時間：2022-09-07 23:56:54
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文件檔案管理員，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
［關鍵詞］漁業檢測實驗室；檔案管理；對策研究
引言
檢測實驗室檔案是實驗室管理活動直接形成的歷史紀錄，具有原始性、記錄性和憑證性。漁業檢測實驗室檔案管理工作是一項基礎性、持久性很強的專業技術工作，是檢測工作的重要保證，也是實驗室管理工作的重要組成部分。目前，對于檔案管理工作研究非常多，但對于漁業檢測實驗室檔案管理研究的比較少，不夠深入，而且隨著實驗室業務量的不斷增大和管理手段的不斷發展，有必要對實驗室檔案管理工作進行新的研究和探索，確保實驗室整體管理水平不斷提高。規范、科學地做好漁業檢測實驗室檔案資料收集、整理、保存、管理和利用工作，對于全面、真實、準確反映實驗室工作活動情況，提高漁業檢測實驗室管理水平具有重要意義。本文結合實驗室體系文件要求和自身管理工作經驗，闡述漁業檢測實驗室檔案管理工作的主要內容，分析存在的普遍問題，進一步探討如何提高漁業檢測實驗室檔案管理水平的方法，為同行實驗室檔案管理工作提供參考。
1漁業檢測實驗室檔案管理工作內容
實驗室體系文件應對檔案管理工作內容、歸檔程序和注意事項進行明確規定。漁業檢測實驗室檔案內容應能真實、準確地反映實驗室檢測工作活動情況，檔案管理工作要規范、準確、及時。
1．1資料收集和臺賬管理
漁業檢測實驗室檔案資料包括人員檔案、質量體系文件（質量手冊、程序文件、操作規程、作業指導書、受控記錄表格）、標準法規、儀器設備檔案、原始記錄和檢測報告、收發文件、證書類以及電子檔案等。各部門責任人要及時收集和匯總檔案資料，統一交檔案室，檔案管理員負責檔案資料的接收，按交檔部門登記造冊，記錄資料內容、交接時間，交接雙方簽字確認，形成臺賬。1．2資料整理和保存正式歸檔前，檔案管理員對所有資料進行分類、標識、編目和保存。漁業檢測實驗室歸檔材料一般分為體系文件、文書文件、技術文件和行政管理文件四大類；按照受控方式也可分為受控文件和非受控文件。檔案管理員對所有文件要按類別、歸檔順序號進行編目，分別存放在檔案柜內，受控文件要加蓋受控章。
1．3檔案發放、借閱和回收
實驗室領導簽批體系文件后，由檔案管理員負責分發給各部門和人員；受控文件丟失，由相關人員提出書面申請，經質量負責人批準后，由檔案管理員補發，并注銷原分發號，給予新分發號。實驗室文件和信函發放前，經中心領導批準后，檔案管理員復印，按相應范圍分發，原件歸檔。一般性文件借閱須填寫《文件資料借閱表》，經相關業務部門負責人批準后，由檔案管理員發放，重要文件資料或保密性文件的借閱，經實驗室領導或質量負責人批準后才能發放。檔案管理員負責所有分發文件資料的回收工作，做好相關記錄。
1．4檔案作廢和銷毀
為確保實驗室體系運行的各環節或各場所使用的文件資料為最新和有效版本，檔案管理員要定期檢查檔案資料的有效性，對于已過保存期限或失效的文件資料及時申請作廢或銷毀。對于已經作廢，但仍有使用價值的文件資料要加蓋“失效”和“留用”章，與有效文件資料分開存放。文件的作廢和銷毀須經技術負責人批準。
1．5檔案的安全管理
檔案管理員負責檔案資料的安全工作，包括環境安全和技術安全。環境安全包括防潮、防火、防盜等，電子文件還要做好防磁、防靜電等工作；技術安全，例如，防止篡改任何歸檔文件資料內容，特別是受控文件資料；一般文件未經相關負責人批準不得借閱、復制；重要文件或保密文件未經實驗室領導或技術負責人批準不得查閱使用，嚴禁外借。
2漁業檢測實驗室檔案管理存在的問題
大多數實驗室管理者認為漁業檢測實驗室主要工作就是檢測業務，工作形成的檔案資料只需直接交由檔案管理員負責，而檔案管理員往往由于綜合業務水平不高，甚至兼任數職，造成歸檔材料缺乏完整性、準確性和系統性，檔案管理工作嚴重滯后。由于檔案管理工作長期得不到重視，漁業檢測實驗室檔案管理工作普遍存在以下問題，從而影響整個實驗室管理水平的提高。
2．1管理意識淡薄，制度落實不到位
由于業務量不斷增大，漁業檢測實驗室工作日益繁重，既要做好上級部門的指令性環境監測、水產品質量安全的采（抽）樣和檢測工作，還要接受社會委托、認證檢驗和應急監測工作，實驗室內務管理繁雜，甚至任務較為集中時，根本無暇兼顧其他工作，長期以往，從管理者到一般崗位工作人員，對于檔案管理工作缺乏足夠重視。實驗室質量體系文件中的《質量手冊》《程序文件》和《作業指導書》對于檔案資料的收集、整理、歸檔和使用，以及崗位職責和工作程序都有明確規定，但在實際工作中可能并沒有嚴格執行，檔案管理工作并沒有真正落到實處。
2．2設施條件較差，管理手段落后
檔案資料對于存放環境和設施設備有一定的要求，但有些漁業檢測實驗室，檔案管理工作往往沒有納入實驗室建設統一規劃，日后修修補補，造成檔案存放空間不足或布局凌亂，缺少必要的環境控制設施和設備等，影響了檔案資料的質量和檔案管理工作的開展。此外，歸檔工作大都依靠手工記錄和Word、Excel等PC辦公軟件完成，技術水平不高，工作量大，容易造成錯漏，文件資料查找和信息利用比較困難。
2．3人員素質較差，管理范圍不明確
作為專業漁業檢測機構，對于檔案管理員專業知識要求比較全面，例如，漁業技術標準材料，檢測任務資料、儀器設備檔案、試劑耗材檔案的整理，都要求檔案管理員具備相應的專業知識，否則很難對檔案資料進行準確鑒定和分類，影響檔案管理工作的質量。目前，漁業檢測實驗室檔案管理員學歷、專業素質普遍比較低，造成管理范圍不明確；而且往往一人多職，專項管理經驗不足，缺少工作思考，缺乏創新和動力。
2．4只注重檔案存放，檔案開發利用較少
由于管理意識不強，檢測業務工作繁重，漁業檢測實驗室檔案管理一般只是簡單地將檔案資料收集、整理、存放，檢測人員需要時也只是查閱現行檢測技術文件和標準，所有檔案資料到了保存期限或失效時，就直接將其申請處理，并沒有體現檔案資料的任何價值作用，非常可惜。
3提高漁業檢測實驗室檔案管理水平的對策和建議
針對漁業檢測實驗室檔案管理工作普遍存在的問題，關鍵要從“人”抓起，要從上到下認識到實驗室檔案管理的重要性，注重檔案管理基礎建設，采用先進技術手段提高檔案管理水平，科學合理利用好檔案資料。從而全方位不斷提高漁業檢測實驗室檔案管理工作水平。
3．1增強管理意識，完善并嚴格執行歸檔制度
必須從最高管理層面重視實驗室檔案管理工作，使每位工作人員認識到檔案管理工作的重要性；建立健全與漁業檢測實驗室整體發展相適應的檔案管理制度，規范檔案管理工作流程，明確工作職責，加強檔案工作監督管理。實行部門責任人制度，所有檔案資料先由部門負責人收集、分類、整理，附上資料清單目錄，再統一交由檔案室歸檔。在工作中不斷補充和完善相關制度，通過規范化和制度化建設，不斷提高實驗室檔案管理水平。
3．2完善檔案管理設施條件
將檔案管理工作納入實驗室建設統一規劃，科學合理布局，將辦公區和存檔區分開設置，無關人員未經批準禁止入內。根據漁業檢測實驗室材料分類，將歸檔區分為檢測工作區、技術資料區、人員管理區、儀器設備區、試劑耗材區、文書區、電子檔案區等；各區再根據年份、類型等設置分區，各區設有明顯標識。通過合理分區、分類，方便材料存放、管理和查閱，提高工作效率。在空間條件限制的情況下，可安裝移動密集架檔案柜，根據檔案柜設置存放區。存檔區需安裝空調、除濕機、遮光窗簾和消防設施，確保陰涼、干燥、防火。此外，要配備必要的辦公和裝訂設備，例如，電腦、復印機、打印機、裝訂機、掃描機、保險柜和工作臺等。
3．3引進現代化軟件管理平臺，提高工作質量和效率
實驗室信息管理系統（LaboratoryInformationManagementSystem，LIMS）是一個由信息采集設備、數據庫管理軟件組成的高效集成系統，其核心功能就是規范實驗室所有業務管理流程，對每一工作環節進行監控和管理，減少人為因素造成的錯誤，提高工作質量和效率。實驗室引進LIMS并將檔案管理納入系統的建設，LIMS可以實現對檢測工作資料（包括委托單、任務通知單、流轉記錄、檢測報告、原始記錄、質控材料、總結材料）、儀器設備資料（包括臺賬、履歷更新、計量檢定、期間核查、維修報廢）、試劑耗材資料（包括申購、臺賬、領用、期間核查、報廢處理）的電子歸檔操作，其他紙質材料通過掃描，轉化成電子資料上傳系統存檔，自動生成《歸檔清單表》。通過系統的自動化腳本設計，將到歸檔時間的材料，由系統自動向相關責任人發送提醒信息，發送資料歸檔后，系統自動提醒檔案管理員執行歸檔，檔案管理員對材料進行分類處理，受控資料和非受控資料要分開標識。已歸檔的資料自動移入“已歸檔”模塊。已超過歸檔時間的信息顯示為紅色，系統根據歸檔進度，自動統計責任人考核數據，形成考核記錄。將到歸檔期限的檔案，系統提示申請作廢處理，文件資料的作廢處理申請、審批和實施記錄，通過系統操作實現，最后生成《文件作廢處理記錄表》。已作廢處理的檔案自動移入“已作廢”模塊，對于到期作廢，但仍有使用價值的檔案，需作“留用”標識，以免誤用。文件資料的借閱也可以通過系統申請、發放和回收操作，生成《文件資料借閱記錄表》。系統生成的所有受控表格，自動生成電子簽名。需要同時歸檔紙質材料時要注意賬物一致。引進LIMS實現檔案管理，有利于規范歸檔流程，提高歸檔工作質量和效率，對于檔案查詢和利用也很方便。
3．4加強檔案管理人員培訓，提高綜合素質
組織參加外部檔案管理專業培訓和參觀活動，學習其他實驗室，特別是同行業實驗室先進的檔案管理經驗。將檔案管理人員納入實驗室人員培訓計劃，開展檔案管理專業培訓時，要注重檢測工作、儀器設備、試劑耗材、體系文件、標準文件、安全管理等方面知識的講解，使檔案管理員對實驗室所有工作有全面、基本的了解，以便對歸檔材料準確地鑒定和分類，提高檔案安全管理意識。檔案管理員也要加強自身學習，多動手，多思考，提高創新能力。
3．5改變工作觀念，提高檔案資源利用水平
漁業檢測機構存放了大量價值很高的資料檔案，例如，對某片養殖海域的環境監測數據、水生動物疫病菌株資料、產地水產品檢測數據等，這些資料對于科研工作有很好的參考價值。因此，要改變以往重存檔、輕利用的陳舊思想觀念，在合法合規的情況下，盡可能地發掘檔案的使用價值，把“死檔案”盤活，使檔案管理工作向良性循環方向發展。
4結語
檔案管理是檢測實驗室管理工作的重要組成部分，漁業檢測實驗室作為專業性很強的檢測機構，要根據行業特性將檔案管理工作納入整個實驗室建設統一規劃。從增強管理意識，提高人員素質，完善基礎條件，提升管理手段和加強檔案資源利用五個方面入手，推進檔案管理規范化和制度化建設，不斷提高檔案管理工作水平。
主要參考文獻
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及對策建議思考
隨著社會的進步，諸如經濟和科學技術的各種發展。在這種情況下，公共機構的發展也有更高的要求，需要進行改革以面對特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務之一。當前，我國事業單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務還沒有趕上時代的發展，因此，應進行相關工作，以適應事業單位檔案管理工作。我們需要改革和創新，要與時俱進。
事業單位的文件管理是事業單位管理系統中的重要系統，它包括事業單位的發展過程和相關功能的演進，是最可靠的記錄。它對機構是不可見的。信息時代的到來反映了公共機構管理的缺陷。沒有管理利益，我們就無法很好地適應時代的發展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進行必要的改革和創新。只有這樣，機構單位才能在未來發展。
一、存在的問題
（一）事業單位檔案管理工作屬于被動狀態
長期以來，公共機構的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動管理的狀態。這種情況使工作人員始終不知道特別是數據收集的重要性。在相關的文件管理機制不完整的情況下，許多有價值的信息將無法正確處理和存儲。對數據收集工作的跟蹤不足會導致直接分發已歸檔的文件數據，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。
（二）檔案管理技術不足
由于信息時代的影響，許多公共機構都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統的文件管理方法仍然存在。這是因為管理員不接受電子文件管理的新事物并且沒有接受專門的培訓，并且似乎推遲了實際使用，并且無法展示電子文件管理的優點。管理技術水平仍然較低。
（三）檔案管理缺乏專門的負責人
公共機構中的文件管理是一項分散的任務，并且由于沒有專門的部門或負責人，因此通常是另一部門的兼職工作，這是兼職情況，對管理文件系統沒有用處。主要原因是一方面缺乏員工專業知識，另一方面缺乏專業的文件管理技能，這直接導致效率低下的文件管理任務，從而影響整體文件管理的質量。
（四）對檔案管理工作的認識不足
實際上，科學的檔案管理可以大大提高公共機構的發展速度和工作效率，但是由于其固有的知識，公共機構長期以來一直能夠將其所有工作集中在業務服務上。它是他們沒有從事相關工作所需的知識，也不了解文件管理的重要性。基于對文件管理工作的理解，大多數公共機構的工作人員都認為文件管理不能給部門帶來直接的好處。因此，這種獨特的概念和誤解導致了公共部門在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒有監督和執行的情況下，文件管理器實際上并沒有按照文件管理的相關規則來收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財產、材料等缺乏可靠的保護，這限制了檔案管理的發展。
（五）管理人員的專業素質不高
文件管理是一項專業而系統的管理任務，需要具備文件管理方面的專業知識，但基本素質是謹慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機構中的檔案管理員推遲了工作，或者是因為他們基本上有多個工作，或者是因為他們的薪水很低，在這種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經驗和其他人教的基本工作方法，而沒有專門的文件管理知識，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過程。
（六）檔案管理手段不科學
在信息技術不斷發展下，基于計算機信息技術的文件管理系統開始在公共機構中得到廣泛使用。但是，在加速使用計算機信息技術的同時，各種公共機構不允許同步發展電子文件管理來容納電子文件管理專業人員，計算機，軟件和文件管理任務。硬件設備不足，無法運行。該系統缺乏實際文件管理的科學性質，因為作業的文件管理器不知道如何應用它，并且許多高級系統沒有得到充分有效的使用。
二、改革內容
公共機構的檔案管理必須遵循某些系統建設原則。換句話說，您需要明確職責，增強靈活和標準化的結構，并專注于動態和靜態的結合。事業單位檔案管理信息化改革的內容主要有以下幾個方面。
（一）數字化檔案管理模式的建設
當前，典型的數字技術包括數字加密技術，數據庫技術，掃描技術和身份認證技術，通過數字技術將文件信息數據轉換為數字文件信息可以有效地更新信息數據。作為公共機構的重要無形資產，檔案數字化建設可以有效地創造條件，實現單位的社會效益。
（二）體系化檔案管理模式的建設
公共部門中檔案管理的信息化是一個系統的過程，這與傳統的檔案管理模型不同，傳統的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門集成和集成以及內部流程集成。基于數據集成技術，數據庫機制，數據融合技術等，我們有效地增強了信息數據的多功能性和兼容性。
（三）互動化檔案管理模式的建設
在傳統的檔案管理中，每個檔案信息僅對應一條信息，并且缺乏交互性。該機構的檔案管理信息管理系統增強了信息的交互性，對提高服務質量和優化系統具有積極的作用。
三、改革創新的措施
在新情況下，公共部門檔案管理實踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴重影響了公共部門檔案管理實踐的發展以及公共部門機構的長期發展。它也會產生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機構文件。根據行政工作的要求，進行相應的改革，運用新技術，新觀念，完善事業單位檔案管理制度，使事業單位檔案管理真正發揮作用。
（一）提高對檔案管理的重視程度
檔案業務是機構開展各項業務的重要基礎。為了使機構能夠實現長期運作，有可能顯著提高整體運作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監視單位負責人，員工以及各種工作流程，以進行后續工作評估，決策和補救。實施提供了重要依據。該機構加強對檔案管理人員的教育，定期進行業務知識培訓，根據檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機構高級檔案管理工作的經驗。我們需要不斷增強我們的責任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢，逐步完善自己的工作，引導檔案管理工作向規范化和科學化方向發展。
（二）利用信息管理手段來擴大檔案服務內容
信息時代的到來為公共機構的管理帶來了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機構必須順應時展的要求，充分利用信息管理方法，對檔案管理進行改革創新。基于信息的檔案管理需要由信息技術管理的完整的基于信息的管理。這可以通過幾種方式來完成。用于文件管理任務的服務模式，為每個實施鏈接制定詳細的計劃，在總體方向上制定實施計劃，并確保根據計劃執行文件管理服務任務。設立專門網站該網站旨在使公共機構的文件管理能夠為人們提供方便快捷的服務。確切地說，公共機構通過本網站向公眾提供相關服務。特別是，查詢相關檔案和材料更加方便快捷，通過有效提高公共機構檔案管理工作效率，我們提供了支持社會發展的服務。建立電子文件管理系統，以數字方式收集和整理文件。這不僅可以及時收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時地運行，從而提供適當的文件數據存儲和共享。
（三）重視檔案管理人才的培養
商應注意檔案管理。可以說，檔案管理是機構發展的最基本部分。應注意檔案管理的水平，因為它會影響整個機構的工作效率和工作質量。商只有充分了解文件管理對各種任務的影響，才能更好地管理文件管理。這里設置了專門的文件管理部門，以組織和存檔整個機構內生成的所有數據。公共授權文件管理任務必須由專業人員執行。也就是說，您必須退出其他部門人員的兼職文件管理模式。準確地說，該機構應注意檔案管理員的相關培訓，因為檔案管理員的專業素質和工作能力直接影響檔案管理的效率和質量。機構在選擇檔案管理人員時要注意工作態度，有意識地引導他們規范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對應的崗位管理制度，確保在科學指導下完成所有檔案管理工作。該機構將為檔案館工作人員提供盡可能多的專業培訓機會，實際上將提高專業水平，并使用各種信息技術使該機構的檔案館管理更加規范和科學。肯定是有效地促進了在公共機構中使用文件管理服務的過程。
（四）完善檔案管理方法
公共事業單位檔案管理改革的目的不僅在于實施，還在于改變管理方式，特別是各部門的領導和管理者要起領導作用，遵守嚴格的規章制度，實行檔案管理。應該加強。管理員管理嚴格地處理文件管理任務。在檔案管理部門，員工具有服務意識和創新意識，積極執行檔案管理，為需要檔案服務的人員提供熱情周到的服務，并結合了最新的信息技術來進行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項長期的工作。信息化應該集成到日常文件管理中。相關工作人員需要具有計算機的基本知識和文件管理知識，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進技術。
（五）提高檔案信息利用率
公共機構檔案管理工作的順利開展離不開各種制度的完善和支持。每個系統的實現都是基于科學發展觀的。需要傳統的檔案管理模型來提高檔案信息的利用率。做出改變并創新。完善的文件管理機制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應公共部門的長期發展，并確保所有公共部門信息的完整性。改善文件管理系統并非一朝一夕的事。要根據時代的發展特點和事業單位的發展，將改革與完善結合起來。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩運行緊密相關。公共機構文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應被完全忽略，這不僅是為了保護文件存儲，而且是為了保護文件服務。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關步驟為社會提供檔案資源服務。
1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批準證明方可查閱。
4、檔案的保護：
(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復制，必須由總經理簽字的批準申請方可抄錄或復制。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(復印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批準，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款200元-XX元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。
5、公司購買設備時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、設備資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，并承擔公司一切損失。
現對照(本鎮的)縣檔案局下發的“山東省檔案管理考核書”，結合本真的實際情況，我們進行了一次自我檢查，現將檢查情況匯報如下：
一、體制人員方面
為確保檔案管理各項措施落實到位，鎮黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮目標管理考核之中，不斷強化管理，結合本單位的檔案管理工作實際情況，成立了由第一副書記任組
長的檔案工作領導小組，統籌我鎮的檔案管理工作。配備了業務素質高，管理水平強的專職檔案管理員，并在各鎮直部門中落實了兼職檔案管理員，在村級組織中，由村文書任檔案管理員，形成一個嚴
密的檔案管理網絡;建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財務管理、資產管理和具體業務工
作程序，把檔案工作與相關人員的年度考核、獎懲掛鉤，同時鎮領導從強化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓班，為檔案規范化管理奠定了良好的基礎。
二、制度設施方面
檔案室內建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統計鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記等到內容完整、操作性強的制度，同時作硬件設施建設，我鎮立足本鎮實際
，高標準、嚴要求，整修了檔案專用庫房，面積達到40平方米;同時在檔案室內落實了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝
具規范、標準、數量充足;計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機同黨政辦合用，同時有檔案管理軟件。
三、管理利用方面
為做好檔案資料的確良收案整理工作臺，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮工作活動、具有查考利用價值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮2009年檔案資料的整
理歸檔工作從今年4月份開始，根據整理歸檔的新標準進行了集中分類。對收集整理照片、磁盤、光盤、實物等載體檔案，編寫文字說明、內容包括時間、地點、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對擬
修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對書寫不符合規定的文件及時改正，對破損文件進行修補，對字跡模糊或退色文件進行復制，檔案合格率達到80%以上，檔案內容涵蓋文書、會計、基建、設備
、科研、照片、錄音、電子、實物等12個方面的內容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號索
引、專題目錄等多種檢索項，便于隨時查閱，為領導決策、經營管理、資產保全等方面發揮了重要作用。
四、監督指導方面
根據省縣有關規定，結合實際，制定了*鎮檔案工作辦法，對全鎮各部門單位村的檔案管理進行了統一指導，組織各部門單位村的兼職檔案人員進行研究，并參加縣檔案局舉辦的管理業務培訓，
進行統一學習，及時更新知識，提高技能。
【關鍵詞】文書檔案管理；問題；對策
文書檔案管理工作無論在什么單位中都具有很強的服務性質，為領導的決策提供可靠的依據。文書檔案管理是衡量一個單位文檔管理水平的重要標準，其水平直接影響到檔案資料的完整與質量。新時期下，人們的文書檔案管理意識越來越強，但是在實際工作中也出現了很多問題，只有使文書檔案管理規范化、標準化才能提高文書檔案的利用率，促進單位的建設與穩定發展。
一、文書檔案管理的特點及重要性
文書檔案內容非常豐富，檔案的形成與文書工作有密切的關系，收集并保存完整的文件資料是文書檔案管理工作的重點。正因為文書檔案管理具有這些特點，所以文書檔案管理工作對單位的發展及各項工作的開展具有一定的重要性。
（一）文件的收集及保存過程是文書檔案管理的重點
文書檔案管理的對象是已經發生的事件、文件及物品等，借助一定的載體來對收集的文件及資料進行分類、整理及保存。文書檔案管理工作主要是收集完整的文件，并對文件資料進行妥善的保存，重點是對文件資料進行收集、管理、保存及利用這個過程。
（二）檔案的形成與文書工作有密切的聯系
文書工作的整個過程是檔案形成的過程，文書工作主要包括文件資料的收集、登記、整理、歸檔及保存等。檔案管理工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、鑒定、統計、檢索等。文書工作是檔案工作進行的基礎，文書部門將本單位具有保存價值的文件資料經過整理后定期向檔案部門歸檔。文件的格式、材料的質量及文件的歸檔影響著檔案的質量及檔案工作。
二、文書檔案管理面臨的問題
（一）檔案員的專業素質較低
有一些單位的檔案員沒有經過專業的培訓，對文書檔案管理工作沒有一個系統的概念，對檔案的收集、分類、立卷及歸檔的流程也是一知半解，沒有抓住管理工作的要領。有一些單位的檔案管理員持有上崗證，但是他們上崗后并沒有繼續參加一些文檔培訓，沒有做到與時俱進地更新知識，其文書檔案管理水平也是停滯不前，文書檔案管理員的素質沒有跟上新時期發展的需要。
（二）文書工作與檔案工作出現脫節現象
文書工作與檔案工作既有一定的統一性也會有分工，有聯系也有一定的區別，文書檔案管理工作在現實中相互配合，是一個分體式的管理體系。文書工作與檔案工作實行分塊管理制，這是一種科學有效的制度，但是這種管理制度使得文書工作與檔案工作之間的聯系越來越疏遠。文書人員的管理意識比較薄弱，檔案人員的對文書工作也不太了解，這就使得文書工作與檔案工作出現了脫節的現象。
（三）文書檔案管理工作不受重視
文書檔案管理工工作是一種文職類工作，相關領導對文書檔案管理工作缺乏正確的認識，局限地認為文書檔案管理就是對文件材料進行整理和編目，再加上這個工作并不會為單位帶來即時的效益，這種思想不利于文書檔案管理工作的順利開展。管理人員對工作缺乏一定的積極性，嚴重影響文書檔案管理工作的效率。
三、優化文書檔案管理的有效政策
（一）提高文書檔案管理人員的素質
加強文書檔案管理人員的素質是解決文書檔案管理工作的重要對策，通過定期培訓來增強管理人員的專業知識及管理能力。只有加強文書檔案管理人員的專業素質才能提高他們工作的積極性，及時更新工作人員的專業知識，使他們掌握現有的計算機網絡管理技術。隨著計算機的發展及網絡技術的進步，利用計算機網絡技術對文書檔案進行管理已經成為文書檔案管理工作的必然發展階段。檔案管理員應該加強自身專業知識的培養，使自身工作更標準化及規范化。
（二）規范文書工作與檔案工作之間的銜接
文書工作是檔案工作得以進行的基礎，檔案的質量會直接受文件質量的影響，高質量的檔案管理是建立在文書部門規范處理文件的基礎上的，文書人員應該加強檔案管理意識，做好文件的歸檔工作，要高度重視文件材料的質量，比如紙張的大小、問題、格式等這些小細節要做到規范標準化，要做到及時準確地收發文件，做好文件材料的收集的工作。同時，管理人員也需要具備一定的文書工作能力，從而實現文件工作與檔案工作的一體化。
（三）提升單位領導對文書檔案管理工作的重視度
提升單位領導對文書檔案管理工作的重視程度是優化文書檔案管理工作的思想前提，只有在思想上對文書檔案管理工作有一個正確的認識才能使其受到重視。單位領導可以定期組織各部門會議來加強重視力度，加強對文書工作的宣傳，讓所有文書檔案管理人員都認識到其工作的重要性。領導對文書檔案管理工作的重視不僅能提高管理人員的工作積極性，還能使得文書檔案工作順利開展。
四、結語
文書檔案管理工作對單位的發展具有重要的意義，單位領導應該重視文書檔案管理工作，文書檔案管理人員也應該充分認識到文書檔案管理工作的重要性，加強自身專業素質及提高管理水平，合理利用現代化管理技術，使文書工作與檔案工作進行有效的銜接，這樣才能有效地提高文書檔案管理工作的效率，使文書檔案管理工作更標準化及科學化。
參考文獻
關鍵詞： 學報檔案；信息化；電子檔案
中圖分類號： G127 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-8153（2016）04-0075-03
學報作為高校展現本校教學水平和學術水平的窗口，肩負著學術成果交流、科技成果信息傳播及轉化的重任，而學報檔案則是記錄學術成果交流、科技成果信息傳播及成果轉化等學術論文的審稿、編輯、出版、發行等過程的依據。2008年教育部頒發的《高等學校檔案管理辦法》也明確指出“出版類”檔案包括“高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等”①。因此，做好學報審稿單、原稿、樣書及出版發行流程中資料的歸檔和管理是做好高校檔案的重要內容。然而，互聯網及信息化技術的發展，檔案的管理工作也發生了翻天覆地的變化，以往傳統紙質材料的歸檔和管理已不能滿足實際工作需要，推進學報檔案的信息化管理既是自身發展的需要，也是時展的機遇。
一、高校學報檔案信息化管理的意義
學報作為高校文化軟實力的象征，其在編輯、出版、發行的過程中產生大量的具有留存價值的文檔資料是檔案的重要信息資源，這也是學報檔案管理的重要內容。傳統紙質檔案管理無論是后期保存、資源共享，還是進行數據分析、使用時查詢等方面都存在諸多不便。而推進高校學報檔案信息化管理，便于高校學報檔案在信息采集、存儲、管理等方面實現標準化。運用信息技術來處理、保存學報檔案，避免了反復印制資料而造成的紙張和人力的浪費，節約了保管費用，節省了占地空間，也有效延長了檔案的保存時間，有利于進一步完善學報檔案資料，還可使學報檔案建立后長期、重復使用，特別是將一些稀缺的資料轉化成可共享的數據資料，為師生的查詢、參考提供了便利，也為領導和相關部門提供了全面真實、準確可靠的數據資料，提高了檔案資源的利用效率和再使用價值。
二、高校學報檔案信息化管理存在的突出問題
（一）學報電子檔案信息缺失
長期以來，編輯部主要工作精力都放在學報的編輯、出版和發行上，對檔案的管理重視程度不夠，加上互聯網和辦公自動化的普及，學報電子文件、文稿以及采編平臺的運用逐步取代了傳統的紙質文件、文稿的收發和學報文章的審閱方式。然而，電子文檔歸檔屬新生事物，加之學報檔案管理員原本由學報編輯部編輯兼任，對學報電子文檔管理要求不了解，導致很多電子文檔僅簡單地保存在計算機硬盤上，造成部分電子文檔信息的丟失或損壞，并且這些電子文檔一但丟失或損壞便無法彌補[1]。《電子文件歸檔與管理規范》明確規定，記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留①。然而，實踐中能夠按上述要求完整記錄、保留文稿及修改過程的學報少之又少。目前，很多學報的紙質文檔和電子文檔并未統一轉化為一套完整的電子檔案，而是分散在各個編輯手中；辛苦建立的作者數據庫、審稿專家數據庫、讀者（發行）數據庫、稿件數據庫等各類專題數據庫，啟用的也不多。學報電子檔案的真實性、完整性十分欠缺。
（二）學報檔案信息化程度不高
學報檔案要實現信息化管理，落實到行動中就需要做好基礎設施建設、檔案信息化資源建設、應用系統建設、保障體系建設[2]，檔案信息化建設是一項系統工程需要投入大量的人力、物力、財力，而大多高校并不重視檔案建設，至今仍有不少高校學報檔案管理還是沿用傳統的紙質材料收集歸檔的管理模式；也有部分高校力跟時展的步伐，從學校檔案到學報檔案都開發或購買了檔案管理系統，或因其開發的速度和水平相對滯后，仍不能滿足用戶對檔案查詢、利用等的需求，使很多學報檔案信息資源無法共享；或因學報檔案無專人管理，導致學報檔案信息化建設中大量基礎性工作沒有建立起來，即使辛苦建立起來的信息管理系統也沒能好好利用。不重視學報檔案信息化建設，必然導致學報檔案的信息化管理滯后。
三、影響高校學報檔案信息化管理的因素分析
（一）學報檔案信息化管理意識薄弱
學報要實現從傳統的紙質檔案管理模式向信息化管理模式的跨越，需要上到院級管理層下到檔案管理操作層都能夠充分認識檔案信息化管理的重要性，熟知檔案信息化管理流程，熟練應用信息化管理手段。然而，很多高校學報只將工作重點放在了編輯業務工作上，忽視了學報檔案的建設，更談不上將有限的資源投入到學報的檔案信息化建設中去，檔案管理員只能繼續沿用傳統的檔案管理方式、方法，這在很大程度上也影響了檔案管理工作人員的積極性，學報檔案信息化建設跟不上，信息化管理只能成為一句空話。
（二）學報檔案管理制度不健全
學報檔案作為高校檔案的組成部分之一，其在收集、整理和歸檔上同一般的檔案管理有共性，但因其內容不同，對于歸檔范圍、程序及管理要求也會有其差異性。目前大多高校學報檔案的管理規范、標準主要還是參照一般的檔案管理制度進行管理，并沒有出臺有關學報檔案管理的辦法或制度，而一般的檔案管理制度缺乏針對學報的審稿單、原稿、出版發行過程的特殊電子文件等收集、歸檔作具體的要求，導致學報檔案管理不規范。學報檔案管理制度的缺失，致使學報檔案資料收集、歸檔及管理不規范，檔案的再使用價值大打折扣，學報檔案信息化管理制度不健全，也會使學報檔案推進信息化管理缺乏動力。
（三）學報檔案信息化管理的配套設施跟不上
目前，很多高校將優質資源集中到了教學一線本無可厚非，但有的高校在檔案信息化建設項目中，對軟、硬件配套設施的投入能省則省，學報沒有專門的檔案室，紙質檔案直接存放在學報編輯部，檔案數據庫和管理系統開發也跟不上要求，學報電子檔案直接存放在辦公用電腦硬盤上等情況并不鮮見。高校尚未著手開發信息化管理系統或雖在軟件方面有所投入，但對檔案信息化數據庫的開發、網絡管理系統的開發等不夠以及沒能對相關數據庫或網絡管理系統進行定期升級，造成了學報檔案很難利用開發的檔案管理系統及時上傳相關材料，也直接影響到了其再次利用的價值。
（四）管理員專業知識匱乏
高校學報檔案的管理一般由編輯兼任，作為兼職檔案管理員，自然外出接受業務知識方面的培訓機會很少，有關檔案歸檔、管理等業務知識大多是抽空自學或向身邊有“經驗”的同事請教，勢必造成對業務知識的學習、掌握不系統，對檔案管理要求及規范一知半解、零散無序，計算機及網絡技術運用能力也差參不齊，造成學報檔案信息化管理停留在口頭上，不能落實到行動中。
四、推進高校學報檔案信息化管理的策略
（一）完善學報檔案管理制度建設
建立一套完整的學報檔案管理制度，從各方面規范學報檔案的業務性、技術性的規范，不但能夠為學報檔案原始數據的收集、整理、歸檔、管理等的規范性及統一性等提供參考，也能為學報檔案在信息化管理過程中出現的新問題提供參考，保障相關工作的順利開展。目前，伴隨辦公自動化及網絡化的普及，學報電子文檔也日漸增多，從電子稿件、作者信息、審稿專家信息以及學報發行及交流信息等都是學報檔案要歸檔的重要信息之一，學報檔案管理員需要將上述文檔歸類并按一定的存檔方式和格式備份、存檔，而每一類檔案的歸檔要求、范圍等也不盡相同。因此，學報檔案管理制度的制定除了要對檔案歸檔的內容、形式、時間以及檔案的移交、保管等基本工作規范作出明確規定外，還需要對電子檔案的保存格式、保存方式等作具體規定，確保學報檔案的完整性，為實現檔案信息化管理做好基本功。
（二）加快檔案數據庫和管理系統建設
學報檔案數據庫和管理系統建設是其實現信息化管理的基礎條件，沒有數據庫和管理系統的開發，檔案信息管理缺乏施行的載體。學報檔案數據庫和管理系統建設可依托學校檔案信息化建設完善學報采編平臺，建立健全常規的學報稿件、審稿專家、作者、發行等數據庫及文件管理、出版活動等管理系統。利用掃描技術、音頻、視頻等數字攝影技術將不同載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，按照數字化檔案規范存儲，通過互聯網技術實現有序管理，使檔案信息查詢便利，實現快速資源共享。學報檔案數據庫和管理系統建設是檔案工作順應信息化時展的新舉措、新要求。
（三）及時更新并完善學報檔案信息
建立起完整、準確的檔案數據庫是學報檔案實現信息化管理的一項重要性基礎工作，將原始資料轉化成數字化檔案資料并上傳至檔案管理系統中，便于利用計算機分類、檢索，此外，還要對現有信息進行維護、更新，對新增信息及時添加，使檔案信息與學報期刊發行同時更新，確保信息的實效性。如，每出一期學報，收發一份文件、收集一份專家、作者等信息材料都要及時制作成數字化信息并上傳到學報檔案管理系統中，使檔案信息定期更新，方便對學報檔案的管理，如此，才能時時提供完整、準確的供查詢的信息，最大限度地提高學報檔案的利用效率。
（四）提高檔案管理員信息化素養
過硬的檔案管理業務知識和運用信息技術的能力是做好檔案信息化管理的前提和保障。學報檔案管理要實現信息化，方便檔案信息查詢，使優秀資源實現共享，充分發揮檔案資料的使用價值，要求學報檔案管理員能夠熟知檔案數據庫和管理系統的后臺操作，定時收集、上傳學報檔案資料，更新數據，確保資料的時效性。這需要加強對檔案管理員的崗前培訓或繼續教育，從根本上提高檔案管理員的業務能力，如培訓檔案信息資源的收集、整理、處理、分析等綜合能力；注重網絡化管理知識的培訓，如熟練運用檔案信息化的管理系統，能夠將不同文本的檔案信息轉化為數字化信息并存檔和維護等，從而提高其業務水平。
五、結語
高校學報的檔案管理工作已今非昔比，傳統紙質檔案在查詢、資源共享等方面的局限性已不能滿足信息化時展的需要，要充分發揮學報的再利用價值，需要高校學報檔案管理緊跟時代步伐，朝信息化、規范化等方向發展，這也要求檔案管理員除具備檔案管理的專業知識外，還要具備運用現代辦公設備及網絡系統的操作、管理能力，對學報檔案管理員的業務素質和信息化水平提出了更高要的要求。
[參考文獻]
1 新時期的政府采購檔案信息化管理現狀
1.1 管理人員專業素質有待提高
新時期政府采購檔案的管理人員如何適應信息時代的發展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個問題還是要從管理員本身出發，提高自身的專業技術與素質才能從根本上解決這個問題！提高檔案建立意識，如果管理員不能樹立一個良好的檔案建立意識，將很難意識到檔案收集的重要性，最終導致管理員對檔案出現的情況不能進行及時有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進行專業的管理知識培訓，掌握檔案管理專業知識，懂得控制與維護檔案信息資源的有效性、可靠性與實時性，根據電子檔案的特性進行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計算機的不斷發展，檔案管理員的計算機錄入知識已經得到普及，但是這并不意味著每個人都能很好的操作，相反，管理員對于相關軟件及數據庫的掌握還有待提高，除此之外，知識結構老化與服務技能單一的情況依舊存在，政府一定要對這些問題進行改進，因為這種落后的技能已經不再適用信息技術應用的新要求。
1.2 檔案信息化建設的不規范性
縱觀大局，我國政府采購檔案的信息化建設其實還處于起步期，這就導致了管理員在對檔案的管理上具體操作不規范的現象，說到底還是因為政府統一管理機制的缺乏，最終造成了各個集中采購機構采購檔案的規范性差、開發性差、服務性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統與網絡建設形勢并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應。再具體的操作過程中，有的機構甚至會出現將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財力、物力的浪費，極大的降低了利用率。
1.3 安全保障的缺乏
這種安全保障的缺乏主要體現在兩方面，一方面來源于檔案管理安全意識的缺乏，另一方面來源于管理方法的缺乏。管理員對檔案管理認識的模糊性，往往造成采購檔案信息丟失泄密的情況發生，給政府部門甚至國家帶來嚴重的損失。信息技術在檔案管理中的運用為新時期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發生都極易影響檔案的準確性與安全性。
2 新時期的政府采購檔案信息化管理的優勢和重要性
2.1傳統的檔案管理具有數據大、分類復雜等缺點，造成了查詢時間的耗損，另外，傳統檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵擾，從而導致了檔案資料存放的不長久性，傳統檔案這種費時費力的管理已經相當落后，不能適應社會發展的需求。
2.2新時期的政府采購檔案信息化管理在中學美術檔案管理上的運用，將在很大程度上彌補傳統檔案的弊端。
（1）便于查閱：新時期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進行統一的信息化管理，其完整性便于查閱；
（2）節省空間：這種信息化的管理節省了資料儲備空間，不用再大費周章的進行大空間的歸納，，與傳統的紙質資料分類相比有明顯的優勢；
（3）利于維護：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對相關檔案的維護，提高了管理效率；
（4）節省勞力：傳統管理的復雜性往往需要在對檔案的管理上花費相當多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運用的簡單化與精細化具有方便快捷，效率高的特點，節省了勞力；
（5）方便檢索：信息化管理的另一大優勢體現在使用上，傳統的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過編制檢索工具，進行關鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。
（6）通過政府采購檔案的信息化管理，對于教育培訓機構而言，將會實現全國性教育平臺的構建，同時實現學校與圖書館在線統一的局面，最終得以接入互聯網和政府教育平臺；最重要的是，政府通過自己出資的方式對教育資源進行購買，然后提供給學校和學生；針對性的加強信息技術能力的教育和培訓，以適應信息時代的挑戰。
2.3政府采購信息化與傳統最大的不同就是，它是依據計算機為基礎實現現代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網絡平臺提高了辦事效率，節省了辦事時間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區、跨行業、跨部門的聯合采購，形成了規模的集中采購。檔案信息化管理的運用服務了大眾，這是檔案現代化發展的客觀要求，也是社會信息化的重要要求。
3 新時期政府采購檔案信息化管理的創新對策
3.1 加強管理意識
提高管理員的檔案管理意識是整個檔案完善工作的第一步，也是關鍵一步，因為只有扭轉管理員的思想意識才能為信息化檔案采購工作的積極進行打好基礎。這種管理意識包括管理員的現代化意識、信息化意識、計算機管理意識等等。另外，政府應該對以往的檔案進行科學系統的完善，以網絡計算為依托，實現信息化的檔案管理系統，政府管理員要充分發揮自身的主動性，積極利用信息化成果進行檔案信息資源的開發，把不同層次、不同部門的辦公都實現自動化，將其納入統一的檔案信息化系統管理之中，促進管理工作水平的提高。
3.2 提高檔案信息化安全保障
政府一定要對檔案做好針對性的安全保密規定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對網絡進行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測系統的安裝，從根本上保障系統的安全。
3.3 提高管理員技術水平
管理員技術水平的高低直接影響著政府采購檔案的信息化建設，因此，提高管理員技術水平是實現采購檔案工作創新的關鍵所在。新時期政府采購檔案管理的信息化創新要求管理員必須具備堅實的理論知識、專業素養以及現代信息技術，這種復合型人才的打造才是當前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學習、脫產培訓、外出進修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業知識，才能適應新時代提出的新要求，從而推進政府采購檔案信息化管理工作的開展。
3.4 檔案管理規范化
加強檔案工作的規范化管理，實現檔案管理標準的統一化，提高工作效率。同時，政府部門一定要解決好電子文件與紙質文件“雙套制”保存的問題，實現兩者之間的“通道”建設，針對兩者之間的特點，制定符合現實的管理規章制度。
關鍵詞：電子檔案；存貯；索引；快捷查找；信息系統；檔案管理
中圖分類號： TP311 文獻標志碼： A 文章編號：1009-3044（2017）05-0201-03
Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.
Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management
1 前言
P者所在單位屬兩地辦公，以往臺辦公室檔案管理員對單位各部門的檔案主要以傳統的用檔案盒貼標簽后裝紙質文檔逐一分年分類分柜兩地存貯，早些年的不常用的檔案放在異地，近年的常用的檔案放在本地，但偶爾又要查找早些年的檔案，這樣單位的檔案管理員又要坐車到外地的檔案室查閱，浪費大量時間和精力，辦事效率也得不到提高，這種落后的不直觀的檔案查閱方式帶來的是檔案信息查閱不及時，浪費大量紙張、時間和人力，有時檔案紙張遺失，損壞，也導致檔案信息的不完整性，這種檔案管理方式的弊端迫切要求筆者所在單位必須改革電臺檔案資料存貯并索引的方式，而用計算機從內網控制多媒體觸摸查詢系統來分年分類存貯并索引查找電子檔案的應用正好能滿足筆者所在單位的需求。
2 多媒體觸摸查詢系統簡介
2.1 觸摸屏查詢系統應用
觸摸屏查詢系統是集先進的觸摸屏、工控、計算機等技術于一體，可實現公眾信息查詢，配以指紋儀、掃描儀、讀卡器、微型打印機等外設，可實現指紋考勤、 刷卡、打印等特定需求。觸摸屏查詢系統通過先進的多媒體制作工具，將文字，圖像，動畫、高清晰視頻，音頻，電子文件，Internet 信息等多媒體資料多種信息進行整合應用，用國際最先進的觸摸技術，集成手寫功能及計算機網絡技術，以多媒體觸摸屏方式交互查詢，使用方便、快捷，形象生動。讓用戶能夠在短時間內查到自己所需的資料，它觸摸精確度高，反應靈敏，結合液晶顯示器優異的超大顯功能，生動地一體地展現給公眾，帶給觀眾最大的視覺沖擊和前所未有的觸摸感覺。
2.2 觸摸屏特點
觸摸屏查詢系統采用全新進口工業級液晶屏，全五金+型材外框設計，工業級烤漆工藝；超寬視角，高對比度、高亮度、高分辨率，畫面色彩的層次感強，體現圖像細節；16.7M 色彩，色彩顯示準確、豐富、逼真，響應時間短，畫面無拖影；節能環保能耗低、發熱量低，適合于長時間連續工作；采用靈敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的紅外觸摸屏；觸摸屏防塵，防靜電，防眩光，防干擾及耐磨設計，支持多點觸摸；結構設計適合壁掛式、桌面支架方式安裝。
2.3 觸摸屏查詢系統基本參數
3 電臺檔案索引并存貯系統設計方案
3.1 筆者所在單位早期檔案索引并存貯的方案
筆者所在單位早期采用Word2003軟件分年分類建立檔案索引目錄；再用掃描儀掃描文檔保存為.jpg 或.pdf格式的圖片；將掃描的圖片插入新建的Word2003文檔中，另存為相應檔案的抬頭名稱以方便索引查找；最后在檔案索引目錄上建立超鏈接指向，指向對應的插入掃描圖片的Word2003文檔中。一般電臺檔案管理員都會用移動硬盤定期備份兩份所有檔案的文件以備災難性恢復。當電臺檔案管理員要查找某年某類的檔案時，首先通過Word2003軟件打開相應年份的檔案索引目錄，找到相應分類，打開Word2003軟件查錄功能搜索關鍵字就能找到相關的檔案索引目錄，用鼠標點選自己要找的那條檔案目錄，就能超鏈接到指向的插入掃描圖片的Word2003文檔，這樣就能了解該檔案的內容同時也可進行在線打印。但這種方法不夠直觀。
3.2 筆者所在單位現在采用的檔案存貯并索引的方案
近年來觸摸屏查詢系統被各行各業廣泛應用，其功能也十分強大，筆者結合本單位兩地辦公的特點，設計了方便兩地快捷、直觀查閱的檔案存貯并索引的方案。如下圖1：
在本地檔案室，檔案管理員首先在本地檔案服務器1上安裝飛揚綜合檔案管理軟件。接著進行第一步，將紙質檔案清理分年分類再分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案，30份裝一盒。然后檔案管理員用飛揚綜合檔案管理系統進行如下操作：第二步，在檔案管理中建好每年的文書、科技、會計、特載檔案等收發文庫；第三步，先進行文件登記，建好每年的收文庫、發文庫，再從臺辦公室拷貝出每年的收發文目錄導入到文件登中。第四步對每年收發文進行立卷歸檔，打開已導入的相應年份的檔案目錄，按檔案保存規定劃分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案。第五步，根據立卷歸檔的劃分，將每年的目錄導入第二步中建好的文書、科技、會計、特載檔案等收發文庫。最后是進行檔案的掛接，打開裝檔案盒，用掃描儀掃描出檔案的圖片，然后在飛揚綜合檔案管理系統中的所有業務下，檔案管理中的掃描路徑設置中操作檔案掛接。這些準備完成后，如圖1連接好設備，并按圖1設置各設備IP地址在同一網段。進行如下操作：
在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經交換機1遠程訪問控制觸摸屏查詢系統1，在觸摸屏查詢系統1上安裝多媒體觸摸查詢系統服務器軟件，這樣檔案管理員就可以通過多媒體觸摸查詢系統建立角色、用戶及授權，然后進行觸摸互動節目制作，分年分類建立好檔案的索引目錄和顯示版塊，然后再上傳相應檔案掃描的圖片，設置好觸摸顯示的關聯。這樣檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統1上的內容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統1這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案了。
同樣，在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經交換機1，經電信專網（內網），經異地檔案室的交換機2，遠程訪問控制觸摸屏查詢系統2，進行如上同樣的操作，使得經檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統2上的內容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統2這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案。
為了數據安全，檔案管理員在異地檔案室還安裝了一臺備用的異地檔案服務器2，其上數據與本地檔案室服務器1上一樣，都可通過專網相互訪問控制同網段的設備。
4 結束語
筆者通過設計，讓檔案管理員可以通過本地檔案服務器1或異地檔案服務器2，經內網訪問控制同網段的觸屏摸查詢系統1或2這兩個顯示終端，并在其上進行對相應的檔案索引目錄和檔案原件掃描圖片間的觸摸互動節目制作，既分年分類存貯檔案圖片又可以直觀地索引查找想查閱的檔案，這一方式妥善保證了文檔的完整性，節約了紙張，方便快捷查找，提高了電臺檔案管理員的辦事效率。
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[關鍵詞]檔案；數字化管理；優勢；弊端
高校的檔案管理工作是當今高校工作中的一個十分重要的環節，是學校的管理水平和整體工作效率得到提高的必要條件，更是學校不斷向前發展的重要見證。本文針對現代高校檔案管理過程中數字化管理的優勢和弊端加以闡述和研究。
1檔案數字化管理是信息時展要求
隨著當前科學技術飛速發展，各行各業的發展都在不斷與信息技術相融合，數字化的管理是運用網絡、多媒體、計算機等進行管理工作，高校檔案管理工作的有序進行關乎著高校能否健康發展，而良好的管理辦法對管理工作有著直接的關聯，高校的檔案記錄著學校發展的歷程，成為管理者研究學校未來發展方向的第一手資料，經過了多個學校管理者不斷的分析、總結、制定方向才擁有了這樣一個寶貴財富。對檔案工作進行研究，目的就是了解目前高校檔案管理現狀以及數字化管理辦法的應用情況，借鑒和吸收優秀的管理經驗，良好的檔案管理工作使得學校工作的高效、有序進行得到了保證，因此檔案管理工作的制度設立、建立健全管理機制尤其重要。小到個人，大到單位、國家，檔案信息的管理是必不可少的，不但可以使信息得到保存也使得在需要資料時可以快速、準確的定位查找，總之學校事業協調發展離不開檔案的有效管理。數字化管理的引入希望能夠幫助學校不斷適應時展對檔案管理工作的新要求，促進學校事業的穩步前進，但是與之俱來的弊端也不能忽視。所以對檔案科學規范的管理就是當代高校發展的重要衡量標準。學校好的檔案管理工作，不但可以為學校領導理清學校事業發展的現狀、及時調整辦學戰略提供依據，也為學校未來發展指引方向；還可以為社會能夠鑒定高校的文化和辦學成果奠定扎實基礎。而真正好的檔案管理工作離不開先進的管理手段，更離不開管理過程的不斷調整，數字化管理的優勢和弊端都要時刻審視，優勢要不斷發揚，弊端要不斷改正，這樣對學校遠期戰略、管理效率的提高都有著深遠的影響，更能指引學校依據自身情況制定長期發展規劃。因此好的檔案管理工作對社會經濟發展和高校不斷向前具有重要意義，而檔案的數字化管理給予當前高校的檔案管理帶來了新鮮的血液，需要我們進行不斷探索和挖掘。
2檔案數字化管理的優勢
2.1利于高校立卷制度的落實
當前社會，高校部門立卷已經是一個十分常見的問題，但是仍有很多檔案室的管理工作代替了部門的立卷工作，這樣就會有一部分檔案管理人員將檔案進行立卷管理，取代個別立卷單位的工作，但是由于檔案管理員并非專業管理人員，所以對檔案的立卷管理工作并不是十分了解，也就不能判斷所交的檔案是否完整，這就使得檔案的管理質量受到影響，數字化的檔案管理過后就能使檔案進行網絡信息化的管理，這樣就能將檔案輸入網絡系統，檔案的管理員就能對檔案進行統一管理和保存，這就從最基本情況對檔案進行了管理。
2.2數字化管理不受時間、空間限制
傳統的檔案管理受到時間和空間的很多限制，使得管理上出現很多不便，而數字化的管理模式則使得檔案的管理打破了時間、空間的束縛，傳統檔案管理，想要查看資料還需要到學校檔案室，找到學校領導進行檔案查閱批示，經檔案館員查找才能進行利用。數字化管理實現后，只要經過網絡平臺，就能有效進行檔案的管理和查閱，還能做到精準查找，這樣不僅在時間上大大縮減，還對檔案管理員的工作量進行縮減，減輕了管理員的工作難度。數字化的管理能有效把檔案進行歸類、分檔、排序，也能在不同載體上保存，保存和查找起來更加方便，檔案的安全保密工作也比較容易做到位，進而提高查找文件的準確性。網絡時代的檔案管理能夠將檔案迅速進行明確分類、排序，也更加能夠保證檔案的完整性，在這種情況下，每個想要使用檔案的人員都可以通過網絡得到允許，對檔案進行方便、快捷的查找，省時省力，檔案的管理效率也就大大提高，資料更新也更具時效性，只要適時對檔案管理系統進行完善，操作流程會更加節省了人力、物力、財力，提高工作效率，促進我國高校檔案事業迅速發展。
2.3有利于檔案內容信息的開發
傳統的檔案管理模式所能保證的只是檔案的完整性、原始性，所占空間非常龐大，對管理用的庫房要求也比較高，查找起來費時費力。而經過數字化管理之后，所有的高校檔案都能在局域網上進行統一管理，并且能夠進行明細的分類，保存空間也很大，新增檔案時也可以隨時進行添加，查找也能實現精準查找，實現檔案內容完整的保存，根據一條線索，還能查找出相關內容的其他所有檔案，快捷便利，對檔案信息的開發和利用十分有利，同時也有利于對事項進行追根溯源，滿足利用者對檔案信息的深層次需求。
3檔案數字化管理的弊端
3.1數字化管理人員選擇受限
雖然信息化時代給人們帶來了極大的便捷，在高校數字化管理過程中也確實有了諸多便利的條件，但是高校檔案管理人員對網絡、信息管理掌握并不到位，缺乏相應的技術，檔案數字化管理人員的選擇上會受到許多限制。目前很多高校檔案管理員需要進一步提高網絡操作熟練度，并且需要掌握檔案數字化管理相關知識，兼具這兩種素質的管理員才能實行檔案的數字化管理。檔案的管理本質上需要管理員對當前的各項政策保持住相對好的敏感性和絕對好的理解力，同時也需要管理員具備較強的數字管理技術。因此，管理人員要有比較高的專業管理素養和信息網絡操作能力，才能很好的勝任當代高校數字化檔案管理工作。部分高校管理人員身兼多職，對檔案的管理缺乏時間與精力的投入，檔案管理人員的專業素養比較欠缺，這樣都會直接影響到高校檔案管理的持續性和穩定性。但是現實是高校檔案管理員業務素質往往不夠，使得檔案分類缺乏準確性，檔案資料收集缺乏完整性，檔案信息化步伐相對落后。檔案數字化管理對管理人員的檔案和科技素養提出了更高的要求，作為新時代的高校檔案管理人員必須要掌握相關的網絡操作能力以及檔案學術理論水平，才能勝任當前高校檔案的數字化管理工作。
3.2數字化管理存在安全隱患
網絡信息技術的高速發展帶來檔案管理的便捷，但是也存在很大安全隱患，在進行檔案的查詢、分類等工作時，信息安全保證更加急切，一是查找利用過程中可能會帶來更加大的風險，二是不法分子也會利用網絡進行信息的盜取，這就給網絡檔案信息安全帶來相當大的威脅。首先，檔案信息保密的重點工作就是信息的使用程序，檔案查找一定要嚴格檔案利用權限，并不是什么人都可以進行檔案查閱，查找利用檔案需要有完整的檔案利用審批流程。總體而言，檔案的管理需要嚴格把好安全關。從文件的保密性質考慮，應該制度健全的檔案管理制度，并嚴格監督實施，無關人員不得隨意登錄網站查詢。其次，檔案的保存要做好鑒定工作。檔案的鑒定原則是對檔案內容進行分析與鑒別，以分析現實和歷史作用為主，根據國家和高校內部對檔案的文化價值的需要，準確分析確定高校檔案的保存價值，以便精確的確定高校檔案的管理分類，便于日后的查找利用。還要對文件進行保密等級的劃分，區別管理，將機密級的文件進行更嚴格的管理，保密管理級別要根據泄露所帶來的國家安全和學校利益影響的程度進行確定，以便獲得國家相關法律、法規保護。
3.3數字化管理檔案利用率不高
雖然數字化管理模式有很多便利，但是在我國的利用率并不高，有很多高校仍然沿用傳統的檔案室管理的辦法，對于數字化管理的優勢也認識不到位，缺乏科技意識，看不到數字化管理過程對人力、物力的節省，也看不到對我國檔案在使用過程中展現的便利，更加看不到檔案數字化管理過程帶來的豐富的網絡資源，歸根到底是管理人員缺乏與時俱進的觀念，缺少學習新知識的動力，對于檔案的分類、查詢等工作還是人工進行的，觀念陳舊，并且單純的認為檔案觸手可及，才是最安全的、最有用的，卻忽視了網絡帶來的豐富的檔案資源，這就使得數字化管理的利用率較低，給高校檔案管理工作帶來人為的制約，也使得檔案資源的網絡共享受到阻礙，消耗了大量的人力、物力、財力，這就造成了檔案管理過程的浪費。
4總結
綜上所述，隨著當前網絡科技的飛速發展，信息化時代的繼往開來，我們要在高校檔案管理的各項管理工作中創新方式方法，尤其是不能再沿用傳統方法，要與時俱進，采用更加科學便捷的方法進行檔案管理。在管理過程，提高高校檔案數字化帶來的便捷性，不斷地解決檔案數字化管理過程中存在的問題，不斷完善數字化管理，總結檔案信息化管理經驗，使得整個檔案的管理過程更加便捷、安全，高校數字化檔案管理進程中的障礙，也需要高校全體管理人員不斷的深化研究，充分利用科技發展實現檔案的科學管理。
參考文獻：
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通過對我國檔案管理現狀的研究調查發現，各行各業根據檔案對象的規模大小和實際應用狀況，基本采用了不同的檔案管理軟件。目前，國內檔案管理軟件主要存在以下弊病：
l）用戶對檔案的管理方法主要是基于文件系統，文件系統中用戶對目錄結構的創建、操作過于隨意；
2）文件系統對文件權限的控制過于簡單。用戶一旦擁有了對某個檔案的瀏覽權限，可能同時也具有對該檔案進行修改、拷貝甚至刪除的權限；
3）查詢和檢索功能單一。查詢是檔案管理各種功能中最為關鍵的一環。在數以萬計的檔案之中，如何快速全面地找到需要的檔案是對檔案進行操作的前提；
4）歷史數據的導入、導出能力差。檔案資料的導出只是將文件或文檔的電子檔案輸出備份，而一些重要的過程數據卻無法保存，這點遠遠不能滿足用戶的需求。
2 系統概述
檔案管理系統是對所有采集所得的數字化檔案資源提供管理服務。要求提供對所有數字化檔案信息進行標準化的管理，實現檔案接收、移交、鑒定、銷毀、報表打印、統計等一系列管理功能，各功能設計相對模塊化并形成一個有效的管理整體。要求提供對不同來源、不同格式的數字檔案進行規范化工作包括電子文件元數據規范、數據交換規范文件的語一言格式、數據交換的物理存儲介質規范和數據交換的邏輯格式規范。要求提供對元數據進行著錄的功能及檔案目錄交換按DB32/505 2002標準。要求提供各種檔案數據的索引和編制各種專題目錄
2.1需求分析
確定了系統的主要用戶以后，就各類用戶的使用需求將系統的功能分為以下幾類：
l）檔案室管理員的功能需求如下：文件資源管理；全宗名冊管理；全宗卷管理；檔案資源管理；檔案鑒定管理；檔案驗收管理；檔案銷毀管理；檔案存儲管理；檔案借閱管理；檔案利用反饋管理；檔案數字化管理；檔案庫房管理；文件鑒定；整編歸檔；日志管理；用戶賬戶和權限管理；
2）A機關下屬職能部門的功能需求比較單一，主要是完成電子文件的上傳；
3）普通公眾用戶的功能需求如下：瀏覽檔案；檢索自己感興趣的檔案；下載特定的檔案。
2.2系統體系結構
系統體系架構很好地體現了MVC設計模式的分層思想，每一層只能和相鄰層進行交互，在體系結構最下層是數據庫，存放系統運行時的各種數據，包括元數據數據庫、中心數據庫和網站數據庫，數據庫只有數據持久層才能訪問，對視圖層和業務邏輯層是透明的，所以開發人員不需要關系底層的數據存儲。
2.3系統模塊
l）資源上傳模塊：A機關下屬子部門通過該模塊將分散的電子文件集中上傳給檔案系統管理員，此后電子文件進入待整編狀態；
2）檔案管理模塊：這是檔案管理員業務核心模塊之一。該模塊包括信息資源管理、檔案業務管理、檔案數字化管理、實體檔案管理、業務檔案管理子模塊，每個模塊分別處理不同的業務。信息資源管理主要是完成全宗卷、檔案資源的添加和刪除；檔案業務管理是對檔案的鑒定、驗收、銷毀相關信息的記錄；實體檔案管理記錄有關檔案存儲、借閱、利用反饋等信息；檔案數字化管理主要是完成電子文件檔案化的功能；檔案庫房管理―記錄檔案庫房的各種數據，另外，本模塊中還有一個重要功能，管理員以報表的形式導出電子檔案，包括導出為excel文件和XML文件；
3）收集整編模塊：這是本系統另外一個核心模塊，包括文件鑒定和整編歸檔兩個子模塊。
3 業務邏輯層的設計與實現
3.1業務邏輯層的設計目標
業務邏輯層是系統構架中最核心的部分。它的關注點幾種在業務規則的制定、業務流程的實現等與業務需求有關的系統設計。它在整個系統中扮演一個中介的角色，對數據交換起到了承上啟下的作用，對于數據模型層而言，它是調用者，而對于表示層而言，它又是被調用者，依賴于被依賴的關系都糾結在業務邏輯層上。
3.2業務邏輯層的實現
Spring作為一個強大的輕量級開源框架，是連接Struts和Toplink的橋梁，使用Spring能夠很好地處理業務邏輯層，同時降低各種依賴關系的禍合關系，實現了組件間的松散禍合，加快了開發進度。Spring采用控制反轉原則，利用BeanFactory容器來實例化、配置和管理Bean，通過這種方式管理業務邏輯層。業務邏輯層的工作流程如圖：業務邏輯層為表示層提供統一接口Service。通常情況下我們在Service接口內定義所需的業務方法，然后在Service實現類中通過對DAO的調用來實現業務邏輯。對O-R模型對象的調用可以通過Spring的配置文件ApplicationContext.xml的配置得到實現。Spring支持三種依賴注入分別是setter、構造函數和方法注入。在本架構中，采用Setter注入方式對bean進行管理。
3.3表示層的設計與實現
3.3.1表示層的設計目標
表示層的設計好壞直接關系到系統用戶的體驗，如果表示層設計缺乏吸引人的特色，界面不夠友好，操作不夠體貼，即便系統的功能豐富，性能優異，也很難給用戶留下好的印象。由于本文是論述系統的實現，所以這里所關注的表現層設計，并沒有在美術的設計上下工夫，而是從架構設計的角度出發，闡述在表示層設計中MVC模式的應用。
3.3.2表示層的實現
本系統采用struts來完成表示層的設計與實現。下面結合用戶注冊模塊，介紹Struts的工作流程：
1）用戶在瀏覽器中輸入(或通過其他頁面跳轉)注冊頁面URL，這時客戶端出現regjsp頁面，顯示注冊頁面；
2）輸入注冊信息“用戶名”、“密碼”、“電話”、“郵箱”，它們的屬性分別是“username”、“password”、“telnumber”、“email”，然后點擊“確定，，按鈕提交表單，表單名為regForm；
3）服務器端接收到用戶的HTTP表單請求，查找struts配置文件struts-config.xml以確定是否有響應用戶請求的條目，并根據文件內容進行路徑和功能的映射；
4）Actionservlet類將接收到的用戶請求打包成一個ActionForm類，即RegForm對象，這個對象實際上就是一個使用set()或者get()方法的JavaBean，里面包含用戶注冊填寫的那四個字段；
5）系統生成一個用戶請求的Action實例對象，即RegAction，并將前面的ActionForm對象傳遞給它，然后調用RegAetion中的Cheek()方法，檢驗是否有重名或者格式的有效性，如果沒有，則調用reg()方法，將從regF0rm中獲得的字段值保存在User對象中，最后由userDaoToPlink類完成數據的持久化工作；
6）在reg()方法執行完后會生成一個ActionForward類型的對象并將之返回給Actionservlet，該對象的作用是用于頁面的跳轉。
參考文獻
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一、現狀及問題
近幾年建甌林業技術推廣中心先后承擔了大量的林業科技研究和推廣項目。總的來說在項目推廣和研究方面取得了很大成績，項目運行正常、科技項目檔案相對正常，科技項目示范作用彰顯。但有些還存在項目檔案建設滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：
（一）重業務輕檔案，檔案意識薄弱。
有些林業科技人員對不夠重視檔案工作，林業科技部門多少都存在著重業務輕檔案記錄的現象，沒有把林業科技檔案工作看作是林業項目建設中不可缺少的基礎性工作，沒有把收集林業科技檔案作為自己的重要職責，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識到林業科技檔案是項目驗收的重要組成部分，是項目管理的重要內容，是項目驗收、項目監測、效益評價的重要依據，常常是到了要檢查驗收時臨時報佛腳，加班加點東拼西湊閉門造車，使檔案的真實性準確性完整性大打折扣。
（二）保障不足。
有的無人分管或只分工不真管，沒有領導保障；有的不給足夠的設備經費、業務經費，沒有經費保障；有的不按規定設機構、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業科技項目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓學習的經費和機會，檔案員沒有更新知識的機會，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業科技項目檔案的形成的質量。
（三）檔案收管用不到位。
檔案的收集模式、管理手段、服務機制還是老一套，沒有適應新情況新變化而加以創新，因而還不到位，不能有效地把檔案收全、管好、用活，有些科技人員覺得自己做的項目就是自己的不愿意將檔案材料交給檔案人員，給檔案人員收集材料造成難度，從而使檔案材料不齊全（四）人員素質不高。主要是現在檔案內容大大豐富了，載體形態和管理、利用手段大大改變了，檔案工作覆蓋的領域和檔案工作發揮作用的領域大大延伸了，但檔案人員的思想觀念、知識結構、技術手段、管理辦法都沒有相應的改變，人員素質沒有得到相應的提高，因而影響檔案工作的有效開展和有效服務。
二、探討與建議
（一）廣泛宣傳檔案法，提高檔案意識。
認真學習貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》、林業部頒發《林業科技學術檔案管理辦法(試行)》《福建省中央財政林業科技推廣示范資金項目檔案管理辦法（試行）》等相關的法律法規，加大宣傳力度，檔案員要不斷地給林業科技人員指導林業科技項目檔案的收集等工作，經常上些培訓班，進行林業科技項目檔案業務指導，增強林業科技人員對項目檔案的重要性的認識。
（二）完善歸檔制度。
完善歸檔制度，做到應歸盡歸，應收盡收。建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施。凡是應歸檔的文件材料，要向本單位檔案室移交，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔，檔案員要根據這一條，理直氣壯地向任何部門和個人收集應歸檔的各類文件材料。
（三）責任落實到人、穩定管理隊伍。
要加強檔案管理工作的領導，配備有一定專業知識的檔案管理人員，保持檔案管理人員的相對穩定，現在檔案內容大大豐富了，載體形態和管理、利用手段大大改變了，要配備些經費給檔案管理員加強繼續教育，更新知識，適應新時期的要求。明確責任，責任到人，將林業科技項目檔案管理工作納入崗位責任制進行年終考核。
（四）建設與建檔同步，確保檔案完整。
要將林業科技項目檔案的收集工作貫穿于項目的整個實施過程，落實到各個步驟各個環節、同步實施、同步收集，以確保檔案材料的準確性、完整性和真實性。
（五）健全檔案內容、提高案卷質量。
歸檔的文件資料，包括審批文件、申報書、委托書、實施方案、協議書、項目合同；調查、分析、測試、觀測和各種載體的重要原始記錄和數據；論文清單、推廣使用證明材料、驗收證書、專利證書、獎勵、經費收支結算等。項目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續完備，不得用鉛筆、圓珠筆書寫或復寫紙復寫。組卷遵循科技文件材料的形成規律進行組卷，保持案卷內科技文件材料之間的有機聯系，便于保管和利用，排列順序按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。
（六）加強檔案利用工作。
關鍵詞：工程技術材料；工程檔案；管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
Abstract: urban building itself and infrastructure engineering archives is urban planning and construction in the process of development of two results. Project files itself recorded not only the human engineering thought technology, it is also an important legal responsibility to verify project basis. And the management of engineering materials at the industry also has very important function, this paper engineering materials and engineering archives of the content of the management and application were discussed.
Keywords: engineering materials; Project files; management
一、工程技術材料管理
(一)工程技術材料的重要性及存在的管理問題。
工程技術材料具有備查與追究事故責任的功能，它是記錄并反映了整個工程的歷史記錄，其形式主要有文字、音頻視頻、圖紙、圖文文件等等，它是工程單位從工程的開工至工程結束這個過程中逐步形成的。因為工程技術材料具有的可備查性，所以管理好工程技術材料顯得尤為重要。
現階段，很多工程單位的工程技術材料的編制及審核中還存在很多不符合規范的地方，例如：用圓珠筆填寫表單、技術負責簽名并不真實等等問題。那么工程技術材料的可備查性就大打折扣，技術材料的價值更無從談起，當然也就不能作為質量事故分析的佐證。
(二)工程技術材料管理的突出問題及改進建議
(1)工程技術材料真實性存疑
隨著電腦的普及發展，很多領域依賴電腦進行日常工作的單位企業越來越多，現在很多工程技術材料都是在電腦中進行編制并完成的（包括技術負責人簽名、質量驗收記錄及實測偏差值）。利用電腦編制工程技術材料方便高效并兼顧美觀，但是這樣編制而成的技術材料若稍加改動就可以套用在其它的工程項目上，近而技術材料的真實性得不到有效的保證。因此，工程技術材料的編制必須嚴格按照相關行業規定由工程材料技術負責人進行手寫。
另外，在實際的工作中，工程技術材料由工程材料整理員代簽的現象較為普遍。這樣一來，如果出現質量事故，那么相關責任人很難明確，這給事故的處理加大了難度。綜上所述，工程技術材料的相關負責人必須認真負責，明確負責，該誰簽名就得簽，不得找人代簽，工程技術材料的核對員要認真核對，發現若有代簽、偽造簽名的情況必須立即提出并糾正、批評。
(2)工程技術材料的質量存在問題
由于管理不嚴加上檢查不力等等因素，很多時候工程單位不能把好技術材料的質量關。往往都是在迎接檢查時，工程單位通知材料員到現場臨時編制如原始數據、記錄、驗收表等等。因此，建設單位要加大對工程技術材料的監督和管理，不符合行業規范的堅決不能出具合格試驗報告。
(3)人們對工程技術材料管理重視不足
實際工作中，人們對工程技術材料管理的認知停留在編寫和歸檔上。如果工程當時遇到問題，人們往往慣性的找到參與設計建設的人員來了解回憶，然后根據建設人員的回憶推定相關技術問題，或是憑著“經驗值”來推定技術問題。不出現重大質量問題都不會去查證技術材料。因此，要建立起對工程技術材料的重視，不要等出了事才調出材料用來分清責任，應有效的利用工程技術材料來為建設保駕護航。
二、工程檔案管理
(一)建立工程檔案管理
工程檔案不僅是建筑規劃及使用、建筑改建、擴建的重要依據，更是工程負責查證的重要法律依據，同時它更是工程建設的潛在生產力。目前，隨著工程建設的飛速發展，工程檔案越來越受到人們的關注和重視，當務之急一定要做好工程檔案管理工作。工程檔案是工程發展與建設中一個重要環節，不可缺少。相關部門一定要引起高度重視。相關部門要組建檔案中心，將工程文書、工程基建等各類檔案統一管理，由專門的檔案管理員來負責管理工作。
(二)提高檔案管理人員的業務素質
管理―――顧名恩義，強調“管”與“理”兩方面。針對于檔案管理，在實際的工作中不能忽視“管”，但同時更重要的是“理”。不能只將收到的工程材料等簡單的分裝入庫就算完成任務，更要注意科學的編制排列并分類，制定檢索工具，這樣保證工程資料可以隨時快速的調檔以便查證。而在實際工作中，不難發現檔案管理人員對檔案的分類排列、鑒定、編目等方面的知識與經驗相當的缺乏。在建筑工程發展如火如荼的今天，對工程檔案管理員的要求也非常嚴格，有關檔案管理員、資料員必須持證上崗，同時相關單位還要對工程檔案的管理人員定期進行工程檔案管理有關方面的培訓、相關問題及標準的講解，加強管理人員的專業知識，以此保障工程檔案管理人員的業務理論水平和實際操作能力。
(三)將工程檔案管理要求列入工程合同與職責
“工程合同制”、“工程項目法人制”、“工程監理制”等等制度的建立體現出人們對超前控制手段的認識與利用。這些制度在為工程管理規范化上起到了促進的作用，同樣的，其制度也對工程資料檔案管理提出了更嚴更高的要求，其制度對工程檔案管理人員的責任與義務的要求進行了更為具體的明確，將其制度化，形成工程檔案管理的水平與檔案員的自身利益掛鉤，并將工程檔案管理人員的業務水平計入考評范圍。
(四)建立同步化管理，加強對檔案管理的過程控制
檔案管理部門應與基礎建設部門建立工作上良好的聯系制度，同步掌握工程建設中的動態。在工程建設開始時就要向基礎建設部門的主要負責人提出工程檔案管理、文件歸檔的要求，及時建立文件等的登記制度，遵照基礎建設的各個程序的各個階段文材料的自然形成規律，保證文件與文件間的聯系，對于往來的文件要逐一記錄在案。檔案管理方應根據基礎建設方文件的特點，給予指導，主動向工程項目資料員提供幫助，指導其進行對檔案的初步分類與組卷。同時，根據工程的進度，工程檔案管理員會同工程項目資料員一起與工程監理工程師進行有效的溝通，交流意見，統一看法，最終分工明確，這樣可以避免由于工作上缺乏溝通而引起的工作環節脫節，理解不統一，近而相互推諉責任的現象。如果在工作中，在檔案的管理上出現爭議，要馬上反應給基礎建設方的負責人并解決協商出解決辦法。由于工程檔案在實際工作中會出現檔案文件等調閱頻繁，因此基礎建設部門必須建立嚴格的工程檔案借閱制度。這樣在工程進行中，不僅可以保證隨時調用工程檔案進行查閱，在這基礎上還可以做到多而不亂，保證工程檔案文件的完整性。
(五)把好工程檔案文件驗收關
驗收前，基礎建設部門應要求工程有關方（包括施工方、設計方、監理方等）進行檔案資料的自查。對工程的具體情況、概況、文件處理、各類資料的歸檔等情況附加專項說明，從而形成工程檔案樣本，工程檔案管理人員可在現場進行指導，實際指導操作，講解有關工程檔案要求。之后，工程檔案管理員對提交上來的工程檔案文件進行審核，主要從準確性、系統性及完整性上嚴格要求。最后由總負責人簽字確認歸檔。這樣的優點在于分清責任，形成準確的責任制。
三、工程檔案、工程技術材料的管理同重同抓
工程技術材料管理、工程檔案管理，在整個工程中占有同樣重要的地位。它們為備查、明確工程質量責任提供重要而準確的數據。在實際工作中必須嚴格遵守工程技術材料管理、檔案管理的有關規范，確保真實與準確性，為工程的建設保駕護航。
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