時間：2023-06-01 09:32:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇倉庫檔案管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1、工程現場全體工作人員必須每天準時出勤。因工程進度需要加班時，所有工作人員必須服從。
2、項目組人員外出執行任務需要向項目經理請示，施工隊長外出執行任務需要向分管項目經理請示填獲準后方可外出。
3、施工項目經理外出需向項目副經理通報。
4、病假需出示病假證明書。
5、事假要向項目經理申請，填寫請假條。
6、無故曠工三次或連續三天者除名處理。
二、施工現場例會制度
1、自工程開工之日起至竣工之日止，堅持每天舉行一次碰頭例會。
2、每日例會由施工項目經理召集，項目組管理人員、施工隊長參加。例會內容及決定由項目組指定專人記錄歸檔。施工項目經理可根據具體問題擴大參加例會人員范圍。
3、施工中發現的問題必須提交例會討論，重要事項報公司總經理。例會中做出的決定必須堅決執行。
4、各施工隊、班組間需協調的問題提交每日例會解決。例會中及時傳達有關上級指示精神、作業要求、安全狀況及最新工程動態。
5、每周例會由公司總經理召集，由施工項目經理、項目組人員參加。例會內容及決定由項目組指定專人記錄歸檔。公司總經理可根據具體情況擴大參加人員范圍。
6、公司部門間的協調問題、甲乙雙方等的協調問題提交周例會解決。例會傳達公司最新工程動態、最新公司文件及精神。
三、施工現場檔案管理制度
1、檔案管理由項目組專人負責。
2、做好施工現場每日例會記錄、每周例會記錄、臨時現場會議記錄等。
3、現場工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。
4、工程中簽證單、工程任務書、設計變更單、施工圖紙、工程檢查資料、采購資料、合同等的整理歸檔。
5、工程中其它文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管，做好備份，不得遺失。同時建立相關電子文檔，便于查閱。
7、項目組人員借閱檔案資料需辦理借閱手續。填寫工程資料借閱表，并及時歸還。
四、施工現場倉庫管理制度
1、材料、外購件入庫必須經項目經理驗收簽字，不合格材料決不入庫，采購員必須及時辦理退貨手續。
2、保管員對任何材料、外購件必須清點后方可入庫，登記進帳。填寫材料、外購件入庫單。有條件應錄入電子文檔備查。
3、材料、外購件帳冊必須有日期、入庫數、出庫數、領用人、存放地點等欄目。
4、倉庫內材料、外購件應分類存入，堆放整齊、有序并做好標識管理。留有足夠的通道，便于搬運。
5、油漆、稀釋劑等易燃易爆有毒物品存入危險品倉庫。并配備足夠的消防器材,不得使用明火。
6、大宗材料、外購件不能入庫的，要點清數量，做好遮蓋工作，防止雨淋日曬，避免造成損失。
7、倉庫存放的材料、外購件必須做好防火、防潮工作。倉庫重地嚴禁閑雜人員入內。
8、材料、外購件出庫必須填寫領料單，由施工項目經理簽字批準，領料人簽名。
9、工具設備借用，建立借用物品帳。嚴格履行借用手續，并及時催收入庫。實行誰領用誰保管誰賠償的原則。
五、施工現場文明施工制度
1、施工作業時不準抽煙。
2、施工現場大小便必須到指定廁所。廁所使用后要隨時清洗。
3、材料、外購件等物品分類碼放整齊。不沿途遺灑并及時清掃維護。
4、施工中產生的垃圾必須及時整理成堆，及時清運。做到工完料清。
5、現場施工人員的著裝必須保持統一、規范、整潔。
6、工作場地必須保持整潔，輪流打掃衛生，生活垃圾、生產廢物及時清除。
7、團結同志，關心他人，堅決杜絕酒后上崗、酗酒鬧事、打架斗毆、拉幫結伙、惡語傷人等情況。
8、對施工機械等噪聲采取嚴格控制，最大限度減少躁噪聲擾民。
六、施工現場安全生產管理制度
1、新工人入場必須接受“安全生產三級教育”。
2、進入施工現場人員配戴好安全帽。必須正確使用個人勞保用品，如安全帶等。
2、現場施工人員必須正確使用相關機具設備。上崗前必須檢查好一切安全設施是否安全可靠。
3、特殊工種持證上崗，特殊作業配戴相應的勞動安全保護用品。
4、使用砂輪機時,先檢查砂輪有無裂紋是否有危險。切割材料時用力均勻,被切割件要夾牢。
5、高空作業時，要系好安全帶。嚴禁在高空中沒有扶手的攀沿物上隨意走動。
6、深槽施工保持做到坡度穩定，及時完善護壁加固措施。
7、危險部位的邊沿，坑口要嚴加欄護，封蓋及設置必要的安全標記。
8、按規定設置足夠的通行道路和安全梯。
9、裝卸堆放料具、設備及施工車輛與坑槽保持安全距離。
10、大中型施工機械指派專職人員指揮。
11、小型及電動工具由專職人員操作和使用。注意用電安全。
12、施工人員必須遵守安全施工規章制度。有權拒絕違反“安全施工管理制度”的操作方法。
13、施工現場地掛貼安全施工標牌。
14、嚴禁違章指揮和違章操作。
七、施工現場臨時用電管理制度
1、工地所有臨時用電由專業電工（持證上崗）負責，其他人員禁止接駁電源。
2、施工現場每個層面必須配備具有安全性的各式配電箱。
3、臨時用電執行三相五線制和二級漏電保護。由專職電工進行檢查和維護。
4、所有臨時線路必須使用橡膠護套線。線必須架設牢固，一般要架空，不得綁在管道或金屬物上。
5、嚴禁用花線、銅芯線亂拉亂接，違者將被嚴厲處罰。
6、所有插頭及插座應保持完好。電氣開關不能一只多用。
7、所有施工機械和電氣設備不得帶病運轉和超負荷使用。
8、施工機械和電氣設備及施工用金屬平臺必須要有可靠接地。
9、接駁電源應先切斷電源。若帶電作業，必須采取防護措施，并有三級以上電工在場監護才能工作。
八、施工現場看護保衛管理制度
1、施工現場必須設置看護保衛人員（24小時，一班不得少于兩人）。看護保衛人員必須忠于職守、堅守崗位、晝夜巡視。保護施工現場財產不受損失。
2、施工項目經理應根據現場的實際情況，設置符合標準的擋欄，圍欄等。盡可能實行封閉施工。
3、施工項目經理應對露天的原材料、成品、半成品進行安全檢查，必要時增設安全防護設施，或派專人看守。
4、所有施工人員必須佩戴號牌，外來人員無施工項目經理許可，不得進入施工現場。
5、夜間值勤的保衛人員，必須巡視整個施工區域，不得睡覺。
6、保衛人員現場巡視時，密切注意原材料、成品半成品、機具設備等。發現異常情況及時匯報。
7、施工班組自帶的所有設備、工具等應進行登記，登記清單由項目組保管。以備有關人員查閱。
8、施工班組離場時，攜帶的工具、設備出場，必須有項目經理部的批條方可。
九、施工現場消防管理制度
1、施工現場的每個層面必須配備足夠的滅火消防器材。
2、項目組人員每天必須檢查消防器材的完好性，如有損耗應及時補充。
3、消防器材安放處必須有明顯的標記。
4、消防器材的設置地點以方便使用為原則，不得隨意變更消防器材的放置地點。
5、工作人員必須熟悉消防器材的使用方法。
6、漆類等易燃品存放在危險品倉庫。油漆工施工時要避開火源、熱源。
7、施工現場所有使用明火的地方，必須保證有專人值守，做到人走火滅。
昌河鈴木汽車有限責任公司是國內外知名汽車制造服務企業，其屬下昌河鈴木__分公司自20__年11月開始投產利亞納汽車及K14B發動機部品以來，隨著生產、銷售的迅速發展，汽車部品的銷售服務業務量快速增長。
中郵物流有限責任公司（以下簡稱中郵物流）與昌河鈴木汽車有限責任公司（以下簡稱昌河鈴木）作為戰略合作伙伴，經過幾年的友好合作，已初步取得了雙贏目標。在此基礎上，為進一步加強合作，充分利用中國郵政品牌信譽優勢及中郵物流現有的資源及有效的科學管理監控手段，為昌河鈴木提供供應鏈服務，雙方擬就昌河鈴木__分公司利亞納汽車及K14B發動機部品倉儲保管及配送項目進行深度合作。
承接昌河鈴木利亞納汽車及K14B發動機部品倉儲配送這樣具有標志性的一體化高端物流項目，表明中郵物流已真正滲透到一流企業的（本篇文章來源于文秘站 -百度直接輸入“文秘站”第一個網站便是）供應鏈中，在供應鏈的銷售環節上發揮重大作用。為保證項目的順利進行，特擬定本運營方案。本方案內容以倉儲保管為主，其余運輸配送物流服務參見《昌河鈴木汽車售后零配件配送服務協議》及《部品物流服務補充協議》。
二、基本方案
（一）服務項目：昌河鈴木__分公司利亞納汽車及K14B發動機部品倉儲保管服務。
（二）服務范圍：昌河鈴木__分公司利亞納汽車及K14B發動機部品倉儲保管全國范圍內調備。具體入庫、出庫、調庫、配送等以昌河鈴木部品處提供的單據清單上注明的為準。
（三）服務內容：從昌河鈴木__分公司生產車間及倉庫到中郵物流__分公司倉庫及倉儲管理，包括接單、提貨、入庫、出庫管理及與之相關的信息和單證傳遞服務。
（四）倉儲規劃方案：
1、規劃服務目標：按照2-3年發展規劃，利用郵政自有倉庫資源為昌河鈴木部品處提供1800㎡倉儲保管服務。
2、倉儲平面布置及功能劃分：見附圖。
3、倉儲設備投入：
1）貨架：各種規劃標準貨架計250組，計劃投入40萬元。
2）裝卸設備：電動叉車一臺，手動叉車2臺，計價12萬元。
3）相關周轉器具：包裝器具及庫存管理工具IT，等計價3萬元。
以上總計投入預算55萬元。
三、組織與管理
（一）中郵物流__分公司負責本項目的組織與協調及內部運營質量的考核及管理。為保證項目的順利實施和高質量運營，中郵物流__分公司成立昌河鈴木項目組，中郵物流__分公司經理任項目總負責人，中郵物流__分公司經理助理任項目具體實施負責人，并配備相應倉儲管理業務人員（2-4人）。
（二）中郵物流__分公司昌河鈴木__項目組，負責產品的接單、提貨、入庫、出庫、發運、信息反饋、業務檔案管理與查詢，[范文為文秘站 作者原創作品-轉載請加*文秘站 外部鏈接！注：]同昌河鈴木部品處進行日常商務協調、信息反饋、客戶服務及結算工作。
（三）__郵政昌河鈴木汽配倉儲項目實行硬性指標管理制度，相關管理考核依據，參照《利亞納汽車及K14B發動機部品入、出庫工作程序》，并接受昌河鈴木部品處業務指導。
四、操作程序
（一）接單、提貨。
根據昌河鈴木部品處出貨預告單，項目組負責到昌河鈴木__分公司車間或倉庫提貨，負責辦理相關提貨手續。
（二）入庫、理貨及出庫管理。
項目組從昌河鈴木__分公司提貨后，負責辦理入庫手續，對需要即時發運的部品，進行二次盤駁理貨，辦理出庫、裝箱交接手續。
（三）包裝、發運。
對需要包裝的進行包裝處理，并根據昌河鈴木部品處的發運計劃，對不同路向物流進行分揀、封發處理。
（四）運輸、配送。
根據昌河鈴木部品處發運計劃，通過中郵物集散網或社會物流網發運至收件人所在地，并配送到戶。
具體運輸、配送參照《昌河鈴木汽車售后零配件配送服務協議》及《部品物流服務補充協議》。
（五）特殊情況處理。
倉儲保管中如發現貨件短缺、破損、變形等情況，項目組負責處理。
五、費用結算
1、場地租賃費用：按10元/㎡優惠價計算。10元*1568㎡*12=188160元。
2、倉儲保管人工費：按2.0元/㎡標準計算。2.0元*1568㎡*12=37632元。
3、貨架等設備使用費：1）貨架租賃使用費按每組200元計，共50000元/年。2）電動叉車及周轉箱器具等年使用費按18750元計。
費用合計：294542.00元
六、業務檔案管理及賠償責任：
1、昌河鈴木部品處的出貨預告單及發運計劃和裝箱清單是本項目使用的主要單式。
北京市普利門電子科技有限公司 北京 100041
[摘要]隨著大數據時代的到來，對企業檔案管理方式提出了新的機遇和挑戰，本文論述了大數據的含義和特征，分析了大數據時代企業檔案管理創新的必要性，并從四個方面對如何進行檔案管理創新提出了對策建議。
[
關鍵詞 ]檔案管理；大數據；創新
一、大數據的含義
大數據（Big Data）是繼云計算、物聯網之后IT產業的又一次創新性技術變革。大數據，指的是所涉及的數據資料、信息量的規模巨大到無法通過目前主流軟件系統工具，在合理可控的時間范圍內達到擷取、管理、處理、并整理成為幫助企業、政府等經營決策更積極目的的資訊。
大數據具有4個基本特征：數據體量巨大，從TB級別躍升到PB級別；第二，數據類型繁多，這些數據類型繁多，格式不一，結構不同；第三，價值密度低，商業價值高；第四，處理速度快，需要實時獲取需要的信息，這一點和傳統的數據挖掘技術有著本質的不同。
二、大數據時代檔案管理創新的必要性
檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作，對企業項目的運作、市場定位、營銷策略有著重要的指導性作用，是企業加強內部管理和控制的重要基礎。大數據時代的到來，已給檔案管理工作烙上了深深的大數據印記。與傳統檔案管理方式相比，大數據時代下企業檔案具有媒體形式多、數據量大的特點。同時，當前企業在檔案管理方面面臨諸多瓶頸：繁雜的數據類型和多樣的存儲格式使電子文件很難被統一收集，容易形成一個個“信息孤島”；對數據利用的方式單一，缺乏多元化的利用手段；對信息檔案的安全控制難度也很大。
顯然，傳統企業檔案管理工作已不適應大數據時代的特點，企業如何做好檔案管理與檔案管理如何在新時期為企業服務,已成為企業檔案管理工作的核心問題。
三、大數據時代下如何進行檔案管理創新
檔案管理創新是綜合運用各種知識和技能，有效地管理和開發檔案資源，最大限度地滿足知識經濟和大數據時代對檔案信息的要求。要創新檔案管理，就必須適應現代企業和新時期的發展要求，梳理新的觀念，建立新的管理制度，采用新的管理方法，完善新的服務方式。通過實現檔案管理的創新，加強檔案資源的建設，才能保障體量巨大的檔案數據長期安全可讀，并在海量數據中快速準確的搜索挖掘到有價值的檔案信息，為企業提供更好的服務。
1.檔案管理觀念創新
多年來，許多企業的檔案工作一直處于被動狀態，“重藏輕用”。大數據時代，必須轉變觀念，充分認識管理是必要的手段，利用才是真正的目的。檔案管理人員要加強思想觀念方面的創新，必須要對檔案管理工作的變化有明確的認識。只有對管理創新的意義有了較高的認識，才能重視、支持管理創新。
2.檔案管理制度創新
檔案工作制度應納入企業規章制度體系。尤其是在在大數據時代，由于檔案信息體量大，類型結構復雜多樣，更需要我們制定電子文件管理等相關的電子數據檔案管理標準及管理制度，明確目的和標準，以此規范各類檔案管理行為，將看似無序無法管理的檔案信息變成有法可依的有序管理。企業檔案管理制度建設應以《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規則》等相關法律法規為基礎。除制定專門的檔案工作制度外，企業還應在其他相關制度中體現檔案工作要求，與檔案管理制度銜接，確保企業檔案工作經常化、制度化推進。同時，單位還須定期組織管理人員對國家相關制度和法律進行學習，對單位管理制度進行更新和補充，從單位的實際情況出發提高管理效率。
3.檔案管理方法創新
企業應運用現代管理方法，提高檔案完整率、有效性和利用率。尤其是信息技術在企業生產、管理中的大量應用又為企業的檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使企業檔案管理從基于目錄的簡單查詢共享階段向綜合的數據挖掘和知識的深度整合方向轉變。目前，運用在大數據管理中的技術主要有：數據倉庫(data house ware)、群件(groupware)、知識地圖(knowledge map)、超文本技術(hypertext)、元數據(metadata)等。因此，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動企業檔案管理水平的提高。
4.檔案管理服務創新
企業檔案的生命線就是為科研生產、經營管理等中心工作服務。檔案服務是檔案管理的中心，檔案工作通過服務才能發揮其應有的作用。檔案服務創新要從服務范圍、服務內容和服務方式等方面進行創新，如提高檔案的查全率和查準率，縮短查調檔案的時間，簡化查詢程序，優化檔案檢索工具。在確保檔案服務的及時性及針對性的同時，能夠積極主動的對檔案資料信息的需求者提供全面的信息服務，并綜合運用各種技術手段，深入挖掘龐大數據背后蘊藏的有價值信息，提高檔案使用者的滿意度。
參考文獻
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關鍵詞:倉庫管理；模式；方法
倉庫是用于儲存物資設備的設施和機構，是物資設備儲存供應的基地。物資設備儲存是由其生產部門到使用單位的整個供應鏈中的一個重要環節，它既是社會物資供應中斷時的平衡手段，也是提高管理效益的必然途徑.在科學技術飛速發展的今天，社會物質產品極大豐富，倉庫的地位和作用顯得日益重要。而如何提高倉庫的管理水平和質量，更好的為煤礦生產服務也成為我們面臨的新問題。
鶴煤集團公司在2010年9月之前的管理模式是：設備、配件、材料、租賃一體化管理模式，在這種模式的運行下，由于新設備的前期管理、材料、配件的繁瑣，使得倉庫管理的主要職能都傾注到新設備的前期工作、配件、材料的管理中。2010年9月以后鶴煤集團公司，對物資采購部門進行了機構調整，將新設備的管理以及材料配件采購管理工作一起歸并到了物資供應處，設備租賃管理工作單設了一個部門進行設備的后期管理工作，機構的調整改革，證明了集團公司對設備租賃管理的高的重視，因此我們的各項管理必須迅速跟上改革的步伐。作為租賃倉庫我們清楚地認識設備庫管理是一項薄弱環節，因為倉儲管理的各項管理辦法、制度都是按照物資材料的特征制定的，有些很不適用設備庫管理，特別是《機電分公司物資采購管理辦法》，與設備管理完全脫節，還有“到貨驗收登記臺帳”，設備、配件、機電產品共用一個模式的臺帳，因此設備臺帳就很難反映出設備的真實情況。
為了盡快強化基礎管理，理順工作思路，規范業務流程，倉庫根據設備管理的特點，學習了兄弟單位先進管理經驗，并結合本單位的工作實際，找到了影響租賃倉庫基礎管理的薄弱的關鍵因素，制定了實施方案，凝心聚力、向管理挖潛、實現機電設備倉庫管理的全新突破，取得了良好的經營效果：
一、設備入庫管理流程
1．新設備、退租設備、代保管設備入庫前，業務科室應開具《新設備到貨通知單》、《退租設備到貨通知單》、《代保管設備到貨通知單》作為設備驗收入庫、存放的憑證。
2．倉庫保管員依據業務科室開具的《新設備到貨通知單》或《退租設備到貨通知單》收貨，存放在待驗區，及時督促業務人員對入庫新設備或退租設備進行入庫驗收；依據業務科室開具的《代保管設備到貨通知單》收貨，存放在代保管區域。
3．新設備、退租設備到倉庫后，設備保管員要記錄好到貨日期、到貨時新設備的狀態（包括外包裝箱是否有傾斜、倒反、碰撞現象）、退租設備完好情況。
二、設備驗收管理流程
（一）新設備的驗收
設備到貨應及時進行入庫驗收。設備保管員與公司設備驗收人員共同對設備進行驗收。
1.數量驗收(包括生產廠商、設備型號和購置臺件)、資料驗收(包括隨機技術資料、四證一標志)、質量驗收(包括產品外觀)。
2.開箱時，設備保管員對設備進行數量方面的驗收，要對設備的型號、機號、每個附件等進行清點，并按照《設備到貨驗收登記臺帳》要求認真填寫，再與裝箱單和到貨通知單核對。驗收時要結合到貨通知單內容和裝箱單等進行驗收，要查驗主機及列入煤安標志配套范圍附機的煤安標志證書及標識，要認真核對煤安標志證書與銘牌上的供貨廠家、設備名稱、型號規格、煤安標志證號是否一致，所有煤安標識是否齊全，并在驗收記錄欄認真填寫驗收設備的煤安標志證書號。如發現有不同之處，應在《設備到貨驗收登記臺帳》背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。
3.完成開箱后由設備保管員與公司設備驗收人員共同在《設備到貨驗收登記臺帳》簽字確認。并將《設備點件驗收報告單》編號填寫在《設備到貨驗收登記臺帳》。
4.設備保管員對煤安設備要單獨建立煤安臺帳。證件不全的設備不予辦理入庫手續，未經辦理入庫手續的設備一律作待檢設備處理放在待檢區域內，經檢驗不合格的設備一律退回廠家，暫存退貨區域，同時必須在短期內通知經辦人員負責處理，需退貨時保管員要做好記錄，并按照《設備退貨登記臺帳》要求認真填寫。
（二） 退租設備的驗收
1．退租設備到達倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設備使用管理科人員三方對退租設備進行驗收入庫。
2．查看退租設備狀況、部件缺損程度。
3．查看退租設備相關資料是否齊全。
4．完成驗收后，驗收人員在《機電設備退庫交接驗收單》上簽字。
（三） 代保管設備的驗收
1．代保管設備到達倉庫后，由使用單位、租賃庫保管員、設備使用管理科人員三方對代保管設備進行驗收存放。
2．設備保管員依據業務科室開具的《代保管設備到貨通知單》，對照實物進行登記，完成登記后由代保管單位簽字與業務科人員共同在《代保管設備存、發放登記表》上簽字確認。并將《代保管設備到貨通知單》編號填寫在《代保管設備存、發放登記表》上。
三、庫存管理流程
（一）煤安管理
1.符合煤安條件的設備入庫后，要按其性能與定制管理區域分類保管保養，保管員要妥善保管在設備主機、銘牌、包裝或說明書上印制的煤安標識。
2.保管員要專門建立煤安設備臺帳，臺帳上注明入庫設備的名稱、規格型號、數量、煤安標志及證書編號、入出庫時間及發放單位，保證賬、卡、物相符。庫存設備要做到產品上的標識與證書 、編碼及臺賬相一致。
3．對于證件不全的設備要向有關部門進行反映，禁止發放證件不全的設備。
（二）保管保養
1．入庫設備如有腐蝕必須強制保養方可入庫，庫內設備如有腐蝕要及時除銹上油做好保養。
2．庫存設備必須定期檢查，每月不少于一次，發現問題及時處理，若是刮風、下雨、下雪天，對于露天存放的設備要及時清理帆布蓬上積雪積水；對于露雨庫房，要檢查庫內設備是否被雨水侵蝕。做好防范，及時清理庫內積水，做到：庫內設備要勤清點、勤保養、勤整理。
3．定期打掃庫房衛生，做到清潔無雜物，庫容整潔,嚴格按照《定置管理》要求規整庫房。
（三）設備盤點
1．每半年進行全面清查盤點。
2．由設備保管員通知設備使用管理科共同盤點、設備保管人員按照庫房設備實物，進行清點登記，通過對照賬本與設備使用管理科賬目進行清點，如發現缺少、轉移、借出、維修等要在盤點表上做出記錄，雙方簽字確認。
3．對轉移設備辦理調撥手續；對借出設備要求被借方提供借條，并負責追回；對缺少設備整理清單上報公司領導。
4．盤點結束后，寫出盤點分析。
四、設備出庫流程：
1.嚴格按照業務部門開具的設備出庫單、代保管設備出庫單發放，堅決杜絕無單發放設備。
2．確因廠礦生產急需，可經設備使用管理科、機電倉庫同意后，由領用單位經辦人寫條，設備使用管理科科長簽字蓋章，方可先發料后補手續，并在三天內補齊手續。
3．發放設備時要核對隨機輔件所示數量、規格、名稱是否與實物相符，隨機技術資料、四證一標志是否齊全，要按照《設備出庫（移交）登記臺帳》認真填寫，并要求領用單位簽字認可，屬生產急需領用設備要在背面《記事（備忘）錄》做出備忘記錄。
五、設備檔案管理流程
1．凡入庫的設備，在其入庫、到出庫全部過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、以及隨機材料均屬設備檔案。
2．設備保管員兼任設備檔案管理員，負責日常檔案管理工作。做好各種資料的登記及統計工作。
3．每臺設備建立一套對應的文檔，設備文件材料，必須用鋼筆書寫，嚴禁用圓珠筆、水彩筆。要求字跡工整，圖樣清晰。
4．設備檔案管理員要對設備進行分類，特別對煤安設備的資料要經常審核，審核煤安標志是否到期，對即將到期的要及時通知相關業務科室與廠家聯系進行辦理。
當前音像檔案管理的不足之處
技術落后造成資料缺損。傳統音像檔案以模擬信號存儲在錄像帶上，使用壽命一般在20年左右，對保存環境的溫濕條件要求極高。由于重視程度、資金等因素的限制，很多廣電機構缺少必要的音像檔案存儲設備，沒有防磁防潮設施；倉儲庫房里溫濕度不能有效調控，造成磁帶和錄像變質、變色、發霉，導致音像檔案聲音、畫面模糊，有些已無法使用。此外，音像檔案資料在使用過程中，由于機器的接觸磨損會造成信號不斷衰減，使聲音失真變形、圖像抖動、有雪花波紋，視聽質量大大下降。
制度欠缺造成管理失范。目前國內音像檔案的管理方式多種多樣。很多廣電機構的節目在播出后就存入庫房，成為檔案資料。有些廣電機構設置專門檔案資料室集中管理，隨時形成隨時入庫；有些機構則是各下屬頻道頻率每年度移交一次；還有一些機構的音像檔案是由頻道和個人分散保管。目前，國內仍有相當數量的廣電機構音像檔案未能進行集中統一管理，甚至沒有制訂基本的管理制度，對于收集的音像資料，一些機構缺少專業的編號、編目工作，這給音像檔案的日常保管和后續使用造成很大麻煩。
人才不足制約工作開展。與管理制度落后相對應的是音像檔案管理專業人才的缺乏。廣電機構的人事工作，只注重編導、記者、主持人等業務骨干的引進，而忽視了對音像檔案管理專業人才的招錄培養。有的基層廣電機構沒有專門的檔案管理崗位；有的機構音像檔案管理作為二線崗位，主要人員由一線采編人員轉崗擔任，很少進行上崗培訓，因而缺少音像檔案編輯、研究、開發所必需的技術和素質。這些做法直接導致音像檔案管理、開發人才的稀缺，制約音像檔案管理工作的有效開展。
加強音像檔案的規范化管理
廣電機構加強音像檔案規范化管理，既要重視存儲介質、庫房改造等硬件設備建設，又要建立專門的規章制度，改善軟環境，缺一不可。
強化硬件：數字化存儲+網絡化傳輸。與傳統介質相比，數字化技術簡化了音像資料的存儲、檢索和使用，它把音像檔案以數據信號的形態存儲在媒介中，具有存儲量大、安全性高、格式統一等優點，用戶可以通過互聯網隨時隨地調用檔案信息。廣電機構可以將節目管理作為建立統一管理平臺的切入點，整合出節目流轉的最佳工作流程方式，并由此實現資源共享，逐步實現數字化管理。
對于廣播電視機構的生產運營來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲，更重要的是為電視節目的生產服務。電視媒體檔案管理系統必須是一個能與節目制作網相關聯、全面的網絡管理體系。在節目的采編過程中，一方面可以在媒體音像檔案管理系統上直接查閱音像檔案，進行直觀的節目采編；另一方面可以利用原有的計算機軟件管理系統檢索、調用所需數字節目素材。數字化存儲和網絡化傳輸，能提高業務部門的工作效率，有利于實現音像檔案的價值增值。如英國 BBC 電視臺在購買紀錄片《故宮》后，將片中畫面打散，按“門窗”“房柱”“庭院”等不同的主題分門別類，放在“藝術畫廊”網站上銷售，價格比成品節目高出數倍。
優化軟件：制度建設+規范管理。當前，我國社會處于重大轉型時期，音像檔案管理工作也面臨著法制化、規范化改革，因此，廣電機構檔案管理方式，必須盡快轉變到以依法管理為主的軌道上來。2001年12月25日國務院了修改后的《音像制品管理條約》，這是建國以來專門針對音像制品制定的管理條約，是廣電機構進行音像檔案管理的法律依據。
各級廣電機構必須從音像資料的收集整理、歸檔保管、統計鑒定等方面，建立嚴格的制度，防止珍貴檔案遺失。檔案管理部門要對音像檔案的拍攝、收集、歸檔、保管、利用等制訂統一的規范標準，根據實際情況，制訂音像檔案管理使用工作框架，使音像檔案工作有規可依，對不按規定移交的單位和個人做出必要的處罰。
創新音像檔案管理機制
建立動態管理機制。傳統音像檔案管理以儲存為基本功能訴求，扮演的是倉庫的角色。音像檔案資料在各個臺和頻道分散管理，導致高額管理成本，并限制了珍貴資料的流動使用，難以達到資源共享，影響廣播影視事業產業的長期發展。
隨著“云”計算、視頻流等新媒體技術發展，廣播電視檔案的多種經濟價值、社會價值和戰略資源價值越來越受到廣電機構的重視。中央電視臺原臺長趙化勇認為“錄像資料是取之不盡的金山，看你怎樣去開發它”。怎樣管理和使用好海量音像檔案，建立以生產性、效益性為指導的動態管理機制，深入發掘音像檔案資料的內在價值，形成廣電媒體新的收益增長點，是廣電機構檔案管理部門工作的根本出發點。
建立科學管理機制。音像檔案的科學化管理建立在統一的數字存儲和網絡平臺之上。在軟環境上，需要建設統一的編目標準和科學高效的管理規范，建立一整套完備的音像檔案管理系統。
對于國內的廣電機構來說，音像檔案科學化管理不僅局限于資料存儲，更重要的是為集團日常生產經營提供資源支撐，是內容生產的一個重要環節。音像檔案管理系統跟全臺網無縫連通，形成與節目制作網絡相匹配的網絡體系，理順檔案存儲和使用流程，實現檔案資料邊際效益最大化。美國CNN新聞網就對擁有版權的音像資料進行科學化管理，實現了音像資料存儲、管理、訪問的數字網絡化，音像檔案資料的社會價值和經濟價值被深入發掘。
建立集約管理機制。目前，社會化大生產已經成為廣播影視產業發展的主要模式。隨著產業分工不斷深入，廣電機構必須改革原本分散的檔案管理模式，遵循音像檔案管理的規律，完善音像檔案管理體制機制。必須建立健全音像檔案管理的長效機制，完善音像資料的收集、整理、編目、查詢、使用等制度，確保音像檔案完整收存、科學管理、合理利用，減少不必要的非生產性損失。采用統一平臺、統一標準進行規范管理，優化音像資源配置，實現集約化管理。
實現音像檔案資料的集約化管理，還要建立一支適應產業發展的高水平、專業化的管理人員梯隊。廣電機構設置專門的音像檔案管理部門和崗位，通過上崗培訓和繼續教育，提高管理人員的業務水準，建立完善的招錄、培訓、上崗、考核機制，并通過多種方式提高檔案管理人員素質。
（作者單位：杭州文廣集團）
欄目責編：黎 莉
參考文獻：
1.徐衛紅：《對廣播電視檔案信息化建設的思考》，《上海檔案》，2010（11）。
2.鄒利群：《新形勢下檔案工作的難點及對策》，《湖北檔案》，2007(07)。
關鍵詞：醫院 人事檔案 檔案保護
醫療人事檔案是醫療工作者在學習、工作、教學和科研過程中形成的，反映醫療工作者個人經歷、專業能力以及科研水平等的資料檔案，而隨著人事改革的不斷推進，醫療人事檔案管理業逐漸受到關注。因此，為了有效提高醫院的人事管理水平，有必要加強對人事檔案的管理，積極探索人事檔案管理辦法。
一、醫療人事檔案管理存在的若干問題
1.人事檔案管理意識薄弱。醫療人事檔案是一項比較單調的工作，主要負責醫院人事的變動記錄、工作業績記錄和崗位記錄等。很多人對于人事檔案管理崗位不夠重視，認為人事檔案管理就是屬于保管類的工作，進行一些抄抄寫寫的工作，保證檔案不丟失、不外泄就可以了，并沒有從根本上認識到人事檔案在醫院管理中的重要作用，導致醫院很多管理層對于人事檔案管理較為忽視，沒有將人事檔案管理納入到醫院日常管理當中。例如，有的中等醫院沒有設置相應的管理部門，而是由其他行政部門的人員來兼職人事檔案管理工作，使得人事檔案管理的很多工作都處于被動應付狀態當中，很多工作無法正常的展開。
2.缺乏先進的人事檔案保護設施。當前，很多醫療單位將管理精力主要放在醫療科研事業上，在人事檔案管理上投入得過少，很多檔案管理室還缺少一定的保護設施，或是保護設施過于落后，不足以滿足當前人事檔案管理的需求，使得醫院的人事管理水平一再下降。還有部分檔案室將辦公、閱檔和倉庫融為一間，并且沒有給檔案管理室配置相應的防火、防盜設施，使得部分檔案在保存過程中受潮或是被盜，紙張損壞或遺失。還有的檔案長期被束之高閣，加上保護措施非常落后，嚴重影響了醫院人事檔案的安全和完整，且對于醫院的經營發展也沒有絲毫益處。
3.檔案整理收集難度大。隨著人才資源配置越來越市場化，醫院中人員的流動也日益頻繁，以往醫院中的員工可能會從一開始一直工作到退休，但現在隨著人才市場競爭的激烈變化，醫院中的人員流動變換也是越來越多。員工變換幅度大給人事檔案收集也帶來了較大的困難，人員流動不僅會造成人檔分離，而且還會影響人事檔案管理體制的改革，有很多人員選擇棄檔不用，由此產生了很多廢檔，給人事檔案收集整理增加了難度。再者，人事檔案管理人員在進行歸檔時資料并不全面、不真實，有些檔案中記錄的相關資料和內容并不符合本人的實際情況，這樣的檔案無法真實反映員工的實際工作情況，也就失去了其應有之義，最終嚴重影響了醫療檔案的整體質量。
二、改善醫療人事檔案管理的建議
針對當前醫療人事檔案管理中存在的種種問題，醫院管理人員和檔案管理人員應該積極重視起來，深入分析導致問題出現的各方面原因，積極探討解決問題的方法，不斷加強醫療人事檔案管理工作，促進人事檔案管理水平的不斷提升。具體來說，可以從以下幾點來入手：
1.領導層起好帶頭作用，提升檔案管理意識。醫院領導層應該從意識上重視人事檔案管理工作，將人事檔案管理納入到醫院日常管理事務當中來，為人事檔案管理設置專門的部門，配置專業的人事檔案管理人員來開展人事檔案管理工作，并積極支持人事檔案的相關工作。同時定期對人事檔案管理工作進行檢查和指導，及時發現人事檔案管理中的問題，積極給予支持來幫助人事部門解決，不斷提升醫院人事檔案管理的水平。同時，醫院還可為人事檔案管理部門建立相應的考核制度，對人事檔案管理人員的工作進行定量和定性考核，分級進行指導，以使醫院人事檔案管理工作步入正軌，促進人事檔案管理水平不斷得到提升，進一步強化人事檔案管理建設。
2.健全醫療人事檔案管理制度。在人事檔案管理過程中，管理人員應該根據當前形勢和任務的變化來建立相應的人事檔案管理制度，包括人事歸檔制度、借閱制度、收集制度以及甄別制度等等，以使人事檔案管理能夠規范化、制度化，使所有管理工作都能夠做到有制度可依。具體來說可以從以下幾點入手：一是人事檔案管理的硬件建設要達標，檔案管理室應該設置專門的庫房來保管檔案，閱檔室、辦公室和倉庫應該分開，并且庫房中應該配備相應的防火、防潮、防火和防盜設備，保證檔案保存環境達到一定標準；二是人事檔案管理要堅持保密原則，對于不能公開的檔案應該進行嚴格保密；三是建立相應的權限制度，以此來保護人事檔案，以求將人事檔案的潛在價值充分發揮出來。
3.優化人事檔案管理方法。在人事檔案管理方面，管理人員還應該不斷優化管理方法，不斷引入科學先進的管理方法來管理醫院人事檔案，這樣才能保證人事檔案的完整和安全。在歸檔方面，管理人員可以多采用復制技術、縮微技術等先進技術來進行輔助歸檔，并對檔案進行嚴格審核，保證歸檔的完整性和真實性。在整理方面，管理人員應該重視檔案整理各方面的完全性，不斷豐富檔案的內涵，不斷提高人事檔案的作用和價值，以滿足當前形勢對人事檔案的需求，減少“棄檔不用”現象的發生。
4.培養優秀的人事檔案管理人員。人事檔案管理工作的進行還有賴于專業人員素質的提升。醫院應該為人事檔案管理部門招聘專業的檔案管理人才，并且定期對檔案管理人員進行培訓，學習人事檔案管理方面的新技術和新知識，不斷豐富檔案管理人員的知識結構。同時，定期組織檔案管理人員進行經驗交流，多與其他醫療機構的檔案管理人員進行經驗交流學習，多借鑒優秀人事檔案管理工作的范例，多從中吸取管理經驗，從而不斷提升本院人事檔案管理的水平。最后，醫院還可建立相應的工作激勵機制，對表現突出的人事檔案管理人員進行獎勵，鼓勵人事檔案管理人員不斷提升自身專業水平，促進人事檔案管理質量的不斷提升。
5.推進醫療人事檔案管理的信息化。首先，應建立醫療人員電子檔案，將醫療工作者的人事信息上傳到數據庫之中，并加以統一、規范管理。在錄入信息時必須進行嚴格審查，確保信息的真實性、可靠性，防止信息失真。其次，應盡快建立和完善人事檔案數據庫，通過掃描儀、計算機等將醫療人事檔案資料轉換成標準、一致的格式，在內容方面，不僅要包含醫療工作者的文字資料，也要包括其工作照，從而提高檔案的利用價值，實現檔案的永久保存。此外，應建立人事檔案網絡化管理體系，如設立員工人事檔案局域網，并處理好局域網使用權和管理權問題，實現員工檔案信息的順利共享，使各部門能夠在局域網內查詢和檢索員工的檔案信息，提升信息獲取的速度和效率。
綜上所述，隨著人事改革的不斷推進，醫療人事檔案管理在當前也面臨著新的挑戰，面對醫療人事檔案管理中存在的問題，醫院管理人員應該積極應對，探索新的人事檔案管理模式，不斷改進人事檔案管理方法，不斷提高人事檔案管理水平，從而將人事檔案管理作用充分發揮出來，促進醫療衛生事業的不斷發展，充分發揮人才信息源作用。
參考文獻
第一節 財務管理制度
第一條 總則
1、為建立現代化企業制度，建立健全財務管理體系。根據《中華人民共和國會計法》、《企業會計準則》、《企業會計制度》特規定本財務管理制度。
2、本管理制度適用于公司所有人員在財務會計工作中必須認真執行本管理制度。
第二條 會計機構、會計人員的管理
1、公司設立計劃財務部作為會計機構。計劃財務部職責：在公司總經理的領導下，具體負責全公司的財務管理工作和會計核算工作；包括財務人員的管理，指導檢查各獨立核算工作，協助領導籌集資金、合理分配使用資金，做好與倉庫部的對賬工作。指導倉庫保管建帳、對賬。制定成本管理制度，做好財務分析工作。為公司領導決策提供各種信息資料，當好領導的參謀。
2、各崗位人員必須具備相應任職條件，持證上崗。
3、原材料庫、產成品庫的核算工作，由工作負責人負責業務管理倉庫保管員、統計員的調換工作，由計劃財務部會同有關部門辦理交接手續。
4、財務會計人員、倉庫保管員；實行定崗、定人、定責制度。
第三條 流動資產的管理
流動資產包括現金、各種存款、應收賬款及預付款、其他應收款、存貨等。
（一）現金管理
1、現金出納要認真執行《現金管理暫行規定》和有關《現金管理規定》要嚴格控制費用報銷和個人借款、對外付款等實行總經理一支筆簽字批準制度。要有經辦人員簽字和部門負責人審核并注明用途。總經理外出或因工作經營急需等特殊情況，經總經理授權的人也可簽批，但是總經理回來后補辦有關手續。
2、出納人員不得兼管有關債權、收入、費用的賬務登記工作和會計檔案的管理工作。
3、收付款憑證的內容必須完整、合法；報銷的憑證必須是國家印制的發票及單據，不得使用白條或其他不規范的憑證報銷各項費用憑證經審核后方可逐筆登記現金日記賬。
4、日記賬要逐日結出余額，并與庫存現金相核對。月末與總賬相核對。出現長短款且無法查明原因的長款歸公，短款由責任人賠償。
5、有關人員因公外出差時要做好出差登記，方可到計劃財務部預借差旅費。出差回來后的三天內及時到計劃財務部結
算，做到一次一清不允許跨月結算和幾個地方混合結算，對于前帳未清或跨月拖欠占用公款者，可按月息10%計收利息并扣發工資。
6、企業可根據業務量大小核定合理的庫存現金額2000元（一天零用量），當日收取的現金要及時送存銀行，不得留存超限額的過夜現金，以確保財產安全。
7、企業職工報銷費用時，出納人員要及時扣除各種借款，不允許職工長期占用企業資金。要做到上一張借條不清下一張借條不借，各種借款條月底必須入賬，以便及時處理賬務。
（二） 銀行存款管理
1、會計人員要認真執行《銀行結算辦法的暫行規定》，銀行支票等結算憑證和印鑒由兩人分開保管。
2、財務人員要嚴格銀行存款支出控制，銀行付款必須經總經理批準，手續齊備。不準攜帶空白支票外出，確保攜帶空白支票外出者，經領導批準。辦理領用登記手續，要建立支票領用登記薄。空白支票必須填寫日期并在預計金額位畫人民幣符號，因使用支票不當造成公司損失時，應由當事人承擔賠償責任。攜帶空白支票辦理結算后，要在當天將存根和有關憑證帶回，并到計劃財務部及時結算，不準將空白支票留存其他單位，凡前帳未清者不準再領用支票。
3、銀行存款日記賬逐筆逐日登記，每日結出余額，定期與銀行對賬單相核對，并編制銀行余額調節表，調整未達賬項。
出現長期未達賬項時要查明原因，上報領導。
（三） 應收賬款及預付款的管理
1、企業要根據經濟業務的內容和戶別設置應收賬款明細分類。即按債務人的具體名稱設置登記明細分類帳，不準一籠統的地名來代替、應收賬款的發生和確認必須有索取價款憑據（包括合同、收到條、欠款條以及經辦人員的保證書等）。
2、計劃財務部門要會同供應商、銷售部門建立健全的銷售商、供應商的戶口檔案。
3、各項債權、債務要定期進行清理核對，每年最少一次發函或派人核對，每季度末要編制賬齡分析表，并上報總經理。對發生的應收賬款、其他應收款、預付賬款等應收款項，按照誰經辦誰回收的原則，損失者或已采取各種必要措施確定無法收回的壞賬損失，由當事人按責任賠償相應損失后及時處理賬務。
4、收回的貨款要及時上交財務，如發生貨款已被私自挪用不交者交司法部門處理。
5、企業要嚴格控制內部職工的業務借款和生活借款，健全借款的審批制度，職工調離時計劃財務部應當與其他部門搞好各種債權債務的清算工作。
6、支付預付賬款必須有合同，協議書等書面文件，根據合同需預付賬款時必須經辦人簽字，經總經理批準后方可付款（若總經理出差可電話告知，得到允許后方可辦理預付款手
續，等總經理回來后補齊手續），并同時向計劃財務部提供有關合同協議書等有關材料。
（四）存貨管理
1、存貨是指企業所擁有或控制的，能以貨幣計量的為企業工作經營服務的流動資產。主要包括原材料、低值易耗品、在產品、半成品；原材料主要包括：主要原材料如：板材、鋼材、鋼管風機等；輔助材料如：螺栓、螺帽等；備品、備件、等等；福利勞保類如：掃帚、手套、毛巾、肥皂、洗衣粉等；其他類。
2、存貨的計價，按實際成本計價；
3、原材料的購入價格包括：買價、裝卸費、包裝費、運輸途中的損耗、入庫前的挑選費，市外運輸費、保險費及繳納的稅費等。
4、原材料的出庫以加權平均法計算出庫材料的成本。
（五） 原材料的購入
原材料的購入必須持有工作或倉庫、供應部門的購物申請單，經有關領導批準后方可到計劃財務部借款。嚴禁無計劃采購，超定額庫存。
1、物資管理部按采購申請單所購材料送達部門后，須持總經理簽字或總經理委托授權人簽字后得以采購。購回商品后持購貨發票、購銷合同（協議）、合格證書等同工作使用部門負責人進行質量檢驗，檢驗合格后簽發一式兩聯檢驗報告
單隨發票到倉庫部門辦理入庫手續。
2、倉庫部門在將材料驗收入庫前，應詳細核對發票所載名稱規格型號、數量與實際是否相符，同時對照檢驗單驗收確認，經檢驗合格后方可驗收入庫，填制材料驗收入庫單，并對無品牌的配件用口取紙載明名稱、規格、型號。
3、材料驗收入庫單一式三聯，一聯留存做為倉庫部門記賬憑證；一聯隨發票及采購單經總經理審批后到計劃財務部處理賬務；一聯供貨方證明。
4、對于貨以到發票未到的材料，倉庫部門可以根據檢驗單辦理臨時入庫，做好入庫材料臺賬登記工作，填制好一式三聯的估價入庫單。倉庫留存一聯據以入賬，一聯交財務處理賬務，月初用紅字入庫單沖回估價入庫，待發票到達時填制正式入庫單。
（六） 材料出庫管理
1、工作部門根據工作計劃和工程預算用料，開具領料單，由負責人填制內容要全面、真實、準確，領料單用途要根據工作計劃填清產品批號，作為歸集成本費用的依據，領料單一式三聯，成本會計一聯、財務一聯、倉庫一聯，超出預算或計劃的用料由工作部負責人簽批，月底報總經理審批。
2、月末成本會計根據材料領料單編制材料消耗匯總表，倉庫部門編制材料出庫匯總表，車間、倉庫與計劃財務部都要對賬，并核對相符。
3、產品入庫管理，車間產成品工作完畢要會同倉庫、質監部門填制檢驗合格單，倉庫據以填制產品入庫單。產成品入庫單一式三聯（注明工作批號）一聯倉庫記賬；一聯送交財務；一聯送交成本會計據以核算工資等各項考核指標。
4、產品出庫管理，倉庫部門根據蓋有財務成本會計專用章的發貨單或提貨聯據以發貨同時在出門聯簽字，保衛人員只有見到蓋有成本會計專用章并且有倉庫人員簽字的出門聯方方可對車輛與運輸貨車檢查放行。月末時由保衛人員將提貨聯、出門聯匯總，于每月30日前到計劃財務部核對相符后據以存檔。
5、倉庫部門要做到見單付貨，及時登記有關賬簿，設立材料、產品收發、存貨明細賬、暫收貨臺賬，嚴禁白條頂庫現象。
6、月末在產品的管理，月末工作部和成本會計要搞好在產品或自制半成本品的盤點登記工作，及時編制報送盤點登記表，確保月末成本核算的真實性和準確性。
7、凡大宗原材料都要簽訂購銷合同，使用票據結算，各種材料采購驗收入庫后，不論是否付款都要在入庫時填制入庫單，將發票或入庫單交財務處理賬務，以便真實反映各項債務以免出現帳外資產。
（七） 低值易耗品的管理
1、各部門領用低值易耗品一律采用五、五攤銷法計入成本
費用。對于能多次周轉使用或長期使用的低值易耗品；如辦公用品（桌、椅、檔案櫥等）、各種工具等，必須在領用時由部門負責人負責簽批，綜管部按部門人員進行登記，并建立在用低值易耗品登記簿，做到誰使用誰負責，誰丟失誰賠償原則。
2、企業應加強對已銷產成品退貨、返修制度的管理，建立完善的退貨、返修審批制度。實行退貨返修產品責任倒查制度，屬于工作部門、銷售部門或安裝、運輸部門、倉儲部門的責任查證屬實，落實賠償份額（原則上責任全額賠償）。已開具增值稅發票的貨物退回的，必須有購貨方當地稅務機關開具的退貨證明，否則不予辦理退貨手續。
3、企業存貨必須定期或不定期盤點，最少在年中、年末進行兩次財產全面清查，對盤盈、盤虧或報廢的存貨，要分類填制盤盈、盤虧表，對于出現盤盈、盤虧的材料要及時查明原因，報總經理批準后及時調整賬務，以保證賬實相符；對于盤虧的貨物能查明原因的由當事人負責賠償。
（八）委托加工材料的管理
1、公司設置“委托加工材料”會計科目核算外協加工材料成本、加工費、運費、裝卸費等實際成本費用。
2、企業需要外加工材料時，必須辦理有關出入庫手續，由業務經辦人員到財務成本會計開具外出加工材料通知單，通知單一式三聯，財務一聯，倉庫一聯據以發貨，受托單位一
聯。財務、倉庫、應設立專帳，月底核對。
3、業務人員到受托單位后，應將外出材料加工通知單交由受托單位簽收后帶回交給計劃財務部成本會計。
4、外出材料加工完畢后，由業務經辦人員持發票到使用部門檢驗后由倉庫部門辦理委托加工材料驗收入庫手續，然后持有關單據到計劃財務部辦理報賬及核銷事宜。
5、委托加工材料的買價加工費、運費以及有關稅金等計入委托加工材料成本實際收回數量，重新計算入庫單價。
6、委托加工材料原則上要與受托單位簽訂委托加工合同（協議）以明確價格、質量、交期等責任。
7、氧氣、乙炔等出入庫手續，按原材料的有關出入庫手續辦理。
8、因特殊原因臨時借用工具或材料，屬工作用，由工作負責人簽批。不得帶出大門以外，需帶出時需注明用途、經辦人、地址、及歸還日期。因業務需要或其他非工作需要材料出庫實行總經理簽批制。
第四條 成本費用的核算管理
（一） 本公司按照制造成本法核算產品成本；
（二） 本公司產品按工程訂單工作，以工作部下發的工作通知單為核算依據。
（三） 核算方法結合分步法進行成本核算；
（四） 工作部要與計劃財務部積極配合，產品工作通知單
應按購貨單位、產品規格、型號下發工作批號。車間負責人以工作批號填制領料單來領用原材料，月末以工作批號為基本單匯總原材料和人工的消耗，制定有效措施將工資與產量、質量聯系起來提高勞動效率，降低材料和人工的消耗，逐步實行目標成本管理，加強對成本的比較與分析，為創造一個高效、低耗的企業奠定良好的基礎。
（五） 成本與費用要按權責發生制原則進行計提，要正確劃分和核銷各項成本費用，嚴格按規定的核算內容和要求跨期使用攤銷賬戶（待攤費用、預提費用）
（六） 企業制定合理完善的定額費用和報銷制度，本企業的管理費用、銷售費用、財務費用都要按規定進行明細分類核算，并進入當期損益。
（七） 有關費用報銷程序按照財務報銷制度執行；
（八）已銷售產品的降價，必須由總經理等有關領導簽批后方可到計劃財務部辦理出、沖賬手續。
第五條 財務報表、會計科目和發票的管理
（一） 根據會計工作一致性和可比性原則，本公司結賬時間為每月30日下午4：30分為結賬時間，資產負債和損益表及有關附注報表應于次月8號前上報公司總經理及有關部門。
（二）企業內部各分公司，應分別獨立核算，自負盈虧, 各企業之間要實行嚴格的財務制度，嚴禁混報亂報費用現象。企
業之間往來帳可設“內部往來”科目核算有關經濟業務企業的資金、物資往來要辦理有關轉賬手續
（三） 公司所有購進貨物，原則上200元以上都要取得增值稅專用發票，支付水電費、運輸費用和維修費盡量取得專用發票結算，不得白條頂替。
（四） 企業收入庫單、收據等有關憑據采取領用登記制度，用完的有關單據存根及時交回計劃財務部，計劃財務部要認真檢查，憑就本領用新本不得亂領用有關單據。
（五） 銷貨發票（含普通發票、增值稅專用發票、）要專人到稅務機關領取，開票、制單、保管、登記實行專人負責制。計劃財務部門要建立健全有關票據的登記制度，嚴禁向非購貨單位開具發票。
第六條 會計檔案管理
（一） 計劃財務部要搞好會計檔案的管理工作，財務應于每月月末將有關會計憑證等會計檔案裝訂成冊，做好封面整理入檔。
（二） 計劃財務部建立會計檔案目錄，嚴格檔案調閱手續。
（三） 企業財務人員、保管員調動工作時必須辦理會計檔案移交手續、移交清單分清前后責任，確保會計檔案的連續完整。
（四）會計檔案的保管年限：1、會計憑證類 15年
2、現金、銀行存款賬簿 20年
3、輔助賬簿 15年
4、固定資產 5年
5、季度財務報告 3年
6、年度財務報表（決算） 永久
7、會計移交清冊 15年
8、會計檔案保管清冊 永久
第七條 附則 本管理制度由公司計劃財務部負責解釋
第二節 費用報銷制度
第一條 為了公司日常費用管理力度，確保公司各部門更好開展工作，有效節約成本，特制定本制度。
第二條 部門職責
1、計劃財務部：根據留存的各部門管理費用的范圍、額度，
對費用申請單、報銷憑證進行審核，辦理現金預借、報銷或付款。
2、銷售部：應對本部門管理費、差旅費的申請及報銷進行初審，其中涉及到的辦公費用、員工費用、車輛費用，由行政后勤部復審后交計劃財務部審核報銷，其余直接由計劃財務部審核報銷。
3、行政后勤部：負責辦公費用、員工費用及車輛費用的復審及制定相關管理辦法。辦公費用包括通訊費、辦公用品費、房屋租金、水電雜費、保險費等；員工費用包括培訓費、招聘費、工作餐費、加班補貼、異地工作補貼等；車輛費用包括車輛修理費、油費、養路費、車輛保險費、驗車費等。
第三條 審批權限
費用審批分為申請審批和報銷審批。
1、技術部門申請審批
1）人民幣300元以內（含300元），須由部門長簽字、總監最終審批。
2）人民幣300-3000元（含3000元），須由部門長初審、分總監最終審批。
3）人民幣3000-5000元（含5000元），須由部門長初審、分管總監審核、總經理助理最終審批。
4）人民幣5000元以上，須由部門長初審、分管總監審核、總經理最終審批。
2、后勤部門申請審批
1）人民幣300元以內（含300元），須由部門長簽字、總監最終審批。
2）人民幣300-2000元（含2000元），須由部門長初審、分總監最終審批。
3）人民幣2000-5000元（含5000元），須由部門長初審、分管總監審核、總經理助理最終審批。
4）人民幣5000元以上，須由部門長初審、分管總監審核、總經理最終審批。
3、技術部門報銷審批
1）人民幣300元以內（含300元），須由部門長簽字、總監最終審批。
2）人民幣300-3000元（含3000元），須由部門長初審、分總監最終審批。
3）人民幣3000-5000元（含5000元），須由部門長初審、分管總監審核、總經理助理最終審批。
4）人民幣5000元以上，須由部門長初審、分管總監審核、總經理最終審批。
4、2、后勤部門報銷審批
1）人民幣300元以內（含300元），須由部門長簽字、總監最終審批。
2）人民幣300-2000元（含2000元），須由部門長初審、分
總監最終審批。
3）人民幣2000-5000元（含5000元），須由部門長初審、分管總監審核、總經理助理最終審批。
4）人民幣5000元以上，須由部門長初審、分管總監審核、總經理最終審批。
第四條 費用報銷流程
1、費用發生均應事先申請，按各類費用具體管理辦法的要求填寫《費用申請單》，由費用發生部門或分管總監對所轄范圍先進行申請審批。
2、費用申請需辦理現金預借的及申請轉賬支票的，填寫《借款單》；連同《費用申請單》由計劃財務部審核，計劃財務部按上述審批權限授權審批后辦理借款。
3、差旅費：員工出差需事先填寫《出差申請單》，經部門或分管總監進行申請審批, 并按費用審批程序授權審批后辦理預借現金。
4、應酬費：員工對外發生的交際應酬費，應事先填寫《招待客人申請單》，經部門或分管總監批準后方可進行。
5、培訓費：由申請培訓部門申報預算，并經部門負責人或分管總監進行申請審批，借款或報銷時憑批件辦理。
6、車輛費用：車輛修理費、油費、養路費、車輛保險費、車輛稅金、驗車費等車輛費用需要行政總監審批。
第五條 費用審核
1、費用經辦人原則上應在費用產生后的5個工作日內填制報銷憑證，履行報銷手續，當月費用在每月28日辦理報銷，特殊情況可另行處理。
2、現金報銷需填寫《費用報銷單》，并附真實、合法、完整的原始憑證（在背面注明人員、用途、原因和發生的時間），如有費用申請，應附經批準的《費用申請單》。
3、報銷憑證根據對應的金額，依照相應的審批權限，經相關領導審核簽字后，方可提交報銷。經本部門審核或經管理部門復審的報銷憑證，可提交計劃財務部門審核報銷。
4、費用審核原則上應在收到報銷憑證3個工作日內完成，審核完畢由審核人簽名。
5、審核內容包括：費用報銷是否經費用產生部門長審核、分管總監審批；需管理部門復審的費用是否已經審核；報銷內容是否符合公司規定，報銷憑證是否真實、合法、完整，內容是否真實、書寫規范、金額準確、印章齊全的要求；審批權限是否在合法授權范圍及額度內。
6、在審核中發現手續不完備，憑證缺失、填寫錯誤等不符處，審核部門應退回，由經辦人補辦后重新提交審核。
第六條 差旅費報銷
1、出差費用使用公司《差旅費報銷單》，按照費用項目：機車船費、住宿費、公交費、其他雜費等分類。
2、差旅費報銷單應正確填寫出差日期、路線、乘坐工具、
各項補貼、金額及其他項目，報銷所附票據，必須保留有效日期即始發和終止時間。
3、員工出差回公司三天內必須報銷賬目。報銷單據填寫后先由部門部長審核簽字，再送財務審核無誤后經總經理簽批后到出納員報銷結算。
第七條 原材料采購報銷
1、原材料采購需先填寫采購計劃或借款單，報請總經理簽批后，財務方可辦理（予付貨款）付款。
2、原材料采購完畢后需倉庫保管員驗收入庫，經手人持原材料入庫單及發票到財務辦理結算或付款。
第八條 零星采購及維修費用報銷
1、工作經營過程中需零星采購物品時，應先填借款單，總經理簽批后財務付款，采購完畢交于倉庫管理員，經驗收核實后倉庫管理員簽字，經手人持驗收單及發票經總經理簽批后，財務審核無誤，出納辦理付款或結算。
2、維修費用報銷應由經手人持維修清單及發票，總經理簽批后到財務審核、報銷。
第九條 運費報銷
1、原材料運費報銷應填寫運費清單。內容包括運輸單位名稱、原材料名稱、數量、運費單價、里程、金額，經手人持運費清單及發票由倉庫管理員簽字、采購員簽字。經總經理簽批后，到財務審核無誤后由出納員付款結算。
2、按銷售合同應由公司承擔的運費，由業務員填制借款單及運費清單，運費清單要填寫具體：銷售單位名稱、地址、產品數量、運費單價、金額、運輸單位名稱、時間，經部門主管簽字后，總經理簽批后到財務審核、報銷結算。
第十條 招待費報銷
1、公司招待客人應由負責人填寫報銷單，經總經理簽批后到計劃財務部報銷。
2、銷售部門在銷售過程中發生招待費應由業務員簽字，主管經理簽字，總經理簽批后到財務審核后報銷。
第十一條 報銷管理
1、費用報銷單應嚴格按公司要求妥善貼好，不符合標準，或填報單據不符、金額不符、重復報銷，一律退回不予報銷。
2、所有報銷費用經逐級審批后，必須由經手人親自領取貨幣資金，杜絕代領代報，計劃財務部有權拒絕代領代報。
3、每人每次報銷費用只允許填寫一份費用報銷單，不允許填寫多張費用報銷單，以此杜絕辦公用品的浪費。
第三節 倉庫管理規定
第一條 驗收入庫程序
1、物資到公司后，由倉庫管理員依據清單上所列的名稱、
數量進行核對、清點，經使用部門或申請采購人員及倉庫管理員對質量檢驗合格后，方可入庫。
2、對入庫物資核對、清點后，采購人員及時填寫入庫單，經倉庫管理員簽字，再由計劃財務部部長審核后簽字；入庫單由倉庫管理員、計劃財務部各持一聯做賬，采購人員持一聯做清款報銷憑證。
3、技術部因工作需要，按照入庫程序辦理入庫登記，倉庫管理員將入庫單第三聯交于計劃財務部，作為核算費用依據。
4、倉庫管理員要嚴格把關，有以下情況時可拒絕驗收或入庫：
(1)未經總經理或部門主管批準的采購；
(2)與采購審批表中不相符的采購物資；
(3)與使用要求不符合的采購物資；
(4)質量不符合要求的物資；
(5)因工作急需或其他原因不能形成及時入庫的物資，倉庫管理員要到現場核對驗收，并及時補填《入庫單》。
第二條 物資保管
1、物資入庫后，需按不同類別、性能、特點和用途分類、分區存放，做到“二齊、三分”。
(1)二齊：物資擺放整齊、庫容干凈整齊；
(2)三分：分類、分區、分庫。
2、倉庫管理員對常用或每日有變動的物資要隨時盤點，若
發現誤差須及時找出原因并上報計劃財務部部長。
3、庫存信息要及時呈報。呈報周期分為：月報表、季度報表、年度報表；須對數量、文字、表格仔細核對，確保報表數據的準確性和可靠性。
第三條 物資出庫程序
1、倉庫管理員憑領料人的出庫單如實發放，若出庫單上主管未簽字、字據不清或被涂改的，倉庫管理員有權拒絕發放物資。
2、倉庫管理員根據進貨時間必須遵守“先進先出”的原則。
3、倉庫管理員隨時掌握庫內物資情況，發現物資不足時，倉庫管理員應及時通知計劃財務部部長，并按要求填寫《采購審批表》，經批準后交由物資管理部采購；試劑庫內的化學試劑由試驗室人員根據實際使用情況及時做好采購計劃。
4、任何人不辦理出庫手續不得以任何名義從倉庫內拿走物資，倉庫管理員有權制止和糾正出庫時的不良行為。
5、以舊換新的物資一律交舊領新。
6、出庫時間規定如下：辦公用品和日常用品出庫時間定為每周二、四的上午10：30—11：00，下午3：30—4：00；化學試劑可根據每周的工作提前領取，特殊情況除外。
第四條 由于工作更改而引起領用的物資剩余時，應及時退庫并辦理退庫手續。
第五條 公司倉庫具體分為試劑庫、辦公用品庫、綜合庫、
服裝庫。
第六條 安全衛生
會計電算化檔案管理對于各基層單位來說是重要的基礎工作。實現會計電算化后，會計檔案具有磁性化的特點，因此認真分析會計電算化檔案管理中存在的問題，對提高各單位的管理水平有著重要意義。
一、會計電算化檔案管理中存在的主要問題
從傳統的手工會計系統轉變為會計電算化系統后，許多方面都發生了變化，這給各單位的會計工作帶來了新的要素，從而在會計電算化檔案管理中也產生了一些相應的問題。
（一）會計電算化檔案管理內容不全
我國自開展會計電算化以來，實現會計電算化的單位數量很多，但多數單位真正運行時間較短。有些單位為了適應會計電算化系統技術環境、制度環境的變化，對會計軟件進行了升級，而原有的會計軟件及相關資料未能及時進行整理歸檔。這樣，這些會計檔案資料就得不到利用，而且這也不符合控制制度的要求。隨著時間的推移，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。
（二）會計電算化檔案損壞嚴重
很多單位在實現會計電算化后，認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，所以會計檔案管理的制度仍沿用手工系統的制度，對保管會計檔案的環境沒有采取任何改善措施，致使防塵、防潮、防毒、防磁的要求得不到解決。由于灰塵過多，使得很多存儲設備無法正確讀出數據或根本無法打開；由于環境潮濕，使得存儲設備變形、發霉；作為保存各種重要數據的存儲設備在多次借閱中，被多次進行讀數據的操作，造成了存儲設備的自然損壞，而使數據無法讀出。這些情況都造成了會計電算化信息系統檔案的人為破壞。
（三）輸出材料達不到規定的保管期限
利用計算機進行會計核算的單位應保存打印輸出的紙介質會計檔案，如憑證、日記賬等，這些會計檔案的保管期限為15年或永久保存。會計業務與其他業務相比，有時又有特殊性，如一次多份輸出，手工系統是通過復寫紙來實現的，那么在資金有限的情況下，考慮到這種特殊的業務需求，在會計電算化系統構建時，在選擇打印機時應以針式打印機為首選，而針式打印機輸出的材料在6、7年后，有的就字跡不清了，起不到檔案資料的作用。
二、加強會計電算化檔案管理的措施
針對上述存在的問題，各單位應采取相應措施來加強對會計電算化檔案的管理，從而提高單位的管理水平。
（一）要統一思想認識
會計電算化與手工會計系統相比，有許多不同，應當在各單位中統一思想認識。因此對于實現會計電算化的單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立。不少已實現會計電算化的單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的認識，因此，應當進一步提高會計電算化檔案管理者的素質，把信息化檔案資料的管理落到實處。
（二）注重硬件環境管理
對于會計電算化系統來說，應提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫。在擁有針式打印機的同時，再配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以便輸出的紙質會計檔案符合保管要求。選用功能符合本單位實際管理要求的會計軟件，最好是具有會計檔案管理功能的會計軟件。加強會計電算化系統的安全管理，注意進行定期的補丁維護、數據備份，盡量避免因計算機病毒等不安全因素而導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
（三）建立有效的會計電算化檔案管理制度
在進行會計電算化檔案管理時，應注重有效管理制度的建立，這對于其管理工作會有事半功倍的效果。
1.建立有效的檔案歸檔制度
會計電算化檔案不但包括原有手工的相應檔案資料，也包括會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。未打印成書面形式輸出之前的會計數據，應妥善保管其電子形式的數據并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
2.建立有效的借閱制度
任何人在借閱會計電算化檔案時，需經財務部門負責人批準，按照本單位會計電算化檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；單位外部人員借閱本單位會計檔案時，要特別注意，必須經主管領導、財務部門負責人批準方可。
3.建立有效的檔案保管制度
在制定會計電算化檔案保管制度時，應依據國家有關的檔案法規、檔案標準等來進行。在進行數據備份時，應選擇優質的存貯介質進行會計檔案數據備份，做好防潮、防塵、防磁、防腐蝕工作；對用來進行數據備份等的電子會計檔案要標明時間、文件內容、負責人員等，并制作檔案管理文件卡片。
4.建立有效的檔案備份制度
對于各單位的會計電算化檔案，應由相應負責人定期將會計數據備份到磁性介質中。由于磁性介質的特殊性，相應管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期復制、檢查，以防止會計信息丟失。同時要建立相應的登記簿，記錄備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。
5.建立有效的檔案權限調用制度
在各單位中，不同的人對會計電算化檔案資料應有不同的使用權限，因此對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。一般數據，可較大范圍共享；保密程度較高的數據，只能供一定范圍內的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，應只有單位的主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣分權設置，可以在一定程度上保證會計電算化檔案的安全性，減少人為修改的可能。
（四）加強復合型人才的培養
【關鍵詞】檔案；綜合管理
企業的不斷改革和發展，檔案在標準化、規范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產服務，還有很多需要研究和解決的實質性問題。下面，筆者就此略談粗淺幾點認識。
1 企業檔案存在的問題
1.1企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則
企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒有長期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。
1.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序
當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
1.3 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造
目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是,領導重視不夠,雖有微機和檔案網絡,但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。
2 檔案工作存在問題的解決對策
檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，通過加工整理才能更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業發揮著不可磨滅的成績。要充分發揮管理的作用，才能使之更好地為企業中心工作做好服務。
2.1 完善管理制度,做到“五個統一”
抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組，協調各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到廠長辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結，平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協調發展，檔案部門做到統一領導、統一制度，統一規劃計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。
2.2 檔案工作要有計劃和目標
檔案工作要想取得長遠的發展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發展規則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今數碼技術及網絡發展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實際的工作計劃。
2.3 加強檔案基礎工作，按時完成上級部門的檔案工作。
在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規定的各項工作要嚴格執行，按時完成。
2.4 加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規定，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序要做出明確規定。
檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業務素質和工作能力，加大檔案業務培訓工作開展的力度，一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業培訓班，舉辦檔案管理培訓班 ，新人進入要進行崗位培訓。二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案管理工作達到規范化。三是鼓勵檔案人員自學，要崗位成長，要為檔案人員訂購關于檔案的有關刊物，鼓勵專（兼）職檔案員開展自學活動。四是加大檔案工作規范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進檔案工作管理水平。
2.5 搞好檔案的信息化建設，促進檔案資源的充分利用
運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新：（1）要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；（2）借助系統本身的局域網絡，開發網上檔案業務，實現檔案信息資源共享。
2.6 增大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識
論文摘要：計算機在會計領域的普遍應用，使得企業單位的會計核算工作越來越多地被計算機所取代。會計計算機化成為促進會計工作規范化和現代化的一種重要手段和會計工作發展的一個新的研究課題。
論文關鍵詞：會計檔案管理企業單位會計工作規范化電算化會計核算工作計算機化會計領域現代化
一電算化會計檔案的特點
會計電算化就是以電子計算機為主的當代電子枝術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。其特點如下：
1、載體的變化。根據《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案。這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。
2、電子會計檔案載體性質的特點。電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素影響。
3、電算化會計檔案在工作中的特點。在傳統的手工操作條件下，在工作中具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后，才能借助計算機進行會計核算處理。這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是電算化會計運行的前提條件，又是保證電算化會計正常運轉的查詢資料，所以，必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。
4、電算化會計工作對工作人員素質的要求。電算化會計檔案管理要求從事人員不僅要熟悉計算機操作和維護知識，同時，對個人安全操作使用提出了新的需要。
二、當前企業電算化會計檔案管理中存在的問題
1、會計檔案載體的雙重性。企業領導和財會人對會計電算檔案的組成內容不甚了解，一些企業只將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響了會計檔案的完整性。
2、電算化會計檔案性質延伸的問題。有的企業沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3、管理制度不完善。沒有完善的管理制度和工作人員的職責，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象可能會發生。
4、缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才。一般單位只注意到對會計人員的培訓，忽視對計算機和網絡的維護。
三、改善電算化會計檔案管理的方法
1、完善硬件設施。提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，作為紙質會計檔案的輸出工具；選用功能符合本單位實際業務的電算會計軟件，強化系統安全防護功能，如對聯網電腦進行定期的補丁維護，避免會計檔案泄密或被人為修改。
2、完善電算化會計檔案管理制度。一是建立電算化會計檔案歸檔制度。會計電算化工作開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應作為會計檔案保管。會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并備份。二是建立電算化會計檔案的保管制度。選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放。做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作。按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。三是建立嚴格的借閱制度。查閱會計檔案，要嚴格辦理借閱手續。四是建立定期備份制度。
電算化會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。五是建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案要規定不同的使用權限，保證電子檔案的安全性。
【關鍵詞】規范化管理；醫療保險；業務檔案；措施
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-040-02
醫療保險是建設有中國特色社會主義保障體系的重要組成部分，對于構建和諧社會起著重要作用，醫療保險檔案管理是具體落實國家醫療保險政策重要手段和方法，醫療保險檔案管理的適當與否、效率的高低都直接關系到每個參保人員的切身利益，影響著醫療保險事業的健康發展。近年來興化市醫療保險管理處以《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（以下簡稱《規定》）的頒布實施為契機，克服種種困難，從加強隊伍建設、加強檔案基礎建設、健全體制機制等方面加強了醫療保險檔案管理，提高了檔案管理水平。
一、歷史背景
興化地處蘇中里下河腹地，是一個農業大市、人口大市、經濟薄弱市，城鄉居民有150多萬。早在2006年，市政府著眼管、辦分離，醫、保制衡，將新農合經辦職能由衛生部門劃歸勞動保障局，與城鎮職工醫保、城鎮居民醫保一起統一由興化市城鎮職工醫療保險處經辦，三大醫療保險從而初步實現了“管理并軌”，但問題也隨之而來，尤其是檔案管理方面的問題，主要表現在：一是專業人員缺乏，當時三大醫療保險參保人數有140多萬，而工作人員只有20多人，根本抽不出人手專門管理醫療保險檔案，檔案管理都是由各股室人員兼任；二是辦公場地擁擠，沒有專門存放檔案的庫房，業務檔案資料散放在各業務股室，極易造成丟失或損毀；三是沒有建立檔案管理制度，管理標準不明確，缺少有針對性和可操作性的業務檔案分類方法和歸檔范圍標準，業務檔案主要根據工作慣性來開展，如對重要的公文、財務檔案相對規范，對參保登記、特遇審核、社會保險賬戶管理等環節的業務檔案管理不夠規范；四是經費保障不足，可調劑的業務檔案管理經費極少，只能用于購買檔案柜、卷宗、卷盒等最基礎的設施和物資。
二、加強檔案管理的措施
2009年7月《規定》頒布實施后，領導意識到了醫療保險檔案是參保單位和參保人員履行繳費義務和享受醫療保險權益的原始憑證，是醫療保險經辦、管理和服務工作的客觀記載，是醫療保險經辦機構落實對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的基本前提，是研究醫療保險事業運行軌跡和發展規律的珍貴史料；認識到醫療保險檔案管理是加強醫療保險經辦管理服務最重要的一項基礎性工作，于是將醫療保險檔案管理工作定位于“醫療保險經辦最重要的基礎管理工作，加強經辦能力建設重點工作”，將檔案管理工作與業務經辦工作同時部署，采取了以下措施加強醫療保險檔案管理，使得我市醫療保險事業取得了健康、長足的發展。
（一）加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員素質，提高醫療保險檔案管理水平
醫療保險檔案管理工作是一項政策性、業務性很強的工作，要求檔案管理人員必須具備較高的政治思想素質、較強的專業技術知識和熟練的操作技能。因此我們首先在選配專兼職檔案管理人員時嚴把入門關，力求把精通業務、工作扎實、善于協調、敢于管理的干部調配到檔案管理崗位，目前已有專職檔案管理人員5人，學歷均在大專以上；其次，針對部分人員缺乏經驗、檔案業務不熟的實際，先后派到泰州市人力資源和社會保障局、市檔案局參加崗位培訓，學習檔案的專業理論、法律基礎知識，以及醫療保險業務檔案歸檔范圍、管理流程和軟件操作等，有效地增強了檔案管理人員的業務素質和專業技能；最后還多次組織醫療保險檔案人員到省廳、泰州市參觀學習，派員參加全國檔案學會的學術研討活動，了解最新檔案管理理論和管理技術設備，提高認識，開闊眼界。
（二）夯實基礎建設，全面推進檔案安全集中管理
檔案管理最重要的是確保安全，要不斷加大資金投入，完善檔案用房，特別是檔案倉庫的基礎建設，擴大庫房面積，全力推進檔案集中管理。為確保檔案存放安全，我們按《檔案室建設規范》，將原技工學校用房進行了改造，為檔案用房安裝了防護門窗、監控設備、消防器材、密集架等，配備溫濕度測量、除濕、空氣調節、滅火等設備，將原散放在各股室的醫療保險業務檔案進行集中管理。
（三）從建章立制入手，促進醫療保險檔案管理工作規范化
制度建設是檔案工作的基礎，加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，使檔案管理工作朝著規范化、制度化方向發展，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。為此我們在2010年7月制訂了《興化市城鎮職工醫療保險管理處檔案管暫行規定》，建立、健全了檔案收集、整理、移交、保管、利用、統計、銷毀等方面的檔案管理制度；2011年5月制訂了《興化市城鎮職工醫療保險管理處檔案歸檔范圍和保管年限》，明確了檔案分類方法、歸檔范圍標準和保管年限。
（四）強化檔案管理先進辦公意識
基層檔案管理工作是整個檔案工作中的一個重要組成部份，是真實再現基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案管理工作，意義十分重大。但筆者根據近些年的工作實踐以及通過調查了解，發現在基層檔案管理工作中，還存在著檔案意識不夠強、檔案管理機制不健全、檔案管理人員素質還不高等方面的問題。這些問題的存在，不僅嚴重影響了基層檔案的工作質量，而且關系到了檔案事業的長遠發展。因此，筆者提出了改進基層檔案管理的手段和方法，旨在促進基層檔案事業的健康發展。
一、目前基層檔案管理工作中存在的主要問題
1、檔案意識不強，領導重視不夠。基層單位的檔案工作不能與其他工作同步規劃、同步發展，這是普遍存在的問題。有些單位領導干部的檔案意識薄弱，認為檔案工作可有可無，不重視也無關緊要，更認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性等等。這嚴重影響了檔案事業的發展。
2、檔案室管理機制和設施不健全。有的基層單位的檔案室沒有指定專人管理，管理制度也落實不到位，管理設施不健全，分管領導不過問;有的單位沒有獨立的檔案室，和行政辦公室在一起;有的檔案室里堆放單位的各種雜物象“倉庫”;有的檔案室被擠占，裝具不足，不能統一保管檔案，文書財會檔案立卷后各行其是。這既給檔案保管和利用帶來了諸多不便，又對安全保密工作留有隱患。
3、管理人員更換頻繁，專業知識不高。由于一些基層單位對檔案工作重視不夠，檔案管理人員還存有一身兼多職，沒有時間系統學習檔案業務知識，加之更換頻繁，使許多檔案管理人員沒有長遠的思想觀念，更談不上談鉆研檔案業務知識，所以檔案業務知識貧乏，管理水平跟不上，很大程度上制約了基礎檔案管理工作水平的整體提高。
二、做好基層單位檔案管理工作的建議
1、加強基層檔案管理領導。領導重視是做好檔案室管理工作的前提。因此，作為基層單位的領導必須把檔案管理工作納入全年工作的重要議事日程，并擺在更加突出位置，與其它工作同部署、同考核，考核結果作為年終個人評優評先的重要依據之一。同時，不斷加大檔案工作的宣傳力度，增強全員檔案意識，使廣大人民群眾真正認識檔案工作的意義和作用，積極支持檔案工作，促進和提高基層檔案室的建設工作。
2、提高檔案管理人員素質。提高工作人員素質是做好檔案管理工作的基礎。因此，要不斷加強業務人員素質教育，確保基層檔案管理的持續發展。一要加強業務培訓。檔案管理是一項專業性很強的工作，當一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業理論知識。只有通過專業培訓、繼續教育，才能不斷提高檔案管理業務水平。二要提高管理能力。檔案管理人員要深入實際，親自實踐，掌握本部門檔案信息需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，不斷研究探索檔案管理工作新思路，提高檔案室的管理水平。三是樹立敬業觀念。從事檔案工作的管理人員要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，嚴守黨和國家的機密，恪守工作紀律，要有高度的責任心和使命感，熱愛自己所從事的檔案工作，樹立全心全意為人民服務的思想，甘當默默無聞的奉獻者，真正體現出檔案人所具備的良好素質。
3、完善檔案管理機制。建立檔案管理機制，是做好檔案管理工作的重要保證。因此，要建立健全各項管理制度，做到檔案管理的各個環節都能依章行事。一是建立檔案收集、歸檔、利用、保管等制度，制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等相關規定。把分散在科室和個人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統一設專人管理與利用。做好檔案借閱登記、利用效果登記等各種登記，要手續齊全。二是基層檔案員更換時，要嚴格遵守交接規定，檔案管理人員交接前要清點檔案室的各類檔案，嚴格辦理交接手續。避免檔案移交給綜合檔案館時出現多卷少卷、責任不清等問題。三是把這些制度和規定納入崗位責任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，不斷推進基層檔案管理工作走向規范化、科學化、標準化。
4、改善檔案管理條件。改善工作條件是做好檔案管理工作的必要手段。因此，要不斷加強檔案管理工作的軟硬件建設，實現基層檔案事業的持續發展。一是設立單獨檔案室，做到專人管理。二是要加大資金投入力度，購置檔案管理必要的現代化電子設備，快速進行高效率的檔案信息處理。以極快的速度準確讀入、存儲和輸出數據。檔案事業發展要與社會發展同步，在信息技術高度發展的現代社會，檔案管理工作必須依靠現代科技，才能實現與辦公自動化水平的提高相協調，才能使基層檔案室管理工作不斷邁上新臺階。
（作者單位：南宮市檔案局）
