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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞]辦公自動化；電子文件；檔案；計算機
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
隨著計算機技術在社會各個領域的不斷發展，辦公自動化迅速在各行各業中普及，產生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發揮其優勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規范》中電子文件的定義是“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。通過計算機管理的文檔系統，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內容。
1 辦公自動化與檔案管理
辦公自動化（Office Automation，OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和網絡通信技術，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學校內部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實現辦公自動化可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，增強協同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環節，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。
辦公自動化產生了電子文件，從檔案學的角度來看，檔案管理是文書管理的后續階段，辦公自動化已可以準確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發展決定著檔案管理的發展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術的發展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統對接。
2 檔案管理自動化是檔案管理發展的方向
檔案管理自動化是檔案管理發展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統，首先要加強檔案管理業務的基礎建設，其次要加強檔案數據庫建設。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應與檔案業務同步進行，各個部門與檔案部門聯網，使用計算機通過網絡進行檔案的調閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。
檔案管理與辦公自動化聯網，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機的結合，可通過計算機進行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實現部門立卷，檔案工作者可提供給學校各個立卷部門獨立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執行，也可幫助立卷人準確分類，保障部門立卷質量，對于不合格的案卷可利用計算機和網絡通過檔案管理系統軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯網后，可實現檔案信息的實時更新和信息資源共享，使學校各部門的決策者能及時掌握準確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據。實現檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務質量和服務水平。
3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求
3.1 檔案的規范化、標準化要求更高
辦公自動化的應用，使得檔案工作必須做到標準化、規范化，只有標準化、規范化的檔案信息才能通過計算機進行檔案管理，才能實現信息共享。因此，在辦公自動化系統中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎工作開始必須實行規范化、標準化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統的紙質檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應對電子檔案的內容性質和閱覽者的權限做出限定。國家檔案局頒發的《電子文件歸檔與管理規范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制；②設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目及內容等；③對電子文件采用防錯漏和防調換的標記；④對電子印章、數字簽署及數字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。
3.2 文件處理與檔案管理要求一體化
實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應形成一個連續的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計算機對其特征進行掃描著錄，還要分析文件的內容和主題，完成檔案管理系統中要求填入的著錄項，以實現文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。
3.3 對檔案管理人員綜合素質要求更高
實現檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現代化，對檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求，在辦公自動化的大環境下，不僅要加強檔案專業知識和計算機技術的學習，還應盡快改變知識結構，努力學習新技術，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應現代化的檔案管理工作。
主要參考文獻
[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業技術學院學報，2012（2）.
【關鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。
（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。
（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。
（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。
（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.
[2]張紹華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊，2015（6）.
【關鍵詞】辦公自動化 檔案管理 應用
隨著我國信息化的不斷加強，檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發展為當前的綜合檔案，計算機及信息數字技術推動了辦公自動化的普及，辦公自動化給檔案管理帶來巨大的便利，我們可以隨時進行調用的重要資源。因此，解決目前檔案管理方面的問題，實現合理、有效的辦公自動化管理，已成為當前檔案工作的重要部分。
1 傳統的檔案管理存在的問題
傳統的檔案管理的保存工作不容易做好，造成檔案資料容易出現不同程度的遺失、由于多數文件檔案需要長期保存，為了改善文件存儲的環境，避免可能造成檔案紙張受潮、蟲蝕或火災等災害，相關單位每年都需要投入大量的文檔保管費用。此外，由于認為翻閱而產生資料和信息的遺失現象也市場發生，這會給相關單位帶來不同程度的損失。此外，由于檔案需要反復查閱，有需要時還有帶出查閱場所，這樣就存在元件受損或者遺失的可能性，影響了檔案保管與利用管理工作的順利進行。傳統的檔案管理方式存儲檔案的數量極其有限，而當今社會由于科技和文化的迅速發展，檔案的種類和數量也在不斷增加，涉及的方面也很廣，當信息大量、頻繁的產生時，則會使歸檔工作難度加大，是管理工作的效率極大地降低。根據傳統檔案管理存在的上述問題，我們可以清楚的看到傳統的檔案管理方式已不適合當今的情況，我們需要對傳統的管理方式進行改革，實行檔案管理的辦公自動化，這樣才能更好的做好檔案管理工作。
2 辦公自動化對檔案管理的影響
2.1 對檔案工作的規范化標準化要求更高
辦公自動化的應用要求檔案工作必須做到規范化及標準化，只有規范的檔案信息才能用電腦處理，才能在公共網絡上實現交流與共享。所以，檔案管理的各項基礎工作必須實行標準化。
2.2 有助于實現文件與檔案管理一體化
辦公自動化中文件處理和檔案管理直觀地表現為一個連續的過程。例如，在電視臺所有的公文都需辦公室處理，當辦公室接到貢文化，除了要在電腦上對其特征進行著錄，利用數據庫編制檢索工具還要對文件內容和主體進行分類確定其內容特征標識，完成標引過程。這就是文檔一體、隨辦隨歸的檔案綜合管理。這種管理模式極大地降低了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和質量。
2.3 對檔案保管條件要求更高
辦公自動化對檔案管理和保管環境有很高的要求。機讀檔案對保管環境的溫度要求在20士2℃，對相對濕度的要求在50士5%；此外，歸檔的磁盤需要寫保護措施，磁盤按編號順序豎放到專門的載體上，使用時，不能用手直接觸摸磁盤的處，也不能彎折磁盤、用硬筆在保護套上劃寫，以防止機械損傷。
2.4 對管理人員的素質要求更高
辦公自動化要求檔案管理人員不斷提高自身素質及科學文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護知識是管理不好新型載體檔案的，只要及時更新自己的知識體系，學習新知識、掌握新技術，了解和熟悉新設備的工作原理、特點、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業務能力，才能適應現代管理工作和科學技術發展的需求。
3 辦公自動化往檔案管理中的應用
3.1 電子檔案的收集工作
在辦公自動化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統設計階段，這就要求相關檔案部門積極參與檔案管理的辦公自動化的開發中，以功能合理的文件管理管好電子文件。
3.2 電子檔案的整理工作
電子文件的整理是指根據有關原則和方法，把收集積累的電子文件進行分類處理。具體到某一單位，首先，此單位各部門的文書人員根據紙質檔案的歸檔范圍將需要歸檔的電子文件進行分類、劃分保管期限；然后，定期歸入檔案庫及檔案數據庫的文件，檔案人員可以隨時檢查文書人員所做的分類和保管期限是否正確，并及時作出更正，并在年終進行計算機輔助組卷，之后系統會自動生成各種檢索目錄，這樣不僅完成了電子檔案的整理工作，也形成了各種檢索目錄。
3.3 電子檔案的保管工作
電子文件的特征不同于紙質文件，任何做好保護和維護工作，使其安全可靠并長期處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。
3.3.1 要保證電子檔案載體物理上的安全
通常情況下，電子檔案以脫機的方式存儲到一定介質中，此時需要創設一個適宜其保護的環境，比如溫濕度的控制；并保證避光、防變形的需求；遠離有害氣體等。
3.3.2 要保證電子檔案內容邏輯上的準確
電子檔案的存儲必須依賴一定的計算機硬件平臺，將其以人們能夠直接閱讀的格式展現在讀者面前，所以，在運用電子檔案時，不僅要保護好電子檔案，更重要的是對電子檔案所依賴的技術、數據系統及相關定義參數進行保存。
3.3.3 要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護
對于電子檔案的檢測與維護，一定要綜合考慮技術、人員、環境、設備與電子檔案自身的特性，根據它們的綜合因素來確定技術方案和管理模式，以確保電子檔案能更安全、更可靠地進行保存與管理，能夠長期處于可準確提供利用的狀態。
3.4 電子檔案的利用工作
相比于紙質檔案，電子檔案存在更便捷的特性。但此特性是建立在電子檔案所依賴的技術上的，只有采取一定的管理手段才能實現。電子檔案提供利用的方法有：提供拷貝、通信傳輸、直接利用等。
總之，隨著科技的進步，計算機技術的廣泛使用，檔案管理的辦公自動化逐步變為一種發展趨勢，我們也能清楚的得知辦公自動化具有更多的優勢，其能極大地改善傳統檔案管理的許多缺陷，查閱者能夠更快速、更便捷的獲取他們所需的資料，從而提高了查閱速度和工作效率。因此，在不久的將來，檔案管理的自動化勢必會被更多的單位所利用，受到更多工作者的青睞。
參考文獻
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[3]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案，2011（01）：26.
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[5]辛影.淺談現代化檔案管理[J].才智，2009（29）：289.
（一）規范化、標準化的檔案歸檔
檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。
（二）醫院部門之間的共同協作
在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。
二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施
（一）轉變傳統的方式，促進高效檔案管理
在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。
（二）制定標準化、規范化的檔案管理制度
辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統一和規范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。第二，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
（三）建立專業檔案管理隊伍
一、辦公自動化文書檔案管理的現存問題
（一）受到傳統觀念的影響
現代化社會收到了信息技術的影響，因此人們也有了高效開發信息的意識。在企業具體工作中，傳統的文書檔案管理工作基本都是人工、紙質的工作形式，同時檔案一旦存檔都是處于封閉和半封閉的狀態，費時費力并且不容易查閱。自動化檔案管理工作思想出現之后，檔案管理工作人員并沒有引起足夠的重視，同時也沒有豐富的實踐工作經驗，同時還受到一定的經費影響，導致文書檔案管理工作一直得不到應有的重視，文書檔案管理工作質量也一直無法提升。
（二）自動化信息技術掌握不全面
自動化信息技術能夠有效地實現電子檔案管理工作的電子化管理模式，但是自動化辦公環境下的文書檔案管理工作對于計算機信息處理技術要求較高，需要具備專業系統的計算機技術作保障，除了信息處理工作之外，還要對計算機領域的只是涉及面廣、技術密集和更新發展速度需要全面掌握。文書檔案管理工作還需要保證電子文書檔案的內容真實性，但是我國關于文書檔案管理的法律法規還不夠健全，所以一旦出現電子檔案中個人隱私和公共信息侵害問題，不能夠及時的按照法律規定來進行處理，影響了自動化電子文書檔案管理的發展。
二、辦公自動化工作環境下的文書檔案管理策略
（一）提升文書檔案管理工作人員工作觀念
社會信息化發展迅速，文書檔案管理工作也要跟上發展腳步，改變傳統的紙質檔案人工整理檔案工作方式，使用現代化多媒體技術、數據庫和圖片等數字檔案來代替，同時工作人員需要提起重視，充分地意識到文書檔案管理工作信息化的重要性，樹立企業文書檔案管理的信息化管理觀念，促進管理工作的技術創新。
（二）制定文書檔案管理工作標準
自動化辦公能夠幫助文書檔案管理工作逐漸提升工作效率，但是由于文書檔案載體發展多樣化，因此也需要?對文書檔案管理工作制定完善的檔案管理制度。首先要嚴格文書檔案自動化建立的全過程，讓文書檔案管理工作變得更加標準和規范，建立完成之后需要進行相應的調整，讓文書檔案管理和相關的工作管理制度相符合，保證后期的文書檔案管理工作更加規范化、程序化和制度化。
（三）完善文書檔案管理工作基礎設施建設
想要實現自動化的文書檔案管理，需要相應的建立自動化工作設施環境，配備專業的計算機設備和多媒體工具，完善自動化文書檔案管理工作應用系統，才能夠實現文書檔案管理工作的自動化建設。
（四）確定好管理工作重點
自動化辦公室工作環境下的文書檔案管理工作人員需要首先確定好自己的管理重點，結合現有的檔案工作內容來合理的制定工作計劃，能夠很大程度上提升檔案管理工作效率。管理工作人員在確定了文書檔案管理工作重點之后需要根據實際情況隨時進行調解，從而能夠在提升工作效率和質量的基礎上，降低工作量。檔案管理工作不管事管理，還需要進行檔案信息核實工作，只有檔案信息正確，才能夠利用和保存價值，無用的信息需要及時排出，重要信息需要記錄在案。文檔管理工作人員需要把工作重心全部放在檔案價值的鑒定和文檔流程的跟蹤控制上去。
（五）管理工作規范化
首先，文書檔案管理自動化需要選擇性能好、兼容性較強、存儲空間大的軟件系統進行操作，統一的規范操作步驟和流程，實現文書檔案管理工作的高效進行。同時由于信息化技術涉及到了網絡安全，文書檔案管理系統也要做好一定的安全防范措施，提升系統運行效率的同時，保證數據的安全。管理工作要積極的引進網絡安全技術，社會防火墻，安裝殺毒軟件，維護好文書檔案管理工作的安全有效進行。
關鍵詞：辦公；文件；檔案管理
文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，文件是法定機關、團體、企業事業單位和個人在各種活動中，為互相聯系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一談自己的見解。
一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1.實現信息共享
在手工操作管理中，單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。
2.提高工作時效
傳統的文書管理工作有“三難”。一是立卷難，二是管理工作難，三是提供利用效率低下，查準率不高。由于檔案管理的人工操作，查找文件就是一大難事。首先，查找文件時必須先說明要查什么文件、什么問題、在那一年度，然后，檔案管理人員才能根據要求查找案卷目錄、按卷內目錄查找文件。這時，如果因文檔人員立卷水平不高，出現組卷不合理、所擬案卷標題不能準確提示卷內文件內容，查找起來就困難了。知識經濟時代的今天，現代網絡系統提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，提高了歸檔質量，檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。工作不再是累人的差事，而成為其樂無窮的視野開拓。
3.提高檔案管理工作的質量
檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作，處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案進行辦公自動化管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。
二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。
2.對檔案綜合管理人員要求高
實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
3.檔案標準化、規范化水平有待提高
目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多、亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。
三、對策
1.辦公自動化系統內、外網隔離
在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.重視人才管理
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。
3.檔案標準化、規范化管理
檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
參考文獻：
[關健詞]文書檔案 辦公自動化應用 存在問題 應對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電于文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統內、外網隔離
在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
參考文獻：
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在事業單位辦公室工作中，檔案管理工作是一項較為重要的服務性和政治性工作，能夠為事業單位辦公室各項工作的開展提供相應的支持。在新社會經濟形勢下，隨著信息技術的發展，辦公室檔案管理工作也受到信息技術的影響迎來了創新發展的契機，傳統的檔案管理方式和方法逐漸無法滿足現代事業單位發展過程中對檔案資源的要求，因此事業單位辦公室檔案管理部門應該加強對創新檔案管理工作的重視，重視對創新措施的探索，進而以科學的方法為辦公室檔案管理工作提供相應的指導，促使辦公室檔案管理工作得以順利推進。
1 對辦公室檔案管理工作進行創新的實踐意義
新時期隨著信息技術的應用以及事業單位在發展過程中對檔案資源和檔案管理提出的新要求，對檔案管理工作進行創新已經成為檔案管理工作發展進步的必然選擇，具體來說，對辦公室檔案管理工作進行創新，其實踐意義主要體現在以下方面。其一，檔案管理創新工作開展能夠滿足社會發展需求。一個民族的進步和國家的發展都離不開創新的支持，只有借助創新的力量，社會才能夠獲得不斷進步的動力源泉，可見，創新是時展和社會進步的必然要求。而檔案管理工作作為辦公室重要工作，在國家建設方面也發揮著重要的作用，因此對檔案管理工作進行創新能夠滿足社會發展對創新的要求，也能為事業單位的持續穩定發展提供相應的支持。其二，檔案管理創新能夠為檔案部門的發展提供不竭動力。在社會經濟快速發展的背景下，檔案管理工作的工作環境和工作條件得到了極大的改善。但是不可否認的是，辦公室檔案管理工作仍然存在一定的問題，如檔案服務滯后性和單一性問題，對檔案管理工作產生不良影響。而借助檔案管理創新能夠對這些問題進行適當的改進和完善，為檔案部門的持續穩定發展提供不竭的動力。其三，對檔案管理工作進行創新能夠為檔案管理的持續穩定發展提供相應的保障。新時期，基于信息技術的應用以及先進管理理念的指導對檔案管理工作進行合理創新，能夠促使辦公室檔案工作的社會功能得到完善，為辦公室檔案管理工作的持續穩定發展創造良好的條件，促使辦公室檔案管理工作的社會服務功能得到進一步提升。
2 對辦公室檔案管理工作進行創新的具體途徑
2.1 利用信息技術創新服務手段，提升檔案資源有效利用率
從對辦公室檔案管理工作現狀進行分析可以發現，在當前社會背景下，傳統的檔案管理工作對工作質量產生了嚴重的不良影響，已經無法滿足新時期對檔案管理工作提出的新要求。所以基于這一社會背景，辦公室檔案管理工作人員應該加強對檔案管理工作的重視，借助信息技術手段對管理服務工作進行合理創新，逐步實現辦公室檔案管理信息化建設，為檔案資源的使用者提供信息檢索、閱覽等服務，促使檔案管理服務水平得到顯著地提升，為檔案資源的有效利用奠定堅實的基礎。這樣，在信息技術手段的支持下，辦公室檔案管理工作就能夠取得新的發展成效，為辦公室各項工作的開展提供相應的支持。
2.2 加強信息資源開發，以資源共享強化檔案管理服務能力
受到當今社會互聯網信息技術迅速發展和普及應用的影響，社會對信息的需求逐漸增加，事業單位在使用檔案資源的過程中單方面獲取相關檔案信息已經無法滿足事業單位對檔案資源的需求。因此辦公室檔案管理人員應該結合信息技術的應用對檔案資料的來源加以豐富，實現來源的多元化發展，進而借助來源管理實現對檔案的全方位管理，滿足不同層次客戶的需求，促使辦公室檔案管理部門的檔案管理服務能力得到進一步的強化。同時，在檔案信息資源的開發方面，也可以嘗試建立辦公室聯合目錄的方式實現檔案資源的共享管理，為檔案資源的有序管理和優化利用創造條件，促使辦公室檔案管理工作獲得更好的發展。
2.3 對保密制度進行創新，完善檔案保密工作
受到信息技術的影響，在開展辦公室檔案管理工作的過程中要想提升管理質量，還應該結合信息技術的應用以及信息檔案的保密管理需求，對辦公室檔案管理工作中的保密工作進行適當的創新，為辦公室檔案管理信息化建設奠定基礎。辦公室檔案管理人員應該認識到，隨著信息技術在檔案管理工作中的應用，檔案管理不僅面臨著傳統管理安全問題的威脅，也受到信息病毒、木馬等安全因素的影響，因此基于信息技術的應用，應該進一步加強對辦公室檔案保密管理的重視，積極采取一系列管理措施保證檔案資料的安全，如設置訪問權限、定期開展病毒查殺、將文件改為只讀文件保證文件原始性等。唯有如此，才能夠有效降低風險，維護辦公室檔案管理安全，為檔案資源的有效利用創造條件。
3 結語
綜上所述，對辦公室檔案管理工作進行合理創新對檔案管理工作的持續發展、檔案服務水平的提升都產生著一定的積極影響，所以新時期檔案管理人員應該加強對辦公室檔案管理工作的重視，借助合理的管理提升檔案管理水平，為檔案管理職能的發揮創造良好的條件，進而借助檔案管理的優化促使辦公室檔案管理服務工作取得顯著發展成效，為辦公室相關工作的開展提供良好的支持。
參考文獻：
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關鍵詞：企業文書檔案管理；辦公自動化；建議
科技的不斷進步、信息技術的廣泛應用為我國文書檔案的管理變革打下了良好的基礎，這場前所未有的改革，勢必會對企業的文書檔案管理產生巨大影響。將網絡技術、計算機技術應用到對我國文書檔案的管理中，是時展的需要，是社會進步的必然結果。這種具有正面意義的改變，使企業能夠實現辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質量，在企業的管理層面和今后的長期發展上意義重大。下面就對我國文書檔案管理實現辦公自動化談一談我個人的認識以及看法。
一、文書檔案管理實現辦公的自動化
（一）促進了文件和檔案的統一管理
在我國傳統的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項工作，只有文書的質量得到保障，才能夠促進檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區別，聯系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢必會導致整個工作不能正常運行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場經濟活動收集起來的，具有雜亂、零散的特點。將其按照一定的規律，系統的進行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個工作環節中尤其重要。在實現辦公的自動化之后，文件和檔案之間的界限就不會再那么分明了，有統一的系統對文件和檔案進行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計算機檢索，準確的找到想要的資料，也能夠通過管理達到資源的共享，最終實現文檔的統一。
（二）共同參與文書檔案的管理
在實現文書檔案管理的辦公自動化之后，文書檔案的管理將關系到企業的各個部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動化環境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對獨立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進入歸檔管理環節，文書處理環節形成的文件基本信息如文件標題、作者、形成日期等，可以直接進入檔案管理環節生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。
（三）規范的文書檔案管理制度
在文書檔案管理實現了辦公的自動化之后，歸檔的過程將發生變化，文件的歸檔將會出現紙質文件和網絡歸檔文件。這就對文書檔案的管理流程提出了新的要求，對文書檔案管理的各個環節都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運轉等等。要實現這一點就必須要形成一個統一規范化的管理操作流程，尤其要對歸檔的環節加以重視，對參與到這些流程中的每個部門都要有明確的分工及權限設置。這些問題都要在最初對系統的設計上表現出來，才能夠保證辦公自動化環境下的文書檔案管理的順利進行。
（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效
辦公自動化實現了數據的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發、編號、著錄、等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統到檔案管理系統的歸檔工作。需要利用時，利用人員只需根據訪問權限進行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內容，檔案資源通過辦公平臺實現了共享。辦公自動化系統可以提供多種查詢檢索勸能，可實現檔案信息自動分類、自動標引、自動編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。
二、對辦公自動化環境下文書檔案份理工作的建議
（一）將檔案管理系統納入到辦公自動化系統統籌考慮
目前，很多單位在設計開發辦公自動化系統時，檔案部門不能及時參與其設計規劃，文件管理系統與檔案管理系統“各自為政”，缺少統一規劃，使文件管理系統的設計功能無法滿足檔案管理系統的歸檔需求，導致檔案管理系統難以有效投入使用，或者出現辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容的現象。這就要求我們必需充分認識到文檔一體化的重要性和可行性，在進行辦公自動化系統設計時，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來。同時，我們還應樹立前端控制思想，在設計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設計提出具體的要求。
（二）統一規范的操作流程
要做好辦公自動化環境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規范化的管理體制；其次，要有一個統一的流程對其進行規范，對文件的處理、管理上要有嚴格的要求，其細節可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對管理人員進行業務培訓，讓他們能夠全面的掌握自動化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對文件和檔案進行分類、管理的能力。
（三）培養檔案管理人員的素質
要想真正實現文書檔案管理的辦公自動化，對從事文書檔案管理的人員的素質培訓必不可少。隨著現代化進程的不斷推進，科學技術已經廣泛的運用到了各個階層，不管是哪行哪業都或多或少的會提出一些技術性的要求。在文書檔案的管理中，要實現辦公的自動化，提高工作效率，就必須從對管理人員的培養入手，要求管理人員在擁有專業的檔案管理知識還需要具備對計算機網技術的掌握，適應時展的潮流，不斷的更新個人認識，擴展自身的知識面，全方位的對文書檔案管理工作進行了解和分析，更好的將先進的網絡技術、計算機技術與文書檔案的管理進行融合，實現文書檔案辦公的自動化和文書檔案管理的一體化。
三、結束語
總之，辦公自動化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，檔案管理部門應抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創新局面。■
參考文獻
關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化
2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。
一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難
1.辦公室電子檔案的概念界定模糊
《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。
2.辦公室電子檔案的標準化難以實施
學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。
3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識
由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。
4.辦公室電子檔案管理相對粗放
日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。
二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐
1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準
通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。
2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍
在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。
3.組織業務學習，開展技能培訓
學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。
4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準
隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。
5.以評促建，對優秀工作者進行表彰
進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。
三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義
1.精細化管理，統一業務標準
通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。
2.精細化管理，約束業務行為
通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。
3.精細化管理，重視信息安全
學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。
4.精細化管理，提高工作效率
通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。
5.精細化管理，提升服務水平
通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。
6.精細化管理，保證數據支持
建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]
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關鍵詞；文書檔案管理；相關問題；對策
一、文書檔案應用辦公．自動化管理的優勢
1．辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結果往往費時費力。計算機管理軟件應用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷、有序。傳統的文書管理工作有“三難”：一是立卷難，既費時又費腦，操作難度大，工作程序枯燥煩瑣，工序多而繁，干起來枯燥乏味，掌握起來難；二是管理工作難，工作程序煩瑣，需人工操作量大；三是提供利用效率低下，查準率不高。如果因文檔人員立卷水平不高，出現組卷不合理、所擬案卷標題不能準確提示卷內文件內容，查找起來就很困難。現代網絡系統提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量，檢索速度。文書檔案管理工作實現微機處理的管理轉變后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。
2．實現信息資源的充分交流與共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所凋剌的信息資源作出適時響應和脫機處理，保證很高的查全率和查準率，并不受空間的限制；并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。工作中我們充分運用計算機技術，建立了OA智能化辦公系統，并進一步規范文件歸檔、利用流程及審批權限，既較好的為單位領導提供信息資源，又確保信息的保密性。
3．增強文件保存的穩定性與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性差，不易保存，在檔案工作過程中稍小注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞 ，具有很強的穩定性。
二、制約文書檔案應用辦公自動化管理的相關因素
1．電子文件保密性受限制。由于電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術在一定程度上可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多．人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名．也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。
2．對檔案綜合管理人員要求較高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要求管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。但是在醫院管理中，一般只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，提高檔案管理人員的素質尚未納入計劃和要求，大部分檔案管理人員知識面較窄、學歷偏低，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
2．3 檔案標準化、規范化水平有待提高 檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多、亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。
三、文書檔案應用辦公自動化管理的對策
1．辦公自動化系統內外網隔離。在內部辦公自動化網絡和外網之問設置物理隔離． 以實現內外網隔離，是保護辦公自動化網絡安全的最有效、最實用的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制， 無論何種類型防火墻，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2．提高檔案管理人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上．檔案人員才能對這些設備(施)了解、學習直至熟練運用，達到增強業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”的模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門問、區域問系統合作的力度，不斷擴大自身的交際面。通過交流，學習兄弟單位成功的經驗方法，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷擴充檔案管理
人員的信息源和創新思維。
參考文獻
1．徐莉．淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報。2001．5
2．裴承志．奧 多．辦公自動化與文書檔案管理『J]．中圍冶金教育，2002．2
一、檔案管理的內容分析
檔案管理的內容主要包括：員工信息錄入、員工信息修改、員工信息查詢以及員工獎懲信息維護等方面。加強檔案管理方法，優化其管理手段，對于規范檔案管理，建立良好的管理制度，提高檔案利用效率有著非常重要的意義。
二、檔案管理信息化建設存在的困難
在檔案管理信息化的實現中，硬件設備昂貴、開發軟件系統資金投入大，資金籌集比較困難。并且需要專門的人員來做，耗時較長，軟件開發后還需專門的培訓才能掌握使用方法。
由于檔案信息量巨大，需要花費較長時間才能完成。對于檔案管理人員的要求較高，既要懂得檔案管理，又要有熟練的操作計算機的技能。
三、檔案管理信息化建設的解決方案分析
面對檔案管理中存在的困難，如何充分利用現有軟硬件資源，找到適合本崗位的管理方法和手段，是本文著重解決的問題。隨著辦公電腦的普遍配備，基本硬件問題得以解決。在管理軟件的使用方面，開發專門的管理軟件成本高，并且需要對管理人員進行專門的培訓。為此，可充分利用辦公軟件中的EXCEL電子表格對檔案的內容進行管理。EXCEL電子表格軟件是人們最普遍使用的辦公應用軟件，它有強大的表格數據處理能力，操作方法簡便快捷，易學易用，使用在檔案管理中將大大提高管理人員的工作效率及準確性。
（一）員工信息的錄入
利用EXCEL的存儲功能，創建檔案表格結構，進行數據的錄入非常便捷。如圖1，在sheet1工作表中輸入檔案表結構，主要編號、姓名、性別、出生日期、身份證號、參加工作時間、年齡、工齡、職務、職稱、所屬部門、聯系電話等基本信息。
1.姓名、身份證號、參加工作時間、職務、職稱、聯系電話等列信息直接錄入到表中。
2.所屬部門列數據的錄入方法：因為有大量人員所屬部門相同，所以選中一列中相同的數據區域，輸入相應信息（如“技術部”）后按住ctrl鍵同時按enter鍵，即可實現選定區域同時輸入的功能。
3.編號列數據錄入。在A2單元格中輸入數字“1”后，利用數據的自動填充功能，按住Ctrl鍵，同時拖動A2單元格的填充柄向下完成自動增1的編號數據填充。
4.身份證號碼列，首先需設定該列單元格數據為“文本”格式，然后錄入相應數據。
5.根據身份證號碼利用函數輸入員工性別、出生日期、年齡。
6.計算性別：在C3中輸入公式“=IF（MID（E2，17，1）/2=TRUNC（MID（E2，17，1）/2），"女"，"男"）”
7.計算出生日期：在D2中輸入公式“=MID（E2，7，4）&"年"&MID（E2，11，2）&"月"&MID（E2，13，2）&"日"”
8.計算年齡：在G2中輸入公式“=YEAR（TODAY（））-YEAR（D2）”
9.計算工齡：在H2中輸入公式：“=YEAR（TODAY（））-YEAR（F2）”
提示：二代身份證號碼（18位）各位的含義：1―6位為地區代碼，7―10位為出生年份（4位），11―12位為出生月份，13―14位為出生日期，第15―17位為順序號，倒數第二位能夠判斷性別（奇數為男，偶數為女），18位為校驗位。
在上述判斷員工性別的計算公式中，為了判斷倒數第二位數的奇偶性，用到了TRUNC函數。TRUNC函數的作用是截去數字的小數部分，從而返回一個整數。其語法格式為：TRUNC（number，num_digits）
其中參數number表示需要截尾取整的數字，num_digits用于指定取整精度的數字，當省略時其默認值為0。
（二）檔案信息的維護
1.員工信息的查詢與修改。對于傳統紙質檔案來說，修改是一項比較費時的工作，而在EXCEL中修改就比較容易了。例如在圖1表中，我們要查詢“李平”的個人信息，通過“編輯”菜單中的“查找和替換”命令，在打開的查找窗口中輸入查找內容后，點擊“查找下一個”按鈕，即可快速的在表中找到相關數據，如圖2。
圖2 查找功能
2.通過自動篩選功能實現數據的分類顯示。在檔案的成績管理中，我們可以通過自動篩選功能設定篩選條件來顯示不同的結果。如圖3，即只顯示“所屬部門”為“技術部”的員工信息。
3.根據關鍵字段進行分類統計。在檔案表中，可根據不同的列字段進行分類統計。如圖4，是按照所屬部門進行計數統計的結果（使用分類匯總前要根據分類字段對數據進行排序）。
（三）檔案表數據的瀏覽
由于檔案表中數據很多，在進行數據查看時，由于向下滾屏使得頂端的表頭行也跟著滾動，在處理數據時難以分清各列對應的標題，解決這個問題可以使用EXCEL中的“凍結窗格”操作。在圖1工作表中，將光標定位在A2單元格中，執行“窗口”菜單中的“凍結窗格”命令，滾屏時，被凍結的標題和表頭行總是顯示在最上面，大大提高了信息瀏覽的閱讀性。
四、檔案表的打印輸出
由于檔案表中的數據行較多，所以在打印輸出的時候，第一頁具有表頭行，后續頁則都不具有表頭行信息，給我們的分頁查看造成了不便。為了解決這一問題，我們利用EXCEL的設置打印標題功能，將檔案表的表頭行設置為打印標題。具體的操作是打開“文件”菜單中的“頁面設置”命令窗口，在“工作表”選項卡中設置“頂端標題行：$1：$1”（如圖5），這樣再打印輸出以后的每一頁中都將在頂端看到標題和表頭行內容了。
