時(shí)間：2023-05-30 10:54:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇法院檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、抓好規(guī)范化，夯實(shí)基礎(chǔ)
人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動(dòng)中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進(jìn)行審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。抓好各類檔案規(guī)范化是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規(guī)范化上應(yīng)做到把好“三關(guān)”。
（一）把好“收集關(guān)”，基礎(chǔ)材料規(guī)范化
法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴(yán)格樹立“對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的高度責(zé)任感，嚴(yán)格按照法律、法規(guī)及上級(jí)的要求，認(rèn)真細(xì)致、按時(shí)保質(zhì)地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準(zhǔn)確反映整個(gè)訴訟活動(dòng)等工作的全過程，使整個(gè)法院檔案形成鏈條式的材料體系，準(zhǔn)確完整，從根本上提高檔案質(zhì)量。
（二）抓好“整理關(guān)”，科學(xué)立卷規(guī)范化
法院綜合檔案室的管理人員要加強(qiáng)對(duì)各職能部門檔案工作的督查和指導(dǎo)，職能業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)與檔案業(yè)務(wù)部門的溝通與交流，齊心協(xié)力抓好檔案基礎(chǔ)建設(shè)，制定統(tǒng)
一、科學(xué)的檔案整理方案，增強(qiáng)訴訟檔案規(guī)范建設(shè)的可操作性，提高訴訟檔案建設(shè)的整體水平。要把法院系統(tǒng)檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定有機(jī)的結(jié)合起來，從而真正實(shí)現(xiàn)基層法院檔案的規(guī)范化。
（三）強(qiáng)化“考核關(guān)”，促進(jìn)檔案規(guī)范化
針對(duì)近年來基層法院書記員新招人員較多，在業(yè)務(wù)能力上參差不齊，在檔案管理上時(shí)有問題發(fā)生。因此，這就要求基層法院在加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)強(qiáng)化考核，使每個(gè)相關(guān)人員加強(qiáng)工作責(zé)任心，深刻認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應(yīng)有地位。
二、落實(shí)制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是現(xiàn)代管理科學(xué)的重要方面，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作的各項(xiàng)制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實(shí)上我認(rèn)為應(yīng)著重從三個(gè)方面：
（一）組織落實(shí)
法院的檔案管理是一個(gè)科學(xué)、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個(gè)方面，哪一個(gè)環(huán)節(jié)去落實(shí)是不夠的，必須從案件受理直至案件審結(jié)以及調(diào)檔查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)，全方位的按照檔案法律和上級(jí)的制度去執(zhí)行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個(gè)同志，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，光靠幾個(gè)檔案人員是永遠(yuǎn)不夠的，這就需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并建立一套組織體系，從各項(xiàng)工作的源頭，從案件的起點(diǎn)就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項(xiàng)工作落實(shí)到位，形成一級(jí)抓一級(jí)，一層抓一層，壓力傳遞，人人負(fù)責(zé)的良好氛圍和責(zé)任意識(shí)。
（二）不斷完善
隨著社會(huì)發(fā)展，改革創(chuàng)新的不斷深化，面對(duì)新的形勢(shì)，原有的制度、規(guī)定可能就不能完全適應(yīng)新的形勢(shì)的需要，因此，這要求我們要用創(chuàng)新的理念，創(chuàng)新的思維去不斷地完善和健全規(guī)章制度，對(duì)已有的檔案管理制度，要根據(jù)新近頒發(fā)的檔案法規(guī)和規(guī)定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應(yīng)法院檔案發(fā)展的需求。
（三）長效管理
牢固樹立長效管理的科學(xué)發(fā)展理念，摒棄“為爭(zhēng)創(chuàng)而爭(zhēng)創(chuàng)”和“管理達(dá)標(biāo)萬事大吉”的思想，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到法院業(yè)務(wù)管理工作中去，進(jìn)一步明確各業(yè)務(wù)崗位的職責(zé)分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日常化、規(guī)范化、制度化，使歸檔驗(yàn)收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實(shí)，從而使基層法院檔案管理工作長效有序的發(fā)展。
三、依托信息化，科學(xué)發(fā)展
法院檔案信息化建設(shè)是拓寬檔案服務(wù)利用外延，提高檔案服務(wù)效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進(jìn)程中要做好以下三方面的工作：
（一）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。這就要求基層法院在檔案信息化建設(shè)過程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等的同時(shí)，亦要積極加大適應(yīng)基層法院檔案管理實(shí)際工作的軟件設(shè)備的開發(fā)和利用。
（二）加快檔案信息庫的建設(shè)
檔案信息資源共享的前提是各類
蓮山課件信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。因此在檔案信息化建設(shè)過程中，不光要對(duì)室藏檔案數(shù)字化，同時(shí)還對(duì)新生成的文件進(jìn)行數(shù)字化。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，建立一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務(wù)。
（三）加大檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)
關(guān)鍵詞 數(shù)字化 檔案管理 法院審判 信息技術(shù) 管理模式
一、引言
人民法院檔案是國家檔案的重要資源，真實(shí)地記錄和反映了人民法院的審判工作和其他各項(xiàng)活動(dòng)，也是社會(huì)的寶貴財(cái)富。人民法院檔案工作既是基礎(chǔ)工作，也是保障工作，是展示人民法院審判歷史面貌的重要憑證。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，法院檔案擁有量和使用量日益增多，檔案管理工作的任務(wù)日趨繁重。做好人民法院檔案工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、便捷化，使其更好地為審判工作服務(wù)，具有重要意義。一方面應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義。人民法院檔案包括訴訟檔案以及其他各類檔案。訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，又是人民法院進(jìn)行審判活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件。同時(shí)，訴訟檔案又是審判人員審理案件和執(zhí)行案件勞動(dòng)的成果和智慧的結(jié)晶。訴訟案件歸檔是實(shí)行案件流程管理中的最后環(huán)節(jié)，法院檔案管理工作是司法政務(wù)管理的一個(gè)重要方面。另一方面應(yīng)明確法院檔案管理工作指導(dǎo)思想，即堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案工作，努力建成一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、功能多樣，高效服務(wù)，具有人民法院特色的檔案管理工作體系。全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、便捷化，充分開發(fā)利用法院檔案資源，拓展和延伸服務(wù)領(lǐng)域，在保證檔案安全，不泄露國家秘密的前提下，充分提供利用，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地發(fā)揮司法檔案在服務(wù)大局，服務(wù)審判，服務(wù)社會(huì)，服務(wù)人民群眾方面的重要作用。加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能。西方國家在法院檔案管理中已經(jīng)形成了一套流程清晰、規(guī)范明確、使用便利的數(shù)字化管理模式，我們?cè)跀?shù)字化檔案管理模式上可以充分的借鑒和參考，取其精華為我們使用。
二、數(shù)字化檔案管理的意義
法院推行檔案管理數(shù)字化建設(shè)是適應(yīng)社會(huì)數(shù)字化潮流、服務(wù)審判管理信息化的必然要求，也是人民法院進(jìn)一步提高法院信息傳遞速度，節(jié)約訴訟資源，方便群眾訴訟的重要手段。可以依托檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，建立當(dāng)事人查詢平臺(tái)。另外，還可以專門設(shè)立電子閱卷室，當(dāng)事人、律師、公安局、檢察院等需要查閱卷宗，檔案員不需要調(diào)出紙質(zhì)卷宗，只需要閱卷人通過內(nèi)網(wǎng)提出申請(qǐng)，檔案員審批并網(wǎng)上授權(quán)后，閱卷人按照指定權(quán)限范圍調(diào)取電子卷宗，需要復(fù)制件的，可以打印后加蓋檔案室的公章。數(shù)字化的檔案管理，可以有效地提高法院在審判過程中檔案管理的檢索成效，推動(dòng)法院工作進(jìn)一步提高效率。此外法院檔案工作實(shí)行數(shù)字化管理后，必將在服務(wù)大局、服務(wù)審判、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民群眾等方面發(fā)揮更加積極的作用。一是決策層可以通過對(duì)匯集的審判業(yè)務(wù)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而全面掌握法院審判運(yùn)行態(tài)勢(shì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)審判業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)異動(dòng)，有針對(duì)性地作出科學(xué)決策，確保法院審判執(zhí)行工作健康有序運(yùn)行。二是法官可以利用這個(gè)平臺(tái)采集數(shù)據(jù)、分析案件動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)二級(jí)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)一體化設(shè)置；案件上訴后，二審法官能夠及時(shí)查看一審案件所有信息及電子卷宗；二審結(jié)案后，一審法官能夠及時(shí)查看二審裁判結(jié)果。
三、法院檔案管理數(shù)字化的探索
（一）成立專門的數(shù)字化管理隊(duì)伍
法院在檔案管理數(shù)字化的過程中，要充分重視對(duì)于人才的引入和培養(yǎng)機(jī)制。數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)長期的工作，需要數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍沉下心來，在繁雜繁瑣的檔案中，摸索管理機(jī)制，優(yōu)化檔案管理的流程，提高數(shù)字化檔案進(jìn)程的進(jìn)一步的推進(jìn)。數(shù)字化的管理隊(duì)伍關(guān)系到法院在審判過程中檔案管理的成效，作為法院主管部門，要切實(shí)的加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)素質(zhì)的提高，把數(shù)字化檔案管理成為一項(xiàng)長期的機(jī)制落實(shí)下來。
（二）采購有力的數(shù)字化管理工具
數(shù)字化檔案管理中，有力的數(shù)字化管理工具是必不可少的。法院在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，要及時(shí)地為管理隊(duì)伍配好鞍馬，讓他們能夠充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的成效。
（三）檔案數(shù)字化的過程中，做好監(jiān)管事務(wù)
在數(shù)字化的管理中，法院要做好檔案管理的監(jiān)管責(zé)任，對(duì)于一些、保密級(jí)別達(dá)不到公開的要求、案件為完成等的檔案，要在數(shù)字化的過程中做好監(jiān)督保密義務(wù)，防止檔案外泄。此外在由于一些檔案時(shí)間較長、保存不是很完善，在數(shù)字化的過程中要尤為注意保護(hù)好檔案資料。領(lǐng)取和交回都要以保護(hù)檔案為首要責(zé)任的情況下進(jìn)行，不能因?yàn)闄n案被掃描、拍照了，對(duì)于原檔案就放松了保護(hù)和愛惜的思想認(rèn)識(shí)，法院要全面落實(shí)監(jiān)管義務(wù)，促進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)一步完善。
四、結(jié)語
實(shí)踐證明，在法院檔案管理中，充分的引入數(shù)字化技術(shù)的管理，可以有效地提高法院檔案管理成效，方便辦案人員查閱檔案和卷宗。法院在進(jìn)行開庭審理和相關(guān)業(yè)務(wù)辦理流程中產(chǎn)生的大量紙制文檔憑證、圖像、音頻、視頻等證據(jù)資料文件，這些卷宗及庭審資料文件對(duì)于法院來說都是關(guān)鍵的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，需要對(duì)此進(jìn)行電子化保存留檔及備份，以方便日后業(yè)務(wù)的溯源和查詢。隨著圖像技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，檔案電子影像處理系統(tǒng)已對(duì)文件影像化提供了有力的支持。
（作者單位為濮陽中級(jí)人民法院）
參考文獻(xiàn)
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作者：王聰 陳民 單位：宿遷學(xué)院 宿遷市宿城區(qū)人民法院
司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存現(xiàn)狀及問題
1.司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存制度現(xiàn)狀。依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施細(xì)則》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》以及《人民法院檔案管理辦法》，各級(jí)人民法院設(shè)立專門對(duì)檔案進(jìn)行管理的檔案機(jī)構(gòu)，由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本院的包括各種門類和載體的全部檔案。人民法院的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極提供利用，切實(shí)為審判工作和其他相關(guān)工作服務(wù)。對(duì)于人民法院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員來說，確保檔案的完整與安全，是他們的共同任務(wù)。在監(jiān)管和指導(dǎo)方面，地方各級(jí)人民法院從事檔案工作的檔案機(jī)構(gòu)及其人員，接受上級(jí)人民法院檔案機(jī)構(gòu)以及同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。在管理內(nèi)容上，司法機(jī)關(guān)的檔案部門負(fù)責(zé)檔案的接收和整理、檔案的利用、檔案的鑒定和移交以及檔案的保護(hù)和防護(hù)。
2.司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存存在的問題。
首先，司法機(jī)關(guān)由于工作的特殊性，機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)工作人員大部分都是國家公務(wù)員，從事檔案管理的人員有些是書記員或者法官助理兼任，有些是專門聘用的專業(yè)技術(shù)人員，這兩部分群體共同構(gòu)成了目前法院案卷檔案的保存人員。案卷檔案在內(nèi)容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件進(jìn)程的法律程序，這樣才能夠更加有序地存檔，為以后的查詢和利用提供方便。同時(shí)，案卷檔案形式復(fù)雜多樣，不僅有大量的紙質(zhì)檔案，還有一部分?jǐn)?shù)字形式存在的檔案，這樣對(duì)檔案的計(jì)算機(jī)技術(shù)有著一定的要求，在當(dāng)前無紙化辦公的要求下，很多地區(qū)都在進(jìn)行紙質(zhì)檔案掃描存檔的信息化建設(shè)，這一建設(shè)對(duì)信息管理的技術(shù)要求又更加嚴(yán)格了。當(dāng)然，案卷檔案保存作為一種基本的檔案管理內(nèi)容，對(duì)檔案管理的管理知識(shí)也是有著一定要求的。而在當(dāng)下，司法機(jī)關(guān)當(dāng)中從事檔案管理的人群很難能夠同時(shí)具備這三方面的要求，即如果由書記員或者法官助理兼任的檔案管理人員，在法律知識(shí)方面不缺乏，但是信息管理技術(shù)方面就有所欠缺；法院招聘的專業(yè)技術(shù)人員在信息管理技術(shù)方面有特長，但是檔案管理知識(shí)和法律知識(shí)也是軟肋；對(duì)于檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)后經(jīng)招聘進(jìn)入司法機(jī)關(guān)的人員來說，法律知識(shí)也有一定的欠缺。因此，就司法機(jī)關(guān)的檔案管理人員的總和素質(zhì)上來說，還不能夠滿足當(dāng)前案卷檔案保存的要求[2]。
其次，司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存與利用沒有很好的接軌。司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存與利用是司法機(jī)關(guān)檔案管理的兩個(gè)最為重要的內(nèi)容，而在當(dāng)前的檔案管理制度之下，這兩個(gè)方面并沒有很好地接軌。法院的案卷調(diào)取基本都是臨時(shí)緊急性質(zhì)的調(diào)卷，因此存在實(shí)體操作先進(jìn)性，后續(xù)再將借卷、歸檔信息輸入信息系統(tǒng)的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象就是案卷檔案的保存與利用沒有接軌的表現(xiàn)。之所以會(huì)產(chǎn)生這種現(xiàn)象，問題在兩個(gè)方面。一方面，在當(dāng)前的法院檔案保存制度之下，仍然按照傳統(tǒng)的檔案保存方式和保存方法，沒有根據(jù)檔案信息化發(fā)展需求建立起檔案資源共享電子平臺(tái)，缺乏檔案保存與利用的反饋信息平臺(tái)，這樣檔案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出來，即可能會(huì)造成檔案利用上的不便捷，也造成了檔案管理上的不透明；另外一方面，檔案管理人員的服務(wù)理念和重視程度不夠。檔案管理部門是非常重要的部門，但是在功能上來說還是一個(gè)服務(wù)部門而非管理部門，其作用就是既要發(fā)揮案卷檔案的社會(huì)功用，又要保證檔案的完整和安全。由于檔案管理工作的枯燥和繁瑣，很多檔案管理人員工作態(tài)度和工作熱情比較低，這一點(diǎn)就嚴(yán)重影響了案卷檔案的利用，是造成案卷檔案的保存與利用的不接軌的原因之一。
最后，目前司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存模式和管理理念上也存在著一些問題，主要表現(xiàn)在重內(nèi)不重外，缺乏大局觀。司法機(jī)關(guān)的案卷檔案形成于審判業(yè)務(wù)部門的審判業(yè)務(wù)工作過程當(dāng)中，但是對(duì)案卷檔案的利用卻不局限于審判業(yè)務(wù)部門，本院的執(zhí)行部門和其他部門也可能需要利用這些檔案；除此之外，其他法院或者上級(jí)法院也經(jīng)常會(huì)因?yàn)榘讣年P(guān)聯(lián)性或者審判監(jiān)督作用的發(fā)揮等原因，以及監(jiān)獄管理部門對(duì)在押犯人的減刑假釋等處理、檢察機(jī)關(guān)在偵查或者過程中對(duì)案件當(dāng)事人情況進(jìn)行確認(rèn)等等情況也可能需要利用這些檔案。而在當(dāng)前的案卷檔案保存模式之下，各級(jí)法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級(jí)，不重集中統(tǒng)一。由于大多數(shù)基層法院的人、財(cái)、物力量有限，實(shí)踐中訴訟檔案庫房嚴(yán)重不足、檔案人員匱乏成為普遍現(xiàn)象。同時(shí)，由于各自為政，不同法院的規(guī)定不盡相同，加之實(shí)體卷宗使用不便、借閱環(huán)節(jié)上的安全無法充分保障等特點(diǎn)，導(dǎo)致跨院、跨省借閱訴訟檔案時(shí)難度較大，法院之間、檢法之間因此產(chǎn)生的矛盾日益凸顯。這些原因都導(dǎo)致了案卷檔案保存但無法很好地發(fā)揮社會(huì)效用[3]。
完善司法機(jī)關(guān)卷宗檔案保存制度的建議
當(dāng)前的司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存制度當(dāng)中存在著案卷檔案保存人員綜合素質(zhì)不夠、案卷檔案保存與利用不接軌、案卷檔案管理模式和理念陳舊等原因，因此要完善司法機(jī)關(guān)案卷檔案的保存制度就要從這三個(gè)方面著手，首先，在檔案管理人員的選定上，要同時(shí)注重法律知識(shí)、信息技術(shù)和檔案管理知識(shí)，在人才選定以后要加強(qiáng)培訓(xùn)從而保證檔案管理能力；其次，建立案卷檔案資源共享信息平臺(tái)，在案卷檔案保存工作的基礎(chǔ)上做好檔案利用的相關(guān)工作；最后，加大物質(zhì)投入和教育培訓(xùn)，提高硬件設(shè)備的同時(shí)提升檔案保存人員的大局觀和服務(wù)理念。這三個(gè)方面又是相輔相成的，任何一個(gè)方面做得不足都會(huì)影響到整個(gè)制度的效用的發(fā)揮，因此，在制度改革過程當(dāng)中要同等對(duì)待，同步推進(jìn)，從人員素質(zhì)、管理技術(shù)、管理模式與管理理念三方面全方位推進(jìn)，最終達(dá)到制度的完善。案卷檔案的保存是司法機(jī)關(guān)檔案管理的重要內(nèi)容，目前的管理框架之下存在著諸多的問題，只有從人才選定、資源共享平臺(tái)的開發(fā)建設(shè)以及檔案保存人員的大局觀和服務(wù)理念三個(gè)方面著手改進(jìn)才能夠進(jìn)一步完善當(dāng)前的案卷檔案保存制度。
關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；司法協(xié)助；現(xiàn)存問題；建議對(duì)策
1 引言
隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中的地位越來越高，以轉(zhuǎn)移、查封、注銷等形式的司法協(xié)助行為，在房產(chǎn)檔案管理工作中越來越多，也日趨復(fù)雜。而且目前我市的房產(chǎn)司法協(xié)助工作仍不規(guī)范，也缺乏可操作的依據(jù)，因此房產(chǎn)司法協(xié)助工作是我市房產(chǎn)檔案管理亟待解決的難點(diǎn)工作之一。
2 房地產(chǎn)司法協(xié)助行為的幾個(gè)重要特點(diǎn)
第一是房產(chǎn)司法協(xié)助行為具有強(qiáng)制性。房地產(chǎn)管理部門是具有法定義務(wù)的司法協(xié)助單位，必須進(jìn)行司法協(xié)助。第二是房產(chǎn)司法協(xié)助的依據(jù)是已生效的人民法院的法律文書。人民法院在審理案件中，需要查取證據(jù)或在基本事實(shí)認(rèn)定的情況下進(jìn)行最終判決、裁定。人民法院在要求房產(chǎn)管理部門協(xié)助執(zhí)行時(shí)，都是生效的法律文書并按照規(guī)定的執(zhí)行程序進(jìn)行。因此房產(chǎn)管理部門協(xié)助執(zhí)行的依據(jù)是人民法院生效的法律文書。第三是房產(chǎn)司法協(xié)助執(zhí)行的對(duì)象是提供準(zhǔn)確的房產(chǎn)檔案資料。只有已進(jìn)行房屋所有權(quán)登記的、有確切產(chǎn)權(quán)歸屬、坐落位置的房產(chǎn)，并且該房產(chǎn)有相應(yīng)明確的主體。第四是房產(chǎn)司法協(xié)助因其標(biāo)的物價(jià)值大，因而房產(chǎn)管理部門所承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償?shù)呢?zé)任就大，風(fēng)險(xiǎn)也就大。因?yàn)樗鶎?duì)司法案件當(dāng)事人的利益帶來直接的重大影響。因此提供的房產(chǎn)資料必須做到可靠、合法，否則會(huì)遭到行政訴訟。
3 房產(chǎn)檔案在司法協(xié)助中的作用
3.1 產(chǎn)權(quán)證明的作用
這是房產(chǎn)檔案在司法協(xié)助中最基本的功能。房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的放映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。它能提供房產(chǎn)的歸屬、數(shù)量、歷史價(jià)值、變遷過程等情況。在有涉及到房產(chǎn)案件的爭(zhēng)議中，可為司法部門提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的房產(chǎn)資料，作為重要的審判證據(jù)。
3.2 協(xié)助司法部門實(shí)施財(cái)產(chǎn)保全的作用
法院在處理涉及房產(chǎn)的財(cái)產(chǎn)糾紛案件中，有些案件需要在未審判或未作出判決結(jié)論之前，需要及時(shí)對(duì)爭(zhēng)議標(biāo)的物房產(chǎn)進(jìn)行財(cái)產(chǎn)保全。房地產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)是一對(duì)一的，有一份房產(chǎn)就該有一份檔案，在執(zhí)法中不允許搞錯(cuò)。而有些房產(chǎn)案件訴訟當(dāng)事人因某些原因不一定能準(zhǔn)確提供財(cái)產(chǎn)的位置。法院要想及時(shí)查封和凍結(jié)該房產(chǎn)而不能出錯(cuò)，就必須依據(jù)房產(chǎn)管理部門提供的有關(guān)房產(chǎn)的檔案第一手資料，以防相關(guān)房產(chǎn)被非法提前轉(zhuǎn)移和破壞事件發(fā)生。這就要求房產(chǎn)檔案管理負(fù)責(zé)人明確自己的職責(zé)，加強(qiáng)自己的法律意識(shí)，不做泄露房產(chǎn)信息的人，造成當(dāng)事人的合法權(quán)益被侵犯。
4 目前房產(chǎn)司法協(xié)助存在的問題
4.1 工作不規(guī)范，業(yè)務(wù)不熟悉
目前，各個(gè)房管部門在司法協(xié)助中主要是協(xié)助執(zhí)行人民法院辦理房產(chǎn)查封、預(yù)查封、解封及房產(chǎn)信息確認(rèn)、查詢。但由于市房管部門并沒有完善房產(chǎn)司法協(xié)助工作規(guī)范規(guī)條，形成可操作的文件，同時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)司法協(xié)助的都是檔案員兼職負(fù)責(zé)，導(dǎo)致房產(chǎn)司法協(xié)助存在許多隱患。如房產(chǎn)存在抵押、已轉(zhuǎn)移過戶并出證、轉(zhuǎn)移過戶中、已有查封、查封到期需要過戶、輪候查封等情況存在并沒有及時(shí)告知人民法院執(zhí)行人員，造成損失。也有相關(guān)業(yè)務(wù)人員并沒有核對(duì)實(shí)物檔案，沒有查核實(shí)物底冊(cè)、產(chǎn)權(quán)人的情況、按揭合同終止、辦證及轉(zhuǎn)移、查封情況就隨便告知執(zhí)法人員。
4.2 房產(chǎn)強(qiáng)制轉(zhuǎn)移
在受理房產(chǎn)案件時(shí)，作為法院并未及時(shí)跟進(jìn)、查閱房管部門的相關(guān)檔案，沒能弄清轉(zhuǎn)移的房產(chǎn)的房產(chǎn)證是否合法、所有者是否符合實(shí)際，倉促做了判斷，導(dǎo)致在房產(chǎn)轉(zhuǎn)移時(shí)房產(chǎn)登記相關(guān)部門無法協(xié)助司法順利執(zhí)行。也有法院沒能提出相關(guān)的要求責(zé)令被執(zhí)行人在規(guī)定的期限內(nèi)辦理相關(guān)的房產(chǎn)登記手續(xù)，使得當(dāng)事人本來可以通過合法的手段領(lǐng)取房產(chǎn)證被執(zhí)行強(qiáng)制轉(zhuǎn)移。而事后當(dāng)事人又將法律文書提供出來，要求房產(chǎn)機(jī)關(guān)辦理房產(chǎn)證相關(guān)手續(xù)，導(dǎo)致房產(chǎn)登記機(jī)關(guān)陷入兩難
窘境。
4.3 法律文書問題
對(duì)于法律文書的送達(dá)，應(yīng)有相關(guān)司法部門親自送達(dá)。存在個(gè)別法官將法律文書交給當(dāng)事人，容易造成不必要的矛盾糾紛。還有就是超過協(xié)助執(zhí)行期的問題。很多當(dāng)事人認(rèn)為，只要有法院判決書在手就高枕無憂了，未能按時(shí)到房管部門辦理相關(guān)產(chǎn)權(quán)證明，導(dǎo)致當(dāng)事人合法利益無法順利完成。再有履行要約協(xié)助執(zhí)行的問題。例如有些拍賣，需要房屋過戶的問題。
5 房產(chǎn)檔案在司法協(xié)助工作中的相應(yīng)對(duì)策
5.1 必須加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理，確保房產(chǎn)檔案重要證件作用
房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、改造、擴(kuò)建、注銷等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更中，房產(chǎn)檔案也必須及時(shí)更新，如實(shí)做好變更和注銷登記，才確保房地檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。只有這樣，才能更有效地做好房產(chǎn)檔案的司法協(xié)助功能。這對(duì)于減少房產(chǎn)民事糾紛的發(fā)生和避免對(duì)房產(chǎn)管理部門的行政訴訟，也是非常必要的。當(dāng)然，如何能使房產(chǎn)檔案能真實(shí)第放映房產(chǎn)的變更情況，還需要產(chǎn)權(quán)人和社會(huì)相關(guān)部門的主動(dòng)配合。房產(chǎn)管理部門要注意及時(shí)做好檔案的跟蹤記錄。
5.2 房產(chǎn)強(qiáng)制轉(zhuǎn)移的協(xié)助執(zhí)行
在房產(chǎn)強(qiáng)制轉(zhuǎn)移或做出查封決定需要協(xié)助執(zhí)行的時(shí)候，法院必須先對(duì)事情做出詳細(xì)的、準(zhǔn)確的跟蹤調(diào)查，對(duì)于不符合登記相關(guān)條件的房產(chǎn)，不能簡(jiǎn)單地執(zhí)行。對(duì)于具有合法的、有效的房產(chǎn)權(quán)屬證明，法院應(yīng)要求當(dāng)事人先提供相關(guān)手續(xù)申領(lǐng)房產(chǎn)證之后，再辦理房產(chǎn)轉(zhuǎn)移。而對(duì)于當(dāng)事人一方不愿意提交房產(chǎn)證的，應(yīng)建議注銷房產(chǎn)證。
5.3 法律文書的協(xié)助執(zhí)行
凡屬法院出具的法律文書，應(yīng)嚴(yán)格按照法定送達(dá)方式送達(dá)房產(chǎn)登記機(jī)關(guān)，避免協(xié)助執(zhí)行過程中出現(xiàn)不必要的矛盾和糾紛。在裁定書、調(diào)解書上，要約中設(shè)定了債權(quán)債務(wù)履行的時(shí)間設(shè)定。建議司法部門先到房產(chǎn)管理部門核實(shí)需要查封的房產(chǎn)狀況，登記受理確認(rèn)后在系統(tǒng)和檔案上做好明確標(biāo)識(shí)和限制處理。實(shí)現(xiàn)登記機(jī)構(gòu)與司法部門的無縫
對(duì)接。
5.4 加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，完善相關(guān)操作法規(guī)
要對(duì)相關(guān)司法協(xié)助的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)。完善相關(guān)協(xié)助人民法院辦理房產(chǎn)查封、預(yù)查封及解封的規(guī)定，詳細(xì)列明查詢查封解封的工作流程、操作程序、收取資料。同時(shí)要標(biāo)明拒不履行協(xié)助義務(wù)或未按要求履行協(xié)助義務(wù)的法律責(zé)任。
6 結(jié)語
總之，房產(chǎn)檔案的協(xié)助工作是法律所賦予的房產(chǎn)管理部門應(yīng)盡的義務(wù)，要堅(jiān)持做好這方面的工作，一方面需要房產(chǎn)檔案管理部門盡職盡責(zé)，依法辦事，把工作做細(xì)，使房產(chǎn)檔案真正起到十分重要的證據(jù)作用；另一方面還需要立法部門、法院部門以及廣大居民密切配合，為以后的房產(chǎn)檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；保密；訴訟檔案；審判事務(wù)
目前，全國各級(jí)法院正在全力推進(jìn)檔案數(shù)字化工程， C法院Y合院內(nèi)工作實(shí)際，在沒有預(yù)算經(jīng)費(fèi)的情況下，以專項(xiàng)項(xiàng)目形式向市政府申請(qǐng)檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，C院檔案數(shù)字化工作探討，更多的是側(cè)重于對(duì)檔案數(shù)字化實(shí)踐過程中可能出現(xiàn)的保密問題進(jìn)行思考，以“防患于未然”，為下一步檔案數(shù)字化工作的順利推動(dòng)夯實(shí)基礎(chǔ)。
1 檔案工作在審判事務(wù)中的比重不斷加大
1.1 結(jié)案標(biāo)準(zhǔn)化下的全過程參與
在C市全市兩級(jí)法院全面實(shí)施辦案流程靜默化監(jiān)管、結(jié)案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化規(guī)定以來，檔案工作由以往的被動(dòng)接收訴訟檔案轉(zhuǎn)化為辦案過程中的流程參與，以歸檔結(jié)案、過程卷與檔案卷同質(zhì)、電子卷宗與紙質(zhì)卷宗同步的全新檔案工作模式已初顯成效，檔案工作逐步由幕后接收走向過程參與，檔案部門也成為訴訟檔案形成的重要一環(huán)，檔案工作迎來更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。
1.2 司法公開與審判秘密“博弈”的見證
如今，司法公開成為審判大環(huán)境，訴訟檔案作為審判工作秘密的原始記錄，更承擔(dān)著權(quán)衡公開或保密的重要職責(zé)。2014年最高院和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，積極回應(yīng)在司法公開背景下如何進(jìn)行訴訟檔案管理問題[1]。訴訟檔案由一般情況不對(duì)外提供利用到全部正卷材料均可對(duì)外公開，檔案見證了司法公開大時(shí)代的到來。
1.3 非工作重心下的大手筆投入?――檔案數(shù)字化
眾所周知，法院工作的業(yè)務(wù)中心為審判，檔案始終只是審判業(yè)務(wù)的忠實(shí)記錄者、竭誠服務(wù)者。此次檔案數(shù)字化工作，僅C市C院一家基層法院，就是兩三百萬元的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，這對(duì)如今日常審判業(yè)務(wù)繁重，工作經(jīng)費(fèi)緊張的任何一家法院，都需傾盡全院乃至地域之力來共同推動(dòng)，而全國范圍內(nèi)各級(jí)法院已然紛紛行動(dòng)，僅此一點(diǎn)便足以說明檔案工作正得到前所未有的支持和重視。
2 檔案數(shù)字化過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)
國家檔案局局長楊冬權(quán)在2013 年底全國檔案局館長會(huì)議上講話時(shí)指出檔案外包中存在的隱患，強(qiáng)調(diào)要“嚴(yán)防外包服務(wù)中檔案失泄密。”[2] 檔案數(shù)字化工作是保護(hù)檔案原件安全、建立方便人民群眾檔案利用體系的有效途徑。在這項(xiàng)工作中，安全保密高于一切，是檔案工作的生命之線和底線。
2.1 庫藏檔案數(shù)字化加工中存在的風(fēng)險(xiǎn)
檔案最重要的屬性即它的原始記錄性。而庫藏檔案數(shù)字化加工首先即是在損害這一屬性基礎(chǔ)上的拆卷、加工、還原，不可避免的會(huì)對(duì)檔案造成一定的損傷。C市C院的庫藏訴訟檔案大多未分立副卷，基于此，數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)即獲取了可能本屬審判秘密的全部卷宗內(nèi)容。同時(shí)，鑒于外包公司的非法學(xué)專業(yè)性，其對(duì)于應(yīng)屬于副卷信息的重點(diǎn)標(biāo)注是否完全可取，是否自行擴(kuò)大或縮小了不公開范圍，并無十足把握。
2.2 新生檔案過程卷數(shù)字化的安全
庫藏檔案數(shù)字化加工完成后，以市中院審判輔助事務(wù)剝離為原則，最大限度服務(wù)審判中心工作，外包公司將一并參與訴訟檔案過程卷的掃描整理。而過程卷因?qū)徟辛鞒谭爆嵙鬓D(zhuǎn)時(shí)間較長，且多為未進(jìn)行裝訂整理的零散材料，卷宗轉(zhuǎn)接過程中出現(xiàn)遺失的可能性較大，案件材料齊全完整存在未知風(fēng)險(xiǎn)。一旦在訴訟過程中卷宗材料丟失，可能對(duì)審判結(jié)果產(chǎn)生直接影響，則可能有損司法權(quán)威，浪費(fèi)司法資源，而且對(duì)司法公信力產(chǎn)生直接沖擊。
2.3 項(xiàng)目交接時(shí)的細(xì)節(jié)與保密
檔案外包服務(wù)將法院內(nèi)部分工轉(zhuǎn)化為與外包公司的對(duì)外合作，交接手續(xù)繁多且重要。檔案實(shí)體移交時(shí)的實(shí)體安全、數(shù)字化成果交接時(shí)的數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)備份時(shí)的存儲(chǔ)介質(zhì)管理等細(xì)節(jié)問題，都存在各種潛在的失泄密風(fēng)險(xiǎn)。比如數(shù)字化成果的驗(yàn)收與交接，就涉及數(shù)字化加工所使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，數(shù)據(jù)載體，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加工系統(tǒng)等多方面的安全管理。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息的全過程，即是依托數(shù)字技術(shù)將有形檔案轉(zhuǎn)化為無形數(shù)字信息的重大工程，其保密工作的重點(diǎn)，也必然擴(kuò)展到信息數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)載體、元素背景等全方位的保密[3]。
3 存在問題的解決對(duì)策及思路探討
3.1 建立檔案與保密工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制
頒布相關(guān)規(guī)章制度，逐步建立檔案工作業(yè)務(wù)檢查和保密檢查的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，理順檔案管理部門和保密部門的協(xié)作關(guān)系，及時(shí)溝通，憑借多方力量共同處理檔案工作中存在的各類安全隱患 [4]。可實(shí)時(shí)主動(dòng)邀請(qǐng)檔案管理部門和保密管理部門共同參與到檔案數(shù)字化工作的開展過程中，接受多方監(jiān)督檢查，提前預(yù)知防范查漏補(bǔ)缺。
3.2 完善有效的監(jiān)督機(jī)制及救濟(jì)途徑
制定檔案數(shù)字化各項(xiàng)操作規(guī)程、規(guī)章制度、監(jiān)管機(jī)制，要求檔案數(shù)字化服務(wù)公司嚴(yán)格按照流程操作，并在實(shí)踐過程中根據(jù)可能問題實(shí)時(shí)調(diào)整完善。實(shí)行法院檔案數(shù)字化專職人員的外部監(jiān)管和數(shù)字化外包公司項(xiàng)目管理人員的內(nèi)部約束相結(jié)合的監(jiān)督機(jī)制，形成有效的錯(cuò)誤倒查、績(jī)效目標(biāo)考核管理制度。針對(duì)新生檔案過程卷掃描中可能存在的丟失風(fēng)險(xiǎn)，提供可供選擇的多種救濟(jì)途徑，備出各項(xiàng)救濟(jì)方案，提前將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)留在可控范圍內(nèi)。
3.3 培育一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才
市場(chǎng)需求的激增導(dǎo)致當(dāng)今所謂檔案數(shù)字化專業(yè)服務(wù)公司質(zhì)量參差不齊，挑選具有資質(zhì)、豐富檔案加工經(jīng)驗(yàn)、良好行業(yè)信譽(yù)的外包公司是檔案數(shù)字化工作成敗的關(guān)鍵。另一方面，法院檔案管理人員檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)不足，加工標(biāo)準(zhǔn)把握不嚴(yán)，對(duì)檔案數(shù)字化工作存在畏難情緒。制度、標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目的最終實(shí)施都在于人，精湛的專業(yè)技能、良好的職業(yè)道德及強(qiáng)烈的工作責(zé)任心是工作質(zhì)量高低的核心影響力，培養(yǎng)一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才已迫在眉睫。
參考文獻(xiàn)
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[2] 洪檔字[2014]10號(hào)，關(guān)于加強(qiáng)檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)安全工作的通知， 南昌市人民政府網(wǎng)站.
百里挑一壓重?fù)?dān)
“檔案人員的選拔，要注重事業(yè)心、責(zé)任心，但光有這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須具備一定的調(diào)研能力和文字水平。”院黨組書記、院長李學(xué)謙如是說。
1998年，老檔案員退休離崗，在物色新檔案員時(shí)，引發(fā)了一場(chǎng)議論。法院干警，崇尚的工作是頭頂莊嚴(yán)的國徽，在審判庭上敲響代表公平和正義的法槌。與審判一線工作相比，檔案工作比較清苦，也不容易出什么成績(jī)，從來沒有一名干警主動(dòng)地找到院領(lǐng)導(dǎo)，要求從事檔案管理工作。因而，檔案人員的任用，往往都是安排那些年紀(jì)大的、身體差的、不能勝任審判一線工作的同志擔(dān)任。但這次，主要領(lǐng)導(dǎo)一改常規(guī)，把檔案管理員的挑選視線，放在了全院100多名干警當(dāng)中。
百里挑一選人，當(dāng)選者定當(dāng)是優(yōu)秀者。
佟文福，男，36歲，大學(xué)本科，部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)。在部隊(duì)時(shí)從事機(jī)關(guān)工作，對(duì)信息理論有獨(dú)到見解，曾多篇……
分管院長的提名得到領(lǐng)導(dǎo)們的一致同意。
作為基層國家審判機(jī)關(guān)昌樂法院，處在全縣矛盾糾紛處理的第一線。近年來，隨著各項(xiàng)工作的全面開展，每年審理、執(zhí)行1萬件左右的案件，產(chǎn)生近2萬冊(cè)檔案。
“這些訴訟檔案都是人民法院審判工作的客觀反映和真實(shí)記錄，是黨和國家的重要專業(yè)檔案。管好、用好這些檔案，依法發(fā)揮審判機(jī)關(guān)打擊、保護(hù)職能，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，意義非常重大。”
分管院長一番語重心長的交談，年輕的新檔案員沉著地點(diǎn)了點(diǎn)頭。
每天一上班，接收業(yè)務(wù)部門的歸檔，忙于檢查、清點(diǎn)、登記、入庫，嚴(yán)格把關(guān)；庫房管理，忙于檢測(cè)記錄溫度濕度、調(diào)控滅菌機(jī)、除濕機(jī)等設(shè)備，認(rèn)真細(xì)致；接待利用者，本院干警、公安機(jī)關(guān)、人民群眾……，應(yīng)接不暇。新檔案員的工作得到了領(lǐng)導(dǎo)和同志們的認(rèn)可。
一些需要潛心研究的工作只好安排到業(yè)余時(shí)間。于是，值班干警常常會(huì)看到他節(jié)假日進(jìn)出的身影和夜晚辦公室明亮的燈光。
科技強(qiáng)檔顯神威
檔案室是個(gè)需要花錢的部門，而昌樂法院舍得花錢。總計(jì)200余平方米的大、小3個(gè)庫房，存放著1948年以來的各種載體的檔案86074卷、109731件。按照要求配置密集架，“九防”設(shè)施、設(shè)備以及其他裝具、工具，平均每年都要投入三四萬元，這對(duì)于一個(gè)經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)落后的基層法院，已經(jīng)是一筆不小的開支。
但資金的束縛，沒有困擾住領(lǐng)導(dǎo)者決策的手腳。該院領(lǐng)導(dǎo)一班人充分認(rèn)識(shí)到科技對(duì)于檔案管理工作的重要意義，勤儉持家，把有限的資金用在了刀刃上。
2001年，投資70余萬元，組建了機(jī)關(guān)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了與五處派出法庭廣域聯(lián)網(wǎng)，為電子檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸建立了先進(jìn)的平臺(tái)和通道，客戶端計(jì)算機(jī)數(shù)量滿足了干警輸入數(shù)據(jù)的需要。
2003年，投資30余萬元，組建檔案庫房智能報(bào)警系統(tǒng)和院機(jī)關(guān)多媒體數(shù)字監(jiān)控系統(tǒng)；安裝專用業(yè)務(wù)軟件，實(shí)現(xiàn)了電子檔案自動(dòng)生成。
2005年，投資20余萬元添置微機(jī)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，解決了存儲(chǔ)容量和檔案數(shù)據(jù)安全問題；安裝LED案件信息顯示系統(tǒng)、觸摸屏自助查詢系統(tǒng)，方便了檔案查詢、利用。
檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)新工作。他們積極探討，研究制定電子檔案的管理辦法，制定了訴訟檔案電子歸檔制度并下發(fā)執(zhí)行。為解決老舊檔案的電子化問題，他們組織了20名兼職檔案管理員，歷時(shí)三個(gè)月，完成了7萬余冊(cè)舊存檔案電子數(shù)據(jù)錄入工作，實(shí)現(xiàn)了全部室藏檔案電子檢索，從而全面提高了檔案管理、利用工作的質(zhì)量和效率。他們撰寫的論文參加全省法院系統(tǒng)檔案論文評(píng)比獲一等獎(jiǎng)，經(jīng)驗(yàn)文章在《中國檔案》雜志、《中國信息報(bào)》等多家報(bào)刊發(fā)表。
服務(wù)社會(huì)課題大
檔案工作，優(yōu)良裝備是根基，規(guī)范管理是主干，熱情服務(wù)是枝葉，深入調(diào)研才會(huì)結(jié)出碩果。為此，早在1998年，他們便擬定了開發(fā)利用訴訟檔案，服務(wù)穩(wěn)定發(fā)展大局的調(diào)研課題，通過五年的實(shí)施，為本院、各級(jí)各地政法機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、人民群眾提供檔案信息資源服務(wù)，共接待訴訟檔案利用者4808人次，提供查(借)閱訴訟檔案16169卷、21611冊(cè)，充分利用了檔案信息資源，有力地打擊了刑事犯罪，保護(hù)了企事業(yè)法人、人民群眾的合法利益，為服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定起到了積極的作用。僅以確切事例統(tǒng)計(jì)，1998～2003年，該院檔案為本院執(zhí)行工作提供重要依據(jù)，為當(dāng)事人避免以及挽回經(jīng)濟(jì)損失11124．40萬元；為保證裁判的正確性，避免、挽回當(dāng)事人損失30．41萬元；為企事業(yè)單位、人民群眾提供證據(jù)、證明，實(shí)現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)效益32．99萬元。 項(xiàng)目的實(shí)施，為各級(jí)政法部門發(fā)揮職能作用，打擊懲治各類犯罪提供了依據(jù)，為法院各類審判工作提供了必要的條件和重要依據(jù)，為法院開展法制宣傳提供了翔實(shí)的資料，為維護(hù)企事業(yè)單位、人民群眾的合法權(quán)益提供了可靠保證。
千里檔案一線傳
鏡頭一：
2002年5月的一天，檔案員剛上班，辦公桌上的電話鈴響了。
“您好，這里是昌樂法院檔案室。”
“您好，我們是唐山市公安局刑警大隊(duì)……”
不等對(duì)方說明，檔案員馬上意識(shí)到又是借閱檔案的事。他順手翻開電話記錄本，一邊接聽電話，一邊不停地記著。
原來，河北省唐山市公安局刑警大隊(duì)抓獲了一個(gè)犯罪團(tuán)伙，主犯供述曾因搶劫罪被昌樂法院判處兩年有期徒刑。因偵破案件需要，打來長途電話聯(lián)系查閱有關(guān)刑事案卷。
“您不用派人前來。只要出具一份公函，寫明需要我們幫助解決的事項(xiàng)，傳真過來。我們找好有關(guān)卷宗材料后給您傳過去就可以了。”
十分鐘后，一沓案卷材料傳到了唐山市公安局。
這就是他們利用傳真通訊手段，為外地政法機(jī)關(guān)服務(wù)的一幕。
在以前，外地政法機(jī)關(guān)查閱檔案，總是一路風(fēng)塵仆仆，千里迢迢趕來。路上辛苦不說，這一來一回，起碼得兩三天的時(shí)間，而且連吃帶住，加差旅費(fèi)，花費(fèi)可不少啊!
分管院長在聽到檔案員匯報(bào)這件事時(shí)，高興地說：“我們多花一點(diǎn)電話費(fèi)，可以節(jié)約對(duì)方的差旅費(fèi)；我們多做些工作，可以節(jié)約兄弟地區(qū)的警力。更重要的是，時(shí)間就是效率，這在案件偵破工作中是花錢也買不到的。”
鏡頭二：
2005年11月28日，常年在廣東東莞某電子廠打工的昌樂縣馬宋鎮(zhèn)村民馬某風(fēng)塵仆仆地趕來，稱原來離婚時(shí)的法院裁判文書丟失，前幾天回老家再婚登記時(shí)受阻，請(qǐng)法院幫忙查找或補(bǔ)辦。雖然已到下班時(shí)間，但是檔案員還是熱情接待了他，并熟練地利用微機(jī)檢索，不到一分半鐘，就從10萬余冊(cè)檔案中查找到了馬某離婚時(shí)的法院裁判文書。此時(shí)的馬某如釋重負(fù)，連連稱謝。 這些看似不起眼的小事，正是近年來他們規(guī)范管理、熱情服務(wù)，司法為民、便民、利民的一個(gè)縮影。
枝繁葉茂展碩果
一分耕耘就有一分收獲。心血和汗水，必將贏得歡歌和贊譽(yù)。
由于領(lǐng)導(dǎo)者的重視和檔案工作者辛勤努力，昌樂法院檔案工作取得了一系列成果，檔案工作的成績(jī)得到了上級(jí)黨委、檔案業(yè)務(wù)主管部門和上級(jí)法院的充分肯定。
1999年檔案管理通過規(guī)范化目標(biāo)管理省一級(jí)認(rèn)定。
2004年3月被評(píng)為2000-2003年度市檔案工作先進(jìn)集體，受濰坊市委、市政府表彰。
2003年、2004年和2005年，連續(xù)三年分別榮獲省開發(fā)利用檔案信息資源成果一、二、三等獎(jiǎng)。
檔的本義為橫木框格；案的本義為長方形桌子。以乎與我們現(xiàn)在所稱的檔案相去甚遠(yuǎn)，但并非風(fēng)馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現(xiàn)代含義，是歷史的選擇，反映了中國方塊字強(qiáng)大的生命力。
檔案一詞，在我國歷史上，各朝各代有不同稱謂。商代稱檔案為“冊(cè)”，據(jù)郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊(cè)”字，是連結(jié)木牘竹簡(jiǎn)的象形字。我們至今仍將檔案、圖書以“冊(cè)”為計(jì)量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書。“治中”即整理案卷，也是一個(gè)官位的職稱，“史”字就是史官右手執(zhí)“中”寫史的象形字。秦漢時(shí)代稱檔案為“卷”，卷是簡(jiǎn)牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱檔案為“案”，人伏于桌子上書寫文件，稱為“伏案”寫作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱“文案、”“案卷”、“簿書”等等。
檔案二字組成聯(lián)合詞組，是中華民族優(yōu)秀傳統(tǒng)文化大融合的結(jié)果。明末清初，滿人入關(guān)前，用木片作文字書寫材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿人奪取政權(quán)，建立大清帝國后，雖改木片材料為紙質(zhì)材料書寫文件，但仍習(xí)慣稱“檔子”，而廣大中原地區(qū)的紙質(zhì)文件材料，則稱為“案”或“案卷”。因此，滿漢融合之后，便把辦理完畢保存起來的本質(zhì)和紙質(zhì)文件，稱為“檔案”，一直沿用至今。
到了近現(xiàn)代，人們又賦予“檔案”新的外延和內(nèi)涵。我國有關(guān)方面的學(xué)者對(duì)檔案定義進(jìn)行了長期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達(dá)方式。
1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：
“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書”。
1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：
“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保字價(jià)值的，并且經(jīng)過立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料。”
1980年上海辭書出版社出版的《辭海》表述為：
“凡具有查考使用價(jià)值，經(jīng)過立卷歸檔集中保管起來的各種文字材料，包括收發(fā)電文、會(huì)議記錄、電話記錄、人事材料、技術(shù)文件、出版物原稿、財(cái)會(huì)簿冊(cè)、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價(jià)值的各種文書。”
1985年國家檔案標(biāo)準(zhǔn)局的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》和《檔案著錄規(guī)則》表述為：
檔案是“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。”
1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》第二條表述為：
“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。”
1988年吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》表述為：
“檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡(jiǎn)便起見，也可表述為：
檔案是原始的歷史記錄。“
中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》對(duì)檔案定義的表述是：
“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。
2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學(xué)概論》中表述為：
“檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息。”
以上幾種，是常見的有關(guān)檔案的法律、法規(guī)、專著和有關(guān)文件資料對(duì)檔案定義的不同表達(dá)形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會(huì)背景、觀察角度和側(cè)重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內(nèi)涵和外延。集中突出了檔案的來源和形成的原因，是人類在實(shí)踐活動(dòng)中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價(jià)值的物質(zhì)存在；突出了檔案的主要特點(diǎn)和基本性質(zhì)，是廣義的文書、文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實(shí)記錄、真實(shí)歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。
2、訴訟檔案定義
訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內(nèi)涵和外延，揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性，把握訴訟檔案與其他相關(guān)檔案的聯(lián)系和區(qū)別。
建國以來，我國檔案界和最高人民法院有關(guān)著作和文件，對(duì)訴訟檔案定義分別從不同角度進(jìn)行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：
“訴訟檔案是由訴訟文書轉(zhuǎn)化而成的。任何一個(gè)案件在訴訟過程中所形成的文書材料，經(jīng)過系統(tǒng)整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來，就是訴訟檔案”。
-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實(shí)務(wù)》，中國檔案出版社，1996年版。
“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機(jī)關(guān)依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)中直接形成的、具有查考利用價(jià)值的、并按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管起來的訴訟文書材料和聲象材料。”
-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。
“訴訟檔案，是人民法院行使國家審判權(quán)，完成基本職能任務(wù)，進(jìn)行審判活動(dòng)的真實(shí)記錄。”
-摘自祝銘山主編《中國法院訴訟文書教程》，中國政法大學(xué)出版社，1996年版。
“訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是做好審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要案件。”
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院檔案管理辦法》。
“訴訟檔案，是人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄。”
-摘自最高人民法院法辦發(fā)（1991）46號(hào)《人民法院訴訟檔案管理辦法》
為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質(zhì)屬性和內(nèi)涵與外延，對(duì)訴訟檔案定義還可以進(jìn)一步表述為：
訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)形成的，具有查考利用價(jià)值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。
確立這一定義的基本指導(dǎo)思想是：從訴訟檔案管理學(xué)角度出發(fā)，以我國實(shí)體法、程序法、有關(guān)司法解釋和檔案法為依據(jù)，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關(guān)于訴訟檔案的定義為基礎(chǔ)，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學(xué)、檔案學(xué)研究的最新成果，適應(yīng)審判實(shí)務(wù)和訴訟活動(dòng)的新發(fā)展，力圖全面準(zhǔn)確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的標(biāo)準(zhǔn)提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內(nèi)涵上，對(duì)前述定義有所突破與創(chuàng)新，表述方法亦略有變通。
本定義與過去所有關(guān)于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現(xiàn)代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動(dòng)主體上，適當(dāng)?shù)ㄔ旱穆殭?quán)主義，適當(dāng)突出當(dāng)事人主義。因?yàn)槿绻麤]有原告與被告，沒有上訴人與被上訴人，沒有申請(qǐng)執(zhí)行人與被執(zhí)行人就無所謂訴訟。沒有雙方當(dāng)事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動(dòng)，則法院審判活動(dòng)必定是無源之水，無本之木，訴訟活動(dòng)就難以進(jìn)行或不能進(jìn)行。所以，使用“法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)”的表述，這是在前述定義基礎(chǔ)上有所突破與發(fā)展的新觀點(diǎn)，也與有關(guān)法律規(guī)定一致。
本定義所稱“法院”，指全國各級(jí)人民法院和軍事、海事、鐵路等專門法院，即泛指全國各級(jí)各類法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因?yàn)椤叭嗣穹ㄔ骸笨勺鲝V義和狹義兩種解釋，而“法院”則沒有歧義，也不致引起誤解，其準(zhǔn)確性與簡(jiǎn)約性不言而喻。
本定義所稱“訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規(guī)定和訴訟需要參加訴訟活動(dòng)、享有一定訴訟權(quán)利和承擔(dān)一定訴訟義務(wù)的人。檢察機(jī)關(guān)代表國家行使檢察權(quán)，提起公訴和抗訴，是一個(gè)比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當(dāng)于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒有根本區(qū)別，因?yàn)榭剞q雙方當(dāng)事人，在訴訟中的地位是平等的。
本定義所稱“訴訟活動(dòng)”，就是法院通常所稱的“審判活動(dòng)”，嚴(yán)格限定在我國三大訴訟法界定的訴訟范圍之內(nèi)，即狹義的訴訟活動(dòng)，不作廣義解釋。
本定義所稱“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，當(dāng)事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據(jù)材料（包括實(shí)物）等，法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在訴訟活動(dòng)中形成的圖象、聲音、數(shù)字化磁盤、光盤等，就其物質(zhì)形態(tài)而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。
3、訴訟檔案概念的基本含義
訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個(gè)方面：
（一）訟檔案產(chǎn)生于法院的審判權(quán)。只有法院才具備產(chǎn)生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國家權(quán)力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和個(gè)人，都沒有這種權(quán)力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門類可能比較齊全。如行政文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個(gè)機(jī)關(guān)單位都能夠產(chǎn)生和形成，事實(shí)上許多單位大都建立了一個(gè)門類比較齊全的綜合檔案室，但唯獨(dú)產(chǎn)生不了訴訟檔案。全國唯有法院一家因行使國家審判權(quán)而產(chǎn)生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動(dòng)所形成的自已保存的訴訟文書材料，可以稱作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。
（二）訟檔案來源于法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人。依照我國憲法和法律規(guī)定，法院依法獨(dú)立公正地行使國家審判權(quán)，但首先必須有雙方當(dāng)事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動(dòng)，否則既無訴訟也無訴訟活動(dòng)，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來源實(shí)際上由兩大部分構(gòu)成，一部分是法院產(chǎn)生的訴訟文書材料，一部分是當(dāng)事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據(jù)材料。公安機(jī)關(guān)（含國家安全機(jī)關(guān)，下同）、檢察機(jī)關(guān)，雖然依法行使偵查權(quán)、檢察權(quán)，也產(chǎn)生司法文書材料，這些司法文書材料，只有進(jìn)入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。
（三）訴訟檔案是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人依法共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)直接形成的。依法，是法院和訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人共同進(jìn)行訴訟活動(dòng)的前提條件，也是訴訟檔案產(chǎn)生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產(chǎn)生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，依法按一定規(guī)則立卷歸檔，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（四）訟檔案是具體案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。只有具體個(gè)案訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，才能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。一個(gè)具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據(jù)交換、庭審、合議、宣判、執(zhí)行、送達(dá)等程序，訴訟活動(dòng)展開的過程，就是訴訟活動(dòng)原始信息產(chǎn)生和記錄的過程。法院收到當(dāng)事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標(biāo)志訴訟活動(dòng)正式開始。當(dāng)事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書，并將送達(dá)回證退回法院，標(biāo)志著一個(gè)具體案件訴訟活動(dòng)結(jié)束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎(chǔ)要素，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，也有可能依法定程序而產(chǎn)生，并轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實(shí)性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護(hù)和再現(xiàn)了違法的真實(shí)和虛假的真實(shí)。
（五）訴訟檔案是具有查考利用價(jià)值的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。有沒有查考利用價(jià)值是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄能否轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)。并不是所有訴訟活動(dòng)的原始性信息記錄都有查考利用價(jià)值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類訴訟文書提綱，未成形也未報(bào)批的各類訴訟文書草稿，合議庭因分析案情需要勾畫的涉案人物關(guān)系或事件因果關(guān)系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭(zhēng)議焦點(diǎn)，訴訟當(dāng)事人及其他訴訟參與人在庭審中的發(fā)言提綱等等，雖然是訴訟活動(dòng)的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價(jià)值，有的已通過別的形式，如裁判文書、庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，所以，不必將它們轉(zhuǎn)化為訴訟檔案。
（六）訴訟檔案是經(jīng)過立卷歸檔保存的訴訟活動(dòng)的原始信息記錄。依照法律法規(guī)立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動(dòng)原始信息記錄轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動(dòng)原始信息記錄，經(jīng)過有機(jī)組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，與訴訟活動(dòng)過程中的原始信息記錄有了很大區(qū)別。它們發(fā)揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書材料；按照一定規(guī)則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱謂和存在形式發(fā)生了變化；辦理移交歸檔手續(xù)后，保管單位發(fā)生了變化；如果當(dāng)事人上訴或檢察機(jī)關(guān)抗訴，一個(gè)一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動(dòng)的重要依據(jù)和必要條件；一個(gè)案件訴訟活動(dòng)的原始信息記錄只是該案的訴訟文書材料，一旦立卷歸檔入庫集中統(tǒng)一保管后，則成了國家檔案的組成部分。
4、訴訟檔案與相關(guān)檔案的聯(lián)系與區(qū)別
（一）訴訟檔案與偵查檔案
在刑事訴訟活動(dòng)中，公安機(jī)關(guān)的偵查文書和意見書，通過檢察機(jī)關(guān)依法進(jìn)入法院訴訟活動(dòng)并在訴訟活動(dòng)結(jié)束后，轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“偵查卷”或“公安卷”。未進(jìn)入訴訟活動(dòng)的偵查文書，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案，也不能稱作訴訟檔案。
（二）訴訟檔案與檢察檔案
檢察機(jī)關(guān)的檢察文書，主要指書、抗訴書、證據(jù)材料等，依法進(jìn)入法院訴訟活動(dòng)，并在訴訟活動(dòng)結(jié)束后，轉(zhuǎn)化為訴訟檔案的一部分，法院稱其為“檢察卷”“卷”或“抗訴卷”。未進(jìn)入法院訴訟活動(dòng)的檢察文書，不能轉(zhuǎn)化為訴訟檔案，也不能移作訴訟檔案。
（三）訴訟檔案與訴訟證據(jù)鑒定文書檔案
訴訟證據(jù)鑒定文書檔案，主要指涉案標(biāo)的物鑒定文書檔案。包括動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)等有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的價(jià)值評(píng)估等訴訟證據(jù)鑒定活動(dòng)中產(chǎn)生的原始信息記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)分類立卷歸檔。但與訴訟檔案有密切聯(lián)系。訴訟證據(jù)鑒定文書檔案是鑒定結(jié)論的原始依據(jù)和憑證，而鑒定結(jié)論具有法律意義，屬于一種獨(dú)立的訴訟證據(jù)，是當(dāng)事人的呈堂證據(jù)，也是法院審判、執(zhí)行的依據(jù)，經(jīng)過庭審質(zhì)證、認(rèn)證后，成為訴訟活動(dòng)原始信息記錄的一部分，應(yīng)列入涉案訴訟文書材料，隨卷歸檔。
（四）訴訟檔案與法醫(yī)學(xué)鑒定文書檔案
法醫(yī)學(xué)鑒定文書檔案，是按照法醫(yī)學(xué)鑒定程序，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，為查明和確定案件真實(shí)情況，提供科學(xué)證據(jù)的原始性真實(shí)記錄，它與訴訟檔案屬于不同門類的檔案，以活體檢驗(yàn)、尸體檢驗(yàn)、文證審查、物證檢驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)等為類別，按年度和一人（件）一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷歸檔。1991年12月24日，最高人民法院頒布的《人民法院法醫(yī)學(xué)文書立卷歸檔辦法》，對(duì)鑒定文書材料的收集、排列、編目、卷宗裝訂、歸檔的原則和方法作了明確規(guī)定。法醫(yī)學(xué)鑒定結(jié)論具有法律意義，是法院和法官辦案的依據(jù)，屬于一種獨(dú)立的訴訟證據(jù)，應(yīng)列入涉案訴訟文書隨卷歸檔。
（五）訴訟檔案與法院行政文書檔案
法院行政文書檔案，是指法院訴訟文書以外的各種行政文書（含黨、政、工、團(tuán)等文書）。凡是反映法院工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的司法行政文書材料，均必須立卷歸檔。它與訴訟檔案屬于不門類的檔案，單獨(dú)分類立卷歸檔。許多行政文書涉及訴訟活動(dòng)的決策部署、督促反饋、總結(jié)報(bào)告、調(diào)研成果等等，雖與訴訟活動(dòng)密切相關(guān)，因不具備訴訟活動(dòng)原始信息記錄這一本質(zhì)特征，仍屬于行政文書。但部分行政文書也同時(shí)被列入訴訟檔案的副卷歸檔保存。如：有關(guān)案件的請(qǐng)示、批復(fù)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)案件的批示和監(jiān)督函，人大代表、政協(xié)委員對(duì)案件的書面建議案、提案、意見、建議，以及法院對(duì)上述案件的辦理報(bào)告和答復(fù)函等等，依照《人民法院行政文書立卷歸檔辦法》應(yīng)當(dāng)歸入行政文書檔案；依照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》應(yīng)當(dāng)歸入訴訟檔案，這樣的規(guī)定是完全正確的，因?yàn)樗鼈兺瑫r(shí)具備了上述兩種檔案的屬性。將這些行政文書歸入訴訟檔案，是因?yàn)樗c案件有密切關(guān)系，可能對(duì)案件的訴訟活動(dòng)或裁判結(jié)果產(chǎn)生影響。
（六）訴訟檔案與審判委員會(huì)記錄
審判委員會(huì)記錄，是最高權(quán)威的訴訟活動(dòng)原始信息記錄，理所當(dāng)然屬于訴訟檔案應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的范圍。審判委員會(huì)原始記錄必須保持其連續(xù)性和完整性，而一次審判委員會(huì)討論的案件不止一件，將原始信息記錄歸入訴訟檔案存在工作上和技術(shù)上的不便。因此，在審判實(shí)務(wù)操作上便出現(xiàn)了多種不同的技術(shù)處理辦法。一種是將一次審判委員會(huì)討論數(shù)件案件的全部原始記錄復(fù)印或復(fù)制數(shù)份，分別存入本次會(huì)議所討論決定的案件案卷歸檔；第二種是審判委員會(huì)討論案件時(shí)，除會(huì)議記錄之外，同時(shí)請(qǐng)所討論案件的法官或書記員到會(huì)另行單獨(dú)記錄，再由書記員入卷歸檔。第三種是審判委員會(huì)每次會(huì)議都保存一套完整的原始記錄，以保持審判委員會(huì)記錄的連續(xù)性和完整性，并作為訴訟檔案的一個(gè)獨(dú)特的類別單獨(dú)立卷歸檔。同時(shí)以該原始記錄為準(zhǔn)，將審判委員會(huì)討論決定每個(gè)案件的結(jié)論，按照固定格式和規(guī)范程序，經(jīng)全體委員簽名或經(jīng)會(huì)議主持審簽后復(fù)制數(shù)份，加蓋審委會(huì)印章交由案件承辦人或書記員作為辦案依據(jù)入卷歸檔。筆者認(rèn)為前二種辦法，各有弊端，不宜采用，第三種辦法符合有關(guān)法律和規(guī)定的要求，簡(jiǎn)便易行，應(yīng)予推廣。
孫守軍同志在平頂山市石龍區(qū)法院辦公室負(fù)責(zé)機(jī)要保密、印章管理、司法統(tǒng)計(jì)、檔案管理、勞資、外聯(lián)等工作，他以“辦公室是全院的中樞神經(jīng)，是溝通上下的橋梁和紐帶，干好辦公室工作，發(fā)揮好服務(wù)作用，與審判工作同樣重要、神圣”為信念，不斷提高自身修養(yǎng)，在平凡的崗位上做出了較為突出的貢獻(xiàn)。石龍區(qū)法院的機(jī)要保密、檔案管理、司法統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)工作，連年被評(píng)為市級(jí)先進(jìn)。孫守軍同志因工作成績(jī)突出，2002年被石龍區(qū)區(qū)委、區(qū)政府評(píng)為全區(qū)辦公室系統(tǒng)先進(jìn)個(gè)人，2003年12月30日被平頂山市中級(jí)人民法院榮記個(gè)人三等功一次。
一、鉆研政治業(yè)務(wù)理論，不斷提高自身修養(yǎng)。
辦公室工作點(diǎn)多面廣，因此孫守軍同志把努力提高自己的各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)和法律專業(yè)技能作為長期奮斗目標(biāo)孜孜以求之，除了參加市、區(qū)、上級(jí)法院組織的各種政治業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，他還報(bào)名參加了四川大學(xué)法律專升本遠(yuǎn)程教育和中央黨校專升本函授班，并取得了本科學(xué)歷，同時(shí)他注重書本知識(shí)和實(shí)際工作相結(jié)合，向領(lǐng)導(dǎo)求教，向經(jīng)驗(yàn)豐富的老同志學(xué)習(xí)，干中學(xué)，學(xué)中干，逐漸成為辦公室工作的“行家里手”。
二、牢固樹立服務(wù)意識(shí)，勤勉敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)。
辦公室人員少、工作頭緒多，他就一個(gè)人兼做多項(xiàng)工作，寧肯自己多出力流汗，從未影響全院整體工作。在機(jī)要保密工作中，他經(jīng)常參加院里審委會(huì)、院務(wù)會(huì)等重要會(huì)議，擔(dān)任記錄工作，從未出現(xiàn)過跑風(fēng)漏氣現(xiàn)象；在日常文件收發(fā)登記、歸檔工作中，他認(rèn)真細(xì)心地管理好每一份文件材料，從沒有發(fā)生過丟失事件；作為印章管理人員，他嚴(yán)格落實(shí)用印審批登記制度，切實(shí)杜絕違反規(guī)定事件發(fā)生；在財(cái)務(wù)和統(tǒng)計(jì)工作中，他凡事往前趕，不等不拖，確保全院帳清物明，統(tǒng)計(jì)數(shù)字確鑿無誤；為了確保石龍區(qū)法院檔案管理市頒一級(jí)水平，他除了督促各業(yè)務(wù)庭搞好案卷按期歸檔外，加強(qiáng)了對(duì)各庭檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)于自己能解決的問題，不推不卸，靜下心來，登記下來一本一本地認(rèn)真整理，并建立了案卷目錄、全案介紹等，全市法院檔案大檢查中，受到了市中院檢查組的充分肯定和通報(bào)表揚(yáng)。版權(quán)所有
三、他以實(shí)際行動(dòng)表達(dá)了人民法院干警對(duì)黨、對(duì)人民、對(duì)法律的赤膽忠誠。
在2003年全國上下抗擊“非典”工作中，孫守軍同志響應(yīng)區(qū)委、區(qū)政府的號(hào)召，主動(dòng)報(bào)名加入到抗擊“非典”工作第一線，他用了短短幾天時(shí)間摸清了全區(qū)4個(gè)辦事處、11個(gè)行政村的外出務(wù)工返鄉(xiāng)人員情況，并協(xié)助辦事處、村、組對(duì)返鄉(xiāng)人員進(jìn)行了妥善安置，對(duì)其中有發(fā)熱、干咳等癥狀的人員進(jìn)行了隔離治療，在抗擊“非典”斗爭(zhēng)中，他發(fā)揚(yáng)連續(xù)作戰(zhàn)、不畏艱險(xiǎn)的工作作風(fēng)，兩個(gè)多月的日日夜夜戰(zhàn)斗在第一線，犧牲星期天和節(jié)假日，忘我奮戰(zhàn)，表現(xiàn)了一名法院干警的崇高情懷。在深入一線工作的同時(shí)，他還向群眾宣傳防治“非典”的有關(guān)知識(shí)，教育群眾相信科學(xué)、相信黨和政府，消除疑慮，穩(wěn)定情緒。在防治“非典”這場(chǎng)沒有硝煙的戰(zhàn)爭(zhēng)中，孫守軍同志用他的一顆赤誠之心，譜寫了新時(shí)期人民法院干警忠于黨、忠于人民的光輝篇章。
四、公道正派，廉潔無私，發(fā)揮好窗口和服務(wù)作用。
工作中他養(yǎng)成了認(rèn)真謹(jǐn)慎、務(wù)實(shí)高效的良好作風(fēng)。一是做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)工作，只要院黨組交辦的工作不分份內(nèi)份外，不挑肥撿瘦講價(jià)錢，都保質(zhì)保量地提前完成。二是寓協(xié)調(diào)于服務(wù)之中，為各業(yè)務(wù)庭提供快捷方便的服務(wù)，處理好了與庭室、同志們的關(guān)系，受到了院領(lǐng)導(dǎo)和同志們的一致好評(píng)。三是搞好外聯(lián)工作，嘴快、腿快、手利，有時(shí)送文件簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、取材料，一天在區(qū)里來回跑幾趟，從沒有抱怨拖沓過。四是真誠禮貌地接待好來院人員，待人接物彬彬有禮、和藹可親，給當(dāng)事人和人民群眾留下了很深的印象。五是廉潔無私，吃苦耐勞，在財(cái)務(wù)管理等工作中，嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度和院規(guī)院紀(jì)，經(jīng)常加班加點(diǎn)，從不叫苦怕累講待遇，從未占公家的便宜。六是關(guān)心同志們比關(guān)心自己為重，在長資、落實(shí)福利時(shí)，周到、認(rèn)真，通過自己艱辛的工作，將組織的關(guān)懷和溫暖送到同志們心中。
××*同志工作在民事審判第一線，始終堅(jiān)持“公正司法、一心為民”的宗旨，努力加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，為促進(jìn)社會(huì)和諧而努力工作，清正廉潔、銳意進(jìn)取，在平凡的崗位上默默奉獻(xiàn)，用自己富有成效的工作贏得了人民群眾的贊譽(yù)。榮立二等功、三等功各一次，曾先后獲得山東省檔案工作先進(jìn)個(gè)人、山東省優(yōu)秀女法官、××*市“三八”紅旗手、“巾幗建功”先進(jìn)個(gè)人等榮譽(yù)稱號(hào)。
一、公正司法，一心為民，是她不舍追尋的法律真義
公正司法、一心為民，是社會(huì)主義法治理念對(duì)民事審判法官的基本要求，也是××*同志在多年的審判實(shí)踐中對(duì)法律真義的理解。××*曾從事過審判檔案管理工作，不論她在什么崗位上，都把公正與為民放在第一位，在負(fù)責(zé)檔案管理工作時(shí)，為了便于檔案管理與查詢，20*年她負(fù)責(zé)起草了法院系統(tǒng)電子檔案錄入方案，僅用了一年時(shí)間就完成了對(duì)7萬多卷宗電子錄入、掃描、建檔工作，使電子檔案管理工作走在了全市檔案管理工作的前列，所在單位被評(píng)為山東省“特級(jí)檔案管理先進(jìn)單位”，本人被山東省檔案局授予“全省檔案工作先進(jìn)個(gè)人”稱號(hào)，并榮立個(gè)人三等功。20*年，××*調(diào)入本院民事審判第一庭工作，民事案件的當(dāng)事人都是普通的基層父老鄉(xiāng)親，他們大多生活在法律語境的邊緣地帶，訴訟也多是離婚、工傷事故、道路交通、鄰里糾紛等案件。為了審理好這類案件，她一方面加強(qiáng)社會(huì)主義法治理念和法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，嚴(yán)把案件事實(shí)關(guān)、證據(jù)關(guān)、程序關(guān)和法律關(guān)，提高辦案的效率，使每一起案件都辦成經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)的“鐵案”，以最有效的辦法和最能讓當(dāng)事人接受的方式，為百姓主持公道。另一方面強(qiáng)化公正司法、一心為民的意識(shí)，把人民滿意不滿意、贊同不贊同、擁護(hù)不擁護(hù)作為工作標(biāo)準(zhǔn)，做到在思想上愛民、行動(dòng)上親民、方法上便民，最大限度地維護(hù)當(dāng)事人的合法利益。20*年她審理了一起長達(dá)18年的學(xué)生傷害賠償再審案件，為了調(diào)取證據(jù)，她三上北京、濟(jì)南調(diào)查相關(guān)證據(jù)，先后十余次走訪當(dāng)事人，依法判處某學(xué)校賠償當(dāng)事人各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)損失及精神損害撫慰金共計(jì)17萬余元，維護(hù)了當(dāng)事人的合法權(quán)益。自20*年以來，共審結(jié)民事案件380件，其中調(diào)解結(jié)案166件，其辦案數(shù)量及調(diào)解率均居全院同行首位。所審結(jié)的案件均能做到案結(jié)事了，無一超審限、無一錯(cuò)案、無一發(fā)回改判和上訪纏訴。20*年榮立個(gè)人二等功，2007年被山東省婦聯(lián)、山東省高院授予“山東省優(yōu)秀女法官”榮譽(yù)稱號(hào)。
二、定紛止?fàn)帲龠M(jìn)和諧，是她不懈追求的審判目標(biāo)
定紛止?fàn)帲饷埽龠M(jìn)社會(huì)和諧，是人民法官神圣職責(zé)。××*結(jié)合民事審判工作的實(shí)際，總結(jié)出六條訴訟調(diào)解法，即教育說理法、判例指導(dǎo)法、理解信任法、耐心講解法、換位思考法和社會(huì)介入法。在20*年審結(jié)了一起二審交通肇事賠償案，上訴人沂水縣居民王某駕駛貨車將騎摩托車的劉某撞傷，一審判決后，王某不服，提起上訴，在二審審理期間，王某召集部分親屬圍攻一審法院，××*同志得知情況后，及時(shí)和原審法院承辦人員溝通，并運(yùn)用教育說理法、換位思考法和判例指導(dǎo)法，耐心細(xì)致給王某講解有關(guān)法律規(guī)定及其相關(guān)判例，指出其行為的嚴(yán)重后果，經(jīng)過長達(dá)2個(gè)小時(shí)的說服工作，王某撤回圍攻上訪人員，阻止了一起嚴(yán)重違法事件的發(fā)生，又經(jīng)過不厭其煩地多次調(diào)解工作，上訴人一次性將5667元現(xiàn)金交付被上訴人，案件實(shí)現(xiàn)了圓滿解決。
××*作為一位女法官、一位母親，她不僅有著親情和愛心，還具有著嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。在一起離婚案件中，因其男方有嚴(yán)重過錯(cuò)，男女雙方均同意離婚，但為撫養(yǎng)孩子及家庭財(cái)產(chǎn)分割發(fā)生爭(zhēng)議，在調(diào)解中她運(yùn)用社會(huì)介入法，讓其親屬和10歲的女兒做其父母的工作，女孩的父母受到了感動(dòng)，在財(cái)產(chǎn)分割上也互相讓步，以調(diào)解結(jié)案，此案雖然不是喜劇結(jié)果，但依法保護(hù)了婦女兒童的合法利益。庭后，××*又將其電話號(hào)碼留給女孩，與女孩長期保持“熱線”聯(lián)系，鼓勵(lì)她好好學(xué)習(xí)，健康成長。在她審結(jié)的離婚案件中，調(diào)解率達(dá)到60%以上。今年8月1日前，××*同志作為涉軍合議庭成員接受了山東省廣播電視臺(tái)的采訪，其所審結(jié)的涉軍案件均能達(dá)到質(zhì)量高、結(jié)案快，最大限度的維護(hù)了軍人的合法權(quán)益。
三、努力學(xué)習(xí)，探索創(chuàng)新，是她一貫保持的精神狀態(tài)
××*同志在做好審判工作的同時(shí)，注重法學(xué)理論的學(xué)習(xí)和審判經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，經(jīng)常深入基層法庭進(jìn)行調(diào)研、指導(dǎo)工作，利用業(yè)余時(shí)間完成了法律本科和研究生課程的學(xué)習(xí)。幾年來，共在國家、省、市級(jí)刊物發(fā)表理論調(diào)研文章18篇，其中有兩篇分別被錄入《當(dāng)代中國領(lǐng)導(dǎo)參考文庫》及《山東省高級(jí)人民法院檔案管理工作優(yōu)秀論文集》。20*年11月，××*同志根據(jù)自己在辦理離婚案件中與離異家庭孩子的真實(shí)故事編排成歌舞話劇，自編自演，在市工會(huì)、市機(jī)關(guān)工委、市婦工委聯(lián)合舉辦的“我愛我家”和諧才藝表演中獲得一等獎(jiǎng)。20*年在全市法院系統(tǒng)“反腐倡廉”演講比賽中獲得一等獎(jiǎng)。20*年在全省政法系統(tǒng)“社會(huì)主義法治理念在我心中”演講比賽中榮獲“優(yōu)勝者”獎(jiǎng)、××*市政法系統(tǒng)“社會(huì)主義法治理念教育活動(dòng)”演講比賽中獲得二等獎(jiǎng)。
關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；開發(fā)利用；服務(wù)；措施
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
在房產(chǎn)管理工作中，房產(chǎn)檔案的的開發(fā)和利用是其工作內(nèi)容中的重要環(huán)節(jié)，也是其進(jìn)行日常工作時(shí)的重要依據(jù)，因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案的資料上不僅有著房產(chǎn)權(quán)、房產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)者的相關(guān)信息，還有相關(guān)房產(chǎn)買賣合同、原始憑證等資料。合理的開發(fā)和利用這些資料能夠有效地提高房產(chǎn)檔案的管理水平和管理效益，能夠充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和管理作用，進(jìn)而更好的為社會(huì)、為群眾提供更好的服務(wù)。文章就這一話題進(jìn)行展開全面的、深入的、具體的分析和討論。
一、房產(chǎn)檔案的主要特點(diǎn)和其信息資源管理現(xiàn)狀
（一）房產(chǎn)檔案的主要特點(diǎn)
要想充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的使用價(jià)值和功能，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，首先就要對(duì)房產(chǎn)檔案的主要特征進(jìn)行一定的認(rèn)識(shí)與了解。
1、房產(chǎn)檔案具有專業(yè)性
房產(chǎn)檔案的記錄載體較多，其記錄內(nèi)容也較廣，工作內(nèi)容程序性和政策性強(qiáng)，使得其記錄內(nèi)容和形式和其他公文有著明顯的差異，具備明顯的專業(yè)性。此外其方才檔案的內(nèi)容上對(duì)產(chǎn)地面積和產(chǎn)權(quán)狀況也經(jīng)常采用專業(yè)術(shù)語，其表述形式結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、且多用表格和填寫的形式，因此更可以看出其檔案的專業(yè)性強(qiáng)的特征。
2、房產(chǎn)檔案具有延續(xù)性、歷史性以及動(dòng)態(tài)性
房產(chǎn)檔案基本上是隨著房產(chǎn)的變化而變化的，一些房產(chǎn)的拆遷、買賣、交換、分析、繼承等等都是不斷變化的，因此房產(chǎn)檔案具備一定的動(dòng)態(tài)性和歷史性，而且這些資料都是隨著房產(chǎn)的變化而不斷補(bǔ)充的，因此也具備延續(xù)性。
3、房產(chǎn)檔案具有法律性以及真實(shí)性
房產(chǎn)檔案上面記錄的信息會(huì)經(jīng)過相關(guān)管理部門的審查和監(jiān)督，并且相關(guān)程序都要按照房產(chǎn)局和政府的政策規(guī)定來執(zhí)行，而且這些資料也會(huì)為檢查機(jī)關(guān)、公安局和法院提供檢查、作證的功用。因此，這些房產(chǎn)憑證和資料都具備真實(shí)性和法律效力。
4、房產(chǎn)檔案具有結(jié)合特征
一般而言，在城市中房產(chǎn)和地產(chǎn)是密切相關(guān)的，如果房屋直接接觸地面，一旦房主有了土地使用權(quán)也就相應(yīng)有了房產(chǎn)權(quán)，反過來也是如此，因此房產(chǎn)和土地信息和產(chǎn)權(quán)都是密不可分，同時(shí)轉(zhuǎn)移的。
（二）房產(chǎn)檔案信息資源管理現(xiàn)狀
我國目前房產(chǎn)檔案的信息資源的主要使用部門是城市、區(qū)、鎮(zhèn)房管局，這些管理部門主要的管理內(nèi)容就是查詢房產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)的登記記錄和信息，包括房產(chǎn)權(quán)人、房產(chǎn)的原始記錄、房產(chǎn)的買賣合同及其備案信息等等。這些資料還可以為公安局、法院、檢查機(jī)關(guān)等做協(xié)助調(diào)查作用。
二、房產(chǎn)檔案的利用和服務(wù)方式
房產(chǎn)檔案的利用和服務(wù)，歸根究底就是對(duì)房產(chǎn)檔案信息的利用和服務(wù)，一般而言房產(chǎn)檔案的利用方式主要包括對(duì)房產(chǎn)檔案信息的利用、對(duì)房產(chǎn)檔案分析總結(jié)結(jié)論的利用以及簡(jiǎn)介查詢專題服務(wù)的利用。而房產(chǎn)檔案的服務(wù)方式主要包括信息查詢服務(wù)、信息咨詢服務(wù)、房產(chǎn)信息市場(chǎng)服務(wù)、房產(chǎn)信息指導(dǎo)服務(wù)、房產(chǎn)信息專題服務(wù)以及房產(chǎn)信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等這六種。
三、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案開發(fā)利用水平，提高服務(wù)質(zhì)量的方法和措施
房產(chǎn)檔案的最終目的和作用就是為大眾提供服務(wù)，而在對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行合理的利用并提供服務(wù)的同時(shí)，也對(duì)房產(chǎn)檔案的管理工作有一定監(jiān)督、檢查和促進(jìn)的作用。現(xiàn)在房地產(chǎn)行業(yè)越來越發(fā)達(dá)，其房產(chǎn)檔案的管理工作內(nèi)容也越來越多，因此，加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)和管理，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而更好的滿足市場(chǎng)需要是房產(chǎn)檔案管理工作者面臨的挑戰(zhàn)和必要的任務(wù)。
（一）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息的法制建設(shè)
為了保證房產(chǎn)檔案能夠充分發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值，就必須要保證房產(chǎn)檔案信息的真實(shí)性和法律性，因此，房產(chǎn)檔案管理人員一定要加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息的法制建設(shè)，要充分依據(jù)我國相關(guān)房產(chǎn)政策和規(guī)定來執(zhí)行，做好檔案資料保密的同時(shí)，也要全面、真實(shí)的掌握所有檔案信息。
（二）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理體系的建設(shè)
隨著信息技術(shù)的普及與提高，房產(chǎn)檔案的管理體系和管理模式也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分引進(jìn)現(xiàn)代化信息的手段，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，根據(jù)房產(chǎn)檔案的實(shí)際情況，建立一個(gè)科學(xué)的、先進(jìn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，有助于擴(kuò)展房產(chǎn)檔案的服務(wù)領(lǐng)域，有助于提高檔案信息的準(zhǔn)確性，有助于提高管理工作的效率和質(zhì)量。此外，在建立房產(chǎn)檔案管理體系的同時(shí)，要注意完善其信息查詢和反饋的功能，并對(duì)這些查詢信息做好記錄，以備相關(guān)法律機(jī)構(gòu)和管理工作查閱。
（三）提高房產(chǎn)檔案管理人員的水平
房產(chǎn)檔案的管理工作不僅專業(yè)性較強(qiáng)，其涉及的行業(yè)和知識(shí)領(lǐng)域也比較廣，包括產(chǎn)權(quán)、法律、建筑、抵押等等方面。因此，要想提高房產(chǎn)檔案的管理水平，進(jìn)而為社會(huì)提供更好的服務(wù)效果，就要加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)和教育，提供其工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和相關(guān)技能。檔案管理工作人員首先要全面了解我國政府和地方房產(chǎn)檔案管理局頒布和制定的相關(guān)政策和法律規(guī)定，其次要具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，最后要有一定的檔案管理水平和技能，同時(shí)也要具備一定的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的使用技巧。此外，房產(chǎn)檔案管理人員也要不時(shí)學(xué)習(xí)一些新的檔案管理知識(shí)和技能，對(duì)于一些新的檔案管理工作規(guī)定和要求也要了如指掌。至于這樣才能夠在房產(chǎn)檔案管理工作中游刃有余。
結(jié)束語
綜上所述，只有在保證房產(chǎn)檔案信息資料的保密性和完整性的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)開發(fā)房產(chǎn)檔案信息的利用范圍，提高房產(chǎn)檔案信息資源的利用水平，才能夠提高房產(chǎn)檔案的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果，才能使得房產(chǎn)檔案充分發(fā)揮其應(yīng)用的作用和價(jià)值。因此，房產(chǎn)檔案的主管人員就要加強(qiáng)對(duì)一些審閱手續(xù)的監(jiān)督控制和審核，保證產(chǎn)權(quán)者的合法權(quán)益，促使房產(chǎn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步提升和發(fā)展。
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1房屋征收檔案管理信息化建設(shè)主要基礎(chǔ)資料
房屋征收管理工作是城市建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作，“房屋征收信息化”，就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等手段，實(shí)現(xiàn)政府對(duì)上述房屋征收過程的信息化、數(shù)字化管理，并通過公告公示、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等平臺(tái)為被征收人提供公共服務(wù)。按照國家規(guī)定房屋征收拆遷檔案移交包括下列主要檔案資料:（1）綜合資料：拆遷許可證；拆遷申請(qǐng)書；建設(shè)項(xiàng)目批準(zhǔn)文件；建設(shè)用地規(guī)劃許可證(含規(guī)劃定點(diǎn)紅線圖)；國有土地使用權(quán)批準(zhǔn)文件；選擇評(píng)估公司征求意見表；意見匯總表；選定評(píng)估公司公告；拆遷調(diào)查通知書；委托拆遷合同；委托評(píng)估合同；房屋拆遷公告；拆遷安置補(bǔ)償匯總表(明細(xì)目錄)；直管公房拆遷補(bǔ)償協(xié)議；直管公房拆遷注銷通知書；其他相關(guān)材料（2）被拆遷戶檔案資料：拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議；房屋拆遷評(píng)估報(bào)告；房屋裝修評(píng)估表；房屋所有權(quán)證；房屋租賃協(xié)議；國有土地使用權(quán)證；聽證、行政裁決、行政強(qiáng)拆、法院判決、司法強(qiáng)拆等相關(guān)材料（由市拆管辦單獨(dú)移交）；照片（評(píng)估報(bào)告中附照片）；其他相關(guān)材料。
2拆遷檔案移交要求
（1）綜合資料：拆遷許可證；拆遷申請(qǐng)書；選擇評(píng)估公司征求意見表；意見匯總表；選定評(píng)估公司公告；拆遷調(diào)查通知書；委托拆遷合同；委托評(píng)估合同；房屋拆遷公告；拆遷安置補(bǔ)償匯總表(明細(xì)目錄)；直管公房拆遷補(bǔ)償協(xié)議；直管公房拆遷注銷通知書。（2）戶檔資料：拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議；房屋拆遷評(píng)估報(bào)告；房屋裝修評(píng)估表；房屋租賃協(xié)議；聽證、行政裁決、行政強(qiáng)拆、法院判決、司法強(qiáng)拆等相關(guān)材料（由市拆管辦單獨(dú)移交）；照片（評(píng)估報(bào)告中附照片）。以上移交文件應(yīng)為原件，應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；破損皺折的文件要修復(fù)和整平。
3房屋征收檔案管移交時(shí)限及流程
（1）各拆遷單位和拆遷實(shí)施單位應(yīng)在拆遷工作結(jié)束3個(gè)月內(nèi)向市城建檔案館移交拆遷項(xiàng)目檔案。（2）移交拆遷檔案時(shí)，應(yīng)先報(bào)市城市房屋拆遷管理辦公室辦理查閱無誤并蓋章后方可移交。
4房屋征收檔案管移交手續(xù)
移交檔案時(shí)，各移交單位應(yīng)認(rèn)真填寫檔案移交清單，清單一式三份，經(jīng)交接雙方簽字蓋章后各留存一份，另一份交市城市房屋拆遷管理辦公室。
5房屋征收檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)問題
國務(wù)院第590號(hào)令頒布以來，伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，房屋征收行業(yè)呈現(xiàn)出全面信息化的發(fā)展勢(shì)頭。傳統(tǒng)的房屋征收管理運(yùn)作模式在信息技術(shù)的沖擊中開始了一場(chǎng)深刻的變革。為有效的解決并實(shí)現(xiàn)這些管理需求，設(shè)計(jì)編制房屋征收管理系統(tǒng)軟件，對(duì)房屋征收所涉及的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行管理，充分發(fā)揮管理軟件的優(yōu)越性，對(duì)房屋征收相關(guān)檔案資料進(jìn)行信息化管理，減少信息輸入量，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高房屋征收管理水平，提高房屋征收管理工作的透明度，真正做到信息公開，公正公平具有十分重要的意義。征收戶可以直接通過前臺(tái)展示的觸摸屏或者Internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入該系統(tǒng)開放的客戶端，查詢自己房屋征收戶信息、安置結(jié)果公示等，使征收工作更加透明，減少房屋征收糾紛，更好的完成房屋征收任務(wù)。住房城鄉(xiāng)建設(shè)部規(guī)定，市、縣級(jí)人民政府及房屋征收部門應(yīng)當(dāng)明確信息公開內(nèi)容，公布下列房屋征收與補(bǔ)償信息：房屋征收補(bǔ)償法規(guī)政策；房屋征收決定；房屋征收補(bǔ)償方案；房屋征收補(bǔ)助、獎(jiǎng)勵(lì)政策和標(biāo)準(zhǔn)；征收范圍內(nèi)房屋的調(diào)查結(jié)果；被征收房屋分戶的初步評(píng)估結(jié)果；被征收房屋分戶補(bǔ)償情況。從技術(shù)角度來看，實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)目并非困難，只要對(duì)該項(xiàng)目稍加進(jìn)行功能分析，認(rèn)真做好模塊劃分，再做詳細(xì)設(shè)計(jì)和軟件調(diào)試即可完成任務(wù)。這里面的核心問題是在房屋征收信息公開工作中做好檔案管理信息化工作，涉及到房屋征收信息不能簡(jiǎn)單公開了事，必須做好信息化檔案管理工作。該公開的信息必須做到及時(shí)公開，該存檔的信息必須做好存檔，要對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)人民群眾負(fù)責(zé)，妥善做好各項(xiàng)工作。以前的政府網(wǎng)站大多“各自為政”，重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象嚴(yán)重。老百姓要想辦事必須先知道這件事歸哪個(gè)部門管，且不說多部門多頭管理的問題，就是找到了相關(guān)部門的網(wǎng)站還可能因?yàn)榫W(wǎng)站建設(shè)良莠不齊仍然查找不到需要的信息的問題比較突出。因此房屋征收檔案管理信息化建設(shè)首先要解決方便檢索，便于查詢問題；其次要做好數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。
本文作者：李長國工作單位：吉林省四平市房屋征收經(jīng)辦中心
為加快推進(jìn)我區(qū)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案工作在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用，根據(jù)區(qū)人大常委會(huì)年初工作安排，區(qū)人大教科文衛(wèi)工委在區(qū)人大常委會(huì)____副主任的帶領(lǐng)下，就我區(qū)檔案工作情況進(jìn)行了調(diào)研。此次調(diào)研實(shí)地走訪了區(qū)檔案館庫房、地稅城區(qū)分局、區(qū)法院、澄江街道辦事處檔案室等相關(guān)單位，聽取了區(qū)檔案局有關(guān)情況匯報(bào)，并召開了座談會(huì)，廣泛聽取了各方面的情況介紹和建議、意見。現(xiàn)將有關(guān)調(diào)研情況匯報(bào)如下：
1、建立檔案管理機(jī)構(gòu)和工作網(wǎng)絡(luò)。區(qū)檔案局于1989年掛牌成立，能夠認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《浙江省實(shí)施<中華人民共和國檔案法>辦法》，切實(shí)履行檔案事業(yè)行政管理和檔案管理利用兩種職能。不斷加強(qiáng)檔案隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，全區(qū)機(jī)關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）全部完成了文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的編制審查，并成立了相應(yīng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室負(fù)責(zé)人，使檔案管理工作達(dá)到了有制度、有人管、有庫房、有實(shí)體的四有標(biāo)準(zhǔn)。
2、檔案管理工作逐步規(guī)范。一是建立了各項(xiàng)制度。區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）及職能部門都相應(yīng)建立了有關(guān)檔案保管、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，進(jìn)一步明確了檔案管理的基本工作要求，確保了檔案管理的規(guī)范化和制度化。二是規(guī)范檔案管理職責(zé)。重新修訂了《黃巖區(qū)檔案館收集檔案范圍》，調(diào)整接收檔案單位名冊(cè)，確保館藏檔案資源建設(shè)科學(xué)合理。全區(qū)各相關(guān)單位都制定了相應(yīng)的檔案人員崗位責(zé)任制度，各檔案館室的檔案人員基本都能認(rèn)真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，大多數(shù)建檔單位能做好檔案借閱和利用情況的登記。三是加強(qiáng)考核創(chuàng)建。區(qū)檔案館1999年11月即通過省二級(jí)檔案館驗(yàn)收；____2年，被臺(tái)州市檔案局評(píng)為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作市級(jí)示范縣；澄江街道被評(píng)為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作省級(jí)示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)，其綜合檔案室通過省一級(jí)目標(biāo)認(rèn)定，其余18個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)綜合檔案室全部通過省二級(jí)驗(yàn)收。組織開展檔案目標(biāo)管理認(rèn)定和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，“十二五”以來，區(qū)司法局、公積金管理中心等23家單位通過省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定，7個(gè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
3、檔案利用工作有所推進(jìn)。一是檔案利用率有所提高。全區(qū)民生部門建檔率達(dá)100%，局、公積金管理中心、就業(yè)處等14個(gè)涉民單位達(dá)到省級(jí)以上檔案目標(biāo)管理水平。建立了婚姻、移民等多種民生專業(yè)檔案的全文數(shù)據(jù)庫和60多個(gè)涉民部門的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)施市、縣（區(qū)）兩級(jí)聯(lián)動(dòng)，開展“異地查檔、跨館服務(wù)”。近三年來，累計(jì)接待群眾查檔3570人次，調(diào)閱檔案資料4500多卷（冊(cè)），復(fù)印檔案資料8000多張，檔案聯(lián)動(dòng)服務(wù)360多人次。二是信息化建設(shè)不斷推進(jìn)。區(qū)檔案館以開展檔案登記備份工作為載體，整合館藏資源，加快館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，建成了館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)達(dá)91多萬條，館藏檔案全文掃描170多萬頁。加快了數(shù)字檔案室建設(shè)，特別對(duì)涉及民生檔案的職能部門信息化工作走在前列，全區(qū)共有6個(gè)單位建成了省示范數(shù)字檔案室，36個(gè)綜合檔案室建成了規(guī)范化數(shù)字檔案室，如：城區(qū)地稅務(wù)分局、區(qū)法院等單位，進(jìn)一步開發(fā)了檔案信息資源，提高了檔案的社會(huì)利用率，較好地服務(wù)了群眾。同時(shí)還創(chuàng)建了農(nóng)村檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)涉農(nóng)檔案一鍵共享。
1、檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)。一是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視和關(guān)注。對(duì)本職范圍內(nèi)檔案工作職責(zé)不明確，較少過問檔案工作，對(duì)有關(guān)檔案的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)了解不深，導(dǎo)致許多單位的檔案管理問題得不到解決，人、財(cái)、物保障不足。二是部分單位之間檔案管理工作不平衡。目前，我區(qū)的各類檔案管理工作主要是根據(jù)業(yè)務(wù)線上的臺(tái)帳要求來開展，各級(jí)各部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案管理水平高低不均，差距較大。三是檔案工作宣傳方法較少。由于宣傳的活動(dòng)和載體不多，檔案的相關(guān)知識(shí)和新聞很少出現(xiàn)在各類媒體、簡(jiǎn)報(bào)上，宣傳力度不強(qiáng)、氛圍不濃。機(jī)關(guān)干部欠缺檔案概念，自覺管理、依法收集的意識(shí)比較淡薄，全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。
2、檔案管理體系不夠完善。一是檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)不夠健全。據(jù)了解，部分單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒有建立到具體科室和工作崗位，部分村（社區(qū)）還未落實(shí)兼職檔案管理人員，組織網(wǎng)絡(luò)未能到底到邊。二是檔案管理隊(duì)伍缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)和精力，檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定，變動(dòng)頻繁，有些單位一兩年一換；檔案員兼職過多，精力不足；檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化水平總體不高，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)較少，近幾年來特別是針對(duì)基層村（社）檔案管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)幾乎沒有。
3、檔案管理硬件建設(shè)還難以適應(yīng)工作需要。隨著檔案
庫存量的急劇增加，館室緊張、建設(shè)簡(jiǎn)陋的問題在全區(qū)各個(gè)職能部門都普遍存在，這已經(jīng)成為影響和制約全區(qū)檔案管理工作發(fā)展的突出問題，具體表現(xiàn)在：一是庫房容量不足。目前區(qū)檔案館庫存檔案已經(jīng)飽和，收集工作受到影響，全區(qū)共有222個(gè)進(jìn)館單位，尚有86個(gè)單位檔案未接收進(jìn)館；絕大部分機(jī)關(guān)單位僅接收到八十年代初；半數(shù)以上鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）六十年代以來的檔案至今未接收進(jìn)館；據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我區(qū)到期未接收進(jìn)館檔案共有40多萬卷、近30萬件。二是檔案館室建設(shè)不規(guī)范。有些單位因辦公條件限制，無法落實(shí)專用檔案庫室，有些部門檔案分散在各職能科室，不符合檔案管理要求。三是村（社區(qū)）檔案室建設(shè)滯后。絕大多數(shù)行政村和社區(qū)的資料保管，多半是憑著村（社區(qū)）領(lǐng)導(dǎo)或者會(huì)計(jì)的個(gè)人判斷，或者是遇到實(shí)際問題后才注意收集，基本未實(shí)現(xiàn)集中、規(guī)范化管理，檔案分散、不健全，沒有專門的管理人員和庫室，有些重要資料甚至是由村書記自己保管的，或是分散在各個(gè)崗位或工作人員手中。4、信息化檔案管理工作相對(duì)滯后。全區(qū)絕大部分單位的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作尚未開展，信息化工作缺乏足夠的技術(shù)人員支撐，涉及到的硬件、軟件及安全維護(hù)，需要大量資金，目前我區(qū)財(cái)政對(duì)檔案信息化工作投入遠(yuǎn)不能滿足信息化業(yè)務(wù)開展和信息安全保障。
1、進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作的重視和關(guān)注程度。一是要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，從人、財(cái)、物方面給予保障。二是要切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大依法治檔力度，從法律層面提高領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的重視和關(guān)注程度。三是要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、傳單、手冊(cè)、教育基地、學(xué)術(shù)交流、法律宣傳活動(dòng)等載體和形式，多形式、多載體、多層面地開展檔案工作宣傳，著力提高全民檔案意識(shí)。
2、進(jìn)一步完善檔案管理體系。一要完善檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)。區(qū)檔案局要加強(qiáng)自身建設(shè)，密切與基層單位的聯(lián)系，切實(shí)承擔(dān)起監(jiān)督指導(dǎo)的重要職能；將網(wǎng)絡(luò)延伸到基層村（社區(qū)），明確各村（社區(qū)）的兼職檔案管理人員，將他們納入全區(qū)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，定期組織培訓(xùn)教育，提高基層檔案管理水平；完善各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和職能部門內(nèi)部組織網(wǎng)絡(luò)，檔案收集管理職能要明確到具體科室、具體個(gè)人，為檔案工作全員參與營造氛圍，打好基礎(chǔ)。二要進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制，力爭(zhēng)將檔案工作納入?yún)^(qū)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，將智慧檔案建設(shè)列入《智慧黃巖建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃（____－2020）》，促進(jìn)全區(qū)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。三要加快硬件建設(shè)步伐。結(jié)合各單位辦公場(chǎng)所的調(diào)整、重建，超前謀劃、提前介入，切實(shí)做好各類新建檔案庫室的規(guī)劃建設(shè)工作；改善設(shè)備、整合資源，有效緩解現(xiàn)存庫室緊張、保管條件差的突出矛盾，對(duì)明顯不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的庫室，要及時(shí)調(diào)整修繕，確保檔案安全；高度重視基層村、社區(qū)檔案庫室的建設(shè)，力爭(zhēng)做到全區(qū)所有村、社區(qū)檔案庫室全覆蓋。四要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。要加大對(duì)全區(qū)檔案干部隊(duì)伍的教育培訓(xùn)力度，堅(jiān)持以人為本，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作交流，提高檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平。
