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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇各部門檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：高校檔案;管理;考核;實踐;機制
中圖分類號：G647文獻標識碼：A 文章編號：1992-7711（2015）01-091-2
《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）第三章第十四條明確提出：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。”針對國家對高校檔案工作提出的新要求，有些高校已經開始嘗試將檔案工作納入年終績效考核或對檔案工作進行校內考核。但目前還沒有健全的考核機制和成熟的典型案例，大家都在摸索一條既科學合理又具有實際可操作性的檔案工作校內考核之路。本文將以安徽師范大學檔案管理工作考核實踐為樣本，對高校檔案管理工作考核機制進行一番梳理和探索。
一、安徽師范大學實施檔案管理工作校內考核的實例分析
為進一步貫徹《高等學校檔案管理辦法》、《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》，推動部門立卷、歸檔工作的制度化，規范化建設，全面提高檔案管理水平，更好地為學校教學、科研、管理工作服務，2012年筆者所在的安徽師范大學進行了第一次檔案管理工作校內考核。
考核緊密結合2011～2012年度全校各部門檔案工作開展情況，嚴格依照《安徽師范大學檔案管理工作考核辦法》、《安徽師范大學文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《安徽師范大學立卷部門檔案工作檢查評比標準》，從各部門領導重視程度、歸檔時間、歸檔數量、歸檔質量、歸檔齊全完整度、系統著錄、兼職檔案員業務能力等方面進行全面考核，考核結果分為優秀、良好、及格、不及格四個等次。通過此次考核實踐，對全校的檔案管理工作進行了一次完整細致的梳理，暴露出有些部門在保證檔案收集的齊全完整方面、電子文件和聲像檔案的整理歸檔方面、基建檔案和儀器設備檔案的整理歸檔方面存在著或大或小的問題，亟需整改。
雖然在考核過程中發現評分標準里有些條款有待討論和調整，有些評分因素需要整合或修改，但基本上如實反映了全校檔案工作的總體情況，對今后全校檔案管理工作的重心和“疑難雜癥”的對癥處理具有積極的指導作用。
二、高校檔案管理工作考核機制探索
“定期對基層單位進行檔案管理的考核、評比，不但可以提高基層各單位對檔案工作的重視程度，也可以加強監督機制，檢查各單位每年的檔案工作開展情況，推進檔案管理工作的健康發展，進一步提高基層檔案工作的整體水平。”[1]如何保證高校檔案管理考核工作的順利進行，關鍵在于建立一套科學、合理的檔案管理工作考核評價機制。在任何系統中，機制都起著基礎性的、根本的作用。機制的建立，一靠體制，二靠制度。檔案管理工作的考核機制應與其它機制一樣，著眼于體制和制度的建立，明確崗位職責，出臺規章制度，并從考核方法、考核標準、考核程序、考核結果的有效運用四個方面進行科學合理的制度設計或目標管理。
1.出臺考核辦法等規章制度，保障考核工作的順利進行
俗話說：“不以規矩無以成方圓”。制約機制是保證管理活動。有序化、規范化的一種機制，而形成這種制約機制就要靠規章制度來指導和約束相關工作人員。在進行檔案管理工作考核之前，必須先出臺考核辦法等規章制度，從制度上確立考核目的、考核范圍、考核內容、考核方式以及獎懲措施等。從而實現考核工作的規范化，考核方法的科學化，考核結果的公正性，以期通過考核來激勵全校各部門檔案工作分管領導及兼職檔案員努力學習檔案業務知識，提高檔案工作水平。此項工作中需要注意，制度的制定必須以有關政策、法律、法規為依據。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧義的條款出現，為檔案管理工作校內考核提供可供遵循的有力依據。
2.制定科學合理的考核標準，保證考核工作的公正公平
考核標準的制定作為檔案管理工作考核的核心內容，為考核提供技術保障的同時，也對檔案管理工作提出了具體的可量化的詳細要求，使考核具有實際可操作性，有利于保證考核結果的公平公正。
制定一份科學合理的考核標準需要分三步走：第一步：確定評分因素。即首先要確定哪些因素作為評分的內容。通過對高校涉及檔案管理工作的各部門進行調研，考察、走訪、咨詢專家等，結合檔案工作實際，筆者認為把“組織領導、兼職檔案員業務能力、案卷質量”三個因素作為評分內容較為合理。第二步：分配因素比重。即將評分總比重分配到各個評分因素上。案卷質量作為檔案工作考核的主要內容，其分配的比重應該高些，組織領導和兼職檔案員業務能力作為次要評分因素，應減少得分比重。第三步：制定評分細則。即制定各個評分因素具體分值的評定辦法和評定標準。以《安徽師范大學立卷部門檔案工作檢查評比標準》為例，三大評分因素比重為“組織領導”占20分，“兼職檔案員業務能力”占30分，“案卷質量”占50分。又將三大評分因素細化為30個評分細則，每個細則分值1～5分不等。主要考查分管領導是否履行了崗位職責，及時學習、布置、檢查檔案工作;兼職檔案員是否熟悉本部門的歸檔范圍，獨立做好本部門文件材料的整理立卷工作，及時、齊全、完整地向高校檔案館移交檔案;各部門移交的檔案案卷是否齊全完整，是否符合檔案整理的要求，組卷是否合理，案卷標題和保管期限是否正確，裝訂是否規范等等。
3.確定檔案工作考核程序，保證考核工作的公開透明
（1）成立檔案工作考核領導組。在檔案管理工作校內考核啟動之時，為保證考核工作的公開透明，應成立由校長、分管副校長、紀委、檔案館等相關部門負責人，檔案工作委員會的專家組成的檔案工作考核領導組。領導組可下設辦公室負責考核的具體工作。
（2）部門自查。各立卷歸檔部門對照考核標準，對本部門檔案管理工作進行自查評分后連同本部門考核時間段內的檔案工作總結和支撐材料一并報送檔案工作考核辦公室。
（3）學校復查。檔案工作考核辦公室組織有關人員采取看材料、聽匯報、抽查移交檔案、集體評議等方式，對各立卷歸檔部門的檔案管理工作進行復查，綜合評出各部門總評分，并按照分數評定出優秀、良好、合格、不合格等級。
（4）專家審定。考核結果報送高校檔案工作委員會的專家進行評審。審定后給出最終意見并形成書面材料或報告。
（5）結果公示。將考核結果公示在學校受眾面較廣的校園網站或自動化辦公系統等平臺上，公示期一般為一周左右。
（6）獎優罰劣。公示無異議后對優秀等級的部門進行表彰，對不合格等級的部門予以通報批評，并限期整改。
4.及時反饋檔案工作考核結果，提高全校檔案工作水平
考核不是目的，是為了促進各部門檔案管理工作的整改。在考核工作結束后應將考核中暴露出的問題及時準確地反饋給各部門分管領導和兼職檔案員，使他們在今后的檔案管理工作中有針對性的彌補不足。高校檔案館也應利用考核結果，有針對性地開展檔案業務指導工作。對各部門在考核中暴露出的分管領導不夠重視、兼職檔案員隊伍不穩定、兼職檔案員業務能力不足、案卷質量參差不齊等等問題進行對癥解決，或加強檔案相關法規和制度的宣傳與學習，或就文件材料歸檔工作進行培訓，或增強兼職檔案員的積極性，提高其檔案工作理論水平和實際操作技能。或經常性地派員上門指導，從源頭上保證各部門的檔案能統一規范標準，各類檔案收集的齊全、完整、準確，最終達到提高全校檔案管理工作水平的目的。
高校檔案管理工作考核機制的構建是一項復雜的系統工程，各項體制和制度的建立與完善需要假以時日，扎根于高校檔案管理工作實踐中不斷摸索經驗，提煉總結。在實踐中檢驗機制的科學性合理性，不斷修改、完善，最終形成一套不斷促進高校檔案管理工作良性健康發展的校內考核機制。
一、主要成效
（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。
（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經常化和規范化；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。
四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現代化的進程。
檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
（二）要加強新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進和辦公條件的改善，電子文件、數碼照片等在各單位大量出現，相應的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。
（三）要今年9月市檔案局下發《關于開展全市檔案工作執法檢查的通知》后，各部門、單位認真對照檢查內容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎上，市檔案局于12月份抽查了市環保局、經委、公安、檢察系統等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學習貫徹執行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。
一、主要成效
（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。
（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經常化和規范化；市教育局和市檢察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。
二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。
四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。
三、幾點要求
針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現代化的進程。
檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。
一、檔案收集工作現狀
自《檔案法》頒布實施以來，各級檔案行政管理部門及人民銀行上級行下發了多項檔案管理收集方面的規章制度及措施，解決檔案工作中收集不全的問題，取得了重大成果。但目前就基層行而言，由于檔案人員兼職工作過多，檔案管理不專業，辦公室事務又繁雜，且檔案的作用又不十分明顯，檔案人員沒有精力、時間收集到本單位產生的各類檔案資料，各級、各部門檔案意識薄弱，致使檔案人員及相關人員忽視了收集各類檔案這一最基本的檔案基礎工作，收集不全仍是整個檔案工作存在的一個突出問題，主要表現在以下幾個方面：
（一）歸檔門類不全
檔案收集只注重文書檔案、會計檔案的收集，科技檔案和專門檔案、實物檔案、各類磁介質、信息公開檔案等相對較少。
（二）歸檔文件不齊全、不完整
表現在各部門在日常工作中形成的沒有紅頭文件的各類材料，如各部門編發的簡報、調查報告、典型（先進）材料、各專業會議材料、電話（會議）記錄、各類合同、協議書、公證書、責任書、電子郵件、網絡新聞宣傳報道、網絡輿情監測、綜合信息網站的信息、各類匯報、交流材料、各部門各類統計報表、集中采購資料、車輛管理、固定資產管理相關材料等等。這些本單位、本部門形成的文字材料、臺賬、圖片、音像等對今后的金融工作查考中有著不可替代的獨特作用，保存及使用價值極高，也應有所選擇地進行收集、整理、歸檔。
（三）科技檔案收集不全
在2005年中國人民銀行印發了《中國人民銀行信息化建設檔案管理辦法（試行）》、《中國人民銀行基建檔案管理辦法》等，但在實際工作中，多數科技檔案因建設工期長、人員更換頻繁、多部門管理、檔案意識薄弱、有的因日常查找、使用方便為由不愿意把技術資料移交檔案部門等原因，沒有形成按期移交的制度，造成科技檔案資料的流失、不齊。
（四）檔案收集范圍窄
隨著時代的變化，新業務、新技術不斷運用到金融工作中，各項金融創新業務、服務功能不斷推出，對以下檔案缺乏有效收集：突出事件檔案的收集，如抗震救災、應急演練等；實物檔案收集，如獎章、獎杯、題詞、字畫、詞曲、有價值的各種設備等；口述檔案、傳記檔案、家庭檔案等；重要紀念活動、匯編材料、學術交流、各類報刊、雜志等。
二、影響檔案收集的因素
（一）檔案意識不強，檔案執法不嚴
由于檔案意識淡薄，檔案收集重要性仍不被一些人認識，檔案材料在人們手中不知不覺丟失。有些部門和個人為自己使用方便，特別是聲像、圖片和與業務相關的資料不愿意交到檔案室，人員變動也沒有做好檔案資料交接工作，致使單位檔案收集不全。該歸檔不歸檔，私自保管或任其丟失，制度不健全，檔案部門依法行政、執法力度不夠。
（二）人員綜合素質不高是影響檔案收集工作的主觀因素
一是檔案人員學習專業知識不夠，工作沒有活力，存在“等、靠、要”的思想觀念，二是各部門之間協調、配合、溝通少，檔案人員沒有機會事前參與收集各類檔案資料，造成收集工作處于被動局面。
三、加強檔案收集工作的措施
（一）強化檔案收集工作宣傳力度，增強檔案意識
檔案部門及檔案人員要通過多種渠道宣傳檔案收集的目的、意義及重要性，引起相關領導的重視。從“等、靠、要”的狀態中走出去，使檔案收集工作關口前移，與檔案資料生成部門進行溝通、交流，得到各個部門及領導的理解、支持，從而使檔案收集工作常態化、制度化，增強檔案意識。
（二）堅持做好檔案的主動服務工作，獲得領導的重視和支持
檔案的收集、整理、歸檔，最終目的是在實際工作中發揮作用，利用檔案為領導決策和金融工作提供服務。檔案作為一種信息資源，在機關工作中，領導重視程度高，對檔案投入多，包括人力、物力、財力，單位的收效就高。因此，基層檔案人員一方面要積極主動為利用者以及領導決策參考提供優質服務，主動宣傳黨和國家有關檔案工作的方針政策，抓住重點以書面或口頭形式向領導反映，另一方面用檔案的價值說話，讓檔案在反映機關歷史真實面貌和維護機關合法權益等發揮其不可替代的原始憑證作用，提高檔案工作在機關各項工作中的威信，獲得領導支持，從而促進檔案的收集工作。
（三）健全各項歸檔制度，確保檔案資料齊全、完整、準確
隨著我國經濟水平逐步提升，我國企業的經營與發展逐步實現企業內部深化體制改革，企業的檔案管理在信息傳播速率日益加快的今天成為企業管理的重要組成部分，注重對企業檔案管理模式的創新升級是實現企業經營發展的重要保障，轉變傳統檔案管理模式，實現企業管理形式創新，促進企業內部深化改革，輔助企業創造更多的經濟利益。
二、現代企業當前檔案管理模式形式
現代企業檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息―體化管理模式三種模式[1]。檔案分散管理模式是指企業的檔案管理分散下在企業的各個部門手中，企業的檔案管理沒有明確的固定管理模式，企業的信息資源和檔案管理以部門為劃分原則，例如：財務檔案管理在會計部門，人員檔案管理在企業的人力資源部等等。這種管理模式能夠保障企業檔案管理按照不同的部門進行分化管理，檔案信息明確，但由于企業檔案管理分布在企業的不同不同，因此企業對內部檔案的總體管理性不明確，檔案應用時程序繁雜，需要多個部門同事配合才能完成，降低了企業的運行效率；檔案集中管理模式是指企業將所有檔案進行企業集中管理，這種管理模式實現企業整體檔案的運行和管理，但由于企業各個部門之間的內容發雜，信息種類多樣，經常出現企業信息檔案管理資料混雜，各部門檔案管理無頭緒，也為卻也的檔案管理造成了麻煩；信息―體化管理模式，這種企業檔案信息管理模式中將互聯網與傳統檔案管理的手段相融合，形成企業內部人力資源信息，數據信息以及財務信息管理的綜合掌控，即實現了企業內部各部部門資料管理合理有序，依據各部門的特點進行劃分，又能夠使企業內部信息資源掌控的整體需求，信息―體化管理模式是現代企業檔案管理的主要模式。
三、現代企業檔案管理的創新思維
（一）注重把握企業檔案管理傳統模式與創新思維的結合
培養現代企業的檔案管理模式的創新應當追中傳統檔案管理模式與創新思維能力的結合，一方面依據企業傳統檔案管理模式經行檔案管理，注重對傳統檔案管理中的將檔案分門別類進行管理，依據企業內部各部門檔案分散化管理中企業管理中的優勢，如企業內部各個部門對資源管理依據部門的內部職責細致劃分，促進部門企業檔案管理，保障了檔案管理的邏輯性要求；另一方面，應當結合現代企業檔案管理創新模式，將先進的技術手段作為企業信息資源管理的重要保存手段，實現企業資源管理“雙重性”[2]，一份保存在企業的總體檔案管理中，另一份保存在企業的各個部門手中，形成檔案資源信息的雙重保險，這種檔案管理辦法能夠確保企業檔案管理信息的真實性，盡量降低企業檔案信息失真帶來企業信息丟失，造成企業產生經濟損失。
（二）形成企業整體檔案管理思維模式
企業的檔案管理其企業信息資源管理的重要組成部分，注重把握企業檔案管理中的整體性是促進企業檔案管理模式創新的重要手段。從企業的整體發展狀況出發，實現企業資源管理整體劃分，使企業的檔案管理擁有明確的整體性，在總體上把握了企業檔案的管理方向，最后實現企業檔案分部管理，形成整體把握，部分運行的檔案管理形式，實現了企業各個部門之間檔案的綜合管理與信息資源的暢通發展，為現代企業發展提供了有力的檔案管理保障。
（三）企業檔案管理立足于當今社會發展趨勢
我國經濟逐步發展，綜合國力的逐步提升促使我國企業的發展逐步向著國際化水平邁進。對于企業檔案管理應當立足于當今社會發展趨勢，注重把握社會的發展動向也是促進企業經濟發展和企業檔案創新管理的重要趨勢，企業在市場經濟體制下運行，應當時刻將企業信息資源管理與市場經濟發展好協調運轉，促進企業發展模式與企業經濟發展模式相協調，逐步實現企業的檔案管理模式創新發展，促進企業內部深化改革的深入進行，為企業綜合發展提供良好的內部資源保障。
（四）用發展的眼光看待企業檔案管理工作
企業的發展是不斷向前發展的，因此，注重對企業的檔案管理采用發展的眼光對企業對方案進行管理。進行企業檔案整理時，注重把握企業的總體發展方向和企業的潛在發展方向，依據企業規劃，將企業的、檔案進行綜合分部整理，一方面促進企業的管理合理有序，保障企業當前的運行發展順利進行；另一方面也促進企業未來發展的檔案管理有可調控性，為企業的未來發展方向能夠有充足的理論信息作為企業項目發展和產品生產的理論保障[3]，用發展的眼光看待企業檔案管理是企業實現創新發展的重要理論途徑。
（五）提升檔案管理人員綜合素質
提升企業檔案管理人員的綜合素質是保障企業檔案管理模式追不更新的重要基礎，一方面，檔案管理人員通過自身的經驗積累，不斷地豐富自身專業知識，依據企業實際發展狀況，制定合理的檔案管理模式，逐步實現企業檔案管理與企業實際發展協調發展；另一方面，企業也應當加大對員工專業能力的培訓，通過定期的企業管理能力培訓，促進企業檔案管理人員的綜合素質和專業視野逐步提升，管飯吸收各個檔案管理手段中的優勢，形成一套適合本企業發展的企業檔案管理模式，保障企業管理模式創新發展。
（六）形成完備的企業檔案管理機制
不斷完善企業檔案管理機制，促進企業檔案管理體制能夠有明確的制度保障，形成完備的制度管理理念作為企業檔案管理的重要約束力，形成完備的企業管理機制有助于保障企業檔案管理的真實性，促進企業管理的信息資源的安全管理，形成完備的企業管理模式也是實現企業內部資源管理的重要理論支持，擁有明確的檔案管理機制是保障企業檔案管理與企業運行發展軌道相融合的重要規范性保障。
（七）提升企業檔案管理服務水平
注重企業檔案管理向著多元化，服務化方向發展是實現企業檔案管理的重要模式的轉變[4]。提升企業檔案的服務機構，提升企業檔案管理熱辦公效率，實現服務領域，服務模式，服務態度，服務環境以及服務時間的多重性發展，實現企業的檔案管理與企業運行發展提供多重服務的模式，真正實現了企業檔案管理的實際價值，促進企業檔案管理創新推動企業的發展模式與經營模式的創新[5]。
四、結論
關鍵詞：地質資料；檔案管理；信息化；建設
Abstract：the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.
Keywords: geological data; file management; information; construction
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號
地質檔案是地質勘探工作的真實記錄，反映了地質勘探業發展的全過程，是地質勘探業管理工作的重要組成部分。地質檔案以地質科學技術檔案為主體，包括文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、干部檔案和其他方面的檔案。做好地質檔案工作，提升地質檔案管理水平，對促進地質勘探業的快速發展，為社會經濟發展提供礦產資源保障具有十分重要的意義。
1.地質勘查技術部門檔案管理的重要性
1.1地質部門檔案管理的責任
地質部門檔案管理有四個方面的責任：根據國家和上級主管機關的有關規定，結合本單位的具體情況，制定統一的歸檔制度，統一本單位的檔案管理和歸檔工作方法和做法，使各個技術部門在檔案管理和歸檔工作中有所遵循；經常深入各個技術部門，督促與協助他們做好立卷歸檔工作。密切與各個部門立卷人和有關工程技術人員的關系，幫助他們建立正常的工作秩序，貫徹本單位的立卷歸檔制度，深入了解和熟悉各部門技術文件材料的內容和成份，具體幫助各部門做好立卷工作；經常宣傳技術檔案工作，組織有關人員學習檔案工作方針和檔案業務的理論與實踐知識，提高大家的認識水平和實際工作能力；做好立卷的物質條件準備工作，隨時為各立卷單位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目錄、工具等。
1.2部門檔案管理的重要性分析
部門檔案管理的重要性可以從如下六個方面來分析：技術文件材料實行技術業務部門檔案管理，就是“一個單位的內部各機構，都必須將需要歸檔的文件材料加以系統整理，根據技術檔案保管期限的有關規定填寫保管期限并組成保管單位（卷、冊、盒），隨時或定期向綜合檔案室移交歸檔；技術部門熟悉技術文件材料的形成過程，了解內在聯系和保管價值，由他們檔案管理效率高，又能提高案卷質量和增強技術部門及有關人員的責任感，有助于歸檔文件材料的齊全、完整和準確；技術業務部門檔案管理，必須堅持技術文件材料平時的形成、積累和管理，確保技術文件材料的齊全、完整和準確。實行技術業務部門檔案管理，必須建立必要的文件形成和修改制度：設備的檢修、設計的變更、施工中的更改、科學試驗等等，都要作紀錄并形成必要的文件，確保實物與檔案相符和反映生產過程的歷史面貌。為了保管和利用這些技術文件材料，還要建立平時的積累和管理制度。例如，可以設立“文件積累袋”，對于一項工程的設計、一個專題的研究、一臺設備的安裝和維修過程中形成的技術文件材料，都要隨時裝入袋內，等任務完成后加以系統整理，隨時或定期歸檔。平時的利用和借閱都要有手續，確保技術文件材料不丟失；通過檔案管理使技術業務部門和有關人員熟悉了技術檔案的組成情況，便于以后查找利用；技術部門經過對技術文件材料的系統整理，也就對技術活動成果進行了一次檢查，從中吸取經驗教訓，有利于工作的改進；檔案室通過協助技術部門的檔案管理歸檔工作，了解了技術業務，熟悉了檔案內容，有利于開展檔案室的工作并能使檔案人員集中力量做好檔案室的其他各項工作。
2.地質資料管理存在的問題
2.1保管狀況的問題
地質檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可以分為以傳統紙張為載體的傳統地質檔案資料和以磁、光盤為存儲介質的電子地質檔案資料兩大類。相當一部分地質檔案資料由于保存時間較長，紙質老化、產生退色，文字和圖件會逐漸變得模糊不清，造成信息丟失而無法正常使用。成果資料、原本檔案以及巖心等實物地質資料的可利用程度極低，保管和維護條件有惡化趨勢。
2.2地質檔案管理工作定位不準
長期以來，檔案資料工作給人的印象都是“鋼筆抄抄、漿糊刷刷、繩子扎扎”，只要檔案資料不丟不壞、不發生重大事故，似乎任何人都可以從事這項工作。檔案資料部門長期處于一個“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面。這種傳統認識導致了地質檔案管理工作缺乏合理的定位，造成了各級檔案室、資料室人才配備不合理的現象，人員素質整體不高。這種素質不高主要表現為工作責任心不強、對地質檔案信息化管理缺乏興趣、計算機操作技能掌握不足、安于現狀、懶于學習、對地質檔案信息資源開發工作的能力不足等等。
2.3對地質資料工作管理力度不夠
地勘單位的領導階層主要考慮其單位的發展和經濟效益，而對地質檔案、資料管理這類不產生直接經濟效益的基礎工作重視不夠。這種不重視具體表現在配備人員的數量與質量、工作經費和資料人員的待遇等方面。
2.4地質資料匯交工作難度大
《全國地質資料匯交管理辦法》修訂工作滯后，新時期地質資料的管理工作因法規不適應、不配套而產生了許多問題，導致不少匯交單位擔心成果資料外借后，其自身的合法權益受到損害，因而推遲或不匯交資料。
3.加快地質檔案數字化建設的對策
3.1加強管理人員的素質培訓
除派送管理人員進行新方法、新理念的科學培訓外，鼓勵檔案管理人員自學成才，形成良好的學習氛圍，形成一種推崇創新、追求創新，以創新為榮的氛圍，造就一批敬業、勤業、精業的檔案管理人才。
3.2做好地質檔案資料匯交工作
檔案人員應對評審合格的匯交成果地質資料目錄，在數字化檔案中匯交。每個季度對成果地質資料匯交情況進行清查核對，使應交的成果地質資料全部匯交齊全，合格為止。年終將成果地質資料匯交情況進行匯總統計，并且每年及時完成對口各單位成果資料匯交任務。因為地質檔案與原油生產聯系緊密、單井檔案形成過程長等特點，加之油田各地質單位分散，相距路途較遠，形成單位多，使用頻率高，所以，很有必要建立地質檔案資料匯交中心，行政上是檔案室的一個業務組，受油田地質處領導。中心主要任務有三條：第一，執行地質檔案資料分發匯交規定。每年由地質處組織對各單位需要歸檔材料和有關資料的份數，進行平衡確定，制出分發份數表，交中心執行。各有關單位按分發份數，將自己單位形成的材料按匯交時間期限進到中心，由中心負責組織各單位交換。第二，承擔向中石油、省地質資料局及兄弟油田、本單位領導、研究室等上報、轉送符合要求的地質檔案資料。第三，對地質檔案資料的分發、匯交、報送等情況，及時進行統計、總結和情況反映，以便改進工作，解決存在的問題。
3.3建立本地檢索數據庫
建立原本地質檔案目錄檢索數據庫，進行地質檔案資料信息檢索服務。地勘單位可根據國土資源部《地質資料檔案著錄細則》，參照成果地質資料目錄數據庫著錄要求，結合原本地質檔案的具體構成，盡快對原本地質檔案進行著錄，以建立相應的目錄數據庫，開發適合本單位原本地質檔案目錄檢索系統，實現原本地質檔案的計算機管理。地勘單位地質資料管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，只要輸入任意一項關鍵詞，如資料名稱、類別、礦種、勘查程度、編著者或幾項關鍵詞的組合等，均可從數據庫中，檢索出有關的地質檔案信息，方便快捷地為利用者提供服務。
計算機技術在新一輪國土資源大調查的地質勘查開發中的廣泛應用，大量的數字化信息資料也應運面生。根據國土資源部關于開展“數字國土工程”建設的要求，地質勘查單位應加強對這些數據庫資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎地學資料數據庫。同時可根據《地質資料電子文檔匯交格式》等標準要求，對新的地質勘查項目形成的原始地質資料，除收集保管紙介質資料外，還應收集與之相對應的電子文檔，實現新地質項目原本地質檔案的雙套制管理，為計算機檢索奠定基礎。
3. 4檔案保密管理
地質檔案資料通過網絡技術傳輸，可以實現網上查閱，起到快速，便利的作用，同時也存在地質資料泄密的安全隱患。如何做到地質資料的安全高效服務，是地質勘查單位檔案信息化建設的一個核心問題。對此，可實行密級管理，根據地質資料的密級程度，分類分級分層次進行設密管理，建立查閱人員的訪問權限，對需要復印下載的地質資料履行申報手續，達到規定要求，檔案管理人員才能解密放行。
總結
隨著科學技術的飛速發展，地質檔案資料管理手段也必須更加現代化，必須不斷更新設備，不斷用新知識、新理論武裝地質檔案資料工作人員的頭腦，以求用先進的技術、科學的方法管理、利用地質檔案資料。
參考文獻
[1]劉義英.地質資料管理與利用應關注的幾個問題[J].內蒙古科技與經濟，2005
關鍵詞： 機關檔案工作 存在問題 對策
一、機關檔案工作存在的問題
近幾年來，在區委、區政府的正確領導和省市檔案局的關心指導下，南京市江寧區機關檔案部門認真履行職能，各單位認真貫徹推行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《江蘇省檔案管理條例》和《南京市檔案條例》，檔案工作呈現了良好的發展勢頭，機關檔案工作取得了顯著的成績，檔案干部隊伍思想素質與業務素質有了明顯增強，各部門領導對檔案工作更加重視，截至2009年底，機關檔案管理中除區檔案館達國家一級綜合檔案館外，基層檔案室達行業國家級的有2家（煙草局、供電公司），達江蘇省五星級的有6家（法院、地稅局、檢察院、財政局、規劃局、建設局），達省四星級的有1家（東山街道財政所），達省三星級的有21家，達省二星級的有27家，達省一星級、市級的有82家，形成了常抓不懈的管理體制，基本達到檔案管理工作制度化、規范化、現代化的要求。但縱觀全區檔案管理工作，形勢并不樂觀，仍存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案管理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在各種問題。
（一）檔案工作的重視程度不夠平衡。
機關檔案工作的重視不平衡，個別單位對檔案工作重視不夠，檔案意識薄弱、力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但在真正把檔案管理工作作為部門工作長效機制來抓方面還存在缺陷。在日常工作指導和行政執法檢查中，我們發現有的部門重要的業務檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在各職能科室。客觀上講，行政執法檔案、重要的業務檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調閱利用確實造成不便，但按照檔案管理要求，不符合檔案法律法規的有關規定。
（二）檔案室保管條件參差不齊。
多數單位還達不到檔案管理“八防”要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，有的綜合檔案室設施設備老化、不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位綜合檔案室防護意識不強，保護設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對有條件的部門設置的綜合檔案室整體上也不規范。甚至有極個別的單位根本沒有對檔案進行保管，檔案資料堆放在某一角落，勢將造成檔案資料的嚴重毀壞和遺失。這些問題的產生，究其根本原因則是對檔案工作認識不足，檔案管理制度落實不夠。
（三）檔案人員業務素質相對薄弱。
檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，而且是一項專業性、技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。在業務指導和執法檢查過程中我們發現：首先有的單位檔案人員因一崗多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致在歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。其次，個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著畏難情緒。最后，一些部門單位領導對檔案人員思想、工作、生活上的關心、支持、了解不夠，使檔案人員對本職崗位工作熱情降低，影響了檔案工作發展。
二、做好機關檔案工作的對策
上述問題不同程度地影響了機關檔案工作與時俱進地開展，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。當前，在新的歷史條件下，檔案工作必須緊緊聯系時展的新任務、新特點、新要求。因此，創造性地開展機關檔案工作，是檔案工作者實踐科學發展觀，檔案工作跨越式發展的重要一步，這是時展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。要搞好今后的機關檔案工作，我認為必須強化以下幾個方面的工作。
（一）提高認識、加強領導，是做好檔案工作的保證。
“檔案工作是各項事業發展的一個重要組成部份，機關檔案工作是開展各項業務活動的具體真實的記錄，是反映各個歷史時期最珍貴的史料，為經濟建設和推動社會文明進步起到重要促進作用”。隨著時代進步，改革開放的深入發展，人們的法制意識、檔案意識也與日俱增，檔案的查借閱利用明顯增多，這對加強機關檔案管理、拓展檔案服務新領域、加快檔案信息數據化建設等提出了更高的要求。
機關各部門一定要重視、關心、支持檔案工作，進一步提高對檔案工作重要性的認識，一是要加強檔案工作宦傳力度，利用各種有效載體，抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部群眾充分認識檔案工作的重要性，落實好依法治檔的工作機制；二是要加強對檔案工作的領導，切實把檔案工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍，擺上議事日程，要定期聽取檔案工作匯報，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍，為檔案事業發展創造一個良好的內部環境；三是要做好檔案人員的思想穩定工作，解決他們的實際問題，為他們提供良好的發展平臺，使他們能安心本職工作，從而促進檔案工作的持續穩定發展。
（二）提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作新進展。
做好機關檔案工作，首先要有一支相對穩定而有發展的檔案干部隊伍。隨著社會的發展，科學技術的不斷進步，檔案工作所面臨的任務、工作環境、服務對象、管理模式都在發生變化，高科技也應用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質，加快檔案工作科技進步，是推動檔案事業發展的關鍵。一是要加強對檔案人員的教育培訓，在注重實用性上下功夫。在檔案培訓過程中，要結合新時期檔案工作的發展趨勢，按照采用不同層次不同的需求，按需施教，注重實效，采取“走出去、請進來”等培訓方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案計算機管理知識，促進機關檔案工作效率的提高。二是要圍繞檔案“及時、完整、統一”的要求，做好檔案收集及管理工作，完善歸檔檔案的內容。檔案人員要注重平時檔案收集工作，了解有關本部門各科室檔案收集、立卷歸檔及工作動態規律，爭取檔案收集工作的主動權，以便及時將有關科室形成的檔案立卷歸檔，統一管理，確保檔案種類、內容真實完整。三是要加強對檔案人員再教育，促使他們努力學習檔案專業知識和科學技術，提高檔案管理的水平，對本單位檔案的數量、內容、種類、史料價值等做到心中有數。四是要結合檔案工作實際，創造性地開拓檔案工作新思路，以適應新時期檔案工作發展需要，積極做好檔案信息開發利用工作，提高檔案利用率，更好地為部門領導服務，為中心工作服務，為基層群眾服務，為經濟發展和構建和諧社會服務。
（三）加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件。
（一）思想上高度重視，將檔案管理工作置于十分重要的位置
領導對檔案工作的重視首先體現在：各級領導能從思想上充分認同檔案是歷史的再現，是人類記憶的寶庫，是不可缺少的精神財富。檔案材料收集不齊全帶給單位的是重大的損失，沒有檔案對歷史的記載，無法對過去進行評價，更無法對未來進行預測。
（二）檔案工作網絡保持穩定，使檔案工作的發展具有連續性
領導對檔案工作的重視還體現在：建立健全本單位的檔案工作網絡，并保持檔案隊伍的基本穩定，打造―支業務素質良好的檔案工作隊伍，使檔案工作的可持續性得以保障。積極支持檔案干部參加各類檔案業務培訓、工作會議和研討會議，鼓勵登門拜訪其他企業、事業單位，借鑒先進經驗提高本單位檔案的管理水平，并對兼職檔案干部的業務技能和業務素質的培養。
（三）對檔案經費的大力支持，充分滿足檔案工作的發展需要
領導對檔案工作的重視，還表現在最大限度地給予檔案事業的發展提供必要的物質保障，具體體現在以下三個方面：
第一，保證檔案工作用房以滿足檔案工作持續發展的需要。檔案工作用房應符合檔案建筑規范，為保障檔案材料的安全，同時還應安裝紅外線報警系統和防盜門窗，配備相適應的消防器材。
第二，保證設施設備的配置以適應檔案工作不斷提高的需要。檔案工作配備的設備應滿足檔案工作的發展需求。
第三，保證檔案工作必要的日常經費支出。要盡力解決檔案工作的各種實際問題，必要的日常開支應得到充分保證。
二、制度建設，提供檔案事業發展基礎保障
“沒有規矩，不成方圓”。《檔案法》及其實施辦法賦予檔案部門的職能，需要一系列規章制度加以落實和保證。業務規章制度的建立有利于保證案卷質量，業務培訓制度的建立有利于保證隊伍建設適應發展，部門立卷制度的建立有利于保證檔案工作有效運轉，獎勵制度的建立有利于保證檔案規范化管理水平不斷提高。
（一）建立規章制度，保證文件材料的收集和案卷質量
制度建設使檔案工作有法可依，有章可循。堅持制度上門，責任到崗，落實到人，強化管理人員和科研人員的檔案意識；歸檔通報強化各部門的責任意識，有效促進各部門分管負責人對本部門檔案工作的督促和檢查；檔案工作檢查評比活動促進各項制度的落實，充分調動各部門的積極性。
（二）檔案部門立卷制度，充分發揮兼職檔案人員的作用
任何一個單位檔案專職工作人員的配備總是有限的，隨著檔案工作要求的不斷提高，檔案工作的業務量與日俱增，要保證檔案工作規范化管理的有效正常運轉，僅靠為數不多的專職檔案干部是遠遠不夠的。必須充分挖掘兼職檔案人員的潛力，實施部門立卷制度。兼職檔案工作者的作用不容忽視。充分發揮兼職檔案員的作用，不僅可以保證檔案材料收集齊全、完整和整理規范，而且可緩解檔案部門的工作壓力，為專職檔案干部騰出更多的時間和精力從事檔案信息的開發利用和學術研究等工作，更重要的還在于使檔案工作形成一個充滿活力的有機體，造就一個良性循環的局面，實現檔案工作可持續發展。專職檔案干部的監督、指導作用不可忽略。立卷工作的事前指導，事中監督，事后總結是專職檔案干部必不可少的功課；對存在的問題要反饋到各立檔部門，并通過舉辦培訓班的方式，予以討論和研究，集思廣益，尋求解決良方。
（三）加強培訓，提高兼職檔案員的業務能力
好的規章制度最終必須通過具體的人來落實。只有兼職檔案員具有較高的業務技能和業務素質，檔案工作規范化管理才能得以實現。因此，對兼職人員業務能力的培養是十分必要的。檔案業務培訓制度可保證每一個兼職檔案員都能明確白己的工作職責和本部門檔案工作的情況。對新上崗和換崗的兼職檔案員堅持實地指導立卷歸檔制度，使之盡快了解和掌握本部門檔案的收集和立卷范圍、方法等。編印《工作手冊》和《制度匯編》，配以法律法規、規章制度、工作流程和分類表及保管期限、收集范圍等，便于兼職檔案員掌握業務技能。吸收兼職檔案員參與檔案工作檢查評比活動，此舉一方面增加評比的透明度和公正性，另―方面可使兼職檔案員進一步熟悉業務，提高業務水平，同時也是一種特殊的業務培訓方式。
（四）建立健全激勵機制，充分調動各立檔單位的積極性
建立激勵機制是推動檔案工作必不可少的一環。檢查評比制度，堅持從組織領導、業務能力和案卷質量三方面進行量化考核，有效調動各立檔部門的積極性。各量化指標隨檔案工作的發展和要求予以調整。并對為檔案事業發展作出貢獻的部門、分管負責人和兼職檔案員予以表彰和獎勵，促使各立檔單位搞好本部門的檔案工作。
三、開發利用，提供檔案事業發展服務保障
檔案部門是檔案信息儲存、開發利用的服務中心，在各項管理活動中發揮著重要的作用。檔案工作的核心和目的是對檔案信息的開發利用，檔案人應立足于樹立提供優質服務的意識，不斷完善服務方式和手段，開展多種形式的咨詢查詢服務，以此開拓檔案工作的新局面。
在信息化的建設中，人們對于信息的需求量也在逐漸的增加，因此基層政府部門的檔案管理工作愈發被人們所重視，加強其檔案信息化建設也顯得十分的必要。需要針對當前基層政府部門檔案管理現狀進行客觀分析，以便于更加有效的制定相應的措施來加以改進。就基層政府部門檔案信息化建設展開簡要的論述。
關鍵詞：
基層政府部門；檔案信息化建設；問題；措施
在計算機技術迅速發展的當下，多個行業和領域都逐漸向著科學化、信息化、網絡化的方向發展，對于基層政府部門的檔案管理工作更應該如此。由于基層政府部門日常的工作比較繁雜，所以如果能夠采取信息化的方式，便能夠大幅度的提高辦事的效率。所以，在今后的基層政府部門的發展中，要加強對檔案信息化的重視和研究，以此來促進我國基層政府部門的發展和進步。
1基層政府部門檔案管理信息化建設中的不足
1.1意識上的不足。
在檔案管理信息化的建設中，部分工作人員并未在管理意識上有所轉變，僅僅將完成部門內檔案整理、收集及存檔等工作落實好就行，并未意識到信息化建設下的檔案數據分析的指導作用。同時在信息化建設的過程中，因工作內容過于繁雜，檔案遺失、系統性較差等現象也時有發生，需要針對這一問題及時進行改進。
1.2工作人員綜合能力有待提升。
受基層檔案管理人員自身能力的限制，在信息化的建設中無法靈活的運用信息化技術的優勢，致使信息化的進程較為緩慢。在實際的工作中依然采用傳統的方法來進行檔案的管理，這些對于檔案參考與借鑒作用的實現也十分的不利，可以通過專業的培訓等方式來進行改進。在信息化的推動下，大部分的工作都可以用計算機設備來進行管理，值得注意的是仍然要重視原件的保存，盡可能的通過電子備份與原件的妥善保存來同步進行，但是這些往往在實際的工作中得不到落實，需要相關的檔案管理人員予以重視。
1.3基礎設施的不足。
受基層政府財政狀況的影響，部分地區的基層檔案管理設施存在較大的不足，無法為信息化建設提供營造的環境，因而極大的降低了檔案管理信息化的推進。傳統的檔案管理工作現狀得不到有效的改進，該地區檔案信息資源的共享也無法得到實現，都極大的制約了當地經濟、文化的有序發展。
2基層政府部門檔案信息化建設的措施
在當今社會的發展中，檔案信息化無論是對于哪一個領域來說，都是十分重要的，特別對于像基層政府部門這樣的機構。所以，加強政府部門檔案信息化的建設研究是十分有必要的。在此對如何加強基政府部門檔案信息化的建設進行了一定的研究，希望能夠為信息化建設水平的提高而做出一些貢獻。
2.1基層政府機構要高度重視。
檔案管理是機關單位管理的基礎環節。檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。同時，檔案是機關單位信用管理的重要保證，它是公認的構成信用信息的核心資源。檔案管理的重要性不言而喻。但基層政府機構的檔案管理重視程度卻普遍不高。這往往與各單位重財務重人事重組織為原則的管理模式有關，基層機構工作內容多為執行性，被動型。上級領導不重視，基層政府更不以為然。造成大多數基層機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門作為“冷衙門”，極易成為精簡或兼并對象。這些人員崗位不固定，檔案業務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發展。這就要求基層政府要轉變觀念，加強學習，切實認識到檔案管理的重要性，并結合本地本單位實際，制定行之有效的實施檔案管理信息化的規劃和保障措施，把檔案管理工作做到實處。
2.2加大資金、技術扶持力度。
一直以來，各級政府都只是重視對經濟發展的扶持力度，因為經濟直接發揮著創造物質財富、加快經濟發展，推進制度創新，承載社會發展的重要作用。投資回報立竿見影。但檔案管理如果能夠沿著正規化、系統化、科學化的道路發展，它必將發揮其極大的潛力，起到節能源、促穩定、促和諧的重要作用。因為檔案是全部活動的真實記錄，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環節，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。基層政府部門應根據自身實際設立扶助檔案管理建設專項資金，可以通過政府投入有效引導和推動資金、項目、人才、創新資源等向檔案管理方面傾斜，并研究制定相應的財政支持政策，認真研究設立該專項資金的政策目標、資金籌集渠道、資金使用方法及資金監管制度等方面的內容，加大對檔案管理的支持力度。
2.3加大宣傳力度，加強考核監督。
檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導基層的檔案管理工作。各地政府應利用檔案行政執法檢查活動，促進基層檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強基層政府機構做好檔案工作的自覺性。
2.4建立高水平的檔案管理系統。
基層政府檔案管理主要包括兩個方面：檔案原件和基層統計數據。檔案原件在基層政府部門多為上級機關的下發文件，它作為上級機關指導下級工作的原始資料憑證，具有不可替代的作用，特別是大部門文件為聯合發文，印章為多單位共同簽署，是基層政府部門必須認真存檔的文件，也是基層政府部門檔案的基本構成。基層政府檔案管理要實行全方位、多元化，首要問題就是要建立一個高水平的檔案管理系統。例如建立一個基層檔案網站，網站作為一種紐帶和橋梁，是實現檔案管理多元化服務的一個有效手段。一方面可以為信息需求者提供一個交流平臺，把上級文件、政策、精神指示等需要政府信息公開的內容公布于眾，對于有條件利用資料的各部門用戶可根據自身的用戶級別查詢相關的政府機構檔案信息，另一方面，需求者可將自身的相關問題及資料留在這個平臺，基層政府檔案管理人員可及時搜集更詳盡的數據與信息，做好整理與回報工作。
2.5提高基層相關人員的職業素質。
檔案行政管理部門要采取切實措施提高基層檔案管理人員的業務素質。強化檔案管理意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心做好檔案管理工作。加強業務培訓，使其更快更好地獨立開展檔案工作，深入基層機關單位，現場指導和培訓，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業務指導與監督，主動抓好檔案工作。使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。基層政府部門的檔案管理對于本地區經濟的有序發展影響是比較大的，同時也是實現自身職能的重要參考依據，需要在具體的工作中加以重視。逐步的加深信息化建設的意識，并付之實踐，這樣才能充分的發揮出基層政府部門檔案管理信息化的優勢。努力的提升檔案管理工作團隊的綜合能力，加強基層政府部門檔案管理基礎設施的建設，從而真正的做到服務群眾、奉獻社會。
參考文獻
[1]陳艷華.淺談基層單位檔案工作信息化建設[J].科技資訊，2015（7）：9.
(一)專業檔案的特點
專業檔案是黨政機關、企事業單位及其他社會組織，在某一專業職能活動中形成的具有比較穩定的文種和記錄目的的檔案。具有專業性強、獨立性與現行性強以及動態性強的特點。專業檔案不僅形成規律、內容性質有明顯的專業性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業特點，同時其作用范圍、作用對象和作用時效也有特定的專業局限性；是專業職能活動的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現實使用價值，可以相對獨立地支撐有關專業活動，且工作查考期長，查考的實時性、連續性要求高，往往作為立檔單位全宗內相對獨立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數據和信息需要同記錄對象的現實情況保持動態一致，隨著記錄對象的變化隨時補充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業檔案需要由形成部門相對獨立地保管和使用的重要原因。
(二)區縣專業檔案管理中存在的問題
2006年北京市西城區檔案局通過問卷調查方式，對區屬44個立檔單位專業檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進行了調查。經統計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業科室(所屬單位)形成各類專業檔案378種(文種)。根據全區各類專業檔案不同的整理、保管單位統計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業檔案由各單位綜合檔案室統一保管的有180種、由專業檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內容的有47種。整理后，編制紙質檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業檔案中，有查閱控制規定的有324種，僅對當事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業檔案中，沒有具體規定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對專業檔案作較大范圍的調查，以上調查數據和情況不盡準確，但可以看出，當前專業檔案管理主要存在以下問題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進口沒有出口，檔案存儲空間嚴重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監察等系統尤為突出。
2、整理、編目的規范化程度低。很多專業檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據專業特點和基礎條件自行設計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規定。如設在區縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規定向區縣檔案館移交，其專業檔案則按專業實行統一管理，由市各業務主管部門監督指導。
4：規范和標準工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規范或標準的占38％。其中，許多規范和標準或由上級業務主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業務主管部門聯合制定管理規范和標準的情況下，區縣檔案部門無法對專業檔案管理進行有效的監督、指導和服務，并得到立檔單位的認可。
存在上述問題的主要原因，一是專業檔案的數量和內容伴隨著經濟、社會的改革與發展出現了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經驗；二是檔案行政管理部門與各專業主管部門協調不夠，對專業檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現象；三是缺乏對專業檔案歸屬流向的總體設計，導致專業檔案管理中出現了一定程度的無序。
二、關于區縣專業檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問題
1、改革開放以來，區縣屬機關、單位各類專業檔案大量涌現，而檔案歸屬與流向的有關規定不明確、不具體或原來的規定不符合基層業務工作實際，導致各類專業檔案大量積存在形成單位，只有進口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業務工作造成很大困難。另一方面，也影響了區縣綜合檔案館館藏結構的豐富與優化。
2、部分區縣行政機關隸屬關系發生變化，由隸屬區縣政府轉為由市業務主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關形成的文書檔案，區縣檔案館一般仍按過去的規定接收，形成機關也比較配合。而對于各類專業檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業主管部門已經設立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區縣檔案資源尚不明確。“屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業或建設活動為主的檔案”應納入地方綜合檔案館收集范圍的規定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業檔案館的合并，區縣專業檔案歸屬流向的調整和區縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區縣行政區劃整合，還是分門別類按不同級別行政區劃整合，至少在大城市的核心功能區及城市功能拓展區，需要從國家檔案資源配置的全局出發，合理設計、科學規劃和審慎決策。
(二)設計專業檔案歸屬流向的原則
規劃區縣專業檔案的歸屬與流向要在遵循“統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發展原有各級國家綜合檔案館，根據需要適當建立部門檔案館，把國家檔案館網建設成為結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息能力、為社各方面提供優質服務的有機整體”的檔案館設置與布局原則基礎上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護國家記憶
區縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔維護本行政區各項事業歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠保存價值檔案的終極歸宿。市級專業檔案館是收集、管理某一領域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領域檔案的職能，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要設置。部門檔案館是各專業主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網布局的組成部分，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要在形成專門業務或科技檔案數量大的專業主管部門設置。按照國家現行規定，
部門檔案館中記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當前，針對各類專業檔案大量涌現以及專業檔案在形成、保管、利用上的特點，應合理規劃我市的檔案館網布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責，促進全市國家檔案資源的整體建設和管理。
2、創新專業檔案管理體制，服務現實工作
專業檔案數量龐大、類型復雜、分布廣泛，具有專業性、獨立性、動態性和現實工具性強的特點。應根據專業檔案形成、保管、利用上的特點和業務部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應各類專業檔案管理與建設的需要，更好地為現實工作服務。
(1)由專業檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態性、現實工具性都比較強的專業檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業工作的正常進行。形成科室應承擔積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務，并承擔將其中已失去現實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責，接受本區縣檔案行政管理部門的監督指導。
(2)由專業檔案形成單位的專業檔案室或專業文件管理中心保管的模式。對于形成數量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業人員直接控制和使用的專業檔案，可以成立專業檔案室或專業文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。
(3)由專業檔案形成單位綜合檔案室統一保管的模式。根據歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業檔案，應納入本單位綜合檔案室統一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業主管部門需要按行業整合的專業檔案特別是垂直管理單位的專業檔案，可以按照規定向專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業檔案管理中心和部門檔案館應具備安全保管和充分開發檔案信息的條件和能力，承擔向社會提供檔案利用的職責，保證本行業專業性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業檔案管理體制，是為了扭轉當前專業檔案管理工作出現的無序狀況，更好地服務于現實工作，發揮專業檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務的整體效應。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應由檔案行政管理部門和專業主管部門做出統一規定。同時，無論是采取哪種模式，都應接受檔案行政管理部門的監督指導，并按規定向綜合檔案館移交記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。
3、按地域整合與按行業整合并舉，方便社會利用
實施檔案資源整合是強化檔案集中統一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業整合。對于特大城市而言，城市基礎設施、公用事業以及一些需要垂直管理的專業性工作，往往不是按區縣行政區劃來設置和管理的。對于這些行業形成的檔案資源應當首先按照專業管理的需要進行行業性整合，而后再按照維護國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區縣檔案館主要應整合本區縣行政區劃內具有行政隸屬關系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區縣行政區劃管理與建設的其他各類國家檔案資源。
隨著國家行政管理體制的改革，出現了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統。為加強本行業、本系統管理的需要，縱向系統的檔案資源整合應運而生，專業主管部門的行業性檔案管理機構也將隨之得到強化和發展。面對檔案資源整合新的發展趨勢，各級檔案行政管理部門應當協調各專業主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設的高度，對各級各類專業檔案資源的歸屬與流向進行頂層設計和統一規劃。
三、加強專業檔案管理的幾點建議
(一)加強對專業檔案監督管理的建議
1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業務主管部門開展對專業檔案資源的全面普查，在調查研究的基礎上，制定專業檔案資源管理與建設的對策與措施。
普查應著重了解各類專業檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應盡可能詳細、具體，如形成情況應了解每類專業檔案的具體文種、形成部門、年均形成數量、現有數量等；整理情況應了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態管理等；保管情況應了解專業檔案庫房設置、保管條件、管理機構及人員等；利用情況應了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應了解各類專業檔案有無歸屬流向的具體規定、專門檔案館或部門檔案館設置情況、有無銷毀到期檔案的具體規定或處置辦法等；監督指導關系應了解檔案管理部門和業務主管部門在哪些管理環節存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學合理地制定專業檔案建設規劃和管理措施。
2、切實加強對專業檔案的監督管理。專業檔案管理是各行業、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數量龐大、類型復雜、分布廣泛的專業檔案，必須站在國家檔案資源建設的高度，從管理體制、規范標準等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業檔案的特點，切實加強對專業檔案資源的管理與建設。
要針對各類專業檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業主管部門、綜合檔案館與專業檔案館、監督指導機關與檔案形成部門的職責分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協調、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業檔案管理的政策、法規、規范、標準，推進各類專業檔案管理的標準化、規范化建設，維護專業檔案的連續性和整體性，有效地支持專業活動的正常開展，積極發揮專業檔案的社會作用。要在繼承專業檔案管理成功經驗的基礎上，注重制度創新，根據各類專業檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創新管理理念和模式，既要堅持統一領導、分級管理、維護檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業檔案的自身屬性和特點，創造有利于各類專業檔案資源建設、管理、利用的新形式。當前加強專業檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設的全局出發，協調各方面關系，全面梳理各類專業檔案的歸屬與流向，落實市、區、縣檔案局(館)和專業主管部門監督、指導、接收專業檔案的職責和檔案形成部門積累、整理、移交專業檔案的職責，推動各類專業檔案管理活動的有序開展。
(二)關于專業檔案歸屬流向的建議
以各級國家綜合檔案館為主、專業檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網布局，合理設計、統一規劃全市專業檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業統一領導、分級管理、條塊結合的層面，構建“結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息的能力、為社會各方面提供優質服務”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設協調發展的格局。
1、設立若干專業檔案館
專業檔案館是按專業設置的，收集和永久保管特定領域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自冶區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負責統籌規劃，報同級人民政府批準，并報國家檔案局備案。
目前，我市設置的城市建設檔案館，是收集、管理和永久保存城市規劃、建設有關檔案的專業檔案館。還可以根據需要設立若干專業檔案館，收集、管理和永久保存特定領域或者特殊載體的檔案，以加強專業檔案的管理與建設。
2、設立若干部門檔案館(檔案管理中心)
部門檔案館是專業主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自治區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關專業主管部門，根據實際情況需要設館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統籌規劃并報同級人民政府批準。
目前，我市設有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案。《北京市檔案館設置和布局方案》規定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業務和科學技術檔案數量大的市專業主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規定向市檔案館移交。
可以考慮設立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業主管部門，如工商行政管理局、質量技術監督局、藥品監督管理局、國土資源管理局等部門，設立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，以及由所屬區縣分局形成的需要按行業整合的專業檔案。其所屬的各區縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規定向區縣綜合檔案館移交。
3、在區縣專業主管部門設立專業檔案管理中心
一、新型農村社區建設過程中檔案管理工作的特點
（一）涉及面廣，檔案類型豐富從檔案的形成部門看，新型農村社區建設不但涉及各級相關行政監管審批部門、鎮鄉、行政村，還涉及工程建設的設計、施工、監理等單位；從檔案形成的門類來看，既產生大量的文書檔案，還產生大量的基建、會計、聲像等類型的檔案；從檔案形成的載體看，既有紙質載體的檔案，還有電子檔案、實物檔案等。（二）更加強調時效性新型農村社區建設往往采取的是政府和大型企業合作建設的方式，在建設的時間節點上，體現了時間緊、節奏快、環環相扣的特點。具體到檔案管理工作上來說，由于相關檔案材料都是隨著建設過程的推進而產生的，因此同樣體現出較強的時效性。這就要求文件材料的收集歸檔要及時跟進，否則就很有可能造成永久性的遺失。（三）對專業性的要求更高在新型農村社區建設過程中，無論是文書、基建、設備檔案，還是聲像、會計、電子、實物檔案，每一門類檔案都有其特定的形成規律和特點，而且這些規律和特點往往隱藏在一定現象的背后，需要實踐者要具有一定專業知識。具體來說，這些檔案的收集整理不但需要掌握較強的專業基礎，而且需要檔案管理人員把相關的專業知識與具體的工作實踐相結合。
二、新型農村社區建設過程中檔案管理工作存在的問題
（一）領導重視程度有限，檔案管理力度尚待提升。當前，北京市一些地區的鎮鄉將新型農村社區建設作為最緊要的任務去落實，但是他們并沒有將檔案工作列入其中，沒有把通過檔案驗收作為新社區竣工驗收的前提。從行政村的情況看，部分行政村的檔案工作尚未形成正常領導體制和工作機制，行政村領導對檔案工作重要性認識不夠，對檔案相關法律法規不了解，檔案工作沒有得到應有的重視和關注，檔案管理所需的人、財、物均無法得到很好保障。新社區建設時，由于原行政村拆除，臨時的辦公條件有限，檔案保管的設施設備跟不上，普遍存在檔案管理措施不力，保管條件差的現象。如有的行政村檔案室地方狹小，致使檔案無法實行集中統一管理，只能分散保管在各辦公室，遺失、廢棄、蟲蛀等風險較大；有的行政村檔案無專人管理，柜子不上鎖，誰都可以隨意查閱和利用檔案；有的行政村檔案資料零散存放，日常工作中檔案資料誰用誰管，中間如果出現人員變動，很容易造成檔案資料遺失。（二）缺乏有效監督，檔案收集不到位。新型農村社區建設過程中的檔案工作與日常的農村檔案工作存在較大差別，無論是產生的文件材料數量，還是檔案的門類都遠超過日常農村檔案工作中產生的文件材料。由于缺乏有效的監督指導，這些行政村并沒有根據工作情況的變化及時調整本單位的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，導致許多有歸檔價值的文件材料都散落在各部門中，沒有能夠及時地收集歸檔。此外，新社區建設過程中，由于缺乏明確的任務分工，相關部門對合并村鎮的地物、地貌、重要建筑、文物古跡等原貌，沒有足夠的記錄存檔意識，致使這些重要的信息不能較好地留存下來，造成永久的遺憾。（三）檔案移交不規范新型農村社區建成后，無論是由一個行政村轉化而來的，還是由幾個行政村聯合建成的，原行政村的所有檔案都應該移交給新成立的社區保管，然而目前仍存在檔案移交不按程序辦事，交接時檔案底數不清，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的也不簽字，交接手續不嚴密、監交工作不嚴格等問題。甚至出現相關檔案不移交或不按期移交，移交的檔案不完整等現象，這樣很容易造成移交的檔案既不能真實全面地反映原行政村的基本職能和歷史全貌，又不能把新型農村社區建設過程進行全程留痕。
三、做好新型農村社區試點建設過程中檔案管理工作的對策
（一）加強領導，完善制度，做好新型農村社區建設過程中的檔案管理工作。鄉鎮作為新型農村社區建設的牽頭單位，從開始就應把檔案工作列入新型農村社區建設工作計劃中，與社區建設的各項工作統籌規劃，保障檔案工作與社區建設各項工作同步開展。區檔案局與鄉鎮應指導參與新型農村社區建設各單位、各部門建立健全檔案管理制度和標準，使工作制度覆蓋新型農村社區建設過程中檔案收集、保管、利用、移交等各個環節，形成制度體系，主要包括檔案管理人員崗位責任制、文件歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案保管制度等規章制度。各單位、各部門要切實增強工作責任感，認真分析并及時解決新型農村社區建設過程中檔案管理工作中存在的各種困難和問題；加強對新型農村社區建設過程中各環節業務文件資料及照片、音像、實物和電子文件的收集力度，集中統一保管，確保新型農村社區建設過程中產生的檔案文件完整、準確、系統、有效；要把新型農村社區建設過程中的檔案管理責任落實到崗、到人，切實加強社區檔案保管工作，檔案庫房應確定專人負責管理，檔案管理人員要切實履行管理職責；要根據工作需要配備相應的設施設備，采取各種防范措施，切實做好防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物（霉菌、蟲、鼠）、防火、防盜等工作，確保檔案的安全保管。（二）加強監督指導，保證新型農村社區建設過程中。文件材料的完整收集區檔案局可以聯合鄉鎮，依照“提前著手、提前介入、減少散失”的原則，即根據新型農村社區建設過程中檔案工作的特點，按照國家有關規定和檔案規范管理基本要求，編制一些易懂、易操作的教材，可以通過微信、QQ等手段，采用一對一指導等方式，積極幫助各單位、部門檔案管理人員學習掌握檔案業務知識，掌握專業技能，做到全程督查，隨時指導，發現問題及時糾正，確保在新型農村社區建設過程中，各門類、載體文件材料收集的齊全完整。同時，區檔案局要指導行政村科學編制新型農村社區建設過程中的文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，將新型農村社區建設過程中形成的具有保存價值的文件材料全部納入歸檔范圍，科學劃分保管期限，使各單位、各部門檔案管理人員有章可循、有法可依，知道哪些文件材料應該被收集。行政村的檔案管理人員，以及新型農村社區建設過程中各臨時機構的兼職檔案管理人員，要依據修訂的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，認真做好本單位、本部門產生的文件材料的收集工作。如鄉鎮牽頭負責部門，重點加強收集諸如市、區縣、鄉（鎮）有關新型農村社區建設的方案、辦法、通知，新型農村社區建設工作中形成的建設規劃平面圖、鳥瞰圖、宣傳資料、統計報表、工作小結、工作臺賬及有關新型農村社區建設各種信息等；參建施工部門要重點加強收集諸如新型農村社區建設的地質勘探、規劃設計、圖紙報表、工程質量管理等；行政村要重點加強收集諸如群眾入戶登記、房屋丈量評估、征求意見書，新住宅樓的建筑與結構施工測量記錄、施工記錄、施工試驗、過程驗收、竣工圖，新住宅樓的電、暖、水、煤施工記錄、施工試驗、過程驗收、竣工圖，太陽能熱水系統工程、陶瓷等施工材料構配件檢測報告、進場檢驗、設備開箱檢查的文件材料等。此外，鄉鎮牽頭部門還應指定相關部門人員注意拍攝留存好行政村拆遷及新型農村社區建設過程中有關聲像和照片資料等歷史原貌等資料。（三）嚴格把握移交全流程，做好檔案的移交工作。原行政村所形成的檔案移交給新成立的社區前，主要做好以下五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數；二是對借出的檔案要及時催還；三是要注重收集散存在各部門工作人員手中的文件材料；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格；五是撰寫檔案移交說明。在正式移交過程中，要做好檔案交接監督工作。檔案交接監督工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，檔案交接監督人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。交接雙方在交接監督人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式三份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、交接監督人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。
作者:錢海峰 單位:北京市檔案局
參考文獻：
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關鍵詞:檔案保護 現代檔案 網絡化 安全
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)05(a)-0242-01
檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻,是具有憑證價值屬性和保存價值的歷史記錄。區別于圖書情報資料和文物,檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。近些年來,隨著知識經濟的興起,互聯網技術廣泛應用于生產生活的方方面面,現代檔案的形式和載體在信息化基礎上呈現多樣性,其制作手段和表現方式也日趨多樣化。檔案保護工作是開展檔案工作的有力后備保障,但是現行檔案保護的技術手段和覆蓋范圍難以滿足現代檔案保管的要求,數字信息環境下檔案保護標準的缺失,更是加劇了新形勢下檔案保護工作的困難。
1 我國現行檔案保護標準缺失的具體表現
1.1 檔案保護標準和規范體系的建設缺乏統一性
1.1.1 缺乏對不同存留場所中的統一保護標準
重視業務活動的承辦單位在留存檔案的過程中,輕視檔案的保存工作,將檔案工作當做業務活動的輔助品,導致檔案保護工作的積極性大大降低。檔案文件在承辦單位階段得不到應有的重視,不利于后續檔案工作進行全程管理和控制。
另一方面,中間檔案館、總檔案館和專門檔案館偏重于保管一些經過篩選的具有重要保存價值的檔案,檔案工作人員的保護意識和專業知識相對較強,在工作中極易產生過度的保護措施,導致工作效率低下、管理效益不盡如人意。
1.1.2 各類檔案保護的標準體系未能規范化
《檔案法》的頒布,帶動了《磁性載體檔案管理保護與規范》、《檔案微縮品保管規范》等行業標準的出臺,這一系列的操作規范和標準雖然在一定程度上指導了實際工作,但是仔細研究其層次內容和結構體系,我們可以看出現有的行業標準涉及主體權益保護權益不明、數據控制籠統化、各標準之間分散割裂等不足之處。有關標準注重保護的要求,卻忽略了檔案利用時的便利性,有些規定甚至直接與實際工作相悖,造成了現行規章制度與時間的不一致。
1.2 檔案保護觀念陳舊,缺乏前瞻性保護措施
1.2.1 檔案保護專業人才在現有條件下無法發揮應有的價值
據有關部門統計顯示,從我國創辦檔案教育延續至今,全國共33所普通高等院校和14所成人高等院校設立了檔案系,開設了檔案保護課程,并另有近50個中等檔案教育培訓點,為國家檔案部門輸送了大批高層次的保護專業技術人員。盡管如此,在實際檔案管理工作中,受過系統教育的的高素質檔案管理專業人才在我國檔案部門現行的傳統低效率的工作環境下,往往顯得格格不入。檔案保管單位整體管理水平低下,工作氛圍淡薄都制約了高素質人才專業價值的發揮。
1.2.2 檔案保護技術落后,無法適應現代檔案管理的要求
檔案保護的技術方法直接作用與文件載體,我國現有檔案保護技術的科技含量不高,對于不同文件載體的個性化保護力度不足,先進工藝引進力度不夠,特別是基層檔案館儲存濕度較大、運用傳統的淀粉修復方式等現狀,更是對紙質檔案的二次破壞。
1.2.3 相關職能部門缺乏前瞻性認識
電子文件越加廣泛地應用于檔案管理工作,借助先進技術實現信息與載體的分離變得切實可行,電子文件的在信息技術的普及下已經逐漸實現了前瞻性控制。但是不可否認的是,紙質檔案依然是檔案工作的主體。紙制品具有容易受損的特質,但是在歸檔初期,工作人員的不規范操作往往對原始文件造成不可修復的人為性毀害,增加了后續檔案保護工作的難度。
1.3 重要檔案保護機制和災害預防工作欠缺完善
我國對重要檔案的保護工作,目前還停留在各單位自主進行的階段,缺乏行之有效的統一管理標準。相比之下,雖然各部門已經意識到災害預防在檔案管理保護中的重要作用,但是,災害預警組織結構不完備、突發災害問責制不完善、突發災害應對流程不規范等現象依然長期存在,使得災害預警形同虛設。
2 解決檔案管理問題的對策
2.1 制定統一保護標準,指導檔案保護工作順利開展
2.1.1 開展常規管理工作的同時,注重各個檔案留存環節的同步執行度
無論是在檔案創建的承辦單位初期或是檔案轉以后的中間檔案館、專門檔案館階段,常規的檔案安全防護工作都應是每一個檔案工作人員的職責所在,充分重視日常工作中的細節,才能杜絕檔案文件在不同留存產所遭受區別化待遇。
2.1.2 制定可操作性強的統一保護標準
各行業、各系統、各單位下屬檔案館,都應在國家檔案局的領導下,根據具有宏觀指導意義的檔案保護標準規范,制定既符合大方向發展、又適應小團體現狀的操作規范,形成自上而下的標準體系,促使具體措施的擬定,保障檔案保護工作在政策上的宏觀統一性。
2.2 更新檔案保護理念,加強檔案保護意識
2.2.1 增強人才實踐技能
檔案保護工作的技術性和操作性強度大,這就要求工作人員不僅需要熟悉各檔案館不同的環境條件,更要熟悉實際工作中用到的硬件設備。因此,在我國檔案保護專業人才的培養方面,立足現有條件,強化其實踐技能是相當必要的,與此同時,單位應加強檔案保護工作人員的思想教育,促使其產生工作積極性,自覺增強保護意識,有針對性培養應用型的專業人才。
2.2.2 職能部門加強前瞻性措施
針對紙質文件的保護管理,為避免人為操作不當導致的二次破壞,檔案工作工作人員要在檔案建立初期就積極介入,從源頭開始進行檔案保護工作,實現對檔案管理工作的全程控制和全面管理。職能部門的前瞻性控制措施,能夠有效保障檔案文件、特別是紙質文件的完整度,提高其利用價值。
2.3 完善災害預警和重要檔案保護機制
災害預防是檔案保護工作的重要組成部分,做好災害預警可以有效降低可預見性災害帶來的損失。各檔案管理單位應該在日常工作中明確規定突發災害緊急處理方案、預案操作標準以及突發災害相關問責制度。無論災害是否發生,對重要檔案的保護都應該得到有效穩妥的保管,結合先進的科學技術,將檔案信息通過掃描、拍照、數據轉換等方式進行特殊保管,確保重要信息的長期有效保存。
3 結語
我國檔案保護工作是歷史賦予的一項長期性工作,其管理方式的改革并非一朝一夕就能實現。各單位、各部門應該在權威的管理體系下,通過自上而下的方式規范檔案保護工作的實際操作過程,使得檔案管理人員在工作中有法可依、有跡可循,從而提高管理效益,促進檔案保護工作向更加規范化、合理化的方向發展,為我國人力資源相關工作提供有力支撐,進而實現同國際先進國家的接軌。
參考文獻
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當前，我國已經步入了信息化時代，信息技術早已被應用到社會生產的諸多領域，促進了社會的發展和進步。然而，基層電視臺的檔案管理信息化程度并不高，檔案管理的方式和手段依然比較落后，這與快速發展的信息化進程相差甚遠。檔案管理的重要性毋庸置疑，運用信息技術來提高檔案管理的質量和效率是基層電?臺檔案管理實現創新發展的必然選擇。
一、實現規范化管理，提高信息化水平
現階段，信息化水平成為衡量當代檔案管理工作的重要標尺。基層電視臺檔案管理的首要工作就是要在規范化管理的基礎上提高自身的信息化水平。為此，基層電視臺必須將信息化建設作為當前檔案管理的重點突破口，不斷提高檔案管理的信息化水平。長期以來，基層電視臺確保統一的信息化建設標準，沒有實時更新檔案資源數據庫，無法有效發揮檔案信息資源的價值。為此，基層電視臺有必要統一和規范信息化管理標準，建立健全檔案信息化系統，將分散在個人手中的檔案資料收回，及時地對資料進行記錄，完善數據庫資料，為以后資料的查詢、開發、利用做好準備。再者，當前基層電視臺檔案管理需要逐步完善信息化建設，引入先進的信息管理軟件，加強對電子檔案的管理，確保歸檔資料的真實、具體、全面。基層電視臺在推行檔案信息化管理的過程中，還需要重視相關信息安全機制的建立，在建檔、查檔、歸檔、調檔等過程中，必須增強安全防范意識，防止出現丟當、失密現象。為了提高檔案資源的利用效率，可以建立檔案信息資源目錄，同時采用加密措施，做好防火墻的設置和數據備份工作，確保檔案信息的安全使用。
二、實現系統化管理，做好檔案的分類
基層電視臺檔案管理需要從實際工作需要出發，針對檔案管理的各個流程與環節，建立信息化檔案管理系統，以便于強化檔案管理的功能，更好地實現信息共享，提高檔案資料的查詢、使用效率。基層電視臺檔案管理系統化建設，能夠在各部門之間建立一個完善的網絡框架，編輯室、欄目組等各部門之間可以通過信息管理系統實現相互間檔案信息的有效利用，有助于提高基層電視臺的整體工作效率。與此同時，傳統的人工查詢檔案資料特別慢，而且由于檔案管理工作量大，有時會出現檔案資料亂放一氣的情況。信息時代基層電視臺檔案管理工作可以借助信息化手段，做好檔案的分類管理。分類管理是檔案系統化管理的前提和基礎，基層電視臺的工作面寬，涉及到的檔案資料較多，有來自各部門的視頻資料、音像資源、照片資料、紙質資料等，為了方便大家檢索，就需要做好檔案的分類管理，將素材檔案、新聞檔案、節目檔案進行分門別類，并存儲到檔案資源數據庫中，方便人們及時查詢和使用檔案資料。
三、實現現代化管理，提升自動化程度
信息時代基層電視臺需要不斷提高檔案管理的自動化程度和現代化水平。一方面，要配備現代化設備，完善信息化設施建設。基層電視臺應該將配備現代化設備作為自身發展規劃中非常重要的一個項目，滿足檔案管理信息化建設的物質條件基礎。基層電視臺需要引進檔案管理的硬件和軟件系統，及時更新落后或損壞的計算機、復印件、打印機、掃描儀等設備，安裝先進的檔案管理軟件，做好各種檔案文件資料的接收、整理、存儲、檢索工作，真正實現檔案管理數字化、網絡化、自動化發展，充分利用先進的設備和軟件開展檔案資源管理工作。同時，基層電視臺應統一配備軟硬件設備和系統，防止出現各部門檔案數據不兼容等問題，消除檔案信息化管理中的各種障礙，采用自動編目檢索、自動標引、計算機輔助立卷等現代化管理手段，提高檔案管理的自動化程度。另一方面，要不斷優化電子檔案。電子檔案相對來說要比紙質檔案傳遞速度快、存儲密度大且易于復制和使用。電子檔案也是檔案管理信息化建設的核心，電子檔案有助于人們搜集、篩選以及反復使用，所以，基層電視臺應該利用先進技術通過掃描、照相等手段將紙質檔案轉化為電子檔案，以便于完善檔案資源數據庫，確保電子檔案的齊全。此外，基層電視臺所產生的音頻、視頻資料應該按照電子文件檔案管理規范進行標準化存儲，做好電子檔案的檢驗和審核，確保電子檔案的真實性。為了確保電子檔案的安全性，還可以采用云技術，將重要的檔案資料上傳到網絡空間站，同時做好電子檔案的數據備份工作。
四、實現人性化管理，培養信息化人才
基層電視臺應該多關注檔案管理人員的工作情況，給予檔案管理更多的鼓勵和支持。在引進先進的信息化設備和軟件后，還需要及時安排檔案管理人員進行相關技術知識的學習，提高檔案管理人員的計算機操作水平，增強檔案管理人員信息加工和處理的能力。與此同時，作為檔案管理人員，也應該加強自我學習，熟練運用計算機和軟件系統，積極參與單位組織的信息化培訓，不斷提高自身的職業素養，迅速成長為一名既懂信息技術又懂檔案管理的復合型人才。
