時間：2022-05-25 20:10:52
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理信息化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：信息化檔案建設 概念 重要性 建設過程 現在 辦法
引言：在進入人類信息化的社會以后，檔案管理對人們認識和了解客觀世界，對傳承古老的人類文明，對發展經濟和創新科技，具有著不可替代的作用與價值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會的步伐，把檔案管理信息化納入人類社會信息化的總格局中，大力推動檔案管理信息化建設，是檔案管理部門的重要任務和戰略之舉。
一、檔案管理信息化建設的概念
所謂檔案管理信息化，是指檔案管理從面向紙質檔案實體保管的模式，向數字化信息存儲模式過渡和轉變的過程。主要形式要實現檔案信息的數字信息化和網絡化；要實現信息化檔案的收發、存儲和查詢的一體化模式；要實現檔案信息的高度共享，而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應用現代信息化技術，對檔案原有信息類資源進行處理、計算、轉化和存儲管理并為檔案信息的查詢和使用提供信息化的服務，加快實現檔案管理信息化、現代化的進程。檔案管理信息化的過程會是一個長期快速的發展過程，在這一過程中，要不斷地更新現代信息技術、信息設備，充分運用科學的現代化技術手段，極大地提高檔案的管理、利用的現代信息化水平。
二、檔案管理信息化建設的必要性
在電子信息化技術高度發達的今天，發展和建設檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路，辦公自動化和辦公的無紙化等事物的發展和出現，使檔案的產生方式發生了巨大的變化，例如我們的辦公OA系統已將文件的起草、簽發、傳遞、歸檔等運作流程在計算機終端和網絡通訊線路中進行，這樣迫使檔案必須以計算機別的語言為主要存在形態，以計算機的計算為處理手段，以網絡的傳輸為傳遞方式，以存儲器的識別為儲存方式。電子信息化的檔案與傳統的手工紙質檔案的建立、儲存和查詢方式具有很大的差異。這種差異預示著檔案管理工作者會面對更多的計算機讀取、傳遞、存儲的電子檔案。檔案信息的內容，會更直接、準確無誤的被查詢到。檔案管理的信息化為檔案管理部門大量節省存儲空間，更環保，檢索更加方便快捷，且準確性大大提高，不但節省了大量的人工查詢時間和實體檔案的存儲物質和空間，對環境保護也起到了一定的積極作用。由此看來，對于任何一個單位來說能夠提供有價值的系統性、真實性電子檔案信息，就標志著這個單位已邁入了檔案管理信息化的新領域。
三、檔案管理信息化建設的建設過程
檔案管理信息化建設包括基礎設備的建設、檔案信息資源的建設、規范制度的建設、應用系統的建設和管理人才的建設等方面。
（一）基礎設施備的建設：主要包括服務器、終端計算機、網絡交換機、介質儲存器、操作系統及應用軟件等，其中是以終端計算機和網絡為核心，以服務器、介質存儲器為存儲手段，以網絡交換機等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。
（二）檔案信息資源的建設：一是原有檔案的數字信息化；二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統一的檔案管理數據庫應用系統中，從而建立生成更豐富更強大的電子檔案信息。
（三）規范制度的建設：能夠保障檔案管理信息化標準化、規范化、有序健康的發展。
（四）應用系統的建設：能夠為檔案管理信息提供建立、發展的平臺。
（五）管理人才的建設：能夠為檔案管理信息化提供技術支持。
四、檔案管理信息化建設的現狀和解決辦法
（一）檔案管理信息化的現狀：1、電子化檔案管理標準不夠規范、制度不夠完善；2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務對接，融入度較低；3、檔案電子信息資源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理體制的問題，檔案管理存在橫向溝通不暢，規范制度不能統一，從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對檔案管理的重要性認識不夠，使檔案信息化缺乏良好的信息化建設的推動力和發展環境。5、無法建立統一標準的規范制度，造成檔案管理信息化發展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識結構存在“老化”、“過時”的現象，沒有先進的信息化管理知識和意識。7、軟件應用系統的建設和應用技術的開發相對較薄弱，原有的工作基礎無法適應新時代信息化的要求。8、數據保護意識不夠，存在信息丟失的風險。
（二）解決辦法：1、利用現代的管理手段和先進的信息技術，加強檔案管理信息化建設，要加強組織和領導，提高專業認識，加大資金投入，增配軟、硬件設備，引進和培養先進的信息化建設人才和技術手段。2、提高對創新人才的培養的意識，提高檔案管理人員的知識結構。建立一支具有合理分工、科學結構、素質強硬的檔案管理隊伍。3、建立健全規范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問題。
檔案管理的信息化建設給予新時期檔案管理工作嶄新的形式與內容，為檔案管理工作帶來了新的發展機遇和挑戰。檔案管理的信息化建設是一項長期而又艱巨的任務，不可能一步到位，所以要逐步實施，抓住重點，講求時效，不斷持續發展和進步。
參考文獻：
1.檔案管理學陳智為中國人民大學出版社
2.檔案管理學原理王向明上海大學出版社
3.檔案學研究進展王新才武漢大學出版社
4.《電子文件風險管理》馮惠玲等著中國人民大學出版社
關鍵詞：檔案管理；信息化技術；融合
社會的發展使得檔案管理的標準逐漸提高，在現代化的檔案管理中，計算機信息技術至關重要，只要發揮信息技術的優勢，與檔案管理工作進行有機融合，才能滿足新時期檔案管理工作的實際需要。因此，要重視檔案管理的信息化建設，注重設備更新和管理，在根本上實現對檔案管理的有力支持。
1 全面分析信息技術背景下檔案管理的主要特征
對于檔案管理工作，需要緊跟時代步伐，這也是當前檔案管理的重要發展方向。現代化檔案管理的基本要求及時要提高標準化的層次，形成標準的觀念，這就需要重視計算機信息技術，在當前的會計檔案發展中，會計信息全面實現了數字化，極大方便了會計日常工作，有利于會計檔案利用效率的提升，推動信息化建設速度，實現與相關系統的有效整合，更好地實現資源的共享。但是，數字化的會計信息會出現被修改的問題，甚至出現泄密，這主要源于信息儲存的介質，一旦出現病毒，大量檔案信息會出現損壞或者丟失，系統的穩定性被破壞，會計檔案數據會出現不同程度的毀壞。因此，在信息化環境下，會計檔案信息集中性較強，使得檔案命面臨被修改的隱患，同時，修改的痕跡又同時消失，很難實現數據的完整恢復。因此，在信息環境下，會計檔案在彰顯優勢的同時，也存在不足，需要正確對待，加強管理，缺乏電子檔案的安全性、可靠性與完整性，使得其能夠更好地發揮作用。
2 對當前檔案管理現狀的分析
2.1 檔案形式仍依賴紙質形式
在當前的檔案管理中，紙質形式應用仍較為普遍。在會計領域，原始憑證使用的仍是紙質的，其具有較高的真實性與準確性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，紙質很容易受到外界因素的影響，甚至是人為因素的破壞，在保存上存在難度。其次，會計原始憑證需要保存的時間較長，對使用者的查詢造成阻礙，需要較大的存儲空間。
2.2 檔案管理的模式仍比較傳統
在當前的會計檔案管理中，主要的管理方式仍比較傳統，需要進行歸檔，維持良好的順序。在這種模式的影響下，使得紙質和電子檔案出現相分離的情況，很難實現對相關資源的有效整合。同時，大量會計信息資源的存儲會占用大量的空間，管理成本增加，很滿足信息化的發展需要。
2.3 檔案的安全性有待提升
對于數字檔案而言，其存在的介質是網絡、信息系統和網絡，這也是安全問題比較集中的地方。首先，對于紙質檔案，長時間、重復使用會造成檔案本身的損壞，而對于電子信息形成的檔案，在保留的同時，還要進行相關數據的保存，使得資料檔案的安全系數降低，很容易被修改。其次，在信息技術的應用中，如果忽視權限以及相關的安全軟件，很難實現信息可靠性的保證，系統面臨威脅和風險。再次，在電子檔案管理中，一旦出現人為因素的破壞，就會引發電子檔案的失真情況。
3 如何將信息化技術更好地應用在檔案管理中
3.1 正確認識信息化技術在檔案管理中的價值
面對飛速發展的信息技術，需要會計領域對會計檔案管理思想和理念進行更新，勇于嘗試新的管理模式，將檔案信息化管理技術落到實處。要提高對會計檔案信息化建設的重視程度，強化管理的規范性，推踴峒頻蛋腹芾砣找娣ㄖ蘋。
3.2 加大會計檔案信息化管理人才的培養
為了有效推動會計檔案信息化建設，要重視人才隊伍建設。在遵循相關法律法規的同時，維護檔案的真實性與安全性，更新檔案管理的觀念，探索制度、技術以及管理模式方案的問題，發揮檔案信息化管理的作用，提高檔案管理的效率，實現服務品質的提升。為此，要加強對會計檔案管理人員的培訓和教育。
3.3 重視會計檔案信息化管理的相關設施的投入
為了推動會計檔案信息化建設，適合設施、設備和軟硬件必不缺少。在進行電算軟件選擇的時候，最佳的狀態是選擇帶有檔案管理輔助功能的軟件類型，同時，要積極進行信息環境下，會計檔案管理各種制度的完善。同時，要適當加大投入，購進更加先進的網絡設備，發揮先進網絡平臺的優勢，保證信息存儲狀態安全性，更好地發揮系統之間資源的共享性，在根本上推動檔案管理的科學性。
3.4 重視會計檔案管理信息平臺的建設
為了更好地促進檔案信息化進程，要重視對檔案管理信息化平臺建設，需要立足人員使用的習慣，同時，又要保障檔案的立體性、動態性與可靠性。借助會計檔案管理信息平臺，能夠使得相關單據的連續性傳遞，發揮電子單據的作用，減少紙質單據的使用，在根本上為檔案信息化建設奠定堅實的基礎。
3.5 重視風險防范體系的建立，維護電子檔案信息的安全性
防火墻技術的應用能夠有效防止不安因素的影響，保證系統運行的安全性，同時，要注重對工作流程、環節等的管理，保證會計信息運行的穩定性與安全性。系統管理人員需要做好流程管理，這是維護系統運行穩定性的關鍵性環節，能夠維持會計電子檔案的真實性，保證信息的完整性。為此，檔案管理人員需要重視流程管理，提高其自身的科學性。在信息化條件下，檔案管理工作的重點是信息文件的整理和提煉，正確處理工作的各個環節和內容，實現信息的統一化管理。因此，要建立更加完善的電子檔案信息安全保障體系，設置電子檔案數據中心，強化權限體系的建設，借助內外網絡的物理隔離，實現數據安全性的提升，同時，要做好相關設備的維護和保養。
3.6 將電子文件管理系統引入會計檔案管理領域
為了更好地促進檔案信息網絡建設，會計檔案管理的改革要突破內部的調整范圍，需要向前段擴張，也就是說，要實行文檔一體化建設。可以引入會計檔案電子文件管理系統，針對電子文件，直到對其進行運轉處理，最終形成會計電子檔案，滿足對會計檔案的管理和應用，借助網絡，實現對會計文件整個過程和周期的控制與管理。
3.7 實現檔案管理一體化
在當前的檔案管理中，計算機發揮了重要的作用，借助計算機，實現對文件的有機聯系，實現不同類型的系統處理，形成標準化的規范和標準，逐步實現對檔案信息的網絡共享。因此，檔案管理一體化建設十分重要，有利于提升檔案的利用時效。同時，借助計算機，能夠實現對文件的快速檢索，提高準確性，不需要進行文件的一一查閱。為了更好地實現檔案管理一體化建設，要依靠計算機進行資料的加工，形成檔案信息數據庫，借助網絡系統，實現傳輸，滿足使用者的需求。這也就在根本上使得檔案管理部門由管理型向服務性轉變。
4 結束語
綜上，信息技術的不斷發展使得會計檔案管理工作彰顯信息化的特點，借助電子化管理，能夠更好地發揮會計信息的作用。因此，管理人員需要重視信息技術的應用，發揮其自身的優勢，更好地服務與社會。
參考文獻
[1]高飛.信息化技術對檔案管理影響的探究――基于MIS軟件的設計與實現[J].商丘職業技術學院學報，2016，02：67-69.
【Keywords】enterprise management； enterprise archives； information management
【中?D分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0132-02
1 引言
檔案管理信息化是指在檔案管理過程中全面應用計算機等現代信息技術，對檔案信息資源的收集、整理、著錄、鑒定、利用等進行處置、管理，實現檔案管理現代化的進程。
2 企業檔案管理信息化的必要性
隨著社會信息化發展步伐的不斷加快，各種檔案資料的不斷增多，紙質檔案自然老化和人為損害、查找利用率低的問題日益突出，傳統的檔案管理模式已經無法滿足檔案管理的現實需求，檔案管理模式應當由以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變。首先，檔案管理信息化可以省去人工整理檔案的時間，減少檔案管理所需的人力、物力 、財力，可以改進檔案管理工作，進一步提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理信息化能節約存儲空間，快捷傳輸，方便檢索，提高查詢速度和準確率，既可以節省空間，減少管理成本，又能節約資源，為企業管理決策提供可靠的信息，提高檔案的使用價值。再次，檔案管理信息化能實現檔案信息資源的實時性與動態性，隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，有利于實現企業檔案信息資源共享，便于對信息資源的整理和加工，讓利用者以更快捷的方式獲取所需要的信息資料，提高服務的智能化和人性化水平。
3 如何實現檔案管理信息化
檔案管理信息化包括檔案資源數字化、管理科學化、信息安全化和利用網絡化。
3.1 檔案資源信息數字化
一是館存檔案資源數字化。隨著計算機技術和信息技術在檔案工作中的應用，檔案數字化已成為一種必然趨勢。檔案數字化指采用掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術對以紙質檔案、照片、錄音、錄像等為載體的各種檔案進行數字化加工，將其轉化為能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。根據2005年國家檔案局、中央檔案館印發的《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》（檔發[2005]1號）、《全國檔案信息化建設實施綱要》（國檔發[2002]8號）等文件的要求，企業應將“加快現有檔案的數字化進程”列為主要任務，采用現代信息處理手段，本著統一規劃、分級建設、安全保密的方針，以文檔一體化為原則，推動現有庫房檔案的數字化進程，逐步完成館藏檔案數字化和著錄工作。為保障數字化進度和效率，企業要優先開展開放檔案、珍貴檔案、易損檔案、高利用率檔案的數字化處理，待條件成熟后，再對剩余檔案進行數字化處理，逐步拓寬檔案數字化覆蓋面。在推進檔案數字化工作過程中，要嚴格遵守保密規定，遵循工作標準，做到流程規范、存儲格式統一、字段完整，保障檔案數字化的質量。實施數字化既減少了對檔案原件的損壞，節約了保管費用，降低了檔案原件丟失的風險，又推進了檔案信息化建設[1]。
二是電子檔案軟件管理化。是指將數字化后的檔案和現有的電子檔案利用檔案管理系統軟件進行系統整理、排列、著錄、統計和提供利用，實現電子文件和電子檔案的規范化管理，逐步建成檔案信息網絡，實現檔案利用網絡化，這樣省時省力，減輕了檔案人員的勞動強度，大大提高了工作效率，檔案人員有時間深入挖掘檔案信息，加強檔案編研工作，精心選題，打造一批有助于弘揚正確歷史觀，有助于豐富職工精神文化生活的企業檔案編研成果，在企業文化建設、職工教育等方面發揮積極作用。
3.2 檔案管理科學化
檔案信息化讓檔案管理煥發了新的生機，企業應運用科學的管理方法和制度，推動檔案管理的發展。第一，整章建制，實現管理規范化。首先要結合檔案數字化實際需要，制定檔案數字化標準、工作規范和流程，避免數據在檔案數字化及后期管理過程中出現流失泄密的情況。第二，要建立電子檔案接收應用系統，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》規范歸檔電子文件的收集、整理、存儲、備份、鑒定、遷移、利用等工作。第三，要不斷補充、修訂和完善各項檔案信息化管理制度，規范各部門的職責、權力和義務，推動檔案管理信息化工作制度化、科學化和規范化。第四，加大物力財力投入力度。要實現檔案管理信息化，首先需要配備計算機、掃描儀、服務器、光盤、網絡等現代化設備。其次需要開發檔案管理的相關軟件和系統，以實現檔案自動立卷、排列、編目、檢索、標引、文檔一體化、信息資源共享等檔案業務和管理工作。第五，需要配備既懂檔案專業知識又懂計算機信息技術和網絡技術的綜合型人才。因此企業要加大技術、資金、人員等方面的投資和支持力度，加快檔案數字化、檔案管理標準化、檔案服務網絡化進程。第六，加強和提高檔案人員信息化管理意識和水平。數字化的檔案、電子檔案需要與檔案管理信息系統軟件連接建成健全的電子檔案數據庫，在企業局域網、專網利用計算機完成收集、整理、著錄、統計和提供利用等工作。這就要求檔案管理人員不僅要懂得檔案專業知識，掌握編號、排列、編目、統計、鑒定和提供利用等工作流程，還要懂得計算機技術、信息技術、網絡技術，能對檔案進行數字化處理，做好資料編號及存儲工作，建立數據庫和索引目錄，方便對檔案信息的查詢。目前多數檔案管理人員計算機水平較低，因此，企業要加強對檔案管理人員進行計算機相關學科的培訓，為推進檔案管理信息化奠定良好基礎[2]。
3.3 信息安全化
隨著檔案管理信息化的實現，信息化之后檔案資料的安全問題就變得尤為突出，在企業局域網環境下，傳輸、存儲和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關制度。首先應制定確保檔案在數字化過程中信息安全的制度，如嚴禁“一機兩網”，檔案數字化所用的計算機和網絡要與其他網絡物理隔離，嚴禁數字化加工人員帶有存儲功能的設備進入加工區等制度；其次應制定檔案信息與網絡連接和使用過程中安裝防病毒軟件、外接優盤、移動硬盤等相關規章制度，以確保檔案信息安全。第二，設置訪問權限。根據不同崗位和級別，分別設置一般訪問者、特殊訪問者和管理者權限，只有當訪問者的身份通過檔案訪問權限驗證后，才可進入檔案查詢系統利用相對應的已開放的電子檔案，這樣可以有效預防不相關人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當地自然災害、社會災害等造成的威脅檔案信息安全的風險；其次是可以避免因操作不當、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風險，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準確性和可用性[3]。
3.4 利用網絡化
利用網絡化是指企業通過局域網實施企業檔案信息的管理、檢索和提供利用，利用者不需去檔案部門實地查找，在局域網或專用網上即可實現利用。利用網絡化具有查找方便、檢索速度快、可靠性高、保密性強等優勢，能夠最大限度地滿足企業干部職工合法的各種利用檔案的需求，有利于他們了解檔案，增強檔案觀念，進一步認識檔案的價值，從而擴大?n案工作的影響力，為企業檔案管理信息化工作創造良好條件。
【關鍵詞】互聯網；標準化；數字化；參與程度；規劃
一、建立檔案管理信息系統的必要性
當今的世界，在現代數字通信和計算機技術的支持下，人們利用互聯網，實現了信息交流和信息共享。國際互聯網的飛速發展將對科技、經濟和人類社會的進步產生極其深遠的影響。隨著計算機信息技術的發展，各種高效掃描設備及各種數字技術的應用，使我國的辦公自動化水平大大提高，多媒體技術在檔案部門的應用，也使得傳統的檔案管理模式受到挑戰。
如何全方位、多角度、高質量、高效率地揭示檔案信息的內容及特征，方便、快捷地為利用者提供服務將成為檔案工作者迫切追求的目標。檔案作為真實的歷史記錄，是大量歷史文件的匯總，是比較浩大而復雜的一種本源信息系統，因而其管理水平的高低直接影響檔案價值實現的程度。因此必須進一步提高檔案的科學管理水平，加速檔案的現代化管理，以適應信息時代對檔案工作提出的新的要求。
二、如何實現我國檔案管理信息化
我認為檔案管理信息化的基本內涵應包括三方面：檔案信息管理標準化、檔案信息存儲數字化和檔案信息利用網絡化，以下將分別說明。
1.檔案信息管理標準化
檔案信息管理標準化是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業務規范和技術標準。這些規范和標準應該由檔案行政管理部門統一制定、頒布、施行。在我國檔案管理信息化過程中，一個難以解決的問題就是：管理體制、管理方式不同，難于實現標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。所以，指定統一的業務規范和技術標準是實現檔案信息化的前提和基礎，也是必須首先解決的重要問題。檔案信息管理標準化的主要包括檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息管理標準化、檔案信息網絡標準化、檔案信息管理軟件標準化等五個方面的內容。
檔案信息采集標準化要求檔案信息在著錄與標引時，要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、1999年修訂的國家檔案局的《檔案著錄規則》、以及其他相關的法規進行。但是，目前的標準僅僅規范信息著錄項目而末進一步規范著錄項目的數據格式，從而導致檔案信息采集時互不一致而影響了數據關系；另一方面，由于信息采集標準隨意更改，致使檔案信息無法集中和交流。由此可見，制定一個全國統一的檔案信息采集標準勢在必行。檔案信息存貯標準化是指在將檔案信息全文轉化為數字信息進行存貯時，所應該采取的標準。檔案信息存儲的數字化意味著檔案的載體材料和記錄方式有了巨大的變化，是對傳統檔案存儲方式的根本變革。數字檔案是利用計算機，通過輸入、掃描等方式，將單純的文字載體變成數字信息，存儲在計算機中。與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改、并且可以通過互聯網快速傳遞，檔案存儲數字化大大提高檔案的利用率，并降低了檔案管理的成本。但是，這也提出了一個問題，那就是必須有一個全國統一的存儲標準，如果在存儲過程中隨心所欲，那么就打大降低了檔案所反映信息的價值，會造成檔案管理工作的混亂。檔案信息管理與檔案實體管理的明顯區別在于信息載體的特殊性，需要由檔案行政管理部門研制定有關標準，如電子文件歸檔管理標等。網絡必須分出層次，以決定利用檔案信息的范圍。網絡信息和網絡體系結構都需要標準化，二者統一才能使網絡信息快速、準確地傳輸和使用。檔案信息管理軟件標準化，主要體現在應用軟件的通用性和統一性兩個方面。近幾年，電子歸檔系統得到逐步開發應用。一批優秀的檔案計算機管理系統被推廣應用。在檔案工作中起著越來越重要的作用。但是，電子文件歸檔系統的開發應用目前還處在初級階段，各項功能還有待完善。而且標準化問題在檔案軟件越發體現出來，從目前已開發的電子歸檔管理軟件看，無論在設計思想還是在具體運用上，尚缺乏明確統一的規范標準，與文檔實踐工作還存在脫節的地方。因此，制定明確統一的電子文件歸檔管理規范標準應迅速提上議事日程，否則會造成更加混亂的問題。
2.檔案信息存儲數字化
主要包括三個方面的內容：檔案目錄數字化、檔案編研成果數字化、檔案全文數字化，其中檔案全文數字化是檔案數字化的核心問題。
3.檔案信息利用網絡化
二十一世紀人類已經進入互聯網時代，充分利用現代網絡技術，實現檔案信息社會化，是檔案信息化的重要標志，也是檔案數字化的最終目的。
計算機網絡技術的產生，使檔案信息能超越時間、空間、機構等因素提供利用。建立檔案信息網站，將其聯入互聯網或公眾信息網，不僅能實現檔案部門間的信息交流和資源共享，而且能夠拓展檔案利用服務的范圍：從封閉的機要服務轉向開放服務；從為單純國家機構服務擴展到為全社會服務；從單純為政府官員服務擴展到為廣大民眾服務。我國檔案網絡建設規模與速度與其他機關、企事業單位相比，已處于落后狀態，我們應該充分認識到這一點，并且把創建檔案信息網絡體系作為一項重要工作來認真落實。
三、在我國檔案管理信息化建設中應該注意的問題
建立以計算機技術為主要手段的檔案管理信息系統，已經成為我國檔案管理工作發展的必然趨勢。當前，我國已將電子政務建設作為國家信息化的重點，這也必然推進我國檔案管理信息化的進程。但是我們也必須清楚的認識到，（下轉第10頁）（上接第6頁）檔案管理信息化是一個系統工程，它是檔案管理工作方式不斷創新的過程，不可能一蹴而就。多年來系統開發建設的實踐告訴我們，檔案管理信息系統建設的前途是光明，但道路是曲折的。在建設過程中，也出現了一些事與愿違的耗資工程，造成了很大的經濟損失。但是，我們決不能因噎廢食，應該總結我們工作中的失誤，積極的推進檔案管理信息化進程穩步發展。總結一些失敗的教訓，我認為在檔案管理信息化建設中，要注意以下兩個問題。
1.系統開發過程中用戶參與程度低
由于信息系統的開發一般都是由專業人員承擔，所以在現實中，往往存在用戶的需求和系統開發人員的設計脫節的情況。加之各自在專業領域的差異，使得雙方共同起來比較困難，這就直接影響了信息系統功能的實現和發揮，甚至有可能導致信息系統開工程的失敗，造成嚴重的經濟損失。因此，用戶必須作為管理信息系統主要建設者的一部分在系統建設的各個階段直接參與，盡可能的和開發者溝通思想，及時反饋自己的意見，爭取和系統開發者達成共識，以期提高信息系統開發的成功率和實用性。
一、文書檔案信息化管理的優點
1.提高辦公效率
在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果費時又費力。在應用計算機軟件進行檔案管理之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率。
2.方便資源共享
在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態，真正做到資源共享。
3.保存具有穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術進行管理，可直接通過網絡進行傳遞，有效提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、推進檔案信息化的策略
1.建立規范體系
檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以需要制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化、科學化。
2.完善安全措施
檔案信息化建設最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。
3.健全管理制度
建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
1 明確檔案信息化
檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的指導之下，各個部門與機構全面應用現代化信息技術，對檔案的信息資源以及數據等進行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優化檔案管理工作體系，增強其發展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關管理人員利用檔案實體保管方式，將其作為管理工作的重點項目，然后利用數字化管理技術開展相關工作，向檔案管理實體提供信息化服務，轉變傳統檔案管理模式，打破傳統檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設必須要明確以下幾點：第一，要保證檔案信息化建設的數字化與網絡化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數據儲存效率與質量，達到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉變傳統的檔案管理方式[1]。
2 檔案信息化建設問題分析
檔案信息化建設中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設的有效性，難以提升檔案管理工作質量。具體問題表現為以下幾點：
第一，檔案信息化數據異構性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個單位與部門之間的數據庫不同，并且各個部門的數據來源于數據特征等不同，在實際情況下，會出現內部結構處理方式復雜等問題，導致出現檔案信息化數據異構性問題[2]。
第二，高度分散問題。檔案信息化建設中，各個檔案會散落在管理部門或是經濟單位，例如：在建設局與稅務局財務報表實際移交的時候，會出現各類重復或是分散的信息數據，相關管理人員要利用大量時間篩選出有價值的信息數據，這就導致檔案信息化建設效率降低。
第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設過程中，經常會出現管理方式滯后的現象，難以提升檔案信息化建設質量，主要因為檔案信息化建設人員還不能根據信息化建設需求對其進行有效的管理，難以提升信息化建設工作效率與質量。
第四，管理觀念滯后。當前，部分檔案信息化建設與管理部門還沒有認識到檔案信息化建設工作的重要性，難以提升檔案信息化建設與管理工作質量，甚至還在應用傳統的紙質管理措施，無法增強檔案信息化建設效果[3]。
3 檔案信息化建設與檔案管理措施
檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設與管理中存在的問題。
3.1 建設專門的網絡檔案系統
檔案信息化建設部門需要建設專門的網絡檔案系統，在網絡檔案系統中，技術人員可以綜合利用數字化平臺，例如：建設公眾、內部等信息服務網，發揮網站的作用，同時，還要統一檔案信息化建設標準，積極建設檔案信息化硬件與軟件基礎設置，提升檔案管理水平，促進信息資源共享工作的進步。
3.2 重視電子文件管理工作
檔案信息化建設部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計算機網絡體系的建設，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉換成為電子檔案格式，提升數據的可靠性與通用性，同時，還要保證電子檔案的價值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網絡安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質量，同時，還要保證電子文件數據下載的真實性，將其儲存在光盤中[4]。
3.3 制定完善的技術處理制度
在檔案信息化技術處理過程中，相關檔案管理人員與技術人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術處理工作問題，提升檔案技術處理工作效率與質量。在電子文件技術處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長時間電子文件保存中，必須要重視保存的準確性與安全性，定期對其進行復制處理，并且建立完善的競爭機制，避免出現電子文件保存不當的現象。
3.4 積極應用現代化管理措施
檔案信息化建設部門必須要積極應用各類現代化管理措施，提升資源共享管理效率與質量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統檔案管理方式轉變成為現代化的檔案管理模式，積極應用網絡化技術與數據化技術，提升數據化檔案管理質量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。
3.5 樹立正確的服務意識
檔案信息化建設部門必須要樹立正確的服務意識，利用先進服務觀念開展工作，提升檔案信息化建設質量與效率。在檔案信息化建設部門實際服務期間，相關管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務意識，根據檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設工作效率與質量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強檔案信息化建設工作效果，進而優化檔案信息化管理體系。
3.6 制定完善的管理制度
檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，優化檔案信息化建設與管理體系，提升檔案信息化建設效率。首先，相關管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質量，增強檔案信息化建設效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統檔案管理方式的局限性，發揮現代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農村管理工作效率，增強檔案信息化建設工作效果，避免出現病毒感染的現象與問題，同時，還要重視檔案信息化建設與管理工作服務質量。
[關鍵詞]檔案信息化；檔案管理；建設措施
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.167
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0217-01
1 檔案信息化建設基本內容
1.1 基礎設施建設
在檔案信息化建設中，軟硬件基礎設施是基礎條件，只有具備了這些條件，才可以更好地開發利用檔案信息資源。而軟硬件基礎設施建設中，核心內容就是檔案信息網絡，它可以有效傳輸檔案信息、交換和共享資源等。因此，需要提高計算機管理檔案的普及率，大力建設檔案管理局域網。
1.2 檔案信息資源建設
要對檔案目錄數據庫科學建設，涵蓋館藏案卷級目錄和其他一些重要目錄；建設檔案數據庫，按照規范方法歸檔管理電子文件，數字化管理傳統檔案，促使檔案信息資源類型得到豐富，提高檔案信息資源利用效率。
1.3 應用系統建設
要積極、大力開發檔案信息管理軟件，大力推廣通用性和適用性較強的軟件系統，保證軟件系統與互聯網的檔案網站建設需求得到滿足。
1.4 標準化建設
要構建檔案信息化法制體系和標準規范，明確規定檔案管理各個環節，如資源描述、存儲、查詢、使用等，對電子文件歸檔和電子檔案管理等進行規范，促使檔案信息化建設的標準化和規范化得到實現。
1.5 安全保障體系建設
檔案中會存在一些比較重要的信息內容，這些信息如果泄露，就會出現較為嚴重的后果，因此，在檔案信息化建設過程中，安全保障體系建設是非常重要的組成部分，需要構建檔案信息安全保障體系框架、完善安全管理機制，提高人們的檔案信息安全意識。
1.6 人才隊伍建設
在檔案信息化建設中，還有非常重要的一個方面是人才隊伍，那么就需要采取科學的措施，建設一支具有較高水平的專業人才隊伍，，具體包括這些內容：大力培訓檔案業務人員，促使其能夠對新技術和新設備等積極掌握；普及信息技術知識等。
2 檔案信息化建設與檔案管理的措施分析
2.1 完善檔案信息化工作體系
只有構建了相應的工作體系，才可以更加順利地建設檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機制，貫徹執行電子文件管理等相關規定，同時，構建電子文件管理機制，以便全程管理電子文件。要結合檔案法，賦予檔案局相應管理職能，在信息化建設中，檔案部門積極協調，對工作體系進行統一建設。另外，在電子政務建設中，也需要適當提升檔案信息化工作的比重，以便同步進行檔案信息化建設。要對法規制度等進行完善，規范工作行為，編制檔案信息化建設專項規劃和工作任務分解表等，明確目標任務、完成時限以及責任單位等；在此基礎上，完善現有法律法規，強化監督檢查和執法。
2.2 推進檔案數字化和資源共享
資源建設是檔案信息化建設的核心內容，要結合這個中心開展其他工作，要將檔案數字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進檔案數字化建設，按照相應原則，科學編制工作計劃，強化監督檢查工作，以便順利開展檔案數字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎上，還要構建檔案數字化目錄，投入相應人力、物力和財力資源，各部門協同工作。此外，實行紙質和電子文件雙歸檔制度，并關聯并存規定范圍內的文本和圖形文件，實現檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享，結合相關標準，統一構建檔案信息管理系統，有機融合本系統和辦公系統，在網上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。
2.3 創新檔案信息服務手段
檔案信息化建設主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創新檔案信息服務手段；可以提高檔案信息遠程查閱利用服務能力，結合我國相關規定，科學設定檔案公開級別，并構建檔案信息資源網上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網站上需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關資源，逐步完善檔案信息資源網，實現檔案信息網上查詢。對于部分無法公開于網絡上的檔案，可以應用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認之后，提供遠程查閱服務，借助于網絡檢索，相關人員可以更加便捷地查閱檔案。
安全建設也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應用先進的身份認證和網絡監控技術，同時強化訪問控制，對標準進行構建，明確規定備份機房和技術條件，保證檔案信息安全。
3 結 語
在檔案信息化建設過程中，有許多方面需要引起人們重視；在具體實踐中，相關領導要給予一定的支持，投入足夠人力、物力和財力資源，采取一系列完善措施，嚴格依據相關要求和規定開展檔案信息化建設，促使檔案工作水平和服務效率得到提升。
關鍵詞：n案管理；現代化；信息化；有效策略
檔案管理信息化是現代社會發展下的產物，其使檔案管理部門的工作走向現代化的領域，在檔案管理信息化的影響下，檔案管理工作更加高效、便捷。目前在檔案管理信息化條件下，現代化轉變是其在未來的發展趨勢，因此在檔案管理工作中需要根據實際的需求，對檔案管理工作進行完善，依靠信息技術及管理內容等方面提高檔案管理質量及水平，從而實現檔案管理的現代化。
1 改革傳統檔案的管理模式
為了實現信息化條件下檔案管理現代化需要從以下幾個方面對傳統的檔案管理內容進行改革。
1.1 將傳統的紙質檔案信息轉變為電子信息
傳統的檔案管理工作主要是對實質的檔案進行管理，主要保管內容包括紙質、圖片、錄像等形式的資料，對這些資料的整理、收集、記錄、分類等都需要由人工進行，越來越多的檔案資料使管理人員的工作內容更加繁瑣，并且這些實質資料還會占據一部分空間，影響檔案管理人員的工作效率。
因此需要將原有的實質檔案資料進行數字化轉換，檔案的數據化、電子化可以有效減輕管理人員的工作負擔，提高其工作效率，并且電子存儲的方式更利于對檔案的存儲及查閱，促使檔案管理工作向著高效的方向發展。
1.2 實現檔案存儲方式的轉變
新科技的不斷進步，也改變了檔案存儲的方式。傳統的檔案在進行存儲管理中，需要花費較多的人力和時間，而且還需要有場地的支持。新的存儲方式的出現，使檔案資源能夠在較小的空間內實現對較多內容的存儲，對于檔案資源的高效管理具有重要意義。隨著數字化管理的不斷深入，檔案資源也需要實現數字化的轉換。將電子信息資源進行數字化的管理，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還有效的實現了資源的合理配置與優化，進而對于實現檔案資源的現代化管理。
2 建立現代化的檔案信息管理系統
檔案信息管理系統是檔案管理信息化中的重要組成部分，為了實現現代化檔案管理，檔案部門需要建立完善的檔案管理信息平臺，通過信息管理系統的使用，提高檔案管理工作信息化及現代化的程度，在建立現代化的檔案信息管理系統中需要注意以下內容。
2.1 建立科學的管理程序
計算機管理程序的設定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關管理設計人員在進行該模塊工作時，需要結合檔案管理工作的特點，以及檔案館的實際情況進行設計，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動工作的順利開展。
2.2 建立健全的安全防護系統
檔案中包含著許多機密資料及數據，一旦泄露所產生的影響非常大，因此需要建立完善的安全防護系統，并對其進行定期的檢查，做好日常的信息平臺維護工作，防止系統漏洞造成數據泄露，保證檔案資料的機密性。
3 完善檔案管理體制
在檔案管理信息化條件下，原有的檔案管理體制已經無法滿足檔案管理現代化的需求，因此需要依據現代化管理手段對原有的檔案管理體制進行改革，其可以從以下兩個方面進行管理體制的完善。
3.1 強化檔案管理體制的作用
相關部門要根據當前發展的現狀以及檔案管理的實際情況，將現代化信息技術體現在當前的檔案管理原則以及條例之中，進而使檔案管理人員在開展工作時具有可遵循的依據，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質量。
3.2 加強各檔案館對數字化、現代化管理的重視
當前一些檔案管理部門雖然引進了相關的技術設備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導致資源的浪費。因此需要相關部門加強對檔案管理工作現代化的重視，積極將現代化的管理模式應用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費，提升其檔案管理的水平。
4 提高檔案管理人員的自身素質
信息化條件下檔案管理的現代化的實現主要依靠的力量就是檔案管理人員，但當前的檔案管理人員在現代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相關部門加強對該方面內容的管理，從而推動檔案管理現代化的實現。為此，需要檔案管理的相關部門從以下幾個方面著手進行：
4.1 加強檔案管理人員的專業知識積累
現代化的檔案管理也需要現代化的檔案管理人員，需要檔案管理人員具備多元化的知識結構，從而更好的推進工作的開展。為此，要求相關部門通過培訓等方式，為檔案管理人員學習先進的管理理念，豐富自身的專業知識創造條件。同時，要求檔案管理人員要自覺的對當前新的知識與內容進行了解與掌握，從而實現對自身素質的完善。
4.2 加強檔案管理人員專業技能的學習
檔案管理信息化需要管理人員具備一定的計算機水平并且可以使用相關的技術與設備，因此需要對其管理技術及專業技能進行培訓，根據管理人員自身的素質水平及檔案管理工作中的需要進行相關的培訓，從而使其可以更有效的開展檔案管理工作。
4.3 增強檔案管理人員的安全意識
由于檔案管理工作的特殊性，需要保證檔案管理人員對檔案管理有一定的安全意識。首先，通過對檔案管理人員職業道德素養的培訓與安全意識的教育，提高其在檔案管理工作中的安全意識。并且通過與檔案管理人員簽訂保密協議的方式，利用法律效力來約束其行為，從而達到保證檔案管理工作安全性的目的。
結束語
綜上所述，為了實現在檔案管理信息化條件下的檔案管理現代化，需要從改革管理模式、建立管理系統、完善管理體制、加強人員素質幾個方面入手，通過對傳統管理模式的改進與完善，使檔案管理工作形成一套新的管理體系，在信息化檔案管理的基礎上，使檔案管理工作走向現代化。在信息化時代，檔案管理工作只有走向信息化與現代化才符合時展的要求，因此需要協調好二者之間的關系，從而保證檔案管理工作的有效展開。
參考文獻
關鍵詞：檔案管理；信息化建設；問題；對策
1 檔案管理信息化建設的內涵及意義
檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，運用現代化的信息技術和檔案網絡建設平臺等，科學合理的處置、管理和應用檔案信息資源，推進檔案管理現代化進程。檔案管理中檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，數字技術的大規模應用，檔案信息資源的數字化、網絡化和共享等是檔案管理信息化的主要特點。檔案管理信息化建設的最終目標是提高檔案管理的現代化水平，充分挖掘檔案的社會價值，以為社會提供優質的檔案信息服務。
與傳統檔案管理相比，檔案管理信息化具有明顯優勢：第一，利用信息化的檔案管理方式，檔案存在形式由傳統的“紙質形式”轉變為“以電子文件為形式的文字、圖片、音視頻”等，檔案資源的收集、儲存、分類、統計和查閱更為便捷，檔案資源更易于保存、檢索，提高了檔案傳輸速度和傳輸安全性。第二，積極推進檔案管理信息化建設，檔案管理活動中全面應用現代信息技術實施，傳統的檔案管理方式發生變革，檔案管理工作的效率和質量大大提升。第三，檔案信息化建設促進了檔案資源的開發、利用、保存和傳遞，有利于實現檔案資源的共享。
第四，檔案管理信息化建設有利于促進我國檔案工作標準規范體系的建設和檔案管理體制的創新和完善，從而全面推進我國檔案事業的蓬勃發展。
2 檔案管理信息化建設面臨的主要問題
2.1 缺乏對檔案管理信息化重要性認識
當前，雖然我國的檔案信息化建設工作取得了一定的進展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認識上出現偏差，往往怠于配合、協助。
2.2 資金投入不足，基礎設施不夠完善
檔案信息化建設必須以高性能的軟硬件基礎設施來保證，但目前因缺乏對檔案信息化建設的資金投入，相關的軟硬件設施配備不全，且維修、更換、升級等未及時跟上，制約著檔案信息化建設。
2.3 檔案管理的標準化水平低
檔案管理信息化標準的制定和執行是信息化建設的保證，但就目前而言，我國各地、各系統檔案信息和網絡建設的形式尚未建立統一標準和規范，規范性有待提高，檔案信息資源建設落后，無法全面實施。
2.4 缺乏專業的檔案管理信息化人才
由于缺乏一支綜合素質高的檔案管理信息化人才隊伍，嚴重阻礙我國檔案管理信息化建設。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質偏低，其技術能力、管理經驗等不能適應新時期n案信息化建設的需求，同時由于人員的穩定性不足，阻礙檔案信息化建設工作的進展。
3 推進檔案管理信息化建設的對策
3.1 加強檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設
檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設是檔案管理信息化建設的核心任務和基礎工作。加強檔案管理信息化的基礎設施建設，一方面要配備質量可靠、性能優良的軟、硬件設備。
另一方面，綜合考慮館藏規模、檔案管理軟件運行要求等諸多因素開發檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。同時提高檔案管理計算機和網絡技術的應用程度，建立和健全面向社會、服務公眾的檔案管理網站，以有效實現檔案信息資源的共享。而加強檔案管理信息化的資源體系建設，應積極運用信息技術與多媒體技術、信息技術等全面整合檔案信息資源，重點加強檔案目錄中心建設、檔案目錄數據庫建設、紙質檔案數字化建設、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數據庫的建設。
3.2 健全檔案管理信息化的管理制度，重點加強安全管理制度建設
檔案管理部門應不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規章制度要體現合理性、科學性、簡明實用性和制度約束的雙向性。
同時應嚴格執行管理制度，維護制度執行的嚴肅性，制定相應的獎懲制度，提高制度的權威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關的法律、法規、制度與標準，依法對檔案資源進行管理，確保檔案信息化系統安全、穩定運行。同時可采用防范病毒的網絡系統、數據庫自動備份、身份認證、查閱權限、加密保護等安全防護措施，提高檔案數字化的安全性，維護網絡信息系統的安全。
3.3 加強檔案管理信息化的標準體系建設
檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網絡傳輸，每個步驟都應有其相應的標準，以防止各自為政帶來的一系列問題。因此，應制定重點行業檔案工作規范，加強檔案管理信息化的標準體系建設。具體而言就是對檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標識、描述、轉化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統一的技術標準，如音頻文件按照統一格式進行轉化、掃描件要達到統一清晰度，以保障檔案信息化工作有統一的工作規范可以依據，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標準體系建設過程中應避免檔案信息資源的重復開發，提高檔案信息資源的利用率。
3.4 加強認識，促進檔案管理信息化的人才隊伍建設
各級檔案管理部門要摒棄傳統工作理念，積極改變工作思路，樹立現代性的檔案管理理念，可通過培訓等手段強化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認識，創新檔案管理方式及服務方式，以更好的適應時展的新需求。另外，高素質的人才支持是檔案管理信息化建設的基礎和保障，因此應不斷加強檔案管理信息化的人才隊伍建設。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質，有必要加強定向培訓力度，加強對檔案管理人員的繼續教育工作，提高檔案管理人員的專業知識、業務技能、檔案管理信息化技術。可定期組織業務培訓及專業技術培訓，使檔案管理人員掌握局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統等信息技術和檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史、檔案管理學等檔案專業知識，成為復合型的檔案專業人才。同時要求檔案管理人員具備良好的職業素養、較強的開拓創新意識。
總之，檔案管理信息化建設是一項系統工程，各級檔案部門應積極推進檔案管理信息化建設，提升檔案的公共服務能力，促進檔案事業的科學發展，以適應時展的需要，更好地服務社會。
參考文獻
【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；改善措施
一、基層檔案管理信息化建設的必要性和重要性
（一）必要性。傳統的紙質檔案較容易受到外界因素的影響，一旦不注意就有可能造成檔案被破壞，而且存在占用空間大、查閱不便的情況。隨著信息技術的不斷發展，可以通過將傳統檔案的保存方式轉化為信息化儲存，這樣既可以在較小的空間內儲存足夠多的檔案，又能保證檔案的完整性及便利性，因此，基層檔案管理信息化建設是非常必要的。（二）重要性。檔案管理作為基層單位的重要組成部分，不僅反映了基層單位工作的重要性，而且還保證了檔案的安全性，對提高檔案管理的質量和工作效率是非常有必要的。然而傳統的檔案管理工作需要耗費較多的人力和物力，對檔案的維護和利用都非常不方便，大大降低了檔案管理的工作效率。隨著現代化信息技術的不斷發展，檔案管理信息化建設應運而生，檔案管理信息化建設就是通過將傳統檔案信息化，以電子檔案的形式為社會服務。通過對檔案的信息資源進行分類、整理，能夠提高檔案的利用效率。此外，電子檔案更有利于保存，便于查詢，可以通過網絡適時查閱，大大提高了檔案的利用效率，降低了檔案管理成本，有利于提高基層檔案管理水平，對推進基層檔案管理工作非常重要。
二、基層檔案管理信息化建設中存在的主要問題
（一）忽視檔案信息化建設。隨著信息化時代的到來，各行各業的發展都離不開信息化手段的推進，而檔案管理信息化建設也是如此，促進檔案管理信息化建設不僅是提高檔案管理水平的一種手段，更是未來檔案管理的發展趨勢。然而當前很多基層單位對檔案管理信息化建設不夠重視，這主要體現在：一是對檔案管理信息化建設認識不足，在管理基層檔案中仍然延續以往的模式，重保存輕利用。二是檔案管理意識淡薄，沒有充分意識到檔案管理的重要性，在日常工作中面對大量的檔案資料只是單純地收集和保存，沒有充分發揮出檔案資源的作用。三是在基層檔案管理上存在因循守舊、無法適應時代要求的情況，很多檔案管理工作人員安于現狀，不愿意接受信息化知識，造成整體業務素質低。（二）檔案管理人員素質不高。一是基層檔案管理人員都不是專業人員，再加上日常工作中接受系統性、專業性的培訓機會少，人員素質普遍不高。二是基層檔案管理人員年齡趨于老齡化，在工作中缺乏學習熱情，不愿意接受新鮮事物，無法滿足檔案信息化建設的需求。三是專業基層檔案管理人員匱乏，極大地影響了基層檔案管理信息化建設工作的進展。（三）檔案信息化建設投入不足。基層單位對檔案信息化建設不足，制約了檔案管理信息化的發展，如很多單位沒有設立獨立的檔案管理部門，認為檔案管理就是簡單的文檔材料保管工作，只是單純地保管材料，卻不重視材料的利用。再如有些單位甚至連最基本的文件保管設備都沒有，更不用談檔案管理工作，直接導致檔案信息化工作無法開展。（四）檔案管理手段滯后。基層單位的檔案管理條件簡陋、設備老化，不利于檔案管理信息化建設，即使配備了計算機、掃描儀等信息化設備，在實際操作中利用率較低，寧可沿用過去的檔案管理模式。此外，對電子文件檔案也只是單一的歸類和保存，在管理手段上缺乏科學性、系統性，在查找檔案時仍然依靠人力，不利于檔案信息化工作的開展。
三、加強基層檔案信息化建設的措施
（一）重視檔案信息化建設。一是通過各種宣傳途徑宣傳檔案信息化建設的必要性和重要性，使基層單位充分認識到檔案管理信息化建設是未來檔案管理工作的發展，要想提高基層檔案管理水平，就必須將檔案信息化建設當工作重點來抓。二是基層檔案管理者應樹立檔案信息化管理的觀念，自覺提高自身專業素養，在日常工作中注重信息化技術在檔案管理中的應用，不斷提高檔案信息化管理水平，滿足檔案信息化建設的需求。三是要學會深度挖掘單位檔案資料，不僅要保管好、利用好檔案，更要學會發現檔案中的重點信息。（二）樹立現代化檔案管理理念。想要實現基層檔案管理的信息化，首先需要的就是轉變檔案管理人員的管理理念，要逐步轉變傳統管理模式，加強信息化技術在檔案管理中的應用，促進檔案管理的信息化、網絡化。（三）提高檔案管理人員素質。作為檔案管理工作的重要實施者，檔案管理人員在檔案管理信息化建設工作中起著非常重要的作用，因此我們必須重視檔案管理人員素質的提高。一是引進專業性強、實踐經驗豐富的工作人員，逐步改變檔案管理人員的結構，通過一對一、一對多的影響，使基層檔案管理人員改變過去的檔案管理模式。二是加強對檔案管理人員的培訓，并通過檢測培訓效果來促進人員的學習，從而達到提高基層檔案管理人員素質的目的，使其滿足檔案管理信息化建設的需求。三是使基層檔案管理人員輪流去大學進行深造，通過階段性的學習來提高自身素質，使其掌握專業的檔案管理知識，熟悉計算機網絡技術的使用，將其培養成為檔案管理信息化的行家。（四）加大檔案信息化建設的投入。一是基層單位檔案管理信息化建設應嚴格按照相關規定要求，配備相應的信息化設備如計算機、掃描儀等，從而滿足檔案信息化建設的硬件需求。二是基層單位應該為檔案信息化建設設立專項資金，并設置獨立部門來專門從事檔案管理工作，為檔案管理信息化建設創造好的條件。三是要重視對檔案應用系統的開發，結合本單位的實際情況，通過引進或者自主開發特有的符合自身實際的檔案管理方式，真正實現檢索速度快、查詢方便等優勢。（五）推進檔案管理資源數字化。在推進基層檔案管理信息化建設中，首先就是要充分利用計算機技術對單位的檔案資源進行系統地收集、加工和利用，將傳統的紙質檔案轉換為數字化檔案，逐步建立起電子和多媒體數據庫。其次應加強對電子檔案的歸檔和整理，做好電子檔案的儲存工作，提升電子檔案管理水平，實現信息化檔案的安全利用。最后是提高檔案信息檢索水平，實現檔案信息檢索方式向網絡化、智能化發展，為檔案管理信息化建設提供技術支持。（六）實現電子檔案信息化安全管理。一是通過設置權限來限定電子檔案的查閱范圍，使每個人都能在在較短的時間內獲取到自己所需的資源，同時也避免部分秘密電子檔案被查閱。二是要加強規范電子文件，檔案管理部門要嚴格歸檔，統一對其進行分類、整理與編碼，形成系統性的電子檔案，提高電子檔案的利用率。三是確保電子檔案的安全，在計算機內裝入較為先進的防火墻系統，防止電子數據的丟失。此外，一方面可以通過建立電子文件查閱制度來減少安全隱患，另一方面可以通過提高檔案管理人員的安全意識來使其自覺擔負起維護檔案信息安全的責任。
四、結束語
綜上所述，我們知道推進檔案信息化建設是非常必要和重要的，因此基層單位應轉變檔案管理理念，正視當前信息化建設中存在的問題即忽視檔案信息化建設、檔案管理人員素質不高、檔案信息化建設投入不足、檔案管理手段滯后等，并針對存在的問題提出相應的解決辦法：一是要重視檔案信息化建設；二是要樹立現代化檔案管理理念；三是要提高檔案管理人員素質；四是加大檔案信息化建設的投入；五是推進檔案管理資源數字化；六是實現電子檔案信息化安全管理。相信通過采取行之有效的措施，基層單位的檔案信息化建設將邁出新的步伐，使檔案管理信息化水平得到全面提高，更好地服務于經濟、服務于社會、服務于民生。
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信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。企業檔案管理信息化，就是利用數字化、信息存貯、數據庫等技術，將傳統紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數字檔案，建立檔案目錄數據庫，通過計算機網絡設備的傳輸，實現企業信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。
1.企業檔案管理信息化建設的重要性
企業檔案管理是企業生產、經營中必不可少的一個有效手段。企業檔案管理不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據， 也是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤，有利于促進企業組織管理、經營決策的創新。再次，檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動，是企業文化、知識的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，并提供豐富的具有企業特色的知識，提升企業文化。
2.加強企業檔案管理的信息化建設
2.1建立企業檔案管理信息化建設的基礎設施。針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。計算機技術和信息化技術運行的速度較快、運算的精確程度較高，儲存信息的能力和邏輯判斷能力較強，在文件信息的管理上能建立更為有效的模式，從而能建立高效有序的企業檔案管理模式，通過計算機的使用實現了文件信息的管理、統計、接受、發送、查找、利用、瀏覽的模式，從而能建立企業檔案管理的有效信息化管理。由此信息化的檔案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，為有利用價值的檔案建立了良好的信息的查找和利用方式，也為企業的檔案管理和調用建立了有效的方式。使企業的檔案管理建立有序又有效的信息化管理，也實現了檔案管理的現代化和信息化建設。
2.2實現傳統檔案的電子化和信息化。企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。企業信息化的檔案管理應在通用的檔案管理軟件的平臺之上，然而當前企業的檔案管理軟件并未統一和規范，從而為企業的檔案管理信息化建設一體化和系統化帶來了相應的阻礙。檔案管理軟件的難以統一制約了企業檔案管理信息化和電子化進程，隨著企業現代化管理水平的提高，企業的檔案管理應建立統一的平臺，建立統一的電子檔案的管理軟件平臺，實現傳統檔案的電子轉化模式，從而為電子檔案的管理和利用提供便利的平臺。
2.3實現信息化檔案的網絡化。企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要。現代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。
2.4提高檔案管理人員的專業素質。企業檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。努力建設一批德才兼備、精干高效、勇于開拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。檔案信息化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。要實現檔案管理信息化，首先需要具有較高的知識層次和先進技術水平的專業技術人員，企業要注意引進招聘一些有專業技術、技能的人才來充實檔案隊伍。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用， 檔案管理者還必須學會利用現代化檔案管理手段，掌握檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能， 并學會對各種現代化辦公設備進行維護。因此，必須對檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們具有較高的業務素質和較強的開拓創新意識，從而促進檔案工作的持續穩定發展。
2.5檔案管理系統建立過程中的用戶交互模式。企業的檔案管理系統的開發和設計一般由專業的設計和管理人員承擔，容易造成用戶的檔案管理系統需求與設計人員的設計不相符合。在檔案信息管理系統的設計完成之后，對系統的整體調整和協調也將比較困難，同時也影響了檔案管理系統功能的發揮，造成了資源和時間的浪費。從而企業在檔案管理的信息系統建設過程中應建立設計人員和系統用戶的交互交流模式，為企業檔案管理系統的使用和調整奠定良好的交流和信息的發展基礎。通過及時的互動交流實現企業檔案管理系統的不斷完善和企業檔案信息化建設的持續發展。
3.結語
企業檔案的信息化是市場經濟條件下，企業發展的必經之路，也是響應國家政策的一個重要指標。檔案資源的信息化、數字化、網絡化課題己被檔案界提上日程，加大了對檔案信息化建設的關注和重視。而信息化建設是一項系統工程，需要極大人財物的投入，要穩扎穩打，任重而道遠。
（1.赤峰學院 科技處；2.赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：高校檔案管理信息化建設，是如今高校管理中必不可少的一個部分。本文就高校檔案管理信息化建設進行分析，通過對其內涵的闡述，根據其面臨的問題，有針對性地提出相應的解決措施，力求為提高各大高校檔案管理信息化建設作貢獻，實現高校可持續發展。
關鍵詞 ：高校檔案管理；信息化建設；相關對策
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）03-0155-03
隨著社會的發展，科技的進步，辦公自動化逐漸普及到各大高校，這也在一定程度上改變著高校檔案管理的方式，由原本的傳統化逐漸向信息化演變，這不僅給高校檔案管理帶來更大便利，還能與時俱進，使其不被社會淘汰，促進高校檔案管理的可持續發展。因此如何高效、合理地將信息化建設利用到高校檔案管理中去，成為各大高校管理員的主要任務。
有效的檔案信息化管理，不但可以增加檔案資源的可利用率，而且能提高管理者的工作效率，減輕他們的工作量。但是，由于目前的高校檔案管理信息化建設還面臨著不少的阻礙和問題，因此有針對性地對這些問題進行相應地解決很有必要，這也是本文論述的重點。
1 高校檔案管理的基本概念及內涵
1.1 基本概念闡述
高校檔案管理是高校管理中必不可少的一部分，它對高校管理的可持續發展起決定性作用。高校檔案管理主要由教學檔案、招生活動、科研管理檔案等部分組成。它將生動形象的事物變成抽象的圖表和文字等等，方便保存，且可供恒遠流傳。高校檔案，是學校歷史的完整記錄；是學校教育的實時寫真；是校園活動的紀實。它既可以幫助學校的教育教學積累豐富的經驗，還能最大程度地為學校的可持續發展奠定基礎，貫穿于學校的每一項工作中，具有深遠的意義。
高校檔案管理信息化的含義是，在進行高校檔案管理時，將檔案管理信息化，利用網絡等技術化手段將高校檔案資料進行合理分類、利用、開發，實現其社會共享的目的，提高其可利用價值。高校檔案管理信息化利用現代化技術手段，將高校檔案資源進行整合、分類、管理、二次利用，實現資源共享。
高校檔案管理信息化蘊含豐富的內涵，具體內涵如下：
（1）它的實現可以充分收集高校各類檔案資源，把數字、網絡化技術作為載體，實現高校檔案管理數字化。
（2）采用計算機、網絡等技術，實現高校檔案一體化、自動化管理。集閱覽、記錄、儲存、傳遞、搜索等管理功能于一體。
（3）運用計算機、網絡等技術，實現資源高度共享，充分體現高校檔案資源的價值。
（4）它是一個將信息技術進行高度應用和推廣的過程；是一個將高校檔案信息、資源進行開發和二次利用的過程；是一個實現信息服務最大化價值的過程。
2 高校檔案管理信息化建設的作用和必要性
隨著社會的進步和科技的發展，高校檔案管理建設面臨著不少的問題和挑戰。由于數字化、信息化時代的到來，計算機、網絡等技術影響著人們的日常生活，逐漸成為人們生活、工作以及學習的重要工具。而為了實現高校檔案管理的現代化，進行高校檔案管理信息化建設很有必要，它不僅能夠記錄學校的歷史演變過程，還能對學校活動進行紀實，這在一定程度上全面、真實、客觀地體現了學校的發展歷程和教育成果，及時進行檔案管理和保存。同時還能夠提高學校的管理效率，對學校教育具有深遠影響和意義。
3 高校檔案管理信息化建設面臨的問題分析
隨著高校檔案管理信息化建設的普及，高校檔案管理得到不斷進步和發展，但是在高校檔案管理信息化建設的過程中還面臨著不少問題。其問題主要體現在如下幾個方面。
3.1 基礎設備不完善
高校檔案管理信息化建設的基礎是齊全的檔案管理設備，但是根據高校現狀來看，大部分高校的檔案管理設備不夠齊全。一套完善的高校檔案管理設備是由硬件、軟件設備兩個部分組成的，其中硬件設備包括計算機、網絡、掃描儀、打印機等，軟件設備包括數據庫、信息處理系統等。
在高校檔案管理信息化建設中，由于相關檔案管理人員對其缺乏認知，且重視度不夠，導致高校檔案管理信息化建設的基礎設備無法及時更新，這種情況的出現，阻礙了高校檔案管理信息化建設的發展進程。
3.2 高校檔案管理信息化建設發展進度緩慢
由于受傳統化檔案管理方式的影響，導致無法進行系統的信息化管理。在信息化管理普遍應用之前，我國都是采用紙質管理的方式進行檔案保存，因此難以適應信息化管理的進程，加之我國進行高校檔案管理信息化建設起步太晚，缺乏基礎建設，基礎設備不足，這在一定程度上阻礙了高校檔案管理信息化建設的進程。
3.3 缺乏有針對性的系統管理標準
信息化管理系統標準作為高校檔案資源高度共享的基礎前提，由于高校檔案管理缺乏有針對性的系統管理標準，且沒有完整的管理規劃，造成檔案管理人員存在盲目性，這對高校檔案管理信息化建設產生直接影響，使之無法實現資源共享，從而阻礙其發展進程。
3.4 專業人才不足
在高校檔案管理信息化建設的過程中，專業人才作為必不可少的一個因素，是促進其發展的關鍵部分，而專業的檔案管理人才不僅需要具備扎實的基本知識，還需要擁有熟練的計算機操作技能。但是就目前的高校人才現狀而言，他們在專業領域存在太多不足，不僅基礎理論知識認知度不夠，還缺乏相關專業技能，無法將基礎理論與專業技能進行巧妙地融合，阻礙高校檔案管理信息化建設發展進程。
3.5 領導認知度不夠
就目前大多數高校而言，檔案管理作為高校管理過程中的一部分，缺乏高校領導的重視，他們認為不需要在檔案管理上特意花時間、花精力，應該順其自然，按照以前的傳統管理進行即可，不愿意將資金花在檔案管理上。由于他們對檔案管理信息化建設缺乏認知和了解，造成上述現象的發生，影響了高校檔案管理信息化建設的發展。
4 高校檔案管理信息化建設的有效措施
綜上所述，高校檔案管理在行信息化建設的過程中面臨著不少的問題，其中主要的問題包括，基礎設備不完善、發展進度緩慢、缺乏有針對性的系統管理標準、專業人才不足、領導認知度不夠等，為了使高校檔案管理信息化建設有效進行，本文針對這些問題，提出了相應的解決措施。
4.1 加強基礎設備建設
4.1.1 基礎設備的組成和作用
高校檔案管理信息化建設的基礎設備分為網絡系統和數字化設備兩部分，網絡系統主要包含計算機、路由器、服務器等等硬件設備，數字化設備主要包含數據庫管理系統、操作系統等等虛擬化信息資源。計算機網絡設備是基礎設施的核心內容，它是實現資源共享、進行檔案傳輸、信息交換的基礎。所以，建立一個高效的信息化檔案管理具有重大意義，它不但能夠有效地進行資源共享，還能將檔案信息化的優點充分體現，實現檔案管理價值最大化。
4.1.2 以完善局域網為前提，實現基礎設備價值最大化
為了讓高校檔案管理信息化建設有效進行，高校需雖其原有的局域網進行高度完善和修改，且做到與相鄰高校或者其他的高校實現資源共享、進行聯通，進一步優化原有的網站內容和模式，提高網站信息量和網絡服務能力。同時，根據學校基本情況，進行資源整合、規劃，在原有設備的基礎上，購置全新的軟件設備，包括系統軟件和硬件設備兩部分，前者包含網絡服務、文檔一體化等等，后者包含文件服務器、掃描儀等等。
4.1.3 完善高校檔案管理信息數字化建設
高校檔案管理信息數字化建設，依附于網絡教育平臺，而這個平臺是全省統一的，為了完善高校檔案管理信息數字化建設，需先建立全省高校檔案信息網，實現各大高校網絡信息資源共享，使高校信息網成為成為全省信息網的一部分。
4.1.4 資源設置建設
（1）建立檔案信息數據庫，方便檔案信息化查詢，這在一定程度上能夠有效地提高檔案管理的工作效率和服務水平，達到資源共享的目的。
（2）采取電子文檔形式進行文檔的保存，提高人們的信息化意識，常常舉辦相關講座和培訓，提高相關人員信息化技術水平，推動高校檔案管理信息化建設的發展。
（3）加強檔案管理信息化意識，從工作入手，加強電子文檔的收錄、分類等工作，并保證其準確性，促進高校檔案管理信息化建設的快速發展。
4.2 提高相關人員認知性
4.2.1 提高領導對高校檔案管理信息化建設的認知度
根據高校的具體情況，制定高校檔案管理信息化建設的可行性方案，讓高校領導意識到檔案管理信息化的必要性和重要性，讓高校檔案管理信息化建設順利進行。因此高校領導對檔案信息化的認同和支持是高校檔案管理信息化建設的關鍵，也是其有效進行得保障。
4.2.2 提高高校相關部門的認知度
這就需要在一定程度上消除各相關人員對檔案信息化建設的認知偏差，營造正確的認知氛圍，提高所有人員的積極主動性，配合檔案管理者的基本工作。檔案管理信息化工作的職責，不僅僅局限于檔案管理人員，它也是整個高校人員的職責所在，在此過程中需要每個成員利用不同的方式去進行宣傳，達到提高檔案資源、信息可利用率的目的。在宣傳的過程，為高校營造積極主動的工作氛圍，同時提高學生、老師們對檔案管理信息化的認知意識。
4.3 培養專業人才
檔案管理工作人員是高校檔案管理信息化建設過程中的重要部分，它是維持檔案信息及時傳遞給用戶的橋梁，它是檔案管理信息化建設的操作者。隨著社會的進步、科技的發展，社會的人才需求越來越大，對人才的要求也越來越高，因此，在高校檔案管理信息化建設的過程中，管理人員的素質高低，決定他在高校的地位高低。若他們無法與時俱進，依舊以原來的管理方式和思維方式去進行相關工作，那么他們終究被該行業所淘汰。所以，檔案管理工作人員應隨著時代的變化而變化，將其自身的專業技能進一步強化，適應信息化的進程，采用全新的思維方式積極主動地投身于新型管理模式中去。
為了促進高校檔案管理信息化建設的可持續發展，需培養較多的專業人才，而人才的培養工作應做到如下幾個部分：
4.3.1 加強專業知識的培訓
完善高校檔案管理工作人員相關培訓制度，開展進一步強化培訓課程，把計算機、網絡等技術與現代化管理知識相結合，并列入培訓課程，提高檔案管理人員的專業技能。
4.3.2 定期組織學習交流會
高校應進行定期的學習交流會，與其他高校進行信息、知識交流，取長補短，引進先進的思想和學習方法，提高人員的專業水平。
4.3.3 設置績效考核制度
將高校檔案管理人員的培訓狀況加入考核內容，調動檔案管理人員在培訓過程中的積極主動性，為整個團隊樹立良好的榜樣，同時提高整個團隊的專業水平。
4.3.4 培養集管理、技術與一身的人才
高校檔案管理相關部門，需通過不同渠道招攬優秀的計算機網絡人才，之后，開設專業的檔案管理課程，對他們進行相關的管理培訓，培養集管理、技術于一身的高質量人才。
4.4 制定合理的系統管理標準
（1）根據國家檔案局的相關準則，嚴格進行高校檔案管理信息化建設，在此基礎上，根據高校的實際情況制定符合學校發展的系統管理標準，對對高校檔案管理進行規范化和系統化。
（2）高校檔案管理部門需積極配合，主動參與到系統管理標準相關規范的研究和制定中，加快研究進程，提高相關規章的制定效率。
4.5 高校檔案管理信息化資源設置建設
4.5.1 完善信息數據庫建設
檔案管理信息化建設，有利于實現檔案查詢的信息化，這樣可以提高檔案管理人員的工作效率，減輕他們的工作負擔，實現資源共享。
4.5.2 強化電子文檔保存意識
電子文檔較紙質文檔而言，保存性更久，查詢更方便，閱覽更直觀。因此，提高高校人員電子文檔保存意識很有必要。可以通過采用培訓和講座的方式，提高高校人員的信息化技術水平，實現檔案管理信息化。
4.5.3 從檔案管理部門人員開始，逐一進行信息化培訓和講座，提高全員的檔案管理信息化水平。
4.6 建立健全的安全保障體系
隨著信息化建設的不斷發展，檔案管理信息化在各大高校得以普及，然而越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞。因此，建立健全的安全保障體系很有必要。
由于高校檔案內容包含學校的完整信息、資料和即時動態，有些信息甚至處于高度機密狀態，對學校的發展有重大意義，其安全性顯得尤其重要。因此在檔案管理信息化建設的過程中，高校檔案管理必須做到以計算機管理為主，以人工管理為輔，兩者相互結合，進行同時管理力求保障所有檔案信息的安全，促進高校檔案管理的發展。
5 結束語
根據全文論述可得，高校檔案管理信息化、自動化已經取代傳統的紙質管理方式，逐漸成為高校檔案管理的主要管理方式。因此，高校檔案管理信息化建設很有必要，為了提高檔案管理者的工作效率，實現高校檔案管理的可持續發展，讓高校的管理實現最大價值化，需對檔案管理信息化進行不斷完善和改進，根據其現狀存在的問題，提出相應的解決對策，力求高校檔案管理信息化建設的有效進行，促進高校檔案管理的管理科學化，加快高校的整體發展進程。
參考文獻：
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