時間：2023-05-30 09:36:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案整理經(jīng)驗，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題
檔案對于事業(yè)單位的發(fā)展有著關(guān)鍵性的作用，單位管理者對這一工作的重視程度也在加強，但是在實際管理的過程中還是存在著一定的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。
第一，檔案收集和整理不到位。在事業(yè)單位檔案收集的過程中，由于管理人員缺乏一定的工作經(jīng)驗和檔案歸檔的意識，在檔案劃分的過程中并沒有按照要求劃分歸檔范圍，且在日常的工作中忽視檔案的手機工作，導(dǎo)致檔案的保存存在著不全面的現(xiàn)象。
而在檔案整理的過程中，一些單位經(jīng)常講活動行程的文書、音響和照片放在一起，或者是不按照標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，這樣給后續(xù)的工作帶來了一定的麻煩。
第二，缺乏良好的檔案管理條件。從當(dāng)前的情況來看，一些事業(yè)單位并沒有按照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置單獨的檔案室，而只是在辦公室或者是其他的科室內(nèi)部設(shè)立檔案室，這樣就給檔案的管理工作帶來了不便，影響到檔案的保管。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位不僅沒有設(shè)置專門的檔案室，在檔案的使用過程中也存在著丟失和損壞的現(xiàn)象。
第三，檔案管理人員水平有限。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，要求管理人員具有豐富的管理經(jīng)驗和專業(yè)化的管理理論知識，而目前事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理者政治覺悟性較低，業(yè)務(wù)水平也較差，保密紀(jì)律缺失。一些事業(yè)單位的檔案管理人員更換頻繁，缺少對專業(yè)知識的鉆研，這樣就影響到管理工作的正常進行。
二、事業(yè)單位檔案管理工作問題的解決對策
上文中從三個主要方面分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，下面本文結(jié)合工作實際，對如何做好事業(yè)單位檔案管理工作提出幾點建議。
第一，做好檔案的收集和整理工作。在日常管理的過程中，管理者首先要做好檔案的收集工作，防止檔案的缺失。而要保證檔案收集的完整性，僅僅依靠命令和制度規(guī)范是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部的實際情況開展工作。具體來講，需要重點宣傳檔案收集工作的重要性，增強管理者的檔案收集意識，并不斷培養(yǎng)和增強檔案管理人員的工作熱情，使他們能夠重視檔案規(guī)黨制度，并且貫徹執(zhí)行這些制度。
在檔案整理的過程中，一定要做到規(guī)范性整理，這樣能夠便于檔案的保管和利用。檔案的整理過程需要按照檔案裝訂、檔案分類、檔案編排、檔案編號、檔案編目以及檔案裝盒的順序進行，不能夠打亂順序。需要注意的是，在整理的過程中，對于不同載體、不同形式以及不同保管期限的檔案一定要分類整理，分別存放，不能夠混淆。例如對于照片、視頻以及文字資料檔案，就需要分別進行整理和保管。
同時，檔案整理時還需要正確的劃分檔案的歸檔范圍。只要是具有一定的保存價值的文件，都需要列入到歸檔的范圍之中，尤其是要對容易忽視，或者是不容易收全的文件資料要重點整理。而對于重復(fù)性、臨時性等不需要保存的文件，則不需要進行歸檔整理。
第二，設(shè)置檔案室，創(chuàng)造良好的檔案保存環(huán)境。為了更好的開展檔案管理工作，事業(yè)單位必須要設(shè)置專門的檔案室，用來保管檔案，保證檔案的安全性。可以說，檔案是事業(yè)單位的寶貴財富，因此，設(shè)置良好的檔案保存環(huán)境至關(guān)重要。
除要設(shè)置檔案室外，還需要做好庫房管理工作，庫房內(nèi)一定要有必要的檔案設(shè)備，并且要符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。且要設(shè)有系統(tǒng)化且科學(xué)化的檔案管理方法，配有專業(yè)化的檔案保管人員，提升檔案保管的安全性。
需要注意的是，一定要保證檔案流動過程的安全性，在事業(yè)單位使用檔案的過程中，管理者一定要做好安全防護工作，防止在這個過程中出現(xiàn)檔案損壞或者丟失的現(xiàn)象。使用中一定要輕拿輕放。
第三，提升檔案管理人員的綜合水平。檔案管理工作看似簡單，但是要求管理者具備豐富的管理知識和檔案分類整理等專業(yè)知識，這就必須要提升管理人員的綜合水平。為此，加強培訓(xùn)成為首要的措施。具體來講，事業(yè)單位要定期聘請專業(yè)講師對檔案管理人員進行知識培訓(xùn)，同時要組織管理者每周學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗和學(xué)習(xí)體會，實現(xiàn)共同進步，力求創(chuàng)建一支高水平的檔案管理團隊。
同時，要求檔案管理者在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，并在經(jīng)驗中不斷積累知識，以更好的適應(yīng)新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的要求。
林業(yè)生產(chǎn)建設(shè)是塞罕壩機械林場作為“全國科技興林示范林場”、“全國森林經(jīng)營示范國有林場”的支撐，在全國、全省起到帶頭示范作用，林場先后在全省了《云杉育苗技術(shù)規(guī)程》、《云杉造林技術(shù)規(guī)程》、《容器育苗技術(shù)規(guī)程》等地方育苗、造林技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。同時林場還制定了《樟子松經(jīng)營技術(shù)規(guī)程》、《落葉松經(jīng)營技術(shù)規(guī)程》以指導(dǎo)全場的營林生產(chǎn)。塞罕壩機械林場40多年林業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理經(jīng)驗實用性較強。對于同類地區(qū)的育苗、造林和生產(chǎn)管理，具有重要的借鑒意義。鑒于此，國家重點工程項目“再建三個塞罕壩林場”項目得以立項并實施。場與場、場與鄉(xiāng)銜接，常常引發(fā)林權(quán)糾紛問題，檔案中的原始材料就是作為林場生產(chǎn)經(jīng)營活動的最有利證據(jù)，能充分證明林場是林地的林權(quán)所有者，確保了林場的合法權(quán)益。
林業(yè)技術(shù)檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對技術(shù)檔案進行管理及便于查閱，根據(jù)塞罕壩林業(yè)生產(chǎn)的作業(yè)項目特點主要分為4大類：育苗技術(shù)檔案、工程造林技術(shù)檔案、營林技術(shù)檔案、森林病蟲害防治檔案。
育苗技術(shù)檔案。對育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術(shù)經(jīng)驗，掌握各樹種苗木生長規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實施細(xì)則，為重點工程造林項目提供優(yōu)質(zhì)壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場苗圃年度施工設(shè)計方案，全場年度計劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計表、施工卡片。
工程造林技術(shù)檔案。工程造林特別是重點工程項目造林（生態(tài)防護林工程、“再造三個塞罕壩林場”項目）是國家重點投資項目，工程建設(shè)要求高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。為確保工程造林出精品，充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設(shè)中的示范帶頭作用，必須加強工程造林技術(shù)檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對工程有指導(dǎo)性的文件。主要包括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會議材料、項目規(guī)劃、實施計劃、上級下達的文件等。主要包括工作總結(jié)、典型材料、簡報、進度報表等。主要包括可行性研究報告、立項申請書、項目批復(fù)文件、施工設(shè)計方案、擴初設(shè)計、施工卡片、承包合同、成活率調(diào)查報告、竣工報告、管護措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項目申請書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進行裝訂，包括年度施工設(shè)計方案、竣工報告、施工驗收卡片等。
營林技術(shù)檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長、土地變更的動態(tài)數(shù)據(jù)依據(jù)，監(jiān)測、控制消耗蓄積，掌握間伐次數(shù)、畝次、產(chǎn)材量、產(chǎn)材率等，以便更好地為森林經(jīng)營服務(wù)，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍：按年度、作業(yè)類別（間伐、次改（撫）、經(jīng)采、修枝）進行整理。主要包括上級批復(fù)的年度施工設(shè)計方案、竣工報告、林權(quán)證等。
病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴(yán)重危害森林的無煙火災(zāi)，嚴(yán)重地危害著林木生長。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場對各蟲種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進行了搜集整理，形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經(jīng)驗和材料的積累在指導(dǎo)病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設(shè)計方案、竣工報告、防治效果、“四率”評比材料、上級來文以及年度預(yù)測預(yù)報資料。同時將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。
林業(yè)技術(shù)檔案的歸檔與管理
按照林業(yè)生產(chǎn)建設(shè)項目，按年度、類別逐卷進行，編制檔案歸檔號、檔案卷內(nèi)目錄，然后加備考表、裝盒。同時在微機的檔案軟件中錄入案卷檔號、題名、責(zé)任者、文件開始和結(jié)束時間、總頁數(shù)、保管期限、歸檔日期，形成電子檔案。檔案整理完畢后，分項目建立一個清晰、明了的索引，索引中包括類別（項目類、指導(dǎo)類、綜合類、科技類）、歸檔號、題名、材料的起止年度及各類別的卷內(nèi)目錄各一份。歸檔存放時按其性質(zhì)分長期、短期、永久3種形式保管。將編制好的檔案放在專室、專櫥、專柜或兼室專柜中，并設(shè)專人進行保管，同時定期對檔案進行防潮、防塵、防日曬、蟲蝕等的檢查和技術(shù)處理；對檔案中需進行更改、殘缺不全或字跡不清的及時進行整理、修補、復(fù)制，保證檔案的清楚、完整、準(zhǔn)確和有價值性；建立健全檔案的移交、借閱、使用制度；履行制度規(guī)定、手續(xù)，借閱人員按期歸還借閱檔案，如有丟失，追查借閱人的責(zé)任；各類技術(shù)檔案在管理中實行雙重管理，建立文書檔案和微機檔案。
關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院；電子檔案；管理；精細(xì)化
中圖分類號：G472.4 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00
2008年9月教育部頒布實施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費保障、缺乏具體經(jīng)驗等諸多問題。
與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗進行。二級學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時也是未來學(xué)院發(fā)展進步的基石，所以加強學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。《規(guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對于高校二級學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實施
學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的迫切和深遠(yuǎn)意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業(yè)務(wù)交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。
二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實踐
1.總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點，將職責(zé)內(nèi)工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據(jù)各自工作特點制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。
2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍
在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。
3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)
學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
隨著理論學(xué)習(xí)的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。
5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進行表彰
進行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義
1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規(guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。
2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。
3.精細(xì)化管理，重視信息安全
學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復(fù)制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。
4.精細(xì)化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。
5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持
建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；規(guī)范化
每學(xué)期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門，對我校文書檔案和人事檔案的督導(dǎo)評估檢查，每次的檢查過程中，我校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級領(lǐng)導(dǎo)好評。根據(jù)在上級檢查的過程中提到的問題，筆者認(rèn)真地總結(jié)、體會和認(rèn)識后，就如何做好學(xué)校文書檔案和人事檔案工作 體會如下。
一、了解兩個概念
（一）文書檔案和人事檔案。由于受學(xué)校辦公條件限制，我校文書檔案和人事檔案一體化管理。是學(xué)校集體或個人在人事管理、教育、教學(xué)和教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實、完整、系統(tǒng)地反映學(xué)校各項工作活動的歷史記錄，是學(xué)校一切工作的真實體現(xiàn)，是體現(xiàn)全校教職工工作和智慧的結(jié)晶。它既是一個學(xué)校長期教育教學(xué)活動中各個方面的實踐經(jīng)驗的總結(jié)，又是促進學(xué)校教師成和不斷繼續(xù)進度的重要依據(jù)。
（二）檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價值的材料，進一步梳理的檔案資料，進行基本的分類、組卷和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于學(xué)校工作的保管和使用。
二、對學(xué)校檔案工作檢查的目的意義
每年都要多次接受上級市教育局辦公室、組織處及上級檔案和組織部門檢查，涉及到學(xué)校的方方面面。督導(dǎo)檢查組到校后，一般就是聽匯報，查看材料，開座談。每一項內(nèi)容查得都非常認(rèn)真，特別是看材料，更是成為檢查的重點。因為我們的主要工作成績都是用檔案這種形式來表現(xiàn)的，檢查、驗收、考評指標(biāo)也都在檔案中得到充分體現(xiàn)。
教育主管部門對學(xué)校工作的檢查主要目的就是督促、指導(dǎo)學(xué)校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規(guī)律，深化教育改革，轉(zhuǎn)變教育觀念，優(yōu)化學(xué)校的管理，改善教學(xué)內(nèi)容和方法，全面提升辦學(xué)水平和質(zhì)量，為國家培養(yǎng)人才，使學(xué)校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)；引導(dǎo)社會、家長正確評價學(xué)校，關(guān)心和支持學(xué)校建設(shè)；促進教育事業(yè)的改革和發(fā)展，推進和諧校園。
三、掌握工作標(biāo)準(zhǔn) 扎扎實實工作
根據(jù)多年來的工作經(jīng)驗，我認(rèn)為，無論干什么工作，只有扎扎實實做好平常工作，平時注重常規(guī)材料積累，檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，才能做到輕松迎接上級主管部門對檔案工作的檢查和驗收。
（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納學(xué)校日常管理日程。各部門高度重視本部門檔案管理工作，針對本處室和本專業(yè)部的工作，明確一名干事兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案整理。
（二）認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。學(xué)校檔案室檔案員應(yīng)定期對各處室的兼職檔案員召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)指導(dǎo)會，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理辦法和歸檔文件整理方法，增強工作人員的檔案管理素質(zhì)；根據(jù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過干中學(xué)、學(xué)中干，慢慢熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學(xué)、更規(guī)范做好學(xué)校的檔案工作打牢基礎(chǔ) 。
（三）抓住重點，細(xì)致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”，檔案工作的一個非常重要的重點就是真實、完整反映學(xué)校在教育、教學(xué)過程中形成的各種教育活動資料。平時各處室人員注重對文件、活動材料進行收集和積累。對開展的重要活動給予關(guān)注，及時收集紙質(zhì)、音像、圖片等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門做細(xì)做實工作匯報，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。
（四）克服難點，認(rèn)真系統(tǒng)進行整理。每個部門每學(xué)期新形成的檔案都很多，我們應(yīng)對教育、教學(xué)、人事管理工作中形成的各種文件資料進行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的聯(lián)系，把不同一事由且有著密切關(guān)聯(lián)的資料整理成一個有機的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案材料。對于需要經(jīng)過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累，等活動一結(jié)束，就立即整理裝訂成冊。
（五）注重細(xì)節(jié)，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序等各個環(huán)節(jié)。各個環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案的質(zhì)量和使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個工作細(xì)節(jié)，認(rèn)真編號，用統(tǒng)一格式進行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成了形成一卷、整理一卷的好習(xí)慣。
四、常規(guī)檔案整理
（一）計劃總結(jié)類。開學(xué)初，學(xué)校各處室和各部門均按照學(xué)校的整體工作計劃，制定了各部門的工作計劃，還有教研組工作計劃、教師個人工作計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學(xué)期結(jié)束時與期末的各項工作、活動總結(jié)收集、分類進行裝訂。
（二）教育教學(xué)活動類。學(xué)校教育教學(xué)工作中，常常開展多項活動，實施各項活動時，我們注重收集活動中的各種文字材料。例如：
1.教學(xué)活動類：（1）公開課評比：我們收集比賽方案、參賽人員、評分標(biāo)準(zhǔn)及評分表、獲獎人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果統(tǒng)計表、評選等次等。（3）學(xué)校運動會：我們收集運動會的秩序冊，各項目的參加人員、評委、積分表、取得名次、獲獎?wù)掌⒖偨Y(jié)、新聞報道的雜志和有關(guān)報道的報紙等。 （下轉(zhuǎn)第68頁）（上接第78頁）
2.黨、團委活動類：（1）學(xué)生安全知識競賽：我們收集參加班級、參賽形式、知識內(nèi)容、打分表、獲獎情況、小結(jié)、照片、新聞報道等。（2）升旗儀式：我們要收集開學(xué)初的安排，記錄的每次升旗時間、升旗手、主持人，參加人員、國旗下演講稿以及相關(guān)照片及新聞報道等資料。（3）黨、團日活動（我校常利用周六、周日外出活動）：我們收集活動方案、活動內(nèi)容、活動小結(jié)、照片、新聞稿件等。
1、準(zhǔn)備工作。此次稅務(wù)檔案歸集整理范圍涉及1994年至20__年10個年度，標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)、時間緊、任務(wù)重。為了便于領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)這項工作，我局成立了“稅務(wù)檔案歸集整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，抽調(diào)了4名有一定檔案管理工作經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)檔案歸集整理的日常工作，同時購置了大量的檔案整理所需用品，從人力、物力和財力上給予了有力的支持和保障。
2、開展過程。一是積極組織檔案管理人員進行培訓(xùn)。20__年8月下旬，局統(tǒng)一對各科所推薦的46名檔案管理骨干進行了為期2天的培訓(xùn)，并組織有關(guān)人員參觀了區(qū)檔案館。二是召開工作交流會。20__年9月下旬，針對大家在檔案歸集整理過程中的體會和經(jīng)驗、遇到的困難和問題，組織召開了現(xiàn)場觀摩會，推廣有關(guān)單位的做法，探討解決問題的辦法。三是及時邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作。先后4次邀請市局檔案處的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員，來我局指導(dǎo)工作、解答疑難問題。主管檔案工作的副局長多次到稅務(wù)所了解檔案工作的進展情況，對稅務(wù)檔案工作進行了深入細(xì)致的調(diào)查研究。同時其他局領(lǐng)導(dǎo)也多次到檔案整理現(xiàn)場，同大家交流對檔案工作的認(rèn)識和看法，鼓勵大家積極克服檔案整理工作中遇到的困難。同時，在科所長會議和全局干部大會上對檔案整理質(zhì)量好、進度快的單位提出了表揚，對標(biāo)準(zhǔn)不高、進度較慢的少數(shù)單位提出了明確要求，有效地調(diào)動了廣大干部對檔案工作的積極性。四是做好檔案整理階段性工作總結(jié)，樹立先進典型。根據(jù)市局檔案整理工作的部署，我局始終嚴(yán)格按照各階段要求按時、保質(zhì)、保量的完成工作，并及時將上一階段的工作進行總結(jié)，為下一階段的工作奠定基礎(chǔ)。從去年8月份開展稅務(wù)檔案歸集整理工作以來，涌現(xiàn)出了大批好人好事，全局先后利用雙休日及節(jié)假日加班加點整理檔案的有1328人次，帶病堅持工作的16人次，停止休假提前上班的5人次。
3、工作成效。這次歷時長、規(guī)摸大、標(biāo)準(zhǔn)高的稅務(wù)檔案歸集整理工作，全局有90的人員參與，他們對檔案整理工作熟悉了程序，摸索出了規(guī)律，掌握了技巧，為今后檔案工作的開展，積累了經(jīng)驗，奠定了基礎(chǔ)。稅務(wù)檔案歸集整理工作的繁雜、艱苦，鍛煉了廣大干部的毅力和意志，培養(yǎng)了吃苦耐勞的精神和一絲不茍的工作作風(fēng)。截止到6月20日，全局共歸集整理出申報類、檢查類等稅務(wù)檔案26651卷，并已順利通過市局第一階段和第二階段的驗收。目前，整理出的登記類檔案12870卷，正在進行審核。從進度和標(biāo)準(zhǔn)上衡量，我局稅務(wù)檔案的歸集整理工作，走在了全系統(tǒng)的前列。
二、稅務(wù)檔案歸集整理及管理工作存在的問題
1、對稅務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識不足
檔案和檔案工作是社會進步的產(chǎn)物。社會的每一進步，對檔案工作社會地位的提高和自身的發(fā)展都產(chǎn)生著巨大的推動作用。但就具體的檔案工作在一些領(lǐng)域和行業(yè)尚沒有得到應(yīng)有的重視，我局也存在類似的現(xiàn)象。一段時期以來，檔案工作制度落實不到位、管理不規(guī)范、工作缺乏連續(xù)性，其根本原因就是對檔案工作的重要性認(rèn)識不夠。有的認(rèn)為“檔案工作是一項附屬性工作”，有的認(rèn)為“檔案資料是過去的事情，它只代表過去”，還有的認(rèn)為“自從建局以來還沒聽說過有人查找申報表，類似劉曉慶的案例百年不遇一次，稅務(wù)檔案歸集整理是浪費人力物力，得不償失”，還有一些干部認(rèn)為“檔案工作崗位是個無職無權(quán)、枯燥乏味的地方，提起檔案工作就想退避三舍”等等，這些思想的存在恰恰說明了我們的干部對檔案和檔案工作的重視不夠。
2、缺乏相對穩(wěn)定的檔案工作專（兼）職人員
檔案業(yè)務(wù)具有很強的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，它的性質(zhì)要求各級要有比較固定的檔案工作人員。目前，我局尚缺乏穩(wěn)定的檔案工作人員。檔案人員不穩(wěn)定，對檔案人員本身容易造成以下不良影響：一是檔案管理人員對檔案工作的責(zé)任心不強，缺乏長遠(yuǎn)計劃和打算，安不下心來；二是不鉆研不學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，認(rèn)為下工夫?qū)W好了業(yè)務(wù)，也該換崗位了；三是對所保管管理的資料不熟悉，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握，缺乏檔案管理的連續(xù)性、銜接性。如今年5月份，在整理登記類檔案時有一個單位缺少6份主要資料，究其原因是負(fù)責(zé)檔案的人員調(diào)整頻繁、交接不認(rèn)真造成的。
3、檔案資料存放零亂、丟失破損現(xiàn)象普遍存在
自去年7月份集中人力、時間開展稅務(wù)檔案歸集整理以來，在全局廣大干部的共同努力和相互配合下，經(jīng)過多方查找、收集，檔案資料得到了有效的“搶救”。盡管如此，稅務(wù)檔案資料丟失破損已成為難以彌補的損失。例如：20__年以前的申報類資料約丟失20，登記類資料約丟失9，注銷、吊銷戶留存的資料能維護不斷檔已是不易的事情。造成檔案資料丟失的原因主要有以下幾種：一是過去的稅務(wù)檔案管理辦法一直沒有得到有效的執(zhí)行，幾乎沒有檢查、評比和考核過這項工作；二是辦公自動化、信息化的建立和發(fā)展，使一些單位對稅務(wù)檔案紙制資料的保存觀念產(chǎn)生了淡化；三是辦公場所的搬遷中遺失和損毀了一些資料。
4、部分稅務(wù)檔案的歸集整理工作沒有一次到位
按照市局的計劃安排開展稅務(wù)檔案歸集整理工作以來，效果明顯。但存在不少重復(fù)勞動、事倍功半的現(xiàn)象。有的因為一份資料排錯順序而重新整理；有的因 為封面少寫一位數(shù)字要重填一遍；更值得注意的是有的問題在一個單位反復(fù)出現(xiàn)。這些現(xiàn)象的發(fā)生，造成了時間、人力和物力的浪費。出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因有以下幾點：一是少數(shù)人員責(zé)任心不強，工作作風(fēng)不夠扎實；二是部分單位沒有理清思路就匆匆忙忙開始操作；三是直接參與檔案整理的人員變化頻繁；四是管理協(xié)調(diào)部門調(diào)整和改變了部分要求和標(biāo)準(zhǔn)。
三、加強檔案管理工作的幾點思考
1、加大對稅務(wù)檔案工作的宣傳力度
市場經(jīng)濟、知識經(jīng)濟提升了檔案工作的社會地位，法制建設(shè)強調(diào)了檔案工作的重要性，各領(lǐng)域、系統(tǒng)的檔案工作必然趨于規(guī)范化和科學(xué)化，對稅務(wù)檔案工作的要求也同樣如此。而要使稅務(wù)檔案工作有一個長足的發(fā)展，首要的任務(wù)就是大力宣傳稅務(wù)檔案工作的重要性，使地稅干部充分認(rèn)識到稅務(wù)檔案工作是稅務(wù)機關(guān)、稅務(wù)人員的本職工作，推動稅務(wù)檔案工作的發(fā)展是地稅干部義不容辭的責(zé)任。同時，也要向納稅人做好宣傳，取得納稅人對稅務(wù)檔案工作的大力支持和配合。
2、建立健全稅務(wù)檔案管理機構(gòu)和機制
健全的機構(gòu)和機制是落實稅務(wù)檔案工作的組織保證。在成立相應(yīng)業(yè)務(wù)科室的基礎(chǔ)上，各科、所、室相對固定專職或兼職檔案管理人員，有人員調(diào)整時要認(rèn)真做好檔案工作的交接。在專職或兼職檔案管理人員的選定上，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，如熟悉征管和檔案業(yè)務(wù)等。從而達到檔案工作有機構(gòu)主管，具體工作有人員牽頭。制定適合我局具體情況的稅務(wù)檔案管理辦法，明確檔案管理人員的職責(zé)，完善檔案保管制度。使大家學(xué)習(xí)有依據(jù)，操作有規(guī)程。
3、注重增強和提高稅務(wù)檔案管理人員的能力素質(zhì)
隨著地稅系統(tǒng)的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須加強學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)。要清醒地看到，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展使知識老化周期縮短，一個人無論學(xué)習(xí)的知識多么豐富，幾年后就會碰到相應(yīng)領(lǐng)域而言的專業(yè)知識過時問題。身為檔案管理人員，尤其要注重兩個方面：一是職業(yè)道德的修養(yǎng)。重視和加強職業(yè)道德的培養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立“立足蘭臺做貢獻”的思想；二是信息技術(shù)的掌握。檔案事業(yè)的發(fā)展使得檔案人員從“理論型”、“實干型”向“技術(shù)型”轉(zhuǎn)變，檔案人員運用信息技術(shù)是一個十分重要的內(nèi)容和本領(lǐng)。未來的檔案工作者，不僅是檔案管理員，也將是計算機網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)人員。
市檔案局（館）在市委、政府的大力支持下，歷來重視民生檔案工作，針對老百姓利用頻繁的婚姻檔案，早在年，我局就要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)將分散保管的婚姻檔案資料集中統(tǒng)一管理，并在當(dāng)年全部整理規(guī)范，編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄，于年底全部移交進檔案館。地震后，為了方便群眾查閱，市政府在經(jīng)費十分緊張的情況下，從地震應(yīng)急資金中撥付30萬元用于民生檔案數(shù)字化加工，并從年起，每年財政投入15萬元用于此項工作，納入檔案局預(yù)算。我市婚姻檔案截止年已移交進館并全部實現(xiàn)數(shù)字化管理。
我館現(xiàn)藏關(guān)系民生的婚姻、組織、人事、勞動、商業(yè)、工業(yè)、學(xué)校、知青等檔案已經(jīng)全部進行了數(shù)字化，極大地方便了廣大人民群眾利用。人才交流中心人事檔案已進館保存；工商業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范，有目可查；勞動和社會保障局社保檔案整理規(guī)范，部分已進館保存；國土資源局國土檔案整理也符合要求，機關(guān)檔案室達到了省一級標(biāo)準(zhǔn)，利用也很方便。
二、做法和經(jīng)驗
民生檔案是檔案工作體系的一部分，民生檔案工作的好壞也與本地檔案工作的發(fā)展息息相關(guān)，我市檔案工作歷年的基礎(chǔ)工作做得較為扎實，加之利用現(xiàn)代化管理手段的時間比較早，數(shù)字化也較早開展，所以整個民生檔案工作的發(fā)展形勢也相對較好。經(jīng)驗和做法有幾條：
1、抓好部門、鎮(zhèn)鄉(xiāng)檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是關(guān)鍵。民生檔案分布廣泛，涉及的部門和鎮(zhèn)鄉(xiāng)非常多，只有在整體上提高本地區(qū)檔案工作水平，民生檔案的收集整理質(zhì)量才會提高。我局（館）歷年來堅持分片對部門鎮(zhèn)鄉(xiāng)進行上門指導(dǎo)服務(wù)，將檔案工作納入目標(biāo)考核范圍，每年堅持進行目標(biāo)考核實地檢查評分，由市政府出臺文件對先進進行表彰也起到不小的作用。
2、爭取本地黨委、政府的支持是重點。各單位檔案工作的順利開展都需要得到黨委政府的高度重視和財政支持。市檔案館民生檔案的收集整理和全面數(shù)字化都得到市委和政府在財政投入上的大力支持。包括絕大部分民生檔案進館保存都是市委政府的決策行為。離開黨委政府的支持談民生檔案工作的發(fā)展是空談。
3、民生檔案利用服務(wù)工作一定要實現(xiàn)現(xiàn)代化。我館對民生檔案數(shù)字化后，利用方式和效率有了質(zhì)的變化，數(shù)字化后的查全率和查準(zhǔn)率和手工檢索相比具有巨大的優(yōu)勢，利用者滿意度非常高，特別是查準(zhǔn)率的提高，節(jié)約了雙方的時間，提高了辦事效率。查全率的提高，解決了不少社會矛盾，這也是市委政府在財力上支持民生檔案數(shù)字化的原因之一。
三、民生檔案目前情況
1、婚姻檔案。我市全部婚姻檔案已接收進館，包括結(jié)婚、離婚登記證明材料，保管期限80年。已全部數(shù)字化，利用方便快捷。
2、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案。全市157個行政村于年全部按標(biāo)準(zhǔn)建檔，資料收集較為齊全，整理基本符合規(guī)范，有專門的檔案柜架存放，有目錄，有制度，有檔案兼職人員。鎮(zhèn)鄉(xiāng)檔案工作秩序正常，所有鎮(zhèn)鄉(xiāng)檔案室都達到省三級標(biāo)準(zhǔn)以上。
3、工商檔案。市工商局工商檔案在檔案局的指導(dǎo)下于年左右全部進行了規(guī)范整理，編制了全套檢索工具，保管條件較好。
4、人事檔案。我市人才交流中心所存人事檔案已于年進館保存。
5、國土檔案。國土檔案由國土資源局保存，有兩名專職檔案員，檔案整理規(guī)范，目錄已全部錄入微機，檢索方便。檔案室達到省一級標(biāo)準(zhǔn)。
6、其它如知青、原輕紡、商業(yè)、經(jīng)委、組織人事等民生檔案已進館并全部實現(xiàn)數(shù)字化，納入檔案館計算機查詢利用體系。
四、存在的主要問題、解決辦法
1、目前國土、建設(shè)、人事（人才交流中心部分）、工商等沒有納入檔案館管理的民生檔案還沒有進行數(shù)字化，保管和利用不太方便，需要市委政府加大投入力度，檔案局配合相關(guān)部門要做好向上爭取工作，努力實現(xiàn)本地區(qū)民生檔案全部現(xiàn)代化管理，以滿足群眾利用所需，工作查找之便。
關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 檔案 信息化管理 方法策略
古往今來，很多重要資料都是通過文件檔案記錄和整理的，如歷史文獻的記載、辦公文件等，之所以選擇文檔，是因為這樣比較方便查閱，便于管理。當(dāng)然，隨著時代的發(fā)展，文章的載體已經(jīng)悄悄發(fā)生了變化，由古代的紙變?yōu)榱爽F(xiàn)代的新網(wǎng)絡(luò)，以前把相關(guān)信息都記錄在紙質(zhì)文件上，而現(xiàn)在則不同，科技在不斷發(fā)展，人們收集和整理信息的方式和途徑逐漸多元化。但有一點不變的是，對這些文檔的整理工作相當(dāng)重要，因為對這些文檔進行管理是否節(jié)省成本和原料，是否科學(xué)合理，將極大地影響工作效率，影響人們對其進行使用的便利性。
一、當(dāng)前我國文檔管理工作存在哪些問題
經(jīng)過長時間發(fā)展，我國在事業(yè)單位文檔管理工作方面已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗，但是縱觀整體，依然存在一些問題。
1.專業(yè)從事工作的人員不足。
在這一工作中，很少有人有豐富的經(jīng)驗和專業(yè)的管理知識，單位很少對工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員整體素質(zhì)比較低下，達不到工作規(guī)定的要求，工作時不懂得如何科學(xué)合理地對文檔進行整理和分類。另外，進行文檔整理時，工作人員沒有專業(yè)知識，容易發(fā)生無意間損壞文檔的事情，如較陳舊的紙質(zhì)檔案一不注意就容易破損，而保存在電腦上的文檔則可能由于工作人員不當(dāng)操作而消失或者缺少。
2.高層工作人員沒有意識到文檔管理工作的重要性。
很多高層工作者并未把這一工作放在心上，認(rèn)為這一工作的處理無關(guān)輕重，因此派一些沒有學(xué)習(xí)過專業(yè)管理知識也沒有經(jīng)過培訓(xùn)的員工進行這一項工作，其結(jié)果就是文檔管理不合理，查閱不便，大大影響其他工作進行，降低單位的整體工作效率。很多領(lǐng)導(dǎo)往往忽略這一問題，沒有清醒地認(rèn)識到做好文件檔案的管理工作是做好其他工作的基礎(chǔ)。
3.對文檔的管理不科學(xué)不合理。
很多單位對文檔的管理固守傳統(tǒng)，沒有跟上時代的步伐，沒有借鑒現(xiàn)代科學(xué)合理的方法，也沒有借助高超的科學(xué)技術(shù)，使文檔便于管理，便于查閱。如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會因為各種意外而損壞，導(dǎo)致一些信息丟失，因此相關(guān)工作人員應(yīng)該借助電腦等工具和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對相關(guān)檔案進行存檔，防止其意外丟失，同時要進行整理和排序。
二、實現(xiàn)信息化的重要性
1.有助于提高工作效率。
實現(xiàn)信息化將更有利于管理工作進行，使工作人員對文檔的管理更便利、更省力[1]。
2.便于查閱。
將文檔進行整理、劃分后，實現(xiàn)資料信息化，便于閱讀者快速操作，進行查閱[2]。
3.有利于保障文檔的安全。
對文檔進行信息化處理之后，能有效防止相關(guān)文件丟失和損壞，有的記錄在紙上的文檔會因為潮濕等原因出現(xiàn)字跡模糊不清等問題，或者由于蟲咬出現(xiàn)破損現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)缺頁情況，導(dǎo)致信息不全情況。如果借助網(wǎng)絡(luò)對這些檔案加以處理和保存，就能有效避免不理想情況產(chǎn)生。
4.有利于為人民帶來利益。
對文檔進行合理管理后，將大大提高事業(yè)單位的工作效率，為人民群眾創(chuàng)造更多利益[3]。
三、如何實現(xiàn)信息化
1.加強信息化管理宣傳，使工作人員認(rèn)識到其重要性。
要想實現(xiàn)信息化這一目標(biāo)，首先必須做到的是認(rèn)識到這一工作的重要性，工作人員應(yīng)當(dāng)了解文檔管理工作的作用和影響，以及做好后的積極結(jié)果和做不好的嚴(yán)重后果，只有清醒地意識到這些，才能真正認(rèn)真地對待這些工作。提高重視意識，必不可少的就是宣傳，這也是最有效的方法，在單位加強宣傳，讓上至上層領(lǐng)導(dǎo)下至基層員工都能理解文檔管理的重要性，那么大家自然就會努力做好這項工作，大大提高單位資料的管理效率，有利于創(chuàng)造更多利益。
2.科學(xué)合理管理文檔。
工作人員應(yīng)當(dāng)及時更新知識，充分利用現(xiàn)代化科技手段完成文檔整理和保存工作。首先必須對各種資料進行合理歸類，然后仔細(xì)檢查這些文檔是否有缺損，是否需要補全資料，最后將文檔進行有序整理，使其便于查閱。總之，工作人員要仔細(xì)認(rèn)真對待工作內(nèi)容，規(guī)范化地操作，使工作有條理地完成，這樣能避免一些不恰當(dāng)?shù)牟僮魇д`帶來的文件破壞或者丟失。另外，工作人員的規(guī)范操作有利于提高單位工作效率，為其他人員工作減輕負(fù)擔(dān)，帶來輕松。
3.加強對人才的培養(yǎng)。
毫無疑問，要想很好地完成這一工作，需要具有更高素質(zhì)、更強能力的人執(zhí)行。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)招聘具有專業(yè)知識的人員進行操作，但是，由于精通檔案管理的人才比較缺乏，而且學(xué)習(xí)了專業(yè)知識的人有理論，但不一定有實踐經(jīng)驗，因此，單位應(yīng)當(dāng)定期對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，既能不斷為其補充專業(yè)知識，有利于總結(jié)更多經(jīng)驗，又有利于他們及時更新知識，跟上時代步伐，更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成工作，優(yōu)化工作方法，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。
4.加大資金投入，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。
要想做好這一工作，硬件設(shè)備和外在條件也很重要，如優(yōu)良的硬件設(shè)備便于工作人員更輕松、更精準(zhǔn)地操作，舒適的工作環(huán)境有利于工作人員身心愉悅，從而提高工作效率，因此，單位應(yīng)當(dāng)加大資金投入，為管理工作人員配備良好性能的設(shè)備及空調(diào)等其他硬件設(shè)施，將更有利于工作高效進行和目標(biāo)實現(xiàn)。
四、總結(jié)
隨著時展，我們需要對信息進行收集和整理，其中一個很重要的工作就是檔案管理。然而，在這個信息量巨大且復(fù)雜的社會和時代，這一工作變得困難，因此要加強信息化管理，將對單位發(fā)展和社會進步創(chuàng)造巨大推動力。
參考文獻：
[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，16：128-129.
努力編研，積極補充原始資料。認(rèn)真總結(jié)往年文件歸檔的執(zhí)行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規(guī)范完整。以下是為大家整理的檔案管理員工總結(jié)匯報資料，提供參考，歡迎你的閱讀。
檔案管理員工總結(jié)匯報一
本人干檔案工作已一年多時間了，在這期間我學(xué)到了很多關(guān)于檔案管理工作的知識，也使我對檔案工作有了新的認(rèn)識，同時，也擴展了我的知識范圍。在這段時間的收獲及工作情況做個總結(jié)吧!
首先，是檔案收集整理工作：為了更好的服務(wù)檔案事業(yè)，檔案合理規(guī)范組卷，符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。所有檔案從收集、整理、分類、編號、存入計算機我都認(rèn)真完成了;期限我們分為短期、長期、永久性的，個門類檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達到百分之__以上，查看率、查準(zhǔn)率達到百分之百;再次，檔案的管理工作和安全措施：在個庭室進行新的歸檔時，我們要制冊登記，按類整理存放，并做好檢索目錄，以方便查閱，同時，要確保檔案安全。
做一名檔案人員，首先要做到：忠于職守，愛崗敬業(yè)：所謂忠于職守，就是紙檔案工作者應(yīng)盡當(dāng)保護，管理檔案的義務(wù)，盡到為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)的信息職責(zé);所謂愛崗敬業(yè)，是指檔案專業(yè)工作人員應(yīng)對檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展傾注較之普通公眾更多的愛心，全心全意的投身于本職工作之中。
保護檔案及相關(guān)資料的完整及安全，以確保其作為歷史證從歷史上、法律、職能、行政等角度，對檔案文件，資料進行篩癬簽定和保管，切實合理的運用來源原則，保持文件之間的歷史聯(lián)系。檔案工作者在進行文件的整理、保管、和利用工作中，應(yīng)當(dāng)保護檔案的證據(jù)作用。檔案工作者在進行檔案文件的簽定、整理、著錄、保管、提供利用等項檔案工作中，應(yīng)當(dāng)確保文件(包括電子文件和多媒體等非傳統(tǒng)型文件)的檔案價值。
檔案工作者應(yīng)當(dāng)確保檔案所含信息的連續(xù)性，檔案工作者對文件取舍的選擇，首先要考慮保存那些反映文件形成者主要的活動的文件，但也要考慮檔案用戶的利用需求及其變化情況。檔案工作者應(yīng)當(dāng)對他們從事的工作活動進行記錄，并能對其工作進行辯護，檔案工作者應(yīng)對文件的整個生命周期作好記錄，并在采用新方式和新信息管理方法時與文件工作者進行合作。
在以后的工作中，我會繼續(xù)深入學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案知識，為人民服務(wù)。
檔案管理員工總結(jié)匯報二
在__檔案室的指導(dǎo)下，我嚴(yán)格按照社區(qū)檔案的歸檔要求，虛心學(xué)習(xí)先進社區(qū)的寶貴經(jīng)驗，結(jié)合我社區(qū)的工作實際，在各部門的通力配合下，較好地完成檔案工作，簡單總結(jié)如下：
一、保證資料收集完整性
為了保證檔案資料收集的完整性和規(guī)范性，居委會成立初時，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)便充分認(rèn)識到檔案管理工作的必要性和重要性，多次召開檔案歸檔工作會議，強化工作人員日常工作歸檔意識。深入各個部門收集資料，聘請__區(qū)檔案局的有關(guān)專家到我居委進行工作指導(dǎo)，根據(jù)__區(qū)、__街道對村居的歸檔要求，嚴(yán)格按照社區(qū)檔案工作目標(biāo)管理考核標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，努力提高檔案的管理水平。
二、加強檔案資料保管保護工作
所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對其數(shù)量和保管狀況進行全面檢查，規(guī)范使用管理程序，定期對檔案資料除塵消毒，保持檔案的整潔性和完整性。
三、今后工作計劃
強化歸檔意識，規(guī)范立卷歸檔程序。在收集、整理、立卷歸檔積累資料的基礎(chǔ)上，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，繼續(xù)改進方式方法，明確其資料的歸檔范圍，研究檔案信息歸檔后的檢索、利用服務(wù)的科學(xué)方法，發(fā)揮檔案信息資料的最大效能。
深入學(xué)習(xí)檔案規(guī)范，加強交流和溝通。在開展工作的基礎(chǔ)上，積極參加區(qū)、街道組織關(guān)于檔案理論知識學(xué)習(xí)的培訓(xùn)，向檔案工作做得較好的村居多交流溝通，參觀學(xué)習(xí)，努力提高檔案管理的專業(yè)性和規(guī)范性。努力編研，積極補充原始資料。認(rèn)真總結(jié)往年文件歸檔的執(zhí)行情況，積極補充原始缺失的資料，使得檔案管理工作更為規(guī)范完整。
__社區(qū)的檔案管理工作在各級政府部門的關(guān)懷和支持下，經(jīng)過全體工作人員的不懈努力，取得了一定的成績。今后我們?nèi)詫n案管理工作放在社區(qū)工作中的重要位置，團結(jié)合作、齊心合力、克服困難，爭取把社區(qū)的檔案管理質(zhì)量和水平推向一個新的高度。
檔案管理員工總結(jié)匯報三
本人從事檔案管理工作以來，在局領(lǐng)導(dǎo)和同志們的關(guān)心支持幫忙下，經(jīng)過自我的努力，較好地履行了職責(zé)，圓滿地完成了各項工作任務(wù)。現(xiàn)將工作總結(jié)如下：
一、檔案資料的收集
參與了對各科室檔案的接收進庫工作。共參與接收文書檔案_卷，會計檔案_卷，用地檔案_卷，地籍檔案_卷，土地利用總體規(guī)劃檔案_卷，監(jiān)察檔案_卷，規(guī)劃檔案_卷，交易檔案_卷，人事檔案_卷，評估檔案_卷，礦管檔案_卷，底圖檔案_卷，基建檔案_卷，照片檔案_張，錄像、光盤_盤，圖書資料_冊。
二、檔案資料的整理
在接入庫前，對各科室的檔案進行案卷質(zhì)量檢查，對不貼合入庫要求的進行指導(dǎo)并幫忙進行整理。參與整理底圖、航片_份，分類組卷歸檔_卷;對_張照片按相關(guān)要求進行了整理歸檔。負(fù)責(zé)資料的管理工作。對圖書進行了分類整理，近年來按規(guī)范要求整理資料_余冊。并按相關(guān)要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。對_卷基建檔案進行了整理歸檔。
三、檔案資料檢索利用
負(fù)責(zé)對各科室全引目錄的接收和整理工作，對各科室報送的_冊全引目錄進行了整理，并精裝成冊，并在原有檢索工具的基礎(chǔ)上，根據(jù)局內(nèi)檔案利用狀況不斷完善，不斷增加，續(xù)添了職務(wù)任免專題目錄、專業(yè)技術(shù)職務(wù)專題目錄、先進個人專題目錄，人名索引_條、用地檔案_條、地籍檔案_條、監(jiān)察檔案_條、土地利用總體規(guī)劃檔案_條、規(guī)劃檔案_條、基建、設(shè)備、資料、實物目錄共_條。健全了檢索體系。用心參與檔案信息開發(fā)利用工作。負(fù)責(zé)資料與檔案的接待利用工作。共接待利用者_人，編寫了檔案利用實例效果匯編。
四、檔案資料保管保護
負(fù)責(zé)對局內(nèi)檔案資料的安全管理。定期對其數(shù)量和保管狀況進行全面檢查，填寫登記簿;對檔案資料庫內(nèi)溫濕度按照要求進行調(diào)控，并及時對檔案資料進行除塵、消毒，定期清理庫房衛(wèi)生，并進行安全檢查，未出現(xiàn)任何事故。
五、檔案資料的統(tǒng)計
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理工作 創(chuàng)新 途經(jīng) 價值
檔案是歷史的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。在兩個文明建設(shè)中檔案發(fā)生的效力與日俱增，創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新形勢新任務(wù)階段，對檔案工作提出了更高要求，因此要求檔案管理工作也要與時俱進，要有新方法，新觀念、新理論。繼承前人正確的經(jīng)驗，有批判有分析地運用和管理檔案材料。樹立服務(wù)理念，擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中尋求新途徑。
一、檔案管理工作中存在的問題
1、對檔案的重視程度不夠。
一直以來，因檔案管理工作不產(chǎn)生經(jīng)濟效益。，所以大部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，不把檔案管理工作列為單位的主要工作。這些都表明了大多數(shù)人對檔案管理工作重要性認(rèn)識的不足，忽視檔案管理工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2、在管理力度、水平、手段等方面亟待提高。
無專業(yè)檔案管理人員，對檔案工作精力和熱情投入不足，有的地方甚至有沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)的人員在崗，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉和了解，檔案收集意識淡薄，不及時整理歸檔，歸檔材料還不夠真實和準(zhǔn)確。方方面面的因素嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
3、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不夠完善。
對檔案管理必備的條件無法解決落實，管檔單位必備的工具、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。
4、采用信息化管理手段的必要。
隨著信息時代的來臨，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變“村落”，信息空間不斷增大，打破了國界概念。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也促進了整個社會的彼此聯(lián)系。
二、創(chuàng)新檔案管理工作的途徑與手段
1、創(chuàng)新要與實際相結(jié)合
當(dāng)前，檔案工作仍處于初級發(fā)展階段，由于時代不斷的前進，檔案管理工作也要從善如流，跟上日新月異的時展變化，結(jié)合實際問題解決目前檔案管理工作中仍處于因各種條件限制緩慢發(fā)展、社會檔案意識不強、檔案管理部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)的實際問題。既要創(chuàng)新又要重視現(xiàn)實，面向改革開放，從實際出發(fā)，圍繞如何解決并創(chuàng)新現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上尋求突破口。創(chuàng)新是保證一切事業(yè)發(fā)展和前進的動力。只有將理論和方法上的創(chuàng)新與實踐檢驗相結(jié)合，凡是驗證了對事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新，都要及時推廣，大力弘揚，從而在實踐中不斷完善自己的工作。
2、創(chuàng)新要學(xué)會傳承原有的基礎(chǔ)思想，并發(fā)揚光大
建國至今，我國檔案管理工作歷經(jīng)半個世紀(jì)的發(fā)展，沉積保留下來一整套理論、方法和工作經(jīng)驗，檔案事業(yè)得到了飛速發(fā)展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)是創(chuàng)新的根基，改革的方向，只有沿著這個方向開拓進取，才能夠有所突破。因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在發(fā)展未來，在發(fā)展中尋突破口
3、創(chuàng)新同時也要學(xué)習(xí)經(jīng)驗、借鑒歷史
創(chuàng)新要以學(xué)習(xí)為基礎(chǔ)，以借鑒為階梯。創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動力，學(xué)習(xí)的目的是為了更好地創(chuàng)新。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認(rèn)識規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新和成長。
4、健全檔案管理制度是創(chuàng)新的基礎(chǔ)
健全檔案管理制度是創(chuàng)新的必要手段。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。建立檔案工作制度，首先要求規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際情況。簡明實用，力求建立以方便實用、簡便易行為前提，以實踐為指導(dǎo)。用時間來證明。所實行制度既要約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。必須堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到獎懲分明。充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。另外以創(chuàng)新的角度加強對檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)規(guī)范化。
5、加快檔案信息化進程，提高工作效率
創(chuàng)新要懂得如何利用計算機技術(shù)，對檔案管理工作進行輔助與發(fā)展，檔案管理進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為檔案管理工作的首要問題，這就要求盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。
6、加大宣傳力度，也是檔案工作創(chuàng)新的途徑
關(guān)鍵詞：體育檔案管理運用
學(xué)校體育工作是學(xué)校教育的一個重要部分，是全面推進素質(zhì)教育的重要方面。建立健全的體育檔案，既是學(xué)校規(guī)范體育教育工作的有力保障，又是學(xué)校對體育工作重視程度的具體體現(xiàn)，同時，也有利于體育教師不斷總結(jié)經(jīng)驗、不斷擴大知識領(lǐng)域，閱讀收集教學(xué)參考資料，并根據(jù)需要選取合適的材料用于體育教學(xué)中，更有利于全面開展學(xué)校的體育工作。
一．體育檔案的內(nèi)容
學(xué)校體育檔案的內(nèi)容非常之多、之廣，主要包括以下幾方面：
1．上級部門及學(xué)校有關(guān)體育的文件。
2．體育教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、體育課本、及相應(yīng)的體育教學(xué)參考書。
3．體育專業(yè)用書，如體育理論、運動生理、運動心理等教學(xué)理論書籍；體育詞典、運動競賽規(guī)則等工具書。
4．學(xué)校有關(guān)體育的各項規(guī)章制度和體育工作計劃。體育法規(guī)包括《學(xué)校體育工作條例》、《學(xué)校衛(wèi)生工作條例》。
5．各年級常年體育教學(xué)計劃、學(xué)期體育教學(xué)計劃、教師教學(xué)教案和教學(xué)筆記，體育課成績質(zhì)量分析匯總表等。
6．學(xué)生身體素質(zhì)和達標(biāo)檔案冊。
7．學(xué)生參加早操、眼保健操、課外活動等考勤登記表。
8．學(xué)生體檢表及病免、請假證明材料。
9．體育課教案及器材出借、成績考核和出勤情況資料等。
10學(xué)校運動隊訓(xùn)練檔案，包括：運動員檔案、訓(xùn)練計劃、考勤、競賽成績等。
11學(xué)校每年舉辦的各類競賽資料，如田徑運動會、廣播操比賽、球類比賽、長跑比賽、跳繩等。
12教師自編的教育教材內(nèi)容。如體育理論試題、大課間操資料等。
13教師各類獲獎情況檔案，如論文、基本功比賽、培訓(xùn)證書等。
14學(xué)校體育組的科研檔案。
15體育教學(xué)相關(guān)報刊、雜志及摘抄、復(fù)印文獻資料和網(wǎng)絡(luò)資料。
16學(xué)校體育領(lǐng)導(dǎo)小組、體育組及其各有關(guān)部門的工作職責(zé)和要求。
17其它，如學(xué)校對體育場地改善和維修、學(xué)校器材配置、學(xué)期體育經(jīng)費的開支、體育教師的待遇等。
二．體育檔案的整理和分類
由于學(xué)校體育所收集的材料內(nèi)容廣、教材大、數(shù)量大，加上各個學(xué)校的實際情況不同，因此，必須根據(jù)學(xué)校與教學(xué)的實際需要加以整理、分類、匯集成冊或加工成資料庫，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教育工作中提供查閱和上級領(lǐng)導(dǎo)各部門的檢查、參觀。根據(jù)我們學(xué)校的實際情況和教師教學(xué)需要，我校是從以下幾方面進行整理和分類的。
1．按材料內(nèi)容分，如校內(nèi)同一運動競賽類（學(xué)校運動會、各種小型競賽）、活動類（早操、課外活動）等。
2．按時間順序，對不同類型材料進行整理，一般學(xué)校以一學(xué)期或?qū)W年為一單元進行材料整理。這類檔案可參加《兩個條例》的要求進行分類整理、建檔。
3．按實際情況需要整理。除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎(chǔ)上，根據(jù)需要對經(jīng)常要使用或較有參考價值、可重復(fù)使用的資料進行單獨組卷。如達標(biāo)、合格表的成績冊、教師的教案及教學(xué)記錄、摘抄的圖片資料或剪輯的網(wǎng)絡(luò)資料、照片等。
4．按上級部門的要求來分，如：按兩個《條例》的備查目錄分類建檔。
三．建立體育檔案應(yīng)注意的問題。
1．學(xué)校體育教育是學(xué)校教育工作的一個重要部分，牽涉的內(nèi)容廣、影響的面大，因此，做好體育檔案工作是一項細(xì)致、復(fù)雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，我們要堅持長期性、整體性、有序性、創(chuàng)造性的原則。
2．檔案建立后，需加強管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子內(nèi)，記錄所存檔案的類別、目錄及時間。
3．合理使用并及時更新或充實內(nèi)容。對有時限的或不再適合當(dāng)前教學(xué)形式的內(nèi)容應(yīng)及時裝訂成冊，歸案入檔案（加編號），以便日后檢查或其他用途備用。而對那些理論性知識或政策法規(guī)、計劃要注意當(dāng)前教育動態(tài)和形式變化結(jié)合本校、本教研組的工作特點及時調(diào)整，以便能更好的指導(dǎo)學(xué)校體育工作，以適應(yīng)新的體育教學(xué)要求。
4．保存檔案要規(guī)范，材料要完成。通常學(xué)校體育檔案的目錄等要依照“檔案法”要求，規(guī)范、清晰、可避免不必要的重復(fù)。也有利于查找和收集，整理。
四．建立學(xué)校體育檔案的意義
1．使學(xué)校體育教學(xué)工作正常化、規(guī)范地開展，有利于宏觀調(diào)空學(xué)校體育工作。
2．體育檔案的建立把學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的辦學(xué)思想、體育教師的工作情況以書面形式體現(xiàn)出來了，同時也推動了學(xué)校體育的不斷發(fā)展，促進了體育教師能力。
3．有利于體育教師將零散的材料系統(tǒng)化、將實踐的經(jīng)驗理論化，同時隨著檔案內(nèi)容的增加，也豐富了體育教師的知識，為開展體育教科研活動指明方向，并提供大量的經(jīng)驗資料。
4．有利于促進學(xué)校開展各項體育活動，檔案的建立可促使各項體育活動長期、規(guī)范地開展下去，從而一方面不斷豐富學(xué)校體育活動，另一方面也有利于體育教師組織開展各種教育教學(xué)活動。
五．運用體育檔案應(yīng)注意的問題
1．要及時、經(jīng)常性地把收集、整理的材料進行科學(xué)分析，并建成檔案，運用時要結(jié)合教學(xué)、訓(xùn)練等，以參考為主，以推動為目標(biāo)。
2．要以檔案為準(zhǔn)繩，規(guī)范學(xué)校體育工作，全面深入地推動學(xué)校體育工作的開展。
3．要把學(xué)校體育工作檔案作為指導(dǎo)學(xué)校體育工作、督促體育教師不斷提高業(yè)務(wù)能力的指揮，不要把它做一種擺設(shè)或作為應(yīng)負(fù)上級部門檢查的內(nèi)容。
參考文獻：
1．趙云林《怎樣建立體育檔案》第五屆中國學(xué)校體育論文報告會匯編
懷化位于湖南西部，有2.76萬平方公里國土面積，轄10縣1市2區(qū)，共計325個鄉(xiāng)鎮(zhèn)5000多個行政村，是個農(nóng)業(yè)大市。近幾年來，懷化市各級檔案部門認(rèn)真開展農(nóng)村檔案工作，有半數(shù)以上的村建立了村級檔案，其中，中方縣和鶴誠、洪江區(qū)村級建檔率已達100%，為服務(wù)社會主義新農(nóng)村建設(shè)作出了貢獻。但是從總體上看，由于受到村干任職變化、文化素質(zhì)、社會責(zé)任、經(jīng)濟狀況和保管條件的制約，給村級檔案資源的安全保管和有效利用造成了許多困難。如何使村級檔案建得起、穩(wěn)得住、用得好，是他們在實踐中探索思考的一個重要課題。為了攻克這個難題，懷化市各級檔案部門從調(diào)研入手，發(fā)現(xiàn)推介典型，進行大面積試點，總結(jié)經(jīng)驗，再在全市推廣，結(jié)論就是在全市普遍推行“村檔鄉(xiāng)管村用”，分三步進行。
第一步，發(fā)現(xiàn)推介典型
村級檔案管理，是牽動檔案人腦筋的熱門話題。早在20世紀(jì)八、九十年代，該市芷江縣新店坪鄉(xiāng)和原懷化市盈口鄉(xiāng)就進行了“村檔鄉(xiāng)管”的嘗試，取得了較好效果，但是沒有堅持下來。進入新世紀(jì)以后，中方縣銅灣鎮(zhèn)黨委政府十分重視村級檔案建設(shè)，他們在縣檔案局的配合支持下，采取“統(tǒng)一經(jīng)費、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一利用”的措施，創(chuàng)造性地建立起了“村檔鎮(zhèn)管村用”的模式，將全鎮(zhèn)15個村、2個居委會歷年來的檔案歸檔整理，全部上交鎮(zhèn)檔案室統(tǒng)一保管，共整理上交檔案1157卷，村級建檔率100%。鎮(zhèn)政府確定了一名檔案員，按月發(fā)放檔案員津貼，每年還安排了檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費1500元。實行村檔鎮(zhèn)管村用5年來，共接待群眾查閱利用2600余人次，復(fù)印檔案500多張，市重點工程銅灣電站建設(shè)調(diào)處矛盾糾紛150余起，其中有113起利用過村級檔案化解矛盾，顯示了這一管理模式綜合服務(wù)功能的重要作用。市檔案局領(lǐng)導(dǎo)與該縣有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一起在銅灣調(diào)研總結(jié)，認(rèn)為該鎮(zhèn)的經(jīng)驗很有典型示范意義，于是達成共識，把中方縣作為全市的試點，當(dāng)年全面推廣。
第二步，中方縣全面推廣
中方縣委常委、縣委辦主任陳同炳在參加銅灣調(diào)研后，立即向縣委政府主要領(lǐng)導(dǎo)匯報，得到支持，隨即成立了以陳主任為主任、由縣政府辦、民政、財政、農(nóng)辦、經(jīng)管和檔案6個相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)為成員的中方縣實施村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管村用工作領(lǐng)導(dǎo)小組，縣“兩辦”及時下發(fā)了相關(guān)文件，對開展這項工作的意義、做法、組織領(lǐng)導(dǎo)和時間要求等作出了明確具體規(guī)定，從而在全縣范圍內(nèi)很快行動起來。至年底，全縣22個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）211個村，100%建檔，100%實行了“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管村用”，共整理歸檔歷年來各類文件、資料、報表、圖片13720卷（件），為縣域經(jīng)濟社會的發(fā)展積累保存了一大批寶貴的檔案，鄉(xiāng)村檔案資源的整合和共享得到更好的體現(xiàn)，過去那種有村無檔沒人管，或者年年建檔不見檔，被村干部個人據(jù)為己有的現(xiàn)象沒有了，大大提高了民主議事、民主理財和村務(wù)公開的水平，干部群眾有疑問、有需要，可以直接到鄉(xiāng)(鎮(zhèn))檔案室免費查閱檔案，受到鄉(xiāng)村干部和人民群眾的普遍擁護，充分體現(xiàn)了這種管理模式的生命活力。懷化市委辦公室《情況交流》全文推介了中方縣委、縣政府總結(jié)的開展“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管村用”的經(jīng)驗。
第三步，全市范圍內(nèi)實行
為了確保村級檔案完整安全，使之更好地服務(wù)于社會主義新農(nóng)村建設(shè)及和諧村鎮(zhèn)的構(gòu)建，懷化市檔案局趁熱打鐵，積極運作在全市推行“村檔鄉(xiāng)管村用”這一新的管理模式。今年3月9日，經(jīng)市委、市人民政府同意，市委辦、市政府辦聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于開展“村檔鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）管村用”工作的通知》，并且破例一直發(fā)到各個鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）。文件闡明了做好這項工作的重大意義，從組織領(lǐng)導(dǎo)、檔案權(quán)屬到規(guī)章制度、利用服務(wù)、具體做法和時間要求等都作出了明確的規(guī)定。加強領(lǐng)導(dǎo)上，要求各縣（市、區(qū)）“兩辦”切實負(fù)起組織、協(xié)調(diào)和督察的責(zé)任，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府是具體實施者，村民委員會是具體執(zhí)行者，縣級檔案部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在檔案權(quán)屬和交接手續(xù)上，村級檔案上交后，其所有權(quán)仍然歸該村民委員會，管理權(quán)則歸鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府。要嚴(yán)明檔案交接手續(xù)，村級檔案與鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）檔案一同入柜保管，由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）辦公室統(tǒng)一管理。完成任務(wù)時間要求上，今明兩年內(nèi)全面完成，今年各縣（市、區(qū)）完成比例不得少于60%，四季度由市檔案局進行抽查，明年三季度組織全面驗收。各縣（市、區(qū)）“兩辦”也就此發(fā)出專文進行部署安排，目前這項工作正在進行中。
（作者單位：湖南懷化市檔案局 418000）
1 化工行業(yè)檔案的特點
1.1 形成周期長，變動大
化工產(chǎn)品的研發(fā)過程往往需要經(jīng)歷很長的時間，并且從立項開始，在到產(chǎn)品的各項研發(fā)階段，都需要根據(jù)項目的要求完成整個研發(fā)。同時在完成研發(fā)過程后也往往需要根據(jù)市場的要求，進行修改產(chǎn)品的設(shè)計及研發(fā)思路，整個過程涉及較長的周期。
1.2 專業(yè)面廣、種類多
化工企業(yè)的產(chǎn)品涉及諸多具體的專業(yè)，涵蓋的專業(yè)面較廣，并且根據(jù)具體的產(chǎn)品種類還可以細(xì)分更多的領(lǐng)域。這就誕生了諸多的化學(xué)產(chǎn)品信息，并且包括各種行業(yè)的檔案信息，要求檔案管理中需要處理各類的化工專業(yè)信息。
1.3 技術(shù)儲備功能和繼承性
在化工專業(yè)的發(fā)展過程中，需要根據(jù)化工實驗發(fā)展確定相應(yīng)的化工學(xué)科發(fā)展，最主要一個特點就是實驗中積累發(fā)展經(jīng)驗，并且通過不斷地實驗獲得最終滿足市場的技術(shù)和產(chǎn)品。其中，化工檔案作用就是記錄技術(shù)發(fā)展的中重要信息，能夠提升產(chǎn)品技術(shù)的積累特性，能夠發(fā)揮技術(shù)傳承的作用。化工檔案能夠總結(jié)過去的研究經(jīng)驗，并且根據(jù)前人的研究為未來產(chǎn)品發(fā)展提供支持，從而能夠保證化工技術(shù)發(fā)展的延續(xù)性。此外，化工技術(shù)發(fā)展中，檔案管理工作能夠通過搜集技術(shù)經(jīng)驗，形成相應(yīng)的技術(shù)知識群，也就可以促進設(shè)計研究的發(fā)展，從而體現(xiàn)了化工技術(shù)的發(fā)展?jié)摿Α?/p>
2 化工行業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化
2.1 檔案的收集
第一，檔案收集工作的基礎(chǔ)是專業(yè)人員的工作知識，而領(lǐng)導(dǎo)干部的意識和重視程度直接決定了該工作的質(zhì)量。在收集化工檔案的工作過程中，若工作人員不具備專業(yè)素質(zhì)，就不能在工作中實現(xiàn)信息的全面把控，從而導(dǎo)致檔案收集工作出現(xiàn)混亂。若工作過程中領(lǐng)導(dǎo)干部的意識不到位，獨一收集檔案工作不重視，必然導(dǎo)致該項工作開展困難。第二，在檔案收集工作中，需要建立符合自身發(fā)展的制度，能夠建立全員的法律知識體系。在檔案工作中，需要根據(jù)制度執(zhí)行相應(yīng)的工作，按照要求落實相應(yīng)的責(zé)任。同時，檔案收集工作人員能夠熟練掌握各類專業(yè)法律知識，從而形成全面的法律知識體系，從而能夠加強檔案收集工作的客觀性和科學(xué)性。
2.2 檔案的整理
在檔案整理工作中，直接決定檔案管理整體水平，也是化工企業(yè)管理的關(guān)鍵工作。化工檔案整理需要通過分析各類檔案信息，進行相應(yīng)整理和分類，從而形成完善檔案體系。在具體工作過程中，必須重視提升工作技巧，具體包括：第一，能夠及時追蹤已存檔的檔案信息，根據(jù)檔案要求進行分析相應(yīng)的工作內(nèi)容，在檔案整理中能夠按照企業(yè)的化工信息實施分類，及時地制定相應(yīng)的檔案整理規(guī)范，能夠與相關(guān)部門進行及時的信息交流，實現(xiàn)檔案信息的共享。第二，在檔案整理中，還應(yīng)該行業(yè)的發(fā)展，制定相應(yīng)的解密和降密工作制度。根據(jù)相應(yīng)的技術(shù)知識保密性，調(diào)整企業(yè)內(nèi)部的共享范圍和加密等級，做到與行業(yè)保持知識產(chǎn)權(quán)的與時俱進，從而能夠全面提升檔案管理工作規(guī)范性。
2.3 檔案的利用
檔案管理工作的根本還在于應(yīng)用檔案，具體檔案的利用中技巧包括：第一，提升服務(wù)質(zhì)量，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，受到工作人員工作態(tài)度和專業(yè)素質(zhì)的影響，諸多人員不能夠提供主動服務(wù)，這就要求工作人員必須提升服務(wù)質(zhì)量，通過服務(wù)質(zhì)量管理全面提升工作人員的服務(wù)態(tài)度，并且按照行業(yè)的發(fā)展要求提供更加專業(yè)的檔案服務(wù)。第二，在檔案管理中應(yīng)充分的使用信息化的工具，采用計算機和互聯(lián)網(wǎng)來提升檔案管理工作效率，全面提升檔案管理電子工作的質(zhì)量，從而形成全面化的檔案管理模式。此外，應(yīng)積極與專業(yè)信息化服務(wù)公司合作，挖掘檔案管理工作的信息化能力。
2.4 加強宣傳，提高積極性
檔案管理宣傳是提升全企業(yè)員工參與檔案相關(guān)工作重要方式，在進行檔案管理宣傳中，需要整合企業(yè)內(nèi)部的資源，強化內(nèi)部員工的意識，能夠在內(nèi)部形成良好的工作氛圍，并且將檔案管理工作中的管理價值發(fā)揮出來，從而形成企業(yè)檔案管理文化機制，能夠提升檔案管理工作水平。同時，通過宣傳檔案管理工作的相關(guān)要求、制度和規(guī)范，就能夠全面強化員工的主動意識，將檔案管理工作作為企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，形成良好的發(fā)展循環(huán)，全面提升檔案管理能力。
