時(shí)間：2023-06-05 10:16:42
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案規(guī)章制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
第一條為了加強(qiáng)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案資源，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《陜西省檔案管理?xiàng)l例》和有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本縣實(shí)際，特制定本辦法。
第二條本辦法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同開(kāi)工的歷史記錄。
第三條本縣轄區(qū)內(nèi)的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織（以下統(tǒng)稱各單位）以及個(gè)人，均應(yīng)遵守本辦法。
第四條各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)列入本單位的工作計(jì)劃，提供必要的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定，保障檔案工作的正常開(kāi)展。
第五條縣人民政府對(duì)向國(guó)家捐贈(zèng)重要、珍貴檔案或者在檔案工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。
第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第六條本縣檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。
第七條縣檔案行政管理部門主管本縣的檔案事業(yè)，依法對(duì)本縣的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。
各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第八條縣檔案館負(fù)責(zé)接受、收集、整理、保管所管轄范圍內(nèi)的檔案，并向社會(huì)提供利用。
各專業(yè)檔案館、單位檔案館的建立，由縣檔案行政管理部門提出意見(jiàn)，報(bào)縣人民政府批準(zhǔn)。
第九條本縣境內(nèi)中外合資企業(yè)、中外合作企業(yè)和外商獨(dú)資企業(yè)，應(yīng)當(dāng)按照我國(guó)有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定建立檔案，其檔案工作接受縣檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第三章檔案的管理
第十條各單位應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求，配置適宜保存檔案的專門庫(kù)房和必要的設(shè)施，對(duì)本單位檔案資料行行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的齊全、完整和安全。并根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要和可能配備各種存貯、復(fù)制、檢索等技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第十一條各單位應(yīng)根據(jù)自己的業(yè)務(wù)，制定本單位、本系統(tǒng)、本專業(yè)的檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，經(jīng)檔案行政管理部門審核同意后組織實(shí)施。
第十二條各單位及其工作人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料，由業(yè)務(wù)部門按照國(guó)家規(guī)定的歸檔范圍收集齊全，及時(shí)交本單位檔案室，按國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求整理立卷、分類歸檔、集中管理。任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。
國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。
第十三條各單位的建設(shè)工程、科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)改造、重要設(shè)備更新等項(xiàng)目在驗(yàn)收、鑒定時(shí)，應(yīng)有本單位的檔案工作人員參加，并按照規(guī)定要求，對(duì)所形成的檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收。
縣級(jí)重點(diǎn)工程建設(shè)竣工驗(yàn)收和重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目鑒定時(shí)，要有縣檔案行政管理部門和項(xiàng)目主管部門的檔案工作人員參加，并對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收。
本縣境內(nèi)的重大活動(dòng)、重大事件以及中、省、市領(lǐng)導(dǎo)來(lái)潼視察工作所形成的檔案資料（含錄像、照片），由承辦單位隨時(shí)向縣檔案館移交；中、省、市部門在本縣境內(nèi)進(jìn)行重點(diǎn)工作建設(shè)，其檔案資料（含設(shè)計(jì)圖紙、予、決算）在工程結(jié)束后一年內(nèi)，由縣級(jí)協(xié)辦單位負(fù)責(zé)向縣檔案館移交。為了保證檔案資料的齊全完整，各有關(guān)承辦、協(xié)辦單位應(yīng)通知縣檔案行政管理部門，協(xié)助收集、整理所形成的檔案資料。
第十四條各單位應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定向檔案室（館）移交檔案：
（一）各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各單位列入城鎮(zhèn)規(guī)劃內(nèi)的基本建設(shè)檔案（含地下管網(wǎng)），自工程結(jié)束后，一年內(nèi)向城建檔案室（館）或縣檔案館移交。
（二）司法案件檔案及其它專業(yè)檔案自結(jié)案之日和專業(yè)項(xiàng)目結(jié)束之日起，三個(gè)月內(nèi)交本單位檔案室（館）整理歸檔。
（三）凡列入各單位檔案室（館）收集范圍的其它檔案資料，自檔案形成之日至第二年月底前交單位檔案室（館）整理歸檔。
第十五條凡列入縣檔案館接受范圍的各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各單位的檔案，自形成之日起滿十年，向縣檔案館移交。
特殊情況需要提前或延長(zhǎng)移交期限的，應(yīng)征得縣檔案行政管理部門同意。
第十六條國(guó)家機(jī)關(guān)，國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位和其它組織保存的檔案歸國(guó)家所有，列入國(guó)有資產(chǎn)管理范圍。
國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位在分立、合并、解散、重組或者依法撤銷、破產(chǎn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)在專業(yè)主管部門、國(guó)有資產(chǎn)管理部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，對(duì)檔案資料對(duì)其他國(guó)有資產(chǎn)一起，統(tǒng)一評(píng)估、移交和處理，在資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓時(shí)，有關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)依照國(guó)家規(guī)定辦理。
非國(guó)有單位的檔案歸該單位所有，國(guó)家和省、市、縣另有規(guī)定的除外。
個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的檔案或者以繼承、受贈(zèng)等全法方式獲得的檔案歸個(gè)人所有。
單位和個(gè)人對(duì)檔案所有權(quán)和管理權(quán)有爭(zhēng)議時(shí)，由檔案行政管理進(jìn)行鑒定，鑒定結(jié)果應(yīng)當(dāng)書面通知當(dāng)事人。
第十七條中外合資企業(yè)、中外合作企業(yè)以及中外合資、合作項(xiàng)目在協(xié)議、合同生效后形成的檔案，為中外雙方共同所有。該協(xié)議。合同終止時(shí)，檔案原件移交縣檔案館保管，雙方可以保存復(fù)制件。
第十八條國(guó)家所有檔案，任何組織和個(gè)人不得出賣；需要向國(guó)外組織或者個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣其復(fù)制件的，必須依照國(guó)家規(guī)定報(bào)縣檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。
第十九條集體所有和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管或者贈(zèng)送、寄存、出售給縣檔案館；未經(jīng)縣檔案行政管理部門批準(zhǔn)，不得向檔案館以外的任何單位和個(gè)人出賣、交換和贈(zèng)送；不具備檔案保管條件或其保管條件惡劣，有可能危及檔案安全時(shí)，縣檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管、收購(gòu)征購(gòu)等強(qiáng)制措施。
第二十條縣檔案館、各單位檔案室（館）應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案行政管理部門制定的標(biāo)準(zhǔn)、程序和辦法對(duì)保管期限已滿的檔案，進(jìn)行鑒定和處理，禁止擅自銷毀檔案。
第四章檔案的利用和公布
第二十一條縣檔案館保存的檔案，按照《檔案法》第十九條規(guī)定的類別、年限分期分批向社會(huì)開(kāi)放。
我國(guó)公民和組織持有合法證件，可以利用縣檔案館已開(kāi)放的檔案。
外國(guó)組織或者個(gè)人利用本縣已開(kāi)放的檔案，須經(jīng)有關(guān)主管部門介紹，縣檔案館同意方可查閱利用。
第二十二條各單位和公民利用檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守查閱檔案的有關(guān)規(guī)定，不得損毀、丟失、抽取、涂改、偽造或者擅自抄錄、復(fù)制和公布檔案。
第二十三條縣檔案館對(duì)所保存的重要、珍貴檔案，應(yīng)當(dāng)用復(fù)制件代替原件提供利用，原件要妥善保存。
載有縣檔案館及法定代表人印章或者簽名的檔案復(fù)制件，具有與檔案原件同等效力。
第二十四條非國(guó)有單位和個(gè)人在檔案館寄存、代管的檔案，需要向社會(huì)公布或者利用時(shí)，應(yīng)當(dāng)征得檔案所有者同意。
第二十五條集體、個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值或保密的檔案公布時(shí)，應(yīng)經(jīng)縣檔案行政管理部門審核同意。
第二十六條縣檔案館提供利用檔案，要按規(guī)定收取費(fèi)用。
第五章法律責(zé)任
第二十七條違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由縣檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門對(duì)直接責(zé)任人給予行政處分和五百元以上三千元以下的罰款，并同時(shí)對(duì)責(zé)任單位處三千元以上一萬(wàn)元以下的罰款，造成檔案損失的，責(zé)令賠償損失。構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
（一）損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；
（二）擅自提供、抄錄，公布、銷毀屬于國(guó)家所有檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣或者違法轉(zhuǎn)讓檔案的；
（五）倒賣檔案牟利或者將檔案出售、贈(zèng)送給外國(guó)人的；
（六）不按規(guī)定歸檔、不按期移交檔案或?qū)n案據(jù)為已有的；
（七）對(duì)本單位檔案不實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案管理混亂的；
（八）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案出現(xiàn)破損、霉變、字跡褪變直至散失、損壞的；
（九）檔案人員，造成檔案損失的。
社會(huì)組織或者個(gè)人有上述第四項(xiàng)、第五項(xiàng)行為之一的，除行政處分、罰款外，同時(shí)沒(méi)收違紀(jì)所得。對(duì)于被非法出售、贈(zèng)送的檔案及其復(fù)制件由縣檔案行政管理部門依法征購(gòu)。
人事檔案管理辦法
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前,人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并
根據(jù)高校檔案信息形成的規(guī)律,可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、人力資源檔案、財(cái)會(huì)檔案,再加上報(bào)表統(tǒng)計(jì)一項(xiàng)共七大類。對(duì)這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業(yè)各構(gòu)成要素更加緊密地結(jié)合在一起，相互促進(jìn)，使檔案事業(yè)在復(fù)雜的環(huán)境中順利進(jìn)行；二是可以綜合運(yùn)用各種知識(shí)和技能，去尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律；三是可以有效地管理和開(kāi)發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對(duì)檔案信息的需求。
檔案管理有以下要求：一是對(duì)人的要求，包括對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案干部隊(duì)伍的要求。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)所分管的檔案工作的歷史、現(xiàn)狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊(duì)伍思想狀況、知識(shí)水平、年齡結(jié)構(gòu)等有基本的了解，以便對(duì)檔案隊(duì)伍的管理創(chuàng)新進(jìn)行有效考核，從而對(duì)管理創(chuàng)新形成強(qiáng)大的推動(dòng)力。檔案干部隊(duì)伍則要積極參與管理創(chuàng)新，在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)適時(shí)調(diào)整不適應(yīng)社會(huì)改革變化的檔案工作規(guī)章制度，以適應(yīng)社會(huì)實(shí)踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入單位的各項(xiàng)管理中，不能僅停留在紙面上，而應(yīng)真正和單位各項(xiàng)管理活動(dòng)融為一體。三是對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的要求。現(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不僅要有硬件設(shè)備，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用問(wèn)題，使現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍應(yīng)用，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。
針對(duì)我校是合并后形成的院校，本文對(duì)合并院校的檔案管理提出了以下建議：
首先，對(duì)合并前各單位的檔案應(yīng)根據(jù)原有館(室)藏特點(diǎn)、適用范圍、利用方便的情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法, 即原館(室)原地存藏各單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)集中保存在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室；一個(gè)全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復(fù)制一份呈交給學(xué)校新成立的檔案館。
其二，繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學(xué)、科研甚至管理方面，按年度計(jì)劃中項(xiàng)目的連續(xù)性在合并時(shí)未完成的項(xiàng)目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進(jìn)行收集、整理工作。合并時(shí)，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎(jiǎng)品、證書、校級(jí)文物、紀(jì)念品等，應(yīng)由學(xué)校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項(xiàng)工作，以保持原全宗檔案的有機(jī)聯(lián)系。
第三，對(duì)合并后形成的檔案，要采取高起點(diǎn)的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫(kù)房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這支隊(duì)伍的整體素質(zhì)要符合學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展需要,工作人員要有熱愛(ài)檔案事業(yè)的奉獻(xiàn)精神，人人要有管理檔案的較強(qiáng)能力。
第四，建立檔案網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)既要兼顧合并前各館（室）藏的特點(diǎn)，更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設(shè)總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設(shè)綜合檔案室，綜合檔案館主要負(fù)責(zé)管理好合并后的各門類檔案的同時(shí)，還必須在行政與業(yè)務(wù)上對(duì)本校所屬各分校的綜合檔案室工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務(wù)。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用，及時(shí)又要根據(jù)工作的實(shí)際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料,以便及時(shí)、主動(dòng)地提供檔案信息，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)工作服務(wù)。綜合檔案館成立后，按照檔案產(chǎn)生的不同來(lái)源，建立與學(xué)校黨政機(jī)構(gòu)、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、科研方向選定等相適應(yīng)的由綜合檔案館在業(yè)務(wù)上縱向領(lǐng)導(dǎo)，在行政上橫向聯(lián)系的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校任何一個(gè)職能部門要按方便收集的原則確定相應(yīng)數(shù)量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由檔案館領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時(shí)性工作。
第五，建立必要的規(guī)章制度，使檔案管理按規(guī)范化動(dòng)作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業(yè)務(wù)管理模式上有較為可行的規(guī)章制度，這些原有的模式或規(guī)章制度, 為新校檔案的科學(xué)而規(guī)范管理打下了良好的基礎(chǔ)。新校檔案管理運(yùn)作前，要博采眾長(zhǎng)。繼承和發(fā)揚(yáng)原有規(guī)章制度的科學(xué)部分，建立和健全新的管理運(yùn)作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項(xiàng)工作按規(guī)范化、科學(xué)化的規(guī)則運(yùn)行。
通過(guò)以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進(jìn)行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。
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[摘 要] 新時(shí)期，檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新具有重要意義，不僅順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，還能提高檔案管理水平，提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量。為彌補(bǔ)工作中的不足，提升檔案管理水平，需要加強(qiáng)宣傳工作，完善管理規(guī)章制度，重視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并構(gòu)建安全保障體系，提高檔案管理人員素質(zhì)。從而順利時(shí)展趨勢(shì)，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)質(zhì)量提升。
[關(guān)鍵詞] 檔案管理；數(shù)字化；創(chuàng)新策略；規(guī)章制度；檔案信息安全
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 093
[中圖分類號(hào)] F290；G251.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）05- 0175- 03
0 引 言
新時(shí)期，隨著檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升，再加上信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新管理方式，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化是十分必要的。這樣不僅順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創(chuàng)造便利。但不能忽視的是，目前檔案數(shù)字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提高。
1 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的意義
在信息技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作之中的背景下，檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)越來(lái)越明顯，其重要作用表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。
1.1 順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)
當(dāng)前，信息技術(shù)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備逐漸被廣泛應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)當(dāng)中，有力的推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創(chuàng)新管理方式，健全完善管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這是順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)的必然要求，對(duì)推動(dòng)檔案管理各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行具有重要作用。
1.2 提高檔案管理水平
當(dāng)前，在信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢(shì)。事實(shí)上，實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進(jìn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。數(shù)字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。
1.3 提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量
在檔案管理數(shù)字化的趨勢(shì)下，通過(guò)創(chuàng)新管理方式，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，然后編號(hào)并存儲(chǔ)，構(gòu)建完善的檔案信息資料庫(kù)。當(dāng)使用者需要使用檔案資料時(shí)，只需要輸入目錄和編號(hào)就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對(duì)提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，有效滿足人們?nèi)粘Ｉ钚枰闹匾饬x是不言而喻的。
2 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的策略
當(dāng)前，在檔案管理過(guò)程中，由于一些管理人員素質(zhì)偏低，相關(guān)制度沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。為彌補(bǔ)這些不足，順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)，促進(jìn)檔案管理水平提升，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要，需要從以下幾個(gè)方面采取創(chuàng)新策略。
2.1 做好宣傳工作，重視檔案數(shù)字化管理
新時(shí)期，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化的重要意義，創(chuàng)新思維，革新管理理念，順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應(yīng)的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理數(shù)字化的各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行。檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，把握檔案管理數(shù)字化的要求，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，不斷豐富檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，努力適應(yīng)新形勢(shì)和新需要，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作順利進(jìn)行，有效提升檔案管理水平。
2.2 健全完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度
根據(jù)檔案管理數(shù)字化需要，健全完善管理規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)，為各項(xiàng)活動(dòng)順利開(kāi)展提供制度保障，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和制度化。要明確檔案管理人員職責(zé)，建立并落實(shí)責(zé)任制，讓他們自覺(jué)遵守制度要求，履行好自己的職責(zé)。健全完善檔案管理制度，加強(qiáng)整理、歸檔、存儲(chǔ)、使用等各環(huán)節(jié)的管理，從而提高管理工作的規(guī)范化水平。建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，對(duì)管理工作到位，服務(wù)質(zhì)量高的部門和個(gè)人實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)。從而激發(fā)他們的主動(dòng)性，更好順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)，努力提升檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。
2.3 重視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高數(shù)字化管理水平
構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務(wù)管理、目錄管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析等工作，充實(shí)和完善檔案管理信息系統(tǒng)。同時(shí)還要采集檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。利用掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數(shù)據(jù)信息查閱和使用，促進(jìn)檔案管理水平提升。
2.4 構(gòu)建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠
加強(qiáng)安全管理，構(gòu)建安全保障體系也是不可忽視的內(nèi)容。應(yīng)該重視檔案管理安全保障技術(shù)應(yīng)用，綜合采用密鑰技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、加密存儲(chǔ)和傳輸技術(shù)等有效措施，提高數(shù)據(jù)庫(kù)信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進(jìn)而有效確保檔案信息資料的安全。對(duì)于紙質(zhì)檔案，也要及時(shí)整理和歸檔，保證室內(nèi)環(huán)境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免檔案信息資料丟失。綜合采用上述安全保障措施，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理，確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創(chuàng)造便利。
2.5 提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)
加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，注重引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)，檔案管理技能強(qiáng)的工作人員，建立素質(zhì)高的工作隊(duì)伍。在此基礎(chǔ)上，還要做好管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們熟練掌握信息技術(shù)和檔案管理技巧，有效開(kāi)展各項(xiàng)工作，順應(yīng)數(shù)字化管理趨勢(shì)，努力提升檔案管理水平。
3 結(jié) 語(yǔ)
新時(shí)期，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理趨勢(shì)越來(lái)越明@。在這樣的背景下，應(yīng)該注重現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，創(chuàng)新思想觀念，健全完善管理規(guī)章制度。從而有效約束和規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提升。
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[摘要] 當(dāng)前，在全國(guó)進(jìn)行污染源普查，是一項(xiàng)重大的國(guó)情調(diào)查，是做好新時(shí)期環(huán)保工作的重要基礎(chǔ)。而污染源檔案是環(huán)保工作極其寶貴的財(cái)富，該文論述了污染源檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策。
[關(guān)鍵詞] 污染源調(diào)查 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策
污染源普查作為一項(xiàng)重大的國(guó)情調(diào)查，是全面掌握我國(guó)環(huán)境狀況的重要手段，是污染治理和環(huán)境監(jiān)管等一系列環(huán)境保護(hù)工作的基礎(chǔ)，是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，推進(jìn)資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會(huì)建設(shè)的重要舉措。《全國(guó)污染源普查條例》規(guī)定，今后全國(guó)污染源普查每十年進(jìn)行一次。這意味著，今后在全國(guó)范圍內(nèi)會(huì)形成大量的污染源普查檔案，污染源普查檔案在環(huán)保檔案中所占的比重將會(huì)大幅度增加。因此，科學(xué)管理污染源普查檔案，掌握各類污染源的數(shù)量、行業(yè)和地區(qū)分布情況，了解主要污染物的產(chǎn)生、排放和處理情況，建立健全重點(diǎn)污染源檔案、污染源信息數(shù)據(jù)庫(kù)和環(huán)境統(tǒng)計(jì)平臺(tái)，為制定社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和環(huán)境保護(hù)政策、規(guī)劃提供依據(jù)；有利于改善環(huán)境質(zhì)量，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整，實(shí)施污染減排，構(gòu)建和諧社會(huì)，具有十分重要的意義。為此，國(guó)家環(huán)保總局和國(guó)家檔案局在《全國(guó)污染源普查條例》公布僅兩個(gè)月后，就聯(lián)合印發(fā)了《污染源普查檔案管理辦法》，就污染源普查檔案的歸檔、整理、保管、移交等一系列問(wèn)題進(jìn)行了規(guī)定。國(guó)家有關(guān)部門在開(kāi)展此項(xiàng)工作之初，就對(duì)其相關(guān)檔案管理工作管理辦法，這還是比較少見(jiàn)的，這也充分說(shuō)明了污染源檔案管理工作的重要性。但是，筆者認(rèn)為，制定相應(yīng)的檔案管理辦法固然重要，但更重要的在于它能得到有效執(zhí)行，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和檔案工作規(guī)章制度，才是科學(xué)管理污染源普查檔案的前提和關(guān)鍵所在。
首先，對(duì)于檔案管理工作，《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)、部門規(guī)章和地方性檔案法規(guī)規(guī)章等本來(lái)就有明確的規(guī)定，國(guó)家檔案局還會(huì)同有關(guān)部門根據(jù)不同行業(yè)不同領(lǐng)域的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定相應(yīng)的檔案管理辦法，以便對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行科學(xué)管理。比如對(duì)于環(huán)保檔案的管理，國(guó)家環(huán)保總局和國(guó)家檔案局早在1994年就實(shí)施了《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》，其中第五條規(guī)定， “縣級(jí)以上各級(jí)環(huán)保部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)不同門類和不同載體的環(huán)境保護(hù)檔案的綜合管理，建立、健全檔案管理制度，保證環(huán)境保護(hù)檔案的安全和有效利用”。按照中國(guó)檔案分類法和環(huán)境保護(hù)分類表，污染源普查檔案屬于環(huán)境污染與防治類目的子類目，也就是說(shuō)污染源普查檔案是環(huán)境保護(hù)檔案的一個(gè)重要組成部分。在《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》出臺(tái)之后又頒布《污染源普查檔案管理辦法》，充分表明國(guó)家對(duì)污染源普查檔案管理的重視，但從另一角度來(lái)看，則可以說(shuō)明原來(lái)檔案法律法規(guī)規(guī)章未得到嚴(yán)格的執(zhí)行，一些單位的檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，務(wù)必引起我們的高度重視。
其次，現(xiàn)實(shí)中，由于社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制觀念還不是很強(qiáng)，一些單位或部門的領(lǐng)導(dǎo)和干部職工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)還不夠，因而很多單位的檔案工作規(guī)章制度未能得到嚴(yán)格執(zhí)行，成為一種只是停留在紙上和墻壁上制度，形同虛設(shè)。大家往往只重視工作本身而不重視工作過(guò)程中形成的文件材料的管理。比如一項(xiàng)工程的建設(shè)，工程的進(jìn)度、工程的質(zhì)量及資金的使用會(huì)得到重視，而工程建設(shè)過(guò)程中所形成的各種文件材料的管理,雖然相關(guān)的檔案法律法規(guī)早有規(guī)定，相關(guān)單位也有制度，但卻往往卻被人忽視，以致許多工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后，檔案材料要么殘缺不全甚至下落不明，要么未規(guī)范整理隨意堆放。環(huán)保檔案的管理也同樣存在這種情況，雖然《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》實(shí)施已經(jīng)有十四年，各級(jí)環(huán)保部門也相應(yīng)制定了檔案工作規(guī)章制度，但仍有一些單位未能嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，造成檔案工作處于較為混亂的狀態(tài)，存在文件材料歸檔不齊全、檔案不完整、檔案保管不安全等問(wèn)題，甚至出現(xiàn)檔案丟失、損毀、泄密等現(xiàn)象。全國(guó)污染源普查涉及范圍廣、參與部門多、技術(shù)難度大、質(zhì)量要求高、工作任務(wù)重、時(shí)間要求緊，從某種意義上說(shuō)也是一項(xiàng)宏偉而艱巨的工程。對(duì)于污染源普查及普查過(guò)程中形成的大量文件材料，要切實(shí)做好歸檔、管理工作。污染源普查檔案的可信、真實(shí)，是污染源普查的生命。檔案中要真實(shí)反映數(shù)據(jù)，要確保普查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保普查數(shù)據(jù)經(jīng)得起實(shí)踐和歷史的檢驗(yàn)，做好污染源普查檔案管理工作至關(guān)重要。
嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度是檔案科學(xué)管理的前提，是維護(hù)檔案齊全完整與安全的關(guān)鍵。污染源普查檔案是我們投入巨大人力物力所形成的第一手材料，是真實(shí)反映環(huán)境與發(fā)展全貌的原始記錄，是環(huán)境保護(hù)工作極其寶貴的財(cái)富。只有嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行管理，才能讓污染源普查檔案真正“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)在服務(wù)，替未來(lái)著想”。
關(guān)鍵詞:信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新策略
1信息時(shí)代的檔案管理工作
檔案管理指的是對(duì)檔案信息的搜集、整理、存儲(chǔ)和編輯等工作，其管理對(duì)象是各種檔案信息，如人力檔案、財(cái)務(wù)信息檔案、生產(chǎn)信息檔案等，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力，還極易產(chǎn)生各種失誤，嚴(yán)重地降低了檔案管理的整體質(zhì)量。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能開(kāi)展搜集、整理、存儲(chǔ)和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統(tǒng)性和高效性。在信息化時(shí)代，檔案管理必須圍繞相關(guān)法律法規(guī)開(kāi)展工作，應(yīng)積極向電子檔案過(guò)渡，才能滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的實(shí)際需要。
2檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
2.1信息采集更便捷
在檔案信息采集方面，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性、交互性、共享性的優(yōu)勢(shì)，能夠在短時(shí)間內(nèi)整理大量的檔案信息，確保檔案信息采集的時(shí)效性，有效地提升檔案信息的采集速度，減輕人員的工作量，使檔案管理人員擁有更多的時(shí)間進(jìn)行檔案的優(yōu)化管理，提升檔案管理工作效果。
2.2提升檔案管理水平
在檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅能夠?qū)Ψ稚⒌臋n案信息進(jìn)行集中處理，將紙質(zhì)檔案匯總整理成電子檔案，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的永久保存，便于隨時(shí)調(diào)用。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，利用專業(yè)的管理軟件和平臺(tái)，能夠有效地提升檔案信息分析和處理速度，增強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。
3檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)
3.1無(wú)紙化
隨著時(shí)代的發(fā)展，信息數(shù)據(jù)的大量增加，檔案管理需要存檔的資料也越來(lái)越多，紙質(zhì)載體形式已無(wú)法適應(yīng)時(shí)展的需要。以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)的方式逐漸取代了紙質(zhì)形式，在存儲(chǔ)空間以及人力成本等各方面體現(xiàn)出無(wú)可替代的優(yōu)勢(shì)。
3.2精細(xì)化
目前，企事業(yè)單位以及政府相關(guān)檔案資料信息種類較多，類別復(fù)雜，而且信息量越來(lái)越大，因此，要將各類信息分門別類地細(xì)化、分區(qū)，構(gòu)建獨(dú)立、相關(guān)的檔案系統(tǒng)，有效集合獨(dú)立的檔案信息，縮短檔案信息調(diào)動(dòng)、查詢的時(shí)間，解決傳統(tǒng)檔案查詢中存在的弊端和問(wèn)題，提高管理效率。
3.3實(shí)時(shí)化
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式受環(huán)境條件、載體等各方面的制約，在調(diào)用和傳送等方面無(wú)法實(shí)現(xiàn)及時(shí)性，工作效率受到較大的影響。在信息時(shí)代，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，檔案信息能夠在最短的時(shí)間內(nèi)完成傳輸交互，使檔案管理效率得到進(jìn)一步提高。
4信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)舉措
4.1健全相應(yīng)的檔案管理制度
要想有效保證檔案管理工作的質(zhì)量，首先就要完善當(dāng)前的相關(guān)管理制度。傳統(tǒng)檔案管理工作過(guò)程中已有規(guī)章制度，已經(jīng)很難適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)的需要，特別是伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)的檔案管理工作模式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化。因此，單純依靠傳統(tǒng)的規(guī)章制度已明顯不合時(shí)宜。只有在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，才能有效進(jìn)行檔案管理職權(quán)的分配，符合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的相關(guān)要求。此外，還要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作情況，定時(shí)召開(kāi)相關(guān)工作會(huì)議，對(duì)于檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，做好相應(yīng)的總結(jié)，并采取合理的措施，保證相關(guān)的檔案管理制度符合現(xiàn)實(shí)工作的需求。
4.2提升網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的安全性
檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作過(guò)程中不可缺少的參考依據(jù)。在檔案管理過(guò)程中，保障檔案相關(guān)資料的真實(shí)性會(huì)直接影響后續(xù)工作的正常開(kāi)展。因此，為了保證相關(guān)檔案管理工作的有效性，有必要對(duì)相關(guān)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行改革。信息化檔案管理平臺(tái)的安全性，與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境以及干部職工的工作習(xí)慣有很大的關(guān)系。作為相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，要保證檔案工作人員有個(gè)安全的工作環(huán)境。此外，與檔案相關(guān)的工作人員在工作過(guò)程中，也要在科學(xué)合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號(hào)后，要及時(shí)刪除賬號(hào)信息;工作開(kāi)始前要對(duì)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全測(cè)評(píng)等，從而將相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低范圍內(nèi)，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進(jìn)。
4.3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
為了確保檔案管理工作的順利開(kāi)展，要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)與管理工作，健全和完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制至關(guān)重要。在信息時(shí)代下，要明確檔案管理工作的管理目標(biāo)和方向，有效構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制，保證檔案管理工作的有序開(kāi)展。不少單位缺乏對(duì)檔案管理信息化的重視度，信息化建設(shè)力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設(shè)步伐，強(qiáng)化信息化檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件配置，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，有效保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，避免檔案管理工作出現(xiàn)秩序混亂的問(wèn)題。另外，在信息化檔案管理中，針對(duì)檔案資料級(jí)別的不同，要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，要明確規(guī)劃出檔案管理框架。
4.4完善信息化管理制度
信息時(shí)代下，檔案管理工作要通過(guò)規(guī)章制度的制訂來(lái)完善，對(duì)相關(guān)的工作流程進(jìn)行有效規(guī)范和約束，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到有效保證。在檔案管理中，要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度已無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代下對(duì)檔案管理工作提出的新要求，要充分考慮目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及社會(huì)需求制定管理制度，并結(jié)合未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，完善現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度，保證管理規(guī)章的權(quán)威性。在網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)下，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理工作的要求以及發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革。針對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理需要以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建管理要求，科學(xué)分配管理責(zé)權(quán)，并及時(shí)分析信息化檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)修正錯(cuò)誤，保證后續(xù)規(guī)章的創(chuàng)新和改革。
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
文章編號(hào)： 1814-8824(2007)-2-0029-01
會(huì)計(jì)檔案是行政事業(yè)單位眾多資料檔案中較為重要的一種。它由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料組成。會(huì)計(jì)檔案是各單位以前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是評(píng)價(jià)一個(gè)單位、一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者的真憑實(shí)據(jù)。因此，會(huì)計(jì)檔案工作引起了各部門、各單位的高度重視。但是我們也應(yīng)清醒地看到，在相當(dāng)多的部門和單位中，會(huì)計(jì)檔案的管理還存在著許多這樣那樣的問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)不重視，管理制度不健全，建檔資金不到位，缺乏必要的管理設(shè)施等是諸多問(wèn)題中較為突出的幾個(gè)問(wèn)題。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和會(huì)計(jì)工作中的新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的要求也越來(lái)越高。所以，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作勢(shì)在必行，刻不容緩。
1 建立健全規(guī)章制度是保證會(huì)計(jì)檔案工作健康發(fā)展的重要保障
會(huì)計(jì)檔案管理工作繁紛復(fù)雜，健全的規(guī)章制度從程序、內(nèi)容上規(guī)范了會(huì)計(jì)檔案的整理、保存、查閱、銷毀等一系列行為，為會(huì)計(jì)檔案管理工作提供了制度上的保障。各單位制定的會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，應(yīng)以國(guó)家頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，既能保證會(huì)計(jì)檔案及時(shí)、安全地歸檔，又便于操作，便于管理。同時(shí)，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化得以不斷發(fā)展，因此，會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度也應(yīng)適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的不斷變化，涵蓋會(huì)計(jì)電算化資料的管理制度。
2 準(zhǔn)確立卷，及時(shí)歸檔
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照貴黨要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。”會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)熟悉本部門的業(yè)務(wù)，熟悉檔案的內(nèi)容、用途和形成過(guò)程，能更好地保證會(huì)計(jì)檔案的收集完整和保持檔案之間的關(guān)系，做到準(zhǔn)確立卷。會(huì)計(jì)檔案作為一種社會(huì)資源，必須按規(guī)定交本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕移交歸檔。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。”還明確規(guī)定：“出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管。”這些重要內(nèi)容，不僅體現(xiàn)在制度上，而且要落實(shí)到實(shí)際工作中。移交手續(xù)要完備，簽名、蓋章、日期等各項(xiàng)要齊全、真實(shí)，責(zé)任界限要明確，真正做到及時(shí)、完整、清晰、完全，保證會(huì)計(jì)檔案的安全保管和有效利用。
3 嚴(yán)格保管、查閱制度、確保安全
會(huì)計(jì)檔案保管是會(huì)計(jì)檔案管理工作中重要的一環(huán)，是決定會(huì)計(jì)檔案安全、完整的重要手段。各級(jí)會(huì)計(jì)部門和檔案管理部門都應(yīng)重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管，按規(guī)定要求選配政治政治素質(zhì)高、專業(yè)技能強(qiáng)的管理人員和保管人員。同時(shí)，要配置適當(dāng)規(guī)模的管理設(shè)施，為會(huì)計(jì)檔案的管理創(chuàng)造物質(zhì)條件，配備防火、防曬、防潮、防蛀的設(shè)施，實(shí)行電算化的單位會(huì)計(jì)檔案管理還要做防磁等工作，逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案保管的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，真正做到妥善保管，有序存放，方便查閱，安全保密。會(huì)計(jì)檔案涉及本單位的經(jīng)濟(jì)秘密，要嚴(yán)格查閱制度，以防本單位經(jīng)濟(jì)秘密外泄。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定：“各單位保管的會(huì)計(jì)檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。”因此，在平時(shí)查閱利用時(shí)，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、復(fù)制登記制度，防止毀損、散失和泄密，確保檔案的安全和完整。
4 嚴(yán)格檔案銷毀制度
自***x年3月23日來(lái)公司上班，被擔(dān)任人事***，在此工作中，我用我所學(xué)的專業(yè)知識(shí)及多年來(lái)對(duì)人事管理工作經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)公司實(shí)際情況及本職工作進(jìn)行了一個(gè)初步計(jì)劃，現(xiàn)實(shí)告訴我“只有管好人，才能管好事”，所以在擔(dān)任本職工作期間我一邊根據(jù)公司的實(shí)際情況不斷進(jìn)行人事管理工作創(chuàng)新，另一邊依然用我的初步計(jì)劃認(rèn)真踏實(shí)的進(jìn)行人事管理工作，首先對(duì)有關(guān)人事管理的文件進(jìn)行徹底擬制，逐步根據(jù)公司大的有關(guān)規(guī)章制度及公司實(shí)際情況進(jìn)行完善，最終對(duì)人事管理有了一套基本規(guī)范的規(guī)章制度。
在9月底因公司人事調(diào)整，從10月1日起被晉升為本部門經(jīng)理(代)并接管行政、人事、辦公室、總務(wù)后勤事務(wù)工作，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、支持、指導(dǎo)下以及各部門的配合下，按照公司方針政策，行政人事總務(wù)部的工作特點(diǎn)：做好日常對(duì)外、對(duì)內(nèi)工作，進(jìn)一步提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作;進(jìn)一步強(qiáng)化各項(xiàng)服務(wù)工作，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供周到快捷的后勤保障服務(wù);儲(chǔ)備、創(chuàng)新人力資源管理工作，為公司發(fā)展，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供動(dòng)力支持;加強(qiáng)制度執(zhí)行力度等。自10月1日起擔(dān)任部門經(jīng)理(代)的工作中，也都是圍繞上述思路展開(kāi)工作。努力服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，適時(shí)調(diào)整招聘、用工管理以及后勤保障管理思路。
回首過(guò)往，公司陪伴我走過(guò)人生很重要的一個(gè)階段，使我懂得了很多，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我的支持與關(guān)愛(ài)，令我明白到人間的溫情，在此我向公司的領(lǐng)導(dǎo)以及全體同事表示最衷心的感謝!有你們的協(xié)助和理解才能使我在工作中更加的得心應(yīng)手，也因?yàn)橛心銈兊膸椭拍芰畹焦镜陌l(fā)展更上一個(gè)臺(tái)階，較好的完成各項(xiàng)工作任務(wù)。其總結(jié)報(bào)告如下：
一、人事管理
1、徹底完成人事管理有關(guān)文件資料，并根據(jù)公司的發(fā)展逐步完善并下發(fā)各部門;對(duì)公司及各部門下發(fā)的文件資料進(jìn)行修改完善，并進(jìn)行會(huì)簽下發(fā);解釋并監(jiān)督各部門對(duì)已下發(fā)文件的執(zhí)行情況，并做進(jìn)一步指導(dǎo)實(shí)施。
2、建立、建全、規(guī)范人事檔案(新進(jìn)、離職、調(diào)動(dòng)、升級(jí))管理。
⑴、重新對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行了建檔工作，現(xiàn)員工檔案齊全。
⑵、對(duì)各部門、人員進(jìn)行分組建檔，便于工作操作和核查、調(diào)動(dòng)和管理。
⑶、辦理公司新進(jìn)、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù);對(duì)離職人員的自離、辭工、病退等實(shí)行分類整理存檔，便于查證;同時(shí)做好調(diào)動(dòng)、提拔人員等檔案資料信息保管，月底傳新進(jìn)、離職、調(diào)動(dòng)人員資料到財(cái)務(wù)部。
⑷、實(shí)行各部門負(fù)責(zé)人對(duì)在職人員的人數(shù)每月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并對(duì)離職人員、新進(jìn)、調(diào)動(dòng)人員作月統(tǒng)計(jì)并進(jìn)行核對(duì)，方便了部門、人事、財(cái)務(wù)查找、結(jié)算管理，增強(qiáng)了人力資源管理。
⑸、及時(shí)做好檔案材料的收集、整理、歸檔。
3、人員招聘。
⑴、各部門傳遞人員增補(bǔ)單。
⑵、根據(jù)部門人員的實(shí)際需要有針對(duì)性、合理性招聘員工，以配備各崗位;通過(guò)采取一系列切實(shí)措施，如廣發(fā)招聘信息、網(wǎng)上招聘、定點(diǎn)招聘等各種辦法攬用工人才，卓有成效。
4、員工住宿情況。每月對(duì)員工的住宿情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并對(duì)外宿員工的名單進(jìn)行上報(bào)財(cái)務(wù)部，按公司有關(guān)規(guī)章制度給予住房補(bǔ)貼的發(fā)放。
5、嚴(yán)肅勞動(dòng)紀(jì)律。
⑴、加強(qiáng)考勤管理，在全公司上下協(xié)助下抓按時(shí)上、下班時(shí)間，規(guī)范考勤制度。
⑵、嚴(yán)格考勤制度責(zé)任的落實(shí)。
⑶、加強(qiáng)請(qǐng)(休)假制度、放行條管理，對(duì)不履行請(qǐng)(休)假手續(xù)或未開(kāi)放行條者、擅自離崗者等，堅(jiān)決予以查實(shí)并作出處理，這樣即維護(hù)考勤制度的嚴(yán)肅性，又從另一方面激勵(lì)了在崗員工的積極性，進(jìn)而大大改善了公司的工作作風(fēng)。
6、認(rèn)真做好常規(guī)工作，包括：優(yōu)秀員工、工資、晉升、調(diào)職和其它的核定審查工作;對(duì)工牌辦理及補(bǔ)辦進(jìn)行核實(shí)查證辦理等等各項(xiàng)工作。
7、人事月統(tǒng)計(jì)工作。每月對(duì)公司全廠各部門人數(shù)進(jìn)行匯總，對(duì)新進(jìn)、離職、調(diào)動(dòng)人員進(jìn)行備注。
8、收集信息，做好人力資源檔案開(kāi)發(fā)與儲(chǔ)備，提高辦公效率。
二、行政、辦公室、總務(wù)
1、貫徹執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)指示。做好上、下聯(lián)絡(luò)溝通工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，反饋信息;搞好各部門間相互配合，綜合協(xié)調(diào)工作;對(duì)各項(xiàng)工作和計(jì)劃的督辦和檢查。
1建設(shè)任務(wù)繁重,人員專業(yè)化程度不高
在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,首先要對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過(guò)縮微、掃描等手段,將照片、音像、文書、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件。然后根據(jù)檔案管理規(guī)范,便于檢索利用,對(duì)其歸類,并根據(jù)電子信息技術(shù)的進(jìn)步,更新軟件,設(shè)置防火墻,進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等防范措施。信息化時(shí)代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力,檔案管理員需熟練使用計(jì)算機(jī)同時(shí)又精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。但在目前高校重視教學(xué)、科研的情況下,學(xué)校很少會(huì)把檔案管理視為重點(diǎn),去培育優(yōu)秀的檔案管理人員,人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設(shè)的瓶頸。
2對(duì)策及措施
2.1加快信息化建設(shè)規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設(shè)能否正常發(fā)揮其功能離不開(kāi)檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運(yùn)行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點(diǎn),指導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)工作,使高校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項(xiàng)規(guī)章制度隨著工作實(shí)踐不斷完善,以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性。
2.2增加資金投入,加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施高校檔案業(yè)務(wù)要正常運(yùn)行需要配置計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)軟硬件、復(fù)印機(jī)及掃描儀等設(shè)備,這是一項(xiàng)投入大,累積長(zhǎng)、見(jiàn)效晚的工作。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持,加大資金投入力度,是實(shí)現(xiàn)、加速檔案信息化建設(shè)的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費(fèi)投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設(shè)方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設(shè)備。最后,檔案管理部門自身也可以通過(guò)合理的渠道增加收入,堅(jiān)持爭(zhēng)取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合,使高校數(shù)據(jù)庫(kù)資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
2.3加強(qiáng)檔案信息源建設(shè),完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)充分利用檔案信息化管理軟件,在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中給與各部門權(quán)限,使全校各部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在應(yīng)用系統(tǒng)中分類傳閱相關(guān)文件,并注明處理意見(jiàn),只需在年終歸檔時(shí)向檔案館移交一份歸檔清單,從而減少了檔案館數(shù)據(jù)錄入工作。或者檔案管理部門組織大量人力,以人工輸入的方式錄入檔案數(shù)據(jù),有重點(diǎn)、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化,保證所有保存的電子文件的真實(shí)性、安全性和完整性。加強(qiáng)檔案信息源建庫(kù)入網(wǎng)工作,把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為學(xué)校重要信息資源,構(gòu)建全校檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)充分利用并發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案部門網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)窗口。
2.4加強(qiáng)人才培養(yǎng),提高隊(duì)伍素質(zhì)檔案管理部門要堅(jiān)持以人為本,一方面充分調(diào)動(dòng)管理人員學(xué)習(xí)的積極性,既要熟練掌握檔案方面的專業(yè)知識(shí),還要熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù),包括檔案數(shù)據(jù)的錄入、校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的連接、圖像處理、數(shù)據(jù)庫(kù)使用、網(wǎng)頁(yè)制作等。另一方面,引進(jìn)既具備檔案業(yè)務(wù)能力又能熟練操作計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才,同時(shí)選送檔案管理人員定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),通過(guò)繼續(xù)教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識(shí),使其不斷更新、擴(kuò)展檔案業(yè)務(wù)知識(shí),提高管理人員檔案業(yè)務(wù)能力和水平。
作者：薛斌馬歡薛文單位：西安工程大學(xué)檔案館西安理工大學(xué)
【關(guān)鍵詞】 高職院校 電子檔案 現(xiàn)狀 措施
一、高職院校電子檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不夠，規(guī)章制度有待完善
由于許多高校的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對(duì)電子檔案的管理，相關(guān)的規(guī)章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門兼職檔案，導(dǎo)致他們對(duì)電子檔案有較差的歸檔意識(shí)，相應(yīng)的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態(tài)度對(duì)待電子檔案工作，使得其不規(guī)范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規(guī)章制度無(wú)法約束和規(guī)范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開(kāi)展工作提供良好的制度依據(jù)，從而導(dǎo)致從院校各部門移交來(lái)的電子檔案大多不規(guī)范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對(duì)后續(xù)相關(guān)工作的順利進(jìn)行造成了一定程度的影響，形成一個(gè)惡性循環(huán)，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。
1.2安全性和實(shí)用性存在很大的威脅
作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上被形成和利用的，因此它都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸?shù)模浅５姆奖愫涂旖荨５撬嬖谥容^大的安全隱患，因?yàn)樗鼘?duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無(wú)法被正常讀取。而且，電子文件中的數(shù)據(jù)信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時(shí)，電子檔案的儲(chǔ)存載體都是一些化學(xué)磁性材料，如磁盤、磁帶和光盤，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發(fā)霉、變形等，而且很難恢復(fù)。如果電子檔案的儲(chǔ)存載體出現(xiàn)了問(wèn)題，那么其中的文件信息也就很難再現(xiàn)和再次被利用。
電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時(shí)，其實(shí)用性削弱的問(wèn)題也越來(lái)越突出。如今，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱得上是日新月異，正是這種情況使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行之間的矛盾逐漸加深，從而導(dǎo)致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領(lǐng)導(dǎo)重視電子檔案的管理，自然就會(huì)往其中投入經(jīng)費(fèi)和技術(shù)支持，那么它們就可以直接與合作的企業(yè)進(jìn)行技術(shù)簽約并共同開(kāi)發(fā)；而有的院校領(lǐng)導(dǎo)忽視電子檔案的管理，那么就會(huì)直接導(dǎo)致相關(guān)技術(shù)低下。這種技術(shù)水平之間的差異加大了各個(gè)院校電子檔案整合管理的難度，無(wú)法實(shí)現(xiàn)校際間檔案信息資源的共享。再加上各個(gè)院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴(yán)重的信息資源流失現(xiàn)象，而且還會(huì)出現(xiàn)信息資源重復(fù)存檔的現(xiàn)象。同時(shí)這種獨(dú)立、分散以及割據(jù)式的檔案管理已不能滿足使用者的社會(huì)需求，因?yàn)楦呗氃盒５耐瑢W(xué)們?cè)趨⒓痈鞣N社會(huì)活動(dòng)時(shí)，如就業(yè)、考研、出國(guó)留學(xué)等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。
二、改善高職院校電子檔案工作的措施
2.1加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，完善規(guī)章制度
加大對(duì)電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工都對(duì)電子檔案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，從而根據(jù)自身的實(shí)際情況以及發(fā)展需求完善相關(guān)的規(guī)章制度，并把電子檔案管理納入到學(xué)校日常管理工作中，以規(guī)范電子檔案管理工作。其中領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，嚴(yán)肅對(duì)待電子檔案管理工作，保證其權(quán)威性，讓管理人眼嚴(yán)格按照相關(guān)程序來(lái)進(jìn)行電子檔案管理工作。同時(shí)可建立一些合適的激勵(lì)機(jī)制，以激發(fā)工作人員的興趣和積極性。完善的規(guī)章制度可以使工作人員在工作時(shí)有據(jù)可依，有條不紊的開(kāi)展電子檔案管理工作。如果院校規(guī)模比較大、電子檔案比較多，可以找專人管理電子檔案，以提高其管理質(zhì)量和管理水平。
2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實(shí)用性
對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們?cè)獾綋p壞，同時(shí)做好備份和轉(zhuǎn)載工作，經(jīng)常對(duì)這些載體進(jìn)行抽查和檢驗(yàn)，做到早發(fā)現(xiàn)、早處理。管理人員要緊跟時(shí)代潮流，不斷更新儲(chǔ)存技術(shù)，同時(shí)建立計(jì)算機(jī)安全防護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)密管理工作人員對(duì)密碼和口令的設(shè)置與權(quán)限，從而提高電子檔案的真實(shí)和安全指數(shù)。各大院校應(yīng)樹(shù)立溝通、交流和資源共享的觀念，對(duì)封閉式的管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)連接的基礎(chǔ)上，架設(shè)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，從而使內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)庫(kù)全程處于管理人員監(jiān)控和管理的狀態(tài)下。同時(shí)加強(qiáng)技術(shù)軟件的開(kāi)發(fā)，以便構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，其中包括數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)、加密技術(shù)以及安全技術(shù)等。教育部門也應(yīng)重視各高職院校電子檔案整合管理的發(fā)展，向各大高職院校下達(dá)指示，讓他們組建能制定政策、調(diào)配資源并協(xié)調(diào)院校的管理機(jī)構(gòu)，從而促進(jìn)高校間電子檔案的整合管理，同時(shí)讓具有檔案專業(yè)的高職院校在進(jìn)行檔案培訓(xùn)的同時(shí)，還具有召開(kāi)和承辦院校檔案會(huì)議的權(quán)利，讓他成為調(diào)配和協(xié)調(diào)各院校電子檔案管理的中心，從而加強(qiáng)院校之間的溝通和交流，實(shí)現(xiàn)資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策
【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1006－9682（2011）07－0104－02
高校檔案工作是高校教育事業(yè)的重要組成部分，它不僅是高校發(fā)展的歷史憑證，而且詳細(xì)真實(shí)地反映了一所高校的歷史全貌。它隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著學(xué)校的發(fā)展而在逐步地積累，是高校最寶貴的信息財(cái)富之一。檔案既是高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問(wèn)題、改進(jìn)管理的依據(jù)。合理科學(xué)的檔案管理模式才能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，提高院校管理水平。
一、高校檔案管理存在的問(wèn)題
1．對(duì)檔案的重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱。
長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2．信息化管理滯后，軟硬件設(shè)施不齊全。
高校檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有生產(chǎn)和接受電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，也就根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。硬件設(shè)備主要是計(jì)算機(jī)、掃描儀、交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及相關(guān)軟件和程序等。有關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)多數(shù)高校檔案館不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設(shè)備，而且也缺乏相應(yīng)的配套的軟件。很多高校檔案管理人員對(duì)檔案信息化存在誤區(qū)，認(rèn)為僅僅是擺設(shè)幾臺(tái)電腦就算是具備了基本條件，認(rèn)為這樣就是信息化了。
3．管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)人才。
目前檔案管理梯隊(duì)尚未形成，缺乏引領(lǐng)院校檔案管理與研究的領(lǐng)軍人或技術(shù)骨干，檔案管理專業(yè)技術(shù)人員比例低，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，此外兼職人員調(diào)整變化頻率高，隊(duì)伍穩(wěn)定性差，容易造成管理脫節(jié)，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
二、針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策
1．轉(zhuǎn)變對(duì)檔案價(jià)值的看法，加強(qiáng)檔案意識(shí)。
學(xué)校檔案工作是為教學(xué)、科研、行政管理服務(wù)的，重視學(xué)校檔案管理才能更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。此外，健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：①規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。②簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。③堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。④堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
2．加強(qiáng)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
實(shí)現(xiàn)檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案館為了早日實(shí)現(xiàn)管理信息化，首先要加強(qiáng)相關(guān)硬件建設(shè)，從實(shí)際出發(fā)，在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上，適當(dāng)購(gòu)置適合的先進(jìn)設(shè)備。購(gòu)置時(shí)要充分發(fā)揮專家的作用，聽(tīng)取專家的意見(jiàn)。既保證設(shè)備的先進(jìn)性，又避免不必要的浪費(fèi)。
此外充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制。毋庸置疑，檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實(shí)現(xiàn)檔案資料以及檔案信息收集整理、查詢和檢索自動(dòng)化。充分利用已成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信息化水平，使高校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作。
3．加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)培養(yǎng)專業(yè)人才。
檔案事業(yè)的發(fā)展有賴于一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。但目前檔案管理隊(duì)伍的社會(huì)地位不高，隊(duì)伍不穩(wěn)定，專業(yè)人才缺乏，普遍缺乏創(chuàng)新和進(jìn)取精神，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的健康平穩(wěn)發(fā)展，所以，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)迫在眉睫。檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)是一項(xiàng)綜合工程，千頭萬(wàn)緒，但其中最重要也是最根本的是通過(guò)崗位競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰機(jī)制、情感關(guān)懷等激勵(lì)策略來(lái)激發(fā)檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部的驅(qū)動(dòng)力，調(diào)動(dòng)他們的積極性和主動(dòng)性，充分發(fā)揮他們各方面的潛能。
此外，加快檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)、培養(yǎng)，加強(qiáng)在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人是第一生產(chǎn)力，是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的決定性因素。高校檔案管理人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力和政治素質(zhì)決定著檔案管理信息化的水平。高校檔案管理信息化建設(shè)需要一批事業(yè)心強(qiáng)、具備相關(guān)知識(shí)、精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。解決人才奇缺的途徑主要有兩個(gè)：一是通過(guò)人事部門從外部引進(jìn)；二是通過(guò)在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)和外出進(jìn)修等各種方式由高校自己培養(yǎng)。各高校可結(jié)合自己的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的政策，通過(guò)多種手段，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)杠桿的作用，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作和學(xué)習(xí)的積極性、主動(dòng)性，使他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)能力盡快適應(yīng)高校檔案管理科學(xué)化的需要。同時(shí)，也要注重檔案管理人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)。
4．推動(dòng)檔案管理研究、創(chuàng)新
1、協(xié)助經(jīng)理調(diào)查和分析公司目前的人力資源配置情況，為招聘、合理配置、定員定崗、管理層的人事決策等提供依據(jù)。
2、協(xié)助經(jīng)理建立特殊人才（如售后工程師、研發(fā)人員、海外銷售人員等）的儲(chǔ)備機(jī)制及長(zhǎng)期招聘渠道。收集和關(guān)注國(guó)內(nèi)知名招聘網(wǎng)站（如智聯(lián)招聘、前程招聘等）的人才信息。
3、在實(shí)際中完善及制訂招聘流程及相關(guān)表格
4、協(xié)助各部門實(shí)施招聘。
5、建立招聘檔案。
二、培訓(xùn)及考核
1、新進(jìn)員工崗前培訓(xùn)
制作一份新進(jìn)員工崗前培訓(xùn)教材。
2、展開(kāi)在職員工的素質(zhì)及企業(yè)文化培訓(xùn)。
2、協(xié)助經(jīng)理制定績(jī)效考核管理辦法，為績(jī)效考核工作的具體實(shí)施提供依據(jù)。
3、根據(jù)公司現(xiàn)有績(jī)效管理制度，開(kāi)展員工績(jī)效考評(píng)組織與實(shí)施工作，推行新的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)。
4、建立培訓(xùn)及考核檔案。
三、規(guī)章制度
1、協(xié)助經(jīng)理審核、修訂公司各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、監(jiān)督及執(zhí)行公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。
3、懲罰及獎(jiǎng)勵(lì)制度
按公司出臺(tái)的各項(xiàng)規(guī)章制度，給予違規(guī)者相應(yīng)的處罰。對(duì)予應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)者要做到及時(shí)及有據(jù)獎(jiǎng)勵(lì)，并公布。
四、勞動(dòng)關(guān)系管理
1、退休
協(xié)助經(jīng)理完善員工退休、資遣管理制度，為辦理退休、資遣事項(xiàng)提供依據(jù)。
2、辭職
協(xié)助經(jīng)理完善辭職管理制度，為辦理辭職事項(xiàng)提供依據(jù)。
五、薪酬管理
1、根據(jù)公司現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，協(xié)助經(jīng)理建立及完善公司科學(xué)合理的薪酬管理體系。
2、直接薪酬由基本工資、職務(wù)津貼、固定津貼、績(jī)效工資、年終獎(jiǎng)金組成。
3、間接工資則由員工福利組成。
六、行政事務(wù)
1、車輛管理
協(xié)助經(jīng)理開(kāi)展相關(guān)工作。
2、公章管理
協(xié)助經(jīng)理做好相關(guān)審核工作，制作公章使用管理登記薄。
3、辦公用品管理及購(gòu)買
對(duì)辦公用品要及時(shí)做好保養(yǎng)及維護(hù)，以保證公司工作的開(kāi)展。采購(gòu)辦公用品一定要做貨比三家，保證物品的實(shí)用性及耐用性。
4、會(huì)議安排
協(xié)助經(jīng)理安排會(huì)議議程及相關(guān)準(zhǔn)備工作。
5、檔案管理
分類編號(hào)專人管理公司檔案。
6、公司郵箱管理。
準(zhǔn)時(shí)收發(fā)郵件，慎重妥當(dāng)處理郵件。
7、部門預(yù)算
準(zhǔn)確、詳細(xì)登記每月發(fā)生的費(fèi)用，按要求提交每月預(yù)算。
五、其他事務(wù)
1、證照的申辦、年審。
協(xié)助經(jīng)理進(jìn)行資料準(zhǔn)備及提交工作。
