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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
作者簡介：高友愛（1960-），女，遼寧大連人，遼寧省電力有限公司大連培訓中心辦公室，館員。（遼寧?大連?116023）
中圖分類號：F270.7?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2011）24-0071-02
一、案例介紹
案例1：2007年，遼寧省D市三道溝鄉發生一起人身觸電事故，造成一名攀登變壓器臺的6歲兒童死亡。供電部門拿出了2000年與這個變壓器臺的產權單位所共同簽署的《供用電協議書》的證據，內有“變壓器歸產權單位管理并使用”的字樣。經法院幾經審理，而最終裁決該鄉供電所不承擔賠償責任。
案例2：2008年，遼寧省F市一家企業發生債務糾紛，法院一審裁決其擔保人――F市供電部門承擔連帶責任。在二審辯論中，F市供電部門法律人舉出擔保事宜已于2006年轉給另一企業的書面證明，法院二審裁決F市供電部門不承擔責任，而追究新的擔保人的責任。
案例3：2010年，遼寧省T市職工王某與單位發生勞動糾紛而上訴勞動爭議裁決機關，由于單位出具的證據僅屬于在單位網上公布的電子文件，缺少加蓋的企業印鑒，缺少企業法人的親筆簽名，并沒有形成紙質文件，勞動爭議裁決機關不認定其電子文件的法律效力，不能作為證據使用。
二、檔案信息化概述
檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案事業是維護歷史真實面貌的永恒事業，檔案工作深植于人類社會的活動，當然包括企業單位的活動，與社會進步與經濟發展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮越來越重要的作用。
進入新世紀后，我國的信息產業乘上了高速列車而得到快速發展。檔案管理工作同樣表現出信息化趨勢，檔案的收集、整編、管理、使用，更多地體現在自動化、實時化、網絡化上，不僅減輕了檔案管理人員的工作負擔，而且檢索查詢更為方便，一般都可在內部網絡上完成，無論是在時間還是空間上都顯得非常簡潔。
為了有效地開發、利用檔案信息資源，除涉及機密的檔案之外，其余檔案資源可以通過信息化處理上網傳遞，資源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地為企業建設與發展服務。這是無可非議的創新之舉、改革之舉，也是不以人們意志轉移的客觀規律，是檔案管理現代化的有效途徑和發展方向。這就是檔案信息化的基本概念。
所謂信息化檔案則是將檔案實體信息化、電子化，提倡無紙化辦公，全部檔案將在電子計算機系統中產生、傳遞、儲存并使用。它的要害是取消紙質檔案，檔案沒有原稿，文件原稿的責任者簽字都在計算機上完成。
三、檔案信息化決不等于信息化檔案
筆者認為，檔案管理工作具有嚴肅性、嚴謹性和保密性的特征，檔案信息化只能是為檔案管理工作服務的一種工具、一種手段、一種方式，而決不是檔案管理工作的最后歸宿，檔案信息化與信息化檔案雖然有一定的聯系，但歸根結底還是有著本質的區別，不能混為一談。不應該也不可能把檔案管理通通歸結到信息化檔案唯一途徑上，也就是說檔案信息化決不等于信息化檔案。在檔案管理工作中，片面地強調無紙化辦公，取消紙質檔案的作法弊大于利，不可盲目地宣揚和全部推行。理由如下：
1.取消紙質檔案（含文件沒有原稿、原稿上計算機字體簽名）無法律依據
電子文件、電子檔案尚待國家正式立法，國家檔案行政機構缺乏檔案無紙化規劃、設計和規范，目前只能對紙質文件成為制度上法律上的選擇，也就是說法律還沒有承認電子文件、電子檔案其原始性、真實性、可靠性、權威性。立法是一項嚴肅的政權行為，必須按照嚴格的法律程序進行。如翹首以待的《電力法》的修改經過了比較漫長的時間，也得到了專家和業內外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委會審議。至于電子文件、電子檔案何時立法、何時頒布，難以估計，所以在現行法律尚未認定電子文件、電子檔案的法律效力、廢除紙質檔案的情況下，絕對不可以用電子文件、電子檔案的替代或取消紙質檔案。據了解，盡管無紙化辦公喊了這么多年，也做了多方面的努力，但是目前全國尚未有一個行政機關和企事業單位實現了真正意義上的無紙化辦公和無紙化檔案，相反隨著事業的發展，辦公用紙量卻是越來越大。所以，無紙化辦公和無紙化檔案只能是一種可望而不可即的美好愿望，還是應該實事求是，以正視現狀為好。大力鼓吹甚至強行實行無紙化辦公和無紙化檔案，要么是不懂得檔案管理工作的方針、政策、原則、方法和要求，要么就是憑主觀意志的盲目指揮，要么就是不顧現狀的急于求成。
2.檔案是信息，但信息不一定是檔案，檔案和信息的定義有原則的不同
檔案是工作中辦理完畢的經過科學分類整理的文獻。信息是根據工作需要購買、索取或在網上傳遞的參考資料。檔案是真實的歷史記錄，具有法律效力的證據，而信息卻沒有這方面的要求，所以檔案的信息化決不是將檔案置于信息的地位，只是在網絡技術上的一個名詞而已。信息理所當然地要實現信息化，但檔案未必要完全實現信息化檔案，它可以存在于多種形式之中，信息化僅僅是其中的一個方面。
3.紙質檔案明顯的具有原始性、真實性、權威性的特點
正是紙質檔案的特點決定了它是不容修改的，而信息則可以利用電子計算機等設備任意移植、嫁接、拼湊、修改，電子文件、電子檔案雖是名義上的檔案，卻具有信息的特點，其原始性、真實性、權威性難以考證判斷，一旦出了本單位的大門，則難以認可。至于近年來興起的電子印章，有的人也對其充滿了不確信感，這就不足為奇了。在國家及行業已經頒布的電子文件管理的國家標準、行業標準中，明確規定必須實行電子、紙質形式的雙套保存，即“雙套制”機制，這不僅是一個單純的技術解決方案，而是一個不容動搖的制度化方案。
4.紙質檔案壽命較長，可以長久保存、長久利用
雖然紙質檔案偶然也會發生病蟲害，但是現代科學手段（技術或藥物）完全能使安全問題得到控制、預防，從而保證了紙質檔案的安全長久保存。而電子文件、電子檔案則壽命較短，難以長久保存、長遠利用。計算機軟件打不開，內容不能讀取的現象屢屢發生，至于硬盤中丟失或被修改的事情也絕非鮮見，更不用說遭到“黑客”的侵襲以及病毒的感染，使人提心吊膽，防不勝防。有人說：“將電子文件、電子檔案刻入光盤，可以永久保存”，經有關專家論證，至今也沒有定論，但大部人認為，即使是光盤壽命也并不長遠，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、準確、系統、規范的紙質檔案，在一個相當長的歷史時間內，仍然是安全、長久的有效辦法。
5.從檔案管理的法律法規上，紙質文件仍具主導地位
《檔案法》規定檔案管理要標準化、規范化、現代化，是指檔案管理要創新觀念、創新機制、創新手段，充分利用現代化新設備、新技術、新材料、新手段武裝檔案管理，并不是不要紙質檔案。檔案管理創新的根本原則是不能違背現實社會和現實法律的規定，如果背離了這項根本原則肯定是行不通的。再從《保密法》分析，涉及秘密的檔案不宜上網（指局域網）公開傳遞，如果涉及秘密的檔案不能上網，則電子文件、電子檔案就不完整，不完整的檔案，就不可能準確、全面的提供有效利用。這樣就違背了檔案管理必須完整、準確的基本要求。增強檔案安全意識，是檔案管理工作歷來所堅持的方針，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數字化，可采取其他保護和復制措施。所以檔案管理的改革是一項嚴肅而又慎重的大事，不可掉以輕心、馬虎從事，必須以積極、慎重的態度嚴肅地對待檔案管理改革工作。歷史在前進，檔案事業也要持續穩定的健康發展，才能跟上時代前進的步伐。
當然，以上僅僅是在分清檔案信息化與信息化檔案的基礎上，從不能用取消紙質檔案而進行論述的，筆者的觀點是檔案信息化不等于信息化檔案。實際上并不是否定電子文件、電子檔案，更不是否定檔案管理的信息化。
應該說，檔案信息化管理是檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案管理向現代化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉，需要從各方面予以重視，從基礎建設、信息資源建設、目錄數據庫建設以及管理人員的業務素質等方面予以加強。
隨著信息化時代的到來，在未來的信息社會決定一個國家和地區生產力發展水平的不再是自然資源、歷史條件等，而是包括知識在內的各種信息，信息將成為知識經濟時代最為重要的資源。信息化已成為全球經濟競爭的制高點，它是衡量一個國家和地區的國際競爭力、現代化程度、綜合國力和經濟成長性的重要標志。尤其是我國加入世貿組織以后，一個企業能否在國際競爭中不被淘汰出局，在很大程度上取決于其信息化管理的水平。
檔案是信息社會經濟和社會發展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀檔案事業發展的必然趨勢，是國民經濟和社會信息化的一個重要組成部分，是將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。要正確理解檔案資源信息化的內涵，還應從以下幾個方面來把握。
一、檔案資源信息化的核心內容是檔案信息資源的建設。檔案資源信息化的對象主要是檔案資源，因此檔案信息資源建設水平直接決定檔案信息化的內在質量，關系到檔案資源的有效開發與利用程度。只有通過檔案資源的合理配置和數字化、網絡化，才能真正實現檔案資源信息化目標。
二、檔案資源信息化的基礎是信息技術的應用。無論是檔案資源加工的數字化，還是檔案信息傳輸的網絡化，都是以計算機技術、通信技術以及相關信息技術為工作手段和技術基礎，檔案資源信息化離不開信息技術在檔案領域的應用。
三、檔案資源信息化的目的是檔案信息資源的社會共享。信息化的目的是信息資源的有效開發與利用，這同樣也是檔案資源信息化的實現目標，檔案資源信息化就是要通過計算機網絡的信息傳輸，最大限度地實現檔案信息資源共享，從而創造檔案的社會效益和經濟效益。
通過檔案資源信息化，可以建立起多層次、多種類、跨系統的檔案信息資源，運用現有集中統一管理的檔案工作原則與管理體制，實現檔案信息資源的網絡管理和合理配置，實現檔案即時信息和歷史信息的鏈接利用，實現檔案室基礎與檔案館主體管理的一體化，從而使檔案信息資源成為國家的寶貴信息戰略資源，成為社會化的信息主體，這是檔案事業可持續發展戰略的重要內容。檔案是不可再生的資源，是孤本性的歷史記錄，但經過信息化的檔案是可重復、多平臺利用，以創造最佳的經濟效益和社會效益。
通過檔案資源信息化，實現檔案資源信息的社會自由共享，可以進一步提高社會檔案意識，提高檔案的社會開放和利用程度，提高檔案標準化水平，強化社會化服務功能，從而實現檔案事業“依法治檔”的局面；通過檔案資源信息化，實現檔案信息的數字化、網絡化，可以進一步增加檔案信息和檔案工作的科技含量、技術含量，帶動檔案人才、技術、管理、理論等各個方面的發展，從而實現檔案事業“科教興檔”的目標；通過檔案資源信息化，采用先進的信息管理手段和社會服務功能，全面理順信息條件下檔案傳統管理與現代管理的關系，實現檔案館網和檔案資源的科學、合理配置，實現館室一體化、文檔一體化以及標準化等先進的檔案科學管理，從而實現“科學管檔”的要求；通過檔案資源信息化，利用網絡這一最為有效和先進的信息傳播方式，大力開發檔案信息資源，加快檔案開放步伐，提高檔案的開放性和利用的主動性，實現全社會檔案信息資源的自由共享，實現檔案的社會價值和經濟價值，這是充分“開發用檔”的有效途徑。
檔案信息資源建設是檔案資源信息化的一項基礎工作，其核心內容是檔案信息資源庫的建設。只有建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫，才能有效地實現檔案信息的共享，滿足社會對檔案信息的需求。
檔案要成為可利用的信息產品，需要進行對檔案的組織、加工和生產，按照不同歷史時期、不同載體的檔案資源情況，建立兩大資源信息系統。一是要建立檔案目錄數據庫系統，將以往形成的、可開放利用的檔案按照規范的著錄和標引要求，建立檔案目錄數據庫，通過網絡檢索利用及信息反饋形式，提供檔案原件的利用服務；二是要建立檔案文本信息資源庫，通過檔案行政管理手段，協調各單位形成的電子文件、電子檔案，組織上網提供利用。
隨著網絡技術的發展和應用，檔案信息在檢索手段、途徑、范圍和檢索的效率上都發生了根本的變化，它突破了時空的限制，實現了服務角色的轉換，同時克服了信息間的脫節問題，使實現最大化的檔案信息資源共享成為可能。可以說，信息網絡化為檔案信息的社會化服務提供了最佳的技術手段和實現途徑。
（一）檔案信息制度不健全帶來的信息安全隱患
在檔案信息化突飛猛進的背景下，相關的檔案信息安全管理制度卻未及時地建立起來，給別有用心的人竊取和不當利用檔案信息以可乘之機，嚴重危害著檔案信息的安全。比如，有的檔案管理單位解答了檔案利用者的問題，因為認為該問題具有代表性，就將該問題放入常見問題資訊庫中。若該檔案管理單位缺乏檔案信息的保護制度和保密意識，沒有對咨詢人的個人信息進行必要的屏蔽和處理，可能會造成用戶信息的泄露，侵犯檔案利用者的隱私權。再比如，有的地市住房公積金管理網絡系統由于缺乏相應的安全制度和技術保障措施，只需要輸入公積金繳存人的姓名就可以查閱到其工資水平和住房公積金繳納情況，而個人的收入狀況屬于個人不愿向外界透漏的的隱私，這就造成了個人檔案信息的泄露。
（二）檔案網絡化管理帶來的信息安全隱患
網絡化管理給檔案管理工作帶來便利。但是，計算機感染木馬病毒和遭受黑客惡意攻擊的風險給檔案信息的安全性帶來隱患。木馬程序一旦侵入檔案管理系統，很可能會破壞檔案信息數據，甚至會采取篡改、盜竊、銷毀檔案數據的破壞手段，造成檔案管理的混亂，給檔案數據的安全性帶來致命損害。另外，以光盤、硬盤等存儲介質為載體的電子數據檔案有其自身不可克服的缺點，如信息數據不夠穩定、易于損壞和難以固定保存等，加之檔案存儲設備更新速度很快，若不對檔案存儲設備以及相關的計算機硬件和軟件及時更新，解決數字檔案的格式轉換等問題，極易造成檔案數據丟失、毀損或無法順利讀取等情況發生。
（三）檔案管理造成的信息安全隱患
檔案信息化對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，要求檔案管理人員不但要精通檔案管理知識，還要精通互聯網知識、計算機和相應檔案管理軟件的操作方法。但是，當前檔案管理人員的年齡結構存在普遍偏大的狀況。有些年齡較大的檔案管理人員知識更新不夠及時，仍然拘泥于傳統的檔案管理模式，對信息化的檔案管理可能會感覺力不從心。因為對檔案管理設備和檔案管理軟件研究不夠深入，操作熟練程度不夠等原因，在管理過程中容易造成檔案數據意外刪除等丟失毀損情況，構成檔案信息的安全隱患。
二、加強檔案信息安全的舉措
（一）加強制度建設，提高檔案安全管理意識
首先，單位領導要充分認識到檔案信息安全管理的重要性，制定相應的檔案信息安全管理制度，與檔案管理人員簽訂檔案安全管理責任承諾書，安排專門檔案管理人員對所有檔案信息進行保密管理，規范檔案信息的保密審查程序和公開程序，確保做到公開的檔案信息不，的檔案信息不公開。同時，要完善檔案信息安全防范機制，嚴格禁止其他計算機對檔案管理系統網絡的接入和訪問，的檔案信息不允許與互聯網聯接，的計算機要設置專用密碼，在轉為非計算機時要按照《保密法》的規定對存儲硬盤進行拆除。
（二）不斷提高檔案安全管理技術，做好電子檔案的異質備份工作
首先，提升檔案安全管理技術是保障檔案信息安全的有效途徑，要定期對管理檔案的計算機設備進行殺毒軟件的升級，及時對病毒進行掃描和查殺，避免木馬程序和黑客惡意侵入檔案管理系統。同時，定期對檔案管理設備如計算機設備、打印機、復印設備等進行檢查，確保各種檔案管理設備的正常使用。其次，承載電子數據檔案的存儲設備有別于傳統的檔案載體文件，對它的讀取必須依靠必要的硬件設備和閱讀軟件才能夠實現，對這些電子文件檔案同時轉化為其他類型的載體就成為必要。做好電子檔案的異質備份工作，就可以防止隨著技術的發展出現現有的電子檔案因為缺乏相應的閱讀設備和軟件而不能順利讀取的尷尬局面。異質備份的常見方法主要有：將網絡下載文件轉變成紙質文檔；將紙質文檔通過掃描等手段轉換成電子文檔；將現有的電子照片通過拷貝等形式制作成多份備查等。
（三）優化檔案管理人員結構，提高檔案安全防范意識
檔案管理的信息化對檔案管理人員的素質提出了更高要求，要優化檔案管理人員結構，建立形成梯隊的復合型檔案管理隊伍。檔案管理人員不但要熟悉檔案管理方面的業務知識以及相關的檔案管理法規，還要對計算機操作、互聯網知識等現代化的科技知識做到熟練掌握。這就要求我們必須要建立健全檔案管理人員的管理制度，對檔案管理人員的配備、流入流出等規定嚴格的程序，明確各類管理人員的工作職責和違反規定造成檔案安全信息不當泄露應承擔的責任。要定期對檔案管理人員進行業務知識和檔案信息安全管理方面的培訓，提高他們的安全防范意識和防范技能水平。
三、結語
[關鍵詞] 企業；檔案信息化管理；必要性；提升
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02
企業檔案管理的信息化指的是在企業檔案機構的統一指導與組織下，將各種先進的信息化技術融入到企業的檔案管理工作中，對檔案的信息資源進行科學、合理的編排與規范，以此提高檔案服務水平，進而提高檔案管理的工作效率。企業檔案信息化管理主要涉及的內容包括構建檔案管理的信息化資源、制定相應的信息化標準、搭建信息化管理平臺等。
1 企業檔案信息化管理的必要性
近幾年來，企業的發展速度非常快，規模也在不斷擴大，形成檔案的數量種類與數量也隨之增多，顯著地增加了企業檔案管理人員的工作量，想要在紛繁復雜的檔案中找到有價值的信息，就應該實現檔案信息化管理。企業檔案管理信息化的必要性主要表現在兩個方面：一方面，檔案信息化管理能夠有效地彌補傳統檔案管理中存在的不足，傳統的檔案管理通常以人工操作的方式，通過檔案管理人員將需要歸檔的文件進行分類、編排以及儲存，當需要尋找某個檔案時，也需要依靠人工進行檢索，這種檔案管理的歸檔、檢索過程相對較慢，導致檔案管理效率較低。并且由于檔案資源在長期儲存的過程中，各種因素還會導致檔案的資源丟失、損害等問題。通過采用信息化檔案管理方法，通過利用計算機技術能夠將繁雜的檔案信息錄入到電腦中，以電子文件的形式儲存，電子檔案的空間不但傳遞查閱方便、儲存量大，還不受環境的影響，不會出現檔案丟失或者損壞等問題。另一方面，檔案信息化管理能夠擴大檔案工作的發展空間，通過運用計算機網絡在互聯網上建立檔案管理數據庫，通過利用網絡傳媒的優勢，能夠實現檔案資源的共享。其具體表現為：建立檔案數據庫，將檔案資源分為非限制和限制級別，這樣能夠保證檔案資源的保密性，然后創建新型的檔案服務方式，能夠為查閱者提供更多、更好、更快捷的查閱服務。想要充分彰顯信息化管理的優越性，這就需要加強編錄人員與查閱人員之間的交流，促使檔案管理工作形成一個系統的整體，提高企業檔案管理的水平。
2 提升企業檔案信息化管理水平的策略
（1）創建計算機網絡檔案管理系統。想要實現企業檔案的信息化管理，首先應該根據企業檔案管理的實際狀況，利用計算機網絡技術，創建適合企業自身情況的計算機網絡檔案管理系統。通過計算機網絡的運行，能夠突破企業檔案信息資源所有者的限制，創建一個既能控制又能方便利用的檔案信息網上查詢系統，例如，創建企業內部局域網，通過加密保護、身份驗證、信息驗證、數字簽名等，保管好企業的一些機密性檔案以及知識產權檔案，對于一些公開地宣傳企業的檔案資源，企業還可以通過局域網進入國際互聯網，進一步擴大檔案信息收集與利用的范圍。
（2）建設企業檔案信息資源。企業檔案結構的工作人員應該充分地利用計算機技術與網絡技術，加寬檔案機讀目錄數據庫的建設，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務水平。企業檔案的信息化管理應根據國家以及省市檔案局的關于電子文件、文件歸檔、儲存以及管理的相關規定與標準，積極地應用與推廣適應企業性質、職能需要以及管理特點的檔案資源管理軟件，實現企業檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監督，以此保證檔案資源電子文件的可識別性、安全性、準確性、完整性以及真實性等，進而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開信息資源檔案，對外宣傳企業，別人通過查詢能夠全面地了解企業的信息，能夠保證企業之間進行規范的商業往來和合資合作，建立企業雙方的資信關系，通過信用調查消滅不必要的信用風險和交易風險。
（3）企業全員參與到檔案管理工作中。因為企業的檔案信息數據庫應用系統通常是由一些專業的技術人員設計，導致在一些企業中存在檔案信息化管理系統和企業需求脫節的問題，這樣嚴重地影響了檔案信息化管理系統并不能充分地發揮和實現自身的價值。因此，企業員工作為檔案信息化管理系統建設中的一員，應該積極主動地參與到系統建設的各個環節中，例如，企業內部任何人員，可以通過身份認證在任何一機電腦根據自身的需要，能夠隨時在自己的電腦上自動查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開發者進行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時地反饋自己的意見，以此實現與系統開發者達成共識，進而設計出符合企業檔案管理實際狀況的檔案信息化管理系統，提高信息系統開發的成功率與實用性。
（4）企業檔案信息化建設和企業改革相結合。隨著社會的發展，企業為了能夠跟上時代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業檔案信息化建設應該和企業改革相結合。首先，應該創建一支高素質的檔案信息化管理人才隊伍，通過對檔案管理人才進行檔案管理技術、信息技術的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，同時還可以引進檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業檔案信息化管理的要求；其次，與企業檔案管理模式相結合，積極地展開對企業檔案信息化管理的探索，認真研究信息化條件下企業檔案管理現代化的新要求，及時地溝通和交流，不斷地積累和推廣經驗。此外，企業檔案信息化建設應該始終堅持變“被動管理”為“主動管理”，堅持以效益為重點、以利用為中心的指導思想，有針對性地研究市場經濟條件下企業信息化檔案建設需要改革的地方，最大限度地滿足各項工作利用檔案的需求。
3 結束語
總而言之，傳統的檔案管理方法已經不能夠滿足現代企業的實際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優質、方便等特點，逐漸取代了企業傳統的檔案管理方法，并且逐漸成為適應社會與時展的必然趨勢。因此，企業的檔案管理人員應該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。
主要參考文獻
關鍵詞：醫院 檔案信息化 管理
檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，使醫院檔案信息化管理進入了現代化管理的先進行列，傳統的醫院檔案管理方式已無法適應醫療改革的整體需要。為了充分發揮檔案管理在醫院社會化服務中的巨大作用，醫院應積極探索將檔案信息化管理技術與方法有機結合，提高醫院檔案的信息化管理水平。
1.檔案信息化管理的基本內容
檔案信息化管理是指在檔案管理過程中，將檔案資料通過加工處理，應用數字化原理和計算機網絡，對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用，以實現檔案信息資源的社會共享。醫院檔案的信息化應包括以下幾方面：
1.1檔案資源信息化。檔案資源信息化是指將檔案資源經過信息加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序開發，進而實現檔案資源的社會共享。
1.2管理流程規范化。為保證文檔的一致性，要求醫院的辦公自動化系統與檔案管理系統兼容匹配，以便通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規范管理流程，確定崗位員工的工作標準，以減少人為調控和干預。
1.3檔案檢索分級化。檔案檢索分級化指在施行檔案信息檢索制度的前提下，通過醫院網站和因特網可準確檢索到所需要的影像資料、存檔文件、原始記錄、醫療文獻等。
2.醫院實現檔案信息化管理的必要條件及重要性
2.1實現檔案信息化的必要條件
隨著計算機技術的不斷發展與廣泛應用，醫院的檔案管理已經步入數字化的信息管理軌道。檔案的數字化包括檔案目錄數字化、檔案原文數字化以及數字化目錄與文件的接收。
2.2醫院實現檔案信息化管理的重要性
信息時代，隨著醫院檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷出新，對醫院檔案數據庫建設提出了新的更高的要求。醫院檔案包括人事檔案、管理制度、醫療文件、各類報表、影像資料、設備檔案等等，醫院檔案數據庫建設應堅持以用為先的優選原則和目錄與全文數據庫建設同步的原則，即做到常用先上，重要先上；把醫院檔案目錄與全文數字化同步建設，這樣做一方面可以滿足一般檢索的需要，另一方面可以滿足對信息內容查詢的需要，有利于文檔一體化管理，有利于在網絡中實現資源共享，更好地發揮電子檔案的作用，實現檔案數字化加工與利用同步。
2.2.1醫院檔案信息化是檔案服務社會化的必然要求。在信息化時代，強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的。增加檔案人員計算機技能管理內容十分必要。檔案管理中應用計算機技術時，要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。
2.2.2醫院檔案信息化是提升檔案管理水平的需要
醫院檔案信息化是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過檔案數字化接收電子文件，使傳統介質檔案數字化，從而使數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免各自為政，互不兼容，以提高工作效率，實現管理的現代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.2.3確保醫療事業可持續發展的需要
傳統的檔案管理處于一種封閉的環境下,收集的也只是上級發來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務,服務方式是公開的透明的全方位的,服務質量要經得起網上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念,拓寬服務領域,提升服務質量，使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。
3.醫院實現檔案信息化管理應做的工作和需解決的問題
醫院實現檔案的信息化管理有很多優勢，是一項比較繁雜的系統工程。但工作量較大，如需對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將其轉換成電子文件；還要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理，以便于檢索利用。同時要對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺，搞好遠程服務。還要采取數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，確保檔案信息安全。同時要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，保證紙質檔案與電子文檔并存。醫院要想徹底實現檔案信息化管理，不但需要完成上述工作，還需要大量的資金投入。如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等，還需要進行信息的安全防護，這些都需要很大的經費投入。另外，這些電子產品更新換代速度快，生命周期短，其后續的維修、更換、升級等也必須要有大量的資金投入，同時還需要有滿足工作要求的既懂檔案管理、又會計算機操作、又通衛生管理的復合型人才的投入。因此，就要求我們必須正視問題所在，盡快完善醫院的基礎設施。目前大部分醫院的局域網建設還不完善，辦公自動化系統實施不利，無法形成醫院檔案專業體系，檔案信息化管理也由此受到制約。因此必須加強醫院的基礎設施建設，包括軟硬件方面的設施建設，重視人才的培養，加強檔案安全管理。引入科學實用的網絡安全應對策略，加強監控，以滿足檔案信息化建設的需要，保證醫院檔案信息化管理工作的順利開展。
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我國經濟快速發展，醫療事業也隨之進步。醫院檔案管理也開始注重信息化建設，醫院檔案信息化管理是醫院管理的重要組部分，受到越來越多的關注。本文闡述了醫院檔案管理信息化建設的重要性，分析了我國醫院檔案管理信息化建設中存在的問題，提出在新形勢下進行醫院檔案管理信息化建設的對策。
［關鍵詞］
醫院檔案；信息化建設；培訓
1醫院檔案管理信息化建設的重要性
醫院檔案管理信息化建設有助于更好地保存和利用檔案資源。首先，信息化管理醫院檔案能更好地保存檔案原始資料，同時也方便使用人員對醫院檔案的檢索和閱讀。其次，檔案管理信息化建設有助于改善檔案文件歸檔的方式，提高了檔案整理和歸檔的質量和效率。再次，采用計算機技術及網絡技術對醫院檔案進行整合，提高了檔案信息資源的共享性及系統性。最后，以往的醫院檔案管理方式受到了很大限制，醫院紙質檔案受到環境中濕度、溫度、蚊蟲等的影響，容易遭到破壞。信息化技術管理醫院檔案能節省人力和財力，避免檔案遭受環境破壞，還能減少維護費用的投入。
2醫院檔案管理信息化建設中的問題
2.1檔案信息管理的觀念落后目前，我國大多數醫院都采用人工手工進行檔案的整合和管理，檔案管理的模式和方法較為陳舊，醫院檔案的收集和整理工作內容繁重，且檔案信息存在丟失等問題。醫院檔案管理信息化建設難以得到領導重視，信息化建設的基礎設施較差，且檔案利用效率較低，不利于醫院的經營和管理，也影響了醫院的長遠發展。
2.2缺乏統一的檔案管理標準醫院檔案管理中，缺乏統一的檔案管理標準和要求，醫院注重醫療技術和環境的改善，關注醫院的經濟效益，而醫院的檔案管理不僅缺少相應的管理制度還缺少管理標準和要求。檔案的管理存在混亂等問題，管理要求不系統，醫院檔案管理中檔案源于不同的部門和機構，導致醫院檔案不能統一、規范，檔案內容出現了不同標準。
2.3醫院檔案管理人員水平欠缺醫院檔案管理工作人員作為檔案管理工作的主體，對醫院的檔案管理有著重要影響。目前，我國醫院檔案管理工作人員檔案管理業務水平不高，大多不具備專業的檔案管理知識。在醫院檔案管理中，檔案的收集、整理和存儲及使用中存在很多問題，檔案收集中存在檔案丟失、錯漏等問題，整理和存儲中也存在丟失問題。另外，醫院檔案管理人員不能正確認識檔案管理的重要性，工作的積極性也不高。
2.4醫院經費投入較低醫院檔案管理信息化建設中，缺乏經費投入、硬件等的投入。檔案信息化建設中，需要配備計算機等基礎設施，但由于醫院對檔案管理不重視，通常檔案管理部門與其他部門共同使用計算機等系統。檔案管理的基礎較為薄弱，信息管理較為落后，缺少檔案信息系統的平臺及服務器，檔案管理難以進行信息化建設。
3醫院檔案管理信息化建設的對策
3.1提升醫院領導對檔案管理的意識醫院領導要樹立正確的檔案管理意識，重視檔案管理的重要性，增加檔案管理的利用。醫院檔案管理是醫院管理和經營的重要內容，同時也是醫院各項決策的重要依據。醫院的醫療技術及發展離不開醫院檔案的管理，因此，醫院領導要提升對檔案管理的意識，重視檔案管理的信息化建設，發揮出檔案資源的作用和價值。
3.2加強檔案管理人員的培訓醫院檔案管理信息化建設要重視管理人員的業務水平，引進專業的、優秀的檔案管理人才，同時對現有的檔案管理人員進行培訓，提高他們的業務水平。檔案管理人員要具備專業的管理能力和技術能力，提高專業水平的同時要提升綜合素養。可通過考核等激勵機制對檔案管理人員進行考核，激發員工的工作積極性。同時，對于管理技能和業務水平較低的員工，可進行崗位培訓，如果還是不能適應工作，就進行換崗，確保醫院檔案管理人員的綜合素質。
3.3建立醫院檔案的統一標準醫院檔案管理信息化建設應建立統一標準，加強對檔案信息化建設的規范和標準要求。首先，醫院要建立統一的檔案管理體系，依據我國相關法律法規，建立科學合理的檔案管理體系；其次，醫院檔案管理中，要對所有管理要求進行規范，從檔案的收集、整理到存儲和利用，都要對檔案管理工作進行規范化要求；再次，醫院檔案管理的信息化建設要滿足醫院檔案管理和常規管理的要求，根據業務流程及信息資源開發的需要，保證醫院檔案的保存和使用。
3.4完善醫院檔案管理制度醫院檔案管理信息化的建設，要加強檔案管理制度的完善，結合醫院的發展和實際情況，根據法律法規要求，建立完善的檔案管理制度。同時，要建立科學合理的激勵機制及崗位責任制，鼓勵員工積極投入到檔案管理工作中，提高檔案管理的質量和效率。
3.5增加醫院檔案管理的投入醫院檔案管理信息化建設中，離不開檔案管理的信息化技術基礎。醫院要根據檔案管理信息化建設的需求，醫院要增加檔案信息化建設的資金投入和硬件設備投入。醫院在每年的整體規劃中，要將檔案管理信息化建設歸入到醫院的規劃中，以整體和分期結合的方式增加醫院檔案管理的投入。同時，醫院不僅要為檔案管理提供資金投入，同時，還要為檔案管理部門投入必備的信息設備，包括計算機等設備。醫院檔案管理部門只有在資金和設備保障的情況下，才能完善信息建設，提升醫院檔案管理的質量和水平。
主要參考文獻
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電子檔案是由數字電子計算機處理的檔案，是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。
二 檔案信息化管理的現實意義
1．提高整個部門的工作效率
實施檔案管理信息化后，部門管理人員從繁重的手工勞動中解放出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。
2．有效地提供服務
檔案管理的信息化，科技人員可在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。
三 推進檔案信息化管理的策略
1．建立規范體系
檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，檔案的整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。檔案信息化建設必須做到統籌規劃、統一標準、統一部署、避免出現“自成體系、各自為戰”的情況，要按統一的技術標準實施。
2．完善安全制度
檔案信息化建設的最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。
3．規范管理，注重實效
建立檔案信息化建設指導委員會，負責研究檔案信息化發展方向，組織制訂和修改檔案信息化方面的法規、規章與標準；負責監督和檢查檔案信息化建設的進程，實施政策引導；負責指導數字檔案信息資源的開放利用和安全管理。將信息化進程、計算機應用水平作為檔案館（室）目標工作考核、評比先進的條件，并逐年提高其在考核中的權重。檔案局加強對各單位檔案信息化建設的行政監督和宏觀指導。制定相應的規范性文件和標準，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、安全，嚴防違反檔案法律法規行為。及時總結推廣經驗，促進檔案信息化建設規范穩步開展。
4．電子檔案的有效、實用
目前，雖然許多單位、部門的信息化進程在逐步推進，但往往忽視了檔案信息化后的實用性。我們推進檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務，而一些單位的電子檔案修改機制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數據進行了刪除，降低了電子檔案的留存價值，甚至對部分檔案來說已喪失全部價值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進程，擅自不按標準操作，將存儲掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達到實際使用的要求，多數檔案仍需實地查詢入庫的紙質資料。為了提高電子檔案的實用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進行保障，還要從計算機技術上加以規范和限制，如管理軟件對操作者的權限限制，軟件中對于存儲圖像分辨率的強制要求，通過使用計算機的簽署技術、身份驗證技術等，實現對管理者的操作行為進行記錄及約束。總之，需要我們通過各種行政及信息技術手段，盡可能地提高電子檔案的有效性及實用性。
5．人才儲備原則
由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。
檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。
參考文獻
一、企業檔案信息化的重要作用
伴隨著各行業企業的快速發展，企業檔案的類別和數量在不斷增加，檔案信息化的價值也更清晰地顯露出來。主要有三個方面的體現，第一，提高了企業的效率，降低了企業的成本。檔案信息化通過應用縮微技術、掃描技術、光盤技術等提高了信息的開發利用效率和信息資源開發范圍，實現了企業資源的共享，減少了企業的信息成本，并充分運用企業的技術、資金、人力、設備、信息等資源，使企業的效率大范圍的提高，并為企業帶來了豐厚的收益。第二，檔案檢索更加的便捷。傳統的檔案需要人工進行目錄的翻閱及搜索，費時費力，而信息化檔案經過數字化處理實現了即時查詢，用戶只需要輸入相應的關鍵詞，海量的資料便會隨之出現，不但包括用戶所需的資料，也會出現與之有緊密聯系的資料，使客戶收到更多的意外驚喜。第三，服務范圍更加廣泛。在傳統的檔案管理中，檔案所占的空間較大，查詢使用也較慢，不利于傳輸與服務，更難以實現檔案的社會化。而檔案信息化可以將信息傳送到各個移動設備當中，傳輸的速度非常快，這樣就更利用檔案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人員手中，從而擴大了企業的社會影響力，拓寬了檔案的服務范圍。
二、當前企業檔案信息化管理中存在的問題
（一）企業檔案資料信息化意識不足
隨著科技的不斷發展，人們對于信息化的意識已經有了顯著的提高，很多企業在檔案數子化方面投入了大量的資金，甚至將其納入了企業未來的重點發展戰略之中。但是在另外一些企業當中，我們又可以看到另外一番景象，特別是很多中小型生產企業中，有相當一部分人都檔案工作存在著一些認識上的誤區，一些領導認為檔案只是簡單的謄寫和保存，不必投入大量的資金用于信息化；即使投入也不能給企業帶來直接的經濟效益。由于缺少必備的信息化硬件、軟件和操作中，致使很多紙質檔案資料沒有及時地進行數字化保存，最后導致檔案資料受到損壞。
（二）企業檔案的信息化管理制度不夠完善
企業檔案制度是根據國家相關的檔案法律、法規、標準并結合企業自身的發展特點而制定的，所制定出的規則和標準是為了企業更加方便的管理提供服務，為了讓企業能夠在變革和機遇面前更加穩妥地遞進與發展。當然，有一個問題卻橫亙其中，檔案的信息化使得原有的法律體系難以與之相適應。原有的法律體系已經不能夠對當前的電子文件管理形成相應的約束，國家的法律急需盡快完善，并指導企業的檔案制度進行改革，使企業檔案的信息化管理得到規范，使企業能夠得到更快更好的發展。
（三）企業檔案信息管理人員的素質不高
當前，在我國的很多企業的員工隊伍當中，對于檔案信息化建設的認識普遍不足。一些人自身能力較差，知識面狹窄，對于新生的信息化技術不夠重視，甚至輕視。這使得一些企業的檔案管理仍停留在傳統的管理上，難以進一步對企業的信息化資源進行開發建設。一些企業雖然有了完善的信息化軟硬件系統，但是由于檔案管理人員信息技術能力較弱，英語水平較低，不能充分地利用好信息化設施，使的檔案信息化工作遲滯不前。
三、新時期企業檔案信息化的發展方向
（一）加強企業檔案信息管理系統的建設
檔案信息化建設包括信息資源的形成、整理、檢索、利用、鑒定、銷毀、統計等內容。企業在進行信息化建設時，要根據企業自身的特點及發展情況進行建設，要注重系統的針對性和實用性，使信息資源數據庫充分發揮作用。企業應當以最前沿的應用軟件為依托、以企業門戶網站為基礎平臺，實現電子文件全文數據化。另外，在檔案信息化建設的同時，要做好系統軟件的安全防護，保障電子檔案的安全。要定期將具有重大價值電子檔案做成紙質檔案，這樣不僅實現了檔案資料的統一性，也使檔案資料得到了雙重的安全保障。此外，還要重視系統的升級與維護，真正是檔案管理更加的安全、快捷、準確和高效。
（二）完善企業內部檔案信息化標準體系
到目前為止，我國已出臺了《中華人民共和國檔案法》、《中國檔案分類法》、《電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規范》等一系列國家標準。企業可以根據這些標準來根據企業自身的特點來完善企業內部的信息化標準體系建設。這些標準體系的建設要在企業檔案數據庫和各種軟硬件設施完善的基礎上，健全企業檔案信息管理信息標準、軟硬件設施標準、數字化加工標準、數據儲存傳輸標準等。此外，這些制度在完善企業內部檔案信息化標準體系的同時，也可以協助企業建立起符合自身特點的檔案管理方式，使企業的管理水平得到進一步的提升。
（三）建設高素質的企業檔案信息化人才隊伍
人才建設是企業檔案信息化建設的關鍵，只有一直優秀的信息化隊伍才能撐托起企業在現代化市場競爭中的地位。在企業信息化檔案建設時，我們應當明確，企業檔案與政府機構和事業單位檔案的同，政府機構和事業單位檔案管理偏向于研究，而企業檔案管理更注重管理與操作。因此在檔案信息化人才的培養中，企業應當重視員工計算機技能的培養，要定期開展有針對性、有計劃地組織人員進行檔案信息化培訓，使員工能夠對各種各樣軟件技術、數字化技術、網絡技術等擁有深入的了解。另外，在信息化能力培養的同時，也要對員工進行生產培訓、安全培訓和法律法規培訓，使檔案管理人員警鐘長鳴，全心全意為企業檔案的信息化建設與發展做出貢獻。
【關鍵詞】醫院；檔案管理；信息化
隨著現代計算機技術和網絡技術的高速發展，檔案信息化、網絡化正成為一種發展趨勢，這也是低碳經濟時代的必然要求。由于醫院自身特點，每天產生大量的檔案信息，如病歷檔案、處方檔案、各種影像資料及其他的各種管理文件。如何將現代信息處理技術、網絡技術與醫院檔案管理相結合，加快n案信息化、網絡化建設，實現檔案管理現代化，是新形勢下各級醫院所要面對的新任務、新課題和新機遇。
一、醫院檔案信息化管理的內涵
醫院檔案由管理文件、會議記錄、各類報表、病歷檔案化驗單據以及各種影像資料等構成。由于醫院檔案具有原始記錄、價值保留、隨時查詢、增值效用等功能，是醫院領導決策支持和科研人員科研工作的重要參考依據，也是反映醫院醫療質量、管理水平，為病人健康提供具有法律效應的有效司法依據。醫院檔案信息化管理是指通過計算機技術、通信技術與網絡技術等手段提高檔案工作的現代化管理與利用服務水平，使醫院檔案信息資源管理逐步擺脫傳統的手工處理方式，內容包括兩個方面：一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫院管理效率。二是用信息流來調控檔案物流，最終實現“無紙化”管理，促進管理創新。實現檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，實現檔案信息資源的有效開發和信息資源社會共享，是檔案工作現代化建設的必然選擇和重要前提。
二、醫院檔案信息化管理的必要性
（一） 保存難。儲存醫院檔案傳統的做法是以紙質為主要的存儲介質，部分以磁帶、影像帶、膠片為介質和部分電子文檔資料。這些存儲介質很容易出現發黃、霉變、破損、受潮等問題，所以難以永久保存和備份。并且隨著數量的不斷增加，需要越來越多的存儲空間，無形中增加了醫院維護和管理成本。
（二） 管理、查詢難。目前很多醫院仍沿用了傳統的以人工為主的檔案管理模式。傳統的檔案資料查詢的流程是：查作者，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調卷，辦理相關手續，查閱非常耗時、耗力。一些檔案經過反復查閱后，受到破損，有的甚至遺失，造成檔案管理上的困難。
（三）利用率低。紙質檔案具有易損壞、低效率、不便于統計和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。在醫院檔案信息方面，各種處方用藥以及藥效、藥的配伍、藥的副作用都具有統計意義，單純用人工查閱這些原始資料，然后統計這些信息，工作量太大了，而對于科研工作者來說，利用醫院這些檔案資源，開發新藥，提高療效，減少藥的副作用又具有重要的意義，因此，為提高檔案利用率，必須進行醫院檔案數字信息化建設。
三、做好檔案管理信息化的措施與方法
（一）要提高認識。信息時代來臨，醫院檔案管理信息化是發展必然趨勢。雖然大中型醫院不同程度地實行了管理的信息化，從病人的掛號到門診、急診、入院、出院、用藥、結賬都實行了網絡化管理，醫院的管理進入了全新的信息化管理模式。但在醫院檔案信息化管理方面，還沒有形成共識，沒有建立相應的檔案數據庫，沒有意識到醫院檔案信息的巨大價值。各個醫療單位往往從自身的利益出發，檔案信息沒有進入共享，很多從事藥學研究的科研人員無法得到這些有用的信息，大部分檔案工作只局限于簡單的錄入、查詢和提供利用等傳統模式，阻礙了檔案信息開發利用。
（二）重視現代化檔案管理人才的培養。現代化檔案管理人才是實現檔案信息化管理的保證。檔案信息化建設涉及的技術性較強，需要既掌握檔案管理知識，又通曉計算機和網絡技術的復合型人才。目前大部分醫院對檔案工作不夠重視，檔案工作人員都是一身多職，缺乏檔案管理知識，也缺乏計算機應用技術，這種狀況阻礙了檔案管理現代化、信息化工作的開展。為積極適應信息技術革命和檔案事業發展的需要，必須加快優化檔案工作隊伍素質結構。對年輕人員，要采用各種措施，多途徑、多形式地對其進行計算機應用、數字化技術、網絡技術、數據庫技術等基礎課培訓。對于大型醫療機構，要制定信息化建設的中期規劃和短期目標，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，多途徑多層次吸引、培養醫院檔案管理專業型人才，做好人才儲備工作，抓好檔案管理工作基礎，使醫院檔案管理水平邁上一個新臺階，創造更大的社會效益和經濟效益。
（三）加強檔案信息化建設中軟件和硬件的配套工作。建立相對穩定的檔案信息化管理體系，這是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。
【關鍵詞】檔案管理；建設；增強措施
【中圖分類號】G271
【文獻標識碼】A
【文章編號】1672-5158（2012）12-0377-01
一、檔案信息化建設的必要性
1、檔案信息是信息資源的重要組成部分。檔案信息是人們社會實踐的真實記錄，是認識和把握客觀規律的重要依據，是重要的憑證和依據，也是一種特殊的信息產品。
2、檔案信息化是自身發展的必然趨勢。傳統的檔案管理，是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案管理，工作量巨大，步驟繁瑣，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好客觀環境。
3、檔案管理改革是信息化建設的必然要求。在信鼠時代，信鼠消費將成為加快社會信息化進程的原動力，這是時代賦予社會信息部門的使命。
二、更新觀念。增強檔案管理現代化意識
管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。
三、加快硬件設施建設。實現裝備和技術的現代化
要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的發展提供有力保證。
1、建立規范的管理機制。
在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。
2、創新檔案管理制度。
檔案案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。（1）是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟，（2）是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。
3、統一檔案管理標準。
標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞―套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。
4、建設復合型的管理隊伍
檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。
5、提高檔案管理人員的信息化意識。
信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。
疾病預防控制檔案是在公共衛生工作中形成的第一手資料，是保護人民健康、防“未病”的重要武器，也是現代公共衛生事業、健康教育的生動宣傳教材。但目前基層，尤其較偏遠西部地區的縣級疾病預防控制機構，疾控檔案管理仍采用傳統模式，與各行各業對信息化依賴程度劇增的需求存在較大差距。故疾控檔案信息化建設迫在眉睫。
目前，在縣級疾控檔案檔案信息化建設中存在諸多問題：一是由于財政困難，對于縣內各事業單位檔案管理經費預算不予列支，導致各單位沒有專門的檔案機構，各門類、各項業務形成的文件、資料自成體系，沒有統一的管理規則，檔案的系統性、完整性得不到保障，也不能保障按規定向檔案館移交檔案，更談不上檔案的信息化管理。二是受工作經費、人員編配、意識形態等條件的制約，縣級疾控中心的檔案通常無專職人員管理，延緩了檔案信息化的進程。三是檔案管理工作程式化，不能在短時間內產生效益，單位不愿投入過多財力，人們也不愿選擇這一崗位，增加了檔案信息化建設的難度。四是信息數據庫建設中人為原因造成資料零散，檔案缺失嚴重，導致數據不完整、不準確，直接影響檔案信息的使用率和可信度。
導致基層疾控檔案信息化進程緩慢的原因無外乎：1.檔案管理人員文化素質低而且更換頻繁，要掌握檔案信息化技術難上加難；2.資金投入的不足，直接導致檔案管理過程中硬件設施不完備，基礎設施建設相當薄弱；3.檔案工作人員、單位領導沒有從思想上認識到檔案信息化建設的重要性，關心檔案信息化建設的自覺性、主動性不強。
為落實疾病預防策略，加強疾控檔案信息化管理，建議重點抓好以下方面：
一、明確單位檔案管理目標，做到任務清楚，渠道通暢，實行計劃管理、信息管理和責任管理。縣級醫療衛生單位之間要形成檔案管理網絡，要確定疫情信息員為本單位疾控檔案管理員，各管理員要互相溝通協作，互通信息。縣疾控中心應建立設施齊全，技術領先的綜合檔案室，配備1～2名專職人員，負責收集縣級單位檔案管理人員遞交的和本單位工作中形成的原始文件資料，集中管理本單位的各種門類和載體的檔案，并按照規定向檔案館移交檔案，貫徹執行有關法律、法規和上級有關方針、政策，建立、健全本單位的檔案工作規章制度，創造條件，實現檔案管理的規范化、標準化與現代化，監督、指導各單位疾控檔案的管理工作。
二、不斷對檔案管理人員知識進行更新。基于疾控檔案的重要性和行業的特殊性，要求檔案管理人員既要具備優良的品質和過硬的業務素質，更重要的是要樹立檔案信息化的意識，掌握現代化的檔案管理知識。同時，有足夠的信息化知識，熟練掌握新型電子設備和信息技術的應用。相關部門應經常組織檔案管理與技術培訓和研討，將新的管理理念和技能傳授給基層檔案工作人員，推動基層檔案信息化管理的進程。
三、檔案信息應數據化。應選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，運用高新技術管理檔案。為方便查詢，可以將信息庫適當進行分類，或按要求制成不同的表格，建立檢索系統，提高檔案的利用效率和管理質量。
四、進行必要的硬件投入。要有符合要求的檔案存放庫房，良好的閱檔環境，使用符合國家標準的檔案用品及裝具，保證檔案的安全，對重要的、珍貴的檔案采取特殊的保護措施，配置調閱檔案的必備工具，如計算機、服務器、交換器、電話機、傳真機、掃描儀等，解決疾控檔案信息化管理中面臨的種種難題，使其在疾病預防控制工作中得到充分有效的利用。
總而言之，適應互聯網時代的新要求，加大資金投入購置硬件設施、軟件配置，同時輔之以對人員的繼續再教育、技術培訓，大力加強信息技術的應用，以有效地實現疾病預防控制工作檔案的動態管理，提高疾控檔案的管理效率，最大限度的發揮疾控檔案在小康社會建設中的使用價值。
關鍵詞：醫院檔案；信息化；管理
信息技術的迅猛發展，互聯網的廣泛應用，帶來了文檔管理、存儲和利用方式的革命，檔案管理正面臨著現代技術的挑戰和難得的發展機遇，信息資源在管理模式上正在實現向網絡動態的改變，在網絡環境下進行醫院檔案管理能使檔案管理標準化和規范化，并提高勞動效率和工作質量。因此，如何將現代信息處理技術、網絡技術與醫院檔案管理相結合，加快檔案信息化、網絡化建設，實現檔案管理現代化，是新形勢下各級醫院所要面對的新任務、新課題和新機遇。
1醫院檔案信息化管理的內涵
1.1檔案信息化管理的定義 醫院檔案是由管理文件、會議記錄、各類報表、病歷檔案化驗單據以及各種影像資料等構成[1]。醫院檔案信息化管理是指通過計算機技術、通訊技術與網絡技術等手段提高檔案工作的現代化管理與利用服務水平，使醫院檔案信息資源管理逐步擺脫傳統的手工處理方式。
1.2醫院檔案信息化管理的具體內容
1.2.1對患者病歷檔案進行信息化管理 可將不同科室的病歷檔案按照不同的編號分門別類的進行網絡登記，還可以對相應的病情應用網絡做出分析，標注在病例的下面，為醫生提供治療的思路。醫生將治療過程等記錄在網絡上，計算機終端對這些信息進行整合，以便更家方便快捷的從中提取重要信息，總結大量臨床經驗。
1.2.2對人事檔案進行信息化管理 將各部門的人事檔案在網絡上進行登記，將人事不案例從實體化方向朝著網絡化方向進行轉變，人事檔案的管理可以將平時在日常工作中遇到的問題分門別類的進行區分，規劃在不同的檔案之下，不僅方便管理，更方便查閱。
1.2.3對醫院圖書資源進行信息化管理 龐大的醫院圖書和資料如果在圖書館里進行查閱的話是非常麻煩且冗長的工作過程，對圖書資料進行網絡化管理可以大大節約這些時間，還可以將借閱者對于這些資料的感想和想法登記在網絡上書本的名下，為以后的借閱者提供參考。
2利用信息化手段管理醫院檔案的優勢
2.1有利于減輕檔案管理的勞動強度，提高工作效率 傳統的醫院檔案管理工作存在立卷難、利用效率低和查準率不高的難題，現代化信息管理手段的利用免除了立卷歸檔、檢索查找的過程，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檢索速度。
2.2有利于文件和病案的補漏增缺 傳統的醫院檔案立卷方法遇到信息收集不齊或者漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做，拆卷后，卷內文件又得重新排列，編檔頁號、編抄卷內目錄、裝訂、修改填寫案卷封面，不但費時費力，還是管理員增添了很多麻煩，現行電子環境下信息管理后，醫院檔案按"件"管理，工作人員可有充分的時間提高業務水平。
2.3有利于檔案資料方便、檢索簡便、準確率高的使用 傳統檔案管理工作，不僅消耗大量人力、物力，而且檔案信息含量與檔案實體量的比值處于較低水平，信息化管理方法的應用，擺脫了以往的經驗式管理模式，完成檔案由案卷級向文件級管理的轉變，將手工立卷變為計算機自動管理，極大地提高了各類文書檔案和病案管理與利用的質量、精度和效率。
2.4有利于提高醫院檔案管理的質量 傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的制度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水平，信息化檔案管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上，從而提高醫院檔案管理工作的質量和利用效率。
3完善醫院檔案信息化管理的對策與措施
目前，我院檔案信息化管理還存在基礎設施不完善、政策和技術保障缺乏、信息化規范體系尚未健全等問題，針對以上問題，為完善醫院檔案信息化管理有以下幾點措施。
3.1加強基礎設施建設，創建良好的管理環境 良好的軟硬件基礎設施和管理環境是實現檔案信息化建設的物質基礎條件，技術基礎設施包括軟、硬件的建設，醫院局域網的建立要立足高起點，不僅要方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實現檔案資料的在線利用。
3.2重視人才培養 現代化檔案管理人才是實現檔案信息化管理的保證[2]。檔案信息化建設涉及的技術性較強，要采用各種措施多途徑、多形式地將計算機應用、數字化技術、網絡技術等作為新時期檔案人員必備的基礎課予以培訓，檔案員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識和運用操作能力。因此，要不斷的學習和培訓，重視人才的培養。
3.3加強安全管理 檔案具有原始性，不得被篡改，要防范病毒攻擊，對于涉及個人隱私問題，還要設置訪問權限，制定嚴格的檔案信息化安全保密制度，強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能，晚上檔案管理系統和嚴密的流程化處理機制，引入科學使用的網絡安全策略，加強安全管理。
參考文獻：
