時間：2022-11-14 03:53:38
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理制度，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1、分局所有檔案由綜合檔案是集中管理，不得分散和私人保存。
2、各科室應按要求向檔案室移交清潔、全面、完整的檔案。
3、文檔人員必須確保檔案的安全、完整。要定期清點整理檔案資料，對殘缺或變質的檔案及時補充確保完整。要保持檔案室的清潔美觀，搞好檔案室衛(wèi)生工作。
4、檔案室內嚴禁吸煙、大聲喧嘩，不準進行與查閱檔案無關的活動。
5、非文檔人員不得自行翻閱檔案。
6、參觀人員必須經領導批準，在檔案員的陪同下方可參觀。
1、加強檔案的治理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案。健康檔案要采用統(tǒng)一表格，在內容上要具備完整性、邏輯性、正確性、嚴厲性和規(guī)范化。
2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)（社區(qū)）衛(wèi)生服務機構要建立專人、專室、專柜保存居民健康檔案，居民健康檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號順序擺放，指定專人保管，轉診、借用必須登記，用后及時收回放于原處，逐步實現(xiàn)檔案微機化管理。
3、為保證居民的隱私權，未經準許不得隨意查閱和外借。在病人轉診時，只寫轉診單，提供有關數據資料，只有在十分必要時，才把原始的健康檔案轉交給會診醫(yī)生。
4、健康檔案要求定期整理，動態(tài)管理，不得有死檔、空檔出現(xiàn)，要科學地運用健康檔案，每月進行一次更新、增補內容及檔案分析，對轄區(qū)衛(wèi)生狀況進行全面評估，并總結
報告保存。
5、居民健康檔案存放處要做到“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作。
6、達到保管期限的居民健康檔案，銷毀時應嚴格執(zhí)行相關程序和辦法，禁止擅自銷毀。
1.1缺乏足夠的檔案管理意識
事業(yè)單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經濟支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。
1.2沒有建立完善的檔案管理制度
目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。
1.3缺乏信息化的檔案管理
計算機技術已經改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。
1.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業(yè)責任感還應具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。
2.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑
2.1重視檔案管理工作的宣傳
通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網絡等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
2.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定
檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。
2.3加強檔案管理人員的專業(yè)培訓
新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。
廣西哲學社會科學研究機構主要包括：廣西社會科學院、南寧市社會科學院等專職科研機構；廣西大學、廣西民族大學等高校哲學社會科學研究機構；廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室等政府科研管理機構。它們是廣西社科科研力量的聚集地，科研檔案信息量大、資源豐富，擁有較強的科學研究和科研開發(fā)能力。
（一）廣西專職科研機構科研檔案管理———以廣西社會科學院、南寧市社會科學院為例
廣西社會科學院是自治區(qū)級的哲學社會科學研究機構，科研檔案管理工作主要由科研處負責，人事處和院辦公室涉及部分科研檔案工作。在科研檔案基礎設施建設方面，全院共有3個檔案室和1個成果展示室，包括科研處管理科研檔案室和成果展示室、人事處管理科研人員人事檔案室、院辦公室管理辦公文件檔案室，每間檔案室約十多平米。檔案室配備有檔案架和檔案文件夾，檔案管理人員配備計算機。南寧市社會科學院是廣西唯一的市級社會科學研究機構，成立時間較晚，只有十多年歷史，下設科研所負責科研檔案管理工作，有1間檔案室，存放科研檔案與辦公文件檔案，科研檔案收集登記和管理人員配備有計算機?？蒲兴鶎蒲腥藛T每年完成的科研成果進行登記和收集，特別是對近年完成的課題成果進行重點收集，開展了部分科研檔案的分類編目工作，所有進入檔案室的科研檔案都進行了統(tǒng)一分類編目。
（二）廣西高校哲學社會科學科研檔案管理——以廣西大學、廣西民族大學、廣西師范大學為例
廣西大學、廣西民族大學、廣西師范大學等高校社科科研檔案管理模式與社科科研機構不同，這些高校都設有檔案館，一般由學?？蒲泄芾聿块T負責收集科研檔案資料，按年度將資料移交給檔案館進行整理、編目、組卷等檔案基礎業(yè)務工作和保管收藏、編研開發(fā)等后續(xù)工作，管理相對規(guī)范。處和檔案館負責。廣西大學檔案館成立于1997年3月，建筑面積877平方米，館內設辦公室、業(yè)務指導部、目錄編纂部、館藏部等部門，有專職人員19人，配有計算機、復印機以及空調、去濕、掃描、刻錄、照相等設備。社科處負責科研課題項目、科研成果檔案資料的登記收集工作，檔案館負責整理歸檔和管理服務工作。目前，廣西大學檔案館有廣西大學全宗（1958-現(xiàn)在）、廣西農業(yè)大學全宗（1950-1997）及廣西農業(yè)大學林學分院全宗（1956-1997）3個檔案全宗，有黨群、行政、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財會、聲像等十大類檔案4萬多卷，案卷排架長度1300多米。年進館檔案1萬多件，年增目錄4萬條。制訂了廣西大學檔案館各類崗位職責、各類檔案工作人員崗位職責、檔案館職責等有關檔案管理的規(guī)章制度。開展了年度科研成果匯編等科研檔案編研工作。廣西大學檔案館注重檔案管理現(xiàn)代化建設，社科處和檔案館均設立了網站，并采用GD2000檔案管理系統(tǒng)，2004年建立了全部檔案卷內目錄檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)有數據近40多萬條，實現(xiàn)了館藏檔案文件級目錄電腦查詢。
1.廣西民族大學哲學社會科學科研檔案管理
廣西民族大學涉及哲學社會科學的文科專業(yè)占專業(yè)總數的70%，是廣西唯一開設檔案學專業(yè)的高等院校。廣西民族大學檔案館前身是1988年6月成立的廣西民族學院綜合檔案室,2009年7月設立了檔案館。檔案館掛靠校長辦公室，館藏設施較好，有兩個5防標準的檔案庫房，配置檔案密集架，存放音像檔案資料的防磁柜，存放實物禮品的架柜等設備，并在科研檔案管理方面開展了大量工作。（1）全面開展科研檔案的登記和收集工作。科研處對每一項科研課題進行分類跟蹤管理，各類科研課題都有檔案盒保管相關科研課題文件材料，科研課題項目從申請立項到結題驗收的相關文件、成果資料收集較為齊全。科研處每年開展科研成果登記收集，平均每年有200多項科研課題項目成果，把收集到的科研成果檔案移交檔案館進行后續(xù)處理。（2）開展系統(tǒng)的檔案基礎業(yè)務?？蒲谐晒麢n案移交到檔案館后，由專業(yè)人員對檔案進行整理、編目、組卷、上架。目前，該檔案館集中統(tǒng)一管理的黨群、行政、教學、財會、基建、設備、出版、產品、外事、實物等十大類檔案資料共11萬余卷（件）。（3）建立了一系列科研檔案管理制度。近年來，廣西民族大學檔案館制定、修訂和完善了本校檔案管理保密制度、安全制度、查借閱制度、工作制度等8個方面的規(guī)章制度。同時，學校成立了由分管檔案工作的學校領導和有關部門負責人組成的檔案工作領導小組和檔案工作鑒定領導小組，各單位設有分管檔案工作的領導和兼職檔案員，并確立了具體的工作職責。
2.廣西師范大學哲學社會科學科研檔案管理
廣西師范大學社科科研檔案管理工作主要由社會科學研究處和學校檔案館負責。廣西師范大學檔案館成立于2002年3月，是學校檔案工作的職能管理部門，主要負責包括人事檔案、學生檔案在內的全校各類檔案的歸檔和管理服務工作，制定有《廣西師范大學檔案工作職責》《廣西師范大學檔案管理辦法》等系列管理制度。學校檔案館建筑面積780平方米，配置復印機、信號采集刻錄機、照相機、去濕機和音像攝錄、播放機等設備。辦公及庫房建設符合“三室分開”和“三鐵八防”要求。學校檔案館統(tǒng)一管理全校黨群、行政、教學、科研、基建、設備、產品、外事、出版、財會等十大類檔案66000多卷（件），聲像檔案13500多張（盒），實物檔案1150多件，人事檔案3500多卷，學生檔案18000多袋，資料3110多冊。
（三）政府科研管理機構———廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室科研檔案管理
廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室是廣西哲學社會科學規(guī)劃管理機構，負責組織和制定廣西哲學社會科學發(fā)展規(guī)劃，以及對廣西所承擔的國家社科基金項目與廣西哲學社會科學規(guī)劃課題進行管理。該辦目前掛靠自治區(qū)黨委宣傳部，只有1位同志負責所有的管理工作。由于人手嚴重不足，工作量太大，廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室每年都需要借調1名高校教師協(xié)助工作。即使在這樣的情況下，從2001年至今，仍然完成了400多項國家社科基金項目和1000多項廣西哲學社會科學規(guī)劃課題項目的管理工作，并從2006年開始收集了部分電子版科研項目成果，保存最近3年的社科研究項目相關檔案資料，在經費缺乏的情況下，仍然編輯出版了3本廣西哲學社會科學規(guī)劃課題優(yōu)秀成果摘要，建立了廣西社科規(guī)劃辦網站。
二、科研檔案管理制度存在問題剖析
（一）管理機構設置不合理，管理人員隊伍不健全
以廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室為例，該辦是廣西全區(qū)哲學社會科學研究的重要管理機構，只有1位在編人員支撐所有檔案管理工作。而上海等其他一些省區(qū)，社科規(guī)劃辦公室是獨立的副廳級機構，與廣西同為西部省份的云南，社科規(guī)劃辦公室也有七八個人，有完整的科室機構設置。相比之下，參與調研的廣西哲學社會科學研究機構普遍反映單位對科研檔案工作沒有給予足夠的重視，編制問題解決不到位，科研檔案管理人員絕大多數都是兼職，專職的專業(yè)檔案管理人員鳳毛麟角。如廣西社會科學院科研處有5人，只有1位專職的科研檔案登記收集人員。南寧市社會科學院科研所只有3人，有1位專職的科研檔案登記人員。而高校由于學校領導直接參加檔案工作領導小組，并明確了工作職責，科研檔案工作的整體水平相對較高。
（二）科研檔案管理人員素質不高，管理意識薄弱
一些科研單位和院校領導不重視科研檔案工作，不注重科研檔案管理人員的選擇，隨意安排沒有檔案管理知識和經驗的關系戶負責科研檔案管理工作，導致科研檔案管理人員素質偏低。部分科研人員對科研檔案管理的認識度不夠，甚至有的認為科研檔案部門就是單純存放科研檔案的倉庫，導致工作積極性不高，參與性低。
（三）科研檔案管理制度沒有建立健全
按《檔案法》要求，科研單位應建立切實可行的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范檔案分類及歸檔要求和管理辦法，讓檔案工作走上規(guī)范化、制度化的軌道。但在調查中發(fā)現(xiàn)，所有參與調查的廣西哲學社會科學研究機構幾乎都沒有建立健全本單位的科研檔案管理制度，面向廣西的哲學社會科學科研檔案管理制度亦是如此，導致科研檔案管理工作出現(xiàn)以下問題：
1.缺乏有效的科研檔案歸檔管理手段。廣西社會科學研究機構科研檔案一般在年底由科研處所下達科研成果登記、統(tǒng)計的相關文件，多數單位只是登記了科研成果目錄，相關科研文件、調研資料報告、成果原件或電子文本等資料收集不全，致使科研檔案歸檔管理工作處于失控狀態(tài)，與規(guī)范化要求相差甚遠。
2.相關部門之間管理權限不明確，缺乏集中統(tǒng)一管理。一些科研機構的科研檔案資料文件一部分歸辦公室管理（如部分自治區(qū)領導、部門下達的課題文件，科研成果的領導批示等），一部分歸人事部門管理，還有部分歸科研處管理。在缺乏相關部門協(xié)調統(tǒng)一管理的情況下，如果檔案人員很少參與社會科學科研課題項目，課題項目管理中也沒有相關的檔案收集歸檔管理要求和投入的話，成果登記統(tǒng)計只能依靠科研人員的自覺和責任心，那就會導致科研檔案遺漏、遺失問題大量存在。高校在建立檔案管理制度方面做得相對較好，但也存在檔案館與科研管理部門制度上、工作方法上銜接不上的問題，導致科研檔案收集不齊或檔案收集拖延等問題。
3.科研檔案保密制度缺失，保密工作存在漏洞。廣西許多社會科學研究機構對科研檔案的保密工作重視不夠，缺乏科研檔案管理制度，缺少對科研檔案信息秘密性認定的范圍及對科技檔案管理人員安全意識的教育，科研檔案保密工作堪憂。高校檔案館雖然制定了相關保密制度，但由于與科研管理部門溝通了解不夠，造成一些應該保密的科研成果沒有設定為保密檔案資料。
（四）科研工作人員缺乏歸檔意識
科研檔案收集歸檔是科研檔案管理工作的基礎和前提。但是由于科研機構沒有制定嚴格的科研檔案管理制度，歸檔宣傳不到位，科研人員對科研檔案工作的意義缺乏了解，歸檔意識薄弱。部分科研人員認為個人的論文、論著是個人成果，與科研院所無關，自己保存比較保險，使用也方便，因此找理由不上交或不愿意將原件上交。由于檔案員不是科研活動的參與者，對于科研業(yè)務不了解，就無法鑒別出該歸檔的是否已全部歸檔，因此造成部分科研院所的科研檔案在部分時期只登記了科研成果標題，其他科研檔案全部缺失。一些科研院所只收集了最終的科研成果文本，其他材料缺失；一些科研院所對國家部委、自治區(qū)和本單位立項的課題項目檔案比較重視，檔案材料收集較齊，而對橫向課題和個人自主項目檔案沒有注意收集；參與調研的科研院所基本上嚴重缺乏對科研圖片、錄音、調研記錄等材料的收集。另外，由于社會科學研究院所科研人員流動性大，科研人員工作調整，而科研檔案存檔的規(guī)范、標準掌握各有差異，也造成了科研檔案歸檔水平參差不齊。
三、完善科研檔案管理制度的對策建議
（一）強化科研檔案管理
加強科研檔案工作建設指導是做好科研檔案工作的關鍵，主管領導和相關部門對科研檔案工作重視程度直接關系到科研檔案工作的效果。廣西應提高領導者和相關部門對哲學社會科學研究的重視程度，轉變思想，明確科研檔案的價值和科研檔案工作的作用，強化對做好社科檔案工作的認識，加強對社科檔案工作的領導。
1.提升廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室的科研檔案管理機構地位，強化管理功能。廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室目前是掛靠自治區(qū)黨委宣傳部的正處級單位，廣西應借鑒其他省份做法，盡快協(xié)調解決廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室人員緊缺以及內部機構設置問題，爭取把廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室升級為副廳級機構，歸自治區(qū)黨委宣傳部管轄，完善內部機構設置和人員配置，理順廣西哲學社會科學規(guī)劃辦公室的機構管理，配齊人員，提高對廣西哲學社會科學研究的管理能力和水平，有效組織和統(tǒng)一規(guī)劃哲學社會科學科研檔案管理工作。
2.廣西各個哲學社會科學研究機構在事業(yè)單位改革中，應留出科研檔案管理人員的職位。當前，事業(yè)單位改革正在進行，廣西各個哲學社會科學研究機構應全盤考慮社會科學研究和管理工作發(fā)展的需要，留出科研檔案管理人員專業(yè)技術人員的崗位，一方面為今后引進檔案專業(yè)技術人員打下基礎，另一方面也給目前兼職的科研檔案管理人員通過不斷學習提高留出上升空間。
3.加大宣傳力度，加深各部門、各科研單位和科研人員對科研檔案的了解。廣西應通過宣傳展覽、網絡媒體、專題講座等多種方式，加大對檔案法律法規(guī)的宣傳力度，進一步提高組織管理者、科研管理部門、科研人員、檔案管理部門對科研檔案規(guī)范化管理重要性的認識，促使科研院所領導從思想上高度重視科研檔案的管理工作，認真解決科研檔案工作中的實際問題，端正態(tài)度，把科研檔案工作建設和管理與研究、管理等社科事業(yè)發(fā)展工作相并重。
（二）建立健全科研檔案管理制度
合理完善的科研檔案管理制度，是實現(xiàn)科研檔案工作規(guī)范化的保證。從調研情況看，廣西哲學社會科學科研檔案工作在管理制度建立健全和管理網絡建設上仍存在較多問題，特別是像廣西社會科學院、南寧市社會科學院等社會科學研究機構，亟待加強科研檔案管理制度建設。
1.制定和完善社會科學科研檔案管理制度。廣西社會科學院、南寧市社會科學院等社會科學研究機構應根據《檔案法》和國家相關管理條例，結合本單位的實際情況和具體要求，盡快制定本單位的包括科研檔案接收保管制度、科研檔案整理制度、科研檔案借閱制度、科研檔案鑒定銷毀制度、科研檔案保密管理制度等在內的一系列具體可行的科研檔案管理規(guī)章制度，明確科研檔案資料管理的責任與義務，確立各科研處所、各科室在檔案管理中的角色，明確規(guī)定科研人員和科研檔案管理人員歸檔的移交與接收、管理和利用等內容，確保歸檔和立卷有標準、借閱有規(guī)定、管理有制度，確保科研檔案各項基礎工作落到實處，同時防止科研檔案資料的流失與泄密。在條件成熟的情況下，廣西社會科學院、南寧市社會科學院等社科研究機構可以考慮設立綜合檔案室，統(tǒng)一檔案管理。廣西民族大學等高校社科研究機構的學校檔案館與科研處應加強溝通與合作，根據檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化管理要求，進一步完善科研檔案管理制度，制定更為合理可行的檔案歸檔、管理和開發(fā)利用制度。如有必要，可以借鑒清華大學等著名大學的做法，制定專門涉及社會科學研究的文科科研檔案管理制度。
2.將科研檔案管理的制定與科研管理密切結合起來。在制訂或修訂哲學社會科學課題管理辦法和項目檔案管理辦法時，科研管理部門和檔案部門需要密切合作，充分溝通。在研究課題項目管理辦法中提出科研檔案管理要求，明確科研檔案形成主體的歸檔職責，把檔案管理作為科研工作的重要內容和程序固定下來。在設計科研項目檔案管理規(guī)范時，充分依托項目管理的政策和制約措施，提出具體的檔案管理要求，包括保管、鑒定、驗收、檢查、登記、培訓、歸檔范圍、保管期限等細則，增收年度的立項指南材料、項目績效評估等反映科研課題管理工作全貌的綜合性文件。增收科研項目進展情況評估文件、專家評審意見、信用考評文件、經費審計文件項目檔案驗收文件等科研項目過程管理中形成的重要文件。加強成果檢測報告、成果專利等科研項目研究性文件的歸檔力度，注意與研究課題項目管理辦法互相配套，使科研項目檔案工作有依據，易落實，實現(xiàn)科研檔案工作的“三納入”、“四同步”規(guī)范化要求。把科研檔案管理與研究課題經費管理相結合，課題研究經費應當包括成果歸檔鑒定費，提交完整、合格的研究成果材料，列為發(fā)放該費用和結項標準之一。規(guī)定科研人員在申請立項前，必須保證同類研究已結項，并確認有關材料已歸檔移交。各個專業(yè)研究部門和科研檔案管理部門都應該設定相應的考核制度，把完整的系統(tǒng)收集整理科研檔案工作，納入基層領導、檔案管理人員、科研人員的崗位責任制中，并與考核、獎懲、定職掛鉤。在科研成果登記歸檔工作中，可制訂更加完善的科研獎勵辦法，鼓勵廣大科研人員積極把自己的科研成果報到科研管理部門，同時采取一些制約措施，把個人科研檔案的歸檔情況與其年終考核掛鉤，對于不按制度辦事、不配合的人員及時給予教育批評并加以糾正。
3.建立切實有效的科研檔案監(jiān)管機制。各科研院所要加強對社科科研檔案資源的監(jiān)管，從源頭抓起，形成切實有效的監(jiān)管機制?？梢猿浞掷媒涃M和立項管理機制，借助責任人，建立一支檔案管理隊伍，監(jiān)督和保障在研項目材料歸檔的完整與真實。
（三）全面提高科研人員的歸檔意識
當前廣西哲學社會科學科研檔案管理中存在的最大問題是科研檔案資料歸檔不齊或歸檔時間拖拉，科研檔案長期不能收齊。除了科研檔案管理制度存在問題外，基層領導和科研人員檔案意識薄弱也是造成這一問題的重要原因。要改變此現(xiàn)狀，必須采取各種措施提高科研人員的歸檔意識。
1.增強科研檔案的宣傳力度，強化科研院所領導和工作人員尤其是科研人員和科研管理人員對科研檔案的認識。廣西社科研究機構和院校應采取多渠道、多形式廣泛學習貫徹《檔案法》，進一步提高科研人員對科研檔案重要性的認識，使之了解和熟知檔案法，增強檔案意識。如可以請檔案部門的專家到單位舉辦專題講座，宣傳介紹《檔案法》，介紹檔案知識和利用檔案的方法。要讓科研人員充分認識科研檔案的重要性，懂得科研檔案是單位資源而并非個人的私有財產，提高科研人員對科研檔案的責任意識，主動搜集和移交科研檔案。
2.切實把科研檔案管理工作納入科研工作范圍之內。廣西社科研究單位應把科研檔案工作列入科研計劃、科研課題成果管理工作中，把科研材料的形成、積累、歸檔等工作納入科研人員職責范圍，要在科研課題項目實施合約中增加歸檔條款，讓歸檔工作有章可循，有法可依。
3.加強檔案業(yè)務知識的培訓，使科研管理人員和科研人員掌握科研檔案的基本知識以及科研檔案保存、收集、歸檔和移交的基本方法與技能。各社會科學研究院所可以結合科研人員培訓，開展檔案業(yè)務知識學習。聘請檔案專業(yè)管理技術人員針對科研人員進行科研課題、成果歸檔制作課件進行業(yè)務指導、培訓；結合課題、成果的實例向科研人員詳細講解科研檔案的存檔方法及要求，提高科研歸檔意識和歸檔材料質量。
4.轉變科研檔案管理人員的服務理念，深入基層，指導研究人員做好科研材料的形成、積累和歸檔等工作。廣西社科研究院校的科研檔案管理人員應轉變自身的工作作風，走出辦公室，深入研究室、項目組了解實際情況，變以往的事后檢查為事前事中指導；變坐等別人上門歸檔審查為主動去項目組指導資料積累收集，在科研檔案業(yè)務工作中給予實實在在的幫助指導，替他們解決資料收集過程中的困難。一個完整的科研課題項目，從項目立項到驗收，資料內容多且時間跨度大，一般要經過幾年才能完成，有的資料上報以后未能及時返回或評審意見簽署不全，這些都給資料收集歸檔工作造成困難。因此，在科研項目初期，檔案人員就要主動與項目組和科研管理部門溝通，根據項目情況首先擬定該項目的歸檔范圍，讓項目組成員清楚本項目應該形成和收集哪些資料，做到心中有數；在過程中也要跟蹤課題進度，隨時了解資料收集情況，該完善手續(xù)的督促辦理，項目組自己不能解決的，檔案部門應積極協(xié)助與相應管理部門溝通，使資料收集順利進行，指導項目組將資料及時分類放入檔案盒內，做好各種標識(如密級)；在課題完結后指導兼職資料員或項目組成員進行系統(tǒng)整理并歸檔移交。通過檔案人員深入項目組的具體指導，使一線科研人員切身感受到資料收集的完整、準確、系統(tǒng)對項目的順利通過驗收有很好的支撐作用，讓大家認識到資料收集工作并不是想象的那么難，在日常的管理中自覺積累科研檔案資料。同時，科研人員如需查閱相關科研檔案，檔案管理人員應及時提供方便，設法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，調動其歸檔的積極性。
（四）改善科研檔案館藏條件
為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據國家、地方工程檔案管理有關規(guī)定，結合我司的特點，制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求
（一）工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）
（二）歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計
（一）工程檔案的收集
文件形成后，文件形成責任人（經手人）必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。
（二）工程檔案的整理
按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
（三）工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
（四）工程檔案的編目
1、每卷單獨編號，頁號從"1"開始，案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄："序號"以一份文件為單位，"責任者"填文件的直接形成單位和個人，
有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號；"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。
未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。
（五）工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。
（六）工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后 30 日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
（七）工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后 60 日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。
（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。
案卷號
如：第 1 卷 1.1.1-1
專業(yè)號
如：基建類 1 為 1.1.1
工程代號 如XX花園首期為 1.1
樓盤代號 如XX花園代號為 1
（九）工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。
（十）工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）
1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀
按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
一、實驗中心（室）工作檔案管理的內容
1．實驗中心（室）概況：學校和業(yè)務主管部門下發(fā)的實驗中心（室）建設與管理的有關文件和資料。實驗中心（室）建設與發(fā)展規(guī)劃，實驗中心（室）占用的房間數、面積及改造等資料。
2．實驗中心（室）任務：實驗教學大綱、實驗教學進度表、實驗課程及項目、每學期實驗教學任務及實驗開課記錄、實驗教學科表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學的考核方法及歷年試題、實驗報告等有關記錄，承擔的科研和社會服務項目及工作量。
3．實驗中心（室）儀器設備、低制耐用品及材料：儀器設備的固定資產帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低制耐用品分戶帳、領用單、使用維修記錄、技術資料等，大型儀器設備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄說明書、使用記錄、說明書等，材料領用記錄等。
4．實驗中心（室）管理制度和工作記錄：實驗中心（室）人員崗位責任制、實驗中心（室）專職人員工作日志、實驗中心（室）研究活動記錄、人員考核記錄、培訓計劃及實施情況，實驗中心（室）工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設備裝置的驗收報告等。
5．實驗中心（室）經費使用：實驗中心（室）年度儀器設備購置、實驗材料消耗、儀器設備維修、條件建設等經費支出情況統(tǒng)計、實驗中心（室）年度科研項目、對外培訓、測試、技術協(xié)作、勞務等收入情況統(tǒng)計資料。
6．實驗中心（室）每年上報的各種統(tǒng)計報表。
二、實驗中心（室）工作立卷歸檔的管理
1．實驗中心（室）及設備管理工作法規(guī)、制度文件卷：
（1）國家及國家教育部與各部位、市教委有關實驗中心（室）工作的法規(guī)文件；
（2）學校有關實驗中心（室）發(fā)展建設與改革等文件；
（3）實驗中心（室）建制審批（含實驗中心或實驗室建立、合并、調整、撤消等）文件；
（4）實驗中心（室）管理的各項規(guī)章制度；
（5）實驗中心（室）建設發(fā)展規(guī)劃；
（6）實驗中心（室）年度工作總計及實驗中心（室）內工作人員考核表等。
2．以學校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗中心（室）工作的各種報告、報表或數據卷：
A.實驗中心（室）基本情況類
（1）學校各實驗中心（室）任務及人員情況學年度傳送數據與報表；
（2）學校實驗項目學年度數據傳送數據與報表；
（3）學校專職實驗工作人員學年度數據傳送數據與報表；
（4）學?；A課教學實驗中心（室）基本情況學年度數據傳送數據與報表。
B．設備管理類
（1）學校各實驗中心（室）教學科研硬件與軟件建設與使用年度數據傳送數據與報表；
（2）學校各實驗中心（室）教學科研硬件與軟件增減情況傳送數據與報表；
3．實驗中心（室）管理卷：
（1）實驗中心（室）環(huán)境條件的增擴與實驗中心（室）改革方案文件；實驗中心（室）工作的評估；實驗中心（室）工作人員及其變更情況；實驗中心（室）管理方面的重要實施細則；實驗中心（室）主任工作守則與工作人員崗位責任制等；
（2）儀器設備固定資產卡片；
（3）大型精密貴重硬件、軟件技術檔案。如申購可行性報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和報損報廢等資料。（其中使用說明書和技術資料經校檔案室建檔后可由實驗中心或實驗室借用保管）。
4．實驗教學管理卷：
（1）實驗教學大綱、教材、講義、實驗指導書；
（2）每學年度實驗教學進度計劃表；
（3）實驗項目（題目）的更新、改造與淘汰等資料；
（4）實驗教學課程、項目（題目）卡片（統(tǒng)一建立實驗項目庫）。
三、實驗中心（室）工作檔案管理
1．本制度適用于西南財經大學各級各類實驗中心、實驗室。
2．實驗中心（室）檔案管理應在學校檔案館的指導下進行，各單位要有專人負責此項工作，單位主管領導要認真負責檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
3．實驗中心（室）工作檔案，從實驗中心（室）建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴加保管。
4．各單位根據實驗中心（室）工作檔案的內容進行統(tǒng)計整理、編目、立卷、定期歸檔。
第二條本辦法適用于我縣城市規(guī)劃區(qū)內的各種管線工程檔案管理。
第三條本辦法所稱城市管線工程是指在城市規(guī)劃區(qū)范圍內新建、擴建、改建的各種管線（含給水管、排水管、消防栓、燃氣管、熱力管、電信電纜、廣播電視電纜、供電桿線電纜等）及管線的隧道、地溝和其他在城市道路下建設的地下工程（含人防工程等）。
第四條縣建設行政主管部門負責本城市轄區(qū)內管線工程檔案管理工作。
縣城建檔案館具體負責管線工程檔案管理、利用和監(jiān)督工作，其業(yè)務上受縣建設行政主管部門、市城建檔案館的指導和監(jiān)督。
第五條建設單位進行管線工程建設，應當嚴格按照圖紙設計施工，確需變更設計的，應當按照有關規(guī)定辦理變更手續(xù)，并如實反映在竣工圖上。
第六條建設單位在管線施工中發(fā)現(xiàn)未建檔的管線，應及時報告建設行政主管部門，由建設行政主管部門查明管線性質、權屬，責令產權單位測定其坐標、標高及走向，并向城建檔案館報送有關檔案。
第七條管線工程覆土前，建設單位必須委托具有相應測繪資質的單位，按照《城市地下管線探測技術規(guī)程》（中華人民共和國行業(yè)標準CJJG61-94，1995）進行竣工測量，形成準確的竣工測量數據文件和管線工程測量圖。
第八條管線工程竣工檔案（包括有關地下管線工程的1：500城市地形圖和控制成果）必須完整準確，反映現(xiàn)狀，并經編制單位技術負責人審查簽字，建設單位蓋章。
第九條在城市道路、道溝、各種管線附近地段進行開挖、爆破、鉆探等施工活動，建設單位應到城建檔案館查詢，取得該施工地段地下管線工程的有關現(xiàn)狀資料，經規(guī)劃行政主管部門規(guī)劃定點后方可開工建設。
第十條在管線工程竣工驗收前，建設單位必須提請并通過城建檔案管理機構對管線工程項目檔案組織的專項驗收。管線工程竣工驗收備案前，建設單位應向城建檔案館移交下列檔案材料：
（一）管線工程項目的計劃、規(guī)劃、用地、設計、施工、監(jiān)督、監(jiān)理等批準文件；
（二）管線測量精度分析、測繪成果及竣工測量數據；
（三）管線工程施工技術文件材料、竣工驗收文件和竣工圖；
（四）城建檔案管理部門按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）要求歸檔的其他有關文件材料。
第十一條對重要管線工程，城建檔案館應當進行現(xiàn)場核驗，做到文件材料與實際相符，建設單位及有關部門應當給予配合。
第十二條管線工程投入使用后進行改建、擴建或者對重要部位進行維修的，建設單位和施工單位應當根據實際變動情況修改原竣工圖，并將修改補充的管線圖于竣工驗收后3個月內報送城建檔案館。
第十三條城建檔案館對城市管線總圖進行綜合修改補充，繪制城市管線綜合圖，并輸入城市管線信息系統(tǒng)，對管線工程檔案實行動態(tài)管理。
第十四條縣建設行政主管部門應當定期組織城市管線工程普查、補測補繪和建檔工作。普查和補測補繪所形成的管線普查成果檔案，要及時交由城建檔案館統(tǒng)一接收管理，各管線產權單位保存一套備查。
對于工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，城建檔案管理部門不得出售、轉讓。
第十五條城建檔案館應當建立健全科學的管理制度，依法做好檔案的接收、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、保密工作，主動為城市規(guī)劃、建設和管理服務。
第十六條建設單位違反本辦法規(guī)定，未移交地下管線工程檔案的，由建設行政主管部門責令改正，可處1萬元以上10萬元以下的罰款；對單位直接負責的主管人員和其他直接責任人員，處單位罰款數額5％以上10％以下的罰款；因建設單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，建設單位依法承擔相應的責任。
建設單位違反本辦法規(guī)定，未移交其他管線工程檔案的，由建設行政主管部門依法予以處理。
第十七條地下管線專業(yè)管理單位違反本辦法規(guī)定，未移交地下管線工程檔案的，由建設主管部門責令改正，處1萬元以下的罰款；因地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，地下管線專業(yè)管理單位依法承擔相應的責任。
地下管線專業(yè)管理單位違反本辦法規(guī)定，未移交其他管線工程檔案的，由建設行政主管部門依法予以處理。
第十八條工程測量單位未按照規(guī)定提供準確的管線測量成果，致使施工時損失管線給他人造成損失的，依法承擔賠償責任。
1.事業(yè)單位檔案管理的重要性
事業(yè)單位工作種類復雜多樣，并且由于其工作特殊性，許多工作都需要存檔記錄，這就導致事業(yè)單位需要進行存檔儲存的資料量巨大，也為檔案的整理和管理工作帶來了較大的難度。當前我國事業(yè)單位的工作運行尚沒有完全實現(xiàn)透明化運行，部分工作具有隱蔽性，因此對事業(yè)單位日常工作的檢查和監(jiān)督就需要通過對檔案資料的檢查和管理來完成，所以事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位工作項目中一個關鍵的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)代管理概念中，檔案管理的質量水平同樣也能夠反應事業(yè)單位的整體管理水平。因此，事業(yè)單位需要建立完善科學的檔案資料管理制度，尤其是事業(yè)單位的檔案管理部門一定要深刻認識到檔案管理的重要性，在日常檔案管理工作中一定要認真負責，因為一旦檔案資料在管理過程中出現(xiàn)問題或違背了相關規(guī)定的話都會影響到事業(yè)單位工作的正常運行，還會給群眾一種事業(yè)單位的管理存在問題的印象，由此可見事業(yè)單位檔案管理的重要程度。
2.事業(yè)單位檔案管理制度中存在的問題
2.1缺乏足夠的檔案管理意識
事業(yè)單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經濟支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。
2.2沒有建立完善的檔案管理制度
目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。
2.3缺乏信息化的檔案管理
計算機技術已經改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。
2.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業(yè)責任感還應具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。
3.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑
3.1重視檔案管理工作的宣傳
通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網絡等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
3.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定
檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。
3.3加強檔案管理人員的專業(yè)培訓
新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。
在大數據時代下，經濟競爭日益激烈，我國人事檔案管理相對不足，原有的紙質檔案已經無法滿足市場需求。如果企事業(yè)單位想在市場中保持長久的市場競爭力，就必須根據市場變化，改善管理模式，抓住機遇應對挑戰(zhàn)。而采用互聯(lián)網+檔案服務的新型管理模式，不僅促進了與行業(yè)間的交流協(xié)作，還實現(xiàn)了交流互動、傳遞信息、實現(xiàn)多元化的發(fā)展，這樣對事業(yè)單位的長遠發(fā)展有很大幫助，同時提高了事業(yè)單位管理的運營模式。
2 創(chuàng)新人事檔案管理制度的必要性
人事檔案信息失真，是我國人事檔案工作面臨的問題之一。比如說，落后的人事檔案管理方法及手段，人事檔案機構分散和非專業(yè)化；檔案材料在收集加工傳遞等一系列環(huán)節(jié)中的管理也存在不同的漏洞，致使檔案材料損失等；“棄檔”現(xiàn)象就是人事檔案管理中出現(xiàn)的問題之一。被人遺棄的檔案就是“棄檔”。數據顯示，目前全國各級人才流動服務中心有大概50/60萬流動人員的人事檔案無人理會。從這些事情我們就可以看到人事檔案管理制度的弊端。
然而，在現(xiàn)有人事檔案中收集的資料不完整，舊資料居多， 新資料少之又少，還有補充不及時的情況，這無法反映出一個人的現(xiàn)實面貌。組織評價又流于形式化并不能客觀真實反映一個人的情況。關于個人政治品德、家庭歷史和社會關系方面的內容居多， 反而體現(xiàn)一個人的能力水平和特長信息量卻非常少。在現(xiàn)實生活中，檔案造假的違法行為也逐年增加，假學歷、假年齡等現(xiàn)象也是只增不減。為了改變這種情況，創(chuàng)新人事檔案管理制度是我們的唯一途徑。
3 創(chuàng)新人事檔案管理制度的原則
3.1 服務原則
人事檔案首先要從每個人開始建立，隨后要做到整體檔案系統(tǒng)的管理， 這些都需要做到適應市場化需求，優(yōu)化人才流動及管理，讓人才的使用、管理、流動得以實現(xiàn)最大化的利用。人事檔案是證明每個人整體素質的履歷資料，也是每個單位需要施行人事管理的重要證據。當求職者去應聘工作時，這個檔案是應聘者向招聘單位說明自身素質的重要依據 。
3.2 準確原則
人事檔案信息儲存需要做到信息準確全面，要做到內容充分，檔案資料要豐富、全面、完整， 能夠反映一個人的真實面貌， 不能存在核實不準確的消息就歸檔，比如模糊不清的數字、日期等也不可以歸檔。人事檔案要反映出一個人的整體素質和履歷情況，突顯出一個人最有價值的信息以及他的具體情況。
3.3 通用原則
某個人因為換工作的原因，想把自己的人事檔案從原來的工作單位換到另一個單位，這就需要從個案的編制到系統(tǒng)的建設都要完整，做到通用原則。第一要做到標準化，第二要做到規(guī)范化，第三要做到適應網絡化的需求，這樣才能實現(xiàn)通用原則服務的宗旨。還有將人事檔案的管理樹立一種 “以用戶為中心”的服務理念，改變不合適的管理體制， 努力完善檔案的功能，確保人事檔案內容真實性和公民知情權的實現(xiàn)，發(fā)揮人事檔案作用和保證社會穩(wěn)定。
4 人事檔案管理創(chuàng)新制度的方法
4.1 實現(xiàn)數字化管理
檔案管理應拋棄傳統(tǒng)方法，實現(xiàn)數字化管理。傳統(tǒng)的紙質保存時間短，溫度和濕度都可能造成檔案的損壞。數字化管理節(jié)省存儲空間和提高檢索檔案的效率，最重要的是數字化檔案管理的模式延長了檔案的壽命。數字化檔案都存儲在一個小小的硬盤中，他們對環(huán)境并沒有特別要求。小小的一塊硬盤可以存儲的檔案?盜靠氨紉蛔?小型圖書館。數字化檔案可以復制和備份，一般情況下丟失不了，易于保存。
4.2 建立檔案管理機構
檔案管理機構存在許多問題，要建立開放化的管理模式，首先要實現(xiàn)人事檔案管理社會化 ，要建立具備社會性質的檔案管理機構。管理機構建立需要檔案管理的專業(yè)性、技術性、還要解決沒有檔案的人員的檔案問題。在過去的工作中，自己的檔案都是在所在單位，而部分沒有工作或者是退休的人員檔案就沒有機構在收錄，就造成了無人管理的現(xiàn)象。因此，需要建立開放型和社會化的檔案管理機構，發(fā)揮管理機構的最大作用。
4.3 借鑒國外的先進管理經驗
各個國家、各個區(qū)域都有不同的人事檔案管理制度模式。檔案管理包括公立、私立系統(tǒng)。人事檔案管理工作不是簡單的管理工作，它是和人事有關系，需要調動和流動?？傊?，我們需要借鑒國外的先進經驗提升我們的檔案管理工作。
第二條會計從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理實行政府部門監(jiān)管與社會公眾監(jiān)督相結合、日常檢查與不定期抽查相結合，體現(xiàn)客觀公正、實事求是、注重實效的原則。
第三條區(qū)財政局負責本行政區(qū)域內的會計從業(yè)資格管理。授權區(qū)財政局財務會計管理中心具體負責本區(qū)會計從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理。對在本區(qū)國家機關以及在本區(qū)辦理稅務登記的社會團體、公司、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）從事會計工作、持有會計從業(yè)資格證書的人員，實施會計從業(yè)人員職業(yè)道德檔案管理制度。
第四條區(qū)財政局財務會計管理中心應按《上海市會計從業(yè)資格管理實施辦法》第五章有關規(guī)定，如實及時記載、更新持證人員職業(yè)道德的相關信息，包括持有會計從業(yè)資格證書的人員（以下統(tǒng)稱持證人員）在會計從業(yè)方面受到表彰獎勵和處罰、處分的情況等。
第五條會計從業(yè)人員職業(yè)道德檔案中的信息來源：
（一）在區(qū)財政管理部門財政窗口持證人員登記的相關基礎信息和注冊、變更、調轉以及接受繼續(xù)教育情況；
（二）持證人員受到區(qū)級以上行政主管部門表彰獎勵情況；
（三）持證人員因違反會計法律、法規(guī)、規(guī)章和會計職業(yè)道德被區(qū)級以上行政執(zhí)法部門處罰、處分的情況。
（四）其他獎勵與處罰情況由區(qū)各部委辦、各鎮(zhèn)、街道、莘莊工業(yè)區(qū)財政部門在年度終了后的一季度內報區(qū)財政局財務會計管理中心。
第六條職業(yè)道德檔案內容的記載：
（一）根據持證人員提供的區(qū)級以上行政主管部門出具的有關表彰獎勵證明，或區(qū)級以上行政執(zhí)法部門對持證人員處罰的書面材料，由局財務會計管理中心負責受理并予以核查，經確認無誤后，作出職業(yè)道德檔案記錄決定，并告知當事人。
（二）財政窗口根據財務會計管理中心的決定，將信息情況在《上海市會計人員信息庫》中予以記載。
（三）區(qū)財政局財務會計管理中心應及時將記載情況匯總后報區(qū)財政局會計科備案。
第七條職業(yè)道德檔案記錄結果的使用：
（一）職業(yè)道德檔案中有獎勵記錄的，將優(yōu)先推薦高一級會計人才的培訓；將作為上報高級會計師評審委員會申報高級會計師的業(yè)績推薦；將作為評選區(qū)級以上會計先進工作者的重要條件。
（二）職業(yè)道德檔案中有行政處罰或行政處分記錄的，區(qū)財政部門應按照會計法律、法規(guī)、規(guī)章和會計職業(yè)道德的有關條款規(guī)定，予以處理并向社會公告。
（三）以上記錄在使用中，如同時有獎勵和處罰、處分的，按末次記錄為準。
本市行政區(qū)域內法人、其他組織和個人的數碼照片檔案管理適用本規(guī)范。
1引用標準與規(guī)范
DA／T22歸檔文件整理規(guī)則
GB／T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB／T11821照片檔案管理規(guī)范
2定義
本規(guī)范采用下列定義：
2．1數碼照片：用掃描、數碼照相設備獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。
2．2數碼照片檔案：法入、其他組織和個人在各項社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的數碼照片。數碼照片檔案一般由數碼照片和對該照片的文字說明兩部分組成。
3歸檔
3．1歸檔范圍：凡是反映各項社會活動、具有查考利用價值的數碼照片均屬收集歸檔范圍。數碼照片按照采集渠道可以分為：
3．1．1數碼件：指利用數碼照相設備拍攝直接形成的靜態(tài)圖像文件。
3．1．2掃描件：指利用掃描儀將紙質照片、底片掃描后形成的靜態(tài)圖像文件。
3．2收集歸檔要求：
3．2．1數碼照片的形成部門要制定管理辦法，明確數碼照片歸檔的時間、范圍、格式等要求，保證歸檔數碼照片的質量，同時要有相應的技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。
3．2．2數碼照片的形成部門負責對應歸檔的數碼照片進行收集，按規(guī)范要求填寫文字說明后及時向檔案室移交，或隨其他載體檔案一起歸檔。
3．2．3數碼照片及其文字說明應同時歸檔。
3．2．4歸檔的數碼照片格式應為TIFF、JPEG格式。對于采用非通用文件格式的數碼照片，收集時應將其在分辨率不變的前提下，轉換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。
3．2．5對具有永久保存價值的數碼照片，歸檔時必須沖印出紙質照片，按雙套制要求保存。紙質照片的檔案管理參照國家標準GB/Tl1821—2002《照片檔案管理規(guī)范》執(zhí)行。
4整理
4．1．鑒定：歸檔的數碼照片原則上應為原件，以確保其原始性。照片經過修改的不能作為檔案歸檔。
4．2歸檔的數碼照片應當主題內容明確，易于辨認。
4．3數碼照片檔案的整理應符合《照片檔案管理規(guī)范》，每一張照片都應有簡要、準確的文字說明，并能準確概括照片所反映的內容。應按著錄項目要求填寫規(guī)范、齊全。
4．3．1著錄項目填寫包含照片號、底片號、參見號、照片題名、拍攝時間、類別、攝影者、保管期限、采集渠道、備注、密級等項。
4．3．1．1照片號：用8位阿拉伯數字表示，即年度+4位流水順序號。使用軟件輔助管理時可在著錄時由軟件自動生成。
4．3．1．2底片號：為掃描數碼照片而設。指原照片的底片號。
4．3．1．3參見號：與本張數碼照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。
4．3．1．4照片題名：題名應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。
4．3．1．5拍攝時間：照片的拍攝時間，用8位阿拉伯數字按年月日順序表示。
4．3．1．6類別：照片分類。
4．3．1．7攝影者：一般填寫個人，必要時可加填單位。
4．3．1．8保管期限：按照國家照片檔案管理規(guī)范要求分為永久、長期和短期。
4．3．1．9采集渠道：根據數碼圖形文件來源標注“數碼件”、“掃描件”。
4．3．1．10備注：其他需要補充和說明的內容。
4．3．1．1l密級：指為的數碼照片檔案確定的密級。
4．4數碼照片檔案的分類：數碼照片按其形成年度分類，不同年度的數碼照片應分別整理。形成數碼照片比較多的單位也可按年度——問題進行分類。分類方案應科學合理。
4．5排列：數碼照片檔案應排列有序，反映同一主題活動的照片應排列在一起。
4．6編目：數碼照片檔案應編制光盤目錄和盤內照片目錄。
4．6．1光盤目錄應逐張編制。項目應包括全宗號、光盤號、保管期限、題名、起始年月、終止年月、張數、備注等。
4．6．1．1全宗號：：同級檔案館給盤檔單位編制的代號。
4．6．1．2光盤號：按形成時間從“1”開始編制流水號。
4．6．1．3題名：全宗名稱+年度+問題+數碼照片文件。
4．6．1．4起始年月：光盤內數碼照片的起始年月。
4．6．1．5終止年月：光盤內數碼照片的終止年月。
4．6．1．6張數：光盤內數碼照片的張數。
4．6．2盤內照片應逐張編制目錄。項目包括全宗號、光盤號、保管期限、照片號、照片題名、責任者、拍攝時間、攝影者、類別、備注等。
4．6．2．1責任者：立檔單位的全稱或通用簡稱。
4．6．3光盤按形成時間為序。光盤上應注明盤號，設置光盤封面，填寫相關內容說明(應包括：全宗號、光盤號、全宗名稱、保管期限、題名、形成時間、張數、類別、套別、制作人、審核人、制作時間等)，光盤封面內容與盤內內容要保持一致。
4．6．3．1全宗名稱：立檔單位的全稱或通用簡稱。
4．6．3．2形成時間：光盤內數碼照片檔案的起始年月和終止年月。
4．6．3．3套別：用漢字表示，填寫“封存”、“利用"和“異地保存"三種。
4．6．3．4制作人：制作數碼照片檔案光盤的人員姓名。
4．6．3．5審核人：負責檢查數碼照片檔案光盤質量的人員姓名。
4．6．3．6制作時間：制作數碼照片檔案光盤的時間。
5存儲
5．1數碼照片檔案的存儲應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。整理好的數碼照片檔案應脫機保存。推薦采用只讀光盤(一次寫光盤)為存儲載體。軟磁盤不能作為數碼照片的存儲載體。
5．2同一個年度的數碼照片檔案應刻錄在一張或多張光盤中。不同年度的數碼照片檔案不應存儲在同一張光盤中。
5．3數碼照片檔案光盤應一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
6移交
數碼照片檔案在向檔案室(館)移交之前應對歸檔的每套載體及其技術環(huán)境進行檢驗，檢驗項目包括載體是否清潔，是否有劃痕；數碼照片檔案的移交和接收工作可在網絡上進行，但必須履行移交手續(xù)。
7保管
數碼照片檔案的保管應符合《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。
7．1數碼照片檔案光盤在刻錄時應做封盤處理，以防止覆蓋和擦寫。
7．2數碼照片檔案光盤在使用中要避免對盤體的擦、劃現(xiàn)象。
7．3存放時遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環(huán)境溫度應控制在17—20C；相對濕度選定范圍為35％一一45％。
7．4每張光盤應有堅硬的塑料包裝盒并豎立存放，不得堆疊存放，避免擠壓和彎折。
7．5要建立數碼照片檔案的定期檢查制度。光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施。
8利用
8．1數碼照片檔案的封存載體不外借。只能以拷貝或網上傳輸的形式提供利用，并應登記。利用者不得超出權限規(guī)定范圍，不得私自復制、修改或轉送他人。
8．2利用具有保密要求的數碼照片檔案時，應當遵守國家或部門有關保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。
9本規(guī)范由南京市檔案局負責解釋
第二條本辦法適用于本市城市規(guī)劃區(qū)內地下管線工程檔案的管理。
第三條本辦法所稱城市地下管線工程,是指城市新建、擴建、改建的各種地下管線，包括給水、排水、電信、電力、燃氣、熱力、人防、輸油、廣播電視、公安和工業(yè)管道等地下管線工程及其附屬設施。
第四條市規(guī)劃行政部門是本市城市地下管線工程檔案管理的行政主管部門。市城建檔案館具體負責城市地下管線工程檔案的收集、管理、利用和監(jiān)督工作。
第五條市城建檔案館應當建立、健全科學的管理制度，依法做好檔案的接收、管理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、保密工作，積極開發(fā)地下管線工程檔案資源，為城市規(guī)劃、建設和管理提供服務。
第六條建設單位在向規(guī)劃行政部門申請辦理建設工程規(guī)劃許可證時，應當在申請書中附有在城建檔案館取得的施工地段的有關技術資料和施工地段現(xiàn)狀地下管線、管位地形圖。
第七條地下管線工程的建設單位應當與市城建檔案館簽訂建設工程檔案報送責任書。
第八條經市規(guī)劃行政部門批準的管線工程建設，必須由具有城市規(guī)劃測繪資質的單位進行開工前的放線定位，并在地下管線覆土前，按照《城市地下管線探測技術規(guī)程》（CJJ61）進行竣工測量。
第九條施工單位在施工中發(fā)現(xiàn)未建檔的管線，應當及時通過建設單位向市規(guī)劃行政部門報告。
市規(guī)劃行政部門接到報告后，應當查明未建檔的管線性質、權屬，責令地下管線產權單位測定其坐標、標高及走向，地下管線產權單位應當及時將測量的材料向市城建檔案館報送。
第十條地下管線工程竣工驗收前，建設單位應當提請市城建檔案館進行地下管線工程檔案預驗收。地下管線工程驗收所形成的鑒定材料應當包括地下管線工程檔案驗收結論。
第十一條建設單位在地下管線工程竣工驗收備案前，應當向市城建檔案館移交下列檔案材料：
（一）地下管線工程項目準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件和竣工圖；
（二）地下管線竣工測量成果；
（三）其它應當歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）。
城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電訊等地下管線專業(yè)管理單位（以下簡稱地下管線專業(yè)管理單位）應當及時向市城建檔案館移交地下專業(yè)管線圖。
第十二條建設單位向市城建檔案館移交的檔案資料應當符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）的要求。
第十三條地下管線投入使用后進行改建、擴建或者對地下管線進行維修、搶修，需要改變原設計的，建設單位和施工單位應當根據實際情況修改竣工圖，并于竣工驗收后三個月內向市城建檔案館報送修改部分的工程竣工檔案。
第十四條地下管線工程竣工檔案必須完整、準確、真實、清晰、反映現(xiàn)狀。
第十五條市城建檔案館應繪制全市地下管線綜合圖，并根據地下管線工程檔案和專業(yè)管線圖及時修改，并輸入地下管線信息系統(tǒng)，對地下管線工程檔案實行動態(tài)管理。
第十六條專業(yè)管線管理部門應當向市城建檔案館提供專業(yè)管線圖和有關資料，并將更改、報廢、漏測部分的地下管線工程檔案，及時修改補充到本單位的地下管線專業(yè)圖上，并將修改補充的地下管線專業(yè)圖及有關資料向市城建檔案館移交。
第十七條市規(guī)劃行政部門應當定期組織對城市地下管線進行普查和補測、補繪。普查和補測、補繪所形成的地下管線檔案成果，由市城建檔案館統(tǒng)一接收和管理。
第十八條違反本辦法規(guī)定，建設單位未向市城建檔案館移交地下管線工程檔案的，由市規(guī)劃行政主管部門責令改正，并處以1萬元以上10萬元以下的罰款。
第十九條因地下管線專業(yè)管理單位未移交地下管線工程檔案，造成施工單位在施工中損壞地下管線的，地下管線專業(yè)管理單位依法承擔相應責任。
第二十條建設單位和施工單位未按規(guī)定查清施工地段的地下管線情況而擅自施工，造成地下管線損失的，依法應當承擔賠償責任。
