檔案管理自動化系統(tǒng)探究

開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案管理自動化系統(tǒng)探究，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

無線ＲＦＩＤ技術(shù)隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展逐漸得到廣泛應(yīng)用，ＲＦＩＤ技術(shù)通過無線電波實(shí)現(xiàn)讀寫及識別標(biāo)記，在實(shí)際應(yīng)用中識別物體信息通過在ＲＦＩＤ標(biāo)簽中寫入數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)，在檔案管理應(yīng)用中ＲＦＩＤ技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)快速入庫檔案，根據(jù)實(shí)際情況對方案儲位進(jìn)行快速調(diào)整，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案錯(cuò)位問題實(shí)現(xiàn)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，促使檔案管理的智能化和現(xiàn)代化水平［１］。

１基于ＲＦＩＤ技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

本文采用Ｃ／Ｓ、Ｂ／Ｓ的混合模式進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，為簡化操作步驟，采用Ｃ／Ｓ模式管理檔案管理內(nèi)部用戶，為充分利用瀏覽器的優(yōu)勢，采用Ｂ／Ｓ模式對系統(tǒng)內(nèi)其他用戶進(jìn)行管理，使檔案基本信息的查詢通過使用網(wǎng)絡(luò)即可順利完成，提高檔案利用率和管理效率［２］。

１．１系統(tǒng)總體功能構(gòu)架設(shè)計(jì)

本文所設(shè)計(jì)的系統(tǒng)主要由檔案管理、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)庫三個(gè)模塊組成，實(shí)現(xiàn)查找信息及具體信息的設(shè)置，系統(tǒng)具體的功能架構(gòu)如圖１所示。通過動態(tài)庫的調(diào)用獲取盤點(diǎn)、監(jiān)控和儲位管理相應(yīng)的讀寫器和門禁控制器，利用ＲＦＩＤ設(shè)備數(shù)據(jù)采集模塊實(shí)現(xiàn)更多檔案信息及傳感器信息狀態(tài)的獲取，檔案管理模塊接收到這些信息并進(jìn)行分析處理，并將處理后的數(shù)據(jù)信息存儲于數(shù)據(jù)庫中［３］。

１．２數(shù)據(jù)采集和處理模塊

檔案管理通過ＲＦＩＤ技術(shù)利用讀寫設(shè)備（包含４通道、桌面等讀寫器）和標(biāo)簽進(jìn)行分析和處理，可使檔案處理效率得以顯著提升，通過數(shù)據(jù)采集和處理模塊來提高系統(tǒng)的完整性，ＲＦＩＤ標(biāo)簽主要負(fù)責(zé)人員管理，考慮到系統(tǒng)需對檔案盒和檔案袋同時(shí)進(jìn)行管理，對檔案盒進(jìn)行檢測時(shí)使用了２種ＲＦＩＤ讀寫器，數(shù)據(jù)采集主要包含：（１）由４通道讀寫器（可對４層檔案柜的檔案袋數(shù)據(jù)進(jìn)行采集）和天線模組完成檔案袋在位數(shù)據(jù)采集，通過ＲＦＩＤ天線讀寫器完成檔案袋上ＲＦＩＤ標(biāo)簽的讀取，最終實(shí)現(xiàn)檔案袋在位信息的獲取。（２）通過１Ｗ讀寫器（對１層檔案柜的檔案盒數(shù)據(jù)進(jìn)行采集需使用一個(gè)１Ｗ讀寫器）和天線模組完成檔案盒的在位數(shù)據(jù)采集，ＩＷ讀寫器對檔案盒上的ＲＦＩＤ標(biāo)簽進(jìn)行讀取，實(shí)現(xiàn)檔案盒的在位信息的獲取。（３）通過一體機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案借還的數(shù)據(jù)采集，一體機(jī)獲取待借閱或歸還的檔案信息后將其返給檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案借還數(shù)據(jù)管理。（４）在檔案管理系統(tǒng)中，通過桌面讀寫器完成借閱人員的數(shù)據(jù)采集，采用人員射頻標(biāo)簽對借閱人員進(jìn)行管理，由桌面讀寫器獲取借閱人員標(biāo)簽信息。（５）通過門禁控制器完成安全管理的數(shù)據(jù)采集，門開關(guān)狀態(tài)、震動傳感器狀態(tài)等的獲取由門禁控制器通過４８５通信方式完成。系統(tǒng)中ＲＦＩＤ數(shù)據(jù)處理包括：標(biāo)簽數(shù)據(jù)的處理（由ＲＦＩＤ讀寫設(shè)備返回），由動態(tài)庫完成；關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的處理（檔案儲位與標(biāo)簽數(shù)據(jù)），由檔案管理系統(tǒng)完成。數(shù)據(jù)狀態(tài)的展現(xiàn)和報(bào)警則通過狀態(tài)由動態(tài)庫到檔案管理系統(tǒng)的傳遞實(shí)現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全管理［４］。

１．３檔案管理模塊

主要負(fù)責(zé)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、檔案儲位信息進(jìn)行設(shè)置，實(shí)現(xiàn)監(jiān)控盤點(diǎn)查詢檔案，及檔案借閱歸還管理等功能。首先在檔案入庫前需先進(jìn)行歸集處理，規(guī)劃檔案所屬檔案柜和所屬層，并在檔案上貼上相應(yīng)標(biāo)簽；將檔案標(biāo)簽ＵＩＤ號等相關(guān)信息寫入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，完成檔案入庫處理；對檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)以確保檔案和儲位的對應(yīng)信息相符，及時(shí)調(diào)整對應(yīng)信息不符的檔案；為適應(yīng)管理方式的變化需求提高檔案管理的工作效率，需提供快速調(diào)整檔案儲位的方法［５］。

２檔案管理自動化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

通常使用電子標(biāo)簽來對實(shí)體庫類型進(jìn)行調(diào)節(jié)，電子標(biāo)簽對應(yīng)的資料在完成ｅｘｅｃｕｔｅ方法后進(jìn)行入庫管理和分析，利用合法性檢驗(yàn)過程的分析，對合法電子標(biāo)簽的信息通過點(diǎn)擊“入庫”按鈕處理，經(jīng)人工合適信息確定后生成資料，進(jìn)行入庫處理。

２．１數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

系統(tǒng)處理和分析數(shù)據(jù)的過程主要以檔案管理信息為依據(jù)，為提高檔案分析和信息管理的效率，需完成對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表格的設(shè)計(jì)，電子標(biāo)簽作為檔案管理系統(tǒng)額重要部分，為完成檔案管理系統(tǒng)完整的電子標(biāo)簽信息的記錄工作，需對電子標(biāo)簽信息表格進(jìn)行設(shè)計(jì)，實(shí)際管理過程對于新簽收入庫的檔案或需從庫中移除的檔案，系統(tǒng)會自動檢驗(yàn)標(biāo)簽的合法性，完整標(biāo)簽的認(rèn)定條件為其在該表格中能夠找到相應(yīng)的記錄，為后續(xù)工作的實(shí)施打下基礎(chǔ).先將閱讀器安裝在預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控地點(diǎn)上，實(shí)現(xiàn)有關(guān)數(shù)據(jù)形式通過信息存儲監(jiān)控系統(tǒng)完成記錄過程，系統(tǒng)會實(shí)時(shí)追蹤位于閱覽器范圍內(nèi)的資料實(shí)體標(biāo)簽，依據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)標(biāo)記并在檔案中記錄下來。

２．２檔案柜管理模塊的實(shí)現(xiàn)

考慮到實(shí)際的檔案管理數(shù)量會不斷增加，系統(tǒng)需支持多個(gè)檔案柜的管理模式，設(shè)置檔案柜基礎(chǔ)信息需在檔案柜管理模塊實(shí)現(xiàn)，主要由門禁控制器、檔案盒／檔案袋讀寫器等構(gòu)成；人員管理模塊涉及到借閱人員的信息，檔案借閱分析通常由系統(tǒng)中的內(nèi)部人員實(shí)施，實(shí)現(xiàn)對借閱人信息的科學(xué)管理；借閱管理主要功能在于對人員信息、檔案信息進(jìn)行讀取，據(jù)此完成借閱檔案記錄及顯示，配合使用檔案查詢和借閱管理模塊有助于快速借閱的實(shí)現(xiàn)，檔案管理員實(shí)現(xiàn)完成待借閱檔案儲位的確定，并從對應(yīng)的檔案柜中取出，在借閱人員完成身份驗(yàn)證的基礎(chǔ)上（通過在桌面讀寫器上放置人員卡完成驗(yàn)證），檔案管理員通過操作檔案管理系統(tǒng)完成檔案借閱，將待借閱檔案放到一體機(jī)上進(jìn)行記錄；歸還管理模塊主要功能在于讀取歸還檔案信息完成檔案歸還及顯示，檔案管理員執(zhí)行歸還檔案操作，同樣通過一體機(jī)完成待歸還檔案信息的讀取，根據(jù)顯示的檔案儲位將檔案放置到相應(yīng)檔案柜后在系統(tǒng)中將該檔案置為在庫狀態(tài)，完成檔案歸還。

２．３檔案儲位管理的實(shí)現(xiàn)

依據(jù)實(shí)際情況，ＲＦＩＤ檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)n案儲位做出管理構(gòu)建，本文主要將儲位管理劃分為三大功能模塊，即整柜管理、整合管理和檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理袋的科學(xué)組合，目前應(yīng)用檔案袋單獨(dú)管理模式的也比較多，不同模式的儲位管理的具體流程形式不同，檔案管理包括信息資源、儲位信息資源等的錄入，其在處理檔案信息時(shí)比較怕全面、系統(tǒng)；整柜管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速入庫，同時(shí)可對檔案盒和檔案袋的儲位進(jìn)行調(diào)整。

３系統(tǒng)測試

為檢測本文所設(shè)計(jì)的基于ＲＦＩＤ技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用性，對檔案管理系統(tǒng)不同模塊功能的有效性進(jìn)行檢測，測試需依據(jù)特定的場景和環(huán)境完成，包括正常和異常的測試，對各模塊的功能進(jìn)行分析，以便正確處理異常情況。檢測結(jié)果表明數(shù)據(jù)采集與處理模塊能夠快速使檔案盒／袋的在位信息查找，自動化處理檔案借還信息，實(shí)時(shí)顯示檔案的借出或在檔狀態(tài)，幫助檔案管理人員提高檔案管理的效率，檔案管理模塊能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的在線查詢與顯示，檔案數(shù)據(jù)庫通過檔案上的電子標(biāo)簽可有效實(shí)現(xiàn)檔案位置快速獲取，便于管理員盤點(diǎn)、新增或移除檔案，說明該檔案管理系統(tǒng)具備較好的實(shí)用性，通過檔案管理和信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動化處理過程，檔案管理效率得以顯著提高，具有一定的實(shí)用價(jià)值。

４總結(jié)

提高檔案管理的自動化水平，本文采用ＲＦＩＤ技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，該系統(tǒng)基于ＲＦＩＤ物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，設(shè)計(jì)了功能模塊架構(gòu)，闡述了管理業(yè)務(wù)流程，檢測結(jié)果表明該檔案管理系統(tǒng)具備較高的穩(wěn)定性和實(shí)用性，通過檔案管理和信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動化處理過程，檔案管理效率得以顯著提高，具有一定的實(shí)用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

［１］田愛民．圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要性和關(guān)鍵步驟［Ｊ］．中國管理信息化，２０１５（２０）：１６５－１６６．

［２］許慧，張立銘．基于Ｗｅｂ的圖書館檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［Ｊ］．現(xiàn)代電子技術(shù)，２０１６（１６）：４８－５２．

［３］張金安．基于ＲＦＩＤ技術(shù)的智能檔案安全管理系統(tǒng)研究［Ｊ］．物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，２０１５（９）：６３－６５．

［４］陸婕，周文陽，劉祥，等．基于Ｊ２ＥＥ輕量級框架的高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［Ｊ］．科技廣場，２０１７（４）：１８９－１９２．

作者:張娟 單位:陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦