時間：2023-05-29 18:02:03
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]辦公自動化；電子文件；檔案；計算機(jī)
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138
[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
隨著計算機(jī)技術(shù)在社會各個領(lǐng)域的不斷發(fā)展，辦公自動化迅速在各行各業(yè)中普及，產(chǎn)生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發(fā)揮其優(yōu)勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。通過計算機(jī)管理的文檔系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內(nèi)容。
1 辦公自動化與檔案管理
辦公自動化（Office Automation，OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。以計算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學(xué)校內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實現(xiàn)辦公自動化可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增強協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環(huán)節(jié)，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。
辦公自動化產(chǎn)生了電子文件，從檔案學(xué)的角度來看，檔案管理是文書管理的后續(xù)階段，辦公自動化已可以準(zhǔn)確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經(jīng)過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發(fā)展決定著檔案管理的發(fā)展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統(tǒng)對接。
2 檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向
檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，首先要加強檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)，其次要加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)同步進(jìn)行，各個部門與檔案部門聯(lián)網(wǎng)，使用計算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的調(diào)閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。
檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統(tǒng)后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機(jī)的結(jié)合，可通過計算機(jī)進(jìn)行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實現(xiàn)部門立卷，檔案工作者可提供給學(xué)校各個立卷部門獨立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執(zhí)行，也可幫助立卷人準(zhǔn)確分類，保障部門立卷質(zhì)量，對于不合格的案卷可利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通過檔案管理系統(tǒng)軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)后，可實現(xiàn)檔案信息的實時更新和信息資源共享，使學(xué)校各部門的決策者能及時掌握準(zhǔn)確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據(jù)。實現(xiàn)檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求
3.1 檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求更高
辦公自動化的應(yīng)用，使得檔案工作必須做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，只有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息才能通過計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，才能實現(xiàn)信息共享。因此，在辦公自動化系統(tǒng)中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎(chǔ)工作開始必須實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關(guān)管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應(yīng)對電子檔案的內(nèi)容性質(zhì)和閱覽者的權(quán)限做出限定。國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制；②設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目及內(nèi)容等；③對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記；④對電子印章、數(shù)字簽署及數(shù)字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。
3.2 文件處理與檔案管理要求一體化
實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應(yīng)形成一個連續(xù)的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計算機(jī)對其特征進(jìn)行掃描著錄，還要分析文件的內(nèi)容和主題，完成檔案管理系統(tǒng)中要求填入的著錄項，以實現(xiàn)文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。
3.3 對檔案管理人員綜合素質(zhì)要求更高
實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現(xiàn)代化，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，在辦公自動化的大環(huán)境下，不僅要加強檔案專業(yè)知識和計算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，還應(yīng)盡快改變知識結(jié)構(gòu)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。
主要參考文獻(xiàn)
[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（2）.
【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進(jìn)行整理、對會議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實現(xiàn)。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對文件進(jìn)行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進(jìn)行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。
（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進(jìn)行整理、編號后保存，而不具備對資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。
（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進(jìn)行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻(xiàn)】
[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.
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【關(guān)鍵詞】辦公自動化 檔案管理 應(yīng)用
隨著我國信息化的不斷加強，檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發(fā)展為當(dāng)前的綜合檔案，計算機(jī)及信息數(shù)字技術(shù)推動了辦公自動化的普及，辦公自動化給檔案管理帶來巨大的便利，我們可以隨時進(jìn)行調(diào)用的重要資源。因此，解決目前檔案管理方面的問題，實現(xiàn)合理、有效的辦公自動化管理，已成為當(dāng)前檔案工作的重要部分。
1 傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題
傳統(tǒng)的檔案管理的保存工作不容易做好，造成檔案資料容易出現(xiàn)不同程度的遺失、由于多數(shù)文件檔案需要長期保存，為了改善文件存儲的環(huán)境，避免可能造成檔案紙張受潮、蟲蝕或火災(zāi)等災(zāi)害，相關(guān)單位每年都需要投入大量的文檔保管費用。此外，由于認(rèn)為翻閱而產(chǎn)生資料和信息的遺失現(xiàn)象也市場發(fā)生，這會給相關(guān)單位帶來不同程度的損失。此外，由于檔案需要反復(fù)查閱，有需要時還有帶出查閱場所，這樣就存在元件受損或者遺失的可能性，影響了檔案保管與利用管理工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的檔案管理方式存儲檔案的數(shù)量極其有限，而當(dāng)今社會由于科技和文化的迅速發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，涉及的方面也很廣，當(dāng)信息大量、頻繁的產(chǎn)生時，則會使歸檔工作難度加大，是管理工作的效率極大地降低。根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理存在的上述問題，我們可以清楚的看到傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適合當(dāng)今的情況，我們需要對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行改革，實行檔案管理的辦公自動化，這樣才能更好的做好檔案管理工作。
2 辦公自動化對檔案管理的影響
2.1 對檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化要求更高
辦公自動化的應(yīng)用要求檔案工作必須做到規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，只有規(guī)范的檔案信息才能用電腦處理，才能在公共網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)交流與共享。所以，檔案管理的各項基礎(chǔ)工作必須實行標(biāo)準(zhǔn)化。
2.2 有助于實現(xiàn)文件與檔案管理一體化
辦公自動化中文件處理和檔案管理直觀地表現(xiàn)為一個連續(xù)的過程。例如，在電視臺所有的公文都需辦公室處理，當(dāng)辦公室接到貢文化，除了要在電腦上對其特征進(jìn)行著錄，利用數(shù)據(jù)庫編制檢索工具還要對文件內(nèi)容和主體進(jìn)行分類確定其內(nèi)容特征標(biāo)識，完成標(biāo)引過程。這就是文檔一體、隨辦隨歸的檔案綜合管理。這種管理模式極大地降低了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和質(zhì)量。
2.3 對檔案保管條件要求更高
辦公自動化對檔案管理和保管環(huán)境有很高的要求。機(jī)讀檔案對保管環(huán)境的溫度要求在20士2℃，對相對濕度的要求在50士5%；此外，歸檔的磁盤需要寫保護(hù)措施，磁盤按編號順序豎放到專門的載體上，使用時，不能用手直接觸摸磁盤的處，也不能彎折磁盤、用硬筆在保護(hù)套上劃寫，以防止機(jī)械損傷。
2.4 對管理人員的素質(zhì)要求更高
辦公自動化要求檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)及科學(xué)文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護(hù)知識是管理不好新型載體檔案的，只要及時更新自己的知識體系，學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù)，了解和熟悉新設(shè)備的工作原理、特點、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需求。
3 辦公自動化往檔案管理中的應(yīng)用
3.1 電子檔案的收集工作
在辦公自動化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統(tǒng)設(shè)計階段，這就要求相關(guān)檔案部門積極參與檔案管理的辦公自動化的開發(fā)中，以功能合理的文件管理管好電子文件。
3.2 電子檔案的整理工作
電子文件的整理是指根據(jù)有關(guān)原則和方法，把收集積累的電子文件進(jìn)行分類處理。具體到某一單位，首先，此單位各部門的文書人員根據(jù)紙質(zhì)檔案的歸檔范圍將需要歸檔的電子文件進(jìn)行分類、劃分保管期限；然后，定期歸入檔案庫及檔案數(shù)據(jù)庫的文件，檔案人員可以隨時檢查文書人員所做的分類和保管期限是否正確，并及時作出更正，并在年終進(jìn)行計算機(jī)輔助組卷，之后系統(tǒng)會自動生成各種檢索目錄，這樣不僅完成了電子檔案的整理工作，也形成了各種檢索目錄。
3.3 電子檔案的保管工作
電子文件的特征不同于紙質(zhì)文件，任何做好保護(hù)和維護(hù)工作，使其安全可靠并長期處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。
3.3.1 要保證電子檔案載體物理上的安全
通常情況下，電子檔案以脫機(jī)的方式存儲到一定介質(zhì)中，此時需要創(chuàng)設(shè)一個適宜其保護(hù)的環(huán)境，比如溫濕度的控制；并保證避光、防變形的需求；遠(yuǎn)離有害氣體等。
3.3.2 要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確
電子檔案的存儲必須依賴一定的計算機(jī)硬件平臺，將其以人們能夠直接閱讀的格式展現(xiàn)在讀者面前，所以，在運用電子檔案時，不僅要保護(hù)好電子檔案，更重要的是對電子檔案所依賴的技術(shù)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)及相關(guān)定義參數(shù)進(jìn)行保存。
3.3.3 要對電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)
對于電子檔案的檢測與維護(hù)，一定要綜合考慮技術(shù)、人員、環(huán)境、設(shè)備與電子檔案自身的特性，根據(jù)它們的綜合因素來確定技術(shù)方案和管理模式，以確保電子檔案能更安全、更可靠地進(jìn)行保存與管理，能夠長期處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。
3.4 電子檔案的利用工作
相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案存在更便捷的特性。但此特性是建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上的，只有采取一定的管理手段才能實現(xiàn)。電子檔案提供利用的方法有：提供拷貝、通信傳輸、直接利用等。
總之，隨著科技的進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)的廣泛使用，檔案管理的辦公自動化逐步變?yōu)橐环N發(fā)展趨勢，我們也能清楚的得知辦公自動化具有更多的優(yōu)勢，其能極大地改善傳統(tǒng)檔案管理的許多缺陷，查閱者能夠更快速、更便捷的獲取他們所需的資料，從而提高了查閱速度和工作效率。因此，在不久的將來，檔案管理的自動化勢必會被更多的單位所利用，受到更多工作者的青睞。
參考文獻(xiàn)
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（一）規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案歸檔
檔案的歸檔主要會分為紙質(zhì)檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案歸檔工作，以實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，著眼于建立高標(biāo)準(zhǔn)、高性能的系統(tǒng)。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，歸檔工作需要對每一個環(huán)節(jié)都進(jìn)行明確的規(guī)范，使各個層面達(dá)到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發(fā)揮出整體優(yōu)勢。
（二）醫(yī)院部門之間的共同協(xié)作
在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，醫(yī)院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統(tǒng)建立起來的前端時期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統(tǒng)性的特點。
二、改善辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的具體措施
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的方式，促進(jìn)高效檔案管理
在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統(tǒng)建立起來的前端時期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統(tǒng)性的特點。
（二）制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度
辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優(yōu)點，同時伴隨著這些優(yōu)點下的問題就是檔案管理工作必須要標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一和規(guī)范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權(quán)問題，尤其是文件歸檔的前期容易發(fā)生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的管理工作。第二，在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
（三）建立專業(yè)檔案管理隊伍
一、辦公自動化文書檔案管理的現(xiàn)存問題
（一）受到傳統(tǒng)觀念的影響
現(xiàn)代化社會收到了信息技術(shù)的影響，因此人們也有了高效開發(fā)信息的意識。在企業(yè)具體工作中，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作基本都是人工、紙質(zhì)的工作形式，同時檔案一旦存檔都是處于封閉和半封閉的狀態(tài)，費時費力并且不容易查閱。自動化檔案管理工作思想出現(xiàn)之后，檔案管理工作人員并沒有引起足夠的重視，同時也沒有豐富的實踐工作經(jīng)驗，同時還受到一定的經(jīng)費影響，導(dǎo)致文書檔案管理工作一直得不到應(yīng)有的重視，文書檔案管理工作質(zhì)量也一直無法提升。
（二）自動化信息技術(shù)掌握不全面
自動化信息技術(shù)能夠有效地實現(xiàn)電子檔案管理工作的電子化管理模式，但是自動化辦公環(huán)境下的文書檔案管理工作對于計算機(jī)信息處理技術(shù)要求較高，需要具備專業(yè)系統(tǒng)的計算機(jī)技術(shù)作保障，除了信息處理工作之外，還要對計算機(jī)領(lǐng)域的只是涉及面廣、技術(shù)密集和更新發(fā)展速度需要全面掌握。文書檔案管理工作還需要保證電子文書檔案的內(nèi)容真實性，但是我國關(guān)于文書檔案管理的法律法規(guī)還不夠健全，所以一旦出現(xiàn)電子檔案中個人隱私和公共信息侵害問題，不能夠及時的按照法律規(guī)定來進(jìn)行處理，影響了自動化電子文書檔案管理的發(fā)展。
二、辦公自動化工作環(huán)境下的文書檔案管理策略
（一）提升文書檔案管理工作人員工作觀念
社會信息化發(fā)展迅速，文書檔案管理工作也要跟上發(fā)展腳步，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工整理檔案工作方式，使用現(xiàn)代化多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫和圖片等數(shù)字檔案來代替，同時工作人員需要提起重視，充分地意識到文書檔案管理工作信息化的重要性，樹立企業(yè)文書檔案管理的信息化管理觀念，促進(jìn)管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。
（二）制定文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)
自動化辦公能夠幫助文書檔案管理工作逐漸提升工作效率，但是由于文書檔案載體發(fā)展多樣化，因此也需要?對文書檔案管理工作制定完善的檔案管理制度。首先要嚴(yán)格文書檔案自動化建立的全過程，讓文書檔案管理工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立完成之后需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，讓文書檔案管理和相關(guān)的工作管理制度相符合，保證后期的文書檔案管理工作更加規(guī)范化、程序化和制度化。
（三）完善文書檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
想要實現(xiàn)自動化的文書檔案管理，需要相應(yīng)的建立自動化工作設(shè)施環(huán)境，配備專業(yè)的計算機(jī)設(shè)備和多媒體工具，完善自動化文書檔案管理工作應(yīng)用系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理工作的自動化建設(shè)。
（四）確定好管理工作重點
自動化辦公室工作環(huán)境下的文書檔案管理工作人員需要首先確定好自己的管理重點，結(jié)合現(xiàn)有的檔案工作內(nèi)容來合理的制定工作計劃，能夠很大程度上提升檔案管理工作效率。管理工作人員在確定了文書檔案管理工作重點之后需要根據(jù)實際情況隨時進(jìn)行調(diào)解，從而能夠在提升工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，降低工作量。檔案管理工作不管事管理，還需要進(jìn)行檔案信息核實工作，只有檔案信息正確，才能夠利用和保存價值，無用的信息需要及時排出，重要信息需要記錄在案。文檔管理工作人員需要把工作重心全部放在檔案價值的鑒定和文檔流程的跟蹤控制上去。
（五）管理工作規(guī)范化
首先，文書檔案管理自動化需要選擇性能好、兼容性較強、存儲空間大的軟件系統(tǒng)進(jìn)行操作，統(tǒng)一的規(guī)范操作步驟和流程，實現(xiàn)文書檔案管理工作的高效進(jìn)行。同時由于信息化技術(shù)涉及到了網(wǎng)絡(luò)安全，文書檔案管理系統(tǒng)也要做好一定的安全防范措施，提升系統(tǒng)運行效率的同時，保證數(shù)據(jù)的安全。管理工作要積極的引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，社會防火墻，安裝殺毒軟件，維護(hù)好文書檔案管理工作的安全有效進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：辦公；文件；檔案管理
文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一談自己的見解。
一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點
1.實現(xiàn)信息共享
在手工操作管理中，單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。
2.提高工作時效
傳統(tǒng)的文書管理工作有“三難”。一是立卷難，二是管理工作難，三是提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高。由于檔案管理的人工操作，查找文件就是一大難事。首先，查找文件時必須先說明要查什么文件、什么問題、在那一年度，然后，檔案管理人員才能根據(jù)要求查找案卷目錄、按卷內(nèi)目錄查找文件。這時，如果因文檔人員立卷水平不高，出現(xiàn)組卷不合理、所擬案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確提示卷內(nèi)文件內(nèi)容，查找起來就困難了。知識經(jīng)濟(jì)時代的今天，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，提高了歸檔質(zhì)量，檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。工作不再是累人的差事，而成為其樂無窮的視野開拓。
3.提高檔案管理工作的質(zhì)量
檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作，處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案進(jìn)行辦公自動化管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭雍罂梢圆涣羧魏魏圹E，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。
2.對檔案綜合管理人員要求高
實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
3.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平有待提高
目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多、亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。
三、對策
1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.重視人才管理
推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機(jī)技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。
3.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理
檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)健詞]文書檔案 辦公自動化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認(rèn)識。
一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點
1.辦公效率大幅提高
計算機(jī)強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭雍罂梢圆涣羧魏魏圹E，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應(yīng)對方法
文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
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在事業(yè)單位辦公室工作中，檔案管理工作是一項較為重要的服務(wù)性和政治性工作，能夠為事業(yè)單位辦公室各項工作的開展提供相應(yīng)的支持。在新社會經(jīng)濟(jì)形勢下，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理工作也受到信息技術(shù)的影響迎來了創(chuàng)新發(fā)展的契機(jī)，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法逐漸無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展過程中對檔案資源的要求，因此事業(yè)單位辦公室檔案管理部門應(yīng)該加強對創(chuàng)新檔案管理工作的重視，重視對創(chuàng)新措施的探索，進(jìn)而以科學(xué)的方法為辦公室檔案管理工作提供相應(yīng)的指導(dǎo)，促使辦公室檔案管理工作得以順利推進(jìn)。
1 對辦公室檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的實踐意義
新時期隨著信息技術(shù)的應(yīng)用以及事業(yè)單位在發(fā)展過程中對檔案資源和檔案管理提出的新要求，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步的必然選擇，具體來說，對辦公室檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，其實踐意義主要體現(xiàn)在以下方面。其一，檔案管理創(chuàng)新工作開展能夠滿足社會發(fā)展需求。一個民族的進(jìn)步和國家的發(fā)展都離不開創(chuàng)新的支持，只有借助創(chuàng)新的力量，社會才能夠獲得不斷進(jìn)步的動力源泉，可見，創(chuàng)新是時展和社會進(jìn)步的必然要求。而檔案管理工作作為辦公室重要工作，在國家建設(shè)方面也發(fā)揮著重要的作用，因此對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新能夠滿足社會發(fā)展對創(chuàng)新的要求，也能為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供相應(yīng)的支持。其二，檔案管理創(chuàng)新能夠為檔案部門的發(fā)展提供不竭動力。在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作的工作環(huán)境和工作條件得到了極大的改善。但是不可否認(rèn)的是，辦公室檔案管理工作仍然存在一定的問題，如檔案服務(wù)滯后性和單一性問題，對檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。而借助檔案管理創(chuàng)新能夠?qū)@些問題進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)和完善，為檔案部門的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供不竭的動力。其三，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新能夠為檔案管理的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供相應(yīng)的保障。新時期，基于信息技術(shù)的應(yīng)用以及先進(jìn)管理理念的指導(dǎo)對檔案管理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新，能夠促使辦公室檔案工作的社會功能得到完善，為辦公室檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好的條件，促使辦公室檔案管理工作的社會服務(wù)功能得到進(jìn)一步提升。
2 對辦公室檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的具體途徑
2.1 利用信息技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)手段，提升檔案資源有效利用率
從對辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前社會背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作對工作質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響，已經(jīng)無法滿足新時期對檔案管理工作提出的新要求。所以基于這一社會背景，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)該加強對檔案管理工作的重視，借助信息技術(shù)手段對管理服務(wù)工作進(jìn)行合理創(chuàng)新，逐步實現(xiàn)辦公室檔案管理信息化建設(shè)，為檔案資源的使用者提供信息檢索、閱覽等服務(wù)，促使檔案管理服務(wù)水平得到顯著地提升，為檔案資源的有效利用奠定堅實的基礎(chǔ)。這樣，在信息技術(shù)手段的支持下，辦公室檔案管理工作就能夠取得新的發(fā)展成效，為辦公室各項工作的開展提供相應(yīng)的支持。
2.2 加強信息資源開發(fā)，以資源共享強化檔案管理服務(wù)能力
受到當(dāng)今社會互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅速發(fā)展和普及應(yīng)用的影響，社會對信息的需求逐漸增加，事業(yè)單位在使用檔案資源的過程中單方面獲取相關(guān)檔案信息已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位對檔案資源的需求。因此辦公室檔案管理人員應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案資料的來源加以豐富，實現(xiàn)來源的多元化發(fā)展，進(jìn)而借助來源管理實現(xiàn)對檔案的全方位管理，滿足不同層次客戶的需求，促使辦公室檔案管理部門的檔案管理服務(wù)能力得到進(jìn)一步的強化。同時，在檔案信息資源的開發(fā)方面，也可以嘗試建立辦公室聯(lián)合目錄的方式實現(xiàn)檔案資源的共享管理，為檔案資源的有序管理和優(yōu)化利用創(chuàng)造條件，促使辦公室檔案管理工作獲得更好的發(fā)展。
2.3 對保密制度進(jìn)行創(chuàng)新，完善檔案保密工作
受到信息技術(shù)的影響，在開展辦公室檔案管理工作的過程中要想提升管理質(zhì)量，還應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用以及信息檔案的保密管理需求，對辦公室檔案管理工作中的保密工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，為辦公室檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。辦公室檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識到，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理不僅面臨著傳統(tǒng)管理安全問題的威脅，也受到信息病毒、木馬等安全因素的影響，因此基于信息技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)該進(jìn)一步加強對辦公室檔案保密管理的重視，積極采取一系列管理措施保證檔案資料的安全，如設(shè)置訪問權(quán)限、定期開展病毒查殺、將文件改為只讀文件保證文件原始性等。唯有如此，才能夠有效降低風(fēng)險，維護(hù)辦公室檔案管理安全，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造條件。
3 結(jié)語
綜上所述，對辦公室檔案管理工作進(jìn)行合理創(chuàng)新對檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展、檔案服務(wù)水平的提升都產(chǎn)生著一定的積極影響，所以新時期檔案管理人員應(yīng)該加強對辦公室檔案管理工作的重視，借助合理的管理提升檔案管理水平，為檔案管理職能的發(fā)揮創(chuàng)造良好的條件，進(jìn)而借助檔案管理的優(yōu)化促使辦公室檔案管理服務(wù)工作取得顯著發(fā)展成效，為辦公室相關(guān)工作的開展提供良好的支持。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：企業(yè)文書檔案管理；辦公自動化；建議
科技的不斷進(jìn)步、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為我國文書檔案的管理變革打下了良好的基礎(chǔ)，這場前所未有的改革，勢必會對企業(yè)的文書檔案管理產(chǎn)生巨大影響。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到對我國文書檔案的管理中，是時展的需要，是社會進(jìn)步的必然結(jié)果。這種具有正面意義的改變，使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質(zhì)量，在企業(yè)的管理層面和今后的長期發(fā)展上意義重大。下面就對我國文書檔案管理實現(xiàn)辦公自動化談一談我個人的認(rèn)識以及看法。
一、文書檔案管理實現(xiàn)辦公的自動化
（一）促進(jìn)了文件和檔案的統(tǒng)一管理
在我國傳統(tǒng)的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項工作，只有文書的質(zhì)量得到保障，才能夠促進(jìn)檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區(qū)別，聯(lián)系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢必會導(dǎo)致整個工作不能正常運行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場經(jīng)濟(jì)活動收集起來的，具有雜亂、零散的特點。將其按照一定的規(guī)律，系統(tǒng)的進(jìn)行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個工作環(huán)節(jié)中尤其重要。在實現(xiàn)辦公的自動化之后，文件和檔案之間的界限就不會再那么分明了，有統(tǒng)一的系統(tǒng)對文件和檔案進(jìn)行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計算機(jī)檢索，準(zhǔn)確的找到想要的資料，也能夠通過管理達(dá)到資源的共享，最終實現(xiàn)文檔的統(tǒng)一。
（二）共同參與文書檔案的管理
在實現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化之后，文書檔案的管理將關(guān)系到企業(yè)的各個部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動化環(huán)境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對獨立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進(jìn)入歸檔管理環(huán)節(jié)，文書處理環(huán)節(jié)形成的文件基本信息如文件標(biāo)題、作者、形成日期等，可以直接進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內(nèi)容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。
（三）規(guī)范的文書檔案管理制度
在文書檔案管理實現(xiàn)了辦公的自動化之后，歸檔的過程將發(fā)生變化，文件的歸檔將會出現(xiàn)紙質(zhì)文件和網(wǎng)絡(luò)歸檔文件。這就對文書檔案的管理流程提出了新的要求，對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運轉(zhuǎn)等等。要實現(xiàn)這一點就必須要形成一個統(tǒng)一規(guī)范化的管理操作流程，尤其要對歸檔的環(huán)節(jié)加以重視，對參與到這些流程中的每個部門都要有明確的分工及權(quán)限設(shè)置。這些問題都要在最初對系統(tǒng)的設(shè)計上表現(xiàn)出來，才能夠保證辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的順利進(jìn)行。
（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效
辦公自動化實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發(fā)、編號、著錄、等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。需要利用時，利用人員只需根據(jù)訪問權(quán)限進(jìn)行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內(nèi)容，檔案資源通過辦公平臺實現(xiàn)了共享。辦公自動化系統(tǒng)可以提供多種查詢檢索勸能，可實現(xiàn)檔案信息自動分類、自動標(biāo)引、自動編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。
二、對辦公自動化環(huán)境下文書檔案份理工作的建議
（一）將檔案管理系統(tǒng)納入到辦公自動化系統(tǒng)統(tǒng)籌考慮
目前，很多單位在設(shè)計開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門不能及時參與其設(shè)計規(guī)劃，文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)“各自為政”，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，使文件管理系統(tǒng)的設(shè)計功能無法滿足檔案管理系統(tǒng)的歸檔需求，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)難以有效投入使用，或者出現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容的現(xiàn)象。這就要求我們必需充分認(rèn)識到文檔一體化的重要性和可行性，在進(jìn)行辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來。同時，我們還應(yīng)樹立前端控制思想，在設(shè)計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設(shè)計提出具體的要求。
（二）統(tǒng)一規(guī)范的操作流程
要做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規(guī)范化的管理體制；其次，要有一個統(tǒng)一的流程對其進(jìn)行規(guī)范，對文件的處理、管理上要有嚴(yán)格的要求，其細(xì)節(jié)可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們能夠全面的掌握自動化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對文件和檔案進(jìn)行分類、管理的能力。
（三）培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)
要想真正實現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化，對從事文書檔案管理的人員的素質(zhì)培訓(xùn)必不可少。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛的運用到了各個階層，不管是哪行哪業(yè)都或多或少的會提出一些技術(shù)性的要求。在文書檔案的管理中，要實現(xiàn)辦公的自動化，提高工作效率，就必須從對管理人員的培養(yǎng)入手，要求管理人員在擁有專業(yè)的檔案管理知識還需要具備對計算機(jī)網(wǎng)技術(shù)的掌握，適應(yīng)時展的潮流，不斷的更新個人認(rèn)識，擴(kuò)展自身的知識面，全方位的對文書檔案管理工作進(jìn)行了解和分析，更好的將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)與文書檔案的管理進(jìn)行融合，實現(xiàn)文書檔案辦公的自動化和文書檔案管理的一體化。
三、結(jié)束語
總之，辦公自動化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機(jī)，檔案管理部門應(yīng)抓住這一機(jī)遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創(chuàng)新局面。■
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院；電子檔案；管理；精細(xì)化
2008年9月教育部頒布實施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費保障、缺乏具體經(jīng)驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗進(jìn)行。二級學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時也是未來學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。《規(guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對于高校二級學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實施
學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級及以上的專家團(tuán)來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的迫切和深遠(yuǎn)意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。
二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實踐
1.總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。
2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍
在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。
3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)
學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。
5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰
進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進(jìn)高校二級學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義
1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規(guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。
2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。
3.精細(xì)化管理，重視信息安全
學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復(fù)制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。
4.精細(xì)化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評比，增強工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。
5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。
6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持
建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞；文書檔案管理；相關(guān)問題；對策
一、文書檔案應(yīng)用辦公．自動化管理的優(yōu)勢
1．辦公效率大幅提高。計算機(jī)強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優(yōu)勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果往往費時費力。計算機(jī)管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。傳統(tǒng)的文書管理工作有“三難”：一是立卷難，既費時又費腦，操作難度大，工作程序枯燥煩瑣，工序多而繁，干起來枯燥乏味，掌握起來難；二是管理工作難，工作程序煩瑣，需人工操作量大；三是提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高。如果因文檔人員立卷水平不高，出現(xiàn)組卷不合理、所擬案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確提示卷內(nèi)文件內(nèi)容，查找起來就很困難。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量，檢索速度。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機(jī)處理的管理轉(zhuǎn)變后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚铱呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。
2．實現(xiàn)信息資源的充分交流與共享。運用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所凋剌的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，并不受空間的限制；并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。工作中我們充分運用計算機(jī)技術(shù)，建立了OA智能化辦公系統(tǒng)，并進(jìn)一步規(guī)范文件歸檔、利用流程及審批權(quán)限，既較好的為單位領(lǐng)導(dǎo)提供信息資源，又確保信息的保密性。
3．增強文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性差，不易保存，在檔案工作過程中稍小注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞 ，具有很強的穩(wěn)定性。
二、制約文書檔案應(yīng)用辦公自動化管理的相關(guān)因素
1．電子文件保密性受限制。由于電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)在一定程度上可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多．人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名．也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗。
2．對檔案綜合管理人員要求較高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要求管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作水平。但是在醫(yī)院管理中，一般只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的素質(zhì)尚未納入計劃和要求，大部分檔案管理人員知識面較窄、學(xué)歷偏低，且平時檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
2．3 檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平有待提高 檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多、亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。
三、文書檔案應(yīng)用辦公自動化管理的對策
1．辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之問設(shè)置物理隔離． 以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最實用的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制， 無論何種類型防火墻，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2．提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上．檔案人員才能對這些設(shè)備(施)了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用，達(dá)到增強業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門問、區(qū)域問系統(tǒng)合作的力度，不斷擴(kuò)大自身的交際面。通過交流，學(xué)習(xí)兄弟單位成功的經(jīng)驗方法，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷擴(kuò)充檔案管理
人員的信息源和創(chuàng)新思維。
參考文獻(xiàn)
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2．裴承志．奧 多．辦公自動化與文書檔案管理『J]．中圍冶金教育，2002．2
一、檔案管理的內(nèi)容分析
檔案管理的內(nèi)容主要包括：員工信息錄入、員工信息修改、員工信息查詢以及員工獎懲信息維護(hù)等方面。加強檔案管理方法，優(yōu)化其管理手段，對于規(guī)范檔案管理，建立良好的管理制度，提高檔案利用效率有著非常重要的意義。
二、檔案管理信息化建設(shè)存在的困難
在檔案管理信息化的實現(xiàn)中，硬件設(shè)備昂貴、開發(fā)軟件系統(tǒng)資金投入大，資金籌集比較困難。并且需要專門的人員來做，耗時較長，軟件開發(fā)后還需專門的培訓(xùn)才能掌握使用方法。
由于檔案信息量巨大，需要花費較長時間才能完成。對于檔案管理人員的要求較高，既要懂得檔案管理，又要有熟練的操作計算機(jī)的技能。
三、檔案管理信息化建設(shè)的解決方案分析
面對檔案管理中存在的困難，如何充分利用現(xiàn)有軟硬件資源，找到適合本崗位的管理方法和手段，是本文著重解決的問題。隨著辦公電腦的普遍配備，基本硬件問題得以解決。在管理軟件的使用方面，開發(fā)專門的管理軟件成本高，并且需要對管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)。為此，可充分利用辦公軟件中的EXCEL電子表格對檔案的內(nèi)容進(jìn)行管理。EXCEL電子表格軟件是人們最普遍使用的辦公應(yīng)用軟件，它有強大的表格數(shù)據(jù)處理能力，操作方法簡便快捷，易學(xué)易用，使用在檔案管理中將大大提高管理人員的工作效率及準(zhǔn)確性。
（一）員工信息的錄入
利用EXCEL的存儲功能，創(chuàng)建檔案表格結(jié)構(gòu)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入非常便捷。如圖1，在sheet1工作表中輸入檔案表結(jié)構(gòu)，主要編號、姓名、性別、出生日期、身份證號、參加工作時間、年齡、工齡、職務(wù)、職稱、所屬部門、聯(lián)系電話等基本信息。
1.姓名、身份證號、參加工作時間、職務(wù)、職稱、聯(lián)系電話等列信息直接錄入到表中。
2.所屬部門列數(shù)據(jù)的錄入方法：因為有大量人員所屬部門相同，所以選中一列中相同的數(shù)據(jù)區(qū)域，輸入相應(yīng)信息（如“技術(shù)部”）后按住ctrl鍵同時按enter鍵，即可實現(xiàn)選定區(qū)域同時輸入的功能。
3.編號列數(shù)據(jù)錄入。在A2單元格中輸入數(shù)字“1”后，利用數(shù)據(jù)的自動填充功能，按住Ctrl鍵，同時拖動A2單元格的填充柄向下完成自動增1的編號數(shù)據(jù)填充。
4.身份證號碼列，首先需設(shè)定該列單元格數(shù)據(jù)為“文本”格式，然后錄入相應(yīng)數(shù)據(jù)。
5.根據(jù)身份證號碼利用函數(shù)輸入員工性別、出生日期、年齡。
6.計算性別：在C3中輸入公式“=IF（MID（E2，17，1）/2=TRUNC（MID（E2，17，1）/2），"女"，"男"）”
7.計算出生日期：在D2中輸入公式“=MID（E2，7，4）&"年"&MID（E2，11，2）&"月"&MID（E2，13，2）&"日"”
8.計算年齡：在G2中輸入公式“=YEAR（TODAY（））-YEAR（D2）”
9.計算工齡：在H2中輸入公式：“=YEAR（TODAY（））-YEAR（F2）”
提示：二代身份證號碼（18位）各位的含義：1―6位為地區(qū)代碼，7―10位為出生年份（4位），11―12位為出生月份，13―14位為出生日期，第15―17位為順序號，倒數(shù)第二位能夠判斷性別（奇數(shù)為男，偶數(shù)為女），18位為校驗位。
在上述判斷員工性別的計算公式中，為了判斷倒數(shù)第二位數(shù)的奇偶性，用到了TRUNC函數(shù)。TRUNC函數(shù)的作用是截去數(shù)字的小數(shù)部分，從而返回一個整數(shù)。其語法格式為：TRUNC（number，num_digits）
其中參數(shù)number表示需要截尾取整的數(shù)字，num_digits用于指定取整精度的數(shù)字，當(dāng)省略時其默認(rèn)值為0。
（二）檔案信息的維護(hù)
1.員工信息的查詢與修改。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說，修改是一項比較費時的工作，而在EXCEL中修改就比較容易了。例如在圖1表中，我們要查詢“李平”的個人信息，通過“編輯”菜單中的“查找和替換”命令，在打開的查找窗口中輸入查找內(nèi)容后，點擊“查找下一個”按鈕，即可快速的在表中找到相關(guān)數(shù)據(jù)，如圖2。
圖2 查找功能
2.通過自動篩選功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類顯示。在檔案的成績管理中，我們可以通過自動篩選功能設(shè)定篩選條件來顯示不同的結(jié)果。如圖3，即只顯示“所屬部門”為“技術(shù)部”的員工信息。
3.根據(jù)關(guān)鍵字段進(jìn)行分類統(tǒng)計。在檔案表中，可根據(jù)不同的列字段進(jìn)行分類統(tǒng)計。如圖4，是按照所屬部門進(jìn)行計數(shù)統(tǒng)計的結(jié)果（使用分類匯總前要根據(jù)分類字段對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序）。
（三）檔案表數(shù)據(jù)的瀏覽
由于檔案表中數(shù)據(jù)很多，在進(jìn)行數(shù)據(jù)查看時，由于向下滾屏使得頂端的表頭行也跟著滾動，在處理數(shù)據(jù)時難以分清各列對應(yīng)的標(biāo)題，解決這個問題可以使用EXCEL中的“凍結(jié)窗格”操作。在圖1工作表中，將光標(biāo)定位在A2單元格中，執(zhí)行“窗口”菜單中的“凍結(jié)窗格”命令，滾屏?xí)r，被凍結(jié)的標(biāo)題和表頭行總是顯示在最上面，大大提高了信息瀏覽的閱讀性。
四、檔案表的打印輸出
由于檔案表中的數(shù)據(jù)行較多，所以在打印輸出的時候，第一頁具有表頭行，后續(xù)頁則都不具有表頭行信息，給我們的分頁查看造成了不便。為了解決這一問題，我們利用EXCEL的設(shè)置打印標(biāo)題功能，將檔案表的表頭行設(shè)置為打印標(biāo)題。具體的操作是打開“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令窗口，在“工作表”選項卡中設(shè)置“頂端標(biāo)題行：$1：$1”（如圖5），這樣再打印輸出以后的每一頁中都將在頂端看到標(biāo)題和表頭行內(nèi)容了。
