時間：2023-05-29 18:21:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理規(guī)章制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實(shí)行科學(xué)管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號科學(xué)規(guī)范、查找方便。
三、定期對檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時，首先由借閱人認(rèn)真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負(fù)責(zé)。
四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。
三、編號抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀制度
一、對檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。
三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
檔案庫房管理制度
一、檔案庫房門窗牢固，及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進(jìn)入庫房時，必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強(qiáng)光），庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。
摘要：本文依托檔案部門檔案管理的實(shí)際做法，對檔案部門檔案資料的搜集、管理等方面進(jìn)行初步探討，以期對其他檔案管理人員檔案管理工作有所裨益。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案保密；管理人員
中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）10-0051-01
檔案部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好檔案的管理工作，既發(fā)揮檔案效用，又有利于檔案保密。這里實(shí)際強(qiáng)調(diào)的“管”與“用”的關(guān)系。管和用二者是辯證統(tǒng)一的。管好是基礎(chǔ)，是手段；利用是主題，是目的；不管好，不能確保檔案的安全保密，就無以用活；不用活，不能確保檔案的有效利用，管好的意義就大打折扣。因此，必須堅持管用結(jié)合，決不可偏廢一頭，只講管，不講用；更不能只講用，不講管。
如何“管”？首先，要解決好思想認(rèn)識問題。據(jù)了解，現(xiàn)在部分檔案管理人員對于檔案存在著“收收發(fā)發(fā)無關(guān)緊要”和“立檔后嚴(yán)密保管，沒有領(lǐng)導(dǎo)發(fā)話不讓看檔案”的思想。這兩種極端思想都是不正確的。做好檔案的管與用工作并不難，一定勤快，作為檔案管理人員，在收發(fā)文檔時一定要分清主次，區(qū)分立檔文件和臨時有效的文件，及時立檔，及時存檔。在文檔行業(yè)，雖然做不出轟轟烈烈的事情，但與黨和國家的事業(yè)密切相關(guān)。檔案管理工作責(zé)任重大，黨和國家制發(fā)的文電特別是密級較高的文電一旦泄密，后果不堪設(shè)想。特別是我們地處邊疆，一定要提高警惕。況且隨著文件、電報傳輸手段的變化莫測，國內(nèi)國際保密與竊密斗爭將更為尖銳、復(fù)雜，工作難度會越來越大。對此，思想上應(yīng)當(dāng)有壓力、有責(zé)任感。要增強(qiáng)責(zé)任心，居安思危，時刻注意加強(qiáng)管理措施，就不會出現(xiàn)失、泄密問題。第二，要加強(qiáng)對檔案管理規(guī)章制度的學(xué)習(xí)和宣傳。現(xiàn)在檔案管理工作的制度已比較健全，重要的是通過多種方式使有關(guān)同志包括領(lǐng)導(dǎo)同志了解檔案管理規(guī)章制度的內(nèi)容和要求。比如，將檔案管理制度張掛上墻，或匯編成冊，將那些與本人工作有關(guān)的單項(xiàng)制度發(fā)給個人。第三，要把管理責(zé)任制落實(shí)到人。特別對那些容易造成公文失、堵、滯現(xiàn)象的關(guān)節(jié)點(diǎn)，如文件、電報的簽發(fā)、批辦、遞送、閱辦，人員變動時文件、電報的交接等，手續(xù)一定要齊全，責(zé)任一定要明確。要按照萬無一失的要求，落實(shí)各項(xiàng)管理措施，確保文件安全運(yùn)行后及時存檔。尤其對那些內(nèi)容重要、密級較高、分發(fā)范圍較小、時限性較強(qiáng)的文件，要重點(diǎn)加強(qiáng)管理。第四，要加強(qiáng)監(jiān)督檢查，嚴(yán)格工作紀(jì)律。對檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況，要經(jīng)常進(jìn)行檢查。執(zhí)行制度一事實(shí)上要講原則，絕不能講情面。對執(zhí)行得好、工作成績突出的，要進(jìn)行表彰；對責(zé)任心不強(qiáng)、有章不循的，不珍視檔案的行為要進(jìn)行嚴(yán)厲批評教育；對有規(guī)不依，違反紀(jì)律，失職瀆職，造成影響檔案利用的行為，查明原因，追究責(zé)任，依紀(jì)嚴(yán)肅處理。為此，必須強(qiáng)化“三個觀念”：一要強(qiáng)化服務(wù)觀念。檔案管理工作的本質(zhì)，在于為各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機(jī)關(guān)服務(wù)。因此，必須認(rèn)真對待這項(xiàng)工作，寓管理于服務(wù)之中，在服務(wù)中加強(qiáng)管理。在檔案的管理與使用過程中，要開動腦筋，多想辦法，保證檔案周密、完整、準(zhǔn)確地得到利用，切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。二要強(qiáng)化時效觀念。要注意合理做好各個環(huán)節(jié)的化繁為簡工作，使檔案使用流程簡捷，管理程序簡練，操作手續(xù)簡便，同時還要注意改變工作手段，實(shí)行辦公自動化。三要強(qiáng)化保密觀念。檔案管理人員處于保密工作的第一道防線，必須首先做到知密不泄密。對一切保密檔案，不得隨便給無關(guān)人員閱看，也不得和無關(guān)人員隨便談?wù)摚唤^不擅自攜帶外出，就妥善保管。
檔案工作是一件平凡的工作，但通過我們平凡的工作，不僅為領(lǐng)導(dǎo)提供了工作所需的材料之外，給多少部門提供了歷史的真面目，所以其中蘊(yùn)藏著不平凡的業(yè)績。只有管好檔案，用好檔案，才能為我縣的發(fā)展做出一份貢獻(xiàn)。
回首城市和建筑發(fā)展的歷史進(jìn)程，我們可以清楚地看到光技術(shù)和光文化同城市和建筑同步發(fā)展的前進(jìn)足跡，也看到燈光照明的技術(shù)進(jìn)步對城市和建筑面貌及現(xiàn)代城市生活產(chǎn)生了多么重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民生活水平的提高，城市夜景照明事業(yè)在短短五年里迅猛發(fā)展。針對城市亮化工程的檔案管理工作涵蓋面較廣，不僅涉及項(xiàng)目展開前期的各項(xiàng)相關(guān)資料的搜集、整理與歸檔，也涉及項(xiàng)目建設(shè)過程中的各項(xiàng)合同文書、采購資料與信息以及項(xiàng)目規(guī)劃的相關(guān)文件的歸納整理。這些檔案對于工程項(xiàng)目的建設(shè)以及后期有效投入使用都非常重要。
1 亮化工程檔案管理的重要性
城市路燈亮化工程檔案管理能夠很直觀的反映出一個工程項(xiàng)目各項(xiàng)工程建設(shè)情況以及項(xiàng)目使用情況，這不僅是項(xiàng)目建設(shè)管理中的第一手資料，這也是項(xiàng)目資產(chǎn)的重要組成部分，更是項(xiàng)目展開、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。良好的檔案管理，有助于增強(qiáng)項(xiàng)目的技術(shù)和知識儲備，保護(hù)好知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為亮化工程項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。檔案管理工作對于工程項(xiàng)目的前期建設(shè)與后期投入使用都非常重要。這不僅能夠成為建設(shè)過程的許多參照，更是能夠?yàn)轫?xiàng)目的投入使用與經(jīng)營管理抵御潛在風(fēng)險。這不僅能夠保障項(xiàng)目的長期穩(wěn)定運(yùn)行，更是對于項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益的一種有力維護(hù)。城市亮化工程是一項(xiàng)工程量大、涵蓋主體面廣且建設(shè)工期較長的大型項(xiàng)目。這不僅會影響一個城市的風(fēng)貌與發(fā)展，好的項(xiàng)目更是能夠在美化城市環(huán)境的前提下也確保資源的合理利用。這對于一個城市的可持續(xù)發(fā)展是非常重要的。想要很好的實(shí)現(xiàn)這些建設(shè)目標(biāo)，項(xiàng)目建設(shè)展開過程中涉及的信息資源將會非常重要，而這些資源的搜集、整理與利用過程正是檔案管理工作的重要組成。由此可見，一個好的亮化工程管理將會有助于拓展工程項(xiàng)目信息資源，從而讓項(xiàng)目更好的展開建設(shè)。
2 當(dāng)前亮化工程檔案管理中存在的問題
檔案管理理論基礎(chǔ)薄弱，檔案管理是一套較為復(fù)雜、涵蓋的方面非常廣泛的管理活動，無論是對于工程建設(shè)實(shí)況的了解，還是對于工程項(xiàng)目的開發(fā)利用，這些都是檔案管理的理論基礎(chǔ)所在，也是檔案管理過程中需要嚴(yán)格參照的基礎(chǔ)知識。亮化工程檔案對于許多檔案管理人員來說都是一個十分新鮮的事物，更不用說在執(zhí)行相關(guān)項(xiàng)目時應(yīng)當(dāng)如何借助有效的程序、方法、模式與評價標(biāo)準(zhǔn)等來讓管理過程很好的完成。理論基礎(chǔ)的薄弱是當(dāng)下亮化工程檔案管理面臨的首要問題。如果這個問題不能夠得到很好的解決與完善，檔案管理工作將會很難高效的得以展開。
檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，迄今為止還沒有一部成文的針對亮化工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章體系或者是法律法規(guī)，制度的缺乏極大的增加了檔案管理工作展開時的難度與障礙，這是城市亮化工程檔案管理中的一個重大缺失，也是當(dāng)下亮化工程檔案管理中一個非常顯著的問題。
3 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低
檔案管理專業(yè)人才的缺乏是亮化工程檔案管理工作難以展開的一個重要制約因素，它不僅需要從業(yè)人員必要的文字、統(tǒng)計、法律等知識，對于亮化工程檔案管理工作而言它還需要人員具備足夠的環(huán)保意識以及可持續(xù)發(fā)展觀念。還要求檔案管理人員要對整個亮化工程非常熟悉，這對于管理人員的知識層面與專業(yè)素養(yǎng)要求是比較高的，大部分現(xiàn)有的檔案管理人員都難以達(dá)到這個標(biāo)準(zhǔn)，這也進(jìn)一步造成了亮化工程檔案管理專業(yè)人才缺乏的現(xiàn)狀。
4 解決對策
1、完善檔案管理規(guī)章制度，強(qiáng)化與完善檔案管理規(guī)章制度是提升亮化工程檔案管理質(zhì)量與管理效率的根本，這也是檔案管理工作能夠更好的得以展開的前提與契機(jī)。強(qiáng)化與完善檔案管理規(guī)章制度可以主要從兩個方面得以展開。一方面，應(yīng)當(dāng)確立一部完善可行的檔案管理規(guī)章體系，要針對工程項(xiàng)目的實(shí)際情況確立檔案管理范疇，這才能夠讓檔案管理工作真正落到實(shí)處。與此同時，要盡快完善檔案管理的信息化管理模式，對于檔案管理過程中需要展開的信息搜集與整理內(nèi)容以及需要借助的信息管理手段應(yīng)該規(guī)定相關(guān)部門必須給與協(xié)助，只有這樣才能夠確保檔案管理工作準(zhǔn)確高效的得以展開。另一方面，要盡快建立一套完整可行的檔案管理工作細(xì)則，細(xì)則中對于檔案管理工作展開的流程、各方面需要承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)要有明確劃分，只有這樣才能夠避免管理時的局限性，讓檔案管理工作展開更更為規(guī)范。
關(guān)鍵詞：信息化；繼續(xù)教育；檔案管理
前言：隨著我國高職院校招生人數(shù)的擴(kuò)展以及高職教育體制的改革，高職院校在教學(xué)、科研以及管理等各項(xiàng)活動中都積累了豐富的檔案資料，檔案的數(shù)量正在急劇增加，使用的頻率也在快速提高[1]。在傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)無力應(yīng)對目前要求的情況下，推廣并完善信息化檔案管理措施就成了目前檔案管理工作人員最好的選擇。
一、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
目前我國高職院校檔案管理缺乏完善的制度作為依據(jù)，也缺乏專門的管理軟件進(jìn)行管理。高職院校檔案信息化建設(shè)隨意性較大，對于檔案文件的歸檔、整理方面還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考。存在著檔案管理制度不健全，檔案管理、分類、保存和工作人員的工作效率不高，學(xué)生檔案管理人員的信息化管理技術(shù)的水平欠缺，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，以及檔案管理信息化投入不足，導(dǎo)致學(xué)生檔案的管理效率不高、檔案收集不全以及整理歸檔存在問題等。
二、繼續(xù)教育檔案管理信息化建設(shè)措施
（一）完善繼續(xù)教育檔案管理制度。由于學(xué)生檔案管理規(guī)章制度不夠健全，很多設(shè)備檔案收集不全，各項(xiàng)資料的填寫不規(guī)范，包括相應(yīng)的修改、備注和變更等，加上學(xué)生對檔案管理的監(jiān)督力度不夠，使檔案缺乏準(zhǔn)確性和完整性。因此要完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，加大對檔案資料管理的監(jiān)督力度，做一個完整的規(guī)劃，各項(xiàng)資料要進(jìn)行多項(xiàng)備份，利用信息化管理設(shè)備進(jìn)行文字備份、圖像備份，而實(shí)際材料也要分類收集。管理人員要多次審閱，以保證資料的準(zhǔn)確性和完整性。制定一個時間段對學(xué)生以往的實(shí)際紙質(zhì)檔案進(jìn)行抽查，信息技術(shù)人員也定期要對網(wǎng)絡(luò)平臺的基建檔案資料進(jìn)行篩查，維護(hù)各類信息設(shè)備的安全性。通過完善信息化檔案管理規(guī)章制度，建立一個有效的管理體系，促進(jìn)基建檔案規(guī)范化管理，提高學(xué)生的工作效率，保證檔案資料的質(zhì)量。
（二）招聘信息化設(shè)備管理的專業(yè)人員及強(qiáng)化培訓(xùn)。某些檔案管理人員或信息系統(tǒng)技術(shù)人員的檔案管理意識薄弱，對檔案管理不夠重視，學(xué)生方面也缺少信息化設(shè)備的基建檔案管理人才。對此，要加強(qiáng)對基建檔案管理人員的培訓(xùn)，引進(jìn)信息化系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)人員，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。檔案管理人員的工作態(tài)度和工作能力是學(xué)生檔案管理水平的直接保障，要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。可以通過在職技能培訓(xùn)，參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)新知識，或到更好的學(xué)生進(jìn)修。鼓勵管理人員加強(qiáng)自身技能學(xué)習(xí)，參與信息化檔案管理交流學(xué)會，提高信息化管理的工作能力。同時在招聘相關(guān)檔案信息系統(tǒng)技術(shù)人員時要注重應(yīng)聘人員的專業(yè)技能、學(xué)歷、個人態(tài)度和工作能力，以保障能引進(jìn)熟練掌握信息化管理檔案資料的人才。
（三）加大對基建檔案管理的資金投入。當(dāng)下，我國大多數(shù)學(xué)生的基建檔案管理科的分配用房較少，檔案資料、信息設(shè)備所處的環(huán)境也缺乏安全保障，不符合防濕防潮、防火、防高溫等基本要求，很多信息化系統(tǒng)或設(shè)備沒有進(jìn)行更新或升級。因此，要加大對基建管理科的資金投入，要改善檔案管理設(shè)備和資料的存放環(huán)境，保障其安全性。要設(shè)立獨(dú)立的檔案資料庫房對資料進(jìn)行分類存放，信息化設(shè)備儀器要和原始圖文資料庫房要分開，設(shè)置檔案借閱室和辦公室。同時購進(jìn)一些先進(jìn)的儀器設(shè)備，協(xié)同相關(guān)信息技術(shù)公司，開發(fā)一套符合學(xué)生的應(yīng)用軟件。安裝局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)全院查閱平臺，設(shè)置查閱權(quán)和使用權(quán)限。設(shè)備儀器需具備高分辨率掃描儀、三維立體圖像儲存。可對文件資料、聲音、視頻和圖片進(jìn)行統(tǒng)一管理，有編輯、查找窗口，有打印學(xué)生檔案和統(tǒng)計應(yīng)用等功能，方便歸檔。并和辦公系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)不同部門之間檔案信息的共享、接收和移交。應(yīng)制定健全的檔案信息化管理制度來規(guī)范信息化建設(shè)過程，并規(guī)范管理電子檔案信息資源的利用等，使信息化建設(shè)過程更制度化、規(guī)范化。
結(jié)束語：檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時展的必然趨勢，除
了提高檔案管理效率，還提高了查詢檢索效率，高職院校檔案信息化建設(shè)勢在必行。因此，要完善基建檔案管理制度，加大對檔案資料管理的監(jiān)督力度，要求對資料進(jìn)行審查與核對，保證資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時要提高檔案管理人員的工作能力，加大對基建管理科的資金投入，改善檔案資料的存放環(huán)境，以便于資料的借閱、存放和管理。進(jìn)行全院聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化管理的有效實(shí)施，保證學(xué)生信息管理的統(tǒng)一化規(guī)范化，提高學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。
（廣西梧州財經(jīng)學(xué)校，廣西 梧州 543000）
【摘 要】學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展軌跡的體現(xiàn)，是學(xué)校通過各種評估不可缺少的重要成分之一，它對學(xué)校發(fā)展具有重要的作用。本文通過分析學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，樹立和增強(qiáng)廣大師生的檔案意識；建立健全學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，配備高素質(zhì)的專業(yè)管理人員；抓好收集；加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)五方面對加強(qiáng)學(xué)校檔案管理進(jìn)行簡單闡述。
關(guān)鍵詞 學(xué)校；檔案；管理；發(fā)展
1 學(xué)校檔案的含義及作用
檔案是社會組織或個人活動中直接形成的具有清晰確定的原始記錄作用的固化信息，是事實(shí)、知識和經(jīng)驗(yàn)的記錄，是歷史的真實(shí)憑證。學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料,是學(xué)校直接記述和反映學(xué)校活動、保存?zhèn)洳楦鞣N學(xué)校文件材料的總稱。檔案既可以體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展的軌跡，也是當(dāng)下學(xué)校各項(xiàng)評估工作的重要內(nèi)容。
加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作不僅是對學(xué)校日常工作開展的必須，也是提高學(xué)校工作效率和進(jìn)行教育教學(xué)改革的重要基礎(chǔ)和必要條件，對促進(jìn)學(xué)校向前發(fā)展具有重要的作用。
2 學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析
2.1 檔案管理意識淡薄
大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、教職工對人們對檔案工作意識不強(qiáng)，認(rèn)識不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性,認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格，只要應(yīng)付了事就好。
2.2 檔案分散管理，缺乏科學(xué)而系統(tǒng)的歸檔
在學(xué)校工作中，行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤管理等部門都有各自的管理特點(diǎn)，各部門的檔案記錄方法也不盡相同，不同部門為方便自己的工作各自管理自己的檔案，不會主動把有關(guān)資料交給檔案管理人員歸檔，這就形成了檔案資料收集不全，更難以做到科學(xué)而系統(tǒng)的歸檔。
2.3 檔案管理人員配備不足，存在得過且過應(yīng)付了事的思想
由于學(xué)校總體編制較緊，加之領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，認(rèn)為重在教學(xué)質(zhì)量，往往在檔案管理人員的配備上大打折扣，大部分學(xué)校的檔案管理人員都是兼職人員。由于從事檔案管理工作的人員由于忙于應(yīng)付其他教學(xué)工作，且缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。
2.4 檔案管理方法陳舊落后
目前就我市各中小學(xué)、職業(yè)學(xué)校來看絕大部分學(xué)校檔案管理仍采用傳統(tǒng)的低效的手工方式，未采用計算機(jī)系統(tǒng)管理。極個別學(xué)校雖然采用計算機(jī)系統(tǒng)管理，但也由于人力、經(jīng)費(fèi)投入不足系統(tǒng)未能及時換代升級，未能達(dá)到真正意義上的信息化自動化。
3 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，促進(jìn)學(xué)校向前發(fā)展
3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，樹立和增強(qiáng)廣大師生的檔案意識
提高和增強(qiáng)學(xué)校全體人員對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。要樹立和增強(qiáng)全體教職工的檔案意識首先是領(lǐng)導(dǎo)的重視到位，俗話說“工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)”只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案管理工作對學(xué)校教學(xué)、管理工作的重要性，才會重視學(xué)校的檔案管理工作。與此同時積極開展各種形式的檔案法規(guī)和檔案知識的學(xué)習(xí)、宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，提高師生員工的檔案意識，從而樹立增強(qiáng)廣大師生的檔案意識。
3.2 建立健全學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，使管理規(guī)范化、科學(xué)化
任何管理都要根據(jù)一定的章法、原則進(jìn)行，檔案管理也不例外。建立健全學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，是管理規(guī)范化、科學(xué)化的依據(jù)。要使學(xué)校檔案管理工作走上依法管理的軌道，必須建立健全學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，如：《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機(jī)制，同時把檔案管理工作任務(wù)的檢查考核納入目標(biāo)管理責(zé)任制中，強(qiáng)調(diào)各部門檔案責(zé)任，增加檔案的歸檔率，減少檔案的丟失、損失率，積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。
3.3 加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理，就必須配備一支高素質(zhì)的專業(yè)管理隊伍
檔案管理人員的穩(wěn)定與否及專業(yè)素質(zhì)的高低，直接影響學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量高低。學(xué)校應(yīng)該配備思想素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)、精通業(yè)務(wù)的專業(yè)管理人員。為應(yīng)對知識的更新，提高檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)校應(yīng)注重增加智力投資，積極派送檔案人員參加檔案專業(yè)知識理論、現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能等的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過知識更新，技能學(xué)習(xí)，提高學(xué)校檔案的管理水平，使得檔案管理真真切切的在學(xué)校教學(xué)改革、教學(xué)發(fā)展中起到應(yīng)有的作用。
3.4 抓好收集，豐富和充實(shí)檔案館藏
檔案的收集工作是把分散保存在各部門及個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有秩序的分別集中，以實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的業(yè)務(wù)活動，是檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。它直接關(guān)系到學(xué)校檔案的齊全完整的程度。要把學(xué)校分散在各個科室、部門及個人的檔案資料有效的集中起來，一方面要通過制度的形式獲得各個科室、各位教職工積極配合和支持，讓他們能夠主動的上交有價值的資料和數(shù)據(jù)；另一方面檔案管理人員還要主動的上門服務(wù)，跟蹤收集，并適時的進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。最大限度的防止檔案材料的流失，盡可能的豐富和充實(shí)檔案館藏，以滿足學(xué)校發(fā)展利用檔案的需要。
3.5 加大經(jīng)費(fèi)的投入，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)
檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案的計算機(jī)管理。使用檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)不但能有效地提高檔案管理效率和質(zhì)量,使檔案工作從落后的手工操作走向并跟上跟上辦公自動化步伐，且還能將管理檔案信息根據(jù)需要及時提供給學(xué)校各個部門、人員提供查閱便利,提高使用利用率。因此學(xué)校應(yīng)該加大經(jīng)費(fèi)投入，積極購置檔案的計算機(jī)管理系統(tǒng)，及時的對系統(tǒng)進(jìn)行換代更新，讓學(xué)校的檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，讓檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展中真正體現(xiàn)其重要作用。
參考文獻(xiàn)
［1］馮惠玲，張緝哲,主編.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社,2001.
[關(guān)鍵詞]市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目；招投標(biāo)；檔案管理
城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是指經(jīng)市人大會議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，在招標(biāo)投標(biāo)交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是招標(biāo)投標(biāo)過程中的真實(shí)記錄，是招標(biāo)投標(biāo)管理工作的重要依據(jù)，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目因?yàn)橐?guī)模大，既有勘察、設(shè)計、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機(jī)械設(shè)備的采購安裝，形成周期長，招投標(biāo)文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時間長的特點(diǎn)。作為檔案工作者，應(yīng)當(dāng)建立健全市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案工作，認(rèn)真研究思考，采取積極的措施，保證招投標(biāo)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為建設(shè)項(xiàng)目中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。
目前，城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件主要存在以下幾個問題：
首先，工程招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目往往參加單位多，招投標(biāo)文件數(shù)量龐大，沒有中標(biāo)的單位招投標(biāo)文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對工程招投標(biāo)文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目往往工期長，查閱頻繁，招投標(biāo)文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。
其次，招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標(biāo)檔案管理工作機(jī)制，與招標(biāo)簽訂合同后，招標(biāo)給什么就接收什么；一些單位對重點(diǎn)工程招投標(biāo)檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標(biāo)文件隨意堆放，沒有分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。
再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標(biāo)文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享。現(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標(biāo)檔案的目錄管理，不能與評標(biāo)管理軟件實(shí)現(xiàn)對接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案管理實(shí)際存在的一些問題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：
1、明確招投標(biāo)檔案管理分工協(xié)作機(jī)制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，做到分級管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項(xiàng)目工程招標(biāo)委托招標(biāo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行的，由招標(biāo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負(fù)責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標(biāo)交易活動結(jié)束后，中標(biāo)通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費(fèi)用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實(shí)現(xiàn)集中管理。
2、建立健全招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。在實(shí)際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法實(shí)施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標(biāo)項(xiàng)目檔案，條例中并沒有對招投標(biāo)檔案的管理做出詳細(xì)規(guī)定。因此，細(xì)化各地現(xiàn)行的工程招投標(biāo)檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作。另外，要與交易中心加強(qiáng)聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對報送人的文件嚴(yán)格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。
3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細(xì)化資料收集清單，是精簡庫存數(shù)量的前提。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標(biāo)文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實(shí)際工作中，筆者認(rèn)為，市重點(diǎn)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項(xiàng)批文復(fù)印件、招標(biāo)協(xié)議、招標(biāo)申請等。2、過程階段：招標(biāo)公告、投標(biāo)申請人匯總名單、投標(biāo)資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑、工程量清單、預(yù)算控制價或投標(biāo)限價、投標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟(jì)標(biāo)等；3、簽約階段：評標(biāo)委員會名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、廢標(biāo)情況說明、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、中標(biāo)通知書、合同副本、未中標(biāo)人投標(biāo)文件等。其次，在精簡招投標(biāo)檔案方面，招投標(biāo)辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠信檔案和信用投標(biāo)人，以后的投標(biāo)項(xiàng)目資審文件和投標(biāo)文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標(biāo)單位的重復(fù)工作量，同時也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標(biāo)，中標(biāo)單位投標(biāo)文件一正三副，不中標(biāo)單位一套正本就可以了，改變以往招標(biāo)將所有招標(biāo)過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件劃分為永久、三十年、十年，中標(biāo)單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標(biāo)單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標(biāo)檔案的組卷。招標(biāo)各階段的勘察設(shè)計、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當(dāng)分別組卷。招投標(biāo)文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個項(xiàng)目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。
5、提高招投標(biāo)檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過對檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)的接口連接，實(shí)現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標(biāo)項(xiàng)目匯編，包括錄入項(xiàng)目名稱、中標(biāo)單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、分析，對各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進(jìn)行整合，各類分析報表的進(jìn)行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標(biāo)單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化、科學(xué)化、信息化，充分發(fā)揮招投標(biāo)檔案價值。
關(guān)鍵詞：水利科技；檔案管理；問題；對策
水利科技檔案工作是集中統(tǒng)一管理水利科技檔案，維護(hù)水利科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實(shí)現(xiàn)水利科技檔案在水利科技管理工作中的有效利用[1]。不同于一般的檔案資料，水利科技檔案對科研項(xiàng)目的運(yùn)行有著至關(guān)重要的作用[2]。為了更好地管理利用水利科技檔案，本文根據(jù)實(shí)際調(diào)查，分析水利科技檔案管理工作中存在的主要問題，在此基礎(chǔ)上提出加強(qiáng)水利科技檔案管理工作的對策。
一、水利科技檔案管理工作存在的主要問題
由于水利科技檔案數(shù)量大、種類多、技術(shù)性較強(qiáng)，對檔案管理人員專業(yè)知識水平要求較高。就目前水利科技檔案管理來看，檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力難以達(dá)到要求，通常需要科技項(xiàng)目人員負(fù)責(zé)檔案原始資料的收集、整理工作。而科技項(xiàng)目人員雖然具有很強(qiáng)的專業(yè)技能，但是卻缺乏相應(yīng)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，所以水利科技檔案管理工作中經(jīng)常存在因歸檔資料不齊全、檔案資料遺失導(dǎo)致的歸檔率低等問題。對安徽省水利部淮委水利科學(xué)研究院科技檔案存檔現(xiàn)狀的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，近十年來科技檔案歸檔率平均為78%，但不同項(xiàng)目歸檔率差異較大，有的業(yè)務(wù)部門歸檔率能達(dá)到100%，有的業(yè)務(wù)部門歸檔率甚至不足50%。歸檔率低主要是因?yàn)樗萍紮n案管理工作還存在以下問題。
1.檔案管理工作操作不規(guī)范
部分科技人員在歸檔過程中，由于缺乏檔案管理意識，經(jīng)常出現(xiàn)不按科技檔案管理流程進(jìn)行操作的現(xiàn)象，這是導(dǎo)致科技報告前期管理與后期存檔銜接不良的主要原因。比如科技報告未領(lǐng)取編號就進(jìn)行打印，而科技報告與合同也未建立對應(yīng)關(guān)系，致使存檔時對科技項(xiàng)目核對產(chǎn)生困難。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，近十年內(nèi)有近四分之一的報告編號是后期補(bǔ)齊的，這對科技檔案管理工作產(chǎn)生了負(fù)面影響。
2.檔案資料收集不完整
科技檔案資料是伴隨著項(xiàng)目整個生命周期的。然而在項(xiàng)目開展階段，很多科技人員沒有按照科技檔案歸檔規(guī)章制度收集、整理資料，往往是到科研項(xiàng)目即將驗(yàn)收或者結(jié)束需要進(jìn)行存檔時，才從已有的科研資料中查找、整理所需要的歸檔資料，這時就會發(fā)現(xiàn)材料缺失，如合同、評審材料不齊等，無法在規(guī)定時間補(bǔ)齊檔案資料，最終導(dǎo)致存檔困難。
3.科技人員檔案意識薄弱
科技人員在水利科技檔案管理工作中占有重要位置，但部分科技人員沒有意識到科技項(xiàng)目存檔對項(xiàng)目實(shí)施的重要性，只是單純地認(rèn)為存檔就是資料文件的存放，尤其是在工作繁忙時，更是忽略存檔。科技人員這種薄弱的存檔意識也是造成科技檔案存檔率低的原因之一。
4.檔案管理人員參與科技檔案過程管理較少
由于檔案管理人員大部分時間忙于檔案的整編和檔案借閱，工作時間精力有限，且科技檔案專業(yè)性較強(qiáng)，檔案管理人員科研知識有限，未能充分發(fā)揮專業(yè)特長，給予科技人員科技檔案整理方面的專業(yè)指導(dǎo)。
二、加強(qiáng)水利科技檔案管理工作的對策
1.完善檔案管理機(jī)制
一是建立健全檔案管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。制定《科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《科技檔案存檔流程》等規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程。水利科研項(xiàng)目周期長、資料多、涉及面廣，結(jié)合這一實(shí)際，可建立基于項(xiàng)目不同階段的歸檔制度，讓歸檔工作細(xì)化到項(xiàng)目周期的每一個過程。從項(xiàng)目申報、立項(xiàng)開始，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的不同階段分步驟進(jìn)行。在項(xiàng)目的每一個周期開始前，檔案管理人員規(guī)劃這一階段需要的檔案資料，并注明檔案資料所需格式以及獲取來源；每一周期結(jié)束，科技人員提交當(dāng)期所需檔案，檔案管理人員及時審核資料的完整性。二是建立部門檔案管理考核制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任化。強(qiáng)化科技人員的檔案意識，建立科技人員檔案管理責(zé)任制，讓每一份檔案資料都能找到相關(guān)負(fù)責(zé)人員；并且在此基礎(chǔ)上可設(shè)定考核標(biāo)準(zhǔn)，科技人員要達(dá)到一定的存檔率才算完成檔案管理工作；同時，還應(yīng)該建立部門檔案工作激勵機(jī)制，適當(dāng)獎勵存檔工作優(yōu)秀的科技人員，提高其檔案管理熱情。三是建立檔案管理與項(xiàng)目管理有機(jī)結(jié)合制度，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。科技檔案管理工作是伴隨著項(xiàng)目工程的整個生命周期的。因此要從制度上保證檔案資料的收集整理工作圍繞科研項(xiàng)目的每一個階段，將項(xiàng)目管理與檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起，做到同時規(guī)劃、同時實(shí)施、同時檢查。
2.提高相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)
一是加強(qiáng)對科技檔案管理工作的宣傳。一方面，從檔案價值角度大力宣傳科技檔案管理工作的重要性，讓科技人員能夠充分認(rèn)識到自己的責(zé)任及其在檔案工作中的價值，更好地發(fā)揮科技人員在檔案管理工作中的能動性；另一方面，積極宣傳《檔案法》等檔案管理規(guī)章制度，讓科技人員充分了解檔案工作中的制度與流程，更好地推進(jìn)科技檔案歸納、整理工作，確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，提高科技檔案的價值，為后續(xù)的科學(xué)研究與科技服務(wù)工作提供更多信息。二是系統(tǒng)培訓(xùn)科技人員檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員要盡可能了解、掌握科技項(xiàng)目相關(guān)情況和專業(yè)知識，科技人員在檔案管理工作中，也需要提高相應(yīng)的檔案管理意識，不斷增加檔案管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。可定期系統(tǒng)地針對科技人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，減輕其檔案管理工作困難，以便更好地推進(jìn)科技檔案管理工作。三是檔案管理人員參與科技檔案過程管理。檔案管理人員根據(jù)檔案管理的流程與檔案資料收集工作中的要點(diǎn)，編寫檔案收集目錄，在科技項(xiàng)目各周期開始前發(fā)送給科技人員，在周期結(jié)束前及時提醒科技人員歸檔，并及時對收集的資料進(jìn)行審核、整理。四是建立幫扶團(tuán)隊。針對歸檔率過低的部門建立專門的幫扶團(tuán)隊。抽調(diào)檔案管理人員成立專門的幫扶團(tuán)隊，跟蹤科技項(xiàng)目的整個周期，協(xié)同科技人員共同建立科技檔案；同時找到歸檔過程中科技人員的具體困難，提供解決方案，以便科技項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)展順暢。
3.提升檔案管理技術(shù)水平
一是檔案數(shù)字化。借助信息化、電子化設(shè)備對新檔案進(jìn)行收錄、整理、存儲，同時對舊檔案也應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立健全數(shù)字水利科技檔案庫，為檔案的檢索、利用提供便捷條件。二是操作便捷化。利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供便捷的歸檔服務(wù)。一方面，簡化存檔方式。當(dāng)今時代眾多資料都以數(shù)字化形式存在，相較于申請獲得檔案編號再將文件進(jìn)行打印，在移動數(shù)字化存檔進(jìn)程中，科技人員可以直接將資料提交到相應(yīng)類目下的檔案中獲得檔案編號，同時進(jìn)行存檔工作，簡化存檔步驟。另一方面，簡化歸檔方式。從傳統(tǒng)的手寫移交目錄，找相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上申請目錄移交工作，相關(guān)負(fù)責(zé)人網(wǎng)絡(luò)審核確認(rèn)，檔案歸檔入電子庫，同時保留紙質(zhì)資料入檔案室。以便捷的線上操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)線下確認(rèn)，省時省力，方便管理。三是提示智能化。在科技人員項(xiàng)目實(shí)施過程中，結(jié)合小程序等應(yīng)用，在特定需存檔周期設(shè)定提醒，避免科技人員在存檔時漏存資料，為后續(xù)的檔案管理工作提供便利。四是宣傳移動化。除了借助傳統(tǒng)的宣傳欄、宣傳冊以及電子顯示屏等形式，還要發(fā)揮新媒體優(yōu)勢，利用微信公眾號、小程序等構(gòu)建宣傳平臺，讓宣傳不再是“一次性”活動，使科技人員可以在相應(yīng)的移動平臺快捷地了解科技檔案制度，實(shí)現(xiàn)宣傳工作無處不在。
4.充分開發(fā)檔案價值
優(yōu)化檔案資源，將傳統(tǒng)認(rèn)知中僅用于保存的檔案，通過分類、組織等知識化工作，轉(zhuǎn)化為服務(wù)于水利科學(xué)研究的科技檔案知識庫，提高檔案資源的價值，把存檔工作變成服務(wù)于科研工作的一部分，提高科技人員的建檔熱情。
關(guān)鍵詞：檔案管理 規(guī)范化 水利工程
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
水利工程檔案是水利部門在水利工程建設(shè)運(yùn)行中所形成的各種載體的檔案，是水利工作真實(shí)的歷史記錄，是在工作中進(jìn)行查考、研究、決策的重要依據(jù)，更是水利工程信息的源泉。在重大旱、澇災(zāi)害面前，在國家財產(chǎn)、人民生命受到威脅的時候，檔案中一個小小的數(shù)字，一句簡單的文字，就能幫助決策者們做出正確的抉擇，以保護(hù)國家財產(chǎn)、人民生命的安全。所避免的損失無法用數(shù)字衡量。因此，管理好水利工程檔案，使其在水利工程建設(shè)和水利工程管理中充分發(fā)揮作用，更好的為水利事業(yè)服務(wù)是各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門的重要職責(zé)。
一、水利工程檔案的特點(diǎn)
1、水利工程檔案形成周期長、種類多、數(shù)量大
水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案與普通文書檔案、會計檔案、實(shí)物檔案的不同之處是，一般檔案都是按年度歸檔整理，各單位各部門工作也都圍繞年度計劃進(jìn)行，而水利工程建設(shè)項(xiàng)目一般要經(jīng)歷勘測、規(guī)劃、可行性研究、初步設(shè)計和施工設(shè)計等多個設(shè)計階段。在其設(shè)計周期內(nèi)，由于受資金、技術(shù)、施工條件等因素的影響，多數(shù)項(xiàng)目均需跨年度實(shí)現(xiàn)，這種設(shè)計周期的跨年度性給檔案管理帶來一定難度。此外，水利工程常常由多個單項(xiàng)工程組成，建設(shè)周期長、投資大、要求高。因此，在整個工程建設(shè)中形成的檔案種類多，數(shù)量大。
2、水利工程檔案涉及領(lǐng)域的廣泛性
水利工程建設(shè)要經(jīng)過項(xiàng)目建議、可行性研究、勘測、設(shè)計、施工準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)使用等多個階段，不僅涉及建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、施工、環(huán)保等多個部門和企業(yè)，還涉及基礎(chǔ)工程、主體工程、金屬結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)備等多個專業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域，是多種技術(shù)、工藝的綜合運(yùn)用。
3．管理利用的時效性
水利工程檔案是水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)反映和記錄，是工程驗(yàn)收、結(jié)算、運(yùn)行、管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建的依據(jù)。即使在工程結(jié)束之后，也是其他工程設(shè)計建設(shè)的借鑒或參考，特別是技術(shù)檔案，對日后的工程設(shè)計、施工起著很重要的指導(dǎo)作用，需要永久性保存。
4、水利工程檔案的復(fù)雜性與多變性
水利工程檔案的復(fù)雜性是由水利樞紐工程的組成及其設(shè)計內(nèi)容的復(fù)雜性決定的，水利工程中各單項(xiàng)工程作用、結(jié)構(gòu)功能的復(fù)雜性，決定其檔案組成的復(fù)雜性；多變性是指一項(xiàng)水利工程要涉及社會的各個方面，往往從設(shè)計初期，設(shè)計工作就因?yàn)橥顿Y狀況、規(guī)劃走向、拆遷征地、群眾利益等因素不斷修改，甚至有時工程已開工，實(shí)際情況又與設(shè)計時情況不同，當(dāng)?shù)卣钟行碌囊?guī)劃要求，設(shè)計圖紙不得不變更，這很容易使檔案管理人員分不出到底哪些是應(yīng)歸檔保存的圖紙。
二、加強(qiáng)工程檔案管理的對策與建議
1、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)對檔案室配備專職檔案人員，在各業(yè)務(wù)部門指定專門人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。二是要設(shè)計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分類排列和編目，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。三是建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。四是建立科學(xué)的歸檔制度，歸檔時應(yīng)對文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2、加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)
為了加強(qiáng)水利工程檔案管理工作，首先要加強(qiáng)水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對于其管理人員來講，他們的檔案管理知識和業(yè)務(wù)技術(shù)水平與其他單位的檔案人員來講更應(yīng)有所提升。所以說，要想提高水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先就要對其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對一些做兼職工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，專門培訓(xùn)有關(guān)檔案管理方面的內(nèi)容，這樣才能培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理的隊伍，對于培訓(xùn)的內(nèi)容要明確，增加檔案管理人員的理論知識，定期的進(jìn)行對管理人員抽檢，在檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中要將培訓(xùn)的內(nèi)容聯(lián)系到一起，這樣才能創(chuàng)建一個標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的水利工程檔案管理隊伍。
3、制定嚴(yán)格的水利工程檔案管理規(guī)章制度
檔案管理對工程建設(shè)中形成的文件資料收集的要求、整理的標(biāo)準(zhǔn)、歸檔的規(guī)范是統(tǒng)一的，利用的目的也是一致的。因此，必須依《檔案法》規(guī)定，按照國家檔案局和水利工程建設(shè)主管部門的規(guī)范要求，根據(jù)各參與單位和每個項(xiàng)目工程的實(shí)際，制定一套完整的符合該工程項(xiàng)目特點(diǎn)的檔案管理規(guī)章制度，納入水利工程建設(shè)的科學(xué)管理之中，使檔案管理工作始終有章可循。如：檔案工作責(zé)任制、水利工程建設(shè)檔案文件資料收集范圍及分工責(zé)任、檔案管理辦法和規(guī)范、檔案歸檔(報送)規(guī)范、檔案保密制度、檔案借閱制度、檔案利用制度等。參與工程建設(shè)的任何部門在工程項(xiàng)目任何階段的工作都要遵守執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，使工程項(xiàng)目的檔案管理工作制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，確保水利工程建設(shè)的順利開展。堅持“三納入”，抓責(zé)任考核。要在工程建設(shè)目標(biāo)中納入檔案的要求，對檔案的管理，也應(yīng)納入各參建單位有關(guān)部門的職責(zé)范圍，納入有關(guān)人員的崗位職責(zé)。確定責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核。
4、應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，加快水利工程建設(shè)檔案管理信息化
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢，引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)對水利工程檔案進(jìn)行自動化管理無疑是使原有管理方法和手段更上一層樓。同時，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實(shí)現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計算機(jī)化，更應(yīng)該是向著數(shù)字化、局域網(wǎng)方向發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。從而適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和水利工程檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)作為一種新的工具已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生了深刻的影響，如縮微檔案、電子文件檔案以及 CAD 光盤技術(shù)在水利工程檔案管理中的運(yùn)用。應(yīng)用計算機(jī)建立相應(yīng)的水利工程項(xiàng)目文檔管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對水利工程文檔進(jìn)行程序化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，不但可以快速、有效、自動地儲存、修改、查找及處理大量的水利工程檔案資料，而且可以利用計算機(jī)文檔網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行水利工程圖紙、文件、資料等文檔的迅速傳遞和溝通，實(shí)現(xiàn)資源共享。
總之，檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是衡量一個企業(yè)管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。檔案工作者都應(yīng)該以高度的敬業(yè)精神，良好的政治素質(zhì)和廣博的學(xué)識做好自己的本職工作，通過努力，使檔案工作徹底走出“講起來重要，做起來次要，憶起來不要”的誤區(qū)，讓檔案工作為建筑企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營等各項(xiàng)工作服務(wù)。
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1.學(xué)籍管理意識淡薄
高校的學(xué)籍管理中，“松、軟、散”的現(xiàn)象普遍存在。學(xué)籍檔案記載著學(xué)生由被錄取入學(xué)到畢業(yè)期間的德、智、體、美等諸方面的情況，但大多數(shù)學(xué)生沒有認(rèn)識到學(xué)籍管理的重要性，視自己為學(xué)籍檔案管理中的一個被動對象，對學(xué)籍管理缺乏正確的理解；同時檔案管理人員意識淡薄，對學(xué)生學(xué)籍管理不夠重視，在實(shí)際的管理過程中不夠嚴(yán)格規(guī)范，常常出現(xiàn)檔案漏填，或者蓋章不簽字等不規(guī)范現(xiàn)象，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不甚了解，在一定程度上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)效果。
2.學(xué)籍管理隊伍素質(zhì)低
籍管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜繁瑣的工作，數(shù)量多、涉及專業(yè)領(lǐng)域廣，處理具體的問題需要花費(fèi)很大的時間和精力，隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的高校配備了電子檔案。但是，大多數(shù)高校學(xué)籍管理人員沒有系統(tǒng)地接受過教育學(xué)和計算機(jī)等方面的教育，沒有經(jīng)過專業(yè)崗位培訓(xùn)，在具體實(shí)際工作中缺乏數(shù)據(jù)分析和計算機(jī)操作能力。使檔案管理工作的開展受到一定的影響，甚至導(dǎo)致一些重要的檔案文件和電子數(shù)據(jù)的丟失，影響學(xué)籍管理質(zhì)量的提升。
3.學(xué)籍管理規(guī)章制度不夠完善
我國高校學(xué)籍檔案管理還沒有形成一個統(tǒng)一的規(guī)章制度，檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通，給學(xué)籍檔案原始材料的收集、審核、保管增加難度。由于社會上弄虛作假、貪污受賄等不正之風(fēng)和腐敗現(xiàn)象的影響，常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真。
4.學(xué)籍檔案管理制度宣傳力度不夠
學(xué)校必須通過各種途徑將學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行宣傳，學(xué)籍檔案管理是針對每個取得學(xué)籍的學(xué)生進(jìn)行的各方面管理，關(guān)系到每個學(xué)生的切身利益。如果因?yàn)樾麄髁Χ炔粔颍箤W(xué)籍管理制度的缺乏透明度，可能導(dǎo)致學(xué)生對學(xué)籍檔案管理制度的不重視或一知半解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個被動對象；甚至教學(xué)管理人員對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不甚了解，疏于管理、不夠重視，給學(xué)籍檔案管理和自己辦理畢業(yè)手續(xù)帶來一些不必要的麻煩，影響了正常的教學(xué)秩序。
二、加強(qiáng)高校學(xué)籍管理的對策
1.強(qiáng)化管理意識
學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，在學(xué)校教學(xué)工作中也發(fā)揮著極其重要的作用。明確自身的職責(zé)所在，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，不能敷衍了事、弄虛作假。同時，在工作中擺正心態(tài)，對所有的學(xué)生及其家長要一視同仁，以“全心全意為人民服務(wù)”的宗旨，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，提高學(xué)籍管理的效率，充分認(rèn)識到學(xué)籍管理的意義，增強(qiáng)全校檔案意識，學(xué)籍管理工作者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，把新的管理方法和手段運(yùn)用到學(xué)籍管理工作中，使高校學(xué)籍檔案優(yōu)勢得到了社會廣泛的重視和應(yīng)用。
2.提高學(xué)籍管理人員的自身素質(zhì)
高校學(xué)籍管理是高校管理工作中十分重要的一環(huán)，工作者的素質(zhì)直接影響著學(xué)籍管理工作的質(zhì)量，因此，高校學(xué)籍管理人員必須具備優(yōu)秀的素質(zhì)，所以加強(qiáng)對學(xué)籍管理干部隊伍的培訓(xùn)和建設(shè)勢在必行。學(xué)籍管理人員要了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法，通過采取多方面、多渠道、多形式的培訓(xùn)方式，拓寬知識面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，結(jié)合工作實(shí)際，熟悉學(xué)籍管理工作的整個流程，提高工作效率。同時充分調(diào)動他們的積極性，培養(yǎng)學(xué)籍管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感，逐步提高高校學(xué)籍管理隊伍的整體素質(zhì)水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3.制定規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理
高校學(xué)籍檔案涉及專業(yè)領(lǐng)域廣，數(shù)量多，建立健全學(xué)籍檔案管理制度，嚴(yán)格規(guī)范高職院校教務(wù)處學(xué)籍管理工作，各相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，保持學(xué)生學(xué)籍管理的連續(xù)性和完整性，確保學(xué)生學(xué)籍檔案管理的真實(shí)性，不斷優(yōu)化和完善學(xué)籍管理體制。建立科學(xué)、公平、公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)籍管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循，有規(guī)必循”，而且要做到“循規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究”，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。
4.加強(qiáng)學(xué)籍管理制度宣傳
學(xué)籍管理不但反映學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、美等諸方面表現(xiàn)，而且記載著學(xué)生學(xué)習(xí)期間的獎懲、成績、身體狀況、學(xué)籍異動、社會實(shí)踐、畢業(yè)論文、畢業(yè)鑒定等情況。要保證學(xué)籍管理制度在學(xué)生中的高透明度，并通過宣傳欄、專題講座、校園廣播、網(wǎng)上查詢等途徑將制度進(jìn)行宣傳，讓師生了解學(xué)籍檔案管理制度，只有讓每位師生在一定程度上了解了學(xué)籍管理規(guī)定、制度以及處理程序，管理者才能引導(dǎo)學(xué)生認(rèn)同并遵守制度，配合做好學(xué)籍管理工作，提高工作效率，滿足社會對學(xué)籍檔案持續(xù)上升的需求。
三、總結(jié)
1. 人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事平臺對于小微企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)勢
由于小微企業(yè)規(guī)模較小，人財物資源有限，因此沒有充足的人力對企業(yè)員工的人事檔案材料進(jìn)行有效、全面地收集、整理以及保存。而人才服務(wù)機(jī)構(gòu)通過為小微企業(yè)提供人事服務(wù)，能夠有效幫助小微企業(yè)對員工在企業(yè)工作期間的業(yè)績、獎懲情況等檔案信息進(jìn)行全面、有效的收集，進(jìn)而及時準(zhǔn)確地幫助企業(yè)建立員工的業(yè)績檔案，同時積極協(xié)助企業(yè)對員工的工作行為進(jìn)行有效管理，促進(jìn)小微企業(yè)人事管理效率的提高。
小微企業(yè)的經(jīng)營重視資本的快速回收，卻易于忽略對企業(yè)員工或人才的激勵與有培養(yǎng)，而人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不僅對小微企業(yè)員工的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，而且還能還為企業(yè)員工提供正規(guī)、專業(yè)的職業(yè)資格考試咨詢服務(wù)、提供技術(shù)職務(wù)資格的申辦業(yè)務(wù)，從而更好地幫助企業(yè)優(yōu)化現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)，最終穩(wěn)定企業(yè)的人才隊伍、提高企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)作。
2. 人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事平臺小微企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)存的問題
2.1 小微企業(yè)人事檔案管理的制度有待完善
小微企業(yè)人力資源檔案的查看與歸檔制度不完善，對于檔案的劃分范圍也沒有明確的制度標(biāo)準(zhǔn)，例如對于小微企業(yè)中各部門員工的檔案信息，沒有明確的規(guī)定哪些信息是必須歸檔的部分。對于檔案的查看登記或流程無明確規(guī)定，更有部分小微企業(yè)直接禁止查看員工的檔案，由此不利于全面了解員工的綜合動態(tài)。此外，小微企業(yè)中人事檔案管理的建立涉及多個部門，但是這些部門并沒有真正配合人事部門建立員工檔案，甚至漠不關(guān)心或出現(xiàn)互相推卸責(zé)任現(xiàn)象，由于缺乏人事檔案管理規(guī)章制度，由此降低了檔案建立與管理的效率。
2.2 違規(guī)管理或自行建庫行為普遍
部分小微企業(yè)對當(dāng)前人事檔案管理制度缺乏了解，進(jìn)而存在違規(guī)管理或在本單位內(nèi)自行建立員工“人事檔案”行為，不利于企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。部分小微企業(yè)將員工的工作檔案建立在人事信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，或自創(chuàng)員工檔案管理室、私自設(shè)立企業(yè)的員工檔案管理?xiàng)l例。少數(shù)小微企業(yè)雖然已經(jīng)在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理了單位的人事，但還存在自行為企業(yè)員工建立“工作檔案”，造成在人事檔案之外的“第二人事檔案”問題，影響了企業(yè)人事檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化管理的進(jìn)程。
2.3 小微企業(yè)對員工人事檔案管理的意識較為淡薄
多數(shù)小微企業(yè)的管理者對企業(yè)的人事檔案管理工作，存在認(rèn)識不深、未重視人事檔案管理工作現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)管理者不愿對企業(yè)員工的人事檔案管理工作，投入較多的成本。按照2012年廣西壯族自治區(qū)的調(diào)查信息數(shù)據(jù)顯示：截至2011年，該自治區(qū)基本單位名錄庫管理中小微企業(yè)法人單位已經(jīng)超過共12.5萬家，但是統(tǒng)一委托人才服務(wù)辦公室對企業(yè)的人事檔案進(jìn)行的不足500家，由此可知進(jìn)行檔案管理的企業(yè)所占小微企業(yè)的比例仍不足0.4%。由此表明絕大部分小微企業(yè)對企業(yè)員工的人事檔案管理工作不重視且檔案管理的意識淡薄。
2.4 小微企業(yè)人事檔案材料的管理出現(xiàn)分散或缺失現(xiàn)象
小微企業(yè)的人事檔案管理隨意性比較大，表現(xiàn)在：企業(yè)的員工對人事檔案材料進(jìn)行收集與歸檔時，難免出現(xiàn)人事檔案的內(nèi)容不完整、員工的信息材料收集不齊全的現(xiàn)象。其次更有的人事檔案信息存在虛假現(xiàn)象，從而給小微企業(yè)的人事部門工作造成影響，加上人事檔案管理的水平有限，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)管理的成本較高等原因，造成企業(yè)的人事檔案管理工作效率偏低，最終導(dǎo)致小微企業(yè)難以真正發(fā)揮出人事檔案管理的價值與優(yōu)勢。
3. 提高小微企業(yè)檔案管理工作之有效途徑
3.1 小微企業(yè)應(yīng)積極建立完善的人事檔案管理規(guī)章制度
針對小微企業(yè)人事檔案管理難的問題，首先企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步健全員工人事檔案制度，較快地對企業(yè)的人事檔案進(jìn)行有效管理。通過完善現(xiàn)有的檔案管理制度，在此基礎(chǔ)上確保各項(xiàng)制度的全面、有效落實(shí)，將檔案管理工作的績效與員工薪資掛鉤，明確各自的職責(zé)權(quán)限;確保企業(yè)員工與管理者遵守各項(xiàng)人事檔案管理制度。由此體現(xiàn)檔案管理制度的公平性，確保檔案管理工作的保量與水平的進(jìn)一步提高。
3.2 人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對小微企業(yè)人事檔案的管理與宣傳
面對激勵人的市場競爭，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要不斷加強(qiáng)對小微企業(yè)員工人事檔案的管理與宣傳工作。通過多關(guān)注小微企業(yè)的實(shí)際需求，進(jìn)而采取多種途徑確保做好企業(yè)的人事檔案管理工作。一方面不斷完善小微企業(yè)的員工人事檔案，并提高企業(yè)對人事檔案的利用效率;另一方面應(yīng)加大宣傳力度進(jìn)一步提高社會大眾對小微人事檔案管理工作的認(rèn)識，擴(kuò)大宣傳的媒體方式與渠道、重視對企業(yè)人事檔案的收集與歸檔，全面提高人事檔案對于企業(yè)的重要促進(jìn)作用。
3.3 提高小微企業(yè)對員工人事檔案管理工作的重視度
小微企業(yè)當(dāng)中的各領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念與思想，關(guān)注企業(yè)員工人事檔案的管理工作，通過定期對員工的檔案管理進(jìn)行檢查或抽查，便于發(fā)現(xiàn)管理的不足進(jìn)而全面改進(jìn);其次對企業(yè)人事檔案管理工作者開展技能培訓(xùn)，更快的提高其的檔案管理水平，一方面將企業(yè)員工的人事檔案管理工作納入到企業(yè)的日常管理工作當(dāng)中，進(jìn)行規(guī)范管理;另一方面有利于企業(yè)上下形成對人事檔案管理統(tǒng)一認(rèn)識的理念，從而全面推進(jìn)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事平臺中小微企業(yè)檔案管理工作效率的較快提高。
3.4 采用先進(jìn)技術(shù)提高小微企業(yè)人事檔案管理工作
改變落后的人事檔案管理方法，以達(dá)到節(jié)約小微企業(yè)檔案的管理成本并提高人事檔案管理工作的時效性。通過使用先進(jìn)的管理技術(shù)，確保人事檔案管理的信息化，從而減少人為對人事檔案信息的收集、分類、歸檔過程，出現(xiàn)的錯誤現(xiàn)象;避免了小微企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)磨損、缺失或分類不明確的現(xiàn)象，方便今后的歸檔與修改或查閱。此外積極借鑒優(yōu)秀的人事檔案管理技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)，提高小微企業(yè)的人事檔案管理工作取得更大的進(jìn)步。
論文關(guān)鍵詞：道路運(yùn)輸;交通事故;3C4E;安全生產(chǎn)
1 引言
根據(jù)事故致因理論，道路運(yùn)輸企業(yè)安全生產(chǎn)控制就是采取針對性的有效的對策措施，消除或控制企業(yè)存在的安全生產(chǎn)方面的危險因素，從而預(yù)防事故發(fā)生實(shí)現(xiàn)企業(yè)安全生產(chǎn)的目的。目前，影響道路運(yùn)輸企業(yè)安全生產(chǎn)的危險因素盡管有人（主要是駕駛員）、車、道路環(huán)境和安全管理四大因素，但車、道路環(huán)境因素實(shí)際上可以通過企業(yè)的安全管理加以控制。因此，改善道路運(yùn)輸企業(yè)生產(chǎn)安全狀況最重要的是企業(yè)要建立一個科學(xué)的交通運(yùn)輸事故控制與預(yù)防體系，采取一系列有力的、行之有效的措施控制和消除企業(yè)安全管理方面存在的缺陷和駕駛員方面存在的不安全行為，而這一切決定于道路運(yùn)輸企業(yè)對安全管理的態(tài)度和安全管理水平。
2 建立科學(xué)的道路運(yùn)輸事故控制與預(yù)防體系
盡管通過運(yùn)管部門的不斷努力，道路運(yùn)輸企業(yè)安全管理工作有了一定的基礎(chǔ)，但相當(dāng)一部分企業(yè)安全管理機(jī)構(gòu)不健全，安全管理人員不落實(shí)，企業(yè)安全管理規(guī)章制度不完善，規(guī)章制度落實(shí)不到位。一些企業(yè)不知道企業(yè)安全管理應(yīng)該管什么？怎么管？
在我國工程質(zhì)量管理中，為了確保工程質(zhì)量而采取的“事前控制、事中控制、事后控制”即“三控制”（即3C）發(fā)揮了極其重要的作用，有效地預(yù)防和避免了工程質(zhì)量事故地發(fā)生。借用工程質(zhì)量“三控制”的這種全過程控制的思想，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)事故發(fā)生三個階段不同特點(diǎn)，采取相應(yīng)的“工程技術(shù)對策、教育對策、法制對策和應(yīng)急救援對策”（即4E對策），便可以有效地預(yù)防和控制道路運(yùn)輸事故的發(fā)生。
從橫向講，整個事故控制和預(yù)防體系分為三部分，第一部分是事故前的控制預(yù)防工作，即采取一系列對策措施控制事故發(fā)生。第二部分是事故中的控制預(yù)防工作，即通過建立企業(yè)事故應(yīng)急救援機(jī)制盡可能減少事故所帶來的損失。第三部分是事故發(fā)生后，通過總結(jié)教訓(xùn)、提高認(rèn)識、完善措施，通過對事故的處理達(dá)到預(yù)防控制事故的效果。縱向來講，每個部分分別從安全管理、安全教育以及安全技術(shù)措施入手。
3 建立和健全道路運(yùn)輸企業(yè)安全生產(chǎn)保障體系
3.1 建立健全企業(yè)安全生產(chǎn)管理組織保障
企業(yè)沒有安全生產(chǎn)管理組織機(jī)構(gòu)和人員，就無從談企業(yè)安全管理。財政部、安全生產(chǎn)監(jiān)管總局頒發(fā)的《高危行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)費(fèi)用財務(wù)管理暫行辦法》中已明確將道路運(yùn)輸列為高危行業(yè)。因此，作為高危行業(yè)的道路運(yùn)輸企業(yè)，一定要根據(jù)《交通汽車運(yùn)輸企業(yè)安全生產(chǎn)管理辦法》的要求，設(shè)置與安全生產(chǎn)相適應(yīng)的安全生產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)（如安全處、科、股），并配備相對穩(wěn)定，責(zé)任心強(qiáng)，并具有高中以上文化水平、一定的專業(yè)知識和安全生產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)，能運(yùn)用專業(yè)知識和規(guī)章制度開展安全生產(chǎn)管理工作的人員。
3.2 建立健全企業(yè)安全生產(chǎn)管理規(guī)章制度體系
根據(jù)國家對道路運(yùn)輸企業(yè)安全生產(chǎn)的有關(guān)規(guī)定和要求，結(jié)合其他行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)，道路運(yùn)輸企業(yè)不僅有建立健全安全生產(chǎn)規(guī)章制度體系，而且每項(xiàng)安全生產(chǎn)規(guī)章制度必須要有科學(xué)完善的內(nèi)容，只有這樣，才能真正起到規(guī)范企業(yè)員工行為的作用。
（1）進(jìn)一步完善駕駛員管理制度。
應(yīng)當(dāng)包括駕駛員聘用制度、駕駛員行車安全管理制度等。進(jìn)一步健全道路運(yùn)輸企業(yè)駕駛員檔案建設(shè)，建立駕駛員電子信息庫。
（2）行車安全教育與培訓(xùn)制度。
運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)重點(diǎn)對安全管理人員、駕駛?cè)藛T、維修人員、乘務(wù)人員、車輛安全技術(shù)檢查人員等進(jìn)行以業(yè)務(wù)和技術(shù)為主要內(nèi)容的行車安全教育和崗位培訓(xùn)。行車安全教育與培訓(xùn)制度對企業(yè)各類人員的安全教育與培訓(xùn)時間、具體內(nèi)容、形式及方法、要達(dá)到的效果等做出明確的規(guī)定。
（3）嚴(yán)格車輛管理制度。
運(yùn)輸企業(yè)要加強(qiáng)車輛管理，建立車輛技術(shù)管理制度，對管理機(jī)構(gòu)、管理人員及職責(zé)做出明確規(guī)定；嚴(yán)格車輛維修、檢測，規(guī)定車輛維修、檢測時間、機(jī)構(gòu)、程序、內(nèi)容等。強(qiáng)化車輛風(fēng)險保障能力的管理和建立健全車輛技術(shù)檔案管理制度。
（4）完善落實(shí)安全交底制度。
借鑒礦山、建筑危險行業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)建立安全生產(chǎn)交底制度。主要是在出車前和交接班，對行車途中惡劣天氣、道路環(huán)境、危險路段、經(jīng)營線路交通狀況等影響行車安全并應(yīng)注意的問題和措施，通過安全交代卡、提示牌、召開出車前班組會議或者通過電話、短信提醒等形式告知駕駛員。
（5）制定科學(xué)合理的企業(yè)安全獎懲制度。
目前，道路運(yùn)輸企業(yè)都制定了獎懲制度，但大多數(shù)存在獎懲不夠合理的問題。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)具體的考核指標(biāo)、考核方案，征集駕駛員的意見，根據(jù)自身企業(yè)的承受程度，確定最能激發(fā)員工積極性的獎金比例。例如可以施行
“721”工資，“7”即生產(chǎn)任務(wù)或管理任務(wù)工資，“2”為安全生產(chǎn)工資，“1”為安全教育培訓(xùn)工資。還可以實(shí)行安全積分獎金，通過設(shè)立各種考核指標(biāo)轉(zhuǎn)換為安全積分，用積分乘以單位積分獎金數(shù)，使其能夠直觀算出所得的獎金數(shù)額，調(diào)動各級各類人員的安全工作積極性，使得每個人的安全目標(biāo)都和安全生產(chǎn)的總目標(biāo)相結(jié)合。
（6）建立科學(xué)的安全目標(biāo)管理制度。
以道路運(yùn)輸企業(yè)總的安全管理目標(biāo)為基礎(chǔ)，逐級向下分解，使各級安全目標(biāo)明確、具體，各方面關(guān)系協(xié)調(diào)、融洽，把企業(yè)的全體職工都科學(xué)地組織在目標(biāo)體系內(nèi)，使每個人（尤其是駕駛員）都明確自己在目標(biāo)體系中所處的地位和作用，通過每個人的積極努力來實(shí)現(xiàn)企業(yè)安全生產(chǎn)目標(biāo)。
（7）強(qiáng)化行車安全監(jiān)督檢查制度。
運(yùn)輸企業(yè)行車安全監(jiān)督、檢查應(yīng)包括日常常規(guī)檢查、安全重點(diǎn)檢查、安全綜合檢查、節(jié)假日前檢查等。
（8）安全工作例會制度。
道路運(yùn)輸企業(yè)每季度至少召開一次安全生產(chǎn)工作會議。每月至少召開一次安全生產(chǎn)管理人員會議，遇有特殊情況和發(fā)生重大、特大行車事故時應(yīng)及時開會處理。
安全工作例會的主要內(nèi)容是傳達(dá)、學(xué)習(xí)有關(guān)安全管理工作的文件、指示；分析安全生產(chǎn)形勢；總結(jié)本單位近期內(nèi)行車安全工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制定措施，布置開展安全活動。
（9）建立完善安全活動制度，加強(qiáng)企業(yè)安全文化建設(shè)。
組織安全活動（“安全活動日”、“安全活動月”）是企業(yè)進(jìn)行全員安全意識教育、企業(yè)安全文化建設(shè)非常重要的形式。同時，通過組織安全活動還可以增進(jìn)員工對企業(yè)的感情，增加企業(yè)的凝聚力。
（10）企業(yè)安全檔案管理制度。
運(yùn)輸企業(yè)應(yīng)建立行車安全檔案制度，包括基礎(chǔ)資料檔案、行車事故檔案。目前，道路運(yùn)輸企業(yè)普遍存在檔案管理制度不健全，多數(shù)企業(yè)沒有對安全檔案管理的內(nèi)容、人員、要求等作出規(guī)定，檔案資料零散。
（11）事故應(yīng)急管理和統(tǒng)計報告制度。
道路交通事故應(yīng)急救援預(yù)案能在安全事故發(fā)生時，有效防止事故的繼續(xù)擴(kuò)大，最大限度地減少人員傷亡、財產(chǎn)損失和對環(huán)境的危害，是控制事故的重要措施。
（12）安全經(jīng)費(fèi)管理制度。
道路運(yùn)輸企業(yè)必須建立安全經(jīng)費(fèi)的提成、使用、審批制度。提取的安全生產(chǎn)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)比例應(yīng)符合財政部、國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局聯(lián)合制定的《高危行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)費(fèi)用財務(wù)管理暫行辦法》的規(guī)定，客運(yùn)企業(yè)按照營業(yè)收入0.5%、普通貨運(yùn)企業(yè)1%、危險化學(xué)品運(yùn)輸企業(yè)1.5%提取；主要用于：預(yù)防事故及重大事故隱患的監(jiān)控、防范、整改等方面的安全技術(shù)措施費(fèi)用；購置從業(yè)人員勞動保護(hù)用品和防護(hù)用品費(fèi)用；安全檢查與評價費(fèi)用；車輛安全狀況檢測及維護(hù)系統(tǒng)、工具附屬安全設(shè)備費(fèi)用；宣傳、教育、培訓(xùn)及事故應(yīng)急救援演練費(fèi)用；從業(yè)人員健康體檢費(fèi)用；安全科技創(chuàng)新等的開支。
一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性
人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學(xué)生檔案是真實(shí)記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會實(shí)踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強(qiáng)，高校必須重視并及時處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國家相關(guān)人事管理制度進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報到時間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作，是我國人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障，具有十分重要的作用。
二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的主要問題
（一）高校管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視
目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學(xué)生的教學(xué)管理上，而對于大學(xué)生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作更加不重視。與此同時，高校學(xué)生檔案管理工作人員本身對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項(xiàng)輔工作，認(rèn)為只要在學(xué)生畢業(yè)之后將其檔案轉(zhuǎn)遞出去就和自己沒有任何關(guān)系了。
（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯誤
在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中，大部分學(xué)校都會嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。由于許多高校基層單位并沒有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，一般都是由輔導(dǎo)員和部分學(xué)生負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時間倉促，從而使得許多學(xué)生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯放、錯寄的現(xiàn)象。同時，許多學(xué)校違反相關(guān)管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進(jìn)而影響了檔案材料的保密性、嚴(yán)肅性和真實(shí)性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學(xué)校的檔案轉(zhuǎn)遞單位和地址不蜃既罰使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。
（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便
由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作都是集中在一個時間段轉(zhuǎn)寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進(jìn)而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業(yè)生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務(wù)效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。
（四）高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢管理手段相對落后
目前，許多高校在進(jìn)行畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費(fèi)時費(fèi)力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業(yè)時間較久的同學(xué)回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應(yīng)該說，計算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。
三、新形勢下完善高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略
（一）不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度
為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認(rèn)識到檔案的重要性，學(xué)校應(yīng)該重視并不斷加強(qiáng)檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學(xué)校應(yīng)該通過講座、班會、印發(fā)手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業(yè)生進(jìn)行強(qiáng)化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認(rèn)識檔案對于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細(xì)材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉(zhuǎn)遞等檔案常識，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學(xué)校開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。與此同時，政府主管部門也應(yīng)重視普及全民檔案意識，對畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓(xùn)，從而不斷增強(qiáng)全民檔案意識以保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。
（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)
近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關(guān)的部門陸續(xù)制定了《高等學(xué)校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題并沒有相應(yīng)的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個相關(guān)部門仍然按照自己的習(xí)慣做法開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。為此，相關(guān)部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下，從實(shí)際情況出發(fā)，盡快出臺專門的法律法規(guī)，或者對現(xiàn)行法律法規(guī)進(jìn)行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作有法可依、有章可循。
（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度
針對當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應(yīng)從學(xué)生檔案的特點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)一步和各地市人事部門和人才交流中心進(jìn)行合作，對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行查找，并提出相對應(yīng)的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進(jìn)一步明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準(zhǔn)確性。
（四）對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)
作為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務(wù)能力對于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要由學(xué)校檔案工作人員以及學(xué)生輔導(dǎo)員來負(fù)責(zé)完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負(fù)責(zé)完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項(xiàng)工作中，因此有必要對這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在加強(qiáng)他們的責(zé)任心的同時提高其檔案管理業(yè)務(wù)能力。
（五）加強(qiáng)高校和人事機(jī)構(gòu)間交流與溝通
因?yàn)楦咝．厴I(yè)生檔案最終會轉(zhuǎn)遞給社會人事機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事管理，因此應(yīng)該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機(jī)構(gòu)之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉(zhuǎn)遞形式以及交接流程等方面進(jìn)一步達(dá)成共識，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時，進(jìn)而有力保障轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。
（六）建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)
伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學(xué)校公共服務(wù)體系重要組成部分的學(xué)生檔案服務(wù)管理部門，必須緊跟時展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，建立高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對接轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的準(zhǔn)確性和及時性。在學(xué)校檔案管理部門或者學(xué)校就業(yè)網(wǎng)站設(shè)置畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢窗口，每一個畢業(yè)生可以在任何時間和地點(diǎn)隨時登陸網(wǎng)站進(jìn)行實(shí)時查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。
（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制
首先，高校應(yīng)及時催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學(xué)生檔案材料之后及時將檔案接收回執(zhí)寄回學(xué)校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執(zhí)應(yīng)進(jìn)行及時進(jìn)行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應(yīng)想辦法督促其盡快辦理。同時，學(xué)校還應(yīng)對于那些被退回的畢業(yè)生檔案進(jìn)行及時歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時應(yīng)及時和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報到之后，應(yīng)主動查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個月之后仍然沒有寄到的話就應(yīng)及時和學(xué)校進(jìn)行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。
綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案傳遞工作是保障畢業(yè)生合法權(quán)益的大事，同時也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢下高校畢業(yè)生檔案相關(guān)管理部門應(yīng)不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)高校和人事機(jī)構(gòu)間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制，切實(shí)把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢服務(wù)工作做好。
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