時間：2023-01-23 00:27:56
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息化管理論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
疾控中心對各種疾病預(yù)防和控制的信息都要進行采集和管理，以為后期調(diào)取檔案提供便利。眾所周知，疾控中心的工作內(nèi)容比較多，信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)比較復(fù)雜，如果單純的靠人力來完成信息管理工作，不僅工作效率低下，還會降低檔案信息化管理的質(zhì)量。因此，依靠現(xiàn)代電子信息技術(shù)對疾控中心的檔案進行信息化管理是時展的必然要求，同時也是疾控中心檔案管理模式的重大突破。疾控中心信息化管理雖然簡化了信息采集、錄入的工序，縮短了人工對數(shù)據(jù)進行采集和管理的時間，但是在實際的操作過程中仍然會因為諸多因素的干擾而存在一些現(xiàn)實的問題。只有對疾控中心檔案信息化管理的現(xiàn)狀作深入的分析和探討，才能在此基礎(chǔ)上提出可行性的措施。
二、疾控中線檔案信息化管理存在的問題
(一)疾控中心在檔案信息化管理上投入的資金不足
疾控中心已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工進行信息管理的模式，對于新的管理模式了解不夠透徹，甚至排斥，直接導(dǎo)致了對檔案信息化管理重視度不高，對這方面的資金投入少之又少，產(chǎn)生的后果就是疾控中心因為運轉(zhuǎn)資金不足而無法購買信息化管理設(shè)備，仍然依靠原有的計算機系統(tǒng)進行檔案信息化管理，使得信息管理效率低下、管理質(zhì)量無法媲美發(fā)達國家。甚至有些經(jīng)濟條件相對落后的地區(qū)，由于缺乏雄厚的資金支持，仍然沿用傳統(tǒng)的借助人力的紙質(zhì)的信息管理，無法保障信息管理的準確度。
(二)疾控中心檔案管理模式和方法相對落后
我國對檔案管理工作一直重視度不是特別高，由于幾年黨和國家將檔案資料的管理工作提到國家發(fā)展議程上，檔案管理工作地位才得到了大幅度的提升，同時也帶動了各行各業(yè)對檔案資料管理的重視程度進和了解程度。疾控中心檔案信息化管理在這兩年才剛剛興起，管理人員很難在短時內(nèi)適應(yīng)新的管理模式和方法，大部分是在沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，疾控中心檔案信息化管理模式仍然很難突破原有模式的束縛。有些疾控中心是將人工管理和信息化管理交叉并用。在對檔案進行整理和管理時，以靜態(tài)資料為主，例如文字和圖片，而缺乏一定的音像資料，降低了檔案的完整度，從而間接的影響了檔案管庫現(xiàn)代化和信息化。在進行檔案管理時沒有科學(xué)的歸類方法，導(dǎo)致檔案歸類工作雜亂無章，嚴重影響了后期調(diào)取、查看工作的效果。
(三)缺乏專業(yè)的管理人才
在我國疾控中心檔案管理工作中由于人員工作職責(zé)的不明確，許多管理人員是身兼數(shù)職，檔案信息化的管理人員可能是其他科室的管理人員，這些管理人員缺乏一定的專業(yè)性，在進行檔案管理工作時，并沒有科學(xué)的管理方法和手段，使得檔案管理工作水平不高。
三、解決疾控中心檔案信息化管理問題的措施
(一)加大對檔案信息化管理的資金投入
疾控中心的檔案信息化管理工作不僅需要大量的人力支持，更需要雄厚的資金支持。如果疾控中心的檔案信息化管理缺乏資金支撐，使得管理設(shè)備和手段的更新受阻，降低了管理的水平和質(zhì)量。因此國家和政府應(yīng)該重視疾控中心檔案信息化管理工作，利用財政撥款的形式對疾控中心的檔案信息化管理工作提供支持。此外，疾控中心也應(yīng)該加大對檔案信息化管理方面的資金投入，不斷引進新的管理設(shè)備和手段，促進檔案信息化管理的發(fā)展。
(二)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
疾控中心實行檔案信息化管理無形之中對管理人員提出了更高的要求，因為現(xiàn)代的檔案管理需要借助計算機管理系統(tǒng)，但是原有的檔案管理人員并不能熟練掌握計算機操作技能，在實際的工作中會出現(xiàn)各種各樣的失誤，降低了檔案管理整體水平。因此，加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)工作已是當下疾控中心的必要工作。可以將檔案管理人員派遣到外地進行技能的學(xué)習(xí)。此外，還可以聘請專家對檔案管路人員進行培訓(xùn)，手把手的指導(dǎo)檔案管理人員的工作。與此同時，檔案管理人員也要加強主動學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)，在工作中積累經(jīng)驗，大膽的嘗試并進行工作方法和手段的創(chuàng)新，以提高檔案管理工作的效率和水平。
(三)建立和完善檔案管理制度
疾控中心的檔案管理工作之所以效率不高，雜亂無章，主要是由于缺乏嚴格的檔案管理制度導(dǎo)致的。因此，建立和完善檔案管理制度，不僅能為疾控中心的檔案管理工作提供制度保障，同時也可以提高檔案管理工作的效率。第一要建立健全檔案管理工作責(zé)任制;明確檔案管理人員各自的工作職責(zé)，使他們在職責(zé)范圍內(nèi)開展工作。第二建立和完善檔案管理績效考核制度;對管理效率和質(zhì)量高的工作人員給與一定的獎勵，以提高大家工作的積極性。第三建立和完善檔案分類管理工作制度；對現(xiàn)有的檔案借助計算機系統(tǒng)，并按照一般性、重要性，長期性和短期性的原則進行分類管理，為后期檢查和調(diào)取檔案奠定基礎(chǔ)，提供便利。第四建立和完善檔案管理收集制度；疾控中心管理部門應(yīng)嚴格要求各個科室對檔案進行定期的收集，并加強對各個科室檔案信息收集的監(jiān)督工作，防止有些科室，并未貫徹和真正落實檔案信息定期收集工作。在各個科室對檔案信息收集完畢后統(tǒng)一交由疾控中心的檔案室，檔案室配備專門的人員對上交的檔案進行分類管理和妥善保管，以提高檔案的利用率。
四、結(jié)束語
疾控中心的檔案信息化管理工作是保證整個疾控中心正常運營的必要工作，隨著疾控中心的人員流量逐漸增多，如果不加強檔案信息管理工作，那么就會使得問題越積越多，時間久了，就會使檔案管理工作的難度加大。因此，做好疾控中心檔案信息化管理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并找出措施解決問題，才能保證疾控中心檔案信息化管理工作的順利開展。
作者:張烏蘭格日勒 單位:烏蘭察布市疾控中心
參考文獻:
社區(qū)健康檔案當中記錄了人民群眾一生當中醫(yī)療、健康以及疾病的相關(guān)信息，能夠為各種醫(yī)療工作提供良好的檔案依據(jù)，使得醫(yī)療工作能夠有效掌握廣大人民群眾的健康情況以及疾病的發(fā)生趨勢，制定對應(yīng)的醫(yī)療應(yīng)對措施，更好地為人民群眾提供計劃生育技術(shù)指導(dǎo)、健康教育、康復(fù)、保健、預(yù)防以及醫(yī)療等各種醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。我國大部分地區(qū)的居民健康檔案已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，然而在信息化管理的過程中仍舊存在著許多問題，如何有效解決這些問題，從而有效推動居民健康檔案信息化高效、有序地發(fā)展，這是當前社會各界共同關(guān)注的問題。
一、居民健康檔案信息化管理現(xiàn)狀
（一）信息化水平不均衡。我國仍然屬于發(fā)展中國家，因人力、空間、物力、資源、資金等各方面因素的影響，現(xiàn)階段仍舊無法為每一個居民都構(gòu)建相應(yīng)的健康檔案，即便是當前已經(jīng)成功構(gòu)建的一些居民健康檔案當中，也難以進行全面的信息化管理，許多經(jīng)濟較為落后的區(qū)域仍舊采用傳統(tǒng)的管理模式，這就導(dǎo)致各個區(qū)域極度不均衡，實現(xiàn)信息化管理的起點差異較為明顯。（二）缺乏統(tǒng)一的標準。只有標準統(tǒng)一才能夠保障整個居民健康檔案進行有效共享。然而，當前關(guān)于居民健康檔案信息化管理的對應(yīng)標準明顯無法滿足其發(fā)展的相關(guān)需求。各衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)所應(yīng)用的軟件來自不同的軟件企業(yè)，因為各個軟件缺乏統(tǒng)一的準則，并且不同衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)也存在較為明顯的差異性，這就導(dǎo)致居民健康檔案形成了信息孤島，信息共享極為困難。（三）健康檔案采集的難度大。社區(qū)衛(wèi)生院是社區(qū)居民健康檔案采集的主體。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革與發(fā)展，社區(qū)居民對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)的技術(shù)水平持懷疑態(tài)度。認為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)設(shè)施陳舊、服務(wù)質(zhì)量難以保障。有些居民對信息收集認識不足，戒備心理強，不愿意告知自己的真實病情，給健康檔案的完整性帶來一定的困難。（四）軟件利用率偏低。通常來說，居民健康檔案管理軟件都是動態(tài)管理的模式，這就需要工作人員及時將各種隨訪、追蹤的信息錄入到系統(tǒng)當中，然而因為工作人員的工作任務(wù)較為繁雜，遺忘或者不能及時錄入的情況難以避免。此外，因為專業(yè)問題，許多醫(yī)務(wù)人員都存在不會使用居民健康檔案管理系統(tǒng)，自然也就不能利用軟件去進行診斷，導(dǎo)致居民健康檔案管理系統(tǒng)利用率不高。
二、加強健康檔案信息化管理的措施
（一）加大宣傳力度。大力宣傳，在臺州新聞頻道，老百姓都關(guān)注的欄目中，開設(shè)5分鐘的健康知識，宣傳健康檔案的重要性；在每年的結(jié)核病、艾滋病等防治日中，發(fā)放宣傳資料。（二）加強硬件建設(shè)。物質(zhì)條件是進行居民健康檔案信息化建設(shè)的先決條件，這就需要從硬件與數(shù)據(jù)庫著手，在采購的時候必須要聽取專業(yè)人士的建議，不僅要保障硬件的先進性，同時也要盡量避免浪費。衛(wèi)生局信息中心統(tǒng)一購入健康檔案硬件設(shè)備，全區(qū)醫(yī)院進行聯(lián)網(wǎng)，這樣病人無論在哪個醫(yī)院，醫(yī)生都能看到完整的個人信息，為診治提供方便。（三）培養(yǎng)引進專業(yè)的信息化人才。居民健康檔案信息化發(fā)展需要一批專業(yè)技術(shù)過硬、綜合素質(zhì)強的人才隊伍，這個隊伍應(yīng)當具備專業(yè)的信息技術(shù)及一定程度的醫(yī)學(xué)知識。由于社區(qū)服務(wù)中心人手少，既要調(diào)查，又要檔案錄入，這就需要積極培養(yǎng)或者引進對應(yīng)的人才，同時加大在職檔案工作人員的培訓(xùn)力度，針對全科醫(yī)生而言，應(yīng)當構(gòu)建一個注重實效、多模式、分類型、多層次的信息化人力資源培養(yǎng)體系，尤其是對一些年齡較大的全科醫(yī)生來說，應(yīng)當進行重點的培訓(xùn)教育，保障每一個工作人員都可以操作對應(yīng)的系統(tǒng)，從而有效提升居民健康檔案系統(tǒng)的利用率。（四）建立健全信息化標準規(guī)范。一套統(tǒng)一的標準規(guī)范是推動居民健康檔案信息化管理的保障。健康檔案成為基層全科醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)重要的醫(yī)療法律文書。早在2009年的5月，我國衛(wèi)生部就頒布了《健康檔案基本構(gòu)架與數(shù)據(jù)標準(試行)》，針對居民健康檔案規(guī)范化問題提出了較為明確的要求，為居民健康檔案信息化標準化發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。
三、結(jié)語
總而言之，居民健康檔案管理工作屬于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作當中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，我國當前正在進行的健康檔案規(guī)范化管理，為推動健康檔案動態(tài)管理與信息互聯(lián)打下了堅實的基礎(chǔ)，并且為醫(yī)療衛(wèi)生信息化提供了良好的技術(shù)支撐。這就需要廣大醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)把握這個機會，針對居民健康檔案信息化管理中存在的問題制定應(yīng)對的措施，通過在管理理念、管理模式以及服務(wù)方式等方面進行不斷的努力，從而有效推動居民健康檔案信息化管理的發(fā)展。
作者:汪潔瑜 單位:浙江省臺州市椒江區(qū)疾病預(yù)防控制中心
關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案；管理；信息化
社會發(fā)展步伐在加快，地質(zhì)檔案管理工作也向著信息化和電子化方向發(fā)展，這在檔案管理工作中是最新型的一個課題，實現(xiàn)信息化檔案管理能有效減少人力勞動的程度，能讓檔案管理的工作有所提高，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)也逐漸被開發(fā)，發(fā)揮出其特有的作用。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，這種信息化管理更有力管理工作的進行，為檔案需求者帶來諸多便利，也方便了管理人員的管理工作，這能將資料檔案的作用發(fā)揮出來。檔案信息化管理也是時代的要求，更是諸多管理者和檔案利用者的需求，所以這也是地質(zhì)檔案管理工作中最重要的問題。
1地質(zhì)檔案信息化管理概述
1.1檔案信息化的內(nèi)涵。所謂檔案信息化就是對利用信息技術(shù)和計算機技術(shù)，對當前不使用的檔案信息和相關(guān)資料進行管理。并利用信息技術(shù)等先進計算形成一個現(xiàn)代化的管理理念，主要的目的就在于服務(wù)于所有的檔案需求者，這其中涉及的科學(xué)知識和領(lǐng)域是比較多也比較雜的，信息化管理介質(zhì)平臺也是檔案管理的現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)。在日常的工作中，檔案管理人員對檔案進行編號，然后歸檔管理，如果有需求者想利用檔案，管理人員可以通過計算機介質(zhì)對檔案進行查詢，根據(jù)編號去尋找檔案，再借閱給利用者；當利用者歸還檔案的時候，再依據(jù)檔案的編號，將其歸檔到相應(yīng)的位置，再將檔案編號錄入到電腦中，標注檔案在檔，這樣能方便下一次的檔案借用，還不會出現(xiàn)差錯。這就是信息化管理為檔案管理工作帶來的便利。檔案信息化建設(shè)的基本動力是資訊科技檔案管理中的廣泛使用以及檔案信息化建設(shè)，以提高對檔案工作的現(xiàn)代化水平和建立基本網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的框架，檔案管理和檔案信息服務(wù)在檔案信息化建設(shè)過程中一定要注意反思以及記錄管理的原則、理論和方法，檔案信息化建設(shè)的最終目標是最大限度地提高文件的廣泛信息化水平，以滿足建設(shè)社會的需要，更好的社會服務(wù)。1.2地質(zhì)檔案信息化管理必要性。對地質(zhì)檔案進行信息化管理將是檔案管理工作必然的發(fā)展趨勢，利用信息化技術(shù)對檔案資源進行收集，再對檔案資源進行整理，然后開發(fā)檔案資源所具有的利用價值，最后實現(xiàn)檔案的利用。在整個過程中，都是要利用數(shù)字信息對檔案資源進行整理的，并實現(xiàn)信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據(jù)檔案管理的載體對檔案進行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時展的要求下進行了創(chuàng)新，向著信息化這一領(lǐng)域邁進。通俗地說，檔案管理就是對有用的信息資源和有價值的信息進行開發(fā)，再到利用的過程，其利用結(jié)果是要依據(jù)社會信息化發(fā)展狀況來定。當然，這種現(xiàn)代信息化的檔案管理，更有利于各種信息的存儲，也更能發(fā)揮其自身利用價值，這是信息時展的產(chǎn)物。
2地質(zhì)檔案信息化的管理現(xiàn)狀
2.1缺乏通用性的系統(tǒng)平臺。信息化管理平臺都是有其各自特色的，最基本的要說就是要有記錄管理功能，如今的文件信息已經(jīng)向著更遠的方向發(fā)展，檔案管理平臺和電子政務(wù)系統(tǒng)，在集成平臺中也都是優(yōu)先考慮文件管理這一功能，而這并不是單一形式的，檔案部門不同，那么計算機的模型不同，文件系統(tǒng)平臺也就不同，也就導(dǎo)致了規(guī)格的不同，各個軟件開發(fā)系統(tǒng)也是有一定差異的。所以在各個檔案部門之間，是不能有效利用計算機進行檔案管理工作的，也不能對檔案資料進行快速地歸檔，在信息上也是有一定弊端的，這也使檔案信息化管理受到了發(fā)展的制約。2.2缺乏規(guī)范化管理。要想實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理以及標準化管理，首先要做的工作就是對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進行完善，光搞形式是沒有用的，對表面不實用的東西并沒有什么要求。現(xiàn)在的檔案管理則是沒有明確的等級分類，管理服務(wù)做的不到位，和檔案需求者和提供者也沒有過多地交流，這和新型的信息資源管理是相悖的，尤其是文件夾沒有得到有效的共享，管理系統(tǒng)不能對所有的文件類型進行兼容，在檔案資料進行移植時，也沒有與之相對應(yīng)的書目，文件自動化管理還是沒有完善的標準。多數(shù)情況下，檔案資料也都是限制于一種類型，只能提供給一小部分的人使用，這樣是不利于檔案信息化管理向更好方向發(fā)展的。
3檔案信息化建設(shè)的實施措施和途徑
3.1檔案標準規(guī)范化建設(shè)。檔案管理標準化、規(guī)范化是檔案信息資源的共享過程，通過制定和實施的各項標準使其基本文件到達標準化，這也是規(guī)范的重要前提。勞動力的技術(shù)部門一直是—個統(tǒng)一的科學(xué)標準的部門，是為了確保檔案工作與檔案管理的有機結(jié)合，以達到最佳效果。3.2檔案資源信息化。作為一種有價值的信息資源的地質(zhì)檔案，它的征收管理以及開發(fā)利用檔案信息化建設(shè)的目標之一是實現(xiàn)資源的文件共享。使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。在不久的將來，檔案資源信息化建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容繼續(xù)推進現(xiàn)代管理記錄不斷向前發(fā)展。3.3檔案信息的數(shù)字化。傳統(tǒng)的地質(zhì)文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本，保管十分麻煩。如紙張容易發(fā)黃，變脆。但數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點，節(jié)省了大量人力、物力和財力。使用者可以在世界各地范圍內(nèi)的所有地方享受其的方便。任何人通過網(wǎng)絡(luò)的任何一點、任何終端可以訪問他們需要的信息的文件。這是真正意義上的資源共享。3.4檔案干部隊伍通才化。檔案干部隊伍是檔案管理的主體。檔案工作人員的質(zhì)量對檔案工作的實際成果以及更好地促進檔案信息化建設(shè)過程起著直接影響。提高檔案工作者的技術(shù)水平是整體性能提高的關(guān)鍵之一。培養(yǎng)一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)和技術(shù)復(fù)雜的文件管理的工作人員是為了適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，更好地推動現(xiàn)代化的檔案工作和信息化水平的提高。
隨著社會的不斷進步與發(fā)展，地質(zhì)單位也將有很大的發(fā)展空間，地質(zhì)檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求地質(zhì)檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進取，以完善的專業(yè)知識和豐富的信息處理、計算機操作技能，滿足社會進步和地質(zhì)發(fā)展對檔案管理的要求，為建設(shè)有中國特色的社會主義地質(zhì)檔案事業(yè)、為更好地服務(wù)于社會主義和諧社會建設(shè)作出貢獻。
作者:辛 玲 單位:黑龍江省煤田地質(zhì)物測隊
參考文獻
[1]潘麗莉,孫燕鳴.淺析地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)[J].資源與人居環(huán)境，2011.
在高校學(xué)報編輯、出版、發(fā)行的過程中，逐步留存了一系列具有保存價值的檔案資料，這都是高校學(xué)報管理工作的重要憑證。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式已經(jīng)逐漸普及，在高校的學(xué)報管理中，盡可能地運用先進的科學(xué)管理具有十分重要的意義。首先，運用信息化的手段可以更進一步完善學(xué)報檔案資料；其次，從使用期限上開看，數(shù)字化的手段可以延長憑證的保存時間，最大限度地發(fā)揮檔案的價值；最后，高校檔案網(wǎng)絡(luò)化的前提是標準化。標準化是資源共享的捷徑,可以避免學(xué)報人力、物力的重復(fù)浪費，方便了相關(guān)部門的參考、查詢，把一些難以找到的資料變成大家可以共享的數(shù)據(jù)資料，因此，為高校學(xué)報檔案管理提供完善的信息化管理模式，提高這些檔案資料的再使用價值，已經(jīng)成為目前迫切需要解決的問題。
1.1目前學(xué)報檔案管理中存在的問題
高校學(xué)報檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化管理是當前發(fā)展的必然趨勢，但如何做好這一工作，如何將信息技術(shù)與本校的學(xué)報檔案管理模式結(jié)合起來，利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計算機、掃描儀、數(shù)碼產(chǎn)品等實現(xiàn)對檔案資源的收集、存儲、檢索和管理，是擺在學(xué)報管理人員面前的一大難題。針對現(xiàn)狀分析，目前的學(xué)報檔案管理中還存在如下問題以及不足之處：
1.1.1管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待于進一步提高
一方面，學(xué)報編輯部的主要工作是編輯、出版、發(fā)行，因此也大多數(shù)編輯人員把精力重點到學(xué)報質(zhì)量上，對“存檔”工作意識較為淡薄，認為不是“正事”只要做好編輯校對工作就行了。長此以往，造成了管理人員對學(xué)報檔案管理規(guī)范不了解，工作不積極的現(xiàn)狀。這一狀態(tài)在很大程度上使學(xué)報檔案工作成了整個編輯出版工作中最薄弱的環(huán)節(jié)。另一方面，學(xué)校檔案管理部門作為一個教學(xué)輔助單位，長期得不到學(xué)校的充分重視，往往由非專業(yè)人員構(gòu)成，因而在工作難免存在不少問題。首先，這個部門的工作人員常常不是學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人員，對這一領(lǐng)域的專業(yè)知識掌握不足，在這一崗位上也不能及時得到相應(yīng)的正規(guī)培訓(xùn)，大多都只能做做收集原始資料、整理檔案等初步的工作，對學(xué)報檔案簡單地進行整理分類、建檔保存的基本操作，缺乏進一步對其進行綜合開發(fā)利用的專業(yè)素養(yǎng)。其次，由于服從學(xué)校的人事安排等原因，高校的學(xué)報檔案管理普遍存在管理人員變更頻繁、長期不固定等弊端，這樣往往會導(dǎo)致學(xué)報檔案的資料管理工作缺乏一致性，學(xué)報檔案殘缺不全、時間上缺乏連續(xù)性等，最終的結(jié)果就是等到要調(diào)用數(shù)據(jù)時難以找到原始資料，無從查證。
1.1.2管理人員的思想觀念亟待轉(zhuǎn)變
由于高校的主要任務(wù)在于教學(xué)和科研，因此學(xué)報檔案管理人員往往會認為自己是教輔人員，工作即使再努力，也不會得到領(lǐng)導(dǎo)重視。這種思想觀念的存在也很大程度上影響了相關(guān)工作人員的工作熱情，經(jīng)常出現(xiàn)人員“在崗并不愛崗，在職并不盡職”的現(xiàn)象。這種情況常常會導(dǎo)致兩方面的問題：其一，相關(guān)人員難以安心本職工作，忽視本職工作的重要性，容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠情緒。其二，在崗人員缺乏上進心，因而也就缺乏鉆研業(yè)務(wù)的精神動力，學(xué)習(xí)新知識的動力不足，難以適應(yīng)日新月異的知識更新。這一職能部門的主要工作是將學(xué)報檔案整理歸類并編寫卷綜等存儲備查，可以說，人員觀念的陳舊保守和不思進取是高校學(xué)報檔案管理存在的最大問題，在思想上習(xí)慣于傳統(tǒng)的簡單管理模式，業(yè)務(wù)上依賴于手工操作方法，對信息化管理認識不足。由于許多人員還沒有充分認識到檔案管理信息化的重要性，收集到的檔案資料長期束之高閣，很少有人問津，既沒有很好地分檔歸類，信息化處理文本信息、學(xué)報檔案信息更是無從談及，難以充分發(fā)揮檔案資料的價值。就現(xiàn)狀來看，許多高校學(xué)報檔案管理工作囿于種種原因，大多仍然停留在收集、分類、歸檔、保管等基礎(chǔ)層面上，無論是檔案管理計算機軟件的開發(fā)應(yīng)用以及從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面都存在巨大的發(fā)展空間，同時也具有較大的難度，有待進一步提升。可以說，提高學(xué)報管理的整體水平已經(jīng)是當前高校管理工作的當務(wù)之急，不容忽視。
1.2信息化學(xué)報檔案管理的優(yōu)勢
學(xué)報檔案的信息化管理，有助于宏觀信息的掌握及領(lǐng)導(dǎo)階層的決策分析。只有正確的數(shù)據(jù)資料才能導(dǎo)向科學(xué)合理的決策。隨著國家對高校科研成果的進一步重視，學(xué)報檔案的重要性也得到近一步體現(xiàn)。學(xué)報檔案是學(xué)報發(fā)展歷史演變軌跡的一種定格；所以，學(xué)報管理工作要得到不斷的改進與完善，就少不了檔案作為支撐材料和參考依據(jù)。學(xué)報資料都有作為檔案保存的價值。從學(xué)報檔案的性質(zhì)來分析，信息化管理具有重要的優(yōu)勢。（1）學(xué)報檔案具有一次性建立、長期使用的價值。學(xué)報管理部門為學(xué)校建起信息化的學(xué)報檔案，學(xué)校即可多次、長期使用。（2）學(xué)報檔案的信息化管理更有利于科學(xué)管理。數(shù)字化和信息化的檔案資源的在存儲和調(diào)用方面的優(yōu)勢是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本所無法比擬的。（3）系統(tǒng)完善的檔案也便于數(shù)據(jù)分析，在需要時，可以為校方及更高層領(lǐng)導(dǎo)決策層提供更為全面真實、準確可靠的數(shù)據(jù)資料。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代，高校可以利用高校學(xué)報資源與當?shù)卣⑵髽I(yè)加強聯(lián)系，積極拓寬融資渠道。例如，幫助地方政府、企業(yè)出專刊,為學(xué)校的信息化建設(shè)尋求足夠的資金來源。這一切，都依賴于學(xué)報檔案的信息化管理。由此看來，運用信息技術(shù)來處理、保存學(xué)報檔案已經(jīng)是一種勢在必行的發(fā)展趨勢，這一舉措有利于提高檔案資源的利用效率，使學(xué)報檔案管理的整體水平得到明顯提高。
2信息化學(xué)報檔案管理策略分析
2.1建立健全機制促進人員素質(zhì)的提高
信息化的學(xué)報檔案管理模式，首要的是提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力。從建立相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機制入手，從進人用人制度、工資分配制度、獎金獎懲制度等入手，將個人業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高作為考核職工的重要指標，有效激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，使其充分發(fā)揮潛能。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是信息化檔案管理效率高低的關(guān)鍵，也是起決定作用的因素。只有轉(zhuǎn)變觀念，摒棄那種認為檔案管理部門就是一個消化、安排閑置人員的部門的觀念，從引進人才的業(yè)務(wù)能力開始作出明確要求，并加強在崗人員的培訓(xùn)，不斷提高人員的檔案管理知識、信息資源的處理能力，使其掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，具備相關(guān)崗位需要的專業(yè)技能。
其次，學(xué)報檔案信息化也是社會進步發(fā)展的客觀要求，順應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的總體趨勢，忽視不斷學(xué)習(xí)就無法適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。就學(xué)校的檔案管理人員而言，要想適應(yīng)新時期對這一工作的要求，就不能安于現(xiàn)狀，需要正視個人在知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力等方面的不足，抓住時機，不斷充實自己的檔案學(xué)專業(yè)知識和網(wǎng)絡(luò)化管理知識，提高檔案管理的能力，才能更好地適應(yīng)本職工作。應(yīng)注重將計算機網(wǎng)絡(luò)與檔案管理相結(jié)合，提高個人對專業(yè)軟件的應(yīng)用能力，注重學(xué)報檔案信息資源的收集、存儲、處理、調(diào)用、分析等綜合能力的培養(yǎng)，條件具備的人員還應(yīng)該積極參與學(xué)報檔案系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)、調(diào)試，建立稿件數(shù)據(jù)庫、作者數(shù)據(jù)庫、審稿專家數(shù)據(jù)庫等，提供準確、快捷數(shù)據(jù)資料，給學(xué)校管理部門，檔案的信息服務(wù)作用得以充分發(fā)揮。
最后，做好高校學(xué)報檔案的信息化管理，尤其要重視管理制度建設(shè)。完善的管理制度是做好工作的基本前提和有效保障，作為約束人們行為的有效準則，健全有效的規(guī)章制度保障了我們相關(guān)工作的順利開展。因此建立一套完整的工作制度可以規(guī)范各方面的行為，例如學(xué)報檔案原始數(shù)據(jù)的收集、制作、整理、歸檔、保管等，電子登記簿登記內(nèi)容的規(guī)范性及統(tǒng)一性等。有些問題在傳統(tǒng)的檔案管理過程中已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗，然而有一些問題卻是隨著信息化的過程逐步產(chǎn)生的，都需要相關(guān)工作人員的及時處理，因而有效的制度保障至關(guān)重要。
2.2利用信息技術(shù)完善學(xué)報檔案信息
高校學(xué)報檔案的信息化管理，首先重視信息的標準化。關(guān)于檔案管理的標準化，李杰在相關(guān)論文中指出：“是指在實現(xiàn)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標準。其內(nèi)容歸納主要有以下五個方面：（1）檔案信息采集標準化；（2）檔案信息存儲標準化；（3）檔案信息管理標準化；（4）檔案信息網(wǎng)絡(luò)標準化；（5）檔案信息管理軟件標準化。”這五個方面是學(xué)報檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)。與以往的歷史檔案不同的是，隨著高校學(xué)報的發(fā)展，高校的學(xué)報檔案也呈現(xiàn)了不少新的特征，主要表現(xiàn)為：在使用過程中，很多檔案數(shù)據(jù)資料需要及時更新和增加是高校學(xué)報檔案的一個特點。這就要求相應(yīng)的學(xué)報檔案數(shù)據(jù)庫的管理要實現(xiàn)保證學(xué)報檔案信息的實效性，檔案信息與學(xué)報期刊發(fā)行同時更新，同時，還要利用計算機強大的檢索功能，將期刊發(fā)行時間、卷數(shù)、期數(shù)等檔案管理中的各個要素都作為檢索條件，來編制有效的檢索工具，最終實現(xiàn)提供高效、便捷的查詢服務(wù)的目標。如果在管理上不采用信息化的手段，傳統(tǒng)的手工編制的文本信息很難做到同步調(diào)整、更新，更無從談及及時的資源共享。這就要求學(xué)校學(xué)報檔案管理人員學(xué)會使用各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，及時收集各類檔案資料，及時錄入，及時更新數(shù)據(jù)，才能保證資料的時效性和使用價值。
高校學(xué)報檔案要實現(xiàn)真正意義上的信息化管理，還需要注重數(shù)據(jù)信息的及時性。一方面在于信息的采集，要求利用掃描儀、數(shù)碼相機等將原始資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料，數(shù)字化存儲是檔案信息化的基礎(chǔ)，要使檔案信息能夠及時實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這就要求學(xué)報檔案的管理人員能夠熟練操作各種現(xiàn)代化的設(shè)備、儀器，及時采集各種檔案資料，制作并錄入電腦中，形成數(shù)字化學(xué)報檔案。只有這樣，才便于利用計算機進行分類、檢索、分析，建立起完整、準確的檔案數(shù)據(jù)庫。另一方面要注意信息的維護和及時更新，檔案管理的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫資料要隨著學(xué)報狀況的變動而同步更新，最終達到通過互聯(lián)網(wǎng)及校園局域網(wǎng)等實現(xiàn)對學(xué)報信息的統(tǒng)一管理。
原始檔案經(jīng)信息化處理之后，再利用計算機建立數(shù)據(jù)庫，利用校園網(wǎng)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞與共享，這就要求必須建立完整的學(xué)報檔案的電子數(shù)據(jù)，便于專業(yè)人員能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進行加工、整理、運算、分析，運用現(xiàn)代信息技術(shù)來管理，最大限度地提高學(xué)報檔案的利用效率。學(xué)報檔案信息要為高校的管理者提供科學(xué)的決策依據(jù)，以便決策者能夠從多角度對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析，以便相關(guān)職能部門能夠及時獲取信息、準確把握科研和教學(xué)的發(fā)展成果，為管理部門的科學(xué)決策提供資料。
2.3利用校園網(wǎng)真正實現(xiàn)信息一體化
隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)絡(luò)資源日益朝著豐富和多樣化的方向發(fā)展，“信息集成自動化程度將迅速提高，電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是未來全球信息服務(wù)發(fā)展的基本標志。”網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及也使高校辦公自動化得以現(xiàn)實，因此在高校學(xué)報檔案管理工作中，有必要利用先進的數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)高校學(xué)報檔案信息的資源共享，利用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的信息共享和數(shù)字化輸入輸出，在保障信息安全和資料保密的前提下，實現(xiàn)和國家主管機關(guān)、各院校之間的信息自由交流、查詢、下載，這將是高校學(xué)報檔案管理發(fā)展的必然趨勢。要真正實現(xiàn)這一目標，高校學(xué)報檔案的管理就必須要注重兩個方面的問題：其一是要遵循國家標準，并借鑒社會上相關(guān)行業(yè)的管理標準和經(jīng)驗，不能因為自己是高校，就忽視了行業(yè)內(nèi)信息化的發(fā)展；其二則是要借用學(xué)校其他部門的技術(shù)力量，辦公自動化要與檔案信息化建設(shè)同步進行，檔案部門自身的力量難以解決信息技術(shù)問題，因此，搞學(xué)報檔案管理不能閉封自守，要打破高校檔案工作的僵化封閉局面，尤其是注重利用現(xiàn)代化的設(shè)備和信息傳輸技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源共享。在充分滿足學(xué)報檔案管理基本要求的前提下，在校園網(wǎng)上及時公開學(xué)校期刊出版、發(fā)行情況，這一做法，有利于全校師生對本校學(xué)報資源的關(guān)心和了解，也有利于增強師生各方對學(xué)校科研和教學(xué)成果的關(guān)注和關(guān)心，對于構(gòu)建和諧校園、促進關(guān)愛學(xué)校等校園文化的建設(shè)，將起到不可估量的作用。
3結(jié)語
關(guān)鍵詞：民營 企業(yè) 檔案
1.民營企業(yè)檔案管理的意義
隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的調(diào)整，我國民營經(jīng)濟出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢頭。民營企業(yè)發(fā)展較快，經(jīng)濟總量提升，已成為我國經(jīng)濟發(fā)展的一支新生力軍，在國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越大的作用。
非公有制經(jīng)濟是社會主義市場經(jīng)濟的重要組成部分。民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了民營企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程，記錄了民營企業(yè)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。如果不加強民營企業(yè)檔案管理，一是不利于企業(yè)檔案的齊全完整，無章可循，無約無束機制，形成的材料處理分散，無序狀態(tài)，不能完整地記述和反映企業(yè)發(fā)展的歷史面貌。二是不利于企業(yè)檔案材料安全。民營企業(yè)主與員工之間雖訂有勞動合同關(guān)系，但員工流動的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)人員“跳槽”，輕則使企業(yè)的管理發(fā)生斷層，工作無法延續(xù)，增大管理成本。重則會導(dǎo)致企業(yè)的獨有知識產(chǎn)權(quán)流失，造成無法彌補的損失，甚至危及企業(yè)的生存。三是不利于企業(yè)的做大做強與創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)檔案材料的分散，無序保存，少數(shù)人占有企業(yè)重要的檔案信息資源，一旦發(fā)生利益沖突，持有者可能會以占有核心材料的條件，要挾企業(yè)主，造成企業(yè)管理的被動，尤其是入世后，市場競爭的日趨白熱化，沒有資料，信息數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，就會在瞬息萬變的市場經(jīng)濟中失去商機，嚴重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為此，加強檔案資料管理對于規(guī)范民營企業(yè)行為、維護企業(yè)利益、規(guī)避市場經(jīng)營風(fēng)險具有十分重要的意義。
2.民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
2.1從檔案管理體制上看：大部分民營企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，明確了領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)有檔案工作人員，各部門也有專（兼）職檔案人員。但還有些民營企業(yè)沒有開展檔案工作，即使開展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒有參加檔案行政管理部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏基本的檔案專業(yè)知識，也沒有做到持證上崗。
2.2從檔案管理模式上看：有部分民營企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，絕大多數(shù)還有分散管理的形式。具體表現(xiàn)為辦公室、生產(chǎn)、設(shè)計和營銷等業(yè)務(wù)部門的檔案資料各自保管。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，認為檔案工作只是簡單的收集、整理、裝訂，并不能創(chuàng)造社會價值，不需規(guī)范的管理模式。
2.3從檔案工作制度上看：部分民營企業(yè)建有單獨的檔案管理制度，企業(yè)在相關(guān)管理制度中涉及檔案資料管理的內(nèi)容，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況，多數(shù)只有檔案員責(zé)任制一項，還不能堅持嚴格考核。
2.4從檔案內(nèi)容種類上看：科技檔案構(gòu)成了民營企業(yè)檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營企業(yè)是自主經(jīng)營，將形成的材料，尤其是涉及到生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數(shù)”人手中，實行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無序狀態(tài)，各項檔案業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，收、管、用三個環(huán)節(jié)存在一些待解決的問題。
2.5從檔案基礎(chǔ)設(shè)施上看：有的民營企業(yè)建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機、復(fù)印機、滅火器、空調(diào)等必要設(shè)備。但多數(shù)企業(yè)沒有專用的檔案庫房和必要的設(shè)備。
3.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
3.1確定民營企業(yè)檔案的管理模式原則
不同類型民營企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言，中小型民營企業(yè)可以實行單極管理，大型企業(yè)集團可以實行以法人為基礎(chǔ)的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司屬混合型大型民營企業(yè)集團總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協(xié)議書”,明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會促進企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營企業(yè)可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
3.2配備檔案管理人才，制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度
目前，民營企業(yè)大多重經(jīng)營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內(nèi)很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負責(zé)檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強的檔案工作、為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計算機管理和檢索，以及庫房的管理等。民營企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、整理和進一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。
3.3全面提升企業(yè)檔案實體與企業(yè)信息整體管理水平
首先要強化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機構(gòu)對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用。對企業(yè)檔案實行綜合管理是當前國有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統(tǒng)一式的綜合管理，也可以實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對文件、檔案實行統(tǒng)一管理，一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個職能部門對企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時予以管理，對網(wǎng)上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應(yīng)紙質(zhì)文件適應(yīng)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進程同步進行，有利于推動檔案現(xiàn)代化管理。
參考文獻：
