時間：2023-06-06 09:02:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的分類方法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化
[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產生了深遠的影響。在高校的日常發展中，高校是一個以人才培養為基礎的現代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數據排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現對數據的有效性分析。計算機的出現實現了高校檔案管理網絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。
一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現較大的差錯。一般情況下，不容易找到數據，數據的整理比較困難，而且，數據庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數據庫的經過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯網，每一個分類都要有規律和聯系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現的目的都是相同的。
二、實行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進行高校的抽樣調查
說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網上進行。抽樣調查具有很大的優點，有經濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計算機的網絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現了信息存儲檢索，以及數據的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數據輸入，隨著數據的大量涌入，數據的曲線圖會自動生成，一旦出現波動計算機可以自動通過比對實現數據分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數據的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現在社會中的主要辦公模式已經逐漸從傳統化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優化。
（三）在檔案管理的軟件上實施工作統一性
在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現工作過程中計算機機器的系統不同，或者是系統的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現上下界面中的數據出現對不上，無法統一的情況。所以，即使使用現代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統一性，軟件統一如何實施，應該根據高校的檔案放置的不同方式，根據檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據這些不同的文件夾進行總結數據，對數據進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數曲線，找規律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據具體的情況進行細節的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現。減少數據庫的紕漏。并根據實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數據錯誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
高校的檔案管理一體化，其實主要應用的方法就是利用計算機進行檔案的管理，利用計算機的特殊軟件進行檔案管理，另外，必要時還能夠在網絡上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因為院系都有不同的特點，所以會根據不同的院系，將數據進行有效的分類，然后根據分類進行歸納，制作表格，制作圖像，找到數據變化規律，另外，可以將數據放在具體的文件夾中分類，然后必要的時候可以減少數據尋找的時間，增加了數據的整理效率。另外，除了這些特點，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒有的特點，其一就是在整理過程中將信息統一進行匯總總結可以建立一個關系網，增加高校中各大學院之間的聯系性，這個方法還能將學院之間進行對比，找到各個學院之間檔案管理的優點和不足，這樣可以便于學院之間的學習和改正。第二就是可以在高校工作的時候實現業務的規范性。因為在檔案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費大量的時間進行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負擔要進行字體合適等必要地方的統一規范。這樣一來，就會在整體的歸納過程中有了一個簡單的控制過程，可以通過數字的比對檢查數據。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團結性和信任感。因為，檔案管理信息一體化，同學和教職工人員都會統一積極的進行培訓，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會得到更好的發揮。
1區級環境站環境監測檔案管理工作的內容
區級環境監測檔案,作為區級環境站所開展的環境監測活動的準確記載,它的構成有:環境的監測、環境的觀察等基本的原始記錄兩部分。由于區級環境站檔案監測的科學性與重要性,要求在進行監測檔案建立的時候,第一要加大篩選的力度,其次要進行科學的分類。吧那些具有利用和儲存價值的數據資料進行分類保存,并進行檔案的著錄、文件編號、目錄等內容的編輯,以提升檔案的檢索效率,保證檔案系統化和有序化的保管,提高讀者使用的效果。區級環境站的監測檔案作為環境監測檔案的基本構成單位,其憑證和依據功能,是上一級環境監測單位進行數據分析和利用的基礎。所以,區級環境站的環境監測檔案要求準確、科學、真實,在反映環境保護、環境監測材料上,要實現同事實的一致性,以此來提升區級環境站監測檔案管理的質量與檔案的利用價值。
2區級環境站環境監測檔案的收集與整理
收集工作作為監測檔案管理工作的基礎環節,在實施資料收集工作前,第一要做好歸檔范圍的確定,區級環境監測檔案作為對所在區域內的水、空氣質量、土壤、生物物種等內容的監測,以及對所在區域污染源、污染程度等所構建的環境保護檔案,區級環境監測站歸檔的范圍主要是:環境監測的計劃、環境監測月報、環境監測年報、環境監測所使用的技術、環境監測結果的總結等等。區級環境監測檔案收集的過程中,需要各個工作人員與檔案人員的有效配合,以此來提升區級環境站環境監測的檔案管理效果。
3提升區級環境站監測檔案管理與利用效果的策略
3.1做好區級環境站環境監測檔案的有效分析
區級環境站檔案的分類,指的是按照環境監測檔案的內容或者形式的差異,根據一定的分類方法,使用環境監測檔案的分類標準,對區級環境監測的檔案做出詳細、系統的分類。對區級環境監測檔案的分類,及時提升檔案認識的一種方法,也是提升環境監測檔案管理有效性的手段,并且檔案分類是區級環境站檔案管理的有效工具。所以,在進行檔案分類的時候,需要嚴格按照檔案價值、檔案類型進行規定和實施。
3.2做好區級環境監測站檔案的組卷
區級環境監測站作為環境監測的組織管理部門,其所收集和整理的檔案文件,是通過集合體的形式,即我們所講的組卷,常用的組卷方法有:按照結構組卷、按照子項組卷、按照工序或者監測的階段組卷等等。當前區級環境監測檔案常用的方法是按時間和問題組卷。例如:在同一年里面的進行的噪聲監測記錄,監測報表等構成一個檔案保管的單位。對于相同的環境監測評價可以作為一個單位進行保管。
3.3強化區級環境監測站檔案管理的制度落實
在區級環境站環境監測檔案管理的過程中,通過構建專職或者兼職的檔案管理人員的責任制,來提升檔案管理的科學性和規范性。歸檔的文件材料需要嚴格按照規范來實施,對于檔案文件寫作需要使用專用的工具來寫作。歸檔的文件材料主要是本單位的組織為主,實現檔案文件間的系統性。做好監測檔案材料的有效保管。區級環境站監測檔案的保管從時間上看有永久保存、長期保存、短期保存三種形式。加大對區級環境檔案管理制度的完善,是保證檔案管理系統性和規范性的基礎。
一、醫院文書管理的的特點
醫院文書檔案是醫院重要公文、重大事件活動的資料匯總，是醫院歷史見證的有效憑據，對醫院的管理和發展有重要的作用。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性，文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文，醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理，它的規范性集中體現在公文的用紙、文種、字跡、檢查、傳遞方面都規定嚴格。其二是服務性，醫院 文書檔案主要是為醫院領導進行決策或相關部門提供參考資料，只有重視其服 務性，才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理，便于患者進行 更好的查詢服務。其三是保密性，因為很多的文書檔案涉及到醫院內部、領導和患者的信息資料，要杜絕 這些信息資料的外泄，以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當，損害醫院的形象與聲譽。可信的文書管理工作，是醫院實現可持續發展的重要保障。
二、現階段醫院文書管理工作存在的問題
1.文書檔案的收集分類存在問題
醫院檔案是醫院歷史財富，搞好文件材料收集是 確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。醫院檔案室的檔案主要是通過“接收”的方式進行原始材料積累，沒有其他收集途徑，存在著較強的被動性。另外，檔案的分類是檔案管理的基本方法，也是對檔案進行科學、系統、有序管理的有效手段。國家檔案管理部門對此有明確的規定，但現在的醫院普遍不重視文書檔案的分類工作，或者他們沒有采取合理的分類方法。而且有的醫院由于辦公用房緊張，沒有專用檔案室，存在資料多處存放，“八防”配套不齊，引起檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多，影響檔案的美觀整潔及完整，造成資料裝訂不規范、查找困難和丟失的現象。
2.文書管理人員的工作意識淡薄且專業素質水平不高
首先從醫院領導來說，一些醫院的領導沒有對文書檔案管理工作給予足夠的重視。因此，醫院對文書檔案管理工作的經費投入低，設備設施陳舊，信息化程度低，嚴重影響了文書檔案管理的現代化進程。由于領導的不夠重視，有些醫院的文書檔案管理人員也未認識到文書檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識和相關法律知識，認為文書檔案管理工作很簡單[1]。這種不重視就導致醫院檔案管理人員在專業素質、理論水平和文化程度等方面參差不齊，缺乏責任心，導致文書檔案內容不全、裝訂混亂、頁碼編排不準確、分類不規范，致使文書檔案管理工作相當滯后。遠遠不能滿足現代醫院的真正發展需求。
3.文書檔案管理的制度不夠完善
一些醫院在長期運行過程中形成了一套完善的醫療管理制度，但檔案管理相關制度卻不健全，未明確文書檔案管理部門、 人員工作職責，檔案管理標準及流程，缺少考核措施，未形成規范的醫院文書檔案管理體系。這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 現問題時會造成各個部門相互推諉，不利于醫院的管理。
三、加強醫院文書檔案規范化管理的措施
1.優化文書檔案的基礎工作
因文書檔案牽涉多個部門（ 科室） 。不同部門又有不同的文書檔案資料收集任務，所以必須落實好各部門的責任，提高相關科室清理移交檔案資料的自覺性，方便專職檔案管理人員對各科室的檔案收集，提高文書檔案的完整性。另外，醫院文書檔案管理工作主要是為醫院領導、相關人員和患者提供相關資料查詢、提供方便，隨著現代科學技術和計算機技術在醫院管理中的廣泛應用，醫院文書檔案管理人員加強自身文化素養，充分利用計算機技術對醫院文書檔案進行科學管理，在方便相關管理人員和患者查詢資料的同時，還能提高醫院文書檔案管理的效率。加強資金投入、引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的必備條件[2]。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮重要作用，提高檔案在醫院管理中的地位，為促進醫院的可持續性發展服務。
2.提高文書檔案管理者的專業素質
檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提。醫院 管理者要通過院內培訓、業務講座的形式提高全院工作人員對文書檔案管理的認識，增強法制觀念，使中層干部、每位員工充分認識文書檔案的重要性，自覺形成參與文書檔案管理的意識。另外，要提高醫院文書檔案管理工作的效率，充分利用文書檔案管理為醫院創造經濟效益，就要提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質和專業技能。 所以，醫院管理人員要加強醫院管理人員的培訓，全 面提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和綜合素質;提供機會讓他們外出學習和進修，了解檔案管理的最新進展，掌握新理論、新技能;引導他們自學英語、計算機、法律知識，不斷拓展知識面，以適應檔案管理現代化發展的需要;提高醫院文書檔案管理的工作效率，促進醫院的現代化發展。
3.建立完善的文書檔案管理制度
醫院各項工作的有序、高效開展必須以完善的規章制度作為保障。醫院要以相關法律法規等為依據，結合醫院實際，建立健全文書檔案管理相關制度，對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定， 通過正確界定范圍、準確劃分管理期限，使 醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況， 且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，進一步規范文書檔案工作行為，推動醫院文書檔案管理工作的高效開展。
1.1學校的重視力度不夠我國檔案管理的起步較晚而且發展的速度較慢，導致學校的高層管理人員對檔案管理的重視力度不太夠，經費和政策扶持力度不足。在檔案管理工作中，經常出現材料不齊全或者無法完整的采集材料等現象發生。相關的部門未能及時上交資料，導致許多重要的資料流失；同事，由于經費的不足，導致管理設施較為落后且不齊全，無法提高檔案管理的質量和水平。
1.2管理設施和制度不完善學校檔案中大多是紙質的文件，因此對于管理的設施要求非常苛刻，通風、防潮、防霉和防火等條件都必須達到標準，一旦出現事故，將導致檔案的全部流失和損壞；同時，我國職業院校教育，沒有建立統一和系統的信息化管理導致，導致檔案管理水平較為落后，無法為學校管理水平的發展提供幫助。
1.3管理人員數量和質量不達標職業院校的人才數量和質量不達標，嚴重地制約了檔案管理水平的發展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經過專業的學習和培訓，導致檔案管理的水平較低，專業水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現代化檔案管理的水平標準。同時，由于學校撥給的經費不足，檔案管理人員的數量始終無法滿足標準，形成了一個惡性循環。
2加強職業院校教育檔案管理的措施
2.1加強學校對檔案管理的重視檔案是學校的寶貴資源，是維持學校發展的重要保障。因此，學校應當加強對檔案管理的重視水平，主要方法包括：
①學校高層管理人員應當將檔案管理納入學校的日常活動中，潛移默化地影響學校的員工；
②學校應當安排專門的人員對檔案室進行管理和打掃，所有的人員應當清楚地了解自己的工作流程和職責；
③將學校檔案管理水平作為相關部門的考核和評判內容；
④學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的水平和素質。
2.2制定科學和完善的檔案管理制度制定科學和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發展的前提，主要方法包括：
①設立獨立的檔案管理室，嚴格按照防火、通風、防潮和防霉的條件進行打掃和布置，配齊管理設施和設備，確保管理水平達標；
②建立系統的管理規章制度，規范每位管理人員的職責，以卻把責任到人，出現突發事件時，可以第一時間進行預后的管理。
2.3提高檔案管理人員的基本素質提高檔案管理人員的基本素質，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規范檔案管理的水平；
②對于出現重大管理事故的員工，進行停崗培訓，直到操作水平達標后方可上崗工作等。
2.4使用現代化的管理系統學校應當配有現代化的管理系統，為檔案管理的長期發展提供基礎，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系統，全面和科學地對檔案進行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；
②配有完善的打印機、計算機等各項信息化設備，保障檔案的快速錄入和管理等。
3結論
［關鍵詞］合同檔案；風電企業；管理分類
合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。
1企業合同檔案的基本特征
對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。
1.2憑證性
近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規范性
規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業合同檔案管理分類的優化措施
2.1強化企業合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。
2.2加強合同檔案之間的聯系
企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3實施合同檔案的統一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
2.4定期進行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項動態的工作，隨著企業各項業務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。
3優化企業合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業合同檔案管理分類的效率，與傳統的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優勢，這也是集分式分類方法在企業合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優勢得到完美的體現。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發揮著重要的作用。
4結語
在日趨激烈的行業競爭環境中，合同檔案成為關系到企業經營業務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發揮。作為風電企業的管理者，應當重視合同檔案在企業經營發展中所發揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻
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1 檔案管理在醫院行業的意義及內容
檔案管理在醫院行業具有重要的意義，主要體現在以下幾個方面：第一方面，檔案管理的文件除了文字上的，區別于其他行業的地方體現在檔案管理文件還包含很多影像文件，范圍更加的廣，需要更深層次的管理，是極其重要的信息資源庫；第二方面，擁有了信息資源庫，對醫院起著有效的監控作用；第三方面，可以利用大數據對信息庫資源進行分析比對，調取各個單位的資料，進行分析，提高?t院的管理效率，并做到有效預測，規避不必要的浪費。
既然檔案管理在醫院行業如此重要，那么一般來說醫院行業的檔案管理主要包括什么呢？主要包括了醫院的歷史資料，涵蓋了成立始的基礎建設、人事檔案、其他發展資料等，以及發展過程中的各種信息的收集整理，是醫院要進行有效管理的必須基礎信息資料。
2 當今檔案管理在醫院行業存在的弊端
醫院行業檔案管理現階段錯在的弊端主要體現在管理機構設置方面、專業知識方面、檔案信息管理沒有進行形式統一、檔案服務意識不強等方面。
2.1 管理機構設置不完善
每個行業根據自身的特點應該設立不同的檔案管理機構，建立不同的檔案管理方法。醫院行業區別于其他行業的特點在于它有病歷檔案。早期醫院檔案管理沒有意識到檔案管理的重要意義，比如沒有意識到檔案管理除了對歷史信息的收集搜索外，還可以進行分析對比。這就造成了醫院行業在進行檔案管理的時候沒有進行分類整理，只是簡單的進行收集整理。現如今要對檔案信息進行分析的時候，就需要重新分類整理，再進行分析，這就造成醫院的重復工作，降低了工作效率。
2.2 欠缺專業知識
由于歷史原因，醫院一直以治病救人為己任，把重心都放在了醫生的專業能力，而對于關于醫院管理方面沒有引起重視，未聘請專業的檔案管理人員進行管理。而醫院行業的檔案管理涉及到人事管理、文書管理、病歷管理等多個方面，一般的醫務人員進行管理未免知識不足，不能進行正確的分類整理管理，沒有應有的檔案管理邏輯，這就會在進行信息比對分析的時候出現差錯，需要重新分類整理，加重醫院檔案管理負擔，重復工作，不能提高工作效率。
2.3 未統一檔案信息管理形式
雖然醫院進行檔案管理，但是檔案管理的形式存在諸多問題。第一個問題，沒有正確的進行分類，只是簡單的按照科室進行檔案管理，科室之間的同類信息不能共享，無法進行綜合分析。比如有一個患有幾種病癥的綜合病癥患者，要借鑒這樣的案例，就需要從各個科室去調用，然后進行分析。這樣工作量大，不能及時找到相關病歷，不利于對病患進行快速診斷治療，不利于醫院的發展。第二個問題，沒有深刻應用信息技術。由于歷史原因，醫院在進行檔案管理的時候，沒有進行應有的分類，只是簡單的進行信息收集，只能提供簡單的查詢、查閱功能，沒有相應的分析功能。而電子信息要體現優勢作用主要依靠的是他的分析比對功能，由于醫院沒有真正體會到檔案管理的重要性，沒有進行分類，沒有設置專業的人員進行管理。造成檔案管理無法進行分析比對，沒有利用價值。
2.4 檔案服務意識不強
主要由于醫院沒有意識到檔案管理的重要性，既沒有設置相應的機構，也沒有專業的檔案管理人員，只是由相關人員進行簡單收集。如果沒有領導指派要求，相關人員能不收集的檔案信息就不收集，減少自己的工作量，沒有主動的檔案服務意識。
3 檔案管理改革的主要方式
既然檔案管理存在上面講的諸多弊端，針對管理機構設置方面、專業知識方面、檔案信息管理沒有進行形式統一、檔案服務意識不強等方面提出了以下的改革方式，來避免弊端的出現或是更少的幾率出現。首先要從意識上提高，其次要從手段上提高，再次進行人才培養，最后要建立有效的管理機構。
3.1 從意識上提高檔案管理
只有從意識上提高檔案管理，才能從根本上提高醫院的檔案管理。提高意識從高層到基層的順序進行，只有高層的意識上來了，基層才會行動起來，變被動為主動。第一，提高高層的檔案管理的意識。相信很多管理者已經知道檔案管理的重要性，在意識上已經知道了，那么下面就是行動上的提高，幫助基層提高意識，高層可以通過會議或者文件的方式告知基層，檔案管理如何重要，醫院有哪些要求。第二，提高基層管理人員的檔案管理的意識。管理者應該分塊告知基層檔案管理人員應該分類整理的內容，避免各個科室部門重復工作，并培養基層人員分類整理意識，畢竟收集信息要靠基層人員來操作完成。
3.2 在手段上提高檔案管理
在手段上提高檔案管理主要體現在兩個方面，一是，要建立統一的資源庫。以前醫院的資料收集按照科室，這樣不利于科室之間資源共享。建立統一的資源庫后，按照類別進行分類，醫院的所有信息都在里面，全醫院共享。也有利于進行分析比對，所有信息在一起后，利用大數據可以分析公司歷史發展的利弊，對公司未來發展進行預警，規劃，對醫院的發展具有重要的意義。二是，要建立各大醫院的資源共享。建立同行業資源共享后，可以看到其他醫院的資料資源，也可以看到自己所在醫院的發展地位，更能有利于判斷行業的發展趨勢，有諸多有利的方面。
3.3 進行人才培養，提高檔案管理效率
人才是行業發展的關鍵，由于早期醫院在檔案管理方面的意識不強，沒有培養檔案管理方面的專業人才，為了未來醫院在檔案管理方面有所突破，需要進行專業人才的培養。培養的方式主要有下面兩個，一個是對專門進行檔案管理的人員進行培養，定期或者不定期進行專業知識的培訓，使進行檔案管理的人員在知識上知道如何進行檔案管理，知道如何進行信息的整理分類。第二個是對醫院的醫務人員進行檔案管理方面的培訓，也是定期不定期的進行指導培訓，主要指導病人資料的整理收集，及其他信息的多元化保管。如此一來，就能從整體上提高醫院進行檔案管理的人員的素質。
3.4 建立有效的管理機構、機制
檔案管理有一定的管理方法，有一般的管理模式，醫院應該建立相應的管理制度對流程進行規范。一般來說先是收集信息，然后進行整理，后來進行鑒定，最后進行分析。在收集信息方面，應該進行分類收集，收集到醫院統一的數據庫。在整理方面，收集的信息要進行分類整理。在鑒定方面，鑒定各個部門的檔案，然后產生分析報告。在分析方面，分析對醫院發展造成影像的因素有哪些，然后對未來發展提出建議。
測繪成果資料是測繪生產活動過程的直接記錄,是具有使用價值的成果資料,是進行社會決策和經濟建設的重要依據。隨著測繪數字化的迅速發展,測繪檔案管理的手段和技術的更新也成為必然。而且隨著測繪活動的不斷開展,測繪資料的不斷增加,科學確定符合本單位實際的測繪檔案管理方案是提高測繪檔案管理效率的必然要求,也是對已有測繪資料進行開發利用的一種需要。雖然國內也有一些檔案管理軟件,但要做到完全適合本單位的實際情況,還需要我們進一步進行分析。
2測繪成果信息的特點
2.1測繪種類
目前我國的測繪行業中種類可謂繁多,而且隨著科技的發展,還會出現一些新的門類。就目前而言,測繪行業的分類大致為:大地測量、攝影測量、遙感測量與其它方法地形測量、地圖制圖與地圖印刷、工程測量、科學研究等。而這其中又可以細分為多種小的類別的測繪信息,如不同的比例尺、各大類下的多種專業活動等。如大地測量中的三角網、導線網、長度測量、水準測量、GPS測量等。
2.2測繪載體
隨著科技的發展,測繪成果一般以多種載體的形式出現。按載體形態可分為:觀測手簿、軟盤或光盤、底片、航測內外業原圖、清繪原圖、二底圖、印刷紙圖等。而且隨著測繪技術手段的不斷發展,新的測繪載體還會不斷出現。
2.3時空分布
測繪成果總是伴隨著不同的空間地域特性而存在,并且隨著時間的推移、地形的變化,測繪成果的更新又成為必要,這樣就有了不同時間和空間的測繪成果。
3測繪資料檔案的管理
以上測繪成果信息的特點具有普遍性,在進行測繪檔案管理方案的確定時可以借鑒。但具體到某一個測繪生產單位,則仍然要結合本單位的實際情況來確定最適合的測繪檔案管理方案,以達到科學管理和開發利用的最佳效果。
3.1測繪檔案管理的原則
測繪檔案管理的原則主要有以下4個:①統一管理原則;②獨立管理原則;③檔案標準化原則;④共建共享原則。各類測繪資料檔案均應及時歸檔,并由檔案室采用統一的分類方案、歸檔細則對單位內的各種測繪資料檔案進行統一管理,任何產生檔案的各部門都不能擅自占有、使用和管理各類測繪檔案。完成歸檔后的各類測繪檔案將可以通過本局的局域網進行查詢,實現資源共享。
3.2測繪檔案管理的目的
通過制定合理的適合本單位的測繪檔案管理方案,能夠使檔案管理人員非常熟練地查閱相關資料,使非檔案管理人員在較短的時間里熟悉測繪檔案管理方案后也能方便快捷地查閱檔案資料,得到所需要的信息。并通過對單位內的各種測繪資料檔案進行統一管理,達到充分利用已有資料取得社會效益和經濟效益的最大化。說到底測繪檔案管理的目的是為了測繪檔案的利用,而非單純的保管。
3.3測繪檔案管理的功能
3.3.1測繪檔案立卷歸檔功能
一項測繪項目結束后,必須將所有相關資料提交給檔案室,由測繪檔案管理人員立卷歸檔。組卷時一般是按測繪項目進行立卷歸檔,同時按載體的不同進行分開管理。大致分為紙質類、地圖類、電子文件類等分別存放,并考慮到檔案資料管理的密級和期限。
3.3.2測繪檔案查詢應用功能
應該說測繪檔案的查詢應用是任何測繪單位進行測繪檔案管理時的非常重要的一環。因此測繪檔案管理方案制定的合理與否直接關系到查詢的方便快捷程度,也涉及到所要查詢的檔案資料能否齊全準確。同時隨著現代科技的發展,能夠進行單位局域網內直接查詢也是一個方向。一些有條件的單位已經這么做了,效果很好。
3.3.3測繪檔案后期維護功能
測繪檔案的管理不光是立卷歸檔和查詢應用,在這以外還包括檔案的移交、鑒定、密級管理、統計以及催還、續借、歸還等。統計項目主要包括測繪檔案工作基本情況、年度統計匯總表、各季度測繪資料匯總表等。
3.3.4測繪檔案高級管理功能
在建立計算機局域網查詢系統時考慮到測繪檔案信息的安全性,需要對不同的用戶設置不同的管理權限,包括訪問操作權限和數據操作權限等。訪問操作權限包括用戶需不需要登錄才可以查閱、數據操作權限指用戶查詢檔案資料后可不可以對檔案資料進行更改、刪除等。
3.4測繪資料檔案編目方法的確定
一個好的測繪檔案管理系統必然會有一個好的編目方法。但是按照通常的測繪檔案編目方法來進行本單位的測繪成果目錄編制并不一定適合。因此需要制定一個適合本單位的實際情況的編目方案。按照我局的實際情況,我們制定了一個切實可行的方案:在對紙質材料進行立卷歸檔時,我們按表1進行立卷歸檔。我局按照測繪項目所在地進行分類,而不是按照測繪大類(諸如大地測量、遙感測量等)進行分類的,再次分類按照測繪資料類別進行。其他測繪單位也可根據自己的實際情況進行更改或擴充。這樣就比較方便查詢,只要你知道所要查詢的測繪資料位于哪個地區,就能比較快地確定查詢范圍。或者直接到檔案室的哪個地區檔案柜內去取相關資料。
3.5測繪資料檔案的查詢
3.5.1信息文件的建立
將每一個測繪項目的紙質材料如技術設計書、選點埋石資料、外業觀測、內業計算成果、技術總結、驗收報告等進行卷內目錄登記。將每一個測繪項目的電子文件材料按測繪項目和年代進行存放,統一管理。而對于地圖類等大幅面資料則按測繪項目的年代存放在地圖柜內,并在柜外標注起始年份。同時按每個測繪項目進行相關信息的登記建檔,如卷內目錄文件、電子目錄文件(即一個測繪項目文件夾內包括的電子文件名稱)、地形測量成果目錄統計表(該表內包括測區、名稱、比例尺、測區面積、分幅方法、圖幅數量、作業依據的規范、細則、圖式、坐標系統、高程系統、施測時間等)等。并且根據實際情況我們又在地形測量成果目錄統計表內加了起算點坐標、高程等欄目。
3.5.2測繪檔案的查詢
在建立了上述3個文件后,我們設置了兩個關聯文件。在查詢時分兩步可以查詢到用戶需要的所有該測繪項目的信息。第一步:只要用戶輸入要查詢的地名或類別(也可同時輸入這兩個信息,查詢速度會更快),這時可以顯示該地名或該類別的所有測繪項目名稱。第二步:輸入要查詢的具體的測繪項目名稱,這時通過關聯文件信息可以顯示該測繪項目的檔案盒內文件目錄、所有電子文件名稱以及該測繪項目的其他屬性(即地形測量成果目錄統計表內的信息)。用戶即可根據需要到測繪檔案室調閱檔案盒內文件或電子文件或紙質圖形等,非常方便快捷。
隨著我國高等學校招生規模的不斷擴大，高校檔案的數量出現了大幅度的增長，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰和壓力。在計算機技術和數字技術的發展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進行策略創新。在新的時代背景下，高校檔案管理工作如何實現現代化建設，提高其服務學校建設和社會發展的重要職責，是我們當前需要深入研究的問題。
一、高校檔案信息的數字化建設
高校檔案是對高校教學科研、學校管理工作的記錄，其本質是對上述內容的信息描述，而進行檔案信息的數字化建設，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數字化載體建設問題。加強高校檔案信息的數字化建設，根本是實現了檔案信息的記錄載體創新，回顧檔案記錄載體的發展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡，最后進行到了當前主要存在的紙質媒介。然而，傳統的紙質媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現出來，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費較大的物力、人力，而且在這種高強度的勞動面前，檔案信息管理的準確性也容易受到影響。此外，紙質媒介的物質屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統紙質檔案的不足之處，不僅僅是節省了寶貴的人力、財力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進行高校檔案信息的數字化建設，主要從三個方面入手，一是館藏檔案的數字化建設，二是對現行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲介質建立專題的檔案數據庫。這幾種措施能有效完成高校檔案的數字化建設，通過一定的查閱平臺軟件，可以為用戶提供非常便捷的應用體驗。
二、高校檔案管理的信息化建設
加大高校檔案管理工作，需要加強對現有管理方式的創新，結合當前信息技術的大力發展，實施高校檔案管理的信息化建設成為一個較好的抓手和途徑。隨著教育教學改革的深入發展，各高校也在不斷深化教育教學改革，各種新的辦學模式不斷涌現，管理環節出現的新事物、新問題、新內容對檔案信息資源開發利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。在這種新形勢背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強工作創新，更新工作觀點，提高創新水平和工作能力。而進行高校檔案管理的信息化建設則是當前高校檔案管理進行服務方式創新的重要體現。依靠高校檔案管理的信息化建設，可以有效提供檔案管理的服務效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發揮重要價值。通過檔案信息管理系統的建設，可以比較高效、及時、便捷的為學校檔案需求人員提供服務，而且能通過分類設置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實現檔案信息的資源共享。
三、高校檔案管理的文檔一體化建設
檔案管理的理論研究表明，實施檔案管理工作一體化是未來檔案管理發展的一個新趨勢，是當前高校檔案管理工作邁向現代化建設的一個重要機遇。根據文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個生命周期，主要是指從檔案文件的產生，到這些文件真正轉化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個發展過程。這一理論的基本含義可概括為是從現行文件到檔案是一個比較完整的運動周期，而這一整個運動周期所引其的特點和作用不同而區分為不同的運動階段，針對各個不同運動階段的特點，應采用相應的管理方式。根據文件生命周期理論，我們要充分發揮其在檔案管理工作中的實踐價值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過把握好文件轉化為檔案全過程的規律及各個階段的特點和作用，以便更好更科學地開展對文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設，并沒有全面否定各個不同運動階段的管理特性，而是要根據這些特點，充分應用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內目錄生產等不同流程中。
四、加強檔案信息資源的全面整合
為切實提供高校檔案管理的服務效率，提高對現有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實加強檔案信息資源的有機整合，提高綜合利用水平。通過建立統一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務系統，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務，實現檔案服務透明、快捷、方便、高效的目的。進行檔案信息資源的有機整合，需要切實堅持三個基本原則，一是要實施統一業務領導制度，二是要建設統一分類管理辦法，三是要進行統一管理制度的規范，科學整合區域內不同領域的檔案資源。在進行統一業務領導方面，需要使用檔案資源流向調整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設監管體制，變專業檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統一管理，最大限度地優化配置檔案資源。最后，對于檔案管理人員來說，更要始終堅持以人為本的服務理念，積極高效的滿足高校需求和社會用戶的個性化需求，切實發揮高校檔案管理的特殊服務功能。
五、結語
總而言之，伴隨著我國高等教育事業的迅速發展，提高高校檔案管理工作水平成為一個重要議題，加快高校檔案管理工作的現代化建設也是新時期對檔案工作的最新要求。檔案信息的數字化、信息化和檔案工作的網絡化以及檔案的一體化等，都是當前檔案管理的現代化探索。未來的高校檔案管理工作中，還需要不斷創新，加大工作力度，努力實現高校檔案管理工作的現代化、健康發展。
參考文獻
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【關鍵詞】施工企業；檔案管理；信息化；對策措施
隨著我國經濟建設的快速發展，城市建設規模不斷擴大，施工企業數量日益增加，檔案信息化管理作為企業管理工作中的關鍵環節，對施工企業的決策效率和經營水平有著重要的影響。施工企業的檔案管理內容十分復雜，包括聲像檔案、會計檔案和科技檔案等，其中科技檔案的管理任務是最為艱巨的。傳統的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已經無法滿足當前施工企業檔案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企業檔案信息化管理工作就成為了工程界和檔案部分面臨的難題之一。本文通過分析檔案信息化管理目前存在的一些問題，提出合理的解決方法，以期提高企業檔案信息化管理的水平。
1.施工企業檔案息化管理現狀分析
（1）目前施工企業基本都有資料管理軟件系統，可以完成一些技術資料的填寫和保存功能，而且已輸入了大量的內容。施工企業由于施工作業的范圍大、專業多等特點，暫時無法形式統一的企業規范標準，存在的問題較多。尤其是完成項目工程檔案管理的要求，具有通用性卻無專業性，基本不能完成企業綜合檔案管理的要求。
（2）企業機關檔案管理方面也有一些檔案管理軟件的應用，但基本都是以文書檔案管理為主，企業在檔案管理方面的思路也同樣接近用文書檔案管理的方法和思路來管理其他類別的檔案，尤其是工程檔案。
（3）企業檔案管理部門對于工程檔案“不建檔”。目前很多施工企業的檔案管理部門鑒于工程檔案的專業性強或庫房容積以及其他因素對于建設項目的工程檔案不接收或不敢接收。
（4）施工企業在具體施工工程結束后按規定需向建設單位移交竣工檔案，而企業承建的項目多，面向的建設單位多，建設單位的要求基本不同，加之工程專業多，對于建設工程的文件的分類、檔案的分類和案卷的組卷方法基本不能統一。
（5）施工企業的組織機構復雜。那么實物檔案移交、管理模式也同樣復雜，信息化系統的建設使用會隨檔案管理的模式、載體類型的不同也會同樣復雜。
（6）施工企業檔案多樣化，專業性極強，所以要求檔案管理部門人員必須懂工程也需熟悉檔案專業知識，從目前來看人才很難保障，要想實現信息化管理難度很大。
（7）檔案編研的面窄同時難度大。檔案的價值在于利用。施工企業在經營活動中需要對企業檔案進行編研，以獲取一些專業的工藝施工方案以及投標經營信息和企業內部定額修編的資料。但目前施工企業的實物檔案的管理方式和管理的思路遠不能滿足企業管理過程中對于檔案利用的需求。
（8）目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：
一是對原始紙制檔案文件進行掃描，要求各單位提交紙制檔案的同時提供一份掃描件，此方式的優點有：
①兼容性好，凡是紙制檔案都能夠掃描成電子文件；
②管理成本較低，基本上是統一的格式；
③易于利用，可以通過免費的軟件打開查看。
但同時也存在一些局限性：掃描形成的電子檔案基本上是圖像格式，丟失了很多電子文件本來具有的信息；文件一般比較大，占據較大的存儲空間，而且需要現有紙制檔案，并沒有減少檔案制作單位的成本，因而會影響檔案提交單位的積極性。
二是要求提交原始的電子文件，包括DWG、Word、Tiff等各種格式文件。此方式的優點是提交成本低廉，能夠很快提交，因為各種電子文件都是現成的，而且文件信息全面，不會丟失任何信息。但這種方式也有缺點：
①不能有效地保證電子文件的真實性、完整性和可靠性；
②管理和利用成本高，因為各種各樣的電子檔案文件需要相應軟件的相應版本才能打開，這樣施工企業的檔案管理部門要儲備各種軟件，這顯然是不現實的；
③這種方式缺乏對電子文件知識產權的保護，如設計文件是設計院的知識產權，設計院更愿意提供曬圖而不是DWG文件。
（9）企業檔案信息化管理系統的數據格式會多樣化，同時數據庫會很大，如何統一格式并管理大數據是目前企業檔案信息化管理的另一難點。
從目前來看，要更好地實現建設企業檔案信息化管理，企業所需的資源還比較困乏，技術力量還比較薄弱。傳統的手工方式已遠遠不能滿足現代企業管理和企業檔案信息化管理的要求。如何實現現有檔案的數字化，最終實現以用戶為中心、以數字化信息資源服務為目的的服務模式是企業檔案管理的前景目標。
2.對策措施
2.1 在借鑒前述兩種電子檔案的接收和歸檔方法各自優點的基礎上，電子檔案文件格式必須統一。文件格式統一須考慮以下問題：
①兼容各種格式的電子文件。工程項目包括勘察、設計、施工、驗收等多個環節，在每一個環節都可能使用各種不同的應用軟件。
②必須保證了電子檔案的有效性、原始性和不可更改性。
③矢量內容清晰、真實、美觀，并支持全文檢索。
④必須降低電子檔案生成成本。
⑤文件本身與著錄信息、元數據信息需渾然一體。
⑥易于存儲、管理、分享利用。
⑦提供全文批注、標注功能。
⑧可接收各種掃描文件。目前有些批文是多部門蓋章，沒有電子文件；有些設計院還不提供電子文件。這部分內容，可以通過掃描文件進入到本系統，系統應自動進行保真壓縮處理，保證各種支持不同手段的電子文件獲取方式。
⑨良好的知識產權保護措施。要求各相關單位提交電子文件，可能會引起各單位知識產權保護方面的顧慮，可根據生成者的設置達到只能查看使用，不能被再次修改、復制等其他方式的利用，達到保護知識產權的目的，從而降低收集電子檔案的難度。
⑩支持技術認證機制。要求支持數字簽名，使用數字簽名被多種操作系統和硬件平臺支持。數字簽名的全部信息完全包含，包括簽名日期、摘要算法、簽名算法、簽名值、證書信息等。數字簽名必須視覺呈現。呈現數字簽名的電子印章、手寫簽名等必須自包含。因此，建議電子檔案的格式選擇PDF文件格式。
2.2 企業建設項目電子檔案管理的要求和目標
施工企業承建工程項目部需根據企業檔案管理部門、城建檔案管理部門和建設單位竣工檔案管理部門的要求實現項目工程文件錄入、分類、著錄、電子化及工程竣工檔案資料的編制。
工程建設中的現場文件、資料、竣工檔案信息化管理要求達到以下目標：
①實現工程現場文件、資料管理的規范化管理，將工程規范和工程劃分（WBS）、工程表格直接掛鉤，簡化施工、監理單位工程資料表格的填報程序，提高工程現場資料填寫的準確性和規范性，節約管理時間。
②建立一個較完整的現場文件和資料的管理體系，將現場資料的產生和工程進度計劃及文件檢查結合起來，采用事前計劃，事中控制，事后檢查的方式進行管理，形成一套現場文件、資料填報、審批、檢查的信息化系統，指導和控制現場文件的形成。
③使用文件、資料的自動編制和自動導入系統，達到工程竣工檔案的自動編制，保證編制的規范和準確，提高竣工檔案的編制效率，減少竣工驗收階段文件歸檔工作量，大大縮短竣工檔案的編制時間。
④在以上的基礎上實現工程文件、資料的網絡化審批和計算機智能化審查，提高文件、資料審查的準確性、完整性和系統性，提高資料、文件的審查效率并能及時對工程過程中資料數據進行統計、分析。
⑤在項目竣工檔案驗收完成后通過標準數據移交給城建檔案管理部門和施工企業檔案管理部門。
2.3 企業檔案信息化管理的要求
企業上下應統一標準，采用一致軟件，實現多室一體化，多項目一體化，有利于促進企業檔案信息化管理和服務的進程。
①加強培訓。根據建筑企業檔案管理的實際情況，有針對性的進行計算機、網絡與應用系統的相關知識、操作的培訓。同時根據建筑企業檔案管理的特點，有針對性的進行檔案業務基本知識和檔案信息化知識培訓。加強企業檔案信息化軟件系統維護人員培訓，包含：數據管理，各業務模塊使用權限的控制，以及意外事故的處理等。
②檔案移交、管理分類方案的確立。集團公司檔案管理部門對工程項目竣工檔案的形成、收集整理及移交形成一套規范。對企業和企業分、子公司的檔案的分類、文件的分類、組卷規則，以及檔案的管理模式要有統一的要求。3、業務管理規定和檔案管理制度的建立。企業應建立企業檔案管理和信息化管理方面的制度建立，加強業務數據檢查、提交管理辦法和業務銜接的要求。
2.4 企業檔案信息化管理系統軟件結構需求特點
根據建筑企業檔案管理的特點，軟件系統的選擇或開發目標和原則，結合不同業務的特點，整體方案宜采用C/S（客戶端/服務器）加B/S的混合模式體系結構來滿足目前和以后的業務需求。C/S結構具有執行速度快、使用維護方便等優點。檔案管理部門采用C/S（客戶端/服務器）結構運行模式。檢索系統采用目前流行的B/S（瀏覽器/服務器）模式，整個系統在邏輯上分為三層，第一層為表示層，提供用戶和系統之間的交互；第二層是應用服務器，實現具體的業務邏輯；第三層是數據庫服務器，負責數據的存儲、訪問及其優化。根據檔案數字化管理將來開發的信息系統要求，系統應可以提供XML標準數據接口，數據庫也可以遷移到其他數據庫上。
3.結語
施工企業檔案信息化管理水平決定了企業的管理效率和未來的發展。因此，檔案管理人員必須重視企業檔案信息化管理工作，結合企業檔案的特點，在實踐中不斷豐富檔案信息化管理的技術知識。同時采取合理的方法解決好當前檔案管理信息化存在的問題，以此提高檔案信息化管理水平，從而促進企業的發展。
參考文獻：
數字化檔案的憑證價值，取決于元數據的整體性，如果對于某份數字化檔案的元數據整體中某一項元數據缺失，那么該份數字化檔案的憑證價值也就喪失。因此元數據的實施一定要標準化，要想保證元數據在實施中的整體性，只能依靠標準化。
1數字化檔案管理元數據需求分析的內涵
在現有的國際、國內、行業等標準的基礎之上，才能實現數字化檔案管理元數據的需求分析，這些是針對具體的數字化檔案類型、用戶、業務管理流程等采用科學的方法所進行的元數據模型中元數據功能項的設置分析及對其描述的過程。這個功能的意思是要基于元數據元素、元數據模型。根據這一定義，應該明確的是，數字化檔案管理元數據的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學的方法。
2 數字化檔案管理元數據需求分析的信息源
數字化檔案管理需求分析的信息源，是以數字化檔案管理元數據需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權威性文獻、數字化檔案本身、用戶等。
就其本身而言的話，數字化檔案的分類豐富，有多媒體數字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數字化檔案的管理元數據范圍的需求分析。
針對權威性文獻而言，權威性文獻可以分為法規、標準、政策、規范、最佳實現及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內外的有關文件管理、檔案管理和數字化檔案管理的法規、標準、規范、最佳實踐及理論中存在著的有關對數字化檔案管理元數據需求的分析。
針對用戶而言，信息源的分析范圍可以是對文件管理者、檔案管理者、數字化檔案管理者、計算機系統管理員以及數字化檔案利用者所提出的分析方法。
3 數字化檔案管理元數據需求的分析方法
在數字化檔案管理元數據領域中，對數字化檔案管理元數據進行需求分析，要采用科學的方法才能保證其分析的科學性和準確性。筆者認為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。
3.1自上而下演繹分析法
3.1.1文獻參考法
文獻參考法，以“文獻”形式表述有關法規、標準、政策、規范等，以保證符合現行法律的規定，是從“文獻”的抽象到具體數據元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻中概括出數字化檔案元數據的需求。美國匹茲堡大學的元數據項目是運用此法的主要代表項目，該項目主要研究文件管理的中憑證要求（簡稱《baC項目》）。
3.1.2理論推導法
從文件管理理論出發進行歸納演繹，以層層遞進的邏輯來驗證數字化檔案管理元數據的合理性，即是理論推導法。
目前流行的文件管理理論主要有：文件連續體理論、文件生命周期理論和文件運動理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據，都對數字化檔案管理元數據的需求均具有一定的指導意義。
以澳大利亞元數據研究項目《教育、研究與產業合作項目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數據主要依據澳大利亞所獨創的“文件連續體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學研究項目《數字化檔案完整性保存項目（UBC）》則依據的是文件運動理論理論。按照我國目前的檔案管理相關理論，我們要采取在我國比較流行的文件生命周期理論。
3.2自下而上歸納分析法
3.2.1調查訪問法
通過對文件創建人員、文件管理人員等相關的專業人員等進行跟蹤訪談和數據分析，按照用戶的實際需要，在大數據的基礎上得出數字化檔案管理元數據需求。另外用到此方法的是在跨國聯合項目――文件永久性憑證性問題在電子系統里的應用（簡稱INTERPARPES）。
3.2.2流程實際法
按照檔案實際管理的業務流程為基礎，通過數字化檔案在管理過程中的運動為分析的切入點進行需求分析。研究者持有這類分析方法會認為文件管理流程和元數據是分不開的，所以，要理解元數據，就要緊緊聯系數字化檔案管理流程實際，值得注意的是，不是傳統的手工管理業務流程。
以上方法各有優劣，如文獻參考法，可以從宏觀上保證建立的數字化檔案管理元數據具有合法性和憑證性，但建立的標準過于寬泛；理論推導法，可以保證其合理性和系統性，但建立的標準偏向理論性，實用性不強；基于用戶訪問法建立的標準，其實用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統性；流程實際法，即使具有可行和運用性范圍依舊被局限。所以說，數字化檔案管理元數據的需求分析時，需要綜合作用各類所學多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數字化檔案元數據更全面和客觀的需求。
4關于數字化檔案管理元數據需求分析體系模擬建構
在以上探討數字化檔案管理元數據需求分析的內涵、信息源及方法的基礎上，筆者嘗試模擬建構需求分析體系。
首先，根據具體行業、應用領域的目標與特點，確定數字化檔案管理元數據需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻（規范、標準）、數字化檔案本身、用戶、數字化檔案管理業務流程等方面。其次，對需求分析信息源進行分類整理、審讀，綜合采用科學的方法對信息源進行分析，簡練出數字化檔案管理數據的需要并形成需求陳述。再次，針對各需求陳述進行元數據的提煉，將提煉到的元數據進行分類，再將具體的元數據納入到分析框架。最后，判斷元數據元素項的設置，形成數字化檔案管理元數據體系模型。
參考文獻：
[1]陰龐龍，何景武. 大型客機構型管理研究[J]. 民用飛機設計與研究，2009（S1）
關鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略
在經濟飛速發展的今天，先進的網絡技術已經逐步滲透到社會的各個領域，高校檔案管理是學校管理的重要組成部分，體現著學校的管理水平。當今時代，信息技術快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發揮出其獨特的優勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。
一、電子檔案的定義及其特點
所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網絡進行檔案管理，用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應用電子計算機系統進行讀取、處理，并通過網絡技術傳輸文件、儲存資料，實現資源共享的檔案管理系統。其具有如下特點：
1、電子檔案管理的優勢
首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術來完成，減少了紙質檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統計、儲存等各個環節的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發揮出了明顯的優勢；其次，電子檔案管理高效地實現了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網絡進行快速傳輸，實現了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩定。電子檔案管理用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環境的影響小，信息穩定、信息量大、儲存時間長。
2、電子檔案管理的缺陷
首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統完成，借助于計算機操作系統才能實現，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統必須及時進行新系統轉換或更新，甚至根據需要保留原來的舊管理系統，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統出現故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網絡傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。電子檔案管理應用統一的系統程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真偽的鑒別，造成檔案信息被侵害卻無從發現。高校檔案資料是在教育教學、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。
二、電子檔案對高校檔案管理的影響
1、檔案管理程序的轉變
紙質材料是傳統檔案工作的主要對象，然而普及計算機應用之后，電子檔案就取代了過去的紙質檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據需要進行適當修改、補充、保存，當然，也體現出電子檔案管理對計算機的依賴性。
2、電子檔案分類方式的轉變
電子檔案實現了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。
3、電子檔案管理內容與形式的轉變
檔案首先要體現其原始性，是原始記錄，檔案內容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區別于其它信息資料的主要依據，具有法律效應。電子檔案管理則在計算機應用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據系統處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。
三、高校電子檔案管理策略
1、重視高校電子檔案存儲設備的檢測
電子檔案在網絡傳輸中具有一定的風險性，所以，要保證電子檔案存儲設備的安全檢測，培訓專職電子檔案技術檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統網絡進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。
2、做好高校電子檔案原始性保護
高校電子檔案管理是高校教育管理與發展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術處理，將電子檔案資料設為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。
3、加強高校電子檔案管理員的技術指導
要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術指導，優化檔案管理員的知識結構，通過各種培訓方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術水平，以適應高校電子檔案管理的發展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責任，具備熟練的電子檔案系統操作技能和較高的職業素質，推進高校電子檔案管理的現代化進程。
四、小結
隨著時代的發展，電子檔案管理在高校檔案管理中發揮著越來越重要的作用，我們應敢于創新，充分認識電子檔案管理的發展優勢，正確認識并克服電子檔案管理的缺陷，優化管理方式，提高高校檔案管理水平。
參考文獻
1 現階段國內地質檔案管理存在的問題
1.1 知識經濟下檔案信息分類問題
隨著社會不斷進步，我國已進入知識經濟時代，這對我國地質科技檔案管理內涵或外延的發展有著很好的促進作用，同時，當今時代下的信息能夠以檔案形式進行儲存，其存在的價值以及對社會的影響都非常重要，并且?n案是將人類的知識結晶與信息相結合的產物，也是對當今社會發展狀況的一種反映。此外，在知識經濟時代下對檔案駕駛進行評估時，往往以檔案信息的含量為主要參照，同時，檔案信息的載體形式也有所變化，通常情況下，信息的載體一般包括機讀、光盤和網絡技術等方面，并且在科技迅速發展的今天，新型的載體技術仍在不斷的出現，我們可以根據檔案信息的不同選擇合適的儲存方式進行信息保存。這種以檔案信息內用屬性來對檔案的外延進行劃分的方式，使得檔案的分類更加的規范化、標準化，從而建立一套系統化的檔案的分類體系，對實現地質檔案管理的現代化具有十分重要的作用。
1.2 檔案管理中先進設備引入問題
在當今知識經濟快速發展的前提下，我國地質科技方案管理工作也受到重要影響，但是，知識經濟的發展是離不開科學技術的指導作用的，只有先進的科學技術才能保障經濟時代快速穩定的發展，檔案管理工作也是一樣，我們只有加強對管理工作所需的先進技術設備引入，才能更好地保證地質科技檔案管理的現代化發展。目前，國內的檔案管理工作中，以計算機網絡技術為中心進行管理工作，另外在檔案的保管方面采用的是微縮技術，這些對我國現代的檔案管理工作有著十分重要的作用。正是由于計算機網絡、光盤、多媒體等先進技術在國內的廣泛推廣與應用，使得我國的地質科技檔案管理工作正在逐漸步入現代化的發展進程。
1.3 知識經濟下檔案管理思想問題
雖然先進的科學技術和設備是實現經濟時代快速發展的重要因素，但是知識經濟的快速發展所帶來的產物并不是只有先進的技術設備，它還為人們的生產發展帶來更先進的管理思想和方法。人們在對檔案信息進行管理時，要注重一定的管理方法，管理人員要根據實際情況，對檔案實施開放管理的措施，但是要保證工作必須在依法治檔的前提下進行，在某些特殊情況下，檔案管理人員可以根據相關需要具有一些批判精神，并且對檔案管理進行不斷的創新，從而尋找出最佳管理方案，此外，我們也可以將圖書館學、情報學等相關知識理論引入到檔案管理工作中，調整好信息的供求關系，提高信息利用率，從本質提高檔案管理工作的質量。
1.4 檔案管理中工作人員素質問題
高素質的管理人員也是實現檔案管理工作步入現代化的重要前提，并且德才兼備的高素質人才是當今社會發展的核心內容，同樣，在地質科技檔案管理工作中，也需要這樣的人才，我們只要保證管理人員具有較高的素質水平和專業知識水平，才能保證先進的科學技術和管理方法實現完美結合，從而在檔案管理工作中發揮出更好的作用。
2 知識經濟下地質檔案管理的現代化進程
2.1 分清信息輕重，提高利用率
最大程度實現檔案信息為社會所用，是當前我國地質科技檔案管理工作中的一項重要指標，而且我們將計算機為主的一些先進技術設備引入到檔案管理工作也是提高檔案利用率的一項重要舉措。所以，我們在采用計算機等一些先進的技術設備來對檔案進行管理時，要注意根據檔案信息價值、重要性以及利用率等情況進行簡單分類，然后對那些開放性的、利用率高度檔案信息進行優先整理，從而真正實現先進技術在檔案管理中的價值，也大大提高了社會對檔案信息的利用率，促進檔案管理實現進入現代化進程。
2.2 參照信息內容，分級次著錄
眾所周知，對一大堆文件進行著錄是一件非常麻煩的事情，但是，如果我們根據文件的內容進行整理分類，安裝文件的重要程度或者內容進行劃分，然后在分批進行著錄，將會大大減少著錄時間，省時又省力。因此，在對地質檔案進行管理時，也可以采用此方法將著錄內容分為三個層次，大致包括檔案內容反應問題單一、卷內文件設計相同主題、重要特殊文件等幾類，然后再根據相關的需要，對其進行優先或這種處理，從而大大提高利用效率，為檔案管理工作提供方便。
2.3 利用檔案基礎，準確化分類
在對檔案進行著錄時，會有一些目錄較完備的案卷，我們可以根據檔案的原基礎進行分類著錄，此外，還存在一些文件形式較為特殊，比如房檔等，我們可以根據其人名、地址等特性對其進行錄入，這樣充分利用檔案原基礎進行錄入的方式，大大減少著錄工作量，節約了時間，并且在一定程度上提高檔案著錄準確性。
2.4 貫徹各項標準，規范化工作
我們要根據相關部門的要求，科學地制定各種規范和準則，使地質檔案管理工作更加的規范化、標準化。在當前地質科技檔案管理中，計算機網絡技術的應用是實現其管理現代化的重要保證，但是計算機的高效管理工作也是以檔案信息的標準化為前提的基礎下進行的，而且計算機無法準確識別那些信息比較混亂的檔案，即便是能夠對其進行管理，也必然大大降低計算機運算效率，而且還有可能造成管理分類錯誤問題，因此，我們必須要加強檔案管理工作的標準化，從而更好的促進知識經濟的發展。
2.5 提高人員素質，專業化管理
為適應知識經濟時展的需求，我們要對管理人員進行高規格的培養，提高其專業知識和素質水平，在必要情況下，還可以引入一批高層次的管理人才，以適應企業快速發展的需要。
