時間：2022-05-28 17:03:24
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇社保檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
近年來，我國社會保障工作進入了快速發展階段，特別是城鎮基本養老保險與農村新農合的推行，各種保險費征繳范圍得到擴大，人們參保的種類及參保人們數量逐漸增加。所以，社保業務的檔案數量也隨著增加。社保檔案的管理工作時社保工作重要基石，目前，我國社保檔案管理主要是憑借社保工作人員收工操作，社保檔案管理方面存有制度和體制不健全、相關軟硬件設備不配套、管理檔案的工作人員素質較差、信息化程度較低等問題。社保部門需要把檔案管理工作列入社保工作的總規劃中，規范檔案管理工作，加強檔案的信息化、專業化管理。
一、社保檔案內容及建立社保檔案的重要性
社保檔案通常指記有參保人員基本信息，能夠體現參保人社保待遇及繳費義務的各種文件、文書及憑證等。要做好社保工作，必須先做好社保檔案的基本管理工作，社保檔案既是參保人參保的重要證明，也是社保部門科學化管理的重要條件。社保檔案管理是一個專業化管理工作，社保檔案具有數量龐大、以人為本、動態變化及規范性強的特點。社保檔案是參保人員維護其利益的重要保障，社保檔案記錄者參保單位或參保個人的參保過程中，參保者憑借此檔案可以享受對應待遇，所以，社保檔案管理工作對參保人利益具有直接影響，特別是人口流動性較大的地區，社保檔案是否完整與安全對參保人正常利益的維護具有重要影響。社保檔案是開展社保工作的基礎和前提，社保檔案關系著參保人的一生，參保人從開始辦理保險到享受社保待遇之間相隔很長時間，由于參保人可能工作變動、失業或變更等，涉及很多復雜內容，社保資料必須完整，后續保險工作才能正常開展。社保檔案是檔案管理工作的一部分，規范和管理社保檔案關系著我國檔案事業的建設水平。
二、目前我國社保檔案管理方面存有的主要問題
（一）社保檔案管理的有關軟硬件設施不夠配套，信息化程度低
因為社會保險業務的工作數量十分龐大，參保環節有很多，所以，社保檔案管理業務的設施需要不斷改善，有關檔案管理設備需要非常先進，而實際社保檔案管理方面投入的軟硬件設施多數都不配套，很多管理工作處于利用人工輔助狀態，極少數單位運用了有關檔案管理軟件，檔案管理工作未實現信息化管理，社保文件前段和后端不通。
（二）管理方式落后，管理制度不夠完善
我國社保管理機構有很多層次，這些機構層次也比較分散，總的管理方式比較落后。因為社保種類有很多，各類保險歸口不統一，每個種類保險又關系很多管理部門，一些歸人力資源保障局，一些歸勞動保障度等，上面歸口部門混亂，后端檔案管理更不規范，很多社區或農村社保機構的基層平臺建設都十分落后。盡管我國檔案局與社會保障局制定了一些社保檔案管理方面的規定，但社保辦理機構過多的關注怎樣方便人們和提高工作效率，因為人員編制、服務場所及經費支持方面限制，許多業務辦理都要依靠工作人員手動操作，社保信息和基礎數據未實現信息化。
（三）管理人員缺乏專業知識，操作不夠規范
我國社保業務經辦機構的絕大多數經辦人員都不是檔案專業畢業，缺乏檔案管理方面的業務知識，不了解檔案管理工作的管理方法及有關政策，檔案管理技術水平較低，缺乏檔案意識，實際工作過程中經常有社保人員將檔案進行隨意處理的現象。如果社保檔案資料沒有及時歸檔或隨意進行留村而導致檔案丟失，社保參保人受到不必要損失。除此之外，因為社保檔案的管理人員很多是辦理社保業務的工作人員或外來兼職人員，這些人整理社保檔案，管理缺乏科學性與連續性，平時管理容易出現混亂現象，檔案查詢與更新也會非常慢，給社保檔案運用造成一定影響。
三、規范社保檔案管理的方法
社保檔案管理是一項關系民生的重要工程，它在社保工作中占有重要地位。社保檔案是參保者維護權益的重要根據，是參保人員和社保機構間的橋梁，社保部門提供民生服務離不開社保檔案。所以，社保部門要重視社保檔案的管理工作，加大檔案建設工作投入力度，把檔案管理劃入社保工作總規劃中，實現社保檔案的科學化、制度化管理。
（一）樹立社保檔案意識，加大軟硬件設施的投資力度
檔案管理部門要利用宣傳促使社保經辦機構認識社保檔案的重要性，意識到開展社保工作離不開社保檔案的管理，進而才能加大社保檔案管理方面的投資力度，投入大量資金購置先進的軟硬件設施設備，逐步改善檔案保管環境。如果投資力度足夠大，要將辦公區域、檔案庫存去和查閱區獨立劃分出來，根據庫房驗收標準設置硬件設備，把檔案管理系統劃入電子政務規劃中，消除后端管理軟件和前臺業務軟件間屏障，利用信息安全方法構建信息共享平臺。
（二）完善檔案管理制度與機制
目前我國社保檔案管理的體制十分分散，這有悖于檔案管理中的集中管理原則，特別是推行五險合一以后，社保檔案材料生成及運行環境都發生了變化，經辦機構需要調整其工作機制，成立地方社保檔案的管理中心，集中管理各類社保機構的社保檔案和社保資料，這樣不僅便于參保人員運用，而且能夠解決各經辦機構在管理檔案方面物力與精力不足問題。
（三）加大檔案管理人員技能培訓
近幾年，社保經辦機構開始招聘大量應屆畢業生及設備人員，這些人很多沒有檔案管理的有關知識結構，缺乏檔案方面的專業知識，社保部門要利用各種形式讓他們參加各種檔案專業的技能培訓，提高社保工作人員業務能力與綜合素質。也可以根據實際工作聘請檔案管理方面的專家開展專題講座或組織各種微課大賽，促使社保工作人員加強檔案方面知識的學習，彌補其檔案技能的不足。
一、專業性
社保檔案管理工作涉及面較廣，環節較多，專業性強，需要嚴格按照國家法律法規和業務要求開展工作，不允許管理出現隨心所欲，主觀妄為的現象，這就要求工作人員要具備扎實的檔案管理知識，自覺提高社保工作的職業素質，同時要求完善社保檔案的具體管理制度和監督機制，使社保檔案管理工作無處不體現出專業性。
我們為了提高專業性，注重業務知識的學習和培訓，要求管理人員定期開會集體學習，學完后要求發言闡述學習心得與體會；每季度要撰寫相當數量的業務學習筆記，并且要相互評比；鼓勵撰寫業務論文，如果發表則有獎勵；還派出人員到業務優秀的兄弟單位去學習先進經驗。由于重視社保工作的專業性，在上級領導的視察工作中，我們的社保檔案管理工作屢獲肯定，也激發了我們繼續提高專業性的信心與決心。
二、嚴肅性
社保工作涉及到單位職工與群眾的切身利益，不允許有差錯和問題，因此要保證檔案管理的嚴肅性，要抓好從采集信息到建檔入庫的各環節，保證檔案信息的正確與規范，每項步驟只有驗收合格，才能轉到下面的環節。同時要抓好平時的檔案維護工作，預防自然災害，盡量減少人為因素造成的損失。
盡管單位資金并不寬裕，在領導的重視和支持下，我們購買了采集、管理信息的專業設備，建立了高性能的硬件平臺，選購了先進的檔案管理信息系統，并且擴建了儲藏檔案的庫房面積，防護要求也嚴格按照制度規定，加強了防范意外的預防措施。總之，我們認為不僅要強調嚴肅的制度化管理，更要抓好落實。
三、動態性
社保工作是運動變化的，從而社保檔案也具有自己的生命周期，它的內容、保存等方面不是靜止不動的，需要管理人員根據實際情況，不斷調整，才能使社保檔案能夠以最科學合理的方式發揮作用，為社保事業提供基礎支持。
在檢查醫保檔案過程中，我們發現不少檔案內容不規范、格式不嚴謹、存放不科學，我們從嚴出發，立刻決定組織員工，對于醫保檔案全部重新整理，該完善的完善，該調整的調整，該清理的清理，該補充的補充，雖然費了不少力氣，但是保證了檔案的科學保存，提高了職工的敬業愛崗意識。流水不腐，戶樞不蠹，堅持做好動態監管，是社保事業對我們的客觀要求，維護好社保檔案是我們管理工作的重要方面，不能掉以輕心。
四、服務性
社保工作是為人民服務的事業，社保檔案不僅要為社保工作提供數據和信息，還要為人民群眾提供參保工作的咨詢、疑難問題的解答，因此，社保檔案的管理就要提高服務意識和水平，要根據工作要求和群眾的需要，想方設法，提供及時、高效的便利服務；要做好社保政策的宣傳，要把業務術語轉換成通俗易懂的群眾語言，善于舉例說明，借助喜聞樂見的活動，闡明政策，解答疑惑，使群眾能夠了解和支持社保工作，自覺和我們建立聯系的橋梁。
我們主要通過建設信息查詢系統、熱線電話等方式，提供社保問題的解答；還建設了檔案閱覽室，方便群眾咨詢；在節假期間，組織管理人員，到街頭、廣場等繁華場所，發放宣傳資料，展覽工作圖片，現場答疑解惑，增加社保工作的社會影響。
五、信息性
社保工作需要搜集整理大量的數據，才能開展工作，但是我們要認識到，社保檔案儲存的龐大數據資料，不僅對于開展社會保障具體業務有直接的作用，還蘊含著更多的社會歷史與發展信息，如果我們充分的利用這些信息資源，就可能發現許多社會問題存在的深層原因，就可能從中找到解決社會問題的線索與思路，甚至提出與常識迥異的解決方案。因為數據反映了客觀事物之間的聯系，只要發現了聯系，就找到了規律，許多棘手的社保問題可能迎刃而解，就可能極大地促進社保事業的發展，較為徹底的解決社會民生問題，惠及民生和社會。特別是大數據時代，我們的信息意識要增強，社保檔案天然的信息性提醒我們要把檔案數據的整理分析作為重要的業務內容，要向以研究信息為業務的科研單位、專業的數據研究機構等學習，掌握基本的分析本領，學會建立模型。善于挖掘數據背后的信息，將會更好的促進業務水平的提高，也為政府的工作大局提供重要參考。
客觀的說，我們在這方面還做到很少，缺乏研究數據蘊含著的信息的本領，更嚴重的是缺乏研究的意識，工作目標還停留在基本的管理環節。時代形勢對于我們的工作已經提出了要求，要看清業務發展的方向，提高工作水準，無愧于我們的職業責任。
六、系統性
社保檔案管理工作具有系統性，從工作流程看，分為宣傳、采集、整理、歸檔、維護等階段；從涉及到的方面看，有人、財、物、信息等，要想把管理工作做好，就要把工作看成系統工程，要具備整體的、宏觀的視野，高屋建瓴，全盤統籌，努力做到環節銜接合理，配合協調有序，工作才會出成績、效率高。
關鍵詞：社會保險；信息化管理；檔案
社會保險作為社會保障的中心，對社會保險檔案實施有效管理是開展社會保障活動的重要依據。筆者從大港油田公司社保檔案管理的現狀出發，結合我國社保制度改革的實際情況，從筆者的實際工作中提出了對社保檔案實施信息化管理，確保社保檔案信息化管理的實際應用，探討實施社保檔案信息化管理的途徑，以實現社保檔案科學規范的信息化管理。
一、社保檔案管理現狀
隨著我國社保體系在各企事業單位的完善，社保管理工作已經達到了一定的積累，大港油田公司在社保管理過程中就形成了較大工作量的檔案材料。職工參保檔案材料真實反映了大港油田公司對社保基金的征繳、支付等管理過程，也反映了油田公司社保制度的改革發展過程。隨著大港油田公司的不斷發展，參保職工越來越多，社保管理工作越來越完善，社保檔案管理規模也越來越大，因此社保檔案管理工作越來越重要。雖然，大港油田公司社保檔案管理工作取得了較好的效果，但是就目前管理現狀來看仍存在較多的問題。如，大港油田公司對社保檔案管理工作重視不足。對于大港油田公司來說，社保檔案管理是一項較新的工作，人們對檔案管理不夠重視，而將工作的重點放在社保覆蓋面的擴大、社保基金的征繳、退休職工人員的養老金發放等方面，致使社保檔案不夠重視，處于雜亂管理狀態，無法有效發揮社保檔案管理的作用；第二，不健全的社保檔案管理制度。現階段，大港油田公司的社保檔案管理并沒有形成統一規范的制度，以至于無法有效明確的對社保檔案進行歸檔，無法有效收齊社保檔案，導致社保檔案在管理過程中出現丟失、損毀等現象；第三，沒有專業性的社保檔案管理工作人員。目前，大港油田公司的社保檔案管理工作人員多是非專業檔案專業出身的職工，這在一定程度上影響了檔案管理工作質量。
二、社保檔案信息化管理必要性
社會保險作為社會保障的中心，對社會保險檔案實施有效管理是開展社會保障活動的重要依據。大港油田公司的社會保險包括醫療保險、養老保險、工傷保險、失業保險和生育保險，涉及到職工生活的方方面面，和職工是相伴一生的，對職工的基本生活有很大的影響作用。大港油田公司社保管理中心需要保存工作量巨大的資料文件，因此，為了實現社保檔案管理服務標準化、經辦流程規范化、干部隊伍專業化、信息網絡科學化的目的，提出對社保檔案管理實施信息化建設。因為如果大港油田公司社保檔案管理工作由于缺乏科學的管理機制，損害職工的合法權益，侵害職工的正當利益，無法保障職工的基本生活，大港油田公司很可能面臨職工動蕩的局面。因此，實施社保檔案信息化管理非常必要。
三、社保檔案信息化管理途徑
實施社保檔案信息化管理主要從提升社保管理中心管理人員對檔案信息化管理的認識、建設先進基礎設施、建設檔案信息資源、建設檔案管理標準規范、建設檔案管理的應用系統和建設檔案管理的專業化人才六方面入手。
第一，提升對社保檔案信息化管理的認識。實施社保檔案信息化管理是一項需要不斷投入建設的社保基礎管理工程，在建設社保檔案信息化管理過程中，并不是進行資金投資、購買信息軟件就可以，還需要結合社保檔案信息化管理的正確思想，獲得社保管理中心管理人員的支持，邀請社保管理中心管理人員的參與，在全體社保管理中心工作人員的理解支持下，才能順利進行社保檔案信息化管理活動。
第二，建設先進社保檔案信息化管理基礎設施。主要包括對社保檔案信息網絡系統的建設，以及對社保檔案數字化設備的建設，即以計算機為核心的，一系列包括計算機、服務器、交換機、存儲器和路由器，以及數據庫管理系統、操作系統和信息安全系統等在內的一整套社保檔案信息網絡構建。先進社保檔案信息化管理基礎設施是傳輸、交換和共享社保資源的基礎條件，只有建設先進社保檔案信息化管理基礎設施，才能實現社保檔案信息化管理的效益。
第三，建設社保檔案信息資源。社保檔案信息資源是社保檔案信息化管理的基礎工作，主要包括社保檔案數字化、電子文件的接收等工作，其主要建設形式為社保檔案目錄中心數據庫建設、專門數據庫建設和各類數字化檔案全文。
第四，建設社保檔案管理標準規范。為了保障社保檔案信息化管理健康有序的發展，需要針對電子文件的形式、歸檔、信息資源的標識、存儲、查詢、交換、傳輸和管理等方面制定業務規范管理、技術規范管理和標準管理規范。
第五，建設社保檔案管理的應用系統。為了在技術層面對社保檔案信息資源和社保檔案信息網絡進行保障，結合社保管理中心工作人員的技術力量，選擇相應的管理軟件建設，確保社保檔案信息化管理的質量。
第六，建設社保檔案管理的專業化人才。大港油田公司社保管理中心只有具有專業性的人才，才能確保高效的社保檔案信息化管理。
因此，針對目前大港油田公司社保管理中心工作人員的現狀，筆者建議開展對現有工作人員的針對性教育培訓，對其實施長短期結合的教育培訓方式，盡快提升工作人員的檔案信息化管理專業技能。建設專業化的社保檔案信息化管理人才，是實現社保檔案信息化管理的關鍵環節。
總之，大港油田公司社保檔案記錄了參保職工的所有情況，是參保職工依據我國相關法律法規享受社保待遇的重要依據，實施社保檔案信息化管理對社保檔案進行歸檔整理具有非常重要的意義。隨著大港油田公司的不斷發展，社會保障管理工作也越來越繁瑣，實施信息化管理的社保檔案工作可以取代傳統的人工管理模式，是與時俱進的，是充滿生機的。
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一、加強社保檔案管理對社保系統思想政治工作的作用
一是實現系統內思想政治工作經常化。檔案工作包括檔案的收集、接收、整理、鑒定、統計、編目、排放、保管、著錄標引、技術保護、開發利用等一系列科學的管理，是一項大量的、經常性的工作。社保檔案工作頭緒多，業務量大，規范性要求高，做好社保檔案工作是提升社保管理水平的重要手段。社保檔案要求一事一記、一人一記，做好社保檔案工作，必將促進社保系統的思想政治工作經常化、制度化。二是推動系統內思想政治工作實踐化。思想政治工作作為經濟和其他一切工作的生命線，是在尊重人、尊重事實的基礎上，研究人的思想問題的產生、變化和如何解決的規律。社保管理檔案是以具體的內容反映社保管理的歷史演變及形成，是對社保工作歷史的一個真實寫照，其最大的特點就是真實地再現歷史。同時，加強社保檔案管理，也為未來進一步做好社保工作提供了實踐基礎，為提升社保工作水平提供了基本依據。三是促使系統內思想政治工作制度化。社保檔案的建立和完善，既是社保管理工作的真實記錄，也是有效開展思想政治工作的基礎和結合點，必將推動社保管理工作制度化。建立檔案，業務工作成了客觀實在記錄，給眾多業務人員的一個壓力就是要不斷加強自我修養，提升自身綜合素質，即使在工作中出現一些小問題，也要自我批評，主動整改，促進思想升華。因此，加強社保管理檔案建設，能有效推進思想政治工作規范化、制度化建設，提升社保系統內部管理水平。四是提升系統內思想政治工作整合力。隨著社會事業的改革深化，各種體制性、結構性矛盾日益突出，加之利益格局的調整也帶來了許多新問題。社保檔案管理工作具有淡泊名利、任勞任怨、無私奉獻的特點，需要潛心鉆研業務，客觀、真實地記錄每一個細節，認真對待，加強分析。而思想政治工作本身也是無時不有、無處不在，需要業務人員具備一個始終不渝、鍥而不舍的精神。這兩者的切合，為建設一支政治強、業務精、紀律嚴、作風正的社保管理工作隊伍，起到了推動的作用。
二、當前做好思想政治工作中社保檔案建設存在的難點和問題
一是認識不夠到位。隨著改革開放的不斷深入，新舊體制的交替，人們的價值取向、思維定勢、生活方式隨之發生變化，思想政治工作的難度也不斷增大，對從事檔案管理工作存在著一定的沖擊。針對這一形勢，只有進一步創新方式、拓展服務、強化職能，進一步提高檔案管理的思想認識，將社保檔案管理工作做實、做細、做精，發揮好思想政治建設對社保檔案管理的服務和保證作用。二是工作經驗不夠豐富。雖然社保檔案管理已有多年的歷史，但由于政策的變化、形勢的變遷、內容的拓展等，許多業務發生了新的變化，需要不斷更新社保檔案管理手段。對于一些新進人員來講，對一些社保檔案管理工作比較生疏，加之能力不夠強，經驗不夠豐富，容易影響到社保檔案工作質量，影響到整體工作水平。三是管理創新力度不夠大。由于諸多客觀原因，比如社保管理機構創立的時間不長，部分人員對檔案工作的重視度不夠高，軟件建設投入力度不夠大等原因，社保檔案管理的手段不夠新，機制不夠活，一定程度上制約了檔案管理水平的提高。
三、以加強思想政治建設為主線，提高社保檔案管理水平的途徑
一是建立組織，明確職責。加強思想政治工作，組織是核心，必須要加強組織領導建設，從組織層面上提高思想政治工作的保障水平，促進社保檔案管理工作有效開展，全面提升社保工作水平。強化領導，建立以管理中心主要負責人為組長，分管負責人為副組長，業務科室為成員的領導體系，主要負責人親自抓，分管負責人直接抓，成員具體抓，一級分一級，層層落實責任。明確職責，圍繞思想政治工作水平的提高，結合社保檔案管理工作，科學制定方案，明確工作職責，細化目標任務，分解落實責任，把社保檔案工作的每一個環節、每一項任務都要分解到位、落實到人，做到有人理事、有人擔責任。二是強化管理，創新方式。社保管理檔案種類多，如果理不清，容易造成混亂，影響工作質量。因此，做好社保管理檔案，必須從加強思想政治建設的高度出發，通過思想認識的提高，增強責任感、使命感，賦予開拓創新的精神，才能從根本上將這項工作做好做優。一方面，要加強基礎檔案管理，將社保機構的組織制度建設、職責、主題教育、文明創建、先進典型事跡等做好入檔，完善機關內部的檔案管理。另一方面，還要創新手段，改進方式，加大先進軟件的應用力度，完善社保檔案工作的機制，提高社保管理水平。三是加強考核，嚴格獎懲。社保檔案的考核可與思想政治工作一并進行，突出對責任制的執行情況、任務的完成情況、檔案的管理情況等進行考核，其中檔案管理主要包括工作資料收集、分類保管、保密及提供利用等方面。考核的方法可結合年終工作總結和目標管理考核、民主評議、年終測評等組織落實，并把檔案工作成效納入考核干部職工工作實績的重要內容，作為職務升遷、職稱晉升等依據。四是強化服務，發揮功能。社保檔案是對歷史、當前的真實寫照，是未來進一步做好社保工作的重要指明燈。通過提高社保檔案管理的水平，來提升思想政治工作水平，需要發揮好社保檔案的社會應用價值。重點要把檔案管理與應用作為惠民生的一個重要環節來抓，拓展其應有的社會應用功能，讓廣大群眾能夠通過社保檔案，感受到社會的變遷、改革的成果、幸福感的增強，切實凝聚起堅定方向、堅定信念、堅定信心的工作活力。同時，要發揮好檔案的教育作用，為年輕的職工提供最直接的培訓教材，為社會各界提供良好的學習素材。
作者：吳靜工作單位：揚州市江都區退休職工管理中心
關鍵詞：社保;檔案;管理;建設;社保;服務
社保檔案管理是對社會保險業務檔案的管理，做好這項工作可以更好的維護公眾的利益，可以保障人們的合法權益。在對社保檔案進行管理時，一定要采用先進的技術，要提高工作的效率，還要提高檔案管理部門的服務水平。社保檔案管理部門要培養一支高素質的隊伍，要提高檔案管理人員的技術水平，還要激發工作人員的工作熱情，在平時的工作中要重視檔案管理工作，還要為檔案使用者提供良好的服務。
1 培養高素質的檔案管理隊伍
社保事業發展很快，很多企業都為員工辦理了社會保險，隨著參保人數的增多，社保檔案管理部門的工作任務加重了，管理人員要對檔案進行收集與整理，還要做好立卷與歸檔工作。為了提高檔案管理的水平，檔案部門需要培養一支高素質的隊伍，要對工作人員進行培訓，使其認識到檔案管理的重要意義，還要提高其檔案管理的水平，提高工作的效率，避免在整理的過程中出現錯誤，要掌握整理的技巧，避免出現檔案丟失或者損壞的情況。培養高素質的檔案管理隊伍，可以促進檔案管理事業更好的發展，可以提高檔案資料的利用。檔案管理人員需要具有較強的責任心，還要具有良好的業務能力。檔案管理部門的領導要做好人員的調配工作，對業務水平比較低，年齡偏大的人員要及時調出，并為其安排其他工作。檔案管理人員要經常參加培訓，還要多進行學術交流，要熟悉日常工作的流程，了解檔案管理的規章制度，明確自身的職責，保證管理操作的規范性。
檔案管理是一項繁瑣的工作，檔案管理人員需要掌握專業的技術，還要不斷的學習，提高工作的效率，在平時的整理工作中，還要總結出快捷的工作方式，在平時交流的過程中，可以向其他同事傳授管理的技巧，這樣才能提高整個團隊的工作質量。檔案管理人員還要掌握計算機知識以及外語知識，要提高工作的使命感，還要具有良好的職業素養，要做到干一行、鉆一行、愛一行，這樣才能促進社保檔案行業更好的發展。總之，加強高素質檔案管理隊伍的建設，有利于提高我國社保檔案管理單位的工作水平。
2 加強對檔案管理設備的更新
檔案管理工作還需要利用專業的設備，有的檔案管理單位應用的設備性能比較低，管理人員不重視對設備的更換，沒有引進先進的設施、設備，這不利于提高檔案管理的水平。檔案管理需要做好檔案的分類工作，如果采用人工手動的方式進行整理，需要花費大量的時間，而且容易出現操作失誤問題。只有引進先進的檔案管理設備，才能提高工作的效率，才能避免出現失誤問題。檔案管理需要建立完善的體系，要保證操作的規范性，加強設施設備的建設，才能為檔案管理奠定基礎。另外，檔案管理單位還需要擴大檔案庫的容量，避免出現檔案無處存放的問題。要對檔案管理設備進行更新與維護，要保證設備功能的正常發揮，還要對老化的設備進行更新換代，這樣才能保證工作的效率。
加強檔案管理設備更新需要做到：第一，檔案庫房要合格。庫房的面積不能太小，要能夠容納本單位全部檔案，并留有一定的發展余地。庫房選址盡量不靠近海邊，也不要靠近工業區或高大建筑群。辦公樓若是多層或高層，檔案庫房宜設在一層，但要適當加高地面。第二，檔案庫房要配置溫度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器等達到防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”要求的設施設備，以確保檔案存放的完全和完整。第三，要購置符合國家標準的檔案櫥、檔案卷盒、卷皮等檔案專用裝具。第四，要設置能滿足查閱和辦公需要的閱覽室和辦公室，也就是要做到辦公室、閱覽室、庫房“三分開”。
3 強化檔案利用服務意識
要做好檔案信息服務工作，關鍵是要牢固樹立檔案利用服務意識。首先，要明確服務方向和服務對象。服務方向從大的方面來說，是適應社會各方面對檔案信息的利用需求，為物質生產、精神文明、政治建設和社會發展服務。至于社保檔案室的服務對象，目前主要是社保機構的領導、專業技術人員及各業務科室，主要圍繞本單位的主要職能任務和中心工作開展檔案信息服務活動。隨著政府信息公開制度的實施，檔案室也要面向社保機構以外的人員和單位提供利用服務。其次，要堅定服務思想。檔案工作是一項默默無聞的工作，即使工作做得好，有成績，也不易被社會所關注。所以要做好檔案服務工作，無論是檔案室領導還是普通檔案工作者，都必須加強職業道德修養，培養甘為人梯、熱心服務、愿為他人做嫁衣的精神，千方百計地為本單位及社會各界提供優質服務，使檔案信息服務工作始終處于最佳狀態。最后，要處理好利用與保密、利用與保護的關系。利用和保密是矛盾的統一體，檔案要利用，否則就不必保存;檔案內有機密，不能隨便借閱。利用和保密都要遵循的原則是：要對黨和國家及社會有利而不是有害。當然，檔案保密有一定的范圍，不是所有檔案，對任何人都保密;檔案保密有一定的期限，超過期限就不成為密，甚至可以開放利用。哪些檔案可以提供利用，哪些檔案需要保密或控制使用，何時可以降密、解密，這些都要根據《檔案法》和《保密法》等法律法規來妥善處理。利用和保護也是辯證統一的關系，保存檔案的目的是為了利用檔案，而保護檔案的安全，維護歷史真跡，最大限度地延長檔案壽命，是為了更長久、更廣泛、更有效地利用檔案。
結束語
檔案管理是社保單位日常工作的重要組成，提高檔案管理的效率，可以保證檔案資料的有效利用，社保單位的領導者，要做好檔案管理隊伍的培養工作，要建設一支高素質的團隊，要做好檔案管理人員的培訓工作，提高其自身的素質與業務水平，這樣才能提高社保檔案管理的質量。另外，社保檔案管理單位還要做好設備的更新工作，要應用先進的設備提高工作的效率。社保檔案管理單位還要提高自身的服務水平，管理人員要具有良好的服務意識，這樣才能提高用戶的滿意度，才能促進檔案管理事業更好的發展。
參考文獻
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一、開拓進取，努力創新服務手段
1.建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。
目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
2.建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。
3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。
例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。
4.開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。
5.開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，社保的各級檔案館（室）應做好現行文件資料的接收工作，向廣大用戶提供現行文件資料的閱覽服務。
二、牢固樹立服務意識，努力拓展服務領域
1.信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2.興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。
3.加強橫向聯合，實現信息資源共享。在上級主管部門的統一領導下，各級社保檔案管理員硬積極主動地密切聯系各級主管部門、企事業單位，甚至是廣大居民。及時了解他們所需，尤其是他們對相關信息的關切，力所能及地保證在第一時間向廣大用戶提供優質便捷的服務。
關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理
一、維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的**，今年已經46歲。1980年11月，**成為市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月**參加了當地的養老保險。1998年**離開去了新疆打工。2009年，**從新疆特地趕回到市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？**的心里忐忑不安。來到社保所，檔案員根據**的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載**詳細繳費情況的職工養老保險卡。**一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。市社保所依據**的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
二、社會保險業務規范化管理
在市，類似**的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
三、社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。:
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
一、社保業務紙質檔案數字化管理的優點
（一）標準統一，要求規范
將社會保險業務紙質檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在社會保險檔案電子管理系統中，不按規定流程整理便無法歸檔，從而使社會保險業務紙質檔案化管理標準統一，要求規范。解決了目前紙質檔案管理中的標準不統一、內容不齊全，整理的規格不統一、質量不高等問題。
（二）即時采集，隨時歸檔
實行電子檔案管理可以在參保對象業務辦結后立即將紙質資料掃描錄入微機，不僅避免了手工錄入造成的差錯，提高了工作效率，而且解決了有些單位平時不注意紙質資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了紙質資料的歸檔率和完整率。
（三）易于管理，查閱方便
電子檔案是以電子數據的形式存儲紙質檔案資料，幾百甚至幾千本紙質資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設施，節約了人力和財力，管理起來十分方便。聯機后凡是在經過授權的微機上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類社會保險檔案資料，提升了社會保險經辦機構基礎管理水平，解決了多年來傳統檔案管理一直處于封閉式的局面，提高了資料檔案利用價值。
（四）監控前移，方便考核
由于采用高清晰度掃描，參保人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細節你都看得清清楚楚，在微機中審核社會保險業務資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認真，哪些登記表填寫或資料不全等，將監控工作前移到受理錄入環節，有效地提高了各項基礎工作的質量。同時為內部考評提供了新的途徑和依據，想查書面資料情況直接在計算機上就可實現，無需再到業務員或檔案室調取資料檢查。
二、實現社保業務紙質檔案數字化管理的可行性
（一）取材容易，采集便捷
對于社會保險業務紙質檔案數字化管理來說，需要的是將紙質資料轉換成電子數據。紙質資料可通過掃描儀掃描進入微機，只需要設計出實用的社會保險業務資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當的查詢應用系統便可順利運行。
（二）投資不大，技術不難
社會保險業務紙質檔案數字化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結合本身社會保險業務檔案工作的要求，借助外部技術人員的力量，可以成功地解決這一難題。同時，高速掃描儀的價格不高。
（三）容易普及，實用性強
軟件的前臺應用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質檔案掃描進計算機保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網絡版的社會保險業務檔案管理軟件，通過授權可以實現系統內網中的任何一臺計算機都可以方便地檢索和查閱社會保險業務檔案資料，實現真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。
三、實行社保業務紙質檔案數字化管理應注意的幾個問題
（一）加強紙質資料審核
資料整理是檔案數字化工作中的一個基礎環節，準備不充分會造成數據錄入內容與名稱不對應或資料殘缺不全等現象。這要求在檔案掃描前，必須加強審核，對裝訂物影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物，拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害，不允許裁切檔案紙張。破損嚴重無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復；折皺不平影響掃描質量的原件應先進行處理（壓平或熨平）后再進行掃描。
（二）加強數據質量控制與管理
對于掃描好的數據信息，由質量檢查人員把關，檢查掃描數據質量是否符合最終存儲歸檔標準。對在高速掃描過程中出現的不合格數據，做人工處理。如果發現漏頁、重張等問題，要求及時補掃或在系統中刪除重張那頁。對于掃描數據不清晰的，在數據信息問題記錄單上記錄并重新掃描。當發現不符合規則的數據，利用系統提供的功能，對掃描好的數據進行修改或更正。
數據檔案信息雖然不怕蟲蛀、霉爛，但也有其缺點，一旦發生中毒、計算機硬盤損壞等情況，將會造成數據的丟失。因此要加強對已錄入的數據的保存，在加強對計算機安全管理的同時，可定期對數據進行備份，確保數據不丟失；還要加強數據的保密處理，防止人為破壞。
（三）加大相關人員的培訓
隨著信息技術的高速發展，檔案管理由過去的勞動密集型轉變為以現代化辦公設備為依托的知識密集型的工作模式，檔案數字化建設的過程與新知識、新技術的普及和應用密不可分，所以，人才隊伍是關系到檔案數字化建設成敗的關鍵因素。因此，應加大有關人員的崗位培訓力度，重點學習與信息化相關的系統開發與維護、數據化加工與管理、數據庫運行管理等，以適應檔案信息化建設的需要。
近年來，不斷增加的社保覆蓋范圍，增多了社保檔案數量，而傳統的社保檔案管理模式已無法與當前社會發展需求相適應，且還滋生了諸多問題。因此，急需利用現在社會上最為普遍的信息化技術來管理社保檔案。所以，相關部門需在保檔案管理的信息化上進一步加強，通過有效措施對信息化管理模式進行完善，借以保證今后社會保險視野的良性發展。
一、社保檔案管理信息化的重要性分析
社會保障中的一個重要組成部分就是社會保險，社會中的諸多方面均包括其中，直接影響著人們的權益。但目前，我國社保檔案管理人員的素質普遍不高，檔案知識知之甚少，信息洞察力也不敏銳，所以在管理中就會有各種問題出現，進而阻礙我國社保檔案管理工作的發展。同時，受我國社會經濟快速發展的影響，需長時間保存社保檔案資料，但隨著時間的流逝，我國社保文件在長時間的保存中極易出現檔案缺失等問題，以致于無法正常進行社保檔案管理。在此基礎上，我國需實行社保檔案管理信息化，以順利進行社保檔案管理，促進社保檔案管理服務水平的提高，快速發展我國社保檔案管理。
二、社會保險檔案信息化管理
（一）樹立社保檔案信息理念。就現階段社保檔案建設的實際情況來看，各級領導與管理者還沒有重視社保檔案管理，以致于社保檔案管理信息化建設的效果不佳。若要將這一情況徹底改變，則社保檔案管理信息化勢在必行，而如果要實現目標就必須要具備社保檔案信息化理念。相關管理者與領導應與工作人員一起學習、了解社保檔案信息化管理的重要性、作用、內容以及理念，重新認識社保檔案管理，使之將社保檔案管理理念樹立起來，最終讓管理人員、管理者與領導均積極參與到社保檔案管理信息化建設過程中。
（二）構建社保檔案管理框架。如果想真正實現社保檔案管理信息化，就必須構建社保檔案信息化管理的框架，在統一的模式中慢慢實現社保檔案的信息化建設。首先，規范社保檔案的基本內容，嚴格參照統一標準采集社保檔案的數據信息，以讓社保檔案信息的通用性得到保證，加強社保檔案的交換應用于信息化存儲。其次，不斷完善與發展社保檔案的信息化建設模塊，以讓社保的續接、支出、繳費信息在相應的模塊中實現數據的收集與傳遞功能。最后，創新與簡化社保檔案信息化操作軟件，讓開發出的操作軟件更為簡便，效率更高，促進社保檔案信息檢索有效性的提高，對社保信息進行更充分地匯總。
（三）構建社保檔案的信息化體系。社保檔案信息化體系的構建，加快建設社保檔案的信息化，離不開相關部門的共同努力，以使社保檔案信息化建設的配套系統更加完善。第一，社保部門和軟件開發公司、網絡運營部門之間建立密切合作關系，將供多部門使用的社保檔案信息化管理系統開發出來。第二，真正將基層單位的社保檔案信息化建設水平提高，進一步規范社保部門的信息化操作，切實在我國社保法律法規中納入社保檔案的信息化建設，從而更加完善社保檔案的配套體系。
（四）創新社保檔案信息化管理技術。雖然現階段社保檔案信息化管理取得了穩健發展，但為促使其進一步發展，需進行適當的創新。比如，在社保檔案信息化管理中運用條形碼和二維碼。近年來，“掃一掃”因其便捷的特點而被推廣到多個領域，包括購買、支付、投票等。在社保檔案信息化管理過程中，可為每位參保人員制定一個二維碼，并整合其全部社保信息，這樣參保人員只需輕輕一掃二維碼便可將自己動態變化的社保現狀掌握。而針對檔案本身，則可為其編制條形碼，如此一來，就能夠將紙質檔案和電子檔案之間的關系建立起來，打印出每份檔案的條形碼，并粘貼條形碼讓電子信息對應紙質檔案，之后利用掃碼在互聯網系統上傳信息，最終形成索引。在對資料進行調用時，只需在索引中搜索就可在短時間內將所需文件找出。
（五）注重培養專業的社保檔案管理人才。完善檔案管理體系的一項基礎條件就是培養人才，而提高工作質量與效率最有效的手段就是實現檔案信息化管理，由于實現檔案資料信息化處理的基本前提就是對業務辦理與檔案信息化管理的創新型人才予以培養，最終無縫對接業務辦理的檔案材料和經辦數據。
三、結語
總而言之，社保檔案管理應將現代化社會的需要結合起來展開改革，摒棄傳統紙質檔案管理的方式，實施社保檔案信息化管理，讓社保檔案管理工作與現代社會的需求相符，快速穩定地發展我國社保檔案管理事業。
關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理
1 維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2 社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
培訓也是必不可少的。為了做好社保業務檔案整理、歸檔工作，確保業務檔案的完整、準確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業務培訓。通過培訓，使檔案管理人員全面、系統地了解檔案專業知識。并采取走出去、請進來的方法進行輔導。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經，通過現場觀摩提高其感性認識；請進來，就是邀請市、縣檔案局的專業人員，針對社保業務檔案的具體情況，手把手地從應歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個環節進行現場指導，提高實際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規范。
關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理
1 維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2 社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
一、以制度建設促進社會保險業務檔案的管理工作
成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，通過制定業務檔案規范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細則等措施，不僅將社會保險業務檔案的規范化管理工作納入了年度工作計劃和發展規劃之中，而且納入了目標管理。市、縣兩級社保經辦機構還成立了由局領導為組長、相關處（科）室負責人為成員的業務檔案規范化管理工作領導小組，負責領導和組織單位社會保險業務檔案的規范化管理工作。根據工作方案和管理辦法，結合社會保險業務檔案工作實際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業務、相對穩定、文化水平高（大專以上學歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網絡和業務檔案工作流程，明確了分管領導和業務檔案人員的崗位職責，并將業務檔案工作列入社會保險業務經辦工作程序，與業務工作同布置、同落實。在實際工作中，則由領導小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業務檔案工作進行監督指導，各處（科）室兼職檔案管理員負責對本部門形成的業務檔案材料進行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫保局聯合成立了社會保險業務檔案規范化管理驗收工作領導小組，由雙方領導為組長，相關處室負責人為成員，指導開展全市社會保險業務檔案規范化管理工作。
二、以制度建設促進社會保險業務檔案的設施建設
成都市根據《規定》的要求，結合社會保險業務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業務檔案設備設施的投入，為業務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業務檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數縣（市、區）社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應接收的社會保險業務檔案。其中，龍泉驛區人社局建立了檔案管理中心，集中統一管理社會保險業務檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設置了檔案整理等業務用房。在檔案設備設施配置上，各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備。這些設備和設施，從物質上確保了社會保險業務檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設促進社會保險業務檔案的業務建設
為提升社會保險業務檔案管理的專業化水平，成都市本著對歷史負責，為現實服務的宗旨，按照《規定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業務檔案工作規范化建設的有關要求，市人社局和市檔案局聯合印發了《成都市〈社會保險業務檔案管理規定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業務檔案收集、整理、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業務檔案管理業務建設工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集，確保各種業務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統一制定了社會保險業務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導，嚴把業務檔案整理質量關。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業務檔案材料進行集中統一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業務檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業務檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規范、安全管理。
四、以制度建設促進社會保險業務檔案的利用服務
為方便群眾查閱利用社會保險業務檔案，成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求，修訂完善了社會保險業務檔案查閱利用制度。目前，全市社保經辦機構已全部使用統一的文檔一體化管理系統對社會保險業務檔案進行管理，都建立了業務檔案目錄數據庫，編制了規范的業務檔案檢索工具，實現了快速、準確查閱業務檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業務網上經辦系統，參保單位和個人不僅可以在網上辦理參保登記、信息變更、網銀繳費等業務，還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業務辦理情況等。
五、以制度建設促進社會保險業務檔案的問題整改
2013年1月至12月，按照國家人社部、國家檔案局《社會保險業務檔案達標驗收內容和得分標準》，成都市社保局、醫保局分別與市檔案局聯合對16個縣（市、區）社保局、15個醫保局業務檔案規范化管理情況進行了檢查驗收。雖然被檢查驗收的31個單位社會保險業務檔案管理工作均被評為優秀等級，但部分單位也不同程度地存在著一些問題。一是歸檔文件材料收集不齊全，導致室藏檔案資源單一。部分社保經辦機構只重視紙質業務檔案的收集與管理，對業務工作中形成的聲像檔案、電子文檔等其它門類和載體檔案，沒有進行集中統一管理。二是全宗卷編制不規范，不能完整揭示全宗概貌。部分社保經辦機構對編制全宗卷的重要性和必要性的認識不夠，雖然建立了全宗卷，但各類別的材料少、內容簡單，不能反映全宗管理的基本情況。三是檔案數量巨大，整理質量參差不齊。截至2013年末，成都市參加醫療保險人數1231.93萬人，參加城鎮基本養老保險人數514.5萬人。由于形成的社會保險業務檔案數量巨大，人手少，檔案整理任務繁重，部分社保經辦機構對這些檔案的整理采取了業務外包的方式。但一些承接外包業務的檔案整理公司對社會保險業務的內容、環節不熟悉，對檔案整理標準把握不夠準確，且公司內部工作人員頻繁變動，導致檔案整理質量得不到保證。四是硬件不足，檔案保管條件不能滿足檔案工作的需要。部分社保經辦機構的新增業務檔案只能暫時存放于各業務部門，業務下沉形成的檔案也不能及時收回。針對上述問題，全市社保經辦機構在各級黨委、政府的支持下，在各級檔案行政管理部門的指導下，按照《規定》的有關要求，通過對照《社會保險業務檔案達標驗收內容和得分標準》，進一步細化了業務檔案管理工作方案、完善了實施辦法，對社會保險業務檔案管理中存在的問題進行了整改。通過制度建設，成都市社會保險業務檔案規范化管理水平明顯提高，社會保險業務檔案為社會保險工作服務，為參保單位和參保群眾服務，為規范化服務型政府建設服務的作用得到了極大發揮。
作者:付麗琴單位:成都市檔案局
