時間：2023-05-31 09:42:24
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇機關單位檔案規范化管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、檔案室為誰整理檔案
檔案室為誰整理檔案？至今都沒有一個明確的答案。在每年的業務指導工作中，總會有人對按照進館標準整理檔案的方法提出質疑：這種方法真的便于保管和利用？雖然這種檔案整理方法能夠最大限度地保持檔案文件之間的歷史聯系，但它遠不如按文號整理來得方便。這就不得不讓人們思考檔案室究竟在為誰整理檔案？為方便誰利用整理檔案？即使按進館標準整理檔案的方法無法證明其科學性和實用性，檔案室也不能按自己的整理方法整理檔案，即便是不需要移交檔案館的檔案。很顯然，檔案室不是在為本單位整理檔案，而是為檔案館整理檔案。
二、檔案室該為誰整理檔案
檔案室應該為本單位整理檔案，還是應該為檔案館整理檔案？從《機關檔案工作業務建設規范》內容看其規范的檔案整理都是為檔案館管理檔案規定的。它對檔案整理的案卷質量要求完全是按照進館要求來規范的。檔案館接收進館檔案往往都制定有檔案館接收檔案標準的《規定》或《辦法》。這些《規定》中都對檔案整理的質量和規范有詳細的要求，并按要求整理好，達不到標準的不予接收。這分明是在說檔案整理是為檔案館整理。但是《河南省檔案局實施細則》第十三條規定：“歸檔文件實行兩套制。一套按《規則》進行文件級整理；一套按不同發文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發文匯集，封面上不標注保管期限。”這足夠引起我們的深思！
檔案室是機關的內部組織機構，是機關為適應檔案管理的自身需要建立的一種專業組織。檔案室的重要任務是服務于本機關。顯而易見，它的服務方向、對象、范圍必然基本局限于機關單位內部，它的基本功能是為本機關單位收集、整理、保管、提供利用本機關單位產生的檔案。當然它也有為國家積累檔案的義務。但是，它首先為本機關單位整理檔案，其次為國家檔案館積累檔案。機關檔案室和檔案館也只是移交檔案的關系。機關檔案室在整理檔案時是以方便單位內部的保管利用為標準的，檔案室完全有權選擇自己整理和管理檔案的方式。檔案室移交的檔案，只要收集的齊全，有目可查，就已經算是經過規范整理了。很顯然，檔案室應該為本機關單位整理檔案。
我們不得不承認：有相當多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門的一項繁重而主要的工作。如果站在我們設計的由文書（業務）部門整理檔案的角度看，整理檔案更應該是為本單位了。文書（業務）部門，不是檔案部門，與檔案館（局）沒有任何關系。就沒有必要按照檔案館整理檔案的方法整理檔案。
三、幾點思考
（一）理清幾個問題
1.標準的問題。要認清檔案部門的標準性質，檔案部門的標準基本上都是推薦性標準，而不是強制性標準。《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》，《河南省機關檔案工作規范化管理認證辦法》中第六條明確規定：“機關檔案工作規范化管理認證工作，……等級認證采取自愿申報、逐級認證的方法。”在任何時候、任何情況下，都不能把推薦性標準當作強制性標準來執行。在指導檔案室整理檔案中業務指導人員應當是推薦推薦性檔案整理標準，在檔案館接收檔案時也不能以此為標準來接收檔案。
2.檔案室與檔案館的關系問題。檔案室與檔案館的關系就是一個移交檔案和接收檔案的關系。但是，在對待檔案的整理上，一定要明確認清檔案室與檔案館的關系，并且處理好這種關系，特別是在對待檔案室的檔案整理上，應該尊重檔案室的選擇。
3.檔案整理方法問題
（1）檔案館的檔案整理方法不一定適合檔案室。檔案室整理檔案主要是為自己利用方便而整理保存的，其次才是為檔案館積累檔案。在檔案室提供利用檔案中，一般都是以利用單份檔案為主，而且以查文號為主。也就是說檔案部門設計的檔案整理方法，并不適合檔案室的檔案整理和提供利用。而僅僅是為檔案館保管檔案提供利用設計的。
（2）適合大機關檔案室的檔案整理方法不一定適合小機關檔案室。現在說的檔案整理方法，實際上是為大機關的檔案整理設計的，這些機關產生的檔案多，自然需要按問題或按機構或按事由等分類。而小機關產生的檔案少，無論按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大機關設計的檔案整理方法整理卻繁瑣，又不好查找。
一、重點工作完成情況
1、加強指導，深化服務職能。
認真開展機關、企事業單位檔案業務指導和機關檔案室規范化管理工作。結合群眾路線教育實踐活動，我局繼續深入開展檔案業務指導、監督、檢查工作，重點加強涉民、項目檔案的指導。半年來深入醫保、農保、社保等機關單位指導檔案業務工作60余人/次，對到檔案局進行業務咨詢的人員進行耐心細致的指導、解答。我局始終把涉及民生檔案工作的單位作為業務指導工作的重點，進一步強化我縣民生檔案的接收、移交工作，并已經與城鄉居保局聯合發文《縣檔案局關于加強社保業務檔案管理工作的通知》。
2、做好項目檔案管理工作，加強企事業單位檔案工作規范化管理、復查等。
我局進一步加強我縣重點建設工程檔案工作的指導監督力度,認真開展重大建設項目檔案登記和檢查工作。上半年抽派人員對建設項目檔案進行了檢查和復查，對未竣工項目檔案材料的收集、整理提出了要求，并復查了各項目問題的整改情況。積極開展我縣重大建設項目檔案的初驗，完成了我縣災后重建和擴大內需共計7個工程項目的檔案專項驗收工作。按照《企業檔案工作規范》要求，繼續加強對國有企業和科技事業單位檔案安全管理工作的監督、指導。多次深入到高原食品公司、岷山農業科技有限公司等民營企業對歸檔、收集等環節進行細致地講解，加強對國有、民營企業及科技事業單位檔案規范化管理的指導、監督。
3、積極開展新農村建設檔案工作示范鄉、示范縣創建工作。我局制定有效的檢查、指導、培訓工作制度，不斷探索服務鄉鎮和部門、促進檔案工作順利推進的方法措施并建立長效機制。
4-5月上旬組織檔案業務人員對各鄉鎮、涉農部門創建工作進行檢查調研，對材料的準備和上報等情況進行逐項檢查、梳理匯總。5月底召開了創建省級社會主義新農村建設檔案示范縣工作推進會。在全面檢查調研、掌握情況的基礎上，我局指導股人員按照創建工作任務標準，采用一對一指導方式，對檢查結果不理想的單位進行逐項完善，逐條“補課”，有針對性查漏補缺，促進創建工作順利推進，為即將迎來的檢查驗收打下了堅實基礎。
4、加強民生檔案及特色檔案的進館工作，扎實推進重點檔案搶救任務。
為強化涉民檔案和專門檔案的接收工作、豐富館藏資源，我局與縣水務局水普辦檔案人員密切配合，主動提供指導服務，共整理出九大類普查檔案，并及時將水利普查檔案接收進館，永久地保存了縣第一次全國水利普查的重要成果，為全縣預防和治理水利災害、保障人畜飲水安全、合理開發利用有限水利資源提供決策依據。半年中接收經濟商務局、農水局、審計局等單位檔案數量合計1038盒，其中文書檔案362盒、4747件，項目檔案676盒。
我局每年年初，對檔案搶救工作都有認真安排落實。近年，對館內檔案通過更換卷皮、套盒、翻拍、掃描、刻錄光盤、裱糊、編制目錄等手段進行了搶救保護，搶救任務賬實相符，搶救檔案案卷質量達標。今年年初，我局根據去年完成情況，正在積極推進重要全宗掃描等工作。
5、開展檔案查閱利用信息工作。
我館設置了檔案查閱室、檢索室、現行文件閱覽室等，制定了完善的利用制度，建立健全了檔案檢索體系，檢索工具齊全，開展了函查、電話查詢等服務方式，并進行了詳細的利用登記和查閱效果登記。通過整合檔案資源，提供了“一站式”民生檔案服務。2014年上半年積極為各單位利用檔案提供服務，嚴格執行國家規定，實行利用檔案零收費制度，為社會各界提供利用檔案399卷/次，91人/次。
6、認真抓好館內基礎業務建設和庫房安全管理工作，加強館內信息化建設和檔案信息資源開發。
按照檔案館庫房安全管理體系建設要求，進一步加強檔案館環境衛生、安全、消防管理工作，堅持安全消防值班制度、巡查制度、庫房溫濕度監控制度等，館內檔案安全，“八防”措施到位，無事故發生。進一步加強檔案信息資源的開發利用，半年來掃描照片1000多張，編制照片、印章電子目錄2000多條，便于社會各界查閱、利用檔案。加大信息宣傳力度，積極向縣委、縣政府、縣宣傳部、州檔案局等報送工作信息14篇。有5條信息被檔案信息網采用并已刊登；有3條信息被檔案網站采用。
7、整合資源，積極推進愛國主義教育基地建設，深化檔案社會服務功能。積極配合宣傳部，舉辦了5.12汶川地震六周年展覽活動，全縣500余名中小學生參觀了抗災救災重建家園展館，發揮了愛國主義教育基地作用。
8、為進一步宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》，普及檔案法律法規，采取多種形式開展“6.9”國際檔案日宣傳活動。向全縣各機關下發《檔案違法違紀行為處分規定》，認真學習中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》;積極動員全縣機關干部職工參加檔案法制知識競賽活動，全縣共989人參加了知識競賽答題；充分利用縣司法局法制宣傳平臺和移動、電信的短信平臺，向全縣副科級以上領導干部、村干部及各單位檔案人員開展了為期一周的檔案法制短信宣傳活動，共計發送短信5600條次，進一步提高了社會檔案意識和檔案法治觀念，產生了良好的社會效應。
9、加強檔案信息化建設。我局積極開展數字檔案館建設任務，及時向分管領導匯報工作情況，爭取縣委、政府支持。按照電子文件管理要求，進一步完善了電子文件接收利用相關制度，館內初步具備接收電子文件能力，對已接收電子文件進行了整理、編目。繼續開展館內檔案目錄錄入和全文掃描工作，不斷加快館內檔案數字化建設進程，在檔案利用窗口為廣大群眾查閱檔案提供計算機檢索服務。
二、保證目標完成情況
1、做好檔案宣傳、加強檔案法制建設工作。
結合黨的群眾路線教育實踐、“走基層”和“掛包幫”等活動，深入鄉鎮、村，進行國家法規、政策的宣講，重點宣傳《檔案法》、《省檔案法實施辦法》及《檔案違法違紀行為處分規定》及黨的惠民政策等，促進鄉、村兩級檔案工作的規范化管理。通過發放資料、手機信息、業務指導等方式，加強檔案法規和檔案工作業務規范的宣傳學習。督促鄉鎮履行對所轄村（社區）、寺廟檔案的指導、監督、檢查任務，督促、指導鄉鎮積極為所轄村配備必要的檔案裝具、溫濕度計、消防設施等設備，建立檔案管理制度。繼續加強檔案執法檢查工作，我局將積極爭取人大、政府辦等部門參與，計劃于9月底前完成檔案行政執法檢查和對已達標單位檔案室規范化管理復查工作任務。充分利用館藏資源開展編研工作，配合相關部門開展“口述歷史”工作，積極為“縣口述歷史”等工作提供檔案資料。
2、認真開展檔案人員繼續教育和檔案業務培訓工作。上半年我縣組織5名機關檔案管理人員參加了省檔案局舉辦的兩期檔案業務培訓班。針對部門在工作中遇到的困難，舉辦了一期機關檔案室基本情況年報表填報培訓，對一線檔案人員進行“零距離”指導和“面對面”業務交流，共計20余人參加培訓。
3、積極向縣委、縣政府、縣委宣傳部、州檔案局等報送工作信息，現在已完成14篇。
三、創新項目
在檔案業務指導工作上，我們堅持“走出去”與“請進來”相結合的工作方法，深入民營企業、社區進行指導，對高原食品公司、岷山農業科技有限公司等多次指導。對機關單位以“走出去”為主，對鄉鎮以“請進來”為主要方式，不但節約了人力、物力資源，還提高了工作效率。
四、激勵目標
榮獲2013年度縣委、縣政府目標管理績效考核三等獎
五、否決指標
我局嚴格按照檔案館庫房安全管理體系建設要求，堅持消防安全值班制度、巡查制度、庫房溫濕度監控制度等，檔案館基礎工作扎實，保管規范、科學、無事故。檔案工作人員堅持原則、廉潔自律，干部職工無違法違紀行為。
為加快推進我區檔案管理工作，充分發揮檔案工作在推動經濟社會發展中的作用，根據區人大常委會年初工作安排，區人大教科文衛工委在區人大常委會____副主任的帶領下，就我區檔案工作情況進行了調研。此次調研實地走訪了區檔案館庫房、地稅城區分局、區法院、澄江街道辦事處檔案室等相關單位，聽取了區檔案局有關情況匯報，并召開了座談會，廣泛聽取了各方面的情況介紹和建議、意見。現將有關調研情況匯報如下：
1、建立檔案管理機構和工作網絡。區檔案局于1989年掛牌成立，能夠認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《浙江省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》，切實履行檔案事業行政管理和檔案管理利用兩種職能。不斷加強檔案隊伍網絡建設，全區機關、鄉鎮（街道）全部完成了文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的編制審查，并成立了相應的檔案管理領導小組，明確了分管領導和檔案室負責人，使檔案管理工作達到了有制度、有人管、有庫房、有實體的四有標準。
2、檔案管理工作逐步規范。一是建立了各項制度。區、鄉鎮（街道）及職能部門都相應建立了有關檔案保管、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，進一步明確了檔案管理的基本工作要求，確保了檔案管理的規范化和制度化。二是規范檔案管理職責。重新修訂了《黃巖區檔案館收集檔案范圍》，調整接收檔案單位名冊，確保館藏檔案資源建設科學合理。全區各相關單位都制定了相應的檔案人員崗位責任制度，各檔案館室的檔案人員基本都能認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，大多數建檔單位能做好檔案借閱和利用情況的登記。三是加強考核創建。區檔案館1999年11月即通過省二級檔案館驗收；____2年，被臺州市檔案局評為社會主義新農村建設檔案工作市級示范縣；澄江街道被評為社會主義新農村建設檔案工作省級示范鄉鎮，其綜合檔案室通過省一級目標認定，其余18個鄉鎮（街道）機關綜合檔案室全部通過省二級驗收。組織開展檔案目標管理認定和重點建設項目檔案驗收，“十二五”以來，區司法局、公積金管理中心等23家單位通過省級標準認定，7個重點建設項目通過檔案專項驗收。
3、檔案利用工作有所推進。一是檔案利用率有所提高。全區民生部門建檔率達100%，局、公積金管理中心、就業處等14個涉民單位達到省級以上檔案目標管理水平。建立了婚姻、移民等多種民生專業檔案的全文數據庫和60多個涉民部門的檔案目錄數據庫，實施市、縣（區）兩級聯動，開展“異地查檔、跨館服務”。近三年來，累計接待群眾查檔3570人次，調閱檔案資料4500多卷（冊），復印檔案資料8000多張，檔案聯動服務360多人次。二是信息化建設不斷推進。區檔案館以開展檔案登記備份工作為載體，整合館藏資源，加快館藏檔案數字化進程，建成了館藏檔案目錄數據庫和全文數據庫，文件級目錄數據達91多萬條，館藏檔案全文掃描170多萬頁。加快了數字檔案室建設，特別對涉及民生檔案的職能部門信息化工作走在前列，全區共有6個單位建成了省示范數字檔案室，36個綜合檔案室建成了規范化數字檔案室，如：城區地稅務分局、區法院等單位，進一步開發了檔案信息資源，提高了檔案的社會利用率，較好地服務了群眾。同時還創建了農村檔案信息共享平臺，實現涉農檔案一鍵共享。
1、檔案管理意識不夠強。一是部分領導干部對檔案管理工作缺乏應有的重視和關注。對本職范圍內檔案工作職責不明確，較少過問檔案工作，對有關檔案的法律法規和業務知識了解不深，導致許多單位的檔案管理問題得不到解決，人、財、物保障不足。二是部分單位之間檔案管理工作不平衡。目前，我區的各類檔案管理工作主要是根據業務線上的臺帳要求來開展，各級各部門的檔案管理標準不統一，檔案管理水平高低不均，差距較大。三是檔案工作宣傳方法較少。由于宣傳的活動和載體不多，檔案的相關知識和新聞很少出現在各類媒體、簡報上，宣傳力度不強、氛圍不濃。機關干部欠缺檔案概念，自覺管理、依法收集的意識比較淡薄，全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。
2、檔案管理體系不夠完善。一是檔案管理組織網絡不夠健全。據了解，部分單位的檔案管理網絡沒有建立到具體科室和工作崗位，部分村（社區）還未落實兼職檔案管理人員，組織網絡未能到底到邊。二是檔案管理隊伍缺乏應有的專業知識和精力，檔案員隊伍不穩定，變動頻繁，有些單位一兩年一換；檔案員兼職過多，精力不足；檔案員的業務素質和專業化水平總體不高，檔案業務知識培訓較少，近幾年來特別是針對基層村（社）檔案管理人員的培訓指導幾乎沒有。
3、檔案管理硬件建設還難以適應工作需要。隨著檔案
庫存量的急劇增加，館室緊張、建設簡陋的問題在全區各個職能部門都普遍存在，這已經成為影響和制約全區檔案管理工作發展的突出問題，具體表現在：一是庫房容量不足。目前區檔案館庫存檔案已經飽和，收集工作受到影響，全區共有222個進館單位，尚有86個單位檔案未接收進館；絕大部分機關單位僅接收到八十年代初；半數以上鄉鎮（街道）六十年代以來的檔案至今未接收進館；據不完全統計，我區到期未接收進館檔案共有40多萬卷、近30萬件。二是檔案館室建設不規范。有些單位因辦公條件限制，無法落實專用檔案庫室，有些部門檔案分散在各職能科室，不符合檔案管理要求。三是村（社區）檔案室建設滯后。絕大多數行政村和社區的資料保管，多半是憑著村（社區）領導或者會計的個人判斷，或者是遇到實際問題后才注意收集，基本未實現集中、規范化管理，檔案分散、不健全，沒有專門的管理人員和庫室，有些重要資料甚至是由村書記自己保管的，或是分散在各個崗位或工作人員手中。4、信息化檔案管理工作相對滯后。全區絕大部分單位的業務檔案數字化工作尚未開展，信息化工作缺乏足夠的技術人員支撐，涉及到的硬件、軟件及安全維護，需要大量資金，目前我區財政對檔案信息化工作投入遠不能滿足信息化業務開展和信息安全保障。
1、進一步提高對檔案管理工作的重視和關注程度。一是要切實加強對檔案工作的領導，從人、財、物方面給予保障。二是要切實轉變檔案管理工作觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大依法治檔力度，從法律層面提高領導干部對檔案管理工作的重視和關注程度。三是要切實加強對檔案工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、傳單、手冊、教育基地、學術交流、法律宣傳活動等載體和形式，多形式、多載體、多層面地開展檔案工作宣傳，著力提高全民檔案意識。
2、進一步完善檔案管理體系。一要完善檔案管理組織網絡。區檔案局要加強自身建設，密切與基層單位的聯系，切實承擔起監督指導的重要職能；將網絡延伸到基層村（社區），明確各村（社區）的兼職檔案管理人員，將他們納入全區檔案管理網絡體系中，定期組織培訓教育，提高基層檔案管理水平；完善各鄉鎮（街道）和職能部門內部組織網絡，檔案收集管理職能要明確到具體科室、具體個人，為檔案工作全員參與營造氛圍，打好基礎。二要進一步完善檔案工作機制，力爭將檔案工作納入區國民經濟和社會發展規劃，將智慧檔案建設列入《智慧黃巖建設與發展規劃（____－2020）》，促進全區檔案事業協調可持續發展。三要加快硬件建設步伐。結合各單位辦公場所的調整、重建，超前謀劃、提前介入，切實做好各類新建檔案庫室的規劃建設工作；改善設備、整合資源，有效緩解現存庫室緊張、保管條件差的突出矛盾，對明顯不符合檔案管理標準的庫室，要及時調整修繕，確保檔案安全；高度重視基層村、社區檔案庫室的建設，力爭做到全區所有村、社區檔案庫室全覆蓋。四要切實加強檔案管理隊伍建設。要加大對全區檔案干部隊伍的教育培訓力度，堅持以人為本，定期開展業務培訓和工作交流，提高檔案工作者的專業素養和能力水平。
1、加強檔案資源建設和督促檢查力度，著力加大檔案搜集、接收進館工作。我們先后下發了《關于做好2013年度文件材料歸檔整理工作的通知》、《關于下達2012年縣各有關單位到期檔案接收計劃的通知》、《關于做好檔案移交工作的通知》等文件，在此基礎上加大了督促檢查的力度，加強了與各縣直單位的聯系溝通，做到上下聯動，有力的促進了工作的開展，取得了很好的效果，例如對林業公安分局及下屬派出所的業務指導，對縣委辦、縣政府辦、縣委組織部、縣林業局、縣供銷社、縣教體局、縣官山林場、縣糧食局、縣設計院等縣直單位及龍岡、石馬等鄉鎮的業務督促，使他們都能按時歸檔整理并按要求移交檔案進館，龍其是有的單位建國以來一直沒有移交檔案，這次一次性全部移交進館。今年共接收檔案11718件、1380卷、照片2張。同時加強各門類及特殊檔案的搜集，如接收曾氏族譜共35卷進館。
2、機關檔案規范化管理尤其是鄉（鎮）機關檔案規范化管理工作取得了新進展。我們認真貫徹《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》及國家檔案局9號令精神，以縣委辦、縣政府辦名義聯合下發了《關于印發〈縣檔案館收集檔案范圍實施細則〉的通知》，并先后組織人員到林業公安局、官山林場、國家糧食儲備庫、林業局、教體局、設計院、龍岡、石馬等十幾個縣直單位及鄉鎮進行業務指導。尤其重視對鄉鎮的檔案進行規范化管理工作，并進行了一次全面檢查，針對存在的問題，及時向政府作了匯報，同時加大了業務指導和法規宣傳，僅今年已有森林公安局、教體局、林業局及官山林場等多個單位達到規范化管理的要求。
3、爭取縣財政的財力支持，檔案數字化信息化建設富有成效。按要求對解放后進館的所有檔案都要建立文件目錄數字庫，工作量巨大，且需要大量的資金投入。為使這項工作順利完成，我們得到了縣政府的重視，爭取到縣財政的支持，且縣財政撥出專款用于檔案目錄的輸入工作。今年，我局把它當作一項重要工作來抓，組織人員對案卷級目錄和文件級目錄進行錄入，已輸入案卷級和文件級目錄286285條，僅今年輸入文件級目錄153460條，案卷級目錄已完成。此項工作得到有序推進，爭取盡快全面完成任務。今年還開展檔案全文掃描工作，已掃描13710幅。
4、縣檔案信息網已建立，即將開通。我們想借鑒各兄弟單位的經驗，力爭有自已的特色，通過網站的建設開通，在檔案宣傳及檔案查詢、利用方面取得良好的社會效果。同時，按照省檔案局要求，依托省政務網建設，認真做好了我縣檔案專網建設。
5、加強民營企業檔案的服務指導工作。我們組織人員對我縣的納稅大戶“龍天勇有色金屬有限公司”自建廠以來的所有檔案進行全面整理歸檔，并指導其實行了規范化管理，取到了很好的效果。
6、積極推進新檔案館建設項目的實施。今年，我們主要做好了立項工作，爭取到市發改委和省發改委的重視和支持。目前，新館建設項目已上報國家發改委，資金有望明年4、5月份到位。由于全縣建設規劃調整，建設用地還未確定，所以新館建設還沒有實質進展。我們也希望縣里早點開工建設，盡早把省局的設備購置費拿到手。
7、進一步做好明清檔案的搶救、保護及鑒定工作。今年我局雖然在上級沒有安排搶救經費的情況下，仍然分二次于3月和10月份組織全體局（館）工作人員按規范化要求對民國檔案進行了搶救，共搶救民國省銀行辦事處等11個單位的檔案347卷。
8、要使檔案工作真正落到實處，抓出成效，必須全力貫徹好《檔案法》，維護法律的尊嚴與權威，全力推進以法治檔工作。我局認真貫徹學習執行《檔案法》和《檔案管理條例》，10月份我局與縣人大教科文衛辦一起，在全縣開展了一次檔案執法檢查。尤其加強了對鄉鎮檔案管理的檢查督促，更好地、有效地推進檔案規范化管理，確保了各類檔案的完整、系統、安全及有效利用。同時采取多種形式，利用宣傳欄，發放了《檔案法》宣傳資料等，擴大了檔案法律法規的社會影響，增強了全社會的檔案法制意識。
9、提倡在工作中學習，在學習中提高，增強創新思維，在全局形成了“風清、氣正、務實、高效、團結、創新”的氛圍。一是認真開展“三大”主題教育暨干部作風整治活動，干部職工的工作作風、工作效率得到了進一步提高，全體工作人員積極性得到充分調動，政治思想和業務理論學習的主動性得到加強；二是加強對全縣檔案工作人員的業務培訓和指導。積極組織干部職工參加省、市檔案部門的業務培訓。全面完成了市局下達的培訓指標。全年舉辦了一期業務培訓班，同時我們還專門安排時間對部分單位進行專門的業務指導。進一步提高了我縣檔案工作人員檔案意識和業務水平。
10、關注民生、圍繞大局做好檔案服務工作，這是黨和國家對檔案工作的根本要求，也是檔案部門的重要職責。今年我局本著主動服務的工作思路，加強了對各單位建立專業檔案、特色檔案、民生檔案等的指導工作。繼續做好了檔案為領導決策服務，為人民群眾服務的工作。尤其為落實有關政策提供檔案服務。為提高服務水平，我們公開了服務承諾，堅持以熱情、優質、高效的服務理念和工作態度，做到熱忱接待，隨到隨查，有時加班加點，服務周到，不亂收費。認真做好檔案服務利用工作，尤其做好已公開現行文件的利用工作，檔案館與建成政府公開信息查閱場所，文件中心現有文件資料6423件，比2013年增加1129件，利用236人次，268件次；館藏檔案利用人次546人次，978卷件次；為每一位利用者排憂解難。2012年，共計接待查閱人員782人次，調閱共1246卷件。
11、加強了檔案安全體系的建設，建立健全了檔案的接收、保管、保密、利用、安全保衛等各項管理制度。我局為了更好地加強檔案庫房的安全和保護，擠出資金幾千元購買了防蟲、防霉藥，新購置了滅火器、排風扇等。并定期進行消毒、放藥，加強了值班檢查，做好了防火、防盜等工作，檔案館的檔案保護條件達到了“八防”要求。確保了庫房和檔案的安全，未發生安全事故和泄密事件。
（一）主要職能工作目標
1、針對我縣當前檔案工作的形勢需要，舉辦了“**2009檔案工作培訓會”。會上對20**年度檔案工作檢查中存在的問題進行了分析和總結，對今年重大建設項目檔案管理工作提出了具體要求。會上還專門聘請專家對紫晶文檔的操作與維護作了專題講解。同時積極組織全縣檔案專業人員參加國家檔案局干部培訓中心舉辦的20**年度文書檔案立卷歸檔培訓班以及省市檔案專業培訓班學習。
2、規范制度建設，強化監督檢查。今年我局分別制定了《關于做好拆遷安置檔案管理工作的通知》，《**電子文件歸檔與管理暫行辦法》和《關于進一步加強重大建設項目檔案工作的通知》，并以縣委辦或政府辦名義下發全縣各單位，切實加強了對拆遷安置檔案、重大建設項目檔案與電子檔案工作的管理和指導。在2009年9月至10月期間，在檔案協作組的配合下，我局分成三個小組對全縣113個單位20**年度的檔案工作進行了全面檢查,并從機構與組織管理、基礎設施、業務建設、檔案的開發利用等四個方面逐條逐項進行了評分，在受檢查單位中，**現代工業港管委會等49個單位為先進單位，縣委統戰部等43個單位為合格單位，21個單位尚未完成檔案規范化管理工作。對未完成的單位，我局加大督查力度，提出整改意見，在11月底對未完成單位再檢查，并對相關情況進行通報。
3、認真完成了“全市統籌城鄉發展現場研討會”、“第二屆中國**國際非物質文化遺產節**安靖繡·天下國際刺繡藝術節開幕式”、“**市國學經典誦讀活動匯報展示會”等96個我縣2009年重要和重大活動檔案資料的采集、編輯工作，并在**檔案信息網向社會公眾。
4、按照《關于開展全縣第一批深入學習實踐科學發展觀活動的通知》和《關于印發〈**第一批深入學習實踐科學發展觀活動分析檢查階段實施方案〉的通知》文件的要求，積極開展深入學習實踐科學發展觀活動，通過活動，進一步提高了干部隊伍建設，加強了機關行政效能建設。活動結束后，群眾測評滿意度較高。我局還積極配合第二紀工委完成了對檔案局的工作巡查任務。
5、重點抓好民生檔案為民服務工作。今年共查閱知青、老集體職工、病退軍人、婚姻、社保和房產等民生檔案累計43461卷（冊），共接待查閱者7902人。并為建國六十周年慶典等縣內大型文化活動提供了檔案資料，在工作中做到急群眾所急，想群眾所想，為查檔者提供了優質服務，受到查閱者一致好評。
（二）重點工作目標
1、積極推進綜合檔案館建設進程。2009年，市檔案局已將我縣“完成檔案館修建前期工作”列入年終目標任務，要求完成新館建設的前期準備工作，力爭年內動工。省檔案局已初步決定把**新綜合檔案館建設優先列入國家中西部縣級檔案館建設規劃中，爭取國家資金支持。目前，已完成辦理了工程立項、規劃紅線圖、選址意見書、項目規劃設計許可證、國土意見等相關手續，項目業主及建設資金籌措方案已完成，縣上已決定年底開工建設。
2、積極配合縣委組織部、縣監察局、民政局、計生局組成公開檢查小組，對各鎮的村(社區)開展了以村級民主監事會、黨務公開、鎮政務公開、財務公開、村務公開、“四簿一冊”、檔案管理等為主要內容的村民自治情況督查。并針對督查情況，已對全縣11個鎮、170個村（社區）進行了培訓和現場指導，要求各鎮（村）對村級檔案進行規范化管理。郫筒鎮的文星村、梨園村、洪石村、唐昌鎮的戰旗村、紅光鎮的宋家林等村從文書處理到立卷、歸檔都嚴格按照制度執行，檔案工作規范化管理達省三級標準。
（三）爭創一流目標
加快國家重點檔案搶救和保護工作。截至11月底，共計搶救國家重點檔案2200余卷，已經完成了民國**政府文書檔案的搶救和保護工作。目前，正在進行民國**地方法院訴訟檔案的搶救。
（四）完成保證目標任務
認真貫徹落實了縣委、縣政府重大決策和重要工作部署，結合本部門實際，及時研究、制定了貫徹措施，確保了各項工作落實，并及時反饋了落實情況；堅持以提高領導班子的執政能力和水平為重點，把思想政治建設放在突出位置，切實加強了領導班子和干部隊伍建設；健全了學習制度，有學習計劃
、學習記錄，認真落實思想政治工作條例和領導責任制度，切實加強黨風廉政建；加大了投資軟環境治理力度，結合全面推進規范化服務型機關建設工作，健全機制，落實責任；認真做好了群眾來信來訪工作，確保渠道暢通。增強檔案法制意識，積極宣傳《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規；嚴格執行黨和國家有關的保密規定，強化了保密教育，加強了保密綜合防范管理，確保了黨和國家秘密安全，做到了無失泄密案件發生；加強目標管理督查工作，目標管理督查機構健全、人員落實、管理規范，目標運行監控有力，目標督查成效明顯；堅持每周二下午學習例會上組織在職全體黨員和職工認真學習科學發展觀及重要會議精神。
在完成上述工作的同時，我們也清醒地認識到發展中存在的問題和困難：一是我們對科技、經濟、社會快速發展的形勢、各級領導新的更高的要求以及社會公眾需求的認識還不夠深；二是“5·12”汶川大地震對縣檔案局（館）館庫造成了重大損害，目前在過渡中，確保檔案的安全是必須重視和克服的困難。為此，我局將在2010年的工作中，進一步理清思路，找準問題，采取措施，全力完成好2010年各項目標任務。
二、2010年工作要點
我局將繼續在縣委、縣政府的堅強領導下，在省市檔案局的指導下，緊緊圍繞縣委、縣政府的戰略布署，堅持目標任務不動搖，進一步抓好全縣的檔案工作和本局機關建設、干部隊伍建設，努力轉變作風，創新服務機制，增強服務功能，拓展服務領域，豐富服務內容，提高服務水平，使檔案工作進一步貼近社會、貼近群眾、貼近生活，更好的服務于項目突破年，為促進全縣經濟發展、社會進步作出貢獻。
1、加強《檔案法》宣傳，加大行政執法力度，為全縣檔案事業的發展提供法制保障。加強《檔案法》宣傳，增強全民檔案法律意識，認真履行《檔案法》和《檔案法實施辦法》所賦予的職責，結合我縣創建法制縣契機，加大《檔案法》的行政執法力度，做到有法必依、執法必嚴、違法必究，把全縣的檔案工作納入法制化軌道。
2、重點抓好新館建設工作。繼續積極爭取資金，推進新綜合檔案館災后重建工作，爭取2010年實現新檔案館的竣工投入使用。
3、加大指導力度，把全縣檔案工作納入規范化軌道。2010年，一是要加大對重點企業、重點項目檔案工作的指導力度，確保檔案的齊全完整和安全。二是抓好民營企業的檔案指導、管理工作，促進非公有制經濟組織檔案工作規范化、科學化，為非公有制經濟的健康發展服務。三是創新思路，繼續推進村級檔案管理規范化建設，力爭全縣三分之一的村達省三級標準。
4、繼續抓好單位檔案年度檢查工作。2010年我局要在抓好機關單位檔案檢查的同時，繼續抓好科技事業檔案工作，不斷提高科技事業單位的檔案管理水平，探求企業檔案管理的新途徑，實現企業檔案管理達標上等級。
一、我縣檔案工作的現狀
目前，縣檔案局和檔案館為一個機構，兩塊牌子，是縣委、縣政府直屬的正科級全額撥款事業單位，內設辦公室、業務指導科、保管利用科三個科室，有正式干部職工17名。縣檔案館建于1986年，總建筑面積890平方米，其中庫房面積614平方米，1996年達到省三級館標準。館藏檔案共有全宗179個，案卷59792卷，資料12517冊，錄音、錄像、磁帶31盤，照片檔案3303張，比較全面地反映了我縣從民國到現在的發展歷史。
在縣委、縣政府的正確領導和檔案局全體干部職工的共同努力下，我縣檔案工作逐步向制度化、標準化、規范化、法制化的方向發展，取得了新的成績。
1、檔案館建設穩步推進。一是館藏日漸豐富。一方面接收了破產、改制企業和撤銷單位的檔案，先后將縣七二六廠、化肥廠、建材廠、物資總公司及其下屬的金屬機電公司、燃料公司等19家破產企業，工業局、商業局、鄉鎮企業局、二輕局、勞動局等5家已撤銷單位的檔案接收進館，理順了破產企業和撤銷單位檔案的歸屬問題，確保檔案得到安全管理。另一方面積極開展檔案征集工作，四年來共征集700余冊具有相當歷史文化價值的材料，進一步豐富了館藏，提升了文化品位。二是檔案資源得到充分利用。目前縣檔案館每年接待利用檔案者600多人次，提供檔案3000多卷（冊），復印材料4000多張，為領導決策、編史修志、解決糾紛、查找工齡等提供了無可替代的原始憑證，取得了良好的社會效益。三是搞好項目包裝。四年來，縣檔案局每年從省檔案局爭取到一定數額的珍貴檔案搶救經費，20__年申報的《__縣民藏古譜征集及數字化拍攝》項目被確定為國家級項目。
2、機關單位檔案工作健康發展。近年來，縣國土資源局、縣司法局、縣環保局、縣人民醫院、縣農行等11家單位被認定為省級檔案目標管理單位，20__年又有縣建設局、縣煙草公司積極創建省級檔案目標管理單位，全縣機關單位檔案規范化建設不斷加強。
3、農業農村檔案工作有序發展。一是加強鄉鎮檔案工作。目前，全縣24個鄉鎮和仙都農管處全部通過檔案工作省三級以上認定。二是推動村級建檔工作。20__年底，五云鎮官店村、新建鎮六村2個檔案室順利通過省檔案局組織的“省行政村示范檔案室”考評驗收。三是抓好全縣山林承包檔案工作。在全縣山林延包試點中，縣檔案局提前介入，全程參與，指派業務人員現場培訓指導延包合同及相關文字材料的填寫、歸檔工作，使之達到“齊全、完整、規范”的要求。免費為各鄉鎮提供山林權屬檔案，共查閱山林權屬證書206份，復印4214張，確保了山林延包工作的順利進行。
4、民營企業、重大活動和重大項目檔案工作得到加強。縣檔案局積極組織業務人員到各民營企業調研、講課，提高業主和員工的檔案意識，并與縣工商聯聯合舉辦民企檔案工作業務培訓班，對全縣20多家企業進行檔案業務培訓和操作技能培訓，提高了各企業檔案員的業務水平和實際操作能力。同時，積極配合有關單位做好全縣重大活動、重大項目的檔案工作，如在我縣創建省級衛生縣城、公祭黃帝等重大活動期間，縣檔案局派出業務人員對活動資料進行收集、整理，使各項活動的記錄得以完整保存。
二、我縣檔案工作存在的主要問題
我縣檔案工作雖然取得了較快發展，但與周邊縣市相比，差距卻在拉大，尤其在庫
房建設、隊伍建設、信息化建設等方面不容樂觀：1、館庫面積嚴重不足，大量檔案無法進館。縣檔案館現有庫房面積僅為614平方米，館藏檔案和資料72309（卷）冊，各庫房均已達到飽和。一是已接收檔案無法進館。目前縣檔案局已接收的19家破產企業、5家已撤銷單位，以及教育局、組織部等單位的檔案計6000余卷，由于無法排放只能堆放在縣檔案館各辦公室、會議室和庫房的環形走廊內，管理不規范，安全無保障。二是到期檔案無法接收進館。由于庫容爆滿，十年一度的檔案接收工作無法正常開展。各單位已到接收年限的檔案只能存放在本單位檔案室內，而大部分單位檔案室面積狹小，檔案設施落后，遠遠達不到檔案保管要求，有的單位檔案室已飽和，無處存放的檔案只能散放在各辦公室里，無法集中保管。據初步估計，目前全縣已到接收年限的檔案達20__0多卷，如果縣檔案館不盡快開展接收工作，將給檔案的安全埋下隱患。
2、館庫建筑老化，嚴重威脅檔案安全。縣檔案館建于1986年，時至今日，不僅面積狹小簡陋，而且由于年久失修，建筑主體已接近使用年限，出現地基下沉、墻體結構性裂縫、鋼筋混凝土構件分解、涂層大面積剝落、屋頂墻體地面滲水、門窗破損和庫房不密封、不防潮、不隔熱等現象。此外，由于修建年代較早，檔案館庫建筑設計國家標準當時尚未出臺，所以在設計、施工、材料等方面存在缺陷，也沒有安裝溫濕度自動控制設備，溫濕度嚴重超標，致使館藏檔案資料老化、變黃發脆、字跡褪變等現象突出，大大縮短了檔案壽命。
3、現有建筑功能單一，遠不能適應檔案工作發展需要。受當時條件限制，縣檔案館在設計功能上采取庫房加辦公用房的模式，除設辦公室和庫房外，只設了查閱室，沒有陳列室、展覽室，更談不上設置一些必須配套的檔案業務和技術用房，如檔案目錄室、復印室、接收室、整理室、裱糊室、消毒室、計算機房、沖洗室等等。在保管功能上，防火、防水、防震、防高溫高濕、防光、防塵、防蟲、防雷、防鼠、防有害氣體等方面能力較差。縣檔案館僅能應對一般的檔案保管和利用，很難實現國家檔案局提出的“四位一體”功能（即檔案安全保管的基地，利用檔案開展愛國主義教育的基地，已公開現行文件集中向社會提供利用中心/:請記住我站域名/和檔案信息服務中心）。而周邊一些縣（市、區），如蓮都區檔案館，現有建筑面積3000多平方米，專門設立了陳列室、展覽館及各類檔案業務和技術用房，數字檔案館建設走在全省前列，較好地發揮了服務功能，取得了良好的效益。
4、檔案干部隊伍不穩定，整體素質有待提高。一是基層檔案工作人員變動比較頻繁，導致年年培訓年年換；二是信息時代的迅速到來，使部分檔案干部在思想和業務技能上準備不足，難以適應新形勢的要求；三是缺乏能進行檔案信息深層次研究和開發的人才。
三、加快我縣檔案事業發展的建議
隨著改革開放的深入和經濟社會的發展，新時期檔案工作的地位和作用將更加突出。要站在“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的高度，充分認識加強檔案工作的重要性和緊迫性，扎實推進我縣檔案事業的健康發展，使其在我縣“三個文明”建設中發揮更大的作用。
1、加強領導，進一步重視檔案工作。縣委、縣政府要把檔案事業發展列入重要議事日程，每年至少聽取1次檔案工作匯報，幫助解決實際問題，今年更是要把檔案工作列入創建“省級文明縣城”活動的一項重要內容來抓。要把檔案法律法規的宣傳教育納入全縣普法教育整體計劃，列入領導干部和公務員培訓內容，著力提高各級領導干部、公務員和企事業單位法人代表的檔案法制意識。全縣各鄉鎮、機關、團體、企事業單位和其他組織都要明確分管檔案工作的領導和專門負責檔案工作的管理人員，進一步健全檔案工作的各項制度。
2、加大投入，進一步完善基礎設施。檔案安全重于泰山。針對縣檔案館館庫嚴重不足及建筑老化的現狀，要盡快騰出房間予以解決庫存問題，并劃拔專項經費做好日常管理維護工作。近年來，省委、省政府高度重視檔案工作，專門下發了《關于加強新時期檔案工作的意見》（省委辦〔20__〕65號），市委、市政府也在加快“綠谷文化”建設中提出檔案館建設要達到國家規定標準，目前我市已有蓮都、青田、龍泉搬入新館，云和也已開始著手興建新館。今年，我縣開展創建省級文明縣城活動，對檔案工作提出了“縣檔案館為黨委、政府指定的政務信息公開場所，達到省二級館標準”要求。達到省二級館標準，其中一項是檔案館面積必須在5000平方米以上。因此，應積極創造條件，力爭盡快上馬新檔案館建設，或以現有空置國有資產的房屋調劑解決，以適應我縣檔案工作發展需要。
3、提高素質，進一步加強隊伍建設。做好新時期檔案工作，關鍵是要建設一支作風硬、素質高、能力強，年齡結構、知識結構合理的檔案干部隊伍。一要把好進人關。要選工作需要的人，選有真才實學的人充實檔案干部隊伍，并大膽使用具有專業技術特長的年輕干部，充分發揮他們的聰明才智。二要加強學習培訓。充分運用各種形式開展學理論、學時事、學政策活動，寓教于學、寓教于樂，不斷提高檔案干部的理論水平。采取“走出去，請進來”的辦法，積極開展業務知識更新培訓，尤其要加強計算機知識培訓，使檔案干部適應檔案信息電子化的要求。對基層檔案工作人員要定期舉辦業務培訓班，采取邊教邊學邊干的辦法進行實用型培訓，以解決基層檔案員調動頻繁、新手多等問題。三要完善制度。無規矩不成方圓。要以制度管人，建立健全檔案干部學習、考勤、獎勵等制度，把內部管理落到實處，形成人人“愛崗、敬業、奉獻”的良好氛圍。
關鍵詞:保險;檔案;管理
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號:1006－0049－(2016)11－0242－01
社會保險檔案的管理是一項復雜的工作，它關系到每一個與保險有關的人，千千萬萬的個人保險構成了整個社會龐大的保險信息庫，只有保險檔案管理工作做到規范有序，分類整齊，才能在個體信息查找時快速準確的提取出來，有條不紊地解決問題，由此可見，建立健全一個規范化、系統化的保險檔案管理系統是非常有必要的。
一、現在保險檔案管理中的不足之處
(一)檔案意識淡薄
很多單位都不重視檔案管理，只把重心放在業務工作上，認為檔案管理不能帶來收益，因此不愿意在這方面投入過多的人力物力，招聘一些沒有專業知識的員工來管理檔案，在基礎設施的配備上更是不會投資更多的資金，這就使得檔案管理雜亂無章，沒有明確系統的保存目錄，隨意保存，容易丟失，雖然整理保存時很容易，但是對這些檔案進行管理就非常困難，查找時更是麻煩，降低了保險單位的工作效率。
(二)檔案管理制度不完善
很多社會保險檔案管理部門都不能完全貫徹落實國家檔案管理規定，因為沒有人意識到檔案管理工作的重要性，也沒有人強制其執行，再加上社會保險檔案管理制度不健全，缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現象時有發生，［1］各個單位之間沒有統一的標準，執行困難，這也是現在保險檔案管理的又一大問題。
二、加強檔案工作的管理措施
(一)提高檔案管理的意識
深刻認識到檔案管理的重要性，樹立保險檔案意識，保險檔案從形成到使用再到歸檔，在其“一生”中發揮著不同的作用，檔案管理就是充分發揮檔案在歸檔后的作用，是對以往工作的記錄，是對日后工作的指導，這樣才能夠積累經驗，尋找不足，及時調整，對檔案工作的提升有很大意義。
(二)引進專業人才和基礎設施
順應現代社會的要求，檔案管理應該進行信息化處理，這就需要保險事業管理單位加大投入，招聘有專業知識的人才，精通檔案管理知識，熟悉《檔案法》，懂得計算機技術;另外引進先進的基礎設施，這樣專業人員才能發揮最大的價值，建立健全該事業單位的保險管理體系，目錄詳細，條理清晰，便于保存和查找，節省時間，提高工作效率。
(三)加強對檔案工作者的管理
檔案工作者要有不斷學習、不斷進步的意識，更新自己的知識存儲，向最先進、最有創意的檔案管理單位學習，激發潛能，發掘價值，努力使自己成為單位需要的復合型人才。保險事業管理單位也應該定期組織培訓，請有成績、有權威的人來單位做講座，向檔案工作者傳授知識，樹立榜樣，使他們意識到自己身上的責任，意識到廣闊的上升空間，增加工作人員前進的動力。此外，還可以建立獎懲制度，激勵檔案工作者向更加優秀的方向發展，多勞多得，創造更大的價值。
(四)完善檔案管理制度
社會保險檔案管理要向著規范化、數字化、信息化的方向發展，充分利用現在的計算機網絡帶來的便利，建立保險檔案數據庫，對保險的各種數據進行整合，系統地傳到該數據庫中，實現資源共享、自助查詢，方便人民的使用，也減輕了檔案工作者的工作量。與此同時，還要規范對紙質檔案的管理，避免紙質檔案的損壞、丟失，按照時間和類別分類存放，尤其是一些重要文件，一定要小心保管，妥善處理。當然，保險檔案紙質資料也不能一直存放，需要定期對這些檔案進行查看，除保單送達回執檔案保存期限為2年外，其他業務檔案白保險合同終止之日起，原則上至少要保存10年才可銷毀。［2］在這一過程中要嚴格遵守銷毀流程，對保險檔案進行逐一核查，確定其已經沒有效力，再由專門人員簽字，統一進行銷毀，以此減少檔案管理工作者的工作量。
(五)組織力量，不斷創新
現代化的檔案管理方式是適應時展潮流的趨勢，保險檔案的管理也要與時俱進、不斷創新，根據自身單位的規模與需求，利用計算機網絡體系對保險檔案進行搜集、整理、存檔，創建保存和查找的橋梁，創新理念，保證工作質量。
三、對保險檔案管理工作未來的展望
(一)執行依法治檔
《檔案法》是具有權威性的檔案立法，檔案工作人員應該以此為出發點，監督、指導、檢查檔案的前期控制。［3］在未來的工作中，嚴格執行《檔案法》，對保險檔案管理工作給予合理的法律權限，增強檔案管理的法律意識，提高工作人員的政治、文化及業務修養，對有違法、失職等問題的工作人員追究法律責任或行政處分，從而實現檔案管理工作的高效、公正。
(二)開發運用檔案
對保險檔案進行搜集整理是最基本的一步，之后要對分類后的檔案做分析和預測，成為有參考價值的信息資源，為日后的工作積累經驗。此外，創建更加便捷的查找咨詢方式，比如通過電腦版、手機版的保險檔案管理體系向廣大人民群眾開放，人們可以隨時隨地查詢自己的保險信息，服務人民，提高社會效益。
四、結論
隨著社會的快速發展，系統的、數字化的保險檔案管理才能滿足信息化時代的要求，要促進社會保險檔案管理體系的完善，要從以下幾個方面進行優化:領導者應重視檔案管理，投入資金，引進專業人才和基礎設施，加強對檔案工作者的管理，定期組織講座，不斷完善保險檔案管理制度。此外，要推進依法治檔的執行，開發運用檔案，發掘其內在價值。
［參考文獻］
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［2］馬為民，李文泉，黃宗正，鄭冬英，黎文卓，董存紅，劉世豪．淺談新時期保險業務檔案管理———河南省今州縣張北村社會保險管理思路與情況案例分析．山東檔案，2014(4):51－53．
【關鍵詞】檔案管理工作；檔案管理者；工作體會
一、概述
檔案管理，要嚴格按照國家檔案部門制定的標準執行，高機制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統計，歸類及后續檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執行標準上。檔案管理人員都應承擔起所負責任，要明確責任范圍。以國家檔案管理工作目標作為標的物、嚴格要求自己，評定自身工作好壞，實行目標管理最大化，根據標的物的管理工作要求制定自己的具體目標及工作計劃，力求使檔案管理工作達到具體化、規范化、標準化并落實到自身所負其責。
二、加強檔案意識，充分認識做好檔案管理工作的重要性
一直以來，由于各種原因，相關機構對檔案和檔案工作沒有進行足夠有效的宣傳，社會公眾對檔案這門重要學科的認識相對匱乏，認識不到檔案工作對社會發展的重要性。作為掌握大量公共信息資源的傳統檔案工作者，往往把自己定位為一個被動的服務者，認為自己最大的責任是管理好檔案，不重視檔案的編研工作和檔案開發利用。“重藏輕用，重保密輕開放，重質量輕服務”的現象普遍存在于當前檔案工作中，造成室藏內容單一、門類不全，檔案信息資源得不到有效開發利用。實際上，做好檔案管理工作是一個單位健康發展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。因此，要想做好檔案管理工作，我們必須加大宣傳力度，強化人們的檔案意識。
三、利用資源，推進檔案建設的信息化，實現檔案的現代化管理
（一）檔案部門應配備相應的檔案現代化管理設備。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進的計算機技術，實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，尤其是使用多媒體技術，將傳統的紙質載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現全屏幕自動檢索。所以，計算機及其配套設施必須跟上，以滿足檔案管理現代化的起碼要求。利用計算機檢索檔案，檔案館將從保管史料的基地，發展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心，使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，節約利用者查閱檔案的時間，有效提高查全率，提高服務質量。
（二）設計科學先進的檔案管理軟件。建立檔案信息網絡系統。檔案現代化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統。由于各機關單位日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統應采用雙服務器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢與文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理等，從而從機制上提高機關信息共享能力，使更多的人享用現代化高新技術的便利，準確、全面、快捷地獲取所需檔案信息，也讓利用者有更多的機會接觸、了解到檔案，增強檔案意識。
（三）做好檔案信息的有效開發。檔案管理應著眼于實際工作的需求，按照歸檔范圍，做好檔案的收集工作，及時整理、立卷、歸檔，積極豐富館藏。檔案的價值在于利用，在于為社會公眾、社會組織各項工作服務，這是檔案工作的永恒主題和根本目的，而檔案的自身性質也決定了檔案工作的服務性。因此我們要改變重藏輕用的傳統觀念，加大檔案信息開發的力度，除了制定多種檢索工具，還要積極開展檔案信息材料的二次、三次開發，編制各種編研材料，同時要注重編研材料的時效性，做好主動服務。這樣才能使檔案價值得到最有效的開發利用，提高檔案的利用率，增強人們對檔案的依賴意識。
四、加強和提高檔案管理人員綜合素質
（一）提高思想認識。隨著社會事業的快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，各單位要進一步提高對檔案管理工作的重視程度，對新形勢下高素質檔案人才的迫切需求要有一個深刻的認識，給檔案管理工作以人員、資金以及政策上的大力支持。同時，要把檔案工作納入本單位的工作規劃，不斷建立和完善檔案管理工作的各項規章制度，加大投入力度，關心愛護檔案工作人員，切實解決實際困難，改善工作環境，提高工資待遇。
（二）強化服務意識。檔案管理人員要及時關注黨和國家的工作大局，善于從政治上研判形勢，善于根據黨委、政府的中心工作主動開展檔案工作。要積極開展職業道德教育，完善服務方法，提高服務質量；要不斷增強服務意識，在工作中牢固樹立主動服務意識，積極發揮檔案人員的主觀能動性，變被動等材料為主動收集材料；既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神，主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，這樣才能在服務中提高工作效率，在服務中樹立良好形象。
（三）加強教育培訓。檔案管理人員的繼續教育水平很大程度上決定著檔案工作者的整體素質，進而決定著檔案事業的總體發展層次。檔案工作者要樹立終生教育理念，建立終身學習制度，經常性地參加系統的知識更新與繼續教育，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，以適應不斷發展變化中的業務需要。培訓內容要因需而定，與實際工作緊密結合。除加強檔案基礎理論與技能等專業知識學習外，特別要加大信息技術培訓力度，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作需要。通過教育培訓，完善檔案管理人員的知識結構、培養較強的檔案技術能力。
參考文獻
檔案信息在推動我區經濟社會各項事業快速發展、保障社會和諧穩定等方面發揮著不可替代的重要作用，是圍繞中心、服務大局工作的重要組成部分，是實現“發展三大經濟，構建和諧##”奮斗目標中必不可少的重要工作。加快推進檔案管理工作，是我區處在城市化快速推進、經濟社會加速發展重要歷史時期的必然要求，也是建設服務型政府的重要工作內容。日前，根據區人大常委會工作安排，區人大教科文衛工委在區人大常委會###副主任的帶領下，就我區06年以來檔案管理工作情況進行了調研。此次調研走訪了鄉鎮街道、部門及重點工程項目等共計16家，分別與政府相關部門及鄉鎮街道分管領導、相關工作人員、村（社區）干部、部分企業事業單位相關人員進行了座談，廣泛聽取了各方面的情況介紹和建議、意見。現將調研情況匯報如下：
一、 基本評價
06年以來，區政府能夠認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《浙江省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》，努力完善檔案機構建設，推進檔案軟硬件條件改善，做好檔案管理日常工作，取得了一定成效。具體體現在以下幾方面：
1、建立檔案管理機構和工作網絡。區檔案局于06年4月正式掛牌成立，新增對本區域內機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作的監督指導職能；區、鎮街、各部門建檔單位成立檔案協會，并劃分協作小組，定期開展活動；各鎮、街道及部分職能部門成立了檔案管理領導小組，有些單位還將檔案管理責任明確到具體科室及個人；部分政府職能部門和街道實現了將檔案管理網絡向下延伸，如區勞動保障局已將檔案管理網絡延伸至村（社區）勞動保障室一級，區教育局也建立了局、校二級管理網絡，檔案管理實現系統化；55個城市社區檔案管理基本達到四有標準（有制度、有人管、有庫房、有實體）。
2、檔案管理工作逐步規范。一是建立了各項制度。區、鎮兩級政府及職能部門都相應建立了有關檔案保管、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，進一步明確了檔案管理的基本工作要求，確保了檔案管理的規范化和制度化。二是規范檔案管理職責。區各相關單位都制定相應的檔案人員崗位責任制度，部分還納入了機關崗位責任制考核。區內各檔案館室的檔案人員基本都能認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，大多數建檔單位能做好檔案借閱和利用情況的登記。三是加強考核創建。區政府把檔案工作納入全區年度目標管理考核范圍，每年通過單位自查、組內互查、檔案局抽查等方式開展檔案年檢；部分單位還在系統內部開展檔案工作自查和考核，通過職能部門各科室檔案工作考核評比，提高檔案管理整體水平；指導建檔單位創建達標，目前全區檔案工作達省級標準的有25家單位，達市級標準的有35家單位。
3、檔案利用工作有所推進。一是檔案利用率有所提高，06年以來檔案利用人次增加約40%，共接待查檔利用1600余人次，提供案卷20__余卷、件。二是信息化建設有所推進。區檔案館建立了文件級檔案檢索系統，館藏中重要全宗及查找利用率高的檔案已錄入電腦，開放檔案案卷目錄在##區檔案館網站上公布；06年區檔案局開展專題培訓，在全區推廣新型檔案管理軟件即檔案檢索系統；部分涉及民生檔案的職能部門信息化工作走在前列，已經建立了較為完善的查詢系統和電子化檔案管理系統，如區城管辦的數字城管管理系統，區人才交流服務中心的應屆畢業生檔案管理系統，區婚姻登記服務中心的婚登檔案管理系統等，進一步開發了檔案信息資源，提高了檔案的社會利用率，較好地服務了群眾。
二、 存在困難和問題
檔案作為特殊的信息載體，有著原始性、真實性、完整性、嚴肅性和長期性的特點，檔案的收集又涉及到各項工作的全領域和全過程，具有很強的程序性、規范化和權威性要求。雖然我區的檔案管理工作已經取得了一定的成績，但與我區當前完成區劃調整、重大工程項目推進，社會體制改革力度加大、基層組織民主自治水平提升，社會穩定要求提高的特殊時期檔案管理現實要求還存在相當的差距。
1、檔案管理意識不夠強。
一是部分領導干部對檔案管理工作缺乏應有的重視和關注。對本職范圍內檔案工作職責不明確，較少過問檔案工作，對有關檔案的法律法規和業務知識了解不深，導致許多單位的檔案管理問題得不到解決，人、財、物保障不足。二是部分單位之間檔案管理工作不平衡。目前，我區的各類檔案管理工作主要是根據業務線上的臺帳要求來開展，各級各部門的檔案管理標準不統一，除業務線上較重視的公文、財務、執法檔案相對規范外，如科技類（包括科學研究、設備儀器、基本建設、產品資料等）、 文化類（包括各類文化活動、歷史資料、非物質文化遺產等）及經濟活動檔案（如合同、會議紀要等重要文書）在現階段發揮重要作用的檔案管理問題較多。各級各部門檔案管理水平高低不均，差距較大，并且有相當一部分領導和單位還沒有意識到差距存在，沒有及時落實措施加以改進，導致全區檔案管理工作發展不平衡。三是檔案工作宣傳方法較少。檔案管理是一項默默無聞的工作，是功在當代、利在千秋的工作，很難在短期內體現出業績和作用。由于宣傳的活動和載體不多，相關知識和新聞很少出現在各類媒體、簡報上，宣傳力度不強、氛圍不濃。機關干部欠缺檔案概念，自覺管理、依法收集的意識比較淡薄，全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。
2、檔案管理體系不夠完善。
一是檔案管理組織網絡不夠健全。據了解，區檔案局尚未完全擔負起對全區檔案工作實施監督指導的職能，與基層聯系不多，有些部門甚至不知道檔案館已經變成檔案局；部分單位的檔案管理網絡沒有建立到具體科室和工作崗位，部分村（社區）還未落實兼職檔案管理人員，組織網絡未能到底到邊；各級各部門的檔案管理的指導協調職責還不明確，管理職能難以落實。二是檔案管理隊伍缺乏應有的專業知識和精力。檔案管理作為一項具有專業性、系統性的工作，從業人員必須具備強烈的工作責任心，相應的專業知識，花費大量的工作精力。但目前，檔案員隊伍不穩定，變動頻繁，有些單位一兩年一換；檔案員兼職過多，精力不足；檔案員的業務素質和專業化水平總體不高，在調研單位中除一兩個鎮街外，其他單位的檔案員都未經過專業培訓后持檔案管理證件上崗，檔案業務知識培訓很少，近兩年來絕大部分檔案管理員參加的業務培訓不超過一次，特別是針對基層村（社）檔案管理人員的培訓指導幾乎沒有。三是檔案收集、管理規范和標準不夠明細。一方面，區級層面缺少有針對性和可操作性的檔案分類方法和歸檔范圍標準，各級各部門雖然有歸檔的意識，但對哪些要歸檔、如何歸檔沒有具體的標準。另一方面，省、市制訂的許多專業檔案管理規范、標準未能得到貫徹落實,鎮、街道和村（社）領導、檔案管理人員不知道規范存在，或是沒有完全按照這些規范開展工作。更重要的，特殊時期、臨時機構和重大建設項目的檔案管理缺乏指導性意見。當前我區正處在完成重大行政區劃調整，城市化建設開發大幅推進的重要時期，這個時期機構變動大、人員流動頻繁、臨時機構多、資料依據性強、工作要求高，本身就存在著許多不利于檔案收集管理的困難問題，同時，這些特殊時期和重大項目檔案與政府、群眾利益密切相關、具有非常重要的現實意義和保存要求，但目前，政府對這些檔案管理還缺少明確的管理規范標準方面的要求，已經出現有的重要資料遺失，有的重要資料收集不全，有的交接制度不明確，有的檔案資料收集程序缺失等種種問題，工作隱患嚴重。如，有的重大工程項目由于缺少必要的檔案資料接收程序，致使建設檔案中部分承包單位的資料不齊全，且補充完善的難度較大，直接影響了工程后期權證的辦理等。
3、檔案管理硬件建設還難以適應工作需要。
隨著檔案庫存量的急劇增加，館室緊張、建設簡陋的問題在全區各個職能部門都普遍存在，這已經成為影響和制約全區檔案管理工作發展的突出問題，具體表現在：一是庫房容量不足。目前區檔案館庫存檔案已經飽和，收集工作受到影響，如行政區劃調整后原轉塘、龍塢、周浦、袁浦等鄉鎮街道的檔案按規定應當收入區檔案館，但現階段只能留在原單位，其他單位和職能部門也普遍存在庫房緊張的問題。二是檔案館室建設不規范。有的檔案室建設不標準、不規范，三室不分，基礎條件很差，如區人才交流服務中心9個平方的檔案室內存放了四千余份人才檔案，地方小、通風差，八防措施無法落實，存檔、閱檔、整理、辦公同室，完全不符合人事檔案管理標準；有些單位因辦公條件限制，無法落實專用檔案庫室，有些部門檔案分散在各職能科室，如區人事局各類工作檔案與全區工資統發系統計算機中心機房、復印室及其他雜物同室，既不符合檔案管理要求，也不符合統發工資中心機房安全管理要求。三是村（社區）檔案室建設滯后。隨著城市化推進和體制的調整，村（社區）經濟活動越來越多、村務公開要求越來越高，與股民、村民利益密切相關的檔案資料也越來越多，村（社區）檔案已經成為維護基層社會穩定的重要依據。但目前，絕大多數行政村和撤村建居社區的資料保管，多半是憑著村（社區）領導或者會計的個人判斷，或者是遇到實際問題后才注意收集，基本未實現集中、規范化管理，檔案分散、不健全，沒有專門的管理人員>:請記住我站域名/書記自己保管的，或是分散在各個崗位或工作人員手中。
4、信息化檔案管理工作相對滯后。
檔案信息化建設是提高檔案管理效率、整合檔案管理資源的重要手段，今年政府計劃設立信息公開中心，檔案信息化建設的任務很重、時間也很緊。但由于檔案信息化管理軟硬件配置不到位、標準不統一，信息化工作量巨大等原因，各級各部門的檔案信息化程度不高，發展較為緩慢。同時，隨著電子政務的推廣，非紙質檔案也越來越多，如人事、城管、勞動保障等部門都通過大型數據庫開展工作，部門間通過oa辦公系統完成公文往來，工程建設、重大活動、文化藝術類等工作以影像資料形式保存，如何實現這些特殊載體檔案的長期保存和有序管理，迫切需要探索和加強。
三、 建議意見
為了進一步做好我區的檔案管理工作，促使檔案工作跟上我區經濟和社會發展的步伐，并為全區各項事業實現“走在前列、爭當示范”作出積極貢獻，提出以下三點建議：
1、進一步提高對檔案管理工作的重視和關注程度。
一是要切實加強對檔案工作的領導。要將檔案事業的發展和檔案軟硬件建設列入國民經濟和社會發展計劃，擺入各級各部門的重要工作議程，從人、財、物方面給予保障。二是要切實轉變檔案管理工作觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大依法治檔力度，從法律層面提高領導干部對檔案管理工作的重視和關注程度。進一步解放思想,轉變觀念，適應新形勢下的發展要求，要從單純注重文書檔案管理轉變為同時注重其他門類檔案管理，從注重機關內部檔案工作轉變為同時注重所屬單位檔案工作，從注重檔案實體管理轉變為同時注重檔案信息管理，用改革的精神研究新情況, 解決新問題, 不斷地把檔案事業推向前進。三是要切實加強對檔案工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、 傳單、手冊、教育基地、學術交流、法律宣傳活動等載體和形式，向廣大干部群眾普及檔案法律和業務知識，還要根據不同的環境、不同的人群，如領導干部、各業務部門、具體工作人員、廣大人民群眾等開展有針對性地宣傳教育，通過多形式、多載體、多層面的檔案工作宣傳，著力提高全民檔案意識。
2、進一步完善檔案管理體系。
一是完善檔案管理組織網絡。區檔案局要加強自身建設，密切與基層單位的聯系，切實承擔起監督指導的重要職能；將網絡延伸到基層村（社），明確各村（社）的兼職檔案管理人員，將他們納入全區檔案管理網絡體系中，定期組織培訓教育，提高基層檔案管理水平；完善各鎮、街道和職能部門內部組織網絡，檔案收集管理職能要明確到具體科室、具體個人，為檔案工作全員參與營造氛圍，打好基礎。二是盡快完善檔案管理相關規范。認真梳理現行各類檔案管理具體規章制度和行業標準規范，有針對性地組織相關單位、基層機構學習掌握這些規范標準，進一步推動檔案管理規范化；盡快制訂出臺區級層面的檔案收集管理規范標準，特別要對鎮、街道及村、社區的檔案收集管理范圍標準加以規范；進一步完善區檔案局開展檔案管理監督、檢查、指導的相關制度，加大考核獎懲力度，調動檔案工作人員積極性；盡快明確在行政區劃調整、機構變動、人員調整等重點時期、區內各類臨時機構、重大建設項目的檔案收集管理、移交機制，確保重要檔案類目收集齊全、整理規范。三是加快硬件建設步伐。結合各單位辦公場所的調整、重建，超前謀劃、提前介入，切實做好各類新建檔案庫室的規劃建設工作；改善設備、整合資源，有效緩解現存庫室緊張、保管條件差的突出矛盾，對明顯不符合檔案管理標準的庫室，要及時調整修繕，確保檔案安全；高度重視基層村、社區檔案庫室的建設，力爭做到全區所有村、社區檔案庫室全覆蓋。四是切實加強檔案管理隊伍建設。及早落實檔案局三定方案，充實檔案局人員力量，切實擔負起對全區檔案工作的指導、服務、監督職責，保障檔案工作順利開展；積極采取措施，穩定各級各部門檔案管理人員隊伍，保證兼職檔案管理人員的業務素質和工作時間，確保檔案工作的延續性、嚴肅性及權威性；切實加強對各級各部門檔案管理人員的業務培訓和教育，不斷提高他們的業務能力。
專門檔案是人們通過創造性勞動選取并保存下來以備查考的各種專門文件有機體系的總稱。專門文件是指機關、企業、事業單位及其他社會組織，在從事某些專業性活動中，為了實現相關的職能目標而制作和使用的，具有比較穩定的文種和記錄目的的各種載體類型的數據、信息記錄。專門檔案是檔案家族中的一大門類,它有專門的形成領域,比較穩定的文件名稱、格式、各自獨立的整理和管理方法，專門檔案的形成規律不同于普通檔案。
專門檔案管理是人們為了有效地收集、加工和利用專門檔案數據和信息而進行的一種社會活動。專門檔案管理的一般規則,是以檔案工作基本原則為指導,充分考慮專門檔案的形成規律和特點以及專門檔案信息用戶的需要等方面的因素來設計的。我們社會的各個行業都有自己的“游戲規則 ”這個規則可以有效地約束和規范相關行為人從事某項工作活動的思想和行為,從而保證組織目標或系統目標的實現。
一 、前端控制規則
專門檔案是一種現實性很強的專業管理工具。它是有關專業管理系統建設與運行的生命線。沒有專門檔案就沒有這些管理系統。為了建立一個良好的現代化的專業信息系統，我們不僅要充分利用各種現代信息技術和正確的開發方法，同時還要注意做好專門檔案的管理工作。
專門檔案的前端控制規則，是一種有效解決專門檔案質量問題，保證其工具意義的必要思想和行為準則。它要求做好以下幾方面的工作：
第一,參與專門文件和記錄的標準化、規范化管理。專門檔案的管理主體必須積極參與有關專業系統開發前的論證和設計工作，幫助系統的設計與開發人員選擇和制定符合專門檔案管理要求的規范和標準。
第二，參與專門文件和記錄的維護管理。專門檔案的管理主體必須積極參與專門文件和記錄的維護管理工作，監督有關人員做好專門文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質量和利用價值，防止給日后的專業性活動造成混亂和損失。
第三，參與專門文件和記錄的跟蹤管理活動。我們應當把專門檔案的結果管理模式轉變為過程管理模式，注意利用現代信息技術手段，監控專門文件和記錄的形成過程、平時的存儲保存和加工整序過程、鑒選歸檔過程。
第四，參與專門文件和記錄的管理制度建設。一套專門文件和記錄的管理制度是有效實施專門檔案管理前端控制規則的必要保證，否則，前端控制活動就會流于形式。
二、連續性和整體性規則
專門檔案的管理是一個以實現特定的目標而進行的連續性整體活動過程。從事專門檔案管理必須要堅持連續性和整體性原則。
首先，根據本單位專門檔案的管理目標設計連續性的整體工作方案。在專門檔案的管理實踐中，有關社會主體要根據自身的專門檔案的具體管理目標，制定出相應的專門文檔的管理方案，以便保證整個管理工作有序進行，并保證專門檔案整體管理目標的實現。但是，我們也在實踐中發現，一些單位的專門檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專門檔案管理人員去學習有關單位的先進的管理經驗，然后再照搬過來，開展本單位的專門檔案管理方案的設計工作。誠然，學習其他單位的先進管理經驗和管理方案是無可厚非的，但是學習者應當知道所學到的那些專門檔案管理方案是有關單位根據自己的專門檔案管理目標而設計的，而不是根據學習者所在的單位的管理目標設計的。
其次,根據本單位專門檔案管理目標的變動情況修正專門檔案的管理方案。專門檔案管理的連續性和整體性規則就是要求專門檔案的管理者根據管理目標的變化情況，及時對專門檔案的管理方案作出相應的調整和變革。
三、 安全性和效益性規則
專門檔案管理的安全性規則要求專門檔案的管理主體必須保證專門檔案的實體安全,保證專門檔案數據和信息的可存取性,保證專門檔案內容的安全。保證專門檔案的實體安全是安全性規則的最基本要求。專門檔案的實體安全主要有兩個方面的含義，一是專門檔案的數量應當齊全完整，二是專門檔案應當是一個由專門文件和記錄構成的有機體系。保證專門檔案數據和信息的可存取性，也是專門檔案管理安全性規則的一項重要要求。如果專門檔案的內容數據和信息無法正常存取，那么它的可據性和可靠性就無法保證，所以在專門檔案的管理實踐中，必須采取相應的措施，避免無法存取的“死文檔”的出現，保證專門檔案的內容安全，主要涉及兩個方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專門檔案內容數據和信息不被非法查閱或訪問，確保專門檔案的內容不失密、不泄密：二是保證專門檔案的內容不含有病毒。
專門檔案管理的效益性規則要求專門檔案的管理主體不要壓制專門檔案合理作用的發揮，不要使專門檔案這種寶貴資源閑置，同時要使投入和效益成正比，否則將會造成這種管理活動的效益低下。如果專門檔案的管理主體通過不適當的管理制度和管理方式，限制和阻礙了專門檔案信息價值的實現，影響了其積極作用的發揮，那么就必然會造成專門檔案管理效益的低下，甚至無效益而言，并最終使這項管理活動失去存在的基礎和前提。
專門檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應當通過創造性的勞動和智慧，為專門檔案價值的實現提供更為優質的服務條件。專門檔案管理還要注意投入和效益之間的關系，一旦發現我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經濟投入(包括人、財、物等方面的投入)不能達到預期的良好的管理效益時，就應及時診斷，找出癥結，并采取切實的政改措施。那種追求時髦、不問效果的管理理念和管理方式，必須得到及時糾正，否則就會給國家、集體造成更大的損失。
四、繼承性和創新性規則
河北省檔案局與河北大學達成戰略合作意向
2013年12月9日，“河北省檔案局與河北大學牽手合作洽談會”在河北大學舉行。河北省檔案局局長魏四海、副局長耿樹偉，河北大學黨委書記王洪瑞，黨委常委、副校長王鳳鳴，副校長楊學新等領導出席洽談會。
雙方就合作領域、合作方式等展開深入探討和交流，共商合作，共謀發展，在檔案資源開發利用、檔案信息化建設、專業人才培訓等三方面初步達成合作共識。雙方主要領導均表示，將對合作意向進行進一步細化和分解，牽手共促河北檔案事業發展。 （省檔案局 李小虎）
河北省檔案局出臺
《關于河北省縣（市、區）級綜合檔案館設施設備配備指導意見（試行）》
河北省檔案局日前出臺《關于河北省縣（市、區）級綜合檔案館設施設備配備的指導意見（試行）》（以下簡稱《意見》）。《意見》強調，檔案館設施設備的配置應遵循相關法律法規和標準、規范，按照檔案館各項功能的要求，以檔案安全保障為重點，以檔案收集、整理、保管、保護、開發、利用、公共服務等業務環節為對象，結合檔案館建筑布局、內外環境及特殊要求，整體規劃、分步實施，既能滿足檔案館的基本需要，又不會貪大求洋造成設備閑置和浪費。
《意見》重點從安全防范、庫房裝具、檔案防護、信息化建設、檔案傳統保護、對外服務及辦公基本設施共六方面，對檔案館設施設備的配備提出明確、詳細、具體的要求，并分層次列明哪些設備是開館時必須配備，哪些設備可根據各地的實際情況和經濟條件選擇配備。
（省檔案局 李 曼）
石家莊市檔案局舉辦
“檔案在我身邊”少兒主題實踐活動
近日，為了讓孩子們真實地學習檔案知識，感受檔案的魅力，石家莊市檔案局邀請新開路小學的40余名師生到檔案館參觀，舉辦了一次別開生面的“檔案在我身邊”少兒主題實踐活動。活動中，師生們參觀了不同歷史時期的具有石家莊特色的珍貴檔案以及石家莊城市變遷新老照片展覽，并走進檔案庫房，第一次近距離地接觸到了“檔案”。通過這堂生動的社會實踐課程，同學們對檔案的概念有了初步的認識，透過珍貴檔案的展示，了解了石家莊的城市發展史，激發了同學們熱愛家鄉、努力學習的熱情。
（石家莊市檔案局 劉曉莉）
灤縣響堂鎮高度重視村級檔案管理工作
灤縣響堂鎮黨委、政府始終高度重視村級檔案管理工作，將做好村級檔案的規范化、制度化管理作為服務社會主義新農村建設、服務農民群眾的有效措施。近日，該鎮組織了全鎮村級檔案管理培訓，全鎮51個行政村的村級檔案管理人員（村會計）及鎮包村干部參加了培訓。培訓班上宣讀了村級建檔工作考核辦法。《辦法》規定：按要求完成年度村級建檔工作的村，獎勵村支部書記、村主任、檔案員各300元，代表鎮接受縣局檢查合格的村，原有基礎上再加100元；不能按要求完成的，扣罰村支部書記、村主任、檔案員各200元；同時對包村干部和包片領導進行獎懲。
（灤縣檔案局 劉夢學）
圍場滿族蒙古族自治縣檔案館
五措并舉豐富館藏
圍場滿族蒙古族自治縣檔案館采取有力措施改善館藏結構，豐富館藏內容。一是抓好各機關單位保存滿5年的永久、30年（長期）檔案接收工作；二是加大對滿蒙民俗、名人、重點建設項目、重大活動和重大事件等特色檔案的采集征集工作力度；三是接收征集家庭、個人檔案資料進館，將家庭和個人檔案轉化為國家公共資源；四是對新農合、婚姻登記、京津風沙源治理、工會大病醫療互助等民生檔案開展專題接收；五是對轉制破產企業檔案進行搶救保護，整理編目上架。日前館藏檔案資料達到168，910卷（冊），又存有實物檔案3936件、電子檔案資料2268GB、照片1萬幅、光盤504塊、記錄片2118集。
（圍場滿族蒙古族自治縣檔案局 翁玉蓮）
青龍滿族自治縣檔案局
開展檔案行政執法檢查
近兩個月來，青龍滿族自治縣檔案局依據《檔案法》等法律法規，采取多項措施，對全縣110個立檔單位進行了檔案行政執法檢查和年檢年審考核工作。一是各立檔單位2012年文書檔案等移交情況；二是縣直單位專業檔案等民生檔案的規范整理及安全保管情況；三是各鄉鎮的民政所、農村經濟管理站、勞動保障所等保存的業務檔案規范整理及安全保管情況；四是各鄉鎮村級檔案規范化管理及安全保管情況。對存在問題較嚴重的單位下發了10份《責令限期改正通知書》，有效地推動了下一步檔案工作的開展。 （青龍滿族自治縣檔案局 王賽春）
國家檔案局會同發改委等部門組織開展電子發票及電子會計檔案試點
按照國務院關于促進信息消息擴大內需的工作部署，國家檔案局會同發改委、財政部、稅務總局近日發通知，在北京、上海、重慶、青島、深圳、南京、成都、杭州等國家電子決務示范城市，組織開展電子發票及會計檔案電子化管理政策試點工作，指在通過改革現有發票和會計檔案管理規制，釋放政策紅利；加快會計檔案電子化，深化電子發票應用，降低電子商務企業經營成本，推進可信交易環境建設，方便網絡消費者維權。
試點工作主要包括：京東、海爾、蘇寧等電子商務企業針對網購開具電子發票；中國電信、中國聯通、中國人保財險等企業建設電子會計檔案，接收、記賬、歸檔保存電子商務企業開具的電子發票；有關部門將完善電子發票相關制度規定和管理辦法。
南京市開展家庭農場建檔工作
南京市檔案局館緊貼農村經濟改革熱點，把做好家庭農場建檔工作作為新農村建設檔案工作的切入點，積極與涉農主管部門溝通，深入基層開展工作調研和服務指導工作。目前，南京市已注冊登記的家庭農場60余家。針對這些家庭農場，南京市檔案局館采取靈活多樣的方式開展檔案法律法規的宣傳；對有一定規模的家庭農場進行重點幫助、指導，開展建檔工作。
今年以來，在鎮黨委、鎮政府的正確領導下，在各部門的支持與配合下，黨政辦緊緊圍繞全鎮重點工作，充分發揮辦公室第一窗口、第一環境、第一形象的作用，認真履行工作職責，扎實推進工作落實，保證了機關的正常運轉，圓滿地完成了各項工作任務。
一、重點工作完成情況
（一）周密細致，做好會務服務工作。 本著“會前準備認真，會中服務到位，會后處理妥當”的原則,根據會議活動的類別，從會務安排、材料準備、會場布置等都做到了嚴謹有序、周密細致。一年來，累計籌備和參與了鎮人代會及各種培訓會等大型會議活動9次，完成其他會議安排百余次。同時，堅持對二樓兩個會議室每日保持兩次清理，對各會議室設備專人管理、維護到位，年底前在四樓安裝會場電子屏一塊。
（二）嚴謹高效，落實文件的上傳下達。嚴格按制度、按程序辦文辦事，保證文件傳達和落實的及時和高效。今年以來，收發傳閱文件481件，接收和下達電話通知上完次。對收發公到專人、專門登記，并嚴格按照領導批示及文件要求呈送主管領導或相關單位和人員。下發文件均能及時送達有關部門或個人。
（三）圍繞中心，做好文字材料的撰寫。強化文字材料突出重點、凸顯亮點的宣傳作用，主動與主要領導溝通，積極深入部門了解情況，字斟句酌確保材料的準確嚴謹，協助其它部門和社區完成各類文字材料的草擬及印發，助力各部門工作高效推進。本年度，黨政辦完成了工作報告、通知通告、會議紀要、先進事跡及表態發言等各種文字材料數十篇。
（四）規范管理，強化紀律約束。嚴格考勤管理，專人負責，按照機關請銷假制度對外出報備卡、考勤表規范化管理；嚴格履行上班簽到制度、外出登記制度，會同鎮紀委多次對機關在崗在位情況進行監督檢查；進一步規范辦公用房，及時調整人員變動用房，未出現超標準用房現象；嚴格履行值班制度，根據需要及時調整值班人員，對值班在崗情況、交辦事項落實情況督導檢查，保證鎮機關24小時人員在崗、狀態在崗。
二、后勤保障服務工作。
（一）加強公務用車管理。規范啟用省公務用車信息化平臺管理，規范了車輛使用，杜絕公車私用現象的發生；嚴格執行用車審批手續，審批單、派車單留底存檔，堅持“厲行節約，合并出行”的方式，大大提高了機關車輛的使用效率。建立《公務用車維護保養臺賬》、《公務用車加油登記臺賬》，嚴格按規程加油、維保，無違規違紀用車，
（二）加強機關食堂及保衛工作管理。確保機關食堂為機關人員服務，專人采購、監督核算、嚴控質量，確保食品安全衛生；強化門崗保衛管理，堅持出入登記制度、來人來訪報告登記制度，保證機關工作的安全有序。
（三）嚴格物資管理。按辦公用品采購制度進行采購，及時公開采購支出；嚴格執行辦公室用品領取登記制度；及時儲備各類應急物資，確保遇突況能夠拿得出、用得上、效果好。
（四）抓好后勤維修服務。對各科室替換的拖布及時整修、合并組裝，及時查修機關水、電、暖、門窗、電腦等設備，確保正常運轉。
三、認真抓好其他重點工作
一年里，黨政辦在完成了日常基礎性工作的同時，牢固樹立“全鎮上下一盤棋”意識，積極參與到我鎮重點建設工作的推進當中。
（一）主動配合我鎮重點工作。一是配合做好西環旅游路建設入戶工作，推動項目占地、綠化等工作順利開展；二是積極參與平涉路兩側改造提升工程，督導沿街違法違章建筑、廣告牌拆除；三是推進臺陽山綜合開發項目。成立工作小組，認真做好臺陽摸底、測量等前期工作；四是服務石鋼項目。積極參與到石崗項目的專題協調、工作部署當中，加班加點對石鋼項目的文字性材料進行匯總、整理和上報；五是完成其他階段性工作，如秸稈禁燒、森林防火及包社區工作。
（二）配合做好上級交辦工作。積極響應河北省“互聯網+政務公開四級延伸”工作號召，協調我鎮宣傳、計生、民政等部門，完成賈莊鎮政務服務網門戶資料、上傳相關服務項目，在我區鄉鎮街道一級率先完成事項上傳及事務清單公開等工作；全年共辦理12345市長熱線240余件，做到及時交辦、積極溝通、詳細反饋，切實將“聽民聲、察民情、解民憂”細化到社區、落實到群眾。
（三）完成領導交辦的各項工作任務。
四、存在的差距
在肯定成績的同時，黨政辦仍有有一些問題需要改進：一是工作前瞻性有待提高。二是服務意識需進一步強化。三是工作存在因循守舊、得過且過現象。
五、明年工作重點
明年，黨政辦將扎實做好以下工作：
（一）完善學習機制，提升業務素質。強化辦公室業務培訓，不斷增強辦公室工作人員辦文、辦會、辦事的能力，增強全體人員的窗口意識、服務意識、大局意識。
（二）規范檔案管理。嚴格制冊登記、按類整理存放，提升檔案的歸檔率、完整率、準確率。力爭在檔案管理上實現新的突破，為檔案的調取和查閱提供最大的便利。
（三）做好會議籌備及服務。提前準備，及早著手，做好我鎮人代會、黨代會等大型會議的籌備及服務工作，確保各項會議規范、有序進行。
（四）持續環境整治。進一步加強機關環境整治力度。
