案的質(zhì)量及開發(fā)利用。
1.檔案意識(shí)薄弱，科研檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。為提高競(jìng)爭(zhēng)力，新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上，卻忽視了檔案工作的發(fā)展，檔案意識(shí)薄弱，沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用，使得學(xué)校檔案事業(yè)嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作。在這種環(huán)境影響下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性，沒有認(rèn)識(shí)到科研檔案管理在整個(gè)科研工作中占著舉足輕重的作用。首先，受傳統(tǒng)觀念的影響，部分科研人員認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理，從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作，往往把它們排斥在檔案管理之外。其次，部分科研人員沒有認(rèn)識(shí)到自己是科研檔案的主體，只重視科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)及科研成果的發(fā)表、獲獎(jiǎng)，認(rèn)為歸檔是檔案管理人員的事，與己無關(guān);或者認(rèn)為在科研過程中形成的材料屬于個(gè)人資源，是否歸檔無關(guān)緊要，擔(dān)心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次，科研管理部門重視的是項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)比，追求的是項(xiàng)目數(shù)量、經(jīng)費(fèi)的增加，只要科研材料不會(huì)影響到項(xiàng)目的申報(bào)、鑒定、評(píng)比即可，并不對(duì)科研檔案的歸檔提出明確、具體的規(guī)定和要求，從而使得科研人員只片面強(qiáng)調(diào)科學(xué)研究的重要性，對(duì)科研檔案工作的投入不足，重視不夠。
2.歸檔材料質(zhì)量不高，科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性差。高校科研檔案收集的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一套完整齊全的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括科研準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請(qǐng)書、審批文件、論證材料、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、開題報(bào)告和相關(guān)協(xié)議等文件材料，研究實(shí)驗(yàn)階段的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料等文件材料，總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、結(jié)題報(bào)告、論文、專著、結(jié)題鑒定等材料。部分科研項(xiàng)目檔案還包括申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段的成果材料、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料、獲獎(jiǎng)材料、推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓協(xié)議、推廣應(yīng)用方案及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。然而，在新建本科院科研檔案的實(shí)際歸檔中，無論是縱向科研項(xiàng)目，還是橫向科研項(xiàng)目，其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多，科研記錄少;文字材料多，磁盤、光盤、照片、實(shí)物少;復(fù)印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統(tǒng)性、完整性、原始性，使得科研檔案的價(jià)值大打折扣，最終不能有效地開發(fā)和利用科研檔案。
3.管理制度缺失，科研檔案歸檔工作的職責(zé)不明確。目前，新建本科院校大都根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)，結(jié)合各單位實(shí)際，制定了相應(yīng)的科研檔案管理辦法，堅(jiān)持由科研課題(項(xiàng)目)立卷的制度，再由科研管理部門對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，然后在一定期限內(nèi)由科研管理部門統(tǒng)一向?qū)W校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實(shí)科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是，在實(shí)際工作中，各高校制定的管理辦法往往不具體，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負(fù)責(zé)人的職責(zé)，科研管理部門對(duì)課題文件材料的形成和積累的管理把關(guān)不嚴(yán)，科研人員不配合，科研檔案管理員交什么收什么。有的學(xué)校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度，但在實(shí)際操作上困難重重，科研管理部門、檔案部門之間缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，科研管理部門把工作的重點(diǎn)和核心放在立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)及成果管理上，科研檔案的管理往往由于事務(wù)性、瑣碎性的特點(diǎn)而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體，又缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段，對(duì)科研檔案的監(jiān)管力度很小甚至無力監(jiān)管，使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設(shè)，科研檔案歸檔管理處于失控狀態(tài)。
4.工作意識(shí)落后，科研檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。長(zhǎng)期以來，高校檔案部門都處于封閉狀態(tài)，“藏在深閨人未識(shí)”，內(nèi)無動(dòng)力，外無壓力，工作缺乏競(jìng)爭(zhēng)和創(chuàng)新，只注重移交后科研檔案的管理，忽視了對(duì)移交前的科研材料建檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn)，專業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，對(duì)科研檔案歸檔的內(nèi)容不明確，對(duì)歸檔范圍把握不準(zhǔn)，再加上他們還要承擔(dān)其他大量的工作，投入到檔案管理的時(shí)間有限，而檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)又不到位，難免不影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。
三、加強(qiáng)新建本科院校科研檔案管理的對(duì)策
為確保科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，提高科研檔案質(zhì)量，針對(duì)目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題，我們必須采取一系列的措施加強(qiáng)科研檔案的管理，充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)和科研工作服務(wù)的重要作用。
1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高科研檔案形成者歸檔工作的主動(dòng)性。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí)，以及以這種認(rèn)識(shí)為基礎(chǔ)形成的對(duì)檔案和檔案工作的思想觀念，它是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，科研檔案管理水平的提高，增強(qiáng)全校師生檔案意識(shí)尤為重要。首先，檔案部門要經(jīng)常向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研管理部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內(nèi)容，增強(qiáng)科研人員對(duì)科研檔案的責(zé)任意識(shí)。其次，學(xué)校檔案部門要利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識(shí)，讓檔案貼近教職工，提高科研人員檔案法制觀念，使大家認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的重要性，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動(dòng)承擔(dān)科研檔案歸檔的職責(zé)。再次，檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念，積極開發(fā)科研檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科研人員利用提供方便。“潤(rùn)物細(xì)無聲”，科研人員逐步認(rèn)識(shí)到科研檔案在教學(xué)、科研中的重要作用，就不會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒，反而會(huì)主動(dòng)支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度，促進(jìn)科研檔案工作的規(guī)范化。《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定:“科研檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。”《高等學(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定:“科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，并且個(gè)人對(duì)其從事科研活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。”為此，新建本科院校應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關(guān)系，明確各級(jí)各類人員在科研檔案工作中的職責(zé)，建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式，使“三納入”、“四同步”真正落實(shí)。制度應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開始到結(jié)題的過程材料的管理，明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式，如項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循，從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。此外，還應(yīng)該采取一定措施，把科研檔案的歸檔情況與科研項(xiàng)目的驗(yàn)收、成果申報(bào)掛鉤，在課題驗(yàn)收時(shí)，要由檔案部門對(duì)歸檔材料進(jìn)行審查，凡是歸檔材料不完整的不予項(xiàng)目驗(yàn)收、報(bào)獎(jiǎng)，從而保證科研檔案的質(zhì)量。
3.加強(qiáng)跟蹤收集，實(shí)現(xiàn)科研檔案歸檔工作的全程監(jiān)督。在實(shí)際工作中，由于大部分科研人員還肩負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù)，投入到檔案管理的時(shí)間有限，難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致歸檔材料的不完整、不準(zhǔn)確。因此，檔案部門不能只注重移交后的檔案管理，而應(yīng)根據(jù)科研檔案形成的特點(diǎn)，堅(jiān)持前端控制的原則，提前介入，將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動(dòng)的全過程，才能真正保證科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等階段，檔案部門應(yīng)同科研管理部門、科研項(xiàng)目人員加強(qiáng)聯(lián)系，密切配合，及時(shí)了解和掌握科研課題的整體進(jìn)程，指導(dǎo)和協(xié)助科研人員將整個(gè)科研活動(dòng)中有價(jià)值的文件材料收集齊全，確保科研檔案的質(zhì)量。
重大、重點(diǎn)科研項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映出一所高校的科研能力，但由于新建本科院校缺乏科研競(jìng)爭(zhēng)力，爭(zhēng)取到的重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目鳳毛鱗角，其所形成的科研檔案資源既是學(xué)校科研能力的歷史見證和進(jìn)一步提升科研能力的基礎(chǔ)，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)校有重大意義。這些科研項(xiàng)目，往往研究周期長(zhǎng)，涉及范圍廣，研究人員多，檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣，甚至還包括若干科研子課題，如果仍按一般課題一樣進(jìn)行收集歸檔，極易造成檔案材料割裂的現(xiàn)象。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔，配備專門的檔案管理員參與全程，從科研材料形成之始就注意收集整理，以免遺漏，確保重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
4.提升檔案管理者綜合素質(zhì)，強(qiáng)化為科研檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素，因此科研檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面，科研檔案的特點(diǎn)，要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識(shí)基礎(chǔ)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識(shí)，還要不斷擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域，優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，掌握國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的科研檔案管理方法和技術(shù)，具備科研項(xiàng)目管理知識(shí)，熟悉科研項(xiàng)目檔案的來源情況和產(chǎn)生工作規(guī)律。唯此，檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì)，增強(qiáng)科研檔案工作服務(wù)能力。另一方面，檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念，克服“坐等上門”等傳統(tǒng)封閉的工作意識(shí)，樹立服務(wù)意識(shí)，積極開展對(duì)科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟悉科研檔案管理工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能;主動(dòng)加強(qiáng)與課題組、科研管理部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)科研人員、兼職檔案員做好平時(shí)的預(yù)立卷歸檔，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，逐步提高科研人員、兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。
參考文獻(xiàn):
[1]孫天波.加強(qiáng)地方高校科研檔案管理工作對(duì)策[J].重慶三峽學(xué)報(bào)學(xué)報(bào)，2008，(4).
論文摘要：由于人事檔案真實(shí)地記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載，為學(xué)校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為學(xué)校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，學(xué)校人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，筆者結(jié)合幾年來檔案管理的實(shí)踐，就學(xué)校人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺(tái)。根據(jù)全國(guó)人才工作會(huì)議精神，要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制，發(fā)展人事業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。作者認(rèn)為，人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展，也就是說契約化、社會(huì)化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。
內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。
使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
三、筆者關(guān)于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：
1、實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。
2、改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。對(duì)干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但用記起來費(fèi)時(shí)，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3、分類管理。國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。
4、人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
5、利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將使社會(huì)生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
參考文獻(xiàn)：
（1）王云慶苗壯《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》青島：青島出版社2002年220
關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案； 信息管理系統(tǒng)
中圖分類號(hào)：G434 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（2013）02-129-002
數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，高校建立數(shù)學(xué)檔案館勢(shì)在必行。信息數(shù)字化能夠使檔案管理更加現(xiàn)代化、檔案電子及信息查詢更加便捷等。而檔案信息管理系統(tǒng)作為數(shù)字檔案館的基石，更發(fā)揮著不可替代的作用，可以說數(shù)字檔案館的大多數(shù)服務(wù)都是建立在檔案信息管理系統(tǒng)之上的。
所謂系統(tǒng)，就是在一定條件下，由相互作用、相互依賴的若干組成部分結(jié)合而成的，并具有特寫功能的有機(jī)整體。從一般意義上講，系統(tǒng)由輸入、處理、輸出、控制與反饋的四個(gè)基本部分組成。在系統(tǒng)理論中，系統(tǒng)分析是指對(duì)系統(tǒng)性能的理解。系統(tǒng)最佳化是系統(tǒng)設(shè)計(jì)成綜合的內(nèi)容。系統(tǒng)工程即用教學(xué)方法進(jìn)行系統(tǒng)分析或優(yōu)化，把傳統(tǒng)的組織管理工作總結(jié)成技術(shù)并使之?dāng)?shù)值化。用系統(tǒng)工程來分析系統(tǒng)問題是比較科學(xué)的，利用系統(tǒng)工程這門學(xué)科的概念和原則，來進(jìn)行人事組織管理方面的工作，是實(shí)現(xiàn)人事管理現(xiàn)代化的重要途徑和有效手段。
河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，對(duì)學(xué)生端口的服務(wù)進(jìn)行了增加，學(xué)生不僅可以方便的查看自己的成績(jī)單，還可以打印出自己的成績(jī)單，也可以直接查看自己的檔案信息。對(duì)于管理員而言，實(shí)現(xiàn)了批量導(dǎo)入的功能，方便管理員管理。
一、河北金融學(xué)院學(xué)生檔案系統(tǒng)可行性分析
河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息檔案管理系統(tǒng)采用的環(huán)境是MySQL，MyEclipse和tomcat6.0，需要的技術(shù)是JAVA，JSP，SSH開源框架的開發(fā)。JSP對(duì)于在Web應(yīng)用中集成JavaBean組件提供了完善的支持，SSH開源框架，分為action層，Dao層，pojo層和service層，他們各個(gè)層控制和執(zhí)行屬于自己范圍內(nèi)的功能，彼此之間互相調(diào)用。本系統(tǒng)的頁(yè)面是JSP頁(yè)面，只有在登陸的時(shí)候用到了靜態(tài)頁(yè)面的特效。同時(shí)作為一個(gè)開發(fā)人員，需要熟悉JDK和JRE的路徑配置。由此可見，該系統(tǒng)在技術(shù)上具有可行性。系統(tǒng)的開發(fā)基于本人對(duì)程序開發(fā)以及學(xué)生的實(shí)踐學(xué)習(xí)而來，無需資金投入，并且系統(tǒng)開發(fā)過程投入的成本不高，因此經(jīng)濟(jì)上是可行的。
二、河北金融學(xué)院學(xué)生檔案系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
通過對(duì)目標(biāo)系統(tǒng)的分析和研究，做出了河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)的總體規(guī)劃，這是全面開發(fā)系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)。在對(duì)河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)全面分析調(diào)查的基礎(chǔ)上，制定出河北金融學(xué)院學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)的總體規(guī)劃。
1.院系管理模塊
院系管理模塊包括了院系的瀏覽，可看見院和系的瀏覽。院系的添加，在添加的時(shí)候?qū)ζ溥M(jìn)行了一下限制，就是所添加的系必須從屬于已經(jīng)存在的院，在添加系的時(shí)候不可以手動(dòng)輸入院的名字。院校的添加，就是單純的增加一個(gè)新的院。
2.學(xué)生信息管理模塊
此模塊的信息并非是學(xué)生信息的全部，其和學(xué)生的信息放在一起才是學(xué)生信息的全部。在這個(gè)部分實(shí)現(xiàn)了圖片和論文的上傳，而且還可以對(duì)上傳的論文進(jìn)行下載。實(shí)現(xiàn)的時(shí)候，強(qiáng)制了上傳的論文的格式為“.zip”的形式。這個(gè)模塊的信息顯示的時(shí)候，不是單一從數(shù)據(jù)庫(kù)中一個(gè)表調(diào)出來，而是分為幾個(gè)表一起調(diào)出來，其滿足的條件就是所調(diào)的表中的studentID和im_student_info表中的fid一致。
3.課程管理模塊
這個(gè)模塊的信息是針對(duì)課程而言，對(duì)所開的課程進(jìn)行了一個(gè)大體的瀏覽，為了方便顯示學(xué)生的英文成績(jī)單，在新添課程的時(shí)候，要求輸入該課程的英文名字。同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)課程的查詢，其中部分查詢是模糊查詢。
4.成績(jī)管理模塊
此模塊單純的就是為了管理學(xué)生的成績(jī)。其中管理員模塊實(shí)現(xiàn)了密碼的修改，數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入。而且為了方便，把每頁(yè)顯示的信息顯示數(shù)設(shè)置成一個(gè)固定的數(shù)值，存放在util下。
三、河北金融學(xué)院學(xué)生檔案綜合系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
1.數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入
在batch.jsp的頁(yè)面對(duì)其上傳的頁(yè)面進(jìn)行的編輯，同時(shí)調(diào)用
s：form action="uploadExcel.action"，當(dāng)點(diǎn)擊上傳時(shí)，BatchAction.java類控制上傳：
"application/vnd.ms-excel"是控制上傳的數(shù)據(jù)必須為excel表格。
InputStream in=new FileInputStream（upfile）； String uploadPath=ServletActionContext.getRequest（）.getRealPath（UPLOADDIR）；
String fileNewName=new Date（）.getTime（）+"_"+this.getUpfileFileName（）；
File uploadFile = new File（uploadPath， fileNewName）；
OutputStream out = new FileOutputStream（uploadFile）；
然后執(zhí)行讀文件，讀文件的時(shí)候是一條循環(huán)的語(yǔ)句，然而令循環(huán)的語(yǔ)句中的i從1開始，因?yàn)閑xcel表格中第一行是屬性。把數(shù)據(jù)讀進(jìn)來后先對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)類型的轉(zhuǎn)化，即實(shí)體化，然后把數(shù)據(jù)封裝成對(duì)象。同時(shí)注意了在轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)類型時(shí)，注意double和string的區(qū)別，而時(shí)間一般為data。在把數(shù)據(jù)封裝成對(duì)象時(shí)，和其在service層對(duì)應(yīng)的類是相關(guān)聯(lián)的，注意大小寫的問題。最后保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中。
2.課程查詢服務(wù)
這是一個(gè)模糊的查詢，令選擇框?yàn)槠滟x的值為selectvalue。當(dāng)你沒有選擇查詢的條件時(shí)，selectField的值為0，當(dāng)你對(duì)其賦值后。并在value中給予其值。點(diǎn)擊查詢后，就會(huì)讓dao層的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查詢。if（"3".equals（selectField.trim（）））{
hql += （" where imc.chiName like '%"+selectValue.trim（）+"%'"）；
}
這里的3代表著課程的中文名稱，因?yàn)槭悄：樵儭Ｋ杂胠ike進(jìn)行查詢。
最后通過service層的classservice.java中的getAllCount，返回其查詢的值。
資助信息：保定市科技計(jì)劃資助項(xiàng)目（11ZC001）。
參考文獻(xiàn)
[1]陳小春.淺議高校檔案信息系統(tǒng)建設(shè)[J]群文天地，2012年5月，5期：125-126
【關(guān)鍵詞】 技術(shù)人員； 業(yè)務(wù)檔案； 疾病預(yù)防控制
南平市疾控中心在職職工133人(實(shí)有編制160人)，其中衛(wèi)生技術(shù)人員105人，占中心人員的78.9%。高級(jí)職稱31人，中級(jí)職稱38人，中級(jí)職稱以上技術(shù)人員占衛(wèi)生技術(shù)人員的65.7%，大專以上學(xué)歷92人占全中心在職職工的69.1%。設(shè)3個(gè)職能和11個(gè)業(yè)務(wù)科室。目前承擔(dān)著疾病預(yù)防、控制，預(yù)防性健康檢查工作及健康相關(guān)衛(wèi)生質(zhì)量檢驗(yàn)，涉及公共衛(wèi)生相關(guān)場(chǎng)所的衛(wèi)生學(xué)評(píng)價(jià)；負(fù)責(zé)疾病預(yù)防控制信息的收集整理、統(tǒng)計(jì)分析、綜合評(píng)價(jià)及疫情報(bào)告；開展疾病預(yù)防控制相關(guān)監(jiān)測(cè)技術(shù)的科研、培訓(xùn)、咨詢、疾病指導(dǎo)和開展公眾的健康教育與促進(jìn)；負(fù)責(zé)對(duì)生物性、社會(huì)性、職業(yè)性等因素所致疾病流行病學(xué)調(diào)查；指導(dǎo)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)和初級(jí)衛(wèi)生保健工作；制訂南平市疾病控制技術(shù)對(duì)策和措施，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)和組織實(shí)施；參與公共衛(wèi)生事件調(diào)查處理，承擔(dān)救災(zāi)防病工作。因此，要求疾控機(jī)構(gòu)必須擁有一支各類專業(yè)人才齊全、技術(shù)全面、能快速應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的隊(duì)伍。如何科學(xué)管理和規(guī)范建設(shè)這支隊(duì)伍是疾控機(jī)構(gòu)面臨的一項(xiàng)重要問題。而加強(qiáng)專業(yè)人員技術(shù)檔案的管理，是實(shí)施疾控隊(duì)伍專業(yè)技術(shù)人員信息儲(chǔ)備和人才發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)。現(xiàn)將本人就專業(yè)人員技術(shù)檔案收集、應(yīng)用和管理的一些做法和體會(huì)進(jìn)行探討。
1 加強(qiáng)檔案收集整理是做好檔案工作的基礎(chǔ)
1.1 建立歸檔制度，使歸檔工作有章可循 歸檔工作是在正常途徑下保證檔案齊全完整的第一關(guān)，歸檔制度的確立使歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔材料的質(zhì)量要求得以明確，從制度上建立健全并保障了收歸檔材料，起到一定的制約作用。
1.2 專業(yè)技術(shù)人員檔案的收集渠道及內(nèi)容 專業(yè)人員技術(shù)檔案實(shí)行個(gè)人專檔、動(dòng)態(tài)管理，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)為在編的專業(yè)人員建立技術(shù)檔案。(1)專業(yè)技術(shù)職務(wù)、執(zhí)業(yè)資質(zhì)證書。(2)學(xué)歷、學(xué)位、職稱證書。(3)培訓(xùn)、進(jìn)修、參加各級(jí)培訓(xùn)班取得的各種鑒定及繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分證書。(4)社會(huì)和學(xué)術(shù)兼職材料。(5)科研成果、論文、論著、獲獎(jiǎng)、業(yè)績(jī)材料，個(gè)人拿到相應(yīng)刊物及證書，遞交辦公室存入其個(gè)人技術(shù)檔案。(6)專業(yè)技術(shù)人員檔案材料的收集工作，還要堅(jiān)持做到兩個(gè)結(jié)合，一是堅(jiān)持平常收集和集中收集相結(jié)合。平時(shí)收集，就是注意日常原始材料的積累。集中收集，主要集中在年終考核以及各種考試形成的材料一次性收集；二是組織收集與個(gè)人收集相結(jié)合。組織堅(jiān)持日常收集外，對(duì)個(gè)人取得的一些歸檔材料如證書、鑒定證書、論文、專著等要及時(shí)送辦公室歸檔。
1.3 加強(qiáng)檔案管理的設(shè)施設(shè)備建設(shè) 有檔案專用庫(kù)房，實(shí)現(xiàn)辦公用房與庫(kù)房“兩分開”，庫(kù)房留有至少3年的檔案存放的余地。單位配備了滅火器、空調(diào)、密機(jī)架等設(shè)施。檔案柜符合國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定，中心還購(gòu)置了檔案軟件，使用檔案軟件對(duì)文書檔案等信息進(jìn)行管理，對(duì)中心業(yè)務(wù)檔案分為18類，有黨群、行政、人事、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、免疫規(guī)劃、地方病防治、慢性病防治、鼠防、消殺、學(xué)校衛(wèi)生、環(huán)境監(jiān)測(cè)、皮膚病防治、職業(yè)病防治類等，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等[1-2]。
2 專業(yè)技術(shù)人員檔案的整理工作
專業(yè)技術(shù)人員檔案的價(jià)值就是為職稱評(píng)定、評(píng)先、評(píng)優(yōu)工作服務(wù)的，在整理工作中，必須按檔案的要求嚴(yán)格規(guī)范。檔案整理是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，就是將處于零亂或零星狀態(tài)的材料進(jìn)一步條理化，具體為分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化，便于檔案的管理和查找。根據(jù)平時(shí)工作體會(huì)，專業(yè)技術(shù)人員檔案的整理應(yīng)掌握以下原則。
2.1 目錄分類清晰詳盡 反映專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)水平的材料種類較多，大致可分為學(xué)歷、職稱類、技術(shù)考核、繼續(xù)教育、論文、論著類等，按獲得的時(shí)間順序?qū)⒏黝愔械南鄳?yīng)材料排好、歸檔。
2.2 便于保管和利用 一人一檔，并在封面上標(biāo)明姓名、所在科室、職稱，便于保管和利用是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。整理后的專業(yè)技術(shù)人員檔案應(yīng)簡(jiǎn)明清晰，能方便快捷地為職稱晉升、考核評(píng)先、評(píng)優(yōu)、崗位設(shè)置等提供信息服務(wù)。
2.3 連續(xù)性 從技術(shù)人員分配進(jìn)中心見習(xí)期開始，到轉(zhuǎn)正定級(jí)、初、中、高技術(shù)職務(wù)的評(píng)定；從執(zhí)業(yè)規(guī)范化培訓(xùn)、歷年業(yè)務(wù)水平考核，到歷次外出進(jìn)修學(xué)習(xí)；從到科研立項(xiàng)、鑒定等各階段的業(yè)務(wù)活動(dòng)，真實(shí)地反映了專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人專業(yè)技術(shù)水平的連續(xù)變化過程。
2.4 及時(shí)性 平時(shí)收集的論文、學(xué)分、獲獎(jiǎng)情況等要及時(shí)登記，做到專業(yè)技術(shù)人員檔案能夠隨時(shí)反映個(gè)人情況。
3 專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案在疾控工作中的應(yīng)用
3.1 為疾控機(jī)構(gòu)提供人才信息 這是專業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)人員配置情況，調(diào)整或引進(jìn)充實(shí)人才，來滿足疾病預(yù)防控制的需求。
3.2 做好專業(yè)人員技術(shù)檔案工作 能便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解和掌握疾控隊(duì)伍各類專業(yè)人員現(xiàn)有狀況，以技術(shù)檔案為依據(jù)，分析技術(shù)隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)，為制定培訓(xùn)和開發(fā)利用各類專業(yè)需求人才，實(shí)現(xiàn)單位崗位設(shè)置提供重要的參考依據(jù)，從而可有的放矢地對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍的整體素質(zhì)，提高預(yù)防控制疾病、處理各種突發(fā)公共衛(wèi)生事件能力。
3.3 幫助單位人才管理，促進(jìn)單位改革 要做好單位管理工作，尤其是做好人才管理工作。人才管理的重要支撐就是專業(yè)人員技術(shù)檔案管理。專業(yè)人員技術(shù)檔案管理可幫助單位人才管理。此外人是最具創(chuàng)新力的生產(chǎn)力，單位的每一位員工都是改革發(fā)展的寶貴財(cái)富，因人而異、用人所長(zhǎng)，因此，應(yīng)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)人才的同時(shí)，也應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)人員技術(shù)檔案的優(yōu)勢(shì)，發(fā)掘人才，為單位管理者提供參考和依據(jù)。
3.4 為實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可與實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定等提供服務(wù) 中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)CNAS/CL01：2006《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》中5.2.5實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保留所有技術(shù)人員(包括簽約人員)的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗(yàn)的記錄，并包含授權(quán)和(或)能力確認(rèn)的日期。這些信息應(yīng)易于獲取。國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》中5.1.5實(shí)驗(yàn)室應(yīng)保存人員的資格、培訓(xùn)、技能和經(jīng)歷等的檔案。而這些專業(yè)技術(shù)檔案均是由本單位專業(yè)人員技術(shù)檔案資料提供。本中心的這些資料在平時(shí)就由專業(yè)人員負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂成冊(cè)，比較全面規(guī)范。在實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、計(jì)量認(rèn)證及職業(yè)衛(wèi)生資質(zhì)認(rèn)證、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審過程中，受到了考評(píng)組專家的好評(píng)[3-4]。
隨著社會(huì)的發(fā)展，專業(yè)技術(shù)檔案管理工作也不再是簡(jiǎn)單的資料保存，有著豐富的內(nèi)涵，根據(jù)專業(yè)人員技術(shù)檔案自身的特點(diǎn)，在實(shí)際工作中不斷探索，找一條真正適合本單位情況的管理模式。總之，專業(yè)人員技術(shù)檔案管理是疾控機(jī)構(gòu)綜合檔案管理的一個(gè)重要組成部分，技術(shù)檔案管理工作展示人員的專業(yè)技術(shù)水平，體現(xiàn)疾控隊(duì)伍的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)，合理開發(fā)技術(shù)檔案的存儲(chǔ)及利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化；醫(yī)院；檔案管理；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1007-9599 (2011) 19-0000-01
How to Make the Hospital File Management Meet Computer Network
Wang Bingyu,Song Wei
(Daqing Longnan Hospital,Daqing163453,China)
Abstract:In recent years,with the computer and the rapid development of network technology,the hospital management of archival work gradually shifted from the manual operation of computer network management,this network of hospital records management application status and content of a brief introduction on how to strengthen its records management in the hospital in the application of proposed countermeasures.
Keywords:Computer network;Hospital;File management;Measures
醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理經(jīng)歷了一個(gè)從無到有、功能單一向多媒體、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展過程，一定程度上推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，對(duì)醫(yī)院檔案信息資源共享起到重要作用。但由于各種各樣的原因，我國(guó)醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方面還不能完全適應(yīng)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展形勢(shì)的需要。
一、醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用現(xiàn)狀
（一）醫(yī)院管理人員及醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理工作思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，認(rèn)為檔案管理工作不僅消耗資源，又不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益。
（二）傳統(tǒng)的手工檔案管理過程中檢索困難、查準(zhǔn)率不足，同時(shí)缺項(xiàng)、漏項(xiàng)現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)錄入時(shí)導(dǎo)致大量有價(jià)值的科研成果不能及時(shí)歸檔。
（三）當(dāng)前醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理從軟件、硬件到管理方式上都存在諸多不足，造成部分珍貴資料遺失。同時(shí)檔案數(shù)據(jù)錄入工作量大，人手不夠，造成大量文件及數(shù)據(jù)不能及時(shí)保存。
（四）部分醫(yī)院計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較低，雖然配備計(jì)算機(jī)、多媒體并形成網(wǎng)絡(luò)，但對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也只是在手工檔案管理基礎(chǔ)上進(jìn)行簡(jiǎn)單的目錄錄入，并未真正實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。
（五）醫(yī)院內(nèi)既懂檔案管理，又懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的專業(yè)人才缺乏。
二、醫(yī)院檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理的內(nèi)容
（一）文件處理和歸檔實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。把每天收到的各種文件用計(jì)算機(jī)錄入，按照批辦程序在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間，大大減少了檔案管理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。
（二）病歷檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動(dòng)和撰寫論文時(shí)能及時(shí)查閱，同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)對(duì)病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題，及時(shí)改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
（三）人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。運(yùn)用現(xiàn)代化手段，準(zhǔn)確、迅速地實(shí)現(xiàn)人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。
（四）醫(yī)院圖書館實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著圖書館業(yè)務(wù)的拓展，業(yè)務(wù)檔案作為知識(shí)的結(jié)晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對(duì)在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)以及在各個(gè)環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進(jìn)行知識(shí)交流，成為共享知識(shí)，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識(shí)的價(jià)值。通過對(duì)圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價(jià)值的信息。
三、檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)；調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化完全可以實(shí)現(xiàn)。
（二）網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性，要建立一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)。考慮到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應(yīng)用為主，在選擇技術(shù)和產(chǎn)品時(shí)應(yīng)選擇具有一定的先進(jìn)性、可即時(shí)擴(kuò)展且易于維護(hù)的。醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn)，富于規(guī)劃，不但方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因?yàn)榫钟蚓W(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡(luò)獨(dú)立性強(qiáng)，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動(dòng)化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時(shí)要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。
（三）人員素質(zhì)的提高是必備條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識(shí)面較窄。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也是日益顯得重要了。只有通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。轉(zhuǎn)
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：高職院校 教學(xué)檔案 分類
教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和。科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案既是高校教學(xué)規(guī)律的基本要求，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理重要標(biāo)志。因此， ，對(duì)教學(xué)檔案實(shí)體分類進(jìn)行必要的修訂，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。
一、 教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)
1、遵循教學(xué)工作的規(guī)律：高等職業(yè)教育辦學(xué)的明顯特點(diǎn)和培養(yǎng)目標(biāo)，就是培養(yǎng)技能型、應(yīng)用型人才，由此決定了它的一切必須按教學(xué)規(guī)律辦學(xué)，教學(xué)檔案同樣應(yīng)遵循和反映教學(xué)規(guī)律。
2.教學(xué)檔案的特點(diǎn)：教學(xué)檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強(qiáng)的專業(yè)性和多樣性的特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種很復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，它記錄這一實(shí)踐活動(dòng)的教學(xué)檔案內(nèi)容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙制的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個(gè)學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學(xué)與教學(xué)管理活動(dòng)是一種專業(yè)性極強(qiáng)的活動(dòng)，其書面及其他形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科教學(xué)活動(dòng)與教學(xué)管理的專業(yè)性。
二、 教學(xué)檔案分類
教學(xué)檔案的框架，設(shè)計(jì)為九個(gè)一級(jí)條目，各條目之間既相對(duì)獨(dú)立，又有聯(lián)系，每個(gè)一級(jí)條目下面，設(shè)有二級(jí)條目若干個(gè)，有的二級(jí)條目下面還設(shè)有三級(jí)條目若干。按學(xué)年度，由院、系、教研室三級(jí)分別按電子文件和紙質(zhì)文件的不同載體進(jìn)行收集、整理和歸檔。
具體分類如下表：
第一級(jí) 第二級(jí) 第三級(jí)——教學(xué)檔案的主要方面與具體內(nèi)容
教學(xué)工作綜合類 總體工作 上級(jí)文件，本校教育（教學(xué)）工作中、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、學(xué)年（期）教學(xué)工作計(jì)劃、年度目標(biāo)任務(wù)與考核、教學(xué)工作總結(jié)、獎(jiǎng)勵(lì)、教學(xué)工作會(huì)議組織方案、籌備情況、會(huì)議文件、會(huì)議資料、教學(xué)工作水平評(píng)估方案、實(shí)施意見、落實(shí)情況
教學(xué)改革類 教學(xué)改革 上級(jí)文件、教改信息、本校教學(xué)改革方案、教改課題立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)、教改成果、成果鑒定、獲獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等
教學(xué)基本建設(shè)類 學(xué)科建設(shè) 上級(jí)文件，本校學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，我校設(shè)置的工學(xué)、文學(xué)、教育學(xué)、醫(yī)學(xué)、法學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、農(nóng)學(xué)、理學(xué)等各個(gè)學(xué)科、學(xué)院，以及德育、體育、藝術(shù)教育等業(yè)務(wù)管理部門的有關(guān)文件、請(qǐng)示與批復(fù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、組織名單、重點(diǎn)學(xué)科、學(xué)科帶頭人、學(xué)科骨干的引進(jìn)與培養(yǎng)、學(xué)術(shù)梯隊(duì)建設(shè)、學(xué)科建設(shè)成就等
專業(yè)建設(shè) 上級(jí)文件，本校專業(yè)建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、改革方案、專業(yè)設(shè)置（變更）的請(qǐng)示與批復(fù)，各專業(yè)特別是重點(diǎn)（特色）專業(yè)的建設(shè)發(fā)展情況
課程建設(shè) 上級(jí)文件、本校課程建設(shè)規(guī)劃、制度、課程教學(xué)基本要求、教學(xué)大綱、試題庫(kù)、省級(jí)和本校（院）優(yōu)質(zhì)課建設(shè)、課程建設(shè)獎(jiǎng)勵(lì)情況
教材建設(shè) 上級(jí)文件、本校教材建設(shè)規(guī)劃（計(jì)劃）與實(shí)施情況
實(shí)驗(yàn)室建設(shè) 上級(jí)文件、本校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與改造、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、校企（所）合作建設(shè)的實(shí)驗(yàn)室情況
實(shí)習(xí)基地建設(shè) 上級(jí)文件、本校實(shí)習(xí)基地建設(shè)規(guī)劃、合作協(xié)議、合作情況、社會(huì)調(diào)查報(bào)告
教育信息化建設(shè) 上級(jí)文件、本校教育信息化建設(shè)規(guī)劃、投資情況、設(shè)備更新情況；教育技術(shù)培訓(xùn)、多媒體教學(xué)、網(wǎng)上教學(xué)、電子教務(wù)、網(wǎng)上辦公、人員培訓(xùn)等
師資隊(duì)伍建設(shè) 上級(jí)文件、本校師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃、師資培養(yǎng)、進(jìn)修、引進(jìn)、獎(jiǎng)勵(lì)等；學(xué)校職稱評(píng)審委員會(huì)機(jī)構(gòu)設(shè)置及其工作情況
教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè) 上級(jí)文件、教學(xué)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置與調(diào)整、教學(xué)管理人員培訓(xùn)、進(jìn)修、考核
教學(xué)管理類 教學(xué)計(jì)劃管理 上級(jí)文件、本校規(guī)章、校歷、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃教學(xué)任務(wù)的安排與統(tǒng)計(jì)、課程教學(xué)進(jìn)度表、課程表、考試安排表
教學(xué)秩序管理 上級(jí)文件、本校制度、教學(xué)巡視與檢查記錄、教學(xué)日志、考勤表、學(xué)生記分冊(cè)、教學(xué)活動(dòng)場(chǎng)所的分配與管理 教學(xué)質(zhì)量管理 上級(jí)文件、本校規(guī)章、教學(xué)督導(dǎo)、聽課記錄、學(xué)生評(píng)教、教師評(píng)教、教師評(píng)學(xué)；教學(xué)研究、教學(xué)觀摩、考試管理（試題及答案、試卷分析、成績(jī)統(tǒng)計(jì)與分析）；英語(yǔ)四六級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試成績(jī)和其它社會(huì)認(rèn)證的職業(yè)資格考試成績(jī)
師資管理 上級(jí)文件、本校制度、教師名單、教師分類信息、教研室組織建設(shè)與活動(dòng)；教學(xué)任務(wù)的安排與統(tǒng)計(jì)、教師酬金（津貼）管理、教師服務(wù)
教材與教學(xué)資料管理 上級(jí)文件、本校規(guī)章、征訂教材目錄、自編（合著）教材、講義；普通教材、電子教材、輔助教材、教學(xué)參考書、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)、實(shí)習(xí)指導(dǎo)；教學(xué)資料、習(xí)題集、優(yōu)質(zhì)教案、優(yōu)秀畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）集、作業(yè)（作品）集
實(shí)踐教學(xué)管理 上級(jí)文件、本校規(guī)章、實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)（實(shí)驗(yàn)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)、社會(huì)調(diào)查、課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文）的組織與管理、實(shí)驗(yàn)與實(shí)習(xí)記錄、實(shí)驗(yàn)教學(xué)設(shè)備登記、財(cái)產(chǎn)帳目、實(shí)驗(yàn)教學(xué)評(píng)估
招生類 招生工作 上級(jí)文件、本校規(guī)章、招生計(jì)劃（含申請(qǐng)?jiān)黾佑?jì)劃）、招生簡(jiǎn)章（廣告）；錄取新生名單（含首錄、補(bǔ)錄、特殊錄取等）、新生入學(xué)檔案、新生入學(xué)調(diào)查
畢業(yè)生類 畢業(yè)生工作 上級(jí)文件、本校規(guī)章、畢業(yè)生資格審查記錄、就業(yè)協(xié)議書、派遣名單、學(xué)歷學(xué)位證書管理、就業(yè)安置情況、畢業(yè)生調(diào)查、畢業(yè)生意見、校友會(huì)
學(xué)籍管理類 學(xué)生注冊(cè)
分類信息
管理辦法 上級(jí)文件、本校規(guī)章、每學(xué)期注冊(cè)學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生基本信息分類統(tǒng)計(jì)；學(xué)籍卡、學(xué)籍索引表、學(xué)業(yè)成績(jī)、操行鑒定、獎(jiǎng)懲記錄、撤消處分記錄；學(xué)籍變動(dòng)情況[升留級(jí)、轉(zhuǎn)系（專業(yè)）、輟學(xué)、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、參軍]獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、貸學(xué)金、勤工儉學(xué)的文件、實(shí)施辦法及學(xué)生名單；各類第二課堂培訓(xùn)、面向社會(huì)培訓(xùn)的學(xué)生（學(xué)員）名單
課外教育類 科技、文化、藝術(shù)、體育、衛(wèi)生、法制、外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等多種課外教育 上級(jí)文件、本校規(guī)章、工作計(jì)劃（方案）、工作總結(jié)；學(xué)生素質(zhì)教育、各類課外教育、校慶、節(jié)日（紀(jì)念）活動(dòng)、講座、學(xué)術(shù)報(bào)告的詳細(xì)記錄（文字、圖片、音像）、獎(jiǎng)勵(lì)（含上級(jí)、校外和本校獎(jiǎng)勵(lì)的集體獎(jiǎng)、個(gè)人獎(jiǎng)的文件、獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗等）
體育運(yùn)動(dòng)會(huì)
活動(dòng)通知、組織名單（含組委會(huì)、運(yùn)動(dòng)員、裁判員、工作人員）、競(jìng)賽規(guī)程、秩序冊(cè)、開（閉）幕式記錄（文字、圖片、音像）、競(jìng)賽過程、競(jìng)賽成績(jī)（含破紀(jì)錄）、頒獎(jiǎng)等
根據(jù)高職高專院校人才培養(yǎng)工作的要求，科學(xué)地構(gòu)建教學(xué)檔案的分類，形成教學(xué)檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，極大地提升了高職高專院校教學(xué)檔案的水平。
參考文獻(xiàn)
[1] 國(guó)家教委《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》[z]（1993）
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理。
中圖分類號(hào)：K206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點(diǎn)，因此電子檔案對(duì)記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個(gè)不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺(tái)就是利用各個(gè)不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。
一、企業(yè)檔案信息化發(fā)展前景
近年來，送變電工程公司信息化建設(shè)發(fā)展很快。辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著企業(yè)將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。在企業(yè)管理中，生產(chǎn)調(diào)度、安全監(jiān)察、工程建設(shè)、招標(biāo)投標(biāo)、技術(shù)圖紙、人事管理、企業(yè)文化等方面，產(chǎn)生的大量的信息需要?dú)w檔，對(duì)這些檔案信息及時(shí)搜集整理，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。 在此基礎(chǔ)上，“去粗取精，去偽存真”，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性，不失時(shí)機(jī)地為企業(yè)管理者提供有價(jià)值的檔案信息，為企業(yè)又好又快地科學(xué)發(fā)展提供更為完善的服務(wù)，這是信息化條件下企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的新趨勢(shì)。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。 但是要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案信息化的內(nèi)容應(yīng)該有兩方面:一是，狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是，廣義上的信息化，是將企業(yè)檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。 所以，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)企業(yè)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將企業(yè)檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用， 在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于企業(yè)和社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不是孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
三、信息化推動(dòng)傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變
為做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)，這里面有一個(gè)對(duì)現(xiàn)代化、信息化與數(shù)字化的理解問題。其實(shí)，對(duì)于現(xiàn)代化很早就提出來了，但是對(duì)于現(xiàn)代化至今也沒有一個(gè)權(quán)威性的解釋。我們國(guó)家要實(shí)現(xiàn)工業(yè)、農(nóng)業(yè)和國(guó)防現(xiàn)代化。但是，現(xiàn)代化到底是個(gè)什么樣子并沒有一個(gè)嚴(yán)格的界定，隨著社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，有一點(diǎn)是大家所共識(shí)的，即：早期的現(xiàn)代化是以實(shí)體管理為中心，而現(xiàn)在的信息化是以信息管理為中心，前者對(duì)應(yīng)的是工業(yè)化社會(huì)，后者應(yīng)該對(duì)應(yīng)信息化社會(huì)。前者以工作自動(dòng)化為特征；后者則以全文信息化為特征。其實(shí)這也就是現(xiàn)代化與信息化之間的關(guān)系。1997年召開的首屆全國(guó)信息化工作會(huì)議，對(duì)信息化和國(guó)家信息化定義為：“信息化是指培育、發(fā)展以智能化工具為代表的新的生產(chǎn)力并使之造福于社會(huì)的歷史過程。國(guó)家信息化就是在國(guó)家統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科學(xué)技術(shù)、國(guó)防及社會(huì)生活各個(gè)方面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，深入開發(fā)廣泛利用信息資源，加速實(shí)現(xiàn)國(guó)家現(xiàn)代化進(jìn)程”。由此，也可以看出來，信息化是包含與現(xiàn)代化當(dāng)中，是現(xiàn)代化發(fā)展的一種必然形式。
隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，檔案工作也必將隨之而進(jìn)入新的歷史發(fā)展階段，即：檔案管理現(xiàn)代化，而現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)代化與過去相比較又賦予了新的含義：那就是以檔案管理信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。現(xiàn)在現(xiàn)代化的核心應(yīng)該是信息化。因此，提倡現(xiàn)代化的同時(shí)也提倡信息化。但必需強(qiáng)調(diào)的是：檔案管理現(xiàn)代化是以檔案管理信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。即：適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求，基于檔案工作的基本原理，對(duì)信息系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔、存儲(chǔ)和管理，提供有效的全文檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的新型檔案管理模式。有了全文，沒有網(wǎng)絡(luò)，就好比有了馬沒有鞍一樣。所以，我們要提倡提供有效的全文檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。
在提倡信息化的同時(shí)，現(xiàn)在也提倡數(shù)字化。但目前有一種觀念認(rèn)為，提倡信息化已經(jīng)過時(shí)了，而應(yīng)該轉(zhuǎn)為提倡數(shù)字化。其實(shí)不然，數(shù)字化是信息化發(fā)展的一種具體形式，現(xiàn)在的文檔則多是以數(shù)字形式形成文件、在磁光介載體上的保存、在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行的模式。同時(shí)，將過去的紙制文件轉(zhuǎn)換成電子的數(shù)據(jù)，我們將其這樣一項(xiàng)工作、一種形式稱之為數(shù)字化。實(shí)際上信息化與數(shù)字化兩者關(guān)系應(yīng)該是信息化大于數(shù)字化這么個(gè)關(guān)系。這就好比路與車的關(guān)系一樣。
四、企業(yè)檔案信息化要確保安全性和真實(shí)性
實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化，必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案管理工作的需要；其次，依據(jù)文件處理流程進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。企業(yè)在電子檔案使用過程中，應(yīng)當(dāng)充分注意到電子檔案的安全性問題。因?yàn)殡S著信息化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，隨之而來的問題是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。與此同時(shí)，還要高度重視電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺乏規(guī)范化和程序化管理，相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；加之儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性，企業(yè)檔案部門要采取切實(shí)的技術(shù)和管理措施保證檔案真實(shí)性。
五、提高人員素質(zhì)適應(yīng)檔案信息化管理的要求
現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。企業(yè)檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。首先，企業(yè)檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用， 迫使檔案工作人員必須學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以師帶徒的辦法，互幫互學(xué)建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。
六、結(jié)語(yǔ)
企業(yè)的檔案工作也應(yīng)該是以企業(yè)檔案信息化的促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為企業(yè)檔案工作發(fā)展的總目標(biāo)。無論是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，還是企業(yè)的從業(yè)人員都應(yīng)明確的認(rèn)識(shí)到，企業(yè)信息化里如果缺少檔案的信息化，那么企業(yè)信息化就是有缺陷的。所以說，企業(yè)檔案信息化是對(duì)企業(yè)信息化的促進(jìn)和完善。這既是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義所在，也是企業(yè)檔案信息化的總體目標(biāo)之一。同時(shí)，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢(shì)，企業(yè)開展檔案工作也應(yīng)該把企業(yè)檔案信息化建設(shè)，提升企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化水平作為企業(yè)檔案發(fā)展的目標(biāo)。
參考文獻(xiàn)：
