時(shí)間：2023-05-31 09:33:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇對(duì)檔案管理的建議，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：水電；工程檔案；管理
作者簡(jiǎn)介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發(fā)有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發(fā)有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）
中圖分類號(hào)：G27?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?????文章編號(hào)：1007-0079（2012）21-0122-02
我國(guó)水電資源豐富，理論蘊(yùn)藏量居世界首位。近年來(lái)，水電開發(fā)迅猛，2010年8月，全國(guó)投產(chǎn)裝機(jī)容量超過(guò)了2億kW。隨著水電項(xiàng)目投資的加快，對(duì)水電項(xiàng)目工程檔案的科學(xué)、規(guī)范管理也需要及時(shí)跟進(jìn)。水電工程檔案作為基本建設(shè)工程檔案的重要組成，是企業(yè)檔案的工作主要內(nèi)容，是工程管理的重要部分。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[1]做好水電工程檔案，實(shí)現(xiàn)檔案能夠?qū)λ婍?xiàng)目真實(shí)有效記載，不僅是檔案服務(wù)于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期、規(guī)避諸多風(fēng)險(xiǎn)的要求，也是工程投產(chǎn)后安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、維護(hù)各方權(quán)益的需要，更是積累社會(huì)發(fā)展成果財(cái)富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項(xiàng)目工程檔案的特點(diǎn)
工程檔案是指建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)及項(xiàng)目后評(píng)價(jià)整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中形成的，具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實(shí)歷史記錄，又稱基建工程檔案或項(xiàng)目檔案。
水電項(xiàng)目工程檔案是基建工程檔案的重要構(gòu)成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設(shè)的長(zhǎng)周期性、嚴(yán)格的建設(shè)程序性、多學(xué)科跨專業(yè)性，決定了水電工程檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大等特性，具有綜合性強(qiáng)、形成周期差異大、形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)、文書與科技檔案相互滲透等特點(diǎn)。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，也是水電項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前必須完成的單項(xiàng)驗(yàn)收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內(nèi)容
水電項(xiàng)目工程檔案基本上分為項(xiàng)目專項(xiàng)評(píng)價(jià)檔案、設(shè)計(jì)成果檔案、招標(biāo)投標(biāo)及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設(shè)備儀器檔案、工程財(cái)務(wù)檔案、往來(lái)文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構(gòu)成內(nèi)容是管好水電工程檔案的前提。
1.項(xiàng)目專項(xiàng)評(píng)價(jià)檔案
按照國(guó)家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)定，項(xiàng)目前期和后期主要進(jìn)行環(huán)保、水保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、地質(zhì)災(zāi)害、占?jí)旱V藏、并網(wǎng)審查、取水、地震、安全評(píng)估及部分項(xiàng)目竣工單項(xiàng)驗(yàn)收，按照項(xiàng)目屬地原則逐級(jí)上報(bào)和下批文件。上述專項(xiàng)報(bào)告和審批文件是項(xiàng)目合法性資料，須完整歸檔。
2.設(shè)計(jì)成果檔案
項(xiàng)目總體規(guī)劃、項(xiàng)目建議書、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)報(bào)告及按項(xiàng)目規(guī)模審批權(quán)限的報(bào)批文件；施工圖、設(shè)計(jì)變更、專業(yè)模型試驗(yàn)、地質(zhì)、地形和地貌測(cè)繪報(bào)告等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)成果資料。
3.招投標(biāo)、合同檔案
招投標(biāo)檔案是對(duì)從招標(biāo)公告開始到中標(biāo)通知發(fā)出整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)過(guò)程的反映，主要由招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評(píng)標(biāo)組織機(jī)構(gòu)、評(píng)標(biāo)辦法、會(huì)議制度、會(huì)議記錄、澄清函、評(píng)標(biāo)報(bào)告等組成。按照規(guī)定，投標(biāo)文件一般只歸檔已中標(biāo)單位的投標(biāo)文件，對(duì)于未中標(biāo)者的投標(biāo)文件在項(xiàng)目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標(biāo)過(guò)程，應(yīng)將未中標(biāo)單位的投標(biāo)報(bào)價(jià)附于開標(biāo)記錄后進(jìn)行永久歸檔。
合同檔案包括合同會(huì)簽單、談判紀(jì)要，補(bǔ)充協(xié)議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權(quán)書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規(guī)劃、勘測(cè)、勘驗(yàn)報(bào)告、報(bào)批文件、土地丈量、公告、合同協(xié)議、補(bǔ)償費(fèi)發(fā)放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協(xié)議、補(bǔ)償費(fèi)發(fā)放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉(xiāng)、村、社行政機(jī)構(gòu)分別造冊(cè)，三者應(yīng)相互對(duì)應(yīng)，形成有效閉環(huán)，便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過(guò)程，是移民工作驗(yàn)收的基礎(chǔ)和憑據(jù)[3]，是水電工程檔案管理的難點(diǎn)。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點(diǎn)，直接反映工程質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、安全、監(jiān)理、階段驗(yàn)收、竣工圖等內(nèi)容。
（1）質(zhì)量管理文件。工程質(zhì)量文件是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的主體，案卷數(shù)量約占項(xiàng)目檔案的80%左右，歸檔需經(jīng)施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理三方對(duì)文件齊全、完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行會(huì)審。主要有三部分：
基礎(chǔ)部分——質(zhì)量控制體系建設(shè)，包括技術(shù)負(fù)責(zé)人、三檢人員名單及資質(zhì)的質(zhì)量控制機(jī)構(gòu)；測(cè)量成果；施工技術(shù)要求；施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及其監(jiān)理人批復(fù)等資料。
原材料、建筑成果檢測(cè)檢驗(yàn)——原材料（構(gòu)配件）進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)（包括出廠試驗(yàn)報(bào)告、合格證，工地復(fù)檢材料并報(bào)監(jiān)理人審批后使用）、成品（半成品）現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)檢驗(yàn)及其橫向檢驗(yàn)；取芯試驗(yàn)報(bào)告。
過(guò)程控制部分——分項(xiàng)質(zhì)量驗(yàn)收、單元工程、分部工程、單位工程、單項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定，單位（單項(xiàng)）工程移交申請(qǐng)及鑒定書。分項(xiàng)驗(yàn)收是質(zhì)量控制最底層環(huán)節(jié)，以土建砼工程為例，主要由基礎(chǔ)面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過(guò)程控制資料按照從高到低的層次順序關(guān)系依次為：過(guò)程控制資料—單項(xiàng)工程評(píng)定資料—單位工程評(píng)定資料—分部工程評(píng)定資料—分項(xiàng)工程評(píng)定資料。
（2）進(jìn)度控制文件。項(xiàng)目開工申請(qǐng)及開工令、依據(jù)合同文件編制的總進(jìn)度計(jì)劃、階段進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度分析資料及計(jì)劃調(diào)整資料，計(jì)劃在執(zhí)行過(guò)程中的專題會(huì)議紀(jì)要。以上資料均需監(jiān)理人審查批準(zhǔn)。
1新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的困境分析
目前，新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案在管理過(guò)程中存在著上述諸多困境，作者認(rèn)為其主要原因可以歸結(jié)為以下幾個(gè)方面：
一是對(duì)于醫(yī)療檔案管理的思想認(rèn)識(shí)程度不高。這主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面，一方面管理層對(duì)于醫(yī)療檔案管理的思想重視程度不夠，雖然或已制定了各種管理辦法，但在執(zhí)行的過(guò)程中，存在著執(zhí)行不嚴(yán)格，執(zhí)行不到位等諸多情況。另一方面，對(duì)于醫(yī)療檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)不足，很多工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到醫(yī)療檔案管理的對(duì)重要性，因此，存在著一些僥幸疏忽大意的情況，這些對(duì)于醫(yī)療檔案的日常管理都產(chǎn)生了一些不利的影響。二是醫(yī)療檔案管理沒有形成科學(xué)有效的管理體系。醫(yī)療檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，因此，在管理的過(guò)程中必須要結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，建立形成一套科學(xué)完整的管理辦法，有的放矢，這樣才能更好的解決各種在管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。三是醫(yī)療管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。在現(xiàn)實(shí)生活過(guò)程中，廣大農(nóng)村地區(qū)的醫(yī)療檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)并高，造成這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，一方面很多從業(yè)人員并不是醫(yī)療專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)于醫(yī)療檔案管理工作業(yè)務(wù)并不精湛，另一方面由于缺少必要的系統(tǒng)培訓(xùn)，因此，一些相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)缺少理論性。最后，在實(shí)際過(guò)程中，少數(shù)醫(yī)療檔案管理人員自我的文化素養(yǎng)不高，對(duì)待工作的積極性和熱情缺乏，這些都造成了醫(yī)療檔案管理在開展的過(guò)程中存在著各種問(wèn)題。
2關(guān)于新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作的建議
新型農(nóng)村合作醫(yī)療是黨和執(zhí)政為民，心系群眾的一種惠農(nóng)政策，它不僅切實(shí)解決了廣大農(nóng)村地區(qū)農(nóng)民生病就業(yè)難的問(wèn)題，同時(shí)，更有利于社會(huì)的和諧穩(wěn)定，隨著該項(xiàng)政策的不斷深入，作為其重要的日常業(yè)務(wù)醫(yī)療檔案管理，也必須要不斷的適應(yīng)社會(huì)的需要，主動(dòng)適應(yīng)，順勢(shì)而為，這樣才能更好的符合社會(huì)發(fā)展的需要，更好的促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療各項(xiàng)工作的開展，服務(wù)廣大農(nóng)民朋友，作者認(rèn)為具體而言可以從以下幾個(gè)方面去入手：
一是提高職工隊(duì)伍的思想素質(zhì)。提高職工隊(duì)伍的思想素質(zhì)，才能不斷的提升職工的工作效能，服務(wù)醫(yī)療檔案管理工作科學(xué)發(fā)展，目前，我國(guó)新型農(nóng)村醫(yī)療合作管理單位基本屬于財(cái)政支付型事業(yè)單位，在其中一些有編制的老職工中由于受到一些老思想、老意識(shí)的影響，在工作上存在著舊的作風(fēng)和舊的行為，此外，由于體制原因，在現(xiàn)代醫(yī)療合作管理單位中的職工中很多是屬于臨時(shí)聘用制員工，工作水平低，待遇福利不好，因此，工作的積極性和熱情不高，這些都嚴(yán)重影響了醫(yī)療檔案的管理科學(xué)開展，使得醫(yī)療檔案管理的管理工作跟不上時(shí)展的需求，出現(xiàn)了一定的滯后性。因此，建議要進(jìn)一步加強(qiáng)職工隊(duì)伍的思想素質(zhì)建設(shè)，不斷提高職工的能力素養(yǎng)，讓職工從內(nèi)心深處真正看到醫(yī)療檔案管理工作對(duì)于新型農(nóng)村合作醫(yī)療的重要性，看到檔案管理的好壞將直接關(guān)系到群眾的切身利益，充分認(rèn)識(shí)到只有不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，不斷提高自我，才能更好的檔案管理工作，服務(wù)廣大農(nóng)民朋友。二是促進(jìn)管理工作的科學(xué)性。促進(jìn)工作的科學(xué)性才能讓工作更加的順利，更加符合規(guī)律，目前，很多醫(yī)療檔案管理存在的管理上的各種問(wèn)題其直接原因就是管理工作的不科學(xué)，管理工作的不規(guī)范，管理工作的不到位，因此，在管理工作中要強(qiáng)化基礎(chǔ)性管理工作，要建立健全完善的，切實(shí)可行的管理制度，注重信息檔案的動(dòng)態(tài)管理，信息的適時(shí)更新，增強(qiáng)工作的規(guī)范性，這樣才能讓工作做得更加細(xì)致，更加出彩，也能更加符合社會(huì)發(fā)展的新要求。三是強(qiáng)化專業(yè)人員的培訓(xùn)工作。強(qiáng)化培訓(xùn)工作為醫(yī)療檔案管理人員不斷充電，才能不斷的提高他們對(duì)于檔案管理的思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)水平。筆者認(rèn)為各級(jí)醫(yī)療管理機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步加大專業(yè)人員的培訓(xùn)力度，召開各種培訓(xùn)班，培訓(xùn)專題講座等，通過(guò)這些進(jìn)一步提高醫(yī)療檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升他們對(duì)于醫(yī)療檔案業(yè)務(wù)的看法和認(rèn)知。四是加強(qiáng)醫(yī)療檔案管理的硬件條件。要提高醫(yī)療檔案管理水平就要不斷提高其醫(yī)療檔案管理的硬件條件，加大資金投入，改善醫(yī)療檔案管理的辦公條件，增添必要的計(jì)算機(jī)信息軟件等，不斷提升辦公的無(wú)紙化和信息化水平。
3結(jié)論
以上對(duì)新型農(nóng)村醫(yī)療合作保險(xiǎn)醫(yī)療檔案管理這一課題進(jìn)行了研究，并對(duì)醫(yī)療檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)，分析了其存在問(wèn)題，提出了優(yōu)化完善醫(yī)療檔案管理的具體建議，都具有現(xiàn)實(shí)的參考價(jià)值和意義。
作者：張文濤單位：秦皇島市新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理中心
醫(yī)院在長(zhǎng)期的科研活動(dòng)與科研的臨床實(shí)踐過(guò)程中積累了大量的業(yè)務(wù)資料，這些資料不僅記載了展開及發(fā)展科研的過(guò)程、績(jī)效，還客觀反映了醫(yī)院的整體科研能力和水平。一份完整規(guī)范的醫(yī)學(xué)科研檔案既可以隨時(shí)為研究者提供科研進(jìn)展情況，又是醫(yī)院科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的一個(gè)重要標(biāo)志。因此，如何做好和加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作至關(guān)重要。我院是一所醫(yī)學(xué)院校附屬醫(yī)院，擁有國(guó)家級(jí)重點(diǎn)學(xué)科和國(guó)家級(jí)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的三級(jí)甲等綜合性百年老院，設(shè)有專職人員從事科研檔案的綜合管理，現(xiàn)將筆者在醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作中的一點(diǎn)體會(huì)總結(jié)如下：
1醫(yī)學(xué)科研檔案管理與醫(yī)院檔案管理
醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)科學(xué)研究活動(dòng)中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學(xué)研究的詳細(xì)和過(guò)程[1]。作為醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的載體，醫(yī)學(xué)科研檔案蘊(yùn)含著大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)等科技信息，是豐富的信息資源和無(wú)形資產(chǎn)。醫(yī)學(xué)科研檔案還是一種衛(wèi)生資源，對(duì)科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及使用價(jià)值的鑒定起著十分重要的作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富[2]。加強(qiáng)對(duì)這一信息資源管理對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。檔案不僅涉及醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫(yī)看病的醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中有著非常重要的意義。兩種不同檔案管理工作具有一定的相同點(diǎn)，都是作為保管檔案的一個(gè)載體。但是，科研檔案管理不同于醫(yī)院檔案管理，因?yàn)閮烧叩姆?wù)對(duì)象和服務(wù)目的不同。
2醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)
綜合來(lái)說(shuō)，醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作具有自身的一些特點(diǎn)，主要可以概括為兩點(diǎn)：①科研檔案形成的周期較長(zhǎng)，專業(yè)性強(qiáng)且學(xué)科突出。由于展開的醫(yī)學(xué)科研工作需要形成的周期較長(zhǎng)，因此醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作需要一個(gè)較長(zhǎng)的周期性過(guò)程，且涉及的材料與內(nèi)容較多、范圍廣闊、覆蓋面深。其次，醫(yī)學(xué)科研檔案最突出的特點(diǎn)就是專業(yè)性強(qiáng)。課題需要分科管理檔案，并設(shè)有相應(yīng)的編碼以對(duì)號(hào)入座。醫(yī)學(xué)檔案的分類也清晰且明顯，通常分為大方向和小方向兩種，大方向指的是一類學(xué)科，小方向則指的是三級(jí)學(xué)科。在分類時(shí)要保持各個(gè)學(xué)科的相對(duì)獨(dú)立性，又要保持專題的完整性。②學(xué)科綜合性強(qiáng)，項(xiàng)目協(xié)作多。醫(yī)學(xué)科研研究特點(diǎn)本身也決定了其學(xué)科綜合性強(qiáng)、項(xiàng)目協(xié)作多的特點(diǎn)。醫(yī)學(xué)研究本身也是多學(xué)科內(nèi)容的研究，大量創(chuàng)新科技不斷應(yīng)用于醫(yī)學(xué)研究領(lǐng)域，交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的出現(xiàn)使許多重大課題不是一個(gè)學(xué)科、一個(gè)專業(yè)所能完成，必須多學(xué)科的綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)[3]。因此課題研究所形成的載體具有形式多樣、數(shù)量大、綜合性強(qiáng)的特性。
3醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
由于醫(yī)學(xué)科研檔案具有時(shí)間延續(xù)性長(zhǎng)、覆蓋面廣、涉及內(nèi)容多、管理周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，因此，目前醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案管理普遍存在相同狀況，即在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，隨時(shí)就會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目?jī)?nèi)容不全、資料混亂、歸檔時(shí)資料收集不完善等狀況，這對(duì)以后科研檔案的整理、歸檔、入庫(kù)、查詢等工作的展開帶來(lái)困難，這些現(xiàn)狀直接導(dǎo)致的是醫(yī)學(xué)科研檔案的質(zhì)量下降、科研材料收集不全，且該現(xiàn)象在許多醫(yī)院出現(xiàn)頻繁。其間接影響了醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作正常有效的開展?？偨Y(jié)醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀，主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：①醫(yī)學(xué)科研課題材料分散不集中。由于科研課題材料是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，從立項(xiàng)到結(jié)題，往往要長(zhǎng)時(shí)間地建立過(guò)程，其中總需要材料的不斷積累。在建立和積累過(guò)程中常容易造成材料的流失。②醫(yī)學(xué)科研資料不全欠完整。由于涉及時(shí)間長(zhǎng)的因素，容易造成資料的遺失，導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研資料不全欠完整性。③醫(yī)學(xué)科研資料保管期長(zhǎng)。一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題，往往需要2~3年，甚至更長(zhǎng)時(shí)間，因此在一份完整的醫(yī)學(xué)科研檔案從建檔到歸檔設(shè)計(jì)時(shí)間需要幾年的時(shí)間。④醫(yī)學(xué)科研資料內(nèi)容多覆蓋面廣。由于醫(yī)學(xué)科研通常會(huì)涉及多學(xué)科的交叉協(xié)作而導(dǎo)致一份科研檔案內(nèi)容多、覆蓋面廣而不易于管理的問(wèn)題。
4改進(jìn)及加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案管理的建議
分析科研檔案管理的特點(diǎn)、現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，目的在于增強(qiáng)檔案意識(shí)，搞高醫(yī)療科研檔案管理水平，更好地促進(jìn)科研檔案的管理服務(wù)。針對(duì)醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀中所存在的主要現(xiàn)狀與問(wèn)題，筆者提出以下幾點(diǎn)建議：①現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)科研檔案管理體系構(gòu)建。計(jì)算機(jī)的普及是建立現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)科研檔案管理模式構(gòu)建的基礎(chǔ)與核心。形成科研檔案管理系統(tǒng)，以電子歸檔方式，進(jìn)行科學(xué)化管理。②及時(shí)處理醫(yī)學(xué)科研檔案。針對(duì)科研檔案內(nèi)容多且年份長(zhǎng)，容易造成檔案的不完整、內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)，及時(shí)處理醫(yī)學(xué)科研檔案[3]。建議從立項(xiàng)開始就及時(shí)建立檔案，依賴系統(tǒng)管理進(jìn)行現(xiàn)代化管理，做到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一部署、及時(shí)分類、及早整理。③醫(yī)學(xué)科研檔案的歸檔和細(xì)分化。造成資料不完整關(guān)鍵是管理不及時(shí)，沒有及時(shí)地歸檔及檔案細(xì)分化。建議在建立系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步對(duì)資料進(jìn)行及早的資料收集、歸類、細(xì)編，細(xì)編方案的選擇可形式多樣，但一定要統(tǒng)一。醫(yī)學(xué)科研檔案的分類應(yīng)體現(xiàn)出專業(yè)性的特征，因此在細(xì)編中筆者選擇的是三級(jí)分科學(xué)科管理建檔方式，即三級(jí)學(xué)科加臨床科室，通過(guò)形成一個(gè)系統(tǒng)的管理環(huán)境，便于統(tǒng)一部署和統(tǒng)一布局。④科研新檔的添加。由于醫(yī)學(xué)科研檔案周期較長(zhǎng)，為保持完整性，因采用分階段法進(jìn)行科研文件檔案添加，即在項(xiàng)目立項(xiàng)后管理過(guò)程中，要對(duì)不斷增加的材料及時(shí)添加、補(bǔ)充、修正、整理和歸檔。⑤加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育，提高檔案管理水平[3]。在全院相關(guān)科室設(shè)立了兼職檔案管理員，定期統(tǒng)一培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)教育，提高檔案管理水平。總之，要做好醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作，需要在日常工作的基礎(chǔ)上不斷學(xué)習(xí)，需要積極主動(dòng)地發(fā)揮管理者的主觀能動(dòng)性，只有在工作過(guò)程中不斷尋求扎實(shí)的知識(shí)信息、明確工作內(nèi)容及工作重點(diǎn)、及時(shí)掌握工作方法和熟練工作技能，科研檔案管理能力才會(huì)有不斷的提升。
機(jī)關(guān)檔案管理工作是關(guān)系黨政機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，提升檔案管理水平，并加以開發(fā)利用，能夠更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)。
2 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題
具體來(lái)看，機(jī)關(guān)檔案指的是在各種公務(wù)活動(dòng)中，由國(guó)家黨政機(jī)關(guān)參與的，直接或者間接產(chǎn)生能夠反應(yīng)其職能工作的真實(shí)記錄。機(jī)關(guān)檔案既是黨和國(guó)家收集總結(jié)的檔案史料的一部分，也能為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。結(jié)合近年來(lái)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作管理特點(diǎn)，認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案主要有以下主要特點(diǎn)：機(jī)密性強(qiáng)，主要在機(jī)關(guān)內(nèi)部保存并使用；具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性；行政管理特色突出，機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)在行政工作中產(chǎn)生并整理的。
2.1 基礎(chǔ)水平良莠不齊，發(fā)展不平衡
目前，大部分機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案和文書檔案能按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。但是，對(duì)檔案管理的重視程度還不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)還沒有達(dá)到規(guī)范的檔案管理水平，很多單位沒有單獨(dú)的檔案室，檔案的分類也比較
單一。由于檔案管理缺失，導(dǎo)致一些有價(jià)值的檔案材料被遺失、損毀現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響著檔案的保存和利用效率。
2.2 機(jī)關(guān)檔案利用程度較低
目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作尚處于收集、整理和保存的初級(jí)階段，與先進(jìn)的檔案管理模式相比有較大的差距。主要表現(xiàn)在部門領(lǐng)導(dǎo)和管理者對(duì)于機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，沒有正確定位機(jī)關(guān)檔案的使用價(jià)值。機(jī)關(guān)檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)日常工作的記錄和總結(jié)，對(duì)于今后提升辦公室辦公效率，改善辦公技術(shù)水平，優(yōu)化辦公流程具有重要意義。目前我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理的數(shù)字化、信息化水平不高，利用先進(jìn)管理系統(tǒng)和技術(shù)進(jìn)行辦公檔案管理和開發(fā)的能力較弱。
2.3 檔案管理科學(xué)化水平低
隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展，管理領(lǐng)域的手段和模式變革非常迅速，但是受到傳統(tǒng)管理思想和技術(shù)手段的制約，部分單位在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的管理中仍舊使用傳統(tǒng)的管理方式，沒有重視信息技術(shù)和新方法的運(yùn)用。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件、辦公自動(dòng)化、文檔一體化等新的科技相繼出現(xiàn)，使檔案管理方式發(fā)生了根本性變化。傳統(tǒng)檔案管理的工作模式和技術(shù)水平已不能滿足當(dāng)今檔案事業(yè)快速發(fā)展的要求，應(yīng)該通過(guò)更高的科技手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。但是有些基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于受到資金、環(huán)境以及人才等方面因素的限制，檔案的信息化、自動(dòng)化、規(guī)范化程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)展要求，因此迫切需要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段解決電子文件中原始資料長(zhǎng)期保存問(wèn)題。
2.4 機(jī)關(guān)檔案重視程度不夠
通過(guò)對(duì)我國(guó)部分地區(qū)機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)地調(diào)研和資料分析，認(rèn)為雖然大部分行政管理人員和部門領(lǐng)導(dǎo)逐漸重視了機(jī)關(guān)檔案的管理工作，但仍有部分人員輕視檔案管理工作，堅(jiān)持傳統(tǒng)的觀念，認(rèn)為只要是收集完整、保存完好就是萬(wàn)事大吉，對(duì)于推進(jìn)信息化管理水平和后續(xù)開發(fā)利用的重視程度不夠。部分單位在進(jìn)行單位整體規(guī)劃的過(guò)程中，并沒有將機(jī)關(guān)檔案管理考慮進(jìn)總體工作計(jì)劃中。由于思想重視程度不夠，單位在機(jī)關(guān)檔案管理方面的人力配制和資金配制方面存在缺口。這在一定程度上影響了機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作積極性，降低了機(jī)關(guān)檔案管理的層次和利用的水平。
2.5 機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)有待提升
檔案管理人員是從事機(jī)關(guān)檔案管理的主體，其自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的開展。目前，部分單位的機(jī)關(guān)檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)出身，雖然在多年的檔案管理工作中積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，但是在面對(duì)數(shù)字化和智能化管理的時(shí)候缺乏專業(yè)技能的支撐，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等最新的檔案管理技術(shù)掌握程度不夠。還有一少部分管理人員不具備基本的檔案管理技能和知識(shí)，無(wú)法科學(xué)有效的開展機(jī)關(guān)檔案管理工作。甚至有部分單位的管理人員是其他部門兼任的或者是借調(diào)人員，管理人員隊(duì)伍的建設(shè)不到位，直接影響了機(jī)關(guān)檔案管理的有效開展。
3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作
3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
依據(jù)最新的《檔案法》規(guī)定，單位在開展機(jī)關(guān)檔案工作的過(guò)程中，需要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理的制度，同時(shí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要以身作則，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。在制定單位年度計(jì)劃的時(shí)候，將機(jī)關(guān)檔案列入其中，從一開始就重視檔案管理工作，使之真正成為單位工作的重要部分。建議制定領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度，從單位領(lǐng)導(dǎo)層推選一名干部負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的管理工作，解決不同部門之間相互協(xié)作的不便之處。
3.2 加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí)
為了有序開展機(jī)關(guān)檔案管理工作，需要從思想上提升認(rèn)識(shí)，從根本上改變以往忽視檔案管理重要性的弊端。為此，需要結(jié)合各種有效手段，廣泛開展宣傳工作，主要的宣傳內(nèi)容包括檔案管理政策法規(guī)、管理技術(shù)模式、方案的開發(fā)利用、檔案收集整理要求等，有意識(shí)的培養(yǎng)機(jī)?P檔案管理人員和機(jī)關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)。在端正思想的基礎(chǔ)上，制定符合本部門本單位的機(jī)關(guān)檔案管理制度。
3.3 優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理方法
現(xiàn)階段，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展較快，部門的業(yè)務(wù)量增加反映在檔案管理中就是檔案資料生成的速度和規(guī)?？涨霸黾?，這就在一定程度上提升了檔案管理的難度。大量工作積壓就容易導(dǎo)致工作中出現(xiàn)紕漏，為此，建議主管部門優(yōu)化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。這樣就能提升機(jī)關(guān)檔案管理的效率，增強(qiáng)檔案管理的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，降低問(wèn)題出現(xiàn)的可能性。
3.4 提升檔案的安全等級(jí)
機(jī)關(guān)檔案中記錄著黨和國(guó)家機(jī)關(guān)日常工作的方方面面，同時(shí)也是部門內(nèi)人員工作和個(gè)人信息的重要載體，一旦出現(xiàn)泄露，不僅影響到部門工作的順利開展，給黨和國(guó)家造成損失，同時(shí)也會(huì)給個(gè)人生活和工作帶來(lái)不便。為此建議從以下幾個(gè)方面開展工作，提升方案管理的安全性：（1）嚴(yán)格檔案查閱制度，對(duì)于不同部門和不同人員制定不同的權(quán)限，無(wú)關(guān)人員不得翻看和修改機(jī)關(guān)檔案，同時(shí)因工作需要查閱時(shí)，需要檔案管理部門主管的同意；（2）實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的部門需要提升網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)，通過(guò)設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、內(nèi)網(wǎng)物理隔離等方式，確保機(jī)關(guān)檔案信息庫(kù)的安全性。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；科技檔案；檔案管理；工作思路
從當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問(wèn)題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素有很大關(guān)系。為了盡可能地杜絕此類問(wèn)題再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強(qiáng)科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進(jìn)行科技項(xiàng)目的研究或?yàn)榭萍紤?yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來(lái)，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實(shí)施科技檔案管理工作是非常有意義的。
一、企業(yè)科技檔案管理的原則
參考相關(guān)文獻(xiàn)及筆者工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實(shí)施，需要遵循以下原則：
其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分析管理的原則，合理地實(shí)施科技檔案管理，可以對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理，如根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的內(nèi)容及其作用，合理分類科研準(zhǔn)備方面、研究實(shí)驗(yàn)方面的、總結(jié)鑒定驗(yàn)收方面的檔案，并進(jìn)行有針對(duì)性的控制，以此來(lái)提高科研檔案管理效果。
其二，維護(hù)檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實(shí)施的過(guò)程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的使用價(jià)值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實(shí)施科技檔案管理的過(guò)程中，還要注意遵循維護(hù)檔案的完整與安全的原則，對(duì)涵蓋企業(yè)全部活動(dòng)所產(chǎn)生的各種檔案文書進(jìn)行監(jiān)管，并且嚴(yán)格監(jiān)督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。
二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路
相關(guān)調(diào)查顯示，國(guó)內(nèi)企業(yè)科技檔案管理存在一些問(wèn)題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質(zhì)不高等，導(dǎo)致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對(duì)此種情況，應(yīng)當(dāng)結(jié)合科技檔案實(shí)際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計(jì)劃、有目的地實(shí)施各項(xiàng)檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對(duì)此，筆者的建議是：
首先，建立科學(xué)檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序?？萍紮n案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果。它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性。基于此，應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進(jìn)而統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合理實(shí)施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。
其次，加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大科研項(xiàng)目檔案中明確了科技的成果及研究過(guò)程，對(duì)于有效應(yīng)用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點(diǎn)科研項(xiàng)目檔案的使用價(jià)值，科技檔案管理實(shí)施中應(yīng)當(dāng)將重大科研項(xiàng)目檔案管理作為重點(diǎn)任務(wù)或內(nèi)容來(lái)對(duì)待，將此項(xiàng)工作的責(zé)任具體落實(shí)到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認(rèn)真對(duì)待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項(xiàng)目檔案。
最后，加大科技檔案的開發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導(dǎo)致檔案查閱既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建科研檔案信息化平臺(tái)，以便更好地開發(fā)利用科技檔案。
三、結(jié)束語(yǔ)
因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素影響，導(dǎo)致目前我國(guó)一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價(jià)值，致使科技檔案在企業(yè)部門之中的應(yīng)用效果不佳，未能促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。對(duì)此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理、加強(qiáng)科技檔案的開發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價(jià)值。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：企業(yè)；電子檔案管理；問(wèn)題；策略
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-00-01
一、前言
隨著計(jì)算機(jī)在企業(yè)辦公，管理工作中的廣泛運(yùn)用，很多企業(yè)的資料，檔案都開始以電子檔的形式存在和儲(chǔ)存。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要以歸檔立卷方法進(jìn)行整理，通常比較繁瑣和復(fù)雜， 工作量大，而且缺乏客觀真實(shí)性，查找起來(lái)也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來(lái)說(shuō)，有很多優(yōu)勢(shì)，如智能管理與識(shí)讀、高效集成與可用性、信息存儲(chǔ)的海量和高密度性。本文作者通過(guò)分析我國(guó)目前企業(yè)檔案電子化的管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)了一些存在的問(wèn)題，并且提出解決的方案和建議。
二、企業(yè)電子檔案管理的概念和目前存在的問(wèn)題
企業(yè)電子檔案主要包括在企業(yè)正常運(yùn)行的過(guò)程中，產(chǎn)生的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案來(lái)說(shuō)，只是一種存在形式的區(qū)別，一般是指以字節(jié)、比特方式儲(chǔ)存于磁盤、光盤、磁帶等介質(zhì)中，然后通過(guò)閱讀解碼的軟件將數(shù)據(jù)，圖表，文字等信息在用戶面前顯示出來(lái)。①
當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)檔案管理電子化存在以下幾個(gè)主要問(wèn)題：
(一)企業(yè)檔案管理電子化普及程度不高
電子辦公在很多國(guó)內(nèi)企業(yè)中都有普遍的運(yùn)用，大多企業(yè)單位都在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件處理和部門之間的溝通交流的工具以及日常會(huì)議通知等事務(wù)性工作。但是電子檔案管理是屬于企業(yè)電子化辦公的更深層更系統(tǒng)化的運(yùn)用，國(guó)內(nèi)企業(yè)中能夠真正使用計(jì)算機(jī)管理檔案的仍然很少。在實(shí)行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計(jì)算機(jī)運(yùn)用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡(jiǎn)單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無(wú)實(shí)。
(二)企業(yè)人員對(duì)于檔案電子化管理認(rèn)識(shí)不足
目前，在很多企業(yè)中，利用電腦進(jìn)行文書的書寫，圖表的制作已經(jīng)是很普遍的了。但是對(duì)于已經(jīng)制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會(huì)被人忽視。長(zhǎng)此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態(tài)，對(duì)于這種檔案往往就沒有整理管理的價(jià)值了。②除了不同企業(yè)工作人員對(duì)檔案電子化管理沒有概念之外，連有些檔案管理人員都沒有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為檔案電子化管理就是在管理中應(yīng)用一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、復(fù)機(jī)印、掃描機(jī)、刻錄盤。
(三)電子化管理自身的難題
首先，由于電子檔案的儲(chǔ)存方式主要是光盤，磁帶等形式，存在復(fù)雜性，不穩(wěn)定性，和儲(chǔ)存方式的互換性。當(dāng)儲(chǔ)存介質(zhì)性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)，儲(chǔ)存的信息就很容易造成丟失缺損、覆蓋、刪除，不利于完整重現(xiàn)信息。③
其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開放性相對(duì)于傳統(tǒng)的文書檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導(dǎo)致檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)。
另外，電子檔案的儲(chǔ)存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業(yè)和單位使用的版本都會(huì)存在一定的差異，而互不兼容的電子計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的電子檔案，使得同一個(gè)電子檔案無(wú)法在不同的使用終端無(wú)法共享，失去可讀性。
三、企業(yè)電子檔案管理的有效措施
(一)制定標(biāo)準(zhǔn)，完善企業(yè)檔案信息化規(guī)范體系
在以及實(shí)行辦公電子化的企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視企業(yè)檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關(guān)制度。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。在檔案信息化建設(shè)中，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案部門有關(guān)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔管理等技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個(gè)角落。④
(二)提高企業(yè)檔案工作者的信息素質(zhì)
要改掉傳統(tǒng)對(duì)于檔案管理人員的看法，在信息時(shí)代，為了適應(yīng)電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。除了普通的管理人員，還要有一批負(fù)責(zé)企業(yè)電子檔案的開發(fā)利用的精通信息管理應(yīng)用技術(shù)的專業(yè)人才。
(三)用先進(jìn)的的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件來(lái)輔助檔案管理電子化發(fā)展
檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進(jìn)設(shè)備。企業(yè)要在設(shè)備方面加大投入，除了一些必須的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件等之外，還需要進(jìn)一步建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，整合內(nèi)部OA和ERP系統(tǒng)資源，為儲(chǔ)存、保護(hù)、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案，創(chuàng)造有利的硬件條件。
(四)建立安全，共享性強(qiáng)的檔案管理的電子數(shù)據(jù)庫(kù)
在符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)下，選擇使用范圍最廣的統(tǒng)一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書式的檔案通過(guò)電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉(zhuǎn)換成電子檔案，建立一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，還要保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，這就要求在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之外設(shè)置安全防護(hù)墻，防止偷竊信息和黑客的攻擊，對(duì)于可以接觸到數(shù)據(jù)庫(kù)的人員要進(jìn)行嚴(yán)格的審查。
四、結(jié)論
總之，企業(yè)要想真正實(shí)現(xiàn)電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個(gè)非常重要的部分。而要想實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子檔案管理制度，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案人員的個(gè)人專業(yè)素質(zhì)，要適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，積極采取措施抓好自身知識(shí)更新，企業(yè)要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，做好企業(yè)的電子檔案管理工作。
注釋：
①劉金川.企業(yè)電子檔案管理的問(wèn)題與措施[J].工會(huì)論壇(山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)),2009(05).
②李莉.企業(yè)電子檔案歸檔與管理研究[J].蘭臺(tái)世界,2008(07).
③秦艷梅,周玉英.淺談電子檔案管理中幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題及其對(duì)策和建議[J].黑龍江史志,2009(15).
④蔣艷霞.企業(yè)檔案管理與電子信息技術(shù)[J].河北農(nóng)業(yè)科技,2008(23).
參考文獻(xiàn)：
[1]劉金川.企業(yè)電子檔案管理的問(wèn)題與措施[J].工會(huì)論壇(山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)),2009(05).
關(guān)鍵詞：檔案管理基礎(chǔ)工作；檔案管理；作用；建議
伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數(shù)字化不斷邁進(jìn)，檔案基礎(chǔ)管理工作作為現(xiàn)代化檔案管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎(chǔ)工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的重要作用
1.1 使檔案管理工作變得標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
n案的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范是現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)基本的要求，檔案管理基礎(chǔ)工作通過(guò)將檔案進(jìn)行分類整理從而可以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的這一要求，方便對(duì)檔案信息的查閱，同時(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作還可以使檔案的管理實(shí)現(xiàn)分部門分事項(xiàng)的針對(duì)性的管理，提高檔案管理的精準(zhǔn)性。然而現(xiàn)階段一些單位并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財(cái)力，從而導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)工作出現(xiàn)問(wèn)題，出現(xiàn)整體不規(guī)范分類不準(zhǔn)確等各種情況。例如由于單位對(duì)檔案管理工作的不重視的原因，導(dǎo)致在檔案的基礎(chǔ)工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案管理基礎(chǔ)工作沒有做好會(huì)影響檔案的完整性，也不利于檔案的規(guī)整，非常不利于現(xiàn)代化的檔案管理。
1.2 檔案管理基礎(chǔ)工作可以保障檔案檢索的準(zhǔn)確性
檔案管理的基礎(chǔ)工作不僅要求檔案基礎(chǔ)工作人員做好檔案的規(guī)范性，還要確保檔案檢索的準(zhǔn)確性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過(guò)程中保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，提供關(guān)鍵詞或者相關(guān)的內(nèi)容概括，對(duì)于檔案中內(nèi)容不完整的內(nèi)容要進(jìn)行重新編寫，方便用關(guān)鍵詞或者內(nèi)容概括進(jìn)行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術(shù)的不斷普及，檔案檢索技術(shù)也在不斷的進(jìn)步，檔案管理基礎(chǔ)工作可以利用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)提升檔案管理的水平。
1.3 檔案管理基礎(chǔ)工作保障檔案管理的利用率
檔案管理基礎(chǔ)工作要求檔案規(guī)范并且方便檢索查找，這就會(huì)有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎(chǔ)工作沒有做好，就會(huì)限制檔案更好的發(fā)揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業(yè)會(huì)經(jīng)常用到，使用率非常高，而有的檔案相對(duì)使用率就會(huì)低，因此在檔案管理基礎(chǔ)工作進(jìn)行歸納整理分類過(guò)程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對(duì)比較重要的，使用率高的檔案內(nèi)容，然后再對(duì)使用率較低的內(nèi)容進(jìn)行分類整理保存，同時(shí)注意不能因?yàn)闄n案的使用率較低就不整理，要確保檔案內(nèi)容的完整。
2 檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀
2.1 檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高
現(xiàn)階段我國(guó)很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對(duì)年輕人他們的對(duì)新知識(shí)的接收能力會(huì)比較弱，因此就會(huì)很難接受新的現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，無(wú)法適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理對(duì)員工素質(zhì)的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷普及，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，而現(xiàn)階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，檔案管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)比較傳統(tǒng)落后，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握也比較缺乏，傳統(tǒng)的檔案管理方法無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。
2.2 檔案管理不夠規(guī)范
檔案管理基礎(chǔ)工作的一個(gè)重要的途徑就是檔案的檔號(hào)，然后在實(shí)際的檔案管理基礎(chǔ)工作中，由于缺乏對(duì)檔案管理的重視，很多員工缺乏專業(yè)的檔案分類整理知識(shí)，導(dǎo)致很是多員工在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)行為不規(guī)范，例如在檔案管理基礎(chǔ)工作中，可能會(huì)出現(xiàn)缺少目錄號(hào)或者檔號(hào)的命名不規(guī)范等一些列的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)查找。另外，還有的情況是檔案的標(biāo)題命名非常不合理，導(dǎo)致檔案內(nèi)容和檔案標(biāo)題形成巨大反差，使單位很難精準(zhǔn)的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業(yè)知識(shí)的缺乏也會(huì)導(dǎo)致員工在對(duì)檔案進(jìn)行整理分類時(shí)，出現(xiàn)分類不準(zhǔn)的情況，使檔案資源變得非?；靵y，無(wú)法更好的為人們提供服務(wù)。
2.3 檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)普及度較低
現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理大部分還沒有普及計(jì)算機(jī)管理，還是以人工度檔案進(jìn)行整理歸檔，而人的精準(zhǔn)率很顯然不能和現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)相比，這樣就不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些人為的失誤。另外，現(xiàn)代化技術(shù)的普及率較低，導(dǎo)致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過(guò)程中由于內(nèi)容的漏洞導(dǎo)致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問(wèn)題都限制了檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。
2.4 檔案保管不當(dāng)造成缺失
現(xiàn)在很多的檔案還沒有完全實(shí)現(xiàn)實(shí)體向電子檔案的轉(zhuǎn)化，很多的實(shí)體檔案由于單位對(duì)檔案管理的不重視導(dǎo)致出現(xiàn)保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，有些檔案已經(jīng)出現(xiàn)少頁(yè)，缺角等情況，甚至有些檔案已經(jīng)完全丟失，無(wú)法找回。
3 有效展開檔案管理基礎(chǔ)工作的幾點(diǎn)建議
3.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)
檔案管理工作人員的素質(zhì)很大程度上影響著檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養(yǎng)和職業(yè)道德的建設(shè)，使檔案管理人員認(rèn)真履行自己應(yīng)該履行的責(zé)任，做好自己的工作。另外要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的建設(shè)，一方面是檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，通過(guò)提升工作人員檔案專業(yè)知識(shí)確保檔案工作人員能夠?qū)n案進(jìn)行合理的整理分類，操作規(guī)范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，因此需要加強(qiáng)對(duì)員工計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，通過(guò)一些現(xiàn)代化的技術(shù)的應(yīng)用來(lái)輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作。
3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作
在檔案管理工作中需要嚴(yán)格要求檔案工作的每一個(gè)流程，從開始到結(jié)束，檔案工作是從公文開始進(jìn)行的，因此就需要在起草公文的時(shí)候就進(jìn)行嚴(yán)格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個(gè)流程都有明確的記錄。對(duì)于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個(gè)傳閱過(guò)程都有詳細(xì)的記錄，隨時(shí)可以查閱到文件的去向，方便文件的及時(shí)收回，單位領(lǐng)導(dǎo)需要清楚地知道文件的信息報(bào)告和處理結(jié)果。檔案管理工作應(yīng)該對(duì)文件處理的每一個(gè)具體的流程都進(jìn)行管理，每一份文件的記錄都應(yīng)該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。
3.3 推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)
要想更好的展開檔案管理基礎(chǔ)工作，就需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的科技技術(shù)來(lái)提高檔案管理基礎(chǔ)工作的效率，尤其是在進(jìn)行檔案管理的檢索時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化的檢索技術(shù)可以有效的提高工作效率，通過(guò)關(guān)鍵詞，目錄等進(jìn)行檢索方便快捷。另外，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化建設(shè)，可以很多程度上避免一些人為的出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高了檔案信息的準(zhǔn)確率。通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息整理劃分，統(tǒng)一劃分，逐步使檔案管理信息化。當(dāng)然在檔案管理信息化的同時(shí)一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，還有可能會(huì)受到病毒入侵，存著一些網(wǎng)絡(luò)安全隱患，所以在對(duì)電子檔案保存時(shí)一定要注意電子檔案的安全性儲(chǔ)存，提升對(duì)電子檔案的維護(hù)水平。
3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的管理監(jiān)督力度
檔案管理基礎(chǔ)工作的有效展開需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度，明確每個(gè)員工的具體職責(zé)，由專人負(fù)責(zé)檔案管理的監(jiān)督工作，對(duì)檔案管理工作人員的工作情況進(jìn)行定時(shí)或者不定時(shí)的抽查，確保每個(gè)員工都認(rèn)真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎(chǔ)工作的具體操作步驟，嚴(yán)格要求員工按照具體的檔案操作流程來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案的規(guī)范性，避免出現(xiàn)一些列整理分類的差錯(cuò)。
3.5 提升員工的檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)
首先對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行經(jīng)常性的培訓(xùn)，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養(yǎng)員工的服務(wù)意識(shí)，無(wú)論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務(wù)精神，現(xiàn)階段伴隨著信息化時(shí)代的不斷普及，檔案管理工作越來(lái)越趨向于可以網(wǎng)上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務(wù)，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保證檔案管理工作的有效展開。
3.6 將之前的案卷進(jìn)行重新整理
現(xiàn)階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對(duì)檔案的整理提出了新的要求，因此對(duì)之前的一些整理并不規(guī)范的檔案需要進(jìn)行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務(wù)，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。在將之前的檔案進(jìn)行整理的時(shí)候應(yīng)該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時(shí)對(duì)于那些沒有卷內(nèi)目錄，沒有頁(yè)碼，缺少案卷標(biāo)題或者案卷標(biāo)題不清楚的檔案要將缺失的內(nèi)容進(jìn)行添加，從而確保檔案的規(guī)范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。
4 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作作為現(xiàn)代換檔案管理中的一個(gè)重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎(chǔ)工作有助于確保檔案的規(guī)范性，準(zhǔn)確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務(wù)，提升檔案管理水平的同時(shí)推進(jìn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。
⒖嘉南
[1]于夢(mèng).淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.
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關(guān)鍵詞 森林資源；檔案管理；問(wèn)題；建議；新疆山區(qū)
中圖分類號(hào) F326.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2012）17-0160-01
林業(yè)在新疆經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有特殊地位和作用，承擔(dān)著維護(hù)生態(tài)安全、發(fā)展林業(yè)產(chǎn)業(yè)、建設(shè)生態(tài)文明三大戰(zhàn)略任務(wù)。自治區(qū)黨委把堅(jiān)持“環(huán)保優(yōu)先、生態(tài)立區(qū)”理念，走“資源開發(fā)可持續(xù)、生態(tài)環(huán)境可持續(xù)”道路作為重點(diǎn)工作和關(guān)鍵措施進(jìn)行安排部署，要求全疆各族人民積極行動(dòng)起來(lái)，堅(jiān)決保護(hù)好全疆各族人民賴以生存的森林資源。做好森林資源檔案管理工作，可為編制各項(xiàng)森林資源保護(hù)規(guī)劃及保護(hù)規(guī)劃的有效實(shí)施提供準(zhǔn)確可靠的資源數(shù)據(jù)[1-2]。
1 森林資源檔案管理的任務(wù)與內(nèi)容
森林資源檔案管理工作的主要任務(wù)是：掌握森林資源的現(xiàn)狀及變化情況，評(píng)定森林經(jīng)營(yíng)利用效果，為編制林業(yè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、計(jì)劃，確定森林經(jīng)營(yíng)措施和安排各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，提供可靠的依據(jù)[3]。森林資源檔案管理的內(nèi)容包括：基本圖、林相圖、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃圖及資源變化圖；森林資源變化分析說(shuō)明；森林資源消長(zhǎng)變化表；林地林權(quán)證明資料；森林資源統(tǒng)計(jì)表；森林資源檔案管理卡片、簿冊(cè)；森林資源各項(xiàng)調(diào)查、科研、經(jīng)營(yíng)的文件和經(jīng)營(yíng)總結(jié)資料等[4]。
2 存在的問(wèn)題
各山區(qū)林場(chǎng)均設(shè)有資源林政科，科室有3人以上編制，有相應(yīng)的資源檔案室。但多年來(lái)各場(chǎng)對(duì)森林資源檔案管理工作僅限資料存入檔案室，基本上未對(duì)林班的臺(tái)賬進(jìn)行有效更新，資源數(shù)據(jù)較陳舊。不同程度地存在著“一年清、二年變、三年亂”的現(xiàn)象，未能充分反映該區(qū)森林資源的消長(zhǎng)情況。
3 建議
3.1 充分利用新二類調(diào)查成果，及時(shí)更新森林資源檔案數(shù)據(jù)
2009年起，新疆維吾爾自治區(qū)林業(yè)廳委托國(guó)家林業(yè)局西北林業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)院、新疆林業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)院等具有乙級(jí)以上林業(yè)調(diào)查設(shè)計(jì)資質(zhì)的林業(yè)勘察設(shè)計(jì)院，全面完成了新疆天山西部國(guó)有林管理局、天山東部國(guó)有林管理局、阿爾泰山國(guó)有林管理局所轄25個(gè)國(guó)有山區(qū)林場(chǎng)森林資源二類調(diào)查，摸清了新疆國(guó)有林區(qū)森林資源家底。各項(xiàng)數(shù)據(jù)都已更新到2009年度資源數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)資料已交付各場(chǎng)，為各場(chǎng)的森林資源檔案管理帶來(lái)了有利條件。以此為契機(jī)，及時(shí)更新資源數(shù)據(jù)是比較容易進(jìn)行的。
3.2 開發(fā)適合新疆山區(qū)森林資源檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)
與財(cái)務(wù)管理一樣，森林資源檔案管理應(yīng)具有適合自身特點(diǎn)的管理軟件，應(yīng)保證其可操作性較強(qiáng)。應(yīng)對(duì)適合新疆山區(qū)森林資源檔案管理特點(diǎn)的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，如編制森林資源蓄積消長(zhǎng)變化程序，將各場(chǎng)森林資源以林班為單位，將二類成果中提供的各樹種林木按幼齡林、中齡林、近熟林、成熟林、過(guò)熟林齡的年平均生長(zhǎng)率或年公頃生長(zhǎng)量等森林資源蓄積消長(zhǎng)變化因子編入程序，操作上較為簡(jiǎn)便，保證每年均可進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新。這樣，不但保證了各林場(chǎng)資源數(shù)據(jù)計(jì)算的迅速、準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)了全疆山區(qū)森林資源數(shù)據(jù)共享，還方便查閱[5-6]。
3.3 各項(xiàng)林業(yè)工程建設(shè)都要抓好工程檔案建設(shè)和管理工作
根據(jù)國(guó)家林業(yè)局抓好林業(yè)六大工程、推進(jìn)林業(yè)五大歷史性轉(zhuǎn)變、實(shí)現(xiàn)林業(yè)跨越式發(fā)展的要求[7]。2008年，新疆維吾爾自治區(qū)林業(yè)廳為全力推進(jìn)以防沙治沙為主的林業(yè)生態(tài)體系建設(shè)，結(jié)合新疆當(dāng)?shù)貙?shí)際，通過(guò)對(duì)正在實(shí)施的國(guó)家林業(yè)重點(diǎn)工程的細(xì)化、具體化，提出了十大林業(yè)生態(tài)工程。新疆十大林業(yè)生態(tài)工程涵蓋了新疆山區(qū)、平原綠洲及綠洲邊緣荒漠的廣闊區(qū)域，通過(guò)十大林業(yè)工程的實(shí)施和推進(jìn)，能夠有效保護(hù)和增加新疆的森林資源，進(jìn)一步提升森林的生態(tài)功能，更加有效地為各族群眾提供良好的生產(chǎn)生活環(huán)境，更加顯著地發(fā)揮林業(yè)在自治區(qū)新農(nóng)村建設(shè)、新型工業(yè)化和城市化發(fā)展進(jìn)程中的積極作用。
4 參考文獻(xiàn)
[1] 王幫霞.仁懷市森林資源檔案管理與更新存在問(wèn)題及對(duì)策[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010（9）：201.
[2] 鄭洪軍.淺談國(guó)有林場(chǎng)森林資源檔案的管理工作[J].遼寧林業(yè)科技，2006（2）：48.
[3] 郭麗巖，夏鴻喜.森林資源監(jiān)督檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)林業(yè)企業(yè)，2005（2）：51-52.
[4] 金昌仙.信息時(shí)代的森林資源檔案管理[J].內(nèi)蒙古林業(yè)調(diào)查設(shè)計(jì)，2003（S1）：69-70.
[5] 李彤，王江，鄭焰峰.河北省森林資源檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探討[J].河北林業(yè)科技，2011（5）：44-46.
所謂檔案管理電子化是指以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。
一、檔案管理電子化的優(yōu)點(diǎn)
檔案管理電子化具有以下優(yōu)點(diǎn)：1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率；2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性；3.檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高；4.檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
二、電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題
由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，導(dǎo)致其內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。所以，電子檔案管理中容易出現(xiàn)以下問(wèn)題：
（一）原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子形式生成的虛擬的檔案，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的；
（二）真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡；
（三）完整性問(wèn)題。電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；
（四）安全性問(wèn)題。電子檔案的易更改性為非法操作提供了便利，檔案人根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
三、電子檔案管理的對(duì)策及建議
為了幫助大家做好電子檔案的管理工作，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，我提出以下一些對(duì)策和建議：
（一）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的檔案整理軟件，由當(dāng)?shù)貦n案管理部門建立統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一文件類型，統(tǒng)一文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和軟件。當(dāng)?shù)貦n案管理部門也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便當(dāng)?shù)貦n案管理部門的接收和管理；
（二）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性；
（三）及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性，當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀；
（四）加強(qiáng)電子檔案的保管。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備；
（五）做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)；
（六）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過(guò)驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問(wèn)、閱讀權(quán)限，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改；
（七）處理好檔案管理的投入問(wèn)題。電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生是現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作要適應(yīng)新的形式、滿足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接收、處理、存儲(chǔ)和利用，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化的設(shè)備投入；
（八）采取“雙軌制”歸檔法。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全；
1.1人員配備不足，素質(zhì)不高
目前，絕大部分檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)都沒有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數(shù)職來(lái)管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業(yè)務(wù)眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動(dòng)和培訓(xùn)滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業(yè)科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識(shí)。具筆者所知，未經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)專業(yè)學(xué)習(xí)就匆匆上任管理人事檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這種情況導(dǎo)致人事檔案管理人員素質(zhì)低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識(shí)。
1.2場(chǎng)地不足，設(shè)施缺乏
目前，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)普遍未設(shè)置專門的人事檔案管理場(chǎng)所，僅僅是在檔案室設(shè)立一個(gè)柜子和其他檢驗(yàn)報(bào)告存放在一起，無(wú)法達(dá)到三室分開的要求（即檔案庫(kù)房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調(diào)，但防盜和防火設(shè)施仍普遍存在不足。
1.3人事檔案材料不全，材料制作不規(guī)范
由于目前社會(huì)上很多公司企業(yè)普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當(dāng)一些新進(jìn)人員由外面的企業(yè)調(diào)入檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)時(shí)，往往導(dǎo)致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，材料的制作往往達(dá)不到國(guó)家的要求，這直接影響到整份檔案的質(zhì)量和價(jià)值。
2、新時(shí)代的人事檔案工作的建議
2.1提高意識(shí)，加強(qiáng)管理
一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)水長(zhǎng)流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態(tài)化，列入日常工作計(jì)劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關(guān)的檢查制度，定期對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、獎(jiǎng)懲。具體經(jīng)辦人員應(yīng)建立常態(tài)化的匯報(bào)渠道，直接將存在問(wèn)題和一些有益的建議上報(bào)至檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層。
2.2加強(qiáng)人事檔案管理的信息化水平
傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，應(yīng)加大人事檔案信息化建設(shè)的投入，提高科學(xué)管理的水平才有可能提高效率。利用現(xiàn)代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)等完整而真實(shí)地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質(zhì)材料。這樣就可以在保密的前提下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實(shí)用性、時(shí)效性。
2.3加強(qiáng)培訓(xùn)、提高人員素質(zhì)
檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質(zhì)才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中配備專業(yè)的檔案管理人員是比較困難，但加強(qiáng)培訓(xùn)還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對(duì)此，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)因建立相應(yīng)的人員培訓(xùn)和考核制度。根據(jù)自身的情況，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)加大這方面的培訓(xùn)交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開展由針對(duì)性的交流，這無(wú)疑是提高人員素質(zhì)的一條捷徑。
2.4加大檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎(chǔ)。人事干部應(yīng)積極爭(zhēng)取單位甚至上級(jí)部門的的支持。完善庫(kù)房的“六防”設(shè)施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。
2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個(gè)檔案才真實(shí)可靠。對(duì)于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，人員的職稱經(jīng)常發(fā)生變化。另外，由于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平要求越來(lái)越高，人員參加各種學(xué)歷和非學(xué)歷教育也相當(dāng)普遍，還經(jīng)常參加各種執(zhí)業(yè)資格考試。作為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理人員應(yīng)特別留意收集這方面的材料，及時(shí)豐富人事檔案的內(nèi)容，只有這樣的人事檔案才能真實(shí)反應(yīng)個(gè)人的情況，發(fā)揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國(guó)家要求都必須使用16開規(guī)格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業(yè)檔案制作設(shè)備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。
3、結(jié)束語(yǔ)
1.1人員配備不足，素質(zhì)不高
目前，絕大部分檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)都沒有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數(shù)職來(lái)管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業(yè)務(wù)眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動(dòng)和培訓(xùn)滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業(yè)科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識(shí)。具筆者所知，未經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)專業(yè)學(xué)習(xí)就匆匆上任管理人事檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這種情況導(dǎo)致人事檔案管理人員素質(zhì)低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識(shí)。
1.2場(chǎng)地不足，設(shè)施缺乏
目前，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)普遍未設(shè)置專門的人事檔案管理場(chǎng)所，僅僅是在檔案室設(shè)立一個(gè)柜子和其他檢驗(yàn)報(bào)告存放在一起，無(wú)法達(dá)到三室分開的要求（即檔案庫(kù)房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調(diào)，但防盜和防火設(shè)施仍普遍存在不足。
1.3人事檔案材料不全，材料制作不規(guī)范
由于目前社會(huì)上很多公司企業(yè)普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當(dāng)一些新進(jìn)人員由外面的企業(yè)調(diào)入檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)時(shí)，往往導(dǎo)致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，材料的制作往往達(dá)不到國(guó)家的要求，這直接影響到整份檔案的質(zhì)量和價(jià)值。
2、新時(shí)代的人事檔案工作的建議
2.1提高意識(shí)，加強(qiáng)管理
一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)水長(zhǎng)流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態(tài)化，列入日常工作計(jì)劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關(guān)的檢查制度，定期對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、獎(jiǎng)懲。具體經(jīng)辦人員應(yīng)建立常態(tài)化的匯報(bào)渠道，直接將存在問(wèn)題和一些有益的建議上報(bào)至檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層。
2.2加強(qiáng)人事檔案管理的信息化水平
傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，應(yīng)加大人事檔案信息化建設(shè)的投入，提高科學(xué)管理的水平才有可能提高效率。利用現(xiàn)代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)等完整而真實(shí)地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質(zhì)材料。這樣就可以在保密的前提下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實(shí)用性、時(shí)效性。
2.3加強(qiáng)培訓(xùn)、提高人員素質(zhì)
檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質(zhì)才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中配備專業(yè)的檔案管理人員是比較困難，但加強(qiáng)培訓(xùn)還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對(duì)此，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)因建立相應(yīng)的人員培訓(xùn)和考核制度。根據(jù)自身的情況，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)加大這方面的培訓(xùn)交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開展由針對(duì)性的交流，這無(wú)疑是提高人員素質(zhì)的一條捷徑。
2.4加大檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎(chǔ)。人事干部應(yīng)積極爭(zhēng)取單位甚至上級(jí)部門的的支持。完善庫(kù)房的“六防”設(shè)施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。
2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個(gè)檔案才真實(shí)可靠。對(duì)于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，人員的職稱經(jīng)常發(fā)生變化。另外，由于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平要求越來(lái)越高，人員參加各種學(xué)歷和非學(xué)歷教育也相當(dāng)普遍，還經(jīng)常參加各種執(zhí)業(yè)資格考試。作為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理人員應(yīng)特別留意收集這方面的材料，及時(shí)豐富人事檔案的內(nèi)容，只有這樣的人事檔案才能真實(shí)反應(yīng)個(gè)人的情況，發(fā)揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國(guó)家要求都必須使用16開規(guī)格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業(yè)檔案制作設(shè)備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。
3、結(jié)束語(yǔ)
但不可否認(rèn)的是，隨著人民群眾司法需求的增長(zhǎng)，法院訴訟檔案管理體系在組織設(shè)置、制度建設(shè)、科技管理等方面也逐漸暴露出諸多與形勢(shì)任務(wù)不相適應(yīng)的問(wèn)題，亟待完善。其中最為突出的是缺少整體規(guī)劃和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在庫(kù)房建設(shè)、信息化建設(shè)等工作中，各家法院各自為政，導(dǎo)致一方面是重復(fù)建設(shè)、形成浪費(fèi)，另一方面又因財(cái)力等因素導(dǎo)致庫(kù)房不足、管理系統(tǒng)難以完善，各院之間無(wú)法兼容，致使訴訟檔案跨院、跨省借閱難以實(shí)現(xiàn)。為此，建議從訴訟檔案管理的自身規(guī)律和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)綜合考慮，有效整合各類資源，在高級(jí)法院設(shè)立訴訟檔案管理中心，建立中心庫(kù)房，統(tǒng)一保存、管理實(shí)體檔案，同時(shí)，走科技強(qiáng)院之路，充分利用高科技手段，將單一實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換為實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案并存，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作真正意義上的信息化，從而全面提高訴訟檔案管理體系的整體性、科學(xué)性、規(guī)范性。
一、當(dāng)前訴訟檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
(一)管理體制不健全
1、基礎(chǔ)規(guī)定過(guò)于滯后。當(dāng)前法院檔案管理工作依據(jù)的法律法規(guī)是《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案管理工作條例》以及最高法院法(辦)發(fā)[1991]46號(hào)文件的有關(guān)規(guī)定。其中，制發(fā)于1991年的46號(hào)文件(包括《人民法院檔案管理辦法》等8項(xiàng)規(guī)章制度)是當(dāng)前法院檔案管理工作的基礎(chǔ)。由于46號(hào)文件中的相關(guān)規(guī)定已經(jīng)嚴(yán)重滯后，不能適應(yīng)當(dāng)前法院檔案管理工作的需要，一線法院檔案管理部門迫切需要一套適應(yīng)新時(shí)期工作，便于執(zhí)行的訴訟檔案管理辦法。
2.管理模式不科學(xué)。目前是各級(jí)法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級(jí)，不重集中統(tǒng)一。由于大多數(shù)基層法院的人、財(cái)、物力量有限，實(shí)踐中訴訟檔案庫(kù)房嚴(yán)重不足、檔案人員匱乏成為普遍現(xiàn)象。同時(shí)，由于各自為政，不同法院的規(guī)定不盡相同，加之實(shí)體卷宗使用不便、借閱環(huán)節(jié)上的安全無(wú)法充分保障等特點(diǎn)，導(dǎo)致跨院、跨省借閱訴訟檔案時(shí)難度較大，法院之間、檢法之間因此產(chǎn)生的矛盾日益凸顯。
3.管理手段不專業(yè)。其中最為突出的就是歸檔率的統(tǒng)計(jì)不科學(xué)，沒有標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)計(jì)辦法，依據(jù)各法院信息化程度的高低做法不一。一般在審判管理軟件中未包含歸檔管理項(xiàng)目的法院，是依據(jù)各業(yè)務(wù)庭自己上報(bào)的應(yīng)歸檔數(shù)和未歸檔數(shù)據(jù)來(lái)統(tǒng)計(jì)歸檔率，無(wú)法做到客觀全面。
4.監(jiān)督、激勵(lì)機(jī)制不完善。目前，法院檔案管理工作是接受檔案局和高級(jí)法院檔案管理部門的雙重業(yè)務(wù)指導(dǎo)。法院系統(tǒng)自身至今還沒有設(shè)立專門針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行表彰的項(xiàng)目，尚未形成有效的激勵(lì)機(jī)制。
(二)信息化過(guò)程中標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
當(dāng)前，在“科技強(qiáng)院”思想的指導(dǎo)下，全國(guó)各地法院加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，訴訟卷宗數(shù)字化作為其中一項(xiàng)內(nèi)容，也正在蓬勃開展。但是由于大多數(shù)都是各級(jí)法院各自獨(dú)立研發(fā)管理軟件，在設(shè)計(jì)上對(duì)檔案管理項(xiàng)目的歸屬未能形成統(tǒng)一的指導(dǎo)思想。由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標(biāo)準(zhǔn)并不能完全滿足未來(lái)訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求，必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統(tǒng)一的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)。
(三)人、財(cái)、物保障不到位
1.庫(kù)房緊缺。近年來(lái)，隨著案件數(shù)量的激增，訴訟卷宗檔案數(shù)量劇增，所需空間急劇膨脹。而紙質(zhì)實(shí)體卷宗具有原始性與不可替代性，因此即使訴訟檔案卷宗已經(jīng)電子化，其仍需保存。按照規(guī)定，訴訟檔案保管期限最短的也要存放30年。囿于建設(shè)規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)及客觀實(shí)際，因訴訟爆炸本已在審判辦公用房方面捉襟見肘的各基層法院，無(wú)力、無(wú)處再擴(kuò)建檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房嚴(yán)重緊缺。
2.人員編制短缺。法院系統(tǒng)是嚴(yán)重缺人的國(guó)家機(jī)關(guān)之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的編制只能向一線審判部門傾斜，難以再為檔案部門配齊、配足人員?；鶎臃ㄔ簷n案管理工作總體局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任務(wù)，無(wú)力再進(jìn)一步開展檔案管理創(chuàng)新與編寫檔案史料等檔案編研工作。
3.卷宗移轉(zhuǎn)不安全。訴訟檔案在審判過(guò)程中頻繁流轉(zhuǎn)不利于訴訟卷宗的安全。從一審、二審、申訴、再審、執(zhí)行、抗訴等程序中的調(diào)卷、退卷過(guò)程中容易發(fā)生卷宗的損毀丟失。
二、完善訴訟檔案管理體系的設(shè)想
(一)構(gòu)建新的檔案管理組織架構(gòu)和科學(xué)的管理機(jī)制
1.設(shè)立各省法院檔案管理中心和中心檔案庫(kù)房?！稒n案法》第二條明確規(guī)定，國(guó)家一切機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織所形成的檔案必須歸國(guó)家所有;第五條規(guī)定，檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。訴訟檔案是國(guó)家檔案全宗的重要組成部分，法院是國(guó)家審判機(jī)關(guān)，以法院為全宗單位，以全宗為核心，實(shí)行訴訟檔案的分級(jí)集中統(tǒng)一管理是維護(hù)訴訟檔案真實(shí)性、可靠性的有力保障。長(zhǎng)期以來(lái)各級(jí)法院各自管理其產(chǎn)生的訴訟檔案，只是做到了分級(jí)管理，沒有體現(xiàn)集中統(tǒng)一的優(yōu)勢(shì)。
建議在高級(jí)法院以及部分中級(jí)法院設(shè)立集中統(tǒng)一管理轄區(qū)訴訟檔案的管理中心，建設(shè)中心檔案庫(kù)房集中存放基層法院的紙質(zhì)卷宗。基層法院僅保留周轉(zhuǎn)庫(kù)房，保證實(shí)體紙質(zhì)訴訟檔案形成后5年內(nèi)的存放和保管。
2.建立健全訴訟檔案管理制度。建議最高法院盡快組織各法院通過(guò)認(rèn)真細(xì)致的調(diào)研論證，制定新的訴訟檔案管理制度辦法，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)明確以下四方面內(nèi)容:一是確定卷宗材料的排列順序。重點(diǎn)關(guān)注新增類型材料的放置位置。二是在立卷歸檔制度中強(qiáng)調(diào)卷一的索引功能。三是對(duì)照新修訂的民事訴訟法等法律法規(guī)及司法解釋，重新制定案由和保管期限的相關(guān)規(guī)定。四是建立科學(xué)有效的歸檔率統(tǒng)計(jì)模型，為各項(xiàng)考核提供公平、有力的基礎(chǔ)數(shù)字。
3.創(chuàng)新管理方式。一是建立調(diào)離人員檔案交接監(jiān)督機(jī)制。二是搞好配套開發(fā)。探索研發(fā)裁判文書制作系統(tǒng)，將裁判文書從啟動(dòng)、呈批、審查、印刷的整個(gè)流程電子化，達(dá)到真正的無(wú)紙化審判。
4.科學(xué)配置人力，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理工作本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性，法院的訴訟檔案具有更強(qiáng)的專業(yè)性。不論采用何種編制的人員，都應(yīng)當(dāng)保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，保證檔案人員政治過(guò)硬，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力。
5.完善激勵(lì)機(jī)制。可以考慮設(shè)立法院檔案管理先進(jìn)工作者獎(jiǎng)項(xiàng)，以充分調(diào)動(dòng)法院檔案管理工作人員的工作積極性和主動(dòng)性。
(二)訴訟檔案信息化的解決思路
1.標(biāo)準(zhǔn)先行，科學(xué)規(guī)劃。檔案的信息化建設(shè)必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)。建議由最高法院根據(jù)訴訟檔案管理的實(shí)際需求出臺(tái)法院系統(tǒng)的訴訟檔案的電子化標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和規(guī)范全國(guó)各級(jí)各類法院訴訟檔案電子化。在當(dāng)前不能夠統(tǒng)一開發(fā)商和統(tǒng)一應(yīng)用軟件的情況下，作為訴訟檔案電子化的基本依據(jù)，并采取相應(yīng)措施促使各級(jí)法院在系統(tǒng)開發(fā)中嚴(yán)格遵守，以便于在今后的發(fā)展中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。
2.建立統(tǒng)一的訴訟檔案管理軟件。各行各業(yè)應(yīng)用管理軟件的統(tǒng)一是大勢(shì)所趨。建議由最高法院統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一軟件，保證最高法院對(duì)全國(guó)法院訴訟檔案資源的有效采集，真正實(shí)現(xiàn)由上到下的四級(jí)檔案管理體系。
3.創(chuàng)建電子檔案查詢體系。全國(guó)法院系統(tǒng)均實(shí)現(xiàn)電子化歸檔后，在四級(jí)法院建立一個(gè)完整的電子檔案查詢系統(tǒng)，與現(xiàn)有的法院案件信息管理系統(tǒng)整合在一起，凡是上訴或進(jìn)入審判監(jiān)督程序的案件，根據(jù)一定的審批程序，向有關(guān)法官開放電子卷宗。這樣可以極大地減少審判過(guò)程中的調(diào)卷量，緩解審判庭和法院檔案部門的工作壓力，也可以減少卷宗在調(diào)閱過(guò)程中出現(xiàn)的沖突及案卷丟失的風(fēng)險(xiǎn)。
4.訴訟案卷數(shù)字化并卷。在訴訟檔案管理中，同一原、被告的案件在不同的審理階段會(huì)形成不同的卷宗，如減刑假釋案件、申訴復(fù)查案件、再審案件、執(zhí)行案件的卷宗原則上都應(yīng)該采取并卷的方法進(jìn)行管理，達(dá)到全面掌握案件各階段審理情況的目的。
